發(fā)布時間：2023-05-18 16:58:43
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案的管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-0278（2013）08-079-01
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案的載體經(jīng)歷了從紙質(zhì)檔案到電子檔案的演變，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案逐漸成了檔案管理重要形式，做好電子檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。
一、電子檔案所引發(fā)的問題
首先，電子檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷電子檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。
其次，電子檔案完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件編輯時，如不及時保存，經(jīng)常會因為斷電等原因?qū)е滦畔G失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
最后，電子檔案對元數(shù)據(jù)和背景信息有很強的依賴性。一方面電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌。另一方面，電子檔案的前身是電子文件，其傳送往往是在網(wǎng)絡(luò)上進行，操作者互不見面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，而是常常被存放在其他地方，如果事先不提供或補充這部分背景信息，將會給將來的檔案的有效利用帶來隱患。
二、如何做好電子檔案管理的措施
1.采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)保存。
2.要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性進行鑒定。
3.要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復(fù)制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而對電子文件進行特定的保護。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。電子檔案需傳輸時，要使用局域網(wǎng)，讓電子檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給電子檔案的傳輸控制在一個IP地址范圍內(nèi)，防止檔案流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的ip地址，這樣就可以有選擇的進行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行過濾，檢測不安全的攻擊行為。
4.要根據(jù)電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)各個環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣才能向社會提供有利的信息資源，才能順應(yīng)時代的發(fā)展，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。
（一）做好電子檔案使用中的控制與管理
首先要進行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進行確認(rèn)后，再進行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。
（二）優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍
【關(guān)鍵詞】電子檔案管理； 紙質(zhì)檔案管理； 安全管理； 措施
隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，使得文件的存儲形式發(fā)生了巨大變化，電子文件漸漸取代了紙質(zhì)文件，成為了一種最為重要的檔案存儲形式。為了更加有效地保護珍貴的歷史資料，有保存價值的紙質(zhì)資料必須要采用電子檔案這樣的保存方法。當(dāng)前，電子檔案由于技術(shù)水平、技術(shù)力量方面的欠缺，與紙質(zhì)檔案管理相比相關(guān)的保護技術(shù)還不是很完善。為了很好地應(yīng)對新的檔案管理模式，維持電子檔案管理有效性，必須要采取一些措施，對紙質(zhì)檔案、電子檔案兩者的管理現(xiàn)狀、保護技術(shù)差異進行深入的分析，并提出具有實際可行性的電子檔案保存對策，最后找到一個適合電子檔案管理的現(xiàn)代化管理模式。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在保管中的差異
（一）管理觀念上的差異。檔案的一個重要環(huán)節(jié)就是對電子文件進行歸檔，過去缺乏專業(yè)知識和專業(yè)設(shè)備，沒有引起高度關(guān)注，要么將其作為副本、資料保管，要么把它拒之門外。長期以來，檔案管理主要采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思維模式，想要進行電子檔案認(rèn)識的轉(zhuǎn)變，就必須要構(gòu)建新的電子檔案管理運用思想模式，把“后現(xiàn)代管理觀念”運用于電子檔案管理，而不能再拘泥于紙質(zhì)檔案的“現(xiàn)代管理觀念”。
（二）保存壽命的差異。紙質(zhì)文件的字跡、制成材料及字跡材料將會永遠(yuǎn)的成為一體。它的內(nèi)部因素、保護環(huán)境直接影響了它的使用壽命。而電子檔案就不一樣，電子檔案的內(nèi)部因素、保護環(huán)境對它的使用壽命有影響，但起到關(guān)鍵影響的要數(shù)技術(shù)革新。電子文件的形成就要依賴于計算機將載體和信息結(jié)合，它的識別也需要通過計算機。
（三）保護措施的差異。當(dāng)前，防和治是紙質(zhì)檔案最為重要的保護措施。防指的是減少或杜絕不利因素對檔案制成材料的破壞程度，這是一種致力于改善檔案保護環(huán)境的保護措施。治指的是處理那些已損壞或存在不利長久保存因素的檔案，盡可能修復(fù)損壞檔案，使其恢復(fù)原貌，同時，加強檔案抵御不利因素的能力。電子檔案與紙質(zhì)檔案在保存環(huán)境、自身特性方面存在很大的不同，電子檔案要想長期使用，不僅要注重保存環(huán)境，更要以電子文件的邏輯特性、物理特性為依據(jù)展開維護。
（四）自然保存環(huán)境對載體影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案在載體性質(zhì)上存在巨大差異，因而兩者有著不同的保存環(huán)境要求。
1.溫、濕度影響的差異。電子檔案和紙質(zhì)檔案有著不同的載體性質(zhì)，因而磁性載體、光盤和紙張深受不合適的溫、濕度影響。先談?wù)劀囟群蜐穸仁侨绾斡绊懠垙埖?，高溫高濕可以加快紙張的水解―氧化反應(yīng)，內(nèi)部化學(xué)反應(yīng)使得紙張的字跡材料發(fā)生洇化、擴散的現(xiàn)象。而溫度和濕度對電子檔案有著不同的影響方式，不合適的溫、濕度將降低磁性載體、光盤載體的壽命，同時會加快各種因素的作用，進而使得制品發(fā)脆。磁性載體選用耐高溫的聚酯作為材料的盤基，但如果長期處于高溫環(huán)境，它可能就會發(fā)生變形。此外，溫度的變化也會造成聚酯盤基膨脹或收縮，進行使得盤基和磁性涂層之間有效接合、盤基穩(wěn)定性都受到影響。光盤載體選用鋁、塑料及多碳材料作為載體材料，一般情況下，高溫易使得這些材料發(fā)生變形。一旦光盤表面發(fā)生細(xì)微彎曲，數(shù)據(jù)讀寫、激光束精確定位都將受到影響。當(dāng)處于濕度大的保存環(huán)境，磁性載體涂層粘合劑容易發(fā)生吸水、脫落而造成涂層的移位、變形，極易使得記錄信息遺失。由此可以得出結(jié)論：溫度、濕度對紙質(zhì)檔案、電子檔案都有著不同程度的影響。
