發(fā)布時(shí)間：2022-02-23 01:16:14
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理員崗位樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】辦事處；檔案管理；高效化管理
在網(wǎng)絡(luò)信息日益發(fā)達(dá)的時(shí)代背景下，政府機(jī)構(gòu)的信息化水平也在日益提升。辦事處檔案工作一直是政府機(jī)關(guān)檔案信息管理的重要組成部分，越來(lái)越受到政府機(jī)關(guān)的重視。傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下，難以適應(yīng)現(xiàn)代政府對(duì)高效化檔案管理的緊迫需求。辦事處檔案管理的信息化為實(shí)現(xiàn)一般性檔案信息共享，為政府高效化檔案管理提供技術(shù)支持。
一、辦事處檔案管理存在的突出問(wèn)題
第一，辦事處檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，是實(shí)現(xiàn)檔案工作效率提升的重要途徑。從技術(shù)上來(lái)講，辦事處檔案工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程主要是存在以下三個(gè)問(wèn)題：一是辦事處的計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)規(guī)劃不完善，導(dǎo)致軟件的實(shí)用性與普遍性存在明顯不足；二是各個(gè)辦事處的計(jì)算機(jī)類型和檔案設(shè)備難以統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理不具備相同的硬件條件；三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不健全和技術(shù)部門(mén)不支持所導(dǎo)致的檔案分類編碼標(biāo)準(zhǔn)難以統(tǒng)一，檔案管理的技術(shù)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一2。這三方面問(wèn)題嚴(yán)重限制著檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。
第二，傳統(tǒng)檔案管理辦法的約束作用。辦事處檔案管理的信息化建設(shè)要求運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，而傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)文獻(xiàn)記錄為主，兩種工作方法存在較大的差異性。檔案管理員工普遍不愿采用新型檔案管理辦法，這種抵觸心理導(dǎo)致辦事處的檔案管理高效化難度加大。目前，辦事處檔案管理工作仍然局限于紙質(zhì)文獻(xiàn)記錄，配圖、聲音、影像等存檔方式普遍不被檔案管理人員使用。相比現(xiàn)代化檔案管理方式，傳統(tǒng)檔案管理辦法更容易被檔案管理人員接受和使用，但傳統(tǒng)的檔案管理形式存在很大的制約性，已經(jīng)無(wú)法滿足辦事處發(fā)展需求4。
第三，基層基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，政府對(duì)基層檔案建設(shè)的投資力度有限?；鶎愚k事處由于經(jīng)費(fèi)不足，檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，條件簡(jiǎn)陋。例如，檔案柜基本是木質(zhì)的，而且陳舊老化，缺乏日常維護(hù)。同時(shí)，檔案管理缺乏安全措施，沒(méi)有相應(yīng)的防蟲(chóng)防潮措施。有些基層辦事處辦公條件簡(jiǎn)陋，沒(méi)有獨(dú)立的檔案保管室，檔案只能放在機(jī)關(guān)辦公室，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的效率；有些辦事處由于檔案少，檔案室與雜物保管室合為一體，雜物、舊物堆滿房間，導(dǎo)致檔案管理工作難度加大，效率低下。
第四，政府機(jī)關(guān)的基層辦事處缺乏專職的檔案管理員。由于工作屬性原因，基層管理人員任務(wù)種類繁多，身兼多職，專業(yè)化、專職化程度有待提升。檔案管理的工作量大，津貼不足，檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)又要求高，基層檔案工作人員缺乏積極性。即使在崗，也一身多任，絕大部分時(shí)間被中心工作占用，沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量和效率普遍不高。
二、辦事處檔案工作高效化管理的對(duì)策分析
第一，逐步構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的辦事處檔案管理制度。辦事處檔案制度的標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施是高效化檔案管理的重要保障，能夠有效提升辦事處檔案管理的效率，節(jié)省檔案管理的時(shí)間成本和人力成本5。本文主要通過(guò)流程標(biāo)準(zhǔn)化和檔案文件規(guī)范化兩個(gè)層面進(jìn)行辦事處檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化制度的構(gòu)建工作。首先，通過(guò)流程標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)實(shí)現(xiàn)辦事處檔案工作的高效化管理。主要是通過(guò)崗位職責(zé)的明確劃分和檔案文件的規(guī)范化處理來(lái)建立標(biāo)準(zhǔn)化的辦事處檔案庫(kù)和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案借閱流程，從而保障標(biāo)準(zhǔn)化流程的順利實(shí)施。
第二，檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，有利于檔案工作人員效率的提升。檔案管理的實(shí)際操作只有依據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案收集、梳理、編排、檢查、溫度和濕度控制、防蟲(chóng)、保存等工作標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，才能夠保障檔案管理工作的統(tǒng)一化進(jìn)程，保證檔案管理效率與質(zhì)量的雙提升。同時(shí)，需要依據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善電子檔案管理的專用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為檔案管理信息化建設(shè)提供有利條件。
第三，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)辦事處檔案管理形式多樣化?，F(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為辦事處檔案管理的信息共享、存儲(chǔ)擴(kuò)展提供了有利條件。通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)的充分利用，建立檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)的檔案信息共享機(jī)制。同時(shí)，檔案管理單位的檔案資料存儲(chǔ)空間的進(jìn)一步擴(kuò)大需要信息技術(shù)支撐，檔案管理存儲(chǔ)空間增大，利于聲音、圖像、影像等非紙質(zhì)檔案資料的有效存儲(chǔ)，從而保障檔案資料的全面保存，為高效化檔案管理提供有力的技術(shù)支撐。
第四，逐步形成基層檔案建設(shè)的投資保障機(jī)制。為了保證檔案室建設(shè)所需的資金，基層辦事處需要形成投資保障機(jī)制。為了實(shí)現(xiàn)檔案工作的高效化管理，政府機(jī)構(gòu)需要投入一定的資金添置、購(gòu)買各種檔案設(shè)備與數(shù)字化技術(shù)。例如，保證局域網(wǎng)高速寬帶的接入，為檔案室專門(mén)添置移動(dòng)硬盤(pán)和數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)施，奠定數(shù)字化檔案工作的基礎(chǔ)。檔案室硬件配備方面，需要具備計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)和數(shù)碼相機(jī)；軟件方面，需要安裝量子單機(jī)版軟件，藏畫(huà)電子照片管理軟件等，建立辦事處自助式檔案網(wǎng)站，從而提升檔案管理效率，減少檔案管理的工作量。
第五，辦事處設(shè)置專職的檔案管理員，提升基層管理人員的專業(yè)化、專職化程度。辦事處需要設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，通過(guò)明確的職責(zé)劃分和崗位津貼制度保證檔案管理員的專職化，保持其工作的相對(duì)穩(wěn)定。一是要責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，將專職檔案管理員的工作任務(wù)與目標(biāo)明確化；二是形成專職檔案管理員的激勵(lì)機(jī)制，保證其在崗津貼，提升檔案管理人員的工作積極性。
三、結(jié)語(yǔ)
辦事處檔案管理是政府檔案管理工作的重要組成部分，在檔案管理高效化的客觀要求下，辦事處檔案管理工作必須充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，促使檔案管理工作的質(zhì)量與效率的提升，進(jìn)一步符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理的要求。引進(jìn)電子檔案管理的全新理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，是政府高效化檔案管理的重要保障。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；元數(shù)據(jù)
