發(fā)布時(shí)間：2023-07-31 17:00:03
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的紙質(zhì)檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】同步歸檔；產(chǎn)權(quán)檔案雙軌制保管；建立綜合性檔案庫房；檔案精簡與銷毀
1 同步歸檔
一線城市房產(chǎn)吸引國內(nèi)、國際熱資，有運(yùn)用資本投資不動產(chǎn)以期租金收益和房產(chǎn)升值謀利特征。產(chǎn)權(quán)三級轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，利用借貸資金運(yùn)作，在上一次買賣的辦文未完成時(shí)而箍緊下一次的買賣實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。提速辦文有效措施“同步歸檔”在此一形勢下出臺，它既是城市快速發(fā)展的要求，也是國際化都市進(jìn)程的配套。所謂同步歸檔是指：接收檔案后24小時(shí)完成整理、24小時(shí)完成掃描、24小完成檔案上架。房產(chǎn)投資一般相應(yīng)地呈波浪性涌現(xiàn)，峰期往往集中在一段時(shí)期內(nèi)。高頻轉(zhuǎn)讓能否在登記機(jī)構(gòu)承諾的7天繕證期限拿到房產(chǎn)證，能否實(shí)現(xiàn)“同步歸檔”是重要前提因素之一。
資料虛假、開發(fā)商一房多賣、重復(fù)抵押的經(jīng)濟(jì)糾紛集中事發(fā)在九十年代中后期，進(jìn)入司法程序的問題檔案往往使公、檢、法部門輾轉(zhuǎn)于移交單位與檔案管理部門之間，單位之間的推諉根源規(guī)避：分清責(zé)任主體必須以手工簽署交接表為依據(jù)。這一原始傳統(tǒng)程序的嚴(yán)格執(zhí)行終結(jié)困攏。傳統(tǒng)簽署的交接表已不能滿足隨后迅猛發(fā)展的年產(chǎn)幾十萬檔案的檢索，“同步歸檔”實(shí)現(xiàn)高效服務(wù)于需求，必須做到手工簽署與電子檔案交接結(jié)合起來，輸入證號快速索引和簽章具備的界定與甄別功能從源頭上堵住漏洞。
檔案數(shù)字化加工是一個流水作業(yè)，須多個作業(yè)小組共同完成。年產(chǎn)幾十萬份檔案在多個環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移，如何控制零遺失確非易事。責(zé)任落實(shí)到人，層層控制是措施關(guān)鍵，具體做法：一、接收檔案人員從移交單位手中接過一批實(shí)物檔案時(shí)，必須從辦文數(shù)據(jù)庫中調(diào)取電子檔案交接表格，清點(diǎn)數(shù)目與實(shí)際相符后，再進(jìn)行逐件核對。二、每件按收文目錄與內(nèi)容、頁數(shù)進(jìn)行核對，無誤后作電子簽署的同時(shí)作手工簽署，缺件、差錯、模糊件的檔案在簽署前退檔。三、電子檔案交接簽署與手工簽署結(jié)合貫穿加工小組內(nèi)部轉(zhuǎn)移，直至完成任務(wù)移交庫房為止。
檔案整理是指把收文資料進(jìn)行加工。拆封前對檔案須再一次復(fù)核，整理桉規(guī)格表糊、歸集和分插條碼、填寫內(nèi)容。完成整理后在封面蓋上經(jīng)手人印章，便于明確責(zé)任的后續(xù)追蹤。
打印條碼、批量快速掃描、特殊掃描、合卷、質(zhì)檢各崗位按工序運(yùn)作，每天完成的電子檔案數(shù)據(jù)必須當(dāng)天上傳中心數(shù)據(jù)庫。定期到辦文點(diǎn)收集反饋意見，模糊的電子檔案，須調(diào)檔重新掃描。檔案整理與檔案合卷著重注意混淆裝訂和合訂。
上傳數(shù)據(jù)后，各辦文點(diǎn)終端便能查到電子文檔。
2 產(chǎn)權(quán)檔案雙軌制保管依據(jù)
1、紙質(zhì)檔案在傳統(tǒng)管理保證溫、濕、光、氧化等條件，其壽命可達(dá)上千年，而電子檔案在上傳過程中有數(shù)據(jù)掉失和數(shù)據(jù)覆蓋現(xiàn)象，辦文網(wǎng)絡(luò)在使用過程中受病毒侵害、攻擊，自身人員操作失誤。2、前期手工繕證及各個時(shí)期的調(diào)控政策，各階段房地產(chǎn)辦文方法的改變，準(zhǔn)成本、全成本、商品房等不同性質(zhì)內(nèi)容呈檔案復(fù)雜性。3、程序升級、模塊合并、倒入數(shù)據(jù)時(shí)字段沖突。4、數(shù)字化的電子檔案與原始檔案的清晰度存在一定的差距，原始件本身不大清晰掃描后往往不能辨識。5、產(chǎn)權(quán)證樣式多種版本；印章亦隨年份變化而變化；早期商鋪分格銷售無坐標(biāo)定位等都需借鑒原始材料分析定位。6、土地性質(zhì)的多樣性、大宗土地連續(xù)分宗不斷補(bǔ)交地價(jià)的過程必須借助檔案理清脈絡(luò)。7各級行政簽署是文件生效的標(biāo)志，手寫特征是鑒別真假的憑證，具法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。地震、電力破壞等自然災(zāi)害，紙質(zhì)檔案有不可替代的作用。
電子檔案與紙質(zhì)檔案相互監(jiān)督、相互補(bǔ)充保證其真實(shí)性、完整性；產(chǎn)權(quán)檔案存放的專業(yè)性，規(guī)律性、連續(xù)性在撇開電腦管理下具獨(dú)立索引。
3 建立綜合性檔案庫房
建立綜合庫房的必要性：房產(chǎn)已經(jīng)不只是局限于居住，升值空間是投資熱點(diǎn)風(fēng)向標(biāo)。隨著城市配套和文化積累營造吸納優(yōu)勢推進(jìn)城市化進(jìn)程等因素，一段時(shí)期內(nèi)產(chǎn)權(quán)檔案仍然呈較快的上升趨勢。一套房產(chǎn)有高達(dá)10次更替業(yè)主，轉(zhuǎn)讓五、六次為數(shù)不菲。不斷的流通套現(xiàn)檔案增量難于預(yù)計(jì)。各房產(chǎn)繕證辦公點(diǎn)的專業(yè)庫房存在局限性，形勢發(fā)展變化所需庫容遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出預(yù)留空間，租用非專業(yè)性庫房分散存放的安全隱患困擾的同時(shí)有被動續(xù)約牽制。同區(qū)的檔案分送異地多個保管點(diǎn)易出差錯。持可持續(xù)觀點(diǎn)在各繕證點(diǎn)車程約60分鐘左右位置建設(shè)綜合庫房，理由所在：無紙化辦公后從內(nèi)網(wǎng)均可查閱檔案影像內(nèi)容，3~5%原始檔案調(diào)查率為檔案集中給予了條件，抑或建在周邊城市區(qū)域亦為前瞻：低用地成本可置大形建筑規(guī)模，超前設(shè)計(jì)幾十年空間承受能力打下強(qiáng)力后衛(wèi)基礎(chǔ)；統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)管理，結(jié)束多點(diǎn)各自形成的習(xí)慣做法；掃描場所得到寬暢、統(tǒng)一環(huán)境，有利人員靈活調(diào)用；建立綜合查詢窗口，倍數(shù)提高接待能力和提升服務(wù)形象；假如擴(kuò)市試想我們是否從權(quán)周全檔案庫房儲備用地。
4 產(chǎn)權(quán)檔案精簡與銷毀制度
制定房產(chǎn)檔案保管期限制度是商品房誕生前的規(guī)定，房產(chǎn)從建國之初至改革開放前一直是極為少量的。商品房從八十年代初年始迅速發(fā)展起來，漸漸成為資本市場載體。國情的發(fā)展變化就產(chǎn)權(quán)出現(xiàn)的情況進(jìn)行討論，探討制定適用制度與細(xì)化規(guī)定對傳統(tǒng)檔案管理作一些補(bǔ)充使之完善，用發(fā)展的態(tài)度為今后實(shí)際操作延伸理論依據(jù)：
1、二級轉(zhuǎn)移與三級轉(zhuǎn)移檔案。三級權(quán)利人法律權(quán)屬已確立，辦文終端可調(diào)閱二級已掃描電子檔案。庫房日常管理從辦文系統(tǒng)中打印出二級權(quán)利人相關(guān)信息，保留身份證復(fù)印件，附在三級轉(zhuǎn)移上面體現(xiàn)連續(xù)關(guān)系。無須保管二次轉(zhuǎn)移有厚度的紙質(zhì)檔案，從密集架撒下資料依宗地打包存放。等待銷毀制度頒布處理。當(dāng)前此檔案占據(jù)著大量儲存空間。
2、權(quán)利人已去逝房產(chǎn)被繼承。八十年代初發(fā)房產(chǎn)證至現(xiàn)在快近四十年了，繼承房產(chǎn)周期逐步顯現(xiàn)出來。日常管理應(yīng)作繼承與被繼承檔案合并，前檔案詳細(xì)情況附繼承人檔案前端，撒下已逝者房產(chǎn)的檔案。下架檔案歸繼承類，按年限、姓氏積集打包，等待處理。
