發(fā)布時間：2023-03-01 16:25:20
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的學(xué)校檔案管理員樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對學(xué)校有價值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對學(xué)校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會議的記錄、簡報等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評教評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類:各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請書、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學(xué)成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級主管部門和學(xué)校兩級教務(wù)教學(xué)活動,即有上級和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認(rèn)識不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔(dān)心材料會遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時收集、隨時整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談記錄、聽課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強(qiáng)度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻(xiàn)
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué).中國人民大學(xué)出版社,1999年.
關(guān)鍵詞:新升本的院校系級教學(xué)檔案問題對策
隨著專升本的成功標(biāo)志著一所院校辦學(xué)層次的提升。它的辦學(xué)規(guī)模、硬件投入以及教師素質(zhì)都達(dá)到了一定水平，但從管理模式上仍需進(jìn)一步轉(zhuǎn)變和提高，以更好地適應(yīng)本科院校的教育體制。系級教學(xué)檔案管理作為學(xué)校管理的一個組成部分，在向本科管理模式轉(zhuǎn)變過程中，地位更加重要，內(nèi)容更加豐富。教學(xué)檔案的最終目的是服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)管理，良好的教學(xué)檔案管理可以有效地促進(jìn)教學(xué)、科研管理的科學(xué)化，進(jìn)而加快學(xué)校向本科教育轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。反之，如果輕視教學(xué)檔案、疏于對教學(xué)檔案的管理，則極容易導(dǎo)致教學(xué)管理、科研管理處于無序狀態(tài)，使高校的轉(zhuǎn)型流于形式。本文就升本后加強(qiáng)系級教學(xué)檔案管理，充分發(fā)揮其在教學(xué)管理工作中的重要作用。
1、新升本院校系級教學(xué)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)和作用
1.1 系級教學(xué)檔案的內(nèi)容
由于教學(xué)管理和教學(xué)活動是一項(xiàng)復(fù)雜的實(shí)踐活動。因此，反映這一實(shí)踐活動的教學(xué)檔案的內(nèi)容龐雜，且形式多樣。概括起來可分為以下七類：
(1)教學(xué)計(jì)劃管理方面：主要包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、自編教材或講義、校歷、課程表等。(2)教學(xué)狀態(tài)管理方面：主要包括教學(xué)管理工作規(guī)章制度、選修課開課匯總表、教研室聽課表（或卡）、教學(xué)實(shí)訓(xùn)、畢業(yè)實(shí)習(xí)資料（實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)任務(wù)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)學(xué)生分組情況登記表、實(shí)結(jié)）、實(shí)驗(yàn)教學(xué)文件（實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備使用情況、實(shí)驗(yàn)成績等）、學(xué)生課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文（或設(shè)計(jì)）等內(nèi)容。(3)考務(wù)管理方面：主要包括系內(nèi)和學(xué)校期末考試試卷、考場及監(jiān)考教師安排等內(nèi)容。(4)學(xué)籍管理方面：主要包括學(xué)生入學(xué)學(xué)籍登記表（或卡）、學(xué)生學(xué)籍變動、獎懲記錄、考試成績等內(nèi)容。(5)教師工作量及業(yè)務(wù)考核方面：主要包括教師授課情況、工作量計(jì)算、承擔(dān)科研及發(fā)表學(xué)術(shù)論文等內(nèi)容。(6)教學(xué)工作年度總結(jié)和教研、教改總結(jié)等內(nèi)容。(7)師資培養(yǎng)方面包括師資培養(yǎng)計(jì)劃、教師業(yè)務(wù)進(jìn)修情況、師資隊(duì)伍建設(shè)材料。如學(xué)科帶頭人、骨干教師、學(xué)術(shù)梯隊(duì)建設(shè)；科研和教改實(shí)踐、學(xué)術(shù)研討等。
教學(xué)檔案是全院師生的勞動成果，是教學(xué)工作的重要信息資源，是系級教學(xué)歷史真實(shí)面貌，體現(xiàn)了一所學(xué)院成長、發(fā)展、壯大的歷史見證。
1.2 系級教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)
系級教學(xué)檔案是教師、學(xué)生從事教學(xué)管理實(shí)踐活動中直接形成的,具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄,是系級檔案管理工作的核心。它既不同于文書檔案,也不同于科研檔案,其特點(diǎn)如下:
(1)檔案來源的分散性。它來自于教學(xué)活動的各個環(huán)節(jié)和教學(xué)活動的全過程,由教與學(xué)兩方面材料轉(zhuǎn)化而來，一方面包括了教育改革、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、專業(yè)建設(shè)和課程設(shè)置等文件,及政府教育主管部門、本校教學(xué)主管部門的有關(guān)教學(xué)工作的規(guī)章制度、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料等,另一方面也包括了學(xué)生工作的總結(jié)、學(xué)生的實(shí)習(xí)鑒定、見習(xí)鑒定、學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、實(shí)驗(yàn)成績和畢業(yè)論文等。
(2)檔案的原始性。教學(xué)檔案是系級教學(xué)活動、教學(xué)管理、學(xué)生管理中所形成的歷史記錄。反映系級教學(xué)工作的全貌,記錄著教學(xué)管理活動的真實(shí)過程。它主要包括系級有關(guān)教學(xué)工作會議的記錄、簡報,以及各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法條例等教學(xué)工作文件。
(3)檔案的專業(yè)性。系級教學(xué)檔案工作既要遵循人才培養(yǎng)方案的共性,也要根據(jù)系級專業(yè)設(shè)置、課程設(shè)置教學(xué)內(nèi)容、學(xué)時分配的不同,遵循其專業(yè)性特點(diǎn)。
(4)檔案資料的多樣性。由于教學(xué)活動內(nèi)容的多樣性,在日常教學(xué)活動過程中,為了教學(xué)的需要,必然會形成不同形式的材料。除了紙質(zhì)的文件材料、教材、學(xué)生學(xué)籍外,還包括音像、電子、照片、光盤等類材料。
1.3系級教學(xué)檔案的作用
(1)系級教學(xué)檔案是真實(shí)的原始資料。系級是高?；鶎拥慕虒W(xué)部門，系級教學(xué)檔案是在教學(xué)活動和教學(xué)管理過程中直接形成的原始資料，真實(shí)、客觀地記錄了在教學(xué)改革、教學(xué)質(zhì)量、師資隊(duì)伍建設(shè)等各個方面的教學(xué)管理工作，全面地反映了教學(xué)工作的進(jìn)程和特點(diǎn)，是今后進(jìn)行教學(xué)管理和教學(xué)研究活動不可缺少的，是改進(jìn)教學(xué)工作、促進(jìn)教學(xué)交流、提高教學(xué)質(zhì)量的依據(jù)和參考。對今后各項(xiàng)工作的開展有重要的借鑒和指導(dǎo)意義。
