發(fā)布時間：2022-03-19 11:22:50
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了1篇的檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、內審檔案管理工作存在的主要問題
1、對內審檔案管理的重要性認識不夠。審計人員對內審檔案工作的重要性缺乏充分認識。實際內審工作中注重內部審計項目的實施，認為只要出具了內審報告，提出了內審意見，做出了內審處理決定，該內審項目就結束了。相對忽視內審項目資料的收集、整理和歸檔工作。
2、內審檔案管理人員的專業(yè)知識不夠。目前，基層人民銀行內審人員多數來自于各業(yè)務部門，從事過檔案管理工作的人員很少，缺少檔案管理的專業(yè)知識是不容爭辯的事實，基層內審檔案管理人員對于檔案管理的基礎理論、基本原則知之甚少，開展內審檔案管理工作時缺乏檔案管理理論的指導，內審檔案管理人員專業(yè)知識的匱乏，制約了內審檔案管理水平的提高。
3、內審檔案規(guī)范化管理的程度不夠。由于內審檔案管理人員大多數沒有經過檔案業(yè)務知識的專門培訓，缺乏檔案管理工作經驗，對檔案的基本操作規(guī)程又知之較少，因此，在內審檔案資料收集、內審檔案資料整理、內審檔案資料歸檔、內審檔案資料保管等方面存在許多不規(guī)范的地方，規(guī)范化管理水平還有待與于加強和提高。
二、改進內審檔案管理工作的幾點建議
1、提高對內審檔案管理重要性的認識。內審檔案是人民銀行檔案的重要組成部分，要充分認識到它在人民銀行業(yè)務經營和發(fā)展中的作用。要改變過去重審計項目的實施輕內審檔案管理的觀念，不斷提高對內審檔案管理重要性的認識。一要提高領導的內審檔案管理意識。隨著人民銀行內部審計范圍的不斷擴大,內審業(yè)務量逐年增加,領導同志應該將內審檔案管理當作一項重要工作來抓，強化對內審檔案管理工作的監(jiān)督，明確內審檔案管理人員的任務和職責，加強對內審檔案工作的組織領導。二要樹立內審人員的參與意識。審計工作人員在進行審計項目時，要樹立參與內審檔案管理工作的意識，把在審計活動中形成的文件、筆錄、憑證的原件及復印件，要按照內審檔案管理的要求，進行詳細的整理分類，應把此項工作作為內審檔案管理前期工作來做。三要提高內審檔案管理人員的責任意識。內審檔案管理人員是內審管理工作的主要力量，必須樹立他們對內審檔案管理工作質量負全責的意識。
2、完善內審檔案管理制度，健全管理機制。制度就是行為規(guī)范，是要求審計人員共同遵守的、按統(tǒng)一程序辦事的規(guī)程。要做好內審檔案管理工作，必須完善和健全一整套相關的制度。同時，還要建立與之配套的管理機制。一要完善健全管理制度。首先要建立各種內審檔案管理制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全檔案保管、安全保密等項制度，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。二要建立激勵和約束機制。要定期組織對內審檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚和獎勵，這樣可以激發(fā)內審檔案人員的動力0，讓他們樂于奉獻自己的聰明才智，發(fā)揮積極性、主動性和創(chuàng)造性。對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。
3、實行內審檔案目標管理責任制。將內審檔案管理分為前、中、后三個階段實施目標責任制管理。一要前期基礎工作。每一個審計項目確定內審檔案管理責任人，主審人負總責、審計小組長負分管責任，審計人員負具體責任，內審項目檔案由項目主審人負責整理裝訂，形成制度與崗位掛鉤、崗位與人員掛鉤、人員與責任掛鉤的內審項目檔案目標管理責任制。二要做好中期的整理歸檔工作。每個內審項目完成后，檔案管理人員要嚴格按照《中國人民銀行內審項目檔案管理辦法》進行操作。首先按結論性文件、立項性文件、證明性文件和其他文件材料進行排序，對破損的材料及時進行修補，字跡模糊的進行復制，與原件一起存放，然后再進行打碼裝訂，并編制檔案目錄，最終形成審計案卷進行立卷歸檔，及時裝入檔案盒。所有檔案均按立卷規(guī)則及時進行分類、排列和整理，材料齊全，檔案目錄完整，密級確定準確，實現(xiàn)了內審項目檔案管理規(guī)范化。三要做好后期的妥善保管工作。內審檔案管理人員負責內審項目檔案的保管、借閱工作。要設置內審項目檔案管理登記薄、內審項目檔案移交、借閱登記簿，對內審檔案管理過程實施監(jiān)督。在辦理存檔、移交、借閱時，檔案管理員對其案卷的完整度進行審核，并詳細填寫各種登記簿。同時按要求將檔案存放在專門的鐵柜中，做到防盜、防火、防蟲、防潮，實現(xiàn)內審項目檔案管理的規(guī)范化、科學化。四要形成部門負責人、主 審、審計人員、檔案管理人員相互監(jiān)督的機制，共同將內審檔案管理工作做好。
摘要：燃氣工程檔案具有重要的利用價值，文章從四個方面論述如何才能做好燃氣工程檔案管理工作。
隨著我國社會主義市場經濟的持續(xù)發(fā)展，管道燃氣在城市中不斷普及。燃氣工程在建設過程中、會形成各種各樣的文檔材料、有建設前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等、這些文檔材料全面反映了燃氣工程建設的詳細情況，對工程質量評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建工程的準備等，都具有重要的利用價值。因此、認真做好燃氣工程檔案管理工作是非常重要的。
1齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網絡
加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理、是燃氣工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)—領導、統(tǒng)一制度，分級管理的原則。成立了檔案工作領導小組、統(tǒng)一協(xié)調檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作，成立檔案情報室、設立專職檔案員，在各業(yè)務部門及二級公司指定專業(yè)技術人員擔任兼職或專職檔案員，形成了全公司的檔案管理網絡。同時，完善制度建設，修訂崗位責任制及檔案管理制度，做到職責分明，層層把關。無論是在工程各階段還是單位內的各個部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。
2轉變觀念，超前管理
長期以來、我們對檔案內容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊，工作不能創(chuàng)新。對于各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關部門主動聯(lián)系。沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導致業(yè)務部門和檔案管理部門長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸 檔帶來了困難。近幾年來、我們意識到檔案工作不是臨時性工作、開始逐步轉變觀念，制定一系列措施，對燃氣工程檔案進行超前管理。
2．1根據燃氣工程復雜性的特點，拓寬檔案收集渠道
從實際情況看、燃氣工程建設是比較復雜的。它分有市政、燃氣氣化站、瓶組、住宅及酒樓餐廳工程等等、其中市政、燃氣氣化站及某些大型住宅工程建設周期長，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多。經歷時間長、稍有疏忽、就可能遺漏。而酒樓餐廳及小型住宅等工程大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視。加之施工人員組成復雜、往往造成工程任務一完成。臨時機構解散、而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整，我們一反過去等人將檔案送上門的做法，檔案管理人員首先了解燃氣工程建設工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排、掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內容、數量做到心中有數。在此基礎上、采取以下收集方法：
(1)追蹤收集。這種方法適用于工程周期短，形成檔案材料快的工程、檔案人員或兼職檔案人員主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息、并指導和督促技術部門有針對性地收集檔案資料。這種方法收集速度快、檔案資料齊全、質量也比較高，但花費的人力、物力較大。
(2)分階段收集。這種方法適用于建設周期長的工程。某些大型市政工程、燃氣氣化站工程及某些跨年度工程、我們始終保持與兼職檔案員及施工、建設部門的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失、這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性、
(3)強制性收集。對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位、我們采用收取檔案資料押金的做法、當一項燃氣工程報建后。施工單位先交—定金額的資料押金：直到工程完工。施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內部較復雜的施工單位具有—定的約束力?？梢员ＷC檔案資料不會由于人為因素而流失。
2．2制定規(guī)范，及時立卷
根據燃氣工程建設的實際情況、我們制定了《科技檔案管理規(guī)定實施細則》，建立起工程檔案管理的叫大件：分類大綱。歸檔范圍。保管期限，檔號分類方法等，將燃氣工程檔案共分為十大類：(1)技術管理檔案；(2)設備及儀器儀表檔案；(3)儲氣(油)站檔案；(4)工民建筑檔案；(5)供氣管線工程檔案：(6)管線工程檔案：(7)工程設計檔案；(8)產品檔案；(9)聲像檔案；(10)科學研究檔案、并在每一類中確定了基本歸檔范圍。在此基礎上。我們制定了《科技檔案案卷質量要求與案卷管理方法》，堅持以規(guī)范化的作業(yè)方式。把應該收集舊檔的文件資料進行分類整理，立出預備案卷?？梢匝b訂成正規(guī)卷的、及時把它們裝訂成正規(guī)卷、使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化。
3強化檔案人員的業(yè)務培訓、提高檔案管理水平
燃氣工程檔案具有“‘次性”和不可回復性的特點。客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與燃氣工程相關的一些專業(yè)類別檔案、懂不同類別的檔案的分類整理。因此、為達到燃氣工程檔案整理規(guī)范化的要求、我們對各專職或兼職檔案管理人員進行了大量培訓、講解了燃氣工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料。哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍。同時，按照我們檔案整理要求。對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化、作了詳細的講解。使大家對檔案內容提前了解，在工作個有的放矢。注意積累資料。這種培訓將檔案管理工作和工程同步進行。為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規(guī)范化有—個切實的保障。
4通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作
做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。燃氣工程檔案的形成是燃氣工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給燃氣工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務部門和燃氣工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值、就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。我們在近幾年來實施電腦化管理、將檔案資料及時輸入電腦，隨時為業(yè)務部門提供全巾管線、管網圖，由于目前我市正在進行天然氣項目建設、這些檔案信息無疑為我市由液化石油
氣換轉為天然氣的改造工作提供了很大的幫助。每當業(yè)務部門專業(yè)技術人員從利用檔案中獲得信息時、他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。
農村信用社會計檔案是農村信用社歷年各項業(yè)務和財務活動的完整記錄及核算依據，是農村信用社成長發(fā)展歷史和農村經濟部門資金活動的重要資料，在一定時期內起著會計檢查和事后查考的重要作用。但是目前農村信用社會計檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問題，嚴重制約了農村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學的會計檔案管理方法，夯實會計檔案管理基礎工作顯得尤為必要。
一、當前農村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：
1、重視會計檔案的日常歸檔管理，輕視會計檔案的管理制度建設。目前，農村信用社的會計檔案管理制度主要執(zhí)行財政部財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發(fā)[20__]374號《銀行會計檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會計檔案管理制度的實施細則，沒有統(tǒng)一管理會計檔案的標準。許多農村信用社機構現(xiàn)存會計檔案都已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時，實施會計電算化后產生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有及時制定相應的管理辦法，多數應歸檔的會計數據文件散落于不同的經辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。
