發(fā)布時(shí)間：2023-03-17 18:02:40
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的城建檔案論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
(一)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)不全面,觀念落后
城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字化載體那么簡(jiǎn)單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內(nèi)容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計(jì)算機(jī)環(huán)境下,通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進(jìn)行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來(lái)更高的管理效率和更大的利用價(jià)值。如果對(duì)城建檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不全面,對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理相關(guān)功能缺乏清楚的認(rèn)識(shí);不能按照計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)建設(shè)的要求進(jìn)行規(guī)劃,就會(huì)造成建設(shè)初期因缺乏規(guī)劃,無(wú)法充分發(fā)揮作用。事后還要進(jìn)行再次建設(shè),從而使投入資源嚴(yán)重浪費(fèi)。
(二)基礎(chǔ)條件限制,對(duì)城建檔案數(shù)字化水平和質(zhì)量產(chǎn)生根本的影響
城建檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎(chǔ)條件作為保證,如人員、技術(shù)、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會(huì)受到一定的影響。
(三)城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有待細(xì)化
在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關(guān)檔案數(shù)字化的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)目前只有由國(guó)家檔案局于2005年4月的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是直接針對(duì)檔案數(shù)字化工作的。這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)都屬于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),對(duì)檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導(dǎo)意義。但是,在實(shí)際工作中,僅僅依靠這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)是不夠的。還需要制定符合實(shí)際情況的具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。比如有關(guān)城建檔案數(shù)字化工作實(shí)施的細(xì)則、有關(guān)城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點(diǎn)和質(zhì)量管理辦法等。以便強(qiáng)化數(shù)字化工作中的技術(shù)要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質(zhì)量的控制。
(四)城建檔案數(shù)字化人員素質(zhì)有待提高
在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中需要各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人員的參與,人員素質(zhì)的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質(zhì)對(duì)城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。
(五)安全問(wèn)題直接影響
城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問(wèn)題主要來(lái)源于兩個(gè)方面,其一是加工過(guò)程中對(duì)實(shí)體城建檔案的安全問(wèn)題,其二是計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內(nèi)容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中的,成果的管理和利用需要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行,這就涉及到計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預(yù)防等。
二、城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制中問(wèn)題的對(duì)策
(一)采取措施保障
城建檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關(guān)基礎(chǔ)條件的保障。沒(méi)有良好基礎(chǔ)條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質(zhì)量難以提高?；A(chǔ)條件提高的主要方法是通過(guò)城建檔案部門(mén)依據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強(qiáng)城建檔案工作宣傳,獲得社會(huì)用戶(hù)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)支持。目前國(guó)家對(duì)城建檔案工作十分重視,制定了大量有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設(shè)項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收辦法》中規(guī)定,“項(xiàng)目城建檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗(yàn)收或城建檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收”?！吨腥A人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門(mén)在下達(dá)科研計(jì)劃時(shí),同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。城建檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)”。這些要求使得各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案工作的重視程度加大。
(二)做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)前期調(diào)研與組織規(guī)劃
1.開(kāi)展館藏城建檔案情況調(diào)研
館藏城建檔案信息調(diào)查是開(kāi)展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對(duì)實(shí)體館藏城建檔案的管理情況進(jìn)行洋細(xì)調(diào)研。進(jìn)行城建檔案數(shù)字化的一個(gè)重要目的就是為用戶(hù)提供更加方面快捷、高質(zhì)量的城建檔案信息服務(wù)。
2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇
城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設(shè)之后,城建檔案部門(mén)開(kāi)展城建檔案管理和服務(wù)的基礎(chǔ)。因此,應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位或部門(mén)對(duì)城建檔案數(shù)字化所需要達(dá)到的目標(biāo),結(jié)合各個(gè)城建檔案管理軟件開(kāi)發(fā)部門(mén)開(kāi)發(fā)的城建檔案管理軟件的技術(shù)特性正確選擇。一般應(yīng)選擇市場(chǎng)上較為成熟的管理軟件。因?yàn)檫@些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術(shù)。適合于今后對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換。另外,還應(yīng)考慮到城建檔案管理部門(mén)的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時(shí)就應(yīng)當(dāng)選擇功能各自獨(dú)立,操作時(shí)只顯示相關(guān)功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時(shí)加強(qiáng)城建檔案信息的安全保密的要求。
3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍
城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍。《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》對(duì)城建檔案數(shù)字化對(duì)象的確定原則是“應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn),只有符合一定要求的紙質(zhì)城建檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。”其中的原則包括:符合國(guó)家法律法規(guī)的原則、價(jià)值性原則。價(jià)值原則主要指“應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開(kāi)展之前應(yīng)該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個(gè)加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務(wù)、完成每一項(xiàng)任務(wù)所需要的設(shè)備和質(zhì)量要求;以及達(dá)到要求應(yīng)采取的措施。加工流程的制定應(yīng)當(dāng)根據(jù)前期調(diào)研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設(shè)備和人員等情況制定。