3、舊城改造，賠償完成。整個地上附著物發(fā)生根本變化，賠償所得的房產(chǎn)與原房產(chǎn)座落、位置、朝向、層次、地籍名稱均已發(fā)生變化，電子數(shù)據(jù)改造前后相互獨(dú)立無鏈接關(guān)系。日常管理按上面同理處理。打包檔案標(biāo)簽明確改造前后關(guān)系，歸舊改類以座落、年限封存。
4、已轉(zhuǎn)讓多次的房產(chǎn)。轉(zhuǎn)讓次數(shù)達(dá)五、六次的檔案為數(shù)不少，依類推進(jìn)行整理。程序上增加打印產(chǎn)權(quán)多次轉(zhuǎn)讓的功能。檔案精簡出后歸轉(zhuǎn)讓類集合，按宗地號、宗地支號封存。
5、抵押檔案。抵押期滿，按揭債務(wù)人償還清楚或提前還款，銀行注銷抵押登記已完成。
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案 電子檔案 管理模式 并存
在改革開放和經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展的新形勢下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展。城市信息化建設(shè)和電子政務(wù)的不斷推進(jìn)，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，不可避免的產(chǎn)生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子、紙質(zhì)檔案共同管理發(fā)展。這種紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續(xù)發(fā)展。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢
紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，具有保存和利用價(jià)值。電子檔案本身依賴于計(jì)算機(jī)識別、處理并儲存，以電子文件的形式存在。當(dāng)前，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關(guān)注和重視，自然是因?yàn)樗衅洳豢商娲膬?yōu)勢。
1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質(zhì)檔案單一的以紙張為載體的傳統(tǒng)。并且相對于紙質(zhì)檔案占用庫房空間大這個缺點(diǎn)來說，電子檔案容量大、體積小，可以大大節(jié)省檔案的庫房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。
2、電子檔案是直接由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，節(jié)省了大量的整檔時(shí)間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時(shí)間。
3、相對于紙質(zhì)檔案容易損壞、老化的缺點(diǎn)，電子檔案有很好的復(fù)用性。電子檔案重復(fù)利用多次也不會有任何損失和破壞。電子檔案的重復(fù)利用在另一程度上也增長了紙質(zhì)檔案的壽命。
二、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢
1、傳統(tǒng)檔案學(xué)理論強(qiáng)調(diào)，檔案文獻(xiàn)必須有原始性，即必須是原生載體和原真內(nèi)容，以確保檔案文獻(xiàn)的歷史憑證價(jià)值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就具備原始性與真實(shí)性兩個方面。一是通過內(nèi)容與原載體的結(jié)合來確認(rèn)；二是通過文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來確認(rèn)。紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)，信息就不易更改。而計(jì)算機(jī)更改數(shù)據(jù)、信息可以做到完全不被覺察，因此紙質(zhì)檔案的生命力在于它在很大程度上保護(hù)了原始數(shù)據(jù)，信息安全、可靠。
2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網(wǎng)上辦公形成的數(shù)據(jù)都可作為檔案，而是必須經(jīng)過篩選具有保存價(jià)值的材料。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲形式直觀簡單明了，并具有方便保存閱讀等特點(diǎn)。紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點(diǎn)更是電子檔案所不具備的。
3、目前，各國仍愿意接受將傳統(tǒng)信息體現(xiàn)的紙質(zhì)檔案作為有力證據(jù)。紙質(zhì)檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對檔案的載體是否為產(chǎn)生該檔案所屬時(shí)代產(chǎn)物的鑒定。主要信息形態(tài)包括：印章、簽字和筆跡等真實(shí)性鑒定。例如，本單位部分年代久遠(yuǎn)的基建檔案，房產(chǎn)檔案，其印章、發(fā)文部門經(jīng)辦人簽字、紅線圖標(biāo)志等，依然清晰。這些紙質(zhì)檔案在任何時(shí)候都可為法律提供有力證據(jù)，并作為權(quán)威材料。而新技術(shù)產(chǎn)生的電子文件若要成為證據(jù)，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問題的方法仍然是在保存電子檔案的同時(shí)，將電子文件拷貝輸出成為紙質(zhì)檔案文件。
三、電子檔案在檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)
信息技術(shù)在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈的同時(shí)，也必然為之帶來更多的隱患，這也是所謂的“高技術(shù)、高風(fēng)險(xiǎn)”。
1、電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它在大大豐富了檔案的表達(dá)形式、結(jié)構(gòu)和性能的同時(shí)，也把兼容性、安全性等方面更為復(fù)雜的技術(shù)難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來了極大方便的同時(shí)，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來更多的可能。
2、檔案管理工作的分布由相對聚集轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚?。在電子環(huán)境中，檔案的生成、處理和流轉(zhuǎn)功能是嵌入各個自動化業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中的，對檔案的安全監(jiān)控、原數(shù)據(jù)捕獲等工作分散在不同的業(yè)務(wù)點(diǎn)上。這樣，一部分責(zé)任就會由專門文件管理人員轉(zhuǎn)移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中每個節(jié)點(diǎn)的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風(fēng)險(xiǎn)就容易產(chǎn)生，并貫穿于整個檔案形成環(huán)節(jié)中，對于后期可能造成一系列連鎖反應(yīng)，甚至于無法彌補(bǔ)。
3、因?yàn)闄n案由某一特定的載體轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬Κ?dú)立的符號體系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進(jìn)轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞蛲竭M(jìn)行。這樣，檔案管理中的某些問題就可能同時(shí)存在于不同的節(jié)點(diǎn)上，其風(fēng)險(xiǎn)便由異時(shí)性轉(zhuǎn)變?yōu)楣矔r(shí)態(tài)。
