發(fā)布時間：2023-02-28 15:50:53
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的數(shù)字檔案工作計劃樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：科技圖書檔案 管理 自動化化
中圖分類號：G258 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01
延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細(xì)化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區(qū)及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態(tài)提供服務(wù)。近年來，隨著辦公現(xiàn)代化設(shè)備的不斷發(fā)展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進(jìn)而逐步的實現(xiàn)科技圖書檔案工作的現(xiàn)代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關(guān)系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學(xué)有效地進(jìn)行組織管理，協(xié)調(diào)管理，使之成為科技人員之家，充分發(fā)揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和各項工作服務(wù)的作用。這是目前圖書檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)一個十分重要而又需要加以研究的問題。
1 圖書檔案工作現(xiàn)代整體管理是兩者相互聯(lián)系共同發(fā)展的必然要求
1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎(chǔ)
隨著圖書管理走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，檔案工作現(xiàn)代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產(chǎn)物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。
隨著科學(xué)的進(jìn)步，計算機廣泛應(yīng)用于我們的生活工作和各個領(lǐng)域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進(jìn)，為圖書檔案工作自動化管理創(chuàng)造了條件，我們可以通過電子計算機聯(lián)網(wǎng)，可以將同性質(zhì)相互聯(lián)系的工作連為一體，就能實現(xiàn)圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節(jié)，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復(fù)整理，重復(fù)向計算機輸入，這樣，計算機的優(yōu)勢就得不到充分發(fā)揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進(jìn)行。
1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理
隨著辦公自動化與檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，使我們這些事業(yè)單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現(xiàn)圖書檔案工作自動化的整體管理?？萍紙D書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區(qū)各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現(xiàn)代化設(shè)備不配套，加之本地技術(shù)力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規(guī)模的開發(fā)實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統(tǒng)時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關(guān)系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統(tǒng)開發(fā)規(guī)模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。
2 對實現(xiàn)圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法
2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，為圖書檔案工作自動化的協(xié)調(diào)發(fā)展提供保證
市縣區(qū)各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管圖書檔案的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該開拓視野投入一定時間，了解關(guān)注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關(guān)人員對重點課題的研究、統(tǒng)籌安排各工作程序和工作環(huán)節(jié)之間的相互銜接，協(xié)調(diào)好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關(guān)系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。
2.2 統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關(guān)系
圖書檔案工作具體有形，專業(yè)學(xué)術(shù)方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎(chǔ)，也是圖書檔案工作的起點。起點至關(guān)重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進(jìn)科技事業(yè)長足發(fā)展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應(yīng)該著眼于長遠(yuǎn)，圍繞檔案管理這個中心，根據(jù)檔案管理的要求，應(yīng)當(dāng)看到，圖書檔案管理實現(xiàn)自動化是社會發(fā)展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關(guān)檔案資料，圖書檔案的雙重服務(wù)給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結(jié)合起來的一種理想的配套服務(wù)。是科技人員可以信賴的綜合信息服務(wù)工作。因此，圖書檔案工作實現(xiàn)自動化迫在眉睫。
2.3 抓好標(biāo)準(zhǔn)化管理，實現(xiàn)圖書工作自動化與檔案工作自動化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)
圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標(biāo)準(zhǔn)，使分工合作有統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，做到制度有規(guī)定，組織有保證，職責(zé)有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術(shù)上保持前后銜接的協(xié)調(diào)一致。從而達(dá)到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)達(dá)到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標(biāo)準(zhǔn)與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)協(xié)調(diào)配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，而自動化又是建立在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)之上的，因此，收集科研文獻(xiàn)力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統(tǒng)質(zhì)量的優(yōu)劣至關(guān)重要。因此，應(yīng)大力加強圖書工作標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一圖書檔案的標(biāo)引語言，同時，要加強科學(xué)管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監(jiān)督制度，采取有力的措施，確?？萍紙D書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞 數(shù)字檔案室 電子文件 管理
在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅猛的形勢下，數(shù)字檔案室作為政府機關(guān)、企事業(yè)單位在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲和管理，并通過網(wǎng)絡(luò)提供利用服務(wù)的檔案信息集成管理平臺，發(fā)揮著不容忽視的作用。對于電力企業(yè)來說，在企業(yè)的運營和管理過程中，形成了大量的電子文件，成為數(shù)字檔案室重要的工作對象和建設(shè)內(nèi)容。筆者結(jié)合所在的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理情況，對兩者的關(guān)系進(jìn)行探討。
一、積極建設(shè)數(shù)字化平臺，作為數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的基礎(chǔ)
