發(fā)布時(shí)間：2023-06-19 16:17:09
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的畢業(yè)生的檔案存放樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
1 學(xué)校建立學(xué)生檔案的好處
學(xué)生的檔案管理是學(xué)校檔案管理的一部分，是重要的學(xué)?；顒?dòng)歷史資料，這個(gè)資料是學(xué)校發(fā)展的見證，是展示學(xué)校工作實(shí)績(jī)的一個(gè)窗口，是學(xué)校評(píng)估資料不可缺少的、重要的組成部分。如果將班級(jí)學(xué)生檔案管理工作做好了，就能為學(xué)校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化奠定良好的基礎(chǔ)。
目前，畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象：有的畢業(yè)幾年了，可檔案還在學(xué)校放著；還有的將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。其實(shí)不然，這里，只作簡(jiǎn)要說明?，F(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國(guó)家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)信息作為甄選人才的重要證據(jù)。另外，在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、職稱評(píng)定、出具各種相關(guān)證明時(shí)都需要人事檔案?，F(xiàn)實(shí)生活中，人事檔案具有不可替代的作用，我們應(yīng)給予足夠的重視，以免給日后的學(xué)習(xí)生活中造成不必要的煩惱和損失。
同時(shí)，由于國(guó)家相關(guān)政策規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時(shí)找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費(fèi)由學(xué)校保存兩年，——這正是沒有搞清“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別，所以，有些學(xué)生就誤以為既然學(xué)校免費(fèi)保存，就無須再到人才交流機(jī)構(gòu)托管了。但學(xué)校保存的只是個(gè)人的“學(xué)籍檔案”，真正發(fā)揮作用的卻是人事檔案，如轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進(jìn)行。按國(guó)家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報(bào)到證人事部門簽署日期為準(zhǔn)）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正定級(jí)；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報(bào)到日期計(jì)）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報(bào)初級(jí)職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。由此可見，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，在某種意義上說，也是得不償失。
2 如何加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生檔案的管理
2.1 準(zhǔn)備好檔案所需要的各種表格。在以上檔案內(nèi)容中，無論是學(xué)生的個(gè)人檔案，還是班級(jí)的整體檔案，都涉及很多表格，表格中實(shí)際上包含大量的信息，因此，表格如果設(shè)計(jì)不好，檔案的信息就不全、不完整，檔案的用途就大打折扣。因此，在建立檔案前就必須將檔案涉及的各種表格設(shè)計(jì)好，甚至打印準(zhǔn)備好。
2.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合。具體做法是：第一，為每一個(gè)學(xué)生準(zhǔn)備一個(gè)檔案袋，隨時(shí)收集、存放學(xué)生的各種個(gè)人紙質(zhì)檔案材料；第二，為班級(jí)準(zhǔn)備幾個(gè)檔案盒，隨時(shí)收集、存放班級(jí)的各種紙質(zhì)檔案材料；第三，在電腦上為每一個(gè)學(xué)生準(zhǔn)備一個(gè)文件夾，裝入設(shè)計(jì)好的各種表格，隨時(shí)收集、輸入學(xué)生的各種個(gè)人電子檔案材料；第四，在電腦上為班級(jí)建立一個(gè)管理系統(tǒng)，隨時(shí)收集、輸入班級(jí)的電子檔案材料。
2.3 有強(qiáng)烈的收集意識(shí)，并及時(shí)存放。對(duì)學(xué)生及班級(jí)的任何材料，要有強(qiáng)烈的收集意識(shí)，不要怕麻煩。有時(shí)，看似無用的材料在關(guān)鍵時(shí)卻派上了大用場(chǎng)，因此，不要隨手將“廢物”扔掉，放放再看是否還有價(jià)值。并且，對(duì)材料要及時(shí)記錄，及時(shí)存放，以免事后遺忘，使有用的材料失去它應(yīng)有的意義。
2.4 材料的分類、書寫和檔案的移交。材料有了，但雜亂無章，使用的時(shí)候常常找不到。因此，應(yīng)根據(jù)檔案的屬性進(jìn)行分類，清晰地列出目錄，使檔案材料有“歸屬”，對(duì)號(hào)入座，便于及時(shí)查找。檔案材料要保存的時(shí)間長(zhǎng)久，書寫時(shí)要使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水，絕不能使用圓珠筆。
大學(xué)生檔案是學(xué)生在校生涯的翔實(shí)記錄，也是社會(huì)人事檔案的的重要部分。大學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生就業(yè)單位人才的選拔任用、工作后工齡的計(jì)算、申報(bào)職稱、轉(zhuǎn)正定級(jí)、出國(guó)及公務(wù)員考試、養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理等都會(huì)產(chǎn)生很大影響，大學(xué)生檔案的重要性不容小視。目前很多高校大學(xué)生檔案的管理工作不盡人意，高校大學(xué)生檔案管理的失責(zé)使得大學(xué)生檔案丟失、變?yōu)?ldquo;死檔”、各項(xiàng)社會(huì)福利無法得到確認(rèn)等現(xiàn)象屢屢發(fā)生，學(xué)生的直接利益無法得到保障。本文正是基于大學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀出現(xiàn)的問題，分析認(rèn)為高校缺失專門的檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理技術(shù)有待提高、大學(xué)生檔案安全性有待加強(qiáng)，建議政府硬性要求并且財(cái)政支持高校設(shè)立專門的大學(xué)生檔案管理室、將電子檔案引進(jìn)到大學(xué)生檔案管理工作中，并且探索施行新的檔案存放制度。
【關(guān)鍵詞】