2.灰塵影響的差異?；覊m給紙張帶來的負(fù)面影響是很多的，包括機械磨損、帶來霉菌及使紙張粘結(jié)成“檔案磚”等。而灰塵給電子檔案帶來的載體損壞主要來自三個方面：一是物理損壞，二是化學(xué)損壞，三是生物損壞。物理損壞主要是由污染、磁盤、磁帶、光盤載體表面受到劃傷造成的，其后果就是使得記錄信息受到損毀；化學(xué)損壞主要由灰塵中的化學(xué)成分造成磁盤、磁帶、光盤載體發(fā)生腐蝕、降解而毀壞，其后果就是使得記錄信息消失不見；生物損壞主要是因為灰塵作為霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地而引發(fā)了霉菌孢子的傳播，霉菌分泌的酶和有機酸對磁性載體和光盤有巨大傷害作用，其后果就是使得數(shù)據(jù)發(fā)生丟失。
3.外來磁場和機械振動影響的差異。對紙質(zhì)檔案來說，機械振動、磁場對其是沒有影響的。對電子檔案來說，機械振動、磁場對其磁性載體有著很大的影響。磁性載體材料中的磁性涂層的剩磁感應(yīng)強度決定著信息的記錄和讀取。當(dāng)磁性涂層剩磁消失時，磁體載體記錄的信息將消失不見。磁性載體極易受到外來磁場的作用，其結(jié)果就是磁性涂層剩磁發(fā)生退磁或磁化，使得信噪比降低、信號失落，不僅損壞了記錄信息，還使得讀出效果變差。一個客觀事實是，生存的環(huán)境存在很多電磁干擾，如變壓器、放大器、電動機、電視機等。因此，進行電子檔案保存時，要將磁性載體放置有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)，要盡可能地避免外磁場影響、避免強烈的機械震動。
（五）管理人員素質(zhì)要求的差異。與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案保存有著更加嚴(yán)格的技術(shù)、理論要求，這就要求電子檔案管理人員不僅需要擁有傳統(tǒng)檔案管理知識，還要擁有新的電子檔案管理的方法和技術(shù)。
二、 電子檔案的安全管理策略
（一）改善電子檔案宏觀管理的對策。主要有以下3點：
1.加快相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定。當(dāng)前，電子檔案管理需要相對復(fù)雜的技術(shù)環(huán)境，因而采用更加科學(xué)、更加標(biāo)準(zhǔn)的管理方法，這樣管理起來才會更加全面、細(xì)致。為了推進電子檔案管理，我國制定了《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理》要求和《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)，前者規(guī)范了CAD電子文件的光盤存儲和保管，后者對電子文件、電子檔案的收集、整理、歸檔、移交、保管等方面進行了細(xì)致的規(guī)定。
2.加強電子檔案的安全防護工作。電子檔案管理的一個重中之重就是電子檔案的安全防護工作，一是要想做好安全防護工作就需要嚴(yán)格把關(guān)信息存儲載體制成材料，電子檔案制成材料的質(zhì)量直接關(guān)系到電子檔案載體的保存壽命的長短。二是從環(huán)境和設(shè)備的安全、良好的室內(nèi)環(huán)境、機器設(shè)備和磁介質(zhì)處于適宜溫度環(huán)境等方面保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實體安全。三是從使用權(quán)限、文件屬性、登錄限制等方面保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全，這樣的話就有利于服務(wù)器文件、數(shù)據(jù)的保護。四是重視、做好數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)工作，確保數(shù)據(jù)庫、檔案信息的完整性、安全性。五是從安裝防毒軟件、防范網(wǎng)絡(luò)攻擊等方面預(yù)防病毒。另外，需要注意的是不要隨意地使用外來磁盤、光盤，在使用時要進行病毒檢測，看是否存在病毒。
3.加強對電子檔案管理知識的培訓(xùn)。近年來，社會更加青睞于辦公自動化，隨之帶來了更多的電子檔案。在這種背景下，檔案人員不僅需要擁有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理知識，還需要具備電子文件、電子檔案管理知識，如此才能很好地順應(yīng)時代潮流，促進電子檔案的安全管理。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該加強自身業(yè)務(wù)訓(xùn)練，對檔案人員電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)。同時，組織檔案人員去相關(guān)單位學(xué)習(xí)、交流，取長補短，促進好的經(jīng)驗推廣，從而培養(yǎng)更多高素質(zhì)、高能力的檔案人員。
（二） 改善電子文件微觀管理的對策。主要有以下3點：
1.檔案管理工作提前介入電子文件的運作和管理中。由于電子文件的獨特特征，檔案管理的要求應(yīng)該向前延伸到文件管理工作中。我國檔案部門為了實現(xiàn)公文辦理和檔案保管分段管理目標(biāo)，正積極采取有針對性的策略。要想實現(xiàn)電子文件的連續(xù)管理就必須有科學(xué)的、合理的檔案管理原則，如電子文件的形成、運行、歸檔應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并制定相關(guān)人員或?qū)ｉT機構(gòu)負(fù)責(zé)；電子文件的形成、積累、歸檔和電子檔案的保管過程中需要定時對相關(guān)數(shù)據(jù)、設(shè)備環(huán)境進行記錄；生成電子文件需要用專用軟件和元數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一歸檔；長期保管的電子文件與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案需要統(tǒng)一歸檔；對已歸檔的電子文件采取科學(xué)的技術(shù)管理措施和制定嚴(yán)格的管理制度，這樣的做法將使得信息的真實性、完整性得到保障。
2.電子文件采取分布式管理。電子文件的特性要求電子文件不能按照傳統(tǒng)方法進行集中管理，那樣的話會帶來許多不必要的麻煩，如設(shè)備的頻繁更新會造成資金的浪費，此外，當(dāng)設(shè)備落后，電子文件、電子檔案的有效性將大大降低。再如網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)電子文件的及時歸檔，而集中管理是定期管理，會帶來成本增加、效率降低等一系列負(fù)面影響，正是因為這些問題的存在，國外更多地采用“電子文件的分布式保管”。當(dāng)前，我國電子文件、電子檔案的分布式管理正處在摸索階段，尚不成熟，因而未能獲得廣泛支持、認(rèn)可。但一些辦公自動化網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了分布式管理，電子文件的實時歸檔也運用了這樣的方式。