四、紙質(zhì)檔案與電子檔案應(yīng)并存
國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，對社會的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時(shí)代的影響，尤其對傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進(jìn)行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)是電子檔案所無可比擬的。對二者進(jìn)行深入一層的分析，便可以發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實(shí)際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當(dāng)今信息化社會，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案是保存和反映歷史真實(shí)面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當(dāng)前日新月異的數(shù)字時(shí)代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當(dāng)前以及今后相當(dāng)長的一個時(shí)期將互為補(bǔ)充，取長補(bǔ)短，長期并存。
參考文獻(xiàn)：
[1] 張志敏.《再論數(shù)字城建檔案館及其建設(shè)》[J]．城建檔案，2003（5）；
關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；信息
一、引言
在科技這一因素的進(jìn)步與發(fā)展之下，社會已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在諸多領(lǐng)域的建設(shè)中已經(jīng)離不開計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運(yùn)用到各個領(lǐng)域中，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質(zhì)為主，盡管紙質(zhì)檔案能夠存儲的時(shí)間較久，但也存在不方便、耗時(shí)耗力等方面的缺點(diǎn)。隨著信息化時(shí)代的到來，辦公自動化的進(jìn)一步普及，也就帶來電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來越重要，可以說電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應(yīng)用在人們的生產(chǎn)與生活領(lǐng)域中，也會存在諸多弊端，這時(shí)候就需要結(jié)合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)，才能做好檔案工作。在信息社會中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢與缺點(diǎn)，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期并存，并且互動發(fā)展。
二、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較
電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來體會這兩種方式的各自的特性。
1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書處理部門的力量，在整理文件材料的過程中將有利用價(jià)值的文件收集起來，按照文件之間的來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進(jìn)入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。
2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過多個步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過三個程序，分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開始，而且不僅僅是對其文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定，同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。
3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲室，分門別類的安置在有序號的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運(yùn)用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說在電子檔案的管理方面不要求保存場地面積有多大，而是對保存環(huán)境有相對較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。
三、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法
電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點(diǎn)，如果長期以往只使用電子檔案的話，勢必在管理中存在一些問題。紙質(zhì)檔案歷史由來已久，具有耐久性、易于長時(shí)間保存等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在檢索緩慢、存儲密度小等問題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會給相關(guān)人員造成一定的負(fù)擔(dān)。由此可見，在檔案的管理過程中，要將這兩種檔案形式進(jìn)行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進(jìn)行并存管理呢？本文提出以下幾個方面：
1.實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對這兩種文件形式最好的處理辦法就是實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個不同形式的文件共同處于存儲和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運(yùn)用這一制度，可以在實(shí)際工作中根據(jù)梁總檔案實(shí)際的不同而做出相應(yīng)不同的選擇。實(shí)踐證明，電子檔案的問世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時(shí)電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時(shí)也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時(shí)代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。
2.優(yōu)勢互補(bǔ)管理。信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長處，避免自己的短處，實(shí)現(xiàn)更好的管理。由于會受到信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點(diǎn)就是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)的管理。
四、結(jié)語
信息化時(shí)代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，取長補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳志亮.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然的.南平師專學(xué)報(bào)，2004.
