發(fā)布時(shí)間：2023-07-14 16:35:02
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的各部門(mén)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
（一）建筑工程檔案的概念
通常來(lái)說(shuō)，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設(shè)計(jì)、施工中期和竣工驗(yàn)收。而每一階段和過(guò)程的工作內(nèi)容都應(yīng)當(dāng)記錄在案。具體來(lái)說(shuō)，在建筑工程設(shè)計(jì)階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質(zhì)條件、工程預(yù)算、招投標(biāo)情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設(shè)施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時(shí)，針對(duì)性記錄暖通、通風(fēng)等具體設(shè)施和數(shù)據(jù)。這樣便能將施工中期各項(xiàng)情況反映出來(lái)，展現(xiàn)建設(shè)質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。第三，竣工驗(yàn)收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。
（二）建筑工程檔案的特點(diǎn)
檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化和科學(xué)化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項(xiàng)目各項(xiàng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個(gè)建筑工程的完整建設(shè)流程，還能真實(shí)客觀反映建筑工程的基本內(nèi)容。一份完整科學(xué)的建筑工程檔案不僅對(duì)往后擴(kuò)建改建有著重要參考作用，也是城市建設(shè)的憑據(jù)。而且，建筑工程檔案還能在火災(zāi)等突發(fā)事故防范、重大災(zāi)害險(xiǎn)情預(yù)防上發(fā)揮作用。
二、建筑工程檔案管理的存在問(wèn)題
（一）管理意識(shí)落后
現(xiàn)階段大部分建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識(shí)相當(dāng)落后，甚至還出現(xiàn)對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的不了解。此外，當(dāng)下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過(guò)程中依然運(yùn)用傳統(tǒng)收工方式方法，無(wú)論是檔案的收集、儲(chǔ)存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒(méi)有實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。
（二）管理資金缺乏
建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當(dāng)下建筑工程檔案管理的重要問(wèn)題。管理資金的缺乏將直接導(dǎo)致建筑工程檔案管理技術(shù)和設(shè)備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識(shí)的落后，也會(huì)使得建筑工程檔案形同虛設(shè)。
（三）管理人才缺乏
社會(huì)不斷發(fā)展，現(xiàn)代化、科學(xué)化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現(xiàn)階段部分建筑檔案管理人員依然沒(méi)有掌握新的技術(shù)手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專(zhuān)業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個(gè)兼職而已，這就給檔案管理帶來(lái)了很大的弊端。究其本質(zhì)而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過(guò)程缺乏應(yīng)有的技能，科學(xué)化的建筑檔案管理更是無(wú)從說(shuō)起。
三、建筑工程檔案管理存在問(wèn)題的解決辦法
（一）革新管理意識(shí)
革新建筑檔案管理意識(shí)首先需要加強(qiáng)建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)，提升企業(yè)對(duì)于檔案管理的重視程度。這是因?yàn)橹挥薪ㄖ髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進(jìn)行改善。所以，各建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理小組，加強(qiáng)建筑檔案管理重視，重新構(gòu)建檔案管理意識(shí)。其次，各部門(mén)應(yīng)當(dāng)就建筑工程檔案管理人員進(jìn)行管理意識(shí)強(qiáng)化和管理思想的培訓(xùn)。另一方面，科學(xué)合理構(gòu)建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標(biāo)準(zhǔn)和制度之下進(jìn)行。
（二）加強(qiáng)人力物力和財(cái)力投入
加強(qiáng)重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人力物力和財(cái)力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項(xiàng)目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個(gè)單獨(dú)部門(mén)，與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展和建設(shè)。同時(shí)，保障建筑工程檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。針對(duì)檔案管理也應(yīng)發(fā)放專(zhuān)項(xiàng)資金，避免方案管理經(jīng)費(fèi)不足。有條件的企業(yè)還可以購(gòu)買(mǎi)諸如計(jì)算機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)、攝像機(jī)等現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。
（三）優(yōu)化管理人員素質(zhì)
優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)當(dāng)從三個(gè)方面進(jìn)行，第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，主要涵蓋檔案管理知識(shí)、相關(guān)法律知識(shí)、信息技術(shù)等。其次，增強(qiáng)管理人員的檔案管理責(zé)任意識(shí)，憑借檔案管理機(jī)構(gòu)職能強(qiáng)化強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍健身，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理人員素質(zhì)的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專(zhuān)職部門(mén)進(jìn)行之后，管理人員還應(yīng)當(dāng)樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)和樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神，通過(guò)教育強(qiáng)化和檔案管理相關(guān)重要性知識(shí)的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務(wù)。