1.檔案管理中存在的主要問(wèn)題
勘察測(cè)繪研究院經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展，自身在檔案管理工作中已經(jīng)形成了一整套比較完整的歸檔管理流程和機(jī)制，但是隨著全院生產(chǎn)管理和日常辦公信息化建設(shè)的迅速發(fā)展，特別是院內(nèi)生產(chǎn)管理平臺(tái)――《勘測(cè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)》的建設(shè)，原有的歸檔方式和歸檔內(nèi)容已不能滿足目前的實(shí)際需要，主要體現(xiàn)在以下幾方面。
1.1紙質(zhì)文件和電子文件分離管理
傳統(tǒng)的檔案管理主要是針對(duì)介質(zhì)資料進(jìn)行歸檔保存，但是隨著勘測(cè)技術(shù)設(shè)備的更新?lián)Q代，測(cè)繪成果已經(jīng)從傳統(tǒng)的模擬形式向數(shù)字化形式轉(zhuǎn)變，產(chǎn)生了大量的電子檔案成果，這樣導(dǎo)致檔案工作人員必須對(duì)同一檔案進(jìn)行兩次工作，勘察測(cè)繪研究院設(shè)置的紙質(zhì)和電子檔案管理員崗位工作既重復(fù)又因?yàn)榕袛鄻?biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一導(dǎo)致紙質(zhì)與電子檔案的不統(tǒng)一，不但降低了工作效率，也不符合檔案一體化要求。
1.2檔案管理手段落后
檔案管理人員主要依靠手工登記造冊(cè)的方法，進(jìn)行日常檔案的驗(yàn)收、歸檔、借閱工作，資源分散管理，查詢利用不方便。歸檔目錄主要采用EXCEL進(jìn)行原始的登記管理，安全性低、共享性差、檔案數(shù)據(jù)檢索效率低等。
1.3業(yè)務(wù)檔案增長(zhǎng)迅速，數(shù)據(jù)量大
城市勘測(cè)單位每年承擔(dān)大量的工程項(xiàng)目，以某勘察測(cè)繪研究院為例，每年完成的勘測(cè)工程項(xiàng)目數(shù)約為4000項(xiàng)，再加上每年的合同、保密數(shù)據(jù)等歸檔數(shù)據(jù)，因此每年遞增的業(yè)務(wù)檔案案卷約為5000余卷，城市勘測(cè)的電子檔案中有相當(dāng)一部分是以數(shù)據(jù)形式存在的，包含矢量地形數(shù)據(jù)、影像數(shù)據(jù)、柵格數(shù)據(jù)等多種類型，都是海量數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)庫(kù)。
1.4業(yè)務(wù)檔案的查詢和利用頻繁，查詢借閱工作量巨大
城市勘測(cè)檔案，尤其是測(cè)繪專業(yè)工程檔案的利用率和檔案查閱率非常高?？辈鞙y(cè)繪研究院的每個(gè)測(cè)繪工程項(xiàng)目開(kāi)展之前，都要收集項(xiàng)目所在地及周邊的相關(guān)資料，查詢、利用檔案是測(cè)繪工程項(xiàng)目的重要基礎(chǔ)和基本流程。隨著業(yè)務(wù)量的大幅增加，檔案的借閱查詢頻率也大大增加，傳統(tǒng)的手工借閱大大增加了檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，降低了資料的流動(dòng)次數(shù)，間接降低了外業(yè)的生產(chǎn)效率。某勘察測(cè)繪研究院檔案資料中心每年提供近2000次的檔案資料查詢和利用。
2.信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)思想
鑒于以上檔案管理中遇到的問(wèn)題，我們感到檔案信息化工作的要求已經(jīng)迫在眉睫。檔案管理信息化建設(shè)必須注重綜合應(yīng)用，將原有的信息孤島向系統(tǒng)集成轉(zhuǎn)變。所以，必須將檔案信息化納入到勘察測(cè)繪研究院信息化建設(shè)的總體框架之中，建立新的電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控、收集、歸檔、鑒定制度，嚴(yán)格執(zhí)行安全管理和責(zé)任追究制度。目前勘察測(cè)繪研究院的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)已經(jīng)形成了以勘測(cè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)為主線，自主開(kāi)發(fā)的自動(dòng)售圖系統(tǒng)、數(shù)據(jù)上傳下載系統(tǒng)、控制點(diǎn)管理系統(tǒng)等系統(tǒng)為輔的生產(chǎn)管理信息框架。因此，我們考慮通過(guò)建設(shè)檔案管理信息化項(xiàng)目，來(lái)填補(bǔ)勘察測(cè)繪研究院整體信息化戰(zhàn)略在檔案管理方面的空白，延伸勘察測(cè)繪研究院的信息化道路。
2.1系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
經(jīng)過(guò)對(duì)國(guó)內(nèi)幾家較大的勘測(cè)院的考察比較，決定綜合檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)采用商業(yè)檔案管理軟件，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，與勘察測(cè)繪研究院的勘測(cè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。系統(tǒng)采用C/S與B/S混合結(jié)構(gòu)，C/S主要用于檔案管理員的歸檔、編目、審批等日常業(yè)務(wù)工作，B/S主要服務(wù)于用戶進(jìn)行電子檔案的查詢、瀏覽和借閱（如圖1所示）。
2.2檔案移交部分
主要是利用SOAP/XML/WebService技術(shù)，通過(guò)二次開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)與勘測(cè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)的流程自動(dòng)轉(zhuǎn)接，完善項(xiàng)目管理系統(tǒng)的“資料管理”功能。使檔案的采集、移交、借閱工作與生產(chǎn)實(shí)際結(jié)合，并實(shí)現(xiàn)信息的共享流通。實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案一體化管理的要求（如圖2所示）。作業(yè)員按照項(xiàng)目類型歸檔模版進(jìn)行電子文件的分類歸檔，大大減輕了檔案管理員的工作強(qiáng)度。
檔案管理員通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案驗(yàn)收，合格的檔案自動(dòng)分為案卷和卷內(nèi)進(jìn)行檔案編號(hào)入庫(kù)。自動(dòng)實(shí)現(xiàn)了檔案的分類、登記、條目與電子文件鏈接等主要管理工作。
2.3檔案查詢借閱部分
檔案入庫(kù)完成后，普通作業(yè)員可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)的方式對(duì)業(yè)務(wù)需要的檔案進(jìn)行相關(guān)查詢，經(jīng)過(guò)審批即可獲得瀏覽電子檔案或下載到本地的權(quán)利，提高了檔案資料的利用率，簡(jiǎn)化了查詢借閱流程，大大提高了生產(chǎn)管理的工作效率。
2.4檔案管理制度建設(shè)
綜合檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的同時(shí)，我們非常重視相關(guān)配套管理制度的建設(shè)，從信息化建設(shè)的角度重新梳理了檔案資料管理工作流程，參照國(guó)家相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，檢查完善了相應(yīng)的管理制度和目標(biāo)規(guī)范。重新制訂了《歸檔范圍及保管期限規(guī)定》、《檔案資料保密制度》、《工程項(xiàng)目資料歸檔管理規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度。將原來(lái)的紙質(zhì)檔案管理員和電子檔案管理員合并為一個(gè)工作崗位，實(shí)現(xiàn)了電子、紙質(zhì)檔案一體化管理。
2.5系統(tǒng)下步建設(shè)構(gòu)想
城市勘測(cè)電子檔案絕大部分與地理位置有關(guān)，所以為了更好地提高電子檔案資料的相互借鑒、重復(fù)利用程度、增加信息共享程度，進(jìn)而為電子政務(wù)和社會(huì)信息化建設(shè)提供全方位、多層次的服務(wù)，可以考慮利用先進(jìn)的GIS平臺(tái)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一建庫(kù)、統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量電子檔案信息的集成管理和共享應(yīng)用。
3.結(jié)束語(yǔ)
我市勘測(cè)院綜合檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施，將勘測(cè)資源管理與生產(chǎn)管理、技術(shù)管理有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)OA，MIS，GIS的高度融合，使勘測(cè)資源采集、管理、分發(fā)自動(dòng)化、提高勘測(cè)資源管理的質(zhì)量，使之成為勘察測(cè)繪研究院的管理核心和信息資源中心。滿足了勘察測(cè)繪研究院檔案部門(mén)深化計(jì)算機(jī)管理的要求，緊密結(jié)合我市勘測(cè)院基礎(chǔ)地理信息生產(chǎn)以及更新維護(hù)體系，使地理信息的更新維護(hù)和項(xiàng)目檔案的管理實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化，形成了一整套技術(shù)體系和現(xiàn)代化的檔案工作模式，實(shí)現(xiàn)了城市勘測(cè)數(shù)據(jù)的集中式管理與分布式應(yīng)用，最大程度地滿足基于城市勘測(cè)業(yè)務(wù)流程化和信息化的建設(shè)需求。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：高校；會(huì)計(jì)崗位；收費(fèi)崗位；不相容性；管理