4.依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn)
結(jié)合實(shí)際設(shè)定相應(yīng)加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)依據(jù)國(guó)家制定的標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合實(shí)際設(shè)定符合本單位實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的又一關(guān)鍵。目前,國(guó)家制定的檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。在實(shí)際工作中應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),制定符合本單位實(shí)際的城建檔案數(shù)字化具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范以及相應(yīng)參數(shù)。標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)的設(shè)定應(yīng)充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量發(fā)展到T時(shí)代;用戶(hù)對(duì)數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會(huì)有所提高。如果仍然按最低標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)的設(shè)置進(jìn)行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應(yīng)當(dāng)根據(jù)城建檔案部門(mén)城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件,用戶(hù)需求的情況,對(duì)具體城建檔案掃描參數(shù)做適當(dāng)調(diào)整。以滿(mǎn)足管理和利用需求為基礎(chǔ)。
5.加強(qiáng)城建檔案從業(yè)人員的培訓(xùn)
提高業(yè)務(wù)素質(zhì)城建檔案數(shù)字化工作中人員素質(zhì)的高低直接影響數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。為保證數(shù)字化工作能高質(zhì)量完成。必須在開(kāi)展工作之前對(duì)從業(yè)人員進(jìn)行一定的培訓(xùn)。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對(duì)不同人員應(yīng)采取不同的培訓(xùn)內(nèi)容。對(duì)從事城建檔案管理工作多年,特別是對(duì)于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎(chǔ)的城建檔案管理人員的培訓(xùn),主要是加強(qiáng)應(yīng)用新技術(shù)設(shè)備和城建檔案管理軟件的能力。同時(shí),注重加強(qiáng)城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責(zé)任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計(jì)算機(jī)操作和數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用能力。針對(duì)他們的培訓(xùn)內(nèi)容主要是有關(guān)城建檔案管理的基本知識(shí),以及數(shù)字化加工過(guò)程中相關(guān)參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)開(kāi)展工作,減少著錄、分類(lèi)、掃描等方面的錯(cuò)誤。同時(shí),加強(qiáng)城建檔案工作安全意識(shí)方面的教育。
6.加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定
工作城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)重視安全問(wèn)題。加強(qiáng)安全管理,防止城建檔案信息在加工過(guò)程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)從管理和技術(shù)兩方面采取措施。首先,加強(qiáng)規(guī)章制度的建設(shè)。其次,采取措施從技術(shù)手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)器和客戶(hù)端計(jì)算機(jī)與外網(wǎng)實(shí)現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡(luò)入侵和黑客攻擊;加強(qiáng)計(jì)算機(jī)病毒的檢查;對(duì)城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行定期備份。另外,嚴(yán)格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責(zé)任心和較強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)。對(duì)數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認(rèn)識(shí)。
(三)做好城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前期整理工作
城建檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的首要工作是對(duì)傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開(kāi)展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復(fù)和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對(duì)具體城建檔案進(jìn)行鑒定。將具有較高價(jià)值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來(lái),作為數(shù)字化加工的對(duì)象。
(四)加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度
城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量都對(duì)下一環(huán)節(jié)和整個(gè)加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應(yīng)該建立登記制度。例如在城建檔案整理過(guò)程結(jié)束后填寫(xiě)《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表》,詳細(xì)記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。在城建檔案掃描工作結(jié)束后應(yīng)填寫(xiě)《紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表》,登記掃描的頁(yè)數(shù),使實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與城建檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)一致。
(五)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估
城建檔案數(shù)字化工作幵展過(guò)程中,需要對(duì)工作流程中各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查、監(jiān)督、驗(yàn)收及評(píng)估。這是城建檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵手段。通過(guò)檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠按照預(yù)先設(shè)定的技術(shù)要求正常進(jìn)行,對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并通過(guò)調(diào)整各項(xiàng)參數(shù)等方式加以解決。驗(yàn)收包括各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收和總體驗(yàn)收。各環(huán)節(jié)的驗(yàn)收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開(kāi)展?？傮w驗(yàn)收是保證加工成果能滿(mǎn)足城建檔案管理和利用的要求。評(píng)估工作是對(duì)整個(gè)數(shù)字化過(guò)程中,城建檔案的掃描質(zhì)量、城建檔案信息的真實(shí)完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過(guò)制定評(píng)價(jià)指標(biāo)、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行綜合測(cè)試和評(píng)價(jià)。
(六)注重城建檔案信息的深層次加工
