發(fā)布時間：2023-02-16 07:40:21
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的文書檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案管理；分析運用
由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代的檔案管理模式與過去相比，也有了很大的變化，也讓如今的檔案管理模式有了新的挑戰(zhàn)。讓人們對信息即時、大量地獲取是目前檔案管理工作和檔案管理系統(tǒng)急切需要解決的問題。
一、數(shù)據(jù)挖掘概述
（一）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘是指從大量的、不規(guī)則、亂序的數(shù)據(jù)中，進行分析歸納，得到隱藏的，未知的，但同時又含有較大價值的信息和知識。它主要對確定目標的有關(guān)信息，使用自動化和統(tǒng)計學等方法對信息進行預測、偏差分析和關(guān)聯(lián)分析等，從而得到合理的結(jié)論。在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠充分地發(fā)揮檔案管理的作用，從而達到良好的檔案管理工作效果。（二）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析的方法是多種多樣的，其主要方法有以下幾種：1.關(guān)聯(lián)分析。指從已經(jīng)知道的信息數(shù)據(jù)中，找到多次展現(xiàn)的信息數(shù)據(jù)，由信息的說明特征，從而得到具有相同屬性的事物特征。2.分類分析。利用信息數(shù)據(jù)的特征，歸納總結(jié)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，建立所需要的數(shù)據(jù)模型，從而來識別一些未知的信息數(shù)據(jù)。3.聚類分析。通過在確定的數(shù)據(jù)中，找尋信息的價值聯(lián)系，得到相應的管理方案。4.序列分析。通過分析信息的前后因果關(guān)系，從而判斷信息之間可能出現(xiàn)的聯(lián)系。
二、數(shù)據(jù)挖掘的重要性
在進行現(xiàn)代檔案信息處理時，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足其管理的要求，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在這方面確有著顯著的優(yōu)勢。首先，檔案是較為重要的信息記錄，甚至有些檔案的重要性大到無價，因此對于此類的珍貴檔案，相關(guān)的檔案管理人員也是希望檔案本身及其價值一直保持下去。不過越是珍貴的檔案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很難得到保障，在檔案管理中運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以讓檔案的信息數(shù)據(jù)得到分析統(tǒng)計，歸納總結(jié)，不必次次實物查閱，這樣就極大地提升了檔案相關(guān)內(nèi)容的安全性，降低檔案的磨損率。并且可以對私密檔案進行加密，進行授權(quán)查閱，進一步提高檔案信息的安全性。其次，對檔案進行鑒定與甄別，這也是檔案工作中較困難的過程，過去做好這方面的工作主要依靠管理檔案管理員自己的能力和水平，主觀上的因素影響很大，但是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以及時對檔案進行編碼和收集，對檔案進行數(shù)字化的管理和規(guī)劃，解放人力資源，提升檔案利用的服務水平。第三，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以減少檔案的收集和保管成本，根據(jù)檔案的特點和規(guī)律建立的數(shù)據(jù)模型能為之后的工作人員建立一種標準，提升了檔案的鑒定效率。
三、檔案管理的數(shù)據(jù)挖掘運用
（一）檔案信息的收集。在實施檔案管理工作時，首先需要對檔案信息數(shù)據(jù)的收集?？梢赃\用相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)資料，進行科學的分析，制定科學的說明方案，對確定的數(shù)據(jù)集合類型和一些相關(guān)概念的模型進行科學說明，利用這些數(shù)據(jù)說明，建立準確的數(shù)據(jù)模型，并以此數(shù)據(jù)模型作為標準，為檔案信息的快速分類以及整合奠定基礎(chǔ)。例如，在體育局的相關(guān)網(wǎng)站上提供問卷，利用問卷來得到的所需要的信息數(shù)據(jù)，導入數(shù)據(jù)庫中，讓數(shù)據(jù)庫模型中保有使用者的相關(guān)個人信息，通過對使用者的信息數(shù)據(jù)進行說明，從而判斷使用者可能的類型，提升服務的準確性。因此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為檔案信息的迅速有效收集，為檔案分類以及后續(xù)工作的順利展開，提供了有利條件，為個性化服務的實現(xiàn)提供了保證。（二）檔案信息的分類。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有的屬性分析能力，可以將數(shù)據(jù)庫中的信息進行分門別類，將信息的對象通過不同的特征，規(guī)劃為不同的分類。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理中時，可以簡單快速地找到想要的檔案數(shù)據(jù)，能根據(jù)數(shù)據(jù)中使用者的相關(guān)數(shù)據(jù)，找尋使用者在數(shù)據(jù)庫中的信息，使用數(shù)據(jù)模型的分析能力，分析出使用者的相關(guān)特征。利如，在使用者上網(wǎng)使用網(wǎng)址時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以充分利用使用者的搜索數(shù)據(jù)以及網(wǎng)站的訪問記錄，自動保存用戶的搜索信息、搜索內(nèi)容、下載次數(shù)、時間等，得到用戶的偏好和特征，對用戶可能存在的需求進行預測和分類，更加迅速和準確的，為用戶提供個性化的服務。（三）檔案信息的整合。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對新舊檔案的信息進行整合處理，可以較為簡單地將“死檔案”整合形成為“活檔案”，提供良好的檔案信息和有效的檔案管理。例如，對于企事業(yè)單位而言，培訓新員工的成本往往比聘請老員工的成本要高出很多。對老員工的檔案信息情況進行全體整合，使檔案資源充分發(fā)揮作用，將檔案數(shù)據(jù)進行總結(jié)和規(guī)劃，根據(jù)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系確定老員工流失的原因，然后建立清晰、明白的數(shù)據(jù)庫，這樣可以防止人才流失，也能大大提高檔案管理的效率。
四、結(jié)語
綜上所述，在這個信息技術(shù)迅速跳躍發(fā)展的時代，將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理工作中是時展的需求與必然結(jié)果。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以使檔案管理工作的效率大大提升，不僅減少了搜索檔案信息的時間，節(jié)省人力物力，避免資源的浪費，還能幫助用戶在海量的信息數(shù)據(jù)中，快速找到所需的檔案數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，使靜態(tài)的檔案信息變成了可以“主動”為企事業(yè)單位的發(fā)展，提供有效的個性化服務的檔案管家，推動了社會的快速發(fā)展。
作者:于然 單位:揚州市體育局辦公室
【參考文獻】
[1]欒立娟,盧健,劉佳,數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應用[J].計算機光盤軟件與應用,2015:35-36.