大學(xué)生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學(xué)畢業(yè)生將學(xué)生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時(shí)候會(huì)遇到很多的問題，例如已經(jīng)參加工作的學(xué)生考取的國(guó)家公務(wù)員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)不能提供相關(guān)證明；國(guó)企干部職員需要用人事檔案申報(bào)職稱、轉(zhuǎn)正定級(jí)，但是檔案所在的區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)不能提供相關(guān)證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學(xué)的方式出國(guó)深造需要用到學(xué)生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)的辦理、人事調(diào)動(dòng)、社會(huì)福利的確定等公共福利也都與大學(xué)生檔案息息相關(guān)。由于大學(xué)生剛剛踏入社會(huì)并不能很好地理解檔案的價(jià)值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個(gè)人檔案變?yōu)?ldquo;死檔”，最終使各項(xiàng)社會(huì)公共福利無法得到保障。大學(xué)生檔案的不正確存放和保管，既是學(xué)生對(duì)檔案重視意識(shí)的缺失，也是大學(xué)生檔案管理人員職責(zé)的缺失。
1.高校大學(xué)生檔案管理的重要性
大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)期間的所有獎(jiǎng)懲、榮譽(yù)等綜合信息的真實(shí)記錄，是學(xué)生檔案的一部分。大學(xué)生檔案包括了學(xué)生從小學(xué)至大學(xué)的學(xué)籍卡；學(xué)生的大學(xué)畢業(yè)生登記表；學(xué)生各個(gè)時(shí)期的國(guó)家級(jí)、省級(jí)、院校級(jí)獎(jiǎng)懲證明；學(xué)生各個(gè)時(shí)期的體檢卡；學(xué)生的初、高考以及大學(xué)每學(xué)年及綜合成績(jī)單；學(xué)生黨、團(tuán)身份的全部證明材料等。目前，除了國(guó)企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學(xué)生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學(xué)校也只能暫時(shí)存放兩年的時(shí)間，那些沒有接受單位的大學(xué)生檔案一般會(huì)被派送回原檔案存放單位，即大一時(shí)將檔案寄至大學(xué)的原籍單位，大部分原籍單位與學(xué)生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級(jí)人才市場(chǎng)。大學(xué)生檔案是大學(xué)生在大學(xué)的生涯中一切經(jīng)歷的翔實(shí)記錄，也是企業(yè)人事部門考核應(yīng)屆畢業(yè)生的重要參考依據(jù)。高校的大學(xué)生檔案一般不經(jīng)過個(gè)人，是在學(xué)生畢業(yè)之際由學(xué)校代為轉(zhuǎn)出，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)出后如果沒有具有資格的單位接收，大學(xué)生檔案就會(huì)面臨著丟失、“死檔”等問題，這對(duì)于大學(xué)生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產(chǎn)生很大影響，尤其是國(guó)家人事單位及公務(wù)員考核十分注重大學(xué)生檔案。大學(xué)生檔案的重要性使得大學(xué)生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學(xué)生檔案的管理與大學(xué)生檔案的重要性不相適應(yīng)。大學(xué)生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學(xué)生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學(xué)生檔案管理部門
目前部分高校將大學(xué)生檔案分配到學(xué)生所在的各個(gè)學(xué)院自行保管，沒有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理部門，從而給大學(xué)生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負(fù)責(zé)人員，大學(xué)生檔案隨便存儲(chǔ)，學(xué)生隨意翻看，使得大學(xué)生檔案的重要性和嚴(yán)重性缺失，也不利于學(xué)生檔案的完整存儲(chǔ)，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實(shí)材料、檔案受潮破損等管理失責(zé)問題。
2.2檔案室的大學(xué)生檔案管理技術(shù)落后
面對(duì)高校每年上千萬的注冊(cè)新生，檔案室的檔案管理技術(shù)顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務(wù)人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調(diào)離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號(hào)、索引、查詢。檔案的管理技術(shù)水平較為落后。尤其是對(duì)于紙質(zhì)材料的大學(xué)生檔案，每次調(diào)檔、查看檔案等行為要重復(fù)打開檔案再密封存檔，對(duì)檔案袋及檔案內(nèi)容的破壞不可避免。
2.3大學(xué)生檔案的安全性有待提高
學(xué)生畢業(yè)時(shí)大學(xué)生檔案一般由學(xué)校代為轉(zhuǎn)發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風(fēng)險(xiǎn)，另外部分高校將已經(jīng)考取研究生、考取公務(wù)員、就業(yè)單位接收檔案的學(xué)生個(gè)人檔案直接交由學(xué)生代轉(zhuǎn)，大學(xué)生檔案的安全性難以得到保障。
2.4針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的一些建議
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生 人事檔案 問題 對(duì)策
高校畢業(yè)生人事檔案是高校學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程在德智體等方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記錄和反映。強(qiáng)化對(duì)高校畢業(yè)生的人事檔案管理，對(duì)深化教學(xué)改革，提高教育質(zhì)量和管理水平，開拓人才信息資源，拓寬畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)提供重要憑證，有著十分重要的意義。
高校畢業(yè)生檔案內(nèi)容包括:中學(xué)信息、學(xué)生登記表、軍訓(xùn)登記表、高考報(bào)名表、在校成績(jī)表、高校畢業(yè)生登記表、黨(團(tuán))材料、大學(xué)期間在校表現(xiàn)、體檢表、報(bào)到證等。
1 高校畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)狀分析及其消極影響
據(jù)調(diào)查，對(duì)檔案無所謂的大部分是自謀職業(yè)者，跳槽頻繁的他們認(rèn)為，商業(yè)社會(huì)中，用人單位不會(huì)太重視你的檔案，考察檔案不如考察現(xiàn)實(shí)的人，只要有完成某項(xiàng)工作的能力，用人單位是不會(huì)管你檔案到底怎么樣的。
據(jù)廣州市人才中心負(fù)責(zé)人介紹，人事檔案之所以由昔日的“香餑餑”，變化成為今天眾多畢業(yè)生眼中的“雞肋”，主要是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌的過程中，人事檔案的作用在淡化。在過去，檔案是組織部門考察了解干部的工具?，F(xiàn)在，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱。
