發(fā)布時間:2023-07-13 16:42:55
序言:寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁,我們?yōu)槟x了8篇的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理樣本,期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā),請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞:檔案;標(biāo)準(zhǔn)化;管理
檔案管理是組織內(nèi)部管理工作的重要組成部分,是提高組織工作效率和質(zhì)量必要條件,也是衡量組織與部門業(yè)績與軟實力的重要尺度。然而,不少組織還存在對檔案作用的認(rèn)識不足,財力投入少,設(shè)備及技術(shù)落后、檔案工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化化,檔案收集、整理、利用不規(guī)范,影響了檔案管理科學(xué)發(fā)展和組織競爭力。本文結(jié)合目前檔案管理現(xiàn)狀,結(jié)合組織實際,探討檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的啟示。
一、檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要性
檔案標(biāo)準(zhǔn)化是管理檔案質(zhì)量的準(zhǔn)繩,只有高水平的標(biāo)準(zhǔn),才會有高質(zhì)量的管理效果,實現(xiàn)企業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義在于:便于采用計算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù),便于迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地滿足人們對各類、信息的需要。企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理有利于依法治檔工作的進(jìn)行,有利于提高企業(yè)檔案工作的質(zhì)量,有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化,有利于檔案信息的開發(fā)利用和檔案學(xué)理論的研究和發(fā)展。
二、建立檔案管理工作機(jī)制
(一)領(lǐng)導(dǎo)工作機(jī)制。
作為組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立檔案管理意識,重視相關(guān)工作,加大檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理力度,形成積累、保護(hù)和利用檔案資源、服務(wù)中心工作的工作思路。建立、健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)體系。成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和鑒定小組,由組織主要領(lǐng)導(dǎo)為總負(fù)責(zé)人,形成了組織主要領(lǐng)導(dǎo)主管、檔案室負(fù)責(zé)、專職檔案員分工明確的格局。
(二)制定和完善規(guī)章制度,實施目標(biāo)管理。
制定和完善《檔案收集制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱制度》、《電子文件歸檔管理制度》等相關(guān)檔案管理規(guī)章制度,形成一套完整檔案管理制度體系。要嚴(yán)格按照相關(guān)檔案管理規(guī)章制度要求,把檔案工作納入到組織發(fā)展戰(zhàn)略,確立工作目標(biāo)并進(jìn)行層層分解,把檔案工作融入組織戰(zhàn)略規(guī)劃、年度計劃及檔案管理人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中,實施目標(biāo)管理。通過定期目標(biāo)檢查、績效考核確保相關(guān)工作落到實處。
三、提高檔案管理水平
(一)檔案基礎(chǔ)建設(shè)
加大投入力度,配備硬件建設(shè),投資進(jìn)行檔案庫房、借閱室、、檔案陳列室、辦公室、機(jī)要室等建設(shè),結(jié)合組織實際按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)購置檔案軟件、檔案專用計算機(jī)、專業(yè)掃描儀、光盤刻錄機(jī)、防磁柜、防盜報警系統(tǒng)、溫濕度測控儀、電子消毒柜等設(shè)備,安裝防盜門、更換滅火器。切實改善檔案保管條件及辦公設(shè)施設(shè)備,為檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理基礎(chǔ)建設(shè)提供強有力的硬件保障。
(二)檔案管理隊伍建設(shè)
首先,加大檔案工作宣傳力度,幫助全員樹立檔案意識。堅持依法治檔,充分利用組織網(wǎng)站、宣傳欄等宣傳、貫徹《中華人民共和國檔案法》,增強檔案法律觀念,提高全員依法治檔意識,讓所有員工了解檔案工作的重要性、支持檔案工作。其次,加強檔案隊伍綜合素質(zhì)建設(shè)。采取"走出去,請進(jìn)來"對專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn),建設(shè)一支素質(zhì)過硬的專業(yè)化檔案從業(yè)人員隊伍。為實施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提供人力資源保障。
(三)檔案信息化建設(shè)
在組織信息化建設(shè)中,將檔案信息化納入組織整體規(guī)劃,逐步實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化,實現(xiàn)計算機(jī)管理、分析、利用,服務(wù)于組織中心工作。
四、把握環(huán)節(jié),提高標(biāo)準(zhǔn)化
(一)檔案的搜集
檔案工作所涉及部門多、范圍廣、難度大,應(yīng)按照檔案管理制度要求采取一系列措施。一方面,做好每年各部門上交檔案室的相關(guān)資料的形成、積累、整理和歸檔,由專門檔案管理人員進(jìn)行整理,保證檔案的完整和規(guī)范。另一方面,在提高紙質(zhì)檔案歸檔率、完整率基礎(chǔ)上,加強電子文件、照片、圖表、音像等其它載體檔案的收集,豐富檔案庫藏。
(二)制定并完善檔案分類目錄
按照相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的要求,編制案卷目錄、分類目錄、文件字號索引、底圖目錄以及聲像檔案目錄、實物檔案目錄、電子檔案目錄等。永久、30 年保管的檔案進(jìn)行原文保管?,F(xiàn)存檔案實行計算機(jī)系統(tǒng)化管理。
(三)加強檔案的整理
為確保案卷質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化要求,嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和規(guī)范要求,實行集中統(tǒng)一管理。明確各類檔案管理實施細(xì)則及工作規(guī)程。制定組織文書檔案、會計檔案、特殊載體檔案的分類表;按照分類方案,做到組織各年度、各門類檔案分類科學(xué)、卷目錄齊全、裝訂整齊、有序排列上架。
(四)檔案的保管
加強檔案庫房管理,做到防溫、防潮、防蟲、防火、防塵、防光、防盜、防鼠,堅持定時測控,保證庫房溫度、濕度符合國家規(guī)定要求。加強梅雨季節(jié)及汛期等特殊時段的檢查與問題整改。對庫房安全隱患做到及時發(fā)現(xiàn),及時解決。按照規(guī)范借閱的程序與要求,加強檔案借閱管理、設(shè)備或介質(zhì)信息的防竊取管理工作,確保檔案數(shù)據(jù)安全,避免發(fā)生丟失、損壞或檔案泄密事件。
(五)撰寫編研材料
樹立科學(xué)管理、講求效益的觀念,加強編研工作,拓寬利用渠道,提高利用效率。撰寫檔案全宗介紹、檔案管理體制、檔案立卷說明及檔案歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)等,擴(kuò)大了檔案的利用效果。并注重檔案利用效果的反饋工作。編寫檔案利用實例,定期進(jìn)行檔案利用綜合分析。通過提供檔案資料,為組織各項工作提供了技術(shù)服務(wù),創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞:檔案;管理;精細(xì)化;創(chuàng)新化
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1001-828X(2013)09-00-01