現(xiàn)在，我國眾多公共圖書館中大多數(shù)圖書館的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)管理模式階段，即以紙質(zhì)檔案為主，主要依靠手工操作管理。在這種管理模式下，檔案檢索的速度非常慢，導致檢索效率低下。綜合來說，傳統(tǒng)公共圖書館檔案管理模式中存在以下幾點問題：
1.1管理觀念滯后。在相當長的一段時間內(nèi)，圖書館檔案的管理都是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認識上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務職能。正是這種管理觀念的滯后，才導致公共圖書館檔案的數(shù)字化管理工作一直未能開展。
1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個檔案管理工作的制度，以至于出現(xiàn)了沒有專業(yè)的檔案管理者、管理責任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時常出現(xiàn)檔案文件分散、檔案無法準確查詢甚至丟失的現(xiàn)象。
1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設(shè)的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統(tǒng)的管理模式很難快速準確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價值得不到充分的體現(xiàn)。鑒于上述問題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案資料應運而生，它將在一段時間內(nèi)逐漸取代低效率、高污染的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。
2實施圖書館檔案數(shù)字化管理的阻礙
2.1資金問題。由于我國很多地區(qū)的公共圖書館的條件相對較差，而新型檔案管理模式的運用必須依靠大量的資金投入，購進先進的技術(shù)設(shè)備。而這對于本身經(jīng)費不足的公共圖書館來說，成了制約當前公共圖書館數(shù)字化建設(shè)的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發(fā)展都是空談。
2.2技術(shù)問題。實施檔案的數(shù)字化管理就是利用計算機進行信息的操作、傳輸、存儲、檢索、利用等，它能夠有效地節(jié)約時間，實現(xiàn)圖書館用戶的高效辦公，但是，構(gòu)建這樣的數(shù)字平臺受到了相關(guān)的技術(shù)條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，導致數(shù)字化工作遲遲未能開展。
2.2.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的規(guī)范性問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要掃描、處理、存儲等工序，此項工作需要有規(guī)范化且標準化的技術(shù)操作才能保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等工作時，可以參照標準完成，確保紙質(zhì)文件的正確轉(zhuǎn)化。
2.2.2數(shù)字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，在帶給人們巨大利益的同時，也對數(shù)字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術(shù)困擾，主要表現(xiàn)在以下五個方面：（1）管理數(shù)字化檔案的計算機硬件出現(xiàn)故障問題。計算機硬件有可能會因為生產(chǎn)廠商、使用年限、外部環(huán)境影響等因素而出現(xiàn)硬盤、磁盤、光盤、服務器設(shè)備破損等故障，這就會對存儲在計算機上的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)造成一定的破壞或缺失，從而致使數(shù)字化檔案信息的長期安全完整存儲受到嚴重威脅。（2）檔案數(shù)字化計算機管理軟件出現(xiàn)故障問題。公共圖書館的檔案資源經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，必須有一個生命力很強大、穩(wěn)定性很好、可操作性與靈活性較強的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件作為支撐。然而，目前實際管理工作中，并沒有一個統(tǒng)一的質(zhì)量先進、接口靈活、保存數(shù)據(jù)類型一致、信息能共享的標準化軟件系統(tǒng)，因此，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理操作過程中，通常出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰等故障問題，致使數(shù)字關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數(shù)字化管理計算機遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵問題。近幾年網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生較為頻繁，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計算機遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會癱瘓，甚者丟失全部數(shù)據(jù)，這將是一個非常嚴峻的問題。因此，這方面專業(yè)防護的技術(shù)問題亟待解決。（4）計算機軟硬件不兼容及系統(tǒng)更換出現(xiàn)故障問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是從原來的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到了磁盤或光盤等新載體上，當原有數(shù)字化檔案管理計算機軟硬件或系統(tǒng)過時需要更新（更換）時，就很可能會出現(xiàn)計算機軟硬件不兼容或系統(tǒng)不兼容問題，從而導致計算機出現(xiàn)死機或藍屏等故障，進而丟失數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。（5）管理人員對檔案數(shù)字化管理軟件操作不當引起的故障問題。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業(yè)的管理知識，因此，在對計算機數(shù)據(jù)安全維護的時候，可能會誤刪某些文件或誤點某些不可逆轉(zhuǎn)的操作程序而致使軟件與計算機出現(xiàn)故障，進而導致數(shù)字化檔案信息的缺失。
2.3人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現(xiàn)象較為嚴重，這些管理者在思想上對數(shù)字化建設(shè)缺乏了解，同時受到身體等原因的限制對于新知識的學習接受的效果并不明顯，對于高科技的運用能力差，因此，對數(shù)字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業(yè)化的管理人才奇缺，在人才引進的過程中，也出現(xiàn)了專業(yè)人才稀缺的現(xiàn)象，比如信息化管理的技術(shù)開發(fā)人員和維護人員。很多高校也沒有開設(shè)能滿足公共圖書館檔案現(xiàn)代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數(shù)職，一個人精力和專業(yè)能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時間里準確地錄入相關(guān)的檔案信息，從而造成工作失誤。