檔案作用的弱化，一方面促進(jìn)了人才流動(dòng)，同時(shí)，也導(dǎo)致了個(gè)人在流動(dòng)或工作轉(zhuǎn)換中，由于檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)繁雜而不再理會(huì)個(gè)人人事檔案。按照規(guī)定，代管檔案是收費(fèi)的有償服務(wù)。不理會(huì)人事檔案者有一個(gè)重要的心理就是，在人才市場(chǎng)存放要產(chǎn)生費(fèi)用。
有關(guān)專家介紹，如果一個(gè)人遺棄自己的個(gè)人檔案，會(huì)產(chǎn)生許多消極的影響。第一，影響個(gè)人利益。有了檔案，就可以享受到相關(guān)的人事、勞動(dòng)、社會(huì)保障服務(wù)。無論是在原單位供職的人，還是辭職后另求新職者，在辦理社會(huì)保險(xiǎn)、領(lǐng)取失業(yè)金時(shí)，個(gè)人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保參保年限等都是主要依據(jù)。第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡計(jì)算。許多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后，沒有及時(shí)辦理參加工作的手續(xù)，工作幾年后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。第三，耽誤職稱評(píng)定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。有的畢業(yè)生自大學(xué)畢業(yè)后，檔案既沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評(píng)定就會(huì)因手續(xù)不全而受到影響;有人雖在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但又沒有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，等到幾年后調(diào)動(dòng)工作時(shí)，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)動(dòng)。第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險(xiǎn)斷檔?，F(xiàn)在自費(fèi)、出國(guó)留學(xué)人數(shù)與日俱增，但當(dāng)許多學(xué)子海外深造歸來、榮歸故里、大展宏圖之時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無意間做了幾年“無業(yè)人員”，為今后的工作帶來很多不便。第五，導(dǎo)致干部身份丟失。全日制普通高校畢業(yè)生，在工作滿一年即見習(xí)期滿一年時(shí)，通過辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)手續(xù)之后，可獲得干部身份。然而，很多全日制普通高校畢業(yè)生由于種種原因?qū)n案存進(jìn)街道，導(dǎo)致干部身份丟失，影響自己的職業(yè)生涯。
2 高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
(1)畢業(yè)生對(duì)人事檔案的重視程度不夠。一些畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業(yè)于私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度。這種對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí)，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。
(2)檔案管理不規(guī)范。管檔部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度;另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案“保管員”的角色，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學(xué)?；蚪邮諘r(shí)間不同在原檔案袋上直接編號(hào)，這些不規(guī)范的操作導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
(3)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前檔案管理人員比較保守，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，在用新方法、新技術(shù)管理檔案方面還缺乏新思路。作為當(dāng)代檔案職業(yè)管理人員，不僅應(yīng)具備傳統(tǒng)技能，還要具有信息技能。特別要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的學(xué)習(xí)，為檔案現(xiàn)代化管理提供準(zhǔn)確快捷服務(wù)。
3 高校畢業(yè)生人事檔案管理的對(duì)策
為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢(shì)下發(fā)揮更大的作用，為廣大的畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)從以下幾方面入手:
(1)規(guī)范高校學(xué)生人事檔案管理制度，提高大學(xué)生人事檔案管理和服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化對(duì)畢業(yè)生的檔案觀念教育。高校必須對(duì)學(xué)生人事檔案的價(jià)值重新定位，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)將畢業(yè)生檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位，暫未就業(yè)的要及時(shí)向相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)送達(dá)，杜絕隨意擱置。各高校要加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的檔案意識(shí)教育，樹立起重視個(gè)人檔案、保護(hù)自身利益的觀念。
(2)創(chuàng)新管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。首先，要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)。其次，要應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)。加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高管理效率和水平。目前，計(jì)算機(jī)已應(yīng)用于人事檔案管理工作當(dāng)中，信息技術(shù)的應(yīng)用使得借閱歸還檔案的速度大大提高，在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷。
(3)采取措施實(shí)現(xiàn)高校畢業(yè)生人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。高校畢業(yè)生人事檔案動(dòng)態(tài)管理，是指在檔案管理的生命周期內(nèi)，注重管理活動(dòng)的前后銜接和相互影響，體現(xiàn)全程與全方位的管理思想，強(qiáng)調(diào)管理過程的延續(xù)性和科學(xué)性，結(jié)合管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，輔助現(xiàn)有信息技術(shù)，不斷進(jìn)行檔案信息的挖掘與更新，從而使管理的全過程處于最佳的運(yùn)行狀態(tài)，產(chǎn)生最佳的效果。高校畢業(yè)生人事檔案動(dòng)態(tài)管理是系統(tǒng)論觀點(diǎn)和方法在檔案管理活動(dòng)中的具體運(yùn)用。應(yīng)充分利用現(xiàn)有的信息技術(shù)，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理流程，即在“收、管、用”的過程中合理靈活的運(yùn)用動(dòng)態(tài)管理模式，以期達(dá)到目標(biāo)與過程的統(tǒng)一。