四、各部門(mén)檔案管理人員
（一）各部門(mén)檔案管理人員，應(yīng)按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細(xì)則或交底的要求進(jìn)行收集、整理、歸檔。
（二）各部門(mén)檔案管理人員，應(yīng)自主去學(xué)習(xí)檔案相關(guān)的知識(shí)，工作中碰到不太清楚的及時(shí)請(qǐng)教企業(yè)檔案管理者或其他人員。
（三）各部門(mén)檔案管理人員，要在檔案形成的過(guò)程中經(jīng)常檢查檔案，查看是否有發(fā)生錯(cuò)誤的事，尤其是工程項(xiàng)目的資料，由于工程時(shí)間長(zhǎng)，若不經(jīng)常檢查檔案，完工后才發(fā)現(xiàn)有很多問(wèn)題，那時(shí)要改則很不容易，一是因?yàn)楫?dāng)時(shí)經(jīng)手的人員在完工時(shí)基本已經(jīng)調(diào)動(dòng)工作了，有的甚至已經(jīng)離職了，二是經(jīng)過(guò)時(shí)間那么長(zhǎng)，很多情況都記得不是很清楚了，此時(shí)去補(bǔ)資料很有可能是造假的，所以在工程建設(shè)過(guò)程經(jīng)常去檢查檔案，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可及時(shí)進(jìn)行改正，這樣既能保證檔案的真實(shí)性，又能保證檔案的準(zhǔn)確性。
關(guān)鍵詞：高職 檔案工作 檔案建設(shè) 發(fā)展目標(biāo)
一、檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀
1.基本情況
檔案館負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類(lèi)檔案及有關(guān)資料，組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作，開(kāi)展檔案的開(kāi)放和利用。目前，我院檔案館有3名專(zhuān)職檔案員，其中本科學(xué)歷1名，研究生學(xué)歷1名，在讀博士研究生1名；高級(jí)職稱(chēng)1人，中級(jí)職稱(chēng)2人。館長(zhǎng)全面負(fù)責(zé)檔案館、校史陳列館及全校檔案工作，其余2名工作人員分別負(fù)責(zé)檔案工作的技術(shù)管理、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、資源管理與綜合管理工作。此外，學(xué)校兼職檔案員的人數(shù)為34名，負(fù)責(zé)學(xué)校各部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔、移交。
現(xiàn)館藏檔案總數(shù)截止2013年12月13日27576卷，底圖17682張。案卷按照高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法分為黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版物、外事、財(cái)會(huì)、人事、照片、特殊載體、文書(shū)、示范建設(shè)、評(píng)估共十六大類(lèi)。檔案館面積為409.62m2，其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。
2009年，檔案館開(kāi)始使用高校檔案管理軟件，將檔案管理并入高校檔案館的管理之列，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、數(shù)字化、信息化建設(shè)，通過(guò)管理手段與模式的轉(zhuǎn)變，使我院的檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。
2.工作思路
提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)宏觀管理。健全全校檔案工作網(wǎng)絡(luò)的二級(jí)管理，德陽(yáng)、青白江校區(qū)檔案工作實(shí)行綜合管理，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一制度。堅(jiān)持檔案規(guī)范化管理，重視專(zhuān)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)及培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)工作水平和檔案知識(shí)涵養(yǎng)。不斷更新檔案自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化管理設(shè)備，逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與信息化。不斷改善服務(wù)方式與手段，提高檔案信息服務(wù)水平和質(zhì)量。
3.組織管理
四川建院檔案工作由院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，主管副院長(zhǎng)協(xié)助院長(zhǎng)負(fù)責(zé)。圖書(shū)信息中心主任為部門(mén)主管，檔案館設(shè)館長(zhǎng)一人。在全校形成了檔案館、學(xué)生檔案分室、人事檔案分室、財(cái)務(wù)檔案分室以及各部門(mén)配備的兼職檔案員的檔案工作系統(tǒng)，各部門(mén)、各院系正職領(lǐng)導(dǎo)為本部門(mén)檔案工作直接責(zé)任人。檔案館對(duì)全校檔案工作進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)和管理。
4.管理措施
在四川省教育廳、四川省建設(shè)廳、四川省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，以及省檔案局經(jīng)科處、高校檔案工作協(xié)會(huì)的指導(dǎo)下，依托學(xué)校檔案館為主體、各部門(mén)兼職檔案員形成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，執(zhí)行我院《檔案管理規(guī)章制度》，切實(shí)將檔案工作落實(shí)到人頭，保障學(xué)校檔案的全面性、準(zhǔn)確性和持續(xù)性；落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制，制定并執(zhí)行檔案工作院長(zhǎng)、主管副院長(zhǎng)、各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、專(zhuān)職檔案員崗位職責(zé)、兼職檔案員崗位職責(zé)，并由檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全校檔案工作；以南大之星檔案管理系統(tǒng)為手段，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理；有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案員，提高檔案員的素質(zhì)，保障檔案信息的挖掘、編研與開(kāi)發(fā)利用。
二、今后工作方向
學(xué)院的檔案工作雖然取得了一定的成績(jī)，但管理水平還有待進(jìn)一步提高，在四川省教育廳、四川省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)下，在省檔案局經(jīng)科處、四川省高校檔案工會(huì)協(xié)會(huì)的具體指導(dǎo)下，我院將以此次達(dá)標(biāo)為契機(jī)，以評(píng)促建，以評(píng)促管，以評(píng)促改，切實(shí)落實(shí)改進(jìn)措施，爭(zhēng)取建成數(shù)字化檔案館。
三、發(fā)展目標(biāo)
四川建院檔案館的短期目標(biāo)是：以2013年達(dá)省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)為新的起點(diǎn)，堅(jiān)持以評(píng)促建、以評(píng)促管、以評(píng)促改，切實(shí)落實(shí)改進(jìn)措施，爭(zhēng)取三年以后申請(qǐng)檔案工作規(guī)范化管理達(dá)省一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)定。
