發(fā)布時間：2023-07-14 16:34:57
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子文件與電子檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞： 高校檔案管理工作 電子文件歸檔工作 系統(tǒng)工程
隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機網(wǎng)絡、多媒體技術(shù)已延伸到社會的每一個角落，使世界信息化、網(wǎng)絡化；由此產(chǎn)生的大量電子文件，不僅意味著一種新型檔案載體的誕生，而且標志著記錄、傳達、留存信息的方式發(fā)生了形式的根本變化，電子文件歸檔亦成為檔案管理工作的必然。做好檔案管理的電子文件歸檔工作，是社會發(fā)展的必然要求，也是時代向檔案工作者提出的嚴峻挑戰(zhàn)。正確認識電子文件的特點和性能，是檔案工作者必備的知識點，采取各種措施確保電子文件檔案的完整、真實、準確與安全應成為檔案工作者不懈的追求。
一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀
（一）學校檔案應客觀完整地記錄學校各方面的工作，為學校發(fā)展留下真實的軌跡。但由于建設(shè)與管理投資原因，檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要；不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件等國家相關(guān)標準要求，使得學校檔案管理工作的發(fā)展受到嚴重制約。
（二）由于目前檔案歸檔大多數(shù)為紙質(zhì)、實物，管理工作量大，使用查詢困難；而人們對檔案管理工作重視不夠、對檔案工作意識不強，以及對檔案工作在學校建設(shè)中的重要性和必要性認識不到位，造成檔案的實際利用率低下。
二、高校檔案管理的重要性
如何做好高校檔案管理工作，提高高校檔案的實際利用效率，對高校的教育、教學、教研活動，有十分重要的作用。檔案管理是高校發(fā)展與建設(shè)歷史最真實面貌的反映，是提高教學質(zhì)量與水平的必要條件；高校檔案是學校教育活動、教學管理、學生學習和學校建設(shè)等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況；同樣，學校電子文件歸檔也是高校檔案管理最基礎(chǔ)工作之一，隨著辦公自動化程度的不斷提高，必須高度重視并規(guī)范電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，以便更有效地分析利用學校檔案，幫助提高教育管理和學校教學水平，更好地為學校的教學管理服務。
三、電子文件歸檔
（一）體系的建立。
電子文件歸檔工作的完成，必須建立一個體系，依靠一支隊伍，按照一定的流程。在原有檔案歸檔的基礎(chǔ)上，形成一整套電子文件歸檔體系，是一種切合實際的有效途徑。
1?郾傳統(tǒng)的文件――紙質(zhì)文件的歸檔已有很長歷史，經(jīng)過多年實踐，已形成相對完善的工作流程和歸檔制度，有較好的工作基礎(chǔ)。開展電子文件歸檔也必須形成一支隊伍來承擔此項工作。但現(xiàn)狀是：一方面，大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員、檔案管理人員具有相對穩(wěn)定的工作流程和熟練業(yè)務水平。另一方面，由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段。為此，必須對現(xiàn)有的計算機與信息管理人員或現(xiàn)有的立卷歸檔隊伍進行必要的相關(guān)業(yè)務學習的技術(shù)培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化或立卷歸檔等相關(guān)基本知識的技能培訓，擔負起電子文件歸檔工作的重任。
2?郾相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件歸檔所涉及的業(yè)務面更加廣泛，受制約的因素更多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三方結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，對電子文件最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位，三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文件。
（二）方法與路徑。
1?郾選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的分散各異轉(zhuǎn)向集中統(tǒng)一，打破子立卷單位的界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一?？梢岳脤W校網(wǎng)絡技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，比如可分為教學、科研、人事管理三個子系統(tǒng)。教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務中心、教務處構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)，注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；財務中心負責學生交費信息的傳遞；教務處負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。
2?郾借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專門網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的，具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何中途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自動從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。已經(jīng)歸檔的電子文件一律用光盤保存。
（三）紙質(zhì)、電子文件歸檔并舉。
1?郾在現(xiàn)有技術(shù)條件上，對一些具有至關(guān)作用的文件必須以紙質(zhì)文件保存。由于電子文件的不穩(wěn)定性和易修改性，有必要將一些重要的電子文件制成拷貝存檔，以確保文件的安全。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，對一些重要的文件最好采取紙質(zhì)文件和電子文件一起歸檔的方法，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以利于參照互補。不僅如此，還要高度正視電子文件對紙質(zhì)文件帶來的影響，在做好紙質(zhì)文件傳統(tǒng)歸檔工作的同時，依靠計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，將歸檔文件實體與計算機檢索利用相結(jié)合、優(yōu)勢互補，既可完好地保存紙質(zhì)文件的原貌，又可以實現(xiàn)多途徑檢索、多用戶共享的功能。另外，在做好紙質(zhì)文件管理工作的基礎(chǔ)上，還要適時做好紙質(zhì)文件向電子文件的有機轉(zhuǎn)換工作。
2?郾在磁盤、光盤貯存文件耐久性留存的問題尚未解決之前，電子檔案與紙質(zhì)檔案將并存很長時間。但從長遠看，在電子檔案存儲的技術(shù)條件進一步提高之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光盤歸檔為主，紙質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些價值高的檔案，則采取以紙質(zhì)歸檔為主，磁盤、光盤歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，而且能夠減小檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種歸檔方案簡化合一，要經(jīng)過論證后才能實施。
四、結(jié)語
檔案管理的電子文件歸檔實質(zhì)上是一項系統(tǒng)工程，電子文件收集積累和整理歸檔等工作是一項長期的、艱苦的、細致的、難度較大的系統(tǒng)工作。對高校來說，做好電子文件歸檔工作，首先要領(lǐng)導重視，并且要親自抓好這項工作，各有關(guān)部門須盡快接受這一新生事物；其次，制定相關(guān)的規(guī)章制度，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求作出具體的規(guī)定。只有電子文件歸檔，才能保障學校日常工作及教學、科研中產(chǎn)生的大量的電子文件的檔案管理，才能真實地保證其原始性、真實性和齊全性。電子文件歸檔是檔案工作的發(fā)展趨勢，電子文件的出現(xiàn)給檔案工作帶來了一次巨大的變革，把檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來。作為檔案工作者，我們要高度正視電子文件對紙質(zhì)文件帶來的影響，積極更新知識，學習和發(fā)展檔案管理的理論、原則、方法和技術(shù)，使兩類文件檔案更好地結(jié)合在一起，滿足社會的需要。
參考文獻：
［1］傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化.杭州：浙江大學出版社，2004.4.