[2]常秀英.對電子檔案紙質(zhì)檔案長期并存的思考，太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2004.
關(guān)鍵詞：檔案 數(shù)字化 管理
所謂“數(shù)字化”檔案管理是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用級存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存儲介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。
一、“數(shù)字化”是檔案管理工作的必由之路。
檔案數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求。檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。辦公自動化要求檔案管理數(shù)字化，信息化建設(shè)始終保持以應(yīng)用為導(dǎo)向，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心，積極吸引新技術(shù)，完善各種應(yīng)用系統(tǒng)并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，無紙化辦公已成普及之勢，正是由于計(jì)算機(jī)的廣泛使用，因而形成了大量的數(shù)字檔案信息，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。此外，檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性， 社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的推一手段，致使成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
二、“數(shù)字化”檔案管理的主要障礙。
（一）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費(fèi)。“雙套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，勢必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
（二）辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達(dá)成困難。據(jù)了解，目前很多單位都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設(shè)計(jì)的軟件，而同一單位的檔案室使用的檔案管理系統(tǒng)則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、實(shí)現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計(jì)單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進(jìn)行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。
（三）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點(diǎn)，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。
（四）數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程造成障礙。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時(shí)，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費(fèi)。
三、“數(shù)字化”檔案管理采取的措施。
（一）加強(qiáng)對檔案工作者的培養(yǎng)與培訓(xùn)。一是徹底改變傳統(tǒng)的檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員在工作中充分調(diào)動和運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段對檔案信息資源實(shí)施科學(xué)，有效地開發(fā)利用。二是加強(qiáng)檔案工作者對信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代管理、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，以適應(yīng)檔案信息化的發(fā)展。三是強(qiáng)化檔案工作者訓(xùn)練，加強(qiáng)培訓(xùn)，對檔案工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。
（二）正確處理傳統(tǒng)與現(xiàn)代化的關(guān)系。正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系，紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備進(jìn)行再轉(zhuǎn)換，雖然存儲量大、節(jié)省了儲存空間，但在信號轉(zhuǎn)換過程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存儲介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度。我們應(yīng)該積極實(shí)行“雙套制”保存電子檔案，即在保存電子檔案的同時(shí)也保存對應(yīng)的紙質(zhì)檔案。
（三）加大檔案現(xiàn)代化管理的投入。應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一工作，創(chuàng)造條件投入資金、配置先進(jìn)設(shè)備；積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入工作計(jì)劃，列入考核范圍；各級領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，每年要定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)況，提出要求、下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題；領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)本系統(tǒng)內(nèi)的交流與合作，以先進(jìn)帶動后進(jìn)，發(fā)揮優(yōu)勢，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，取長補(bǔ)短，共同提高；宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，微觀動作上實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。
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[關(guān)鍵詞]中職；教師；檔案管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.137
