發(fā)布時間：2022-08-16 02:14:26
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的人事檔案管理系統(tǒng)樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：干部人事檔案；管理系統(tǒng)；IT技術(shù)集約化
中圖分類號：TP311
高校干部人事檔案管理是高校檔案工作的重要組成部分，關(guān)系到人才隊伍建設(shè)和高校事業(yè)發(fā)展，如何結(jié)合高校人才工作特點，運用現(xiàn)代化信息技術(shù)加強干部人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，成為高校檔案工作者的重點研究方向。本文結(jié)合高校干部人事檔案管理工作實際，就IT技術(shù)集約化下的高校干部人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)進行了探索。
1 系統(tǒng)設(shè)計框架
該系統(tǒng)的總體框架可分為客戶端、Web 服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器3層結(jié)構(gòu)。該系統(tǒng)客戶端為用戶的瀏覽器，用戶通過用戶名及密碼登錄客戶端，連接 Web 服務(wù)器，根據(jù)不同的用戶權(quán)限和不同的客戶請求，Web 服務(wù)器提供給用戶不同的終端顯示頁面和功能?？蛻舳说墓δ苁翘峁┙o用戶操作界面，并顯示 Web服務(wù)器返回給用戶的數(shù)據(jù)。Web 服務(wù)器的功能是根據(jù)權(quán)限和請求，負責(zé)處理客戶端的每項請求，并通過數(shù)據(jù)庫組件處理客戶端傳來的數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)庫中相關(guān)的數(shù)據(jù)進行操作。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器主要是存儲和管理系統(tǒng)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的地方，通過 Web服務(wù)器返回給客戶端所需要的數(shù)據(jù)信息。該系統(tǒng)包括又多個不同規(guī)模的、具有可操作的模塊構(gòu)成，可以為高校內(nèi)部局域網(wǎng)、和校外用戶按不同的授權(quán)提供不同權(quán)限的服務(wù)。高校干部人事檔案管理系統(tǒng)，按照功能劃分包括四個子系統(tǒng)：管理系統(tǒng)、采集系統(tǒng)、查詢服務(wù)系統(tǒng)和安全系統(tǒng)，四個系統(tǒng)既相互獨立，在實現(xiàn)具體工作中又相互結(jié)合。
2 IT技術(shù)的集約化應(yīng)用
2.1 數(shù)據(jù)庫技術(shù)
本系統(tǒng)是一個基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的高校干部檔案管理系統(tǒng)，擬選擇SQL SERVER作為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。SQL SERVER具有廣泛性、兼容性、擴展性，可以迅速開發(fā)新的功能，并直接存貯XML數(shù)據(jù)，具有將搜索結(jié)果以XML格式輸出等特點，有利于構(gòu)建了異構(gòu)系統(tǒng)的互操作性，奠定了面向B/S的應(yīng)用和服務(wù)。如圖1：
圖1
數(shù)據(jù)表設(shè)計盡量減少表之間的關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)表直接的連接在查詢過程中會占有較多的計算機資源，適當(dāng)?shù)脑黾颖碇械牧袛?shù)，適當(dāng)?shù)脑黾颖淼娜哂?，雖會相應(yīng)的占有較多的空間，但會提高查詢操作的效率；適當(dāng)分割數(shù)據(jù)表，把字段數(shù)較多的數(shù)據(jù)表進行分割，減少表中的字段數(shù)，把常用的字段放在一張表中；建立數(shù)據(jù)表索引，明確提高數(shù)據(jù)表的查詢效率，尤其在數(shù)據(jù)較大的數(shù)據(jù)表。
2.2 系統(tǒng)安全設(shè)計
2.2.1 權(quán)限設(shè)置
在登錄方面，該數(shù)字化系統(tǒng)設(shè)計了超級管理員、管理員和個人用戶三種角色，只有選擇了正確角色，系統(tǒng)用戶通過用戶名和密碼才能正確登錄系統(tǒng)。在系統(tǒng)的各種操作中，每種角色對應(yīng)的是不同的操作功能，一些功能只能在上級管理員的授權(quán)下才能進行操作。如圖2：
圖2
通過權(quán)限設(shè)置來對不同的系統(tǒng)用戶限制某些功能，這樣不同的用戶只能使用權(quán)限內(nèi)的系統(tǒng)中的信息數(shù)據(jù)，從而避免了系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的交叉外流。
2.2.2 信息加密
系統(tǒng)中用戶名和密碼是以文件或數(shù)據(jù)庫記錄的形式存儲，但是對管理系統(tǒng)進行備份、導(dǎo)入、修改等重要操作中，保存這些數(shù)據(jù)的文件或是數(shù)據(jù)庫容易被非法打開，所以需要設(shè)計一個信息加密模塊，對所有敏感的數(shù)據(jù)進行加密?，F(xiàn)有的加密算法主要有對稱加密和公共密鑰加密算法。對稱加密算法的特點是，在加密和解密時必須使用同一把密鑰，常見的有DES、RC2、RC4等，其效率上更高，往往在進行大量數(shù)據(jù)加密和不在Internet上傳遞數(shù)據(jù)時使用較多，本系統(tǒng)的設(shè)計預(yù)想是在局域網(wǎng)中使用，其敏感數(shù)據(jù)保存在本機服務(wù)器，所以采用了對稱的加密算法AES。AES具有迭代加密和對稱密鑰分組特點，迭代加密使用一個循環(huán)結(jié)構(gòu)，在該循環(huán)中重復(fù)兩項工作：一是置換（permutations），二是替換（substitutions）輸入數(shù)據(jù)。AES一般使用128、192或256位作為密鑰，使用128位、16字節(jié)對數(shù)據(jù)進行分組加密和解密，將需要加密的明文與密鑰按位作一系列的運算，然后通過對某些位進行置換操作的形式，最終實現(xiàn)對明文的加密。
2.2.3 身份驗證
身份驗證系統(tǒng)是訪問控制系統(tǒng)的配套子系統(tǒng)，其功能主要包括：完成對用戶身份驗證和訪問權(quán)限控制。如圖3：
圖3
身份認證主要包括四個步驟：用戶申請登錄時，在數(shù)據(jù)庫的用戶表中搜索查找用戶登錄名，確定該申請登錄用戶是否存在；通過加密算法、CA認證、附帶的數(shù)字簽名三種形式，對用戶的密碼準(zhǔn)確性進行進一步驗證；從數(shù)據(jù)庫中查找確定該用戶的訪問權(quán)限；根據(jù)訪問權(quán)限，在WEB頁上展現(xiàn)用戶可以訪問的功能菜單和條目。
本研究基于集約化IT技術(shù)，對高校干部人事檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)功能建設(shè)進行了探索。但是高校是人才聚集地和源泉，人才的流動決定了干部人事檔案管理系統(tǒng)最終需要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)化、共享化。但是目前國家還沒有統(tǒng)一發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，高校的干部人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)參差不齊，如何實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享性化，將是本課題今后的研究方向。
參考文獻：
[1]陶水龍.基于流程管理的電子檔案安全策略的探討[J].北京檔案，2012（01）.