3實施公共圖書館檔案數(shù)字化管理的有效措施
3.1管理觀念與時俱進，多渠道籌集資金。現(xiàn)在，構(gòu)建數(shù)字化的公共圖書館是時展的必然的需求，因此必須重視數(shù)字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設(shè)法力爭上級領(lǐng)導對本地公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。只有經(jīng)費及時到位，檔案數(shù)字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發(fā)展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規(guī)、政策的支持才能獲得可持續(xù)發(fā)展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應該加大對圖書館功能的宣傳，鼓勵更多的人關(guān)注圖書館的改革和創(chuàng)新，吸引企業(yè)和社會愛心人士的資金，進行相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和完善。
3.2合理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的技術(shù)規(guī)范。①紙質(zhì)檔案掃描工作：應該根據(jù)幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對掃描后圖像的處理應該采用統(tǒng)一的圖像處理軟件進行，另一方面視原紙質(zhì)檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標準格式存儲，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲格式都有區(qū)別，各地圖書館需事先統(tǒng)一規(guī)定好，以方便存儲管理，從而更高效地為用戶服務。
3.3多重技術(shù)保障數(shù)字檔案長期安全保存。數(shù)字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實施數(shù)字化檔案管理的過程中最重要的一項內(nèi)容，必須做到以下幾點：第一，采用必要的加密技術(shù)，通過對相關(guān)信息設(shè)定的變化和編碼保障自身數(shù)據(jù)庫的安全；第二，購進先進的防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、生物識別技術(shù)，而且應該不斷實時更新，確保檔案的安全性；第三，注意計算機、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統(tǒng)的實時更新；第四，要注意必須嚴格挑選可靠存儲介質(zhì)做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防計算機癱瘓導致的數(shù)據(jù)信息缺失。
3.4重視人才培養(yǎng)，提高管理水平。公共圖書館檔案實施數(shù)字化管理想要得到長足發(fā)展，必須有滿足工作所需的專業(yè)技術(shù)人才。因此，對既熟悉信息技術(shù)又精通檔案管理的復合型人才的培養(yǎng)就顯得極為重要。首先，要加大對現(xiàn)有員工新觀念的養(yǎng)成和新技術(shù)的培訓，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，并能夠熟練運用相關(guān)的計算機和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，圖書館在不斷完善的過程中應加強與當?shù)馗咝５拿芮信浜?，為高校圖書館相關(guān)專業(yè)的學生提供實習基地，以期高校根據(jù)公共圖書館實際管理的需要制定培養(yǎng)相關(guān)人才的計劃。
4結(jié)束語
關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書管理；創(chuàng)新
文書管理工作是單位各類檔案資源的分類整合，是在管理工作中必不可少的一部分。它很好的記錄著各單位的各項工作的具體事項，可以反映出企業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展和對歷史資源的合集。沒有一成不變的東西，隨著時代的發(fā)展，老一派的管理工作已經(jīng)不能適應新形式下的要求。文書管理工作的重要性不言而喻，但現(xiàn)存的文書管理工作存在一些不足，甚至許多企業(yè)對文書管理的工作不加以重視，這些種種不足之處不利于企業(yè)的長期發(fā)展。因此，及時對文書管理工作的創(chuàng)新，使其提供的檔案信息更加準確、及時和完整，足以滿足各方面的需求和當今形式的需要。
一、企業(yè)文書檔案管理工作及意義
企業(yè)文書管理工作分為文書處理和檔案管理兩大部分。文書處理是進行檔案管理的基礎(chǔ)，另外，檔案管理是文書處理的延伸及其發(fā)展。檔案是由許許多多的文件所組成的，文件的完美處理能對檔案工作進行良好的支持。對管理者來說，正確理解文書處理和檔案管理之間的關(guān)系，可以將文書檔案管理工作達到事半功倍的效果。在檔案管理過程中，如有發(fā)現(xiàn)文書處理部分的不足，可以及時調(diào)整。
隨著科技的不斷進步和經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)的文書檔案管理工作面臨更加多且雜的文件處理，需要管理的檔案工作日益增多。在信息社會中，檔案作為重要的資源，逐漸得到社會的重視。另外，現(xiàn)在的信息形式多種多樣，聲音、圖像和計算機應用等都可以運用到檔案管理中，為檔案管理提供新的形式[1]。
二、文書檔案管理工作中的現(xiàn)狀及分析
（1）文書檔案管理工作中的滯后表現(xiàn)：緊跟時展的步伐，企業(yè)的各項制度都在慢慢創(chuàng)新，但在管理制度方面，尤其是對文書檔案管理的工作不能及時的得到改進。比如說企業(yè)中許多部門和企業(yè)已經(jīng)整改重編，在新的制度下進行新的工作，而檔案的管理工作仍然止步不前，有一定的滯后效應。而且文書檔案的管理注重于對檔案的收集、整理和保管，忽視了其工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當前發(fā)展的腳步。
（2）文書檔案管理工作中檢索效率不高：文書檔案檢索分為手工檢索和計算機檢索兩種方式，檔案進行歸類整理后基本處于放置狀態(tài)，只有當真正需要的時候才進行相應的查詢。以目前的企業(yè)查詢來看，檔案的檢索方式大部分屬于手工檢索。首先將檔案進行分類整理和編碼，當需要尋找指定的檔案時可以很快的進行查找。但隨著檔案的數(shù)量不斷的增加，檢索的效率會越來越慢。計算機檢索是一種良好的檢索方式，但這種檢索的方式需要對檔案的內(nèi)容在計算機中輸入，并進行特定的編碼，這需要耗費大量的人力物力，同時需要文書檔案管理人員擁有相應的技術(shù)的支持。
（3）檔案管理人員專業(yè)知識和技能有待提高：由于目前文書檔案管理工作在我國得不到相應的重視，所以在各個企業(yè)單位缺少在文書檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)人員。許多在管理工作中的人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，也沒有受過專業(yè)的培訓，對檔案的歸類整理、編碼放置都不夠熟練，使工作效率和工作質(zhì)量都相應的降低。特別是在當前信息化時代，檔案管理人員不僅要有更高的專業(yè)技能，還需要熟練各種計算機的應用。只有在檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能都相對提高的情況下，才能把文書檔案的管理工作做的更好。
