發(fā)布時(shí)間：2023-05-30 14:58:35
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的銀行檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
本文設(shè)計(jì)了電子檔案管理系統(tǒng)。在此系統(tǒng)中通過(guò)基于內(nèi)容的存儲(chǔ)方式，支持文檔，圖片，視頻等非結(jié)構(gòu)化信息的存儲(chǔ)。同時(shí)通過(guò)緩存，在線、近線、離線來(lái)支持檔案生命周期的管理。通過(guò)該系統(tǒng)對(duì)銀行電子檔案的管理，能夠很好滿(mǎn)足各種電子檔案信息的存儲(chǔ)，查詢(xún)，傳輸?shù)男枰?，從而提高工作效率?/p>
【關(guān)鍵詞】電子檔案 內(nèi)容管理 影像
目前，銀行在日常業(yè)務(wù)中使用大量的票據(jù)檔案，這些紙質(zhì)票據(jù)憑證對(duì)于銀行來(lái)說(shuō)無(wú)疑是重要的資料和財(cái)富。用傳統(tǒng)紙張保存這些票據(jù)檔案，占據(jù)了大量的空間，需要特殊的環(huán)境，而且不方便查詢(xún)。隨著時(shí)間的推移，還有面臨著腐蝕、老化等問(wèn)題。
近年來(lái)，掃描、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)飛速發(fā)展，帶來(lái)文檔存儲(chǔ)管理的革命，用文檔電子影像信息代替紙張逐漸得到用戶(hù)的認(rèn)可。文檔電子影像具有如下特點(diǎn)：可以節(jié)約空間，實(shí)現(xiàn)海量存儲(chǔ)，傳輸速度快，零距離存取；方便引用，便于檢索；不失真復(fù)制；延長(zhǎng)保存時(shí)間等。
1 銀行電子檔案應(yīng)用方式分析
通過(guò)對(duì)銀行業(yè)務(wù)的分析和歸納，我們得出銀行電子檔案的業(yè)務(wù)需求主要包括下述幾種業(yè)務(wù)應(yīng)用模式：
1.1 歸檔和審計(jì)
各部門(mén)在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程形成的各種有保存價(jià)值或能反映業(yè)務(wù)過(guò)程的電子、紙質(zhì)文件，利用掃描、識(shí)別、分類(lèi)等方式整理后存入內(nèi)容管理系統(tǒng)，便于審計(jì)和參考。
1.2 電子影像管理
結(jié)合銀行具體的業(yè)務(wù)處理，將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和紙質(zhì)電子化后同業(yè)務(wù)管理流程結(jié)合，加強(qiáng)對(duì)各種資料的管理，實(shí)現(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)利用和共享，支持風(fēng)險(xiǎn)控制和會(huì)計(jì)稽核。
1.3 內(nèi)容驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)處理
針對(duì)以?xún)?nèi)容作為業(yè)務(wù)辦理驅(qū)動(dòng)的各種銀行業(yè)務(wù)，內(nèi)容管理提供對(duì)關(guān)鍵非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的全生命周期的管理，并與其它應(yīng)用系統(tǒng)充分集成，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容數(shù)據(jù)需求的實(shí)時(shí)響應(yīng)或在內(nèi)容管理應(yīng)用體系上完成業(yè)務(wù)的全部流程。
1.4 Web內(nèi)容管理
作為信息門(mén)戶(hù)的后臺(tái)支持，提供來(lái)自不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同部門(mén)的各種應(yīng)信息的存儲(chǔ)，并支持內(nèi)容前的格式轉(zhuǎn)換與預(yù)處理以及后的歸檔。
2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)
本文通過(guò)以電子檔案管理為中心，以?xún)?nèi)容管理為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的平臺(tái)，搭建一個(gè)統(tǒng)一視圖的電子檔案管理應(yīng)用程序，通過(guò)檔案管理平臺(tái)的外部接口，把各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子檔案集成到這個(gè)平臺(tái)中。本系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)如圖1所示。
電子檔案管理系統(tǒng)提供的功能：
2.1 掃描錄入
影像掃描、質(zhì)量檢查（含圖像優(yōu)化）、要素的輸入（索引項(xiàng)的建立）。掃描錄入工作一般在業(yè)務(wù)辦理/點(diǎn)完成。
影像的掃描要求支持不同檔次的掃描設(shè)備，可以兼容平板掃描儀設(shè)備、高速掃描儀設(shè)備。
支持在圖像質(zhì)量檢查前，對(duì)圖像的質(zhì)量?jī)?yōu)化處理，如去黑邊，對(duì)比度、亮度調(diào)整、圖像加批注、加水印等。批注主要在影像審批過(guò)程中使用，而水印是一個(gè)可選功能主要是防止篡改。
索引要素與影像的關(guān)聯(lián)。采用手工錄入索引要素方式，實(shí)現(xiàn)影像與索引、具體業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)。
影像掃描后存放在傳輸?shù)木彺嫫髦校枰?jīng)過(guò)質(zhì)檢步驟才能上傳。
2.2 影像傳輸
為掃描后的圖像以及相關(guān)的要素從網(wǎng)點(diǎn)傳輸?shù)胶蠖朔?wù)器提供高效、穩(wěn)定、安全的傳輸路徑。一般影像傳輸應(yīng)該有實(shí)時(shí)和異步傳輸兩種功能，可以支持不同的帶寬。
傳輸服務(wù)器的主要功能是未經(jīng)過(guò)質(zhì)檢的影像數(shù)據(jù)緩存、經(jīng)過(guò)質(zhì)檢的影像隊(duì)列傳輸。
傳輸服務(wù)器自身的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改傳輸服務(wù)中的內(nèi)容。傳輸過(guò)程應(yīng)該提供安全保障功能，要求有效防止傳輸密碼的泄漏、防止影像在傳輸過(guò)程中被竊取和篡改。
傳輸優(yōu)先級(jí)控制，即在影像掃描時(shí)加入優(yōu)先級(jí)選項(xiàng)。傳輸服務(wù)的監(jiān)控功能，可以通過(guò)終端交易查詢(xún)當(dāng)前傳輸任務(wù)狀態(tài)，管理員可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整隊(duì)列優(yōu)先級(jí)。
緩存功能，即對(duì)于已經(jīng)傳輸?shù)接跋穹?wù)器的圖像做短期緩存，即保留2至3天的備份，超出緩存期限的，傳輸服務(wù)器自動(dòng)清除。當(dāng)網(wǎng)點(diǎn)有查詢(xún)需求時(shí)，先從傳輸服務(wù)取圖像，若圖像已經(jīng)被批注或本地緩存已經(jīng)過(guò)期，則從服務(wù)器獲取。
2.3 影像存儲(chǔ)、調(diào)閱
為影像數(shù)據(jù)提供存儲(chǔ)及索引管理功能，性能要求高。
為影像數(shù)據(jù)提供存儲(chǔ)組織管理、索引維護(hù)、調(diào)閱檢索等功能。影像服務(wù)器的業(yè)務(wù)要求如下：實(shí)時(shí)接受各業(yè)務(wù)辦理網(wǎng)點(diǎn)上傳的影像文件，并且實(shí)施存儲(chǔ)、索引化。完成存儲(chǔ)以及索引化后，通過(guò)調(diào)用業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，更新業(yè)務(wù)系統(tǒng)中圖像已到達(dá)的狀態(tài)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)影像服務(wù)提供的影像調(diào)閱接口，調(diào)閱顯示業(yè)務(wù)相關(guān)的影像。同時(shí)該調(diào)閱接口提供影像修改能力，如影像批注。
由于影像服務(wù)系統(tǒng)屬于事中系統(tǒng)，為保證其性能需要對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。當(dāng)一筆業(yè)務(wù)完成以后，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)起歸檔動(dòng)作。
2.4 工作流系統(tǒng)
根據(jù)不同的業(yè)務(wù)特征提供業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)功能。
為構(gòu)建基于檔案管理系統(tǒng)之上的各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供了公用的工作流管理及運(yùn)行服務(wù)，用以實(shí)現(xiàn)作業(yè)任務(wù)在不同業(yè)務(wù)人員之間的自動(dòng)調(diào)度與流轉(zhuǎn)，以及通過(guò)相應(yīng)的接口動(dòng)態(tài)控制這一流轉(zhuǎn)過(guò)程。
3 結(jié)束語(yǔ)
本文設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)的電子檔案管理系統(tǒng)，主要用于滿(mǎn)足商業(yè)銀行內(nèi)部各種文檔和影像信息的電子化管理，通過(guò)將紙質(zhì)文檔掃描成圖像后進(jìn)行存儲(chǔ)，方便了文檔的檢索查閱，傳輸，打印等，同時(shí)也能夠存儲(chǔ)其他非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，大大提高了銀行的信息化管理水平。
參考文獻(xiàn)
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[2]韓新超.銀行儲(chǔ)蓄票據(jù)影像管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].現(xiàn)代計(jì)算機(jī)，2006，3：76-79.