高校收費(fèi)管理是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)高校收費(fèi)管理重要的措施之一，就是建立和完善收費(fèi)管理內(nèi)部控制制度，用制度來(lái)規(guī)范和約束高校收費(fèi)行為，使收費(fèi)工作有章可循，規(guī)范操作。內(nèi)部控制制度中不相容崗位設(shè)置是在組織結(jié)構(gòu)的源頭上加以控制；細(xì)化崗位分工、職責(zé)分離、互相牽制和監(jiān)督；避免設(shè)置由一個(gè)人擔(dān)任，既可以弄虛作假，又能夠自己加以掩蓋，導(dǎo)致差錯(cuò)和舞弊行為的職務(wù)或崗位。
一、高校收費(fèi)崗位現(xiàn)狀
1.法規(guī)現(xiàn)狀
《會(huì)計(jì)法》第二十一條規(guī)定，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立稽核制度。出納人員不得兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作?！稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第十二條也同樣強(qiáng)調(diào)了以上規(guī)定，但對(duì)目前高校收費(fèi)管理崗位和會(huì)計(jì)其他崗位之間，以及內(nèi)部各崗位之間的不相容性沒(méi)有提出具體的約定。這導(dǎo)致高校收費(fèi)管理崗位的設(shè)置無(wú)法可依、無(wú)據(jù)可循。
2.崗位現(xiàn)狀
由于法規(guī)的欠缺，使得收費(fèi)崗位設(shè)置和職能權(quán)限分工不盡合理。部分高校只設(shè)置一名工作人員負(fù)責(zé)全校的收費(fèi)管理工作，擔(dān)當(dāng)著收費(fèi)管理的全部角色，從系統(tǒng)管理到實(shí)施具體收費(fèi)操作無(wú)所不能。另外，還存在著票、款未分離，未設(shè)置收費(fèi)復(fù)核和稽核崗位的現(xiàn)象。所有的這些現(xiàn)象都是崗位設(shè)置沒(méi)有滿足不相容崗位相分離、相制約的原則而造成的結(jié)果。
3.運(yùn)行現(xiàn)狀
由于崗位設(shè)置存在的缺失和漏洞，導(dǎo)致在實(shí)際工作中運(yùn)行出現(xiàn)了不少問(wèn)題。高校普遍存在應(yīng)收款管理不到位，財(cái)務(wù)收入核算與收費(fèi)管理脫節(jié)。極易造成漏收、少收學(xué)生費(fèi)用，甚至出現(xiàn)會(huì)計(jì)人員在收費(fèi)工作中的舞弊現(xiàn)象，存在著較大的管理漏洞。業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)不合理，未能實(shí)現(xiàn)有效控制，導(dǎo)致亂收費(fèi)、不規(guī)范收費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。票據(jù)管理制度缺失，票據(jù)使用無(wú)任何領(lǐng)用及核銷手續(xù)、票據(jù)缺失。收費(fèi)系統(tǒng)資料及檔案的管理不規(guī)范等。
二、不相容性分析
1.崗位內(nèi)容的分解
收費(fèi)管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，要使得該工程能夠運(yùn)轉(zhuǎn)則要求有工程運(yùn)轉(zhuǎn)的基本條件。其中：人員和組織結(jié)構(gòu)、實(shí)施工作硬件條件和軟件是基礎(chǔ)。
(1)織者、實(shí)施者：任何一個(gè)組織和系統(tǒng)在角色上都有組織者和實(shí)施者的區(qū)分；有領(lǐng)導(dǎo)者和被領(lǐng)導(dǎo)者的分工。收費(fèi)管理這個(gè)系統(tǒng)同樣也存在著領(lǐng)導(dǎo)收費(fèi)的管理者和具體執(zhí)行的操作人員的劃分。兩者不能合二為一，否則就亂了主次、不成體統(tǒng)。在實(shí)施者中還存在著基礎(chǔ)實(shí)施和帶有一定監(jiān)督性質(zhì)的高級(jí)實(shí)施，“工人”和“監(jiān)工”或者是“生成制造”和“質(zhì)量監(jiān)督”就成了區(qū)分他們的代名詞。同樣該兩者不能合二為一，否則就亂規(guī)矩、不成方圓，產(chǎn)品質(zhì)量也就無(wú)法保證。
(2)工具、手段：要執(zhí)行這個(gè)系統(tǒng)工程，就必須有實(shí)施工具和操作手段。在信息化和現(xiàn)代化要求不斷提高的今天，實(shí)施收費(fèi)系統(tǒng)工程不能停留在過(guò)去“手工作坊”的時(shí)代。提高工作效率、加強(qiáng)信息化管理、深入軟件控制已經(jīng)是當(dāng)今收費(fèi)管理系統(tǒng)實(shí)行的基本要求。所以，運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作，規(guī)范化軟件管理，采取銀行托收的管理手段已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。另外，合法、合規(guī)的票據(jù)使用管理也成為收費(fèi)管理的重要組成部分。
2.收費(fèi)管理流程的梳理
(1)收費(fèi)許可證制度流程：在收費(fèi)前必須完成收費(fèi)審批、報(bào)備案手續(xù)，在收費(fèi)過(guò)程中必須進(jìn)行收費(fèi)公示和亮證收費(fèi)的舉措。收費(fèi)許可證年度檢查和定期、不定期的抽查和普查則是物價(jià)主管部門(mén)的事后監(jiān)督過(guò)程。所以，必須按照物價(jià)主管部門(mén)的要求認(rèn)真落實(shí)許可證制度的要求，對(duì)事后監(jiān)督過(guò)程中自查、報(bào)告、接受審查等監(jiān)督流程同樣重視，對(duì)披露的問(wèn)題或整改方案切實(shí)執(zhí)行，確保收費(fèi)的合法性。以上，收費(fèi)前、收費(fèi)中、收費(fèi)后的許可證制度是保證收費(fèi)的合法性的必要條件，其中包括程序的合法性和收費(fèi)內(nèi)容(項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)象)的合法性。
(2)應(yīng)收款信息流程：應(yīng)收款信息包括了學(xué)生信息、標(biāo)準(zhǔn)信息、其他信息等。從學(xué)生招生信息的獲取，到學(xué)生收費(fèi)信息的加工，到轉(zhuǎn)入收費(fèi)系統(tǒng)的核對(duì)，再到收費(fèi)主管的批準(zhǔn)，最后操作員的收費(fèi)實(shí)施，這是應(yīng)收款信息主要流。在這過(guò)程中包括了對(duì)住宿標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)籍(學(xué)分)標(biāo)準(zhǔn)、代辦費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)等綜合后形成收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)信息流。以上信息的來(lái)源和變動(dòng)調(diào)整(包括減免、退還等)均依據(jù)物價(jià)部門(mén)、學(xué)工和教務(wù)部門(mén)、宿舍管理部門(mén)等提供的通知、申請(qǐng)資料。財(cái)務(wù)部門(mén)必須依據(jù)這些原始憑證進(jìn)行增減、調(diào)整、變動(dòng)。同時(shí)，這一系列的過(guò)程不能全部落實(shí)在一個(gè)人的職責(zé)之內(nèi)，還必須按照操作、稽核、復(fù)核的內(nèi)部流程進(jìn)行處理。
(3)資金流管理流程：約定收費(fèi)期間和時(shí)限及時(shí)將預(yù)算資金收入到位。對(duì)惡意欠費(fèi)學(xué)生收取資金占用費(fèi)用或滯納金等。對(duì)收費(fèi)資金實(shí)行收支兩條線管理，按照財(cái)政對(duì)國(guó)庫(kù)資金管理的要求按時(shí)、足額上繳，財(cái)政也能及時(shí)撥付下達(dá)預(yù)算資金。嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算法律、法規(guī)，提高資金的效率性和規(guī)范性。
(4)檔案、資料流程：在收費(fèi)管理過(guò)程中，信息記載和傳遞形成的檔案和資料除了電子的還有紙質(zhì)的。從來(lái)源上看有外部獲取的，有財(cái)務(wù)內(nèi)部制作的。從制作到使用，再到保管，作者認(rèn)為最重要的是其真實(shí)性和歷史性。
3.不相容性的界定
根據(jù)授權(quán)審批與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查、授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查互相分離的要求，將收費(fèi)管理內(nèi)部控制崗位做到合理設(shè)置，職責(zé)權(quán)限的合理劃分，確保不同崗位之間權(quán)責(zé)分明、互相牽制。
首先，將收費(fèi)主管與其他所有崗位區(qū)分，收費(fèi)主管兼有行政管理的職能和業(yè)務(wù)管理職能，“管”和“做”分離。其次，將收費(fèi)員與其他管理員按照“票、款分離原則”、“執(zhí)行和監(jiān)督分離原則”分離開(kāi)來(lái)。再次，將系統(tǒng)管理員和審核員、按照“相互監(jiān)督、相互制約原則”分離開(kāi)來(lái)。最后，檔案管理員則自然獨(dú)立于收費(fèi)其他崗位，充當(dāng)者“史官”的角色。