三、文書檔案管理工作中的創(chuàng)新措施
（1）管理理念的創(chuàng)新：文書檔案管理理念的創(chuàng)新是在文書檔案管理工作的關(guān)鍵。擁有創(chuàng)新意識是一切工作擁有鮮活生命力的前提。文書檔案管理的工作人員應該及時更新思想，緊跟時代的潮流，總結(jié)以往的經(jīng)驗與不足，時刻報以學習的狀態(tài)，學習新的管理模式運用到文書檔案管理工作中去，以不斷學習的姿態(tài)對文書檔案管理工作進行新的創(chuàng)新[2]。同時文書檔案管理在創(chuàng)新的同時，應該遵守以大局出發(fā)的原則，堅持以單位企業(yè)的利益為中心。而且文書檔案管理的工作創(chuàng)新，還必須有宣傳意識，檔案管理的工作并不是一個部門的工作，合理的對檔案管理進行適當?shù)男麄?，讓更多的人了解和參與檔案管理的工作。
（2）管理形式的創(chuàng)新：文書檔案管理的創(chuàng)新可以是對文書檔案進行數(shù)字化的管理。所謂數(shù)字化的管理就是將所有檔案都輸入至計算機中，使紙質(zhì)稿在計算機中備份，這樣更方便進行查詢工作。因此，在輸入過程中應采用更加先進的技術(shù)將紙質(zhì)稿轉(zhuǎn)化為電子稿，這樣可以省去人工的輸入麻煩[3]。建立檔案管理系統(tǒng)，只需要用戶的賬號和密碼就可以進行該檔案的調(diào)用，這樣既不會在拆開與封口的過程中造成檔案的損壞，還能省時省力。
（3）協(xié)調(diào)各部門工作及完善文書與檔案工作的銜接：文書檔案的許多利用價值都來自于各部門，因此積極主動的與各部門進行溝通和交流，了解各部門工作的內(nèi)容和進展。還需要在日常整理檔案的過程中發(fā)現(xiàn)不足之處，及時與各部門進行聯(lián)系。同時企業(yè)也要加強各部門的溝通合作，保證文書檔案管理的收集的順利進行。
四、結(jié)語
綜上所述，各單位企業(yè)應該對文書檔案管理工作具有足夠的重視，在對文書檔案管理中出現(xiàn)的問題和困難，需要文書檔案管理人員和各部門進行溝通協(xié)調(diào)，加強各部門間的交流合作。同時運用新型的計算機應用，緊跟時代的發(fā)展，提高文書檔案管理的效率，實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，達到更好的標準。
參考文獻：
[1] 李玲.文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].山西檔案，2009，51
1.搜集散落民間的歷史文化資源。
搜集資料是基礎(chǔ)。雖然國家管理著豐富的群眾文化藝術(shù)資源，但也有很多散落在民間。近些年來，由于人們生活水平的提高，群眾的文化生活也漸趨豐富。民間的收藏市場十分活躍，收藏愛好者與日俱增。對于收藏愛好者手中的珍貴藝術(shù)資料，相關(guān)文化部門應當給予相當大的關(guān)注，可以采取收購或者征購的方法，然后給予捐贈者物質(zhì)獎勵及精神獎勵。搜集工作不能僅僅限于國內(nèi)。近年來不少研究資料表明，我國很多的文化藝術(shù)都流傳在海外。相關(guān)人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技來對散落在國外的文化藝術(shù)資源進行搜集和整合，或者在經(jīng)濟允許的情況下動身去國外進行“海外尋寶”。
2.把文化藝術(shù)檔案的建設(shè)擺在重要位置。
要進行群眾文化藝術(shù)檔案的管理，首先要把它擺在一個重要的位置上，這樣才能對其足夠的重視。由于部分縣市經(jīng)濟不很發(fā)達，可能在建設(shè)文化藝術(shù)檔案時缺少資金，這樣就使得檔案管理人員身兼多職。進行群眾文化藝術(shù)檔案管理，先要為其配備幾名業(yè)務能力好，責任心強的專職管理人員，這樣才能使這項工作專業(yè)化，不至于被其他工作影響。而且要讓管理人員認識到自己工作的重要性，讓管理人員熱愛自己的工作。在管理人員開展工作的時候，要上檔次，要跟上時代的步伐。另外，專職管理人員要有足夠的文化藝術(shù)知識，在收錄的過程中，要對材料進行鑒定，要取完整，真實和具有保存價值的材料。要用辯證的觀點去考證，去偽存真，科學劃分各種檔案，提高文化藝術(shù)檔案室的質(zhì)量。
3.政府撥款。
經(jīng)濟是開展活動的基礎(chǔ)。沒有物質(zhì)保障，建設(shè)文化藝術(shù)檔案只能成為一個口號，一個美好的愿望。我國是社會主義國家，國家可以進行強有力的宏觀調(diào)控，建設(shè)文化藝術(shù)檔案，需要國家的經(jīng)濟支持。政府要對其進行專門的撥款來為其提供強有力的物質(zhì)保障。相關(guān)部門可以利用這部分專門款項來進行檔案室的搭建，使藝術(shù)資料得到妥善的保管，還可以購進一些先進的設(shè)備，要求專業(yè)人員把相關(guān)文化資源以圖像，文字，影像等方式記錄下來。
4.聯(lián)合社會力量。
群眾的力量不可小覷。其一，政府通過網(wǎng)絡(luò)、報紙、電視、展覽等形式，為文化藝術(shù)進行宣傳，提高群眾的關(guān)注度，激發(fā)群眾對文化藝術(shù)的興趣，使群眾自發(fā)把自己所藏有的檔案或文化藝術(shù)資料捐贈出來。即便不方便捐贈出來的，也可以使他們積極配合，為他們手中的文化藝術(shù)資料做個備份，把這份遺產(chǎn)保留下來，為我國文化藝術(shù)的多樣性增添一抹色彩，為更多人了解這一文化藝術(shù)形式做宣傳。其二，聯(lián)合社會力量，成立文化藝術(shù)檔案征集基金。基金的捐贈可以是團體，也可以是個人，這樣可以減輕政府的財政壓力，也使得群眾更有參加的積極性。
二、群眾文化藝術(shù)檔案利用
管理與利用是群眾文化藝術(shù)檔案的兩項重要內(nèi)容，管理是前提，利用才是根本目的。群眾文化藝術(shù)檔案種類繁多，內(nèi)容豐富，搞好群眾文化藝術(shù)檔案的開發(fā)，挖掘出其內(nèi)在的價值是十分重要的。
1.為領(lǐng)導決策服務。
群眾文化藝術(shù)檔案中包含了很多對群眾文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展有業(yè)務指導作用的資料，那是許許多多的人通過實踐總結(jié)出來的經(jīng)驗，具有很強的說服力。從檔案中選擇出有價值的材料，給館內(nèi)領(lǐng)導提供科學、正確的理論依據(jù)，為館內(nèi)領(lǐng)導做出正確的決策服務。同時，將這種材料整理出來上交上級領(lǐng)導，使各個職位的領(lǐng)導們都可以作為決策的參考。
2.為文化藝術(shù)研究提供材料。
群眾文化檔案中含有五十年代至今多年來編寫人員匯合整理的素材，后經(jīng)過不斷的補充，收集，整理，完善，詳細的記錄了文化藝術(shù)工作者的過去和現(xiàn)在，見證了文化藝術(shù)事業(yè)的興衰，飽含了幾代人的心血。這樣用幾代人的光陰譜寫的檔案，內(nèi)容極為豐富，為后世研究文化藝術(shù)提供了強有力的歷史資料。
3.豐富群眾文化藝術(shù)生活。
群眾文化藝術(shù)是群眾在日常生活中創(chuàng)造出來的，自然也要“回歸”到群眾的日常生活中去。群眾文化藝術(shù)整理成檔后不能被束之高閣，僅僅成為塵封起來的記憶，而是要使它們更好的為群眾的文化藝術(shù)生活服務。為了讓更多的群眾更好的了解文化藝術(shù)，文化館內(nèi)的專業(yè)干部，業(yè)余作者開辦講座，對部分作品評論，鑒賞和討論，使群眾暢所欲言，帶動群眾對于文化藝術(shù)的積極性；發(fā)揮現(xiàn)有影像資料的作用，復制文藝資料，在中小學，單位，企業(yè)中廣泛宣傳，幫助基層搞好群眾文化活動；舉辦類似寫作，攝影，攝像的比賽，將比賽過程以及重要人才的簡況錄制下來，在重大活動中進行展覽，讓群眾看到文化建設(shè)的成果；將死檔案變成活靈活現(xiàn)的藝術(shù)形式，例如可以將其改編成話劇，電影等群眾喜聞樂見的藝術(shù)。群眾文化藝術(shù)檔案中記載了各門類人才的文化藝術(shù)成就，它所涉及的一系列專業(yè)技術(shù)成果都歷歷在目。檔案中所提供的資料可以有效地證明各門類人才的業(yè)績，有利于認定和核實。既防止了個人因年代久遠而造成的疏漏，又有利于調(diào)動藝術(shù)人才的積極性，使他們更好的創(chuàng)作出群眾文化。
