發(fā)布時間：2022-03-05 02:51:02
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
（一）檔案管理信息化模式實效性較低
一些社會保險經(jīng)辦機構(gòu)和工作人員面對當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)潮流，對實體檔案也進行了數(shù)字化、信息化處理，借助計算機系統(tǒng)瀏覽檢索。但是缺乏對社會保險檔案信息化建設(shè)的深刻認識，只重視管理系統(tǒng)的建設(shè)，重藏輕用，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致社會保險檔案信息化利用效能低下。
（二）信息保密性及安全系數(shù)不高
隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及及使用，社會保險檔案信息風(fēng)險不斷增加，網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬、網(wǎng)絡(luò)黑客入侵、工作人員無意泄漏、電磁泄漏等都威脅著信息安全，社會保險檔案的保密性及安全系數(shù)較低。
（三）檔案信息管理人才缺乏
社會保險經(jīng)辦部門中缺少檔案管理知識熟練、信息化技術(shù)水平高的工作人員，各級政府也忽視了對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)受阻。
二、推進社會保險檔案信息化管理的舉措
（一）建立完善的社會保險檔案管理信息化機制體制
建立起社會保險檔案管理信息化機制，就需要創(chuàng)新完善檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在科學(xué)的制度管理下進行管理，優(yōu)化整合資源，實現(xiàn)檔案的資源共享。
（二）創(chuàng)新社會保險檔案管理工作信息化的服務(wù)方式
要使這項工作順利進行，就需要創(chuàng)新服務(wù)方式，運用社會保險信息資源和的先進技術(shù)，實現(xiàn)計算機信息管理，啟用公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為社會保險檔案信息化提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
（三）提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平
要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)技能和計算機應(yīng)用水平，確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技能，能熟練應(yīng)用加密或數(shù)字簽名技術(shù)對電子文件進行歸檔、備份、保存，保證檔案管理信息化工作正常進行。
（四）健全社會保險檔案管理信息數(shù)據(jù)，加強信息網(wǎng)絡(luò)安全控制
社會保險檔案管理工作量大、內(nèi)容多、關(guān)系復(fù)雜，管理難度大，這就需要建立健全社會保險檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，可以快速準(zhǔn)確的找到相應(yīng)的資料信息，提高檔案管理的有效性。同時加強網(wǎng)絡(luò)安全防范和保護措施，保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪問。強化硬件防護技術(shù)，對電子檔案當(dāng)定期檢測和拷貝，避免人為失誤操作，防止數(shù)據(jù)丟失，確保社會保險檔案信息安全。
（五）提高檔案信息資源利用率
實現(xiàn)房產(chǎn)檔案館數(shù)字化是房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提。建立健全數(shù)字房地產(chǎn)檔案館，首先要把握好節(jié)點有償訪問。一般性查詢、檢索無論傳統(tǒng)服務(wù)還是遠程服務(wù)均可無償義務(wù)提供，但網(wǎng)上深入查詢或特殊專題檢索、下載等應(yīng)為有償服務(wù)，對于科技成果還應(yīng)收取成果轉(zhuǎn)讓費。另外，關(guān)于檔案開放范圍和權(quán)限問題，要設(shè)立相應(yīng)的訪問權(quán)限，對于那些可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、利用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過上內(nèi)部局域網(wǎng)查詢利用。開放數(shù)字房產(chǎn)檔案館的建立必將會進一步提升房產(chǎn)檔案館的宣傳、教育、服務(wù)和經(jīng)營功能。
2．3完善房產(chǎn)檔案信息歸集、檢索系統(tǒng)
為了全面、準(zhǔn)確地收集信息，就要將房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)與房產(chǎn)交易系統(tǒng)有機地結(jié)合，將房產(chǎn)交易過程中產(chǎn)生的房屋產(chǎn)權(quán)信息自動歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)，形成文本信息；另一方面要利用掃描儀、數(shù)碼相機等先進設(shè)備將有關(guān)資料以圖像信息方式歸入房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)；原始檔案數(shù)據(jù)進入計算機后，再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制等功能建立起完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫。由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)頻繁異動的特點，房產(chǎn)檔案的更新速度很快，因此在檔案數(shù)據(jù)庫的更新、管理、維護上要實現(xiàn)實時控制，保證房產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)狀況的同步變動，這是房產(chǎn)檔案管理的核心所在。由于高校房產(chǎn)交易涉及面廣，這就要求建立高效的房產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產(chǎn)交易等不同業(yè)務(wù)的特點不同，對房產(chǎn)檔案信息要求也不相同，因此，必須建立一個多角度的檔案檢索系統(tǒng)。要充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時間、產(chǎn)權(quán)狀況等房屋產(chǎn)權(quán)管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現(xiàn)萬能檢索，從而提供高效、便捷的查詢服務(wù)。
2．4建立準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)
房產(chǎn)檔案信息不僅要滿足產(chǎn)權(quán)人產(chǎn)權(quán)交易的需要，而且也應(yīng)該為高校職能部門進行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)。這就要求必須建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便管理人員能夠從多角度對房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍?dāng)?shù)據(jù)進行分析、整理。通過數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對房地產(chǎn)市場的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，以便相關(guān)職能部門能夠及時運用相關(guān)調(diào)控手段，使學(xué)校房產(chǎn)需求保持基本平衡、結(jié)構(gòu)基本合理，達到科學(xué)決策，回避風(fēng)險的目的。
