發(fā)布時(shí)間：2023-08-10 17:11:42
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案數(shù)字化的重要性樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
（一）在檔案管理中沒有處理好紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案雙軌制管理的問題
隨著數(shù)字化檔案的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的總體規(guī)模在逐漸擴(kuò)大，其數(shù)量已經(jīng)達(dá)到甚至超過了紙質(zhì)檔案，為了對(duì)兩種檔案加以區(qū)別，并發(fā)揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實(shí)行雙軌制的管理。但從目前的數(shù)字化檔案信息的管理情況來看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒有真正得到落實(shí)和實(shí)行，沒有取得預(yù)期的效果。
（二）由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅
由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為了發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的作用，可以通過互聯(lián)網(wǎng)調(diào)取所需的數(shù)字化檔案。這種做法的好處在于可以使數(shù)字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對(duì)于有些機(jī)密的數(shù)字化檔案信息缺乏有效的保護(hù)手段，使得網(wǎng)絡(luò)黑客可以侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取機(jī)密的數(shù)字化檔案信息資源，所以，對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。
二、解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對(duì)策分析
考慮到當(dāng)前數(shù)字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應(yīng)的對(duì)策解決目前數(shù)字化檔案信息資源管理中存在的問題，使數(shù)字化檔案信息資源管理取得預(yù)期目的，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模的擴(kuò)大，在解決數(shù)字化檔案信息資源管理問題時(shí)，一定要考慮到其實(shí)際運(yùn)行情況，做到優(yōu)化管理措施，創(chuàng)新管理手段，有效堵塞數(shù)字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題的對(duì)策，主要應(yīng)采取以下幾種措施：
（一）在檔案管理工作中，必須對(duì)數(shù)字化檔案信息資源管理有足夠的重視
在檔案管理中，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對(duì)其重要性引起足夠的重視，主要應(yīng)該采取概念宣貫和理念灌輸?shù)姆绞?，從根本上明確數(shù)字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開展。所以，必須對(duì)數(shù)字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態(tài)度，從檔案管理理念上推動(dòng)數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開展。
（二）有效解決檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理的難題
對(duì)待數(shù)字化檔案信息資源管理的有效做法是實(shí)行檔案雙軌制管理，逐步提高數(shù)字化檔案信息資源管理的力度。對(duì)于目前檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理推進(jìn)速度慢，推進(jìn)效果不理想的問題，我們要制定具體的數(shù)字化檔案信息資源管理制度，并創(chuàng)新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案信息資源與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進(jìn)。
（三）對(duì)關(guān)鍵的數(shù)字化檔案信息資源實(shí)行加密處理，保證數(shù)字檔案的安全性
在目前的數(shù)字化檔案信息資源中，為了預(yù)防關(guān)鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級(jí)數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)，從根本上保證數(shù)字檔案的安全性。為了有效應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強(qiáng)硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時(shí)采取先進(jìn)的數(shù)學(xué)算法和加密手段，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源得到有效保護(hù)。通過實(shí)踐證明，這種加密手段是行之有效的。
三、提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析
上文分析了目前數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問題，以及解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問題，從中可以看出，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，滿足數(shù)字化檔案信息資源管理的目標(biāo)。實(shí)踐證明，要想提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，就應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
（一）將數(shù)字化檔案信息資源管理和紙質(zhì)檔案管理一起，納入到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中來
實(shí)踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實(shí)行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效益。對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源管理而言，要和紙質(zhì)檔案一起，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，完善檔案管理雙軌制。
（二）建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)字化檔案信息資源管理的有效開展
由于數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模逐漸擴(kuò)大，涉及種類多數(shù)據(jù)龐雜，為了實(shí)現(xiàn)有效管理，建立數(shù)據(jù)庫是未來發(fā)展的趨勢(shì)。所以，要建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫，有效開展數(shù)字化檔案信息的管理工作。
（三）統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲(chǔ)格式，便于數(shù)字化檔案信息資源的實(shí)際使用
為了提高數(shù)字化檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫中的存儲(chǔ)效率，節(jié)省存儲(chǔ)空間，便于用戶實(shí)際調(diào)用，我們應(yīng)該統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲(chǔ)格式，保證在數(shù)據(jù)庫中以同一種格式出現(xiàn)，便于存儲(chǔ)和利用。
（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的安全管理建設(shè)，保證信息安全
數(shù)字化檔案信息資源中包含一些機(jī)密的信息，所以我們必須加強(qiáng)安全管理建設(shè)，要提高安全管理登記，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息的安全，保證這些機(jī)密信息不發(fā)生泄漏。
（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息資源管理專項(xiàng)人才，不斷提高管理人員素質(zhì)
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，有關(guān)房屋檔案的管理方式也上升了一個(gè)高度，逐漸由傳統(tǒng)的平面化管理轉(zhuǎn)為數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化是指結(jié)合計(jì)算機(jī)、多媒體以及數(shù)據(jù)庫將以各種形式呈現(xiàn)的房屋產(chǎn)權(quán)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享。接下來，筆者結(jié)合數(shù)字化管理理念對(duì)如何提升房屋檔案數(shù)字化管理的服務(wù)質(zhì)量提出幾點(diǎn)合理性建議，以期建立完善的房屋檔案數(shù)字化管理體系。