[2]彭小芹.云計算環(huán)境中數(shù)字檔案館服務(wù)與管理[J].檔案學(xué)研究，2010（01）.
關(guān)鍵詞：水利系統(tǒng)；干部人事；檔案信息化
水利系統(tǒng)干部人事檔案記錄了人事部門在選拔、培養(yǎng)和任用干部等各項工作中形成的干部工作業(yè)績、品德作風(fēng)、成長經(jīng)歷、政治思想等內(nèi)容，是全面考察、評價干部綜合素質(zhì)的重要原始資料及依據(jù)。近年，我國水利系統(tǒng)干部隊伍人才流動加快，迫切需要建立信息化管理制度，以更好收集、整理及利用檔案資料，從而為水利部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
1 水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀
水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理主要是利用計算機、數(shù)碼相機、掃描儀等現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備將干部的人事檔案資料記錄到管理系統(tǒng)中，此過程包含對干部人事檔案中的文字、圖片和音像資料進行技術(shù)處理，將其轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)資料，從而實現(xiàn)干部人事檔案電子版與紙質(zhì)版共存。
在目前水利系統(tǒng)干部人事檔案管理工作中，管理部門能夠根據(jù)實際情況重點收集干部的學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)水平、學(xué)習(xí)經(jīng)歷和各種資格考試等內(nèi)容，并進行檔案信息化管理，從而為干部人事考核與人事決策提供重要依據(jù)。干部人事檔案的信息化管理極大減輕了工作負擔(dān)，降低了管理費用，提高了工作效率。
然而當(dāng)前水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理仍然存在許多不足之處，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1.1 信息管理水平不高，不能充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用
傳統(tǒng)的水利系y干部人事檔案一般是以紙質(zhì)形式保存，在保存過程中每一次查詢和翻閱都會對紙質(zhì)檔案造成或多或少的損壞，紙質(zhì)檔案難以長期保存下來。盡管水利系統(tǒng)檔案部門配有計算機、打印機等現(xiàn)代化設(shè)施，但是當(dāng)前檔案管理設(shè)施普遍存在設(shè)備陳舊、老化、落后、等問題，因此大部分檔案管理部門止步于簡單的對干部基本信息錄入和檢索查詢階段，不能利用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)進一步管理和利用檔案資源，信息管理水平不高，不能與現(xiàn)代化信息技術(shù)接軌。此外，水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，部門與部門之間缺乏溝通、各自為政，在使用檔案數(shù)據(jù)時各取所需，難以實現(xiàn)水利系統(tǒng)干部人事檔案的數(shù)據(jù)共享，在一定程度上阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展。
1.2 水利系統(tǒng)干部人事檔案的保密工作不完善，檔案資料安全性受到威脅
在傳統(tǒng)的水利系統(tǒng)干部人事檔案管理模式中，檔案資料極易受人為因素的影響而受損或丟失，不利于檔案資料的保管工作順利進行。此外，干部人事檔案管理工作需要極高的保密度，而檔案的信息化管理采用計算機網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進行加密，提高了檔案的安全性。在信息化管理中，檔案信息的載體通常是U盤、光盤、硬盤等，往往存在體積小、易于丟失和損壞等特點，檔案安全性受到威脅，不利于檔案信息的保管工作。
1.3 水利系統(tǒng)干部人事檔案管理工作人員素質(zhì)不高，管理手段落后
檔案工作人員的素質(zhì)高低是影響水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理的關(guān)鍵。水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理是一項繁冗同時不乏專業(yè)性的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于計算機及專業(yè)檔案管理軟件未普及，檔案工作人員往往需要手工書寫、裝訂、裁剪檔案材料，而且檔案資料不斷更新替換，檔案工作人員的工作負擔(dān)相當(dāng)大，這種落后的管理手段已經(jīng)無法滿足新形勢下的水利系統(tǒng)干部人事檔案管理工作。此外，當(dāng)前大部分檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)不強，檔案知識教育不足，管理水平參差不齊，嚴重阻礙檔案信息化管理的發(fā)展。
2 水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理對策分析
2.1 創(chuàng)新信息化管理方法，提高檔案信息化管理水平
在水利系統(tǒng)干部人事檔案資料收集環(huán)節(jié)，要充分發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用，將檔案資料轉(zhuǎn)換為文件、數(shù)據(jù)、表格、音像等電子文件保存起來。一個完整的干部人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是融信息接收、信息傳遞、信息存儲和信息利用為一體的綜合管理系統(tǒng)，而數(shù)據(jù)庫建設(shè)則是管理系統(tǒng)的關(guān)鍵部分，因此要建立完善的水利系統(tǒng)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)干部人事檔案信息資源共享。設(shè)立專門的實行電子檔案動態(tài)化管理，確保水利系統(tǒng)干部人事檔案真實、準(zhǔn)確，符合當(dāng)前水利系統(tǒng)干部人事檔案的實際發(fā)展情況。實行多樣性利用管理，加強部門之間的溝通交流，整合信息資源，提高檔案資料的質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資料資源共享。在進行干部的入黨、升職、調(diào)動和歷史遺留問題時，可通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案資料遠距離傳輸、多方共享，為用檔部門提供干部檔案資料，最大化發(fā)揮檔案信息化管理的作用。
2.2 加強水利系統(tǒng)干部人事檔案資料的保密工作建設(shè)