商業(yè)銀行檔案外包是指銀行在檔案管理人員、存儲(chǔ)設(shè)備不足或管理成本不經(jīng)濟(jì)條件下，整合利用外部?jī)?yōu)質(zhì)專(zhuān)業(yè)化檔案管理資源，將銀行檔案委托外包單位管理，從而達(dá)到降低檔案保管成本，提高管理效率的一種檔案管理模式。
檔案外包商應(yīng)具有以下特征：
第一，是一種實(shí)體性管理機(jī)構(gòu)；
第二，是一種社會(huì)化、集約化和專(zhuān)業(yè)化程度高的檔案管理機(jī)構(gòu)；
第三，有較大的規(guī)模，服務(wù)對(duì)象也較多；
第四，對(duì)其保管的文件只有保管權(quán)，而無(wú)所有權(quán)；
第五，是介于文件形成者與檔案館之間的一個(gè)中間性機(jī)構(gòu)，它要對(duì)雙方負(fù)責(zé)，作為一個(gè)過(guò)渡性的、中間性的檔案管理機(jī)構(gòu)，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時(shí)又要擔(dān)負(fù)起為檔案館積累檔案的重任；
第六，可以承擔(dān)文件管理咨詢(xún)與培訓(xùn)的職能。
一、銀行檔案外包的背景
二戰(zhàn)后，美國(guó)大量的文件需要?dú)w檔保存，文件中心應(yīng)運(yùn)而生。1950年，美國(guó)《聯(lián)邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機(jī)構(gòu)。把使用次數(shù)不多，但又必須保管一段時(shí)期的文件集中存放在造價(jià)較低的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房里，受到人們的認(rèn)可。
從某種意義上講，商業(yè)銀行就是“經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)”的金融機(jī)構(gòu)，以“經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)”為其盈利的根本手段。商業(yè)銀行是否愿意承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)，是否能夠妥善控制和管理風(fēng)險(xiǎn)，將決定商業(yè)銀行的經(jīng)營(yíng)成敗。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)加劇，商業(yè)銀行面臨的風(fēng)險(xiǎn)也呈現(xiàn)出復(fù)雜多變的特征，對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析、計(jì)量、監(jiān)測(cè)并采取科學(xué)的控制手段和方法，是商業(yè)銀行保持穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)的根本所在。健全的風(fēng)險(xiǎn)管理體系在銀行可持續(xù)發(fā)展過(guò)程中具有重要的戰(zhàn)略地位，具備領(lǐng)先的風(fēng)險(xiǎn)管理能力和水平，成為商業(yè)銀行最重要的核心競(jìng)爭(zhēng)力。利用先進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)管理技術(shù)，最大限度地減少銀行檔案外包可能造成的損失，是商業(yè)銀行檔案外包風(fēng)險(xiǎn)管理目的。
二、商業(yè)銀行檔案外包的風(fēng)險(xiǎn)管理重點(diǎn)
風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)常用而寬泛的詞匯，頻繁出現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)等領(lǐng)域。就銀行風(fēng)險(xiǎn)的定義主要有以下三種：
一是風(fēng)險(xiǎn)是未來(lái)結(jié)果的不確定性（或稱(chēng)變化）；
二是風(fēng)險(xiǎn)是損失的可能性；
三是風(fēng)險(xiǎn)是未來(lái)結(jié)果對(duì)期望的偏離，即波動(dòng)性。風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)明確的事前概念，反映的是損失前事物的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。
從風(fēng)險(xiǎn)的定義上可以看到，風(fēng)險(xiǎn)是對(duì)未來(lái)結(jié)果的不確定性，是可能存在的損失，銀行檔案做為銀行經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的歷史記錄，是傳承銀行社會(huì)記憶，再現(xiàn)銀行歷史面貌的憑證，為銀行經(jīng)營(yíng)、管理提供信息支持，并為銀行業(yè)務(wù)相伴產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)提供原始的憑證依據(jù)，其重要性不言而喻。因此，防范銀行檔案外包過(guò)程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，是確保銀行檔案外包安全的首要工作，銀行檔案外包風(fēng)險(xiǎn)管理的重點(diǎn)是：
（一）檔案外包風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估
商業(yè)銀行在制定檔案外包政策時(shí)，應(yīng)當(dāng)評(píng)估以下風(fēng)險(xiǎn)要素：
1.外包活動(dòng)的戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、國(guó)別風(fēng)險(xiǎn)等風(fēng)險(xiǎn)因素；
2.影響外包活動(dòng)的外部因素，因外包供應(yīng)商的過(guò)錯(cuò)而造成的服務(wù)中斷或撤銷(xiāo)而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)；
3.銀行對(duì)外包活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)管控能力；
4.外包供應(yīng)商的技術(shù)能力、業(yè)務(wù)策略和業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)連續(xù)性及破產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)控制能力及外包服務(wù)的集中度；
（二）外包供應(yīng)商的盡職調(diào)查
1.外包供應(yīng)商的主體資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)管理能力、經(jīng)營(yíng)聲譽(yù)、行業(yè)地位；
2.財(cái)務(wù)穩(wěn)健性、技術(shù)實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量、對(duì)銀行業(yè)的熟悉程度；
3.對(duì)銀行托管檔案客戶(hù)信息的安全性；
4.外包供應(yīng)商對(duì)突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)能力；
5.外包供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)關(guān)系；
（三）外包合同的審查要素
1.外包合同中的服務(wù)內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)、期限；
2.外包服務(wù)的業(yè)務(wù)連續(xù)性安排；
3.外包服務(wù)的保密性和安全性的安排；
4.外包服務(wù)的結(jié)算、支付方式；
5.外包服務(wù)的審計(jì)和檢查；
6.外包爭(zhēng)端的解決機(jī)制；
7.外包合同或?f議變更或終止的過(guò)渡安排、違約責(zé)任；
8.外包供應(yīng)商的應(yīng)急管理；
三、商業(yè)銀行檔案外包的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)
商業(yè)銀行檔案在外包后，定期對(duì)檔案外包商進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，做到早發(fā)現(xiàn)早預(yù)防。將銀行檔案外包風(fēng)險(xiǎn)納入銀行日常管理并持續(xù)監(jiān)控、評(píng)價(jià)，就能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案外包風(fēng)險(xiǎn)，并在發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)后及時(shí)采取有效處置措施，將損失減少到最低程度。
日常工作中可采用平衡計(jì)分卡方式設(shè)計(jì)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，可按月、季、半年、年度要求進(jìn)行檔案外包業(yè)務(wù)檢查，檢查內(nèi)容包括：
（一）外包供應(yīng)商的評(píng)估：
1.資質(zhì)：是否符合專(zhuān)業(yè)資質(zhì)；
2.財(cái)務(wù)：收費(fèi)是否合理，程序是否完善；
3.日常經(jīng)營(yíng)：是否出現(xiàn)異常；
4.及時(shí)性：是否能及時(shí)辦理檔案的收、取、查閱流程，在辦理過(guò)程中有無(wú)差錯(cuò)發(fā)生；
5.差錯(cuò)性：資料能否及時(shí)、準(zhǔn)準(zhǔn)、無(wú)差錯(cuò)地領(lǐng)取、歸還，不存在遺失情況；
6.溝通性：溝通是否順暢，是否對(duì)銀行服務(wù)需要的反應(yīng)能迅速、及時(shí)、有效完成；
7.保密性：無(wú)違反保密原則，業(yè)務(wù)合作期間能保護(hù)好銀行信息及銀行商業(yè)秘密；
8.監(jiān)督檢查：是否能積極配合商業(yè)銀行開(kāi)展外包監(jiān)督工作，及時(shí)報(bào)送外包工作情況；
9.違規(guī)性：是否存在違規(guī)行為，是否存在隱瞞事實(shí)，阻擋、抗拒檢查、偽造、隱匿、篡改、毀滅違規(guī)證據(jù)行為。
（二）外包人員的評(píng)估
1.人員：有符合要求的檔案管理人員，能夠高效完成各項(xiàng)工作；
2.外包?I務(wù)人員能夠妥善保管商業(yè)銀行委托保管的各類(lèi)客戶(hù)資料、檔案資料；
3.服從銀行管理，無(wú)主觀故意，通過(guò)內(nèi)外勾結(jié)、惡意操作等措施規(guī)避銀行風(fēng)險(xiǎn)控制措施；
4.無(wú)擅自向客戶(hù)做出不實(shí)承諾行為，向客戶(hù)提供虛假資料或誤導(dǎo)性宣傳；
5.無(wú)假借銀行名義進(jìn)行客戶(hù)約談行為，無(wú)冒用銀行商譽(yù)的行為；
6.無(wú)利用職務(wù)之便，竊取客戶(hù)資料等進(jìn)行違反職業(yè)操守及銀行管理規(guī)定的其他行為；
（三）突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案及演練
1.是否事先制定建立檔案外包風(fēng)險(xiǎn)突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案和機(jī)制，確保檔案外包業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常經(jīng)營(yíng)；
2.是否建立替代方案，尋求合同項(xiàng)下的保險(xiǎn)安排等措施；
3.是否定期組織外包商開(kāi)展演練，建立外包業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的正常經(jīng)營(yíng)；
