發(fā)布時(shí)間：2023-03-21 17:09:04
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案法論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、當(dāng)前有關(guān)的檔案保護(hù)法規(guī)及新型載體檔案的特點(diǎn)
我國(guó)檔案保護(hù)技術(shù)貫徹“以防為主防治結(jié)合”的原則重在基礎(chǔ)設(shè)施和基本保護(hù)條件的改善。國(guó)家檔案局于1986年頒發(fā)的《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》根據(jù)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)情況提出了庫(kù)房設(shè)計(jì)的要求對(duì)檔案的保護(hù)從安全、溫濕度控制、光照等方面提供了最基本的條件。1987年又頒發(fā)了《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》，為檔案庫(kù)房的科學(xué)管理提出了可操作的、較具體的要求。
二、各種新型載體檔案的管理、利用及保護(hù)
新型載體檔案因其載體制成材料各異化學(xué)穩(wěn)定程度不同在保管過(guò)程中應(yīng)針對(duì)其特點(diǎn)盡量按類別做到分庫(kù)保存統(tǒng)一管理。
不同載體的保管方法有許多相同的方面防光、防塵、防水、防霉、防蟲、防潮、防盜是其共同性根據(jù)其特性要采取相應(yīng)的措施進(jìn)行保護(hù)。庫(kù)房?jī)?nèi)一般應(yīng)配備強(qiáng)制通風(fēng)設(shè)備與空調(diào)設(shè)備使其處于適宜的溫濕度和空氣潔凈度中各種不同載體的存貯應(yīng)配備專門柜架例如影片通常使用金屬柜架錄音和錄像材料應(yīng)使用木制柜架和非磁性材料制成的柜架再就是各類新型載體檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查以判斷是否需要修復(fù)或需要進(jìn)行其他保護(hù)性處理。
下面介紹幾種特殊載體檔案的一般保護(hù)技術(shù)供大家參考
1照相底片底片是一種化學(xué)感光材料極易引起化學(xué)變化和自毀它又屬于膠質(zhì)材料極易起火熔化和變質(zhì)其保護(hù)條件要求較高。通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑。
2照片照片檔案的保護(hù)應(yīng)著重于抑制霉菌的生長(zhǎng)可調(diào)節(jié)庫(kù)內(nèi)環(huán)境的pH值添加必要的防霉劑。
3縮微片保管環(huán)境需有適宜的溫濕度且不含有害氣體?？s微片中最常用的銀鹽膠片的最佳環(huán)境溫度不含硫化氫、二氧化硫等酸性氣體以防縮微品發(fā)生粘連、霉變、發(fā)脆、變硬、圖象失真和乳膠層脫落等變質(zhì)損壞現(xiàn)象。另外要選擇適當(dāng)?shù)谋９芷骶吆痛娣盼恢?。為減少其與外界空氣的接觸常選用密封較好的金屬容器存放并把蓋子處用膠帶密封。存放縮微品的柜架要求距地面15米以上以免潮濕和浸水。不常用的膠片最好立站以免擠壓變形或磨損。使用中避免污染和刮傷圖象表面拿膠卷時(shí)手不要觸及藥膜只能拿膠卷的上下邊緣?？s微片連續(xù)閱讀不能超過(guò)規(guī)定時(shí)間以免設(shè)備過(guò)熱膠片受熱易發(fā)脆變形。保存中膠卷不應(yīng)卷得過(guò)緊不能加橡皮筋纏繞，不同種類的膠片應(yīng)分開(kāi)保管以避免產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)等。
4磁帶磁帶的保護(hù)應(yīng)注意避免灰塵的侵蝕要遠(yuǎn)離磁性物體防止磁帶消磁對(duì)于長(zhǎng)期存放不用的磁帶要定期繞動(dòng)防止磁帶粘連與生霉。錄制孔應(yīng)打開(kāi)以防誤操作抹掉信息。
5軟磁盤軟磁盤需防磁、防折、防潮。不能直接用硬筆在磁盤上寫標(biāo)簽不能觸摸數(shù)據(jù)讀寫區(qū)磁盤保存中要立放防止擠壓變形寫保護(hù)口置于寫保護(hù)狀態(tài)。
6光盤光盤的保護(hù)應(yīng)著重預(yù)防劃傷預(yù)防受熱、受擠壓變形和老化。其信號(hào)穩(wěn)定性方面比磁盤好得多但由于其數(shù)據(jù)密度比磁盤也大許多倍要求定位準(zhǔn)確度更高尤其數(shù)據(jù)光盤一旦劃傷或變形將可能導(dǎo)致整張盤的數(shù)據(jù)無(wú)法讀出。光盤在使用中不能用手直接觸摸數(shù)據(jù)面放置時(shí)數(shù)據(jù)面朝上平放以免弄臟或劃傷用完后及時(shí)放回保護(hù)套或盒中保存中要放在保護(hù)套或盒中立放。光盤若被弄臟用無(wú)腐蝕性的清潔劑清洗干凈還可正常使用。
由于新型載體檔案的自身特點(diǎn)為安全的保護(hù)和利用它們，應(yīng)專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴(yán)格審批手續(xù)。磁性載體文件應(yīng)一式兩份歸檔應(yīng)將其中一份作為保存件不得外借。利用率高的檔案應(yīng)另制做復(fù)制件利用中使用復(fù)制件妥善保存原件。錄像片也應(yīng)另歸檔一套可供借閱的備份片。
三、計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和維護(hù)
各區(qū)縣黨委、政府，對(duì)檔案工作的重視程度逐漸增強(qiáng)，不斷加大投入，將檔案館庫(kù)建設(shè)納入地區(qū)發(fā)展規(guī)劃，檔案事業(yè)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算并逐年遞增；市屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，為檔案工作解決工作用房，配備必需的設(shè)施設(shè)備，有效地保障了區(qū)縣檔案局館和市屬單位檔案工作的順利開(kāi)展。
二、形式多樣，積極開(kāi)展《處分規(guī)定》的宣傳教育工作
各區(qū)縣檔案局（館）和市屬單位采取召開(kāi)會(huì)議、組織培訓(xùn)、舉辦專題講座、制發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)文件、發(fā)放宣傳材料或宣傳視頻、張貼宣傳掛圖以及利用各種媒體和平臺(tái)等不同形式，在本地區(qū)、本單位、本系統(tǒng)開(kāi)展《處分規(guī)定》的宣傳教育工作，使公職人員貫徹落實(shí)《處分規(guī)定》的意識(shí)全面增強(qiáng)。部分區(qū)縣檔案局要求所屬各單位把對(duì)《處分規(guī)定》的學(xué)習(xí)列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，并作為干部普法學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容之一；部分市屬單位將《處分規(guī)定》的內(nèi)容及相關(guān)文件電子版，加載到單位內(nèi)網(wǎng)上供大家學(xué)習(xí)，為每一位同志能夠及時(shí)學(xué)習(xí)、貫徹《處分規(guī)定》精神創(chuàng)造了條件。
三、采取措施，依法提高檔案管理工作水平
（一）各區(qū)縣檔案局圍繞《處分規(guī)定》及時(shí)開(kāi)展檔案行政執(zhí)法檢查
各區(qū)縣檔案局圍繞《處分規(guī)定》精神開(kāi)展行政執(zhí)法檢查工作，針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)單位整改落實(shí)情況的監(jiān)督檢查，有效地杜絕了檔案管理違法違紀(jì)行為的發(fā)生。同時(shí)要求執(zhí)法人員明確檢查標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格檢查程序、規(guī)范檢查行為。大興區(qū)檔案局將檔案行政執(zhí)法檢查評(píng)分結(jié)果納入全區(qū)績(jī)效考核體系，真正樹(shù)立了檔案執(zhí)法主體和權(quán)威的地位，有力提高了區(qū)屬各單位依法做好檔案工作的自覺(jué)性。