三、管理建議
1.崗位設(shè)置和分工
建立合理、嚴(yán)密的收費(fèi)系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，完善崗位責(zé)任控制，合理分工、明確職責(zé)、確保不相容崗位相分離；各崗位之間相互監(jiān)督、相互制約，權(quán)責(zé)分明，將風(fēng)險(xiǎn)降到最小程度。崗位設(shè)置建議如下：
(1)核心崗位：收費(fèi)主管崗、審核崗、收費(fèi)崗；
(2)協(xié)助崗位：系統(tǒng)管理崗、票據(jù)管理崗、檔案管理崗。
“協(xié)助”和“核心”的區(qū)別不是字面上意義的重要或大小的分別；從收費(fèi)管理的角度看，而是從屬與非從屬的關(guān)系。從整個(gè)財(cái)務(wù)管理的角度看，協(xié)助崗位可同時(shí)從事著除收費(fèi)以外的系統(tǒng)管理、票據(jù)管理和檔案管理工作。但，就收費(fèi)管理而言，協(xié)助崗位是必不可少的。它和核心收費(fèi)崗位之間的關(guān)系是：服務(wù)于收費(fèi)、監(jiān)督于收費(fèi)。
各崗位分工明確、責(zé)任明晰。收費(fèi)主管，組織和協(xié)調(diào)收費(fèi)管理
工作，包括財(cái)務(wù)以外的業(yè)務(wù)部門(mén)和收費(fèi)管理其他崗位人員之間的關(guān)系。具體負(fù)責(zé)收費(fèi)許可、物價(jià)檢查等工作。向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)收費(fèi)工作，監(jiān)督、考核所領(lǐng)導(dǎo)各收費(fèi)崗位人員執(zhí)行政策制度情況。復(fù)核由審核員提請(qǐng)的各類申請(qǐng)、報(bào)告、報(bào)表等。收費(fèi)員，主要負(fù)責(zé)收取學(xué)生學(xué)雜費(fèi)，并開(kāi)具收費(fèi)正式票據(jù)；根據(jù)審核和復(fù)核過(guò)的資料、手續(xù)處理各種原因的退費(fèi)和減免等學(xué)生信息變動(dòng)，登記學(xué)雜費(fèi)緩交資料。制作日?qǐng)?bào)表、統(tǒng)計(jì)表。審核員，主要審核收費(fèi)員提請(qǐng)的學(xué)生信息、應(yīng)收款變動(dòng)信息、其他信息是否與學(xué)工、教務(wù)等部門(mén)提供的原始信息的真實(shí)性、一致性。審核日?qǐng)?bào)表、統(tǒng)計(jì)表與收費(fèi)系統(tǒng)的一致性、及時(shí)性。系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)對(duì)收費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保障系統(tǒng)的正常安全運(yùn)行；
及時(shí)對(duì)收費(fèi)公開(kāi)查詢系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新；每天對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份并妥善保管，保證收費(fèi)數(shù)據(jù)的安全與完整。票據(jù)管理員，主要負(fù)責(zé)收費(fèi)票據(jù)的購(gòu)買、發(fā)放、收繳和保管工作。在收費(fèi)管理系統(tǒng)中進(jìn)行票據(jù)登記。檔案管理員，保管電子和紙質(zhì)的收費(fèi)憑證、資料、報(bào)表等。裝訂成冊(cè)、定期歸檔。在歸檔、查閱、移交、銷毀等重要環(huán)節(jié)關(guān)嚴(yán)格按照檔案管理制度執(zhí)行。
2.制度建設(shè)
(1)建立稽核審批制度
從崗位上看，收費(fèi)主管對(duì)收費(fèi)審核員和收費(fèi)員、審核員對(duì)收費(fèi)員存在著全面的稽核和被稽核的關(guān)系。系統(tǒng)管理員、票據(jù)管理員、檔案管理員對(duì)收費(fèi)主管也存在著定向稽核關(guān)系，主要針對(duì)其主管使用的收費(fèi)系統(tǒng)、收費(fèi)票據(jù)、收費(fèi)檔案。
從內(nèi)容上看，對(duì)應(yīng)收款的增減進(jìn)行稽核，對(duì)學(xué)生信息的變動(dòng)進(jìn)行稽核。由收費(fèi)員根據(jù)接收到的申請(qǐng)?zhí)岢觯瑢徍藛T根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，審核后再報(bào)收費(fèi)主管復(fù)核。
從形式上看，建立報(bào)表制度，有日?qǐng)?bào)、月報(bào)、年報(bào)等。通過(guò)表與表、表與系統(tǒng)數(shù)據(jù)、明細(xì)表和統(tǒng)計(jì)表核對(duì)來(lái)實(shí)現(xiàn)稽核與控制的目的。
(2)備查登記制度
備查登記制度就是對(duì)進(jìn)入收費(fèi)流程的電子信息和紙質(zhì)信息建立收費(fèi)檔案登記造冊(cè)，以便備查。不管是從外部獲取的還是財(cái)務(wù)制作的，凡是涉及到收費(fèi)信息的均嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行管理。包括審批單、通知單、調(diào)整資料、各類報(bào)表等分類管理。對(duì)電子信息，系統(tǒng)管理員還要負(fù)責(zé)定期備份數(shù)據(jù)，復(fù)制數(shù)據(jù)，雙硬盤(pán)雙重備份，分開(kāi)存放，注意防火防潮，以免同時(shí)毀壞、無(wú)法恢復(fù)。
(3)票據(jù)核銷制度
建立票據(jù)的入庫(kù)、領(lǐng)用、校驗(yàn)、核銷制度。使用票據(jù)管理核銷系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)來(lái)的每一張票據(jù)的即時(shí)狀態(tài)做到完全明確。對(duì)開(kāi)具的票據(jù)做到和賬務(wù)核對(duì)100％，對(duì)每一本票據(jù)核銷后產(chǎn)生核銷單。核銷單能確定票據(jù)所在的記賬憑證號(hào)和票據(jù)用途、金額等要素。對(duì)核銷過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，確保收費(fèi)票據(jù)使用的合法、合規(guī)性和保管的完整、安全性。
四、討 論
本文從工作實(shí)踐出發(fā)，歸納總結(jié)了目前我國(guó)高校在收費(fèi)管理崗位設(shè)置上存在的問(wèn)題。通過(guò)梳理和分析，對(duì)收費(fèi)管理崗位內(nèi)不同崗位之間的不相容性進(jìn)行了剖析，對(duì)崗位設(shè)置、制度建設(shè)的管理提出了不同的見(jiàn)解。但本文在理論上還有提升的空間。作者期望廣大同行攜手一起在理論研究和工作實(shí)踐上進(jìn)行更為深入的探討和交流。作者更期望教育管理部門(mén)或財(cái)政管理部門(mén)盡早出臺(tái)相關(guān)管理規(guī)定，將其規(guī)范管理制度化。保障學(xué)校崗位設(shè)置規(guī)范合理、運(yùn)行有序；加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，保證收費(fèi)管理的良性循環(huán)。
參考文獻(xiàn)：
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一、整理后的檔案分類及要求
目前學(xué)校的檔案管理主要分為幾大項(xiàng)：教學(xué)管理、學(xué)生學(xué)籍、教師業(yè)務(wù)、培訓(xùn)學(xué)員。關(guān)于培訓(xùn)科的檔案是以“期”的形式來(lái)整理裝訂的，分為安全培訓(xùn)、安全復(fù)訓(xùn)和班組長(zhǎng)培訓(xùn)，以及一些專項(xiàng)培訓(xùn)。
1.安全培訓(xùn)檔案
安全培訓(xùn)檔案包括：總結(jié)、辦班審批表、考核申請(qǐng)表、受理申請(qǐng)、考核發(fā)證統(tǒng)計(jì)表、成績(jī)單、考勤表、課程表、座談會(huì)記錄、班主任日志、學(xué)員登記表、學(xué)歷證明、省份證復(fù)印件、實(shí)操考試題、實(shí)驗(yàn)報(bào)告和體檢表。
2.安全復(fù)訓(xùn)檔案
安全復(fù)訓(xùn)檔案包括：總結(jié)、辦班審批表、考核申請(qǐng)表、受理申請(qǐng)、考核發(fā)證統(tǒng)計(jì)表、成績(jī)單、考勤表、課程表、座談會(huì)記錄、班主任日志、違章證明、學(xué)員登記表、體檢表和身份證復(fù)印件。
3.班組長(zhǎng)培訓(xùn)檔案分一人一檔
班組長(zhǎng)培訓(xùn)檔案分一人一檔和一期一檔，一人一檔包括：
目錄、考卷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、心得體會(huì)和學(xué)員登記表。
4.班組長(zhǎng)一期一檔
班組長(zhǎng)一期一檔包括: 總結(jié)、座談會(huì)記錄、班主任日志、考勤表、課程表、成績(jī)單、標(biāo)準(zhǔn)試卷、考場(chǎng)座次表、課堂效果評(píng)估表及培訓(xùn)質(zhì)量綜合評(píng)價(jià)表。
5.專項(xiàng)培訓(xùn)
專項(xiàng)培訓(xùn)包括：簽到表、試卷、評(píng)估表和學(xué)員登記表。每期還有對(duì)教師的考評(píng)和行為層跟蹤效果表，以及老師的教案。每一期的檔案裝一個(gè)檔案盒，檔案盒封面上寫(xiě)上期別、日期、工種、人數(shù)，讓人一看一目了然。