我院檔案館的發(fā)展目標(biāo)是：不斷提高檔案專(zhuān)兼職管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案管理手段自動(dòng)化、形成積累程序化、檔案整理規(guī)范化、歸檔范圍清晰化、重要檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)化、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、利用服務(wù)人性化，逐步實(shí)現(xiàn)檔案館全面現(xiàn)代化、規(guī)范化、智能化、數(shù)字化、信息化的科學(xué)化管理。
參考文獻(xiàn)
[1]王雅南 高校檔案工作規(guī)范化管理途徑探討.教育學(xué)文摘[J]，2011，11下，總第44期，7-8。
[2]四川省教育廳 四川省檔案局 四川省高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則（試行）.川教〔2009〕204號(hào)，2009，08，28。
在學(xué)校班子的領(lǐng)導(dǎo)下，為促進(jìn)學(xué)校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學(xué)校發(fā)展服務(wù)和為師生服務(wù)的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。
二、工作重點(diǎn)
圍繞學(xué)校中心工作、上級(jí)常規(guī)督導(dǎo)評(píng)估，堅(jiān)持以服務(wù)為主題，以檔案規(guī)范化為重點(diǎn)，力爭(zhēng)在檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各個(gè)方面都取得比較大的進(jìn)展。
三、具體工作
（一）加強(qiáng)宣傳與學(xué)習(xí)，將檔案法規(guī)范制度落在實(shí)處
1、利用行政會(huì)議、教師會(huì)議等，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識(shí)，增強(qiáng)管理干部及教師檔案意識(shí)；指導(dǎo)處室兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)管理，提高工作自覺(jué)性。
2、參加檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，接受檔案專(zhuān)家指導(dǎo)，掌握檔案專(zhuān)業(yè)技能，提高檔案管理員的綜合素質(zhì)，使檔案管理工作不斷推進(jìn)。
（二）積極推進(jìn)檔案管理規(guī)范化管理，提高工作效率
1、按照學(xué)校工作的實(shí)際需要立檔案櫥，即常規(guī)檔案、督導(dǎo)檔案、社會(huì)工作檔案、參考檔案、11年度新檔案等組檔櫥。
2、使用好檔案管理軟件，對(duì)檔案的收集、整理、編目、檢索、安全保管基礎(chǔ)工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范管理。
3、做好來(lái)文登記，及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)文件精神、工作安排等事項(xiàng)。
4、認(rèn)真做好檔案目錄的錄入工作，編制各部門(mén)檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。
5、利用檔案進(jìn)行登記，使檔案利用規(guī)范用效。
（三）做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作
1、接收XX年年檔案，按要求及時(shí)做好整理、歸檔、鑒定、分類(lèi)、編目、裝盒、入庫(kù)做到管理規(guī)范、利用方便。
2、整理XX年度的中小學(xué)辦學(xué)水平評(píng)估檔案，分類(lèi)歸入常規(guī)檔案，裝盒入庫(kù)，以便利用。
3、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。分理出沒(méi)有使用價(jià)值的資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
4、學(xué)校合并時(shí)，他校（原中心小學(xué)和成教中心）移交的檔案進(jìn)行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。
5、結(jié)合我校實(shí)際，對(duì)本學(xué)期新收文件材料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。為了便于管理和運(yùn)用分三類(lèi)：職能處室類(lèi)、小學(xué)類(lèi)、中學(xué)類(lèi)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，即便于迎查又利于查詢(xún)服務(wù)。
6、做好檔案的借閱工作。實(shí)行檔案借閱登記制度，按照各部門(mén)檔案借閱管理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。
7、按照“以迎查促工作”的思路，開(kāi)展內(nèi)部檢查、評(píng)估、評(píng)比工作，為迎接督導(dǎo)評(píng)估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。
8、建立處室（級(jí) 部）活動(dòng)與檔案室通制度，學(xué)校舉辦重大活動(dòng)，主辦單位事先通知檔案室，將收集的文字、圖表、聲像、電子等文書(shū)文件資料，辦理登記備案。
9、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，廣開(kāi)服務(wù)渠道。
10、配合學(xué)校的各項(xiàng)管理工作，以積極主動(dòng)熱情的服務(wù)態(tài)度做好檔案提供利用工作，樹(shù)立良好的窗口服務(wù)形象。
（四）其他工作
1、開(kāi)展檔案編輯工作。努力編纂好學(xué)校檔案工作中的大事雞、組織機(jī)構(gòu)嚴(yán)格餓、文件匯編等常規(guī)性編演材料的同時(shí)，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，使檔案信息輸入、檢索、利用等自動(dòng)化。
2、向兄弟學(xué)校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。
3、加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房規(guī)范化管理，嚴(yán)格實(shí)現(xiàn)“十防”制度（防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密）工作，為檔案的保管和安全創(chuàng)造良好的環(huán)境。
4、做好保密、安全工作
5、加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)檔案管理思想現(xiàn)代化、管理手段現(xiàn)代化、管理人員現(xiàn)代化。
6、建立檔案管理工作崗位制度。學(xué)校分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、處室管理員、處室分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案人員等，各司其職，共同搞好學(xué)校的檔案管理工作。
王娜 漢能控股集團(tuán)有限公司
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的歷史
記錄，是企業(yè)寶貴的信息和知識(shí)資源。種類(lèi)豐富且價(jià)值較高的檔
案是企業(yè)發(fā)展的“重要謀士”，檔案統(tǒng)一集中保管，對(duì)于企業(yè)信
息資源集中和防止企業(yè)機(jī)密外泄有非常重要的意義。根據(jù)《檔案
