發(fā)布時間：2023-05-25 18:12:44
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理工作現(xiàn)狀樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關鍵詞：社區(qū)檔案管理；功能定位；工作對策
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2012）08-0049-02
人民平時生活中，社區(qū)是一個不可缺少的綜合性基礎機構，它承擔著人民群眾方方面面的生活需求，同時又承擔著黨和國家制定的政策法規(guī)的落實重任，而檔案的管理工作是一項重要的社區(qū)基礎性工作，它不僅真實地記錄著社區(qū)的發(fā)展歷程，而且還見證著社區(qū)各方面建設，更在社區(qū)建設和諧社會的歷史進程中有著異常重要作用。
1當前社區(qū)檔案管理工作的基本情況
社區(qū)雖然是最基層的群眾組織機構，但也 “麻雀雖小、五臟俱全”，“上面千條線，下面一根針”，方方面面的工作都需要社區(qū)來給予落實。這些客觀情況決定了，作為日常基礎性的社區(qū)檔案管理工作也有著一些鮮明的特點：
一是社區(qū)檔案管理工作存在兼職多、缺人手、變動頻等特點，導致履行日常檔案管理工作職責較難?？傮w上看，一個社區(qū)普遍不過十余人的規(guī)模，加之日常繁雜事務多，這就決定了檔案管理工作人員有三個特點：缺人手，絕大多數(shù)社區(qū)沒有安排專門的工作人員進行檔案管理，一般都是由相對清閑的人員兼任；身兼多職，有些檔案員還身兼婦聯(lián)主任、文書等職；人員的變動經(jīng)常，一般檔案工作1～2年的居多，而且還有的社區(qū)一年人員要變動好幾次，有的基層單位考慮崗位時選擇一些待退休、待生小孩人員、身體多病的人員在崗，普遍將檔案管理崗位作為“臨時崗”。因為崗位變動頻繁，還有的工作人員甚至沒有經(jīng)過專業(yè)培訓就上崗，有的業(yè)務剛入門后就被調整了工作崗位，檔案管理水平普遍不高。
二是社區(qū)檔案工作制度建設存在弱化現(xiàn)象，從而導致檔案管理規(guī)范化難以落實。各個社區(qū)都根據(jù)社區(qū)工作的自身特點，檔案室基本建立健全了從檔案儲存、保密、鑒定、借閱以及銷毀等各項管理制度，但這一系列制度的執(zhí)行范圍不出檔案室，其它工作人員大多知之不清或執(zhí)行不力，社區(qū)檔案機構如此進行制度建設，容易造成社區(qū)檔案規(guī)范化管理工作難以開展。
三是一些領導對社區(qū)檔案管理工作存有模糊認識，導致社區(qū)檔案工作存在著先天不足的現(xiàn)象。在基層有一些管理者對檔案管理工作缺乏應有的認識，往往說起來重要、做起來次要、忙起來不要。加之受編制體制等方面制約，大多數(shù)的社區(qū)沒設立獨立的檔案管理機構，一般檔案室都掛靠在上級單位辦公室進行管理，這就容易形成檔案管理職責不明、責任不清等現(xiàn)象。
四是社區(qū)檔案周邊服務功能開發(fā)不足，以致現(xiàn)有檔案難以發(fā)揮應有作用。社區(qū)檔案管理機構應該在上級部門的指導下，不但應該要開展社區(qū)檔案規(guī)劃、監(jiān)督、協(xié)調和指導工作，而且還應當開展社區(qū)綜合信息的溝通交流和利用的工作。同時社區(qū)檔案部門還應該是檔案服務機關、服務社會、服務群眾的重要場所，但當前檔案管理人員對社區(qū)檔案機構重保管、輕利用的思想以及對檔案資源開發(fā)利用下功夫不深。放棄了檔案信息服務保障功能的開發(fā)，也就放棄了檔案與檔案工作“更上一層樓”的機會，從而會間接導致社區(qū)檔案機構工作地位的下降。
2新時期社區(qū)檔案管理工作新的認識和定位
隨著各地加快推進和諧社會建設的進程，檔案管理工作也要不斷地適應新的歷史任務，加快推進服務形式與內容的多樣化，不僅要使檔案機構發(fā)展成為社區(qū)檔案安全保管基地，還要成為社區(qū)文化宣傳、社區(qū)文化休閑場所、鄉(xiāng)情教育園地和工作的管理中樞、社區(qū)檔案利用服務中心。
①新時期社區(qū)檔案工作任務以及要求。負責制定和實施相關的社區(qū)檔案工作的規(guī)劃和操作標準，負責管理范圍內的各種組織工作人員的專業(yè)培訓。要做好檔案法律、法規(guī)的普及和宣傳，增強社會的檔案意識。負責社區(qū)檔案的收集管理和開發(fā)。要做好對社區(qū)的國有企業(yè)、事業(yè)單位、行政村的檔案工作的監(jiān)督與指導，還應督促管理轄區(qū)內居民服務工作的收集，指導其規(guī)范整理，從而成為社區(qū)檔案工作管理的中樞機構。
②社區(qū)檔案機構要在建設和諧社會進程中占有一席之地。作為社區(qū)檔案信息資源庫，檔案管理工作從領導決策、政策出臺、經(jīng)驗總結、文化教育、文件公開等方面服務途徑多，服務范圍寬泛，能夠展現(xiàn)社區(qū)檔案價值的最大化，特別是在推進社會主義和諧社會建設進程中，社區(qū)檔案機構占有重要的一席之地。
③社區(qū)檔案機構要建設成為社區(qū)文化宣傳的教育園地。在社區(qū)檔案保存有眾多的檔案，它們載體多樣化、內容也十分豐富，許多珍貴的革命遺址遺跡、重要的歷史事件、眾多反應社會進步以及經(jīng)濟發(fā)展的史實都保存在檔案室，社區(qū)檔案管理相關部門有責任對這些寶貴的歷史遺產(chǎn)以及精神文化財富進行開發(fā)，使其真正發(fā)揮出傳承文明、資政育人的作用，把檔案管理工作看作建設社區(qū)文化宣傳教育園地的重要組成部分。
④社區(qū)檔案機構要建設成為社區(qū)文化休閑的場所。應該把在社區(qū)檔案工作中記錄重大歷史事件或者反映本地區(qū)風土人情的檔案進行開發(fā)，對有關家族文化的家譜或者有關本地名人的檔案進行整理，特別是一些讓人感興趣的聲像、多媒體檔案，可以進一步豐富基層百姓的業(yè)務文化生活。
3當前加強社區(qū)檔案管理工作的幾點意見
檔案管理工作同其它工作一樣，需要多方面的支持。從目前情況看，基層社區(qū)應盡力將檔案工作單列出來，在列入社區(qū)發(fā)展總體規(guī)劃的同時，成立功能完善的檔案管理機構，建立健全檔案管理規(guī)章制度，形成檔案管理工作的良好機制，推進社區(qū)檔案管理工作健康有序發(fā)展。
①社區(qū)檔案管理工作要列入社區(qū)發(fā)展總體規(guī)劃中，形成“一盤棋”思想。現(xiàn)行的《基層檔案工作試行辦法》中也有規(guī)定：“各級黨委、人民政府應切實加強領導，把檔案工作列入工作計劃和發(fā)展規(guī)劃，納入分管領導目標管理責任制，切實解決檔案庫房、設備和工作人員等實際問題”。于此同時，在檔案建設的經(jīng)費上應該加大投入，需要把檔案建設開支也加入到財政預算，還要使考核獎勵機制更加完善，要使檔案建設加入到社會的發(fā)展目標層面來評價、考核，從而為社區(qū)檔案事業(yè)又好又快的發(fā)展提供保障。
②在社區(qū)的工作議事日程中應該加入檔案管理工作的內容，并且檔案管理機構應該相對獨立。檔案管理機構在建設的過程中，應該依托上一級主管部門建設的檔案管理機構，并安排一名社區(qū)負責人擔任檔案管理工作負責人，同時根據(jù)情況從社區(qū)人員中選配1～2名人員，做到專職專責。
③要在構建和諧外部大環(huán)境的基礎上，營造良好的社區(qū)檔案管理工作小環(huán)境。要使檔案管理工作開展的更好，應該在最大程度上保持相對穩(wěn)定的工作人員崗位，可以通過晉升機會和優(yōu)厚薪金的方法，加強對人員的崗位吸引力。于此同時，對工作人員應該定期進行相關的業(yè)務培訓，并且要具體崗位和職責對檔案人員進行考核，使工作人員每天都保持著高度的熱情度入到工作中。