（二）各區(qū)縣檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)
進(jìn)一步深化一是各區(qū)縣檔案館的安全管理設(shè)施設(shè)備齊全完備，各項(xiàng)規(guī)章制度健全完善并得到有效落實(shí)，確保了檔案實(shí)體及信息的安全；二是按計(jì)劃做好檔案接收、征集和政府公開(kāi)信息的接收工作，館藏資源不斷豐富；三是檔案開(kāi)放鑒定工作有序開(kāi)展，檔案管理公共服務(wù)能力全面增強(qiáng)。此外，區(qū)縣檔案館信息化工作發(fā)展較快，館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化率已很高，為滿足社會(huì)公眾的需求提供保障。
（三）市屬單位依法管理檔案工作水平有所提升
[關(guān)鍵詞]檔案；行政執(zhí)法；問(wèn)題
檔案行政執(zhí)法是維護(hù)檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要手段，是鞏固黨和國(guó)家各項(xiàng)工作發(fā)展的基礎(chǔ)，是保護(hù)人類活動(dòng)真實(shí)歷史和社會(huì)發(fā)展客觀規(guī)律重要依據(jù)的舉措。開(kāi)展檔案行政執(zhí)法，是為了不斷提高人們的檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，防止檔案違法行為。檔案事業(yè)建設(shè)功在當(dāng)代，利在千秋。如何加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法，使檔案事業(yè)得以健康發(fā)展，這是廣大檔案工作者必須認(rèn)真面對(duì)的課題。為此，筆者在這里就檔案行政執(zhí)法談幾點(diǎn)值得思考的問(wèn)題。
一、檔案行政執(zhí)法主要存在的問(wèn)題
1987年國(guó)家頒布實(shí)施《檔案法》，全國(guó)各地檔案行政部門開(kāi)展各項(xiàng)執(zhí)法檢查活動(dòng)，對(duì)依法管理檔案和發(fā)展檔案事業(yè)發(fā)揮了重要的作用，總體上看，檔案行政執(zhí)法方面取得了一定成效。但隨著社會(huì)改革的不斷深化發(fā)展，近年來(lái)在開(kāi)展檔案行政執(zhí)法工作中，還存在著一些必須解決的問(wèn)題。以玉林市為例，從2002年至2006年，共開(kāi)展三次全市性檔案行政執(zhí)法檢查，其中，市人大辦公室和市檔案局聯(lián)合開(kāi)展一次；市法制辦和市檔案局聯(lián)合開(kāi)展一次；另一次是由市檔案局組織各縣(市)區(qū)檔案局交叉檢查。從檢查情況看，全市檔案工作還存在不少問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(一)不按規(guī)定歸檔和移交檔案
按規(guī)定，各單位當(dāng)年成形的文件資料應(yīng)在次年6月份歸檔完畢；對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)立卷歸檔資料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理；按照國(guó)家規(guī)定各有關(guān)單位歸檔整理好的檔案在本單位保管滿10年后，定期向本地方行政區(qū)域內(nèi)的國(guó)家檔案館移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。從玉林市開(kāi)展的三次檔案行政執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)，少部分機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位違反《檔案法》的規(guī)定，應(yīng)歸檔的檔案資料不能及時(shí)整理歸檔，有長(zhǎng)期不建立檔案和不開(kāi)展檔案工作的行為。市直機(jī)關(guān)有2％的單位文件資料長(zhǎng)期不整理歸檔，檔案行政部門每次檢查都向這幾家單位發(fā)限制整改通知書，而這些單位總是應(yīng)付了事；縣直機(jī)關(guān)有5％的單位檔案和檔案工作長(zhǎng)期處于不整理歸檔和無(wú)人管理的狀態(tài)；不移交檔案、不按規(guī)定向檔案館移交檔案的市直機(jī)關(guān)單位占10％，縣機(jī)關(guān)單位占20％。
(二)檔案文件資料收集不齊全
在檢查中，不難看出，應(yīng)歸檔文件資料收集不齊全，即立檔單位在自己開(kāi)展職能職責(zé)范圍的工作中形成了的文件資料沒(méi)有按規(guī)定收集齊全整理歸檔。這種情況的存在是普遍的，如全市市縣兩級(jí)機(jī)關(guān)單位，應(yīng)歸檔的文件資料能收集95％以上進(jìn)行整理歸檔的單位占10％；能收集到90％以上進(jìn)行歸檔整理占30％；能收集到80％以上的占80％；有相當(dāng)部分單位存在著歷年積存下來(lái)應(yīng)歸檔而零散的和領(lǐng)導(dǎo)手上掌握的文件資料收集不起來(lái)歸檔的現(xiàn)象。特別是專門檔案沒(méi)有收集整理歸檔，如聲像檔案、實(shí)物檔案、基建圖紙等。檔案文件資料收集不齊全，這樣發(fā)展下去，將造成地方檔案館館藏檔案資料欠缺的后果，將嚴(yán)重漏失應(yīng)進(jìn)館的檔案。
(三)檔案保管條件差。安全隱患多
一些單位、部門檔案保管無(wú)專室，保管條件與“三鐵八防”的要求相關(guān)很遠(yuǎn)，嚴(yán)重威脅著檔案的安全；檔案亂堆亂放，檔案塵埃滿地。雖然大部分單位有檔案室，但多是與雜物混在一起，有的甚至屋頂漏雨。
(四)檔案工作得不到重視、管理混亂
一直以來(lái)，人們對(duì)檔案和檔案工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)，不了解檔案和檔案工作的功能、作用、性質(zhì)、地位及內(nèi)涵；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門也對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不足，不夠重視。經(jīng)檢查，發(fā)現(xiàn)還有一些單位沒(méi)有把檔案工作納入本單位年度工作計(jì)劃或目標(biāo)管理責(zé)任制，也沒(méi)有建立檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度和明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也沒(méi)有專職或兼職檔案員，誰(shuí)都可以隨便直接利用檔案。
(五)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低
由于檔案人員變換頻繁，一些單位領(lǐng)導(dǎo)往往不考慮檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，隨便安排人員來(lái)應(yīng)付工作，致使許多檔案工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)崗前培訓(xùn)，沒(méi)有業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)，這就使得檔案工作人員素質(zhì)與新時(shí)期檔案工作要求很不相適應(yīng)。
(六)檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)投入少。不按規(guī)定列入財(cái)政預(yù)算