關(guān)鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質(zhì)檔案 差異
自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優(yōu)點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設(shè)符合社會發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應,造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤所構(gòu)成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環(huán)境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異
當紙質(zhì)檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內(nèi)容永遠的結(jié)合在一起,非人為變動的情況下不會出現(xiàn)絲毫的改動。
而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現(xiàn)在兩個方面:一方面由于計算機技術(shù)革新,以至于新的存儲技術(shù)代替舊版的存儲技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計數(shù)機早已不法識別;另一方面由于經(jīng)濟體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟原因而導致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。
因此,對電子文件來講技術(shù)壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時,及時做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護的差異
在檔案管理中我們對紙質(zhì)檔案信息保護的目標主要是延長紙質(zhì)的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內(nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時,作者的相關(guān)重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網(wǎng)上初始確認時間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術(shù),存儲和錄入人員職責的權(quán)限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異
電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數(shù)字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經(jīng)過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。
5、結(jié)語
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網(wǎng)絡技術(shù),以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發(fā)展的需求。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：企業(yè)電子檔案；電子檔案管理問題；解決措施
中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 16-0000-01
信息時代的到來，改變了企業(yè)的管理方式，從傳統(tǒng)的完全紙質(zhì)化到如今的電子無紙化，企業(yè)檔案的管理發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案也已經(jīng)成為企業(yè)信息資源和資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)、運營、發(fā)展的重要記錄，對于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。但是，中國企業(yè)對于這方面的應用探索還不長，企業(yè)電子檔案的實際管理中仍然存在諸多問題，因此筆者結(jié)合自己的實際經(jīng)驗，給出一些思考和建議。
一、企業(yè)電子檔案管理問題
（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關(guān)程序設(shè)計的過程中，檔案管理方面的專業(yè)人員沒有參與其中，單純從軟件設(shè)計工作人員角度出發(fā)來進行程序的設(shè)計，立足在一些基本表面的問題，比如邏輯上的歸檔問題，信息的分總問題，可以說考慮的范圍是相對局限，不夠周全的。而由此設(shè)計出來的自動化辦公軟件，在一些現(xiàn)實問題上的解決措施有待改進。
（二）文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個系統(tǒng)，由此導致信息的歸類出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應用過程中也會出現(xiàn)一定的紕漏。結(jié)合一些公司的實際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類無法滿足現(xiàn)實的需要，對于信息的應用、管理都會有著出入。
（三）電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實際的應用過程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無法有效統(tǒng)一結(jié)合。
（四）電子檔案儲存載體安全度無法保證。檔案對于公司來說是有一定價值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲存一般分成兩種，一類是直接通過硬盤儲存器，另一類是利用網(wǎng)絡進行儲存，比如最近比較熱門的云儲存，兩者的安全性都無法完全保證。硬盤儲存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會對公司產(chǎn)生諸多不利影響；如果是通過網(wǎng)絡存儲，盡管可以通過網(wǎng)絡很好的備份存儲，但是一些重要的信息仍會會被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。