2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農村信用社電子化建設日新月異，會計電算化逐步融入農村信用社各個業(yè)務領域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實行會計電算化后，由計算機生成的會計資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數據并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項，其后果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強大的其他功能。以農村信用社儲蓄業(yè)務為例，每個網點每年跟儲蓄有關的業(yè)務憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關數據，其過程和耗費的精力可想而知，而如果將相關電子數據一并歸檔，當然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來看，這方面的工作確實做得不夠。同時，由于農村信用社點多面廣，尤其是多級法人結構的特殊性，使得農村信用社電子化建設缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會計軟件五花八門，數據間的不兼容性使得各級機構對淘汰或更新了的應用程序和軟件疏于管理，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，勢必導致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數據資源的浪費，給今后的會計核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機構會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。但在實際工作中，由于大多數農村信用社機構會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機構管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認識不足，至使下屬機構會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機構上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計檔案進行科學有效管理。
4、重視會計數據的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應是會計人員工作調動和網點合并等業(yè)務交接的一項重要內容，但在實際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網點會計人員辦理業(yè)務交接時，往往只辦業(yè)務數據的交接，而對會計檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計人員對網點合并的會計檔案移交手續(xù)不清、責任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責。
5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進行科學的鑒定、及時的銷毀工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學的整理保管階段，也包括后期的科學鑒定與及時銷毀階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經超過保管期限且無保管必要的會計檔案進行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農村信用社經濟活動十分頻繁，會計檔案形成數量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實際工作中，農村信用社會計檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費。
二、規(guī)范農村信用社會計檔案管理的幾點建議
1、加快制訂科學規(guī)范的會計檔案管理辦法并組織實施，確保會計檔案管理有章可依、職責分明。農村信用社財務部門要結合農村信用社的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實可行的會計檔案管理制度實施細則，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會計檔案管理要求。會計檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應結合實際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，并將會計電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數據、程序資料通過磁介質收錄保管，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。
2、加強會計檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計檔案各級財務部門要集中組織人員進行全面清理，通過搜集補救一批、規(guī)范整改一批、集
中銷毀一批，保證現(xiàn)有會計檔案完整、規(guī)范，使新增會計檔案有科學管理的起點。其次，財務部門要抓好會計人員調動和網點撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責令當事人回原單位查明原因，避免責任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴格遵守會計檔案調（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。 3、加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。無論多么好的制度、多么先進的技術設備，都要靠人來執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質、能力發(fā)揮著巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務部門應充分利用現(xiàn)代化科技設備和手段，特別是運用會計電子化建設生成的數據，建立會計檔案網絡信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數據進行查詢，實現(xiàn)資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。
5、加強組織領導，落實會計檔案管理崗位職責，提高會計檔案管理水平。領導重視是搞好單位會計檔案管理工作的重要前提和關鍵，只有建立和落實各級會計檔案管理工作責任制，明確崗位職責，量化崗位責任，實行責任追究，才能使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。農村信用社在會計檔案管理人員聘用上要從整體利益出發(fā)，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好會計檔案管理人員入口關。要將那些有責任心、有耐心、有經驗、有專長、業(yè)務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步，鼓勵會計檔案管理人員積極參與相關業(yè)務知識的學習，堅持崗前培訓，合格上崗。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業(yè)務水平、綜合素質始終處于動態(tài)的發(fā)展過程，促使會計檔案管理人員安于并樂于從事會計檔案管理工作。
總而言之，農村信用社財務部門要依據會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，進一步加強和改進會計檔案管理工作，制定切實可行的會計檔案管理制度，并運用各種不同類型的手段和方式利用好會計檔案信息資源，提高會計檔案利用效率，使農村信用社財務管理工作走上一個新的臺階。
目前醫(yī)院檔案管理工作中還存在很多問題,如何在辦公自動化環(huán)境之下進行醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院順利運營必須攻克的難題。以目前的情況來看,現(xiàn)在的辦公自動化還未完善,存在著一些漏洞。我們要針對醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題進行針對性的改革,改變原有的檔案管理手段,以現(xiàn)代化的電子管理方式促進醫(yī)院檔案管理的自動化。
1
目前醫(yī)院檔案管理存在的問題
目前醫(yī)院檔案管理工作并不完善,從管理人員來看,大多數醫(yī)院的檔案管理工作并未配備專業(yè)的檔案管理人員進行管理。在檔案信息的收集、整理和錄入資料過程中,仍依靠大量的人力來進行操作。再檔案中,紙質性的檔案占有極大的比例,而且量比較大,需要對其進行定時定期的整理、分類和保存。
同時,醫(yī)院在檔案管理意識上的薄弱,領導及相關人員還未樹立正確的檔案管理觀念。觀念的薄弱直接影響到檔案管理的規(guī)范程度,正是因為缺少對于檔案管理工作的規(guī)范性、權威性和保密性的認識,往往導致醫(yī)院檔案管理中會經常性地出現(xiàn)丟失、毀壞和隨意外調等現(xiàn)象。醫(yī)院檔案管理的問題還表現(xiàn)在效率低下、權威性低等幾大特性。
上述問題使醫(yī)院的檔案管理工作不能真正地適應辦公自動化環(huán)境的要求,阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展與進步,不能按照相應的規(guī)范對醫(yī)院的檔案進行規(guī)范操作。
2
辦公自動化環(huán)境下進行檔案管理的重要性
辦公自動化就是利用電子網絡等現(xiàn)代化手段作為輔助,幫助各事業(yè)單位及政府機關進行相應的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經不能適用時展,辦公自動化等手段的出現(xiàn)就是改革傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的重要舉措,該種手段促進了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展,改變了傳統(tǒng)的管理模式,節(jié)省了大量的人力、物力和財力,使管理人員不必再花費大量的時間去對相關的檔案資料進行分類、整理。同時,也減少了出錯的概率,提高了管理效率。對推進醫(yī)院運營的數字化、現(xiàn)代化和電子化改革都起到了良好的促進作用,為醫(yī)院進行相應的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和人文素養(yǎng)都是有重要意義的。
3
辦公自動化環(huán)境下進行檔案管理的建議
3.1
完善醫(yī)院檔案管理的人員配備
醫(yī)院在進行檔案管理時,往往會選用相關人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將醫(yī)院檔案管理落到實處。為適應辦公自動化的要求,醫(yī)院要完善檔案管理工作的人員配備,提高醫(yī)院檔案管理人員的管理水平,提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與人文素養(yǎng),促進醫(yī)院檔案管理工作的進一步發(fā)展。辦公自動化手段對于檔案管理工作來說還是一個較為陌生的領域,要配備能夠熟練掌握辦公自動化手段的高水平的檔案管理人員,并對現(xiàn)有的檔案管理人員進行專業(yè)培訓,使管理人員能夠具備相應的技術知識,熟練的掌握相應的技巧,便于在辦公自動化環(huán)境下對相關檔案進行更好地管理。
3.2
規(guī)范檔案管理流程,提高檔案管理的安全性
在適應并實現(xiàn)辦公自動化的同時,要重視對檔案的安全保護。在進行檔案管理過程中,要制定相應的檔案管理規(guī)范及條例,規(guī)范整個檔案的管理流程,運用計算機手段確實可以幫助管理人員提高工作效率,保證檔案管理的實用性與科學性,但是也有潛在的安全風險,所以我們要格外注重檔案管理流程的規(guī)范性,注重檔案管理的安全性,在利用辦公自動化管理手段的同時確保檔案信息不能外泄,實現(xiàn)在網絡電子平臺上對檔案管理工作監(jiān)管的有效性。
3.3
樹立相應的檔案管理意識
醫(yī)院檔案管理意識薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。醫(yī)院未能真正重視起對檔案信息的管理,會導致人員配備不齊全、檔案管理流程不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生,所以,當務之急就是要使醫(yī)院的檔案管理人員及領導樹立起在辦公自動化條件下醫(yī)院檔案管理的意識。理解辦公自動化對于醫(yī)院檔案管理的重要意義。同時,醫(yī)院也要對此進行大力宣傳,將檔案管理意識植根于每個人的思想中,因為只有樹立了相應的檔案管理意識,才能更好地利用辦公自動化管理系統(tǒng)來實現(xiàn)對醫(yī)院的檔案管理。
4
結 語
在現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理過程中,確實還存在檔案管理意識薄弱、管理流程缺少專業(yè)性與規(guī)范性和相關管理人員配備不完善、職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)素養(yǎng)較低等問題,對于檔案管理工作來說,改變固有的醫(yī)院檔案管理制度勢在必行。
隨著我國經濟的快速發(fā)展，民營企業(yè)的產業(yè)規(guī)模已經達到前所未有的水平。民營企業(yè)檔案，主要是指民營企業(yè)在生產、經營、科研、基建以及各項管理活動中形成的、對企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。加強企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，對民營企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要意義。
一、民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
1.確定民營企業(yè)檔案的管理模式原則。