一方面，搭建數(shù)字信息平臺是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件檔案管理的工作起點。圍繞電子政務(wù)、電子商務(wù)建設(shè)的要求，我公司緊跟信息技術(shù)和電力工作的新發(fā)展，加強檔案信息系統(tǒng)研發(fā)，將數(shù)字檔案室建設(shè)作為企業(yè)信息化建設(shè)的有機組成部分，以“檔案管理系統(tǒng)”納入“信息化應(yīng)用系統(tǒng)”統(tǒng)一籌劃開發(fā)，多次配合省公司工作調(diào)試模塊設(shè)計，使系統(tǒng)最大限度地貼合檔案工作需求，逐步實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)和電力企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，基本形成了較為完整規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化檔案室的建設(shè)中，檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展豐富了檔案管理方式，為各門類檔案數(shù)字資源提供了“充分考慮需求、直觀面向用戶、集中統(tǒng)一便捷”的信息展示平臺。
另一方面，搭建數(shù)字信息平臺是數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的落腳點。我公司的檔案信息平臺雖然是由國網(wǎng)公司統(tǒng)一建立和維護(hù)的，但在在實際工作中，檔案工作人員結(jié)合檔案管理工作特點，圍繞“檔案管理”模塊功能和加強電子文件管理等重點工作，認(rèn)真驗證現(xiàn)有系統(tǒng)，同時圍繞信息的前端控制和全程維護(hù)，完善文件處理、檢索瀏覽、信息上傳和集中歸檔等多環(huán)節(jié)應(yīng)用提出功能需求，便于國家電網(wǎng)公司進(jìn)行系統(tǒng)的完善。同時，對已有的電子文件和數(shù)字化后的檔案，開發(fā)檔案掛接、統(tǒng)計分析、查找利用等功能，實施了電子數(shù)據(jù)與信息系統(tǒng)的整體掛接和查閱利用，充分發(fā)揮案卷級、文件級電子目錄和電子圖像數(shù)據(jù)庫的作用，實現(xiàn)了檔案資源的集中管理。根據(jù)信息系統(tǒng)的程度、安全風(fēng)險等因素，落實信息管理安全保密措施，保障應(yīng)用系統(tǒng)的安全運行，提升了我公司檔案信息化管理的層次與水平。
二、積極構(gòu)建保障體系，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理的有序展開
首先，領(lǐng)導(dǎo)重視為各項工作的有序開展創(chuàng)造條件。我公司始終由主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，將檔案工作納入到全年工作計劃當(dāng)中，使檔案工作與企業(yè)各項工作同布置、同落實；每年印發(fā)《檔案工作要點》，召開檔案工作會議，明確檔案工作目標(biāo)和內(nèi)容；積極推行責(zé)任考核制度，將文件材料歸檔工作列入各部門考核內(nèi)容，形成了檔案工作發(fā)展的有效機制。在數(shù)字檔案室建設(shè)初期，我公司檔案工作人員專程赴省公司、市檔案局學(xué)習(xí)咨詢，了解紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容、程序與方式，學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作的有效經(jīng)驗與成果利用，確保檔案數(shù)字化加工項目實施的科學(xué)高效。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，還專門組織召開了檔案數(shù)字化建設(shè)工作研討會，邀請上級業(yè)務(wù)主管部門、市檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專家參加，充分聽取各方意見，全力優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。公司還組織專人以數(shù)字化檔案室建設(shè)為主題開展課題研究，通過對傳統(tǒng)檔案的管理現(xiàn)狀、檔案信息系統(tǒng)建設(shè)以及檔案數(shù)字化建設(shè)實踐等情況進(jìn)行分析探討，研究思考數(shù)字化檔案室建設(shè)的目標(biāo)、原則和方法等內(nèi)容，力求檔案管理的理論研究與檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展相結(jié)合，為數(shù)字化檔案室建設(shè)奠定了理論基礎(chǔ)。
其次，強化指導(dǎo)監(jiān)督。數(shù)字檔案室建設(shè)涉及企業(yè)多個部門，形成工作合力至關(guān)重要。一方面，明確各部門的工作職責(zé)，由辦公室總體牽頭負(fù)責(zé)實施檔案數(shù)字化全過程的進(jìn)度與質(zhì)量控制；由信息管理部門給予數(shù)字化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)存儲與數(shù)據(jù)庫建設(shè)的技術(shù)保障，配合做好數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和運行管理。另一方面，作為垂直管理的大型國有企業(yè)，在做好市公司機關(guān)本部數(shù)字檔案室和電子文件管理工作的同時，積極開展對所屬單位檔案工作的指導(dǎo)，與檔案數(shù)字化項目服務(wù)單位簽訂《檔案數(shù)字化建設(shè)項目安全保密協(xié)議》和《保密承諾書》，明確保密范圍與保密責(zé)任、工作制度和工作流程等要求，并對各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，確保檔案信息全過程安全，對所有檔案進(jìn)行密級篩查，全面梳理和統(tǒng)計標(biāo)識密級文件，從源頭上區(qū)分檔案數(shù)據(jù)的安全保密層次。
再次，健全制度是完成各項工作的保障。在數(shù)字檔案室建設(shè)之初，企業(yè)就以國家檔案局、市檔案局有關(guān)電子文件管理的規(guī)定以及全市“十二五”檔案事業(yè)發(fā)展目標(biāo)中關(guān)于國有企業(yè)全面推進(jìn)電子文件歸檔管理的要求為指導(dǎo)，嚴(yán)格參照國家檔案局技術(shù)規(guī)范和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案信息資源數(shù)字化工作；在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，按照國家檔案局和市檔案局的規(guī)定，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，明確發(fā)展方向，確保高效有序地開展數(shù)字檔案室建設(shè)的各項工作。此外，進(jìn)一步維護(hù)數(shù)字檔案室建設(shè)的成果，規(guī)范電子文件管理的制度；形成“信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案的方式”，對信息系統(tǒng)內(nèi)查閱電子檔案數(shù)據(jù)提出要求，嚴(yán)格規(guī)定查閱范圍，科學(xué)設(shè)定利用權(quán)限，規(guī)范電子檔案的管理。
三、不斷提升效能，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和電子文件管理持續(xù)發(fā)展
一是強化統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字化檔案室因為信息記錄方式與傳遞方式的改變，其工作模式與傳統(tǒng)相比發(fā)生了根本變化。要加強以計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和信息數(shù)據(jù)庫為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)電子文件管理與數(shù)字檔案室建設(shè)的功能要求，進(jìn)一步完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；要實施紙質(zhì)檔案與電子文件的配套管理，將新型檔案數(shù)據(jù)科學(xué)納入檔案管理范疇，實現(xiàn)檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案利用同步，提高信息管理的層次和水平，拓展檔案利用共享渠道。
二是強化技術(shù)保障。要適應(yīng)辦公自動化系統(tǒng)和多媒體技術(shù)等的發(fā)展，配置滿足數(shù)字檔案海量存儲、查詢、管理要求的服務(wù)器和光盤、硬盤等存儲備份設(shè)備，并實現(xiàn)機關(guān)檔案工作從文件收發(fā)、歸檔整理到電子存儲等多環(huán)節(jié)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的功能，為建設(shè)數(shù)字化檔案室提供良好的運行環(huán)境；要遵循統(tǒng)籌開發(fā)的建設(shè)原則，將檔案管理與本單位信息化建設(shè)總體格局相結(jié)合，并關(guān)注數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特殊性和專業(yè)性，加強檔案數(shù)據(jù)分析，對不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行分層保管，努力建設(shè)資源配置合理、使用科學(xué)便捷的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)文檔的實體生成、管理運轉(zhuǎn)、信息利用的一體化。
三是強化學(xué)習(xí)培訓(xùn)。數(shù)字檔案室因檔案信息的記錄方式和傳遞方式發(fā)生改變，其工作模式與傳統(tǒng)工作相比也發(fā)生了顯著變化，對于檔案工作人員來說也需要積極確立全新的管理觀和服務(wù)觀。要根據(jù)新時期檔案業(yè)務(wù)的特點，提升檔案工作人員對數(shù)字檔案室的認(rèn)識，根據(jù)檔案工作的客觀規(guī)律和檔案特點進(jìn)行合理組織、計劃與控制，研究檔案信息化發(fā)展的趨勢，思考完善檔案信息管理的方法；要主動緊跟信息發(fā)展步伐，熟練掌握計算機操作技能，具備更專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識和更豐富的信息技術(shù)知識，為科學(xué)開展檔案管理提供強有力的智力支撐，不斷提升檔案工作效率。
（作者單位為國網(wǎng)湖北省電力公司黃岡供電公司）
參考文獻(xiàn)
[1] 李天一.數(shù)字檔案館建設(shè)的探索與實踐[J].蘭臺世界，2015（S1）：38-39.