4.宣揚中國群眾藝術(shù)文化。
對于群眾文化藝術(shù)檔案的建立，不僅要把珍貴的歷史文化資料保存下來，還要發(fā)揚出去。群眾文化事業(yè)單位在開展業(yè)務的過程中，可以同國外相關(guān)單位聯(lián)合舉辦，這樣，有利于將中國群眾文化發(fā)揚出去，在海外傳播開來。有利于文化之間的傳播和交流，更可以吸收國外的先進文化，來發(fā)展中國群眾文化，使群眾文化的藝術(shù)形式和內(nèi)容更加豐富。傳播到國外，也有利于中國文化與海外文化融合，，共同為文化的多樣性做貢獻。
三、結(jié)語
1.1一般資料
本院是隸屬于武威市的三級乙等腫瘤?？漆t(yī)院，目前開放床位500余張，臨床護理單元12個，特殊護理單元11個，護理人員370人，其中本科學歷56人，大專202人，中專112人；副主任護師3人，主管護師29人，護師89人，護士249人。
1.2方法
1.2.1傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理
2010—2011年護理部將所有護士的畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證復印件按科室裝訂成冊并定期更新，將榮譽證、進修結(jié)業(yè)證等復印件按類別分別裝訂成冊，并定期更新。
1.2.2電子技術(shù)檔案管理
2012—2014年護理部按來院時間為護理人員編寫檔案號，以護理人員的姓名及檔案號為名稱建立文件夾，將畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證、榮譽證、進修結(jié)業(yè)證等各類證件的掃描件以子文件夾形式保存于其中；將護理人員基本情況登記表（包括護理人員的基本信息，學歷，職稱，家庭情況，獎懲記錄，科研及論文情況，每月護理部理論、操作抽考成績，進修情況等）存入文件夾內(nèi)，形成電子技術(shù)檔案。護理部定期或不定期更新技術(shù)檔案并保留備份。
1.3評價指標
對比分析兩組管理方法更新、整理一次花費的時間，資料保存的完整性以及護理管理人員對兩種管理方法的滿意度。
1.4評價方法
工作人員分別記錄更新一次檔案所需時間，每月一次；每月統(tǒng)計科室、個人審核資料保存是否完整；采用自行設(shè)計的滿意度調(diào)查表，每季度對護理管理人員進行滿意度調(diào)查，并匯總結(jié)果。
1.5統(tǒng)計學方法
采用SPSS17.0統(tǒng)計軟件進行數(shù)據(jù)處理，計量資料采用t檢驗，以x±s表示，計數(shù)資料采用χ2檢驗，P<0.01為差異有顯著性。
2討論
2.1節(jié)省時間，提高工作效率
在電子技術(shù)檔案中，可以通過計算機搜索功能，快速查找相關(guān)人員的資料，方便護理部對全院護理人員進行培訓、考核，同時還可以客觀了解護士繼續(xù)教育以及科研論文等情況。觀察組在更新、整理技術(shù)檔案時消耗的時間較對照組明顯減少（P<0.01）。通過電子技術(shù)檔案，護理管理人員可隨時了解護士個人的工作表現(xiàn)及晉升情況，動態(tài)掌握護理人員資料，改變了以往因人員資料繁多查詢困難的局面，節(jié)省了時間、人力、物力，提高了管理人員的工作效率。
2.2資料保存完整
紙質(zhì)版檔案在辦公室搬遷、借閱、保存不當?shù)惹闆r下可能會遺失，而電子技術(shù)檔案管理充分利用了計算機的優(yōu)點，彌補了紙質(zhì)版檔案管理的諸多不足，使得資料保存更完整。觀察組資料保存較對照組明顯完整（P<0.01）。護理部對全院護理人員的電子技術(shù)檔案存有備份，要求科室管理人員對科室護理人員的技術(shù)檔案也存有備份，保證了資料的完整性，減少了資料遺漏、丟失等現(xiàn)象。
2.3提高管理人員工作滿意度
護理部存有全院護理人員的電子技術(shù)檔案信息，并由專職人員管理，負責完善基本情況登記表，各類證件掃描件的存儲，理論、操作考核成績的錄入，并負責定期更新；各護理站及特殊護理單元均有科室護理人員電子技術(shù)檔案，由護士長或護理組長負責。電子技術(shù)檔案的實施減少了管理人員整理、更新技術(shù)檔案的時間，且方便查閱，增加了管理人員與護士、患者溝通交流的時間，提高了護理管理人員工作滿意度。表3顯示，觀察組管理人員滿意度明顯高于對照組（P<0.01）。
2.4體現(xiàn)人文關(guān)懷
護理人員家庭關(guān)系的建立便于緊急情況下護理管理人員查找其相關(guān)信息，了解護理人員的家庭背景，方便護理部主任、護士長與護士間的溝通，幫助護士解決生活中的困難。對護理人員的人文關(guān)懷，可激發(fā)護理人員工作積極性，提高護理質(zhì)量。
2.5節(jié)約人力及資源
改變了以往各類證件復印件由各科室護理人員復印、上交護理部、護理部工作人員按類別順序排列的工作方式，電子技術(shù)檔案管理由護理人員將各類證件的掃描件通過QQ等方式傳至護理部，護理部按技術(shù)檔案號入冊，節(jié)省了護理人員復印、上交檔案所花費的時間，節(jié)約了護理部工作人員整理、更新技術(shù)檔案的時間，同時也降低了紙張的消耗，節(jié)約了人力及資源。
3小結(jié)
[關(guān)鍵詞]高校聲像檔案;數(shù)字化;管理策略
隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，檔案管理越來越多地引進了新材料和新技術(shù)，檔案載體也隨之發(fā)生了重大變化，形成了除傳統(tǒng)的文書檔案外的照片、影像帶、錄音帶等多元化載體的聲像檔案。面對數(shù)量和種類不斷增加的高校聲像檔案，如何更好地保護和利用這些檔案、發(fā)揮其有效價值，是我們不能回避的問題。
一、高校聲像檔案數(shù)字化的概念和意義
本文所指高校聲像檔案是指高校在從事教學、科研、管理等各種社會活動中形成的、具有保存價值的、以不同材料為載體的、輔以文字說明的歷史記錄，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等。聲像檔案是高校檔案的重要組成部分，它通過影像和音色栩栩如生地再現(xiàn)重大活動中的現(xiàn)場，真實地反映高校教學、科研、管理等工作成果以及高校的發(fā)展變化，其展現(xiàn)歷史的獨特魅力，是文字檔案不可替代的。其具有生動形象的歷史憑證、工作查考、宣傳教育等功能，具有重要的歷史價值和現(xiàn)實價值，更是館藏檔案的珍藏品。[1]聲像檔案數(shù)字化就是把圖形、影像、音視頻等各種載體的檔案資源，通過一系列的技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為計算機可識別和處理的數(shù)字形態(tài)的信息，并對其加以存儲、組織、檢索、維護的過程。這些技術(shù)手段包括計算機存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)、多媒體技術(shù)等。聲像檔案數(shù)字化是檔案信息化的重要組成部分。數(shù)字化已經(jīng)成為媒體發(fā)展的一個趨勢，其基礎(chǔ)就是計算機、多媒體、網(wǎng)絡(luò)、存儲和壓縮等技術(shù)的發(fā)展。[2]解決高校聲像檔案長期保存問題的有效手段就是將其數(shù)字化，特別是將傳統(tǒng)聲像檔案數(shù)字化，此手段一方面可以減少對原件的使用，有效保護傳統(tǒng)聲像檔案的原貌；另一方面，可構(gòu)建一個數(shù)字化館藏聲像檔案資料的信息庫，在網(wǎng)絡(luò)上進行傳播，實現(xiàn)聲像檔案資源的有效利用與資源共享。高校聲像檔案數(shù)字化有利于充分發(fā)揮高校聲像檔案的價值，拓寬為高校各項管理的服務渠道。
二、高校聲像檔案數(shù)字化管理問題分析