不同類型民營企業(yè)應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業(yè)當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應。一般而言，中小型民營企業(yè)可以實行單級管理，大型企業(yè)集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司，屬混合型大型民營企業(yè)集團，總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協(xié)議書”，明確規(guī)定檔案所有權歸總公司，日常則由其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應與企業(yè)管理形態(tài)相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業(yè)中有不少高新技術產業(yè)，這種企業(yè)可實行檔案信息化管理。最后。檔案管理手段要與企業(yè)技術形態(tài)相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡化管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動化系統(tǒng)或內部局域網的企業(yè)，大量電子文件的生成會促進企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實現(xiàn)網絡管理的民營企業(yè)可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
2.配備檔案管理人才，制定科學的歸檔范圍和管理制度。
目前，民營企業(yè)大多重經營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負責檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業(yè)電子檔案建設不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用,包括電子文件歸檔、計算機管理和檢索,以及庫房的管理等。民營企業(yè)要將規(guī)章制度建設置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究,重新審查、整理和進一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應新形勢發(fā)展的需要。
3.保障民營企業(yè)檔案的信息安全。
為了保證計算機網絡系統(tǒng)的安全運行，可采取以下防范措施：第一，訪問控制。具體是入網訪問控制，即控制哪些用戶能夠登錄到服務器并獲取網絡資源，并控制訪問時間和在哪個網站入網；權限控制，控制用戶訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源，指定用戶對上述資源執(zhí)行僅能只讀，無改寫、刪除等操作；防火墻控制，用以阻止網絡黑客訪問某個機構網絡的屏障。第二，信息加密。信息加密技術是保護網內的數據、文件、口令和控制信息的傳輸，確保不宜公開的電子文檔的非公開性。要在發(fā)收兩端用軟件進行加密、解密工作，在指定的用戶或網絡通過密鑰支持解密而獲得原始數據。具體來說，通信雙方交換彼此密鑰，并存放在安全處，需要對方發(fā)消息時，用密鑰進行加密，在收到數據后，用對方的密鑰解密。第三，網絡與硬件載體安全。建立備份與恢復系統(tǒng)，即使出現(xiàn)信息丟失，只要啟動該系統(tǒng)，可恢復丟失信息的原貌。預防病毒，防止網絡系統(tǒng)遭受侵害。要在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件，自動殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等存儲介質，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。
4.全面提升企業(yè)檔案實體與企業(yè)信息整體管理水平。
首先要強化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機構對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用。對企業(yè)檔案實行綜合管理是當前國有企業(yè)轉制而成民營企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統(tǒng)一式的綜合管理，也可以實行統(tǒng)一領導、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業(yè)內對文件、檔案實行統(tǒng)一管理，一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個職能部門對企業(yè)網上文件與紙質文件同時予以管理，對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質文件適時另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進程同步進行，有利于推動檔案現(xiàn)代化管理。
二、民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的目標
1.為民營企業(yè)營造先進的企業(yè)文化提供條件。
在知識經濟時代，經濟和文化一體化是必然趨勢。經濟競爭正在逐漸演變成為更加隱蔽的企業(yè)文化建設的競爭，而企業(yè)檔案本身是企業(yè)文化的一種體現(xiàn)，因而可直接服務于企業(yè)建設。隨著我國加入wto，國際化的市場競爭使得中國民營企業(yè)面臨著來自各方面的嚴峻挑戰(zhàn)，正是這種挑戰(zhàn)，使得
我們民營企業(yè)家逐漸認識到企業(yè)文化是增強企業(yè)凝聚力和競爭力，保持企業(yè)發(fā)展的重要法寶。民營企業(yè)檔案的建設，使得企業(yè)的發(fā)展史、大事記、實物、專利、榮譽、社會評價，通過信息高速公路向外界展示。企業(yè)檔案是以物質的形式存在著，但是許多內容卻是具有無形資產和精神產品的性質和作用，對于一個企業(yè)的長遠發(fā)展和企業(yè)人文文化的塑造具有不可替代性，并且企業(yè)文化可以物化為企業(yè)的生產力而最終體現(xiàn)為企業(yè)的物質產品。它的多重屬性在企業(yè)生產經營的發(fā)展、企業(yè)文化氛圍的營造及企業(yè)人文精神的塑造、企業(yè)品牌的打造和宣傳方面具有不可替代的作用。2.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理為企業(yè)發(fā)展提供信息保障。
市場經濟的發(fā)展，企業(yè)的重組、兼并、轉制都是不可避免的，因此一個企業(yè)在其發(fā)展過程中必須重視和建立完備的企業(yè)檔案，一些重要的生產資料和固定資產的產權認定、價值估算、價值分割等必須依據企業(yè)檔案的一些原始資料才行，同時企業(yè)在改組和合并時必然涉及對原有產品的品牌和注冊名稱的相對價值的估算，一些企業(yè)的股份改制必然對原有和新的注冊品牌進行評估，甚至一些企業(yè)對自身的品牌還要進行一些相關的公證和請求品牌保護。一個企業(yè)在發(fā)展中由于種種原因會出現(xiàn)資產的借用、轉讓、抵押等經濟活動，企業(yè)檔案本身就是企業(yè)資產的一部分，它不可避免地要參與企業(yè)的借用、轉讓、抵押等經濟活動，因此企業(yè)檔案不僅對各種參與借用、轉讓、抵押的企業(yè)資產具有估算、監(jiān)管的作用，甚至自身也會成為企業(yè)借用、轉讓、抵押的一個組成部分。我們可以看出，在一個企業(yè)的經濟活動中，企業(yè)電子檔案是企業(yè)經濟活動的必備要件之一，在企業(yè)融資、借貸中發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)的科研活動也會形成大量的檔案，其中許多內容就是電子檔案，這些電子檔案不僅對從事科研很有用途，而且科研人員和相應其他項目的科研人員在以后的企業(yè)科研活動中都會再次利用電子檔案，這些電子檔案保管的狀況對民營企業(yè)的經營和科研具有十分重要的意義。
3.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理能為企業(yè)的合法權益提供憑證。
企業(yè)檔案作為企業(yè)資產權益的原始憑證，是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護神。在解決債權、債務和企業(yè)之間的經濟糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動糾紛問題過程中，企業(yè)檔案這一原始憑證顯得尤為重要。隨著市場經濟及法律的完善，企業(yè)檔案的經濟價值將會越來越明顯，檔案作為法律憑證作用越來越重要。企業(yè)檔案對提升企業(yè)整體水平、維護企業(yè)自身利益、規(guī)避市場風險、發(fā)展企業(yè)文化、保持企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。
摘要:檔案管理是一項集管理和服務為一體的工作,它主要是對各部門形成的歷史文件進行管理和服務的。在社會發(fā)展的各個歷史階段,檔案管理都發(fā)揮著為當時經濟、政治、文化服務的作用。對整個社會的發(fā)展有遠大的意義,因此,我們對檔案管理工作應該給予足夠重視。文章從三個方面分析了檔案管理工作中存在的問題,并提出了解決的方法。
關鍵詞:檔案管理;問題;對策
檔案管理是一項集管理和服務為一體的工作,它主要是對各部門形成的歷史文件進行管理和服務的。在社會發(fā)展的各個歷史階段,檔案管理都發(fā)揮著為當時經濟、政治、文化服務的作用。比如檔案管理部門對檔案進行編撰研究,為社會實踐提供信息以便更好的適應社會的需要等。由此可見檔案管理是社會信息系統(tǒng)的基石,對整個社會的發(fā)展有遠大的意義,因此,我們對檔案管理工作應該給予足夠重視。但通過筆者對一些單位的調研,卻發(fā)現(xiàn)在日常檔案管理工作中存在一些問題,需要引起我們的注意。
一、檔案管理工作中存在的問題
(一)不重視專職檔案管理人員的配備
一些單位領導對檔案工作存在認識錯誤,認為檔案管理人員就是抄抄寫寫、整理資料的工作,所以,不注重專業(yè)檔案管理人員的配備,他們中的大多數人員都不是科班出身,沒有專業(yè)的檔案管理知識,對檔案管理的工作并不了解,對檔案的重要性更是無從談起。在對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務方面存在應付現(xiàn)象,對檔案的真實性和準確性不能很好的把握。有的檔案管理人員還兼任其他崗位的工作,從而對檔案工作不能盡心盡力的完成,使檔案管理的水平不能提高。
(二)檔案管理工作中資金投入不到位
檔案在后期保存過程中,對外界環(huán)境條件的要求較高,因此,后期需要一定的資金投入才能保證檔案存放時不丟失、霉變、蟲蛀。比如在調查中發(fā)現(xiàn),有的單位沒有專門的檔案室以及放置檔案材料的柜子,檔案室內缺乏必要的采暖、除濕、通風等裝置,甚至有的檔案室還存在著年久失修漏雨的現(xiàn)象,導致檔案材料保存困難。在信息社會的今天,使用科技手段運用信息管理檔案已經發(fā)展成為現(xiàn)在管理檔案的新模式,這樣的話,就需要購置電腦、網線、軟硬件等,對資金的投入要求就更大。
(三)對檔案信息管理和編撰工作不夠重視
在檔案管理的過程中,很多單位還存在使用手工檢索的現(xiàn)象,這樣不但浪費人力,工作效率還不高。另外檔案檔號不規(guī)范、組卷混亂、案卷缺少卷內目錄等現(xiàn)象比較嚴重 。甚至有的檔案部門在編研工作上不是對于一些有價值的資料進行編研,而是為了應付上級部門的檢查,隨便的編撰一些沒有任何價值的資料。
二、檔案管理工作中存在問題的應對措施
(一)充分重視,配置專職檔案管理人員
領導應改變傳統(tǒng)觀念,要意識到檔案管理的重要意義。在檔案管理人員的配置上,一要切實做到檔案工作專職專人負責,通過專業(yè)化的檔案管理,切實使檔案發(fā)揮出其應有的作用。二要積極引入一批懂業(yè)務會管理的人員,并且從生活、工作等方面對他們 多進行關心照顧,以便讓他們更好地開展工作。同時對現(xiàn)任的檔案管理工作人員可以采取定期不定期的專業(yè)知識培訓,讓他們通過自學和培訓提高自己的業(yè)務知識。有條件的單位還可以采取把他們送到高等院校進行進修深造的方法,以此來加強檔案管理人員的隊伍建設和人員業(yè)務知識及素質的提高。
(二)在工作中充分調動檔案管理人員的積極性
由于檔案管理工作中比較枯燥,工作方式也比較落后,因此檔案工作人員長期以往難免會產生一些惰性。所以在工作中應引入相應的競爭和激勵措施,比如運用聘任制的方法做到優(yōu)勝劣汰、能者上庸者下;對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗,增加檔案管理工作的緊迫感和壓力感,從而更大程度的激勵他們,挖掘個人潛能,開創(chuàng)工作新局面。
(三)對檔案工作加大資金投入力度
重視對檔案工作的資金投入力度,單位每年都要建立一定的預算,作為檔案室桌椅門窗的修繕,檔案柜的購置資金。同時,應該適應信息檔案的發(fā)展趨勢,配備計算機等現(xiàn)代化辦公設施,運用計算機多媒體手段,實現(xiàn)檔案管理信息化。
(四)建立健全科學合理的檔案管理制度
應根據單位特點和檔案管理的實際建立健全科學合理的檔案管理制度。應以方便實用,可操作性強為原則。以便更好地發(fā)揮制度的作用。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,充分體現(xiàn)制度的權威性,對于檔案管理人員無論是領導還是一般同志都要做到一視同仁。只有這樣才能更好地做好檔案管理工作 。
三、結語
總之,檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作,它在社會、政治、經濟方面都發(fā)揮著極其重要的作用,各級各部門檔案管理人員應引起足夠的重視,同時應加大對檔案管理工作人力、物力、財力等方面支持力度,及時研究解決檔案管理工作中遇到的難題,以便使檔案這一重要的信息載體,能更好地為社會的發(fā)展發(fā)揮其應有的作用。
(作者單位:平頂山天安煤業(yè)股份有限公司八礦)
基層工會檔案是各級機關、企事業(yè)單位檔案的一個重要組成部分?；鶎庸n案工作是對工會組織發(fā)展歷史軌跡的體現(xiàn),也是對工會組織自身形象和價值觀追求的重要反映,對進一步促進工會工作的發(fā)展具有十分重要的借鑒和參考價值。當前，隨著經濟的發(fā)展和新科學技術的不斷應用，我國社會的現(xiàn)代化水平不斷提高，基層工會中的傳統(tǒng)檔案管理方法已不能滿足工作的實際需要，因此, 工會檔案管理工作必須實現(xiàn)現(xiàn)代化.以適應工會事業(yè)和信息化社會的發(fā)展。