（五）相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)結(jié)合度不高。電子無紙化的檔案管理減少了相關(guān)工作人員的工作量，但是對于其素質(zhì)技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對于相關(guān)軟件的應用，自動化辦公系統(tǒng)管理達到熟練的程度，同時工作的責任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實的情況下，一些資質(zhì)比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無法把理論更好地結(jié)合于實際，對于工作的認識不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責任心。
二、針對企業(yè)電子檔案管理問題的解決措施
（一）電子檔案監(jiān)控嚴格化。首先，關(guān)于電子檔案的形成監(jiān)控問題，工作人員應該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說是信息庫的建立，這是一個至關(guān)重要的步驟，來保證后期信息利用有價值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實性和完整性，同時需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學、完整、嚴密的制度來規(guī)范監(jiān)控過程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學化、嚴格化，管理內(nèi)容和執(zhí)行的有效化等等。
（二）提高電子文件安全性和可識別性。檔案信息對于公司的發(fā)展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現(xiàn)實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，比如通過網(wǎng)絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項責任落實到個人，確保權(quán)責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。
（三）提高電子檔案甄別的技術(shù)。電子文件進入網(wǎng)絡運行之后，其復制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時也增加了其中的風險，比如關(guān)于電子檔案真?zhèn)蔚膯栴}，提高其中的甄別技術(shù)有著現(xiàn)實的必要，因此在電子文件辦制的時候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應用。這樣可以避免使用者和顧客對于文件進行篡改，危害企業(yè)的利益。
（四）優(yōu)化電子檔案的鑒定技術(shù)。在文件進行歸檔之前，一般需要先進行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價值，根據(jù)實際的需要來給出相應的標準，避免統(tǒng)一標準化的分類不利于公司對于信息的應用。在一定有效分類之后，可以方便企業(yè)選擇應用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價值。
（五）優(yōu)化電子檔案歸檔?，F(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實行“雙套制”，但是實際過程中由于電子文件的法律約束力不高、技術(shù)問題大導致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問題，一方面需要著手建立和運用計算機網(wǎng)絡環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實體檔案的作用，發(fā)揮實體檔案和電子檔案結(jié)合的作用，實現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會信息平臺上的有效運轉(zhuǎn)。
（六）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。不管外部條件如何改善，軟件設(shè)施如何改進，相關(guān)的工作人員作為工作過程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動性，因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對性地對員工進行相關(guān)的專業(yè)化的培訓，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責任心，同時結(jié)合兩者，才能讓整個工作更加有效，有價值。
三、結(jié)束語
企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發(fā)現(xiàn)問題才能更好地解決問題，才能讓整個過程在實踐中不斷改進，讓電子無紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實價值，促進企業(yè)的發(fā)展。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；
文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
一、電子文件的重要性
首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設(shè)的健康發(fā)展。近二十年來，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標準化、網(wǎng)絡化日趨完善，文件從產(chǎn)生至處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經(jīng)成為國家檔案工作、國家電子政務建設(shè)的重要組成部分。其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實、完整、長期可讀。電子文件同紙質(zhì)文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應由檔案部門進行集中統(tǒng)一管理歸檔，這是《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的有關(guān)要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國家記憶的長久傳承。最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務，滿足用戶需求，也可及時發(fā)現(xiàn)利用系統(tǒng)中的弱點與不足，調(diào)整和改進工作方法或技術(shù)措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價值和基本條件。
二、電子文件的整理
電子文件整理時應根據(jù)文件整理目標和規(guī)律，借鑒已相當成熟的紙質(zhì)文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備工作。