相關(guān)管理部門要將干部人事檔案資料的保密工作放在首位，不斷增強檔案資料的加密技術(shù)，實行檔案分級管理，并細化檔案使用權(quán)限，設(shè)置檔案報警系統(tǒng)，防止非法用戶竊聽，避免干部人事檔案資料泄露。加強電子檔案的使用安全管理，將電子檔案的備份和使用分隔開，在進行拷貝復(fù)制電子檔案操作時，要做好檔案資料監(jiān)控工作。對于檔案工作人員，要求其能夠熟練操作檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對實時檔案信息進行更新、備份，定期不定期進行檔案管理保密教育，做好檔案工作人員的檔案保密知識考核，提高檔案工作人員的檔案管理保密意識，簽訂檔案資料保密責(zé)任書，嚴格按照規(guī)章制度辦事，不得越權(quán)使用檔案資料。為提高檔案資料的保密程度，還要加大資金投入，更新現(xiàn)代化設(shè)備（計算機、打印復(fù)印一體機、數(shù)碼相機等），為水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理提供強有力的硬件保障。
2.3 提高水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)
水利管理部門應(yīng)結(jié)合自身情況，努力提高檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)?？赏ㄟ^以下途徑進行：第一，要增強檔案工作人員的專業(yè)能力與素養(yǎng)。相關(guān)部門可經(jīng)常性地對檔案工作人員進行培訓(xùn)、開展相關(guān)業(yè)務(wù)知識講座，使檔案工作人員具備與時俱進的理論與技能；第二，要增強對檔案工作人員的思政教育及法律教育。積極引導(dǎo)其學(xué)習(xí)黨的方針、政策、路線，學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法律文獻，提高思想道德修養(yǎng)；第三，要貫徹落實水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理工作的計劃目標(biāo)，具體到人，并建立健全的工作獎懲制度，提高檔案工作人員的工作熱情，打造一支高素質(zhì)的水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理隊伍。
3 結(jié)束語
綜上所述，水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理是當(dāng)前社會發(fā)展的大勢所趨，要想做好水利系統(tǒng)的干部人事檔案信息化管理工作，相關(guān)部門就要結(jié)合自身發(fā)展實際，不斷創(chuàng)新并完善檔案信息化管理手段，建立完善的水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，增強各部門之間的溝通與交流、實現(xiàn)檔案信息資源共享，增強水利系統(tǒng)干部人事檔案資料的保密工作建設(shè)，提高檔案信息化管理人才的綜合素質(zhì)，這樣才能使我國水利系統(tǒng)干部人事檔案信息化管理走向科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。
參考文獻
[1]敖雪婷.干部人事檔案信息化管理的制約因素及對策[J].中國管理信息化，2015，（14）：196-196.
[2]李敏儀.創(chuàng)新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理信息化[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2012，（27）.
[3]包太敏.干部人事檔案信息化管理中的問題及措施[J].黑龍江史志，2014，（1）：108-108，109.
[4]方滿銀.干部人事檔案信息化管理中的問題及措施[J].科技視界，2014，（30）：212-212.
[5]王曉燕.水利檔案信息化管理工作中存在的問題與解決對策[J].陜西水利，2009，（2）：70，69.
人事檔案的使命是紀錄人員籍貫、年紀、性別、學(xué)歷、工作情況、獎懲情況等等的原始記錄。而人事檔案管理則是將一個個的人員檔案歸集起來，做出一個系統(tǒng)的整理。隨著市場經(jīng)濟的快速成長，職員的信息變動情況相較之前成倍增長，這就大大增加了人事檔案管理的難度。將人力資源信息系統(tǒng)運用到人事檔案管理中成為社會成長的一大趨向。
關(guān)鍵詞：
人事檔案;人力資源;信息系統(tǒng)
人事檔案能夠幫助企業(yè)認識人才的詳細信息，基于不一樣的個人能力與特點進行合理配置，實現(xiàn)崗位安排。人力資源信息系統(tǒng)的運用對于人事檔案管理非常重要，人類正在進入信息爆炸的時代，各種各樣的信息層出不窮。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作存在效率低、管理水平差，信息查找緩慢等缺陷，已經(jīng)完全無法滿足當(dāng)今人事檔案管理的需求。越來越多的企業(yè)和事業(yè)型單位將人力資源信息系統(tǒng)引入到本單位的人事檔案管理中，而這項系統(tǒng)的引用也極大地便利了人事檔案的管理。本文將會對在人事檔案管理中人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用所體現(xiàn)出來的優(yōu)點和缺點進行一個對比，以此挖掘信息系統(tǒng)的便利和將來發(fā)展的方向。
一、人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理應(yīng)用中的優(yōu)點
1.有助于簡化檔案整理程序，提高效率
隨著市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各種公司層出不窮的同時，保障制度也在不斷完善，這些情況的發(fā)生導(dǎo)致對人事檔案管理的要求越來越高，越來越嚴密。因此人事檔案需要記錄的內(nèi)容越來越多。乃至退休之后的情況也要有人事檔案進行整頓、歸檔。人力資源信息系統(tǒng)可以通過預(yù)設(shè)的流程路徑和接口，讓使用者和管理人員只需利用瀏覽器和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)即可完成數(shù)據(jù)的填寫、傳送、追蹤、分析等各項自動化的任務(wù)。人力資源信息系統(tǒng)有益于簡化整理程序，促進人事檔案人員的工作效率的提高。
2.有助于便利快捷的查詢?nèi)耸聶n案信息
現(xiàn)在的人事檔案信息比之從前更加豐富繁雜，如果用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行查閱，工作量太大，效率太低。應(yīng)用人力資源信息系統(tǒng)可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案信息輸入計算機，方便記錄的同時，也方便工作人員的查閱，更好的發(fā)揮人事檔案的作用。
3.有助于檔案信息資源的共享
當(dāng)今時代是信息爆炸的時代，各種信息資源不斷涌現(xiàn)，信息資源作為重要的戰(zhàn)略資源，對推動社會和經(jīng)濟的發(fā)展有其重要意義。在此背景下信息共享已經(jīng)成為一種趨勢，原先的人事檔案管理模式完全無法滿足信息共享的目的，而人力資源信息系統(tǒng)依托于互聯(lián)網(wǎng)的快速成長則可以迅速方便的實現(xiàn)信息共享，從而為市場經(jīng)濟的成長起到了一個促進作用。
4.有助于檔案信息的保存
傳統(tǒng)的人事檔案信息管理通過紙質(zhì)資料進行保存，不斷的翻閱和搬運甚至存放都會有可能導(dǎo)致資料的缺失、遺漏。而人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用則將心理存放到網(wǎng)絡(luò)和硬盤等存儲工具中，極大地減少了外力破壞的可能性，有益于人事檔案信息的保存。