隨著當(dāng)前改革有序的推動和管理理念的不斷成熟,檔案的利用價值越來越顯示出其重大作用。檔案的作用、價值和地位是隨著現(xiàn)代制度的建立和對檔案認(rèn)識的不斷深化而逐漸提高的?,F(xiàn)代化的檔案管理制度已成為促進(jìn)社會和諧發(fā)展不可缺少的因素。
進(jìn)入新世紀(jì)以來,隨著市場經(jīng)濟(jì)體制趨向完善,知識經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,各單位迫切需要按照現(xiàn)代科學(xué)管理要求,創(chuàng)建和諧單位,急需在加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)上推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。但是,目前大多數(shù)單位的檔案管理仍停留在“傳統(tǒng)型”或“初創(chuàng)型”階段,檔案管理現(xiàn)狀明顯滯后于現(xiàn)代管理要求。因此,進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新發(fā)展對促進(jìn)社會和諧發(fā)展具有重要的作用。
一、檔案管理現(xiàn)狀及存在問題
1.管理理念滯后,沒有把檔案管理工作擺到應(yīng)有位置
部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識仍停留在陳舊的觀念上,認(rèn)為檔案管理工作只不過是文件資料的搜集、整理、保存和查閱,是一項簡單的管理業(yè)務(wù)輔工作,不創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值,忽視檔案管理在生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)活動中的重要地位和作用,更沒有把它上升到現(xiàn)代科學(xué)管理和信息化管理的要求來認(rèn)識,因此沒有將它擺到重要的管理位置上。
2.管理模式滯后,管理制度不健全
檔案管理體系跟不上發(fā)展的需要,沒有隨著單位規(guī)模的擴(kuò)張、經(jīng)營層面的增加而相應(yīng)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),僅依靠檔案工作人員“孤軍作戰(zhàn)”。甚至有的職工把有關(guān)圖書資料、文件資料、技術(shù)設(shè)計圖紙等私自保管,從而造成檔案不全,檔案資料散失的現(xiàn)象,嚴(yán)重影響了檔案的完整、安全及檔案信息資源的利用作用。
3.管理人員薄弱,綜合業(yè)務(wù)知識落后
單位沒有配備專職檔案工作人員,是由其他管理人員兼職,對于規(guī)模很小的單位為精簡人員,可以兼職,但問題在于專職、兼職的文化程度和專業(yè)知識落后,有的未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn),缺乏檔案管理專業(yè)知識,更缺乏對計算機(jī)、圖像、情報、法律等復(fù)合型知識及運用能力,并有相當(dāng)一部分檔案工作人員不熱忱于本職工作。
二、促進(jìn)檔案管理向精細(xì)化和創(chuàng)新化方向發(fā)展
推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目的主要體現(xiàn)在圍繞現(xiàn)代的科學(xué)管理要求,對檔案技術(shù)、經(jīng)濟(jì)資源進(jìn)行科學(xué)整合和優(yōu)化配置,建設(shè)成為單位的信息資源中心,實現(xiàn)管理理念、管理方式、管理模式、組織形式、管理制度的精細(xì)化管理和創(chuàng)新化管理,實行規(guī)范與創(chuàng)新相結(jié)合。
1.管理理念和方法要趨于精細(xì)化
要推進(jìn)檔案管理精細(xì)化,關(guān)鍵取決于更新理念。應(yīng)充分認(rèn)識到檔案工作在市場經(jīng)濟(jì)體制趨于完善、知識經(jīng)濟(jì)和信息經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下的重要地位和作用。促使領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作納入現(xiàn)代管理創(chuàng)新的重點內(nèi)容來抓,并加強檔案工作人員、各級經(jīng)營管理人員對檔案管理重要性的教育,使之形成共識,充分利用和發(fā)揮檔案信息資源的實用價值作用,更好地為組織發(fā)展和提高經(jīng)營管理水平服務(wù)。
隨著經(jīng)濟(jì)全球化和知識經(jīng)濟(jì)、信息經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,各個單位更加需要注重市場信息、知識信息的積累與應(yīng)用,這就迫切需要通過檔案管理的規(guī)范與創(chuàng)新,更好地發(fā)揮信息資源的集聚和開發(fā)利用作用。要改變傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式,逐步建立起上門服務(wù)、電話咨詢、計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等企業(yè)檔案利用服務(wù)體系,實現(xiàn)多途徑、多渠道、全方位的服務(wù)體系,更主動地為領(lǐng)導(dǎo)決策、規(guī)劃、總結(jié)、研究和生產(chǎn)經(jīng)營等各項工作服務(wù),充分開發(fā)利用檔案信息資源,更好地發(fā)揮信息資源共享作用。隨著規(guī)模的擴(kuò)展和產(chǎn)業(yè)的提升,組織機(jī)構(gòu)和管理層面發(fā)生明顯變化,加上現(xiàn)代管理制度要求運作規(guī)范、高效,更加講究法律程序化,勢必只有推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新,才能更好地適應(yīng)單位內(nèi)部與外部環(huán)境的變化,更好地適應(yīng)規(guī)范化、法制化、高效化的管理。此外,各個單位可以根據(jù)自身情況決定檔案管理組織形式機(jī)構(gòu),但無論組織機(jī)構(gòu)如何設(shè)置,都必須遵循統(tǒng)一管理與分級管理相結(jié)合的基本原則;都必須推進(jìn)由單一的行政管理組織向依法治檔的組織轉(zhuǎn)換;從單純的檔案資料管理組織向集檔案、情報、信息于一體化管理組織轉(zhuǎn)換,促使檔案工作從低效率、低產(chǎn)出向高效率、高產(chǎn)出轉(zhuǎn)化,建立起充滿生機(jī)活力的復(fù)合型檔案管理新組織。
2.管理模式和制度要趨于創(chuàng)新化
一個單位之所以能持續(xù)快速地發(fā)展,主要得益于機(jī)制、技術(shù)和管理的不斷創(chuàng)新。同時,科技革命和管理革命都需要檔案管理創(chuàng)新。未來的競爭既是科技的競爭,也是管理的競爭。產(chǎn)品技術(shù)需要不斷創(chuàng)新,管理也需不斷創(chuàng)新。要把檔案室建設(shè)成為組織的信息中心,成為發(fā)展服務(wù)的資料庫、智力庫、情報庫,實行虛擬和實物相結(jié)合,歷史和現(xiàn)實相結(jié)合,主動和被動相結(jié)合的管理模式。利用檔案管理規(guī)范創(chuàng)新的信息資源平臺,及時準(zhǔn)確地提供各方面的信息資源和佐證材料,確保歷年檔案資料的綜合利用。這就足以說明規(guī)范和創(chuàng)新檔案管理的重要作用。
推進(jìn)檔案管理制度創(chuàng)新,要從加強檔案管理規(guī)范化建設(shè)入手,按照現(xiàn)代管理制度創(chuàng)新和依法治檔的要求,從檔案資料的源頭抓起,制定檔案進(jìn)館時間,根據(jù)不同項目制定歸檔范圍,開展科技檔案編研,擴(kuò)展檔案管理的涵蓋面和輻射面作用,推進(jìn)檔案管理體系和管理制度的完善與創(chuàng)新,健全行之有效、廣泛參與的檔案管理制度,使檔案管理更趨規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。
三、結(jié)語
根據(jù)檔案管理精細(xì)化和創(chuàng)新化發(fā)展的新思路,建立和完善一整套新穎的檔案管理機(jī)制是檔案收集工作精細(xì)化和創(chuàng)新化的前提和保證,具有高素質(zhì)的檔案管理人員是檔案事業(yè)發(fā)展的動力。因此,隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,信息已成為各個單位發(fā)展不可或缺的重要資源。推進(jìn)檔案管理的精細(xì)化和創(chuàng)新化發(fā)展,不斷提高檔案管理工作,并充分借鑒檔案管理成果顯著的單位先進(jìn)經(jīng)驗,對事業(yè)的發(fā)展無疑具有十分重要的推動作用。
參考文獻(xiàn):
[1]劉連俊,等.淺論知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理人員創(chuàng)新精神的培養(yǎng)[J].經(jīng)濟(jì)師,2003(3).