(2)系級教學(xué)檔案是重要參考依據(jù)。為了有效地進(jìn)行教學(xué)管理和開展教學(xué)活動，系領(lǐng)導(dǎo)和教研室主任必須切實(shí)掌握有關(guān)的檔案信息。在熟悉教學(xué)情況、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、制定教學(xué)計(jì)劃和處理存在問題時，不可能單純地只憑個人記憶，而是往往需要去查閱檔案記載。因此，教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)信息反饋都離不開教學(xué)檔案，它可以為這些教學(xué)工作提供比較詳盡的參考依據(jù)。
(3)系級教學(xué)檔案是教學(xué)評估的基礎(chǔ)。開展教育評估是現(xiàn)代教育的要求，也是國家對高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，無論國家對教學(xué)評價指標(biāo)體系如何確定，高校在進(jìn)行教學(xué)評估時，必然要通過查閱相關(guān)檔案，最終都要憑借大量的檔案材料，才能對某一高校作出客觀、全面、真實(shí)的評價，在對教學(xué)條件、教學(xué)狀態(tài)、教學(xué)效果進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析時系級教學(xué)檔案可以提供比較完整、系統(tǒng)、真實(shí)可靠的信息和數(shù)據(jù)，是高校搞好教學(xué)評估工作的重要基礎(chǔ)。
2、新升本院校系級教學(xué)檔案管理工作存在的主要問題
新升本的院校一般是由?？茖W(xué)校升格而來,本科層次辦學(xué)時間短,由?？葡虮究频霓D(zhuǎn)變需要一個過程,?？茖哟蔚臋n案管理發(fā)展到本科層次的檔案管理也需要有一個適應(yīng)過程。加之檔案管理專業(yè)技術(shù)人員偏少,在教學(xué)檔案管理中難免會存在一定的問題。
(1)檔案管理制度不健全。建立和健全教學(xué)檔案的歸檔制度,是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。由于新升本院校重點(diǎn)考慮的是學(xué)科專業(yè)建設(shè)與師資隊(duì)伍建設(shè),重點(diǎn)投入放在改善教學(xué)條件和提高教學(xué)質(zhì)量上,對教學(xué)檔案管理沒有高度重視,也沒有制定相應(yīng)的規(guī)章制度,檔案材料存在不全的現(xiàn)象,具體負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)業(yè)務(wù)體系指導(dǎo)和管理規(guī)章的約束。系級教學(xué)檔案應(yīng)如何保存?哪些文件材料由系里保存?哪些應(yīng)交由教務(wù)處或院校檔案部門保存?應(yīng)如何整理文件材料? 沒有統(tǒng)一管理要求。
(2)檔案意識淡薄。系級檔案管理是一種事后行為很容易被人們忽視。系級檔案涉及教學(xué)、科研、學(xué)生等多種資料,絕大部分來源于教學(xué)一線的教師和學(xué)生。一方面,一些教師認(rèn)為教學(xué)科研成果、文件材料等是個人的心血,沒有必要交給系級保存、歸檔；另一方面,學(xué)生的材料又分散在不同的部門,有的存放在學(xué)工處,有的存放在教務(wù)處,有的存放在招生就業(yè)處,有的分散在各系（學(xué)工大隊(duì)部）中,這樣就造成了教學(xué)檔案收集不夠完整,歸檔質(zhì)量不高,一些在教學(xué)過程中形成的有價值的文獻(xiàn)資料丟失,難以發(fā)揮教學(xué)檔案應(yīng)有的作用。
(3)教學(xué)檔案缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性。隨著新升本的院校辦學(xué)層次的提高,辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,教學(xué)檔案的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大,工作量增加了但教學(xué)秘書隊(duì)伍的編制卻沒有增加,大多數(shù)還是一個人干。教學(xué)秘書往往兼職教學(xué)檔案員,由于工作量大,工作繁瑣,因而難以全身心投入到檔案管理工作中。由于無專人管理,無固定保管場所,大量的原始教學(xué)資料處于沒有規(guī)范整理、零散而不成體系的自然狀態(tài)。具體表現(xiàn)在該收集的材料沒有收集,或者是只重視紅頭文件的收集,而不重視各部門、各系在運(yùn)行過程中自己所形成的具有保存價值的,原始的、真實(shí)的文件材料,致使教學(xué)檔案雜亂而無體系性,殘缺而無完整性,有些材料缺乏可靠性,嚴(yán)重影響了檔案的質(zhì)量。
(4)檔案管理手段落后。不少檔案管理人員缺乏檔案管理專業(yè)知識，計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用能力較弱,辦公自動化、管理科學(xué)化水平較低,對教學(xué)檔案的管理還是以傳統(tǒng)的管理方式為主,這在很大程度上影響了系級檔案管理的效率。
3、加強(qiáng)新升本院校系級教學(xué)檔案管理工作的措施
3.1 提高檔案意識,加強(qiáng)系級教學(xué)檔案工作的管理
系級教學(xué)檔案是院校教師及學(xué)生從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的原始材料,是院校教學(xué)工作方針、政策的真實(shí)寫照,是院校教學(xué)管理的重要內(nèi)容,是教學(xué)活動不可缺少的重要依據(jù)和主要參考資料。在社會不斷發(fā)展的今天,檔案工作的范圍已不僅是搜集、保管和利用檔案,它的工作面已延伸到行政管理等方面,這些職能的發(fā)揮很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識程度。
在院校中,檔案工作是否得到重視,檔案管理水平的高低,已成為評價一所院校管理質(zhì)量優(yōu)劣的重要指標(biāo)。因此，各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到教學(xué)檔案在院校教學(xué)管理中的作用,應(yīng)重視和關(guān)心系級檔案管理工作,把教學(xué)檔案管理規(guī)范化工作真正納入系級教學(xué)工作計(jì)劃中,配備有一定管理水平且責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員,切實(shí)提高系級教學(xué)檔案管理水平。
3.2 嚴(yán)格系級教學(xué)檔案的管理和歸檔制度
教學(xué)檔案管理工作作為一種動態(tài)的存在方式,僅靠檔案管理員的宣傳是不夠的,還需要制定嚴(yán)格的管理制度。在收集整理各類教學(xué)資料時,要做到完整、規(guī)范并及時進(jìn)行編目統(tǒng)計(jì),使教學(xué)檔案的收集工作同計(jì)劃管理相結(jié)合,保證能按時完成建檔工作。鑒于院校教學(xué)工作的連續(xù)性和長期性,可在每學(xué)期開學(xué)和期末兩個時間定期收集整理、歸檔。對參與教學(xué)活動的人員要明確責(zé)任和任務(wù),規(guī)定時限要求,并進(jìn)行相應(yīng)的登記、考核和獎懲,使教學(xué)檔案管理工作收到實(shí)效。
3.3 系統(tǒng)、完整、科學(xué)地收集檔案材料,提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平
要提供一份科學(xué)完整的教學(xué)檔案,必須從教學(xué)材料的收集開始。由于各院校辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)定位及內(nèi)部管理模式的不同,教學(xué)檔案管理方式也有所不同。例如我院教學(xué)檔案主要由下列部門形成：招就處形成招生、就業(yè)情況信息；教務(wù)處形成學(xué)生個人基本狀況、學(xué)業(yè)成績、畢業(yè)和學(xué)位情況信息；學(xué)工處和系學(xué)工大隊(duì)形成學(xué)生在校表現(xiàn)狀況和獎懲信息；各系形成學(xué)生學(xué)習(xí)考試原始記載和專業(yè)實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)狀況記載信息等等。加強(qiáng)系級檔案管理工作的根本目的是及時準(zhǔn)確地提供檔案材料,發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。因此，以江西警察學(xué)院為例應(yīng)建立以檔案館為主導(dǎo),教務(wù)處、學(xué)工處和各學(xué)工大隊(duì)、招就處、各系為主體的教學(xué)檔案收集網(wǎng)絡(luò)。在“分類法”與“工作規(guī)范”的指導(dǎo)下,明確各級管理內(nèi)容、管理職責(zé),實(shí)行分工合作,集中歸類,信息共享,把靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)換成動態(tài)的信息,為院校的教學(xué)和師生服務(wù)。
3.4 加強(qiáng)教學(xué)檔案的信息化建設(shè),提高教學(xué)檔案的科學(xué)管理水平