關(guān)鍵詞：
服務(wù)質(zhì)量；房屋檔案；數(shù)字化管理；對(duì)策
隨著房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，有關(guān)房屋檔案管理的重要性也逐漸顯現(xiàn)出來，房屋檔案一躍成為重要的信息資源。與此同時(shí)，如何豐富檔案信息資源，高效、迅速地為社會(huì)服務(wù)也成為現(xiàn)階段房屋檔案管理工作面臨的新困難。以實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化作為房屋檔案管理工作轉(zhuǎn)型的最終目的，構(gòu)建高質(zhì)量、高水平的管理體系、建設(shè)完善的房屋檔案數(shù)字化管理規(guī)范在該形勢(shì)下成為解決該困難的重要方式。
1、檔案館應(yīng)主動(dòng)進(jìn)行數(shù)字化管理規(guī)劃工作
1.1檔案館應(yīng)加大資金投入。
房屋檔案數(shù)字化管理工作若進(jìn)行順利則會(huì)節(jié)省大批人力、物力與財(cái)力，也會(huì)提高館藏的利用率。但是現(xiàn)階段，資金問題一直是困擾房屋檔案數(shù)字化管理的重要問題。為了構(gòu)建完備的數(shù)字化體系，檔案館應(yīng)為管理工作提供資金支持，并投入人力、物力與財(cái)力，努力加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)然，一味地投入資金很可能帶來用財(cái)不當(dāng)?shù)膯栴}，為了杜絕這方面的隱患，檔案館還需要強(qiáng)化預(yù)算工作和監(jiān)督工作，在投入資金時(shí)先對(duì)資金的使用有所預(yù)算，以便資金不足時(shí)及時(shí)給予填補(bǔ)。同時(shí)，還要強(qiáng)化監(jiān)督工作。將每一筆資金的來源、用途、后期支出等活動(dòng)記錄在冊(cè)，以便及時(shí)查閱。促使每一筆資金都能有所用，落實(shí)到實(shí)處。
1.2檔案館應(yīng)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)。
檔案管理員業(yè)務(wù)水平的高低與房屋檔案數(shù)字化管理工作效率的高低掛鉤。檔案館為了充分發(fā)揮這個(gè)管理信息系統(tǒng)的作用，盡早適應(yīng)該系統(tǒng)就應(yīng)該定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，讓每一個(gè)管理員參與到培訓(xùn)活動(dòng)中，盡早接收數(shù)字化管理工作的信息。檔案館培訓(xùn)活動(dòng)的內(nèi)容應(yīng)包括：如何整合和規(guī)范庫房紙質(zhì)檔案；如何制定完備的、科學(xué)的檔案入庫；如何科學(xué)保存和管理檔案；如何規(guī)范管理，使管理規(guī)范化、條理化。檔案館開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)既能促使管理員認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理工作的重要性，又能為之后的管理工作打下良好的基礎(chǔ)，起到事半功倍的作用。
2、實(shí)現(xiàn)房屋檔案數(shù)字化管理應(yīng)注意相關(guān)問題
2.1基礎(chǔ)工作問題。
基礎(chǔ)工作問題也是影響房屋檔案數(shù)字化管理工作的問題之一。在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之前，檔案館應(yīng)強(qiáng)化、做好基礎(chǔ)工作。先開始摸底調(diào)查，了解整個(gè)館內(nèi)的存量房屋檔案，對(duì)這些先前存放的檔案進(jìn)行整理與歸納，確保這些檔案準(zhǔn)確無誤，及時(shí)排除殘缺、虛假的房屋檔案資料。在排查之后還要翻看正確的檔案，保證檔案中不出現(xiàn)字跡混亂、排序不符合規(guī)定等現(xiàn)象。這樣，才能確保檔案數(shù)字化管理工作的有序進(jìn)行，為接下來的工作打下良好的基礎(chǔ)。
2.2檔案保存問題。
房屋檔案的保存問題應(yīng)該引起重視，并不是有了數(shù)字化檔案就能忽略原始檔案。為了避免產(chǎn)生不必要的問題，房屋檔案保存應(yīng)采取雙份制。就是在保有紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上建立相應(yīng)的電子檔案，以防紙質(zhì)檔案丟失后無法查詢相關(guān)信息。在采取雙份制之后，相關(guān)人員還應(yīng)該定期瀏覽電子檔案，并將電子檔案上的信息與紙質(zhì)檔案上的信息進(jìn)行核對(duì)，以確保兩份檔案中的內(nèi)容信息一致、真實(shí)。
3、房屋檔案管理員應(yīng)創(chuàng)新管理手段
3.1從自身出發(fā)，提升專業(yè)素質(zhì)。
房屋檔案數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作。因此，該項(xiàng)工作所需要的人才一定是綜合性、全方面的人才。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來講，單純掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)以及紙質(zhì)檔案管理技術(shù)的人不能勝任數(shù)字化管理工作。只有專業(yè)性既強(qiáng)、技術(shù)又高超，又能掌握多學(xué)科知識(shí)的人才能勝任這項(xiàng)工作。所以，任職的檔案管理員需要與時(shí)俱進(jìn)，掌握數(shù)字化管理理念，不斷更新技能，具備全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及全方位的信息意識(shí)。沒有任職的該專業(yè)的學(xué)生則需要不斷強(qiáng)化理論知識(shí)，提升實(shí)踐本領(lǐng)，了解數(shù)字化管理工作的重要性，在學(xué)習(xí)上和生活中不斷提升自己，朝著高素質(zhì)、全方面人才這一方向努力，以此適應(yīng)未來工作的要求。
3.2努力構(gòu)建多元化檢索體系。
多元化檢索體系應(yīng)包括單組條件查詢；組合條件查詢；SV300測(cè)繪系統(tǒng)查詢以及地理信息系統(tǒng)查詢等四個(gè)查詢方式。檔案管理員需要在工作時(shí)竭力構(gòu)建多元化的檢索體系，以便更好的為社會(huì)服務(wù)。檔案管理員的工作并不是單一的檢查檔案、錄入檔案，更主要的是要通過自己的工作為人們謀取便利。檔案員需要建立有償查詢和免費(fèi)查詢服務(wù)，明確發(fā)揮查詢的有償性與無償性。例如，一般性查詢和檢索都可以是無償性的服務(wù)，而設(shè)計(jì)深層次或者是特殊問題的檢索就應(yīng)該是有償性的。當(dāng)然，檔案員還需要設(shè)立相關(guān)權(quán)限，既方便百姓的查詢過程，又避免百姓查閱檔案館的內(nèi)部檔案。
3.3建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)。
建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)是應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的重要舉措，檔案相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要利用數(shù)據(jù)分析在某一階段的房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展方向以及現(xiàn)狀。當(dāng)然，該數(shù)據(jù)系統(tǒng)不僅僅能平衡房地產(chǎn)的供求關(guān)系，為職能部門提供各方面科學(xué)的支持，還應(yīng)該為產(chǎn)權(quán)人在產(chǎn)權(quán)交易時(shí)提供各種信息資料。這是檔案相關(guān)負(fù)責(zé)人員的工作要求也是關(guān)乎檔案館能否長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要影響因素。所以相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要從思想上重視這項(xiàng)工作，用踏實(shí)的態(tài)度、科學(xué)的手段將數(shù)字化管理工作落實(shí)到實(shí)處。
總而言之，基于提升服務(wù)質(zhì)量下的房屋檔案數(shù)字化管理可以解決傳統(tǒng)管理方式所帶來的時(shí)間、空間利用效果差、員工工作效率低、錯(cuò)誤多等問題。該管理方式迎合了現(xiàn)階段房屋檔案管理工作發(fā)展的需要，是時(shí)代的象征，會(huì)推動(dòng)房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，從而帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、推動(dòng)社會(huì)的進(jìn)步。筆者堅(jiān)信，數(shù)字化的管理方式會(huì)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)，也一定為市場(chǎng)的發(fā)展帶來積極的影響。
作者：李晶 單位：天津市市區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心
參考文獻(xiàn)
[1]陳霞紅.房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)與應(yīng)用[J].浙江檔案,2010,7.