[中圖分類號]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01
1 中職院校教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容
1.1 教師基本信息材料
教師基本信息材料主要包括教師個人的個人信息、主要學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職稱情況、教學(xué)工作經(jīng)歷、企業(yè)工作經(jīng)歷、社會服務(wù)經(jīng)歷、繼續(xù)教育情況、社會兼職情況、獲得的各種資格證書、重要表彰獎勵等，還包括能夠證明以上項(xiàng)目真實(shí)性的相關(guān)證明材料。
1.2 教師教育教學(xué)工作材料
教師教育教學(xué)工作材料主要包括教師擔(dān)任輔助員、班主任或其他從事學(xué)生教育管理工作的統(tǒng)計(jì)和證明材料，教師教學(xué)工作數(shù)量及工作質(zhì)量的統(tǒng)計(jì)及證明材料、教師工作業(yè)務(wù)總結(jié)等。通過這些材料能夠反映教師歷年的教學(xué)情況、教學(xué)工作量、教學(xué)水平。
1.3 教師業(yè)務(wù)與能力提升材料
教師業(yè)務(wù)與能力提升材料主要包括教師參加各類業(yè)務(wù)進(jìn)修、培訓(xùn)和能力測評的相關(guān)材料、教師參加學(xué)術(shù)會議、專題報(bào)告和學(xué)術(shù)報(bào)告等材料，還包括教師下企業(yè)鍛煉、頂崗工作情況的材料，還有學(xué)校及上級部門命名的名師（專家）評審材料等。通過這些材料，能夠反映中職教師學(xué)歷提升、業(yè)務(wù)能力、實(shí)踐能力提高和企業(yè)工作經(jīng)歷積累的情況。
1.4 教師獎懲情況材料
教師獎懲情況材料主要是各級組織授予教師的各類榮譽(yù)稱號、獲獎證書復(fù)印件，獎牌獎杯照片、音像資料以及對教師教學(xué)事故處理的結(jié)果文件復(fù)印件等，通過這些材料，能反映教師的工作業(yè)績和失誤之處。
1.5 教師職務(wù)職稱材料
教師職務(wù)職稱材料主要是指教師高校教師資格證復(fù)印件，教師的專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證書復(fù)印件，相關(guān)職務(wù)聘書復(fù)印件，教師的各種職業(yè)資格證書復(fù)印件等。
1.6 教師科研與社會服務(wù)材料
教師科研與社會服務(wù)材料主要是教師參加各種形式的社會服務(wù)、科學(xué)研究和教學(xué)研究等活動業(yè)績材料、總結(jié)材料等，包括歷年一覽表，立項(xiàng)、結(jié)題各類科研課題一覽表，出版的專著、教材、教參和教學(xué)資源開發(fā)的成果一覽表，通過這些材料，可以反映教師的學(xué)術(shù)水平、學(xué)術(shù)地位、研究方向和社會服務(wù)成效。
2 加強(qiáng)中職教師業(yè)務(wù)檔案管理的建議
2.1 建立健全教師業(yè)務(wù)檔案管理制度
中職學(xué)校的各級管理人員，尤其是主要管理人員要樹立和強(qiáng)化檔案意識，從根本上加強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感。一方面要建立教師業(yè)務(wù)檔案管理制度，使教師業(yè)務(wù)檔案管理工作有據(jù)可依。另一方面，要結(jié)合中職學(xué)校辦學(xué)實(shí)際和教師隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，完善教師業(yè)務(wù)檔案管理考核檢查工作，確保教師業(yè)務(wù)檔案設(shè)計(jì)教學(xué)活動的每個環(huán)節(jié)，完整、客觀、細(xì)致地記錄教師業(yè)務(wù)水平提高的過程，為加強(qiáng)教師隊(duì)伍建設(shè)和優(yōu)化中職學(xué)校管理方式方法提供充分依據(jù)。
2.2 加快教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)
目前，管理系統(tǒng)應(yīng)用的范圍越來越廣泛，為加強(qiáng)檔案管理提供了良好條件。作為中職學(xué)校來講，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是基于計(jì)算機(jī)信息平臺的管理信息系統(tǒng)管理，開發(fā)基于網(wǎng)絡(luò)的教師業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)高校教師業(yè)務(wù)檔案信息化管理的關(guān)鍵所在。利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理教師業(yè)務(wù)檔案，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，充分利用教師業(yè)務(wù)檔案資源，為學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
2.3 加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理人員培訓(xùn)
健全管理機(jī)制，促進(jìn)教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)。中職院校教師業(yè)務(wù)檔案要設(shè)立教師業(yè)務(wù)檔案管理員，負(fù)責(zé)紙質(zhì)材料和電子文檔的管理、分類和審核工作，為確保檔案材料信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，對于上交的教師業(yè)務(wù)檔案材料必須要嚴(yán)格審核把關(guān)；建立健全教師業(yè)務(wù)檔案管理機(jī)制，保證紙質(zhì)材料的定期歸檔，及時(shí)更新電子文檔；重視系部教師業(yè)務(wù)檔案管理員的選拔和培養(yǎng)，同時(shí)要加強(qiáng)對他們專業(yè)知識、現(xiàn)代化信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，使之熟練掌握計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用和處理能力，不斷提高自身的素質(zhì)和修養(yǎng)，提高管理水平。
2.4 創(chuàng)新教師教學(xué)檔案利用服務(wù)機(jī)制
首先應(yīng)根據(jù)法律制定適合本院校的《數(shù)字化教學(xué)檔案立卷歸檔制度》《教學(xué)檔案保管制度》《檔案工作人員崗位責(zé)任制度》《教學(xué)檔案利用服務(wù)管理規(guī)定》等，促使教學(xué)檔案管理達(dá)到制度化和規(guī)范化。其次，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理模式。各中職院校要成立中職院校檔案工作小組，建立檔案工作者量化績效考核機(jī)制，將教學(xué)檔案利用服務(wù)情況作為考核各部門負(fù)責(zé)人和檔案人員的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，對外實(shí)行教學(xué)檔案有償服務(wù)，加強(qiáng)與檔案需求者的溝通等來創(chuàng)新檔案利用服務(wù)管理。第三，創(chuàng)新教學(xué)檔案利用服務(wù)手段。除使用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺外，還可利用電話、傳真、微信、微博等途徑，實(shí)施檔案目錄信息服務(wù)、多方位事實(shí)性檔案咨詢服務(wù)，使檔案利用服務(wù)手段更加有效。