（一）電子文件的組織。在電子文件形成后要及時進行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發(fā)生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號、密級等電子文件的著錄標引應由檔案部門的歸檔人員來完成。
（二）建立數(shù)據(jù)庫。電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬方式存在的，應建立“虛擬文件庫”。經(jīng)過分類、劃分和排序后，依次將電子文件登記在“虛擬文件庫”中，并在電子文件名和電子文件內(nèi)容之間建立關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)數(shù)字數(shù)字保存、數(shù)字檢索和數(shù)字顯示。最好再建立一個電子文件索引數(shù)據(jù)庫，這樣更利于以后進行查找。
（三）電子文件的存取。電子文件的整理是一個完整的生命周期，涉及多個部門。堅持紙質(zhì)文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計算機輔助管理系統(tǒng)對電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過程中，進行自動跟蹤管理，專人專機負責，再進行拷貝或刻錄到可以移動的磁盤、光盤介質(zhì)上，以便長期保存其原始性和完整性。
三、電子文件的歸檔
電子文件的歸檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進行分類、編制文號后轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標識。然后由檔案部門統(tǒng)一管理歸檔。
（一）確定范圍。確定歸檔范圍是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案管理的關(guān)鍵。凡是依據(jù)國家規(guī)定、能夠反映實際情況、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯(lián)系的文件相對集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計算機尋找文件。
（二）明確時間。按規(guī)定每年度的電子文件應在次年的6月底前進行歸檔，因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命、功能等問題，一般以不超過2～3個月為宜。
（三）制定規(guī)范。及時收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準確性、原始性。對于草稿文件，考慮到以后紙質(zhì)文件逐步數(shù)字化，建議對其進行積累、鑒定、歸檔；對于起輔助作用或正式使用的電子文件，應及時收集、整理、歸檔；對于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和原數(shù)據(jù)，也應加強管理，一并進行歸檔管理；對于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準；這樣可以大大提高檔案的真實性和可靠性。
（四）選擇載體。紙質(zhì)文件檔案管理的載體比較穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，如利用磁帶、磁盤、光盤等，在脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式上極其容易造成數(shù)據(jù)丟失。因此，利用網(wǎng)絡移交較為安全。一是借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。現(xiàn)在大多數(shù)單位都已建立了計算機局域網(wǎng)，可以借助本單位的網(wǎng)絡與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此線傳輸?shù)綑n案管理部門。二是選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，由單位指定一個管理部門（如信息中心）負責本單位的數(shù)據(jù)傳輸、資料鑒定、內(nèi)容審核、編目整理后，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門進行保存。以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的原始性、準備性、真實性負責。通過計算機或網(wǎng)絡收集與管理電子文件，是實施前端控制的有效手段。任何電子文件一經(jīng)產(chǎn)生，電子文件管理系統(tǒng)就自動進行跟蹤管理，檔案部門可通過網(wǎng)絡對其進行檔案管理和控制，對電子文件的生成、遷移、歸檔、利用等各個階段設(shè)置完善的功能管理，對各個環(huán)節(jié)實施邏輯管理。
四、結(jié)束語
隨著辦公自動化應用進程的加快，在日常工作中高效、準確地處理各種信息的工作方式會形成大量的電子文件，這就給文件的檔案管理工作帶來了更高的要求。目前紙質(zhì)文件的檔案管理的目標和要求是相對完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴格有效系統(tǒng)的管理辦法，加強電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，應認真把握電子文件的特點，分析其檔案管理規(guī)律，結(jié)合辦公自動化的要求，完善各項制度和技術(shù)規(guī)范，不斷推動電子文件的檔案管理和有效利用。
參考文獻：
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【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；特殊性；知識技能
隨著辦公自動化的進一步擴展,特別是信息產(chǎn)業(yè)和網(wǎng)絡化技術(shù)的廣泛應用,許多電子文件歸檔后形成了電子檔案。電子檔案雖然與紙質(zhì)檔案都遵循著收集、整理、鑒定、保存與利用等檔案管理的基本原則,但電子檔案與紙質(zhì)檔案仍有很大的不同——因為紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容一旦與載體結(jié)構(gòu)形式構(gòu)成相互關(guān)系后就永遠無法分離,人們不依靠任何技術(shù)就能識別檔案的內(nèi)容。而電子檔案則須使用技術(shù)和設(shè)備把信息內(nèi)容記錄于存儲載體上后,就離不開這種技術(shù)和設(shè)備,并要利用這種技術(shù)和設(shè)備進行逆處理才能識別它的內(nèi)容,這就造成了電子檔案管理的特殊性。
研究電子檔案管理的特殊性,探討建設(shè)一支與之相適應的具備一定知識技能的電子檔案管理隊伍,是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化必須解決的課題。