基層工會檔案管理現(xiàn)代化不僅涉及新的技術裝備、新的技術手段的運用，而且涉及檔案事業(yè)管理思想、管理方法的現(xiàn)代化問題，涉及檔案干部隊伍素質的現(xiàn)代化以及檔案工作的標準化等諸多問題?？梢哉f，基層工會檔案管理的現(xiàn)代化關系到整個工會檔案工作的方方面面，其基本內容包括以下幾方面：
（一）基層工會檔案工作管理技術手段的現(xiàn)代化
檔案管理工作的實質是文獻信息的處理開發(fā)工作。要建立一個現(xiàn)代化的基層工會檔案文獻信息處理系統(tǒng)，關鍵要解決檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、檢索與利用服務等的現(xiàn)代化，所以電子計算機技術、縮微復制及其他聲像技術的運用尤為重要。
1.電子計算機技術的運用。電子計算機技術的運用對整個社會產生了巨大影響。檔案工作運用電子計算機技術可以說是一次重大的技術革命。計算機技術在基層工會檔案管理工作中具有十分廣泛的用途，其前景十分誘人。
2.縮微復制技術的運用。在檔案工作中運用縮微復制技術主要是解決檔案實體的保管和貯存問題。隨著縮微技術的發(fā)展，其存貯密度越來越大，而且規(guī)格統(tǒng)一，記錄檔案原文準確，檢索方便，且價格比較便宜。
3.激光光盤技術的運用。激光光盤系統(tǒng)是比縮微復制技術更加先進的現(xiàn)代化存貯手段，比計算機磁盤的存貯量也大得多。每張5英寸光盤可存貯2萬頁a4紙文件。通過激光束讀、寫的檔案信息，存貯在光盤中，不僅便于保存，而且可以與計算機聯(lián)網，實現(xiàn)高速檢索。
4.靜電復印技術的運用。靜電復印技術是電攝影方法的一種。將光敏半導體附著在適當的基體上制成感光版，經過充電曝光，在感光版表面形成電荷潛影，再經過顯影定影取得復印副本。其特點是操作簡便，應用范圍廣，圖像耐久性強，在基層工會檔案工作中的運用相當普遍。
5.聲像技術的運用。錄音、錄像、攝影等技術，在基層工會檔案工作現(xiàn)代化進程中也占有一定的地位，具有獨特的作用。
（二）基層工會檔案工作組織管理現(xiàn)代化
檔案工作從本質上看是一項管理工作，不僅要管理檔案，也要管理檔案機構。檔案管理人員只有運用科學的思想、方法對檔案工作進行組織管理，才能達到檔案工作的目標。
1.加強管理思想的現(xiàn)代化。檔案管理人員，尤其是組織領導者應根據社會發(fā)展和基層工會檔案工作的實踐，從指導思想上認識檔案管理現(xiàn)代化的重要意義，拋棄傳統(tǒng)管理中不科學、不合理的因素，代之以科學的組織管理思想。
2.注意管理方法的科學化。積極采用現(xiàn)代管理方法的優(yōu)秀成果，改變單純以行政手段進行管理的做法。在管理方法中把經濟方法、法律方法、社會心理方法、政治教育方法等有機結合起來。
3. 強化組織機制，提高組織管理效率。應根據基層工會檔案工作實際，按照科學的組織理論對檔案組織的體制、設置原則、內部機構、人員編制、運轉程序、決策過程等進行有效管理，通過必要的措施和手段保證組織機構的效率，充分發(fā)揮檔案的社會效益和經濟效益。
（三）基層工會檔案干部隊伍的知識化
在基層工會檔案工作現(xiàn)代化進程中，現(xiàn)代化的設備、現(xiàn)代化的技術方法都需要具備現(xiàn)代化思想的人去掌握運用。就目前的狀況來看，在基層檔案工作技術裝備上實現(xiàn)全面的現(xiàn)代化仍是比較困難的，而且即使裝備現(xiàn)代化了，以目前工會檔案干部隊伍的知識素質也不能充分發(fā)揮其作用。國內一些檔案部門的現(xiàn)代化裝備沒有充分發(fā)揮作用，甚至被閑置起來，其關鍵是人員素質問題。所以，建設一支具有較高知識素質的檔案干部隊伍是基層檔案工作現(xiàn)代化的根本保證，否則，現(xiàn)代化將無從談起。
（一）檔案管理現(xiàn)代化意識淡薄
檔案管理現(xiàn)代的首要內容是管理思想的現(xiàn)代化。由于工會的工作性質，很多領導認為工會的工作就是慰問、發(fā)放福利以及舉辦文體活動，和單位的發(fā)展以及效益的提升沒有太大關系，所以對工會檔案管理工作沒有充足的認識，在工作中經常會出現(xiàn)資料收集不全以及保管不善的問題使得一些現(xiàn)有工會資料沒有實現(xiàn)其真正的利用價值。多年來，檔案管理現(xiàn)代化是人們探討的熱門話題，但由于檔案意識薄弱，大多數單位也僅僅是把它停留在話題上，由此出現(xiàn)了領導不重視，資金投入不足，設備陳舊落后，對檔案管理現(xiàn)代化進程中出現(xiàn)的新情況、新問題缺乏深入研究和具體解決方法等若干問題，嚴重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進程。
（二）檔案管理人員業(yè)務素質亟待提高
檔案管理現(xiàn)代化的主要內容和核心就是計算機技術的應用。這就要求基層檔案工作人員不僅具備圖書、情報、檔案學的專業(yè)知識，還需具備現(xiàn)代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。但是，當前，很多基層工會干部變動頻繁，加上大部分檔案管理人員身兼數職，不能將全部精力投入到檔案工作。一些工會組織的檔案管理人員沒有經過專業(yè)知識培訓，基本業(yè)務水平和能力低，很多時候只是在檔案管理工作中應付；有的甚至沒有配備專職負責檔案管理的干部，致使工會工作的信息資料白白流失。上述這些將成為制約基層工會檔案管理現(xiàn)代化的瓶頸問題。所以，加快培養(yǎng)和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才是當前工會檔案管理工作的當務之急。
（三）檔案管理工作不規(guī)范
這主要表現(xiàn)在：第一，檔案管理相關制度不完善，沒有對資料進行妥善保管。很多基層工會對檔案的收集、歸檔、保管以及借閱等方面建立完善的制度，檔案管理人員缺少相應的責任心，資料收集不健全，沒有及時進行整理，有些工會組織檔案保管條件比較差，時間久了檔案資料就找不到了，資料丟棄現(xiàn)象十分嚴重。第二，執(zhí)行制度不嚴格，組卷混亂現(xiàn)象嚴重。有些檔案管理人員并沒有按照相關要求對文件進行歸納，大部分案卷缺少卷內目錄，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，沒有進行簡單的分類，甚至把各種資料混在了一起。上述現(xiàn)象不僅影響了工會組織的形象，也制約了工會檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
（四）檔案管理基礎設施薄弱
由于經濟條件的限制，部分工會檔案部門不能在檔案管理現(xiàn)代化方面投入足夠的資金，使得在檔案管理軟硬件配備和基礎設施上，大多采取因陋就簡、因地制宜的原則。很多工會因為辦公條以及經費的限制，沒有建立專門的檔案室，而是和工會辦公室在一起，辦公、閱檔、保管為一室。這樣不僅不能正常辦公，還會對檔案管理造成影響。
（一）更新觀念，增強檔
案管理現(xiàn)代化意識在實現(xiàn)基層工會檔案管理現(xiàn)代化的進程中，首先要提高領導干部的現(xiàn)代化認識，他們掌握著地區(qū)或單位檔案工作現(xiàn)代化的命運和前途。其次基層工會檔案管理人員也要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立與時代同步的檔案意識，克服對檔案管理現(xiàn)代化的片面認識，切實轉變對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現(xiàn)檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉化為開放式服務，進而有計劃、有步驟、積極而穩(wěn)妥地開展基層工會檔案現(xiàn)代化建設。
（二）加強基層工會檔案人員的培養(yǎng)，提高業(yè)務能力
要牢固樹立人才資源是第一資源的思想，抓好基層工會檔案人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案人員的自身素質，以人力資源開發(fā)推動工會檔案管理現(xiàn)代化進程。首先要提高工會檔案人員的基礎素質，樹立標準意識。其次加強對信息技術應用能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現(xiàn)代管理知識、外語知識等，從理論和實踐上認真解決檔案專業(yè)與各種現(xiàn)代化管理專業(yè)相結合的問題，提高工會檔案管理人員的業(yè)務素質，以滿足基層工會檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要。
（三）加強工會檔案管理制度建設，實現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化與科學化
工會檔案管理制度是工會檔案管理現(xiàn)代化的制度保證。第一，建立健全工會檔案管理相關規(guī)章制度，主要包括：制定歸檔范圍、歸檔時間、歸檔實施等辦法；制定檔案資料保管期限和借閱等方面的規(guī)章制度；制定各級工會檔案資料收集、管理細則和呈報要求；制定工會檔案管理人員崗位職責；制定檔案管理人員基本素質能力要求等。第二，對工會檔案工作的相關程序進行嚴格管理，，確保檔案收集、匯總和歸檔工作的順利開展，同時還要定期對這一工作做好檢查、指導和督促，一旦發(fā)現(xiàn)問題就要及時解決，是制度真正成為工會檔案管理現(xiàn)代化建設的制度保證。第三，建立工會檔案管理工作的相關考核機制，實行動態(tài)管理，推動工會檔案管理工作實現(xiàn)制度化、規(guī)范化與科學化。
（四）加快軟硬件設施建設，實現(xiàn)技術和裝備的現(xiàn)代化
這是實現(xiàn)基層工會檔案管理現(xiàn)代化的物質基礎和保障。要加強工會檔案管理的現(xiàn)代化建設，首先就要加強軟硬件建設，尤其是基礎設施建設，加大資金投入的力度，及時配備計算機、掃描儀、光盤刻錄儀、互聯(lián)網設備等現(xiàn)代化辦公設備，提高計算機、網絡技術的應用程度，充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術在工會檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。其次，要建設和完善局域網，特別是單位內網，使各項工作都實現(xiàn)網絡化，這將大大加快工會檔案管理的規(guī)范化和信息化，實現(xiàn)檔案資源、服務對象與需求的擴大化。
總之，基層工會檔案管理現(xiàn)代化是一項復雜的系統(tǒng)工程，對工會工作的開展有著極為重要的作用，需要充分調動各方面的積極性，相互配合，共同努力，使工會檔案管理工作形成一個科學、規(guī)范、合理的現(xiàn)代化管理體系，真正實現(xiàn)工會檔案管理的智能化、自動化，提高工會檔案管理的整體水平，推動工會檔案工作的持續(xù)發(fā)展，使之更好地為經濟社會建設服務。
一、什么是檔案管理現(xiàn)代化
1、管理現(xiàn)代化的內涵
檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動連接新科學技術的挑戰(zhàn)，為促進社會現(xiàn)代化而進行的變革傳統(tǒng)檔案歸展現(xiàn)代檔案管理的過程。關于它的內涵，筆者認為，現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內涵應包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個方面。2、檔案管理現(xiàn)代化的本質
筆者認為，檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會同步。但由于現(xiàn)代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當以這些特征作為努力方向。（1）檔案管理現(xiàn)代化既是硬件建設工作，同時又是軟件建設工作；（2）它是一個整體工作而不是局部的工作，應進行整體規(guī)劃；（3）它是長期持久的工作，不可能一蹴而就；（4）它是具有前瞻性的工作，而不是讓檔案管理跟在會社會之后亦步亦趨，現(xiàn)代化與未來化是相結合的；（5）它固然要探討社會發(fā)展的實際狀況，也要進行價值判斷，選擇其中有價值的成分來確立努力的目標。（6）它不是單純以國外社會發(fā)展作為衡量指標，也要考慮國內社會發(fā)展狀況來判定檔案管理發(fā)展的取向?？梢?，檔案管理現(xiàn)代化是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個系統(tǒng)工程；既是長期的，又是動態(tài)的，在本質上表現(xiàn)為對社會的順應和超越。
3、檔案管理現(xiàn)代化與社會現(xiàn)代化的關系
現(xiàn)代化本身是一個發(fā)展的概念，是一個動態(tài)的趕超先進的過程。美國學者瓦爾馬認為：“現(xiàn)代化就是帶著方向性的變革過程?！睓n案管理現(xiàn)代化不一種孤立的現(xiàn)象，它是社會主義現(xiàn)代化逐步實現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度的全面進步，是通過培養(yǎng)人，最終為實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化服務。檔案管理現(xiàn)代化和社會現(xiàn)代化是相互依賴、互為條件的。一方面，沒有社會主要構成要素（如政治、經濟、文化、教育、科技等）的現(xiàn)代化，檔案管理現(xiàn)代化是不可能的；另一方面，檔案管理現(xiàn)代化又是社會現(xiàn)代化的基礎，是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。
二、為什么要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然選擇
我們要在本世紀初實現(xiàn)黨和政府提出的基本實現(xiàn)現(xiàn)代化的宏偉目標，關鍵是要全面提高檔案干部隊伍的整體素質，實施科教興檔，加大人才資源的開發(fā)，促使檔案管理現(xiàn)代化與我國社會主義現(xiàn)代化建設事業(yè)協(xié)調同步發(fā)展。
2、檔案管理現(xiàn)代化是自身發(fā)展的必然趨向
隨著我國經濟快速、協(xié)調、健康發(fā)展，綜合國力迅速增加，檔案事業(yè)也得到了迅速發(fā)展。近二十年來，各級各類檔案館和基層綜合檔案室通過開展目標管理認定活動，提高檔案工作的整體水平，一個以檔案科教為先導，以檔案科研、教育創(chuàng)新為動力，以人才建設為基礎，以現(xiàn)代化管理為手段，以檔案館管理現(xiàn)代化為突破口，以提高質量、提高效率為重點，推動檔案事業(yè)發(fā)展的思想已達成了共識，同時隨著檔案干部隊伍素質的不斷提高，觀念的不斷更新，經費的不斷投入，條件的不斷改善，對檔案事業(yè)自身的發(fā)展提出了更高的要求。