④要以制度建設為抓手，加快推進社區(qū)檔案的管理向正規(guī)化軌道發(fā)展。由于社區(qū)的檔案工作牽扯到方方面面，涉及面廣泛，因此要正常規(guī)范開展社區(qū)的檔案工作，就應該要有健全的規(guī)章、制度，要對平時工作中的各個細節(jié)都需要做出規(guī)定，從而使檔案的日常管理過程中實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。
⑤要通過:管用結合”、“宣教并舉”，要在最大程度上實現(xiàn)實現(xiàn)檔案的價值。在平時工作中應開展多樣檔案法律、法規(guī)的宣傳教育活動，使廣大人民群眾在平時生活中養(yǎng)成良好的檔案意識，形成檔案工作的社會共識。
關鍵詞：高校檔案管理；現(xiàn)狀；改進；對策
引言
高校檔案管理工作會直接影響檔案工作的質量和效率，尤其是在高校教育體質不斷改革，教育范圍不斷擴大，學生數(shù)量不斷增加的背景下，檔案管理也需要進一步完善和創(chuàng)新，這樣才能夠與新時期高等教育發(fā)展要求相適應，更好為高校教育事業(yè)發(fā)展服務。
一、現(xiàn)階段高校檔案管理工作現(xiàn)狀
雖然多年來我國高校檔案管理工作力度一直在強化，檔案管理質量也有所提高，但是由于檔案管理內容多，工作強度大，因此其中依舊有很多問題，改進檔案管理對策迫在眉睫，下面針對目前檔案管理工作的現(xiàn)狀今昔幾點分析：
1.缺乏高素質的檔案管理隊伍
雖然檔案管理工作對于高校的發(fā)展十分重要，但是依舊有很多學校領導沒有認識到檔案管理的重要性。因此在n案管理人才的培養(yǎng)上也十分乏力。缺少高素質的管理隊伍，檔案管理很難規(guī)范進行。從檔案學特點來說，檔案管理是一項系統(tǒng)化、專業(yè)性的工作，它對于管理人員與教師的要求很高。由于學校內部人才流動性大，管理人員與教師專業(yè)性很難得到保障，很多管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓就直接上崗，根本認識不知道檔案管理的工作要點，對先進的管理技術不熟悉，進而影響了檔案管理的規(guī)范性，比如在搜集、歸檔以及裝訂等環(huán)節(jié)上工作不嚴謹，常常出現(xiàn)歸類錯誤等問題。
2.信息化技術應用程度不高
在社會信息化的大背景下，全面普及檔案管理信息化已經(jīng)成為了當前檔案管理事業(yè)的主要趨勢，信息技術、計算機技術在檔案管理中的應用，不僅大幅提升了工作效率和質量，也實現(xiàn)了操作上的標準化、自動化，為規(guī)范化管理通過了良好的條件。但是目前很多高校在檔案管理的信息化建設力度不夠，不是沒有建立完善的信息化管理平臺，就是雖然引入了信息技術，但卻沒有與學校發(fā)展實際相結合，導致信息技術優(yōu)勢無法發(fā)揮，信息化程度不高。
3.欠缺現(xiàn)代化的辦公設備
檔案數(shù)字化管理依賴于計算機設備以及大量的計算機軟件，否則管理將無法進行下去。現(xiàn)階段雖然很多高校建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，也開始強調數(shù)字化管理的重要性，但是管理卻欠缺規(guī)范，個別高校計算機設備極少，信息化辦公無法全面落實。檔案調取以及閱讀十分不變，雖然引入了數(shù)字化管理理念，但是卻沒有將數(shù)字化硬件與軟件設備購置完全，導致數(shù)字化檔案管理效果不明顯，檔案資源的作用發(fā)揮不出來。
4.檔案檢索效率相對較低
現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理中計算機檢索是作為關鍵的環(huán)節(jié)，它取代了傳統(tǒng)手工檢索的方式，極大的提升了檔案管理效率和質量。但是目前很多學校在檔案檢索方面的技術并不完善，檢索效率低，從而加大制約了數(shù)字化檔案管理的進程，降低了檔案管理的效率和質量。
二、高校檔案管理工作改進對策
在分析了高校檔案管理中存在的各種問題后，下面針對具體的改進對策進行具體分析：
1.完善檔案管理規(guī)章制度環(huán)境
為了能夠確保檔案管理各項工作可以順利進行，學校內部必須要建立完善的規(guī)章制度，并且要從學校實際情況出發(fā)，結合學校當前的發(fā)展需要，有針對性的完善管理策略，在原有規(guī)范的基礎上進行創(chuàng)新和補充。以提升學校檔案管理水平，提升檔案管理地位為目的。檔案管理者必須要嚴格遵循規(guī)范制度，其他部門的管理人員與教師應該積極配合檔案管理工作，一同為檔案管理的規(guī)范化建設努力。
2.從檔案管理人員隊伍建設來提供管理水平
檔案規(guī)范化建設與檔案人力資源隊伍的建設不可分割，必須要具備高素質的檔案管理人才，檔案管理規(guī)范化才能得以實現(xiàn)。所以說高校領導者以及管理人員應該將檔案管理人才培養(yǎng)納入學校戰(zhàn)略發(fā)展部署，積極開展實踐性、專業(yè)性強的檔案管理培訓活動，全面提升檔案管理人員的整體素質，增強他們的工作責任心以及職業(yè)道德，使其能夠認識到檔案管理工作得的重要性以及自身的責任，進而在未來的管理中能夠嚴格遵守各項規(guī)章制度，充分發(fā)揮自身職能，促進檔案管理規(guī)范化建設。
3.增加經(jīng)費投入，提升檔案資源開發(fā)水平
高校應該從當前的發(fā)展形勢出發(fā)，客觀認識到當前檔案管理的關鍵，而檔案資源開發(fā)需要大量的經(jīng)費，因此高校應該建立檔案管理專項資金，做到?？顚Ｓ?，依靠地方政府以及其他機構的提供資金，資金來源講究多源化，政府財政在新的經(jīng)濟發(fā)展時期，所面臨的財政支出越來越多，高校應該通過綜合運用多種手段，幫助政府減輕負擔。另外，學校還必須要強化信息化建設力度，并且通過完善檔案管理機制，強化檔案管理人員建設力度，充分利用信息技術，充分發(fā)揮檔檔案管理力度和作用，為學校教育工作提供更多的資料和依據(jù)。3.2建立健全高校檔案管理工作的各
4.建立健全規(guī)章制度
應根據(jù)有關檔案法規(guī)和本校、系的實際情況，制定和調整檔案的各項管理制度。使教學檔案管理全而實行“三納入”“四保證”，即納入高校管理制度之中；納入各級管理人員崗位責任，作為考核教學質量和管理水平的標準之一；納入單位考核、獎懲制度之中；做到領導有保證，工作人員有保證，工作時間有保證，經(jīng)費開支有保證。使檔案原始材料在有序的過程中得以積累，從根本上保障檔案工作的有效性、準確性和完整性。建立起由分管領導、部門專兼職檔案員等為主要成員的檔案管理網(wǎng)絡，并由上而下建立起嚴密的層層監(jiān)督機制，明確崗位責任制和檢查評比制度。
結束語
高校檔案管理信息化建設，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢，從目前高校檔案管理的情況來看，管理制度不完善，信息化程度低，檔案管理者素質不高的問題非常普遍，這必然會制約檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，會無法滿足高校教育教學的各項要求，因此本文針對高校檔案管理的現(xiàn)狀進行了分析，并提出了具體的優(yōu)化對策，希望能夠為相關的管理者提供一些建議和參考。