1．電子檔案管理的特殊性
電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理不同的主要原因,是電子檔案管理要依賴電子計算機的軟硬件技術(shù)平臺。因而電子檔案管理的特殊性表現(xiàn)為以下幾個方面。
1.1電子檔案管理的信息內(nèi)容數(shù)碼化
電子文件、電子檔案是將文字圖形、影音影像等信息,轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號來存儲和傳輸?shù)摹Ｈ藗儗﹄娮游募㈦娮訖n案所記錄的信息必須通過相應的軟硬件技術(shù)還原后才能閱讀。
1.2電子檔案管理必須實行文檔處理一體化
從管理的角度看,電子文件、電子檔案之間很難劃分出明顯的界限。紙質(zhì)檔案在歸檔前的文件階段,檔案人員無須參與管理,但電子文件在形成階段,檔案人員就要參與設(shè)計指導,使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔管理;同時還要了解電子文件產(chǎn)生的背景、設(shè)計思想、數(shù)據(jù)格式及計算機軟硬件技術(shù)等,因此,在電子文件時代,電子文件的形成者,電子檔案的管理者,必須通力協(xié)作,實行文檔一體化管理,才能保證電子文件、電子檔案的可存取性、可用性、可理解性。
1.3電子檔案保存保管技術(shù)復雜化
紙質(zhì)檔案只要符合保管保護條件,就能達到長期保存目的,而電子檔案長期保存就要面臨許多的技術(shù)上的問題,例如電子檔案可存取性、可用性、可理解性因素,電子軟件所依賴的計算機軟硬件發(fā)展水平,電子信息存儲載體的耐久性等等因素,都會影響電子檔案的有效保管,必須要有一整套的技術(shù)措施來給予支持。
1.4電子檔案開發(fā)利用形式多樣化
對于紙質(zhì)檔案的開發(fā)利用,我國已有一整套的方針政策和方法,但電子檔案的開發(fā)利卻面臨著許多新問題,如電子檔案的利用是通過通信傳輸,還是提供存儲載體的拷貝件,抑或是直接利用計算機系統(tǒng)提供利用;還是電子檔案的利用場所、保密問題、開放時間、應用范圍等等,這些都要根據(jù)電子檔案的特性來制定相應的政策方法,并提供足夠的軟硬件技術(shù)保證才能開發(fā)利用好電子檔案。
2.電子檔案技術(shù)管理
2.1電子文件分類
檔案管理工作中的全部電子文件，按照業(yè)務類別劃分，可分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類等，這是按業(yè)務范圍進行的分類；目前比較普遍而公認的分類方法是按照電子文件的來源劃分，這種來源是形成電子文件的軟、硬件設(shè)備。據(jù)此電子文件可分成文本類、圖形類、數(shù)據(jù)類、程序類、圖像類、聲音類、多媒體類等。如通過文字處理軟件形成的文件為文本類文件，通過AUTOCAD等軟件形成文件為圖形類文件，通過編程軟件形成的文件為程序類文件，通過照相機等設(shè)備形成的文件為圖像類文件，而通過音頻設(shè)備形成的文件為聲音類文件、通過多媒體軟件制作的文件為多媒體類文件。這一分類方法基本涵蓋了檔案管理中所有電子文件，是科學而實用的電子文件分類方法。
2.2電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密
但電子文件只有做到科學分類，才能實現(xiàn)查找便捷。計算機對文件的檢索?；旧弦彩悄M人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內(nèi)文件雜亂無章，文件名稱不規(guī)范，同樣會制約機檢速度和準確率。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索.而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng)、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號，才能以最快的速度命中目標，否則如同大海撈針。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。對于這一部分文件一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善.進入網(wǎng)絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。所以，對于檔案管理工作的核心機密，應當采用更加穩(wěn)妥的保密手段。
2.3電子文件的鑒定也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}
檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件;否則.電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區(qū)別出原件與復制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據(jù)性。
2.4電子文件的歸檔方式
目前普遍是光盤歸檔和電子文件在線歸檔兩種方式，即通常所說的物理歸檔和邏輯歸檔。光盤歸檔要歸A、B套，A套作為母盤保管，B套提供利用。光盤按照電子檔案的編號規(guī)則進行編號和管理。網(wǎng)絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好電子文件接收準備工作，然后由文件管理部門通過網(wǎng)絡系統(tǒng)向檔案部門傳送歸檔文件并將文件管理權(quán)向檔案部門移交。電子文件的在線歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存.重要文件應刻錄光盤備存。
3.電子檔案管理隊伍的建設(shè)
電子檔案管理的特殊性,要求電子檔案管理人員既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識,又要掌握自然科學知識和電子計算機應用技術(shù),才能對電子文件及電子文件歸檔后形成的電子檔案進行有效管理。這些知識和技能主要表現(xiàn)在以下兩個方面:
3.1電子檔案管理人員必須具備檔案管理基礎(chǔ)知識
對檔案學概念、檔案管理學、文書學和檔案保護技術(shù)學等知識予以深入了解和掌握,能熟練運用檔案管理的理論知識來指導檔案管理實踐，不僅要知其然，還要知其所以然，面對不斷出現(xiàn)的新問題，研究探討新的管理方法，才能對電子檔案按檔案管理的原則和要求不斷深化，實施常態(tài)化管理。
3.2電子檔案管理人員還必須加強自然科學基礎(chǔ)知識的學習,掌握電子計算機應用技術(shù)
對自然科學基礎(chǔ)學科、微電子技術(shù)知識、電子計算機技術(shù)、計算機軟件技術(shù)、現(xiàn)代通信和計算機網(wǎng)絡技術(shù)及其在檔案部門應用知識必須要有一定的了解和掌握，而對計算機操作、保養(yǎng)、維護的實際操作技能應達到國家規(guī)定的中級水平,只有這樣才能對電子文件、電子文件歸檔和歸檔后形成的電子檔案進行有效管理,達到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。