部分縣(市)區(qū)政府及少數(shù)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位沒(méi)有加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，也沒(méi)有把檔案事業(yè)建設(shè)列入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃。如在檢查中，發(fā)現(xiàn)博白縣檔案館已經(jīng)連續(xù)好幾年沒(méi)有列入縣財(cái)政的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，辦公經(jīng)費(fèi)都由檔案館(局)自己解決，檔案館建設(shè)沒(méi)人關(guān)心、過(guò)問(wèn)，這就嚴(yán)重影響了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
二、影響檔案行政執(zhí)法的主要因素
從檢查得到的結(jié)果看，玉林市檔案工作所存在的問(wèn)題反映了行政執(zhí)法工作仍處于弱勢(shì)階段，與國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展要求不協(xié)調(diào)。檔案行政執(zhí)法存在問(wèn)題的原因是多方面的，既有表面上的因素，也有內(nèi)在的根源。筆者認(rèn)為，長(zhǎng)期影響著檔案行政執(zhí)法的主要因素有以下幾方面。
(一)檔案和檔案工作意識(shí)淡薄、檔案法制觀念不強(qiáng)。是檔案工作得不到明確落實(shí)的關(guān)鍵因素
長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)檔案和檔案工作缺乏全面的認(rèn)識(shí)。盡管檔案部門積極、努力地通過(guò)媒體、板報(bào)、標(biāo)語(yǔ)等各種形式向社會(huì)宣傳了《檔案法》，但大多數(shù)單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》與本部門、本單位的職能工作無(wú)關(guān)，只是檔案行政部門的事。由于有這種因素的存在，導(dǎo)致了許多國(guó)家工作人員對(duì)檔案和檔案工作一知半解或全然不知。
(二)檔案人員業(yè)務(wù)水平不高。變換頻繁。是影響檔案工作正常開(kāi)展的直接因素
在開(kāi)展的檔案行政執(zhí)法檢查中有這樣的情況，即多數(shù)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位都是配備兼職檔案員。這些兼職檔案員在單位兼職事務(wù)太多，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)差、檔案業(yè)務(wù)水平偏低，導(dǎo)致了歸檔不按時(shí)、所整理的檔案歸檔質(zhì)量不符合要求，嚴(yán)重影響了檔案管理和工作正常開(kāi)展。(三)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)力度不夠，執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制不夠完善，是影響檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和執(zhí)法不力的主要因素
從近年的幾次檔案行政執(zhí)法檢查來(lái)看，如果檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)不力，那么檔案業(yè)務(wù)建設(shè)將很難開(kāi)展。尤其是對(duì)于多數(shù)單位檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中存在的問(wèn)題，即使已在檢查中明確指出并下發(fā)整改通知書，但由于檔案行政部門人員過(guò)少，過(guò)后無(wú)人抓監(jiān)督、抓落實(shí)，也就無(wú)法追究責(zé)任。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，反映了檔案部門監(jiān)督力度不夠，有指導(dǎo)、無(wú)監(jiān)督。檔案行政執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制不夠完善，各項(xiàng)規(guī)章制度沒(méi)有很好實(shí)施，使得在檔案行政執(zhí)法檢查中，執(zhí)法人員只能是看在眼里，明白在心里，監(jiān)督整改措施不了了之，最終仍然未能督促受檢單位如期整改，直接影響檔案法制建設(shè)的前進(jìn)步伐。
(四)檔案工作得不到重視，檔案工作人員干勁不足，是影響檔案工作的消極因素
檔案工作是一項(xiàng)既要投入，而眼前經(jīng)濟(jì)利益又不明顯的工作。這往往導(dǎo)致相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作存在著偏見(jiàn)，即檔案工作說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要。實(shí)際工作中，檔案人員工作做得不少，領(lǐng)導(dǎo)就是看不見(jiàn)，在檔案工作方面的投入，總是得不到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，這就大大打擊了檔案工作者的積極性，造成檔案工作人員有消極心理，干勁不足，成為影響檔案工作欠活力的因素。
三、解決檔案行政執(zhí)法存在問(wèn)題的辦法
在新形勢(shì)下，如何進(jìn)一步加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法工作，切實(shí)解決當(dāng)前檔案行政執(zhí)法存在的問(wèn)題，確保檔案事業(yè)步入法制軌道，使檔案事業(yè)健康發(fā)展。筆者認(rèn)為應(yīng)該采取以下相應(yīng)的辦法。
(一)加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)作用
檔案行政執(zhí)法是否得到落實(shí)，就看檔案執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)起不起作用。要建立行政執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)系統(tǒng)，充分發(fā)揮人大、權(quán)力執(zhí)行機(jī)關(guān)和政府法制部門的主導(dǎo)作用，實(shí)行多層次、多方位、嚴(yán)而有序、相互制約的有效檔案行政執(zhí)法監(jiān)督指導(dǎo)體系，加強(qiáng)監(jiān)督權(quán)；要定期或不定期地對(duì)各單位、各部門檔案工作情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出，限期整改。這樣，不但能保證各單位、各部門負(fù)責(zé)規(guī)范本單位的檔案管理，而且還能對(duì)所屬單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)?？傊?，只有充分發(fā)揮好監(jiān)督指導(dǎo)作用，才能確保檔案工作的正常開(kāi)展。
(二)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督和檔案工作規(guī)范化、制度化
檔案行政執(zhí)法監(jiān)督是貫徹實(shí)施《檔案法》的必要措施和主要手段。各機(jī)關(guān)、各部門在檔案行政執(zhí)法監(jiān)督機(jī)制中必須明確相關(guān)的職責(zé)、范圍、權(quán)利、義務(wù)、方式，建立和完善檔案執(zhí)法制度和執(zhí)法程序，保障檔案執(zhí)法活動(dòng)科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，還要建立法規(guī)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查制度；各有關(guān)機(jī)關(guān)和部門既要相互監(jiān)督，又要相互支持配合，確保檔案工作有章可循、有序進(jìn)行，促進(jìn)檔案行政執(zhí)法監(jiān)督工作規(guī)范化和制度化。
(三)嚴(yán)肅檔案執(zhí)法。依法依規(guī)查處各種違法違規(guī)行為