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業(yè)務(wù)活動的原始記錄,目前,在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題,如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題及檔號不規(guī)范、組卷混亂,而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié),我們首先做到加強工作力度,認(rèn)真梳理管理存在的問題,認(rèn)真編研材料編撰,、突出全宗卷完善、計算機(jī)輸入三個重點,花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實;其次,制定達(dá)標(biāo)方案,落實責(zé)任人,我們要在對照檢查的基礎(chǔ)上,對需要改進(jìn)和完善之處,逐條以書面形式列表分解,落實責(zé)任人員,并確定了完成期限;第三要重視建章立制,促進(jìn)長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度,涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標(biāo)準(zhǔn),移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面,形成了一整套比較完整的檔案管理制度,同時,檔案員加強對達(dá)標(biāo)方案落實情況的檢查,督促有關(guān)科室及時完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
首先,要分清輕重緩急,循序漸進(jìn)。檔案管理的重要目的是為社會所有,而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源,具有獨特的應(yīng)用價值。同時,綜合性檔案館在推行計算機(jī)管理的過程中,應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度,是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊,將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)的進(jìn)程和提高社會利用率。其次,對于那些建館時間比較藏案卷多,不僅著錄工作量大而且復(fù)雜,如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用,甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進(jìn)展速度。第三,分門別類,充分利用檔案原有基礎(chǔ)對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣?地址.時間用案卷目錄直接錄入,然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié),大大提高著錄速度。
三、高標(biāo)準(zhǔn)強化檔案管理工作
首先,檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分,是做好各項管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時,隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展,對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此,我們要對檔案管理工作給予高度重視,必須強化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。其次,隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機(jī)管理提上了議事日程,文件檔案的計算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié),工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。第三,當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時代,辦公自動化已經(jīng)成為不可爭議的現(xiàn)實。在這種情況下,檔案部門要知難而上,積極參與企業(yè)信息化建設(shè),使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前,國外檔案管理很多已使用計算機(jī),就是在國內(nèi),使用計算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)檔案計算機(jī)輔助管理勢在必行。另外,各種新型載體檔案的儲備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域,數(shù)字化檔案館也已開始啟動。為了適應(yīng)時展需要,使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接,我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標(biāo),并制定了詳細(xì)的工作方案,為最終實現(xiàn)檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準(zhǔn)備。
一、加強對檔案管理整改
檔案是開展業(yè)務(wù)活動的原始記錄,目前,在一些企、事業(yè)單位普遍存在管理不規(guī)范的問題,如案卷缺少卷內(nèi)目錄、案卷標(biāo)題及檔號不規(guī)范、組卷混亂,而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環(huán)節(jié),我們首先做到加強工作力度,認(rèn)真梳理管理存在的問題,認(rèn)真編研材料編撰,、突出全宗卷完善、計算機(jī)輸入三個重點,花大力氣進(jìn)行認(rèn)真整改。編研材料無論在數(shù)量上還是內(nèi)容上都得到了不斷充實;其次,制定達(dá)標(biāo)方案,落實責(zé)任人,我們要在對照檢查的基礎(chǔ)上,對需要改進(jìn)和完善之處,逐條以書面形式列表分解,落實責(zé)任人員,并確定了完成期限;第三要重視建章立制,促進(jìn)長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度,涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標(biāo)準(zhǔn),移交手續(xù)、借閱、記錄、統(tǒng)計等各個方面,形成了一整套比較完整的檔案管理制度,同時,檔案員加強對達(dá)標(biāo)方案落實情況的檢查,督促有關(guān)科室及時完成達(dá)標(biāo)方案布置的工作。
二、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程
首先,要分清輕重緩急,循序漸進(jìn)。檔案管理的重要目的是為社會所有,而實現(xiàn)計算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業(yè)、一個部門特有的信息資源,具有獨特的應(yīng)用價值。同時,綜合性檔案館在推行計算機(jī)管理的過程中,應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度,是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊,將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機(jī)的進(jìn)程和提高社會利用率。其次,對于那些建館時間比較藏案卷多,不僅著錄工作量大而且復(fù)雜,如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法,會使計算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用,甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)在花的進(jìn)展速度。第三,分門別類,充分利用檔案原有基礎(chǔ)對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時間用案卷目錄直接錄入,然后用計算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié),大大提高著錄速度。
三、高標(biāo)準(zhǔn)強化檔案管理工作
首先,檔案管理是我國各項事業(yè)管理工作的重要組成部分,是做好各項管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。同時,隨著信息化的迫切要求及飛速發(fā)展,對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此,我們要對檔案管理工作給予高度重視,必須強化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。其次,隨著我國高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計算機(jī)管理提上了議事日程,文件檔案的計算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié),工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。第三,當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時代,辦公自動化已經(jīng)成為不可爭議的現(xiàn)實。在這種情況下,檔案部門要知難而上,積極參與企業(yè)信息化建設(shè),使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。目前,國外檔案管理很多已使用計算機(jī),就是在國內(nèi),使用計算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)檔案計算機(jī)輔助管理勢在必行。另外,各種新型載體檔案的儲備技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域,數(shù)字化檔案館也已開始啟動。為了適應(yīng)時展需要,使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接,我們確立了檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化目標(biāo),并制定了詳細(xì)的工作方案,為最終實現(xiàn)檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準(zhǔn)備。
【關(guān)鍵詞】標(biāo)準(zhǔn)化體系;生產(chǎn)管理;企業(yè)檔案管理;規(guī)范化
1.前言