檔案管理員要有思想教育意識(shí)，弘揚(yáng)檔案管理員艱苦創(chuàng)業(yè)、甘為人梯的奉獻(xiàn)精神，樹(shù)立良好的職業(yè)道德，遵守、保守機(jī)密。并能始終保持競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不斷地去學(xué)習(xí)，努力提高自我的應(yīng)變能力和適應(yīng)能力。檔案管理員要把人生中最美好的黃金時(shí)間獻(xiàn)給檔案工作，在這個(gè)默默無(wú)聞的崗位上，以快樂(lè)的心態(tài)和“要做就做最好”的自我要求，干好本職工作，雖然這項(xiàng)工作很枯燥，但要用自己的耐心、細(xì)心、恒心、愛(ài)心、平常心、愉悅心對(duì)待本職工作，做一名快樂(lè)的檔案管理員。
二、不斷夯實(shí)檔案基礎(chǔ)，加大檔案管理力度
1.高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。學(xué)校不僅配備了具有檔案管理資格的人員擔(dān)任檔案管理工作，來(lái)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，而且在檔案設(shè)施上不吝嗇投資，配備了專用的檔案室，撥出經(jīng)費(fèi)為檔案室配置了檔案柜，使檔案管理在硬件上有了保障，適應(yīng)了檔案管理的需要。
2.加強(qiáng)制度管理，規(guī)范檔案管理
為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范學(xué)校的文書(shū)檔案管理，自學(xué)校檔案室成立以來(lái)，學(xué)校先后制定了一系列檔案管理規(guī)章制度。明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔范圍和整理要求，使各有關(guān)科室對(duì)文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。在歸檔過(guò)程中，學(xué)校檔案所有文件歸檔目錄、盒內(nèi)文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計(jì)算機(jī)打印；文件、材料的歸檔全部使用檔案專用的檔案盒，文件不易被腐蝕、變質(zhì)，有利于檔案的保存，使學(xué)校的檔案逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化管理軌道。
三、存在的問(wèn)題和今后檔案工作的重點(diǎn)
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門(mén)指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財(cái)務(wù)處保存原件；屬人事問(wèn)題的，由勞資員保存原件；屬工程項(xiàng)目的，由工程處保存原件。其他重要報(bào)告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門(mén)自行保管。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門(mén)庫(kù)房，各處、部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門(mén)保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料，屬借閱部門(mén)經(jīng)辦的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱非本部門(mén)經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。
關(guān)鍵詞新形勢(shì)；檔案管理；規(guī)范化對(duì)策
目前中國(guó)處在新時(shí)代背景下，現(xiàn)代化信息技術(shù)普遍運(yùn)用于社會(huì)的生產(chǎn)和生活中。特別在檔案管理工作方面，逐步在健全信息化管理體系?，F(xiàn)代化信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)發(fā)展新機(jī)遇同時(shí)，仍然遇到了大量的問(wèn)題。如何在新形勢(shì)下，加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，這是值得我們研究的重大目標(biāo)。
1在新形勢(shì)下檔案規(guī)范化管理遇到的問(wèn)題
在新形勢(shì)下，為檔案管理工作注入了新活力，促使我國(guó)檔案管理工作取得了一定的成績(jī)。但是不容忽視的是，我們同時(shí)也遇到了一系列的挑戰(zhàn)性問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作存在著很多的隱患，并不能適應(yīng)我國(guó)檔案事業(yè)改革發(fā)展的要求。
1.1不重視檔案管理工作
在新形勢(shì)下，檔案管理工作的內(nèi)容比較多，具有一定的復(fù)雜性，對(duì)檔案管理者有了更嚴(yán)格的要求。加強(qiáng)檔案管理工作，保證檔案管理工作更加規(guī)范化具有重大的意義。但是據(jù)了解，有部分檔案單位管理者，還沒(méi)有意識(shí)到規(guī)范化管理的重要性，不僅還沒(méi)有編制完整的制度，規(guī)范和約束檔案管理工作，并且檔案管理方法存在一定的落后性，鑒于此情況下，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患，并不能適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的要求，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。以此同時(shí)，大部分企業(yè)比較重企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，而忽略檔案管理工作，使得在檔案管理方面，投入力度嚴(yán)重缺乏，致使資源配置工作具有局限性，職工的責(zé)任心不強(qiáng)，并缺少健康進(jìn)取思想，檔案管理工作達(dá)不到新形勢(shì)創(chuàng)新的要求，經(jīng)常沿用以前的方式，檔桿管理工作難以規(guī)范化的發(fā)展。
1.2檔案管理體系不健全
隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)飛快的發(fā)展，促進(jìn)了國(guó)內(nèi)多數(shù)企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)的管理制度逐步的健全。然而關(guān)于企業(yè)檔案管理工作，依然缺乏健全的檔案管理制度，致使檔案管理者操作缺乏規(guī)范性，并且檔案管理工作在落實(shí)的時(shí)候不規(guī)范；相關(guān)資料顯示，目前有部分企業(yè)尚未針對(duì)已有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，不符合在新形勢(shì)下檔案管理和運(yùn)用的要求，還是在使用過(guò)去的檔案管理體系，這樣導(dǎo)致檔案管理工作，發(fā)生激烈的矛盾，檔案管理工作效率降低，檔案管理工作很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化。
1.3管理方法落后、信息化程度較低
目前我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、現(xiàn)代化信息技術(shù)都得到飛速的發(fā)展，這些高科技廣泛運(yùn)用于人們的工作和生活中，在促進(jìn)社會(huì)發(fā)展中起到重要的作用。通過(guò)將先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，符合新形勢(shì)對(duì)檔桿管理工作的要求。但是現(xiàn)階段技術(shù)和管理有效地結(jié)合，仍然存在缺陷，還沒(méi)有創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，在檔案管理方面，信息化程度比較低，一般采用的檔案管理方法，就是紙制以及手工登記方法，導(dǎo)致檔案缺乏完整性和準(zhǔn)確性，不利于檔案的利用，降低了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，還沒(méi)有構(gòu)成檔案和現(xiàn)代化技術(shù)結(jié)合的關(guān)系。具體的來(lái)說(shuō)，目前國(guó)內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平明顯地上升，但是在檔案管理企業(yè)，由于受到了人為或外因素的影響，大多數(shù)企業(yè)還沒(méi)有將先進(jìn)的信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，難以使信息化技術(shù)起到突出的作用，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多的隱患，信息化以及規(guī)范化程度待提高，致使檔案管理工作產(chǎn)生低效化以及低質(zhì)量現(xiàn)象，不利于企業(yè)良好的發(fā)展。
1.4檔案管理員素質(zhì)參差不齊
在新形勢(shì)下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化，所以對(duì)檔案管理員，有了更嚴(yán)格的要求。不僅要檔案管理員具備專業(yè)化知識(shí)，還要求掌握現(xiàn)代化技術(shù)。但是現(xiàn)階段檔案管理員的素質(zhì)參差不齊，有部分專業(yè)化程度較低，特別是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和先進(jìn)管理軟件的應(yīng)用，有一些檔案管理員還沒(méi)有掌握，只是歸納和整理相關(guān)檔案資料，缺乏自主地采集檔案資料的認(rèn)識(shí)，并且檔案管理人員缺少培訓(xùn)，知識(shí)和技能難更新，導(dǎo)致有部分檔案管理者無(wú)法突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，從而不能很好地適應(yīng)信息化和規(guī)范化檔案管理工作的需求。