（1）檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)
隨著電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探設(shè)計企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)相當(dāng)完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)，檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)可更好的實現(xiàn)檔案資源的服務(wù)工作。截止目前，我國已頒布了40多項與檔案信息化有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，但是這些標(biāo)準(zhǔn)過于陳舊，且標(biāo)準(zhǔn)間內(nèi)容不一，加之宣傳力度不夠，很難實現(xiàn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)執(zhí)行。
（2）檔案信息化建設(shè)的缺少資金投入。
檔案信息化建設(shè)是一項巨大資金投入的建設(shè)，目前，多數(shù)企業(yè)對檔案的管理不重視，導(dǎo)致資金投入不到位，難以有效的實現(xiàn)檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但受到科技資金數(shù)額的限制，仍難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)進(jìn)程。
（3）檔案信息化建設(shè)人才缺乏。
從信息產(chǎn)業(yè)部的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可知，我國產(chǎn)業(yè)信息化的發(fā)展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業(yè)忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業(yè)知識的需求，而忽略信息化人才的需求與培養(yǎng)，導(dǎo)致在檔案信息化的管理與維護(hù)中出現(xiàn)一系列的問題。針對勘探設(shè)計企業(yè)來講，人才缺乏主要表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，當(dāng)前檔案管理人員的信息化素質(zhì)過低，雖然可進(jìn)行基本技能操作，但缺乏專業(yè)的技能培訓(xùn)與教育；第二，缺乏具有信息化專業(yè)只是的檔案管理人員，在軟件系統(tǒng)的開發(fā)、使用與維護(hù)過程中，受專業(yè)信息知識的限制，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，只能尋求技術(shù)人員的幫助，不僅浪費時間，同時也制約了檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。
（4）檔案信息資源整合不完善。
目前，勘探設(shè)計企業(yè)檔案資源的質(zhì)量與數(shù)量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當(dāng)前檔案信息資源開發(fā)利用的主要特點，檔案資源需求也呈現(xiàn)出全面化與豐富化。但是，多數(shù)勘探設(shè)計企業(yè)內(nèi)部部門間溝通不足，缺乏溝通與協(xié)調(diào)，無檔案信息化合作意識。由于各部門間軟件環(huán)境不同，導(dǎo)致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進(jìn)行轉(zhuǎn)換，這樣，必然會出現(xiàn)多次重復(fù)性勞動，嚴(yán)重影響了信息資源作用的發(fā)揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵點。
2 勘探設(shè)計企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析
（一）完善檔案信息化工作體系
只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時，構(gòu)建電子文件管理機制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門積極協(xié)調(diào)，對工作體系進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當(dāng)提升檔案信息化工作的比重，以便同步進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。要對法規(guī)制度等進(jìn)行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專項規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標(biāo)任務(wù)、完成時限以及責(zé)任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。
（二）推進(jìn)檔案數(shù)字化和資源共享
資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個中心開展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計劃，強化監(jiān)督檢查工作，以便順利開展檔案數(shù)字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進(jìn)檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。
（三）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段
檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠(yuǎn)程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國相關(guān)規(guī)定，科學(xué)設(shè)定檔案公開級別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對于部分無法公開于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認(rèn)之后，提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。安全建設(shè)也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應(yīng)用先進(jìn)的身份認(rèn)證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時強化訪問控制，對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。
3 推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的幾點建議
（一）明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)
檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)在于提高檔案信息為企業(yè)各項建設(shè)服務(wù)的能力。建設(shè)以數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享為主要內(nèi)容的數(shù)字檔案館，加快基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理的需要，不斷充實、不斷完善；構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)、科技檔案管理信息系統(tǒng)和科技資料管理信息系統(tǒng)；建立企業(yè)檔案信息共享的安全保密機制；引進(jìn)和開發(fā)必要的數(shù)據(jù)庫，以滿足企業(yè)市政設(shè)計人員的研發(fā)工作需要。
（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和實現(xiàn)途徑
企業(yè)檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是要改變這一狀況，使海量紙質(zhì)檔案變革為膠片化、數(shù)字化檔案，將傳統(tǒng)檔案館變革為數(shù)字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計算機化方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進(jìn)手段，對數(shù)字檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。
（三）檔案信息建設(shè)中應(yīng)注意的問題
一是建設(shè)跨企業(yè)的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設(shè)企業(yè)電子文件中心；三是積極探索實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業(yè)公共信息平臺的信息實現(xiàn)對接。 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的普遍問題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現(xiàn)有檔案工作人員要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，努力使自己成為復(fù)合型人才；另一方面，企業(yè)檔案部門也要加強人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整，有計劃地引進(jìn)計算機專業(yè)人才，加快實現(xiàn)計算機技術(shù)與檔案專業(yè)技術(shù)的融合。