城建檔案從傳統(tǒng)載體轉(zhuǎn)化為數(shù)字載體的過(guò)程中,應(yīng)注意城建檔案信息的深層次加工問(wèn)題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡(jiǎn)單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶(hù)提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過(guò)程中完善城建檔案著錄信息,是對(duì)城建檔案深層次加工的一個(gè)重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內(nèi)容包括:文件名稱(chēng)、責(zé)任者、文號(hào)、頁(yè)號(hào)等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉(zhuǎn)化到數(shù)據(jù)庫(kù)中,就很難滿(mǎn)足用戶(hù)的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對(duì)城建檔案工作帶來(lái)的更多優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)字化應(yīng)充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)數(shù)字庫(kù)管理系統(tǒng)對(duì)信息管理所帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)通過(guò)元數(shù)據(jù)對(duì)城建檔案信息進(jìn)行描述?？梢员憩F(xiàn)城建檔案文件的來(lái)源機(jī)構(gòu)的層次關(guān)系,也可以通過(guò)主題標(biāo)引實(shí)現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)城建檔案著錄信息的關(guān)注度。通過(guò)著錄來(lái)描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價(jià)值。特別是對(duì)主題標(biāo)引信息描述,因?yàn)橥ㄟ^(guò)主題標(biāo)引可以增加對(duì)城建檔案信息背景的描述,對(duì)用戶(hù)的檢索具有特別的意義。
三、結(jié)束
城建檔案工作具有非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，在以往的城建檔案工作中，主要都是紙質(zhì)檔案，但是最近幾年，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中也得到了十分廣泛的應(yīng)用，因此，電子檔案也大量的出現(xiàn)在了城建檔案管理的工作中，而傳統(tǒng)的工作形式也受到了非常大的沖擊，因此在管理好檔案之后才能更好的對(duì)其進(jìn)行利用。檔案工作者還要在實(shí)際的工作中不斷的加強(qiáng)自身的工作質(zhì)量和工作水平，還要做好專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，每一個(gè)檔案都有其專(zhuān)業(yè)性，城建檔案利用的過(guò)程中也涉及到很多的內(nèi)容，所以，檔案工作者必須要學(xué)習(xí)與之相關(guān)的知識(shí)，這樣才能更好的保證城建檔案的管理質(zhì)量。在我國(guó)的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，應(yīng)該從多個(gè)角度進(jìn)行檔案工作，檔案工作者要從多個(gè)方面掌握科學(xué)知識(shí)，同時(shí)還要在自身的工作中充分的應(yīng)用這些科學(xué)知識(shí)和理論，這樣才能更好的為檔案工作的順利開(kāi)展提供更好的條件，給檔案信息的使用者也提供更加豐富、更加全面的信息內(nèi)容，這樣才能更好的體現(xiàn)出檔案價(jià)值，也為檔案信息的保管和再利用提供了良好的條件，促使檔案人員積極發(fā)揮自身的職能。很多城建檔案管理工作中,都非常注重檔案人員素質(zhì)的培訓(xùn),還建立了職工教育資金,要求在職人員要具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)、大專(zhuān)以上的理論水平,無(wú)論是科技人員、管理人員還是檔案人員,必須達(dá)到一定的專(zhuān)業(yè)水平,才能上崗,先后取得了大專(zhuān)、本科學(xué)歷,并系統(tǒng)的掌握有關(guān)理論知識(shí),在管理好檔案的同時(shí),利用所學(xué)的理論知識(shí),積極搜取信息,建立信息網(wǎng)絡(luò),互通有無(wú),為科技人員服務(wù),并建立本行業(yè)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖集及科技書(shū)籍供銷(xiāo)點(diǎn),這樣不僅服務(wù)于本單位也給社會(huì)帶來(lái)了效益,有力的促進(jìn)了本地區(qū)工程設(shè)計(jì)的發(fā)展,由于利用管理檔案和熟悉家底的優(yōu)勢(shì),積極向外推薦,已經(jīng)不屬保密范圍的城建檔案,使其在城市建設(shè)上建筑物加固、加層、套用等項(xiàng)目上,積極推薦利用建設(shè)檔案,大大提高了檔案的利用率,也創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。
2管理檔案是為了檔案的再利用
這在城建系統(tǒng)中來(lái)講是很普遍的要求。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,效益觀念已深入人心,由此人們?cè)絹?lái)越重視檔案工作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,也給檔案工作帶來(lái)了生機(jī)和活力。但是在使用城建檔案時(shí),要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點(diǎn),一是對(duì)檔案保密,確定檔案的使用范圍,對(duì)于長(zhǎng)久的檔案,該解密的要及時(shí)解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經(jīng)濟(jì)效益,也要注重社會(huì)效益。城建檔案的價(jià)值一般是隨時(shí)間的推移增加。檔案發(fā)揮作用有一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程,檔案工作具有穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性等特點(diǎn),這就決定了對(duì)檔案工作的投入到見(jiàn)效的周期相對(duì)較長(zhǎng)。所以,在實(shí)際工作中,講究效益要有遠(yuǎn)謀,更要有遠(yuǎn)慮,不可急功近利,竭澤而魚(yú),搞短期行為,如進(jìn)行檔案信息咨詢(xún)服務(wù)見(jiàn)效快,效益明顯,對(duì)比投入的時(shí)間與人力等相對(duì)較多,這無(wú)疑是正確的,但是與此同時(shí),絲毫不能因?yàn)闄n案整理、保護(hù)等基礎(chǔ)工作一半時(shí)見(jiàn)不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開(kāi)發(fā)信息、產(chǎn)生效益,既是現(xiàn)在投入勞動(dòng)的結(jié)果,也是與過(guò)去圍繞這些檔案所做的整理與保護(hù)分不開(kāi)的,現(xiàn)在對(duì)城建檔案整理、保護(hù)工作給予的投入,會(huì)產(chǎn)生長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。如果看不到這一點(diǎn)。不在這方面給予的投入使檔案的質(zhì)量受損,必將給檔案工作造成無(wú)可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過(guò)程中,要謹(jǐn)防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng),要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復(fù)制、交換、轉(zhuǎn)讓中應(yīng)該按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。檔案工作具有機(jī)密性,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理強(qiáng)化保密觀念,落實(shí)保密制度,確定使用范圍時(shí),就要嚴(yán)格把關(guān),不能因?yàn)橛猩鐣?huì)需求,就盲目的使用,否則會(huì)給國(guó)家和社會(huì)造成危害。
3結(jié)束語(yǔ)
（一）收集與利用明顯錯(cuò)位。檔案收集來(lái)源不均衡，影響檔案利用的質(zhì)量和有效性。從整體情況看,檔案資料收集存在地上多、地下少的情況，而來(lái)館利用檔案的工作人員則查尋地下檔案多過(guò)地上檔案。地下管線(xiàn)普查結(jié)果雖然解決了一時(shí)之需，但建立和完善動(dòng)態(tài)管理更有利于提供及時(shí)高效的服務(wù)。以銅陵市長(zhǎng)江路人防地下工程為例，施工前施工單位調(diào)閱了所有沿街工程地質(zhì)勘察報(bào)告、地下管線(xiàn)等檔案，為指導(dǎo)長(zhǎng)江路人防工程的施工提供了大量直接有效的信息。但是，還是有部分地下管線(xiàn)資料缺失，不得不邊施工邊探查。
（二）檔案質(zhì)量仍然不高。目前銅陵市城建檔案館藏檔案重點(diǎn)是民用建筑，由于開(kāi)發(fā)強(qiáng)度高，開(kāi)發(fā)單位資質(zhì)參差不齊，部分檔案在制作時(shí)就存在漏項(xiàng),甚至空白。同時(shí)，檔案館本身也存在只重視館藏?cái)?shù)量,盲目收集,范圍過(guò)于粗放的問(wèn)題。有利用價(jià)值的資料難以準(zhǔn)確、完整的接收進(jìn)館,質(zhì)量難以保證，從而進(jìn)一步制約了檔案的利用。
（三）檔案載體過(guò)于單一。紙質(zhì)檔案收集比較多,特種載體檔案少,滿(mǎn)足不了城建檔案信息化管理的需要。
二、檔案信息化建設(shè)力度不能滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)檔案利用的需要
（一）信息化建設(shè)中,硬件投入滯后。城建檔案信息化要求資源共享與快速流轉(zhuǎn),而目前其硬件配置、網(wǎng)絡(luò)組建仍然滯后。僅靠有限的人力實(shí)施海量城建檔案資源收集、整理、保管、利用顯然不能適應(yīng)信息化快速發(fā)展的要求。
（二）信息化建設(shè)中,軟件或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)節(jié)奏過(guò)緩。軟件或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段的提升,需要縱向和橫向的分步實(shí)施,也就是說(shuō)需要從整個(gè)系統(tǒng)或地區(qū)統(tǒng)籌安排,而目前軟件或系統(tǒng)開(kāi)發(fā)缺乏積極應(yīng)對(duì)，信息化只實(shí)現(xiàn)了目錄信息化。