【關(guān)鍵詞】漯河市檔案館；檔案數(shù)字化；保護(hù)利用
一、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包背景
1.內(nèi)外因素促進(jìn)作用
隨著黨委政府、企事業(yè)單位和社會(huì)大眾對(duì)檔案重要性的廣泛認(rèn)知，檔案的社會(huì)利用率大大提高，檔案管理部門的檔案保護(hù)意識(shí)和利用意識(shí)也日益增強(qiáng)。傳統(tǒng)手工查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且不利于檔案的利用和保護(hù)。內(nèi)外因作用下，倒逼檔案管理部門途窮思變，加快進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，以便檔案的利用和保護(hù)。
2.數(shù)字化工作人員嚴(yán)重不足
漯河市檔案館現(xiàn)有紙質(zhì)檔案25萬余卷，工作人員19名，檔案數(shù)字化加工人員4名，除1名專職從事檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)外，剩余3名人員均身兼多職，不能全力投入到檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)工作中，快速推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)動(dòng)力不足。
3.設(shè)備、資金投入不足
檔案數(shù)字化設(shè)備要求高速掃描儀、平板掃描儀，數(shù)字化處理軟件等系列高質(zhì)量設(shè)備和軟件，這些設(shè)備價(jià)格昂貴且更新?lián)Q代周期短，維護(hù)成本高。現(xiàn)有條件下，利用現(xiàn)有人員購買設(shè)備加工的成本和效率遠(yuǎn)不如把檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的成本和效率。此背景下，把這些數(shù)字化業(yè)務(wù)進(jìn)行外包不失為一種明智的選擇。
二、外包公司的選擇和監(jiān)管審核措施
在進(jìn)行此次檔案數(shù)字化外包前，漯河市檔案館從未進(jìn)行過檔案外包業(yè)務(wù)的實(shí)踐，對(duì)數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)外包沒有任何經(jīng)驗(yàn)，為順利推進(jìn)檔案數(shù)字化項(xiàng)目，館領(lǐng)導(dǎo)未雨綢繆，從外包公司的選擇到監(jiān)管審核措施的安排上都親力親為，面面俱到。
1.檔案數(shù)字化外包公司的選擇
（1）公司相關(guān)資質(zhì)、規(guī)模及成本
資質(zhì)和規(guī)模是我們檔案館選擇外包公司重要方面，當(dāng)然，兩者對(duì)項(xiàng)目的成敗不構(gòu)成決定作用，但可以體現(xiàn)外包公司的整體實(shí)力和對(duì)項(xiàng)目可能出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)能力。在保證質(zhì)量的前提下，盡量把成本控制最低。
（2）項(xiàng)目組成員的專業(yè)性及穩(wěn)定性
檔案數(shù)字化外包對(duì)項(xiàng)目組成員的專業(yè)性和穩(wěn)定性要求較高，其專業(yè)性和穩(wěn)定性影響著檔案外包項(xiàng)目的總體質(zhì)量。項(xiàng)目組要求外包公司參與人員須是有成熟經(jīng)驗(yàn)的固定員工。
2.建立健全規(guī)范的監(jiān)管審核措施，確保數(shù)據(jù)安全、檔案安全
數(shù)據(jù)的質(zhì)量關(guān)系著項(xiàng)目的成敗，關(guān)系著利用者的切身利益。雖然對(duì)方是業(yè)界領(lǐng)先的數(shù)字化加工企業(yè)，又有相關(guān)政府項(xiàng)目的運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，為防萬一，館領(lǐng)導(dǎo)要求數(shù)字化監(jiān)管人員采取措施，劃分責(zé)任，切實(shí)保證利用者權(quán)益。
（1）嚴(yán)格管控項(xiàng)目物理環(huán)境，確保檔案安全
項(xiàng)目啟動(dòng)伊始，局館領(lǐng)導(dǎo)就多次強(qiáng)調(diào)檔案安全重要性，工作場(chǎng)所要求確保檔案安全。杜絕火源水源，禁止攜帶有違檔案安全的物品入內(nèi)，安裝監(jiān)控和報(bào)警器，禁止工作人員隨意攜帶檔案出入，禁止無關(guān)人員出入項(xiàng)目工作區(qū)域等。
（2）專人盯防，執(zhí)行”三審”制度，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量
我們各自盯防所監(jiān)管的全宗，執(zhí)行嚴(yán)格的審查制度。初審看案卷掃描質(zhì)量 ，是否有模糊、歪斜、黑邊、污損等情況；二審看數(shù)字化輸入條目是否與掃描件對(duì)照；三審看掃描掛接后是否有掛錯(cuò)，把好數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)。
三、檔案數(shù)字化外包的優(yōu)勢(shì)和不足
通過這次外包業(yè)務(wù)實(shí)踐，不僅使我們順利完成上級(jí)交付的任務(wù)，還使我們開闊了視野，增長(zhǎng)了對(duì)檔案數(shù)字化先進(jìn)技術(shù)和發(fā)展趨勢(shì)的了解，益處良多。但是也伴隨著諸多問題和風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)將檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)如實(shí)向大家作一反饋。
1.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)：
優(yōu)勢(shì)一：速度快、質(zhì)量高。實(shí)施檔案數(shù)字化外包前，市檔案館每年數(shù)字化任務(wù)5萬頁，實(shí)施檔案數(shù)字化外包后，4個(gè)月就已完成20萬頁，完成業(yè)務(wù)量速度數(shù)倍于外包前。受技術(shù)、設(shè)備因素所限，我們一般將檔案掃描后便直接掛接數(shù)據(jù)庫。外包公司擁有技術(shù)力量和處理軟件，通常掃描后會(huì)將檔案掃描影像的黑邊和污損處修復(fù)后掛接，掃描件質(zhì)量較高。
優(yōu)勢(shì)二：成本低。此次業(yè)務(wù)外包業(yè)務(wù)量為20萬頁，數(shù)字化成本約為0.3元/頁，成本遠(yuǎn)低于檔案館自身檔案數(shù)字化成本。
優(yōu)勢(shì)三：有利于檔案的保護(hù)和利用。檔案存放時(shí)間越長(zhǎng)，數(shù)據(jù)毀損的風(fēng)險(xiǎn)就越大?？焖偻七M(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，使之形成數(shù)據(jù)存放在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，有利于對(duì)檔案信息的保護(hù)和利用。
優(yōu)勢(shì)四，有利于集中人力完成其他工作和技術(shù)儲(chǔ)備。漯河市檔案館數(shù)字化加工人員由于長(zhǎng)期從事檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作，較少時(shí)間進(jìn)行知識(shí)的更新和儲(chǔ)備，容易造成閉門造車，固步自封的環(huán)境。如果將部分任務(wù)外包，可以空出大量人力進(jìn)行其他檔案工作及知識(shí)的積累和更新。
2.檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包是把雙刃劍，雖然其本身有很多優(yōu)勢(shì)，同樣也伴隨著諸多不足和風(fēng)險(xiǎn)，需要我們檔案管理部門嚴(yán)格掌控和監(jiān)管，揚(yáng)利除弊，確保檔案安全和數(shù)據(jù)安全。
不足一：檔案安全風(fēng)險(xiǎn)增加。檔案數(shù)字外業(yè)務(wù)外包現(xiàn)象自出現(xiàn)伊始，其安全性便備受業(yè)界的質(zhì)疑，業(yè)界質(zhì)疑不無道理，畢竟檔案經(jīng)外人接觸，其安全性變少了一層保障，多了一層風(fēng)險(xiǎn)。
不足二：易造成檔案館工作人員的依賴性。如果檔案數(shù)字化長(zhǎng)時(shí)間依賴外包公司解決，容易造成檔案館工作人員的依賴和惰性，不利于檔案館自身對(duì)新知識(shí)新技術(shù)的積累和掌握，長(zhǎng)此以往，檔案信息化自身發(fā)展必然受制于人。
不足三：檔案加工快速化帶來其他問題。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的快速開展，必然會(huì)衍生諸多問題，如掃描件有重掃、漏掃、掃描件次序混亂、掃描件數(shù)量與數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)條目數(shù)量不對(duì)應(yīng)原文未掃全等造成原文與目錄數(shù)據(jù)不能有效對(duì)應(yīng)的問題，這些問題直接影響著利用者權(quán)益和檔案館的切身利益，檔案館工作人員必須切實(shí)履行監(jiān)管審核責(zé)任，不能有絲毫馬虎。
總之，檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包是現(xiàn)階段部分檔案管理部門迫不得已采取的一種臨時(shí)手段，其目的是加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，方便檔案的保護(hù)和利用，有利有弊。作為檔案管理部門，面對(duì)檔案數(shù)字化外包不應(yīng)一味的固步自封、逡巡不前或?qū)⑵渚苤T外，如能熟悉檔案數(shù)字化加工流程，健全檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包監(jiān)管審核措施，規(guī)范和引導(dǎo)檔案數(shù)字化外包企業(yè)促其健康發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)外包必然會(huì)成為檔案數(shù)字化建設(shè)的一支重要力量。
（一）檔案管理意識(shí)嚴(yán)重缺乏很多醫(yī)院在發(fā)展醫(yī)療水平的過程中，忽視了檔案管理工作的同步創(chuàng)新。由于思想觀念上的局限，一些醫(yī)院的負(fù)責(zé)人沒有將檔案管理工作創(chuàng)新提上日程，不愿意投入人力、物力。當(dāng)?shù)鹊结t(yī)療水平達(dá)到一定的水平后，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層才開始關(guān)注到醫(yī)院檔案資料的重要性。然而由于管理機(jī)制與人才儲(chǔ)備的缺失，檔案信息已經(jīng)得不到有效的利用。