四、商業(yè)銀行檔案外包的前景及展望
關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案工作 外在因素 內(nèi)在因素
中圖分類(lèi)號(hào)：G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： C 文章編號(hào)：1672-1578（2012)05-0241-01
檔案工作是進(jìn)行社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的重要組成部分，同志在全國(guó)檔案工作會(huì)議上指出：“檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的不可缺少的方面。”為此，如何做好新世紀(jì)的檔案工作，如何充分利用檔案的信息資源，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和校園管理工作服務(wù)成為檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。它將成為校園管理的發(fā)展起到很大的推動(dòng)作用。那么檔案工作也是其中不可缺少的一項(xiàng)工作，筆者作為一名檔案工作者在新形勢(shì)下，就如何做好檔案工作從其內(nèi)在和外在因素上談些個(gè)人的看法。
1 良好的外部環(huán)境是外在因素，它是做好檔案工作的前提
1.1檔案工作者是檔案管理的中心因素
第一，檔案工作者具者有一定的文化水平是其代從事檔案工作的先決條件，否則將無(wú)法準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和科學(xué)的管理；第二，檔案工作者的自身素質(zhì)是決定其是否能盡心盡力做好工作的關(guān)鍵，作為一名檔案工作者必須要熱愛(ài)這份工作，要有較強(qiáng)的責(zé)任感，能認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性；第三，檔案工作者要學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)。深入貫徹和學(xué)習(xí)《檔案法》，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，保證檔案內(nèi)容的嚴(yán)密性，真正達(dá)到依法制檔；第四，檔案工作在信息時(shí)代必須掌握一定微機(jī)操作技能，能靈活的使用檔案管理軟件，使檔案管理微機(jī)化、現(xiàn)代化，從而提高檔案的總體質(zhì)量和調(diào)閱效率。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，對(duì)檔案整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等進(jìn)行現(xiàn)代化管理。
1.2先進(jìn)、完善的設(shè)施也是提高檔案管理水平的關(guān)鍵
為了使檔案保存的完整和長(zhǎng)久，在裝訂時(shí)都要按統(tǒng)一規(guī)格用卷皮裝訂后，裝入檔案盒中，科技檔案要裝在無(wú)酸卷盒中，擺放到密集架上。
新形勢(shì)下的檔案管理不再是以往單純的手工操作，隨著計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，一些檔案管理軟件不斷出現(xiàn)，我們應(yīng)用這些軟件可以方便、快捷、準(zhǔn)確的把檔案分類(lèi)、歸檔，在檔案管理軟件上，還應(yīng)深層次的開(kāi)發(fā)，而且盡可能形成檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化，那將使檔案管理達(dá)到更高的水平。
待檔案歸檔完畢后，為了使“檔案家庭”有個(gè)良好的生活環(huán)境，檔案室要做好七防措施：防潮、防塵、防火、防鼠、防蟲(chóng)、防盜、防光。為此需配備一些設(shè)施：密集架、除濕機(jī)、吸塵器、滅火器、電風(fēng)扇、溫濕度表等，這些都是為了創(chuàng)造一個(gè)適合檔案存放的環(huán)境，不致使檔案由于周?chē)h(huán)境的影響而損毀或丟失。
2 歸檔的質(zhì)量是內(nèi)在因素，它將直接影響檔案的利用效果。
我校的檔案分為文為檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、科技檔案四類(lèi)，而其中文書(shū)檔案的歸檔較復(fù)雜。文書(shū)檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，要達(dá)到文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化就要從文書(shū)工作抓起。所以在收發(fā)文件上要做得精、細(xì)，收發(fā)文登記是文書(shū)外理工作的重要程序之一，是綜合后映本單位內(nèi)發(fā)文和上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文的真實(shí)紀(jì)錄。所以規(guī)范的填寫(xiě)收發(fā)文登記簿是十分關(guān)鍵的，為了立卷時(shí)的方便，我們?cè)谑瞻l(fā)文登記時(shí)可以提前登記上該文件是否歸檔、類(lèi)別、保管期限，這樣助于日后更便于捷的立卷、歸檔，在歸檔后也可以在上面寫(xiě)上該文件的盒號(hào)和案卷號(hào)，那么這樣的收發(fā)登記簿以后可以成為調(diào)閱文件的索引工具之一。我校在收發(fā)工作上嚴(yán)格按照啟封、登記、擬辦、批辦、承辦、收回的程序執(zhí)行，定期核查文件是否收回，未收回的要催繳，以免時(shí)間長(zhǎng)造成文件的損壞和丟失。年末根據(jù)收發(fā)文登記簿對(duì)全年的文件進(jìn)行核查。
把所有的文件收回后，按規(guī)定把需歸檔的文件篩選出來(lái)，按檔案部門(mén)下發(fā)的檔案歸檔范圍和如何分類(lèi)以及保管期限表，對(duì)文件進(jìn)行處理，再按科學(xué)的方法對(duì)其進(jìn)行排序，使其有條理的擺放，以便查閱方便。在檔案裝訂過(guò)程中要去除金屬物。待檔案立卷后，要輸入計(jì)算機(jī)，打印出案卷目錄，作為文件索引工具。對(duì)于一些不需歸檔的文件可以單獨(dú)的做短時(shí)間保存，打印出案卷目錄，以免丟失或銷(xiāo)毀有用的資料；對(duì)于一些簡(jiǎn)訊、情況反映等可以將同類(lèi)的裝訂成冊(cè)，以備撰寫(xiě)或查詢(xún)情況時(shí)使用。
3 檔案管理資源的利用和管理
所有的檔案的收集、整理、立卷、歸檔都是為了檔案的利用做準(zhǔn)備，借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。為了方便調(diào)閱，應(yīng)備有多種案卷索引目錄，在管理過(guò)程中為避免丟失要有借閱登記簿，而且年末要對(duì)全年的利用情況統(tǒng)計(jì)、分析，總結(jié)全年的工作。檔案員應(yīng)該定期查看檔案，看在裝訂時(shí)是否有倒頁(yè)、漏項(xiàng)等現(xiàn)象，或者是經(jīng)調(diào)閱后是否有損毀、拆頁(yè)等現(xiàn)象，這樣使檔案員更加了解檔案的情況，有利于檔案管理和凋閱。
1.重要性認(rèn)識(shí)不足。農(nóng)戶(hù)小額貸款信貸檔案也和銀行信貸檔案一樣，是銀行業(yè)務(wù)每個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)反映，是維護(hù)銀行權(quán)益的重要依據(jù)，如某一環(huán)節(jié)的檔案信息資料出現(xiàn)丟失、差錯(cuò)、泄漏等，將會(huì)給銀行的信譽(yù)、經(jīng)濟(jì)帶來(lái)不可挽回的損失。雖然目前基層行將農(nóng)戶(hù)小額貸款信貸檔案管理列入日常工作之一，但部分基層行對(duì)農(nóng)戶(hù)小額貸款信貸檔案管理的重要意義認(rèn)識(shí)不足，只重視業(yè)務(wù)的開(kāi)發(fā)，而忽略對(duì)檔案的管理，農(nóng)戶(hù)小額貸款業(yè)務(wù)一開(kāi)展，就出現(xiàn)了成百上千的信貸檔案。而一些基層行對(duì)信貸檔案管理后備力量跟不上，人員未配備到位，前后臺(tái)管理脫節(jié)，沒(méi)有真正將農(nóng)戶(hù)小額信貸檔案管理工作與日常的檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，有的認(rèn)為農(nóng)戶(hù)小額貸款數(shù)額小，一般每戶(hù)只有5萬(wàn)左右，信貸檔案管理工作好與差意義不大，能被動(dòng)地消極地應(yīng)付檢查就行，何必認(rèn)真，更有的一些客戶(hù)經(jīng)理素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)，能拖則拖，能推則推，貸款一放就了事，使信貸檔案資料不能及時(shí)歸檔。
2.檔案資料不夠完整。農(nóng)戶(hù)小額貸款檔案也和其他信貸檔案一樣，要經(jīng)歷貸款申請(qǐng)、貸前調(diào)查、貸時(shí)審查、簽訂借款合同、發(fā)放貸款、貸后檢查、收回貸款本金及處理有問(wèn)題的不良貸款等諸多環(huán)節(jié)，要在風(fēng)險(xiǎn)管理、業(yè)務(wù)經(jīng)辦等不同業(yè)務(wù)部門(mén)及不同人員之間協(xié)作完成。貸前調(diào)查文件、調(diào)查報(bào)告、簽批、決策等貸款相關(guān)材料產(chǎn)生于不同業(yè)務(wù)部門(mén)，這些文件形成時(shí)間有的相隔幾天，有的相隔更長(zhǎng)，更有跨年度審查、簽批類(lèi)的資料，在這類(lèi)檔案資料的流轉(zhuǎn)過(guò)程中，基層行一線人員在實(shí)際操作中，由于時(shí)間匆忙，特別是農(nóng)戶(hù)小額貸款的特殊性，農(nóng)戶(hù)時(shí)間較緊，有的銀行為注重服務(wù)，在貸款時(shí)往往上門(mén)服務(wù)，這樣就導(dǎo)致了日常信貸資料積累不及時(shí)，產(chǎn)生一些信貸檔案的基本資料不齊全的現(xiàn)象，同時(shí)目前一些基層行客戶(hù)經(jīng)理調(diào)動(dòng)較頻繁，外出培訓(xùn)、提拔、交流等，往往忽視了對(duì)信貸檔案資料的交接等，由此而造成管理上的脫節(jié)，信貸檔案不夠完整，影響檔案的管理。
3.檔案資料不夠嚴(yán)謹(jǐn)。信貸檔案資料是貸款真實(shí)性的反映，也是銀行與客戶(hù)借貸雙方的重要依據(jù)。因此，檔案資料十分重要，然而，目前部分基層行對(duì)資料搜集填寫(xiě)不重視，不規(guī)范，主要表現(xiàn)為：一是貸款申請(qǐng)書(shū)、調(diào)查審批表中缺失內(nèi)容較多；二是借款合同填寫(xiě)不符合要求，有的連貸款單位的負(fù)責(zé)人或授權(quán)人的簽名也漏填，有的合同騎縫章缺失。三是人行征信系統(tǒng)查詢(xún)不規(guī)范，有些網(wǎng)點(diǎn)對(duì)人行征信系統(tǒng)查詢(xún)只有一個(gè)客戶(hù)經(jīng)理簽名，有些貸款客戶(hù)缺少人行征信系統(tǒng)查詢(xún)授權(quán)。四是擔(dān)保手續(xù)有漏洞。主要表現(xiàn)為擔(dān)保法人代表未簽名，擔(dān)保機(jī)構(gòu)缺少營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等。這些農(nóng)戶(hù)小額貸款檔案資料存在的問(wèn)題，如果不加以重視，有可能給貸款行帶來(lái)嚴(yán)重的金融信貸風(fēng)險(xiǎn)，可能產(chǎn)生極大的危害。