教學(xué)檔案是院校的寶貴財(cái)富,教學(xué)檔案管理的目的是為了利用。在當(dāng)今信息化時代里,如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上,是適應(yīng)不了形勢發(fā)展需要的。隨著辦公自動化的普及,院校的檔案管理者要充分利用檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優(yōu)勢,加強(qiáng)教學(xué)檔案的管理工作,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理和開發(fā)利用的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,利用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺整合檔案信息資料,使檔案信息的產(chǎn)生、傳遞、存儲與利用形成一個全面、合理的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng),最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
總而言之，系級教學(xué)檔案是學(xué)院檔案的重要組成部分，在學(xué)院由?？平逃虮究平逃D(zhuǎn)型的重要?dú)v史時期，必須把教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)作為日常工作的重要內(nèi)容，使教學(xué)檔案，在學(xué)院的教學(xué)管理、優(yōu)化人才培養(yǎng)和教育事業(yè)改革發(fā)展中發(fā)揮出積極作用。
個人簡介:
[關(guān)鍵詞]高職 教學(xué)檔案 檔案管理
高職院校的教學(xué)檔案，是指學(xué)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中形成的，對學(xué)校和社會當(dāng)前與長遠(yuǎn)發(fā)展具有參考價值和憑證作用的，按一定的立卷、歸檔制度分類整理、儲存保管起來的文字、圖表、照片、影片、錄像帶、錄音帶、軟盤、光盤等以不同載體形式儲存的歷史記錄總和。
科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的教學(xué)檔案對于正確評估辦學(xué)水平，研究教學(xué)及其管理規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，有著十分重要的意義。在學(xué)院建設(shè)發(fā)展、管理創(chuàng)新中發(fā)揮著歷史見證、現(xiàn)實(shí)參考、未來判斷的重要作用，在主管部門對高職院校各種評估中發(fā)揮著事實(shí)信息的佐證、客觀評價的依據(jù)、準(zhǔn)確診斷的工具等關(guān)鍵作用。
1 高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)
（1）記錄的成套性。教學(xué)檔案是高職院校在教學(xué)、科研活動中形成的一套有工作對象、工作任務(wù)和工作效果的完整記錄材料，具有鮮明的成套性。從每一屆新生的招收到學(xué)生畢業(yè)的大循環(huán)過程中，有規(guī)律地形成了各種材料，這些檔案材料都有一定的程序銜接、相互制約的內(nèi)在關(guān)系。
（2）時間的周期性與交叉性。檔案管理強(qiáng)調(diào)時間的特性，往往以日歷年度來劃分、排列和管理。教學(xué)活動是一種以學(xué)生學(xué)歷教育培養(yǎng)為目標(biāo)的周期性活動，因此在劃分上與其他檔案有所不同，一般采用日歷年度、教學(xué)年度（學(xué)期或?qū)W年）和學(xué)制周期相交叉結(jié)合的形式來整理歸檔。教學(xué)檔案歸檔時間的交叉性增添了教學(xué)檔案管理的復(fù)雜性和管理人員的工作量。
（3）來源分散性。教學(xué)檔案是由教學(xué)文件材料轉(zhuǎn)化而來的。教學(xué)文件有的來源于上級主管部門，有的來源于教務(wù)處、學(xué)生處等教學(xué)管理部門，有的來源于系、部、教研室等教學(xué)單位，有的來源于從事教學(xué)活動的教師。
（4）內(nèi)容的原始性、專業(yè)性。教學(xué)檔案是教學(xué)工作、教學(xué)活動最詳實(shí)、具體、權(quán)威的反映，同時，同一專業(yè)的教學(xué)檔案，是由不同課程的教學(xué)人員分別展開具體的教學(xué)工作，又相互配合共同形成的，因此，其形成過程又反應(yīng)出很強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。
（5）載體的多樣性。教學(xué)檔案不僅內(nèi)容豐富，而且載體形式也呈多樣化，主要以紙質(zhì)為載體，同時還有電子的、影像的圖表、照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、獎杯、獎旗以及某些有價值的實(shí)物、標(biāo)本等，并且各種載體的尺寸、厚度、包裝等形式多樣，增加了整理歸檔和管理的難度。
2 高職院校教學(xué)檔案的收集、鑒定與利用
高職院校要把教學(xué)檔案管理工作做好，第一步便是要做好材料的收集工作。
首先，應(yīng)把握檔案收集時間。從高職院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)可以看出，教學(xué)文件材料的形成，主要是以教學(xué)年度或?qū)W制年度為周期形成的。教學(xué)文件材料的收集、歸檔時間，以選在每年的十月前后為宜。
其次，歸檔的教學(xué)文件材料均應(yīng)是原件，規(guī)格相對一，簽字手續(xù)完備。在收集完教學(xué)檔案材料后，還需要對教學(xué)檔案進(jìn)行鑒定。高職院校教學(xué)檔案鑒定就是檔案管理人員按照一定目的和標(biāo)準(zhǔn)對教學(xué)文件進(jìn)行鑒別、處置和整理的過程，是教學(xué)檔案工作的中心環(huán)節(jié)。
高職院校根據(jù)本學(xué)院教育工作任務(wù)和教學(xué)活動形成材料的實(shí)際情況及它們的使用價值，參照國家檔案局、教育部的有關(guān)教學(xué)檔案管理規(guī)定，擬制本學(xué)院的教學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限。按照教學(xué)周期定期收集各類教學(xué)檔案并進(jìn)行歸檔鑒定，主要是檢查教學(xué)文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，有關(guān)的材料審核手續(xù)必須完備。
3 高職院校教學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀與解決對策
（1）教務(wù)檔案管理工作現(xiàn)狀 轉(zhuǎn)貼于
由于高職院校成立時間不長，相對缺乏經(jīng)驗(yàn)，所以教務(wù)檔案管理中存在不少問題:一是部分教師和檔案工作者檔案意識不強(qiáng)。二是檔案作用不明顯。三是檔案管理的信息化程度不高。
(2)對策與解決途徑
①轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識重要性。
高職院校需要從加強(qiáng)宣傳入手，著重在健全與創(chuàng)新管理體系、強(qiáng)化制度建設(shè)和管理人員培訓(xùn)、檔案管理硬件和軟件建設(shè)上下工夫，確保教學(xué)檔案管理的規(guī)范有序，提高其效率。
②拓寬教學(xué)檔案的編研內(nèi)容，開發(fā)多種教學(xué)檔案信息服務(wù)，提高教學(xué)檔案的利用率。
隨著教學(xué)檔案需求用戶的增加，檔案管理工作者要打破傳統(tǒng)保守的觀念和求穩(wěn)怕亂的安逸思想，積極創(chuàng)新，開拓性地開展檔案利用服務(wù)工作。檔案部門應(yīng)充分利用教學(xué)檔案所蘊(yùn)涵的原始信息，有針對性地進(jìn)行檔案信息編制，除了編制常規(guī)的檢索工具外，還應(yīng)積極編寫各種教學(xué)檔案資料匯編，選取更多的、有價值的教學(xué)信息資料，滿足利用者對教學(xué)信息資源的各種需求，提高教學(xué)檔案的利用率。
③利用現(xiàn)代化管理技術(shù)，開拓多元化利用渠道。
實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化需要從以下幾方面入手：一是已有檔案目錄數(shù)字化，建成目錄查詢系統(tǒng)；二是在學(xué)院尚未實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理前，對電子檔案進(jìn)行歸檔、整理，建成各類數(shù)據(jù)庫；三是對重要紙質(zhì)檔案，通過掃描、錄入等方式，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息。逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、電子歸檔，使教學(xué)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，從而提高教學(xué)檔案的利用率。
參考文獻(xiàn)：
[1]朱春瑜.高職高專教學(xué)檔案的功能與建設(shè)研究——高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估引發(fā)的思考[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報，2008，1（1）：95-98.