二、人力資源信息系統(tǒng)在人事檔案管理中呈現(xiàn)的問題
1.資金缺乏，設(shè)施配備不完善
人力資源信息系統(tǒng)的應(yīng)用必須依托計算機、掃描儀等基礎(chǔ)電子設(shè)施設(shè)備，如果缺少基礎(chǔ)設(shè)施則無法完成系統(tǒng)的構(gòu)建。這些基礎(chǔ)設(shè)備都需要一定資金的支持，而我國目前仍然存在于社會主義發(fā)展的初級階段，雖然經(jīng)濟發(fā)展迅速，但是仍然有很多的落后地區(qū)，各地區(qū)發(fā)展不均衡，財富差劇較大，因此有些地區(qū)無法拿出足夠的資金購置計算機等基礎(chǔ)設(shè)施，進而無法滿足構(gòu)建人力資源信息系統(tǒng)的目的。
2.人事檔案管理人員水平參差不齊
配備人力資源信息系統(tǒng)之后，可以盡可能的解放人力，但是錄入信息仍然要靠人力來完成，因此，“人”在人事檔案管理中擔(dān)任著重要的角色，可是“人”又是最難管理最難考核的。人事檔案管理人員的水平有高有低，而我國目前又十分缺乏高水平的人事檔案管理人員，紀錄缺失或者錯誤就無法避免。而某些人事檔案管理人員有意或故意造成的失誤，也會嚴重影響人事檔案的真實性。種種因素導(dǎo)致有些檔案材料的手續(xù)不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力。
3.檔案信息化缺少統(tǒng)一的規(guī)范
雖然社會在快速的成長，但是人事檔案信息化并沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或者規(guī)范來指導(dǎo)各企業(yè)事業(yè)單位的檔案設(shè)立。各個企業(yè)和事業(yè)單位都是從自身利益出發(fā)，在摸索中一點點的找尋適合自己所在機構(gòu)的人事檔案管理方式。但是這樣的模式導(dǎo)致各自的系統(tǒng)千差萬別，無法統(tǒng)一，也就無法實現(xiàn)人事檔案信息資源的共享，從而大大削減了信息化的益處。綜上所述，社會在不斷的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異，波及世界的各個角落，人事檔案管理更是不可避免的深陷其中。以前的人事檔案管理模式受到波及，已經(jīng)跟不上信息化時代的步伐，可能會逐步的被人力資源信息系統(tǒng)逐步的替代。但是目前為止，人力資源信息系統(tǒng)仍然存在著資金不足而導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)施無法配備、人事檔案管理人員素質(zhì)不達標(biāo)、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、系統(tǒng)沒有統(tǒng)一的規(guī)范等各種各樣的問題。因此，我們要盡快的完善這些不足，使之跟上時代的步伐，能夠有效的為這個社會服務(wù)。
參考文獻
[1]任南竹.大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].勞動保障世界,2017
Introduction to Personnel File Management and Information Network Construction
Hao Sujie
（He’nan Xinxiang phoenix springs area treasure west street office，Xinxiang He’nan，453011，China）
Abstract： Along with the network platform， information collection， sorting and cataloguing， identification， storage， inquiry， statistics and provide in the national economy and social development have become more and more important. The file before the focus of basic business from the manual， paper archives also slowly become lazy in accordance with the network technology， gradually moving towards simplification， facilitation， this also is the inevitable developing trend of file management. Archives management to join the network application， is changed by hand writing various catalog of traditional pattern， improve the work efficiency， but also existing in the network security must be safe hidden trouble.
Key Words：Archives informatization；Information disclosure；Safety/translated into English
人事檔案是我國人才主要信息的來源，是組織單位知人善用、選拔人才的重要手段。人事檔案的基本特性?Q定了其在組織的人力資源管理中的作用是不可替代的。在提倡服務(wù)型社會建設(shè)的今天，我們要充分發(fā)揮人事檔案管理的積極作用，把檔案工作延伸到發(fā)展的最前沿，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強有力的保障，促進人力資源健康、和諧地發(fā)展。
1 檔案管理未加入互聯(lián)網(wǎng)前存在的弊端
對于檔案管理來說，傳統(tǒng)上是指以照片、紙質(zhì)、錄像、錄音等作為載體對檔案進行管理，通過手工方式對檔案進行整理、收集以及保管等，這就使得檔案管理工作量較大，所涉及的環(huán)節(jié)以及部門也會較多，檔案管理的步驟也會過多。由于存儲信息較多，檔案管理機構(gòu)或部門無法或者是很難對信息做進一步加工處理，從而使得檔案信息被浪費或者是閑置。以個人人事檔案為例，一旦檔案遺失，要重新補辦，就非常困難，既浪費了大量的時間，還需要不少資金投入。
2 檔案管理加入互聯(lián)網(wǎng)后存在的利弊
當(dāng)前很多現(xiàn)代化的設(shè)備與技術(shù)開始逐步引入我國，尤其是光盤、計算機以及多媒體等技術(shù)的深入發(fā)展為我國檔案管理的進一步完善提供了可能性。就目前而言，我國檔案管理工作重心應(yīng)為逐步適應(yīng)數(shù)字化管理需求，要用信息資源管理替代實體檔案管理，真正將信息作為對象加以管理，從而對多種多樣的檔案進行加工整理，通過現(xiàn)代化的方式和手段進行管理。通過信息化的方式，使得檔案資源轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢灾貜?fù)利用并且多平臺利用的資源，也只有通過信息化才會使得這一資源自身所具有的價值得到實現(xiàn)和增值，從而為科技進步、經(jīng)濟發(fā)展以及社會繁榮等提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用也存在安全問題，木馬病毒、黑客攻擊、信息泄露等問題隨之而來，如何防止信息被盜將是此文討論的重點。