4.檔案資料的管理不規(guī)范。雖然上級(jí)行對(duì)農(nóng)戶(hù)小額貸款檔案管理提出了一些要求，但在實(shí)際操作中對(duì)農(nóng)戶(hù)小額貸款檔案的管理缺少統(tǒng)一的實(shí)施細(xì)則，操作不夠規(guī)范，未能形成有效的管理模式，存在較大的漏洞，由于小額農(nóng)戶(hù)貸款業(yè)務(wù)一開(kāi)辦，大批量的客戶(hù)擁入，一戶(hù)客戶(hù)就有一戶(hù)檔案，加上基層網(wǎng)點(diǎn)人手緊，不可能及時(shí)整理上交，而作為負(fù)責(zé)檔案集中管理的支行一級(jí)也因未配備相應(yīng)的檔案管理員，由此造成了大量的貸款檔案資料積壓，編目不細(xì)、查詢(xún)不便、歸檔移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，有的由于沒(méi)有及時(shí)上交而長(zhǎng)時(shí)間未整理歸檔，缺乏規(guī)范的檔案管理設(shè)施，存放分散、亂放，給檔案管理的安全性、保密性造成隱患，影響了工作效率。農(nóng)戶(hù)小額貸款業(yè)務(wù)是農(nóng)行近年來(lái)推出的新業(yè)務(wù)，由于這項(xiàng)業(yè)務(wù)具有涉及面廣，貸款金額小，貸款農(nóng)戶(hù)多等特點(diǎn)，這給農(nóng)戶(hù)小額貸款檔案管理帶來(lái)了難度，針對(duì)當(dāng)前存
在的問(wèn)題，為了加強(qiáng)農(nóng)戶(hù)小額貸款信貸檔案管理工作，保證貸款信貸檔案的齊全完整，充分發(fā)揮信貸檔案的作用，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)，筆者認(rèn)為可采取以下對(duì)策，以健全與完善信貸檔案管理。
1.抓認(rèn)識(shí)，提升信貸檔案管理水平。要做好農(nóng)戶(hù)小額貸款信貸管理工作，首先要提高客戶(hù)經(jīng)理對(duì)信貸檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)客戶(hù)經(jīng)理規(guī)范化操作、法律意識(shí)和法律知識(shí)的培訓(xùn)，更新觀念，化被動(dòng)為主動(dòng)，提高客戶(hù)經(jīng)理的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。落實(shí)崗位責(zé)任制度，按實(shí)際信貸工作分工，根據(jù)貸款類(lèi)別、單位不同來(lái)確定相應(yīng)信貸檔案責(zé)任人，加強(qiáng)貸款申請(qǐng)、貸前調(diào)查、貸時(shí)審查、貸后跟蹤，建立獨(dú)立的信貸檔案，監(jiān)測(cè)信貸風(fēng)險(xiǎn)。
2.抓收集，確保信貸檔案的完整。要系統(tǒng)地收集農(nóng)戶(hù)小額貸款信貸資料：一是借貸資料。主要是信貸過(guò)程中形成的有關(guān)貸款資料文本。二是信貸管理資料。主要是對(duì)借款人信貸調(diào)查、審查、檢查過(guò)程中形成的有關(guān)資料。三是借款人經(jīng)營(yíng)資料，主要是借款人營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、資產(chǎn)負(fù)債表等資料。四是其他資料，主要是擔(dān)保人資料，個(gè)人信用等相關(guān)資料等。同時(shí)落實(shí)信貸檔案專(zhuān)（兼）職管理人員，實(shí)行信貸檔案集中統(tǒng)一管理，嚴(yán)格執(zhí)行總行信貸業(yè)務(wù)檔案查管理制度，切實(shí)解決以往由經(jīng)辦客戶(hù)經(jīng)理分散保管信貸資料，容易造成資料散失的問(wèn)題，確保信貸資料的完整。同時(shí)做好在貸款本息按期收回后和逾期貸款相關(guān)資料的及時(shí)立卷歸檔。
一、個(gè)人的工作總結(jié)
(一)認(rèn)真學(xué)習(xí)，個(gè)人素質(zhì)不斷提高
到公司工作以來(lái)，我始終注重加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)商業(yè)銀行的業(yè)務(wù)檔案管理整理知識(shí)、支行內(nèi)務(wù)、清算、辦理客戶(hù)資料等的學(xué)習(xí)；增強(qiáng)商業(yè)銀行的業(yè)務(wù)的掌握熟練程度，以成為一個(gè)合格的商業(yè)銀行員為標(biāo)準(zhǔn)。加快銀行業(yè)務(wù)知識(shí)更新力度，不被銀行的其他員工拋到后面。半年在自己的不斷努力下已經(jīng)很快的就適應(yīng)了我在商行負(fù)責(zé)的工作，很快的熟悉了商行的業(yè)務(wù)運(yùn)作。
(二)高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，扎實(shí)做好了本職工作
1是踏實(shí)工作、高標(biāo)準(zhǔn)完成工作
我是今年六月份調(diào)過(guò)來(lái)的,平時(shí)工作都是學(xué)習(xí)今年的檔案管理整理,支行的內(nèi)務(wù)工作,每天清算,有時(shí)候去總部辦理客戶(hù)資料等等。剛開(kāi)始工作是感覺(jué)銀行工作相對(duì)我以前的工作來(lái)說(shuō)工作雜亂，我感到對(duì)銀行的工作全無(wú)頭緒，再加上銀行業(yè)務(wù)多，責(zé)任重，我也承擔(dān)了繁重的工作壓力。通過(guò)半年我逐漸學(xué)會(huì)了壓力為動(dòng)力，很快的對(duì)所做工作進(jìn)行了掌握。在此間我嚴(yán)格按照銀行員工工作職責(zé)，扎實(shí)工作，高標(biāo)準(zhǔn)的完成了各項(xiàng)工作。在我負(fù)責(zé)的檔案管理整理、支行的內(nèi)務(wù)、每天清算、總部辦理客戶(hù)資料等工作都有順利的完成。半年來(lái)始終堅(jiān)持把工作放在嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、扎實(shí)、求實(shí)上，腳踏實(shí)地工作；不斷改進(jìn)學(xué)習(xí)方法，講求學(xué)習(xí)效果，堅(jiān)持學(xué)以致用，注重融會(huì)貫通，理論聯(lián)系實(shí)際，用新的知識(shí)、新的思維和新的啟示，鞏固和豐富綜合知識(shí)、讓知識(shí)伴隨年齡增長(zhǎng)，使自身綜合能力不斷得到提高。
2.加強(qiáng)學(xué)習(xí)、努力適應(yīng)新崗位
在今年的六月我被調(diào)到商行工作，在這半年內(nèi)我要主要完成的檔案管理整理、支行的內(nèi)務(wù)、每天清算、總部辦理客戶(hù)資料等工作都低我以前負(fù)責(zé)的工作要復(fù)雜些，為了更快適應(yīng)新的崗位我每天堅(jiān)持提前上班準(zhǔn)備當(dāng)天的工作，下班后繼續(xù)熟練業(yè)務(wù)能力以能更快更好的做好新的工作。
二、工作中存在的不足
在半年的時(shí)間內(nèi)，我在商業(yè)銀行對(duì)于檔案管理整理、支行的內(nèi)務(wù)、每天清算、總部辦理客戶(hù)資料等工作中有取得了良好的成績(jī)，但也存在一些不足，沒(méi)能達(dá)到作為一個(gè)商業(yè)銀行人員的要求。主要表現(xiàn)在工作中有時(shí)顯的不夠細(xì)心，還需要有更嚴(yán)謹(jǐn)耐心細(xì)致的作風(fēng)等等，這些我將在明年的工作中加強(qiáng)努力，不斷克服工作中的不足，將工作做的更好。
三、2015年工作
。
3.財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi):月度、半年、年度財(cái)務(wù)報(bào)告(包括全套會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明,各類(lèi)審計(jì)評(píng)估報(bào)告,財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū))、其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
4.其他類(lèi):年終結(jié)轉(zhuǎn)資料,會(huì)計(jì)科目和建賬資料,評(píng)估資料,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,納稅申報(bào)及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料,對(duì)賬資料及差異處理報(bào)告,預(yù)算資料,工作移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等其他作為會(huì)計(jì)資料保存的資料。
二、檔案管理職責(zé)
財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)為:負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)計(jì)檔案管理辦法,負(fù)責(zé)記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的裝訂、保管與安全,負(fù)責(zé)向公司檔案部門(mén)統(tǒng)一歸檔,負(fù)責(zé)接口審計(jì)檔案及其它部門(mén)的調(diào)閱需求。
三、會(huì)計(jì)檔案整理及裝訂
1、會(huì)計(jì)憑證整理和裝訂
會(huì)計(jì)憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會(huì)計(jì)憑證檔案(會(huì)計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進(jìn)行三者核對(duì)一致后,將與之對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證打印,形成一套完整的紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證檔案(會(huì)計(jì)憑證、符合要求的原始票據(jù)、財(cái)輔表單)后,按照單位、月份、憑證號(hào)等由小到大的順序在檔案架上進(jìn)行分類(lèi)擺放。
(2)整理過(guò)程中需對(duì)憑證進(jìn)行手工調(diào)整,憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放,避開(kāi)憑證裝訂線,避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無(wú)法查閱的現(xiàn)象,盡量將有效字跡或有效附件避開(kāi)以免裝訂在裝訂線以?xún)?nèi)。
(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類(lèi)型順序從系統(tǒng)中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類(lèi)型、憑證編號(hào)、抬頭文本、用戶(hù)名稱(chēng)等要素。
(4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊(cè),注意上一冊(cè)尾號(hào)與下一冊(cè)尾號(hào)的接續(xù),每?jī)?cè)的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過(guò)3.0公分的會(huì)計(jì)憑證必須分多冊(cè)裝訂,但不得與其他會(huì)計(jì)憑證混裝。
2、會(huì)計(jì)賬簿整理和裝訂
(1)財(cái)務(wù)部檔案管理人員對(duì)全省會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行打印,并將打印完畢的賬簿分類(lèi)擺放。
(2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁(yè)碼按每本200頁(yè)進(jìn)行裝訂,日記賬、明細(xì)賬不可混裝。裝訂后在會(huì)計(jì)賬簿上附封面,注明賬簿性質(zhì),分冊(cè)序號(hào),賬簿所屬主體等信息。
3、會(huì)計(jì)報(bào)表整理和裝訂