1.高職院校學(xué)生檔案的重要性分析
1.1學(xué)生檔案是高職院校學(xué)生各項(xiàng)信息查詢的依據(jù)
學(xué)生檔案記錄了高職院校每名學(xué)生在校的各項(xiàng)情況，為學(xué)生入黨、畢業(yè)、參軍、考級考證、資助工作、專升本工作提供證明和依據(jù)。學(xué)生檔案對學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)和創(chuàng)業(yè)相當(dāng)重要。
1.2學(xué)生檔案是反映一所高職院校教育質(zhì)量和管理水平的標(biāo)志
高職教育以培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才為目標(biāo)，以校企合作、工學(xué)結(jié)合為主要教學(xué)方式，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，走產(chǎn)學(xué)研用相結(jié)合的發(fā)展道路。目前，很多高職院校面對生源逐年減少這一殘酷現(xiàn)實(shí)，都朝著專業(yè)化、多元化、特色化方向改革和創(chuàng)新，一些專科學(xué)歷的高職院校也逐步擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，增加辦學(xué)投入，提高辦學(xué)質(zhì)量，朝著“升本”方向發(fā)展。無論是改革創(chuàng)新也好，?？粕究埔擦T，學(xué)生檔案始終作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，為高職院校未來升級提供重要支撐數(shù)據(jù)。因?yàn)樗涊d著每所高職院校每名學(xué)生的情況，反映著每所高職院校的教育教學(xué)質(zhì)量、人才培養(yǎng)和綜合管理水平，是學(xué)校發(fā)展必不可少的考核、考評依據(jù)。
1.3學(xué)生檔案為用人單位提供全面的檔案內(nèi)容
高職教育辦學(xué)水平的一個重要考量指標(biāo)就是學(xué)生就業(yè)，換句話說，高職教育就是就業(yè)教育。高職學(xué)生檔案面向的客體是用人單位，記錄著每名畢業(yè)生在校學(xué)習(xí)后所獲得的學(xué)歷資料、能力資料、獎懲資料、黨團(tuán)資料和身心健康資料等。可以說，學(xué)生檔案可以最為全面和權(quán)威的反映一名學(xué)生的在校情況和個人情況，既是一名學(xué)生終身的“品牌”，也是用人單位考核“品牌”的標(biāo)準(zhǔn)。
2.高職院校學(xué)生檔案的一般特征
熟悉和掌握高職院校學(xué)生檔案的特征對于檔案管理工作的有效開展具有至關(guān)重要的作用，筆者認(rèn)為，高職院校學(xué)生檔案至少具備以下特征：
2.1應(yīng)用性強(qiáng)
結(jié)合高職院校培養(yǎng)高素質(zhì)技能型、應(yīng)用型人才的這一特征，高職院校學(xué)生檔案也具有應(yīng)用性強(qiáng)的特點(diǎn)。學(xué)生檔案不僅記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及獲獎等各項(xiàng)情況，通過一些數(shù)字和文字描述向我們反映出每一名學(xué)生的的素質(zhì)、能力、專業(yè)知識、技能和藝術(shù)素養(yǎng)等內(nèi)在情況，這不僅為用人單位，更為每名學(xué)生的一生發(fā)展提供著具有極高價值的參考數(shù)據(jù)，在任何時間和階段都具有較強(qiáng)的應(yīng)用性。
2.2差異性強(qiáng)
高職院校包括本科和?？苾蓚€學(xué)歷教育層次。目前，高職院校學(xué)生包括本科（四年制）、?？疲ㄈ曛疲?“三+二”、“一年制中專”等多樣性的學(xué)苗類型。因此，按照學(xué)苗類型，對學(xué)生的管理和教育情況也存在諸多不同，學(xué)生檔案根據(jù)學(xué)生層次不同也存在差異。
2.3周期性短
高職院校學(xué)生檔案伴隨著學(xué)生高考結(jié)束報道接收到學(xué)生畢業(yè)派發(fā)檔案送走，存在著周期性短、流動性強(qiáng)、不穩(wěn)定等特征。
3.高職院校學(xué)生檔案管理存在的普遍問題
高職院校學(xué)生檔案管理工作是各項(xiàng)管理工作中的一項(xiàng)，也是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。然而，目前高職院校的學(xué)生檔案管理雖然逐漸被重視并日趨規(guī)范，但還存在一些普遍問題，具體如下：
3.1對學(xué)生檔案管理不十分重視
對學(xué)生檔案不重視的問題不僅僅存在于高職院校，還存在于畢業(yè)生就業(yè)企業(yè)和學(xué)生個人。很多高職院校沒有意識到學(xué)生檔案的價值和作用，對學(xué)生檔案的管理工作不重視，認(rèn)為檔案工作只是一項(xiàng)附屬工作，做好與否無關(guān)學(xué)校發(fā)展建設(shè)。因此，很多高職院校缺少專職部門和人員負(fù)責(zé)檔案工作。由于目前就業(yè)競爭壓力日趨增大，很多高職畢業(yè)生就業(yè)時往往沒有應(yīng)征到國企單位，而民企、私企往往對人事檔案的存儲要借助第三方部門，這類企業(yè)本身就存在對學(xué)生檔案的重視程度不夠的問題，導(dǎo)致畢業(yè)生同樣認(rèn)為要不要檔案無所謂的態(tài)度。
3.2學(xué)生檔案填寫不認(rèn)真
很多高職院校除一些反應(yīng)學(xué)生成績的客觀材料外，還存在一些需要當(dāng)時班主任、輔導(dǎo)員、黨團(tuán)組織填寫的鑒定說明。但往往我們看到的學(xué)生檔案鑒定情況都填寫的“同意”，“情況屬實(shí)”諸如此類的簡單評語，這就反映出很多高職院校學(xué)生檔案填寫時不認(rèn)真的問題，使檔案在日后參考時不能提供內(nèi)容客觀、全面而準(zhǔn)確的信息。
3.3沒有形成專業(yè)性強(qiáng)的專職檔案管理人員隊(duì)伍
很多高職院校沒有設(shè)置專門的檔案管理部門或配備專職檔案管理人員，也有一些高職院校的檔案管理人員配備不專業(yè)、不固定，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作不規(guī)范。很多高職院校甚至由輔導(dǎo)員老師帶領(lǐng)學(xué)生干部完成每年的檔案整理工作，這極易導(dǎo)致學(xué)生檔案收集不及時、材料錯裝、漏裝和丟失的情況。
3.4檔案管理手段比較落后
由于對學(xué)生檔案管理不夠重視，很多高職院校存在對檔案管理手段落后的問題。尤其是數(shù)字化檔案管理沒有及時跟進(jìn)，很多管理手段還停留于手工管理。很多高職院校雖然實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理，但沒有實(shí)現(xiàn)對外共享功能，只能對內(nèi)查閱資料，一旦學(xué)生畢業(yè)后，用人單位仍然無法實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息查詢。
4.加強(qiáng)高職學(xué)生檔案管理工作的思路和措施
4.1加強(qiáng)學(xué)生檔案信息化建設(shè)
高職院校招生規(guī)模逐年擴(kuò)大，畢業(yè)生逐年增多，學(xué)生檔案數(shù)量和信息內(nèi)容也逐年變得復(fù)雜。加強(qiáng)學(xué)生檔案的信息化建設(shè)是最有效率解決這一問題的途徑。因此，各高職院校學(xué)生檔案工作應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)代化和信息化管理，建立起學(xué)生信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。提高重視，加大投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施建設(shè)，以計(jì)算機(jī)檢索取代手工檔案卡片查找，逐步建立操作便利、綜合性強(qiáng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)。
4.2建立一支專業(yè)精、業(yè)務(wù)強(qiáng)、素質(zhì)高的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍
面對內(nèi)容日益復(fù)雜多樣的檔案信息和不斷進(jìn)步的檔案管理方式，配備一支專職、專業(yè)的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍勢在必行。因此，在學(xué)生檔案管理人員的選拔上，要堅(jiān)持專業(yè)、專職的原則，并加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，不斷提高其素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，使學(xué)生檔案管理不斷朝著標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的方向發(fā)展，更好的為學(xué)校和學(xué)生服務(wù)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校 人事檔案 信息化管理