長期以來,相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對企業(yè)生產(chǎn)管理及檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識,認(rèn)為生產(chǎn)管理就是把企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量抓好,把現(xiàn)場環(huán)境衛(wèi)生搞好就行了。至于檔案工作更是可有可無,認(rèn)為檔案管理員只是一個企業(yè)資料倉庫的保管員,檔案管理工作也不是單位的主要工作,不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,只要“守好攤”,不丟失,不泄密,能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。然而,作為企業(yè)管理的重要組成部分,生產(chǎn)管理和檔案管理的管理質(zhì)量上不去,直接導(dǎo)致不少珍貴檔案資料缺失,生產(chǎn)過程中積累的技術(shù)經(jīng)驗無法留存,企業(yè)成本增加,負(fù)擔(dān)加重,整個企業(yè)管理也呈現(xiàn)出一片混亂,令企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)大傷腦筋。近年來,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,人們認(rèn)識的進(jìn)步,企業(yè)生產(chǎn)管理日益標(biāo)準(zhǔn)化的需要,檔案管理工作的規(guī)范化也變得越來越迫切??茖W(xué)認(rèn)識檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的本質(zhì)內(nèi)涵,準(zhǔn)確把握兩者之間的辯證關(guān)系,對于能否全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理,科學(xué)、規(guī)范化地實行企業(yè)檔案管理至關(guān)重要。
2.標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理的內(nèi)涵
2.1標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理
標(biāo)準(zhǔn)化體系規(guī)定了質(zhì)量方針、目標(biāo)、職責(zé)和程序,并通過建立相關(guān)體系進(jìn)行過程管理、質(zhì)量策劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證和質(zhì)量改進(jìn)。目前,IS09000標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)被100多個國家轉(zhuǎn)化成本國標(biāo)準(zhǔn)。1996年ISO又制定了IS014000環(huán)境質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn),它是企業(yè)自愿采用、自我約束性的標(biāo)準(zhǔn)。
標(biāo)準(zhǔn)化是一個永恒的話題,“沒有規(guī)矩不成方圓”。過去非制度化、非程序化和非標(biāo)準(zhǔn)化成為我國企業(yè)傳統(tǒng)生產(chǎn)管理模式的特征之一。它反映在管理業(yè)務(wù)、管理方法、生產(chǎn)操作、生產(chǎn)過程、報表文件、數(shù)據(jù)資料等各個方面,特別是在生產(chǎn)現(xiàn)場:生產(chǎn)無序,管理混亂,“跑、冒、滴、漏”以及“臟、亂、差”等現(xiàn)象比比皆是。隨著國際標(biāo)準(zhǔn)化體系管理逐步融入全球領(lǐng)域,這種落后的生產(chǎn)管理方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代化生產(chǎn)的需要。生產(chǎn)與運作管理的制度化、程序化和標(biāo)準(zhǔn)化是科學(xué)管理的基礎(chǔ),現(xiàn)代生產(chǎn)與運作管理要求的是科學(xué)化的管理。在管理工作中,要完全按照各種規(guī)章制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、條例等執(zhí)行,一切都做到有據(jù)可依,有章可循,按制度辦事,按作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)操作,按程序管理。打破傳統(tǒng)落后的生產(chǎn)管理模式,低耗、優(yōu)質(zhì)、高效地進(jìn)行生產(chǎn)一直是企業(yè)管理者追求的最高目標(biāo)。
2.2企業(yè)檔案管理
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的全部檔案的總和(包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、勞動工資、安全衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作等各方面的資料)。
著名企管專家譚小芳老師表示,一個沒有檔案的企業(yè)就像一個沒有歷史的國度,沒有歷史的國度遲早會消亡。沒有檔案的企業(yè)如何積累自己企業(yè)的歷史、完善和總結(jié)企業(yè)的成功經(jīng)驗,一定是個難題。大量事實證明,檔案在企業(yè)管理中起著不可忽視的作用:它準(zhǔn)確地反映了企業(yè)的成長歷程;能防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄;是決策制訂的參謀和幫手;是企業(yè)文化的活標(biāo)本;是企業(yè)對外宣傳的資料庫;是員工成長的珍貴史料;是有力的法律武器。
3.標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理與企業(yè)檔案管理之間的關(guān)系
規(guī)范化的檔案管理是實行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的基礎(chǔ),標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理是企業(yè)檔案管理規(guī)范化的前提條件。企業(yè)的日常生產(chǎn)管理體系越標(biāo)準(zhǔn)、越規(guī)范,它形成的各項記錄資料就越真實有效;而它作為企業(yè)檔案內(nèi)容的信息來源也就更完善更有說明力,檔案管理工作做起來也更科學(xué)更合理。反之,檔案管理工作又是企業(yè)實行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的重要保證;檔案資料作為企業(yè)各項活動的歷史積累和真實記憶,科學(xué)、合理、規(guī)范的檔案管理能快速、準(zhǔn)確、及時地為企業(yè)的日常生產(chǎn)管理提供有力的憑據(jù)和參考價值,必要時還能起到指導(dǎo)作用。
因此,規(guī)范化的企業(yè)檔案管理與標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理之間是相輔相成、相互促進(jìn)、辯證統(tǒng)一的。離開科學(xué)、合理、規(guī)范化的檔案管理,企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理就無據(jù)可依,無憑可證。而離開了標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理,所謂的規(guī)范化檔案管理也就成了無本之木,無源之水。
4.標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理及規(guī)范化檔案管理的初步實踐
4.1生產(chǎn)記錄表格的規(guī)范
針對企業(yè)當(dāng)前生產(chǎn)管理現(xiàn)場各類記錄表格雜亂無章的現(xiàn)象,筆者因持有標(biāo)準(zhǔn)化體系內(nèi)審員資格證書且具有多年內(nèi)審及基層技術(shù)管理經(jīng)驗,有幸被領(lǐng)導(dǎo)委以重任――在一個月內(nèi)將各個部門正在使用的所有表格收集起來并加以整合優(yōu)化。在此工作過程中,筆者發(fā)現(xiàn)本公司雖然也推行標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量、環(huán)境體系,但是卻沒有真正落到實處,導(dǎo)致各個部門各自為政,同是一份“異常處理單”,三個部門就使用了三個不同版本的表格,更有甚者,同一部門使用的“xx生產(chǎn)統(tǒng)計表”現(xiàn)用的表格和以前的居然也不相同。為了將所有表格達(dá)到格式統(tǒng)一,筆者嚴(yán)格參照標(biāo)準(zhǔn)化體系程序文件及作業(yè)文件的具體要求,在與各個部門負(fù)責(zé)人協(xié)商、取得一致的基礎(chǔ)上,以方便于生產(chǎn)管理為原則,對內(nèi)容與生產(chǎn)脫節(jié)、多余的表格加以刪除,對內(nèi)容表述不詳?shù)谋砀窦右酝晟?,并將其按?biāo)準(zhǔn)要求一一編號,并盡量做到一表多用,以減少版面印刷費且方便管理,僅直接使用于生產(chǎn)管理的表格就整合了52份。公司上下通過使用標(biāo)準(zhǔn)化格式的表格后,生產(chǎn)管理現(xiàn)場已然規(guī)范了許多。當(dāng)然,生產(chǎn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化不僅是記錄表格的規(guī)范,還包括產(chǎn)品生產(chǎn)、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、質(zhì)量檢驗、質(zhì)量監(jiān)督等全過程制定并嚴(yán)格貫徹一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),才能有效地保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定和提高??梢姡嫱菩幸?guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理刻不容緩。
4.2“高起點、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”三高檔案室的建立
筆者所在的企業(yè)為一家新能源公司,因歷史遺留問題,加之領(lǐng)導(dǎo)層更換交迭,企業(yè)至2011年11月前都沒有建立檔案庫,許多珍貴的資料等到需要查找借鑒的時候才發(fā)現(xiàn)已無蹤影(譬如大型設(shè)備出了故障,連一本說明書及操作手冊都找尋不著,令維修人員無從下手,只得請廠家派技術(shù)人員前來維修),造成了許多不必要的浪費;整個公司辦公區(qū)隨處可見有用或無用的文件資料……以總公司為首的高層領(lǐng)導(dǎo)痛心之余,決定以本公司為“檔案管理”的新試點成立檔案室,而且以最快的速度建立起了約52平方米的檔案密集柜庫房及24平方米左右的檔案管理辦公室,同時還配置了專用電腦、打印/復(fù)印一體機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)等一系列檔案管理的專用設(shè)備。軟件方面:對檔案室提出了“高起點、高要求、高標(biāo)準(zhǔn)”的三高標(biāo)準(zhǔn),并要求所有部門對檔案管理人員給予工作上的全力支持與配合。筆者因為有著豐富的檔案管理經(jīng)驗而“臨危受命”,在查閱了大量相關(guān)技術(shù)資料的前提下,又走訪了某“人才市場檔案館”,學(xué)習(xí)其先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗,隨后編寫出了適合本單位的《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案室管理制度》等一系列建設(shè)性檔案管理文件及《檔案移交接收清冊》《檔案查(借)閱審批表》等日常管理文件。僅至2011年底,便已成功接收科技檔案共計506冊;文書檔案共計1969冊;銷售檔案共計573份;財務(wù)檔案共計249冊;人事檔案共計1437份;行政檔案共計426冊。且檔案室自2012年四月初正式實行“檔案借閱”制度以來,已先后為工程、研發(fā)、財務(wù)、人資、生產(chǎn)等提供了上百人次的檔案借閱工作,對各類生產(chǎn)管理提供了極為重要的參考資源。本企業(yè)檔案室在短短一年的時間內(nèi)就充分發(fā)揮出了其檔案管理的重要作用,由此看來,企業(yè)檔案作為繼承、保護(hù)與開發(fā)事業(yè),對企業(yè)科技的發(fā)展占有舉足輕重的地位。因此,檔案管理的規(guī)范化是企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