3 結(jié) 語
在日常工作中，一定要切實(shí)加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案管理工作，通過利用各種方式方法，建立健全教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮教師業(yè)務(wù)檔案在學(xué)校管理，尤其是中職學(xué)校管理中的作用，進(jìn)一步提高中職學(xué)校的辦學(xué)水平。
關(guān)鍵詞：檔案管理；人員素質(zhì)；科學(xué)化建設(shè)
檔案管理在經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會各項(xiàng)事業(yè)中的作用凸顯，且日益受到廣泛的關(guān)注，要求人員素質(zhì)高、設(shè)備先進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完備，建立合理有效的、可操作性強(qiáng)的方案，解決現(xiàn)實(shí)中的具體問題，尋求解決的方法，推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化進(jìn)程。
檔案是人類社會活動的原始記錄、是人類智慧的源泉，是社會文明的思想寶庫、是科學(xué)研究的重要資料、是可靠的信息啟示，最具有權(quán)威性和憑證性，是社會文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。隨著時(shí)代的發(fā)展、社會的進(jìn)步，在市場經(jīng)濟(jì)體系建立的過程中，檔案作為國有機(jī)構(gòu)、社會組織以及人們在社會活動中形成的有價(jià)值的各種形式的原生性信息積累和物化形態(tài)，以其包含的數(shù)量巨大的關(guān)于人民、組織、社會與經(jīng)濟(jì)發(fā)展、自然現(xiàn)象和事件等各類信息資源，對促進(jìn)人民對其自身的了解和形成社會民族意識產(chǎn)生世大的影響。
1 強(qiáng)化檔案管理人員的整體素質(zhì)，逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化
在新形勢下，要做好檔案工作，沒有強(qiáng)有力的檔案管理人員做基礎(chǔ)，沒有開拓創(chuàng)新的精神，沒有豐富的專業(yè)知識，提高和強(qiáng)化檔案工作就成為一句空話。檔案管理人員整體素質(zhì)關(guān)系到檔案成敗，意義十分重大。因此經(jīng)常進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)、嚴(yán)格考核、優(yōu)勝劣汰，是提高檔案管理人員整體素質(zhì)、做好檔案管理工作，提高檔案報(bào)務(wù)質(zhì)量的根本保證，也是逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的重要途徑。轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念、提高檔案管理人員的管理人員的管理水平及信息技術(shù)應(yīng)用能力，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
1.1 檔案工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)
隨著當(dāng)前形勢和社會發(fā)展需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動服務(wù)的意識，深入社會調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，所以檔案管理人員還需具備廣博的知識、現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息加工處理能力等。為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作，檔案工作人員必須具備較高的政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德、大膽的創(chuàng)新精神、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、過硬的業(yè)務(wù)技能等素質(zhì)。只有具備較高素質(zhì)的檔案工作人員，才能更好地適應(yīng)新形勢下檔案管理工作。
1.2 提高檔案工作人員的素質(zhì)
隨著社會的發(fā)展，對檔案管理人員的要求也越來越高，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理基礎(chǔ)知識，還要具備新的素質(zhì)，概括而說，需要在意識、能力、精神3個方面有新的提升。樹立服務(wù)意識、安全意識和創(chuàng)新意識，打造操作能力、管理能力、學(xué)習(xí)能力；培養(yǎng)愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神。因此要抓好檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、抓好檔案隊(duì)伍建設(shè)、抓好檔案現(xiàn)代信息資源建設(shè)、利用現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。對檔案管理人員，按其所具有的專業(yè)技能層次分期舉辦各種檔次的專業(yè)技能培訓(xùn)，請檔案學(xué)專家和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人才傳授專業(yè)知識；定期實(shí)行嚴(yán)格的專業(yè)理論與實(shí)踐測驗(yàn)。實(shí)行專業(yè)技能培訓(xùn)考核、采取公開招聘，實(shí)行公平競爭，優(yōu)勝劣汰。實(shí)踐證明，這也是提高檔案專業(yè)人員整體素質(zhì)和工作質(zhì)量的有效方法。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，掌握新的技巧，善于用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案。
2 管理科學(xué)化概念及作用