工程科技檔案信息服務(wù)知識化概況
科技檔案編研是對科技檔案信息的深層次挖掘、加工、整合，是知識化服務(wù)的一種形式。早在20世紀(jì)80年代初，我們的科技檔案工作者撰寫的《“X X X”壓力控制系統(tǒng)科技文件材料的管理》一文，總結(jié)概括了型號任務(wù)。中對科技文件材料的管理環(huán)節(jié)與過程，為科技文件管理模索出了一套新辦法，提高了歸檔質(zhì)量，并提供了該任務(wù)中科技文件的知識內(nèi)容，在一定程度上體現(xiàn)了知識化信息服務(wù)的萌芽。1998年，我們編著的《航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案館指南》一書，對館藏科技檔案文件材料進(jìn)行了系統(tǒng)完整的介紹與統(tǒng)計，并按專題、分類、獲獎等級等提供了相關(guān)目錄信息與知識內(nèi)容的介紹，為科研用戶提供了較為翔實全面的檔案信息服務(wù)。90年代末至今，我們先后利用《航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案管理系統(tǒng)》《設(shè)計圖紙管理系統(tǒng)》《型號任務(wù)技術(shù)文件、科技檔案計算機管理系統(tǒng)》，實現(xiàn)了文件、檔案信息的計算機管理，使我所型號任務(wù)中產(chǎn)生的科技檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和自動化，隨時或定期向科研人員提供所需的專題科技檔案信息服務(wù)。多年來，中心科技檔案工作者努力為型號任務(wù)提供檔案信息利用服務(wù)保障。針對中心的重點科研項目，及時為科研用戶提供有針對性的檔案信息利用服務(wù)，充分發(fā)揮了科技檔案的作用，每年為型號任務(wù)研制、試驗、生產(chǎn)、評審等各項工作提供科技檔案、文件、圖紙、聲像檔案資料、軟件產(chǎn)品配置管理等利用服務(wù)2000余冊次／人次。為項目取得社會效益和經(jīng)濟效益奠定了基礎(chǔ)，也在一定程度上為科研用戶提供了相應(yīng)的知識化檔案信息服務(wù)。
這些實例表明，中心開展科技檔案信息服務(wù)知識化起步較早，并且一直在堅持不懈地開展相關(guān)工作，但實事求是地說，這項工作計劃性和系統(tǒng)性還不夠，尚未提升到一定的理論高度與層次。在工作實踐中，我們認(rèn)識到需要進(jìn)一步加強科技檔案信息服務(wù)知識化的創(chuàng)新，以檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)科技檔案信息服務(wù)知識化的進(jìn)程，為科研用戶提供知識化的科技檔案信息服務(wù)已勢在必行。
科技檔案信息服務(wù)知識化的思路框架與主要措施
(一)思路框架
航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案信息服務(wù)知識化的主要功能是在航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，通過數(shù)字檔案信息資源的分類體系的構(gòu)建和用戶信息的獲取，構(gòu)建用戶信息需求偏好模型并實施智能知識推薦服務(wù)。它是科技檔案管理系統(tǒng)的外部接口，在系統(tǒng)管理和數(shù)據(jù)庫處理的基礎(chǔ)上完成數(shù)字檔案信息、系統(tǒng)演示、知識推薦和參考咨詢的模型和算法處理功能，并通過系統(tǒng)管理完成數(shù)字檔案信息和知識的輸出，實現(xiàn)科技檔案信息系統(tǒng)服務(wù)知識化的總體目標(biāo)。其流程主要包括4個組成部分。如下圖所示：
1 資源分類。按照科技檔案分類標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建數(shù)字檔案信息資源分類體系，形成數(shù)字檔案信息資源分類樹，為信息服務(wù)知識化提供有序化的數(shù)字信息基礎(chǔ)。
2 用戶建模?？萍紮n案部門在科研用戶信息獲取、用戶信息描述和用戶信息反饋的基礎(chǔ)上，建立科研用戶信息需求偏好模型，為有效開展數(shù)字檔案信息服務(wù)知識化提供模型和算法支持。
3 反饋處理。根據(jù)科研用戶提供的各類反饋信息，如科研用戶需求調(diào)查反饋信息、用戶操作日志、用戶對系統(tǒng)服務(wù)功能的評價和建議以及與用戶需求相關(guān)的其他各類信息等，進(jìn)行符合系統(tǒng)需要的科研用戶信息編輯、加工和處理，為用戶模型的優(yōu)化和改進(jìn)提供信息反饋支持。
4 知識推薦。通過科研用戶信息需求偏好模型的優(yōu)化和持續(xù)改進(jìn)，針對網(wǎng)絡(luò)用戶的信息咨詢請求，推送科研用戶所需要的知識并給用戶的決策提供支持幫助。
(二)主要措施
科技檔案信息服務(wù)工作在信息加工、知識組織、傳播學(xué)習(xí)、共享交流等環(huán)節(jié)中發(fā)揮著積極的作用，促使科技信息到知識的躍遷?？萍紮n案信息服務(wù)知識化的主要措施如下：
1 加強信息服務(wù)知識化理論與技術(shù)的學(xué)習(xí)。信息服務(wù)知識化是基于信息服務(wù)的一種服務(wù)理念的創(chuàng)新，信息服務(wù)知識化包含了知識時代的許多先進(jìn)服務(wù)理念，其中不少是科技檔案工作可以借鑒的。知識化主張運用集體的智慧整合單位各種形式的知識資源，提高單位的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，實現(xiàn)顯性知識和隱性知識的共享；單位知識創(chuàng)新的源泉在于知識的轉(zhuǎn)化，知識轉(zhuǎn)化的核心在于隱性知識顯性化和顯性知識內(nèi)部化?？萍紮n案是單位在科研試驗、生產(chǎn)等活動中形成的各種記錄，是固化的知識，屬于顯性知識。因此，基于知識化的理念，科技檔案部門僅僅局限于管理已經(jīng)文本化的科技檔案資料是很不夠的，而應(yīng)該根據(jù)自己在科研管理中的地位和工作性質(zhì)，在做好科技檔案信息資源開發(fā)利用的同時，加強信息服務(wù)知識化理論與技術(shù)的學(xué)習(xí)，積極運用知識管理的先進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，比如，知識管理體系中的通訊網(wǎng)絡(luò)、群件技術(shù)、推拉技術(shù)、多維度分析技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等，從而在理論水平和技術(shù)水平上加強科技檔案信息服務(wù)的知識化。
2 擴大科技檔案的收集范圍。科技檔案部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變觀念，將知識獲取作為航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案收集的重要工作內(nèi)容。一方面要對現(xiàn)有的航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案信息材料進(jìn)行知識化加工；另―方面，要注意在中心內(nèi)部及外部環(huán)境中進(jìn)行知識的多渠道收集和加工，如進(jìn)行技術(shù)追蹤收集、合作交流收集、科研調(diào)查收集、信息網(wǎng)絡(luò)收集等。進(jìn)一步豐富科技檔案館藏之后，科技檔案部門參與單位的知識管理才有更多的資本，才能為科研用戶提供更多、更及時、更有效的知識化的科技檔案信息服務(wù)，從而為單位的科研活動作出更大的貢獻(xiàn)。
3 做好數(shù)字化科技檔案資源建設(shè)工作。建立科技檔案共享信息和共享知識的文化環(huán)境，進(jìn)一步做好航天醫(yī)學(xué)工程數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)工作，借助計算機技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)手段，通過局域網(wǎng)絡(luò)，積極開展航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案收集及借閱利用服務(wù)，主動引導(dǎo)各類人員貢獻(xiàn)知識。
4 促進(jìn)科技檔案信息資源的知識化。對航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案材料和收集到的各類信息進(jìn)行有序化組織、整合和精加工，形成批量的知識單元，同時結(jié)合中心的愿景戰(zhàn)略、項目規(guī)劃、技術(shù)課題、實施方案等，了解新技術(shù)動態(tài)，加強科技檔案信息資源知識化研究，并形成各種特有的科技檔案知識產(chǎn)品，從而為各項科研活動提供知識化的信息服務(wù)。
5 建立航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案知識平臺?？萍紮n案管理部門應(yīng)當(dāng)成為知識交流的橋梁和紐帶，成為知識的中介和交流平臺的搭建者，檔案管理人員應(yīng)主動引導(dǎo)知識的產(chǎn)出方，例如科研課題的負(fù)責(zé)人、科研項目的主要完成人等，提供專業(yè)領(lǐng)域的知識和訣竅，而不只是被動地接收科研人員的歸檔材料。在知識的需求、使用方面，積極改進(jìn)工作手段，建立航天醫(yī)學(xué)工程科技檔案知識平臺，注重特色信息資源和個性化信息資源服務(wù)，促進(jìn)知識的傳播、共享和交流，幫助科研用戶有效地獲取知識，使其在科技創(chuàng)新活動中取得更大的成功。例如：科技檔案的查詢、檢索等服務(wù)，都可以通過局域網(wǎng)絡(luò)功能實現(xiàn)，提供科研用戶所需的知識單元。同時，利用網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)優(yōu)勢，拓寬信息服務(wù)領(lǐng)域，科技檔案信息服務(wù)工作和信息服務(wù)人員將越來越重要，“網(wǎng)上知識沖浪員”“網(wǎng)上知識導(dǎo)航員”將成為新型的科技檔案館服務(wù)人員。