工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T1—2000）中規(guī)定，歸檔是指“辦理完畢
且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過(guò)程”。
文件歸檔是檔案管理業(yè)務(wù)流程中基礎(chǔ)的工作環(huán)節(jié)，歸檔文件是否
齊全完整決定了檔案資源的數(shù)量和質(zhì)量。但在實(shí)際檔案工作中，
檔案歸檔工作的效果往往差強(qiáng)人意，造成了檔案資源的不完整。
歸檔難問(wèn)題體現(xiàn)在業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔不主動(dòng)、歸檔文件質(zhì)量不達(dá)
標(biāo)、歸檔范圍不齊全等方面。檔案的前身是文件或圖紙等，產(chǎn)生
于各個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)流程中，經(jīng)整理、鑒定歸檔后才能成為檔案。
因此，企業(yè)中各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)才是檔案產(chǎn)生的主要來(lái)源，也是文件
歸檔的責(zé)任者。但由于工作職責(zé)等原因，業(yè)務(wù)部門(mén)往往不愿意將
本部門(mén)產(chǎn)生的有價(jià)值文件歸檔。其次，各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)一般不設(shè)有
檔案專(zhuān)職人員，文件歸檔工作由本部門(mén)工作人員或兼職檔案人員
負(fù)責(zé)。各個(gè)部門(mén)的工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)精通，檔案知識(shí)有所欠缺，
因此很難以從檔案的專(zhuān)業(yè)角度整理文件，歸檔文件質(zhì)量不合格的
情況非常普遍。再次，判斷文件是否歸檔，要根據(jù)檔案的多方面
因素綜合評(píng)價(jià)，業(yè)務(wù)部門(mén)僅從文件對(duì)本部門(mén)的作用大小出發(fā)，很
難考慮到整個(gè)公司檔案內(nèi)容和載體的構(gòu)成因素，往往會(huì)遺漏一些
文件。
一、文件歸檔難問(wèn)題的成因分析
1.業(yè)務(wù)部門(mén)缺少歸檔意識(shí)
檔案部門(mén)接收的檔案大部分來(lái)源于各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)日常管理活
動(dòng)中，這些文件對(duì)于部門(mén)管理有一定的參考和借鑒作用，是本部門(mén)
工作人員的“資料庫(kù)”。檔案存放在本部門(mén)查找、利用較為方便，
因此，很多業(yè)務(wù)部門(mén)不愿意將本部門(mén)文件歸檔整理后移交進(jìn)檔案
室，由檔案室進(jìn)行保管。其次，在企業(yè)檔案利用過(guò)程中，檔案借閱
流程繁瑣，需經(jīng)過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層層審批，雖是本部門(mén)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案
在利用過(guò)程中，也要走借閱流程，因此，業(yè)務(wù)部門(mén)為方便本部門(mén)人
員利用，不愿主動(dòng)將檔案歸檔并移交檔案部門(mén)保管。
2.檔案部門(mén)缺少科學(xué)的歸檔制度
檔案部門(mén)是整個(gè)企業(yè)檔案工作的中樞部門(mén)，需對(duì)產(chǎn)生檔案的
各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。業(yè)務(wù)部門(mén)
的兼職檔案管理員檔案業(yè)務(wù)知識(shí)較為薄弱，若檔案部門(mén)無(wú)科學(xué)的
文件歸檔制度，或規(guī)章制度對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)產(chǎn)生檔案針對(duì)性不
強(qiáng)，造成各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)文件歸檔時(shí)間、范圍不清楚，延誤了文
件歸檔時(shí)間。
二、歸檔難問(wèn)題的弊端分析
1.造成文件損壞甚至丟失
各業(yè)務(wù)部門(mén)保管本部門(mén)產(chǎn)生的檔案，很難有充裕的資金建立
專(zhuān)門(mén)的檔案室，并配備一定數(shù)量的檔案裝具和其他設(shè)施，如除濕
器、干燥劑等。檔案的載體大部分為紙張，對(duì)環(huán)境要求較高，長(zhǎng)
期存放在不合適的環(huán)境中或裝訂材料不規(guī)范，將會(huì)縮短檔案壽
命。由于無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管、提供借閱，檔案借閱流程隨意，易造
成檔案文件丟失。
2.檔案資源保存重復(fù)，浪費(fèi)人力物力
對(duì)于有交叉業(yè)務(wù)的相關(guān)部門(mén)，若各部門(mén)收集、保管本部門(mén)產(chǎn)
生的文件，本著收集對(duì)本部門(mén)有參考利用價(jià)值文件的原則，易造
成文件收集重復(fù)，企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)關(guān)于同一份文件一份原件，多份
復(fù)印件的情況。從整個(gè)企業(yè)檔案資源建設(shè)來(lái)看，造成檔案資源種
類(lèi)不全，量大而質(zhì)不優(yōu)的情況。
3.阻礙了企業(yè)內(nèi)部檔案資源共享
檔案收集、保管的最終目的是為了提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。
各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案工作各自為政，提高了跨部門(mén)利用檔案的門(mén)檻，
不易于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有價(jià)值檔案資源共享。各部門(mén)將各自產(chǎn)生檔
案視為內(nèi)部資源，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部形成檔案信息封閉的局面，檔案
資源無(wú)法充分發(fā)揮其最大價(jià)值。
4.檔案數(shù)據(jù)備份方案欠缺
檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的歷史記錄，具有唯一性和
不可復(fù)制性。因此，在日常檔案管理工作中要做好檔案數(shù)據(jù)備份，
防止意外事件的發(fā)生，導(dǎo)致企業(yè)檔案毀于一旦。各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)保
管各自產(chǎn)生的檔案，大部分缺少數(shù)據(jù)備份方案，有些有備份措施
但因成本較高，備份措施可行性較低，難以實(shí)施。
三、解決企業(yè)歸檔難問(wèn)題的對(duì)策建議
1.制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔制度，給予業(yè)務(wù)部門(mén)支持
企業(yè)內(nèi)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)兼職檔案管理員對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的文件
歸檔范圍、時(shí)間不清楚，也是造成各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)歸檔文件質(zhì)量不
規(guī)范、歸檔工作不主動(dòng)的一個(gè)因素。檔案管理部門(mén)需根據(jù)整個(gè)公
司檔案資源的產(chǎn)生及分布情況，有針對(duì)性地制定歸檔制度，明確
檔案歸檔份數(shù)、歸檔整理方案、質(zhì)量要求等方面要求，使各個(gè)業(yè)
務(wù)部門(mén)在文件歸檔時(shí)有章可循。
檔案部門(mén)除了制定嚴(yán)密的歸檔制度外，對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)在檔