3 檔案管理加入網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用后，提出的管理意見及安全保障措施
3.1 個人檔案管理要推行“一證一檔”
以往的檔案信息管理都是內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，未能實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)“一證一檔”，想要查詢與自身相關(guān)的信息還需開證明或持相關(guān)證件到某地排隊查詢，不僅浪費時間，也增加了成本開支。
為此，國家檔案局也把檔案信息化建設(shè)作為一項戰(zhàn)略任務(wù)，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)進程，應(yīng)實現(xiàn)一證一套檔案，方便國民和政府部門調(diào)取，節(jié)約社會成本。
3.2 檔案管理的信息采集
第一，收集檔案的過程。以身份證號作為個人檔案賬戶，由法定的檔案形成部門負責(zé)收集并及時上傳個人檔案信息，同時，個人也可上傳信息，但個人上傳的信息需到有關(guān)部門進行實名審核。
第二，管理檔案的過程。確保檔案信息的及時性、真實性、準(zhǔn)確性，提高檔案的質(zhì)量，檔案的調(diào)取應(yīng)有嚴格的流程和審批手續(xù)，防止內(nèi)部將信息泄露。國民查看自已的檔案信息，應(yīng)配有多重防盜技術(shù)，防止檔案信息被木馬病毒、黑客攻擊，造成檔案信息泄露。
第三，利用檔案的過程。檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會提供有價值的信息資源，個人檔案一但發(fā)生遺失，可通過個人檔案賬戶網(wǎng)上調(diào)取打印相關(guān)含有防偽編碼信息資料。
第四，檔案管理軟件的開發(fā)。在當(dāng)前的辦公環(huán)境下，會產(chǎn)生大量的電子文件，要積極制定前段控制的戰(zhàn)略和檔案、文件一體化管理的相應(yīng)模型，對檔案安全保障新型系統(tǒng)加以積極構(gòu)建并逐步完善。
第五，檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)安全保障機制。檔案形成法定機構(gòu)應(yīng)與警局聯(lián)網(wǎng)，檔案存檔、調(diào)取、修改等操作均應(yīng)形成電子記錄，及時上傳警局服務(wù)器，一但信息泄露，可通過電子記錄進行追蹤。
4 檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題
（1）對于檔案互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)來說，其主要是由科技、經(jīng)濟以及社會自身的發(fā)展水平來決定，受上述因素影響較大，相關(guān)檔案管理部門在對檔案進行信息化建設(shè)的時候一定要采取先試點后推廣的方式，就不能在不經(jīng)過科學(xué)論證的背景下進行盲目推行。
（2）加強檔案管理人員素養(yǎng)、道德，主要是對保密類檔案而言的。現(xiàn)如今信息是一種高效生產(chǎn)力，信息的資源價值也相對很大，必須要做好檔案保密工作。檔案管理人員都要從思想和行為上遵守職業(yè)準(zhǔn)則、合乎職業(yè)規(guī)矩，無論是在檔案的開發(fā)、保管，還是傳遞、利用等相關(guān)工作中，都要展現(xiàn)良好的職業(yè)操守。信息時代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)比較發(fā)達，檔案也逐漸呈現(xiàn)數(shù)字化管理發(fā)展，對檔案信息的安全環(huán)境要求更加復(fù)雜。這也就意味著，信息的保密工作和對檔案人員的信息道德要求也就隨之更加重要和更加嚴格，為此必須要盡快提升檔案管理人員的信息道德。
（3）創(chuàng)新服務(wù)模式，構(gòu)筑信息化平臺。盡管當(dāng)前很多單位在進行人事管理的時候采取了信息化系統(tǒng)，但是這一管理系統(tǒng)不能接入公共網(wǎng)絡(luò)，只允許在人事部門內(nèi)部做相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息共享，很多人員以及部門都無法訪問，從而就會使得檔案信息管理系統(tǒng)被孤立起來，在提供以及利用檔案信息的時候依舊是運用單一化的服務(wù)方式。為了進一步推動檔案管理工作能夠走向建設(shè)型、服務(wù)型以及開發(fā)利用型，應(yīng)當(dāng)加強檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，構(gòu)筑相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫以及相關(guān)的管理體系，逐步建設(shè)相關(guān)的索引目錄數(shù)據(jù)庫，從而使得檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)海量存儲、有效更新以及長期累積，使得檔案動態(tài)性得到有效實現(xiàn)。另外，對服務(wù)方式加以創(chuàng)新，借助網(wǎng)絡(luò)平臺推動檔案信息的交換以及共享，使得所有部門能夠定期上傳相關(guān)的檔案信息，使用這一信息化方式使得人事檔案信息的提供與利用變得更為便捷，使得信息資源共享成為可能，從而更好地為人力資源管理工作提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（4）切實重視人才培養(yǎng)。加大對檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)，逐步提升單位檔案管理工作者的素質(zhì)，同時要不斷引進一些有責(zé)任心以及有豐富經(jīng)驗的人才加入到檔案管理隊伍中來，尤其是一些懂得檔案信息化管理技術(shù)的人才，從而使得檔案管理工作能夠真正實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及網(wǎng)絡(luò)化。另外，還應(yīng)當(dāng)進一步加強對現(xiàn)有工作者的培訓(xùn)，逐步提升這些工作人員的專業(yè)技能與知識，有條件的可以聘請一些專家進行知識講座，建立并完善相關(guān)的幫扶制度，讓有經(jīng)驗的員工指導(dǎo)新員工，從而為檔案信息化管理提供足夠的、優(yōu)質(zhì)的人才儲備。
（5）充分利用新科技術(shù)云或研發(fā)應(yīng)用量子防盜加密技術(shù)，充分利用云超強的計算能力以及量子加密技術(shù)實現(xiàn)檔案的安全檢測和防護。在這種安全防護模式中，要求掛在云端的海量用戶在本地端具備對未知安全威脅或是可疑安全威脅的檢測能力。這樣，任何一個用戶端對于本地不能識別的可疑流量都要第一時間送到后臺的云檢測中心，利用云端超強的檢測計算能力快速定位解析安全威脅，并將安全威脅的協(xié)議特征推送到全部用戶端或安全網(wǎng)關(guān)，從而使得整個云中的用戶端和安全網(wǎng)關(guān)都具備對這種未知威脅的檢測能力，從而保證云檔案信息資源安全。