參考文獻：
[關鍵詞]會計檔案；現(xiàn)狀；財務管理
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務管理的質量和水平。財務檔案管理是一門學問，里面有很多東西需要會計人員去學習、去探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業(yè)務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現(xiàn)代化建設和經(jīng)濟體制改革的需要。
一、會計檔案管理工作現(xiàn)狀與存在問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。有的單位領導和財務人員對財務檔案工作缺乏充分的認識，只注重內部財務項目的實施，認為只要出具了財務報告，提出了財務意見，作出了財務決定，該財務項目就結束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務資料的整理歸檔工作列入議事日程。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務檔案的歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學管理。
2會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。會計檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
3會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
5.紙質會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。
二、加強會計檔案管理工作的對策
1.統(tǒng)一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規(guī)范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢姡欠裰匾晫嫏n案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度。要做好財務檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結合實際，建立和健全一整套相關的制度。首先，建立財務檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學方法保管檔案，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權債務、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。
3加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業(yè)務素質和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低?！稒n案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區(qū)域內檔案工作人員培訓”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一?！稒n案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識?！币虼耍鲉挝粦撘婪訌妼嫏n案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續(xù)教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。
4規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。
5.同步計算機相關系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計算機現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護。
關鍵詞：聲像檔案 管理工作 電視臺
近年來，隨著科學技術的迅猛發(fā)展，使得聲音檔案在管理過程中出現(xiàn)較為嚴重的混亂情況，在一定程度上破壞了聲像檔案的實際價值。因此，本文通過對聲像檔案的加強管理，說明了聲像檔案的管理工作在電視臺中有著極為重要的作用和意義。
1.目前聲像檔案的管理狀態(tài)
1.1管理檔案的意識不足
在聲像檔案的管理工作中未能充分認識到其對于電視臺的重要性，導致管理意識的薄弱，這也是聲像檔案管理混亂現(xiàn)象形成的重要原因。聲像檔案的時效性比較強，對于歸檔也有著不同于一般的要求，但由于大多數(shù)單位忽視了檔案管理的重要性，未能及時將聲像檔案進行全面整理與歸檔，缺乏檔案管理的意識，以至于丟失了許多具有很大意義的聲像檔案資料。根據(jù)調查數(shù)據(jù)顯示，目前大多數(shù)單位仍存在著同一盤磁帶以及同一盤碟重復多次使用的現(xiàn)象，從歸檔的角度上看，最初的錄音和錄像并沒有存儲起來。沒有清晰的檔案管理意識，也就無法及時有效的將聲像檔案進行完整歸檔【1】。
1.2聲像檔案維護設備落后
在現(xiàn)今科技急速發(fā)展的狀態(tài)下，多媒體技術得到了普遍的使用，而聲像也開始廣泛出現(xiàn)在人們日常生活和工作中，但對于聲像檔案的管理仍是采用傳統(tǒng)方式進行，也就是在具有許多其它檔案的文書柜內存放聲像檔案，只有部分單位根據(jù)需要布置了聲像檔案專柜或是建立聲像檔案室，大多數(shù)單位還是沿襲著混存方式，不符合有關規(guī)定的防磁、恒溫以及恒濕等存儲要求，使得聲像檔案無法進行長期保存。
1.3聲像檔案管理方法不先進
電視臺在管理聲像檔案過程中，應根據(jù)周圍綜合性環(huán)境的需要，以音像資料為主要媒體，以社會重大的事件和活動為中心，積極主動的履行電視宣傳義務。但由于聲像檔案不具備先進的管理方法，使得檔案存儲受到了嚴重的制約，導致每個單位在管理水平和管理能力上各不相同，部分單位沒有建立聲像檔案管理設備和專職管理團隊，而部分單位則是建立了聲像檔案管理設備，卻無法對有聲像檔案和無聲像檔案進行統(tǒng)一的集中管理【2】。
1.4聲像檔案管理準則未完善
大多數(shù)單位在管理聲像檔案使沒有健全的管理制度，使得檔案無法進行統(tǒng)一的集中管理。管理準則的不完善，導致部分單位沒有將有關制度貫徹落實好，難以起到應有的保護作用，而該舉措造成了任何時候都可移交現(xiàn)象，也就是說各科室可以實行分散保管措施和個人保管措施，每年進行一次檔案室的移交，這樣極易產(chǎn)生無歸檔情況。此外，還有部分單位因聲像檔案管理無章可循，形成了隨意、自由的處理狀態(tài)。
2.聲像檔案管理工作提高的思考
2.1提高宣傳力度，加強檔案管理的意識
在聲像檔案的管理工作中，必須嚴格培訓與聲像檔案有關的工作人員，要求所有工作人員對于聲像檔案管理工作一定要認識統(tǒng)一、目標明確以及責任落實等。此外，不但要提高工作人員的檔案管理意識，還要適時的增強對領導干部的有效性宣傳，獲得主管部門和新聞單位的贊同后才能為檔案管理提供更過的幫助，使檔案管理擁有良好的工作氛圍。同時對于書籍、雜志和報紙等多方面新信息，應進一步加強管理，提高工作人員的學習能力，充分將文化優(yōu)勢發(fā)揮出來，增加同行之間的互動交流，把每個電視臺的獨特風格合理科學的結合起來，展開多方面的學習交流，通過各式各樣的音像資料，展現(xiàn)出各電視臺的自我韻味，以實現(xiàn)宣傳的目的【3】。