建設(shè)一支高素質(zhì)的電子檔案管理隊伍,一方面應引起各行業(yè)單位的高度重視,把培養(yǎng)電子文件、電子檔案管理人員當作大事來抓,通過繼續(xù)教育、學歷提升等途徑，盡快培養(yǎng)高素質(zhì)的電子文件、電子檔案管理人員;另一方面檔案部門可以引進具有計算機技術(shù)的人員，改變檔案部門人員知識結(jié)構(gòu)單一帶來的不足。
知識經(jīng)濟時代下,高新技術(shù)迅猛發(fā)展,既給企事業(yè)單位檔案管理工作提出了挑戰(zhàn),又為開展電子檔案管理提供了有力的技術(shù)支持。相信只要敢于迎接挑戰(zhàn),以科學的態(tài)度來研究電子檔案管理的特殊性、規(guī)律性問題,并加強電子檔案管理人員新知識、新技能的培訓,迅速建設(shè)一支高素質(zhì)的電子檔案管理隊伍,我們就能夠管理好電子檔案,保證在電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存?！科]
關(guān)鍵詞：高校電子檔案 檔案管理 制度建設(shè) 信息技術(shù) 安全管理
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）07（a）-0216-01
電子檔案有別于傳統(tǒng)的檔案文獻，它具有數(shù)字化、虛擬化的特點，是承載信息讀取的重要媒介。其載體的范圍包括電子計算機、光盤、磁盤、軟硬件等，提供電子檔案信息存儲和應用讀取的全部介質(zhì)。隨著信息技術(shù)的應用與普及為電子檔案管理提供了必備條件，高校電子檔案信息資源是調(diào)節(jié)引導電子檔案建設(shè)的基礎(chǔ)要素。為了推動電子檔案建設(shè)的發(fā)展，有必要對高校電子檔案管理進行完善和強化管理措施。
1 電子檔案管理中存在的主要問題
1.1 電子檔案管理規(guī)章制度不健全
當前，許多高校電子文件的產(chǎn)生實際上是無序的，對電子文件歸檔不明確，存貯載體存在不安全隱患。對電子文件的歸檔程序沒有規(guī)范化，缺乏行之有效的管理制度。在辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計時，沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把許多有價值的應歸檔文件分散存放分散管理，沒有及時將個人存儲的電子文件及時歸檔，有很多重要的文件被隨意的刪除覆蓋掉。給電子檔案工作造成嚴重損失。
1.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不一
在檔案管理過程中，只有選配素質(zhì)高業(yè)務能力強的檔案管理人員，才能提高檔案管理水平。高校電子檔案管理人員缺乏專業(yè)技能，對電子技術(shù)、通信技術(shù)及網(wǎng)絡系統(tǒng)知識掌握一知半解，沒有積極更新相關(guān)知識，導致電子文件的歸檔工作出現(xiàn)被動、滯后的局面。
1.3 電子文件的形成與電子檔案歸檔脫節(jié)
在高校檔案管理工作中，從電子文件的形成到歸檔要經(jīng)歷許多部門，許多部門產(chǎn)生電子文件時沒有檔案人員參與意見，電子文件管理不嚴，形成文件的部門及人員對電子檔案歸檔意識不強，存在隨意刪改的現(xiàn)象，有的存儲過于分散，未實現(xiàn)集中脫機保管，導致電子文件管理與電子檔案管理出現(xiàn)關(guān)系不順，相互推諉時有發(fā)生。
2 高校電子檔案管理的對策
2.1 建立建全檔案管理工作規(guī)章制度
領(lǐng)導要高度重視檔案管理工作。檔案管理部門要積極組織專兼職檔案管理人員參加相應的學術(shù)交流活動，提升檔案管理人員的業(yè)務水平以及對電子檔案管理工作重要性的認識。根據(jù)國家有關(guān)電子檔案管理的統(tǒng)一要求，結(jié)合本校的電子檔案的特點和存在的問題，提出可行性的規(guī)范措施和管理制度，如：收集范圍、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管措施等，使各系部在歸檔工作中有章可循，從而使檔案管理工作朝著制度化，規(guī)范化方向發(fā)展，才能使電子檔案管理更加專業(yè)化。
2.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才
檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)系到檔案管理工作是否做好的重要的因素，要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案人員隊伍，必須提升檔案人員管理水平及業(yè)務能力，加大對檔案人員的培訓力度，檔案管理人員要不僅要學習好檔案學、檔案管理學等法律法規(guī)之外。還要學好相關(guān)學科的知識，高校中教科研方面的電子檔案是高校電子檔案管理中的重中之重，所以加強專兼職檔案管理人員培訓，培養(yǎng)出復合型檔案管理人才是高校檔案管理工作的重要任務。
2.3 加強電子檔案安全保護措施
隨著信息化建設(shè)的快速推進，電子文檔的重要性越來越突出，安全保護問題也越來越嚴重。每一個階段都存在相應的安全威脅。電子檔案安全是指電子檔案從產(chǎn)生、存儲、處理、傳輸、利用及銷毀和永久保存的過程中存在的安全隱患。要選取質(zhì)量好，性能優(yōu)的信息載體存貯檔案信息，創(chuàng)造適宜的存貯環(huán)境也是電子檔案信息載體使用壽命長短的重要因素，還要防止光線和有害氣體危害。電子文檔保護從防護到借助電子文檔安全管理系統(tǒng)，才能真正保證電子檔案載體的安全，所以加強電子檔案安全保護是提高電子檔案利用率和延長使用壽命的保障。
2.4 保證電子檔案信息內(nèi)容來源的原始真實性、完整性和長期有效性
電子檔案原始性、真實性、完整性是進行電子檔案管理的核心問題。紙質(zhì)文件內(nèi)容的原始性清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袛?，而電子文件可以被原樣復制，也可以被改動后而不留痕跡。使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。保證電子文件的原始性。電子文件信息的原始性是確定其真實性的基礎(chǔ)。要從電子文件生成時就要開始對其嚴密監(jiān)管，建立對各項操作的跟蹤記錄。制定文件生成和辦理的流程控制程序；建立環(huán)環(huán)相扣的責任者鏈接，分別對起草、審改、定稿、簽發(fā)、接收、承辦、歸檔等過程進行嚴格把關(guān)和辦理交接手續(xù)。才能保證電子檔案信息內(nèi)容來源的原始真實性、完整性。
高校的電子文件是高校進行行政管理和教學管理的重要資源，高校要從管理和教學的實際出發(fā)，采取切實可行的管理措施，從硬件與軟件兩個方面來加強高校電子檔案管理工作，只有把這些重要信息資源得到很好開發(fā)與利用，使之達到科學化管理，才能更好地為教科研服好務。
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關(guān)鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理