(4)加大人事工作力度，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。隨著市場(chǎng)就業(yè)機(jī)制的實(shí)行，畢業(yè)生擇業(yè)時(shí)間進(jìn)一步延長(zhǎng)，根據(jù)這種情況，應(yīng)加大為廣大畢業(yè)生實(shí)行人事的力度，使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是人事的范圍不斷擴(kuò)大，在繼續(xù)做好“個(gè)人”的基礎(chǔ)上，積極向各高校聯(lián)系，宣傳人事政策，并制定對(duì)畢業(yè)生實(shí)行人事的優(yōu)惠政策，對(duì)畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體”;二是人事的內(nèi)容進(jìn)一步完善，對(duì)畢業(yè)生的干部身份、轉(zhuǎn)正定級(jí)、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面實(shí)行全方位，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。綜上所述，在新形勢(shì)下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責(zé)任。
參考文獻(xiàn)
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【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生檔案 檔案管理 新思路 探討
【中圖分類號(hào)】G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1006-5962（2013）02（a）-0017-01
高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人信息材料；是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、成長(zhǎng)的真實(shí)記錄，是學(xué)?？疾臁涍x、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中的第一手資料；也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理是國(guó)家人事檔案的組成部分，也是學(xué)校常規(guī)管理的重要組成部分。如何做好高校學(xué)生檔案管理工作，既是一個(gè)老生常談的問題，又是一個(gè)值得研究的課題。筆者通過調(diào)查和文獻(xiàn)查閱，對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的新思路進(jìn)行分析和探討，提出自己的觀點(diǎn)，以期和大家共享交流，為全面做好這項(xiàng)工作盡一份力量。
1、高校學(xué)生檔案的重要性
目前，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業(yè)生認(rèn)為，在商業(yè)社會(huì)中，用人單位不會(huì)太重視個(gè)人檔案，而是更重視當(dāng)前個(gè)人的表現(xiàn)，只要能順利完成工作，用人單位不會(huì)關(guān)注檔案的。殊不知，忽視個(gè)人檔案會(huì)產(chǎn)生許多消極影響。
第一，影響個(gè)人利益。
有了檔案，就可以享受相關(guān)的勞動(dòng)、人事、社會(huì)等的保障服務(wù)。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領(lǐng)取失業(yè)金、辦理社會(huì)保險(xiǎn)時(shí)，個(gè)人檔案記錄的職務(wù)、待遇、工齡、工資、社會(huì)保障年限等這些都是重要的依據(jù)。
第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡計(jì)算。
許多畢業(yè)生找到工作后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。
第三，耽誤職稱評(píng)定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。
有些畢業(yè)生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評(píng)定就會(huì)因手續(xù)的不全而受影響；有些人雖然在畢業(yè)后，把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但又沒有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，等到過了幾年調(diào)動(dòng)工作的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)動(dòng)。
第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險(xiǎn)斷檔。
現(xiàn)在自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人數(shù)不斷在增加，但是，當(dāng)眾多學(xué)子海外深造歸來、大展宏圖之時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無意間居然做了幾年的“無業(yè)人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。
2、高校畢業(yè)生學(xué)生檔案管理中存在許多問題
2.1 畢業(yè)生對(duì)自己的檔案重視程度不夠
大部分的畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”，對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí)，不僅阻礙畢業(yè)生未來的職業(yè)發(fā)展，更影響人事檔案在人才資源開發(fā)利用中所起的作用。
2.2 檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案保管員的角色，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行不規(guī)范的操作導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。
2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高
目前檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不會(huì)或者不懂得使用新方法（比如利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)）、新思路管理檔案。
3、創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的新思路
3.1 從思想上高度重視
采取多種途徑，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認(rèn)識(shí)檔案工作給社會(huì)、給學(xué)校帶來的效益，從而使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、師生員工提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應(yīng)該認(rèn)認(rèn)真真、扎扎實(shí)實(shí)、規(guī)范完整的做精、做好。
3.2 從檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，保證檔案的完整性