3.電子檔案真實性問題的解決。電子文件可以被不留痕跡地改動、隨意地更換載體，因而要想實現(xiàn)電子檔案的真實管理就需要采取一些有針對性的措施，其中最為有效、最為可靠的策略要數(shù)電子簽章。2004年4月，國務(wù)院信息化辦公室向中國電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院（CCID）簽發(fā)了委托后者起草《電子簽章條例》（草案）的任務(wù)書，電子簽章具有法律效應(yīng)，電子合同、電子文件的形式要與相關(guān)規(guī)定的書面形式要求相符，這樣電子形式的要約和承諾才具有真實性。
三、結(jié)語
要想做好電子檔案的安全保護及管理工作，需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案的差異有一定程度的了解。此外，不僅需要遵守檔案管理基本原則，還要以電子檔案自身特性為依據(jù)創(chuàng)建獨特的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能說明認(rèn)識到了電子文件、電子檔案管理的必要性及紙質(zhì)檔案管理的重要性。當(dāng)社會上出現(xiàn)大量電子檔案時，不僅重視電子檔案管理，也重視紙質(zhì)檔案管理，合理、科學(xué)地開發(fā)各類檔案資源，不僅可以為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，還將促進電子檔案時代檔案事業(yè)的發(fā)展。
【參考文獻】
【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；電子檔案；應(yīng)用；淺析
將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中，實際上也是信息社會發(fā)展的必然結(jié)果，相應(yīng)的也使得高校相關(guān)檔案管理工作的內(nèi)容也發(fā)生了變化。雖然電子檔案的重要性不言而喻，但是很多的高校卻并沒有引起高度的關(guān)注和重視。正是由于對其缺乏一定的認(rèn)識和了解，加上部分人員的電子檔案應(yīng)用意識的欠缺，從而使得高校的檔案管理工作存在諸多的問題，同時也造成了類似檔案內(nèi)容流失、檔案資料不全等問題的頻繁出現(xiàn)。在這樣的情形之下，高校電子檔案的應(yīng)用價值則難以得到體現(xiàn)，最終必然使得大量人力和物力資源被浪費，并且也不利高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。
一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問題
（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時對相關(guān)材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。
（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。雖然電子檔案應(yīng)用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。
二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用
（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。
（二）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術(shù)的時代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計算機進行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式?？偠灾?，作為高校，在對電子檔案應(yīng)用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。
三、結(jié)語
雖然高校檔案管理室只是存儲相關(guān)資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現(xiàn)其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發(fā)展和變化，人們對于高校電子檔案的應(yīng)用重視性也逐漸有所加大，相應(yīng)的也意味著相關(guān)工作人員肩負(fù)更大的使命和責(zé)任?？傊栌秒娮訖n案的應(yīng)用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。
【參考文獻】
[1]楊小華,唐日梅.關(guān)于高校人事檔案管理工作的幾點認(rèn)識[J].沈陽建筑大學(xué)學(xué)報2006(01).
關(guān)鍵詞：電子檔案 電子檔案管理電子檔案，是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理的電子化程度雖然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的問題也日漸顯現(xiàn)。加強和做好電子檔案管理的目的，就是為了更準(zhǔn)確、更完整、更可靠地利用電子檔案[1]。
一、電子檔案的優(yōu)越性
1、直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效
在知識經(jīng)濟時代的當(dāng)下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭?，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。
2、微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺
傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。
3、微機管理更有利于文檔的保密
過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達到了文件保密的要求。
4、微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量
檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值[2]。
二、電子檔案使用的主要途徑
電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。
1、提供拷貝。
拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。作為檔案部門，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。
2、通信傳輸。
通信傳輸可以解決使用者無法到達檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。
3、直接利用。
直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。
三、做好電子檔案管理和利用的主要措施
由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。
1、建立檔案利用制度，整合各類檔案資源
要建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批，還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源來創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的飛躍[3]。
2、規(guī)范檔案利用方式，避免不可挽回?fù)p失