2.2提高聲像檔案資料的管理
對于聲像檔案的加強管理，應先恰當?shù)墓芾砗寐曄駲n案資料。在管理資料時可設置獨立的檔案室和陳列柜，分類整理好聲像檔案，同時做好接收編制工作，以便可以很好的實施管理以及快速的提供使用。音像資料的形成是采用現(xiàn)代化的科學技術建造而成的，所以各單位設置的獨立檔案室應根據(jù)要求裝備有防潮柜、消磁柜、倒帶機、光盤刻錄機以及電腦等物品，使聲像檔案符合多方面存儲要求，如防震、防火、防光、防磁、恒溫和控濕等方面。與實際的管理情況相結合，創(chuàng)造更好的存儲條件，盡最大的努力做到穩(wěn)妥完善保管，以實現(xiàn)長期保存的目的。除此之外，在保管聲像檔案的過程中還必須定期對錄音和錄像進行倒帶檢查，此舉有利于聲像檔案使用壽命的延長，注意在保管時還應做到獨立成卷，使用全封閉式的鐵柜做單獨存儲，盡可能實現(xiàn)聲像檔案使用周期的延長。
2.3實施集中式的統(tǒng)一管理措施
聲像檔案管理工作的有效性提高，應先不斷培養(yǎng)聲像檔案管理者的整體素質。只有提高管理者的工作思想和科學技能，才能夠迅速掌握先進的管理手段，才能將聲像檔案的最大優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。管理者必須定期檢查與聲像檔案相關的工作，針對問題做出相應的指導，對于聲像檔案的管理工作來說有著非常重要的督促作用【4】。除此之外，電視臺還應該樹立良好的形象，通過不斷地發(fā)展變化形成具有自我風采的特點，進一步提高了電視臺對社會的影響力，有利于專題素材的全面研發(fā)，使制作部門的需求得以滿足，制作出具有層次感和歷史感的電視節(jié)目。而已經(jīng)完全歸檔好的音像成品應實施系統(tǒng)整理工作，制定出切實可行的配套措施，根據(jù)分類計劃合理有序的將檔案排列清晰，積極努力的提高整體管理水平。
2.4完善聲像檔案的管理機制
由于聲像檔案的管理工作十分混亂，因此要進一步完善聲像檔案的管理機制。管理部門的有關領導應制定并貫徹落實好管理聲像檔案政策，集中好已存在的聲像材料，統(tǒng)一對收集、歸檔和移交等工作進行管理，按照制定的政策嚴格執(zhí)行，加強規(guī)范化管理。同時電視臺還應將每日播出的新聞根據(jù)內容劃分為多種類別，如農業(yè)、工業(yè)、城市建筑和交通運輸?shù)?，各電視臺再依照具體情況設立一個具有規(guī)范化和實用性的數(shù)據(jù)庫，有利于聲像檔案歸檔質量的保證【5】。
3.結束語
聲像檔案具有收集、貯藏、整理和傳遞信息等多種特點，以一種生動活潑的形態(tài)出現(xiàn)在人們面前，讓人們迅速接受并喜愛上這種形式。聲像檔案在電視臺中屬于一個記錄節(jié)目內容的重要載體，同時也是電視專題和新聞背景資料的重要組成部分之一，為此各單位應積極努力的提高聲像檔案的有效性管理工作，以達到聲像檔案完整保存的目的。
參考文獻
[1]楊思源.聲像檔案管理存在的問題及解決辦法[J].中國新技術新產(chǎn)品，2011，（13）：78-79.
[2]龔志英.做好聲像檔案管理工作的幾點思考[J].中國水運（下半月），2011，（07）：113-114.
[3]焦麗燕.談水利工程檔案管理存在的問題和對策[J].商業(yè)文化（下半月），2011，（06）：431-432.
關鍵詞：新時期 醫(yī)院檔案 管理現(xiàn)狀 管理對策
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，醫(yī)院檔案管理工作涵蓋實物檔案在內的黨群工作類、行政管理類、醫(yī)療業(yè)務管理類、教學管理類、后勤管理類、審計檔案類、科學技術研究類、制劑生產(chǎn)類、設備儀器類、基本建設類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類、干部職工檔案類等門類檔案，這些檔案資料在醫(yī)院發(fā)展建設中起著查考憑證、參考依據(jù)、科學研究、宣傳教育的重要作用[1]。因此，醫(yī)院檔案工作是否能完善、落實好關系到醫(yī)院醫(yī)療、科研、管理和教學等能否有條不紊地良性發(fā)展，如何更合理的開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮庫存檔案資源的潛在作用，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的各種問題，并相應地采取一些對策，進一步推進醫(yī)院管理，更好地為醫(yī)院發(fā)展服務，作者試著從以下幾方面進行闡述。
1.檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1檔案管理制度不夠完善，檔案管理較分散
在社會不斷發(fā)展以及科學技術不斷進步的背景下，檔案管理工作的內涵也不斷發(fā)生改變。通過走訪了解到，在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適合用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。同時，對納入檔案管理的內容沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理模式和標準，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。檔案管理分散，資料重復保存，信息管理和檔案管理嚴重脫節(jié)，造成檔案的利用率低下，嚴重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。
1.2檔案意識不強，檔案利用率偏低
隨著社會的不斷發(fā)展與進步，檔案逐漸發(fā)展成為一種信息資源，在醫(yī)院管理工作中發(fā)揮著重要的作用。由于對檔案工作重視程度不夠，大多數(shù)檔案工作者不了解檔案工作的內容、性質和任務，不了解檔案事業(yè)的發(fā)展具有社會化、系統(tǒng)化和專業(yè)化的特點，認為只要做好立卷、歸檔、鑒定、保管等工作，基本上就可以了，主觀意識上認識不到位，造成醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)不足，導致檔案利用率不高。
1.3檔案管理人員素質普遍偏低，缺少專業(yè)人員
檔案管理工作是一項規(guī)范化、制度化、科學化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程，需要全面掌握科學管理現(xiàn)代檔案的多項綜合技能。目前很多從事醫(yī)院檔案管理的人員文化素質參差不齊，或者沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓，或者缺乏專業(yè)的理論指導，造成技術落后、觀念滯后。21世紀是一個信息化的時代，檔案管理人員每天接觸和處理的信息量不僅龐大而且其種類也比較復雜。在實際工作中，許多檔案管理人員處理工作時停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展需求。
1.4檔案管理工作硬件設備投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高