（二）電子和紙質(zhì)文件雙重保存狀態(tài)導(dǎo)致資源重疊目前很多醫(yī)院都實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，網(wǎng)上傳遞辦理的文件辦完后又印發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這就導(dǎo)致了內(nèi)容相同的兩種文件同時(shí)和保存的局面，造成了相關(guān)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。
（三）檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)缺乏聯(lián)系目前大多數(shù)醫(yī)院都使用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)大多是專門為本醫(yī)院或者上級(jí)主管部門設(shè)計(jì)的系統(tǒng)軟件，而該系統(tǒng)絕大部分是針對(duì)該醫(yī)院或者醫(yī)療系統(tǒng)而制定的個(gè)性化軟件。而醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)則是由行政主管部門設(shè)計(jì)的通用的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)。兩套系統(tǒng)是由不同單位設(shè)計(jì)，運(yùn)行環(huán)境也不同。這就導(dǎo)致兩個(gè)系統(tǒng)相互隔離，數(shù)據(jù)不能共享和轉(zhuǎn)化。
（四）數(shù)字化檔案資料利用效率低下很多醫(yī)院仍然使用著舊有的檔案管理模式，醫(yī)院各種檔案資料的檢索以及借閱都由人工操作來完成，計(jì)算機(jī)等數(shù)字化設(shè)備在整個(gè)過程中往往只是用于文字錄入、編輯以及打印。人們往往忽略了以數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的醫(yī)院數(shù)字檔案資料，極大地消耗了相關(guān)資源。
二、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理數(shù)字化體系的現(xiàn)實(shí)路徑
（一）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺(tái)醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，必須先開發(fā)出一套符合醫(yī)院自身特點(diǎn)的檔案管理軟件系統(tǒng)，并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器、光盤等雙備份以及高速掃描儀集中掃描等功能，使檔案資料能夠及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，確保檔案的安全管理。同時(shí)，還應(yīng)構(gòu)建檔案查詢系統(tǒng)，透過觸摸屏檢索查詢和網(wǎng)絡(luò)文檔傳輸實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化管理。還要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)檢查，不斷更新和優(yōu)化管理系統(tǒng)。
（二）加強(qiáng)檔案資料管理相關(guān)領(lǐng)域的信息交流1.在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間建立橋梁。各級(jí)醫(yī)院應(yīng)該在信息查詢接口程序中加入檔案資料查詢功能，使目前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)與檔案資料管理系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)無縫集成。這樣更利于收集各部門電子文件，完善檔案資料庫數(shù)據(jù)信息，真正實(shí)現(xiàn)在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之間建立有效聯(lián)系2.在紙質(zhì)文件和電子文件之間構(gòu)建紐帶。對(duì)于紙質(zhì)文件和電子文件雙重保存的問題，可以將紙質(zhì)文件和電子文件以文本方式和影像方式共存，并依據(jù)數(shù)字化檔案的特點(diǎn)，制定系統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度。要確保檔案資料的安全性，紙質(zhì)文檔與電子文檔之間的非重疊性和可共享性。
（三）構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理專職隊(duì)伍要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化，就必須要有一批精干的檔案管理人員。管理人員要具備較高技術(shù)水平和知識(shí)層次。醫(yī)院的檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的分析能力，要能夠精準(zhǔn)把握一些專業(yè)性較強(qiáng)的檔案資料，同時(shí)還要能夠根據(jù)要求提供大量檔案資料信息。醫(yī)院以及相關(guān)部門應(yīng)大力引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，力爭(zhēng)提高數(shù)字化檔案管理人才儲(chǔ)備水平。
（四）增強(qiáng)醫(yī)院人員的檔案管理意識(shí)醫(yī)院要重視檔案管理的重要性，提高各級(jí)人員尤其是各級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要意義，為構(gòu)建高效的醫(yī)院數(shù)字化檔案管理體系提供各種資源保障。同時(shí)要加大宣傳力度，提醒醫(yī)院人員自覺保護(hù)檔案資源。
三、結(jié)語
（一）我國(guó)環(huán)保事業(yè)發(fā)展與環(huán)境問題的研究越來越深入
大量環(huán)境資料隨之增加，具有類型復(fù)雜和多樣化載體的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理提供寶貴的環(huán)保信息資源的同時(shí)，也給查閱與使用帶來很大的困難，大量數(shù)據(jù)的積累卻沒有得到及時(shí)的歸檔與處理，使文獻(xiàn)不能正確流到渠道內(nèi)使用。
（二）我國(guó)環(huán)保工作起步較晚
很多環(huán)境保護(hù)機(jī)構(gòu)都會(huì)受到資金和場(chǎng)地等客觀條件的影響，再加上缺乏有效的管理制度和對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致日常工作中不能做到檔案的及時(shí)收集與整理。
（三）我國(guó)的環(huán)保檔案缺乏統(tǒng)一的管理系統(tǒng)
而且對(duì)檔案數(shù)據(jù)的處理缺乏有效性，不能系統(tǒng)地完成檔案的收集與使用，更加缺少嚴(yán)格和規(guī)范的管理，導(dǎo)致檔案管理人員漠視檔案材料形成和積累，不能及時(shí)完成檔案的整理與歸檔。很多報(bào)告歸檔卻沒有將原稿及相關(guān)附屬材料附上，再加上層層上報(bào)，導(dǎo)致信息的大量分散，不能形成配套的系統(tǒng)，也無法建立起有效的分析方法，不能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，使檔案效益不能得到順利地發(fā)揮。
二、研究環(huán)保檔案數(shù)字化管理
（一）思想上重視檔案的數(shù)字化管理
重視環(huán)保檔案的數(shù)字化管理，要從領(lǐng)導(dǎo)開始，只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到環(huán)保檔案數(shù)字化管理的重要性，才能為管理好環(huán)保檔案提供更好的條件，要加大微機(jī)等管理設(shè)備和配置資金的投入，使檔案數(shù)字化管理順利開展，還要提高所有檔案工作人員思想認(rèn)識(shí)，努力擺脫傳統(tǒng)環(huán)保檔案工作的束縛，確定環(huán)保檔案數(shù)字化信心。
（二）數(shù)字化管理歸檔基礎(chǔ)工作
對(duì)檔案歸納與收集中的問題，需要一步步來解決，例如：可以建立起電子文件相關(guān)的收集與歸納制度，確定責(zé)任制與會(huì)簽制、移交制等，要使收集工作得到有效的執(zhí)行。同時(shí)，要做好電子文件的保存和識(shí)讀，做好相關(guān)的技術(shù)鑒定，還要處理好和建庫成本間關(guān)系，把不合格、不應(yīng)該歸納的電子信息進(jìn)行剔除，而重要的文件要及時(shí)歸檔，還要做出相應(yīng)的標(biāo)記。最后，還要注意著錄的工作，著錄指從電子信息文檔由產(chǎn)生到最后結(jié)束全程的控制工作，只有實(shí)現(xiàn)著錄才能做到文件的歸檔和檢索，在實(shí)踐工作中才能夠得到更好地統(tǒng)計(jì)與應(yīng)用。在文件歸檔過程中要做好數(shù)據(jù)的保護(hù)，避免數(shù)據(jù)的丟失，還要做好數(shù)據(jù)的保密工作，在信息傳輸過程中，一定要做好相應(yīng)的加密，尤其要避免檔案信息在傳輸過程中被竊聽或者破壞。隨著我國(guó)《電子簽名法》的頒布與實(shí)施，電子檔案可以作為原始憑證，所以收集時(shí)一定要做好簽署技術(shù)與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復(fù)制區(qū)別開來，實(shí)現(xiàn)原始電子檔案的安全。例如：要加強(qiáng)數(shù)字化信息的檔案管理，可以加強(qiáng)保密工作，提高保密水平，成立保密小組，確定主管人與負(fù)責(zé)人，切實(shí)做到檔案工作與保密同步，避免保密工作出現(xiàn)以說為主、以干為輔，忙碌時(shí)就忽略保密的情況發(fā)生，保證文件不會(huì)被橫傳與抽走，的環(huán)保檔案要控制好專卷入檔和保存，派專人進(jìn)行管理。
（三）以數(shù)據(jù)庫的建設(shè)為核心