案業(yè)務(wù)上要給予必要的業(yè)務(wù)支持和技術(shù)指導(dǎo)，督促和指導(dǎo)業(yè)務(wù)部
門(mén)檔案歸檔業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，同時(shí)也可以減輕業(yè)務(wù)部門(mén)檔案歸檔
工作產(chǎn)生的壓力，保證歸檔工作能按時(shí)、高效、高質(zhì)量地完成。
2.簡(jiǎn)化檔案借閱程序，方便各部門(mén)借閱檔案
檔案作為本單位的“機(jī)密”資料，一旦移交進(jìn)檔案室再借閱
就要有層層審批，手續(xù)繁瑣。因此，各業(yè)務(wù)部門(mén)不愿移交檔案，
很大程度上是因?yàn)闄n案放在本部門(mén)，查閱、利用較為方便。檔案
部門(mén)應(yīng)簡(jiǎn)化檔案借閱程序，縮短檔案借閱等待時(shí)間。
3.轉(zhuǎn)換檔案工作模式，變被動(dòng)為主動(dòng)
檔案部門(mén)一向是企業(yè)內(nèi)部默默無(wú)聞的部門(mén)，是被動(dòng)接收文件
資料的部門(mén)，通常都是各部門(mén)移交多少檔案資源，就接收多少，
對(duì)檔案缺失、質(zhì)量不合格無(wú)有效措施。檔案部門(mén)應(yīng)發(fā)揚(yáng)“走出去”
的精神，主動(dòng)關(guān)注企業(yè)近期的活動(dòng)和發(fā)展方向，積極主動(dòng)去收集
檔案，真正做到文件前端控制，一旦有活動(dòng)產(chǎn)生，主動(dòng)找相關(guān)部
門(mén)收集檔案，并指導(dǎo)其將檔案收集齊全、整理規(guī)范。
文件歸檔是檔案收集的重要途徑，檔案部門(mén)應(yīng)發(fā)揮主觀能動(dòng)
【摘要】現(xiàn)代社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作也越來(lái)越重要。為了促進(jìn)檔案管理工作更大地發(fā)揮作用，檔案管理部門(mén)必須要轉(zhuǎn)變工作方式，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化、合理化。
關(guān)鍵詞 煤炭企業(yè)；檔案管理；工作內(nèi)容
企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)，對(duì)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和人事任用具有重要的作用，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)效益，是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一。在現(xiàn)階段，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作內(nèi)容和模式的轉(zhuǎn)變，對(duì)于提高企業(yè)資源利用具有重要的意義。
一、實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的途徑
（一）實(shí)行企業(yè)檔案管理一體化。隨著高科技時(shí)代的飛速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化和一體化對(duì)于煤炭企業(yè)的檔案管理來(lái)說(shuō)是工作的重中之重。首先，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時(shí)對(duì)各部門(mén)和各基層單位的生產(chǎn)情況、人事調(diào)動(dòng)等信息進(jìn)行整理、歸檔，然后還要將各部門(mén)檔案進(jìn)行分類(lèi)，建立企業(yè)檔案管理資源庫(kù)，保證各項(xiàng)資源都能夠全面、準(zhǔn)確地反映在檔案中。其次，還要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，隨著網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，企業(yè)的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設(shè)來(lái)說(shuō)，檔案管理部門(mén)更需要加強(qiáng)管理，完善電子檔案的生成、傳遞、處理、存儲(chǔ)、查閱、收集等方面相關(guān)的規(guī)章制度，從而保障各項(xiàng)工作的有序運(yùn)行和安全運(yùn)行。最后，合理處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的工作關(guān)系，保障二者完美結(jié)合，使檔案管理工作流程科學(xué)化、規(guī)范化、合理化。
（二）檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質(zhì)材料，當(dāng)前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動(dòng)保存、查詢(xún)等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復(fù)雜，浪費(fèi)企業(yè)的人力資源，而且對(duì)于檔案的保存、傳遞等都產(chǎn)生不便。且紙質(zhì)材料容易受環(huán)境條件損毀，也不利于檔案的長(zhǎng)久保存，可能會(huì)造成檔案材料的缺失和內(nèi)容失真。陳舊的檔案管理模式對(duì)于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產(chǎn)生了一定的影響，所以，要實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案優(yōu)化管理，首先要做得就是對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行優(yōu)化。
隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級(jí)，為了促進(jìn)我國(guó)檔案建設(shè)與時(shí)代接軌，與國(guó)際信息接軌，必須與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達(dá)到更快捷、更準(zhǔn)確、更科學(xué)地為人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。首先，健全檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將企業(yè)中的檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門(mén)進(jìn)行高效查詢(xún)。其次，積極開(kāi)發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門(mén)聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫(kù)，為各部門(mén)提供詳細(xì)的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實(shí)現(xiàn)電子材料與紙質(zhì)材料的聯(lián)合，將紙質(zhì)檔案與信息系統(tǒng)、各項(xiàng)登記聯(lián)系起來(lái)，互相核對(duì)，找出檔案內(nèi)容不完整、不規(guī)范之處，及時(shí)修正，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性。
（三）檔案管理和排放方式的合理?，F(xiàn)階段檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產(chǎn)單位上交檔案的時(shí)間不規(guī)范，造成檔案歸檔時(shí)間不一，檔案管理工作也就相對(duì)有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時(shí)憑經(jīng)驗(yàn)在每一個(gè)全宗之后預(yù)留出位置，排放以后所接收的檔案，這極不利于檔案的科學(xué)管理，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案排放也可以充分利用計(jì)算機(jī)編制檔案實(shí)體存放索引，使得索引能夠及時(shí)顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡(jiǎn)單和靈活。此外，隨著數(shù)字化檔案管理應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)，檔案管理也可以更加靈活多樣，實(shí)現(xiàn)檔案在分散或集中時(shí)的有效控制，從而保障檔案排放和查詢(xún)更加快速化和便捷化。