當前，各級醫(yī)院引進計算機管理及高科技手段用于檔案管理的并不多，醫(yī)院的檔案管理工作不是缺乏專業(yè)的硬件設施，就是專門用于檔案管理的配套設施不齊全。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展以及人們對自身健康的關注增加，醫(yī)院每日的就診量急劇上升，檔案管理需要收集的信息也急劇增多。由于醫(yī)院管理只重醫(yī)療而輕檔案的原因，檔案管理的管理設備跟不上時展的需要，檔案管理人員僅僅依靠手工完成檔案的收集、檢索這類繁瑣的工作，這勢必會造成檔案管理工作量的急劇增加而降低檔案管理工作的效率和質量，同時，繁瑣的收集檢索工作往往容易使檔案管理人員忽視重要信息的收集處理[2]。
2.醫(yī)院檔案管理對策
2.1健全檔案制度，建立檔案管理新模式
醫(yī)院要結合本單位工作實際情況，完善檔案管理各項規(guī)章制度，在嚴格遵循《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)的條件下，使檔案每個環(huán)節(jié)的運行都有明確的要求和制度的約束。健全檔案管理制度內容十分廣泛，如建立檔案利用、保管和保管期限等制度，并將這些制度納入綜合性醫(yī)院崗位責任制和考核方法之中。并形成由院長或副院長直接分管，院辦公室主任、各部門負責人和專兼職檔案人員共同組成以臨床醫(yī)技為主的檔案三級網(wǎng)絡管理模式。使醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一考核，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。
2.2增強檔案管理意識，提高檔案開發(fā)利用率
檔案管理的根本目的就是要搞好檔案信息的開發(fā)利用，真正發(fā)揮檔案的效益，使信息資源得到共享，這就需要增強醫(yī)院領導、職工的檔案意識，要與時俱進，把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內容，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要做好全體員工特別是職能部門人員的檔案法規(guī)意識宣傳，加強檔案法律法規(guī)學習，要充分認識到檔案帶來的社會效益和經(jīng)濟效益；檔案管理人員要具備高素質的管理技術，真正樹立為醫(yī)院發(fā)展和全體員工服務的意識，真抓實干，深層次、多渠道地開發(fā)檔案資源，加強醫(yī)院文書、專業(yè)、病案、基建、設備、財會、音像等各門類檔案的開發(fā)與利用[3]，建立起醫(yī)院檔案體系；同時，檔案管理人員要積極主動運用各種檢索工具和編研成果，落實崗位責任制，加大考核力度，及時快捷地為醫(yī)務人員提供可靠的依據(jù)，擴大檔案在職工中的影響。
2.3提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理工作是一項嚴肅的、政治性很高的工作，這就要求檔案管理人員要具備良好的政治思想素質，堅持正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，要具備高度的責任感和使命感；同時，檔案管理工作又是一項規(guī)范化、制度化、科學化、現(xiàn)代化的高標準系統(tǒng)工程。這就要求檔案管理人員應結合實際情況，采取靈活多樣的學習、教育或培訓形式，鉆研新業(yè)務，學習新知識和新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能；另外，應注重培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，鼓勵在實踐中研究新方法，探索新思路，更好地為新時期醫(yī)院各項工作提供服務。
2.4加大檔案硬件設施投入，引進檔案現(xiàn)代化管理技術
新時期，醫(yī)院若要實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化，必須根據(jù)醫(yī)院發(fā)展規(guī)模和需要加大檔案的硬件設施投入力度，加大資金投入，提高檔案管理的建設力度，引進現(xiàn)代化設備，包括空調設備，除濕、保溫、防蟲、防火等設備。同時，引進計算機和網(wǎng)絡技術管理檔案，利用計算機進行檔案文件的采集、著錄、檢索、傳輸?shù)裙ぷ?，輔助檔案管理人員全面系統(tǒng)迅速的管理和提供檔案資料，醫(yī)院的檔案部門在自己醫(yī)院的局域網(wǎng)之中將病歷、人事檔案、圖書資料等進行編制，利用專門的軟件對其進行管理操作，才能使檔案管理真正邁向網(wǎng)絡化[4]。逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化科學的管理模式。
3.結 語
綜上所述，醫(yī)院檔案工作在醫(yī)院工作占有重要的位置。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展、信息技術的突飛猛進，檔案管理工作正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，也遇到了難得的發(fā)展機遇。因此，醫(yī)院的管理者及檔案管理人員應清晰的認識到檔案發(fā)展的現(xiàn)狀，采取新舉措及時解決存在的問題，最大限度發(fā)揮檔案管理帶來的社會效益和經(jīng)濟效益，實現(xiàn)資源共享，真正為醫(yī)院改革發(fā)展服務。
參考文獻：
[1]霍淑英，楊金紅，任崇萍. 做好新時期醫(yī)院檔案管理工作探討[J].中外健康文摘，2012，9（13）：412.
[2]蔣莉君.談醫(yī)院檔案管理[J].西部醫(yī)學，2008，20（2）：444-445.
現(xiàn)階段，隨著改革的不斷深化，機關事業(yè)單位的檔案管理水平也得到了一定的提升，但仍存在著與其它工作發(fā)展不協(xié)調的狀況。作為檔案管理工作者，我們要弄清楚工作中存在的問題和不足，并研究和探索相應的應對措施，以便促進單位管理工作更好發(fā)展。
一、機關事業(yè)單位n案管理的現(xiàn)狀
（一）對檔案管理工作認識不深
主要表現(xiàn)在三個方面。一是不少機關事業(yè)學位的領導沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，沒有意識到做好檔案管理工作對單位發(fā)展的作用和影響。甚至一些領導撤銷檔案管理機構，更不用指望檔案能夠發(fā)揮它應有的憑證和參考的作用了。二是單位的檔案工作人員在主觀意識上就沒有形成一個嚴謹?shù)膶n案進行合理規(guī)范管理的思想態(tài)度，加之領導不重視，缺乏工作的動力，管理意識和保密意識薄弱，工作懈怠，導致單位內部檔案管理混亂，對檔案的管理措施實施不到位，造成部分檔案的丟失和不完善，在某種程度上，嚴重影響了單位的發(fā)展。三是單位內部各部門的員工對檔案工作沒有清晰的認識。認為檔案工作是檔案人員的事情，在工作中缺乏文件歸檔保存的意識，辦理完畢的文件不注重保存，直接導致檔案工作人員在收集整理文件時不齊全和不完整，使得收集到的檔案資源無法有效地提供利用。
（二）檔案專業(yè)人才匱乏