電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，并且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進行有效管理。一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，對這類文件瀏覽的過程必須在有效的監(jiān)控下進行。采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，避免由于誤操作所帶來的不可挽回的損失。
3、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整
所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實行“雙套制”。只有根據(jù)各個檔案的內(nèi)容特點采取相適宜的管理方法，有選擇性地實行“雙套制”管理，才不會造成人、財、物力的浪費，并且實現(xiàn)對重要信息的完整保存。
4、加強工作人員管理，提高檔案保護意識
電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。總之，必須提高電子文件的制作者和管理人員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認(rèn)真負(fù)責(zé)、精益求精的工作態(tài)度，這是保證電子文件原始性、真實性的根本措施。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：電子檔案；高校；影響；策略
在經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步滲透到社會的各個領(lǐng)域，高校檔案管理是學(xué)校管理的重要組成部分，體現(xiàn)著學(xué)校的管理水平。當(dāng)今時代，信息技術(shù)快速推進，部分高效檔案管理也走上了科技化管理的道路，發(fā)揮出其獨特的優(yōu)勢，使檔案管理工作更加方便和快捷，提高了高校的管理水平。
一、電子檔案的定義及其特點
所謂電子檔案是指人們利用電子計算機及網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理，用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或硬盤等載體，應(yīng)用電子計算機系統(tǒng)進行讀取、處理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸文件、儲存資料，實現(xiàn)資源共享的檔案管理系統(tǒng)。其具有如下特點：
1、電子檔案管理的優(yōu)勢
首先，電子檔案管理具有高效、快捷的檔案整理速度。電子檔案管理是通過信息技術(shù)來完成，減少了紙質(zhì)檔案整理過程中繁瑣的程序，同時完成了檔案資料的收集、匯總、瀏覽、統(tǒng)計、儲存等各個環(huán)節(jié)的工作，大大提高了檔案管理的速度，降低了勞動量，在管理效率上發(fā)揮出了明顯的優(yōu)勢；其次，電子檔案管理高效地實現(xiàn)了資源共享。電子檔案管理充分運用信息技術(shù)，形成檔案管理體系，更加方便、快捷地進行檔案資料的翻閱、搜索，通過網(wǎng)絡(luò)進行快速傳輸，實現(xiàn)了資源共享；再次，電子檔案管理的儲存量大，信息穩(wěn)定。電子檔案管理用數(shù)碼的形式通過磁帶、磁盤、光盤或移動硬盤等載體，儲存檔案資料，傳輸文件，受客觀環(huán)境的影響小，信息穩(wěn)定、信息量大、儲存時間長。
2、電子檔案管理的缺陷
首先，電子檔案管理完全依賴于科技，電子檔案的處理、匯總、存儲等管理程序必須依靠電子管理系統(tǒng)完成，借助于計算機操作系統(tǒng)才能實現(xiàn)，可能因為計算機硬件更新或計算機的不兼容性等原因，在信息傳輸、處理過程中遇到操作性困難，所以，電子檔案管理系統(tǒng)必須及時進行新系統(tǒng)轉(zhuǎn)換或更新，甚至根據(jù)需要保留原來的舊管理系統(tǒng)，才能保證檔案信息的完整性和永久性；其次，電子檔案保存的安全性也有待考慮。紙質(zhì)檔案制定中出錯影響面較小，電子檔案管理過程中若病毒侵入導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障，被盜取或惡意破壞，影響面則較大，并且網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中也存在被修改或盜用的風(fēng)險。電子檔案管理應(yīng)用統(tǒng)一的系統(tǒng)程序，不具備手寫檔案材料的特點，不易于真?zhèn)蔚蔫b別，造成檔案信息被侵害卻無從發(fā)現(xiàn)。高校檔案資料是在教育教學(xué)、教育科研、教育管理過程中積累的真實資料，是不可再生的信息資源，見證了高校發(fā)展的歷史，具有重要的社會價值，安全性不容忽視。
二、電子檔案對高校檔案管理的影響
1、檔案管理程序的轉(zhuǎn)變
紙質(zhì)材料是傳統(tǒng)檔案工作的主要對象，然而普及計算機應(yīng)用之后，電子檔案就取代了過去的紙質(zhì)檔案，信息歸檔之后，一切檔案信息的讀取、修改都要由檔案管理員通過計算機程序來完成。改變了以往紙質(zhì)檔案管理過程中一貫遵循的檔案收集與整理、文件立卷與歸檔等流程、方法和思路，取消了一年歸檔一次的管理程序。電子檔案則具有及時性，可根據(jù)需要進行適當(dāng)修改、補充、保存，當(dāng)然，也體現(xiàn)出電子檔案管理對計算機的依賴性。
2、電子檔案分類方式的轉(zhuǎn)變
電子檔案實現(xiàn)了檔案信息與載體的分離，所以，檔案的分類方式也由原來的實體分類轉(zhuǎn)化為程序分類，改變了過去那種屬性排列式的手工操作檔案管理流程。電子檔案管理則通過計算機程序進行高效分類、整合、匯總、統(tǒng)計，減少了實體分類中繁重的工作程序，提高了高校檔案管理工作的效率。
3、電子檔案管理內(nèi)容與形式的轉(zhuǎn)變
檔案首先要體現(xiàn)其原始性，是原始記錄，檔案內(nèi)容要真實，檔案來源要可靠，是由檔案人親筆書寫或親筆簽名，這也是檔案區(qū)別于其它信息資料的主要依據(jù)，具有法律效應(yīng)。電子檔案管理則在計算機應(yīng)用程序上進行，方便、快捷，但在一定程度上卻失去了檔案的原始記錄性，電子檔案依據(jù)系統(tǒng)處理的最后一個文本，沒有原始稿，所以，檔案的憑證作用很難確定，電子檔案的真實性有待考究，這也成為高校檔案管理的一個新的課題。
三、高校電子檔案管理策略
1、重視高校電子檔案存儲設(shè)備的檢測
電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中具有一定的風(fēng)險性，所以，要保證電子檔案存儲設(shè)備的安全檢測，培訓(xùn)專職電子檔案技術(shù)檢測員，做到定期對檔案管理程序進行檢測、更新與維修，對系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進行安全檢測與維護，對那些重要檔案要定期進行復(fù)制、更新、備份、保密儲存，防止檔案信息的丟失，以保證電子檔案的安全性。
2、做好高校電子檔案原始性保護
高校電子檔案管理是高校教育管理與發(fā)展的重要部分，必須做好電子檔案信息技術(shù)處理工作，以保證電子檔案信息的原始性。新型檔案資料歸檔后，檔案管理員要及時進行接收、整理、儲存等工作，運用信息技術(shù)處理，將電子檔案資料設(shè)為只讀文件，表明此檔案資料不可修改，以保證電子檔案信息的原始性與可靠性。
3、加強高校電子檔案管理員的技術(shù)指導(dǎo)
要想做好高校電子檔案管理工作，必須對檔案管理員進行技術(shù)指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理員的知識結(jié)構(gòu)，通過各種培訓(xùn)方式保證檔案管理員的知識更新，提高檔案管理員的信息技術(shù)水平，以適應(yīng)高校電子檔案管理的發(fā)展。同時，還要重視提高檔案管理員的職業(yè)道德水平和安全操作能力，使檔案管理員明確責(zé)任，具備熟練的電子檔案系統(tǒng)操作技能和較高的職業(yè)素質(zhì)，推進高校電子檔案管理的現(xiàn)代化進程。