(1) 會(huì)計(jì)檔案管理人員從報(bào)表會(huì)計(jì)處接收已加蓋公章、法人章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人章的會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)檔案管理人員將報(bào)表按報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說(shuō)明、資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報(bào)表附注的順序整理好
(2)裝訂后在會(huì)計(jì)報(bào)表上附封面,并注明報(bào)表所屬期間、主體等信息。
4、其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,審計(jì)評(píng)估報(bào)告,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等檔案整理
會(huì)計(jì)檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊(cè)的其他檔案,會(huì)計(jì)檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會(huì)計(jì)檔案需整理為和會(huì)計(jì)賬簿統(tǒng)一規(guī)格。
銀行存款余額調(diào)節(jié)表,對(duì)賬資料及差異處理報(bào)告,預(yù)算資料;會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)按年立卷。
(2)其他檔案裝訂細(xì)則同“會(huì)計(jì)憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱(chēng)、所屬期間、保管人等信息。
(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項(xiàng),同時(shí)電子文檔形式制作檔案保管清冊(cè)。
四、會(huì)計(jì)檔案保管
1、會(huì)計(jì)檔案保管時(shí)間規(guī)定
會(huì)計(jì)憑證由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)年度終了后會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一年的保管工作,期滿(mǎn)后向公司檔案管理部門(mén)進(jìn)行移交。
2、會(huì)計(jì)檔案保管要求
(1)建立專(zhuān)門(mén)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案庫(kù),作為紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的存放地點(diǎn)。
(2)會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、透光,并有適當(dāng)?shù)牟殚喛臻g。
(3)會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品 ,進(jìn)入檔案庫(kù)房嚴(yán)禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁使 用明火,嚴(yán)禁吸煙,除照明用電外,嚴(yán)禁使用與檔案保護(hù)無(wú)關(guān)的用電設(shè)備。 (4)非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理員離開(kāi)檔案庫(kù)房時(shí)要將門(mén)鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙
。
(5)所有紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊(cè)封面應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放,并按照年份、類(lèi)型和憑證號(hào)排列整齊。
五、會(huì)計(jì)檔案借閱
1、會(huì)計(jì)檔案借閱適用于在財(cái)務(wù)部保管的會(huì)計(jì)檔案。
2、會(huì)計(jì)憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)及相關(guān)檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請(qǐng),同時(shí)向檔案管理人員提交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的紙質(zhì)申請(qǐng)表,檔案管理人員將紙質(zhì)申請(qǐng)表與電子申請(qǐng)核對(duì)一致,調(diào)出對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案供借閱人查閱。
3、如需特殊原因需外借檔案,外借時(shí)間原則上不能超過(guò)15天,如超過(guò)規(guī)定時(shí)間需要再次辦理借閱手續(xù)。
4、檔案管理人員對(duì)于取出調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案在借閱人歸還后需及時(shí)放回原處同時(shí)在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項(xiàng)。非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案室。
5、 公司內(nèi)部員工借閱會(huì)計(jì)報(bào)表需經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
6、嚴(yán)禁借閱人員在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對(duì)借閱歸還的檔案進(jìn)行檢查有無(wú)毀損、涂畫(huà)、拆封和抽換等情況。
六、會(huì)計(jì)檔案移交
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在年度終了后,由會(huì)計(jì)檔案管理人員保管一年,期滿(mǎn)向公司檔案部門(mén)移交,同時(shí)編制移交清冊(cè)一式兩份,交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后,雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊(cè)上簽字蓋章,各存一份。
關(guān)鍵詞：城市軌道交通；會(huì)計(jì)檔案；檔案管理
一、會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容
根據(jù)最新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》【中華人民共和國(guó)財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)】，下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)該歸檔：（一）會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿；（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；（四）其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。從該管理辦法可以看出，會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)容非常廣泛，涉及日常會(huì)計(jì)工作全過(guò)程，包括出納、會(huì)計(jì)、稅務(wù)、報(bào)表等全部會(huì)計(jì)人員產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，給會(huì)計(jì)檔案管理造成很大困擾與難度。
二、會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及原因分析
目前，全國(guó)各城市軌道交通企業(yè)，除北上廣深等幾個(gè)大城市建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，其他大部分城市剛剛興建地鐵，日常工作主要圍繞地鐵新線建設(shè)與開(kāi)通進(jìn)行，能把日常工作做好，已經(jīng)疲于應(yīng)付。受建設(shè)工期影響，一線業(yè)務(wù)部門(mén)工作重點(diǎn)在現(xiàn)場(chǎng)，確保工程質(zhì)量安全與進(jìn)度。據(jù)筆者調(diào)查研究，目前各城市軌道交通企業(yè)連建設(shè)檔案管理尚無(wú)完善的制度與流程，會(huì)計(jì)檔案管理雖有國(guó)家法律規(guī)章規(guī)定，但實(shí)際執(zhí)行情況及效果并不容樂(lè)觀。銀行余額調(diào)節(jié)表因?yàn)槭聞?wù)所審計(jì)，情況相對(duì)較好，會(huì)計(jì)報(bào)表，納稅報(bào)表，增值稅進(jìn)項(xiàng)發(fā)票底聯(lián)等非日常用會(huì)計(jì)檔案管理要求尚不理想。很多公司目前按照辦法規(guī)定，憑證與會(huì)計(jì)報(bào)表都能完成，但時(shí)間有所滯后，延長(zhǎng)兩三個(gè)月是常態(tài)，半年后裝訂憑證也非少數(shù)。至于辦法里規(guī)定的其他會(huì)計(jì)資料，基本無(wú)暇顧及，最終嚴(yán)重影響項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算與國(guó)家驗(yàn)收。會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀不理想，其完善程度與國(guó)家要求甚遠(yuǎn)，經(jīng)過(guò)綜合分析，既有主觀因素影響，也有客觀因素影響；既有外部因素影響，也有內(nèi)部因素影響。(一)內(nèi)部原因1.領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理員身兼多職。按照辦法規(guī)定，公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)，但現(xiàn)實(shí)情況是很多公司因各種原因，財(cái)務(wù)人員編制比較緊缺，很少設(shè)立專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，一般由部門(mén)文員兼會(huì)計(jì)檔案管理員。財(cái)務(wù)部門(mén)資料很多，特別是各種收款付款單據(jù)、票據(jù)量很大，管理要求高，文員很難投入足夠資源與精力于會(huì)計(jì)檔案管理。只有會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)、政府審計(jì)要求提交各種資料或者積壓太多時(shí)，才進(jìn)行憑證裝訂等工作。這也從側(cè)面說(shuō)明領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作尚不夠重視，覺(jué)得沒(méi)必要投入專(zhuān)門(mén)人力資源開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案管理工作，等其他工作完成后，再來(lái)整理會(huì)計(jì)檔案也來(lái)得及。2.根據(jù)財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部分工慣例，會(huì)計(jì)檔案管理一般都設(shè)有財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)核算模塊。會(huì)計(jì)核算本身工作繁瑣，且工作量較大。