數(shù)據(jù)庫的建設(shè)包括檔案目錄、檔案全文及多媒體檔案等數(shù)據(jù)庫。一般檔案管理單位只重視對(duì)檔案目錄方面的工作，對(duì)全文及多媒體等數(shù)據(jù)庫缺少深入的研究。例如：全文數(shù)據(jù)庫，既包括數(shù)字化電子文件，也包括紙質(zhì)檔案，所以，必須要確定數(shù)字化范圍，優(yōu)先確定重要程度建立數(shù)據(jù)庫。而全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也不能將工作重點(diǎn)放在全文的錄入和掃描上，一定要注意以環(huán)保工作作為中心點(diǎn)。近年來自上而下開展的“污染源普查”等全國(guó)性的環(huán)保工作中產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)，都要認(rèn)真做好數(shù)據(jù)采集，采用數(shù)字化管理，確保實(shí)際的參考價(jià)值和利用價(jià)值。以數(shù)據(jù)導(dǎo)入與原文掃描等方法來實(shí)現(xiàn)，所以建庫要利用好已有數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，防止出現(xiàn)重復(fù)性的勞動(dòng)。做好備份工作，按照不同情況來選擇備份的方案，對(duì)備份過程也要進(jìn)行嚴(yán)格的記錄，并且定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，防止系統(tǒng)癱瘓或硬件損壞造成數(shù)據(jù)庫被損毀。要注意標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，保持?jǐn)?shù)據(jù)格式的兼容性，而且數(shù)據(jù)庫建設(shè)要符合國(guó)家與行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)及網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)。
三、以軟件平臺(tái)保證數(shù)字化管理
環(huán)境污染具有范圍廣、影響周期長(zhǎng)、潛伏期限長(zhǎng)等特點(diǎn)。所以，環(huán)保檔案工作有著特殊性的要求。隨著環(huán)保電子信息的出現(xiàn)，急需一個(gè)良好電子軟件平臺(tái)來管理環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、原始調(diào)查材料等檔案資料，才能使環(huán)境信息真正實(shí)現(xiàn)橫向與縱向資源共享。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)環(huán)保檔案選擇軟件平臺(tái)時(shí)，大多選擇具有代表性的，例如：可以和軟件公司來共同開發(fā)，也可以選擇國(guó)家環(huán)保局或地方檔案局所推薦的軟件。從理論上來說，普遍應(yīng)用的是國(guó)家統(tǒng)一通用軟件和系統(tǒng)，可以防止重復(fù)性的開發(fā)與建議，可以使國(guó)家資源得到更好地利用，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，更好地克服兼容性，使系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)與信息資源更好地共享。選擇系統(tǒng)時(shí)一定要重視軟件平臺(tái)通用性的考慮，軟件平臺(tái)要具有標(biāo)準(zhǔn)化和安全性，能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支持和技術(shù)的支持，具有成本效益的觀念。同時(shí)，還要正確處理投入和產(chǎn)出間關(guān)系，充分考慮到效率的問題，按照自身發(fā)展的特點(diǎn)，進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，以綠色理念打造環(huán)保檔案信息管理平臺(tái)，制定環(huán)保檔案信息目錄，建立健全制度。
四、數(shù)字化管理對(duì)人員的要求
環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員要了解環(huán)保檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)方面的專業(yè)技術(shù)，可以解決各種相關(guān)的技術(shù)問題，還要有良好職業(yè)道德、保密意識(shí)與責(zé)任感。數(shù)字化管理人員要以全新的思維來了解管理職責(zé)與任務(wù)?？梢哉f，環(huán)保檔案數(shù)字化管理人員既是管理者，也是分析者和傳播者，更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案信息的重要導(dǎo)航。由此可見，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)是保證環(huán)保檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)，需要復(fù)合型管理人才，尤其是計(jì)算機(jī)與檔案都精通的復(fù)合型管理人才。缺少人才會(huì)使檔案工作的數(shù)字化無法順利開展，所以，檔案管理人員一定要了解數(shù)字化的管理方法。檔案管理單位可以通過培訓(xùn)的方式，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)、政治等方面的素質(zhì)，確立考試的制度，實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與數(shù)字化。
五、標(biāo)準(zhǔn)化與計(jì)算機(jī)化的管理基礎(chǔ)
【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；落實(shí)；方法
檔案管理數(shù)字化是一種必然趨勢(shì)，是時(shí)代的進(jìn)步和創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)對(duì)于檔案管理來講是十分重要的，也具有劃時(shí)代的現(xiàn)實(shí)意義，給檔案管理創(chuàng)造了許多的方便，檔案管理的數(shù)字化同時(shí)給人們的生活帶來許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數(shù)字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。
一、檔案管理數(shù)字化的概念及優(yōu)點(diǎn)
（1）檔案管理數(shù)字化的概念。檔案管理數(shù)字化是建立在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)及數(shù)字信息技術(shù)發(fā)展普及的基礎(chǔ)上，運(yùn)用現(xiàn)代科技及數(shù)字信息技術(shù)，將檔案信息資源進(jìn)行高度且有序的綜合整理，并且以現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為技術(shù)設(shè)施的分布式、超大規(guī)模的數(shù)字信息的系統(tǒng)管理。（2）檔案管理數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)。第一，檔案管理數(shù)字化能夠大大縮短信息的加工時(shí)間，從而進(jìn)一步提高檔案信息時(shí)效性。手工的檔案管理的步驟較為復(fù)雜，同時(shí)從信息的收集到最后生成信息報(bào)告需要很復(fù)雜的過程，如果信息過時(shí)還會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息的利用價(jià)值。第二，檔案管理數(shù)字化能夠節(jié)省檔案信息的儲(chǔ)存空間，從而使檔案的儲(chǔ)存變得更加完整。利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，能夠?qū)⒛切┘堎|(zhì)的檔案以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)的內(nèi)部，避免了大量紙質(zhì)的檔案資料的堆積，減少浪費(fèi)，而且紙質(zhì)檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長(zhǎng)時(shí)間的存放和翻閱后，這種情況就不會(huì)在檔案管理數(shù)字化之后出現(xiàn)。第三，檔案管理數(shù)字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學(xué)技術(shù)接軌，充分地利用了網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的功能，同時(shí)也將它們的功能發(fā)揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送給各級(jí)部門，拓寬了服務(wù)的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數(shù)字化大大地縮短了檔案信息的檢索時(shí)間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進(jìn)行查找，需要浪費(fèi)很多的時(shí)間和人力，而且如果在信息不明確時(shí)，則需要更多的查找時(shí)間。但是在數(shù)字化的管理中，你只需輸入關(guān)鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時(shí)間。
二、管理檔案數(shù)字化的方法
（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用