（三）既有標(biāo)準(zhǔn)亟待統(tǒng)一。如國(guó)土和規(guī)劃所用標(biāo)準(zhǔn)有差異，市政道路與交通道路的標(biāo)準(zhǔn)不相同等，這些對(duì)信息化利用造成了一定的障礙。
三、城建檔案利用的法律、法規(guī)過(guò)于原則化，對(duì)實(shí)際操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)
（一）信息公開(kāi)要求?！吨腥A人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》早在2007年1月17日國(guó)務(wù)院第165次常務(wù)會(huì)議就通過(guò)，自2008年5月1日起施行?！稐l例》從基本原則、公開(kāi)的范圍、公開(kāi)的方式和程序、監(jiān)督和保障等方面進(jìn)行了明確的規(guī)定，是我國(guó)政府信息公開(kāi)的基本法規(guī)。規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)政府信息公開(kāi)工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。國(guó)家按照“公開(kāi)為原則，不公開(kāi)為例外”的基本要求，大力推行政務(wù)公開(kāi)工作。電子政務(wù)是信息公開(kāi)的重要載體。按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享、面向公眾、保障安全”的要求，在加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)的同時(shí)，構(gòu)建網(wǎng)上信息公開(kāi)平臺(tái)。但條例沒(méi)有實(shí)施細(xì)則，具體的辦法需要地方政府制定。針對(duì)城建檔案的管理沒(méi)有形成政府規(guī)范性的文件予以指導(dǎo)。
（二）《中華人民共和檔案法》頒布于1987年，歷時(shí)27年，其中針對(duì)檔案開(kāi)放內(nèi)容過(guò)于寬泛。國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿(mǎn)30年向社會(huì)開(kāi)放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類(lèi)檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以少于30年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開(kāi)放的檔案向社會(huì)開(kāi)放的期限，可以多于,30年，具體期限由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)制訂，報(bào)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)施行。檔案館應(yīng)當(dāng)為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開(kāi)放的檔案。對(duì)于城建檔案館如何操作沒(méi)有可以具體的操作規(guī)程。城建檔案與個(gè)人檔案不同，絕大部分是公共信息，其公開(kāi)的范圍和比例應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)寬于檔案法的要求。
（三）檔案利用的手續(xù)沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定。到城建檔案館利用檔案，如果利用單位產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具單位介紹信和本人身份證，如果利用個(gè)人產(chǎn)權(quán)的檔案要求出具房產(chǎn)證、產(chǎn)權(quán)的身份證和人身份證，如果在辦理房產(chǎn)證之前，可出具購(gòu)票發(fā)票、合同等相當(dāng)于房產(chǎn)屬性說(shuō)明材料等。
（四）檔案利用過(guò)程中的憑證作用沒(méi)有法律規(guī)范。檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。檔案具有憑證作用，中國(guó)人常說(shuō)：“空口無(wú)憑，立字為據(jù)”。檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性才能保證它的憑證作用。
四、外借檔案存在遺失或受污的風(fēng)險(xiǎn)
（一）規(guī)劃系統(tǒng)外，借閱檔案基本上有借無(wú)還，沒(méi)有相關(guān)的制度約束，移失了部分珍貴的檔案，從2005年起銅陵市城建檔案館的檔案只用不借，可以復(fù)印，關(guān)鍵材料可加蓋證明專(zhuān)用章，加以佐證。
（二）在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過(guò)程中，檔案不能保證一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰(shuí)人之手沒(méi)有信息反饋，使檔案去向進(jìn)入相對(duì)盲區(qū)，進(jìn)入盲區(qū)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。辦案人員工作忙，幾個(gè)人所需的案卷委托一個(gè)人來(lái)借，用后檔案不能及時(shí)歸還。
五、如何改善目前檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題
（一）擴(kuò)大檔案的收集范圍，改善館藏檔案結(jié)構(gòu)豐富館藏、藏用結(jié)合是檔案工作的原則。一方面從調(diào)查研究入手，充分了解我市建設(shè)和檔案收集情況，理清收集工作思路，制訂科學(xué)的收集方案，采取積極有效的方法，有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展檔案收集工作，還要采取各種形式，通過(guò)多種渠道，加強(qiáng)對(duì)散存在社會(huì)其它部門(mén)和個(gè)人手中的城市建設(shè)檔案及有關(guān)資料開(kāi)展征集工作。另一方面從利用的要求變化入手，提高檔案工作的針對(duì)性和實(shí)效性。從目前情況看，首先是根據(jù)利用需求，有針對(duì)性地著力提高地下管線(xiàn)檔案收集的力度。目前已初步建立了地下管線(xiàn)檔案管理的專(zhuān)項(xiàng)制度，但普查后的日常收集管理機(jī)制還沒(méi)有完全形成，要根據(jù)近年來(lái)地下管線(xiàn)的新趨勢(shì)，加強(qiáng)與水利、電信、人防等部門(mén)的溝通，重點(diǎn)開(kāi)展雨污分流、三網(wǎng)入戶(hù)、地下商業(yè)開(kāi)發(fā)等重點(diǎn)工程的跟蹤服務(wù)，確保相關(guān)專(zhuān)業(yè)的檔案及時(shí)收集。其次是開(kāi)展工業(yè)、民用建筑以外的檔案收集。如隸屬交通部門(mén)管理的公路段所形成的道路建設(shè)檔案，隸屬教育部門(mén)管理的各類(lèi)學(xué)校所形成的教學(xué)樓實(shí)驗(yàn)樓工程檔案,隸屬衛(wèi)生部門(mén)管理的醫(yī)院、保健站所形成的工程檔案，它們都從不同側(cè)面反映了城市的建設(shè)與發(fā)展變遷。另外還應(yīng)根據(jù)城市文化品味的提升，加強(qiáng)對(duì)本地的地方特色檔案的調(diào)查、整理、收集，如本地的名勝古跡、有文化價(jià)值的老舊街區(qū)與建筑等，這些檔案內(nèi)容的收集進(jìn)館，更能豐富館藏內(nèi)容和優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。最后，為提高工作的有序性，檔案的收集工作應(yīng)制定年度的詳細(xì)工作計(jì)劃和目標(biāo)管理，做到年度計(jì)劃與遠(yuǎn)期工作目標(biāo)相結(jié)合，形成有效的內(nèi)部工作機(jī)制。只有通過(guò)廣泛的調(diào)查研究，摸清“家底”，搞清利用規(guī)律，才能理清收集工作的思路，為制度科學(xué)可行的收集工作方案，提供全面準(zhǔn)確的依據(jù)，也只有進(jìn)一步完善組織管理，才能保證收集工作的健康開(kāi)展和利用效果的不斷提升。
（二）加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化建設(shè)城建檔案的管理逐步向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，建立一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系已經(jīng)成為各檔案館建設(shè)與發(fā)展的必然要求。銅陵市城建檔案館通過(guò)幾年的實(shí)踐，城建檔案數(shù)字化掃描已達(dá)5000多卷，檔案的檢查查詢(xún)更加方便了，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)即時(shí)查詢(xún)，查全率大大提高。下一步改進(jìn)的重點(diǎn)包括以下幾點(diǎn)：一是建立數(shù)字檔案的入館標(biāo)準(zhǔn)，由相關(guān)單位從入館前就形成完整規(guī)范的數(shù)字化檔案，提高綜合效率；二是加快全市地理信息系統(tǒng)的建立，形成統(tǒng)一的數(shù)字平臺(tái)，方便檔案之間的銜接與對(duì)照；三是完善管理的各項(xiàng)軟硬件，在利用上盡早實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢(xún)與利用。
（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，提高檔案透明度政府行政職能和行政方式的轉(zhuǎn)變，要求行政權(quán)力的運(yùn)作依據(jù)、程序、過(guò)程、結(jié)果，除涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的外，都要依法公開(kāi)，做到?jīng)Q策讓公眾參與、執(zhí)行受公眾監(jiān)督，保障公民對(duì)行政管理事務(wù)的知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)，促進(jìn)政府依法行政。這就要求檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變以往對(duì)內(nèi)服務(wù)為主的服務(wù)方向，及時(shí)接收政府及其職能部門(mén)形成的政策性、規(guī)范性、公益性文件，通過(guò)各種方式和途徑向社會(huì)公開(kāi)，提高政府依法行政的效率和透明度，方便公民和法人辦事，增強(qiáng)公眾對(duì)政府法規(guī)、政策的認(rèn)知和認(rèn)同。而檔案部門(mén)要承擔(dān)起政務(wù)信息（包括現(xiàn)行文件和檔案信息）公開(kāi)的職能職責(zé)，必須嚴(yán)格依法管檔。因此，應(yīng)當(dāng)在遵循《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，盡快起草制定適合本地的城建檔案公開(kāi)辦法和實(shí)施細(xì)則，明確公開(kāi)的具體范圍、內(nèi)容和方式，制定詳細(xì)的程序，確保簡(jiǎn)便、高效、合法、適度。
