發(fā)布時間:2022-05-15 19:04:03
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辦公室作為綜合協(xié)調(diào)部門,既有承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、連接內(nèi)外的作用,又有傳遞信息、調(diào)查研究、服務(wù)保障的功能。如何發(fā)揮辦公室的“樞紐、參謀、助手、窗口”的作用,提高辦公室效能?筆者結(jié)合工作實踐談幾點體會。
一、辦公室的職能作用
一是承上啟下的協(xié)調(diào)作用。辦公室作為機關(guān)的綜合協(xié)調(diào)部門,是領(lǐng)導(dǎo)連接機關(guān)、部隊的中間環(huán)節(jié),是公文傳遞、謀略咨詢、信息報送、事務(wù)處理和工作協(xié)調(diào)的總樞紐。
二是出謀劃策的參謀作用。辦公室雖然工作千頭萬緒,既是“忙家”又是“雜家”,但絕不僅是“收發(fā)室”“中轉(zhuǎn)站”,在草擬文件、處理信息、協(xié)調(diào)保障、辦事辦會過程中,都負有決策研究、運籌規(guī)劃的職責,辦中有參,參中有謀。
三是收集信息的耳目作用。辦公室工作直接為領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)服務(wù),必須謀全局、知詳情,及時收集整理各種信息,保證領(lǐng)導(dǎo)準確把握全局,實施正確的決策與指揮。
四是樹立形象的窗口作用。辦公室工作繁雜,涉及面廣,對內(nèi)與領(lǐng)導(dǎo)、機關(guān)打交道多,對外與地方及友鄰單位工作聯(lián)系廣泛,辦公室工作人員的辦事效率、工作態(tài)度、文電質(zhì)量等,不僅代表了自身的素質(zhì),也反映了機關(guān)的形象,對外起著窗口作用。
二、工作中的幾點體會
辦公室工作頭緒多、任務(wù)重、要求高,要想履好職、盡好責、干好事,必須把握以下幾點:
一要準確領(lǐng)會意圖。準確領(lǐng)會意圖,是干好一切工作的基礎(chǔ)。作為辦公室工作人員,直接為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)服務(wù),如果不善于領(lǐng)會意圖,辦文辦事就可能背離領(lǐng)導(dǎo)的初衷,甚至影響機關(guān)內(nèi)部團結(jié),影響工作正常展開。特別在受領(lǐng)每項任務(wù)時,要全神貫注、快速記憶、準確領(lǐng)會,切實弄清意圖、掌握標準、明確時限,防止理解出現(xiàn)偏差,辦事出格離譜。
二要精心設(shè)置預(yù)案?!胺彩骂A(yù)則立,不預(yù)則廢”。辦公室工作隨機性、突然性、變化性很強。對每項工作都必須設(shè)有預(yù)案,做到以不變應(yīng)萬變,把好事辦好,把難事辦成。要認真擬制各種預(yù)案,把影響辦事進程的各個小環(huán)節(jié)、小細節(jié)、小事情、小部位關(guān)注到,本著從難處著想、向好處努力的原則,逐個逐項拿出解決的辦法。要嚴格落實責任制,根據(jù)承辦事項的目的、標準、要求等情況,搞好調(diào)查分析,圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖,把任務(wù)進行分解,責任區(qū)分到具體人,都各司其職,密切配合,不打亂仗。
三要及時協(xié)調(diào)關(guān)系。綜合協(xié)調(diào)是辦公室的主要職能,不論是組織會議、接待,還是接待上級工作組、外區(qū)領(lǐng)導(dǎo),大量的工作需要與機關(guān)內(nèi)部、地方黨委、政府之間進行協(xié)調(diào)。一是擺正位置。要秉承領(lǐng)導(dǎo)指示意志實施協(xié)調(diào),不能擺架子、耍威風,“挾天子以令諸侯”,領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán),只能作為調(diào)整矛盾解決問題的依據(jù),決不能作為抬高自己身份的籌碼。二是尊重他人。不論是協(xié)調(diào)什么事項,都必須“對事不對人”,要以自己的誠心誠意打動人,多站在他人的角度考慮,充分聽取并采納他人的合理意見和建議。三是語言得體?!傲佳砸痪淙?,“話不投機半句多”。要慎用指令性語言,多用商量的口氣,不能用“上方寶劍”來壓人,以免傷了和氣,影響感情。四是平心靜氣。在事情多心情煩、協(xié)調(diào)幾次不成、聽到“不同聲音”時,不犯“急躁病”,容得下話,容得下人,容得下事,經(jīng)得住委屈,有“代人受過”的氣量和涵養(yǎng)。