特別是新公司，業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)制度流程不太完善，會(huì)計(jì)核算也不太規(guī)范，財(cái)務(wù)人員平花費(fèi)大量時(shí)間與業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行溝通等工作；除此之外，與公司外部門(mén)各項(xiàng)溝通，如會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)、政府審計(jì)、稅局稽查等，也需要大量溝通協(xié)調(diào)工作。這種工作現(xiàn)狀造成會(huì)計(jì)檔案管理工作也難以按時(shí)開(kāi)展。3.大多數(shù)企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)信息化投入較大，沒(méi)有信息化建設(shè)，財(cái)務(wù)管理無(wú)法有效進(jìn)行對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)，停留在手工時(shí)代水平。會(huì)計(jì)檔案都是各種紙質(zhì)材料，包括各類(lèi)憑證、原始出入庫(kù)單、發(fā)票、收據(jù)、各類(lèi)批文等，這些資料作為憑證附件存在。每個(gè)月按時(shí)把憑證收集完善、整理、入盒、編號(hào)，然后做個(gè)檔案臺(tái)帳記錄，由會(huì)計(jì)檔案管理員放在個(gè)人電腦進(jìn)行共享，供大家使用。整個(gè)檔案管理過(guò)程，幾乎全手工操作，很少借助現(xiàn)代信息技術(shù)，所以，這么多年會(huì)計(jì)檔案管理水平一直沒(méi)有很大發(fā)展與進(jìn)步，越來(lái)越跟不上公司與時(shí)展。(二)外部原因1.會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)對(duì)公司財(cái)務(wù)管理有較大約束力，但更多關(guān)注于會(huì)計(jì)報(bào)表層面，并不會(huì)過(guò)多關(guān)注會(huì)計(jì)管理細(xì)節(jié)，特別是會(huì)計(jì)檔案管理。在年報(bào)審計(jì)中，公司只要能提供會(huì)計(jì)憑證及事務(wù)所要求的會(huì)計(jì)資料即可，事務(wù)所并不會(huì)檢查會(huì)計(jì)檔案資料是來(lái)自于具體經(jīng)辦會(huì)計(jì)手里，還是來(lái)自于會(huì)計(jì)檔案室。這就造成會(huì)計(jì)檔案管理沒(méi)有硬性外部約束。2.對(duì)于城市軌道交通項(xiàng)目，建設(shè)項(xiàng)目最后一環(huán)就是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。目前，根據(jù)國(guó)家驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)有十三項(xiàng)專(zhuān)業(yè)驗(yàn)收，其中就有一項(xiàng)檔案驗(yàn)收，如果檔案驗(yàn)收通不過(guò)，即整個(gè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收通不過(guò)。需要關(guān)注的是，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收里的檔案特指工程檔案，即與工程相關(guān)的招標(biāo)、合同、圖紙、變更資料等，會(huì)計(jì)檔案并不是檔案驗(yàn)收關(guān)注的重點(diǎn)，正是這點(diǎn)恰恰造成公司把更多精力放在工程檔案管理，而忽略了會(huì)計(jì)檔案管理。
三、會(huì)計(jì)檔案管理不完善造成的影響
會(huì)計(jì)檔案管理工作，雖然在一般人眼里并不是十分重要的事情，但如果管理不到位，其對(duì)日常財(cái)務(wù)管理及最終項(xiàng)目驗(yàn)收均有重要影響，具體如下：（一）會(huì)計(jì)日常工作中，由于各種原因經(jīng)常需要查閱憑證，檔案歸檔不及時(shí)，就會(huì)造成憑證在經(jīng)辦會(huì)計(jì)或出納手中積壓，時(shí)間越長(zhǎng)、積壓越多，這時(shí)查找憑證往往需要耗費(fèi)更多的人力物力進(jìn)行查找，造成管理成本不必要增加。另外，由于會(huì)計(jì)檔案不及時(shí)裝訂、歸檔，且分散在不同會(huì)計(jì)人員手中，造成憑證丟失的風(fēng)險(xiǎn)大大增加，且有些重要資料如原始發(fā)票等資料一旦丟失，給公司、個(gè)人造成的損失會(huì)更加巨大。（二）軌道行業(yè)投資巨大，是政府關(guān)注重點(diǎn)。所以，各種政府審計(jì)、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)層出不窮，為了應(yīng)對(duì)各項(xiàng)審計(jì)，會(huì)計(jì)檔案管理不到位、不完善，就會(huì)導(dǎo)致提供各類(lèi)資料時(shí)手忙腳亂，一來(lái)效率很低，提交資料時(shí)間較長(zhǎng)；二來(lái)造成外部審計(jì)人員對(duì)公司不滿(mǎn)意，甚至認(rèn)為公司不配合審計(jì)工作，故意不提供相關(guān)資料。（三）城市軌道交通項(xiàng)目作為關(guān)系國(guó)計(jì)民生的重大工程項(xiàng)目，通過(guò)國(guó)家項(xiàng)目竣工驗(yàn)收是對(duì)國(guó)家對(duì)人民最好的答復(fù)。如果日常會(huì)計(jì)檔案管理沒(méi)有規(guī)范，到項(xiàng)目竣工決算時(shí)資料不全或難以查找，會(huì)極大影響項(xiàng)目竣工財(cái)務(wù)決算。
四、關(guān)于完善會(huì)計(jì)檔案管理的建議
針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作不完善，結(jié)合上述原因分析及其造成的影響考慮，針對(duì)不同的原因采取不同的措施，具體如下：（一）提醒公司領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資源投入公司領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這項(xiàng)工作開(kāi)展就會(huì)順暢很多，投入到這項(xiàng)工作的資源將會(huì)大大加強(qiáng)。（二）會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化由于會(huì)計(jì)檔案管理工作是整個(gè)會(huì)計(jì)管理工作最后一個(gè)環(huán)節(jié)，所以，有必要把會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，把流程做細(xì)，工作分配到人，前置環(huán)節(jié)定到具體時(shí)點(diǎn)。當(dāng)然，要想把這些工作落實(shí)到具體工作來(lái)，還需要做好會(huì)計(jì)檔案管理宣傳與培訓(xùn)，讓會(huì)計(jì)檔案管理思想深入每個(gè)會(huì)計(jì)人員之心。將會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作會(huì)計(jì)工作的最終目標(biāo)，然后按流程倒推給每個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)置時(shí)間節(jié)點(diǎn)，且這個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)作為硬性要求，非特殊情況不得變化，比如每月5號(hào)收齊所有銀行對(duì)賬單，每月10號(hào)收齊所有銀行余額調(diào)節(jié)表，每月15號(hào)收齊上月會(huì)計(jì)憑證等。（三）加強(qiáng)全過(guò)程管理，從事前規(guī)劃、事中執(zhí)行跟蹤、事后檢查反饋因?yàn)闀?huì)計(jì)工作日復(fù)一日，年復(fù)一年像大氣循環(huán)一樣重復(fù)，從不間斷，所以，只有把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)作標(biāo)桿，上個(gè)月完成這項(xiàng)工作，下個(gè)月才能正常開(kāi)展。否則就像駱駝背上的稻草，越來(lái)越重，最終會(huì)被最后一根稻草壓跨。這里特別要提醒一點(diǎn)，因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案涉及人員較多、環(huán)節(jié)較多、流程較長(zhǎng)，設(shè)計(jì)一個(gè)良好的制度流程特別重要，且要有專(zhuān)人監(jiān)督實(shí)際執(zhí)行情況，把監(jiān)督工作制度化、流程化、規(guī)范化，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋問(wèn)題并及時(shí)跟蹤解決，方能做到萬(wàn)無(wú)一失。（四）加大信息技術(shù)資源投入，利用信息技術(shù)手段提高會(huì)計(jì)檔案管理工作效率，降低管理成本如今是信息時(shí)代，會(huì)計(jì)檔案管理工作也要跟上時(shí)代步伐，如上所述，如果技術(shù)手段還停留在紙質(zhì)層面，進(jìn)行整理、歸檔、查閱，提高效率非常困難，只能靠人力投入來(lái)實(shí)現(xiàn)。目前，全球發(fā)展趨勢(shì)是財(cái)務(wù)共享中心，其會(huì)計(jì)檔案管理是基于IT技術(shù)發(fā)展，引入了影像系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)等一系列業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)平臺(tái)等技術(shù)手段來(lái)提高會(huì)計(jì)檔案管理效率，并且使得管理成本大大下降，提高公司內(nèi)部、外部人員檔案使用滿(mǎn)意度，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
作者:陳玉均 單位:廣州地鐵集團(tuán)有限公司
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1. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》正式實(shí)施的時(shí)間是（）。
A．2017年12月11日 B．2017年1月1日
C．2017年7月1日 D．2017年1月1日
2.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)的部門(mén)應(yīng)是（）。
A．單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)
B．單位的檔案機(jī)構(gòu)或檔案人員所屬機(jī)構(gòu)
C．單位的人力資源機(jī)構(gòu)
D．單位的有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)
3.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。這里所說(shuō)的單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案的時(shí)間應(yīng)為（）。
A．1.5年 B．半年 C．2年 D．1年
4. 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)也是一種重要的會(huì)計(jì)檔案，它的編制部門(mén)是（）。
A．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B．單位行政辦公室