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院人事工作；人事檔案管理；重要性
一、醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性
（一）提高醫(yī)院人事管理質(zhì)量。醫(yī)院人事管理質(zhì)量的提升，不僅要對個人表現(xiàn)出的工作狀態(tài)、能力、成績進行監(jiān)管，還要借助人事檔案，嚴格審查個人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、背景等，避免出現(xiàn)學(xué)歷造假、身份造假等情況，所以加強醫(yī)院人事檔案管理，對提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量具有非常重要的作用。（二）增強醫(yī)院對人員的信息保護工作。人員的信息尤其是個人隱私信息是受法律保護的，在法律未允許的前提下不能隨便暴露，醫(yī)院人事檔案管理通過紙質(zhì)、電子形式進行保存，對保護人員檔案信息的安全性加上了“雙保險”，最大限度地避免了因人員信息泄露而產(chǎn)生的嚴重后果。（三）為醫(yī)院完善整體的管理體系添磚加瓦。醫(yī)院人事檔案管理也是醫(yī)院整體管理體系中的重要組成部分，提升其管理效率和質(zhì)量，本質(zhì)上也是推動醫(yī)院整體管理體系的不斷完善，繼而促進醫(yī)院整體管理水平的不斷提升。而隨著檔案管理越發(fā)受到社會的高度重視，其在為醫(yī)院完善整體的管理體系的過程中也發(fā)揮著越來越重要的作用。
二、醫(yī)院人事檔案管理的對策
（一）進一步強化紙質(zhì)檔案保存措施。1.加入防火、防水設(shè)備。目前，醫(yī)院人事檔案的安全管理措施并不到位，部分非常重要的檔案材料、對外合同、醫(yī)院重要人事資料等都被簡單放入柜子里鎖起來，一旦遇到火災(zāi)水災(zāi)，難保這些檔案材料不受損害。所以醫(yī)院檔案管理辦公室要對檔案保存的地方進行防火防水處理。2.及時清理，防止蟲蛀霉變。有些人事當(dāng)時因為常年不動，已經(jīng)嚴重積灰，極易出現(xiàn)蟲蛀霉變等情況。作為檔案管理員，必須要及時清理這些重要檔案，及時噴灑霧狀或放置固體的防蟲劑，同時要定期把檔案拿出來曬一曬，防止其出現(xiàn)霉變。（二）定期更新人事檔案信息。1.讓人員定期填寫最新的檔案信息。人員的某些信息，例如家庭住址、手機號碼等都是可以變換的，為保證檔案信息的真實性，醫(yī)院必須讓每名人員定期填寫最新的檔案信息，重點關(guān)注那些常變動的信息，如上述提到的家庭住址和手機號碼。2.必須修改超過年限的檔案信息。有些檔案信息由于長期封存，已經(jīng)超過了保存年限，對于這些檔案信息，檔案員不能一刀切地把它們?nèi)慷继幚淼?，而是需要重新修訂一些比較重要的檔案信息，如果在修訂過程中發(fā)現(xiàn)有信息不符的地方，一定要及時詢問本人弄清楚信息，這樣才不會讓珍貴的檔案信息資源白白流失。（三）完善電子檔案管理手段。1.開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機APP。電子檔案管理系統(tǒng)通常都是PC版的，但是隨著智能手機的大面積推廣和普及，醫(yī)院作為電子檔案管理系統(tǒng)的擁有者和使用者，必須要緊跟時代潮流，積極與軟件企業(yè)合作開發(fā)與電子檔案管理系統(tǒng)相配套的手機APP，這樣既可以方便檔案管理員的工作，又可以為檔案管理提供軟件層面的“雙保險”，一舉兩得。2.加強系統(tǒng)安全保護，防止病毒入侵。醫(yī)院人事檔案信息非常珍貴，這也會引起網(wǎng)絡(luò)黑客的注意，為避免這些重要的資料遭遇黑手，醫(yī)院必須要協(xié)同網(wǎng)絡(luò)管理部門加強對系統(tǒng)的安全保護工作，通過訂購專業(yè)的防病毒軟件、防火墻、建立內(nèi)外網(wǎng)隔離系統(tǒng)等方式防止病毒入侵。
三、結(jié)束語
綜上所述，本文分析了醫(yī)院人事檔案管理的重要性以及相關(guān)的管理對策，人事檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在提高醫(yī)院的人事管理質(zhì)量、增強醫(yī)院對人員的信息保護工作以及完善醫(yī)院整體的管理體系三個方面，而基于其重要性，相關(guān)的管理對策也需要從紙質(zhì)檔案保存、檔案信息維護以及電子檔案管理升級三個方面進行，多管齊下，從而使人事檔案管理工作邁上新臺階。
【參考文獻】
[1]陳麗.探究人事檔案管理在醫(yī)院人事工作中的重要性[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2016(1).
1、人事檔案管理研究現(xiàn)狀
1.1當(dāng)前人事檔案館的研究情況，近年來，學(xué)界對人事檔案管理的研究主題集中在以下方面：
第一，人事檔案管理問題與對策研究。分析人事檔案管理中存在的問題，提出解決問題的對策，這是人事檔案管理研究中出現(xiàn)頻率最高的研究模式。譬如，王英瑋、周艷研究了人事檔案的所有權(quán)問題、人事檔案相對人的權(quán)利保障問題、人事檔案的管理權(quán)問題及人事檔案的管理模式問題，并提出了相應(yīng)的改革建議。此外，劉琴、范少麗、藺芳、倪麗娟等也分析了人事檔案管理的問題及對策。
第二，人事檔案信息化管理研究。學(xué)界對人事檔案信息化管理的研究，大都是圍繞人事檔案信息化建設(shè)的必要性、問題、對策等方面展開，對不同企事業(yè)單位的人事檔案信息化管理進行專門探討。鄧紹興指出，我國的干部人事檔案信息化，經(jīng)歷了由試點到全面開花的發(fā)展歷程，干部人事檔案信息化還存在缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和總體規(guī)劃，管理軟件開發(fā)編地開花，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平低，信息化人才隊伍建設(shè)還比較薄弱等問題。所以，應(yīng)加強人事檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，促成人事檔案信息資源的共享。
第三，高校人事檔案研究。從論文數(shù)量來看，學(xué)界圍繞如何加強高校人事檔案管理的研究比較關(guān)注，譬如，齊桂秋、張穎指出，需要從高校領(lǐng)導(dǎo)檔案信息化意識、信息化管理機制、信息安全、人才隊伍建設(shè)等方面加強高校人事檔案信息化管理。李冬梅分析了高校人事檔案信息資源整合與利用的問題，并提出了檔案信息資源整合利用的創(chuàng)新方式。
第四，流動人員人事檔案研究。流動人員人事檔案管理是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展進程中的產(chǎn)生的具有中國特色的新課題，是新時期人事制度變革的一項重要內(nèi)容。郭明認為，隨著人事業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，各級人才服務(wù)機構(gòu)管理了相當(dāng)數(shù)量的人事檔案，故應(yīng)加強流動人員人事檔案管理。朱玉媛等分析了我國流動人員人事檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了相應(yīng)的對策。