職業(yè)素養(yǎng)是通過(guò)組織管理將工作中必備的素養(yǎng)變成一種文化習(xí)慣。培育職業(yè)素養(yǎng)需要切實(shí)落實(shí)崗位責(zé)任制，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，把工作推向有序、系統(tǒng)、協(xié)調(diào)、效率、負(fù)責(zé)的最佳狀態(tài)。檔案管理工作人員對(duì)于檔案基礎(chǔ)管理工作而言，是至關(guān)重要的管理主題，要完善城建檔案管理基礎(chǔ)工作，就必須提高工作人員的素質(zhì)。首先，必須加強(qiáng)對(duì)城建檔案工作者的專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，使每一位工作人員都能達(dá)到對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行熟練精確的操作。其次，還必須對(duì)檔案工作人員加強(qiáng)其他方面的素質(zhì)培養(yǎng)，比如與建設(shè)工作相關(guān)的一些知識(shí)信息的培訓(xùn)。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，對(duì)檔案工作者的信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)的培訓(xùn)也是必不可少的。除此之外，提高檔案的質(zhì)量是城建檔案管理工作中最為重要的一個(gè)工作任務(wù)。城市建設(shè)需要的及時(shí)有效的信息，城建檔案管理工作人員對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)就必須實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息資源的系統(tǒng)化歸類(lèi)，完善檔案信息資源目標(biāo)工作，加強(qiáng)檔案信息資源的準(zhǔn)確性。
總之，城建檔案工作人員既要掌握檔案工作的原理方法，也要對(duì)不同工程建設(shè)形成的檔案特點(diǎn)、規(guī)律進(jìn)行準(zhǔn)確把握。因此，應(yīng)該培養(yǎng)自身的學(xué)習(xí)習(xí)慣，提高學(xué)習(xí)能力，使自己的業(yè)務(wù)水平不斷得到提高。要以領(lǐng)導(dǎo)為核心，在工作中通過(guò)組織參加培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)研討及解讀新法規(guī)、新規(guī)范等方式，創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，深入地開(kāi)展創(chuàng)建學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)活動(dòng)。努力提高對(duì)城建檔案工作的認(rèn)識(shí)，以適應(yīng)城建檔案管理工作發(fā)展的要求城建檔案主要產(chǎn)生于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、勘察設(shè)計(jì)、施工單位，其積累形成的質(zhì)量將直接影響城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)對(duì)城建檔案的有效利用。
目前，城建檔案工作的重要性已越來(lái)越被全社會(huì)所認(rèn)識(shí)和重視，城建檔案的作用越來(lái)越凸顯。隨著國(guó)內(nèi)建設(shè)水平的快速提高和發(fā)展，新的建筑機(jī)構(gòu)、施工工藝不斷呈現(xiàn)及政策法規(guī)的更新出臺(tái)，城建檔案人員在工作中面臨著信息“管涌”，這種形式“逼迫”城建檔案工作者不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，以適應(yīng)檔案事業(yè)的新發(fā)展。增強(qiáng)服務(wù)不斷創(chuàng)新觀念，以服務(wù)促發(fā)展創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容是城建檔案館服務(wù)工作創(chuàng)新的先導(dǎo)，而信息服務(wù)則是服務(wù)工作內(nèi)容的重中之重。城建檔案工作的本質(zhì)是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要樹(shù)立“寓管理于服務(wù)之中，寓執(zhí)法于服務(wù)之中”的管理理念，樹(shù)立服務(wù)經(jīng)濟(jì)、服務(wù)建設(shè)、服務(wù)民生的新觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，走出傳統(tǒng)的思想誤區(qū)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，深化信息服務(wù)內(nèi)容。把服務(wù)工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向信息的深加工和信息資源的開(kāi)發(fā)利用上來(lái)。
通過(guò)拓寬信息來(lái)源，深化檔案信息加工等手段，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，樹(shù)立城建檔案服務(wù)品牌，展示城建檔案館的地位和作用。伴隨著社會(huì)的發(fā)展和用戶(hù)信息需求的變化，信息服務(wù)也處于不斷發(fā)展和深化之中，當(dāng)前的城建檔案信息服務(wù)正在發(fā)生歷史性的變革，信息服務(wù)的內(nèi)容、方向以及模式也都面臨著新的調(diào)整?？傮w看來(lái)，城建檔案信息服務(wù)已經(jīng)取得了較大進(jìn)步，基本實(shí)現(xiàn)了服務(wù)內(nèi)容綜合化，服務(wù)理念的社會(huì)化，但與其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)相比，城建檔案的利用率還是不盡人意。因此我們應(yīng)該從城建檔案信息服務(wù)創(chuàng)新上下功夫來(lái)吸引公眾的注意力，以引導(dǎo)需求，創(chuàng)造需求，使城建檔案在信息利用方面有進(jìn)一步的提高。
服務(wù)理念的創(chuàng)新城建檔案工作者在新的歷史時(shí)期，應(yīng)該以改革的精神研究新形勢(shì)下的新問(wèn)題、新特點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)城建檔案工作的根本性轉(zhuǎn)變。一是樹(shù)立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理模式向以市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)為導(dǎo)向的管理模式的轉(zhuǎn)變。二是樹(shù)立法制意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案管理工作由經(jīng)濟(jì)、行政手段管理向依法管理轉(zhuǎn)變。三是樹(shù)立信息意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)以城建檔案實(shí)體管理為主向以城建檔案信息開(kāi)發(fā)、利用為主轉(zhuǎn)變。四是樹(shù)立現(xiàn)代化意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)手工和簡(jiǎn)單技術(shù)型管理向城建檔案信息數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變。五是樹(shù)立社會(huì)化意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案的單一型、被動(dòng)型服務(wù)向全方位、全過(guò)程滿(mǎn)足社會(huì)需求的主動(dòng)服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。六是樹(shù)立人才意識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)檔案工作人才意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作人才素質(zhì)由單一專(zhuān)業(yè)型向一專(zhuān)多能型的復(fù)合型轉(zhuǎn)變。
在城市的信息管理中，城建檔案管理有著重要的作用和地位。城建檔案管理電子化發(fā)展是必然的發(fā)展趨勢(shì)。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠提升管理水平，帶來(lái)顯著的管理成績(jī)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用到城建檔案管理中又非常大的優(yōu)勢(shì)，比如計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)量大、檢索迅速、可靠性好、方便查找資料以及成本低等，通過(guò)計(jì)算的這些優(yōu)點(diǎn)可以有效的提高城建檔案管理工作，并且使城建檔案管理工作不斷的規(guī)范化、科學(xué)化。目前，我國(guó)的城建檔案管理工作大多還是人工管理，或者是半人工管理，這無(wú)法充分的發(fā)揮出城建檔案信息的功能。因此，在城建檔案管理中要應(yīng)用計(jì)算機(jī)，提升城建檔案現(xiàn)代化的管理水平，從而適應(yīng)現(xiàn)代化的信息處理。
二、城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)的功能
（一）自動(dòng)化管理城建檔案
計(jì)算機(jī)有著高效并且快速信息處理的能力，并且可以快速的輸出、輸入以及貯存信息，并且可以進(jìn)行推理與判斷，所以在信息處理時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)已為一種核心的手段。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠使管理工作自動(dòng)化，可是將城建檔案進(jìn)行分類(lèi)、分析、提取以及加工處理，從而提升城建檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案信息的使用和開(kāi)發(fā)。