（一）復雜多樣的聲像檔案存儲載體。保存音頻、視頻等聲像文件的載體種類多樣。聲像制品有非出版物、出版物及復制品，采錄技術(shù)復雜；聲像記錄的載體形態(tài)繁雜，如照片、影片、錄音錄像帶、光盤等；聲像制品的信息分類繁復，具有不同民族、地域、藝術(shù)特征、歷史背景等。因此，對傳統(tǒng)聲像檔案的數(shù)字化管理難以實現(xiàn)檔案信息全面兼容。（二）聲像檔案的原生態(tài)性保持困難。錄像帶、錄音帶等存儲介質(zhì)容易受損，影響原始檔案信息質(zhì)量。在聲像檔案的數(shù)字化過程中，要正確處理檔案修復措施和開發(fā)制作手段之間的矛盾，應把重視修復放在首位，以積極且慎重的態(tài)度，保持聲像檔案的原生態(tài)性。在一個兼容的容災數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中，存放經(jīng)過非壓縮的高質(zhì)量轉(zhuǎn)換的音視頻計算機數(shù)據(jù)文件，完全可以滿足對于聲像信息的“原生態(tài)”素材的長久、完整、安全保存和保護的要求，同時也滿足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系統(tǒng)建設(shè)。由于IT設(shè)備（包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備）的更新速度和貶值速度極快，因此對待管理系統(tǒng)的前期設(shè)計必須慎重，避免由于計劃、設(shè)計不周而造成的重復投資和無效勞動等浪費。對管理系統(tǒng)、在線存儲系統(tǒng)以及異地的容災存儲系統(tǒng)、相應的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施升級，必須預留充分的發(fā)展空間。同時，必須把聲像檔案數(shù)字化管理工作置于數(shù)字檔案信息管理服務的系統(tǒng)化與網(wǎng)絡(luò)化、信息編輯轉(zhuǎn)換流程的標準化與規(guī)范化軌道，始終密切關(guān)注相關(guān)學科領(lǐng)域的最新發(fā)展。（四）數(shù)字化處理技術(shù)的先進性和可靠性選擇?？煽啃栽礁叩穆曄駲n案信息，對諸如回放設(shè)備、軟件等讀取信息手段的依賴性越小，其生命力越強，則價值就越高，而能滿足這個條件的恰恰是成熟而可靠的技術(shù)。因此，包括模擬設(shè)備和數(shù)字設(shè)備在內(nèi)，最好的不一定是最新的技術(shù)，而經(jīng)得起時間考驗的普及型成熟技術(shù)才是可取的。[3]
三、高校聲像檔案數(shù)字化管理策略
（一）存儲策略。聲像檔案數(shù)字化后需要實行多元化存儲。由于軟硬件的經(jīng)常退化更新，導致數(shù)據(jù)格式也經(jīng)常更換，將檔案數(shù)據(jù)從原存儲的物理存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)移到新的或穩(wěn)定性更高的物理介質(zhì)上就是聲像檔案數(shù)字化管理的存儲策略。這種轉(zhuǎn)移并不是簡單的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，而是將數(shù)字化的聲像檔案制作一個備份文件存放在新的儲存媒介上。檔案備份后實行遠距離異地存儲，異地存儲既可避免存儲介質(zhì)因人為損壞或自然災害而危及聲像檔案的安全風險，也可避免因霉變、污跡、介質(zhì)層間開裂等原因?qū)е碌穆曄駲n案無法讀取。存儲策略是為保證在當前的軟硬件系統(tǒng)中可以存取利用數(shù)據(jù)資源。[4]如此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移行為具有周期性，被轉(zhuǎn)移到相關(guān)儲存介質(zhì)上的數(shù)據(jù)保存直至該儲存介質(zhì)技術(shù)退化后，就會經(jīng)歷下一輪的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移。在不斷的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程中，特別是在格式轉(zhuǎn)換過程中，一些數(shù)據(jù)的遺失不可避免。所以，需對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程進行必要的流程監(jiān)控和質(zhì)量控制，同時，為保證數(shù)據(jù)的準確性和完整性，還需對其相關(guān)的背景元數(shù)據(jù)加以保存。[5]（二）技術(shù)策略。高校聲像檔案管理不可避免的挑戰(zhàn)之一是技術(shù)問題。選擇技術(shù)策略時，首先，為防范聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中數(shù)據(jù)丟失等風險，可以參考IASA制訂的TC-03技術(shù)標準、《數(shù)字音頻的產(chǎn)生和保存指南》、《中國數(shù)字圖書館標準規(guī)范》等，在聲像檔案數(shù)字化過程中，要注意數(shù)據(jù)的保存格式和系統(tǒng)選擇，以降低轉(zhuǎn)換風險。其次，聲像檔案數(shù)字化管理技術(shù)的探索并不是把聲像檔案數(shù)字化就一勞永逸了，使用方便是聲像檔案數(shù)字化后的最大優(yōu)點，但最大弱點是其數(shù)字形式相當脆弱，需要探討保護技術(shù)和參考技術(shù)保護方法。因此，需要參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》來設(shè)計聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，并且需要進一步探索和研究系統(tǒng)的功能模塊設(shè)計、元數(shù)據(jù)的設(shè)計與處理流程、信息獲取環(huán)節(jié)的設(shè)計等諸多細節(jié)，以保證聲像檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的質(zhì)量，最終達到聲像數(shù)據(jù)的長期應用和保存的目的。符合標準的聲像檔案數(shù)據(jù)保存系統(tǒng)，是實現(xiàn)數(shù)字聲像檔案長期保存的前提。完全公開、可擴展、標準化是在選擇保存格式時應遵循的原則。完整的格式規(guī)范應全面公布，并形成真正的國際標準。[6]（三）鑒定策略。必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求，對聲像檔案進行檢驗和審核，以確保聲像檔案的真實性、完整性和有效性。第一，對聲像檔案的內(nèi)容進行嚴格挑選，評估其重要性，即對聲像檔案的檔案價值及持久價值進行鑒定。第二，對聲像檔案的格式進行校驗，檢查是否保存未壓縮或無損壓縮的格式，以保證聲像檔案的原真性。第三，對聲像檔案所確定的保密級別、保管期限和保存要求進行鑒定。參照同類內(nèi)容的紙質(zhì)文書檔案的國家管理規(guī)定，根據(jù)聲像檔案所記載的內(nèi)容來確定聲像檔案的保密級別和保存期限，并對聲像檔案的信息進行及時地更新或轉(zhuǎn)換。（四）保管策略。對聲像檔案數(shù)字化要定期檢查登記，同時注意做好聲像檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作。由于軟件和硬件技術(shù)更新快，舊的技術(shù)被淘汰，而數(shù)字聲像檔案必須在相應的系統(tǒng)環(huán)境中才能得以利用，所以聲像檔案數(shù)字化管理操作系統(tǒng)與應用軟件要進行同步保留和及時備份，最好能做到播放設(shè)備同步配置且同步維護。（五）檢索策略。建立聲像檔案數(shù)字化管理信息檢索系統(tǒng)，運用語音識別及人像識別技術(shù)，將既能夠全面準確地反映聲像檔案音頻信息，又與特定聲像檔案相對應的信息均錄入系統(tǒng)，如講話者的姓名、講話的時間和地點、講話底稿、內(nèi)容摘要、錄音文稿等，便于使用者查找關(guān)鍵信息，提高聲像檔案信息查詢的準確性與內(nèi)容快速檢索的便捷性。