第一，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)將畢業(yè)生檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位或相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。第二，創(chuàng)新管理模式，配備高素質(zhì)的管理人員，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環(huán)境條件下保管。因此要加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，建設(shè)多元化、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館和資料室。同時(shí)要配備必需的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)施、真正做到日常辦公有場(chǎng)所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對(duì)快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時(shí)代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質(zhì)外，還必須掌握多學(xué)科多領(lǐng)域的知識(shí)與技能，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)，辦事效率高，能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)。因此學(xué)校要把那些政治強(qiáng)、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精的同志選調(diào)到檔案管理崗位上，發(fā)揮其才智，管理好人事檔案。
3.3 建立畢業(yè)生信息反饋檔案
此措施可以為在校畢業(yè)生提供就業(yè)的相關(guān)信息，一個(gè)是間接的反映當(dāng)前社會(huì)對(duì)大學(xué)生在知識(shí)、品德、專業(yè)技能以及心理等方面的具體要求，是高校學(xué)生能夠根據(jù)這些信息對(duì)自己進(jìn)行有意識(shí)的設(shè)計(jì)，使自己適應(yīng)社會(huì)的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學(xué)?？梢愿鶕?jù)這些信息調(diào)整自己的教學(xué)計(jì)劃，使培養(yǎng)出來的學(xué)生更加適應(yīng)市場(chǎng)的需求。
3.4 加大學(xué)生檔案的信息化建設(shè)
當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展，招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制已經(jīng)成熟。因此學(xué)生檔案的管理要進(jìn)一步信息化，這不僅可以提高工作效率，而且可以使檔案管理更加科學(xué)、有序，可以采取紙質(zhì)和電子檔案相結(jié)合的形式來管理學(xué)生檔案。
【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生 檔案 管理
建好高校學(xué)生檔案，做好學(xué)生檔案管理工作，為畢業(yè)生就業(yè)提供服務(wù)，具有重要作用和意義。二十一世紀(jì)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢(shì)將越來越明顯，人才流動(dòng)的數(shù)量與質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。如何做好新時(shí)期畢業(yè)生檔案管理工作就成為一項(xiàng)重要任務(wù)。
一、目前學(xué)生檔案管理中存在的問題
真正能證明畢業(yè)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是檔案，學(xué)生生檔案是人才信息的重要載體，準(zhǔn)確、齊全、完整的畢業(yè)生檔案，歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)踐能力及個(gè)人特長(zhǎng)等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。但是就目前學(xué)生檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在：
㈠隊(duì)伍建設(shè)
高校學(xué)生檔案工作作為高校學(xué)生管理工作的一部分，管理隊(duì)伍建設(shè)還未引起足夠重視，此項(xiàng)工作多由管理人員兼管，由于管理人員事情多，任務(wù)重，沒有充足的時(shí)間管理好檔案。
㈡檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴(yán)格現(xiàn)象。學(xué)生檔案多數(shù)分散在各院系管理，達(dá)不到集中統(tǒng)一、規(guī)范管理的要求。學(xué)生入校檔案入柜，直到畢業(yè)前才將檔案取出，把新材料突擊歸入檔案。這樣就會(huì)出現(xiàn)檔案不規(guī)范、不統(tǒng)一、把關(guān)不嚴(yán)、移交手續(xù)不規(guī)范，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案質(zhì)量。同時(shí)，導(dǎo)致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了檔案管理工作的嚴(yán)肅性，降低了檔案工作效率，更談不上為學(xué)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)了。
㈢檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于一些簡(jiǎn)單的檢索管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。
㈣畢業(yè)生對(duì)檔案的重視程度不夠
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對(duì)減少，一些畢業(yè)生就認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，許多大學(xué)生畢業(yè)后，不一定馬上就業(yè)，也有的畢業(yè)生就業(yè)后，就業(yè)的單位不能夠接收檔案，或者不愿意接收檔案，還有許多畢業(yè)生不知道自己會(huì)不會(huì)長(zhǎng)期留在單位中工作，等等，由于這一類的原因，加上主觀上對(duì)檔案的不重視，所以，每年越來越多的畢業(yè)生對(duì)檔案隨意處置，或放在學(xué)校置之不理；或自己拿著，變成無法接收的“口袋檔案”；或者轉(zhuǎn)到人才，但不定期繳費(fèi)；更有甚者，檔案不知去向。其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升、辦理社保、事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)招聘考試以及各地方對(duì)大學(xué)生的優(yōu)惠政策等均要以檔案材料為依據(jù)。這種對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí)，勢(shì)必會(huì)影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。所以，未雨綢繆，大學(xué)畢業(yè)后，無論工作的情況如何，要先把個(gè)人檔案的事情處理好。
㈤地區(qū)性政策限制。有些地區(qū)的人事機(jī)構(gòu)不接收非本地戶口的畢業(yè)生檔案，使一些在當(dāng)?shù)鼐蜆I(yè)的學(xué)生不知道檔案該存放到哪里，為他們帶來了后顧之憂。
二、做好新時(shí)期學(xué)生檔案管理工作的思路及對(duì)策