1.醫(yī)學(xué)院校人事檔案管理的特點(diǎn)及實(shí)現(xiàn)信息化的重要性
人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和調(diào)配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發(fā)展歷程，客觀記錄和反應(yīng)了個人成長經(jīng)歷、家庭基本情況、社會關(guān)系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，高校對教職工的考核、調(diào)動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎(chǔ)。高校人事檔案對高校的師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術(shù)和成熟的檔案管理軟件運(yùn)用到人事檔案管理工作中來，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養(yǎng)、選拔人才、建立人才信息庫提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。然而醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現(xiàn)在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫(yī)學(xué)院校不僅是由院系組成，還有附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院，教職工不僅承擔(dān)各院系的教學(xué)工作，還承擔(dān)各附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院的醫(yī)療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業(yè)性等特點(diǎn)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理不僅對學(xué)?？蒲小⒔虒W(xué)人才的建設(shè)、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院醫(yī)療人才的梯隊(duì)建設(shè)、醫(yī)療科研人才的選拔也有著重要的意義。
2.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難
信息化作為當(dāng)今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學(xué)校的人事工作服務(wù)。然而，大多數(shù)醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處于傳統(tǒng)的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實(shí)體管理，沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計(jì)算機(jī)僅限于統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內(nèi)記錄的重要信息進(jìn)行錄入、存儲和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對人事信息的篩選、排序、分類和統(tǒng)計(jì)，信息化管理水平較低。這也直接導(dǎo)致了大量涉及人事的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作只能依靠手工完成，造成了反復(fù)勞動和人力資源的極大浪費(fèi)。醫(yī)學(xué)院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫(yī)院、教學(xué)醫(yī)院人數(shù)龐大，分布分散，要實(shí)現(xiàn)信息化存在的困難眾多，例如：
2.1人事檔案管理模式落后
一些醫(yī)學(xué)院校對人事檔案的管理還處在傳統(tǒng)的手工保管模式，跟不上信息化時代的發(fā)展。雖然學(xué)校對檔案部門配備了計(jì)算機(jī)，但檔案部門對計(jì)算機(jī)的應(yīng)用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進(jìn)行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導(dǎo)致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫(yī)學(xué)院校這種比一般院校要人數(shù)龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統(tǒng)的管理模式已不能適應(yīng)學(xué)校快速發(fā)展的需要。
2.2人員配備、軟硬件設(shè)施投入不夠
實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理是一項(xiàng)繁重的工作任務(wù)，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數(shù)院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應(yīng)龐大的檔案數(shù)，配備的人員嚴(yán)重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業(yè)務(wù)，也要求掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備對人事檔案進(jìn)行信息化管理。同時，人事檔案部門的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設(shè)備等這類檔案信息化必備的硬件設(shè)施。實(shí)用的檔案信息系統(tǒng)軟件的開發(fā)和利用更為缺乏，無法實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理的信息化和資源的利用。
2.3對檔案信息資源的利用不夠
要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理其核心內(nèi)容就是通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，對人事工作中產(chǎn)生的各類信息，特別是對教職工在教學(xué)科研工作中產(chǎn)生的豐富檔案信息，進(jìn)行存儲、加工、檢索、傳輸，為學(xué)校人事檔案工作提供即時、高效的服務(wù)。只有實(shí)現(xiàn)了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數(shù)、人員數(shù)的統(tǒng)計(jì)等，缺乏檔案信息軟件對信息進(jìn)行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數(shù)、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實(shí)現(xiàn)對人事工作提供信息化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。
3.醫(yī)學(xué)院校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的途徑及辦法
3.1轉(zhuǎn)變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識
要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，必須轉(zhuǎn)變當(dāng)前傳統(tǒng)的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實(shí)提高人事檔案工作質(zhì)量和效率，需要學(xué)校及人事檔案管理人員提高現(xiàn)代化意識，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息儲存技術(shù)、多媒體技術(shù)、安全保護(hù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等對人事檔案進(jìn)行信息化管理；用信息管理的理念創(chuàng)新工作理念，加強(qiáng)對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發(fā)，進(jìn)一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)成為學(xué)校組織、人事等相關(guān)部門的信息庫和參謀部，并實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