隨著信息化技術(shù)的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我國建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀
我國建筑工程電子文檔與發(fā)達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術(shù)人員負責，但計算機技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現(xiàn)疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強。1.4對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質(zhì)的文件檔案進行替換。對紙質(zhì)文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。
2實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施
針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎(chǔ)。2.1對建筑工程電子文件實行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專門的檔案管理人員，對相關(guān)電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業(yè)性，增強電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業(yè)人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性?？梢云赣脤I(yè)的鑒定人員，對電子文件的內(nèi)容進行查詢，確保電子文件沒有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內(nèi)容需要進行核實，另一方面，對于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發(fā)生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。
建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發(fā)展空間。
作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心
參考文獻
zlx：從當前實踐看，電子文件管理系統(tǒng)還基本難以找到對應的管理主體，它更多的是理論界的一種自娛自樂式的純理論闡釋。因為，電子文件在業(yè)務部門產(chǎn)生以后，一直就在各業(yè)務系統(tǒng)中運行，如會計檔案是在會計電算化系統(tǒng)中運行、教學檔案是在教務系統(tǒng)中運行、電子公文是在公文管理系統(tǒng)中運行等?？偛荒苷f會計電算化系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)等屬于電子文件管理系統(tǒng)吧？它們都是為了辦理上述業(yè)務而存在的管理系統(tǒng)或平臺，而不是為了管理電子文件而存在的系統(tǒng)或平臺。當前學界一般把電子文件管理系統(tǒng)定義為管理電子文件的平臺，而上述系統(tǒng)存在的意義不是為了管理電子文件，而是為了完成相應的業(yè)務活動，因此，上述系統(tǒng)顯然不是“電子文件管理系統(tǒng)”。而電子文件在辦理完成之后，經(jīng)過歸檔又直接進入到“檔案管理系統(tǒng)”里去了，所以這個“電子文件管理系統(tǒng)”在哪里呢？誰在對其進行管理呢？
任越：支持zlx的觀點。電子文件管理系統(tǒng)就是業(yè)務系統(tǒng)，這個系統(tǒng)本身就是單位業(yè)務系統(tǒng)的拓展，只不過檔案學界將這個電子文件管理系統(tǒng)單獨拿出來，其實必要性不強。各位可以上網(wǎng)搜索，哪個學界專家真正開發(fā)過電子文件管理系統(tǒng)并搞過實證研究？電子文件管理系統(tǒng)都是人家科技公司研發(fā)出來的，專家們只不過提供了一些素材和需求罷了。
陳建同學：支持任越的觀點。電子文件管理系統(tǒng)還是要圍繞實踐部門走。電子文件管理國家戰(zhàn)略頂層設(shè)計正在全面實施，電子文件管理系統(tǒng)國家標準也已經(jīng)頒布。實踐層面，電子文件管理系統(tǒng)的研發(fā)和應用正在逐步推進。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)很尷尬，為什么不是OA呢？或者說是某種業(yè)務系統(tǒng)。我覺得zlx說得有道理，現(xiàn)實生活中其實就是一種特殊的業(yè)務系統(tǒng)而已。管理主體就是文件背后業(yè)務活動的管理者。
simon：我是企業(yè)檔案館的，單位有個部門叫文檔處，負責管理公司文件和檔案。電子文件管理系統(tǒng)主要是管理電子文件的，電子文件系統(tǒng)中有個模塊叫檔案管理模塊。電子文件辦畢后，在線整理歸入檔案管理模塊，變?yōu)殡娮訖n案。所以我們的電子文件概念和現(xiàn)在學界說的電子文件概念不太一樣。我們基本沿用了紙質(zhì)檔案的管理模式，管理主體沒有變化。
一芙：我覺得主體是文件形成單位，電子文件系統(tǒng)的存在是為了單位的業(yè)務而設(shè)置的，電子文件是業(yè)務活動中形成的文件。
追夢的少年：立檔單位和業(yè)務部門應該是電子文件管理系統(tǒng)的主體。立檔單位和具體業(yè)務部門是電子文件的具體形成者，他們對電子文件的形成過程、目的、背景等情況了如指掌，可以最大限度地確保電子文件的真實性、完整性和有效性。
陳建同學：電子文件管理系統(tǒng)有主體嗎？是管理主體還是開發(fā)主體？這個問題要搞清楚。
任越：支持陳建同學的觀點。電子文件管理系統(tǒng)就是個系統(tǒng)程序，怎么會有主體？主體是程序員。
simon：我們單位管理和開發(fā)都是文檔處統(tǒng)一管理。
wgy0828：系統(tǒng)管理的主體必須是系統(tǒng)管理員。至于誰是系統(tǒng)管理員，是什么級別的管理員，就回到電子文件管理主體的問題了。
simon：系統(tǒng)管理員聽文檔部門的，所以系統(tǒng)管理員只是輔助管理，還是需要按公司統(tǒng)一的文檔管理制度來操作，所以管理主體就是文檔部門。
wgy0828：你說的系統(tǒng)管理員是剛開發(fā)好的初始身份吧，系統(tǒng)移交單位之后的管理員不就是與文件流轉(zhuǎn)相關(guān)的人員。
紅旗下的檔棍：其實，電子文件管理系統(tǒng)只是一種業(yè)務系統(tǒng)而已，有時表現(xiàn)為狹義的辦公部門開發(fā)使用的系統(tǒng)，但更多的是其他業(yè)務部門管理的系統(tǒng)，其管理主體多數(shù)情況下為文件背后業(yè)務活動的管理者，管理行為包括需求提出、可研論證、組織設(shè)計管理、開發(fā)管理等。
住在春天：電子文件生命周期中一般存在三種類型系統(tǒng)：業(yè)務系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子文件長期保存系統(tǒng)。業(yè)務系統(tǒng)和電子文件管理系統(tǒng)與文件形成單位相對應，電子文件長期保存系統(tǒng)與檔案館相對應。