在我國國民經(jīng)濟中起重要作用的中央企業(yè)，檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代的背景下，面臨著挑戰(zhàn)和新的發(fā)展機遇。中央企業(yè)檔案是中央企業(yè)重要無形資產(chǎn)，是國有資產(chǎn)重要組成部分，要求在當(dāng)前先進(jìn)信息技術(shù)加速發(fā)展的大背景下，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)推動企業(yè)檔案資源開發(fā)利用，使檔案資源更好地發(fā)揮支持企業(yè)決策、管控、創(chuàng)新、發(fā)展，提升競爭力的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源的作用。
從2010年起，中央企業(yè)的檔案工作由過去國家檔案局直接管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓢鴦?wù)院國資委直接管理與指導(dǎo)。中央企業(yè)的檔案管理進(jìn)入了新的發(fā)展時期，尤其是實行檔案評價工作以來，央企的檔案管理工作起到了很好的推動作用，檔案管理體系、制度不斷健全，硬件建設(shè)、人員配備不斷加強，館藏資源不斷豐富，管理現(xiàn)代化水平不斷提升，檔案信息資源開發(fā)利用不斷加大，央企檔案管理進(jìn)入了快速發(fā)展時期。但隨著科技水平不斷地發(fā)展，企業(yè)管理水平不斷地提高，當(dāng)前檔案管理水平已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)今時展的需要。
2、中央企業(yè)檔案管理存在的問題
2.1領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不高。某些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)受短期經(jīng)濟效益影響，對檔案管理缺乏重視，沒有將檔案管理納入企業(yè)重要的基礎(chǔ)管理工作范疇，工作標(biāo)準(zhǔn)和要求不高，“某些企業(yè)重經(jīng)營、輕管理，檔案管理走下坡?！睕]有認(rèn)識到檔案是現(xiàn)代化企業(yè)管理的基礎(chǔ)工作和企業(yè)文化建設(shè)的重要內(nèi)容，這是造成檔案管理水平不高的重要原因。
2.2檔案管理投入嚴(yán)重不足。“多數(shù)企業(yè)對檔案管理缺乏重視，有錢也舍不得投資，資金問題成為一些地區(qū)和部門檔案工作發(fā)展的最大障礙?！痹S多單位的領(lǐng)導(dǎo)往往認(rèn)為檔案管理只投入不產(chǎn)出，浪費財力、物力、人力，因而對檔案管理不管不問、任其發(fā)展、置之不理，造成檔案管理投入嚴(yán)重不足。
2.3檔案管理人員數(shù)量不足、素質(zhì)偏低。某些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作是一般事務(wù)性工作，不需要什么專業(yè)技能，對檔案工作不夠重視，安排一些專業(yè)素質(zhì)以及實踐管理能力不高的非專業(yè)人員管理檔案，有的企業(yè)的檔案工作甚至停滯，出現(xiàn)了檔案堆積成山等現(xiàn)象。有些企業(yè)中的相關(guān)檔案人員沒有經(jīng)過正式的檔案培訓(xùn)，只是憑借傳統(tǒng)經(jīng)驗，脫離了檔案的規(guī)范化管理要求，更難與現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)。此外，檔案人員因為工作辛苦、清苦和艱苦，往往思想不穩(wěn)定，人員變動較頻繁，造成業(yè)務(wù)不精。
2.4企業(yè)全員檔案管理責(zé)任意識普遍缺乏。目前，許多企業(yè)尚未形成全員參與檔案管理的良好氛圍，很多人都認(rèn)為檔案管理就是檔案部門的事，與己無關(guān)，尤其是部分工程項目的總工及技術(shù)資料管理等人員檔案歸檔意識差，對檔案自行立卷要求在思想意識上更是認(rèn)識不到位，認(rèn)為不是份內(nèi)工作，有抵觸和畏難情緒。全員檔案管理責(zé)任意識的缺乏，導(dǎo)致檔案形成的前端管理十分薄弱，“誰形成、誰負(fù)責(zé)、誰移交”的檔案管理要求難以落到實處。
2.5檔案管理現(xiàn)代化管理水平及信息資源開發(fā)利用水平不高。許多企業(yè)雖然購買、使用了檔案管理軟件，但僅僅實現(xiàn)了電子文件的適時歸檔，以及各類檔案案卷目錄的網(wǎng)上錄入及查詢，距離檔案管理全文數(shù)字化的要求還有非常大的差距，檔案信息資源的開發(fā)利用工作差距較大，檔案編纂力量普遍薄弱，編研水平不高，編研成果較少，尤其深層次編研資料更是少，使檔案資源不能充分利用。
3、中央企業(yè)檔案管理發(fā)展途徑
3.1增強意識，堅持依法治檔。依照《檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《中央企業(yè)檔案工作評價辦法》等相關(guān)規(guī)定，樹立牢固的全員檔案意識。切實加強對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)，切實落實把檔案管理“三納入”，即：將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃、納入企業(yè)管理重要日程與制度、納入相關(guān)人員職責(zé)和考核范圍，營造全員參與檔案管理的良好氛圍，切實落實“誰形成、誰負(fù)責(zé)、誰管理”的要求，才能真正促進(jìn)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。
3.2制定標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理體系。企業(yè)檔案管理制度體系的建立是一件需要長期規(guī)劃、逐步推進(jìn)的系統(tǒng)工程，在建立過程中要重點關(guān)注“檔案管理與企業(yè)發(fā)展相同步”原則，即：檔案管理服務(wù)于企業(yè)發(fā)展，企業(yè)發(fā)展促進(jìn)檔案管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，把企業(yè)檔案工作和企業(yè)的科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理等活動作為一個有機的整體，建立與現(xiàn)代企業(yè)制度融合為自由及整體的企業(yè)檔案管理制度體系。
3.3加強培訓(xùn)，提高檔案人員素質(zhì)。將檔案工作人員隊伍建設(shè)納入企業(yè)整體人才隊伍建設(shè)體系，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，確保檔案工作人員隊伍穩(wěn)定。要采取在職教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、實踐學(xué)習(xí)等方式，著力培育一支愛崗敬業(yè)、忠于職守、積極向上、無私奉獻(xiàn)、業(yè)務(wù)精湛、開拓創(chuàng)新的高素質(zhì)檔案工作隊伍。中央企業(yè)要關(guān)注檔案人員的學(xué)歷教育、職稱評聘、工資待遇等各類切身實際問題，為檔案人才的成長進(jìn)步、施展才華創(chuàng)造條件。
3.4保證資金投入，加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。應(yīng)明確檔案工作經(jīng)費列支科目，并將經(jīng)費列入預(yù)算管理，保障檔案工作有序開展。投入必要的人力、物力、財力，做好檔案庫房安全防范、保管裝具、設(shè)施、現(xiàn)代化設(shè)備的配置、配備作用，做到設(shè)施齊備，同時，要加強人員對設(shè)備的使用、維護(hù)、保養(yǎng)培訓(xùn)，做到物盡其用，切實做到檔案管理工作“硬件要硬、軟件不軟”。
3.5提前介入，檔案和企業(yè)信息化發(fā)展同步。即與企業(yè)信息化建設(shè)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步開展。要將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)軌道，同步開展并保證進(jìn)度，滿足檔案業(yè)務(wù)開展要求，適應(yīng)檔案信息化、現(xiàn)代化管理需要。要逐步建立數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，要逐步建立企業(yè)檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，滿足檔案信息資源開發(fā)利用需要，實現(xiàn)重要檔案資料數(shù)字化。
一、社會保險檔案的含義和歸檔范圍
社會保險檔案是國家檔案的組成部分，是各機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位和各社會團(tuán)體為其員工辦理社會保險、失業(yè)救濟保險、醫(yī)療保險及生育保險、工傷保險等各類社會保險項目過程中形成的，記載和反映每個員工參加各項保險統(tǒng)籌時間長短、繳費多少、因工作變動而至保險統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)接變動以及支用、計發(fā)養(yǎng)老待遇等情況，以一個單位、社會團(tuán)體或以個人為單位分別集中整理保管起來，具有一定保存價值和實際工作查考利用價值的文件材料。