《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案工作條例》既然賦予了檔案行政管理部門行政執(zhí)法權(quán)，就應(yīng)該從法律法規(guī)的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、統(tǒng)一性來(lái)維護(hù)和確保檔案工作應(yīng)有的法律、法規(guī)地位，堅(jiān)決貫徹實(shí)施《檔案法》《檔案工作條例》，做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，維護(hù)檔案法律法規(guī)的尊嚴(yán)。只有這樣，才能做到依法依規(guī)治理檔案工作中存在的問(wèn)題，才能促進(jìn)檔案事業(yè)法制化建設(shè)和健康發(fā)展。
(四)加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。依法依規(guī)把檔案事業(yè)發(fā)展列入地方國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃
切實(shí)加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃，納入目標(biāo)管理，列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，還要從思想上、行動(dòng)上重視依法依規(guī)治理檔案工作，切實(shí)解決檔案工作中所必需的人力、物力、財(cái)力等實(shí)際問(wèn)題，確保檔案工作步入正常發(fā)展軌道。
(五)加強(qiáng)培訓(xùn)。提高檔案執(zhí)法人員素質(zhì)
檔案工作不僅承擔(dān)著“記載歷史、傳承文明”的職能，更擔(dān)負(fù)著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的責(zé)任。
從宏觀上來(lái)看，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的辦學(xué)歷史、發(fā)展歷程、管理軌跡等，這對(duì)貫徹黨的教育方針、深化學(xué)校內(nèi)部體制改革、優(yōu)化教師隊(duì)伍、提高辦學(xué)水平具有重要的參考利用價(jià)值；從微觀上來(lái)講，學(xué)校檔案能夠真實(shí)全面地反映學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，為教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估工作提供重要的憑據(jù)。因此，學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理和發(fā)展中的重要組成部分。
一、學(xué)校檔案工作存在的問(wèn)題
目前，大部分學(xué)校的檔案管理工作還處于比較低的層次，僅僅是單純地、被動(dòng)地記錄，它在學(xué)生日常管理、思想政治教育工作以及學(xué)生日后就業(yè)中的評(píng)價(jià)、約束和激勵(lì)作用沒(méi)有得到很好地開(kāi)發(fā)和利用，檔案的種種功效沒(méi)有被活用。目前，學(xué)校檔案工作存在的問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1．檔案意識(shí)薄弱。
部分學(xué)校檔案工作人員大局觀念不強(qiáng)，意識(shí)狹隘，責(zé)任心不強(qiáng)，認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，不能將其與學(xué)校發(fā)展及各項(xiàng)建設(shè)結(jié)合起來(lái)，不能把工作業(yè)務(wù)與自身建設(shè)和發(fā)展結(jié)合起來(lái)。檔案保護(hù)工作是為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的。由于學(xué)校工作過(guò)分強(qiáng)調(diào)為教學(xué)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了保護(hù)意識(shí)的減弱，表現(xiàn)在實(shí)際行動(dòng)上就是對(duì)檔案工作抓得不緊，管得不嚴(yán)；對(duì)檔案資料疏于整理和保護(hù)。
2．管理混亂、不規(guī)范。
一是對(duì)檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范，文書制作格式不統(tǒng)一。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒(méi)有形成完整的檔案利用和管理體系。二是立卷工作不規(guī)范。對(duì)本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全。三是檔案存放不合理，保護(hù)不當(dāng)。各門各類檔案排列順序混亂給檔案查閱和利用工作帶來(lái)了很大的困難。電子文檔，如光盤，軟盤等介質(zhì)檔案保護(hù)措施不當(dāng)，造成重要檔案數(shù)據(jù)丟失或機(jī)密檔案泄露。
3．機(jī)制呆板、不靈活。
工作機(jī)制上，法律法規(guī)意識(shí)單薄，隨意性和盲目性強(qiáng)，崗位責(zé)任不明確；服務(wù)機(jī)制上，服務(wù)意識(shí)差，工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性；用人機(jī)制上，人員結(jié)構(gòu)老齡化趨勢(shì)明顯，以經(jīng)驗(yàn)管理居多，制約了人才引進(jìn)，形成了檔案部門是“鐵飯碗”的現(xiàn)象，工作人員“混”的思想嚴(yán)重。
4．業(yè)務(wù)人員素質(zhì)普遍低下，思想僵化。
長(zhǎng)期以來(lái)，有的學(xué)校檔案館室既是“養(yǎng)成過(guò)渡”“干部晉級(jí)”的好去處，又是“貴夫人”和老、弱、病、殘的養(yǎng)尊處優(yōu)之地，安于現(xiàn)狀。再者，專職檔案人員大多是“半路出家”，不少檔案人員既缺乏專業(yè)知識(shí)的理論功底，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究、計(jì)算機(jī)管理的基本能力。
5．改革創(chuàng)新、自強(qiáng)意識(shí)不強(qiáng)。
學(xué)校檔案部門工作多處于被動(dòng)狀態(tài)，這主要是因?yàn)槠渥陨砀母锇l(fā)展的指導(dǎo)思想存在局限性，導(dǎo)致發(fā)展思路片面、管理體制單一、工作方式封閉、服務(wù)手段落后。
有些檔案工作部門人員自覺(jué)低人一等，不愿去抓根本性、長(zhǎng)期性、建設(shè)性的事情，對(duì)任務(wù)的艱苦性和復(fù)雜性以及與之有關(guān)的困難和問(wèn)題認(rèn)識(shí)不清晰，缺乏自強(qiáng)意識(shí)。
6．設(shè)施、設(shè)備老化，信息化設(shè)備配置不到位。
主要是還有少部分學(xué)校仍在用木制檔案柜裝檔案，檔案室控溫設(shè)備差，不利于檔案存放和安全。檔案設(shè)備存在單一、老化問(wèn)題。而一些必需的信息化設(shè)備又不能及時(shí)配備到位，使得歸檔、存檔、開(kāi)發(fā)資源工作效率低、耗力高，阻礙了檔案工作的高效開(kāi)展。
二、學(xué)校檔案工作創(chuàng)新的必然性
在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)不能適應(yīng)教育改革與發(fā)展的需要，這就要求檔案工作必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。這不僅是理論的創(chuàng)新本質(zhì)要求，也是順應(yīng)時(shí)展的必然要求。