從上述問題來看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠(yuǎn)跟不上社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢(shì)下發(fā)揮更大的作用，為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，更新工作方式，提高工作效率。具體應(yīng)從以下幾方面入手：
㈠提高學(xué)生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)
一是加強(qiáng)宣傳力度，提高學(xué)生對(duì)其人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。做好咨詢服務(wù)工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，要讓廣大學(xué)生生充分認(rèn)識(shí)到，學(xué)生檔案并不是可有可無的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高管檔人員素質(zhì)。新時(shí)期人事工作面臨許多新問題，同時(shí)也給檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
㈡加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)規(guī)范化管理
一、要有專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，尤其是在人員變動(dòng)時(shí)要做好檔案的交接工作，以保持檔案工作的連續(xù)性，建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。
二、對(duì)于新接收的檔案要全面核實(shí)。對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，如發(fā)現(xiàn)材料有缺失或相關(guān)內(nèi)容不符，應(yīng)及時(shí)通知學(xué)生本人。整理后應(yīng)注明檔案內(nèi)容，并做好檔案登記工作，裝訂成冊(cè)。建立多種檢索方式，便于查找與利用。
三要及時(shí)完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合相應(yīng)的制度，將學(xué)生在校期間的材料及時(shí)歸檔，包括成績(jī)單、鑒定表、畢業(yè)生登記表以及能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓(xùn)進(jìn)修登記、科研成果、等新記錄補(bǔ)充進(jìn)檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
隨著高校擴(kuò)招，學(xué)生檔案材料越來越多，量越來越大，目前落后的手工管理方式與現(xiàn)代化的高等教育快速發(fā)展相比，已越來越不適應(yīng)。高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)該不斷適應(yīng)科技快速發(fā)展的趨勢(shì)，提高現(xiàn)代化管理水平，充分利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)技術(shù)，來提高檔案管理工作的效率。
綜上所述，在新時(shí)期做好高校學(xué)生檔案管理工作，既是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，也是我們義不容辭的責(zé)任。
參考文獻(xiàn)
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[2]楊國(guó)祥，檔案管理學(xué).機(jī)械工業(yè)出版社；第1版
一、大學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀及問題
大學(xué)生檔案對(duì)于高校畢業(yè)生來說非常重要，它反映了大學(xué)生在校期間的重要信息。大學(xué)生在校期間檔案又被稱為學(xué)籍檔案，當(dāng)他們畢業(yè)后將轉(zhuǎn)化為人事檔案。人事檔案相比于學(xué)籍檔案，涵蓋內(nèi)容更加廣泛，不僅有在校期間的記錄，也包含著就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報(bào)到證等重要內(nèi)容。一般情況下，大學(xué)生畢業(yè)后，檔案將轉(zhuǎn)入畢業(yè)生就業(yè)單位的人力資源部，或委托所在地的人力資源中心等機(jī)構(gòu)托管。盡管大學(xué)生檔案管理具有非常重要的意義，但還是存在許多問題。首先，大學(xué)生本人缺乏對(duì)個(gè)人檔案重要性的認(rèn)識(shí)。畢業(yè)后學(xué)校把檔案直接發(fā)到本人所簽約單位或者委托人事檔案管理部門，而大學(xué)生本人卻從來未去這些部門報(bào)到過，導(dǎo)致這些部門無法核實(shí)信息后進(jìn)行存檔。往往在過去了幾年甚至十幾年后需要時(shí)才想到去查閱，導(dǎo)致檔案存放地點(diǎn)不明確，沒有相關(guān)手續(xù)查閱自己的檔案，更嚴(yán)重的是多年的業(yè)績(jī)、成果等有價(jià)值的資料都無法續(xù)存在個(gè)人檔案中，以至于影響到職位晉級(jí)、社保繳納、工齡計(jì)算、退休工資等等。其次，檔案內(nèi)容不規(guī)范，無法統(tǒng)一管理。主要表現(xiàn)檔案材料收集不全，如畢業(yè)生登記表無本人簽名，甚至有的沒有學(xué)校公章。學(xué)生成績(jī)單沒有教務(wù)部門的蓋章，甚至有些檔案使用的是復(fù)印件，形成的檔案材料沒有標(biāo)明日期，無法排序，有的缺少報(bào)到證?？傊?，大學(xué)生檔案內(nèi)容五花八門，各學(xué)校沒有統(tǒng)一的規(guī)范，材料類型繁多，有價(jià)值的材料不夠豐富和全面。由于很多用人單位非?？粗写髮W(xué)畢業(yè)生的個(gè)人素養(yǎng)，而在大學(xué)生檔案中，缺乏大學(xué)生道德操守以及相關(guān)創(chuàng)新能力的證明，這不僅不能全面反映大學(xué)生的素質(zhì)和水平，也影響著大學(xué)畢業(yè)生走向工作崗位后升職加薪等個(gè)人利益。最后，管理方法陳舊。在大學(xué)生檔案管理的過程中，工作人員沒有充分地意識(shí)到先進(jìn)的管理方法的重要作用，依然采用傳統(tǒng)的大學(xué)生檔案管理方式，這就導(dǎo)致大學(xué)生檔案管理工作效率不高。隨著大學(xué)生擴(kuò)招規(guī)模的越來越大，大學(xué)生檔案管理所要管理的檔案數(shù)量的增加，大學(xué)生檔案管理的工作效率亟待需要提高。負(fù)責(zé)檔案管理的人員用的還是老思路、老方法，這些人不具備檔案管理的新知識(shí)，往往還會(huì)出現(xiàn)不知道哪些材料應(yīng)該歸檔、應(yīng)該蓋哪種類型的公章等基本問題，造成人事檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量問題。
二、解決問題的對(duì)策
1.1硬件的配置
(1)電腦的中央處理器CPU它的更新?lián)Q代非?？?從單核、雙核、四核到六核,每年都會(huì)有新品牌問世,從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮,學(xué)籍管理應(yīng)選有四核的CPU。(2)內(nèi)存容量一般電腦內(nèi)部有四個(gè)內(nèi)存槽,一個(gè)內(nèi)存條有1G、2G、4G、6G內(nèi)存,四個(gè)槽插滿可高達(dá)到24G。學(xué)籍管理對(duì)內(nèi)存要求不是很高,但是內(nèi)存越大運(yùn)行速度越快。鑒于此,選用4G比較合適。(3)硬盤大小目前硬盤容量的配置越來越大,已經(jīng)達(dá)到1000G以上,滿足學(xué)籍管理的操作需求綽綽有余。如500G的硬盤運(yùn)用于學(xué)籍管理足能勝任了。
1.2軟件要求
對(duì)于學(xué)籍管理,除了Window系列的基本操作系統(tǒng),只須在電腦中安裝MicrosoftWord、MicrosoftExcel(簡(jiǎn)體中文辦公軟件)和Foxbase(數(shù)據(jù)庫軟件)二個(gè)應(yīng)用程序,即可滿足需要。