歸檔范圍包括：
1. 政策依據(jù)類：國家、地方出臺的有關(guān)社會保險制度及改革的政策法規(guī)，社會保險繳費、待遇支付辦法以及經(jīng)辦機構(gòu)工作方面的規(guī)范性文件。
2. 業(yè)務(wù)憑證類：各類社會保險費用的扣繳憑證、匯繳憑證、轉(zhuǎn)接憑證、報銷憑證、支用憑證、理賠給付憑證等。
3. 結(jié)算賬卡類：各項社會保險費用匯繳賬冊、支用給付賬冊、繳費花名冊、單位各項社會保險費用管理手冊、參保人員保險手冊以及保險統(tǒng)籌關(guān)系轉(zhuǎn)接清冊、轉(zhuǎn)接變更登記卡和職工各項保險管理卡片等。為便于管理利用，此類材料中凡涉及參保人員的各類手冊、資料、卡片等均應(yīng)集中統(tǒng)一立卷，做到每人一份社會保險檔案案卷。
4. 統(tǒng)計報表類：參保人員工資變動情況統(tǒng)計審核表、各類社會保險費用匯繳統(tǒng)計表以及支用給付統(tǒng)計表等。
5.離退休人員社會化管理類：離退休人員退休待遇、退休人員生存調(diào)查表采集的指紋存檔資料、離退休人員人事檔案管理、遺屬待遇的通知書和待遇決定書、遺屬待遇審批表， 調(diào)整養(yǎng)老待遇、遺屬待遇的申報表。
6. 電子檔案類：指社會保險工作實現(xiàn)辦公自動化以后形成的各種數(shù)字信息檔案等。
二、社會保險檔案管理存在的主要問題
1. 重視不夠。由于社會保險檔案管理是一項新的工作，人們對其重要性普遍認(rèn)識不到位。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金征繳和確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金按時足額發(fā)放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案處于無序狀態(tài)，作用無法充分發(fā)揮。
2. 管理制度不規(guī)范。從各地社會保險檔案管理現(xiàn)狀看，能夠嚴(yán)格按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定管理社會保險檔案的社保經(jīng)辦機構(gòu)并不多，由于目前還沒有制定統(tǒng)一的社會保險檔案管理制度，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全，丟失、涂改、損毀社會保險檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生，影響了社會保險檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3. 專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構(gòu)不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，嚴(yán)重影響社會保險檔案的質(zhì)量。
4. 保管條件差。由于場地限制和經(jīng)費不足等問題，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。致使社會保險檔案存在諸多安全隱患，也給日常工作帶來不便。
三、完善社會保險檔案管理的建議
1. 提高認(rèn)識。社會保險部門要增強社會保險檔案意識，把這項工作納入本單位和本部門發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，加大資金及人力投入，落實檔案存放場所，建立起社會保險檔案工作發(fā)展的長效機制，確保社會保險檔案工作健康發(fā)展。
2. 加強業(yè)務(wù)建設(shè)，實現(xiàn)社會保險檔案工作的規(guī)范化和系列化。社會保險業(yè)務(wù)具有政策性強、涉及面廣、工作量大、專業(yè)性突出等特點，因此，其管理要統(tǒng)一規(guī)劃，合理布局，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分步實施。就是要根據(jù)本單位社會保險檔案構(gòu)成、規(guī)模、特點以及與其他業(yè)務(wù)的聯(lián)系，制定出社會保險檔案業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使社會保險檔案業(yè)務(wù)工作有據(jù)可查，有章可循，并把這項工作總體目標(biāo)分解到各職能部門的年度工作計劃，納入崗位責(zé)任制，以保證其順利進(jìn)行。
3. 建設(shè)專職隊伍，提高管理水平。針對目前社會保險檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，不能適應(yīng)當(dāng)前的社會保險檔案管理需要的事實，社保部門應(yīng)采取通過引進(jìn)檔案專業(yè)人才，對現(xiàn)有社會保險檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)的兩步一起走的方式進(jìn)行，促使社會保險經(jīng)辦機構(gòu)隊伍整體素質(zhì)得到提高，實現(xiàn)社會保險檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理。
4. 社會保險檔案要規(guī)范管理。對歷年積累的紙質(zhì)檔案，可先按檔案的特點和形成規(guī)律，確定歸檔范圍，采用類別、年度和保管期限的分類方法進(jìn)行科學(xué)分類和整理。對已破損的，需按要求進(jìn)行裱糊，再根據(jù)國家檔案管理辦法，對應(yīng)歸檔的資料進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化裝訂，填寫卷面，設(shè)立檔案全宗卷，按年度、按類別規(guī)范排列入柜。對歷年形成的電子介質(zhì)檔案，也應(yīng)按規(guī)范歸檔入室，并編制出各門類的檢索目錄，以便查找。
關(guān)鍵詞： 檔案服務(wù)；用戶需求心理；發(fā)展趨勢；服務(wù)職能
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4311（2012）07-0321-01
1當(dāng)前檔案服務(wù)工作發(fā)展的新趨勢
隨著社會的發(fā)展，科學(xué)文化的繁榮，檔案管理工作也出現(xiàn)了日新月異的變化。主要有以下幾方面：一是利用者的要求高了，不僅要求多編制一些參考資料和史料匯編，而且還要求全面、系統(tǒng)地提供檔案材料；二是服務(wù)內(nèi)容由以服務(wù)于政治為主，轉(zhuǎn)變到以服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)、科學(xué)研究為主；三是查閱方式上由原先的零星查閱為主，轉(zhuǎn)變?yōu)榘磳ｎ}和按專業(yè)大量系統(tǒng)的查閱為主。四是利用者查閱的檔案范圍廣、時間長，不僅查建國后檔案，還要查革命歷史檔案和舊政權(quán)檔案；五是檔案室查閱檔案人數(shù)多，隨著人數(shù)的逐年增長，調(diào)卷量也必然迅猛增長。
2檔案用戶需求心理產(chǎn)生的必然性
檔案用戶對檔案的需求，往往是用戶在工作、學(xué)習(xí)、生活中由于主觀能力的有限及客觀環(huán)境所迫而產(chǎn)生的一種對檔案需求的緊張心理狀態(tài)，它是通過內(nèi)心的心理狀態(tài)不斷反射而來的外界作用的反映。
顯然，檔案用戶需求心理的產(chǎn)生有其內(nèi)在必然性，這是由用檔行為的主體——檔案用戶及客觀環(huán)境所決定的。
檔案用戶作為人或人的組合體，就必然存在著心理、生理和機能上的某些不足或缺憾，在能力和認(rèn)識上也不可避免地存在著某些局限性，使他們在工作、學(xué)習(xí)和生活中必然遇到許多要求助于外界才能解決的問題。同時，檔案用戶作為人，作為社會成員的一分子，必然存在于一個廣闊的社會系統(tǒng)中，這個系統(tǒng)從宏觀上講包括政治系統(tǒng)、經(jīng)濟系統(tǒng)、文化系統(tǒng)等，它包羅萬象，深奧無窮。作為生活于其中的檔案用戶是不可能通曉一切的。
3檔案服務(wù)職能的創(chuàng)新
目前，隨著信息時代的到來，信息形式的層出不窮，信息量的不斷加大，已經(jīng)逐漸到達(dá)一個趨于飽和的階段，檔案在其社會發(fā)展進(jìn)程中，呈現(xiàn)出新的特點：
3.1 內(nèi)容及形式多樣化數(shù)字檔案的出現(xiàn)為利用者提供直觀的服務(wù),它可以更真實的還原歷史，更真實、原始的記錄歷史的狀態(tài)。在數(shù)字環(huán)境下,檔案的存在形式是多種多樣的，傳統(tǒng)檔案一般只能提供文字類信息。而新型檔案包括文字、聲音、圖形、影像等各種多媒體檔案信息。
3.2 載體類型多樣化在數(shù)字環(huán)境下，多種載體形式將大量運用。包括磁盤、光盤、縮微品、遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)提供等載體。傳統(tǒng)的檔案保管方式是以單一的紙稿形式提供利用的。這樣，利用者只需對檔案信息進(jìn)行簡單處理即可直接使用，使用檔案信息時更加方便和快捷，從而加快了檔案信息的傳播速度。
3.3 服務(wù)多樣化在數(shù)字環(huán)境下，利用者面對的是一種檔案信息資源環(huán)境，各檔案館將檔案信息輸送到網(wǎng)絡(luò)上，所有的檔案形成一個大的虛擬檔案館，計算機可以隨身攜帶，檔案利用者可以超越時空的限制，在任何時間、任何地點利用。上網(wǎng)工具通過網(wǎng)絡(luò)方便快捷的得到各種檔案信息。
4提高檔案管理人員信息素養(yǎng)問題探究
4.1 明確服務(wù)的方向，端正服務(wù)態(tài)度檔案工作是服務(wù)性的工作，它的服務(wù)性集中表現(xiàn)開展利用工作上。要想把利用工作做好，首先取決于服務(wù)方向的正確。這就要求各檔案館在加強收集、整理、保管等工作的基礎(chǔ)上，把主要精力轉(zhuǎn)移到利用工作方面，將服務(wù)的重點放在為生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、技術(shù)發(fā)展和經(jīng)濟體制改革上來。只有明確樹立為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和兩個文明建設(shè)服務(wù)的思想，堅持為現(xiàn)階段最在政治服務(wù)，才能保證檔案工作有正確的政治方向。