創(chuàng)新的本質(zhì)認(rèn)為，創(chuàng)新是民族發(fā)展的動(dòng)力，是社會(huì)前進(jìn)的助推器。創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識(shí)，有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，才能有創(chuàng)新動(dòng)力。時(shí)代前進(jìn)的步伐和社會(huì)發(fā)展的要求，使得新時(shí)期的學(xué)校檔案工作必須不斷創(chuàng)新和進(jìn)步。
同時(shí)，創(chuàng)新也是順應(yīng)時(shí)展的必然要求。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求科技產(chǎn)業(yè)、運(yùn)行機(jī)制、管理體制等都必須以知識(shí)為基礎(chǔ)，發(fā)揮智慧性創(chuàng)造力，依靠科技創(chuàng)新、知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行可持續(xù)發(fā)展。在這樣的背景下，社會(huì)對(duì)學(xué)校檔案事業(yè)的傳統(tǒng)格局和傳統(tǒng)的運(yùn)作方式提出了許多新的需求。一是使用各類檔案的需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文書、實(shí)物檔案已經(jīng)不能滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的使用需求，科技、專業(yè)、聲像檔案，以及從檔案原件中提煉、加工出來(lái)的檔案信息越來(lái)越多地被人們使用。二是擴(kuò)大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。電子檔案這類新載體檔案隨著數(shù)字科技信息的發(fā)展被廣泛使用，如何廣泛搜集、管理和保存這類檔案資料成為學(xué)校的一個(gè)重要課題。三是對(duì)檔案資料的需求服務(wù)逐漸多樣化、特殊化。除要求提供檔案原件進(jìn)行摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復(fù)、保護(hù)、復(fù)制服務(wù)。要滿足各種各樣的需求，則要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務(wù)機(jī)制，才能符合時(shí)代教育發(fā)展的要求。
三、學(xué)校檔案工作的創(chuàng)新思考
學(xué)校檔案工作的創(chuàng)新，要以意識(shí)創(chuàng)新為前提，管理創(chuàng)新為根本，人員創(chuàng)新為主體，服務(wù)創(chuàng)新為內(nèi)容，改變學(xué)校檔案工作被動(dòng)滯后的局面，積極服務(wù)于學(xué)校其他部門、教職工、學(xué)生以及社會(huì)，發(fā)揮自身在新時(shí)代大背景下應(yīng)有的功能和作用。
1．管理創(chuàng)新。
首先，要?jiǎng)?chuàng)新管理觀念。傳統(tǒng)的檔案管理視經(jīng)驗(yàn)為“至寶”，慣常的檔案工作僅僅滿足于立卷、歸檔、提供利用卷次等基本服務(wù)。而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，服務(wù)對(duì)象要求學(xué)校檔案工作部門提供的資料和服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，學(xué)校檔案工作者若對(duì)新興的學(xué)科發(fā)展、社會(huì)需求了解不充分，不超前預(yù)備，則無(wú)法實(shí)現(xiàn)其真正意義上的服務(wù)功能。許多學(xué)校檔案部門都有大量來(lái)之不易的檔案資源成為死信息，毫無(wú)實(shí)用參考價(jià)值。因此，學(xué)校檔案部門要改變其角色定位，激活檔案工作。將檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c、事后保護(hù)的管理新觀念。
其次，要?jiǎng)?chuàng)新管理模式。推行信息化、數(shù)字化、智能化管理，從立卷到工作手段都應(yīng)遵循簡(jiǎn)化、便利的原則。如組卷形式既要方便日后調(diào)檔，又能縮短立卷歸檔周期。紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案分門別類存放，以光盤、軟盤為介質(zhì)的電子檔案要注意防潮、防塵、防熱、防損。通過(guò)借助計(jì)算機(jī)來(lái)加強(qiáng)檔案的管理工作以及檔案信息的交流，提高管理效率和管理水平。除了各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索等基本用途外，還可以擴(kuò)大計(jì)算機(jī)應(yīng)用的范圍，比如運(yùn)用電子掃描技術(shù)對(duì)紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進(jìn)行縮微處理、采用條形碼來(lái)代替檔號(hào)，可大大提高利用和借閱歸還的速度。最后，要?jiǎng)?chuàng)新管理機(jī)制。要從源頭上解決學(xué)校檔案部門的機(jī)制弊端，就得實(shí)行競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，積極推行全員聘任制。通過(guò)公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，增強(qiáng)檔案工作者的危機(jī)感，激發(fā)每個(gè)人的工作熱情。除此之外，還要建立相應(yīng)的配套激勵(lì)機(jī)制，如創(chuàng)新的考核制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等，以此來(lái)杜絕檔案工作人員可能出現(xiàn)的“閑”“惰”“散”。
2．發(fā)揮學(xué)校檔案人員的創(chuàng)新主體作用。
學(xué)校檔案工作局面能否得到改善，關(guān)鍵在于專職檔案人員是否具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力。要發(fā)揮創(chuàng)新主體的作用，學(xué)校檔案人員要做到三個(gè)“具有”。
一是具有創(chuàng)新意識(shí)。
教育的改革與發(fā)展促使許多學(xué)校進(jìn)行人事制度改革、績(jī)效工資改革等，在這種環(huán)境下，檔案工作人員面臨著更大的壓力。因此，檔案人員有必要對(duì)自己重新定位并作相應(yīng)的調(diào)整。改變被動(dòng)的“伸手派”的作風(fēng)，樹(shù)立積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，努力讓學(xué)校的檔案工作創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
二是具有扎實(shí)專業(yè)的業(yè)務(wù)技能。
檔案工作是一項(xiàng)兼顧業(yè)務(wù)性和管理服務(wù)性的工作，它要求從事檔案工作的專職人員，既要有扎實(shí)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。他們要熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各載體檔案的管理辦法；面對(duì)傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，要敢于創(chuàng)新，敢于突破。三是具有豐富知識(shí)和廣闊視野。信息社會(huì)的發(fā)展使得各行各業(yè)對(duì)檔案信息資源的互補(bǔ)和共享要求越來(lái)越高，檔案人員除了掌握一定的檔案知識(shí)和操作技能外，還應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)技能的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，廣泛涉獵其它知識(shí)領(lǐng)域，擴(kuò)大視野范圍。從事人事檔案管理的人員，要掌握勞動(dòng)工資、職稱評(píng)審和崗位責(zé)任制等知識(shí)；財(cái)務(wù)檔案人員要熟悉憑證、臺(tái)賬等會(huì)計(jì)知識(shí)、財(cái)務(wù)審計(jì)知識(shí)；科技檔案工作者應(yīng)該保證每一份科技檔案客觀真實(shí)、精確無(wú)誤地對(duì)應(yīng)于與其相關(guān)的科技現(xiàn)象、科技活動(dòng)、科技事物；學(xué)生檔案管理的人員應(yīng)該了解當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)，國(guó)家相關(guān)的就業(yè)政策，學(xué)生的就業(yè)狀況等。