四、小結(jié)
隨著時代的發(fā)展，電子檔案管理在高校檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用，我們應(yīng)敢于創(chuàng)新，充分認(rèn)識電子檔案管理的發(fā)展優(yōu)勢，正確認(rèn)識并克服電子檔案管理的缺陷，優(yōu)化管理方式，提高高校檔案管理水平。
參考文獻
1.與時展相匹配。在我國現(xiàn)代化信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，教育領(lǐng)域已經(jīng)充分引入了這項技術(shù)，學(xué)校不僅已經(jīng)全面實現(xiàn)了多媒體教學(xué)、電化教學(xué)、辦公自動化等，而且也在積極推進電子檔案管理工作。實現(xiàn)電子檔案管理在一定程度上能夠與現(xiàn)代化教學(xué)管理節(jié)奏相匹配，更好地滿足時展要求。2.為學(xué)校制定正確的發(fā)展決策奠定堅實基礎(chǔ)。發(fā)展決策是否正確會直接對學(xué)校穩(wěn)健運營造成一定影響，而正確發(fā)展決策的制定離不開正確的數(shù)據(jù)信息。若是一個學(xué)校在面對機遇和挑戰(zhàn)的時候?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)正確的數(shù)據(jù)信息對現(xiàn)有的發(fā)展決策做出適當(dāng)調(diào)整或制定出新的發(fā)展決策，那么就能夠?qū)W(xué)校未來穩(wěn)健發(fā)展起一定的促進作用。在學(xué)校信息數(shù)據(jù)管理中檔案管理是重要內(nèi)容之一，實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠充分實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)快速整合，進而能夠為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供信息支撐。3.使檔案管理效率得到提升。一個學(xué)校在開展日常教學(xué)、科研以及管理等工作過程中難免會產(chǎn)生大量的文書檔案、教學(xué)檔案、教務(wù)檔案以及學(xué)籍檔案等，其中有相當(dāng)一部分檔案都具有重要的保存價值和使用價值。傳統(tǒng)檔案管理方式具有一定封閉性，這些檔案中的一些重要信息難以被充分發(fā)掘，而實現(xiàn)電子檔案管理使一些檔案變活，檔案中的信息能夠通過計算機被提取出來，進而使檔案管理的效益得到充分發(fā)揮，對學(xué)校事業(yè)和教育事業(yè)的發(fā)展起著重要的促進作用。4.全面實現(xiàn)信息資源共享。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理方式主要以紙張為載體，相關(guān)人員在使用檔案時復(fù)制和修改的成本都很高，不利于信息資源共享。而實現(xiàn)電子檔案管理之后管理載體由紙張變?yōu)橛嬎銠C，相關(guān)人員要想使用某一檔案時不再需要通過復(fù)印、抄錄等方式進行使用，只需要被授權(quán)后通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)取相關(guān)信息，使不同地點的人們進行自由交流、信息傳遞和協(xié)同工作，全面實現(xiàn)信息資源共享。
二、學(xué)校檔案管理工作開展過程中應(yīng)用電子檔案的優(yōu)勢與要求
1.電子檔案管理的優(yōu)勢。相對于傳統(tǒng)檔案管理方式來說，電子檔案管理不僅具有存儲容量大的特點，而且更具便捷性和靈活性。使用電子檔案管理系統(tǒng)進行檔案信息檢索更加智能，而且由于電腦內(nèi)存大可以大批量存儲各類檔案資源。同時，學(xué)校還可以根據(jù)自身實際情況對電子檔案管理平臺進行修改，使系統(tǒng)更能夠滿足檔案使用需要，促進檔案管理工作效率的提高。2.電子檔案管理的要求。學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理并未對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平提出一定要求，因為傳統(tǒng)檔案是紙質(zhì)的，檔案管理人員只需要具備基本的素質(zhì)做好分類、日常管理等基本工作就可以了。但是實現(xiàn)電子檔案管理之后單純具備基本素質(zhì)已經(jīng)不能滿足實際需要，不僅需要具備計算機操作能力，能夠熟練運用檔案管理軟件，而且還需要掌握一些統(tǒng)計、法律等相關(guān)知識才能滿足電子檔案管理要求。
三、學(xué)校開展電子檔案管理工作過程中存在的幾點問題
1.檔案管理理念存在滯后性。目前，一些學(xué)校還沒有樹立正確的檔案管理理念，管理層沒有認(rèn)識到實現(xiàn)電子檔案管理的重要性，對此項工作的進展不太關(guān)注，沒有對如何全面實現(xiàn)電子檔案管理提出一定要求，難以提高檔案管理人員的工作積極性。同時，一些檔案管理人員將電子檔案管理工作的側(cè)重點定位在對檔案進行分類、整合方面，沒有意識到電子檔案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主觀能動性較差，難以起到推進全面實現(xiàn)電子檔案管理的作用[1]。2.電子檔案管理規(guī)章制度有待完善?，F(xiàn)階段各級學(xué)校都在不斷完善自身檔案管理工作，努力構(gòu)建一套較為完善的檔案管理系統(tǒng)，并制定了相應(yīng)的電子檔案管理制度。但是很多學(xué)?，F(xiàn)有的電子檔案管理制度還不能完全滿足實際工作需要，有的學(xué)校存在著管理員權(quán)限責(zé)任不明的情況，一旦出現(xiàn)電子檔案丟失、篡改等情況難以落實到個人。還有的學(xué)校在電子檔案規(guī)章制度中沒有對一些新增的電子檔案類型進行準(zhǔn)確定位，對于一些較為特殊的黨政活動、教學(xué)和科研檔案管理較為隨意，對電子檔案管理效率的提高非常不利。3.對電子檔案管理的監(jiān)管力度不夠。一些學(xué)校的管理層對自身電子檔案管理力度不夠，沒有實現(xiàn)電子文件的形成、收集、處理、歸檔等工作過程的全方位監(jiān)管，主要體現(xiàn)在以下幾點：第一，學(xué)校沒有安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔。這樣一來就會間接導(dǎo)致一些人員不認(rèn)真開展工作，難以確保電子檔案的準(zhǔn)確性、真實性、安全性和共享性，不能使電子檔案的價值得以充分發(fā)揮；第二，有的學(xué)校管理層及時發(fā)現(xiàn)了電子檔案管理問題，但是由于缺乏相應(yīng)的懲罰措施，不能夠切實改變一些工作態(tài)度不端正人員的錯誤行為，這樣也有可能導(dǎo)致電子檔案管理工作難以順利推進[2]。4.電子檔案管理設(shè)施有待進一步優(yōu)化。電子檔案的特性決定了對它的存儲、歸檔和使用離不開計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，要想更好地開展電子檔案管理工作必須重視軟硬件設(shè)備上的優(yōu)化。但目前我國很多地區(qū)的學(xué)校在電子檔案管理設(shè)施上的投入不夠，有的雖然已經(jīng)構(gòu)建了電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進步，一些系統(tǒng)已經(jīng)被淘汰不能滿足實際工作需要，而學(xué)校方面沒有安排專業(yè)技術(shù)人員對系統(tǒng)進行升級和完善，進而使電子檔案管理工作效率低下。