C．單位人力資源部門(mén) D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)
5.根據(jù)規(guī)定，負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作的部門(mén)應(yīng)是（）。
A．單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu) B．單位辦公室
C．單位人力資源部門(mén) D．單位檔案管理機(jī)構(gòu)
6.根據(jù)規(guī)定，屬于企業(yè)永久保存的會(huì)計(jì)檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對(duì)賬單
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
7.根據(jù)規(guī)定，保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案是（）。
A．總賬 B．銀行對(duì)賬單
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
8.下列不屬于永久保管的會(huì)計(jì)檔案是（ ）
A．總賬 B．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
C．年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
9.保存期為30年的會(huì)計(jì)檔案并不少，但（）例外。
A．總賬 B．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
C．會(huì)計(jì)憑證 D．會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
10. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案所涵蓋的范圍，以下說(shuō)法正確的是（）。
A．會(huì)計(jì)檔案，即為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
B．會(huì)計(jì)檔案既包括紙質(zhì)的會(huì)計(jì)資料，也包括一些電子的會(huì)計(jì)資料
C．由于銀行對(duì)賬單和銀行存款余額調(diào)節(jié)表均不屬于企事業(yè)單位的原始憑證，所以它們也就不屬于會(huì)計(jì)檔案資料
D．財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位等的基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算）不屬于會(huì)計(jì)檔案資料
11.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。
A．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)均應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)填制
B．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)均屬于會(huì)計(jì)檔案資料
C．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)的保管期限并不完全相同
D．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)產(chǎn)生（或填制）的時(shí)間并不一致，涉及的當(dāng)事人也不完全相同
12.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案，以下說(shuō)法正確的是（）。
A．總賬、明細(xì)賬是會(huì)計(jì)檔案，而固定資產(chǎn)卡片和輔助賬不是會(huì)計(jì)檔案
B．銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)，單位負(fù)責(zé)人不需要在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
C．對(duì)各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷的部門(mén)是立檔單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員
D．根據(jù)規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管半年
13.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。
A.保管期滿(mǎn)未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不得銷(xiāo)毀
B.正在建設(shè)期間的建設(shè)單位會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀
C.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀需要單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
D.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀需要單位檔案管理機(jī)構(gòu)與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)
14. 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案保管，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。
A. 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為十年和三十年
B.會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起
C.單位的總賬和年度財(cái)務(wù)報(bào)告均屬于永久保存的會(huì)計(jì)檔案
D.會(huì)計(jì)檔案的保管辦法所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限
15. 按照規(guī)定，主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，并共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)的部門(mén)，是指（）。
A.財(cái)政部 B. 國(guó)家檔案局
C. 財(cái)政部和國(guó)家檔案局 D. 人大財(cái)經(jīng)委員會(huì)和檔案部門(mén)
16. 關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。
A. 電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交
B. 屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料，必須屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案
C.電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)
D.檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全
二、多項(xiàng)選擇題（每題2分，共計(jì)34分）
1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告屬于會(huì)計(jì)檔案的一個(gè)重要內(nèi)容，而這里所說(shuō)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告具體包括（ ）。
A.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 B.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
C.半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告
2. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的依據(jù)是（ ）。
A．《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》 B．《中華人民共和國(guó)預(yù)算法》
C．《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》 D．《中華人民共和國(guó)檔案法》
3.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》使用的范圍包括（ ）。
A．國(guó)家機(jī)關(guān) B．社會(huì)團(tuán)體 C．企事業(yè)單位 D．其他組織
4. 對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿，以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括（ ）。
A．總賬、明細(xì)賬 B．有關(guān)輔賬簿
C．日記賬 D．固定資產(chǎn)卡片
5.對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，以下屬于會(huì)計(jì)檔案的包括（ ）。
A．原始憑證 B．文件與合同
C．記賬憑證 D．預(yù)算
6. 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容有很多，比如其他會(huì)計(jì)資料就包括（ ）等。
A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對(duì)賬單
C．納稅申報(bào)表 D．會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
7.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存并形成電子會(huì)計(jì)檔案，必須同時(shí)滿(mǎn)足許多條件，這些包括（ ）。
A．形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸
B．能夠采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改
C．形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
D．能夠建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響
8.單位在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)進(jìn)行移交。以下屬于正確說(shuō)法的是（ ）。
A．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝
B．電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定
C．特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交
D．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
9.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為（ ）。
A．10年 B．30年 C．20年 D．15年