3．?dāng)U大資源范圍，創(chuàng)新服務(wù)方式。
（一）方便受眾查閱，使其事業(yè)單位的工作清晰化、系統(tǒng)化檔案信息資源為企業(yè)或事業(yè)單位的發(fā)展提供了重要的資料信息，是企業(yè)穩(wěn)步和諧發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，在企業(yè)或事業(yè)單位的發(fā)展中，都比較重視檔案的管理工作。通過(guò)檔案管理部門對(duì)信息資源的統(tǒng)一收集和管理，將加快對(duì)檔案相關(guān)信息的查詢速度，促進(jìn)企業(yè)或事業(yè)單位在發(fā)展中工作具有條理化和系統(tǒng)化，從而使高層人員的管理工作更為方便。
（二）關(guān)系著社會(huì)的發(fā)展，是國(guó)家信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)檔案管理作為社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，是促進(jìn)國(guó)家信息化發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、人們生活水平的提高以及區(qū)域文明的建設(shè)都來(lái)自于日常的檔案管理活動(dòng)。在一定程度上來(lái)說(shuō)，檔案管理越系統(tǒng)化、合理化，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展取值以及國(guó)家事業(yè)單位的決策就會(huì)越準(zhǔn)確、規(guī)范。目前，大部分的事業(yè)單位在國(guó)家政策的指引下，依法管理并監(jiān)督檔案管理工作的實(shí)施，規(guī)范檔案管理工作的進(jìn)行，并制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，確保規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理工作順利開(kāi)展。
二、新時(shí)代下檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)分析
（一）檔案管理向信息化方向發(fā)展隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用與普及，為人們的生活和生產(chǎn)工作都帶來(lái)了重要的影響。對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，在新時(shí)代下，檔案管理工作將以信息化做為主要的發(fā)展方向。在信息化的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案信息資料的收集和整理以及檔案文件的備案都可以借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)完成。這不但可以節(jié)省檔案信息收集與鑒別時(shí)所花費(fèi)的時(shí)間，而且在一定的程度上提高了檔案資料的安全性能。除此之外，檔案管理的信息化不僅可以使受眾無(wú)國(guó)界、無(wú)區(qū)域界線、無(wú)障礙的查詢檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而且能為企業(yè)或事業(yè)單位的重要決策提供有效的支持和根據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。
（二）檔案管理向一體化方向發(fā)展檔案管理的一體化是指對(duì)檔案管理各個(gè)階段的一個(gè)整合，它取消了檔案管理中的各個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)，更好的提高了檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理一般可分為四個(gè)階段，包括：檔案的收集備案階段、檔案的使用階段、檔案的保存階段、檔案的長(zhǎng)期保存階段。這四個(gè)階段中前兩個(gè)階段檔案是以文件的形式而存在，后兩個(gè)階段才是現(xiàn)實(shí)意義上的檔案資料。由于文件和檔案的管理方法和標(biāo)準(zhǔn)有所差異，所以檔案管理的工作效率受到了嚴(yán)重的影響。因此，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)家對(duì)檔案管理工作的不斷重視，檔案管理逐漸向一體化方向發(fā)展，將在檔案管理工作中，明確檔案管理一體化的流程和操作，對(duì)文件及檔案管理進(jìn)行整合，以提高檔案管理的工作效率。
（三）檔案管理向多元化方向發(fā)展在新時(shí)期下，檔案管理的作用逐漸獲得了人們的認(rèn)可，其工作重心也由管理保存向服務(wù)大眾的方向轉(zhuǎn)變。檔案管理的數(shù)量是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展而豐富的，從國(guó)家公務(wù)信息到公民的日常生活，從學(xué)術(shù)研究到事業(yè)單位的發(fā)展，檔案的作用貫穿于人們生活以及生產(chǎn)工作的始終。因此，檔案管理工作將向多元化服務(wù)發(fā)展，向不同的社會(huì)群體提供其所需要的檔案信息查詢服務(wù)，從而充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。與此同時(shí)，在檔案信息的查詢方面，除了紙質(zhì)檔案的查詢方式之外，還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料查詢服務(wù)，以滿足不同地區(qū)不同人們的檔案查詢需要。
三、結(jié)束語(yǔ)
現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來(lái)設(shè)計(jì)的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和競(jìng)爭(zhēng)中是決定性的資源。通過(guò)開(kāi)發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動(dòng)人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會(huì)貫穿人力資源開(kāi)發(fā)的整個(gè)過(guò)程。而加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動(dòng)態(tài)的激勵(lì)手段，讓員工能夠感受到組織對(duì)他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績(jī)等方面的綜合反映。