同時，一些學(xué)校沒有投入一定資金用于電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施建設(shè)，沒有安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，難以保證電子檔案在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。還有的學(xué)校雖然能夠在電子檔案管理系統(tǒng)上下功夫，但是硬件設(shè)備存在著老化的情況，難以帶動系統(tǒng)運行，如果不及時對這些設(shè)備進行更新?lián)Q代，那么電子檔案管理工作將會面臨著癱瘓的危險。5.電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。在這個現(xiàn)代化信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的大環(huán)境下，學(xué)校實現(xiàn)電子檔案管理對相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。但是一些學(xué)校的檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，不能掌握和運用電子檔案管理系統(tǒng)對檔案進行錄入、分類、處理及歸檔，嚴(yán)重影響了此項工作效率。同時，學(xué)校也沒有加大對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識的培訓(xùn)力度，致使一些工作人員對于新升級系統(tǒng)的操作方法及檔案管理法律知識一無所知，不利于其順利完成檔案管理的任務(wù)[3]。
四、對學(xué)校開展電子檔案管理工作的幾點建議
1.樹立正確的電子檔案管理理念。目前，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認(rèn)識到實現(xiàn)電子檔案管理的重要性，加大對此項工作進展情況的關(guān)注力度，加強對相關(guān)人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側(cè)重點，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調(diào)動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。2.完善電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。建立健全電子檔案管理機制是解決電子檔案管理問題的重要途徑。對此，各地區(qū)學(xué)校應(yīng)當(dāng)仔細(xì)研讀國家相關(guān)部門頒發(fā)的《全國檔案信息化實施綱要》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《電子公文歸檔管理暫行辦法》等文件，在此基礎(chǔ)上完善自身電子檔案管理相關(guān)規(guī)章制度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對檔案管理人員的權(quán)責(zé)進行明確，給予相關(guān)人員管理員權(quán)限，一旦在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題能夠責(zé)任落實到個人，有效控制和防范電子檔案丟失、篡改等情況的發(fā)生。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)完善電子檔案規(guī)章制度中的內(nèi)容，對一些新增的電子檔案類型進行準(zhǔn)確定位，使較為特殊的黨政活動、教學(xué)和科研檔案準(zhǔn)確歸檔，進而提高電子檔案的管理效率[4]。3.加大對電子檔案管理的監(jiān)督力度。首先，學(xué)校應(yīng)當(dāng)安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進展情況，監(jiān)督其相關(guān)檔案信息是否及時進行錄入、分類和歸檔，并將其業(yè)務(wù)進行情況與其績效相掛鉤，提高其工作的主觀能動性，確保學(xué)校電子檔案的準(zhǔn)確性、真實性、安全性和共享性，使電子檔案的價值得以充分發(fā)揮；其次，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)針對電子檔案管理工作制定相應(yīng)的獎懲措施，對于一些工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質(zhì)上的獎勵，樹立典型，對于一些工作拖拉的人員要嚴(yán)懲，從根本上杜絕其工作態(tài)度不認(rèn)真情況的發(fā)生，進而提升電子檔案的管理效率。4.優(yōu)化電子檔案管理設(shè)施。學(xué)校應(yīng)當(dāng)投入一定資金用于電子檔案管理設(shè)施的優(yōu)化。在軟件方面，應(yīng)當(dāng)專業(yè)技術(shù)人員定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行升級和完善，使系統(tǒng)能夠緊跟時展，間接起到提高電子檔案管理工作效率的目的。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)重視自身電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施建設(shè)，安裝和升級殺毒軟件和防火墻軟件，保證電子檔案能夠在相對安全的環(huán)境中存儲和使用。在硬件方面，學(xué)習(xí)應(yīng)當(dāng)對一些已經(jīng)老化和淘汰的設(shè)備進行清點，根據(jù)實際需要購進一些先進的硬件設(shè)備，使硬件設(shè)備能夠與系統(tǒng)相匹配，為學(xué)校電子檔案管理工作順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。5.提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)重視對電子檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)，加大對檔案管理人員專業(yè)技術(shù)能力及相關(guān)法律知識的培訓(xùn)力度，邀請專業(yè)人士采取講座或?qū)嵉刂笇?dǎo)等多樣化方式來提升檔案管理人員對于新升級系統(tǒng)功能的認(rèn)識、運用能力并普及檔案管理相關(guān)法律知識。同時，學(xué)校在檔案管理人員的選聘上也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求，不能只看其學(xué)歷，更應(yīng)當(dāng)通過面試及實習(xí)等方式考察其實務(wù)能力，盡可能地選擇一些業(yè)務(wù)能力強的人員擔(dān)任相應(yīng)職務(wù)，為學(xué)校電子檔案管理工作全面推進提供一定保障。
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電子檔案的建立，使計算機先進技術(shù)在檔案管理工作中的作用發(fā)揮得更充分。電子檔案具有快捷、方便的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。
1、檔案信息可異地實時為利用者提供電子檔案信息，打破了傳統(tǒng)利用方式和時空局限，并可多人在各自計算機上同時查找利用同一份電子檔案，大大提升了檔案利用服務(wù)的總體水平，得到有效利用，實現(xiàn)資源共享。
2、電子檔案不僅可以通過電子檔案直接查詢檔案信息、而且可以通過終端上權(quán)限瀏覽非涉密文檔和涉密文檔，有效的保護了檔案的涉密程度，對檔案實體起到了有效保護作用和物理隔離。檔案人員可通過簡單的操作進行查詢和利用，能快速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來，效率高，速度快。