3.2培養(yǎng)檔案業(yè)務(wù)和信息技術(shù)復(fù)合型人才，加大軟硬件設(shè)施的投入
要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質(zhì)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)知識，更需要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運(yùn)用信息化設(shè)備的能力。醫(yī)學(xué)院校要重視復(fù)合型檔案人員的培養(yǎng)，這是推進(jìn)醫(yī)學(xué)院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設(shè)的關(guān)鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設(shè)施投入，營造現(xiàn)代化檔案管理平臺，把傳統(tǒng)的手工保管模式轉(zhuǎn)變到服務(wù)現(xiàn)代人事管理和助力學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)上來，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化。
3.3建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高資源利用率，同時加強(qiáng)保密安全
人事檔案信息化管理系統(tǒng)的最重要的部分是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務(wù)和職稱情況，學(xué)習(xí)培訓(xùn)情況、表現(xiàn)情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，利用率高，而且能夠消除重復(fù)的數(shù)據(jù)收集存儲，減少數(shù)據(jù)的冗余，是一個結(jié)構(gòu)合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫(yī)學(xué)院校各部門的業(yè)務(wù)管理提供多功能、深層次的信息服務(wù)。但是，人事檔案信息一旦實(shí)現(xiàn)了資源共享肯定存在著一定的風(fēng)險，常發(fā)生在傳輸、錄入、存儲、調(diào)用等等過程中。因此，進(jìn)行信息化管理必須加強(qiáng)檔案管理制度和信息技術(shù)兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護(hù)、傳輸以及利用要制定統(tǒng)一嚴(yán)格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權(quán)限的控制，采用授權(quán)驗(yàn)證入庫制度，防止無關(guān)人員的隨意進(jìn)入；按照相應(yīng)訪問者的身份，設(shè)置對人事檔案資料相應(yīng)的訪問權(quán)限。另一方面，要加強(qiáng)安全技術(shù)和開發(fā)安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大了人事檔案信息泄密的風(fēng)險，所以必須采用相應(yīng)的安全技術(shù)，例如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、VPN技術(shù)、跟蹤監(jiān)測技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、數(shù)據(jù)資源備份等對資源數(shù)據(jù)進(jìn)行安全保護(hù)，同時增強(qiáng)計(jì)算機(jī)防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫(yī)學(xué)院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的目標(biāo)，為學(xué)校的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案 管理工作 高職院校
高校的教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)，同時也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志之一。擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)成功的應(yīng)用型人才重任的高職院校的教學(xué)檔案管理工作，可以借鑒同類院校的檔案管理辦法，更應(yīng)結(jié)合高職院校實(shí)際建立有自己特色的管理辦法，以適應(yīng)新時期發(fā)展的需要。因此本人認(rèn)為需從以下幾方面規(guī)范和改進(jìn)高職院校教學(xué)檔案管理工作。
一、高職院校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題
1、檔案宣傳的力度和持久性欠缺，使檔案意識不夠深入人心，影響教學(xué)檔案規(guī)范管理。
基層單位對教學(xué)檔案的不重視，致使直接收集教學(xué)檔案的教學(xué)秘書忽視教學(xué)檔案工作的重要性，錯誤地認(rèn)為教學(xué)檔案工作就是紙張的簡單整理、裝訂，把教學(xué)檔案工作作為自己的額外工作應(yīng)付了事。
2、部分教師的檔案意識比較淡薄，收集資料困難。
大多數(shù)教學(xué)、教研人員對教學(xué)管理工作認(rèn)識不足，甚至對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有的教師認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，理應(yīng)由自己來保管，怎么能夠交檔案部門呢?有的教學(xué)人員唯恐材料被移交，經(jīng)檔案部門立卷、歸檔后，便被充公或以后想再利用將會有許多麻煩，還不如自己保管，平時取舍方便，這也給教學(xué)檔案材料的收集增加了難度，致使部分有保存價值的、應(yīng)該歸檔的文件材料散落在外，得不到及時歸檔或歸不了檔，造成檔案的不完整和不齊全。
3、一些檔案管理人員忽視工作的程序化、規(guī)范化，忽視文件材料工作。
他們沒有充分認(rèn)識到教學(xué)檔案工作在整個教學(xué)管理和教學(xué)研究中的重要作用，把教學(xué)檔案工作當(dāng)作可有可無的一般性的工作。連教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則、立卷歸檔的程序都知之甚少，從而出現(xiàn)了什么都人檔的繁雜現(xiàn)象和入檔不完整的斷章現(xiàn)象，這樣一來，教學(xué)檔案管理的科學(xué)性就大大地打了折扣，嚴(yán)重地影響了教學(xué)檔案的開發(fā)和利用。
4、缺乏應(yīng)有的目標(biāo)考核和獎懲兌現(xiàn)制度，難以調(diào)動各級檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，在一定程度上影響著高職學(xué)院教學(xué)檔案收集管理工作水平的提高。
二、解決問題的對策
(一)提高各級檔案人員綜合素質(zhì)，增強(qiáng)全員檔案意識。
提高檔案專兼職隊(duì)伍素質(zhì)和服務(wù)水平及檔案形成者的檔案意識與檔案質(zhì)量有著密切的關(guān)系，加強(qiáng)教學(xué)檔案工作，要不斷地加強(qiáng)教學(xué)檔案管理重要性的宣傳，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理者的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，增強(qiáng)各級檔案人員的檔案意識，落實(shí)各級教學(xué)檔案責(zé)任制，主動尋求教學(xué)和科研工作者的理解和支持。首先，要抓緊抓好檔案隊(duì)伍建設(shè)，充分重視檔案工作人員再教育的重要性，要組織他們學(xué)習(xí)檔案管理基礎(chǔ)理論和有關(guān)政策條例，提高管理水平和管理能力，規(guī)范教學(xué)檔案收集工作，提高工作質(zhì)量。其次，教學(xué)檔案管理者要牢固樹立為一線教學(xué)服務(wù)的意識，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高教學(xué)檔案的服務(wù)水平。再次，要教育檔案人員，既要有愛崗敬業(yè)、自甘寂寞和無私奉獻(xiàn)的精神，又要熟悉業(yè)務(wù)、積累經(jīng)驗(yàn)提高檔案工作的能力，獻(xiàn)身檔案事業(yè)。