2．5提高管理人員的綜合素質(zhì)
檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關(guān)科學(xué)文化知識和檔案學(xué)知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時貫徹落實有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動態(tài)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進檔案事業(yè)逐漸實現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計等等實現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。
3．小結(jié)
房產(chǎn)檔案管理信息化是先進科學(xué)技術(shù)手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機結(jié)合，是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢。運用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來開發(fā)房產(chǎn)檔案信息資源，必將極大地提高檔案資源的開發(fā)能力和利用效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個方面發(fā)生深刻變化，使房產(chǎn)檔案管理的整體水平明顯提高，大大減少了房產(chǎn)管理工作人員的投入．降低了聯(lián)系渠道的費用支出，縮短了大量事務(wù)的處理時限，使高校房產(chǎn)管理人員在有限的時間內(nèi)得到充足的信息，不僅降低了成本，而且極大地提高了效率。
參考資料：
[1]玄藝蘭．論房產(chǎn)檔案室的數(shù)字化建設(shè)[J]．中華教育周刊，2003，(6)．
[2]周長華，吳小軍．高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J]．揚州大學(xué)學(xué)報(高教研究版)，2004，8(6)．
關(guān)鍵詞:檔案信息化管理
隨著國家《檔案法》實施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進程和需要,各級醫(yī)院對人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來,盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
只有堅持人事檔案信息化管理,服從和服務(wù)于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù);才能為各級組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理,提供先進的技術(shù)、手段和方法。
1醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點
(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們在利用檔案的時候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時卻因為檢索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費大量的時間與人力去找文件甚至無從查找。使用計算機管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計算機的運算速度快,存儲信息量大、計算精度高,可以及時給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動中解放出來,節(jié)省時間,提高工作效益,對數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
(2)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長了檔案的壽命。
(3)利用計算機管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化
人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護是關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計算機管理醫(yī)院人事檔案。可以實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化。通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)各項統(tǒng)計和計算機處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠程數(shù)據(jù)交換,實現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運用信息維護系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機,建立完整、準(zhǔn)確的全國醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫是個動態(tài)變化的過程,要求檔案管理人員要不斷及時更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準(zhǔn)確、真實。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫進行分類,盡力爭取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行人員信息的查詢、統(tǒng)計、整理、分析等,改變了過去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動化得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。實現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動,節(jié)省大量人力和時間,以進行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),推進人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國社會主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時代的需要,因此,檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。
3健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當(dāng)今經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個方面去思考:
(1)建立一個高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。
現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。
(2)強化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識,加大對檔案管理工作的投入實現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項非常繁重的工作。
各級領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認識,加強對此項工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認識建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對此項工作高度重視,千方百計為人事檔案信息化管理工作的加強提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。:
(3)加強學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊伍
要全面實行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強對檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理水平有工作能力,認真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識,掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識,又懂得計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù),以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。
4重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護。
人事檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進行更新和維護,要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對其核心部分的數(shù)據(jù)庫建設(shè)必須做到:
1)信息錄入要完整,只有數(shù)據(jù)完整,后期維護才能順利進行;
（1）檔案管理制度不完善。目前，部分灌區(qū)對水利工程檔案在工程建設(shè)和管理的重要性還認識不夠，單位檔案管理制度不夠完善，檔案日常管理松懈，檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)。加之有的檔案在立卷過程中沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。由于只注重工程建設(shè)，沒有相應(yīng)的制度來管控工程檔案的同步管理，因而造成工程檔案缺失，對建設(shè)和運行過程中出現(xiàn)的問題無法提供有效的、科學(xué)的數(shù)據(jù)資料等，直接影響到工程建設(shè)和運行維護管理。
（2）檔案現(xiàn)代化管理意識薄弱。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，各種智能和應(yīng)用APP已經(jīng)普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽視的是，大部分灌區(qū)的水利工程檔案資料還封閉在各自的檔案資料室里，檔案管理的現(xiàn)代化意識還很薄弱，導(dǎo)致配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒有起到相應(yīng)的作用。因此，如何利用互聯(lián)網(wǎng)、云計算和大數(shù)據(jù)時代，做好檔案數(shù)字化和現(xiàn)代化管理工作，是灌區(qū)水利工程檔案管理快速發(fā)展面臨的一個現(xiàn)實問題。
（3）檔案管理與提供利用難以適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需要。這一點主要體現(xiàn)在，灌區(qū)水利工程檔案數(shù)字化的程度很低，跟不上日益增長的檔案利用需求。檔案管理人員操作不熟練，配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒有起到相應(yīng)的作用，雖有計算機和檔案管理軟件，但紙質(zhì)檔案沒有實現(xiàn)數(shù)字化和進入數(shù)據(jù)庫，還按手工方式在進行查找和查閱。
（4）檔案管理專業(yè)人員匱乏。目前，部分灌區(qū)為了節(jié)約成本，檔案管理人員一般均為兼職人員，很少配備具有專業(yè)檔案管理知識的專職檔案管理人員。由于檔案管理的專業(yè)性較強，若是單靠沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)的人員來完成此項工作，失誤和錯誤就難以避免，這樣的檔案也就不足以為水利工程建設(shè)提供可靠的、科學(xué)的、完整的依據(jù)，必然為水利工程建設(shè)和管理帶來影響。部分灌區(qū)對水利工程檔案管理工作并沒有嚴(yán)格按照“四同步”的要求展開工作。加之，由于工程建設(shè)期間的管理和環(huán)境因素等影響，使得水利工程檔案的管理無法與工程建設(shè)和運行管理同步進行，因此造成檔案質(zhì)量偏低，可參考性和可依據(jù)性較差。
2加強灌區(qū)水利工程檔案信息化管理的對策措施
（1）提高認識，增強做好灌區(qū)水利工程檔案管理工作的責(zé)任感。關(guān)鍵要從三個方面提高認識：一是加強灌區(qū)水利工程檔案信息化管理和利用，可以實現(xiàn)灌區(qū)水利工程檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為灌區(qū)建設(shè)提供必要的服務(wù)。二是完整、可靠的檔案信息可以為灌區(qū)的綜合分析、決策提供有力支持。三是灌區(qū)水利工程檔案信息化可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，做到資源共享，提高灌區(qū)檔案信息利用的效率。
（2）落實相關(guān)法規(guī)，建立灌區(qū)水利工程檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。一是要熟悉檔案管理的相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，不僅要重視硬件投入，更要重視符合標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件的投入，使得檔案信息化的流程符合國家和地方對于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。二是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化程度高低，決定了灌區(qū)檔案信息化建設(shè)的規(guī)模與水平，也是灌區(qū)下一步建設(shè)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。三是采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，是檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，是有效管理檔案系統(tǒng)的基石，是高效調(diào)用數(shù)字化檔案的保障。
（3）加大資金投入，加強硬件設(shè)施建設(shè)。根據(jù)我省灌區(qū)的實際建設(shè)情況，首先應(yīng)當(dāng)配備檔案信息化需要的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，例如，津科JI-110檔案管理系統(tǒng)、SQL2000數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、大容量存儲系統(tǒng)、高速掃描儀、管理計算機和打印機等設(shè)備，為做好檔案信息化管理提高技術(shù)支持。同時，應(yīng)對灌區(qū)的檔案管理人員進行辦公自動化和信息化應(yīng)用技能培訓(xùn)。通過上述措施，可實現(xiàn)灌區(qū)水利檔案管理的部分?jǐn)?shù)字化和局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化管理，大大降低檔案管理人員的工作強度，同時數(shù)字化加工后的檔案資料信息能得到更好的保存，保證了灌區(qū)水利工程資料的安全性和完整性。