若對(duì)人事檔案重視，能認(rèn)真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點(diǎn)以及專長(zhǎng)，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個(gè)人才的不同特點(diǎn)，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長(zhǎng)規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開(kāi)發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)人才的廣泛需求；可以及時(shí)地為企業(yè)和部門推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動(dòng)各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻(xiàn)自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個(gè)人的真實(shí)情況，就會(huì)直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用；如果對(duì)人事檔案不重視，不加強(qiáng)管理，致使人事檔案管理水平低，服務(wù)方式被動(dòng)單一，就不能使人才檔案信息得到及時(shí)使用，同樣會(huì)影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認(rèn)為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系密切，在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中具有重要的促進(jìn)作用。
二、是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中人力資源管理的重要手段
社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，各級(jí)人才市場(chǎng)的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)技術(shù)人才的流動(dòng)日益頻繁，為企業(yè)人才開(kāi)發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對(duì)于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。
人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實(shí)力強(qiáng)大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門在我國(guó)境內(nèi)招聘新的管理人才、技術(shù)人才時(shí)，非常重視人事檔案的利用。因?yàn)橐粋€(gè)跨越國(guó)界尋找經(jīng)濟(jì)合作，謀求最大經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關(guān)鍵因素。對(duì)一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實(shí)績(jī)諸要素，都是考察的條件。通過(guò)出示個(gè)人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對(duì)聘員的信任程度和認(rèn)可程度。而國(guó)內(nèi)大中型企業(yè)管理人員、技術(shù)人員的聘用，也是如此。現(xiàn)代企業(yè)制度改革實(shí)施以來(lái)，企業(yè)實(shí)行專業(yè)技術(shù)人員、管理人員聘用制，使單位與個(gè)人在平等自愿的基礎(chǔ)上建立了聘用關(guān)系。一份翔實(shí)、完整的個(gè)人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能的充分發(fā)揮。
同時(shí)，由于人事檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門根據(jù)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而作出準(zhǔn)確的人才預(yù)測(cè)，制定出長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃。
三、為企業(yè)人才需求預(yù)測(cè)提供參考
關(guān)鍵詞:檔案館;人力資源;開(kāi)發(fā)與管理
一、檔案館人力資源管理普遍存在的問(wèn)題
1.1人力資源管理觀念淡薄，對(duì)人力資源管理工作重視不夠:目前，基層檔案館人力資源管理觀念仍然比較淡薄，許多檔案館受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，一直沿用傳統(tǒng)的人事管理模式，受其制約。在人員的引進(jìn)上存在很大的隨意性。檔案館經(jīng)常成為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排門路人員的收容所。結(jié)果，人員素質(zhì)偏低，工作質(zhì)量上不去。這也極大地影響了檔案館員的積極性和創(chuàng)造性的發(fā)揮。同時(shí)，對(duì)人力資源管理也缺乏足夠的重視，管理上“重物輕人”認(rèn)為檔案館的發(fā)展是靠資金投入，看重規(guī)模、設(shè)備和館藏，輕視對(duì)人力資源的研究;看重經(jīng)費(fèi)投入，輕視人力方面的投入:看重?fù)碛腥肆?，輕視人力的利用。
1.2人力資源管理制度不規(guī)范:普遍來(lái)看，檔案館極少有人力資源管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。不太重視對(duì)工作人員的崗位培訓(xùn)，不能正確運(yùn)用能級(jí)對(duì)應(yīng)的管理原則，即根據(jù)人的能力，把人才放到相應(yīng)的崗位上去。普遍存在著能級(jí)不分、職級(jí)崗位錯(cuò)位、管理失衡和聘任制有名無(wú)實(shí)等錯(cuò)誤現(xiàn)象，缺乏真正意義上的競(jìng)爭(zhēng)上崗和激勵(lì)機(jī)制，缺乏規(guī)范化的人力資源培養(yǎng)、穩(wěn)定和業(yè)績(jī)考核等方面的制度。再加上工資分配上的大鍋飯與分配不公并存，很難調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，更談不上創(chuàng)造性的開(kāi)展工作。
1.3檔案館人才流失較為嚴(yán)重:與其他部門相比，檔案館工作時(shí)間長(zhǎng)，強(qiáng)度大，而福利待遇和地位卻得不到提高，與此同時(shí)還一味強(qiáng)調(diào)發(fā)揚(yáng)默默奉獻(xiàn)和甘為人梯的精神。在館員的晉升、評(píng)職、業(yè)務(wù)深造等方面，不按個(gè)人能力和論資排輩的一些做法也挫傷了許多人的積極性，使他們喪失了對(duì)檔案館事業(yè)的歸屬感和主動(dòng)進(jìn)取的精神。在這樣的“清水衙門”里，檔案館人才的價(jià)值與其貢獻(xiàn)是背離的，因此，很多檔案館員選擇了“跳槽”。總之，在目前的檔案館中，一方面是檔案館人力資源缺乏，業(yè)務(wù)工作得不到應(yīng)有的發(fā)展:另一方面則是，現(xiàn)有的人力資源配置不當(dāng)，又造成很大的浪費(fèi)。追根究底，傳統(tǒng)的檔案館人事管理是其癥結(jié)。
1.4內(nèi)外環(huán)境的不利影響:從內(nèi)部看，檔案館人力資源管理落后，封閉保守，致使工作人員和一些領(lǐng)導(dǎo)始終處于一種消極被動(dòng)的狀態(tài)中，知識(shí)得不到充分尊重，才能得不到發(fā)揮，使其養(yǎng)成安于現(xiàn)狀的惰性，缺乏危機(jī)感和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。從外部環(huán)境看，在人們心目中，檔案館工作人員的作用不大，地位不高，形象欠佳，這大大挫傷了檔案館工作人員的積極性。許多專業(yè)技術(shù)人員對(duì)檔案館缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案、情報(bào)、信息利用意識(shí)淡薄。有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案館很少問(wèn)津，也鮮見(jiàn)他們到檔案館了解情況，解決問(wèn)題，綜合這些來(lái)自內(nèi)外部的不利影響，在某種程度上造成檔案館隊(duì)伍士氣不高，思想不穩(wěn)定，從而影響工作的順利開(kāi)展。