三、如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
1、必須更新檔案管理觀念
檔案管理觀念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性與檔案管理發(fā)展的先進性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎上構筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。
2、必須構建與現(xiàn)代化相適應的現(xiàn)代檔案管理體系
在今后一個時期的努力目標是：（1）建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設、溫濕度控制、防火防盜報警、蟲霉防治、檔案裝具方面達到國家標準規(guī)范，有條件的檔案館、室要建立庫房自動控制系統(tǒng)；（2）以縮微、裱糊、翻拍、光盤存儲等技術手段進行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質量；（3）抓好計算機應用工作，注重檔案數據庫基礎建設，有條件的檔案館要建立局域網，向數字化檔案館、網上檔案館發(fā)展；（4）加快現(xiàn)代化技術人才的引進和培養(yǎng)，使之成為能擔當起新世紀檔案管理現(xiàn)代化建設的中堅力量。
一、電算化會計檔案的特點
廣義的電算化會計檔案,是指存貯會計數據(各種憑證賬簿、報表)和程序的軟盤及其他存貯介質,系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料,同時輔之以打印輸出的各種紙質賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者,即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質上的會計檔案。如不作特殊說明,下文提到的電算化會計檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會計檔案相比,電算化會汁檔案一般具有如下幾個特點:
1.電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
2.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質賬簿、報表、憑證的形式存在,另一方面主要以磁性介質或光盤的形式存在,包括存貯在計算機硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質質量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大,保存不當容易遭到破壞。
3.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改,且不留痕跡。
4.電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。
5.電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前,且使用時具有方便、快捷、直觀,容易產生一些分析結果,可以對管理和決策提供較好的支持。
二、電算化會計檔案管理應注意的問題
鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點,在電算化會計檔案的管理工作中,除了傳統(tǒng)會計檔案管理應注意的問題外,還應特別注意以下幾個問題:
1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料,它可以幫助理解別人的設計思路和編制的源程序代碼,同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產生一些問題,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護將非常困難,甚至不可能。
2.針對電算化會計檔案受質量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題:
①在選用保存會計檔案的存貯介質時,應特別注意選用質量較好、可靠性較高的介質,存貯介質的質量關系到會計檔案能否被使用,而紙張的質量只會影響到使用效果; ②對存放在存貯介質上的會計檔案應寫好保護字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所:
③對存放往年會計檔案的介質應定期復制,如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點;
④對使用時間較長的存貯介質應定期進行替換;
⑤對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。
3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點,在進行管理時應注意如下問題:
(1)對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施,防止對會計檔案進行修改。常用的安全保密措施有:
①用戶識別控制,防止非法用戶接觸會計檔案。
②操作日志管理,應由系統(tǒng)自動進行操作登記,建立加密的機內操作日志,監(jiān)督系統(tǒng)操作,留下審計線索。
③數據存取權限限制,對安全保密程度不等的數據,應給不同的使用人員賦予不同的操作權限,防止越權使用。
(2)對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質損壞造成數據丟失或單方面修改會計數據。
4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關的特點,在對電算化會計檔案進行管理時應注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應的磁性介質或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質的標簽上注明軟件的版本號,保存會計檔案的介質上標明與哪個版本的會計軟件相對應。
5.針對電算化會計檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現(xiàn)的特點,在進行管理時必須注意組織力量編寫一套電算化會計檔案管理軟件,以便對往年資料進行管理;同時利用電算化會計檔案處理方便、快捷、直觀,對管理和決策支持性好的特點,利用保存完好的各個時期的數據,進行財務分析(趨勢分析、對比分析)和預測,為企業(yè)的經營管理服務。
為了更好地管理電算化會計檔案,使其發(fā)揮更大的作用,除了注意上面提到的問題外,還必須形成一套電算化會計檔案的管理制度,包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內容,以便對電算化會計檔案的管理形成制度化。
摘要 民營企業(yè)是中國市場經濟的重要組成部分，反映其發(fā)展歷程、企業(yè)經營管理活動的企業(yè)檔案，特別是會計檔案是民營企業(yè)內部管理和文化基礎的必要部分，也是企業(yè)發(fā)展壯大的基礎。會計檔案管理這一工作不容忽視。本文就我國民營企業(yè)會計檔案的管理現(xiàn)狀進行分析，結合民營企業(yè)自身特點探究其原因，并提出相應的對策，以期能對民營企業(yè)會計檔案管理制度的完善起到拋磚引玉的作用。
關鍵詞 民營企業(yè) 會計檔案管理
民營企業(yè)是非公有制企業(yè)的一種，是我國經濟的重要組成部分。隨著改革的深入，開放的擴大，民營企業(yè)對中國經濟的快速發(fā)展起著越來越重要的作用。據__海關統(tǒng)計，在20__年——20__年間__市累計實現(xiàn)外貿進出口值172.1億美元，其中，國有企業(yè)、外商投資企業(yè)、民營企業(yè)分別累計進出口48.8億美元、66.3億美元、57億美元，平均增長率分別為8%、34.5%、34.4%，對于出口，民營企業(yè)近兩年已占據__市出口的半壁江山。伴隨中國市場經濟的發(fā)展與完善，民營企業(yè)已經逐漸成為外貿出口的“領頭人”、擴大就業(yè)的“主渠道”、自主創(chuàng)新的“先行者”。記載和反映民營企業(yè)產生、發(fā)展過程及生產銷售管理、技術等活動的企業(yè)檔案也成為民營企業(yè)發(fā)展與壯大的重要資源，而會計檔案則是民營企業(yè)檔案的重要組成部分，它為民營企業(yè)管理者及相關部門的管理決策提供必要依據。民營企業(yè)會計檔案管理工作不容忽視，它是企業(yè)管理不可缺少的內容。然而現(xiàn)實中，民營企業(yè)的會計檔案管理狀況卻不樂觀！
一、民營企業(yè)會計檔案管理的現(xiàn)狀
1、會計檔案管理水平參差不齊。
我國的民營企業(yè)數量眾多，規(guī)模大小不一，檔案管理水平也是參差不齊。那些有一定規(guī)模，企業(yè)效益較好，科技含量較高或者取得某種資質的企業(yè)，檔案管理工作比較規(guī)范，如上海申茂銅材有限公司、上海公元建材發(fā)展有限公司等；由國有企業(yè)改制而成的民營企業(yè)，大多沿用國有企業(yè)相對完善的管理制度，檔案管理工作也相對規(guī)范。而那些規(guī)模小，效益差的個體企業(yè)，或從無到有的新建民營企業(yè)，檔案管理工作幾乎成為企業(yè)的一大死角，基礎工作薄弱，有些企業(yè)甚至根本就沒有檔案意識。
2、大部分民營企業(yè)特別是中小企業(yè)極少建立會計檔案管理制度。
很多民營企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，對會計檔案管理意識較差，建檔率較低。由于資金規(guī)模的影響，企業(yè)的員工較少，且一半都是身兼數職。有些企業(yè)甚至沒有專職會計，每月的賬務到了月底就聘用兼職會計人員匆匆做賬，以便應付稅務機關或者投資者及銀行等。對于會計檔案也就粗略的簡單整理，有的甚至根本就不整理。會計工作不規(guī)范，進而會計檔案工作也無從做起，對于人為加工的財務資料隨意堆放，企業(yè)沒有一套行之有效的會計檔案管理制度予以規(guī)范，而企業(yè)主或者管理者也無暇建制。
3、企業(yè)主會計檔案管理意識較弱。
大多數民營企業(yè)偏重于能夠產生經濟效益的生產與銷售活動，而忽略了會計檔案在企業(yè)生產經營中資金流動的憑證與反映信息作用，對會計檔案管理工作投入較少，甚至沒有。對于有些企業(yè)主來說，企業(yè)的賬本、報表等都是為應付稅務機關或工商行政部門或者投資者而作，財務數據的真實性與充分性值得推敲，沒有保存的價值，會計檔案管理工作無須開展。以致會計檔案管理工作在很多民營企業(yè)內部管理中仍然是混亂不堪。
4、會計檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，不利于保管與利用。
很多企業(yè)，財務資料隨處堆放，散亂于各個部門。從財務室借出的會計資料也不按時歸還。大多民營企業(yè)由于規(guī)模小，人員少，沒有專職的會計檔案管理人員對之進行整理與保管，隨處散亂的會計檔案沒有被集中統(tǒng)一管理，這容易導致會計檔案的遺失與毀壞，也不利于保管與后期的查詢利用，會計檔案管理工作空白滯后。
5、會計檔案人員不能及時與外界溝通。
與同行交流會計檔案管理經驗，可以促進檔案管理工作更好地為企業(yè)決策、運營服務。有些企業(yè)會計檔案人員通常是由企業(yè)主或領導的親屬或其他辦公人員擔當。對于他們來說，檔案管理只是簡單的收存工作，沒有必要傾注太多的精力，也沒有必要浪費時間財力與外界溝通交流；再者，為了節(jié) 約資金，企業(yè)主也會減少檔案人員外出學習的機會，這也使得會計檔案人員不能及時與外界溝通，進而不利于檔案工作的開展。
6、保管條件普遍較差，會計檔案資源流失、毀損嚴重。
對于部分民營企業(yè)主來說，檔案管理工作與生產銷售相比產生的經濟效益是間接的、無形的、微小的，沒有動力去關注，投入很少，企業(yè)會計檔案管理工作呈“無意識”、“無制度”、“無人員”、“無庫房”、“無設備”、“無經費”的“六無”狀態(tài)。企業(yè)的會計憑證、賬本、報表等隨處堆放，沒有專門的保管設備，有的甚至直接堆放在廢棄的紙箱內，置于辦公室一角，無人問津，更不用說去除濕除塵除蟲了，時間長了，會計檔案大多霉爛、損毀，數據資源丟失嚴重。
7、會計檔案基礎工作不完善，歸檔不規(guī)范。
大部分民營企業(yè)沒有專職會計檔案員，通常是會計人員在空余時間簡單整理，然后找地方堆放，或者是出納人員予以整理、裝訂、保管會計檔案。有些企業(yè)，由于人員更換頻繁，對檔案的交接工作沒有做好，權責不明確，造成很多會計檔案沒能被及時歸整。有的企業(yè)干脆就不對其進行歸檔整理，直接將會計檔案胡亂堆放到大文件柜中，然后鎖上或貼上封條，長期不予理會。
8、會計檔案人員專業(yè)素質普遍較低。
會計檔案管理工作要求管理人員既要具備會計專業(yè)知識，又要具備檔案專業(yè)知識，一般情況下，最好應由懂得檔案知識的會計人員來擔當，對會計檔案進行專職管理。而很多民營企業(yè)為了節(jié)約資金，聘用一些文化素質較低，毫無檔案知識的人來管理，或者是讓文秘等辦公人員兼職管理檔案，這些人通常是缺乏檔案專業(yè)培訓，也很少能按照規(guī)范進行檔案收集和整理。
9、 會計檔案得不到充分利用。
隨著市場經濟的不斷發(fā)展，民營企業(yè)已經成為中國經濟的重要組成部分，民營企業(yè)的會計檔案是民營企業(yè)發(fā)展的重要資料，充分利用好會計資料，能為民營企業(yè)的發(fā)展帶來很大的利益，而現(xiàn)實是多數民營企業(yè)只重視生產銷售等經營活動，而缺乏對反映企業(yè)資金運動變化的會計檔案的利用，很少利用會計檔案來分析企業(yè)經濟管理過程中的各項活動，這也在一定程度上造成會計檔案資源的浪費；再者，民營企業(yè)私有性的特點，過分強調保密，這在一定程度上限制了會計檔案利用人員的身份，這也使得會計檔案得不到充分利用。
10、沒有開展會計檔案鑒定、銷毀、利用工作。
按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，保管期滿的會計檔案（除未結清的債權債務和涉及其他未了事項外的原始憑證及正在項目建設期間的建設單位的保管期滿的會計檔案外），可以按規(guī)定程序予以鑒定、銷毀。這樣既可以體現(xiàn)會計檔案的儲存價值，將有保存價值的會計檔案予以重新歸整、利用，又可以節(jié)省會計檔案的儲存空間，提高會計檔案保管質量。而實踐中的情況卻不如人意，大多數民營企業(yè)的會計檔案一經歸檔后，就被長年累月地存放在檔案部門，很少予以鑒定、銷毀。由于企業(yè)主不重視，檔案管理員專業(yè)素質不高等原因，使得對會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，大量堆放的未能及時清理的會計檔案浪費了企業(yè)的人力、物力、財力。