第五，企業(yè)人事檔案研究。學(xué)界對不同類型的企業(yè)人事檔案展開了研究。譬如，國有企業(yè)人事檔案管理、股份制企業(yè)人事檔案管理、外資企業(yè)人事檔案管理等。譬如。仲玉春認為，目前企業(yè)人事檔案管理機制不健全，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度滯后；部分企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)低，缺乏開拓進取和創(chuàng)新精神；人事檔案管理的方式、手段仍然處在低劣狀態(tài)之中，跟不上時展需要。
第六，人事檔案系統(tǒng)研究。人事檔案系統(tǒng)能夠提高人事檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，有利于實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。學(xué)界主要圍繞為什么要開發(fā)以及如何開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)這兩個主題展開研究。譬如，呂黎江等指出，人事檔案管理在人才戰(zhàn)略中占有重要的地位，為適應(yīng)新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的要求，應(yīng)建立適應(yīng)人才戰(zhàn)略的人事檔案管理系統(tǒng)。邵明提出了人事檔案計算機管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與功能，討論了系統(tǒng)實現(xiàn)的一些設(shè)計策略和實現(xiàn)技術(shù)。趙守清、任秀軍等對所在單位人事檔案管理系統(tǒng)的研究與開發(fā)進行了介紹。
1.2 研究述評
綜上所述，學(xué)界對人事檔案管理的研究已經(jīng)取得了較多研究成果，但存在著一定的偏差與不足：
第一，關(guān)注國內(nèi)人事檔案問題的研究多，借鑒國外人事檔案管理經(jīng)驗的研究少。學(xué)界對于人事檔案管理研究，主要結(jié)合國內(nèi)實際，為了解決我國人事檔案管理中存在的問題而展開研究。
第二，針對個別單位人事檔案問題的研究多，探討人事檔案管理共性問題的研究少。學(xué)界對人事檔案管理的研究，注重結(jié)合單位實際情況，主要針對某一具體單位的人事檔案管理展開研究，這種研究屬于典型的個案研究，經(jīng)驗性比較強，而學(xué)術(shù)性略顯欠缺。
第三，實際問題研究多，理論概括少。系統(tǒng)性探討的文章不多，“特別是關(guān)于人事檔案立法和人事檔案信息公開方面的研究寥寥無幾。”
2、人事檔案管理研究趨勢展望
通過梳理現(xiàn)階段我國人事檔案管理研究的理論成果，未來一段時間內(nèi)的人事檔案管理的研究，需要在以下幾個方面進一步加強。
2.1 加強人事檔案工作改革的研究。關(guān)于人事檔案改革的研究，已有不少學(xué)者提出了一些改革思路，譬如，陳兆?提出要改革人事檔案的“終身制”等等。筆者認為，還需要進一步加強人事檔案改革的研究，研究內(nèi)容主要應(yīng)集中在人事檔案管理體制的改革和人事檔案本身的改革等方面。
關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；電子化分析
一、我國人事檔案電子管理的背景
人事檔案存儲電子化是不可回避的發(fā)展趨勢 與發(fā)達國家相比，我國將新興計算機技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步晚，應(yīng)用程度較為滯后，目前主要用于案案卷的總體管理。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和普及，檔案存儲電子化已成為必然趨勢。
傳統(tǒng)人事檔案工作主要強調(diào)原始記錄紙張的保存，每本案卷具有唯一性，一旦遺失，損毀就難以彌補，失去重要的歷史憑證。人事檔案計算機管理系統(tǒng)，將人事檔案原件保存，建立起電子案卷，查閱檔案主要通過計算機完成，我們認為，這一系統(tǒng)的優(yōu)勢不僅僅在于能通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠程查檔、減少檔案工作人員的工作量和紙質(zhì)案卷的磨損毀壞。更在于實現(xiàn)了人事檔案的信息備份。
二、開展計算機應(yīng)用工作的必要性
2.1 新時期人事工作的迫切需要。進入新世紀以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進，成熟的信息及電子技術(shù)普及到了各行各業(yè)，這也大加快了各項工作信息化的進程，而新時期人事工作更誚走在前面，運用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期人事工作，更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這是新時期人事工作的迫切需要，也是信息化工作發(fā)展的趨勢和必然要求。只有進一步加強計算機應(yīng)用工作，才能檔案工作更好地為人事工作服務(wù)。
2.2 提高人事檔案管理水平的需要。極探索人事檔案管理工作的新路子，建立起與經(jīng)濟體制和人事制度改革相適應(yīng)的人事檔案管理模式，采用現(xiàn)代化管理手段與方式來管理人事檔案，更好地發(fā)揮計算機在檔案管理方面的作用，實現(xiàn)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式。
三、人事檔案管理在當(dāng)前計算機應(yīng)用工作中存在的問題
3.1 重復(fù)操作，數(shù)據(jù)難以共享。隨著計算機應(yīng)用工作的開展，應(yīng)用軟件的開發(fā)和推廣工作也得到了加強，各部門都逐步建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，把人事工作中的主要信息管理起來，為人事工作提供了先進的技術(shù)處理手段，但往往由于各條線沒有采用統(tǒng)一規(guī)范化的應(yīng)用軟件，就造成了重復(fù)操作，數(shù)據(jù)卻不能共享。
3.2 現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用造成資源浪費。隨著科技的發(fā)展，各級人事部門都購進了相當(dāng)數(shù)量的計算機和其他先進的辦公自動化設(shè)備，計算機應(yīng)用和信息應(yīng)用水平卻相對較低，而且大多數(shù)單位的計算機系統(tǒng)基本上是單位狀態(tài)使用，使現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享，計算機效能沒有得到充分發(fā)揮。
3.3 系統(tǒng)提供的信息不能完全滿足人事工作的需要，影響決策。目前，我們的數(shù)據(jù)庫建設(shè)還不完善，可供使用的信息量相對較少，應(yīng)用軟件不能很好地提供出所需的各類統(tǒng)計分析資料，無法滿足實際工作的需要，而且在操作上專業(yè)性增強，使軟件的利用率大大降低。不能及時為領(lǐng)導(dǎo)提供信息和決策依據(jù)。
3.4 工作人員計算機操作水平相對較低，影響了軟件作用的發(fā)揮。由于計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展日新月異，而我們的計算機操作人員大部是原來專門從事檔案工作的人員，計算機專業(yè)水平相對較低，如果不進行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)就難以提高計算機的應(yīng)用水平，難以適應(yīng)工作的需要，也勢必影響計算機作用的發(fā)揮。