檔案管理現(xiàn)代化包括規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化。檔案科學(xué)化是當(dāng)下的一個管理概念，首先是一種意識、理念、態(tài)度貫穿于檔案管理實(shí)踐中，使它成為檔案管理人員工作和生活中的一部分，切實(shí)成為檔案管理人員的自然習(xí)貫。規(guī)范化管理就是建立健全檔案法制意識、強(qiáng)化依法治檔、深入宣傳和貫徹執(zhí)行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，促使檔案工作逐步走上依法治理的軌道；標(biāo)準(zhǔn)化管理就是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由檔案事業(yè)主管會同標(biāo)準(zhǔn)化部門對檔案工作的管理、方法、概念、原則、質(zhì)量、設(shè)施等制訂出科學(xué)統(tǒng)一的規(guī)劃和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行、修訂的全部過程，使檔案工作逐步規(guī)范化、統(tǒng)一化，以獲得最佳的工作循序和社會效益；信息化管理就是在文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程是在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行的，具有方便修改、復(fù)制、查詢、儲存的特點(diǎn)，沒有草稿與印稿、正本與副本的差異，實(shí)現(xiàn)與檔案的統(tǒng)一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的統(tǒng)一。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案管理人員將面對更多的以磁盤為載體的儲存檔案，廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，把這些檔案信息綜合提供出來是檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供價(jià)值的檔案信息，必須有一個精選的過程，使得電子檔案具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失，其原始原貌無法復(fù)原再生，其損失無法估計(jì)。因此，不斷強(qiáng)化檔案管理，對于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案有著不可替代的憑證作用，至關(guān)重要。由此看來，檔案管理科學(xué)階級是檔案利用工作發(fā)展必然趨勢。
3 檔案管理科學(xué)化的目的
科技在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，要求檔案管理也適應(yīng)當(dāng)代社會的發(fā)展。檔案科學(xué)化建設(shè)的最最終目的就是加強(qiáng)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理，使檔案信息資源實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出了檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)是：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件；加強(qiáng)電子文件和電子檔案和管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管利用，保證電子文件，電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國有信息網(wǎng)。管理科學(xué)化可采用的模式有很多，適合本行業(yè)特點(diǎn)的模式是最佳的選擇，目前國內(nèi)檔案管理信息化建設(shè)通常的做法是在建設(shè)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)硬件平臺的同時(shí)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、無紙化、安全化管理。
4 檔案管理科學(xué)化是關(guān)鍵
雖然部分企業(yè)針對下崗職工人事檔案管理制定了相應(yīng)的措施，但是執(zhí)行力度較為薄弱。與此同時(shí)，不能與社會逐漸增長的檔案服務(wù)需求相適應(yīng)。從整體層面分析，下崗職工人事檔案管理還存在以下問題：（1）檔案庫建設(shè)不具規(guī)范性。部分企業(yè)在下崗職工人事檔案管理方面，通常表現(xiàn)為不能將這項(xiàng)管理獨(dú)立開來，常常將其與在職檔案共同管理，這樣很容易發(fā)生混淆狀況。并且，檔案庫建設(shè)在安全保障、建筑面積以及設(shè)施設(shè)備匹配方面與國家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)尚且還有一定的差距。（2）管理模式較為落后。受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，導(dǎo)致下崗職工人事檔案管理模式較為落后，不能與時(shí)俱進(jìn)，缺乏信息化管理以及標(biāo)準(zhǔn)化管理，并且在檔案服務(wù)方面也較為單一，不能滿足下崗職工的檔案服務(wù)需求。（3）信息化程度偏低，缺乏專業(yè)人才。下崗職工人事檔案管理要想更具規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)信息化管理模式便顯得極為重要[2]?，F(xiàn)狀下，卻存在信息化程度偏低的現(xiàn)象。與此同時(shí)，還缺乏專業(yè)人才，以此使現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)無法有效實(shí)施于下崗職工人事檔案管理當(dāng)中，進(jìn)而使此項(xiàng)工作的作用及效能大大弱化。
2.加強(qiáng)下崗職工人事檔案管理的有效策略探究
2.1加強(qiáng)“三個體系”建設(shè)
對于下崗職工人事檔案管理，要想得到有效強(qiáng)化，便需要以國家檔案管理要求為依據(jù)，進(jìn)一步落實(shí)“三個體系”建設(shè)：其一，構(gòu)建覆蓋企業(yè)下崗職工的檔案資源體系。其二，構(gòu)建能夠?yàn)槠髽I(yè)下崗人員提高便利的檔案利用體系[3]。其三，對能夠保證企業(yè)下崗職工人員人事檔案安全保密的檔案安全體系。對于上述“三個體系”需進(jìn)行統(tǒng)一進(jìn)行有機(jī)整合，強(qiáng)化建設(shè)，以此使下崗職工人事檔案管理更具規(guī)范性及標(biāo)準(zhǔn)性。
2.2原單位加強(qiáng)下崗職工檔案管理
對于原單位來說，不能對下崗職工檔案不管不問，需繼續(xù)加強(qiáng)此項(xiàng)工作。通常職工下崗分流之后，人事檔案還是在原單位保管。雖然職工下崗，但還具備較強(qiáng)的生產(chǎn)技能及豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。因此，下崗職工的檔案還有保存價(jià)值。針對這一情況，原單位便需要對下崗職工的檔案進(jìn)行收集、立卷、建賬。
2.3加強(qiáng)下崗職工檔案的保管及利用
一方面，對于下崗職工檔案，其管理權(quán)限需轉(zhuǎn)交給政府授權(quán)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，配置專人管理，同時(shí)設(shè)置專門的庫房及裝具，構(gòu)建完善的管理制度，使下崗職工檔案管理更具規(guī)范性及科學(xué)性。另一方面，對于下崗職工檔案的查閱，需具備相關(guān)單位、人事部門的介紹信，出示合同書等，并給予申批報(bào)表進(jìn)行詳細(xì)填寫，在審核通過后才允許查閱。
2.4融入現(xiàn)代化檔案管理方法