2將學(xué)籍管理和電腦有機(jī)結(jié)合,發(fā)揮電腦優(yōu)勢(shì)
目前,各高校已經(jīng)在電腦中建立了一個(gè)學(xué)籍檔案文件,取名為高校代碼+Xj-dangan.dbf。實(shí)際操作中,發(fā)現(xiàn)有如下優(yōu)點(diǎn):
2.1體積小,容量大
檔案材料可儲(chǔ)存于電腦硬盤、U盤、光盤、移動(dòng)硬盤等。通常大多數(shù)采用U盤,一個(gè)小小的電器容量很大,足以容納一冊(cè)冊(cè)厚厚的檔案材料。較之傳統(tǒng)做法,大大減少了檔案柜、檔案盒的數(shù)量,節(jié)約了檔案室?guī)旆康氖褂妹娣e,也儉省了人力和物力。
2.2速度快,易查找
電腦的運(yùn)算速度快是眾所周知的,原來查找一個(gè)學(xué)生情況,要占用大量時(shí)間,現(xiàn)在只需要幾秒鐘。如查找一位“2013屆學(xué)生姓名ABC,學(xué)號(hào)1300001”的資料。只需啟動(dòng)電腦,插入U(xiǎn)盤,打開高校代碼+Xj-dangan.dbf文件,然后輸入Find(電腦搜索查找功能)ABC或者輸入其學(xué)號(hào),ABC的所有材料即被顯示在屏幕上。據(jù)史料統(tǒng)計(jì),電腦的速度是人工的萬倍。
2.3圖文全,功能多
電腦已將文字和圖像結(jié)合在一起。它將學(xué)生的照片電子版也保存在硬盤中,用人單位無需與學(xué)生見面就能一睹其面貌。此外,電腦除靜止圖像外,還可存放視頻圖像,比起單純的照片更加真實(shí)形像。
2.4便統(tǒng)計(jì),利修改
用電腦統(tǒng)計(jì)和更改錯(cuò)誤非常方便。如:統(tǒng)計(jì)2013年以前畢業(yè)的安徽省的男生有多少名,用人工很難統(tǒng)計(jì),而用電腦只需輸入“Countfor籍貫＝安徽性別＝男”,結(jié)果很快出來。又如:將以前“社區(qū)醫(yī)學(xué)”專業(yè)，現(xiàn)在改名為“臨床醫(yī)學(xué)”專業(yè),用人工幾乎無法辦到,而電腦只需輸入“社區(qū)醫(yī)學(xué)”替換成“臨床醫(yī)學(xué)”。這樣不僅優(yōu)化了工作程序,也大大提高了工作效率。
2.5字工整,質(zhì)量高
電腦可以打印出各種字體,并像字帖上一樣的標(biāo)準(zhǔn),不會(huì)發(fā)生因?yàn)楣ぷ魅藛T字寫得別人無法辨認(rèn)而貽誤工作。再比如,一份很長(zhǎng)的材料,原來工作人員需要耗費(fèi)大量時(shí)間謄抄,現(xiàn)在運(yùn)用電腦打印,無論是速度還是質(zhì)量,都是人工無可比擬的。（本文來自于《科技創(chuàng)業(yè)家》雜志。《科技創(chuàng)業(yè)家》雜志簡(jiǎn)介詳見。）
3學(xué)籍管理的發(fā)展方向
【關(guān)鍵詞】高校畢業(yè)生；擇業(yè)期；就業(yè)服務(wù)
近年來高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，畢業(yè)生就業(yè)人數(shù)也逐年增加，就業(yè)壓力也越來越大。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革的不斷深入，給高校畢業(yè)生就業(yè)工作者帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何做好畢業(yè)生就業(yè)工作，提高就業(yè)率，不但是高校的重要工作，也是全社會(huì)廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)和焦點(diǎn)。在高校畢業(yè)生整個(gè)就業(yè)過程中，每一個(gè)環(huán)節(jié)的都至關(guān)重要，尤其是畢業(yè)生離校后，尚在擇業(yè)期內(nèi)的就業(yè)服務(wù)，更是不可忽視的一項(xiàng)重要工作。
一、新時(shí)期高校畢業(yè)生“擇業(yè)期”認(rèn)識(shí)
1.擇業(yè)期概述
擇業(yè)期有廣義和狹義之分。廣義的擇業(yè)期是指畢業(yè)生通過各種手段和途徑，獲取有效的用人信息后與用人單位達(dá)成就業(yè)合同或就業(yè)意向，并最終順利就業(yè)的過程和時(shí)間;狹義的擇業(yè)期是指高校畢業(yè)生通過雙向選擇、自主擇業(yè)在政府規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦理就業(yè)報(bào)到手續(xù)的期限。
本文所論述的擇業(yè)期主要是指狹義的擇業(yè)期。在2001年以前，國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定高校畢業(yè)生的擇業(yè)期為半年，即畢業(yè)后半年之內(nèi)為選擇就業(yè)的期限；從2002年起，高校畢業(yè)生就業(yè)期限延長(zhǎng)為畢業(yè)后兩年,即在兩年內(nèi)，畢業(yè)生可通過雙向選擇與用人單位達(dá)成就業(yè)意向、簽訂就業(yè)協(xié)議、辦理就業(yè)手續(xù)，學(xué)校仍為畢業(yè)生提供有關(guān)的就業(yè)服務(wù)。
2.擇業(yè)期延長(zhǎng)的意義
擇業(yè)期延長(zhǎng)后不但給畢業(yè)生就業(yè)帶來了機(jī)會(huì)，同時(shí)也給用人單位選擇人才帶來了方便，它的優(yōu)勢(shì)表現(xiàn)在：
（1）促進(jìn)畢業(yè)生全方位、大范圍就業(yè)，拓寬了人才流動(dòng)的渠道
高校畢業(yè)生的擇業(yè)期延長(zhǎng)為兩年，使畢業(yè)生在選擇工作單位時(shí)可以認(rèn)真思考、慎重選擇，且可以不受地域的限制，更理性、更從容地?fù)駱I(yè)、就業(yè)，減少了學(xué)生因戶籍限制違心地與某些單位簽訂“就業(yè)協(xié)議”的被動(dòng)局面。并且為高校畢業(yè)生提供了充裕的擇業(yè)時(shí)間，滿足了個(gè)人的就業(yè)選擇，發(fā)揮了個(gè)人的特長(zhǎng)優(yōu)勢(shì)，保證了用人單位對(duì)人才的需求，拓寬了人才流動(dòng)的渠道。
（2）促進(jìn)畢業(yè)生對(duì)社會(huì)的適應(yīng)，牢牢把握就業(yè)方向
剛走出校門的畢業(yè)生，對(duì)自己的認(rèn)識(shí)、對(duì)社會(huì)的了解往往有一定的局限性，好高騖遠(yuǎn)、功利思想也往往使畢業(yè)生缺乏主見、隨波逐流、盲目從眾、草率簽約、繼而違約，使畢業(yè)生在就業(yè)過程中經(jīng)歷風(fēng)風(fēng)雨雨、曲折坎坷。擇業(yè)期的延長(zhǎng)，給畢業(yè)生提供了了解社會(huì)，重新認(rèn)識(shí)自我的時(shí)間和機(jī)會(huì)，從而使他們從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，比較準(zhǔn)確的把握就業(yè)方向和目標(biāo)。
（3）促進(jìn)畢業(yè)生對(duì)社會(huì)的了解，有利于自主創(chuàng)業(yè)
畢業(yè)生通過兩年充足擇業(yè)期的歷練，在多次的雙向選擇、自主擇業(yè)中，不斷思考轉(zhuǎn)變自己的就業(yè)觀念、重新審視人生追求，價(jià)值體現(xiàn)的方方面面，從而順應(yīng)社會(huì)需求的發(fā)展，努力開拓出就業(yè)的天地，找到準(zhǔn)確的位置，有利于促進(jìn)就業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)的實(shí)踐活動(dòng)。
國(guó)家規(guī)定通過延長(zhǎng)擇業(yè)期為兩年的辦法和對(duì)戶籍、檔案管理的寬松政策，還有力的促進(jìn)高校畢業(yè)生多領(lǐng)域、跨行業(yè)、廣地域的就業(yè)，對(duì)高校畢業(yè)生就業(yè)起到推動(dòng)作用，也是對(duì)高校畢業(yè)生就業(yè)制度在適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下不斷改革和自我完善的有力促進(jìn)。
二、擇業(yè)期間就業(yè)工作存在問題分析
畢業(yè)生就業(yè)制度的改革給大學(xué)生和用人單位帶來好處的同時(shí)，也帶來一些新問題需要不斷探索和解決。主要如下：