5.全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化
筆者從事了多年的基層技術(shù)管理工作,對制造型企業(yè)的生產(chǎn)流程、國際標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理,規(guī)范、現(xiàn)代化的檔案管理了然于心。并深切感受到企業(yè)要發(fā)展、要壯大,除了要有過硬的技術(shù)攻堅力量、雄厚的經(jīng)濟(jì)實力外,實行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化體系的企業(yè)管理是企業(yè)取得成功的法寶,而生產(chǎn)管理和檔案管理既是企業(yè)管理不可分割的組成部分,又是企業(yè)賴以生存的基石。因此,全面推行標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理,實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化刻不容緩。要想最終達(dá)成這一目標(biāo),可以從如下幾個方面著手:
(1)公司高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)本著高度重視企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作為立場,在取得現(xiàn)有成果的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步賦予標(biāo)準(zhǔn)化管理人員和檔案管理人員行使職能的充分權(quán)力,并制定相關(guān)激勵機(jī)制,把標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和規(guī)范化的檔案管理工作放在人才隊伍建設(shè)的高度上來,提高相關(guān)人員的工作積極性,以便形成一股后進(jìn)之力,推動標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)管理和規(guī)范化檔案管理的進(jìn)程。
(2)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作是一項重要的基礎(chǔ)管理工作,它既是長期工作,也是日常工作。因此,領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)更新觀念,將標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員從兼職的狀態(tài)中脫離出來,以便加大對全員標(biāo)準(zhǔn)化體系知識的培訓(xùn)宣傳力度,使全體員工切實理解企業(yè)推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的方向和決心。同時,企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行人員要將標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理的概念具體化、書面化、格式化,讓每個員工觸手可及、觸目可望,并對企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系的實施進(jìn)行認(rèn)真的策劃,對實施的結(jié)果進(jìn)行檢驗、分析和改進(jìn),通過評審采取有效的措施,推動企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化體系的持續(xù)改進(jìn),真正做到生產(chǎn)現(xiàn)場的標(biāo)準(zhǔn)化管理。
(3)企業(yè)的檔案資料是保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障,檔案管理又是企業(yè)整體管理體系的重要組成部分。企業(yè)應(yīng)注重抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),更新觀念,力求創(chuàng)新,不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作魄力。檔案行政管理部門與各主管部門應(yīng)密切配合,進(jìn)一步加強規(guī)范化管理的檢查指導(dǎo),以此帶動整個企業(yè)對檔案工作的認(rèn)識,真正把檔案管理工作作為基礎(chǔ)性工作抓緊抓好。檔案管理人員自身要堅持與時俱進(jìn),除認(rèn)真按國家《檔案法》及已制訂的有關(guān)檔案管理的各項規(guī)章制度進(jìn)行程序化操作外,還必須認(rèn)真學(xué)習(xí)文化知識和計算機(jī)信息技術(shù),適時實現(xiàn)計算機(jī)智能化、網(wǎng)絡(luò)化管理,將檔案管理融采集、處理、存儲和傳播為一體,促進(jìn)公司檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理,以便提高檔案工作效率,更好地為公司的發(fā)展提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
(4)管理層適時監(jiān)督、各部門負(fù)責(zé)人積極配合,做好標(biāo)準(zhǔn)化體系生產(chǎn)管理及規(guī)范化企業(yè)檔案管理的反饋工作。標(biāo)準(zhǔn)化體系執(zhí)行小組及專職檔案管理人員要及時將日常生產(chǎn)管理的反饋信息進(jìn)行處理,以便不斷加以修正。
結(jié)束語
只有我們?nèi)駝訂T,切實將標(biāo)準(zhǔn)化體系的生產(chǎn)管理和科學(xué)、規(guī)范化的檔案管理落到實處,才能促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展,我們的企業(yè)也才會經(jīng)久不衰,百年傳承。
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本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公務(wù)電子郵件的歸檔與管理,在維護(hù)其真實性、完整性和長期可讀性的基礎(chǔ)上,為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù)。
國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織的公務(wù)電子郵件歸檔與管理適用本標(biāo)準(zhǔn)。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注明日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),然而,鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
GB/T18894―2002電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 17678.1―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分:電子文件歸檔與檔案管理
GB/T17678.2―1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分:光盤信息組織結(jié)構(gòu)
DA/T 1―2000檔案工作基本術(shù)語
DA/T 18―1999檔案著錄規(guī)則
DA/T 22―2000歸檔文件整理規(guī)則
國家檔案局令第6號 電子公文歸檔管理暫行辦法
3術(shù)語和定義
DA/T 1-2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3.1 電子郵件electronic mail
由電子計算機(jī)生成、處理,并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機(jī)構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞,也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞。電子郵件分為三種:公務(wù)電子郵件、暫時性公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。
3.2 公務(wù)電子郵件electronic mail document
國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。
3.3 公務(wù)電子郵件系統(tǒng)electronic mail document sys-tem
用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。3.4 電子文件管理系統(tǒng)electronic records managementsystem
為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進(jìn)行分類,以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。
4總則
4.1公務(wù)電子郵件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其真實性、完整性和有效性。
4.2公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)實行全過程管理與監(jiān)控,保證管理工作的連續(xù)性。
4.3應(yīng)明確規(guī)定公務(wù)電子郵件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求,保證歸檔公務(wù)電子郵件的質(zhì)量。
4.4歸檔公務(wù)電子郵件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時,應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