二、人力資源管理在檔案館實(shí)施的必要性
2.1人力資源管理是檔案館留住人才的有效手段——知識(shí)經(jīng)濟(jì)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)使現(xiàn)代檔案館對(duì)文獻(xiàn)資源的管理發(fā)生了深刻的轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的以手工為主的管理手段轉(zhuǎn)變到以自動(dòng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代技術(shù)為主。檔案館員作為知識(shí)和智力的載體，在檔案館的生存和發(fā)展中成為首要因素，高素質(zhì)、高層次的創(chuàng)新型知識(shí)人才和專家成為檔案館發(fā)展最重要的資源。因此，發(fā)展檔案館事業(yè)，必須依靠廣大檔案館員的積極參與和發(fā)揮他們的聰明智慧，充分地調(diào)動(dòng)他們的積極性。這就要求檔案館進(jìn)行合理的人力資源管理，堅(jiān)持以人為中心，把館員作為檔案館的主體，把人力資源作為檔案館制定發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃的依據(jù);關(guān)心館員個(gè)人的發(fā)展，把館員個(gè)人的發(fā)展和檔案館的發(fā)展緊密結(jié)合起來(lái)，根據(jù)館員個(gè)人的專長(zhǎng)、能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)，提供相應(yīng)的工作崗位，為其設(shè)計(jì)合理的職業(yè)生涯規(guī)劃，并為館員的學(xué)習(xí)和教育培訓(xùn)等提高自身發(fā)展的措施提供各種幫助。2.2人力資源管理是檔案館事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要。檔案館的核心崗位，如采訪、編目、咨詢、系統(tǒng)維護(hù)等業(yè)務(wù)部門的工作具有專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，一般都由受過(guò)高等教育的專業(yè)技術(shù)人員來(lái)從事。按照人本主義心理學(xué)的創(chuàng)始人馬斯洛的需要層次理論，這些技術(shù)人員一般都具有較強(qiáng)的成就需求、尊重需求及求知需求。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分重視他們的作用，尊重他們的價(jià)值，盡量滿足他們的個(gè)性需求，以此激勵(lì)他們的積極性，發(fā)揮他們的創(chuàng)造性。此外，鑒于檔案館的服務(wù)功能和服務(wù)模式逐步以簡(jiǎn)單的借換轉(zhuǎn)向信息化、專業(yè)化、專門化，圖書館的專業(yè)人才、專門人才和知識(shí)專家將承擔(dān)起圖書館發(fā)展規(guī)劃的參與者、網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織者、知識(shí)的創(chuàng)造者這些角色。為了使他們適應(yīng)這些職能要求，勝任這些任務(wù)，需要有意識(shí)、有計(jì)劃的為他們提供繼續(xù)教育、職業(yè)培訓(xùn)、在職教育等機(jī)會(huì)，從而提高自身素質(zhì)，掌握從事圖書館創(chuàng)新發(fā)展的各種技能，使他們成為合格的知識(shí)和信息服務(wù)的工作者。只有這樣才能促進(jìn)檔案館事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
2.3人力資源管理有助于檔案館適應(yīng)時(shí)代變化發(fā)展的需要知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)使檔案館面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)，用戶知識(shí)和信息需求向多樣化、個(gè)性化、專門化方向發(fā)展，致使檔案館一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)展多種形式的知識(shí)和信息資源服務(wù)，極力滿足用戶的需求。檔案館將真正實(shí)行“以用戶為中心”的新型服務(wù)理念，一切服務(wù)工作都將圍繞用戶的需求主動(dòng)來(lái)開(kāi)展，能否抓住用戶將決定檔案館的發(fā)展命脈。把人力資源管理“以人為中心”的管理理念落實(shí)到檔案館的具體工作中，便要求檔案館以用戶為根本，以用戶為中心，研究用戶的知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)信息的需求動(dòng)向和他們需求的針對(duì)性、特色性，全面了解用戶需求，并對(duì)此做出快速積極的反應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案館的真正價(jià)值。
2.4人力資源管理是保證檔案館其它資源得到充分利用的需要，除去人力資源這一首要的能動(dòng)性要素外，文獻(xiàn)、資金、設(shè)備、技術(shù)等其他資源特別是知識(shí)和信息資源能否得到用戶充分利用、發(fā)揮其價(jià)值，以及檔案館的整體效益能否得到提高等，最終也都將取決于人力資源的開(kāi)發(fā)與利用程度。有效的實(shí)施人力資源管理，能夠促進(jìn)人力資源和其他資源的充分結(jié)合，將極大地提高檔案館知識(shí)的利用率，從而產(chǎn)生極大的社會(huì)效益。
三、檔案館人力資源管理的有效模式
目前我國(guó)檔案館還沒(méi)有統(tǒng)一的人力資源管理模式，從國(guó)內(nèi)外現(xiàn)有的檔案館人力資源管理模式來(lái)看，大致有以下幾種:
(1)以國(guó)家設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)入制度作為人員管理的依據(jù)。如檔案館職業(yè)資格認(rèn)證制度等。
(2)突出對(duì)專業(yè)對(duì)口部門服務(wù)的資格認(rèn)證制度。如檔案館學(xué)科館員制度等。
(3)各單位自行制訂的符合自身實(shí)際的管理制度。如獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度等。
(4)通過(guò)行政手段設(shè)立相關(guān)的檔案館人員編制政策來(lái)達(dá)到提高館員素質(zhì)的目的。如定崗定編等。
參考文獻(xiàn):
1.韓偉之、鄭宇豪、金琦:檔案館理論與實(shí)踐[M];北京;中國(guó)檔案出版社，1990年
2.李龍燕;檔案館人員優(yōu)化問(wèn)題淺議[J].云南檔案，2000(1)
由于檔案館本身的性質(zhì)和任務(wù)，決定了它具有廣泛的社會(huì)功能：即它不僅有保存和積累國(guó)家檔案財(cái)富的功能，還有向社會(huì)傳播檔案信息、承擔(dān)宣傳教育，為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)、政治、科學(xué)、文化等各方面服務(wù)的功能。為社會(huì)服務(wù)是一個(gè)既古老又現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。由此，引發(fā)了筆者對(duì)新時(shí)期更好地發(fā)揮國(guó)家綜合檔案館社會(huì)功能的幾點(diǎn)思考。
一、集中優(yōu)勢(shì)力量，加強(qiáng)綜合檔案館的建設(shè)
傳統(tǒng)管理模式上追求檔案館小而全的觀念，造成布局不合理，投資分散的現(xiàn)象，使資源得不到優(yōu)化配置，盡管基層檔案工作者付出了很多辛勞，卻難以發(fā)揮它的社會(huì)功能，也很難長(zhǎng)久立足于社會(huì)。