將人力資源與保障信息系統(tǒng)作為依托，對數(shù)字檔案管理子系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)，同時(shí)采取循序漸進(jìn)以及逐漸擴(kuò)大的模式，使企業(yè)下崗職工的人事檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)理化處理[4]。要想做好此項(xiàng)工作，需要充分做好一下幾點(diǎn)：其一，對數(shù)字化處理中的質(zhì)量管理進(jìn)行強(qiáng)化。對數(shù)據(jù)錄入工作人員進(jìn)行知識、技能及業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)，以此使檔案數(shù)據(jù)的可靠性及準(zhǔn)確性得到有效保證。其二，對規(guī)范合理的電子檔案系統(tǒng)管理模式進(jìn)行構(gòu)建。結(jié)合檔案的數(shù)字化工作，把目前企業(yè)下崗職工人事檔案歸為統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，從而使檔案資源更加豐富、更加完整。其三，借助現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案管理水平得到有效提升。這些現(xiàn)代化技術(shù)包括智能搜索引擎、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等。其中，智能搜索引擎在充分應(yīng)用的基礎(chǔ)上，能夠?yàn)闄n案檢索目錄的創(chuàng)建提供便利，進(jìn)一步構(gòu)建信息檢索系統(tǒng)，從而使檔案資源管理服務(wù)水平得到有效增強(qiáng)。對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行利用，能夠使庫存檔案結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，從而使檔案整理效率得到有效提升，進(jìn)一步為下崗職工提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。總而言之，融入現(xiàn)代化檔案管理方法，能夠使下崗職工人事檔案管理更加全面、更加規(guī)范、更加科學(xué)，值得業(yè)內(nèi)人士借鑒及思考。
3.結(jié)語
（一）知識管理的定義與優(yōu)勢。目前，關(guān)于知識管理的定義還沒有統(tǒng)一的認(rèn)識。知識管理可以認(rèn)為是對知識本身的管理，包括對顯性知識與隱性知識進(jìn)行的獲取、保存、加工、創(chuàng)造以及利用等管理工作。此外，知識管理在實(shí)際應(yīng)用中，往往還涉及與知識相關(guān)的各種資源的管理，包括知識資產(chǎn)、知識人員、知識設(shè)施以及知識組織等等。由此可見，知識管理是一種對知識本身以及知識關(guān)聯(lián)資源的全方位和全過程管理。知識管理的先進(jìn)管理優(yōu)勢主要體現(xiàn)在三個方面：
1.有利于知識和信息共享。知識管理重視知識和信息的交流，通過內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)將局部的知識儲備傳播到組織整體，形成全局的知識儲備，并對組織進(jìn)行開放。
2.有利于隱性知識顯性化。隱性知識是一種存在與人腦中，難以使用語義以及邏輯工具表示的潛意識知識，它不易交流與分享。而顯性知識是可以通過文字或符號來表現(xiàn)的可編輯知識。知識管理重視對隱性知識的挖掘與組織，促進(jìn)隱性知識的交流、共享與創(chuàng)新，加速隱性知識的顯性化。
3.有利于知識應(yīng)用和創(chuàng)新。知識應(yīng)用是知識管理內(nèi)化的過程，是通過利用組織知識儲備來解決新問題的過程。知識創(chuàng)新是基于組織知識儲備溢出。擴(kuò)展的新思想、新概念。知識管理激發(fā)個人的創(chuàng)新能力，在最合適的時(shí)間傳遞最為恰當(dāng)?shù)闹R，幫助個人提高決策以及實(shí)踐能力。
（二）醫(yī)院檔案知識管理的定義與意義。醫(yī)院檔案知識管理是指對醫(yī)院管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行集中知識管理的過程，涉及檔案的收集、整理、保存以及利用等環(huán)節(jié)，并建立一整套有效的知識創(chuàng)新、分享機(jī)制，通過檔案知識管理提高醫(yī)院整體的知識應(yīng)用水平。以檔案為核心資源，以知識管理為導(dǎo)向，醫(yī)院檔案知識管理是知識密集型組織的管理趨勢，符合現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的要求：
1.檔案知識管理適應(yīng)時(shí)代需求。知識經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，知識成為了經(jīng)濟(jì)效益的新的增長點(diǎn)。醫(yī)院檔案資源是醫(yī)院關(guān)鍵的戰(zhàn)略性資源，是醫(yī)院高知識含量的體現(xiàn)，檔案知識管理充分挖掘醫(yī)院知識資源，為醫(yī)院發(fā)展增添動力。
2.檔案知識管理促進(jìn)知識創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理在發(fā)現(xiàn)隱性知識單元的基礎(chǔ)上，進(jìn)行整合、組織，實(shí)現(xiàn)知識顯性表示，提供利用者的利用效率，最大限度實(shí)現(xiàn)檔案所承載知識信息的價(jià)值與功能。
3.檔案知識管理再造業(yè)務(wù)流程。利用知識管理概念與技術(shù)重新梳理檔案實(shí)體的管理流程，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高對檔案承載知識價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理。
二、建設(shè)醫(yī)院檔案知識管理體系的措施
（一）建設(shè)知識管理專業(yè)團(tuán)隊(duì)。醫(yī)院檔案人員的知識管理能力直接影響著醫(yī)院檔案知識管理的應(yīng)用程度以及管理體系的建設(shè)。醫(yī)院檔案管理人員要建立一套適應(yīng)知識管理的人才培養(yǎng)計(jì)劃以及行之有效的激勵制度。對檔案人員的培訓(xùn)要重視知識管理的理念與技能培訓(xùn)，以知識主管為培養(yǎng)目標(biāo)，充分挖掘醫(yī)院對知識的需求以及日常形成的檔案資料。
（二）營造隱性知識交流氛圍。醫(yī)院是典型的知識密集型組織，尤其是在醫(yī)務(wù)人員的頭腦中潛藏著大量具有醫(yī)療參考價(jià)值的隱性知識。這些隱性知識是在長期的臨床實(shí)際中逐漸積累而成，是醫(yī)院知識管理亟待開發(fā)的部分，也是檔案知識管理的最終目的。因此，在醫(yī)院內(nèi)營造隱性知識共享和創(chuàng)新的文化交流氛圍至關(guān)重要。依據(jù)不同部門，不同愛好，有規(guī)律的長期組織工作交流會，讓檔案管理人員參與其中，引導(dǎo)醫(yī)務(wù)工作者發(fā)揮智慧潛能，開發(fā)隱性知識。
（三）整合信息技術(shù)管理體系。高新信息技術(shù)是貫徹實(shí)施檔案知識管理的物質(zhì)保障，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，醫(yī)院管理已經(jīng)全面現(xiàn)代化。在新的信息環(huán)境下，醫(yī)院日常工作產(chǎn)生的文件以數(shù)字電子文件為主，非數(shù)字化文件為輔。為了實(shí)現(xiàn)檔案知識的共享與管理，一方面，要做好非數(shù)字文件的數(shù)字化工作，加速隱性知識的顯性化；另一方面，利用通信網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)與醫(yī)院綜合管理系統(tǒng)的連接，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件與檔案的無縫對接。