11、電算化會計檔案的收集與歸檔存在較大問題。
由于民營企業(yè)的規(guī)模大小、會計管理水平等有所不同，會計電算化水平也是參差不齊，進而電算化會計檔案的收集與歸檔存在不同問題。規(guī)模較大、管理較為完善的大型民營企業(yè)，會計電算化水平較高，電算化會計檔案的收集與歸檔工作進行得比較好。而那些規(guī)模較小，管理較為粗放的民營企業(yè)，特別是中小型企業(yè)，會計電算化水平較低，有些企業(yè)甚至沒有完整的會計電算化系統(tǒng)，對于有價值的會計憑證，沒能及時打印出來，很多到期末一并打印，一旦電算化系統(tǒng)出現(xiàn)問題，數據丟失，電子檔案將無法打印成紙質予以保存。有些企業(yè)電算化會計系統(tǒng)的數據沒有及時備份，或是即使備份了，所儲存的硬盤或u盤等載體隨處存放于相關部門，歸檔不及時，或即使歸檔了，也會由于沒有完善的保管條件而使得磁盤、硬盤等儲存載體損壞以致系統(tǒng)不能識別原始數據，進而導致電子檔案數據丟失。
二、民營企業(yè)會計檔案管理現(xiàn)狀的原因分析。
我國民營企業(yè)分為個體企業(yè)、私營企業(yè)、民營科技企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)、股份合作制企業(yè)、國有民營企業(yè)等，它們都有著民營企業(yè)共同的特點，而這些企業(yè)自身的特點也影響著會計檔案的管理。
1、中國民營企業(yè)主大多具有冒險、自主創(chuàng)業(yè)精神，他們吃苦耐勞，艱苦奮斗，抓住機遇，勇于冒險。企業(yè)管理的重心著眼于企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)主的主要精力在于尋找企業(yè)發(fā)展的機遇，對于企業(yè)的其他內部管理如檔案管理，就有所忽略，企業(yè)的會計檔案管理就更無暇顧及了。
2、民營企業(yè)的市場性很強，其經營目標是實現(xiàn)資本增值，追求資本收益最大化，有將利潤進行再投資以實現(xiàn)進一步增值的內在投資欲望。民營企業(yè)的經營活動完全以市場為導向，按市場需求來經營管理企業(yè)，一切以盈利增值為主，企業(yè)主關注的大多是投資少，見效快的市場機遇。對于檔案管理，特別是會計檔案管理這種投資不少，見效不快即很難見到直接經濟效益的內部管理更是無心關注，企業(yè)的檔案工作得不到重視，檔案工作也難以開展。
3、 家族制管理模式，缺乏有效的治理結構。據調查，我國70%的民營企業(yè)基本上都采用家族制管理，企業(yè)以血緣為紐帶，企業(yè)內員工大多與企業(yè)主是親友關系，從上到下，人合成分大于資合成分。企業(yè)會計檔案涉及企業(yè)的商業(yè)秘密較多，私有性很強，企業(yè)主一般都讓自己的親戚或者熟人來管理，而這些人往往沒有相關的專業(yè)知識，專業(yè)素質、文化素質都比較低，對會計檔案也談不上專業(yè)化管理，只是被動的接收，堆放，更談不上鑒定、利用、編研了。
4、 民營企業(yè)融資困難、資金嚴重不足，這一特點也影響著企業(yè)的會計檔案管理。民營企業(yè)相對于國有大中型企業(yè)、外資企業(yè)來說，資金來源渠道較少，銀行放貸少，入市門檻高等導致民營企業(yè)融資困難，企業(yè)的發(fā)展大多靠企業(yè)的自有資金或利潤再投資，市場性、盈利性的特點引導民營企業(yè)主將較少的資金投入到投資報酬率較高的項目上，而不會把資金較多地投到他們看似“無利可圖”的檔案管理上，企業(yè)的檔案管理出現(xiàn)“六無”狀態(tài)也不足為奇了。
5、管理不完善也是民營企業(yè)的一大特點，企業(yè)內部組織關系不明確，管理層次不清楚，計劃性不強，會計檔案管理也就缺乏統(tǒng)一的管理安排，會計憑證、報表多個部門散亂堆放，權責不明確，歸檔保管工作實施困難。
三、民營企業(yè)會計檔案管理的對策
1、健全會計檔案管理制度。在遵循會計檔案管理辦法的前提下，制定與企業(yè)自身相符合的企業(yè)會計檔案管理制度。建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等制度，規(guī)范企業(yè)會計檔案工作。會計部門按規(guī)定編制會計檔案移交保管清冊，將會計檔案移交檔案部門管理。未設檔案部門的企業(yè)，可以設專人保管。
2、強化宣傳，增強企業(yè)主檔案意識。
國家檔案部門財政部門等相關機構應加強民營企業(yè)的檔案宣傳工作，采取典型示范宣傳，可以通過各種途徑從實踐上理論上加大宣傳的力度，增強企業(yè)主的會計檔案意識，使其認識到檔案特別是會計檔案對企業(yè)長遠發(fā)展的重要性。從思想上行動上調動企業(yè)主的建檔或者完善檔案管理的積極性。
3、將會計檔案管理納入會計人員繼續(xù)教育內容。
會計知識的繼續(xù)教育是會計人員提高專業(yè)素質的一個重要途徑，將會計檔案管理納入會計繼續(xù)教育內容，使得會計人員認識到檔案知識的重要性，要求其從規(guī)范會計基礎工作起做好會計檔案工作。
4、提高會計檔案人員的專業(yè)素質。
企業(yè)領導應重視會計檔案管理工作，關心會計人員，檔案管理人員。多提供會計檔案人員外出培訓或學習交流的機會；采取各種措施鼓勵會計檔案人員提高自身專業(yè)素質；在企業(yè)內宣傳檔案工作的重要性，提高會計檔案人員在企業(yè)管理中的地位。
5、完善民營企業(yè)內部管理制度，明確相關權責。
要解決企業(yè)會計檔案管理問題，主要還是解決內部管理制度的完善問題。有了健全的內部管理制度，能為會計檔案管理制度的建立和完善創(chuàng)造條件。
隨著我國經濟發(fā)展與企業(yè)的不斷進步，不同企業(yè)其檔案工作重點各有不同，針對煉油企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀，本文闡明了對煉油企業(yè)案管理工作中投入與產出的思考并對今后的工作方向作了探索。
關鍵詞：檔案 管理 投入產出
1、對企業(yè)檔案工作的一些認識
所謂檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成和保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音以及其他各種形式的歷史紀錄，檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預見未來。檔案工作是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業(yè)。企業(yè)檔案作為企業(yè)的一項重要的基礎工作和重要信息資源，其作用的大小，價值的體現(xiàn)和地位的高低是隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和對企業(yè)檔案認識的不斷深化而不斷提高的。社會經濟改革和日益激烈的市場競爭，使那些不注重對日常信息資源的積累、管理，不注意檔案工作和做好檔案信息資源開發(fā)利用的企業(yè)容易失去工作的方向，而不能獲得最佳的經濟效益和社會效益，這樣的事例在古今中外是時有發(fā)生的。因此企業(yè)領導者決定著企業(yè)檔案工作的走向。開明的、有遠見的、認識到檔案工作重要性的和檔案意識較高的企業(yè)領導者，會使一個企業(yè)的檔案工作甚至企業(yè)本身充滿生機和活力。
不同所有制的企業(yè)，其檔案工作有著不同的特點和重點，如股份制企業(yè)檔案來源復雜、內容廣泛，檔案產權多元化，對檔案工作所產生的效益要求較高，因而在檔案工作中要注意文件材料的收集，通過提高檔案人員的業(yè)務素質，強化檔案工作的服務意識，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，提高企業(yè)的經濟效益。而企業(yè)集團的檔案管理體制較為復雜，成員企業(yè)間檔案工作的發(fā)展很不平衡，水平有高有低，因此應采用一定的行政手段，對集團的檔案工作實行規(guī)范化和標準化。對于外商投資、中外合資、合作這樣的外資企業(yè)因為不同國家的文化背景、傳統(tǒng)觀念和管理模式不一樣，其文件產生的渠道較為雜亂，檔案載體多樣化，如軟盤、磁帶、錄像帶、照片、縮微膠片等，標準和非標準的書寫格式和規(guī)格尺寸等，因此其檔案管理所具有雙重性、多樣性和重要性是顯而易見的，這些都加大了檔案管理的難度。在具體的管理工作中，應主要從宣傳中國檔案管理的法律、法規(guī)，接受中國檔案行政管理機關的監(jiān)督和指導，揚長避短，逐步形成一套系統(tǒng)完整的檔案管理體制。相比來說，煉油企業(yè)檔案來源比較復雜，主要包括各級政府部門以及上級有關石油石化主管部門等，而且煉油企業(yè)的絕大多數是國有企業(yè)，必須接受國家的領導，因此煉油企業(yè)檔案管理工作必須時刻與政府保持一致，按照國家的法律法規(guī)辦事，主要收集各種政府文件、法律法規(guī)、上級煉油方面的文件等，為企業(yè)的生存發(fā)展作好基礎工作。
2、煉油企業(yè)檔案館投入與產出及今后設想
改革開放的發(fā)展形成了多種經濟管理模式，對檔案工作提出了更高的要求。實踐證明不管是那一類管理模式的企業(yè)，由于自身存在的要求，檔案工作都需要發(fā)展，檔案管理的水平都需要提高。除了逐步增強各級領導和全體員工的檔案意識外，需要不斷增加對檔案的投入，檔案的投入是為了提高檔案工作的管理水平而不斷地增加檔案工作的經費、人員和物資，這些投入一是按照檔案庫房建設規(guī)范的要求，改造或新建檔案庫房；二是更新檔案裝具，把木柜換成鐵柜或是現(xiàn)代化的檔案密集架；三是購置現(xiàn)代化管理所需的計算機、復印機、空調、去（增）濕機、服務器、光盤庫、掃描儀、數碼相機和數碼攝像機等；四是增加檔案人員編制，經常地把檔案人員送出去培訓，以提高他們的業(yè)務素質；五是保證檔案工作日常管理所需的設施設備的需求。據不完全的統(tǒng)計，煉油系統(tǒng)的企事業(yè)單位不斷加大對檔案工作的投入，1996年開展檔案工作目標管理活動以來，對檔案工作投入的資金就達到20__萬元左右。由于煉油系統(tǒng)在改造機關檔案庫房，增添現(xiàn)代化管理設備，開發(fā)檔案管理軟件，落實兌現(xiàn)目標管理活動中先進獎金，對晉升檔案工作目標管理企業(yè)補貼和對困難企業(yè)給予補助。投入必將產生效益，到20__年檔案工作目標管理活動的開展，檔案工作的整體水平確確實實上了一個臺階。煉油系統(tǒng)多家單位達到企業(yè)檔案工作目標管理省級以上標準，檔案利用取得了明顯的經濟和社會效益。全系統(tǒng)檔案工作的整體水平得到很大提高，成為各行業(yè)的排頭兵。近年來，煉油系統(tǒng)充分利用檔案信息資源，在修編煉油志、地方志煉油篇、年鑒、組織沿革、大事記、人物傳略、經濟活動分析、事故分析、各種論文集、多經效益分析以及科研成果形成簡介、匯編等多種編研成果，用于指導生產、經營和各項管理工作，取得了顯著的成績。直接利用檔案在土地產權的界定、解決土地糾紛、處理設備故障、設備改造、優(yōu)化生產方式、編制工程招標書、節(jié)省投資、維護企業(yè)的合法權益和職工個人的正當權益等方面取得明顯效果，其中在__市城市規(guī)劃房屋普查過程中，全市煉油企業(yè)積極配合并做出了重要貢獻，查閱各企業(yè)檔案室，充分利用資料完成任務，為__市城市規(guī)劃奠定了基礎。
成績的取得，除了企業(yè)加強對《檔案法 》的宣傳貫徹，不斷提高全員檔案意識之外，與企業(yè)加大對檔案工作的投入是分不開的，沒有投入就沒有產出。投入和產出既矛盾又統(tǒng)一，隨著企業(yè)管理水平的提高，對企業(yè)檔案工作的投入也不斷加大，但是由于對檔案的宣傳不夠，檔案的利用并未引起重視，檔案的利用面也不普及，產生的效益也不明顯，因而形成了一個誤區(qū)，認為檔案工作不需要投入這么多，加之企業(yè)在激烈的市場競爭中忙于生產經營，對檔案工作的重視程度和對檔案工作的投入逐年下降，形成惡性循環(huán)，給檔案工作帶來很大的影響。有的企業(yè)認為檔案工作的好壞還不至于影響到企業(yè)的生存，而且投入后不能馬上見到效益，往往強調經費緊張，不愿向檔案工作投入更多的經費。而有的企業(yè)，在檔案工作中嘗到了甜頭，深刻的認識到檔案工作的重要性，在企業(yè)并不富裕的情況下，抽出適當的資金，每年投入一點，逐年加大對檔案工作的投入，檔案的工作條件得到不斷的改善，使檔案部門能充分履行管理和保護兩個職能，充分發(fā)揮庫藏檔案資源的作用，為更好的利用檔案打下堅實的基礎，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益和社會效益。因此在今后，企業(yè)特別是企業(yè)檔案工作的主管部門，要加大對檔案利用的宣傳，編制多種檢索工具，主動提供利用，并為檔案的利用提供更多的方便，注意利用后信息的反饋，特別要加強對利用檔案產生經濟效益和社會效益典型事例的宣傳，事實證明：把企業(yè)在各種管理、創(chuàng)建文明單位、創(chuàng)建一流企業(yè)、申報優(yōu)質工程、審計、招投標、應付各種檢查等檔案所起的作用和檔案管理的水平高低聯(lián)系起來，就會發(fā)現(xiàn)檔案所起的作用是不可代替的。
在多種所有制并存的情況下，隨著社會的進步，檔案的作用日臻明顯，只要對檔案工作中出現(xiàn)的問題：如檔案全方位的利用，檔案利用后信息的反饋，企業(yè)檔案與企業(yè)資產的關系，兼并、破產、改制企業(yè)檔案的歸屬流向，企業(yè)集團和股份制企業(yè)檔案工作的管理等問題加強研究，強化企業(yè)檔案的服務意識，增加服務的主動性，減少各種干預，遵循檔案自身的形成規(guī)律，形成與市場經濟體制相配套的檔案管理機制，真正體現(xiàn)檔案存在的價值，應該相信逐步實現(xiàn)檔案管理投入與產出的平衡是可預見的。
1、目前人才市場檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題
鑒于就業(yè)單位日漸重視人才的社會性、實用性、操作能力、實踐能力等因素,以及虛假檔案材料的出現(xiàn),社會各界甚至包括檔案人本人對的檔案重視度均在日趨下降,為了更好的促進人才資源的整合,有必要對現(xiàn)在人才市場上存在的問題進行研究和分析,主要表現(xiàn)為以下的幾個基本問題。