二、加強(qiáng)煤炭企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容和模式轉(zhuǎn)變的意義
摘 要 文書(shū)檔案作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分，對(duì)于企業(yè)和各部門(mén)有著重要的指導(dǎo)性作用。天津地鐵作為城市建設(shè)的主打項(xiàng)目，運(yùn)營(yíng)公司是市政府大力扶持的重點(diǎn)企業(yè)。為適應(yīng)軌道交通事業(yè)建設(shè)，運(yùn)營(yíng)公司推動(dòng)企業(yè)重組升級(jí)，完成架構(gòu)調(diào)整，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)合并與設(shè)置了新的職能、生產(chǎn)部門(mén)，這對(duì)原有的企業(yè)文書(shū)檔案管理方式提出了新的要求。針對(duì)架構(gòu)調(diào)整，本文對(duì)公司文書(shū)檔案的管理方式及從業(yè)人員工作規(guī)范進(jìn)一步完善，達(dá)到文書(shū)檔案本身的實(shí)效性、科學(xué)性。
關(guān)鍵詞 文書(shū)檔案 分類(lèi) 鑒定 企業(yè)改組 管理
天津市地下鐵道運(yùn)營(yíng)有限公司作為天津軌道交通集團(tuán)的下屬公司，承擔(dān)市政府規(guī)劃地鐵車(chē)站建設(shè)、既有線路運(yùn)營(yíng)和服務(wù)的職責(zé)。在公司發(fā)展過(guò)程中，形成各類(lèi)重要文件，包括命令、指示、決定、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，這些文件對(duì)公司高層決策、日常事務(wù)處理等各項(xiàng)職能運(yùn)轉(zhuǎn)起到重要查考功能，是地鐵事業(yè)發(fā)展的可靠憑證和記錄。為優(yōu)化企業(yè)管理模式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)營(yíng)，運(yùn)營(yíng)公司響應(yīng)軌道交通集團(tuán)統(tǒng)一部署，完成架構(gòu)重組調(diào)整。為確保架構(gòu)調(diào)整后各部門(mén)文書(shū)檔案管理工作有效對(duì)接，需要重新完善文件保管方法，做好從業(yè)人員培訓(xùn)，達(dá)到提高文件使用效率的目的。
一、架構(gòu)調(diào)整前文書(shū)檔案管理方法
尊重《中華人民共和國(guó)檔案法》（中華人民共和國(guó)主席令第七十一號(hào)）第三章“檔案的管理”、第四章“利用和公布”等規(guī)范，對(duì)公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理、行政管理、黨群工作中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，采取按件整理的方式，進(jìn)行集中保管、利用。
（一）文件收集
依據(jù)《檔案法》要求，公司對(duì)本單位工作中形成的文件材料、上級(jí)主管部門(mén)或集團(tuán)下發(fā)的文件材料、企業(yè)與企業(yè)之間相互抄送的文件材料、下屬部室及部門(mén)上報(bào)的文件材料，按照規(guī)定，每年年初組織相關(guān)部門(mén)及從業(yè)人員向公司檔案管理部門(mén)――辦公室進(jìn)行移交，集中管理。
（二）文件鑒定
檔案管理員對(duì)收集的文件材料進(jìn)行統(tǒng)一鑒定，確認(rèn)其是否屬于歸檔范圍，剔除沒(méi)有保存和查考價(jià)值的文件材料。架構(gòu)調(diào)整前，公司檔案管理制度中規(guī)范的文書(shū)檔案歸檔范圍包括：
1.記錄地鐵建設(shè)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)和原有基本歷史面貌的，對(duì)運(yùn)營(yíng)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)和企業(yè)發(fā)展具有利用價(jià)值的文件；
2.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)維護(hù)國(guó)家、企業(yè)和職工權(quán)益具有憑證價(jià)值的文件；
3.公司需要貫徹執(zhí)行的有關(guān)上級(jí)單位和機(jī)關(guān)的文件材料，軌道交通行業(yè)發(fā)來(lái)的需要執(zhí)行或查考的文件材料；社會(huì)其他機(jī)構(gòu)出具的與公司有關(guān)的文件材料；所屬部門(mén)部室報(bào)送的重要文件材料；
4.國(guó)家及市檔案局法律法規(guī)規(guī)定的應(yīng)歸檔保存的文件材料。
（三）文件分類(lèi)
分類(lèi)是檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，是文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作的具體表現(xiàn)。運(yùn)營(yíng)公司采用“問(wèn)題―年度―保管期限”分類(lèi)法，將歸檔文件按問(wèn)題分類(lèi)，每個(gè)問(wèn)題下按年度分類(lèi)，再在年度下按保管期限分類(lèi)。文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期（30年、10年）。
二、架構(gòu)調(diào)整后存在的普遍問(wèn)題和原因分析
（一）架構(gòu)調(diào)整后存在的普遍問(wèn)題
1.文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表遺漏重要文件材料。許多應(yīng)納入歸檔范圍的重要文件材料沒(méi)寫(xiě)入保管期限表中，尤其是一些新業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料和非紅頭文件容易遺漏。
2.機(jī)構(gòu)問(wèn)題混亂。文件材料“機(jī)構(gòu)問(wèn)題”存在原部門(mén)名稱(chēng)與現(xiàn)部門(mén)名稱(chēng)重疊情況，一套完整文件中出現(xiàn)兩個(gè)機(jī)構(gòu)問(wèn)題，或是存在原部門(mén)機(jī)構(gòu)問(wèn)題仍未辦理完結(jié)的現(xiàn)象。
3.表述不準(zhǔn)確。文件材料內(nèi)容使用的詞語(yǔ)易引起歧義，同一含義內(nèi)容前后使用不一致詞語(yǔ)，或是不使用標(biāo)準(zhǔn)化用語(yǔ)。
（二）原因分析
公司文書(shū)檔案管理在架構(gòu)調(diào)整過(guò)程中造成上述問(wèn)題的原因主要有：文件收集、鑒定沒(méi)有嚴(yán)格按照新架構(gòu)各部門(mén)職責(zé)的設(shè)置和說(shuō)明來(lái)進(jìn)行，照抄照搬原有檔案管理制度要求，甚至將公司原有文件進(jìn)行復(fù)制重新蓋章后直接報(bào)審；部分文檔管理員沒(méi)有認(rèn)清文件來(lái)源和事由，單純按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，忽視文書(shū)檔案基本作用。正是上述原因?qū)е挛募牧蠚w檔質(zhì)量不高。
三、改進(jìn)方法
（一）完善公司檔案管理制度
從公司架構(gòu)調(diào)整后梳理各部門(mén)職能，重新修編檔案管理制度，完善制度中關(guān)于歸檔范圍、檔案鑒定等流程。