4.5公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)納入各單位公文處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
4.6機(jī)構(gòu)內(nèi)設(shè)置的公共郵箱(機(jī)構(gòu)內(nèi)對個人開放的郵箱,郵箱內(nèi)設(shè)有許多文件夾,分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發(fā)送疑問或者關(guān)于執(zhí)行的公務(wù)某一特定方面的信息,只有一定范圍內(nèi)的人員才能使用的郵箱)必須說明創(chuàng)建的目的或理由、郵箱使用者的范圍,并向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關(guān)責(zé)任人。
4.7系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼,密碼應(yīng)妥善保護(hù),并定期更改。
4.8各單位系統(tǒng)管理人員應(yīng)為使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統(tǒng),并確保工作人員在使用文件或查找信息時,其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護(hù)功能都能啟動。病毒特征庫應(yīng)當(dāng)定期更新。
5公務(wù)電子郵件的撰寫與傳遞
5.1公務(wù)電子郵件標(biāo)題、正文內(nèi)容的撰寫以及署名規(guī)則參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定。郵件標(biāo)題撰寫應(yīng)符合郵件主題或公務(wù)性質(zhì),以保證郵件應(yīng)用的時效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量。
5.2各單位應(yīng)在公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的公務(wù)信箱中發(fā)送和接收公務(wù)電子郵件,不得使用私人郵箱。郵件一經(jīng)發(fā)出,必須原樣保存。應(yīng)盡量避免公務(wù)郵箱用于私人活動。
5.3公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送和接收,并對發(fā)送的郵件進(jìn)行加密處理,同時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、工作站進(jìn)行安全性驗證。
5.4在發(fā)送公務(wù)電子郵件時應(yīng)使用真實身份,并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍,確定是否應(yīng)進(jìn)行加密和電子簽名。不得在公務(wù)電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。
5.5各單位系統(tǒng)管理人員或有關(guān)人員應(yīng)保存經(jīng)由公務(wù)電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄,作為指導(dǎo)、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務(wù)電子郵件發(fā)文、收文登記表參見附錄A.1,A.2)。
公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當(dāng)歸檔,只有授權(quán)人員方可查詢。
5.6使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件,如發(fā)現(xiàn)病毒,應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理人員。
5.7公務(wù)電子郵件收發(fā)日志應(yīng)備份,脫機(jī)保存,定期移交檔案部門。
6公務(wù)電子郵件的鑒定與歸檔
6.1鑒定歸檔責(zé)任歸屬
6.1.1對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進(jìn)行鑒定歸檔;接收到的外部郵件,由接收者進(jìn)行鑒定歸檔。
6.1.2內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進(jìn)行鑒定歸檔。
6.1.3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進(jìn)行鑒定歸檔。個人郵箱內(nèi)郵件的鑒定,由郵箱擁有者負(fù)責(zé)。
6.2鑒定內(nèi)容
6.2.1應(yīng)根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì),是否具有保存價值。對于涉及公務(wù)但以個人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。
6.2.2公務(wù)電子郵件保管期限和密級的劃分工作,參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.2.3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務(wù)電子郵件進(jìn)行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認(rèn)定郵件是否當(dāng)時當(dāng)人收發(fā)的,檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段,檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務(wù)電子郵件是否具備可理解性和可用性,包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。
6.3歸檔范圍
6.3.1凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的,則該份電子郵件也應(yīng)歸檔。
6.3.2:土務(wù)電子郵件歸檔時,應(yīng)包括以下部分:
a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱);
b)發(fā)送、接收郵件的時間;
c)郵件密級;
d)郵件的題名;
e)郵件正文、附件;
f)郵件收發(fā)日志;
g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號。
6.4歸檔要求
6.4.1:辦理完畢且具有保存價值的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時從原有郵箱中遷移出來,進(jìn)行邏輯歸檔,保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內(nèi)。
6.4.2發(fā)送或接收具有保存價值的公務(wù)電子郵件后應(yīng)立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件,將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。
6.4.3采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式(公務(wù)電子郵件存儲格式參見附錄B),如無法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換,應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔。
6.4.4一般情況下電子郵件和附件作為整體進(jìn)行歸檔。
6.4.5經(jīng)加密的公務(wù)電子郵件應(yīng)解密后明文歸檔。
7歸檔公務(wù)電子郵件的整理
7.1歸檔公務(wù)電子郵件的整理按DA/T22―2000規(guī)定的要求進(jìn)行。
7.2歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)等進(jìn)行分類整理,公務(wù)電子郵件編號規(guī)則應(yīng)與電子文件編號規(guī)則保持一致,有對應(yīng)其他版本的,應(yīng)通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系。
7.3將已整理好的公務(wù)電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務(wù)電子郵件存儲載體參見附錄C),不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)分別存儲在不同的載體上,務(wù)必保證電子郵件的真實與完整。
7.4公務(wù)電子郵件的著錄參照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。存儲公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括:
a)說明文件,對存儲載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進(jìn)行描述。
b)類目表文件,說明載體內(nèi)文件分類信息。
c)著錄文件,存放有關(guān)文件的目錄信息。
d)公務(wù)電子郵件夾,存放已歸檔的各種公務(wù)電子郵件。
7.5存儲公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)明以下信息:
a)載體編號;
b)立檔單位名稱;
c)類別(或主題);
d)郵件起止日期;
e)轉(zhuǎn)存日期;
0密級;
s)文本(正本或備份);
h)操作環(huán)境(硬件或軟件);
i)存儲介質(zhì)的生產(chǎn)日期;
j)保管期限。
8公務(wù)電子郵件的移交與接收
8.1各單位文件管理人員應(yīng)按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務(wù)電子郵件,移交時應(yīng)履行規(guī)定的程序,并做好移交登記(移交登記表參見附錄D),完全合格后方可移交。登記表一式兩份,移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8.2移交單位和檔案保管部門應(yīng)對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗,檢驗結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《公務(wù)電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份,移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8.3歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交。
8.4無論采用邏輯方式還是物理方式移交,對于需永久或長期保存的公務(wù)電子郵件,均應(yīng)當(dāng)將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交。
9公務(wù)電子郵件的保管