率，檔案管理數(shù)字化是必須要做的基礎(chǔ)性的工作。在進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理時(shí)一定要把握好下面的幾個(gè)原則：第一，方便利用的原則。數(shù)字化管理的主要目的就是保護(hù)原件和方便利用。第二，克隆復(fù)制的原則。在檔案數(shù)字化的管理當(dāng)中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對(duì)縮微、數(shù)字化、鑒定整理和仿真復(fù)制等的工作進(jìn)行合理的安排和統(tǒng)籌規(guī)劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復(fù)的掃描。在這個(gè)過程中，不能因?yàn)樾畔⒌闹匾潭群兔舾谐潭鹊纫蛩囟鴮?duì)檔案信息進(jìn)行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來麻煩。還應(yīng)該注意要維護(hù)檔案的原貌，減少對(duì)檔案原件可能會(huì)造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數(shù)字化的管理中，要優(yōu)先建立起文件的目錄數(shù)據(jù)庫，這是開展數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，一定要注重目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，重質(zhì)量。要對(duì)檔案信息資料進(jìn)行準(zhǔn)確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁，建立一個(gè)高質(zhì)量的文件目錄和案卷目錄，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在源頭上杜絕數(shù)字化管理的差錯(cuò)。因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)的對(duì)錯(cuò)、詳略決定著檔案數(shù)字化管理的成敗。（2）檔案管理的數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)的細(xì)致的工程，它需要多方籌措并且需要長(zhǎng)期的開展。第一，建立重要的檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)字化的管理核心就是建立企業(yè)的檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。首先要建立一個(gè)收藏檔案信息的目錄數(shù)據(jù)庫，它是根據(jù)企業(yè)的基本情況，通過著錄標(biāo)引，將企業(yè)內(nèi)收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計(jì)算機(jī)，建立一個(gè)基本的數(shù)據(jù)庫，從而就能通過檢索來提高檔案原件的利用率；然后建立一個(gè)基層的報(bào)表數(shù)據(jù)庫，在企業(yè)的檔案數(shù)字化管理中，建立一個(gè)基層報(bào)表以及狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，然后將各部門反饋的信息和需要報(bào)送的數(shù)據(jù)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接填入到建立的數(shù)據(jù)庫中，再根據(jù)企業(yè)的具體要求進(jìn)行一些調(diào)整，還要根據(jù)上級(jí)的使用情況和要求，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確的填好基層報(bào)表。第二，提高檔案意識(shí)，統(tǒng)一思想，要想加快檔案數(shù)字化的建設(shè)，必須要強(qiáng)化檔案意識(shí)。檔案管理部門一定要定期的組織召開會(huì)議，宣傳、貫徹檔案管理意識(shí)的重要性，提高企業(yè)內(nèi)部員工的檔案意識(shí)，還要努力建立一個(gè)檔案信息收集、報(bào)送和管理的高效機(jī)制，同時(shí)各部門應(yīng)該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發(fā)揮出檔案的作用。第三，在當(dāng)下這個(gè)時(shí)代必須要將檔案工作實(shí)現(xiàn)技術(shù)化，也就是數(shù)字化。檔案資源的數(shù)字化，一是要對(duì)現(xiàn)存的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的開發(fā)，利用數(shù)字備份來加強(qiáng)對(duì)檔案資料原件的保存，因?yàn)闄n案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當(dāng)將這些檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理之后，人們就能很簡(jiǎn)單的查閱了。二是要在檔案資料進(jìn)行檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換時(shí)，還要注重當(dāng)前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理人員可以通過學(xué)習(xí)和時(shí)間來掌握系統(tǒng)的文化素質(zhì)、專業(yè)理論知識(shí)以及業(yè)務(wù)能力、技能素質(zhì)和應(yīng)用現(xiàn)代化的新技術(shù)等。隨著數(shù)字信息技術(shù)的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業(yè)務(wù)的的專業(yè)知識(shí)、多媒體知識(shí)和相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，還要掌握熟練地網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。不僅要提高他們的素質(zhì)，還要加強(qiáng)檔案管理者的隊(duì)伍建設(shè)，并且將其納入考核激勵(lì)的機(jī)制，逐漸的建立完善有效地激勵(lì)機(jī)制，從而促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。第五，在我們實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的過程中，一定要掌握好全面化、同步化、書面化、和專業(yè)化等環(huán)節(jié)，因?yàn)閿?shù)字化的檔案管理，給我們的工作帶來便利的時(shí)候，同樣存在著一些困難和問題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個(gè)的環(huán)節(jié)都需要各個(gè)部門的密切合作；檔案數(shù)字化管理是多方面的，不能只注重傳統(tǒng)資料本身，還要延伸到與其相關(guān)的部分，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的處理；還可以設(shè)立專職檔案管理員，這種專業(yè)化的分工，對(duì)檔案管理員進(jìn)一步的掌握專業(yè)知識(shí)非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實(shí)行“雙保險(xiǎn)”，即保存紙質(zhì)檔案資料，也保存數(shù)字檔案資料。第六，保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作，醫(yī)院可能由于剛開始致力于檔案管理數(shù)字化的工作中，檔案全面的數(shù)字化管理不能在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，所以可以先保證重點(diǎn)檔案的數(shù)字化工作。要保證重點(diǎn)，突出特色，所以我們要對(duì)那些使用的頻率比較高、重要的檔案進(jìn)行完整且優(yōu)先的數(shù)字化管理，尤其是那些對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要指導(dǎo)意義和作用的檔案，更要特別關(guān)注它的數(shù)字化的方式，來進(jìn)一步提高這些檔案的利用率。
檔案管理工作對(duì)于社會(huì)和人們來講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進(jìn)入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來很大的便利，檔案管理數(shù)字化是一種社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應(yīng)該全面投入到檔案管理的創(chuàng)新和改革中來，檔案管理數(shù)字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標(biāo)志，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化成為檔案管理工作的重中之重。
參 考 文 獻(xiàn)
[1]劉云霞．淺談檔案管理的數(shù)字化[J]．科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)．2011：2（21）
[2]馬秀英．試論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新服務(wù)[J]．城建檔案．2011-
02-05
[3]許平．淺談檔案管理數(shù)字化與高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)[J]．基層工作．2009-09-02
[4]富玉．關(guān)于建設(shè)數(shù)字化檔案管理的幾點(diǎn)思考[J]．現(xiàn)代商業(yè)．2010-
10-25
[關(guān)鍵詞]社保檔案數(shù)字化；重要性；淺析
一、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要性
社會(huì)保險(xiǎn)是國(guó)家通過立法的形式，由社會(huì)集中建立基金，以勞動(dòng)者在年老、患病、工傷、失業(yè)、生育等喪失勞動(dòng)能力的情況下能夠獲得國(guó)家和社會(huì)補(bǔ)償和幫助的一種社會(huì)保障制度，它保護(hù)勞動(dòng)者身體健康，保障其基本生活，促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展。保證經(jīng)濟(jì)正常運(yùn)行，維護(hù)社會(huì)安定，是我國(guó)一項(xiàng)重要的涉及到幾億人的國(guó)家制度。在辦理社保業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的大量社會(huì)保險(xiǎn)檔案，來源于社會(huì)保險(xiǎn)實(shí)踐又服務(wù)于社會(huì)保險(xiǎn)實(shí)踐，涉及每一個(gè)參保人員的切身利益，關(guān)系到千家萬戶，是維護(hù)廣大參保人員根本權(quán)益不可替代的重要依據(jù)，具有不可或缺的基礎(chǔ)地位和舉足輕重的重要作用。如果忽視社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，缺乏系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制和管理手段。那么，社會(huì)保險(xiǎn)基金安全就不會(huì)得到有效保障，廣大參保人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)就難以實(shí)現(xiàn)，廣大參保人員的合法權(quán)益就有可能受損害，社會(huì)保險(xiǎn)也就無法得到科學(xué)發(fā)展。
二、高度集約的信息管理模式，確保了經(jīng)辦數(shù)據(jù)的原始性