2在新形勢(shì)下檔案管理工作規(guī)范化的策略
2.1重視檔案管理工作的規(guī)范化
對(duì)于檔案單位的領(lǐng)導(dǎo)者而言，他們應(yīng)及時(shí)更新理念，充分地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及必要性。首先單位領(lǐng)導(dǎo)者要明白檔案規(guī)范化管理的作用以及意義，在檔案管理工作中，合理的分配規(guī)范化檔案管理的人力、設(shè)備以及財(cái)力等資源，從而為企業(yè)更好更快的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，幫助企業(yè)獲得更大的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。具體的來(lái)說(shuō)，作為檔案單位領(lǐng)導(dǎo)者，不僅要重視檔案管理工作的規(guī)范化，還要求在檔案管理工作方面，加大投入力度。例如說(shuō)，在檔案管理工作過(guò)程中，對(duì)那些運(yùn)作時(shí)間長(zhǎng)，經(jīng)常要維修、并且較落后的計(jì)算機(jī)，有必要進(jìn)行淘汰掉，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行更換或者是更新，增加全新型具有良好性能的計(jì)算機(jī)，同時(shí)要安裝最正版、最新出、較有名的信息管理軟件。另外在檔案單位內(nèi)部，還可以設(shè)立維修部門(mén)，招收具備專業(yè)化計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能的人員，定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備展開(kāi)檢修和保養(yǎng)，對(duì)軟件實(shí)時(shí)更新、對(duì)病毒進(jìn)行查殺，以此保證檔案管理工作更加規(guī)范化和信息化。
2.2健全檔案管理體系
從客觀的視野來(lái)分析，在新形勢(shì)下開(kāi)展檔案管理工作，要求在各方面采取有效的處理，不可以存在任何的隱患。從縱觀全局的角度分析，檔案管理工作經(jīng)常產(chǎn)生諸多的問(wèn)題，少不了相關(guān)規(guī)章制度的影響。所以在檔案管理工作中，不僅要構(gòu)建完善的檔案管理體系，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新和改革，從不同的方面處理好健全檔案管理制度的問(wèn)題，彌補(bǔ)制度存在的一些不足之處，本質(zhì)上改善檔案管理工作的質(zhì)量。首先是細(xì)節(jié)方面的制度，有必要堅(jiān)持貫徹落實(shí)。我國(guó)人口數(shù)量大，所以檔案的數(shù)量也很大。鑒于此狀況下，全部的檔案，都應(yīng)當(dāng)健全細(xì)節(jié)管理工作，包含了編號(hào)處理工作、錄入處理工作、取出管理工作、轉(zhuǎn)移處理工作等。在進(jìn)行每一項(xiàng)工作的時(shí)候，都需求進(jìn)行具體的記錄，而且將相關(guān)的責(zé)任落實(shí)到負(fù)責(zé)人，讓檔案管理員清晰自己的職責(zé)，防止存在模糊問(wèn)題。其次是整體方面的制度。目前的檔案管理工作，已經(jīng)獲得了廣大人們?nèi)罕姷年P(guān)注，不論是哪一個(gè)方面發(fā)生了問(wèn)題，必然會(huì)構(gòu)成一定的影響。只有對(duì)檔案管理制度進(jìn)行階段性更新和改革，對(duì)制度內(nèi)容結(jié)構(gòu)加大優(yōu)化和彌補(bǔ)力度，才可以確保檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依的目的，最后創(chuàng)造出很高的社會(huì)價(jià)值。
2.3優(yōu)化檔案管理的方法和技術(shù)
在新形勢(shì)下，企業(yè)檔案管理工作加快了發(fā)展的步伐，過(guò)去的檔案管理技術(shù)和方法，已經(jīng)難以符合規(guī)范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統(tǒng)一的紙制檔案資料，要想實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，具有一定的難度，過(guò)去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時(shí)間，而且有可能效果卻不佳。鑒于此，通過(guò)將先進(jìn)的新興電子技術(shù)和信息化技術(shù)，有效運(yùn)用到檔案管理工作中，使得計(jì)算機(jī)操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過(guò)程中，使用先進(jìn)的科技，即便獲得較大的機(jī)遇，同樣會(huì)面臨極大挑戰(zhàn)。首先要加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的實(shí)效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢(shì)下檔案管理工作具體的要求和存在的問(wèn)題，將管理和技術(shù)有效地結(jié)合，研發(fā)出符合企業(yè)實(shí)際需求的信息化和現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從而使現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時(shí)，將現(xiàn)代化技術(shù)融入到檔案管理工作時(shí)，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規(guī)范性和保密性，避免檔案由于技術(shù)工具使用不合理，而發(fā)生檔案泄漏或者丟失的現(xiàn)象。所以還需要強(qiáng)化加密系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行定期性檢查，對(duì)電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。除此之外，在提升單子檔案信息化水平的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)擯棄過(guò)去人工管理方法，可以給各份資料創(chuàng)建一個(gè)電子檔案，例如針對(duì)全部人工記錄資料，通過(guò)用掃描儀，將資料掃入到計(jì)算機(jī)里面，進(jìn)而生成電子檔案，并且保證日后錄入檔案都是以電子檔案為主，通過(guò)相關(guān)檔案管理軟件，把全部檔案資料根據(jù)類型和時(shí)間實(shí)施歸檔好，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建專業(yè)的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，節(jié)約人力的時(shí)間的投入，進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
2.4培養(yǎng)檔案管理者的素質(zhì)
在新形勢(shì)下，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。由于檔案管理工作的內(nèi)容比較多，信息量比較大，管理具有復(fù)雜性和難度，對(duì)檔案管理工作人員要求比較高，作為一名檔案管理者，一定要具備良好的綜合素質(zhì)。但是據(jù)了解，目前企業(yè)檔案管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊，有些檔案管理員并沒(méi)有達(dá)到相關(guān)崗位的要求，特別是不擅長(zhǎng)運(yùn)用信息化技術(shù)。所以說(shuō)，有必要培養(yǎng)檔案管理者的整體素質(zhì)，企業(yè)可以了解市場(chǎng)環(huán)境，結(jié)合檔案管理者的具體情況，從而制定出培訓(xùn)計(jì)劃，并且針對(duì)性加強(qiáng)培訓(xùn)教育，幫助他們豐富檔案管理知識(shí)，提高他們運(yùn)用信息化技術(shù)的水平，并且規(guī)范檔案管理員的行為，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，從而提高檔案管理工作的效率，保證多項(xiàng)檔案管理工作更加規(guī)范化進(jìn)行。
3總結(jié)
在新形勢(shì)下，企業(yè)的檔案管理工作獲得了一定的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)受到諸多因素的影響，也存在極大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息化和現(xiàn)代化管理的要求，要求檔案管理工作更加規(guī)范化。這就要檔案單位充分地意識(shí)到檔案管理工作的作用，結(jié)合企業(yè)的實(shí)情，構(gòu)建完善的檔案管理體系，通過(guò)先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養(yǎng)工作，從而推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案管理；大集團(tuán)企業(yè)；管理體系
中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2014）2-0072-02