10.單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，并組織單位有關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行，這些部門(mén)應(yīng)當(dāng)包括（ ）。
A．會(huì)計(jì) B．審計(jì) C．紀(jì)檢監(jiān)察 D．有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)
11. 會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，包括擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。為了明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)還需要有關(guān)機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員簽署相關(guān)意見(jiàn)。這些機(jī)構(gòu)的有關(guān)人員包括（ ）等。
A．單位負(fù)責(zé)人 B．檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人
C．會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人 D．檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人
12.根據(jù)規(guī)定，單位電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由以下部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)完成（ ）。
A．單位檔案管理機(jī)構(gòu) B．單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)
C．單位信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu) D．單位人力資源部門(mén)
13.對(duì)于保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證，以下說(shuō)法正確的是（ ）。
A．不得銷(xiāo)毀
B．紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷
C．電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存
D．涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證需要保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止
14.根據(jù)規(guī)定，對(duì)于單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)資料中予以列明。這些資料包括（ ）。
A．會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū) B．會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)
C．財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 D．會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)
15. 單位因分立原因會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的保管發(fā)生一定的變化，以下說(shuō)法正確的是（ ）。
A．單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案
B．單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案
C．單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
D．單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由中介機(jī)構(gòu)保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)
16. 對(duì)于單位之間交接會(huì)計(jì)檔案，以下說(shuō)法正確的是（ ）。
A．移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)
B．交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督
C．電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交
D．檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全
17.關(guān)于會(huì)計(jì)檔案，以下說(shuō)法錯(cuò)誤的是（）。
A.會(huì)計(jì)檔案是各單位檔案的重要種類(lèi)之一，也是國(guó)家全部檔案的重要組成部分
B.查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，可根據(jù)需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行拆封
C.凡是具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，都會(huì)形成會(huì)計(jì)檔案，這是會(huì)計(jì)檔案特征中的
普遍性所決定的
D. 采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，只能保存磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，不能保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案
三、判斷題（每題2分，本題共計(jì)50分）
1.會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。 （）
2. 由于財(cái)政部門(mén)屬于會(huì)計(jì)工作的主管部門(mén)，因此，財(cái)政部門(mén)應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
3.縣級(jí)以下地方人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。 （）
4.根據(jù)規(guī)定，單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位不可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。（）
5.《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中所規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案有很多，但是會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)屬于單位檔案的重要內(nèi)容，不屬于會(huì)計(jì)檔案所包括的內(nèi)容。 （）
6.根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。 （）
7. 不管是行政單位，事業(yè)單位，還是企業(yè)，按照規(guī)定，固定資產(chǎn)卡片的保管期限應(yīng)為固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。 （）
8. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年，因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。但是單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)兩年。 （）
9. 根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案臨時(shí)保管期間，出于工作的需要，單位出納人員可以在此期間兼管會(huì)計(jì)檔案。 （）
10. 單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。 （）
11. 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。為了保證會(huì)計(jì)檔案的安全，單位保存的會(huì)計(jì)檔案一律不得對(duì)外借出。 （）
12.會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限，是從會(huì)計(jì)檔案歸檔保管后的第一天算起。 （）
13．會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》所規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。 （）
14. 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)牽頭進(jìn)行。 （）
15. 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。對(duì)于保管期滿(mǎn)的會(huì)計(jì)檔案一定要進(jìn)行銷(xiāo)毀。 （）
16. 根據(jù)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。但是對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀還應(yīng)當(dāng)有信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)派員參與監(jiān)銷(xiāo)。 （）
17. 單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案。應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
18.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由上級(jí)主管單位統(tǒng)一保管。 （）
19.根據(jù)規(guī)定，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。 （）
20. 根據(jù)規(guī)定，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在建設(shè)項(xiàng)目達(dá)到預(yù)定使用狀態(tài)時(shí)及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。 （）
21. 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書(shū)面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。 （）
22. 一個(gè)單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，也適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 （）
23.不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶(hù)，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等不適用于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。 （）