社會發(fā)展離不開人才，尤其是專業(yè)優(yōu)秀的人才更是不可或缺的。檔案管理作為一項專業(yè)的、復雜的工作，必須要有專業(yè)的人才才能夠勝任。檔案工作者的業(yè)務水平，直接決定了單位檔案管理的質量和效率。由于機關事業(yè)單位是定編定崗，編制緊張，使得配備兼職檔案員成了一個普遍的現(xiàn)象。兼職檔案員在單位中身兼數(shù)職，事務繁多，有的檔案員感覺進了檔案室就像被打入了“冷宮”，不會有再大的發(fā)展。有的是單位新入職員工，不能馬上擔當重任，被領導派到檔案室去熟悉單位工作環(huán)境，也有的單位通過招聘臨時整檔人員的方式來應對檔案管理工作的需要。極少有檔案員是專業(yè)科班出身，筆者并非強調只有專業(yè)科班出身就能做好檔案工作，而是說很多檔案員在進檔案室之前，對于檔案的了解和認識是“0”基礎，只能靠前一任檔案員口頭簡單介紹。這就導致檔案人員流動太過頻繁，檔案工作交接不及時，不到位，不全面，檔案業(yè)務知識和業(yè)務技能無法得到有效傳承。專業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導致這些人員在繁雜而專業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯誤百出。同時，即使有配備專職檔案員的單位，也有因檔案員工作態(tài)度不好而影響了檔案工作的實效。
（三）檔案經(jīng)費投入少，軟硬件設備落后
機關事業(yè)單位的檔案管理工作是一項復雜的涉及多個部門的工作。健全的基礎設施、充足的資金投入是做好這項工作必不可少的條件。而當前，很多單位暫且不說高大上的現(xiàn)代化管理的軟硬件設施投入，就連最基本的檔案庫房也是為了應對檔案行政管理部門的檢查臨時騰挪出來的。有的單位有檔案庫房，不僅面積小，還在空地上堆放其它物品，檔案庫房已然成了雜物庫房。檔案基礎設施不完善，庫房建設不規(guī)范，檔案保管條件差，對溫濕度不能有效控制，使得紙質檔案材料發(fā)生霉變、損毀現(xiàn)象，威脅著檔案的安全。
（四）缺乏規(guī)范有效的檔案管理和利用制度
規(guī)章制度和工作流程是機關事業(yè)單位工作順利開展的依據(jù)。我們做任何事、任何工作都要遵循一定的道德規(guī)范或規(guī)章制度，然而目前部分機關事業(yè)單位檔案管理制度還不健全，甚至漏洞百出，缺乏相應的權力制約機制。也有的單位規(guī)章制度不少，看起來也很全面，但是缺乏足夠的執(zhí)行力，再好的規(guī)章制度，沒有了嚴格的執(zhí)行力，也就成了一句空話。
（五）基礎環(huán)節(jié)工作薄弱
縱觀檔案管理工作，一般我們將其劃為8個環(huán)節(jié)，即檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計。這8個環(huán)節(jié)，都貫穿著社會需要和提供利用工作的要求；同時，前面諸環(huán)節(jié)又都直接影響著提供利用。對檔案管理的基礎工作做得不到位，如，收集不全面，造成很多有價值的材料沒能進入到檔案室保管而造成遺失；檔案價值鑒定不到位，使得很多沒有保存價值的材料進入了檔案室，增加了庫房壓力，加大了工作人員的工作量，到了保管期限可以銷毀的材料，由于種種原因，不銷毀，也使得保管矛盾越來越突出，等等。檔案管理的基礎環(huán)節(jié)工作薄弱是影響檔案管理工作質量的一個重要因素。
（六）信息化水平低
隨著科學技術的發(fā)展，各級政府開始使用信息化辦公系統(tǒng)，大大提高了工作效率，而且無紙化辦公也不再是一個夢。雖然目前也有不少機關事業(yè)單位的檔案管理工作轉向了信息化，但是也僅僅是實現(xiàn)利用軟件來進行檔案的錄入、排序和檢索，還未能實現(xiàn)資源共享，導致檔案資料的利用率低，沒有完全發(fā)揮出應的功能。
（七）對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)和利用程度不夠。
檔案的收集、整理、保管是手段，檔案信息資源的開發(fā)利用才是最終的目的。鑒于前面筆者所羅列的一些現(xiàn)狀，使得檔案信息資源的開發(fā)缺少必要的條件，如人員素質水平、經(jīng)費投入等等，那當然是不能夠做好的。影響檔案信息資源開發(fā)還有一個重要的因素，那就是單位內部的檔案管理人員對檔案沒有一個全面的認識，他們只單純地認為檔案管理就是保證檔案不被遺失，在需要時能夠很容易地找到就可以了，其實不然，檔案對單位內部進行決策時有著非常重要的指導作用，能夠讓領導層對單位過去的發(fā)展進行分析總結，然后對未來提出一些有建設性的意見，所以，對檔案資源的開發(fā)和利用有著十分重大的現(xiàn)實意義。目前，許多事業(yè)單位的內部管理人員還沒有意識到這一點，對現(xiàn)有檔案資源的開發(fā)和利用程度不夠，嚴重制約了單位的未來發(fā)展。
二、提高機關事業(yè)單位檔案管理工作的對策
（一）提高對檔案管理工作的認識
機關事業(yè)單位檔案管理工作要想取得較高的水平，就需要單位領導和檔案管理人員對這項工作提起足夠的重視，改變那種把檔案管理工作當做可有可無的輔工作的認識。一是檔案工作者自身要通過學習、參加培訓等等方式，改變自身對于檔案管理工作的偏見，如果連檔案管理者自身都不重視檔案管理工作，又怎能期望得到領導的認同和支持呢？二是檔案工作者要多多向領導宣傳檔案管理工作的重要性。因為很多時候，并非領導不重視檔案管理工作，而是領導不了解情況。檔案工作者多向領導匯報有關檔案的內容、案例、工作，讓領導意識到原來檔案管理工作是這樣一種專業(yè)性的工作，重要性的工作，慢慢地就會提高對檔案工作的重視程度。三是領導應明確檔案管理在單位整體工作中的重要性，把檔案管理工作列入到單位發(fā)展規(guī)劃中，列入到日常工作計劃中，并制訂相應的考核獎懲制度。
（二）提高檔案管理人員專業(yè)素質
要想讓檔案管理做得越來越好，檔案管理工作人員的專業(yè)素質必須有所提升。要保障檔案管理工作人員有較高的專業(yè)能力，筆者認為可以從以下兩個方面入手：
一是在檔案管理工作人員的招聘上，設置相應的任職條件，包括專業(yè)的檔案管理知識以及強烈的職業(yè)認同感和責任心，也就是相應提高任職的門檻。檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，并不是無任何基礎條件的人員就能夠勝任的。
二是在部T工作開展的過程中，要加強并有針對性地對檔案管理工作人員進行培訓。包括綜合運用計算機的能力，文件分類以及快速查找的能力，搜索以及分析能力，記憶力等多方面綜合技能，確保檔案管理人員擁有足夠的能力來完成自己的工作。
三是促進檔案管理工作人員基本職業(yè)道德的養(yǎng)成。檔案管理工作不僅是一項專業(yè)性的工作，還是一項保密性的、政治性的工作。良好的職業(yè)道德操守，于公于私都是很必要的。要認識到檔案管理工作對一個單位發(fā)展的影響，在工作中做到公平公正，實事求是，對自己的工作保持高度的警惕性，真實地記錄數(shù)據(jù)，多方面分析數(shù)據(jù)，力求把自己的工作越做越好。
（三）加強資金投入，完善基礎設施
落實檔案管理工作，不僅要有思想上的重視，也要有物質上的保障，即資金支持。要不斷完善基礎設施建設，保障檔案資源存放科學，安全、有序。首先，要設置專門的檔案室，使檔案資源有地方放置；其次要有必要的檔案管理現(xiàn)代化的設施設備，使檔案資源安全保管，減少檔案丟失、損毀的風險
（四）建立和完善檔案管理制度
“制之有衡，行之有度”，制度是管理的基石和保障，要實現(xiàn)有效的管理，必須首先建章立制。