確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、原始性是檔案管理領(lǐng)域一直以來關(guān)注的課題，由于數(shù)字檔案是電子信息，具有可變性和虛擬性的特點(diǎn)，因此電子文件信息存檔的原始性認(rèn)證成為一直以來困擾檔案界的主要問題，社保數(shù)字檔案如何保證其原始性?高度集約的業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)，可確保經(jīng)辦數(shù)據(jù)原始性。主要體現(xiàn)在：
1 社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有嚴(yán)格的期間限制，是規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的準(zhǔn)金融信息，與會(huì)計(jì)電算化中記賬后的會(huì)計(jì)信息一樣，一經(jīng)記賬確認(rèn)不可更改。而且社保經(jīng)辦信息通過登記、核定、申報(bào)、結(jié)算的幾個(gè)環(huán)節(jié)才能最終確定并產(chǎn)生，操作嚴(yán)密、層層把關(guān)、環(huán)環(huán)相扣。特殊政策業(yè)務(wù)還有嚴(yán)格的審批制度，是原始紙介材料數(shù)字化的體現(xiàn)，其原始性與記賬憑證相同。
2 嚴(yán)格的經(jīng)辦流程設(shè)計(jì)。使經(jīng)辦業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)系統(tǒng)密切聯(lián)系形成無縫聯(lián)接，業(yè)務(wù)操作結(jié)果與會(huì)計(jì)記賬結(jié)果保持高度的嚴(yán)整性，確保了每次經(jīng)辦受理的內(nèi)容與參保個(gè)人或參保單位申報(bào)原始材料的一致性，并最終體現(xiàn)在會(huì)計(jì)核準(zhǔn)的記賬信息中，沒有電子信息可隨意更改和復(fù)制的可能性，確保了電子數(shù)據(jù)的唯一性、真實(shí)性和原始性。
社保經(jīng)辦管理高度信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的特征，使經(jīng)辦信息與數(shù)字化檔案記錄形成了一條鏈?zhǔn)綄?duì)應(yīng)關(guān)系，兩方數(shù)據(jù)具備互斥關(guān)系，任何一點(diǎn)被修改都會(huì)產(chǎn)生鏈?zhǔn)椒磻?yīng)，很容易被檢索發(fā)現(xiàn)，因此數(shù)字建檔后的檔案修改是毫無意義的。此外，還應(yīng)建立數(shù)字檔案歸集業(yè)務(wù)審批制度，嚴(yán)格“系統(tǒng)設(shè)計(jì)、統(tǒng)一授權(quán)、分級(jí)管理”，以提高數(shù)字檔案原始信息的歸集質(zhì)量。
三、社保數(shù)字檔案應(yīng)用將引領(lǐng)檔案資源利用新時(shí)代
1 征管信息預(yù)測(cè)。社保檔案涉及的內(nèi)容較為廣泛，即有文書類檔案也有業(yè)務(wù)類檔案，管理信息預(yù)測(cè)功能僅需采集征繳業(yè)務(wù)類檔案信息即可實(shí)現(xiàn)，在形成社保數(shù)字檔案后，可檢索全部參保人員的參加工作時(shí)問、參保時(shí)間、繳貸中斷、據(jù)實(shí)間斷信息，對(duì)未來幾年內(nèi)存在的補(bǔ)繳贊征集、恢復(fù)繳費(fèi)征集、未來再就業(yè)方面參保總量及區(qū)縣分布進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，以便于制定有效的擴(kuò)面和補(bǔ)征收計(jì)劃，使社?；饝?yīng)征盡征。
2 機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理。數(shù)字化社保檔案像是一面明鏡，它詳細(xì)地記錄著經(jīng)辦機(jī)構(gòu)每項(xiàng)業(yè)務(wù)的經(jīng)辦信息，包括經(jīng)辦人員、審批人員等信息，數(shù)字化社保檔案就如同會(huì)計(jì)電算化記賬后生成的分錄明細(xì)，將每筆業(yè)務(wù)的來龍去脈都記錄在案，并可將其業(yè)務(wù)記錄和審批記錄瞬間顯現(xiàn)，這就為建立健全機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理機(jī)制提供了重要的技術(shù)信息保障，使機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理工作可按任意業(yè)務(wù)的操作流程檢查經(jīng)辦、杜絕問題情形的發(fā)生，是確保機(jī)構(gòu)廉潔自律有效監(jiān)督工具，是機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)內(nèi)控機(jī)制制度化的手段保障。
3 經(jīng)辦業(yè)務(wù)事后監(jiān)督。數(shù)字化社保檔案資源能提供有效的事后監(jiān)督與預(yù)警防范手段，結(jié)合各類經(jīng)辦業(yè)務(wù)的經(jīng)辦流程設(shè)計(jì)信息臨測(cè)點(diǎn)。借鑒會(huì)計(jì)電算化的一些簡(jiǎn)單核查方法，如：借鑒試算平衡法可監(jiān)測(cè)業(yè)務(wù)中各類具有平衡關(guān)系的內(nèi)容、余額調(diào)解表法可監(jiān)測(cè)歷史業(yè)務(wù)操作是否與現(xiàn)生產(chǎn)庫當(dāng)前值相符等，同理不同工，利用預(yù)設(shè)的簡(jiǎn)單規(guī)則借以發(fā)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的變更是否符合業(yè)務(wù)流程特征，開發(fā)出系統(tǒng)程序，及時(shí)發(fā)現(xiàn)經(jīng)辦不足，預(yù)警提示防止問題發(fā)生，進(jìn)而不斷完善經(jīng)辦管理。數(shù)字檔案將為事后監(jiān)督工作導(dǎo)航，確保經(jīng)辦工作的高效率與高質(zhì)量并存。
四、數(shù)字化檔案的信息采集
一般數(shù)字檔案，對(duì)檔案進(jìn)行全文存儲(chǔ)，在檔案信息系統(tǒng)中采用目錄式管理，把全文、圖像信息及瀏覽功能集成于目錄中，以目錄數(shù)據(jù)作檢索依據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，是對(duì)數(shù)字檔案的簡(jiǎn)單應(yīng)用。社保數(shù)字檔案有別于數(shù)字圖書館、檔案館的全文存儲(chǔ)，它能形成對(duì)條式記錄與表式記錄情況的對(duì)接，不是單純意義上的信息與圖像存儲(chǔ)與查詢。
社保檔案中基金經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案所占的比重較大，如何高效地接收業(yè)務(wù)檔案信息，自動(dòng)進(jìn)行檔案分類并生成檔案案卷目錄表，是社保數(shù)字檔案歸案要解決的難題。因此，建立數(shù)字檔案需要考慮與目前較為完善的生產(chǎn)信息系統(tǒng)相結(jié)合，完成與多險(xiǎn)種業(yè)務(wù)信息的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)對(duì)答類業(yè)務(wù)檔案的自動(dòng)化歸集，減輕檔案的人工歸集壓力，提高檔案的歸案效率與準(zhǔn)確率。
五、加快社保數(shù)字檔案建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)管理、服務(wù)雙贏
目前，檔案管理的目錄管理系統(tǒng)已日趨成熟，數(shù)字化檔案工作開始進(jìn)入探索階段，各類電子文件、網(wǎng)片存儲(chǔ)的檔案管理與應(yīng)用僅是把紙介信息轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)，尚缺乏對(duì)數(shù)字檔案整體資源的綜合開發(fā)利用。當(dāng)前，社保工程信息系統(tǒng)的快速成熟與發(fā)展，無疑為加快社保檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程提供了便利條件，日漸完善的生產(chǎn)信息系統(tǒng)既為檔案數(shù)字化建設(shè)提供了可靠的原始數(shù)據(jù)，同時(shí)高度集約化的信息管理模式，也為實(shí)現(xiàn)社保檔案管理工作向檔案數(shù)字化管理的更高階段邁進(jìn)奠定了基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 建設(shè) 問題 探討
檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、信息時(shí)代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節(jié)約了時(shí)間、成本，而且減少了工作人員的勞動(dòng)量。數(shù)字化檔案將紙質(zhì)版檔案輸入電腦進(jìn)行管理，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相融合，不但實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化、遠(yuǎn)程化管理，而且實(shí)現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關(guān)部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但是要完全做好檔案數(shù)字化建設(shè)仍然存在著很多問題。檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)字化管理沒有進(jìn)行專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)難以進(jìn)行和提高。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的幾個(gè)問題
（一）紙質(zhì)版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設(shè)
雖然紙質(zhì)版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先必須借助紙質(zhì)版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進(jìn)行存儲(chǔ)。因此，紙質(zhì)版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)；其正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質(zhì)版檔案，才有高質(zhì)量的數(shù)字化檔案，而紙質(zhì)版檔案的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設(shè)。特別是對(duì)于一些對(duì)檔案管理知識(shí)不熟、業(yè)務(wù)不專業(yè)的管理者來說，做好紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。