在明確服務(wù)方向以后，還必須有堅定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度。由于檔案利用工作代表整個檔案工作的成果，為利用者直接服務(wù)，這就要求檔案工作者必須具有高度的政治責(zé)任感，發(fā)揮主觀能動精神，解放思想，開動機器，研究利用工作出現(xiàn)的新情況、新特點，解決利用工作中的新問題，千方百計為各項工作服務(wù)，時時處處為利用者著想，給他們以最大的方便。要有良好的服務(wù)態(tài)度，必須采取得力措施，要加強崗位責(zé)任制，有明確分工，還要建立定期的考核和獎懲制度，把權(quán)、責(zé)、利三者有機結(jié)合起來。
4.2 熟悉檔案的內(nèi)容，了解客觀需求在知已知彼的基礎(chǔ)上，積極主動地做好這項工作，開展利用工作就要求檔案人員熟悉所保存的檔案和客觀利用的需要。
熟悉館藏的步驟和方法是：①只有在熟悉家底的基礎(chǔ)上才能提高工作效率。我們要熟悉檔案的內(nèi)容與成分及其存放地點，在日常工作中注重編制檢索工具和參考資料等工作，做好資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、提供利用等工作，這樣可以及時、準(zhǔn)確地為利用者查找檔案材料。②熟悉檔案的具體內(nèi)容的工作，要放在熟悉立檔單位的歷史和全宗檔案的概況工作之前；③全面熟悉，重點研究。先熟悉重要全宗和全宗中的重要部分，后熟悉一般全宗和全宗中的一般部分；先熟悉年代近的檔案，后熟悉年代遠(yuǎn)的；先熟悉經(jīng)常利用的檔案，然后熟悉利用較少的。
在實際工作對檔案利用的需要是多方面的，而且在不同的時期，不同的任務(wù)對檔案的需求也不同。因此，調(diào)查了解服務(wù)對象對檔案的需要，是正確制定檔案利用工作計劃和開展工作的依據(jù)，是更好地為各項工作服務(wù)，發(fā)揮檔案作用的重要方法。要了解客觀需要，檔案室應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)黨和國家與本機關(guān)主要職能有關(guān)的方針、政策，了解本機關(guān)的主要工作任務(wù)和長遠(yuǎn)規(guī)劃，征求機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門的意見，研究和分析本機關(guān)對利用檔案的需要。檔案館應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)研究黨和國有提出的總?cè)蝿?wù)和規(guī)劃，以及當(dāng)前中心任務(wù)和工作方針，研究了解黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)和各行各業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究等到工作，更好地發(fā)揮檔案的作用。否則，被動地坐等利用者上門，不可能取得良好效果。
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2014年3月，美國國家檔案與文件署（NARA）頒布了《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》（U.S.Na⁃tionalArchivesandRecordsAdministrationFISCALYEAR2014–2018STRATEGICPLAN），[1]該規(guī)劃包括三個部分，即背景、任務(wù)和愿景、戰(zhàn)略目標(biāo)。其指出2014年至2018年NARA的前進(jìn)方向，是指導(dǎo)NARA調(diào)整工作重心及分配資源的依據(jù)。事實上，NARA早有制訂未來工作計劃的傳統(tǒng)，1997年，NARA就向總統(tǒng)、國會及美國公眾提交了《NARA1997-2007年度戰(zhàn)略規(guī)劃》，該規(guī)劃于2000年進(jìn)行了第一次修改，[2]2003年進(jìn)行了第二次修改。[3]2006年，NARA又制訂了《NARA2006-2016年度戰(zhàn)略規(guī)劃》，并于2009年做出修改。[4]可見，NARA一直在根據(jù)時代的變化對戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行修改，其內(nèi)容也發(fā)生著變化。在這種情況下，對走在世界前列的美國檔案事業(yè)進(jìn)行研究，特別是研究其檔案事業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的發(fā)展變化，對我國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的制定有較大的借鑒意義。
一、美國檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的變化
（一）利用服務(wù)的對象、范圍和方式有所擴展利用服務(wù)是美國國家檔案館的核心任務(wù)。盡管如此，在不同時期，NARA的戰(zhàn)略規(guī)劃對“利用服務(wù)”核心任務(wù)提法的不同，使其利用服務(wù)的側(cè)重點亦有所不同，利用服務(wù)的對象、范圍在不斷發(fā)生變化和擴展，利用服務(wù)的方式也在不斷改進(jìn)。1.第一階段（1997～2005年），NARA的任務(wù)是“保障民眾、公務(wù)人員、總統(tǒng)、國會和法院對重要證據(jù)的及時獲取?！盵5]在該階段，NARA利用服務(wù)的對象和范圍都有一定的局限性。服務(wù)對象側(cè)重于民眾、公務(wù)員、總統(tǒng)、國會和法院，對其他組織和機構(gòu)的利用服務(wù)少有提及；服務(wù)范圍則傾向于提供檔案的證據(jù)價值，而忽略了檔案情報價值。在第一階段，NARA過于強調(diào)檔案的證據(jù)價值，而忽略情報價值，且對檔案用戶的認(rèn)識較為狹隘。究其原因，是因為當(dāng)時檔案工作者與社會往往比較重視檔案的證據(jù)價值，對其情報價值有所忽視。在發(fā)揮檔案作用中，有些本屬情報價值的，人們也一概稱為憑證作用，掩蓋了檔案的情報價值。[6]這也導(dǎo)致NARA過于關(guān)注檔案憑證價值的利用者，如公務(wù)員、國會和法院，而忽略了檔案情報價值的用戶，如企業(yè)。2.第二階段（2006～2013年），NARA提出“提供用戶對館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取”；[7]對利用服務(wù)對象不再加以限制，而擴展為所有用戶；提供利用的內(nèi)容為館藏檔案，不再片面強調(diào)檔案的憑證價值。除此之外，這一時期，由于用戶對方便獲取檔案有了更高的需求，因此NARA開始關(guān)注用戶獲取檔案的方式，以實現(xiàn)用戶對館藏檔案的快速、簡便和安全的獲取。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，NARA從以下幾個方面做出了努力：第一，實現(xiàn)對電子文件的管理和提供利用；第二，將那些利用頻繁的傳統(tǒng)形式的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，并對所有館藏檔案進(jìn)行在線著錄；第三，對那些有深層挖掘檔案信息需求的研究者，NARA繼續(xù)為其提供研究室和專家咨詢服務(wù)。這些舉措保證了用戶對NARA館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取。3.第三階段（2014年至今），NARA對利用服務(wù)提出了新要求。在《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中確立了四項目標(biāo)，其首要目標(biāo)是“實現(xiàn)公眾對檔案的獲取”?！斑@一目標(biāo)的確立也標(biāo)志著NARA在戰(zhàn)略和目的方面的重要轉(zhuǎn)變：NARA超越將檔案提供利用的傳統(tǒng)角色，轉(zhuǎn)而通過靈活的工具和促進(jìn)公眾參與的可獲取的資源來實現(xiàn)用戶對檔案的獲取?！盵8]在這一時期，NARA主要通過數(shù)字平臺實現(xiàn)用戶對所有文件的可獲取性，從而保障任何人都可以獲取到NARA的館藏，并從中有所發(fā)現(xiàn)和了解。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，NARA采取了相應(yīng)的措施：繼續(xù)對館藏檔案進(jìn)行在線著錄，加速模擬檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化，以確保用戶可以獲取到更豐富的資源。不難看出，NARA在第三階段的利用服務(wù)工作是在第二階段的基礎(chǔ)上開展的，許多工作在第二階段就已經(jīng)著手在做，經(jīng)過近十年的努力，NARA在不斷“實現(xiàn)公眾對檔案的獲取”，提高其利用服務(wù)水平。