1.1棄檔現(xiàn)象嚴重加重檔案管理人員工作負擔。根據我國2001年實行,2005年修改的《人才市場管理規(guī)定》可知,人才市場進行人事業(yè)務主要面向以下人群:(1)社會的流動人員;(2)因私出國人員;(3)需要在規(guī)定范圍內申報或者組織評審專業(yè)技術職務資格認定人員;需要辦理轉正定級和工齡核定的人員;(4)需要辦理接收手續(xù)的大中專畢業(yè)生;(5)其他人員。面對除此龐大的幾大類人群,歸檔工作無疑需要極大耐心,但是各類人群都有將自己檔案放置在人才市場置之不理的情況。據2005年《中國青年報》4月2日的報道,甘肅的一人才市場八千份檔案被棄。在2006年四川也有類似報道1。流動人員棄檔主要帶來的壓力有兩方面:一方面,檔案“沉睡”不利于提高工作效率。面對大批量的無人問津的遺棄檔案,在流動人員人事變動或需辦理就業(yè)手續(xù)、從業(yè)手續(xù)時,該類群體才開始到處四處尋找自己的檔案材料,在目前尚不能完全電子化、信息化歸類管理檔案的情況下,對沉睡幾年的檔案進行查找、歸檔,在一定程度上加重了管理檔案人員的工作壓力;另一方面,棄檔對于人才市場的秩序管理也會造成壓力。根據現(xiàn)行立法的規(guī)定,經政府行政主管部門的授權,人才市場可以安排不同級別、專業(yè)、方向的人才選擇與洽談招聘會,為促進流動人員就業(yè)和企業(yè)招聘員工提供平臺。然即使面對棄檔人員,檔案管理人員也不得不對其的信息進行統(tǒng)計、歸類和保管,并按照其自身條件適時地向其通知招聘事宜,對其檔案進行管理,這無疑增加了檔案管理人員的工作壓力,降低了工作效率,浪費了社會的公共資源。
1.2法律體系不完善造成檔案管理工作舉步維艱。根據我國目前的檔案管理工作的規(guī)定,目前人才市場檔案管理工作所依據的法律主要存在幾方面的瑕疵:(1)檔案管理工作缺少全國立法。就全國來看,全國性的立法主要是2001年實施、2005年人事部、國家工商行政管理總局修改的《人才市場管理規(guī)定》,以及1988年12月中共中央組織部下發(fā)的《人事部關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》這些規(guī)定都在一定程度上制定了人才中介服務機構的基本活動原則,但是比較籠統(tǒng),具體操作起來比較困難;(2)立法滯后,尚未形成完整的法制體制。目前,人才市場檔案管理工作的主要依據是各省、自治區(qū)、直轄市制定的相關的行政規(guī)章,這在一定消極意義上,為各地區(qū)的人才市場管理制度之間相互矛盾和沖突埋下了隱患。關于檔案管理主體的種類、管理者的權利和義務、權利義務的行使方式、責權范圍、出現(xiàn)糾紛后的解決機制等缺乏明確的規(guī)定,對于非檔案管理方面的專業(yè)人員要了解人才市場檔案管理的基本流程、運行的基本模式并能積極、及時了解檔案管理的動向等是比較困難的。
1.3檔案管理的網絡化和信息化水平較低造成大量重復勞動。經濟的快速發(fā)展已經不容置疑的證明了,計算機的廣泛運用已經極大的促進了各行各業(yè)的發(fā)展,尤其是在檔案管理、數據統(tǒng)計、資源整合、智能校對等方面的作用不可小覷。然而當今人才市場上信息管理的職能化還比較低。當然,國家亦在一定上注意到檔案市場管理中一些問題,開始先后制定政策規(guī)范檔案管理工作,國家檔案局出臺了《全國檔案信息化建設實施綱要》,2008年建設部辦公廳也下發(fā)了《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》,以促進檔案管理工作的信息化和網絡化。對于流動人口的檔案管理無全國聯(lián)網的電子檔案信息,各地方和工作部門仍存在先將檔案以紙質版的形式形成,然后再由工作人員收集整理,最后匯編入本部門內部檔案管理系統(tǒng),但與勞動部門、人事部門、社會保險管理部門、民政部門、監(jiān)察部門、黨政部門之間尚未建立完善的檔案共享機制。流動人員通常需要經過辦理復雜手續(xù)、經過一個較長的時間才能將人事檔案收集完整,才可實現(xiàn)應聘就業(yè)、考取國家或地方公務員、結婚、保險、工資升降、黨員材料管理、職務升遷、出國考察學習,這在一定程度上,降低了流動人員人事相關事宜的進程,阻礙了流動人員的發(fā)展,易造成流動人員與社會的沖突,不利于和諧社會主義國家的構建。
1.4高質量專業(yè)檔案管理人員供 應不足阻礙檔案管理工作快速前行。任何工作的順利完成,都需要一個強有力的合作團隊,人才市場的檔案管理工作尤為突出。人才市場管理工作量大、涉及人員數量多、檔案涉及事項范圍廣、檔案不可修復等特點,故需要專門檔案管理知識的人才對檔案進行分門別類進行系統(tǒng)歸檔和資料編撰。但受功利主義的影響,具有檔案管理、研究經驗的人員以及主修檔案管理專業(yè)的高等教育畢業(yè)生,均對從事人才市場檔案管理工作表現(xiàn)出較低的熱情,間接地造成檔案管理隊伍人員不穩(wěn)定,不利于檔案管理效率的提升和科技化、專業(yè)化、高水平檔案管理工作的有效進行。
2、人才市場檔案管理工作的新思路
2.1社會和個人強化檔案意識,正視檔案的重要性。首先,應保證檔案的真實性,提高檔案的公信力。個人的檔案材料事關個人工作變動,面對嚴峻的就業(yè)形勢,一些在校學生為了提高自己的競爭實力在檔案中放置虛假證明、虛假優(yōu)秀證書等,還有些高等院校為了提升本校學生就業(yè)率也會適當擴大優(yōu)秀學生的比率,加大社會活動投入,增加其他社會活動獲獎的機會,使證書未能客觀反應應聘者的真正實力,故在檔案整理時無論是個人還是學校均應當堅持實事求是,提升檔案的可靠性;其次,加強檔案的重要性教育。向應屆畢業(yè)生告知,只要將檔案轉入當地的縣級以上人才市場進行人事托管,繳納一定費用,在未找到合適的工作時間內,也可以計算工齡、如期轉正、工資提升、職務升遷、辦理社會保險,防止造成將來這些方面的損失;最后,及時辦理檔案的轉接手續(xù)。在找到合適的單位就業(yè)或者考取公務員以后,應當及時辦理檔案轉接手續(xù),防止檔案拖沓,影響辦事效率。
2.2國家完善立法體系,提高人才市場檔案管理的法律地位。完善的法制是社會進步的先決條件和基礎,人才市場的檔案管理工作部門應在實踐的基礎上制定具有本部門特色的措施。首先,制定全國性檔案管理法律。依據憲法和現(xiàn)行法律的規(guī)定,人才市場相關工作人員可以將實踐中遇到的問題以書面文字的形式反映至相關法制部門,呈報國家有權機關,將《人才市場管理規(guī)定》逐步完善,最終實現(xiàn)全國人大立法,提升人才市場檔案管理立法位階,將目前的部門規(guī)章逐步完善提升至法律法規(guī);其次,以立法形式完善檔案管理工作的日常工作制度,實現(xiàn)管理的科學化和法制化。就檔案管理工作而言主要的制度應包括檔案接收制度、檔案保管制度、檔案轉出制度等。具體包括檔案接收的對象、接收程序、檔案接收權限,檔案的保管期限、各級層檔案管理部門之間的檔案共享、保管費用收取標準、檔案管理權限范圍,檔案轉出手續(xù)、注意事項、檔案丟失后的救濟途徑和責任追究等具體措施;最后,應當積極建立國內外人才流動檔案管理辦法。筆者在中國知網中檢索,發(fā)現(xiàn)關于研究國內外人才市場檔案管理的文獻相對滯后。在國際間人才交流和互換不斷增加的趨勢下,檔案管理工作亦應當用立法手段對外籍人才的進入和本國人才的輸出加以規(guī)制。
2.3人才市場中介單位加大工作人員培訓力度,提升人員素質。首先,各人才市場建立工作人員的定期培訓計劃。檔案管理人員應當堅持與時俱進的思想,保持高度的學習熱情去了解掌握現(xiàn)行的科學管理手段,可以鼓勵一部分人學習先進技術,回到本單位向其他員工介紹科學的管理手段,也可以運用微博、騰訊、微信等各種現(xiàn)代化手段借鑒其他同類單位的科學經驗;其次,建立檔案管理的考評獎懲制度,提升檔案管理人員的業(yè)務水平和服務熱情。人才市場可以將其工作人員的檔案管理服務水平、服務態(tài)度、就業(yè)信息交流模式、管理效率,錯誤率等作為檔案管理人員晉升職務和領取年終獎金的參考依據,以此促進人員素質的提升;再次,敢于吸引專業(yè)化人才,打破就業(yè)封閉。人才市場也應當積極引進外來人才,廣泛招募懂技術、懂管理、有熱情的應屆畢業(yè)生或者其他二次就業(yè)人員。
2.4政府增加財政投入,全面實現(xiàn)管理的網絡化和信息化。一方面,各省市地方人民政府在進行科學的進行財政預算時,適當增加在檔案管理方面的支出,鼓勵研究開發(fā)全國聯(lián)網的檔案查詢計算機軟件系統(tǒng),形成一個人從出生到死亡的完整的檔案共享機制,實現(xiàn)公安系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、學校系統(tǒng)、工作系統(tǒng)、社保系統(tǒng)有分工、有合作的檔案管理體系。建立反病毒數據庫,做好檔案管理的安全工作,在加強聯(lián)合的同時,不能放棄檔案管理工作最基本的保密性工作的實施;另一方面,加強各階段檔案的銜接制度,人才市場應做好人才檔案移交的中間人。人才市場檔案銜接對于檔案人本人工作經驗的積累、工齡的計算、工資薪金水平的核定、社會保險的取得具有重要的認定意義等,故在各人才市場應對檔案本人材料進行認管、信息收集、材料審核時應當提高信息化水平,科學編排檔案管理手冊,防止檔案張冠李戴。
3、結語
總之,人才市場檔案管理工作在新形勢下存在著機遇和挑戰(zhàn)。面對現(xiàn)行存在的問題,國家、社會和個人均應全面提升檔案意識,為加快國家檔案管理工作法制進程,全面提升檔案管理人員的綜合素質,實現(xiàn)檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化探索適合我國發(fā)展的道路。
一、人事檔案保管制度
目的
第一，保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：
——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：
①取出應轉走的檔案；
②在檔案底賬上注銷；
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：
①對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
⑥離開時關燈關窗，鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項：
①人事檔案的數量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
目的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事檔案部門按照有關規(guī)定，結合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
隨著我國會計電算化的推廣實施,會計電算化事業(yè)得到不斷發(fā)展。會計電算檔案的管理作為單位會計基礎工作之一,在實際工作中有一些環(huán)節(jié)需按新的變化做出調整。那么實施電算化后如何做好會計檔案的管理工作呢?除了按照《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等規(guī)定外,應該結合企、事業(yè)單位會計電算化工作的具體實踐,形成一套適應本單位的會計檔案管理辦法及制度。
會計電算化的出現(xiàn),使傳統(tǒng)會計檔案的內涵和外沿均發(fā)生了變化,對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會計檔案的特點才能管理好會計檔案;同時管理好電算檔案,才能充分發(fā)揮電算化信息系統(tǒng)在單位經營管理中的作用。
一、會計電算化會計檔案的特點
眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映經濟業(yè)務的重要史料和證據。現(xiàn)在財務人員采用無紙化辦公形式,所有日常工作均在計算機上完成,會計信息的管理有以下一些顯著特點:
第一,電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內涵。表現(xiàn)突出的是存儲的范圍和領域擴大了。它不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙介質會計檔案,而且還新增了存儲在磁性介質或光存儲介質上的會計數據。
第二,電算化會計檔案的存貯和調用具有很高的技術要求。傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
第三,會計電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的會計資料信息載體紙張,更主要的是磁盤、光盤、存儲芯片。
第四,會計電算化檔案具有易遭破壞,難留痕跡的特點,同時他們又受載體的質量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,因此對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。
第五,電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關。隨著單位使用的會計軟件的升級,新軟件對原會計檔案的兼容應于考慮,即會計電算化檔案更需要科學地管理。
二、如何做好電算化會計檔案管理工作
為了更有效地做好電算化會計檔案工作,我們必須根據電算化會計檔案的特點,分別做好會計檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。
第一,做好電算化會計檔案的輸出。所謂電算化會計檔案的輸出是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度),把計算機系統(tǒng)中的所有會計數據打印拷貝存儲到存儲介質上,從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。平時采用計算機打印輸出會計憑證、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬,并把打印的活頁賬裝訂成冊?？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應把完整的賬套數據備份出來,存入光盤或磁盤。另外還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng);財務軟件的編程語言、數據庫系統(tǒng)類型;財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。
第二,做好電算化會計檔案的管理與保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用雙備份法進行數據的備份,并且在每份備份上注明形成檔案的時間與數據文件容量、版本型號,并貼上寫保護字樣,存放在兩個不同的建筑物。并選擇遠離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對采用磁性介質保存的檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,如每半年復制一次,且最好復制雙份存放在不同的地點,防止由于磁性介質的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。