（4）加強環(huán)節(jié)管理，健全檔案資料收集和整理工作。檔案管理人員要從項目開始立項時，搞清楚項目的隸屬關(guān)系、完成方式以及項目將要形成哪些文檔資料，初步確立收集文檔資料的內(nèi)容，做到確保關(guān)鍵性材料的有效控制。接收資料時，參照水利行業(yè)工程技術(shù)檔案的要求，建立檔案目錄，根據(jù)目錄來收集，最后檢查收集的材料是否符合歸檔要求。在灌區(qū)水利工程建設(shè)中，可適當(dāng)采用合同約定的方式，預(yù)留一定比例的工程合同價款，作為工程檔案的保證金。工程參加單位應(yīng)按照要求收集、整理、歸檔工程各環(huán)節(jié)的文檔資料，在工程竣工時，經(jīng)建設(shè)單位簽發(fā)資料交接單后，才支付這筆尾留款項。
（5）完善檔案管理制度，樹立檔案現(xiàn)代化管理意識。建立健全檔案管理制度，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，將水利工程檔案的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解，具體落實到各部門，納入相關(guān)的管理程序和職責(zé)范圍。做到有組織領(lǐng)導(dǎo)，有專業(yè)檔案管理員，有合適的檔案管理制度。管理觀念現(xiàn)代化是檔案現(xiàn)代化管理的靈魂，通過使檔案管理人員現(xiàn)代化意識的提高，可使檔案管理的被動式服務(wù)為主動式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使水利工程檔案更好的服務(wù)于灌區(qū)經(jīng)濟的發(fā)展。
（6）積極爭取資金，提高檔案數(shù)字化水平。各灌區(qū)可利用續(xù)建配套與節(jié)水改造項目的信息化資金，加大對灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化加工范圍，開展灌區(qū)水利工程檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等工作，提高灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化程度。同時，利用計算機和軟件技術(shù)，使用國家規(guī)定的檔案管理軟件，實現(xiàn)對檔案的收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、以及系統(tǒng)自身維護等功能。另外，可依據(jù)灌區(qū)自身需求和使用環(huán)境，建立檔案網(wǎng)絡(luò)版，實現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上檔案的授權(quán)共享和調(diào)用。
（7）加強業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。一是要提高服務(wù)意識、樹立服務(wù)思想，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，促進業(yè)務(wù)交流。三是加強基層檔案管理人員在計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息化等相關(guān)專業(yè)知識領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，為下一步檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息化管理打下扎實的基礎(chǔ)。四是檔案管理人員對使用的檔案管理軟件能進行熟練的操作和使用，通過一定的專業(yè)培訓(xùn)提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。
3結(jié)語
新形勢下，隨著數(shù)字化信息化社會進程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進檔案管理工作成本費用的降低，而且對于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開展，有利于與其他相關(guān)部門溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺基礎(chǔ)上，實現(xiàn)對事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進其服務(wù)職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應(yīng)用于各個行業(yè)領(lǐng)域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)時代社會技術(shù)發(fā)展的必然要求。其次，當(dāng)前，事業(yè)單位體制改革正處于關(guān)鍵時期，其中一個改革關(guān)鍵點即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過程中離不開信息化平臺與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)事業(yè)單位改革的必然選擇；第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復(fù)雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對歷史信息或資料查詢時，常常遇到信息不全及資料缺失等問題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可有效的解決這一問題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢需要。
二、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容
事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循一定的制度建設(shè)原則，即明確職責(zé)、強化靈活化與規(guī)范化建設(shè)、注重動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容則主要包括以下幾方面，具體有：
（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。當(dāng)前，具有較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實現(xiàn)信息資料的更新、整合及補充等。作為事業(yè)單位的一個重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會效益的實現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。
（二）自動化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理工作的自動化實現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項重要組成。典型的自動化技術(shù)代表包含數(shù)碼掃描識別、電子標(biāo)簽以及OCR識別等。以自動化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動化包含信息數(shù)據(jù)的自動收集、自動篩選、自動檢索以及關(guān)鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效的實現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動處理功能。
（三）體系化檔案管理模式的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫機械、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。
（四）互動化檔案管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理中，各個檔案信息僅對應(yīng)一份信息，缺乏互動性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動性，對于提升服務(wù)質(zhì)量和增強系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。