（六）開發(fā)利用策略。運用科技手段對聲像檔案進行數(shù)字化處理和深層次加工，同時加強網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實現(xiàn)館藏檔案信息資源共享，提高聲像檔案的使用效率。檔案利用人可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺，快速查閱并及時利用學校的發(fā)展歷史、校友名人偉績、教育教學等所需的聲像檔案信息。比如，將記錄了學校發(fā)展的校慶、文化慶典等聲像資料進行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立校史展覽專題；將高校名人、專家和優(yōu)秀畢業(yè)生的檔案和取得的成果及其在校時的音像資料進行數(shù)字化后，在網(wǎng)上建立學校名人堂、教學名師風采等專欄。通過對聲像檔案數(shù)字化及其開發(fā)與利用的現(xiàn)代化建設(shè)，挖掘聲像檔案內(nèi)涵，展示學校發(fā)展的輝煌成就和對未來發(fā)展的展望，激發(fā)全校師生的榮譽感、使命感和責任感，為發(fā)揮聲像檔案的再教育功能搭建平臺。[7]
作者:梁驍 單位:賀州學院
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關(guān)鍵詞：學校檔案；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新發(fā)展
學校是一個數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施相對較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數(shù)字化信息水平相對較高、人員流動性比較大、對檔案信息的利用率比較大的特殊社會板塊。在學校開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化運用，有著優(yōu)良的社會基礎(chǔ)和重要的特殊意義。雖然在一些條件優(yōu)越的高校，檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了長足的進展，但絕大部分學校檔案室仍然是一塊未開墾的處女地，與學校的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展水平極不相稱。如何充分利用學校得天獨厚的有利條件開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對學校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有啟迪和推進作用。
一、學校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀
學校檔案門類較多，除文書、人事、基建、會計、聲像檔案外，還有教學、學籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門的指導下，絕大部分學校領(lǐng)導都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專兼職檔案員，檔案都進行了規(guī)范整理。部分學校大部分為可對相關(guān)人員開放查閱的非機要保密檔案，服務對象廣泛，是建立兩個體系實行兩個轉(zhuǎn)化的重點領(lǐng)域。而且學校檔案利用率和實用性都比較高，特別是學籍檔案，在為畢業(yè)生就業(yè)就學報考、出國深造提供學歷證明等方面具有重要的依據(jù)和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學籍檔案在形成制作過程中，因填制和書寫不規(guī)范或打印不清楚，造成字跡模糊，無法為師生和社會提供利用。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化在省級以上條件較好的高校有所發(fā)展，一些學校還利用自身優(yōu)勢研發(fā)了自己的檔案管理系統(tǒng)，并在各部門建立了局域網(wǎng)，可以在網(wǎng)上進行立卷歸檔，有的還進行了數(shù)字化全文掃描。但地州市級以下包括高校在內(nèi)的絕大部分的學校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。
導致這些狀況的原因，一是學校領(lǐng)導認為資金的投入應該放到教學上，只有把教學質(zhì)量搞上去，把生源數(shù)量搞上去，學校才能做大做強。檔案的投入不能產(chǎn)生經(jīng)濟效益，沒有數(shù)字化照樣查檔案。對手工傳統(tǒng)的檔案管理也是現(xiàn)狀，很難有資金投入，至于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，在領(lǐng)導的思想意識中還沒有這個概念；二是一些學校經(jīng)濟效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學校檔案員缺乏計算機基本技能、更沒有數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化知識和經(jīng)驗，因循守舊不積極主動爭取和創(chuàng)新發(fā)展。
要實現(xiàn)學校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，除了針對以上來提高學校領(lǐng)導的檔案意識，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質(zhì)這些常規(guī)方法外，學校還可以從以下途徑，創(chuàng)造性地開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
二、與教學設(shè)備相配套，解決學校檔案數(shù)字化設(shè)備
學校開展計算機技術(shù)教學和科研，已經(jīng)是很普遍的現(xiàn)象。在條件較好的小學，都設(shè)置有計算機或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學校，大部分部門都配備了計算機，條件更好的則組織了校園網(wǎng)絡(luò)。但是，很多這樣的學校的檔案室卻沒有配備一臺電腦。而這些沒有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設(shè)備，進行資源共享，從事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。數(shù)字化的設(shè)備，除了計算機，還需要有掃描儀，而一般學校因以計算機為教學重點很少購置。但用其作為數(shù)字化的重要工具對學生計算機技術(shù)的學習也還是很有必要的，而且其價格也不高，如果建議學校購買應該是沒有問題的。共享這些設(shè)備資源的辦法，首先是向?qū)W校領(lǐng)導提出共享方案，與教學部門達成協(xié)作共識，在把檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫建立在教學用的主機或服務器上，檔案室可配備一臺低造價的終端。如果這還辦不到，則可與教學用電腦分時段使用，檔案室可在沒有教學任務的時候由檔案員上機使用。也可把檔案的數(shù)字化與教學內(nèi)容結(jié)合到一起，在進行數(shù)字化教學的同時，也巧妙地利用了教學設(shè)備對檔案進行數(shù)字化。
三、與教學對象相結(jié)合，發(fā)動師生動手建立檔案數(shù)據(jù)庫