1.公司各部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理，依據(jù)流程、法律法規(guī)和公司級(jí)部門(mén)級(jí)制度文本提出記錄保存要求，形成各類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案鑒定規(guī)范。
2.公司檔案管理部門(mén)重新規(guī)范歸檔周期，在依據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》DA/T 42―2009“7.3.3文件歸檔時(shí)間”條款基礎(chǔ)上，對(duì)于公司決策、上級(jí)重要指示、業(yè)務(wù)承辦類(lèi)事項(xiàng)相關(guān)文件材料執(zhí)行隨時(shí)歸檔原則。確保重要文件材料保管的及時(shí)性、完整性。
以上兩點(diǎn)從歸檔范圍、檔案鑒定、歸檔時(shí)間方面對(duì)運(yùn)營(yíng)公司檔案管理制度進(jìn)一步完善，由辦公室將修編后的初稿下發(fā)公司各部門(mén)評(píng)審和意見(jiàn)征集，辦公室可依據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的可行性，對(duì)于補(bǔ)充意見(jiàn)進(jìn)行添加或刪減。經(jīng)討論通過(guò)后，公司檔案制度定稿、下發(fā)。
（二）做好檔案從業(yè)人員培訓(xùn)
文書(shū)檔案管理不僅是檔案管理部門(mén)的職責(zé)，也是其他業(yè)務(wù)部門(mén)的職責(zé)，需要充分l揮各部門(mén)檔案鑒定，確定保管期限的作用。因此做好檔案從業(yè)人員培訓(xùn)至關(guān)重要。辦公室應(yīng)該周期性開(kāi)展各類(lèi)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，及時(shí)宣貫國(guó)家、市政府頒布的各項(xiàng)檔案法律法規(guī)。培訓(xùn)對(duì)象不僅局限于各部門(mén)文檔管理員，更應(yīng)該將知識(shí)普及到公司領(lǐng)導(dǎo)決策層，要讓檔案意識(shí)提升從上到下的貫徹落實(shí)。
參考文獻(xiàn)：
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的實(shí)踐，為檔案管理提供了極大的幫助，使檔案的分類(lèi)整理開(kāi)始系統(tǒng)、規(guī)范化，檔案管理開(kāi)始進(jìn)入信息自動(dòng)化的行列。如今，高校已建成屬于自己學(xué)校的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，為檔案的管理提供了一個(gè)必要的條件。首先，構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)。在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用的大背景下，要建立專(zhuān)門(mén)的管理檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，學(xué)校各部門(mén)的檔案要按一定的規(guī)范歸檔，將其檔案整理、分類(lèi)、錄入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，使學(xué)校各部門(mén)可以進(jìn)行資源共享。其次，要培養(yǎng)專(zhuān)門(mén)檔案的管理工作人員。檔案進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)后,文檔管理的各項(xiàng)工作都要運(yùn)用計(jì)算機(jī),這就決定檔案管理工作人員要掌握一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí),而且要熟悉使用檔案管理的軟件。檔案管理工作人員,還要培養(yǎng)針對(duì)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行處理的能力。檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程。針對(duì)各個(gè)程序需要不同的工作人員，比如對(duì)檔案的收集整理收入的檔案收錄員,對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)的檔案?jìng)刹閱T,針對(duì)檔案整個(gè)系統(tǒng)全面了解的檔案管理員.不同的工作人員有不同的職能。分工合作，不但減輕工作量，而且可以盡量減少錯(cuò)誤。最后，要及時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)竊取檔案的機(jī)密文件隱患也開(kāi)始浮出水面。因此，檔案管理人員要時(shí)刻維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全，不要讓犯罪分子有機(jī)可乘，以防止機(jī)密文件泄露。
二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中實(shí)踐的成效
（一）檔案收集更快速和全面
傳統(tǒng)的檔案收集要利用大量的時(shí)間去學(xué)校的各部門(mén)收集，即使這樣，也難免有遺漏的，使檔案收集不全。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)踐,使檔案的收集更方便，檔案工作人員可以利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行檔案的收集和審核。學(xué)校各部門(mén)和院系可以把自己的檔案利用網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理處,或直接把檔案內(nèi)容錄入到檔案系統(tǒng)中,檔案工作人員隨時(shí)到各單位的專(zhuān)屬文件夾中提取資料,使檔案的收集更加全面，不會(huì)遺漏。
（二）跟上了辦公自動(dòng)化大趨勢(shì)的節(jié)奏
傳統(tǒng)的檔案管理利用人力進(jìn)行檔案的收集整理，因此，文件在收集整理完全結(jié)束時(shí)才能歸檔保存,過(guò)程特別繁瑣，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的實(shí)踐,文件可以在計(jì)算機(jī)上順利進(jìn)行。檔案人員可以在計(jì)算機(jī)上對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)歸檔。提高了高校工作效率，跟上了辦公自動(dòng)化大趨勢(shì)的節(jié)奏。
（三）使檔案資源共享得以實(shí)現(xiàn)
傳統(tǒng)的檔案查詢(xún)都是利用管理人員的手工操作,檔案管理采用封閉式的管理方式,最重要的是查詢(xún)手續(xù)復(fù)雜，而檔案信息為學(xué)校提供了很好的服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用促進(jìn)了檔案內(nèi)容公開(kāi)化，而檔案內(nèi)容可以網(wǎng)上查詢(xún)和利用。檔案館可以利用網(wǎng)向絡(luò)學(xué)校各單位介紹學(xué)校檔案館的具體情況。需要資料的可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱有用的資料，計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)踐使檔案資源共享得以實(shí)現(xiàn)。
（四）檔案整理的工作人員素質(zhì)有明顯的提高
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的實(shí)踐要求檔案整理的工作人員，具有一定的技術(shù)能力，掌握基本的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)及實(shí)際的操作能力。分工合作，發(fā)揮不同職能的工作人員具有自己的技術(shù)，為適應(yīng)工作的要求，工作人員一定要努力學(xué)習(xí)專(zhuān)門(mén)的知識(shí)，培養(yǎng)自己的能力，因此，檔案整理的工作人員素質(zhì)有明顯的提高。
三、總結(jié)
關(guān)鍵詞：建設(shè)工程；檔案管理；編制；
中圖分類(lèi)號(hào)：TU204+.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