9.1檔案保管部門應(yīng)對各單位移交的公務(wù)電子郵件制作備份,一式三套,一套封存保管,一套提供利用,一套異地保存。
9.2歸檔公務(wù)電子郵件的保管要求應(yīng)符合GB/T18894―2002中9.4的相關(guān)規(guī)定。
關(guān)鍵詞:配電網(wǎng);工程建設(shè);標(biāo)準(zhǔn)化管理
1概述
隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展,人們對電量的需求越來越大,電力企業(yè)為提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益,開始建立生產(chǎn)、技術(shù)和管理準(zhǔn)則,對工程組織、協(xié)調(diào)、控制、人員、經(jīng)費以及設(shè)施等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化管理的實施是提高工程質(zhì)量,強化電力企業(yè)工程管理能力的有效途徑,建立科學(xué)、合理的配電網(wǎng)工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化管理體系,可有效提高施工效率,推動企業(yè)技術(shù)進(jìn)步。
2 電力企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理問題分析
2.1 標(biāo)準(zhǔn)化管理 標(biāo)準(zhǔn)化管理是工業(yè)技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物,是不同部門工業(yè)之間和企業(yè)之間技術(shù)交流與合作的標(biāo)準(zhǔn)通道,能有效減少不同技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)之間互相適應(yīng)的時間。標(biāo)準(zhǔn)化管理具有計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)以及監(jiān)督五項功能,各項功能相互聯(lián)系,互相制約,構(gòu)成一個統(tǒng)一的有機(jī)整體。
2.2 電力企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理問題 我國電力企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理的數(shù)量和質(zhì)量已經(jīng)有了明顯提高,標(biāo)注化管理、質(zhì)量管理、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制之間已經(jīng)建立起了密切的聯(lián)系,有利于產(chǎn)品質(zhì)量和企業(yè)效益的提升,但是,在大力發(fā)展電力企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理過程中,仍發(fā)現(xiàn)了一系列問題,具體表現(xiàn)在:
2.2.1 電力企業(yè)管理制度落后。電力企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化競爭意識不強,影響了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化科研成果的研發(fā)和實踐,多數(shù)企業(yè)直接實施“拿來主義”,套用其他企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)體系,沒有對管理模式進(jìn)行必要的調(diào)整和優(yōu)化,導(dǎo)致實施的標(biāo)注化體系與企業(yè)自身發(fā)展?fàn)顩r嚴(yán)重不符,影響了管理效率。
2.2.2 標(biāo)準(zhǔn)體系不健全。電力企業(yè)對管理標(biāo)準(zhǔn)的重視力度較大,在制定和貫徹管理標(biāo)準(zhǔn)工作方面較為出色,但與管理標(biāo)準(zhǔn)配套的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及工作標(biāo)準(zhǔn)沒有得到同步發(fā)展,導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容不健全,影響標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)調(diào)性,降低管理效率。
2.2.3 設(shè)備和技術(shù)落后。我國電力企業(yè)加快了電力系統(tǒng)的改造和升級進(jìn)度,但部分落后的電氣設(shè)備和技術(shù)在一定時期內(nèi)還需繼續(xù)運行,這不利于國家標(biāo)準(zhǔn)制度的實施。多數(shù)電力企業(yè)缺乏安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn),沒有對人身安全、健康、環(huán)保等要素進(jìn)行綜合考慮;技術(shù)條件和試驗方法不對應(yīng),也影響了我國電力標(biāo)準(zhǔn)化管理的實施。
2.2.4 標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)用性不強。我國電力企業(yè)制定了很多標(biāo)準(zhǔn),但各項標(biāo)準(zhǔn)制度缺乏應(yīng)用性,沒有對企業(yè)生產(chǎn)運行起到實質(zhì)性的指導(dǎo)作用。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定是基礎(chǔ),實施才是整個企業(yè)標(biāo)注化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié),只有將各項標(biāo)準(zhǔn)貫徹落實到各項工作當(dāng)中,才能發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)中存在的問題,并不斷改進(jìn)和完善,為企業(yè)的發(fā)展提供動力。
綜上所述,我國電力企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理已經(jīng)取得一定的效益,但在實際運行中仍有一些問題急需解決。配電網(wǎng)工程是電力系統(tǒng)基礎(chǔ)性建設(shè)工程中的重要組成部分,以下將以配電網(wǎng)工程為例,對標(biāo)準(zhǔn)化管理的實施進(jìn)行分析。
3 配電網(wǎng)工程標(biāo)準(zhǔn)化管理的實施
3.1 施工準(zhǔn)備階段的標(biāo)準(zhǔn)化要求 配電網(wǎng)工程施工前,需要對工程項目策劃、招標(biāo)管理、建設(shè)協(xié)調(diào)、原材料進(jìn)場檢測以及設(shè)計交底等內(nèi)容進(jìn)行安排和規(guī)定,根據(jù)各工程特點、地理位置、投資額度制定工程管理體系,合理分配各項資源。①項目策劃時,要按照基建部的要求,制定項目管理策劃范本,結(jié)合工程情況,變質(zhì)項目管理策劃;②招標(biāo)階段,根據(jù)施工、監(jiān)理招標(biāo)管理規(guī)定,參與招標(biāo)工作;③建設(shè)協(xié)調(diào)方面,建立定期協(xié)調(diào)機(jī)制,主動提出有實際意義的建議,解決工程項目建設(shè)中的征地拆遷、通道手續(xù)辦理等問題;④施工組織設(shè)計包括編制依據(jù)、項目概況、質(zhì)量目標(biāo)、組織機(jī)構(gòu)、管理組織協(xié)調(diào)的描述、質(zhì)量控制中的檢驗、試驗程序等。⑤設(shè)計交底和圖紙會審是工程質(zhì)量的關(guān)鍵,設(shè)計質(zhì)量決定工程的使用質(zhì)量及其壽命,圖紙是施工和驗收的依據(jù),未經(jīng)會審的圖紙不得用于施工。設(shè)計交底時應(yīng)包括設(shè)計意圖、設(shè)計特點及注意事項;設(shè)計變更情況;新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)、新方法的應(yīng)用情況;施工條件及可能面臨的問題;施工應(yīng)注意的事項。圖紙會審工作則由參見單位各級技術(shù)人員組織實施,成果要形成會審紀(jì)要,分發(fā)各部門執(zhí)行。⑥原材料進(jìn)場檢驗是確保工程質(zhì)量的基礎(chǔ),不合格材料不得進(jìn)入施工場地。原材料、半成品、構(gòu)配件均需要進(jìn)行檢驗和復(fù)檢。
3.2 施工過程的標(biāo)準(zhǔn)化管理 首先,施工流程要標(biāo)準(zhǔn)化,制定工程進(jìn)度、合同管理、現(xiàn)場管理、巡視制度,確保工程進(jìn)度和質(zhì)量達(dá)到設(shè)計要求。其次,施工進(jìn)度方面,要按照合同編制工期組織工程施工、控制工程進(jìn)度。當(dāng)施工期間受到外界不可控因素影響時,應(yīng)對生產(chǎn)日期進(jìn)行調(diào)整;若需要進(jìn)行技術(shù)變更,則應(yīng)通過審批手續(xù)后方可執(zhí)行?!对O(shè)計變更管理制度》、《旁站、巡視監(jiān)理制度》、《工序質(zhì)量交接驗收管理制度》、《見證取樣送檢管理制度》以及《原材料跟蹤管理辦法》等制度均應(yīng)根據(jù)工程實際情況進(jìn)行制定并實施。再次,施工安全方面,應(yīng)建立質(zhì)量事故報告制度、工程質(zhì)量問題處理制度以及質(zhì)量問題閉環(huán)管理制度。工程建設(shè)過程中出現(xiàn)事故后,應(yīng)根據(jù)事故性質(zhì),分級上報,調(diào)查事故原因,追究相關(guān)部門及人員的責(zé)任;性質(zhì)特別嚴(yán)重的,應(yīng)在24h內(nèi)報告主管部門、監(jiān)理部、建設(shè)單位、工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu),于5日內(nèi)書寫質(zhì)量事故報告。最后,工程質(zhì)量責(zé)任及考核管理制度。完善工程建設(shè)參與單位的綜合能力評價體系,定期資信評價結(jié)果,將結(jié)果作為合同管理和招評標(biāo)的重要依據(jù)。明確建設(shè)單位及人員崗位的質(zhì)量責(zé)任和分工,將責(zé)任落實到個人,避免職能重復(fù)或職責(zé)不清帶來的質(zhì)量隱患。建立科學(xué)的考評標(biāo)準(zhǔn),對工作質(zhì)量進(jìn)行考核,并將其納入到業(yè)績考核范疇,通過適當(dāng)?shù)募畲胧{(diào)動參與人員的積極性和責(zé)任感。
3.3 工程竣工階段的標(biāo)注化管理 建立健全工程質(zhì)量檢驗和驗收管理制度,按照檢驗項目、檢驗批次,分項、分步的完成工程的質(zhì)量驗收。建立工程檔案資料管理制度,統(tǒng)一和規(guī)范配電網(wǎng)工程檔案管理,確保檔案資料的原始性、規(guī)范性、完整性,為后期工程管理提供參考。
4 結(jié)語
標(biāo)準(zhǔn)化管理是企業(yè)提高管理效率,提高人力、資源利用率的有效途徑,電力企業(yè)管理實施標(biāo)準(zhǔn)化管理后,能顯著提高工程的施工進(jìn)度、施工質(zhì)量,極具推廣價值。
參考文獻(xiàn):
[1]張興華.完善機(jī)制 提升配電網(wǎng)工程標(biāo)準(zhǔn)化管理水平[J].農(nóng)村電工,2015,01:1.