F集團(tuán)有限公司成立于1980年，是與特區(qū)同齡的總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)，是某市目前僅有的兩家總部經(jīng)濟(jì)企業(yè)之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產(chǎn)經(jīng)理部開(kāi)始，到2010年底，F(xiàn)集團(tuán)以房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)為主，以住宅地產(chǎn)、商用地產(chǎn)、物業(yè)管理服務(wù)、國(guó)際化教育配套、公益性生態(tài)環(huán)境建設(shè)、汽車貿(mào)易銷售、創(chuàng)意文化傳播等多元化全面發(fā)展的全價(jià)值鏈，形成房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、金融投資業(yè)務(wù)、文教旅游業(yè)務(wù)、城市綜合服務(wù)業(yè)四大業(yè)務(wù)板塊，發(fā)展成為一家多元化控股企業(yè)集團(tuán)，擁有資產(chǎn)總額550億元，凈資產(chǎn)250億，員工總數(shù)超過(guò)5 000人。
隨著資產(chǎn)規(guī)模不斷發(fā)展壯大，市場(chǎng)上多元化的戰(zhàn)略機(jī)遇層出不窮，F(xiàn)集團(tuán)下屬企業(yè)數(shù)量日益增多，到2013年止，擁有超過(guò)80家控股或全資子公司。但是由于發(fā)展迅猛、組織架構(gòu)過(guò)快膨脹，內(nèi)部來(lái)不及配備像樣的檔案管理工作隊(duì)伍，仍停留在相對(duì)隨意性和粗放化管理，導(dǎo)致了盡管集團(tuán)總體上步入高速發(fā)展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠(yuǎn)。在現(xiàn)代企業(yè)管理下集團(tuán)公司檔案管理工作指的是集團(tuán)公司檔案的宏觀管理和檔案業(yè)務(wù)的內(nèi)部微觀管理。本文著重于構(gòu)建集團(tuán)公司的宏觀管理體系。
1 F集團(tuán)檔案管理體系構(gòu)建的總體目標(biāo)和管理架構(gòu)
1.1 F集團(tuán)檔案管理體系的總體目標(biāo)
根據(jù)不同企業(yè)所在行業(yè)特點(diǎn)及發(fā)展程度不同，通過(guò)對(duì)F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題的綜合分析，借鑒先進(jìn)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合F集團(tuán)未來(lái)發(fā)展規(guī)劃，我們提出了檔案管理的總體目標(biāo)：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭(zhēng)一級(jí)甲等管理標(biāo)準(zhǔn)。
1.2 F集團(tuán)檔案管理體系的架構(gòu)及主要內(nèi)容
根據(jù)已經(jīng)制定的檔案管理體系的總體目標(biāo)，結(jié)合F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀和特點(diǎn)，在綜合評(píng)估適應(yīng)未來(lái)管理需要的各項(xiàng)管理制度的基礎(chǔ)上，提出了檔案管理體系的架構(gòu)及其相關(guān)內(nèi)容。
1.2.1 體系組織架構(gòu)
集團(tuán)下屬各分公司設(shè)專門(mén)檔案管理員，每個(gè)管理員負(fù)責(zé)不同的管理工作。
1.2.2 管理職責(zé)定位
集團(tuán)檔案管理員：以編章定規(guī)、監(jiān)督檢查、指導(dǎo)服務(wù)為主，分類整理以集團(tuán)名義發(fā)文呈文的所有資料及被委托檔案。
下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統(tǒng)籌指導(dǎo)分支資料員，參照集團(tuán)規(guī)范編制細(xì)則，接受集團(tuán)檔案室監(jiān)督指導(dǎo)。
分支兼職資料員：收集、簡(jiǎn)單整理資料，登記臺(tái)帳，定期移交檔案室審核入庫(kù)。
1.2.3 管理模式與主要業(yè)務(wù)流程
①管理模式：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、統(tǒng)一方式、定期報(bào)備?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”是指集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)履行集團(tuán)檔案工作的宏觀管控職能。“分級(jí)管理”是指以公司為單位實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理；由于公司的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及經(jīng)營(yíng)范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機(jī)構(gòu)， 也可以委托集團(tuán)公司檔案室集中統(tǒng)一管理?！敖y(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化；即由集團(tuán)統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各子公司根據(jù)本單位實(shí)際情況，制定檔案管理辦法或細(xì)則；參照集團(tuán)的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團(tuán)統(tǒng)一管理方式，如統(tǒng)一呈批文件臺(tái)帳，或購(gòu)買同一檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理等?！岸ㄆ趫?bào)備”是指定期將本公司檔案管理信息上報(bào)集團(tuán)備案。
②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫(kù)的歸檔過(guò)程。
③F集團(tuán)檔案管理相關(guān)配套管理政策。為保證體系順利運(yùn)行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責(zé)任追究制度、文書(shū)檔案管理制度、基建管理制度、專業(yè)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、檔案庫(kù)房管理制度等，還要編寫(xiě)業(yè)務(wù)規(guī)范，如文件檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。
2 F集團(tuán)檔案管理實(shí)施方法和步驟
①摸底調(diào)查，目的掌握企業(yè)檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構(gòu)成和通常流向、常規(guī)業(yè)務(wù)檔案、行政管理類檔案及涉及商業(yè)機(jī)密的技術(shù)檔案等門(mén)類，以及相關(guān)管理人員的流動(dòng)頻率等基本情況。
②考察學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗(yàn)。由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，檔案相關(guān)人員參加，到檔案管理水平先進(jìn)的企業(yè)學(xué)習(xí)。
③召開(kāi)集團(tuán)檔案知識(shí)普及培訓(xùn)，著重增強(qiáng)全公司特別是高管的檔案意識(shí)?？蓛?nèi)訓(xùn)，也可邀請(qǐng)外聘老師。
④成立集團(tuán)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，隸屬于集團(tuán)檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時(shí)根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責(zé)，細(xì)化管理程序，為各公司檔案人員提供一個(gè)經(jīng)驗(yàn)交流的平臺(tái)和機(jī)會(huì)，每年開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、學(xué)習(xí)交流、外出學(xué)習(xí)等活動(dòng)，增進(jìn)檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。
⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺(tái)賬，并根據(jù)人員變化情況隨時(shí)調(diào)整，不間斷地保持與各單位有關(guān)人員的業(yè)務(wù)聯(lián)系，隨時(shí)解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業(yè)中能夠有人管，確保日后與集團(tuán)總體發(fā)展同步、不滯后，及時(shí)準(zhǔn)確記錄集團(tuán)發(fā)展的每一個(gè)足跡。
⑥定期召開(kāi)檔案工作例會(huì)，搭建溝通信息、互相協(xié)調(diào)的平臺(tái)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、提出問(wèn)題，展開(kāi)討論，商定對(duì)策。
⑦完善的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，編寫(xiě)集團(tuán)檔案管理工作指南。結(jié)合檔案工作實(shí)際，根據(jù)《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗(yàn)收整理指南》、《機(jī)關(guān)文書(shū)檔案歸檔范圍和保管期限表》等業(yè)務(wù)指南，建立一系列相應(yīng)的檔案管理制度，從制度上明確規(guī)定文書(shū)、基建、設(shè)備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時(shí)把集團(tuán)公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計(jì)劃管理中，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。完善動(dòng)態(tài)管理，落實(shí)獎(jiǎng)懲工作，確保集團(tuán)公司檔案材料的完整，更好地為集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展服務(wù)。