此外,還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數據的結構有可能不同,這就有可能產生用現(xiàn)在的高版本軟件不能查閱調閱原會計檔案或者產生某些預料外的錯誤。因此,建議在系統(tǒng)管理員配合下,會計電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應保存其升級后的會計賬套,二者的一致性是非常必要的。
第三,做好電算化會計檔案的利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調閱的會計檔案會有下述兩種情況:一是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將所需調閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的賬套恢復功能進行調閱即可;二是所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時可以在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng),然后再進行調閱。也可對原版本會計賬套進行升級,但這會受軟件功能設計的限制,不能保證完全成功。
三、電算化會計檔案的整理與再利用
電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析,并進行科學預測,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據,另外還可以得出本單位、本部門、甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經濟規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經營管理、提高經濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數據設計出一些有利于管理與決策的數據模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。
電算化會計檔案管理是重要的會計基礎工作,需要單位內各分支、各相關人員相互協(xié)調共同完成。實行會計電算化之后,我們還應對檔案管理的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如通過用戶識別控制操作日志管理、存取、權限限制等方式加強安全 保密措施,同時做好計算機病毒的防范、建立好檔案專人管理接觸制度等。
綜上所述,只要分別做好會計電算化檔案的輸出、管理與保存、利用等環(huán)節(jié)的工作,會計電算化檔案一定會在單位的經營管理中將發(fā)揮出更大作用,取得更明顯的效果。
進入世紀之后，世界發(fā)展進入信息時代，這是知識做主的時代，所以檔案管理深入各行各業(yè)，然而隨著信息數字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案管理工作，首先必須解決好電子檔案管理在接收管理上的幾個關鍵問題。
一、電子檔案管理中的接收格式問題
9月5日住房和城鄉(xiāng)建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
二、電子檔案管理的原始性、真實性、完整性、安全性問題
對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現(xiàn)為內容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。
但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統(tǒng)紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
三、電子檔案管理中的存儲載體的保護技術問題電子檔案管理的載體材料是磁性物質和光盤。
聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。電子檔案管理中的載體材料的這些特點，決定了電子檔案管理容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內，溫每升高10℃，其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（so2）、化氫（h2s）、二氧化氮（no2）、氯氣（cl2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案管理保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所?；覊m落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應力。電子檔案管理保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
四、電子檔案管理的長期可讀性問題
電子檔案管理中的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣
城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關人員進行
對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業(yè)技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統(tǒng)一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關技術措施，保證電子檔案管理的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景
、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案管理.cn的原始性、真實性、完整性和有效性的依據。2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統(tǒng)對電子文件或數據進行訪問修改，在進入電子檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用電子檔案管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統(tǒng)網絡之間設置障礙，防止其它系統(tǒng)的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網絡安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現(xiàn)網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（cd－rom）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（worm）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調節(jié)庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節(jié)系統(tǒng)等措施調節(jié)庫內溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案管理的載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每年應拷貝一次，光盤每年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統(tǒng)及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統(tǒng)和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案管理中的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案管理，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統(tǒng)一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。
一、農業(yè)檔案信息化管理工作轉變的措施
1、樹立重視檔案的觀念檔案是國家寶貴歷史文化財富,黨和國家歷來重視檔案工作,對檔案工作都做出過重要指示。同志指出:“檔案是全黨、全國人民各方面活動的真實記錄,是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據,它不僅對深化改革、發(fā)展經濟、推動科學進步以及提高國民素質有促進作用,而且對維護祖國統(tǒng)一、加強民族團結和保持社會穩(wěn)定具有重要作用”。檔案工作是管理工作中不可或缺的部分,為企事業(yè)單位管理、科研和生產服務。各農業(yè)科研單位應重視檔案工作,為檔案工作創(chuàng)造必要的工作條件。檔案管理人員要做檔案法制建設的義務宣傳員,加強檔案法治宣傳,及時向領導反饋檔案工作存在的問題。
2、落實行業(yè)標準,完善文書檔案管理在農業(yè)科研類單位檔案員培訓工作中,對《歸檔文件整理規(guī)則》等行業(yè)標準進行詳細講解,并下發(fā)到各科研單位學習,要求按標準完成文書檔案整理工作;組織基層單位檔案員到標準檔案室參觀,直觀地領會行業(yè)標準;以黑龍江省檔案局執(zhí)法檢查為契機,發(fā)現(xiàn)問題,及時整改,完善農業(yè)科研單位檔案標準化建設。
3、加強法制管理,加大農業(yè)科技檔案收集力度文書檔案的管理在院機關、基層單位均比較重視,而農業(yè)科技檔案在制度建設、規(guī)范整理及流向處置方面顯得相對滯后。加強法制管理,使科技檔案工作法規(guī)化、制度化是科技檔案事業(yè)順利發(fā)展的基本保障。作為從事農業(yè)基礎研究的科研院所,農業(yè)科技檔案管理是科研單位檔案管理最重要的工作內容。目前,基層單位科研檔案斷檔情況比較嚴重的原因主要有兩點:一是檔案管理人員工作熱情不夠、責任心不強;二是科研人員法律意識淡漠,視科研檔案為私有財產,或有顧慮、擔心知識產權得不得到保護等?；诖?應要求檔案工作人員具有高于他人的檔案觀念、高度的責任心和使命感,加強檔案收集力度,熟悉農業(yè)科研業(yè)務及立項情況;針對農業(yè)科研檔案周期性長的特點要做到跟蹤服務,使檔案收集工作貫穿整個科研活動的始終。開展以《檔案法》為中心的農業(yè)科技檔案法規(guī)體系的宣傳教育,提升工作人員的檔案法制觀念,培養(yǎng)農業(yè)類科研人員的法律意識和檔案意識,真正做到依法治檔。在科技檔案管理工作中,管理制度是必須遵循的規(guī)定和準則,制定農業(yè)科技檔案管理制度,特別是科技檔案保管和保密制度,科技檔案借閱及利用制度等還要把這些制度落到實處,使科研人員理解并支持科技檔案歸檔工作。
4、建設高素質檔案工作隊伍工作崗位培養(yǎng)對于農業(yè)科技類單位從事檔案管理工作的人員至關重要,掌握專業(yè)知識的同時,在實際工作中鍛煉并提高業(yè)務能力。
4.1自主學習檔案管理人員要有積極的學習態(tài)度,進一步掌握與檔案管理有關的法律、法規(guī)、條例以及各項業(yè)務知識及行業(yè)標準,使各項工作在法治的框架內進行,同時也用法律的武器為檔案管理工作保駕護航按照檔案管理的行業(yè)標準完成農業(yè)科研類單位的基礎業(yè)務工作;積極參加檔案局組織的業(yè)務培訓,不斷接收新信息。
4.2后備人才培養(yǎng)農業(yè)科研單位應重視后備人才的培養(yǎng),特別是從事檔案管理工作的新員工,對于個人素質高、能力強的年輕一代,經過工作崗位的鍛煉,很快會成為檔案管理工作的能手。言傳身教是最好的崗位培訓,起到“傳、幫、帶”的良好作用,實現(xiàn)崗位新老交替。
4.3參觀學習檔案管理先進單位檔案管理工作具有一定的封閉性,通常局限在自己的工作環(huán)境中搞業(yè)務,通過參觀學習,和檔案工作走在前列的單位進行橫向比較,能夠提高檔案管理水平。
5、推進檔案管理信息化建設檔案管理信息化不僅是管理工作的需要,更是時展的必然。目前農業(yè)科研類單位檔案管理程度與現(xiàn)代化水平的要求差距很大,這就需要檔案工作人員做到3點。
5.1樹立現(xiàn)代化檔案管理意識檔案管理信息化是一項長期而艱巨的任務,其實質是檔案管理模式從以檔案實體保管為重心向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務為重心轉變的過程,更是從管理向服務轉變的過程。這個轉變要求檔案工作者必須更新思想認識,徹底摒棄整理加保管的傳統(tǒng)觀念,將封閉式管理轉化為開放式服務,滿足農業(yè)科研工作者及廣大農民對檔案信息資源開發(fā)利用的需求。
5.2掌握信息技術技能信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用為檔案資源的科學保管和開發(fā)利用提供了條件?！叭旨夹g,七分管理”,先進的技術需要懂技術的人去管理,缺乏既懂信息技術又懂檔案專業(yè)的人才,這是許多單位信息化水平徘徊不前的根源所在。從事檔案管理的工作人員應與時俱進,掌握并熟練運用先進的科技手段,通過計算機技術、信息開發(fā)技術和網絡技術等方面的業(yè)務培訓,促進管理效率和服務水平的提升,加快檔案工作融入信息社會的步伐。
5.3加大檔案管理的投入基層單位要把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計劃,列入預算,增加投入,建立必要的軟硬件設備環(huán)境,為逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
二、結論
農業(yè)科研單位檔案管理關系到整個農業(yè)事業(yè)單位的壯大及發(fā)展,需要國家、地方、行業(yè)、基層單位和社會力量多方參與,更需要環(huán)境構建、健全法規(guī)政策、制定標準、完善社會服務體系和培養(yǎng)人才等方面多管齊下。與此同時,促進檔案信息化建設協(xié)調發(fā)展更是農業(yè)科研單位檔案管理的重中之重,只有針對檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)進一步有重點的優(yōu)化及轉型,才能不斷提升農業(yè)科研單位檔案管理的發(fā)展速度和需要,以期更好地為農業(yè)科研及生產服務。