近年來(lái)，隨城市建設(shè)的快速發(fā)展，建設(shè)工程越來(lái)越多使得檔案管理工作得到進(jìn)一步重視，但相較西方發(fā)達(dá)國(guó)家成熟的管理經(jīng)驗(yàn)我國(guó)仍存在不足。因此，需加強(qiáng)進(jìn)一步地改革和創(chuàng)新，借鑒西方成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，因地制宜，完善我國(guó)檔案管理制度，為工程建設(shè)提供高效高質(zhì)的服務(wù)。
1.完善檔案管理制度
要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開(kāi)始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面作出明確規(guī)定，對(duì)文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類(lèi)、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。
工程建設(shè)類(lèi)項(xiàng)目精確而又復(fù)雜，這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行需要檔案資料的有序管理，這樣才能確保資料、圖紙的精確、完善及規(guī)范。我國(guó)檔案管理的有關(guān)條列規(guī)定，工程建設(shè)單在項(xiàng)目建設(shè)期間，需要掌握建設(shè)實(shí)際情況，不斷完善、準(zhǔn)確相關(guān)檔案管理制度及措施。與此同時(shí)，分工要明確，切實(shí)保證在施工單位、檢查單位、承包單位等各項(xiàng)工程建設(shè)項(xiàng)目的各項(xiàng)責(zé)任，以免在建設(shè)工程中出現(xiàn)的問(wèn)題無(wú)處尋責(zé)，并保證規(guī)范檔案資料的收集、入檔，促進(jìn)檔案、各項(xiàng)目之間的同步管理。在此過(guò)程中，最重要的是前期資料的準(zhǔn)確和完整。一般情況下，工程項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間比較長(zhǎng)，以至于建設(shè)期間對(duì)于檔案的管理及形成也比較麻煩，為了減少這一問(wèn)題對(duì)工程建設(shè)的影響，從項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始，就需要制定專(zhuān)業(yè)人員，做好檔案規(guī)整工作，確保各項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)行，逐步建立并完善檔案管理制度，形成一個(gè)系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理體系。
2.完善施工管理制度，加強(qiáng)檔案材料的編制管理
在工程建設(shè)檔案管理當(dāng)中，應(yīng)該按檔案管理規(guī)章制度對(duì)檔案材料進(jìn)行編制，這是工程建設(shè)單位的基本標(biāo)準(zhǔn)。形成一個(gè)高質(zhì)量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過(guò)程。工程建設(shè)單位必須要明確本身的檔案管理責(zé)任，要不斷對(duì)本單位檔案工作人員的檔案編制技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)鍛煉，提高建設(shè)工程檔案編制材料的水平。工程管理層要對(duì)工程建設(shè)施工進(jìn)行監(jiān)督管理，定期要對(duì)檔案材料的編制進(jìn)行審查指導(dǎo)，達(dá)到施工單位對(duì)檔案材料的要求標(biāo)準(zhǔn)，為下一期工程項(xiàng)目的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。為了能夠使工程檔案材料有計(jì)劃地記入檔案，便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審查，明晰責(zé)任，就要把檔案的管理工作劃分到工程計(jì)劃中去。目前，很多工程項(xiàng)目的實(shí)施都是利用投標(biāo)的方式將工程項(xiàng)目承包出去，而好多承包企業(yè)又將工程項(xiàng)目再承包出去，在這樣一種層層承包的背景下，工程檔案的承包合同（包括編制材料的收集過(guò)程、工程項(xiàng)目的質(zhì)量、積累和整理的過(guò)程等）就需要詳細(xì)列入檔案管理的內(nèi)容中去，減少建設(shè)過(guò)程中的失誤。
3.利用現(xiàn)代科技對(duì)檔案信息多樣化管理
大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，西方發(fā)達(dá)國(guó)家對(duì)縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤(pán)技術(shù)。檔案管理工作者應(yīng)該借鑒西方先進(jìn)的檔案管理方式，吸收先進(jìn)的管理技術(shù)，將檔案管理工作推向更高一個(gè)水平。國(guó)內(nèi)外光盤(pán)使用比較廣泛，很多國(guó)家都制定了《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》，使建設(shè)工程單位利用光盤(pán)庫(kù)載體或光盤(pán)塔運(yùn)用在檔案管理中。近年來(lái)，很多水利、建設(shè)工程單位已經(jīng)對(duì)錄像檔案、紙質(zhì)材料檔案、照片檔案開(kāi)始制作成光盤(pán)運(yùn)用多媒體進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化保存。提高各部門(mén)檔案管理工作的協(xié)調(diào)能力，提高各部門(mén)的檔案管理水平，方便各部門(mén)對(duì)檔案利用，提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類(lèi)型，收集整理的部門(mén)的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門(mén)和類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)與編號(hào)；對(duì)外來(lái)文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類(lèi)，編號(hào)采用其自然形成（特定）的編號(hào)。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類(lèi)方法和編號(hào)原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營(yíng)管理手冊(cè)規(guī)定的公司模板文件的編號(hào)也不得變更）。
4.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)
使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建設(shè)工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定或不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
5.及時(shí)做好傳遞和變更記錄
在管理過(guò)程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門(mén)只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來(lái)龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門(mén)獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。建設(shè)物在，檔案在，這是重點(diǎn)工程檔案管理的原則，隨著時(shí)間的推移，工程不可避免地要進(jìn)行維修、改造。
6.與時(shí)俱進(jìn)提高從業(yè)人員技術(shù)和綜合能力