（二）重視檔案經(jīng)濟價值的發(fā)揮和新技術(shù)的應(yīng)用檔案在社會經(jīng)濟建設(shè)中具有重要作用，檔案信息資源的開發(fā)利用可以產(chǎn)生經(jīng)濟價值。檔案作為發(fā)展生產(chǎn)力的重要因素，是加快知識創(chuàng)新和科技成果轉(zhuǎn)化的重要條件，也是提高經(jīng)濟效益、實現(xiàn)經(jīng)濟價值的重要保證。基于此，NARA十分重視檔案經(jīng)濟價值的發(fā)揮?！皩崿F(xiàn)NARA價值的最大化”是《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》新增的內(nèi)容，在以往的任何規(guī)劃中都不曾提及，這說明NARA開始發(fā)現(xiàn)并重視檔案價值的擴展。NARA將政府信息提供給民眾利用并從中創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟價值，這是對檔案文化價值和歷史價值的極大補充。為此，NARA確立了兩個分目標(biāo)：第一，通過改革使文件管理政策和實踐現(xiàn)代化，更有效地支持聯(lián)邦政府向數(shù)字政府轉(zhuǎn)變。為支持聯(lián)邦政府向數(shù)字政府轉(zhuǎn)變，NARA對各個聯(lián)邦機構(gòu)管理具有永久保存價值的電子文件的要求；同時為了減輕電子文件管理的負(fù)擔(dān)，NARA將加大在應(yīng)用研究方面的投資。第二，以促進(jìn)公眾和商業(yè)對政府文件的利用，來創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益。NARA將以機器可讀的形式來提供對電子文件數(shù)據(jù)的直接利用，以保證對館藏信息的有效獲取。從《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中可以看出，NARA通過加快對新技術(shù)的應(yīng)用來提供對電子文件數(shù)據(jù)的直接利用，保證用戶對館藏信息的有效獲取，從而以促進(jìn)公眾和商業(yè)對電子文件的利用，來創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益。新技術(shù)是挖掘檔案經(jīng)濟價值的手段和支撐，可以通過兩個方面促進(jìn)檔案經(jīng)濟價值的實現(xiàn)：第一，通過信息技術(shù)的應(yīng)用來提供用戶對檔案的直接利用，保證用戶方便、快捷地獲取檔案信息，減少不必要的時間浪費，加快檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟效益的步伐。這正是NARA所采取的措施。第二，通過采用新技術(shù)，積極開發(fā)檔案信息資源，挖掘其中蘊藏的經(jīng)濟價值，將潛在經(jīng)濟價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的、實在的經(jīng)濟價值。目前，主要通過國家檔案館目錄實現(xiàn)。國家檔案館目錄（NationalArchivesCatalog）是NARA為了便于用戶利用檔案而開發(fā)的文件信息在線利用門戶，獨家提供了超過200萬份ERA電子文件的在線利用。該目錄是在檔案研究目錄（ARC）和在線公共獲取系統(tǒng)（OPA）的基礎(chǔ)上建立起來的。ARC在2013年8月份退役并被OPA系統(tǒng)所取代，如今OPA系統(tǒng)已為新的改良版本——國家檔案館目錄所取代。
（三）將繼續(xù)迎接電子文件的挑戰(zhàn)自20世紀(jì)90年代開始，電子文件的管理逐漸成為NARA關(guān)注的重點，NARA開始迎接電子文件的挑戰(zhàn)。在20世紀(jì)末21世紀(jì)初，NARA逐漸開始關(guān)注電子文件，認(rèn)識到檔案工作處于電子文件的環(huán)境中。在《NARA1997-2007年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中提出：“NARA必須解決電子文件的管理、保存、利用問題，這些電子文件涉及數(shù)字聲音、地理信息系統(tǒng)、網(wǎng)站及其他電子文件格式?！盵10]2006年以前，NARA處于電子文件挑戰(zhàn)認(rèn)識的萌芽階段，剛開始認(rèn)識到電子文件對檔案管理的影響；而在2006年以后，電子文件呈指數(shù)級增長，NARA已經(jīng)明確了“有能力發(fā)現(xiàn)、管理、利用、共享和適當(dāng)處理電子文件對聯(lián)邦政府職能的發(fā)揮至關(guān)重要?！盵11]可以說，2006年以后，NARA將“迎接電子文件的挑戰(zhàn)來確保實現(xiàn)NARA在數(shù)字時代的任務(wù)”作為一項戰(zhàn)略目標(biāo)來推進(jìn)，并提出應(yīng)對電子文件挑戰(zhàn)的具體策略。[12]另外，為了制定《NARA2014-2018年度戰(zhàn)略規(guī)劃》，NARA在2012年至2013年開展了背景調(diào)查活動。在該項調(diào)查中，NARA發(fā)現(xiàn)其外部挑戰(zhàn)主要有電子文件的激增、大數(shù)據(jù)、云計算、開放數(shù)據(jù)和數(shù)字政府等挑戰(zhàn)，通過這些外部挑戰(zhàn)，不難看出未來仍將面臨電子文件的挑戰(zhàn)。電子文件檔案館（ERA）是NARA解決電子文件管理問題的重要舉措。ERA的目的是保管美國政府生成的具有獨特價值的電子文件，并提供長期利用；同時把所有政府文件的生命周期管理納入到電子政府框架中。ERA有多個組成部分，這些部分發(fā)揮著不同的功能并管理著不同法律框架下的電子文件，其功能主要體現(xiàn)為四個方面：第一，移交功能（Submission），政府部門利用移交功能將電子文件和元數(shù)據(jù)移交給ERA。第二，貯藏功能（Repository），保存和評估電子文件的功能。第三，元數(shù)據(jù)功能（Metadata），即描述電子文件的數(shù)據(jù)，包括電子文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建原因、處理程序等數(shù)據(jù)。第四，存取功能（Access），用戶通過該功能實現(xiàn)對電子文件的獲取。ERA項目的啟動保存了美國歷史，提高了政府的工作效率，改善了電子文件管理活動，使獲取總統(tǒng)文件變得更加便利，方便了公眾對檔案的獲取。但是，ERA也有亟需完善之處：目前ERA不能提供將電子文件遷移到國家檔案館目錄的全自動工具，這限制了國家檔案館目錄中可利用電子文件的數(shù)量；ERA只提供了對電子文件相關(guān)的元數(shù)據(jù)的研究，對電子文件基于內(nèi)容的研究尚未進(jìn)行；ERA的保存處理功能尚未開通運行；ERA中對聯(lián)邦文件利用限制審查和編輯功能尚未運行。
二、啟示
（一）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)美國國家檔案館一直將利用服務(wù)作為其核心任務(wù)，與時俱進(jìn)，不斷提出新的內(nèi)容。在我國，利用服務(wù)也早已被提上議事日程，例如《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中對于利用服務(wù)也有提及，其中“十一五”規(guī)劃將檔案信息利用與社會服務(wù)作為一項任務(wù)“，十二五”規(guī)劃也提到“加快檔案整理鑒定的進(jìn)度，依法開放應(yīng)開放的檔案，利用先進(jìn)技術(shù)，為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務(wù)”。盡管如此，目前我國檔案利用服務(wù)水平仍然不高，在檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃中這方面的內(nèi)容仍需強化。美國國家檔案館的利用服務(wù)在日常工作中堅持公民有權(quán)查看、審查、了解聯(lián)邦政府文件的理念。美國檔案工作者也都認(rèn)同利用館藏檔案是美國公民的權(quán)利，自身工作的意義和價值在于為民眾利用檔案提供服務(wù)。而在我國，雖然近些年來檔案工作者努力改變過去“重藏輕用”的思想和局面，但是由于歷史及傳統(tǒng)等原因，服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變?nèi)杂泻荛L的一段路要走。因此，在未來檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃制定的過程中，必須強調(diào)服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。沒有檔案信息資源建設(shè)做鋪墊，利用服務(wù)就無從談起。美國國家檔案館之所以強調(diào)利用服務(wù)，是因為其檔案信息資源建設(shè)已經(jīng)基本完成，不僅館藏內(nèi)容極大豐富，而且館藏形式較為多樣。就我國而言，館藏內(nèi)容仍不太豐富、結(jié)構(gòu)不夠合理，檔案信息資源問題仍是檔案事業(yè)發(fā)展的短板。因此，我國的當(dāng)務(wù)之急是進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)，提高檔案信息資源的質(zhì)量和水平，為檔案利用服務(wù)工作打下堅實的基礎(chǔ)。
（二）挖掘檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的經(jīng)濟價值檔案作為國家、社會組織或個人在社會實踐活動中形成的原始記錄，除了可以為政府、企業(yè)以及個人提供生產(chǎn)、生活服務(wù)以外，還可以利用檔案進(jìn)行經(jīng)濟建設(shè)，產(chǎn)生經(jīng)濟效益。在我國，檔案是現(xiàn)代化建設(shè)的寶貴財富，作為國家資產(chǎn)的重要組成部分，在社會經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。在檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的編制中，應(yīng)該突出檔案的經(jīng)濟價值。首先，積極開發(fā)檔案信息資源，挖掘其中隱藏的經(jīng)濟價值，通過開發(fā)檔案文化產(chǎn)品或融入企業(yè)生產(chǎn)等形式生成巨大的經(jīng)濟效益，為國家、為地方、為企業(yè)等創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益，同時為檔案部門帶來生機。其次，采用新技術(shù)，創(chuàng)新利用服務(wù)方式，充分利用新興社交媒體平臺，豐富和深化檔案利用服務(wù)，縮短檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟效益的時間，最大限度地發(fā)揮檔案的經(jīng)濟價值。