對于檔案管理人員來說，就是要建立合理的檔案工作機構，成立檔案工作領導小組，明確檔案工作的領導負責人，明確檔案管理人員的的崗位職責和范圍，建立有效的信息溝通渠道，同時建立完善的工作監(jiān)督制度，以及時有效地堵住檔案管理工作漏洞。最后還要建立檔案人員合理的激勵機制，提高檔案管理工作人員的工作積極性和對檔案事業(yè)的職業(yè)認同感。
對于檔案信息資源來說，要建立全面完善的收集制度、保管利用制度，明確檔案保管期限的劃分和歸檔制度。同時要建立起清楚明晰的檔案借閱、登記、統(tǒng)計制度，詳細記錄檔案的使用情況，及時查找遺失缺漏。
（五）加強信息化在檔案管理中的應用
現(xiàn)代社會，信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術對我們的工作、生活影響越來越大。在這樣一個信息大爆炸的時代，檔案管理工作要跟上時代的步伐，將先進的計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術應到到現(xiàn)代檔案管理工作中。一是通過配備信息設備和技術手段，對已有的檔案資源進行整理，以提高查全率和查準率，提高工作效率；二是通過對檔案信息資源的數(shù)字化，實現(xiàn)提高檔案資源利用頻率，更好應對檔案實體的自然損壞和自然災害；三是通過對檔案信息資源管理的網(wǎng)絡化，實現(xiàn)網(wǎng)絡借閱、異地借閱和信息共享。
（六）加強檔案信息資源的開發(fā)利用
關鍵詞：文書檔案管理現(xiàn)狀 措施 發(fā)展方向
隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)的不斷進步，企業(yè)的文書檔案管理對企業(yè)的發(fā)展起著至關重要的作用，是建立健全企業(yè)管理機制的重要環(huán)節(jié)，也是企業(yè)發(fā)展的最基礎性工作。但是，就目前中國國情而言，很多單位對企業(yè)的文書檔案管理工作都不夠重視，忽略了它在企業(yè)發(fā)展中最基礎性的作用，在文書檔案管理工作中依然存在著很多問題，而這些問題得不到有效解決，就會對企業(yè)自身的發(fā)展造成阻礙。所以必須要對企業(yè)文書管理工作有一個清醒的認識，了解它在企業(yè)發(fā)展過程中的重要性，在明確企業(yè)發(fā)展方向的基礎上，通過一些有效的途徑使其得到改善。
一、我國文書檔案管理現(xiàn)狀
（一）企業(yè)文書檔案管理基礎普遍較差。 多年來企業(yè)文書檔案管理一直處于封閉式 管理狀態(tài)，檔案管理的主要目的在于保管并以 不丟失為原則，每個時期對檔案的質量要求不 同、對檔案的整理規(guī)則不統(tǒng)一，對檔案工作的 重視和投入不足，檔案管理人員隊伍素質參差 不齊，造成檔案管理基礎較差的局面。
（二）企業(yè)文書工作與文書檔案工作銜接方面存在問題。 企業(yè)在實際工作中，文書與檔案實行的是分塊管理制，不可避免的造成了文書工作與檔 案工作銜接方面出現(xiàn)了許多脫節(jié)的地方。由于文書人員檔案意識淡薄，忽視檔案管理人員對他們的監(jiān)督指導作用，經(jīng)常會出現(xiàn)收集范圍不明確、收集工作不及時、用紙不規(guī)范、裝訂不規(guī)范、附件不規(guī)范、文種使用不當、辦理程序不規(guī)范、原稿不齊全、編號不規(guī)范等情況，文書處理文件工作質量的高低直接影響了文書檔案收集工作的質量、進度和檔案利用，而且對文件鑒定價值和文件之間的有機聯(lián)系等都有一定的影響。
（三）企業(yè)領導對檔案管理重視不夠，各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。 由于許多企業(yè)領導認為檔案管理工作不能 給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益，對檔案工作認識存在一定的偏差，對其技術含量的重要性認識不夠，在配備檔案管理人員時往往降低用人標準，對檔案管理人員的培訓未引起高度的重 視，無形中造成檔案管理人員的素質偏低，缺少必備的檔案管理專業(yè)知識和技能，對檔案必要設施的投入不夠，直接制約了檔案管理水平的提高。另外，各部門在收集檔案的過程中，為了本部門利用方便，不愿意將一些屬于歸檔 范圍的檔案及時交檔案部門統(tǒng)一歸檔，而檔案 人員又很難掌握其所有應歸檔的文件，造成一些重要資料人為的流失。檔案在借閱過程中，還存在過期不還，催還未果的情況，檔案部門很難對其他部門采取相應的處罰措施，真正發(fā)揮其應有的職能。
（四）各部門不協(xié)調，阻礙文書檔案管理工作。文書檔案工作需要企業(yè)的各個部門的配合，比如歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料進行統(tǒng)一整理保管。而一些部門為了自己工作的便利或以要事在身為推脫，不愿意或不積極將需要歸檔的文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。如此下去，文書檔案管理工作的效率低下是一方面，重要文件的丟失那就是更重要的后果了。各部門對檔案工作的配合不夠，必定會制約檔案管理水平的提高。
二、企業(yè)文書檔案管理工作的改進措施以及發(fā)展方向
找到了在文書檔案的管理工作中所存在的主要問題，我們就要針對這些問題進行分析和改進，促進文書檔案管理工作的完善。下面我就針對這個問題提出的一些適當?shù)母倪M方法，對我國企業(yè)文書檔案管理工作未來的發(fā)展方向進行一個合理的展望。
（一）提高對文書檔案管理工作的重視程度
企業(yè)檔案管理工作的改進要先從正確觀念的樹立方面著手，只有把觀念擺正，提高對文書檔案管理工作的重視，才能在接下來的實踐中有良好的心態(tài)去處理遇到的問題和有效的進行管理。對于管理者，必須要深刻的意識到文書檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的基礎性作用，不能只注重眼前的效益，要從長遠的利益考慮，對文書檔案管理工作加以重視，并完善其管理制度，對員工在這方面的管理提出更高要求。而對于企業(yè)員工來講，則要在企業(yè)領導者的帶領下，提高對文書檔案管理工作的重視程度，提高工作熱情及其積極性，不管事務大小，都應當保持專業(yè)的職業(yè)精神努力去做好，認真對待，減少在管理工作中所出現(xiàn)的差錯，提高管理質量和管理效率。同時也應當適應時代的發(fā)展，在這個向信息化趨勢不斷加強的年代，應該注重對先進的計算機技術的學習，將其運用在企業(yè)文書檔案的管理上，為企業(yè)信息化的發(fā)展貢獻自己的一份力量。
（二）解決好企業(yè)文書和檔案之間的鏈接問題
在文書檔案管理工作中，一定要注意對文件質量的管理，文書工作的優(yōu)良程度對檔案管理工作的開展具有重要影響，文書是否規(guī)范、文書質量的高低決定著文書管理工作能否有效進行。因此，就必須處理好文書工作和檔案管理工作的銜接問題，使其相互協(xié)調，推進文書和方案管理工作的一體化進程。同時，還要注重材料的質量問題，要根據(jù)標準對紙張大小、文字格式、批文等進行規(guī)范化的處理，對于收發(fā)的資料數(shù)據(jù)，要繼續(xù)詳細的記載，防止錯誤、疏漏的出現(xiàn)。發(fā)現(xiàn)文件錯誤要及時糾正，發(fā)現(xiàn)文件缺少要及時補充，這樣才能夠保證文書檔案管理工作的有序進行，才能保證材料的質量和完整程度，才能夠提升管理效率。
（三）提高員工的個人素質