四、人事檔案管理與人事信息管理同步化，是實現(xiàn)人事檔案計算機管理的合理模式 人事檔案工作和人事信息工作相輔相成，密不可分。人事檔案往往是人事信息的主要來源和主要記錄方式，人事信息的主要內(nèi)容與人事檔案的原始記錄也應(yīng)是一致的。隨著人事檔案管理信息化程度的不斷提高，這兩項工作雖然不能等同替代，但很多具體項目是重復(fù)的。在現(xiàn)代人事管理模式中，無論是各級組織部門還是基層單位，人事檔案工作和人事信息工作都是相對分離的，分工也很明確，有的還隸屬于不同的職能科室。
各種人事信息系統(tǒng)應(yīng)用面較廣，利用率也較高。但不少單位采集信息時不嚴謹，或由本人直接提供有關(guān)內(nèi)容，或使用一些未經(jīng)校對的現(xiàn)成表格資料，隨意性大。另外人事信息常采取定期采集維護方式，學(xué)歷變化等信息的管理往往相對滯后，以上因素都會造成人事信息失實，影響人事工作的正常開展。在檔案工作與人事信息工作的有機結(jié)合的基礎(chǔ)上，可將檔案管理與人信息這兩類系統(tǒng)合二為一，開發(fā)推廣全國統(tǒng)一或較大領(lǐng)域統(tǒng)一的人事信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案基礎(chǔ)管理工作一信息開發(fā)利用工作的同步化管理。這樣既能減少工作環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動，提高工作效率，又可保證信息的準(zhǔn)確、完整和新鮮，提高信息資源的利用率。
五．強化制度化建設(shè)使人事信息管理更加規(guī)范
因硬件故障、病毒感染、操作失誤等原因造成數(shù)據(jù)丟失、損壞的現(xiàn)象不可避免。檔案工作是一項保管保密要求高的特殊性工作，在這一領(lǐng)域應(yīng)用計算機技術(shù)，建立全面、規(guī)范的管理制度是不容忽視的問題。規(guī)范操作程序，對保密等相關(guān)問題提出明確的要求。制訂更為全面規(guī)范的人事檔案計算機管理制度，使檔案工作人員有據(jù)可依，最大限度地減少管理上的漏洞。
六．提高檔案管理人員技術(shù)水平
由于缺乏有力的約束機制，各單位檔案管理人員配備普遍不足。實行計算機管理要求在較短時間內(nèi)建立數(shù)據(jù)庫，并在日常工作中及時信息維護，檔案管理人員的工作量明顯加大，在遠程查檔剛剛起步的今天，計算機管理帶來的工作效率的相對提高還不明顯。使用檔案管理系統(tǒng)使人員配備不足的矛盾更為突出。多數(shù)單位只能在集中整理檔案期間借用人員使用檔案管理系統(tǒng)。要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的計算機應(yīng)用水平。
七． 計算機技術(shù)在檔案管理工作中的推廣程度應(yīng)視實際情況而定
無論是人事檔案的電子化管理，還是網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息化管理，其所應(yīng)用的都是專用的人事檔案管理系統(tǒng)。那么，人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)以及數(shù)據(jù)庫的建立，都決定了人事檔案管理的完善性。這也就意味著，隨著人事檔案管理模式的變更，相關(guān)的軟件管理系統(tǒng)也要不斷地更新，同時還要將統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和通用的規(guī)范建立起來。然而，隨著人事檔案管理的不斷細化，功能的增多，諸如社會醫(yī)療保障、社會養(yǎng)老保險等等，都需要提取人事檔案作為憑證，那么對于人事檔案管理體提出了更高的要求。隨著人事檔案的應(yīng)用性越來越強，那么，采用計算機技術(shù)進行管理，哪怕字符輸入的失誤，也會改變檔案信息。對于人事檔案進行網(wǎng)絡(luò)信息化管理，主要是對于不同地區(qū)、不同部門的人事檔案進行整合，通過共享接口進入到綠色通道當(dāng)中，輸入正確的密碼，就可以對于有關(guān)人事信息進行查詢。然而，人事檔案的信息化管理卻存在著安全隱患。無論是人事檔案的電子化管理，還是信息化管理，都會存在著由計算機技術(shù)所帶來的各種威脅，諸如計算機出現(xiàn)故障、信息網(wǎng)絡(luò)癱瘓，或者是各種病毒的傳播，都會導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫遭到破壞而導(dǎo)致人事信息丟失。特別是網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，如果沒有建立必要的安全保障措施，甚至于會造成人事檔案信息被盜取的可能。
二、運用云計算優(yōu)化人事檔案管理
（一）云計算
“云”是計算機群的一種形象表達，其是建立在計算機互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的一種計算方式，對于網(wǎng)絡(luò)上所呈現(xiàn)出來的較為分散的布局建立起來一種新型的基礎(chǔ)架構(gòu)。通過云對于本地計算機資源進行整理，是通過互聯(lián)網(wǎng)將本地計算機的瀏覽器以及操作系統(tǒng)接入到云中，采用云計算方式展開各種服務(wù)項目。這種網(wǎng)絡(luò)連接模式不會受到時空的限制，只要需要調(diào)用云中的信息資料，可以隨之使用個人電腦或者手機接入到云上面，而所有的操作并不需要掌握專業(yè)性技術(shù)，就可以在網(wǎng)絡(luò)上完成。
（二）云計算在人事檔案管理中的應(yīng)用
從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上來講，使用云計算進行人事檔案管理，依賴于云計算的優(yōu)勢，能夠解決現(xiàn)代信息化管理的各種弊端。人事檔案管理通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)進行信息化管理，是對于分散的人事檔案重新整合到指定的數(shù)據(jù)庫中。但是，隨著人事檔案管理的覆蓋面擴大，功能性也逐漸增強，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫的存儲功能存在著局限性，很難實現(xiàn)集成化管理模式。云計算，是對于計算機網(wǎng)絡(luò)建立一個統(tǒng)一的入口，本地計算機通過這一入口就可以接入到云中，而在本地計算機的人事檔案管理工作也轉(zhuǎn)向了云端完成。人事檔案信息在轉(zhuǎn)入云端之前，要進行數(shù)字化處理，隨著各項服務(wù)，諸如信息檢索等等也隨著轉(zhuǎn)移到云端。有關(guān)人員要查詢有關(guān)人事檔案的信息，只要使用可以接入網(wǎng)絡(luò)的移動設(shè)備，諸如智能手機等等，就可以接受與人事檔案有關(guān)的服務(wù)。如果此時需要調(diào)用檔案信息，或者是提取檔案，則可以通過網(wǎng)絡(luò)提出調(diào)用請求，經(jīng)過驗證之后，就可以將相關(guān)的業(yè)務(wù)處理完畢?？梢姡捎迷朴嬎氵M行人事檔案管理工作，不但降低了成本，而且提高了服務(wù)效率。
三、人事檔案在網(wǎng)絡(luò)管理中的前景