關(guān)鍵詞:供電計量 標(biāo)準(zhǔn)化 管理
一、供電計量工作技術(shù)分析
通常情況下,電力計量可以分成低壓計量與高壓計量,也有利用互感器接表進(jìn)行計量及直接接表計量技術(shù)?,F(xiàn)階段,我國供電企業(yè)常用的計量技術(shù)有兩種:第一種是利用微處理器和模數(shù)轉(zhuǎn)換進(jìn)行的實時處理計量技術(shù),這種微處理器和模數(shù)轉(zhuǎn)換技術(shù)所使用的電能表功能非常靈活,是當(dāng)代電力計量與多功能電表的重要技術(shù),其最大的優(yōu)點是計量內(nèi)存容量非常大、計量信息處理的速度快,能夠獲得很多有用的電能參數(shù),它常用于計量精度較高的關(guān)口電量。然而,這種方法也存有一些缺點,因為電力市場發(fā)展及企業(yè)研發(fā)能力存在差異性,該計量技術(shù)對處理無功電能、諧波分量等方面有一定影響,我國還沒有形成一個統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);第二種是運用通用型的計量芯片來計量電力的技術(shù)?,F(xiàn)階段,很多供電企業(yè)都經(jīng)常利用通用型的電力計量芯片技術(shù),該技術(shù)對于有功電能統(tǒng)計具有運行穩(wěn)定、技術(shù)成熟和容易開發(fā)的優(yōu)勢。所以,它在中低端的電能計量設(shè)備中得到了非常廣泛的應(yīng)用。因為器件本身功能具有一定限制性,利用通用型芯片技術(shù)制作的電能表在計量無功電能與諧波電能方面比較困難。
二、供電計量的標(biāo)準(zhǔn)化管理
電力計量要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理,必須構(gòu)建有針對性的電力計量標(biāo)準(zhǔn)化體系,這種標(biāo)準(zhǔn)化體系可以分成三個方面,即:管理標(biāo)準(zhǔn)化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)與人員標(biāo)準(zhǔn)化。
1.管理標(biāo)準(zhǔn)化
管理標(biāo)準(zhǔn)化是站在供電企業(yè)的管理角度對電力計量實行標(biāo)準(zhǔn)化的管理。管理標(biāo)準(zhǔn)化具體含有幾點工作:第一是將法律作為依據(jù),一切工作依據(jù)法律展開,加大法制工作的宣傳力度,真正貫徹《電力法》、《計量法》法律法規(guī),把這些法律法規(guī)當(dāng)成是供電企業(yè)電力計量工作的行為準(zhǔn)則,真正做到依據(jù)法律管理電能;第二是必須建立必要的規(guī)章制度,具體有計量管理技術(shù)相關(guān)規(guī)范、計量標(biāo)準(zhǔn)定期檢查制度、計量標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)管理制度、計量工作現(xiàn)場管理制度等,要對電能計量工作的所有環(huán)節(jié)都制定標(biāo)準(zhǔn),保證計量設(shè)備儀器可靠準(zhǔn)確;第三是電力計量工作要受到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,組織管理方面需要構(gòu)建行政管理人員直接進(jìn)行管理的形式,將電力計量方面的管理工作置于重要位置;第四是定期強制性的檢驗電能計量儀器儀表,加強計量儀表的檢定工作,無論設(shè)備儀器是否正在運行,都要依據(jù)相關(guān)檢查流程規(guī)范強制進(jìn)行檢定,對經(jīng)過現(xiàn)場校驗發(fā)現(xiàn)不合格的計量儀表儀器,必須送到指定的計量站對其進(jìn)行全指標(biāo)試驗,一旦發(fā)現(xiàn)不合格強制要求用戶換新,與此同時,要給所有計量表都建立一個專門的檔案,統(tǒng)一歸檔管理,從而減少用戶由于計量數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確受到的損失;第五是還要注意各部門相互配合,協(xié)同工作,重視各個崗位、各個部門之間的制約、配合,計量儀器和計量設(shè)備的選購、配置、維護(hù)及檢查檢測所有環(huán)節(jié)都進(jìn)行閉環(huán)動態(tài)化的管理,將每項工作都落實到具體責(zé)任人,并制定獎罰分明制度;第六是制定檔案管理方面制度,建立計量檔案,派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作,提高電力計量管理工作中圖紙、記錄、證書及資料的管理水平,并建立對應(yīng)臺賬實行動態(tài)管理,及時更新數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù),確保資料準(zhǔn)確,從而利于整體分析電力方面各種數(shù)據(jù)信息,確保儀器可靠性和準(zhǔn)確性,給正常的電能收費工作提供依據(jù)。
2.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化
要使電力計量實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的管理,必須要保證技術(shù)方面具有強大的支持,也就是在技術(shù)管理方面形成制度體系與制度方法,進(jìn)而滿足各標(biāo)準(zhǔn)要求。首先,要加強計量儀器選型方面的整體分析,提升計量工作準(zhǔn)確性。儀器選型分析主要是在已選定儀器設(shè)備的情況下,分析其定位、接線及選型,最大限度的提高計量精度。具體就是要正確接線,接線方式和計量方式要根據(jù)電力系統(tǒng)不同情況進(jìn)行,要注意將計量誤差降至最低,合理定位主要是合理制定計量點位置,如果計量位置遠(yuǎn)離現(xiàn)場,就會增加二次負(fù)載與二次回路的損耗,進(jìn)而會降低計量精度。合理選型就是科學(xué)制定電流互感器變比;其次,要提升計量儀表儀器的精度,使計量管理達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。提升儀器儀表精度最主要的是提高電能表精度,在硬件方面提高和改善計量工作標(biāo)準(zhǔn)化管理。技術(shù)方面必須進(jìn)行改造,有順序的淘汰技術(shù)較落后的產(chǎn)品,拒絕國家已淘汰或禁止使用的電能表,加大力度改造計量技術(shù),實現(xiàn)遠(yuǎn)程抄寫電表和計量數(shù)字化,不斷提升計量工作自動化水平。加大計量工作的檢驗力度,計量工作必須嚴(yán)格按照計量監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行,充分發(fā)揮技術(shù)方面的優(yōu)勢,不斷提升計量精度,可以依據(jù)符合類別選擇精確度級別,投入使用前做好調(diào)校工作,使計量儀器誤差滿足規(guī)范要求。
3.服務(wù)與人員標(biāo)準(zhǔn)化
服務(wù)與人員標(biāo)準(zhǔn)化是指供電企業(yè)在服務(wù)方面和人事管理方面要進(jìn)行規(guī)范,從而提升計量管理標(biāo)準(zhǔn)化程度,這方面標(biāo)準(zhǔn)化管理工作主要含有如下幾方面:第一,要加強技術(shù)培訓(xùn)與技術(shù)交流工作,提升計量工作人員技術(shù)素質(zhì),計量標(biāo)準(zhǔn)化管理的實施和運用與計量人員具有緊密聯(lián)系,計量人員具有較高綜合素質(zhì)與技術(shù)素質(zhì)對標(biāo)準(zhǔn)化管理的實施具有促進(jìn)作用。所以,要提升計量工作人員業(yè)務(wù)能力與技術(shù)素質(zhì),使他們推動管理標(biāo)準(zhǔn)化向前發(fā)展;第二要加強計量隊伍建設(shè)工作,保證計量隊伍的綜合能力水平,可以從人力資源和智力兩方面為整個計量工作的開展提供有效的基礎(chǔ)保障;第三要重視服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的具體實施,加大標(biāo)準(zhǔn)實施力度,推進(jìn)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。具體要明確制定各項服務(wù)制度、營業(yè)室服務(wù)、維修服務(wù)、業(yè)務(wù)流程、收費標(biāo)準(zhǔn)等方面的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn);第四是注意對電力用戶開展計量咨詢服務(wù),向人們宣傳電能計量方面的有關(guān)知識,讓廣大用戶了解計量工作的重要性及程序性。
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