⑧根據(jù)新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，選取時(shí)間節(jié)點(diǎn)，回溯調(diào)整歷史文檔，嚴(yán)格要求新生文檔。
⑨進(jìn)行檔案軟件需求調(diào)查、分析評(píng)價(jià)確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點(diǎn)實(shí)施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統(tǒng)中，文檔通過(guò)協(xié)同辦公自動(dòng)化模塊實(shí)現(xiàn)電子文件的及時(shí)歸檔、保管、利用；工程、設(shè)備檔案通過(guò)在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行多個(gè)項(xiàng)目、設(shè)備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團(tuán)檔案管理人員對(duì)歸檔文件進(jìn)行明晰化、系統(tǒng)化的梳理，在做好集團(tuán)文件分類的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)以某個(gè)知識(shí)為主題，分析與其他知識(shí)在橫向上縱向上的關(guān)系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯(lián)系起來(lái)，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。
⑩主動(dòng)邀請(qǐng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)視察，為集團(tuán)檔案室申請(qǐng)?jiān)u級(jí)做準(zhǔn)備。
3 實(shí)施保障措施
①加強(qiáng)教育與宣傳力度，做好全面動(dòng)員工作。推進(jìn)集團(tuán)公司檔案管理是涉及集團(tuán)全局的系統(tǒng)工作，是貫穿從管理層、到各職能部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)、直至相關(guān)一、二級(jí)子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團(tuán)內(nèi)部加強(qiáng)全面檔案管理的宣傳力度，對(duì)檔案管理的重要性、必要性進(jìn)行大力宣傳，強(qiáng)化全體員工的檔案知識(shí)教育和培訓(xùn)工作。
②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過(guò)程。檔案管理是一個(gè)持續(xù)，不斷反饋，不斷完善的過(guò)程，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的循環(huán)機(jī)制，只有開(kāi)始，沒(méi)有結(jié)束，在實(shí)際工作中會(huì)隨集團(tuán)業(yè)務(wù)的變化而接觸到不同的行業(yè)，因此需要良好的溝通渠道，上下通達(dá)，及時(shí)調(diào)整或編制新的檔案管理規(guī)定和要求。
③加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。由于集團(tuán)業(yè)務(wù)繁雜，涉及行業(yè)廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業(yè)人才，還應(yīng)是了解企業(yè)多方面知識(shí)的通才。只有掌握了相關(guān)行業(yè)知識(shí)，檔案人員才可嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。
④嚴(yán)格責(zé)任、強(qiáng)化執(zhí)行，加大考核力度，建立考核問(wèn)責(zé)機(jī)制。為確保檔案管理各項(xiàng)制度落到實(shí)處，將檔案管理績(jī)效與崗位職責(zé)、責(zé)任追究制度相結(jié)合，將工作考評(píng)與檔案管理掛鉤，建立一套科學(xué)有效的評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制，以保證在員工內(nèi)承受度下順利實(shí)現(xiàn)。
⑤強(qiáng)化檔案管理與其他業(yè)務(wù)管理體系的有機(jī)協(xié)同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨(dú)模塊化，它是一項(xiàng)涉及各項(xiàng)管理活動(dòng)的系統(tǒng)工程。因此，這項(xiàng)工作雖然由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)，但是要將其滲透到各個(gè)管理層級(jí)、各業(yè)務(wù)管理崗位的具體業(yè)務(wù)管理者工作中去，融入到集團(tuán)的整個(gè)管理系統(tǒng)中去。作為集團(tuán)檔案管理者，必須擴(kuò)寬管理視野，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，扎根集團(tuán)各行業(yè)檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)檔案信息價(jià)值的最大化。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.
身份證明主要包括居民身份證和暫住證，要求必須是有效證件，不能超出法定有效期。復(fù)印件必須清晰，不能模糊不清，如果原件復(fù)印不清楚，可放大一倍，但不允許畫(huà)描或涂改。3.身體條件證明。必須是縣級(jí)或者是部隊(duì)團(tuán)級(jí)以上醫(yī)療機(jī)構(gòu)出具的有關(guān)身體條件證明，查體表上個(gè)人信息欄目要填寫(xiě)完整，并且有本人、醫(yī)師簽字，體檢專用章必須壓蓋照片。4.培訓(xùn)記錄。駕駛培訓(xùn)記錄上必須記載參加培訓(xùn)的科目和學(xué)時(shí)，并且有學(xué)員和教練員簽名、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)扣章。一般理論培訓(xùn)不少于7天，術(shù)科培訓(xùn)不少于20天。其他材料。主要包括：《拖拉機(jī)（聯(lián)合收割機(jī)）駕駛技能準(zhǔn)考證明》、《拖拉機(jī)（聯(lián)合收割機(jī)）駕駛?cè)丝荚嚦煽?jī)表》、《拖拉機(jī)（聯(lián)合收割機(jī)）駕駛證業(yè)務(wù)流程記錄單》。這些材料由規(guī)定的崗位按照業(yè)務(wù)流程遵循“誰(shuí)辦理、誰(shuí)簽章、誰(shuí)承擔(dān)責(zé)任”的原則完成填寫(xiě)、簽章（包括辦理日期）。（四）業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)崗審核。各崗位收集填寫(xiě)的材料最后匯集到領(lǐng)導(dǎo)崗，經(jīng)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核簽章后轉(zhuǎn)到制證崗，核發(fā)農(nóng)業(yè)機(jī)械駕駛證。領(lǐng)導(dǎo)崗審核的主要內(nèi)容：1、駕駛證申請(qǐng)人提供的資料是否齊全、合法；2、辦理程序是否符合規(guī)定；3、填寫(xiě)的格式、內(nèi)容、簽章是否完整等。
檔案的整理
檔案管理崗應(yīng)當(dāng)將以下材料存入檔案：1《.拖拉機(jī)（聯(lián)合收割機(jī)）駕駛證申請(qǐng)表》2.申請(qǐng)人身份證明復(fù)印件3.身體條件證明4.考試成績(jī)表5.準(zhǔn)考證明6《.拖拉機(jī)（聯(lián)合收割機(jī)）駕駛證業(yè)務(wù)流程記錄單》7.駕駛培訓(xùn)記錄8.理論考試試卷編目裝訂。檔案管理崗將農(nóng)業(yè)機(jī)械駕駛員檔案辦理接收手續(xù)后，逐檔填寫(xiě)《拖拉機(jī)（聯(lián)合收割機(jī)）駕駛證檔案材料目錄》，并進(jìn)行裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)，按照以上所列順序排列裝訂，通常采取左側(cè)裝訂的方式進(jìn)行裝訂。填寫(xiě)檔案袋。拖拉機(jī)聯(lián)合收割機(jī)牌證檔案、拖拉機(jī)聯(lián)合收割機(jī)駕駛員檔案通常采用“一機(jī)一檔、一人一檔、分別保管”。因此每輛車、每個(gè)人都必須填寫(xiě)檔案袋。檔案袋上必須填寫(xiě)完全，不應(yīng)該存有漏項(xiàng)。駕駛員檔案必須填寫(xiě)：檔案編號(hào)、駕駛證號(hào)、駕駛員姓名及家庭住址。為了方便查找檔案，檔案封口處在同一方向應(yīng)當(dāng)標(biāo)注檔案編號(hào)。（四）檔案上架。上架是檔案整理的最后一道工序。檔案室保管檔案一般按照分類進(jìn)行整理和保管的，因此在檔案存放時(shí)，首先應(yīng)按檔案分類來(lái)進(jìn)行，即同類型檔案放在一起。當(dāng)確定了檔案的排列順序后，就可以安排上架。上架的次序應(yīng)根據(jù)檔案架（柜）的編號(hào)依次進(jìn)行。檔案的存放方式一般有兩種：豎放或平放。拖拉機(jī)聯(lián)合收割機(jī)牌證檔案、拖拉機(jī)聯(lián)合收割機(jī)駕駛員檔案通常采取橫著豎放，開(kāi)口朝外，并且從左往右、從上往下排列。