1.離校后畢業(yè)生管理困難
二年的擇業(yè)期，對(duì)畢業(yè)生來講瞬間即過，但是在這短短的兩年中，學(xué)校對(duì)已經(jīng)離校的畢業(yè)生進(jìn)行管理，困難重重。
一是畢業(yè)生不認(rèn)真了解就業(yè)政策和就業(yè)規(guī)定，一旦離開學(xué)校就像魚兒游進(jìn)了大海，不管就業(yè)期滿與否，任憑學(xué)校按照本人留下的聯(lián)系方式頻繁與其聯(lián)系，就是不予理睬。即便留下的通訊方式發(fā)生改變也不按照事先約定通知學(xué)校，更不主動(dòng)與學(xué)校聯(lián)系，結(jié)果學(xué)校既無法為其提供就業(yè)信息，也無法在擇業(yè)期滿后辦理有關(guān)手續(xù)；二是畢業(yè)生已經(jīng)進(jìn)入社會(huì)，而戶籍、檔案暫保留在學(xué)校，人和戶口分離，學(xué)校無法掌握畢業(yè)生在社會(huì)上的一切行為動(dòng)向，一旦發(fā)生違法違紀(jì)行為，難以處理，給社會(huì)治安和穩(wěn)定帶來隱患；三是畢業(yè)生黨員處于無組織管理，支部會(huì)、生活會(huì)、黨費(fèi)收繳、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正均因畢業(yè)生處無定所難于管理。
2.管理離校畢業(yè)生需增加成本
有關(guān)文件政策規(guī)定，畢業(yè)生可將戶口、檔案暫時(shí)留在學(xué)校，學(xué)校免費(fèi)為其保管。由于就業(yè)制度的改革，學(xué)校在同一時(shí)期要負(fù)責(zé)四屆畢業(yè)生的就業(yè)工作，工作量大，范圍廣使現(xiàn)有的專職人員以廢寢忘食、夜以繼日、加班加點(diǎn)的工作方式努力完成這一任務(wù)。以2006年當(dāng)年為例，在這一年中，就業(yè)工作部門不但要做好06年應(yīng)屆生的就業(yè)工作，而且還要做好04屆畢業(yè)生擇業(yè)期滿的手續(xù)辦理和05屆尚在擇業(yè)期內(nèi)畢業(yè)生日常就業(yè)手續(xù)的辦理工作，同時(shí)還要準(zhǔn)備07屆畢業(yè)生就業(yè)的前期工作。除此之外，未轉(zhuǎn)出的戶口、檔案逐年增多，就需要管理人員、存放場(chǎng)地和機(jī)具隨之增加、擴(kuò)大和添置，同時(shí)經(jīng)費(fèi)支出增加，經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)加重。再者為了給畢業(yè)生提供信息服務(wù)，通訊費(fèi)用也是不斷增加和超支，從而使學(xué)校的教育成本增加。
3.權(quán)力有限，全面服務(wù)困難
為畢業(yè)生提供就業(yè)服務(wù)是高校義不容辭的職責(zé)和義務(wù)，在就業(yè)服務(wù)方面，盡管學(xué)校采取了多種措施力爭(zhēng)為畢業(yè)生提供就業(yè)服務(wù)，但是客觀存在的實(shí)際情況和管理困難確實(shí)讓就業(yè)工作人員力不從心。如畢業(yè)生需要辦理出國(guó)手續(xù)、開具人事方面的介紹信、婚育證明、戶籍證明、住房證明、保險(xiǎn)等等，由于學(xué)校不具備有關(guān)資質(zhì)，因此難以為畢業(yè)生提供全面的服務(wù)，很是無奈。
4.跳槽頻繁，信譽(yù)降低
兩年的擇業(yè)期，使畢業(yè)生有了充裕的時(shí)間選擇就業(yè)單位，同時(shí)也使一部分畢業(yè)生有機(jī)會(huì)頻繁跳槽，甚至違約、毀約情況時(shí)有發(fā)生，造成誠(chéng)信度下降，影響學(xué)校形象，降低社會(huì)聲譽(yù)。另外頻繁跳槽對(duì)穩(wěn)定畢業(yè)生就業(yè)情緒、幫助進(jìn)行正確就業(yè)選擇，審視就業(yè)前景受到一定影響。
三、擇業(yè)期間畢業(yè)生就業(yè)工作之建議
擇業(yè)期間畢業(yè)生就業(yè)工作復(fù)雜多變，任重道遠(yuǎn)，需要長(zhǎng)時(shí)間不懈地服務(wù)，現(xiàn)就進(jìn)一步做好這項(xiàng)工作提出以下建議：
1.全員參與，齊抓共管
高校畢業(yè)生就業(yè)工作并非單純是就業(yè)主管部門的工作，它是學(xué)校重要的工作之一，是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到高校的方方面面。根據(jù)上級(jí)主管部門對(duì)就業(yè)工作實(shí)行“四化”（全員化、全程化、專業(yè)化、信息化）的要求，首先就業(yè)服務(wù)工作要全員參與，齊抓共管，加強(qiáng)責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，以學(xué)生為本，事事處處為他們著想，設(shè)身處地為他們服務(wù)；其次要做好就業(yè)指導(dǎo)工作，擇業(yè)期的延長(zhǎng)，增加了就業(yè)指導(dǎo)的工作量，面對(duì)不同情況的幾屆畢業(yè)生，幫助他們盡快就業(yè)，除了為他們做好服務(wù)外，還要做好就業(yè)指導(dǎo)。就業(yè)指導(dǎo)要從大學(xué)生入校時(shí)開始，針對(duì)不同年級(jí)、不同專業(yè)、不同特點(diǎn)的大學(xué)生采取不同的就業(yè)指導(dǎo)。尤其是要發(fā)揮輔導(dǎo)員、班主任的優(yōu)勢(shì)，使大學(xué)生盡早的熟知就業(yè)政策、了解就業(yè)信息，掌握就業(yè)技巧，懂得就業(yè)程序，轉(zhuǎn)變就業(yè)觀念，認(rèn)真擇業(yè)、就業(yè)。
2.工作重心下移，加快信息化建設(shè)
盡管目前畢業(yè)生就業(yè)政策很寬松，就業(yè)時(shí)間也比較充裕，但是畢業(yè)生就業(yè)工作戰(zhàn)線拉的太長(zhǎng)，要真正做好此項(xiàng)工作，領(lǐng)導(dǎo)重視，措施得力，管理規(guī)范是一方面。但是鑒于高校的實(shí)際情況，做好畢業(yè)生的就業(yè)工作除了學(xué)校專門的就業(yè)機(jī)構(gòu)外，二級(jí)學(xué)院也應(yīng)建立專門的就業(yè)機(jī)構(gòu)，有專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，使就業(yè)工作的重心下移，以利于充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮全員的積極性，集思廣益，做好就業(yè)服務(wù)，從而保持就業(yè)工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。同時(shí)要有嚴(yán)格的工作程序和規(guī)范管理，定標(biāo)量化，責(zé)任到人，與畢業(yè)生保持密切聯(lián)系，隨時(shí)幫助他們就業(yè)。
學(xué)校要加大投入，盡快建立就業(yè)信息化系統(tǒng)，構(gòu)建就業(yè)網(wǎng)站聯(lián)盟，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程網(wǎng)上招聘、網(wǎng)上面試，方便畢業(yè)生雙向選擇和就業(yè)。
3.充分發(fā)揮地市人事部門的作用
根據(jù)近些年畢業(yè)生的實(shí)際就業(yè)情況，就業(yè)去向大部分在地市以下基層單位，即使畢業(yè)生將戶口、檔案暫留學(xué)校兩年后，最終還是回到生源地就業(yè)。因此建議上級(jí)主管部門在畢業(yè)之際將畢業(yè)生派回生源所在地人事部門人才中心（已經(jīng)落實(shí)單位的除外），依據(jù)畢業(yè)生落實(shí)單位情況再辦理有關(guān)手續(xù)。這樣既避免了畢業(yè)生辦理就業(yè)手續(xù)來回奔波的麻煩，也減輕了畢業(yè)生的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，同時(shí)方便了對(duì)畢業(yè)生就業(yè)情況的調(diào)查統(tǒng)計(jì)，另外還能及時(shí)掌握畢業(yè)生未就業(yè)情況，及時(shí)進(jìn)行失業(yè)登記，解決畢業(yè)生的生活困難，為畢業(yè)生提供更全面的服務(wù)，保障社會(huì)穩(wěn)定。