在挑選員工方面，企業(yè)應該首先考慮到員工的專業(yè)性問題，盡量挑選在文檔管理上有經(jīng)驗的人員，對于新入職的員工，在入職之前，企業(yè)必須要對其進行專業(yè)的培訓，使從業(yè)人員對文件檔案的管理工作有比較全面的了解和深刻的認識，要在員工的心中樹立正確的價值導向，培養(yǎng)員工的專業(yè)素養(yǎng)。積極樂觀的心態(tài)、正確的管理態(tài)度、較高的從業(yè)熱情是這項工作能夠長久有序的進行下去的必要條件。另外，企業(yè)還要借鑒國外的成功案例，將國外的先進管理經(jīng)驗和當前企業(yè)的發(fā)展狀況結合起來，充分的培養(yǎng)員工，發(fā)掘員工潛力。
三、結束語
企業(yè)要強化文檔管理水平，加強各部門的交流合作，做好文檔管理工作。要緊跟信息時代的潮流，利用計算機進行新的管理模式，實現(xiàn)文書檔案管理工作的規(guī)范化和標準化?！?/p>
參考文獻
關鍵詞：中職學校 文書檔案 管理工作 現(xiàn)狀分析 對策研究
中圖分類號：G63 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（a）-0171-01
對于整個中職學校來說，文書檔案工作是每一個職能科室工作中所必需的工作。學校通過文書檔案工作來整理每一份文件，并對其進行周期性地處理。文書工作和檔案工作是相輔相成的，前者是基礎，后者是延續(xù)和發(fā)展。就目前中職學校的情況而言，中職學校必須在文書檔案管理工作上下功夫，通過不斷地提高工作水平，及時為各職能科室提供完善的檔案信息，從而滿足學校各方面的需求，適應當前社會的發(fā)展。
1 中職學校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析
1.1 認識不足
文書檔案工作是需要對文件的全部生命周期進行相應地處理的，是一個長期積累的過程，所以，文書檔案工作的成績顯現(xiàn)也比較緩慢，通常也不容易引起他人的注意，這也就導致了長久以來很多人并沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，反而錯誤地認為文書檔案管理工作就是對相關材料進行簡單的抄寫、保管和整理。只要檔案工作人員不把檔案信息泄露出去或者弄丟，只要保管整理了能應對檔案科對檔案的檢查，就與學校的發(fā)展關系不大。正是這些錯誤的觀念，使得大多數(shù)人沒有重視學校的文書檔案管理工作。
1.2 不易保存和整理
隨著學校的不斷發(fā)展，各個科室需要歸檔的東西越來越多，文書檔案也就日益增多，不僅僅是內容有一定的增加，文書檔案的式樣也逐漸增多。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，比如說文書檔案保存的環(huán)境比較潮濕、紙質文案所占地面積過大等等。針對如此大量的文書檔案，需要花費文書檔案專職工作人員更多的時間去進行分類的保存和整理，不僅程序非常繁瑣，而且整理出來的效果也不一定讓人滿意，難以保證案卷的質量。
1.3 對文書檔案資源的開發(fā)不夠
很多單位都錯誤地認為，只要能夠保存和管理好文書檔案，不讓檔案受損或缺少就可以了，這種做法其實只是注重了對檔案的收集、整理和保管工作，是沒有真正地發(fā)揮文書檔案應有的作用的。文書檔案工作作為每一個職能科室工作中的一個重要的組成部分，是需要在各個科室與檔案工作人員有效地配合之下才能夠順利完成的。如果部門與部門之間都不愿意把重要的、需要歸檔的文件資料交給檔案管理工作人員，不配合工作人員的檔案工作，不僅不利于檔案工作人員充分發(fā)揮自我能力，制約檔案管理的水平，而且很容易造成重要的文件資料的散失。
2 加強中職學校文書檔案管理工作的對策
2.1 切實提高認識
要想使教職工認識到文書檔案管理工作的重要性，最重要的就是必須要在思想上徹底轉變他們對文書檔案工作的認識，只有當人們從思想上開始認識到文書檔案工作的重要性，才會認真去了解，才會給予充分的重視。具體可以體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，學校要在物質上加大對文書檔案管理工作的支持，通過有效的運行機制，及時、完整地提供檔案信息，并且規(guī)范化管理文書檔案工作；另一方面，學校在規(guī)劃和安排單位全年的工作時，應該把文書檔案管理工作納入全年的工作之中，通過這種方法提高文書檔案管理工作的地位和影響力度，讓教職工充分意識到學校的文書檔案管理工作對學校發(fā)展的重大意義。
2.2 改革文書檔案管理體制
傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，這就要求中職學校應該根據(jù)現(xiàn)有的情況不斷地改革和創(chuàng)新，以便能夠更好地滿足學校發(fā)展的需要。一方面，要想改革創(chuàng)新，首要工作就是改革創(chuàng)新文書檔案管理的體制，把原先簡單化、刻板化的文書檔案工作變?yōu)檫m合檔案員管理的靈活度強、適應性強的工作，充分發(fā)揮文書檔案應有的作用和潛能，更好地為學校服務。另一方面，學校應該加大對文書檔案工作的物質支持，通過建立健全的運行機制，加大規(guī)章制度的管理和約束力度，提高各個科室或者檔案員的行為作風，從而不斷提高對文書檔案管理的質量。
2.3 加強部門之間的溝通協(xié)調
文書檔案工作是需要各個科室的配合才能順利完成的，而不是通過自我默默苦干就可以做好的事情，另外，如果部門同事不愿意把重要的需要歸檔的文件資料交給檔案管理人員，也是不利于順利完成檔案工作的。因此，各個部分需要積極配合檔案工作人員的工作，及時溝通，才有利于檔案員齊全地收集文書檔案資料。并且，檔案工作人員在與部門同事溝通的時候也要注意一定的技巧，首先自己要明確收集的范圍和要求，然后正確向部門同事闡明，這樣才能減少兩者之間的工作摩擦，才能夠達到“雙贏”的效果，才能提升文書檔案工作的效率。
2.4 改革傳統(tǒng)的整理方法
傳統(tǒng)的文書檔案管理都是檔案工作人員人工立卷的，這種管理紙質檔案的方法，繁瑣復雜，整理起來既費時又費力，并且由于不同的檔案管理員對文件的理解不一樣，在分類管理的時候也就會產(chǎn)生一定的分歧，這樣不僅會影響案卷的質量，而且也會給以后的利用工作帶來許多不便。根據(jù)國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，制定了新的《歸檔文件整理規(guī)則》，省去了以往的案卷標題分類，只需要以件為單位來分類管理就可以了，這時候，利用計算機整理或檢索文件，不僅省時省力，方便快捷，而且也可以避免人為因素對文書檔案分類管理的影響，從而提高了檔案工作的效率，真正達到事半功倍的效果。
2.5 大力培養(yǎng)檔案管理人才
文書檔案工作與其他的工作有所不同，是一項相對比較寂寞的工作，這也就要求檔案工作人員熱愛這個事業(yè)。檔案工作人員只有對這份工作具有強烈的敬業(yè)精神，才能不斷地去思考、去探索。因此，學校要加強培養(yǎng)檔案工作人員的業(yè)務素質和綜合素質，通過業(yè)務培訓班等形式定期培養(yǎng)檔案工作人員的檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理技術，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務素質，同時要求檔案工作人員努力學習計算機知識和信息技術，為把檔案工作人員培養(yǎng)成為一個綜合型的文書檔案管理人才而努力。
參考文獻
[1] 霍世清.機關文秘人員素質與文書檔案管理[J].攀登，2007（5）.