三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施
面對當(dāng)前信息化社會發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題，應(yīng)加強事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革，可通過以下幾方面開展，具體有：
（一）加強檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力培訓(xùn)，強化檔案管理人員對檔案管理工作的責(zé)任意識。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對檔案管理工作開展具有重要基礎(chǔ)性作用。檔案管理人員對檔案管理工作責(zé)任意識的提升，對檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。
（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務(wù)水平，增強服務(wù)意識和樹立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率。
（三）通過對事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進行制度化。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)；通過不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能范圍和服務(wù)內(nèi)容形式等，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的拓展；通過不斷加強事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設(shè)和各類信息資源的整合，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的建設(shè)；通過強化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進性和活力的新生力量，促進事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組。此外，針對事業(yè)單位流動人員檔案管理，應(yīng)針對指定信息統(tǒng)計，進行適應(yīng)性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡化單位流動人員管理模式，制定與單位相適應(yīng)流動人員檔案管理方案，以促進流動人員檔案管理質(zhì)量與效率。
四、小結(jié)
同一所學(xué)校實行兩種不同的工資制度，不同的崗位實行不同的工資級別，學(xué)校就要實行完善的考核制度，根據(jù)教師、管理等技能崗位的不同特點，在分配中堅持多勞多得、優(yōu)績優(yōu)酬的政策，重點向一線教師、骨干教師和做出突出成績的其他工作人員傾斜，隨之而來的問題便是人事檔案管理的同步勢在必行。
檔案管理信息庫的重要性。人事檔案來源于人事、人力資源管理活動，又反過來為人事、人力資源管理服務(wù)，它是國家機構(gòu)、社會組織在人事、人力資源管理活動中形成的記錄和反映教師學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、社會活動、個人信用等內(nèi)容，以教師個人為單位保存?zhèn)洳榈脑加涗?。人事檔案又是使用干部的重要依據(jù)，也是人事部門為各類人才提供服務(wù)的主要依據(jù)。隨著新的形勢下工資制度的出臺，健全每一個人的人事檔案中的工資數(shù)據(jù)至關(guān)重要，每一年的崗位變動、崗變薪變，生動地體現(xiàn)出了每一個教職工的成長軌跡圖，也從中體現(xiàn)出人生的全部價值。
健全檔案管理信息庫數(shù)據(jù)量。人事檔案最大的特點是信息量大，信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜。人事檔案信息管理就是建立全面管理和記錄教職工的信息數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)有的信息庫只單純具有教職工基本信息，不能與崗位績效工資的實施、一年一聘、崗變薪變而匹配，這就要求我們所建立的信息庫將大量的信息數(shù)據(jù)分層按類輸入，使有效數(shù)據(jù)隨著歷次變動，作出有效分析，針對每一個人每一組信息數(shù)據(jù)，進行合同時效分析、培訓(xùn)分析、獎懲分析等。
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟價值。
對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。
進入21世紀(jì)以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運作能力，增強企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。
一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。
科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的經(jīng)濟價值。
對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標(biāo)，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓(xùn)?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學(xué)技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。
當(dāng)今社會正步入一個新的技術(shù)革命新時代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)
企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對企業(yè)進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。
供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進程中，特別是經(jīng)歷了IP市場風(fēng)雨變換的考驗，以抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)為口號，已實現(xiàn)了信息化建設(shè)的新局面。以遼寧省電力公司ERP項目為例，2008年9月26日全面啟動，2009年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點設(shè)計流程無差異推廣，當(dāng)年11月25日，ERP項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農(nóng)電系統(tǒng)的71個縣區(qū)上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統(tǒng)深化應(yīng)用為主線，為支撐堅強智能電網(wǎng)和三集五大體系建設(shè)，為盡快建成一強三優(yōu)現(xiàn)代公司，奠定了堅實的信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。
同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，已成為供電企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長期的全方位地跟蹤國內(nèi)外本行業(yè)的科技動態(tài)、成果和進展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。