3、電子檔案的儲存形式如光盤、縮微膠片、磁盤都具備了存儲密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點，而且與紙質(zhì)檔案的管理方式是相通的。電子檔案有效地節(jié)約檔案占用空間，檔案儲備量更加充足。促進了檔案的實體保護，檔案保管更加安全。
4、計算機及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。
5、電子檔案的特點是實物資料的信息化，由于計算機數(shù)據(jù)在統(tǒng)計和整理過程中運行速度快，能容量大，使得在電子檔案管理過程中能夠儲存諸多的檔案信息，以便于日后查找過程中的需求。
二、電子檔案管理和利用的主要保護措施
現(xiàn)階段對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，我們的重點還習(xí)慣于在檔案室、館內(nèi)對其實施保護，即歸檔后對具體的檔案實體進行保護，包括針對載體的防高溫高濕、防水、防火、防蟲、防震、防有害氣體、修復(fù)等保護措施。電子文件在其產(chǎn)生、處理、存儲、保管、利用過程中，很有可能因自然、人為和技術(shù)等因素而受到損壞減少，因載體、設(shè)備損壞，人員失誤，病毒、黑客的入侵造成電子文件的污染、流失和破壞。其安全性至關(guān)重要。由于電子文檔天生具有容易被復(fù)制、修改和傳播的特點，企業(yè)面臨內(nèi)外部兩方面的安全威脅，電子檔案的安全保障工作應(yīng)當(dāng)全方位、高覆蓋，貫徹于電子檔案建設(shè)的全過程。
1、建立檔案利用審批制度，相關(guān)人員需要查閱和利用檔案時，必須獲得檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的審批。還要建立檔案利用管理制度，檔案收藏部門可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行檔案收集管理活動，使檔案收集更為及時，保證電子檔案的及時更新，更好的滿足電子檔案利用者的需求。
2、從電子檔案的收集、整理、歸檔到保密、安全、利用等各個環(huán)節(jié)都要有明確細(xì)致的操作規(guī)程，要明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等，形成一套完善的電子檔案管理體制，做到依法管理電子文件，確保電子檔案的真實性、完整性、安全性。為保證歸檔電子文件的完整、真實和有效利用，從電子文件產(chǎn)生時就應(yīng)按照制度要求妥善管理以確保其不散失、不損毀、不失真。
3、檔案部門要參與制定電子文件生成和辦理的流程，對電子文件的形成、收集、積累、歸檔、管理等環(huán)節(jié)進行把關(guān)和交接，保證電子文件生成過程各環(huán)節(jié)的真實性、完整性和有效性。
4、科學(xué)管理和保護好電子檔案載體，是保證電子檔案安全的前提。電子檔案與傳統(tǒng)檔案保管方法有許多相同的方面，防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜等，但是，電子檔案由于其載體的特殊性對保護措施也有著不同的標(biāo)準(zhǔn)要求。
5、加強對檔案管理工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。
6、電子檔案長期存取的安全保證。制作備份是保障電子檔案安全的最根本方法，可制作一份或幾份拷貝，并將拷貝分別保留在多處相隔較遠(yuǎn)的異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中，以防原件因載體損壞或設(shè)備故障等原因而丟失信息。
7、電子檔案信息的安全維護。提高網(wǎng)絡(luò)信息安全的技術(shù)保障至關(guān)重要。對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案信息安全防范和保護的主要措施和手段包括通過入網(wǎng)訪問控制、加密和數(shù)字簽名、設(shè)立防火墻、漏洞掃描技術(shù)。
8、檔案保管部門應(yīng)及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。
關(guān)鍵詞：電子檔案應(yīng)用建議檔案管理 網(wǎng)絡(luò)化信息化
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：
1.引言
隨著現(xiàn)代企業(yè)信息化進程不斷加快，各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運行。企業(yè)開始建立使用辦公自動化（OA）系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等。信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動過程中形成的實體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動的和脆弱的電子文件。不少企業(yè)檔案機構(gòu)只是盲目地進行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進的思想理念作為指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認(rèn)識，重藏輕用，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)效益低下。
2檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用
2.1檔案管理內(nèi)容中電子信息技術(shù)的一般應(yīng)用。
檔案管理內(nèi)容相對較多，傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容幾乎都是管理人員手動完成，為了進一步提高工作效率和工作質(zhì)量，可將電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案內(nèi)容的管理當(dāng)中，具體可在以下內(nèi)容中應(yīng)用：其一，檔案文件目錄存儲、檢索和復(fù)制；其二，檔案內(nèi)容信息存儲和檢索；其三，檔案文件的編目、統(tǒng)計和匯總；其四，檔案文件關(guān)鍵詞自動標(biāo)引；其五，檔案借閱管理與咨詢服務(wù)；其六，檔案文書立卷與管理；其七，檔案文件目錄打??；其八，檔案數(shù)據(jù)信息備份；其九，檔案庫房管理與安全保護；其十，檔案及檔案工作情況統(tǒng)計分析；其十系統(tǒng)維護與數(shù)據(jù)傳輸?shù)鹊取?/p>
2.2電子信息技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建中的應(yīng)用。
檔案信息管理系統(tǒng)是一種集多種現(xiàn)代化技術(shù)于一身的先進管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)構(gòu)建的過程中，可大量應(yīng)用電子信息技術(shù)，如系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)庫的建立可采用SQLServer2003，客戶端瀏覽器則可以采用IE8.0。大部分檔案信息管理系統(tǒng)基本都是有諸多模塊組成，這種模塊化的設(shè)計也離不開電子信息技術(shù)，各個模塊可以借助電子信息技術(shù)實現(xiàn)自身的功能，并且還可以借助電子信息技術(shù)互相聯(lián)系到一起，進而構(gòu)成一個完整的系統(tǒng)，可見電子信息技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用無所不在，其也充分體現(xiàn)出了自身作用和優(yōu)勢，為檔案管理信息化建設(shè)提供了強有力的技術(shù)支撐。