（二）沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件
現(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用電腦進(jìn)行管理，但僅僅是建立文件夾進(jìn)行管理，并沒有正式的軟件管理系統(tǒng)。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯(lián)網(wǎng)識(shí)別，也就失去了數(shù)字化建設(shè)的意義；進(jìn)而也就無法實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠(yuǎn)程操控。此外，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是由于是出于本行業(yè)、本部門的需要而進(jìn)行的軟件開發(fā)。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內(nèi)容和格式單一，通常只適合本行業(yè)、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業(yè)的計(jì)算機(jī)相匹配，一旦離開本行業(yè)的計(jì)算機(jī)，則其他計(jì)算機(jī)無法打開或者查閱，嚴(yán)重限制了管理軟件的作用。
（三）計(jì)算機(jī)病毒始終是檔案數(shù)字化建設(shè)中的困擾
計(jì)算機(jī)病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設(shè)置防火墻和安裝殺毒軟件進(jìn)行預(yù)防。事實(shí)上，計(jì)算機(jī)病毒對(duì)檔案管理會(huì)造成毀滅性的損害。一旦計(jì)算機(jī)感染病毒，不但會(huì)使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失；檔案數(shù)字化建設(shè)將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經(jīng)濟(jì)損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的[私權(quán)被破壞，不僅會(huì)給單位造成嚴(yán)重的損失，而且會(huì)給個(gè)人造成不可估量的傷害。因此，計(jì)算機(jī)的安全問題是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)必須要解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)單一
要進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)；只有融合兩者，才能勝任數(shù)字化檔案管理工作。事實(shí)上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對(duì)以上兩門知識(shí)的把握，其大多是由單位委任的。單位領(lǐng)導(dǎo)直接派遣與檔案管理工作性質(zhì)相近的職工，或者計(jì)算機(jī)專業(yè)的職工進(jìn)行檔案管理，這樣既不利于檔案數(shù)字化建設(shè)，也不利于單位的檔案管理。嚴(yán)格來說，具備兩門知識(shí)的人才甚少，現(xiàn)任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數(shù)字化檔案的建設(shè)越發(fā)困難。
二、針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點(diǎn)思考
（一）做好紙質(zhì)版檔案
雖然紙質(zhì)版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質(zhì)版的檔案建設(shè)。對(duì)此，一是要做好紙質(zhì)版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個(gè)人信息、文件內(nèi)容、數(shù)字標(biāo)點(diǎn)等。只有確保紙質(zhì)版檔案的內(nèi)容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會(huì)正確，具有數(shù)字化建設(shè)的意義。否則錯(cuò)誤的數(shù)字化檔案不僅會(huì)給他人造成損失，還會(huì)誤導(dǎo)管理者一錯(cuò)再錯(cuò)。二是要做好紙質(zhì)版檔案的完整性和延續(xù)性。個(gè)人檔案或者單位檔案，因職工調(diào)動(dòng)或者單位搬遷建設(shè)等容易導(dǎo)致紙質(zhì)版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的完整性，從而保護(hù)單位和個(gè)人的資料信息，使數(shù)字化檔案查詢紙質(zhì)版信息有據(jù)可依。三是要保障紙質(zhì)版檔案的安全。檔案信息關(guān)系到個(gè)人和單位的隱私，關(guān)乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的安全，不僅要防止其發(fā)生損毀和丟失，更要防止發(fā)生篡改檔案的行為。
（二）加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理
數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績(jī)。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個(gè)完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。有關(guān)部門應(yīng)該應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)的、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過程。要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就必須要求單位上下統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性；堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點(diǎn)，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實(shí)現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點(diǎn)面向應(yīng)用、建立活庫，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。
（三）提高管理人員的技術(shù)水平
鑒于數(shù)字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊(duì)伍進(jìn)行管理。為此，檔案管理人員應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：一是要強(qiáng)化自身的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計(jì)算機(jī)，還必須懂得如何利用數(shù)字化檔案管理軟件，加密隱私和設(shè)置計(jì)算機(jī)防火墻，識(shí)別和防范計(jì)算機(jī)病毒，安全清除計(jì)算機(jī)病毒，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。二是要熟悉檔案管理知識(shí)，將檔案管理知識(shí)充分應(yīng)用到計(jì)算機(jī)管理中；能用檔案數(shù)字化管理軟件識(shí)別檔案信息的正確性、完整性以及數(shù)字的邏輯性，使檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質(zhì)。不管是對(duì)紙質(zhì)版檔案還是數(shù)字化檔案來說，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)都至關(guān)重要。其管理水平和責(zé)任態(tài)度決定了檔案管理的質(zhì)量以及檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。因此，有關(guān)部門必須加強(qiáng)管理者的道德修養(yǎng)，嚴(yán)格做好對(duì)檔案管理者的管理。
（四）要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件
管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)升級(jí)同步，即必須讓管理軟件進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)更新。否則隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級(jí)使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識(shí)別，從而影響檔案的數(shù)字化建設(shè)。此外，要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，加快和促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級(jí)，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應(yīng)用更加方便，從而真正達(dá)到數(shù)字化檔案管理的目的。
三、結(jié)語
要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，必須從根本上抓起。如引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件，強(qiáng)化對(duì)管理者檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠熟練地操作先進(jìn)的管理軟件；充分應(yīng)用好計(jì)算機(jī)知識(shí)，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設(shè)才有意義，才能順應(yīng)數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展趨勢(shì)。
（作者單位為國(guó)土資源信息院）
參考文獻(xiàn)
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