（二）數(shù)字化管理城建檔案
在城建檔案管理時(shí)，紙質(zhì)的檔案信息在錄入時(shí)非常麻煩，需要浪費(fèi)大量人工以及紙張，并且修改和查閱都非常不方便，保管和維護(hù)工作非常繁瑣。城建檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)，就可以使檔案信息更容易錄入、修改、保存和管理，并且檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速的傳遞，以便于檔案信息的使用。因此，城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，降低檔案管理成本，提升檔案的利用率，信息檔案也不會(huì)發(fā)生磨損和丟失，在使用中可以迅速調(diào)取和傳遞，極大的提升了城建檔案管理的效率。
（三）網(wǎng)絡(luò)化信息檢索
目前，在圖書(shū)管理中已經(jīng)廣泛的應(yīng)用信息檢索，并且取得了非常好的效果，獲得了人們的認(rèn)可和支持。在城建檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息檢索網(wǎng)絡(luò)化，在檔案信息檢索時(shí)可以使用脫機(jī)檢索，只能網(wǎng)絡(luò)檢索以及聯(lián)機(jī)檢索，這樣可以實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源的共享，促進(jìn)城建檔案管理水平的提升。
三、計(jì)算機(jī)在城建檔案管理中的應(yīng)用
在城建檔案中應(yīng)用計(jì)算機(jī)首先要收集整理城建檔案信息，這是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)工作。在收集整理檔案信息過(guò)程中，城建檔案管理的工作人員要具有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要掌握先進(jìn)的技術(shù)，充分的動(dòng)腦思考后再進(jìn)行工作，做好城建檔案信息的收集和整理工作，掌握最及時(shí)的資料，為城建檔案管理奠定良好的基礎(chǔ)。在城建檔案管理中，計(jì)算機(jī)知識(shí)起到了輔助的作用，是輔助工具，但是在管理工作中放在首位的應(yīng)該是城建檔案管理工作的管理者。在收集和整理好及時(shí)的資料以后，在輸入計(jì)算機(jī)中，要保證信息的準(zhǔn)確性，否則使用計(jì)算機(jī)管理城建檔案就失去了意義。然后，要對(duì)城建檔案信息進(jìn)行歸納分類(lèi)處理。在城建檔案管理人員收集和整理資料中，很難把完整的資料和信息都收集完整，所以要對(duì)收集的信息進(jìn)行篩選、整理、分類(lèi)以及加工，這樣可以提升城建檔案管理工作的效果。將收集和整理的信息進(jìn)行歸納分類(lèi)，然后輸入到計(jì)算機(jī)中，就能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案管理電子化。最后，要利用計(jì)算機(jī)來(lái)查詢(xún)和提取城建檔案信息。城建信息收集、整理、分類(lèi)然后輸入到計(jì)算機(jī)中就是為了能夠快速的查詢(xún)和提取信息，提升檔案信息的利用率。使用計(jì)算機(jī)管理城建檔案能夠提升資源利用率，有效的降低人力、物力以及時(shí)間的浪費(fèi)?？梢钥s短城建檔案的查閱時(shí)間，及時(shí)的更新檔案信息。在城建檔案管理投入上，只要一次投入就可以，節(jié)約了大量的資金，并且可以多次的產(chǎn)出。通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)管理城建檔案，可以拷貝多份信息，從而擴(kuò)大信息的使用和影響，提升了城建檔案管理工作的質(zhì)量。
四、結(jié)語(yǔ)
建設(shè)工程檔案是指建設(shè)工程從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工全過(guò)程活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存的有價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。
建設(shè)工程檔案資料是指建設(shè)工程項(xiàng)目從籌備到施工和竣工驗(yàn)收過(guò)程中形成并收集和整理的規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料等。
2 建設(shè)工程檔案資料的主要內(nèi)容
2.1 施工準(zhǔn)備階段的主要文件資料
立項(xiàng)文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件；招投標(biāo)文件；開(kāi)工審批文件；建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)有關(guān)負(fù)責(zé)人的信息資料等。
2.2 監(jiān)理方面的主要文件資料
監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題方面的文件資料；監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題方面的文件資料；進(jìn)度控制方面的文件資料；質(zhì)量控制方面的文件資料；造價(jià)控制方面的文件資料；分包單位資質(zhì)方面的文件資料；監(jiān)理通知；合同與其他事項(xiàng)方面的文件資料；監(jiān)理工作總結(jié)等。
2.3 施工方面的主要文件資料（建筑安裝工程）
（1）土建工程（建筑與結(jié)構(gòu)）。施工技術(shù)準(zhǔn)備文件；施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備文件；地基處理記錄；施工圖紙變更記錄；建筑材料、預(yù)制構(gòu)配件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告；施工試驗(yàn)記錄；隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；施工記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。
（2）設(shè)備安裝工程（給排水、電器、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程）。施工記錄；施工圖紙變更記錄；設(shè)備產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)、安裝記錄；預(yù)檢記錄；隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；施工試驗(yàn)記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。
2.4 室外工程
（1）室外安裝工程（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件?/p>
（2）室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路、園林綠化等）施工文件。
2.5 竣工驗(yàn)收文件
（1）工程竣工總結(jié)文件。主要有：工程概況表；工程竣工總結(jié)。
（2）工程竣工驗(yàn)收記錄文件。主要有：?jiǎn)挝唬ㄗ訂挝唬┕こ藤|(zhì)量驗(yàn)收記錄；竣工驗(yàn)收證明書(shū)；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；竣工驗(yàn)收備案表（包括各專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）；工程質(zhì)量保修書(shū)等。
（3）財(cái)務(wù)文件。決算文件；交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表。
（4）聲像、縮微、電子檔案。聲像檔案；縮微品；電子檔案等。
3 建設(shè)工程檔案資料管理中存在的問(wèn)題
3.1 不重視建設(shè)工程檔案資料的管理工作
建設(shè)工程檔案資料的收集和管理工作是建筑工程施工全過(guò)程管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容?？v觀建筑施工現(xiàn)場(chǎng)的管理工作，現(xiàn)在很多施工單位的管理人員只重視施工現(xiàn)場(chǎng)的管理，即：抓工期、抓進(jìn)度、抓節(jié)約，就是不抓施工技術(shù)資料的收集、整理和歸檔等管理工作，造成因工程檔案資料滯后而致使影響竣工驗(yàn)收、影響竣工驗(yàn)收備案、影響工程移交、影響房屋產(chǎn)權(quán)證的辦理等各項(xiàng)工作正常進(jìn)行現(xiàn)象的發(fā)生。
3.2 “以包代管”弊端多多
目前，建筑工程施工過(guò)程中的檔資料收集和管理實(shí)施“以包代管”現(xiàn)象較為普遍。由于建筑市場(chǎng)管理方面的原因，大部分施工企業(yè)的老板為圖省事，將工程檔案資料的收集和管理工作承包給社會(huì)上的其他有關(guān)人員去做，造成了施工企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)職資料員形同虛設(shè)現(xiàn)象的發(fā)生。目前，這些社會(huì)人員承包“工程檔案資料的收集和管理”已形成了一種職業(yè)，同時(shí)這些社會(huì)人員也成為了真正的社會(huì)“專(zhuān)職資料員”。
由于這些社會(huì)“專(zhuān)職資料員”無(wú)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、無(wú)固定場(chǎng)所、無(wú)資質(zhì)、無(wú)主管部門(mén)管理，所以他們收集整理的資料不規(guī)范現(xiàn)象較為普遍。
3.3 弄虛作假、不規(guī)范現(xiàn)象普遍
3.3.1 “資料員”不在施工現(xiàn)場(chǎng)
由于施工企業(yè)對(duì)這些社會(huì)上的“專(zhuān)職資料員”支付的承包費(fèi)不是很高，所以就出現(xiàn)了一個(gè)“專(zhuān)職資料員”要承包若干個(gè)工程項(xiàng)目的現(xiàn)象。這些“專(zhuān)職資料員”不但每天要跑若干個(gè)工地收集資料，每天要跑若干個(gè)工地應(yīng)付來(lái)自各方面的各類(lèi)型的檢查工作，更重要的是還要回到家里“做資料”，所以他們沒(méi)有時(shí)間也不可能每天都固定在一個(gè)施工現(xiàn)場(chǎng)。