2.3電子信息技術(shù)檔案備份與恢復(fù)中的應(yīng)用。
雖然電子檔案具有諸多優(yōu)點，但是它的缺點也是顯而易見的，即電子檔案很容易損壞或丟失，當(dāng)前計算機網(wǎng)絡(luò)安全問題日益嚴(yán)峻，這使得電子檔案信息的安全性也隨之受到威脅，一旦重要的檔案信息丟失、損壞或是泄漏，勢必會造成非常嚴(yán)重的后果。所以必須對電子檔案進行必要的備份，而這一過程則需要應(yīng)用電子信息技術(shù)來實現(xiàn)。
完整的檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案具體包括備份硬件、軟件、策略、恢復(fù)計劃等。若是需要對檔案信息管理系統(tǒng)進行備份則需要系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件、工具軟件以及驅(qū)動程序等等。目前常用的備份硬件主要包括光盤、磁帶和硬盤。其中硬盤的存儲容量是最大的，但也是成本最高的，光盤雖然成本較低但會受到訪問次數(shù)的限制并且容量也比較有限，如果檔案數(shù)據(jù)信息需要長時間且大量進行保存的話，那么采用光盤會使整體安全性和可靠性下降。而磁帶除了具有較大的存儲容量之外，價格相對較低，并且訪問速度適中，可長時間保存，還有自動管理功能，安全性高，能確保其中備份的檔案數(shù)據(jù)信息的可靠性，為此，建議應(yīng)用磁帶對檔案數(shù)據(jù)信息進行備份
3.關(guān)于檔案管理電子化建設(shè)的建議
3.1實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和信息化
企業(yè)的信息化的檔案管理應(yīng)在建立了信息化建設(shè)的基本設(shè)備的基礎(chǔ)之上實現(xiàn)傳統(tǒng)紙
質(zhì)檔案的電子化和信息化，實際上檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)建立了企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的管理平臺。信息化的檔案管理建設(shè)建立和電子化的企業(yè)檔案，通過計算機技術(shù)的使用實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案文件信息載體的轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)了企業(yè)檔案的收集整體、篩選加工，從而建立了電子化的檔案形式，方便人們的使用。
3.2加強企業(yè)檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
針對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理問題現(xiàn)狀，企業(yè)的檔案管理應(yīng)建立更為高效而有序的檔案管理模式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和計算機技術(shù)的提高以及企業(yè)現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的新型高效企業(yè)管理模式，企業(yè)應(yīng)建立擔(dān)綱管理的信息化模式，從而為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。
3.3實現(xiàn)企業(yè)信息檔案的網(wǎng)絡(luò)化
企業(yè)傳統(tǒng)檔案在建立了電子化和信息化的管理模式后還應(yīng)建立企業(yè)檔案的共享和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)企業(yè)傳統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)化和共享化，提高企業(yè)檔案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企業(yè)還可建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，即企業(yè)檔案庫，通過互聯(lián)網(wǎng)的實現(xiàn)了檔案的共享。當(dāng)前企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒有建立統(tǒng)一的信息管理和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和共享模式，其共享性和服務(wù)性較差，難以適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理的需要?，F(xiàn)代企業(yè)應(yīng)建立網(wǎng)絡(luò)化和共享化的企業(yè)電子檔案，提供電子檔案的管理和共享模式，從更大程度上減少了電子檔案的重復(fù)建設(shè)，從而建立高效的企業(yè)檔案管理模式。
3.4要樹立文檔一體化意識
我們認(rèn)為文檔一體化的實質(zhì)是：把現(xiàn)代文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序交融在一起，加強對文本管理的超前控制，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。檔案是人們社會實踐的歷史記錄與憑證。文書工作是檔案工作的源頭，搞好檔案工作必須從文書工作抓起。文檔一體化的基礎(chǔ)性工作是文書工作，文書工作人員由于直接參與公文的收發(fā)，比較完整地把握工作流程，對于文件的歷史與現(xiàn)實價值有深刻認(rèn)識，文書工作人員必須具有較強的檔案意識，每一個文秘人員不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，更要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，按文檔一體化的要求，強化文書工作即檔案工作的理念，在文書流轉(zhuǎn)的過程中及時保存、上繳各種文本。檔案工作人員也要經(jīng)常性對文書工作人員進行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使其明確歸檔范圍。
3.5規(guī)范電子檔案管理制度
建立電子檔案管理制度，用以規(guī)范電子文件形成、積累過程中的檔案管理行為。首先從電子文件產(chǎn)生的源頭開始對電子檔案的質(zhì)量做到有效監(jiān)控。電子文件是電子檔案的前身，其質(zhì)量好壞直接決定了電子檔案的質(zhì)量。檔案部門要協(xié)同有關(guān)部門，對單位各部門形成電子文件提出相關(guān)要求，確保電子文件從擬定開始即符合相應(yīng)歸檔要求。其次，要為檔案部門增配必要的設(shè)備方便電子檔案的整理。第三，在電子檔案歸檔的同時要對其對應(yīng)的紙質(zhì)文件進行審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應(yīng)電子信息的一致性，避免出現(xiàn)信息不一致的情況。
4.結(jié)語
傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上都是依靠檔案管理人員手工操作來完成，這不僅費時而且費力，工作效率也相對較低，而通過應(yīng)用電子信息技術(shù)之后，借助計算機這一平臺作為檔案管理的基礎(chǔ)，管理人員便可以隨時隨地借助計算機的多種功能對各式各樣的數(shù)據(jù)信息進行整理、歸納、檢索，這樣一來便無需在翻閱厚厚的紙質(zhì)檔案，從而能夠節(jié)省大量的時間，工作效率自然會獲得顯著提高，檔案管理也變得更加快捷。
參考文獻：