(二)加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、可靠性，開創(chuàng)性開展基層教學(xué)檔案管理工作。
要開創(chuàng)性開展基層教學(xué)檔案管理工作：一是必須打破原來的收集管理方法，把檔案工作重點(diǎn)放在教學(xué)檔案的收集、管理和利用上。經(jīng)常深入教學(xué)第一線，到各個學(xué)院收集檔案，收集的過程既是宣傳檔案工作的過程，又是互相交流的機(jī)會，可及時了解和掌握新時期的教學(xué)工作所產(chǎn)生文件材料的內(nèi)容和教學(xué)工作對檔案的需求，做好教學(xué)工作中有特色、有突出效果的材料重點(diǎn)收集，按分院(系)立成專卷，既豐富了館藏檔案，也可激發(fā)教學(xué)部門積累和主動移交檔案的積極性，更好地為教學(xué)服務(wù)。二是建立嚴(yán)密系統(tǒng)有序的管理體制，為文件材料的規(guī)范收集提供保證。制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度和教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，對教學(xué)檔案的歸檔范圍、期限和立卷歸檔的原則，及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定，對分院(系)教學(xué)檔案提供者提出明確的工作目標(biāo)和工作要求，確保檔案收集的完整性。三是因地制宜實(shí)施教學(xué)檔案的收集和管理。分院(系)在進(jìn)行教學(xué)檔案歸檔時，與教學(xué)行政主管部門和學(xué)校分為三級管理體系，制定相應(yīng)的檔案管理范圍，分院(系)只保管比較微觀的資料，學(xué)校管理宏觀的與教學(xué)有關(guān)的檔案，這樣既有利于各分院(系)查詢，又減輕了學(xué)校檔案室的負(fù)擔(dān)。同時分院(系)根據(jù)部門教學(xué)檔案管理也可制定相應(yīng)的教學(xué)檔案管理責(zé)任制，讓分院(系)所有的教師都承擔(dān)一定的提供教學(xué)檔案責(zé)任，對各自的教學(xué)檔案進(jìn)行收集和整理，定期或不定期地交兼職檔案員(教學(xué)秘書)，兼職檔案員統(tǒng)一匯總后存檔，這種責(zé)任制能有效地將這項(xiàng)工作細(xì)化，有利于執(zhí)行，能夠從制度上保證教學(xué)檔案長期有效地收集和保存。四是采取一系列措施，健全完善檔案規(guī)章制度，通過制度建設(shè)，規(guī)范學(xué)校教學(xué)檔案管理方法和程序，同時檔案人員通過完善的制度建設(shè)，對檔案進(jìn)行實(shí)時控制也成為可能。五是建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，并將檔案工作納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃之中，為學(xué)校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良性發(fā)展的環(huán)境，為學(xué)校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。
(三)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案目標(biāo)管理，提高教學(xué)檔案的開發(fā)利用價值。
關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)生檔案；管理
1對高職院校學(xué)生檔案的正確認(rèn)識
第一，學(xué)生檔案是學(xué)院檔案的組成部分，也是國家人事檔案的重要組成部分。需要加強(qiáng)管理，完善檔案管理制度，提高檔案的研究和應(yīng)用價值。第二，隨著高職院校建校規(guī)模的擴(kuò)大，招生人數(shù)增加，在教育體制改革的大背景下，學(xué)生應(yīng)征入伍、出國留學(xué)、考公務(wù)員及就業(yè)渠道的多樣化，檔案的作用也越來越大。學(xué)校管理好學(xué)生檔案，能為用人單位人力資源管理提供便捷。第三，檔案管理也反映了高職院校的管理水平，對深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，以及對高職教育質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)的提升，都有著重要的意義。第四，高職院校學(xué)生檔案是高職院校評估的一項(xiàng)重要內(nèi)容。尤其是在高職院校評估和升本過程中，檔案直接記載學(xué)校教學(xué)歷史，反映學(xué)校教學(xué)工作全貌，記錄學(xué)校人才培養(yǎng)的全過程，在人才培養(yǎng)水平評估工作中具有重要的作用。第五，高職院校學(xué)生檔案中記載著學(xué)生在各個時期的學(xué)籍卡、成績單、獎懲證明等，主要用于畢業(yè)生的轉(zhuǎn)正定級、工齡計(jì)算、社保福利、因公出國政審等。因此，建設(shè)、管理、使用好學(xué)生檔案是高職院校應(yīng)盡的義務(wù)。
2高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題
當(dāng)前，很多高職院校往往把主要精力投入到教學(xué)管理以及招生就業(yè)上。在學(xué)生檔案管理方面還存在管理不夠嚴(yán)格、程序不夠規(guī)范、制度不夠完善等問題。
2.1檔案管理意識不強(qiáng)。高職院校的人才培養(yǎng)方式與高校有著一定的區(qū)別，往往注重學(xué)生技能的培養(yǎng)和實(shí)踐能力的提高，對學(xué)生的檔案管理不重視甚至是忽略。很多學(xué)校對檔案管理不重視，檔案管理部門對檔案材料的收集和整理不及時，通常是在學(xué)生畢業(yè)時才完善歸檔材料，出現(xiàn)問題存在互相推諉的現(xiàn)象。大多數(shù)畢業(yè)生對畢業(yè)離校后的個人檔案流向、人事托管等事項(xiàng)缺乏了解，可能影響到畢業(yè)生的戶籍去留，更直接影響他們上崗后的社會福利待遇、職稱評定等問題。加上社會造假成風(fēng)，很多學(xué)生為提升自己的就業(yè)競爭力，篡改成績、私自填寫評語、夸大事實(shí)。
2.2檔案材料內(nèi)容不齊全。學(xué)生檔案歸檔材料應(yīng)包含：學(xué)生登記表、學(xué)籍登記表、獎勵處分材料、軍訓(xùn)成績、入黨和入團(tuán)相關(guān)材料、學(xué)年評語表、計(jì)劃內(nèi)學(xué)生高考成績單、家庭情況調(diào)查表、體檢表及相關(guān)材料。多數(shù)高職院校在學(xué)生檔案材料的歸檔方面，對歸檔的范圍沒有明確的要求，已歸檔的材料達(dá)不到真實(shí)、完整、規(guī)范的要求，全面反映學(xué)生素質(zhì)的客觀材料不完善，多主觀評價的內(nèi)容，反映學(xué)生成長軌跡的客觀材料不足，對學(xué)生所做的操行評語過于簡單。特別是個人素質(zhì)、組織能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力及誠信等方面的信息材料過于粗略甚至是缺失，而這些往往是用人單位在選用人才時最為關(guān)注的信息。
2.3檔案管理部門檔案管理的手段落后。高職院校大多不設(shè)專門的檔案管理人員，且檔案管理的方法較為落后，沒有科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度，致使學(xué)生檔案材料雜亂或缺失。
3加強(qiáng)高職院校檔案管理的措施
3.1建立健全規(guī)章制度。為加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理工作，各院校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際制訂出可行的管理制度和管理細(xì)則，保證檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。設(shè)置專職檔案管理人員，實(shí)行崗位負(fù)責(zé)制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強(qiáng)檔案重要性的宣傳力度，創(chuàng)造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，使學(xué)校的工作人員都具有檔案管理很重要的意識。要使學(xué)生檔案管理工作規(guī)范化、制度化，學(xué)院應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理部門，制定相應(yīng)的管理規(guī)章制度和崗位職責(zé)制度，且要把這種規(guī)章制度和崗位責(zé)任制推行到各系（部），使各系（部）的教師及工作人員都重視學(xué)生檔案的管理工作。各系（部）都應(yīng)至少有一個專門負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集和整理工作的人員，讓其配合學(xué)院檔案管理部門的檔案管理工作，以保障學(xué)生檔案的完整性。