在一般學校，檔案員并不是專職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學校檔案數(shù)字化的任務比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術(shù)，開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化有很大的困難。與此相反，擔任電腦教學任務的老師，都是具備較高計算機技能水平的人員，他不僅可以當作檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的指導老師，在教學任務不太緊張的情況下，還可以親自動手參與檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。更重要的是，他還可以指導學生，來在課堂或課外建立包括自己的檔案在內(nèi)的數(shù)字化檔案，形成一個數(shù)字化檔案制作的強大隊伍。以解決學校檔案數(shù)字化巨量工程的人員投入問題。在具體的數(shù)字化過程中，我們可以根據(jù)“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠地進行，從當年的檔案開始，然后向上推進；在內(nèi)容上首先對學校利用率最高的文書檔案、然后對利用率較高的教學檔案和學籍檔案、最后對利用率一般的教師檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案進行目錄的錄入和全文掃描，對全部室藏檔案實行數(shù)字化，建成完整、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。
四、與校園網(wǎng)絡(luò)相鏈接，有效開展數(shù)字化檔案利用
在很多學校，已經(jīng)建立了從校園網(wǎng)絡(luò)到互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的各種網(wǎng)絡(luò)平臺，學校的各種管理，也基本上實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。師生們在網(wǎng)絡(luò)上建立論壇、博客、個人網(wǎng)頁、聊天交友，交流學習等各種信息，即便是在還沒有建立校園網(wǎng)絡(luò)的學校也是一樣，人們已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)建立起班級同學會，校友會，利用QQ等網(wǎng)絡(luò)工具進行無縫的信息交流，網(wǎng)絡(luò)生活已經(jīng)成為師生們特別是學生們的生活的一部分。這為數(shù)字化檔案信息的利用提供了得天獨厚的社會物質(zhì)和文化基礎(chǔ)。我們只須把數(shù)字化的檔案信息鏈接到學校網(wǎng)站、論壇等網(wǎng)絡(luò)相應頁面上，有條件的還可以制作出自己的網(wǎng)站或網(wǎng)頁，就可以實現(xiàn)學校數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。
1.1“全院護士”工作表設(shè)計
打開表格，橫序列從A開始分別輸入科室、總?cè)藬?shù)、各科人數(shù)、姓名、職務、出生年月、身份證號、參加工作時間、現(xiàn)學歷、最后學歷畢業(yè)學校、畢業(yè)時間、任職資格、取得職稱時間、政治面貌、執(zhí)業(yè)證書編號及備注等。豎序列分別按橫序列的項目依次輸入相應資料。護士輪科時只需把護士所在橫列單元格剪切后插入輪轉(zhuǎn)的科室單元格中，也便于下一步與每個護士個人技術(shù)檔案進行快速鏈接。
1.2“職稱結(jié)構(gòu)”、“學歷結(jié)構(gòu)”工作表設(shè)計
把“全院護士”工作表進行復制，重命名為“職稱結(jié)構(gòu)”，刪除標題行，全選工作表，點擊“排序”，以“任職資格”為主要關(guān)鍵字，“取得職稱時間”為次要關(guān)鍵字進行排序，排序后表格可直觀地反映各職稱人數(shù)、取得職稱時間先后順序。為動態(tài)反映職稱結(jié)構(gòu)，在表格的右側(cè)空白處通過圖形向?qū)Р迦肴鹤o士各職稱人數(shù)的統(tǒng)計圖表，注明每次統(tǒng)計的時間，一般每年職稱晉升后統(tǒng)計一次。“學歷結(jié)構(gòu)”表格也以相同的方法建立。
1.3“人動”工作表設(shè)計
“人動”表格橫序列從A開始輸入年份、時間、當年新招錄護士(調(diào)入、新招在編護士及非在編護士)、離開護理崗位護士(退休、辭職、轉(zhuǎn)崗、調(diào)離等)、職稱晉升、繼續(xù)學歷教育畢業(yè)等信息，有人動時，分別在相應的序列內(nèi)輸入名字，此表格可動態(tài)清晰地反映歷年護士進出、各職稱、學歷等動態(tài)變化。
2“護士個人技術(shù)檔案”工作表
2．1工作表的建立
新建Excel工作表作為“護士個人技術(shù)檔案”，打開表格，新建Sheet1～7共7個工作表，分別命名為:基本情況、科室輪轉(zhuǎn)、獎懲考評、業(yè)務考核、中醫(yī)培訓、學術(shù)活動及進修、論文及技術(shù)成果。每個護士一個工作表并以名字命名，根據(jù)項目輸入個人信息資料。再將工作表放于以所在科室命名的文件夾里。
2．2工作表內(nèi)容設(shè)計
打開表格，“基本情況”工作表內(nèi)容包括個人的基本資料，照片，學歷教育經(jīng)歷，工作經(jīng)歷，技術(shù)職稱晉升，職務變動等項目。“科室輪轉(zhuǎn)”工作表內(nèi)容包括輪轉(zhuǎn)科室、起始時間、工作時間、擔任職務。“管理考核”工作表內(nèi)容包括:考核年度，出勤情況、病事假、績效考核、獎勵登記、過失處罰登記等。“業(yè)務考核”工作表內(nèi)容包括:考試時間、理論內(nèi)容及成績、操作項目及成績、年度一、二類學分、年度中醫(yī)學時等。“中醫(yī)培訓”工作表內(nèi)容包括參加各類中醫(yī)培訓的時間、內(nèi)容、組織部門、獲得學時，每年進行一次學時匯總。“學術(shù)活動及進修”內(nèi)容包括參加市級及以上二類學分和一類學分項目，個人進修起始時間及專科等。“論文及技術(shù)成果”內(nèi)容包括個人發(fā)表的論文資料、開展的科研課題、新技術(shù)、新項目及成果。
2．3“護士個人技術(shù)檔案”輸入方法
為保證個人技術(shù)檔案的準確性、完整性和連續(xù)性，首次建檔時需輸入原個人紙質(zhì)檔案中的全部資料，并按要求進行完善。在首次輸入時，由各科護士長共同協(xié)助，以科室為單位輸入科內(nèi)護士的技術(shù)檔案，對個人一般資料進行重新核對，確保電子檔案資料的真實完整，最后再匯總至護理部。
3功能應用
3．1“超鏈接”功能應用
“全院護士檔案總表”與“護士個人技術(shù)檔案”建立以后，打開“全院護士檔案總表”，選中個人姓名，點鼠標右鍵，點擊“超鏈接”至個人技術(shù)檔案，使總表中的每一個護士姓名與相應的個人技術(shù)檔案鏈接。使用時，只需直接打開總表點擊姓名，即可跳轉(zhuǎn)到超鏈接所指向的個人技術(shù)檔案中去，用完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。
3．2其他功能
“函數(shù)”功能:可應用于如中醫(yī)學時的統(tǒng)計、學分統(tǒng)計等各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計;“排序”“篩選”功能應用:把總表復制后，可根據(jù)要求設(shè)置主要次要“關(guān)鍵字”進行排序或根據(jù)條件進行篩選，建立所需的工作表如人員學歷結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)等表格;“編輯”功能:利用其中復制、粘貼、查找、替換等功能，可方便信息的輸入和查閱，可使用鍵盤的快捷功能鍵“Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V”等進行快速編輯;“標記”、“批注”功能:在護士一覽表中，護理部可以對病假、產(chǎn)假、非在編等護士，在表格中用不同顏色填充單元格或標記字體進行區(qū)分。對于一些需要特殊說明備注的，可使用“插入”批注或右鍵插入批注。
4應用體會