3.3.2 現(xiàn)場(chǎng)記錄不真實(shí)
由于這些“專(zhuān)職資料員”不在施工現(xiàn)場(chǎng)，所需資料只能是在家“閉門(mén)造車(chē)”。如施工日志的記載：僅憑施工負(fù)責(zé)人的口述情況進(jìn)行記錄，造成施工日志過(guò)于簡(jiǎn)單，不連續(xù)，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，只是對(duì)每天的日期、停水停電、現(xiàn)場(chǎng)施工的內(nèi)容進(jìn)行記錄，而對(duì)當(dāng)天施工中遇到的質(zhì)量、安全方面的問(wèn)題、隱蔽工程驗(yàn)收方面的問(wèn)題及解決問(wèn)題的辦法和時(shí)間要求等實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容卻沒(méi)有記載。
3.3.3 檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定超前
根據(jù)社會(huì)“專(zhuān)職資料員”在家“閉門(mén)造車(chē)”的特性，筆者發(fā)現(xiàn)，幾乎每個(gè)工程的檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程的檢查驗(yàn)收記錄資料都是在未進(jìn)行檢查驗(yàn)收之前做好的，且檢查驗(yàn)收的內(nèi)容也都是完全一樣的，其驗(yàn)收結(jié)論也都是相同的。
3.3.4 檢查驗(yàn)收記錄填寫(xiě)不規(guī)范
例如：保證項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫(xiě)不詳細(xì)不具體，驗(yàn)收意見(jiàn)均填寫(xiě)為“符合要求”、“滿(mǎn)足規(guī)范要求”等一概而論，且不用文字說(shuō)明，隨隨便便地用符號(hào)代替。再如：規(guī)范要求主控項(xiàng)目的合格率必須是100%，即不允許出現(xiàn)不合格的點(diǎn)和處，如現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)不合格點(diǎn)或處應(yīng)及時(shí)返工。但在有的資料里面會(huì)出現(xiàn)主控項(xiàng)目不合格評(píng)定記錄的現(xiàn)象。
3.3.5 檔案資料缺項(xiàng)不完整
例如：混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告缺項(xiàng)較多現(xiàn)象普遍。究其原因是：“專(zhuān)職資料員”認(rèn)為商品混凝土生產(chǎn)企業(yè)提供有全套資料，施工現(xiàn)場(chǎng)就不需要再留試塊了，或者是每層留一組作為備用即可。這樣不但造成了保證資料缺項(xiàng)的現(xiàn)象，而且還給混凝土強(qiáng)度等級(jí)的評(píng)定工作帶來(lái)了較大的困難。因?yàn)樵诿恳粋€(gè)樓層里最少要有三種（如：C20用于構(gòu)造柱、C25用于樓梯、C30用于梁板墻等）強(qiáng)度等級(jí)的混凝土出現(xiàn)，僅有一組試塊是無(wú)法對(duì)其進(jìn)行評(píng)定的。
4 防治措施
4.1 提高認(rèn)識(shí)，重視管理
建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理機(jī)構(gòu)都要共同重視工程檔案資料的管理工作，要充分認(rèn)識(shí)到工程檔案資料的重要性，只有準(zhǔn)確認(rèn)真的做好工程檔案資料的收集和管理工作，才能夠正確地評(píng)價(jià)工程質(zhì)量等級(jí)，才能夠保證工程竣工結(jié)算的順利進(jìn)行。所以，施工單位的項(xiàng)目經(jīng)理或總工程師要親自抓好工程檔案資料的收集整理和管理工作，建設(shè)單位和監(jiān)理機(jī)構(gòu)要協(xié)助和監(jiān)督施工企業(yè)做好工程檔案資料的收集整理和管理工作，主要參建單位齊抓共管，一定能夠做好工程檔案資料的收集整理和管理工作。
4.2 加強(qiáng)政府監(jiān)管，規(guī)范檔案管理
根據(jù)目前建筑工程施工過(guò)程中實(shí)施由社會(huì)“專(zhuān)職資料員”對(duì)工程檔案資料收集和管理的實(shí)際情況，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門(mén)要對(duì)這部分社會(huì)力量引起足夠的認(rèn)識(shí)，要加強(qiáng)對(duì)他們的正確引導(dǎo)，組織有關(guān)專(zhuān)家對(duì)他們進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，定期不定期的對(duì)他們的工作進(jìn)行互檢和聯(lián)檢，提高他們的技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量，已達(dá)規(guī)范建設(shè)工程檔案收集整理和管理工作的有序開(kāi)展。
4.3 齊抓共管，杜絕弄虛作假現(xiàn)象
住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門(mén)及建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站和城建檔案館要形成三位一體的監(jiān)督機(jī)制，在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門(mén)對(duì)他們正確引導(dǎo)、組織培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站對(duì)其實(shí)施過(guò)程監(jiān)督，城建檔案館在工程竣工驗(yàn)收前的檔案資料預(yù)驗(yàn)收過(guò)程中、對(duì)竣工工程檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，使工程檔案資料從施工全過(guò)程到進(jìn)入檔案館入庫(kù)過(guò)程中都能得到有效的管理，使其建設(shè)工程檔案資料的收集整理和管理工作逐步走向正規(guī)化和規(guī)范化。
1.1房產(chǎn)檔案為城市建設(shè)過(guò)程中住房拆遷提供有效的憑據(jù)在城市發(fā)展過(guò)程中，為保證城市發(fā)展的質(zhì)量，提高城市建設(shè)水平，必須根據(jù)城市重建的系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計(jì)，拆除一部分建筑物，對(duì)城市的布局進(jìn)行重新安排，這個(gè)過(guò)程會(huì)涉及到房屋拆遷的問(wèn)題。拆遷問(wèn)題已經(jīng)成為現(xiàn)階段社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，也是城市建設(shè)工作中的難點(diǎn)問(wèn)題。要保證城市建設(shè)過(guò)程中拆遷工作的準(zhǔn)確無(wú)誤以及被拆遷人的合法權(quán)利不受到侵害，拆遷單位就必須通過(guò)房產(chǎn)檔案準(zhǔn)確核實(shí)拆遷房屋的所有權(quán)人、建筑物面積、結(jié)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)證以及權(quán)利是否完整性等信息，利用房產(chǎn)檔案提供的真實(shí)信息，才能夠有效的解決拆遷過(guò)程中產(chǎn)生的一些關(guān)于房屋的問(wèn)題，確保房屋拆遷工作能夠順利進(jìn)行，為城市建設(shè)提供保障。
1.2房產(chǎn)檔案能夠?yàn)榉课蓍_(kāi)發(fā)商順利房地產(chǎn)市場(chǎng)提供有利的支持房地產(chǎn)商進(jìn)行房地產(chǎn)市場(chǎng)開(kāi)發(fā)的最終目的是獲得較大的利潤(rùn)，促進(jìn)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)投資和風(fēng)險(xiǎn)都比較大的行業(yè)，開(kāi)發(fā)過(guò)程中涉及的環(huán)節(jié)也比較多，房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)要取得房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)的順利，就必須進(jìn)過(guò)詳細(xì)的市場(chǎng)分析，而房地產(chǎn)檔案能夠?yàn)榉康禺a(chǎn)開(kāi)發(fā)的市場(chǎng)分析提供重要的參考。通過(guò)查閱房地產(chǎn)檔案可以詳細(xì)了解到各種類(lèi)型商品房的修建、銷(xiāo)售以及房屋空置率情況，從而準(zhǔn)確分析出市場(chǎng)上已經(jīng)趨于飽和和急需的商品房類(lèi)型，在開(kāi)發(fā)前期做出準(zhǔn)確的定位和選擇，同時(shí)還可以對(duì)商品房的戶(hù)型和面積做出正確的定位，正確的定位對(duì)于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的投資和收益起著至關(guān)重要的作用。所以，房地產(chǎn)檔案在房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)過(guò)程中占據(jù)著重要地位，在城市建設(shè)過(guò)程中也具有重要意義。
1.3房產(chǎn)檔案為城市建設(shè)中的防災(zāi)減災(zāi)提供重要的保證隨著建筑規(guī)模的不斷擴(kuò)大，建筑中自然災(zāi)害或火災(zāi)等事故的頻發(fā)，提高了建筑單位對(duì)建筑安全的重視度。如何規(guī)避火災(zāi)等安全事故，減小自然災(zāi)害對(duì)房屋建筑的破壞，這就需要大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。房產(chǎn)檔案作為城市規(guī)劃和基礎(chǔ)建設(shè)的重要?dú)v史記錄，在抵御自然災(zāi)害方面有著非常重要的作用。建設(shè)單位可以通過(guò)查閱房產(chǎn)檔案中的房屋類(lèi)型和結(jié)構(gòu)，制定出科學(xué)、合理的房屋建設(shè)規(guī)劃，優(yōu)化房屋建設(shè)技術(shù)，提高房屋建設(shè)中建筑材料的質(zhì)量，優(yōu)化房屋結(jié)構(gòu)，最大限度的減小自然災(zāi)害或火災(zāi)等安全事故對(duì)房屋的破壞，提升整個(gè)城市的安全，對(duì)促進(jìn)城市健康發(fā)展有十分重要的作用。
2如何充分發(fā)揮出房產(chǎn)檔案在城市建設(shè)中的重要作用