3.2增強(qiáng)檔案意識，宣傳引導(dǎo)畢業(yè)生保管好個人檔案。一方面，提高教職工的檔案意識，通過對檔案的合理利用，促進(jìn)其檔案意識的提高。另一方面，增強(qiáng)學(xué)生對檔案工作重要性的認(rèn)識，使學(xué)生能積極主動參與檔案的管理和維護(hù)。讓學(xué)生認(rèn)識到個人檔案的重要性，因此，自覺重視檔案材料的填寫，能如實(shí)填寫檔案內(nèi)容，且書寫清楚、格式規(guī)范，檔案制成材料符合要求。引導(dǎo)畢業(yè)生重視自己的檔案，減少或杜絕“死檔”的發(fā)生。另外，對于高職畢業(yè)生的檔案，高職院校要做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，人力資源市場和公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要加大對高職畢業(yè)生的服務(wù)力度，為畢業(yè)生提供檔案托管、人事、社會保險辦理和接續(xù)、職稱評定等服務(wù)，其中對未就業(yè)高校畢業(yè)生，可以適當(dāng)減、免收檔案托管等費(fèi)用。
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引言
隨著我國的教育改革不斷的深入，在高職院校的發(fā)展當(dāng)中對于學(xué)生的檔案管理工作顯得尤為的重要，學(xué)生檔案是管理學(xué)生的一個基礎(chǔ)，想要在學(xué)生的管理以及實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化和規(guī)范化就要從學(xué)生檔案管理開始進(jìn)行，與此同時對于學(xué)生的檔案管理也是對高職學(xué)校對其管理水平的一個重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。
一、高職院校學(xué)生檔案管理的基本概述
（一）學(xué)生檔案的基本涵義及其特征
隨著教育的不斷發(fā)展，對于高職院校的學(xué)生檔案的管理也愈來愈重要，從以往的紙質(zhì)的學(xué)生檔案到現(xiàn)代的電子檔案，在管理上能夠很好的適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展，所謂的學(xué)生檔案是指在學(xué)校生活的過程中，對學(xué)生的一些在校的經(jīng)歷和學(xué)習(xí)以及德才能力方面的真實(shí)記錄反映，通過文字或者是圖像聲音等形式進(jìn)行存儲起來以備查考的歷史記錄[1]。對于高職院校的學(xué)生檔案的特征有著多方面，主要表現(xiàn)在檔案的多樣性和應(yīng)用性、周期性和廣泛性、共存性和綜合性、分散性和動態(tài)性，這些特征在高職院校的學(xué)生管理過程中有著顯著的體現(xiàn)。
（二）學(xué)生檔案的的價值意義分析
高職院校在學(xué)生檔案管理上進(jìn)行有效科學(xué)的管理有著其重要的價值意義，首先在教學(xué)中的價值意義是能夠?yàn)榻處熖峁┩晟魄铱茖W(xué)的學(xué)生的測試資料，能夠使得老師更加準(zhǔn)確的對學(xué)生有一個了解從而有針對性的實(shí)施教育，這樣能夠做到真正的因材施教，從而把教學(xué)質(zhì)量得到有效的提高。同時在學(xué)校的科研方面也有著其價值意義，它能夠?qū)τ诮虒W(xué)的改革起到推動性的作用，能夠?yàn)榭蒲泄ぷ魈峁┱鎸?shí)的資料，方便于指導(dǎo)實(shí)踐教學(xué)工作。而在學(xué)生自身方面也有著重要的價值意義，根據(jù)檔案的測試信息能夠使得學(xué)生更加準(zhǔn)確的了解自身的一些不足，從而有針對性的加以提高，在自我意識上也能夠得以有效的提高。
二、當(dāng)下高職院校學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀分析
經(jīng)過對當(dāng)下高職院校的學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了解分析，筆者其中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行了歸納總結(jié)。首先就是對于高職院校的學(xué)生檔案在管理沒有達(dá)到規(guī)范化，隨著教育制度的改革不斷的深入，而高職院校的學(xué)生檔案管理工作卻缺乏完善的管理制度，有的院校雖然在管理制度上有著規(guī)定，但是嚴(yán)格執(zhí)行的力度還比較弱，在對學(xué)生的檔案進(jìn)行管理的時間主要是在入學(xué)和畢業(yè)這一階段，沒有把學(xué)生檔案的真正價值得到充分的發(fā)揮[2]。另外就是對于學(xué)生的檔案內(nèi)容缺乏個性化，從實(shí)際意義來說學(xué)生的檔案是對學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)狀況以及思想政治等方面進(jìn)行真實(shí)記錄的一個比較充分的信息依據(jù)，還有就是能夠推薦學(xué)生就業(yè)的一個重要的憑證，但是在現(xiàn)實(shí)中對于學(xué)生的檔案內(nèi)容基本是學(xué)生招生錄取的材料以及入學(xué)的登記表，而真正能夠反映學(xué)生的情況的內(nèi)容卻沒有得到記錄。
三、針對高職院校學(xué)生檔案管理問題的應(yīng)對策略探究
（一）健全學(xué)生檔案管理制度
根據(jù)以上對于高職院校的學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問題，筆者進(jìn)行了深入的探析，對于以上的問題原因主要是由于制度的不健全或者是管理的不到位，還有就是對于學(xué)生檔案的管理人員在自身的專業(yè)素養(yǎng)方面還有待進(jìn)一步的提高。首先在要對于高職院校的學(xué)生檔案的管理制度上加以健全，要把責(zé)任明確到位，法制化是當(dāng)下的檔案管理的一種歷史性的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)移，同時也是社會發(fā)展的一個趨勢，對于當(dāng)下的高職院校的學(xué)生檔案的管理制度問題要對規(guī)范化的檔案管理制度加以健全，統(tǒng)一建檔的標(biāo)準(zhǔn)，把歸檔的內(nèi)容以及范圍要得以明確，對于檔案的建設(shè)要得到足夠的重視，根據(jù)統(tǒng)一建檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，要能夠使得學(xué)生的檔案材料要齊全，對于其中的內(nèi)容項(xiàng)目要能夠有所保證，確保每個學(xué)生的檔案都不遺漏[3]。
同時還要把檔案的利用價值得到有效的提高，對于學(xué)生檔案歸檔的內(nèi)容要能夠?qū)n案的全面性以及個體性得到兼顧，既要在常規(guī)性的一些內(nèi)容上得到保障還要在學(xué)生的特長以及知識技能方面有著真實(shí)的反映，對于學(xué)生的社會實(shí)踐等方面的內(nèi)容都要納入到學(xué)生檔案的內(nèi)容中去，在就業(yè)的時候能夠給用人單位一個比較全面的真實(shí)信息。對于檔案的管理制度要能夠?qū)崿F(xiàn)多渠道多樣化的方式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)來進(jìn)行對檔案進(jìn)行管理，從而有助于提高工作的效率，也能夠和當(dāng)今的社會發(fā)展相契合。
（二）提高學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，一些先進(jìn)的技術(shù)已經(jīng)在高職院校的學(xué)生檔案中得到了應(yīng)用，這就需要學(xué)生檔案的管理人員要能夠加強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，適應(yīng)當(dāng)前的社會發(fā)展，更好的把學(xué)生檔案管理工作做到更好，管理人員要在思想上先要得到解放更新觀念，要把以學(xué)生為本的思想觀念得到樹立，另外就是要高職院校的學(xué)生檔案管理人員在自身得到道德水平上要得到加強(qiáng)并提高，從而更好的為學(xué)生服務(wù)[4]。在學(xué)生檔案的工作評價方面管理人員要能夠以客觀公正的心態(tài)去對待，在檔案的管理知識方面要得到有效的提高，要能夠和最新的檔案管理方式相同步發(fā)展，如此才能夠最大化的給學(xué)生的檔案管理工作帶來新的動力。