檔案研究僧：這個討論的主題是不是有歧義?。渴窃谟懻摴芾黼娮游募闹黧w，還是管理電子文件管理系統(tǒng)的主體？電子文件管理系統(tǒng)的主體聽上去感覺有點別扭。一個系統(tǒng)的主體是設(shè)計系統(tǒng)的人，還是在運營維護系統(tǒng)的人？
zlx：歧x？誰對它實施管理，誰就是其管理主體，如檔案管理系統(tǒng)的管理主體是檔案管理部門，這個理解有錯？
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)的客體從形式上看，包括視頻、音頻、電子公文、零散數(shù)據(jù)等。從歸屬上看，按照檔案界發(fā)生型定義的方式，一般為文件形成者。技術(shù)層面分清客體很重要，為什么呢？因為這涉及系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量和信息量，進而涉及系統(tǒng)整體的網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和存儲形式。系統(tǒng)數(shù)據(jù)量和信息量是進行系統(tǒng)可研論證的重中之重。
zlx：電子文件在辦理過程中在各“業(yè)務系統(tǒng)”中運行，辦理完畢后，在檔案管理系統(tǒng)中運行，請問這個“電子文件管理系統(tǒng)”去管哪里的“電子文件”？
simon：管的是檔案管理系統(tǒng)中的電子文件。
zlx：從我國實際狀況看，電子文件管理系統(tǒng)是夾在業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的一個系統(tǒng)，可能就是“畫蛇添足”。電子文件管理系統(tǒng)不是一個筐，什么都能往里裝。電子文件管理系統(tǒng)也不是自由體，各人有各人的邊界，這樣的東西就是個虛的。
一芙：電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務文件流轉(zhuǎn)的平臺，怎么會和業(yè)務系統(tǒng)是分離的呢。
zlx：高見！第一次聽說，電子文件管理系統(tǒng)是業(yè)務文件流轉(zhuǎn)的平臺這種說法，那么，會計電算化系統(tǒng)是算業(yè)務系統(tǒng)還是算電子文件管理系統(tǒng)呢？
田寧寧：電子文件管理系統(tǒng)是不是以電子文件為主體的，電子文件是業(yè)務的載體和內(nèi)容吧。否則，電子文件管理系統(tǒng)里面都是啥內(nèi)容呢？
一芙：電子文件管理系統(tǒng)是對電子文件生成、流轉(zhuǎn)、處置、利用等過程進行管控的平臺，有的包含檔案管理系統(tǒng)，有的與檔案管理系統(tǒng)分離。我這種理解不知對不對。
simon：沒問題的，很符合實際工作部門的管理情況。
wgy0828：那么電子文件管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)的功能區(qū)別在哪兒？
一芙：沒區(qū)別啊，都是電子文件管理平臺。電子文件管理系統(tǒng)是一個大的名稱，OA辦公只是其中的一個業(yè)務而已，電子文件系統(tǒng)中還有其他業(yè)務流程。
simon：等于或大于OA。主要是名字所涵蓋的內(nèi)容不同，涵蓋少則與OA同名，涵蓋多則等于OA+檔案管理系統(tǒng)，和實際工作比對就是文檔處只管收發(fā)文及文件辦理管控，或者只管歸檔文件，或者既管OA，又管歸檔文件。
紅旗下的檔棍：老實說，我眼里只有檔案管理系統(tǒng)和非檔案管理系統(tǒng)，有些術(shù)語比較討厭，理論上也不是不能把電子文件管理系統(tǒng)概括得非常大、非常全，甚至包括標準規(guī)章之類的，但這樣只是方便論述而已，有一定的理論意義，但實踐意義也僅是提醒實踐工作者注意考]問題的全面性，真要是去開發(fā)系統(tǒng)，胡子眉毛一把抓肯定不行，要把工作盡可能地分解。我的經(jīng)驗是業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)要有一個歸屬，各個業(yè)務系統(tǒng)之間要有一個數(shù)據(jù)中心去調(diào)節(jié)。
追夢的少年：電子文件管理系統(tǒng)是對單位業(yè)務管理系統(tǒng)的集成，同時也是連接檔案管理系統(tǒng)的橋梁和紐帶，三個系統(tǒng)的整合將是優(yōu)化文檔管理系統(tǒng)的一個方向，當然這種整合并非易事，涉及不同的管理主體。
simon：電子文件管理系統(tǒng)是存在的，不論是從OA角度理解電子文件概念，還是從檔案角度理解電子文件，或者從文檔一體化層面上理解電子文件。
紅旗下的檔棍：電子文件管理系統(tǒng)其實是從檔案管理的視角對業(yè)務系統(tǒng)的一種觀察，是一種方便從檔案管理認識實踐現(xiàn)象的工具，有了這個命名方便檔案管理的思想、注意力、管理手段等的介入，方便檔案管理人員對檔案這一客體的關(guān)注。所以，作為一種理論研究的對象，有一定的合理性。但要搞清楚，一旦開始深入地分析，應把它忘掉，讓它消失掉，心里想著怎么用檔案的手段把業(yè)務搞好就行。
zlx：系統(tǒng)存在與否應該是看是否有利于管理流程的優(yōu)化為標準，如果 “畫蛇添足”，還不如不要為好。
wgy0828：如果按學界的說法，一定要將電子文件管理系統(tǒng)與“業(yè)務系統(tǒng)”“數(shù)字（電子）檔案系統(tǒng)”區(qū)分開來，那么它就沒有獨立存在的內(nèi)在驅(qū)動和外在基礎(chǔ)：1.形成主體電子文件意識不強。最近半年調(diào)研的8家事業(yè)單位和9家企業(yè)中，系統(tǒng)開發(fā)時基本上只關(guān)注單位業(yè)務系統(tǒng)的便捷性和安全性，強調(diào)數(shù)據(jù)的采集、統(tǒng)計和關(guān)聯(lián)，對其憑證性往往患有技術(shù)依賴癥，認為在系統(tǒng)里的文件就是默認權(quán)威的。2.缺乏明確且強有力的主導者。公文主管部門更多關(guān)注文件內(nèi)容、格式和流轉(zhuǎn)，而不是其存在形式，檔案行政管理部門對電子文件的長期保存感興趣，卻從權(quán)力和能力上都沒法真正實現(xiàn)“前端控制”。另外從效益上來說，在業(yè)務系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)中間夾個電子文件管理系統(tǒng)，其產(chǎn)出比和響應時間都不劃算。
simon：其實反過來再想想，除去一切電子文件管理系統(tǒng)，回到紙質(zhì)文件時代，事情一樣可以順利處理，只是效率低些，所以電子文件管理系統(tǒng)首先是提升效率的工具。再進一層，電子文件管理系統(tǒng)不光是管理了電子文件，更是一種工作模式的改變，產(chǎn)生了新型的信息溝通管理模式。所以，形式可以千變?nèi)f化，不變的是對文件管理的需要。
住在春天：從理論上來說，如果電子文件管理系統(tǒng)沒有必要存在，除非是它的功能沒有了價值，無需從業(yè)務系統(tǒng)中捕獲電子文件，也無需具有行政有效性和法律證據(jù)性，或者它的功能可以被其他系統(tǒng)取代或覆蓋。