房產(chǎn)檔案對(duì)城市建設(shè)具有非常重要的意義，它能夠?yàn)槌鞘薪ㄔO(shè)提供有效的信息參考和保障，能夠提高城市建設(shè)的質(zhì)量水平，促進(jìn)城市健康有序的發(fā)展。但是，在城市建設(shè)過(guò)程中如何充分發(fā)揮出房產(chǎn)檔案的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)該從這幾方面深入分析。首先，提高房產(chǎn)檔案的質(zhì)量，增強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，房產(chǎn)檔案記錄的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到城市建設(shè)的質(zhì)量，司法鑒定和經(jīng)濟(jì)適用房的建設(shè)都需要參考房產(chǎn)檔案，并對(duì)房產(chǎn)檔案中的歷史記錄進(jìn)行分析，只有這樣才能保證司法鑒定的結(jié)果合法性、科學(xué)性，才能在城市建設(shè)過(guò)程中順利進(jìn)行經(jīng)濟(jì)適用房的建設(shè)。所以房產(chǎn)檔案管理人員在工作過(guò)程中要堅(jiān)持以人為本，提高房產(chǎn)檔案的質(zhì)量。其次，優(yōu)化房產(chǎn)檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的房產(chǎn)檔案管理的有效整合，建立完善的信息系統(tǒng)，在信息平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案的共享，為城市建設(shè)的發(fā)展提供更高效的工具，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行房產(chǎn)信息的收集和傳播，為城市建設(shè)過(guò)程中的科學(xué)決策提供更加豐富的資源保證，促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)城市建設(shè)的順利開(kāi)展也有非常重要的作用。最后，城市建設(shè)過(guò)程中加大房產(chǎn)檔案的利用率，通過(guò)參考房產(chǎn)檔案，分析房產(chǎn)檔案中的歷史記錄，制定合理、科學(xué)的城市建設(shè)規(guī)劃，在城市建設(shè)前期確定城市發(fā)展的定位，為城市建設(shè)的順利開(kāi)展和質(zhì)量提供有力的支持。
3結(jié)束語(yǔ)
1.1社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)。所謂的檔案意識(shí)就是指公眾對(duì)檔案本身、檔案利用價(jià)值、工作人員的性質(zhì)以及工作方式等方面的認(rèn)識(shí)，除此之外還包括人們對(duì)檔案工作所承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)的觀點(diǎn)和看法。但是，由于受到我國(guó)傳統(tǒng)思想文化的影響，檔案管理工作人員的社會(huì)檔案意識(shí)明顯不夠。很多公眾只是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案管理法律法規(guī)進(jìn)行了解和認(rèn)識(shí)，嚴(yán)重地忽視了自身作為權(quán)利的使用者這一方面，因此，有些群眾還沒(méi)有完全了解到自己所擁有的基本利益，更談不上對(duì)自己所擁有的權(quán)利進(jìn)行執(zhí)行，所以說(shuō)，檔案法律法規(guī)從某種程度上還具有缺陷。長(zhǎng)此以往，群眾在利用檔案時(shí)，如果自身權(quán)利受到了嚴(yán)重地侵犯，很難進(jìn)行維護(hù)。群眾社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)是檔案開(kāi)放利用過(guò)程中比較嚴(yán)重的問(wèn)題之一。要想對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行改善，檔案管理部門(mén)需要加大宣傳的力度，讓公眾全面地了解檔案管理。在利用檔案信息的過(guò)程中，公眾還應(yīng)該遵守相關(guān)的政策和法規(guī)，來(lái)提升檔案開(kāi)放利用的高效性。
1.2法制建設(shè)滯后性較強(qiáng)。近年來(lái)，社會(huì)體制改革在不斷加快，我國(guó)的檔案管理工作也邁入了新的階段，檔案管理體系得到了不斷改進(jìn)和完善。從檔案管理工作上看，完善的法律法規(guī)體系是促進(jìn)檔案管理工作高效進(jìn)行的重點(diǎn)。但是，不得不說(shuō)我國(guó)的法制建設(shè)還存在著嚴(yán)重的落后現(xiàn)象，有些法律幾乎沒(méi)有得到過(guò)修改，和現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀完全不相符。這勢(shì)必會(huì)影響到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，尤其是檔案管理工作。雖然有些學(xué)者對(duì)檔案的法制建設(shè)工作在不斷研究，并且也取得了一定的成績(jī)，但是修改法律的行為并沒(méi)有得到落實(shí)。有些地區(qū)的檔案管理工作中的法制建設(shè)的內(nèi)容并沒(méi)有得到工作人員的重視，所以說(shuō)，檔案管理工作中法制建設(shè)的滯后性是比較突出的問(wèn)題，亟待解決。另外，現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基本得到了普及，電子檔案形式比較常見(jiàn)，檔案信息的安全性也應(yīng)該得到保障。因此，為了提升檔案信息的安全性，加強(qiáng)檔案管理法制建設(shè)工作越來(lái)越重要。
1.3檔案人員素質(zhì)不高。檔案人員是進(jìn)行檔案管理的主體，掌管了檔案從收集、整理、分類(lèi)、鑒定和提供利用的全部過(guò)程，也就是說(shuō)檔案的命運(yùn)都在其手中掌握。但由于受傳統(tǒng)管理體制影響，以往我國(guó)檔案部門(mén)對(duì)檔案管理人員的調(diào)配多注重政治素質(zhì)，而忽略了綜合素質(zhì)，特別是專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，而且檔案管理隊(duì)伍年齡偏大，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，這直接影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。因此，在檔案開(kāi)放利用法制建設(shè)進(jìn)程中，急需加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的隊(duì)伍建設(shè)，從知識(shí)水平、信息意識(shí)和分析判斷能力上充實(shí)和提高檔案從業(yè)人員的整體綜合素質(zhì)。
2改善檔案開(kāi)放利用法制建設(shè)的解決對(duì)策
2.1提高社會(huì)的檔案意識(shí)。人們對(duì)法的深刻領(lǐng)悟和衷心擁護(hù)是檔案法律法規(guī)貫徹實(shí)施的最主要保障，因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該加大宣傳的工作力度，增加宣傳途徑，全方位開(kāi)展相關(guān)法律常識(shí)的宣傳，才能為公民樹(shù)立良好的檔案意識(shí)。首先，通過(guò)廣播、電視、講座、報(bào)紙等盡可能多的方法和途徑進(jìn)行全面徹底的普法宣傳，使每一個(gè)公民能夠時(shí)時(shí)刻刻接受普法教育，建立起維護(hù)自身檔案利用權(quán)和公共信息知情權(quán)等權(quán)利的法律意識(shí)。第二，大力加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律宣傳方式的創(chuàng)新工作，通過(guò)增強(qiáng)內(nèi)容和形式等措施吸引公眾的關(guān)注，提高他們對(duì)檔案信息的興趣和求知欲。以趣味性、娛樂(lè)性、知識(shí)性、技藝性、生活性、懸疑性等方式將相關(guān)的內(nèi)容介紹給普通民眾，通過(guò)進(jìn)一步加強(qiáng)和完善相關(guān)的咨詢(xún)途徑及時(shí)獲取公眾的立法意見(jiàn)和建議。
2.2健全和完善檔案開(kāi)放利用的法律法規(guī)體系。隨著我國(guó)民主和法治的進(jìn)程加快，公民權(quán)利意識(shí)和公眾意識(shí)正在逐步增強(qiáng)。在我國(guó)，一切權(quán)利屬于人民，國(guó)家機(jī)關(guān)必須依靠人民的支持，充分參考人民的意見(jiàn)并接受他們的監(jiān)督，真正做到為人民服務(wù)。在實(shí)際的國(guó)家管理工作中，人民有權(quán)利積極參與并進(jìn)行管理，而實(shí)現(xiàn)對(duì)的管理及監(jiān)督的前提條件是公民享有知情權(quán)，只有知情以后才能真正行使民主管理的權(quán)力。所謂知情權(quán)，是指知悉、獲取信息的自由與權(quán)利，公民有權(quán)利作為最大的信息生產(chǎn)者和信息擁有者獲取政府等部門(mén)的有關(guān)決策、政務(wù)以及涉及到自身合法權(quán)益等方面的信息。
2.3加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的隊(duì)伍建設(shè)。當(dāng)前，隨著政府信息逐漸向公眾而開(kāi)發(fā)，對(duì)于檔案人員的素質(zhì)修養(yǎng)以及管理能力都有了更高一層的要求。其自身不僅要具備專(zhuān)業(yè)的技能知識(shí)，還要擁有較高的綜合素質(zhì)水平，加強(qiáng)樹(shù)立正確的人生價(jià)值觀，始終保持嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)謹(jǐn)保護(hù)國(guó)家的機(jī)密信息，全面掌握相關(guān)的法律知識(shí)，加強(qiáng)建立完善的檔案管理體系，制定出嚴(yán)格的規(guī)章制度，從而確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。其次，檔案人員還要熟練的使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將更多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際的管理工作中，以此來(lái)不斷提高工作效率與質(zhì)量，建設(shè)高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍，全心全意的為人們服務(wù)，逐步提高檔案資源的利用，促進(jìn)檔案開(kāi)放利用的可持續(xù)發(fā)展。
3結(jié)論
