發(fā)布時間：2023-05-31 15:00:12
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的學校人事檔案樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1 信息技術在人事檔案管理中的作用
人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是學校人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，同時對學?？疾旌妥R別干部，選拔優(yōu)秀人才，加強師資隊伍建設，促進教學、科研、黨政管理工作的開展具有重大作用。在檔案信息計算機檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡檢索，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡化。人事檔案通過計算機管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作效益。
2 實現(xiàn)學校人事檔案管理信息化的重要意義
2.1 有利于適應檔案管理改革的發(fā)展方向。隨著我國對事業(yè)單位人事檔案管理工作要求的不斷提高，學校作為事業(yè)單位系統(tǒng)的重要組成部分，只有實現(xiàn)人事檔案管理信息化，才能進一步提高學校教務管理水平。學校作為教學單位，必須緊跟時展，并滿足上級管理部門對人事檔案管理工作的要求，人事檔案管理信息化，是提高人事檔案管理質(zhì)量的有效措施，對學校的發(fā)展和建設意義重大。
2.2 有利于開發(fā)學校人才的潛在優(yōu)勢。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，學校作為人才培養(yǎng)的重要陣地，必須實現(xiàn)與時俱進，不斷創(chuàng)新才能為社會培養(yǎng)和輸送合格人才。學校的人事檔案記錄著教職員工成長歷史和綜合素質(zhì)的各項信息，實現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案管理的完整性和有效性，便于教務管理工作者把握教職員工的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)發(fā)展?jié)摿?，有助于選擇和選拔人才，挖掘學校人才的潛在優(yōu)勢，有利于學校人才資源潛力的開發(fā)和教務工作團隊的建設。
2.3 符合人事檔案管理工作自身的發(fā)展需求?，F(xiàn)代的人事檔案管理工作向動態(tài)化、細節(jié)化發(fā)展著，在人才流動日益頻繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事檔案管理是時展對人事檔案管理工作的具體要求。將信息技術應用于學校人事檔案管理工作中，能夠提高檔案資料搜集的完整性和可靠性，并提高人事檔案管理服務質(zhì)量。人事檔案管理信息化，能夠為教務管理人員提供更加高效、可靠的檔案資料查閱、調(diào)用和傳輸需求，有助于實現(xiàn)學校內(nèi)和學校間的人事檔案資源共享。
2.4 有利于重要人事檔案載體的持久保護。傳統(tǒng)的學校人事檔案是以紙質(zhì)媒介記錄和儲存的，紙質(zhì)檔案相比于電子檔案，其安全性和可靠性得不到保證。隨著時間的推演和學校的發(fā)展，紙質(zhì)檔案很容易丟失、模糊和字跡褪變，當需要調(diào)用檔案時很容易由于檔案資料不完整影響工作開展。實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，將紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案儲存在電子設備中，這種儲存不僅調(diào)用效率較高，而且其保存更加簡單方便，也不易造成損壞。因此，實現(xiàn)學校人事檔案的信息化管理，有利于重要人事檔案載體的持久保護，對學校檔案管理工作的發(fā)展意義重大。
3 學校人事檔案管理信息化過程中存在的問題
3.1 信息數(shù)據(jù)建庫質(zhì)量參差不齊。人事檔案管理信息庫是檔案信息化管理的關鍵環(huán)節(jié)，建立符合實際的、完整的、安全的檔案信息庫，不僅是提高檔案儲存質(zhì)量的關鍵，也是提高人事檔案管理服務工作質(zhì)量的前提。但現(xiàn)如今我國學校人事檔案數(shù)據(jù)信息庫建設卻并不完整，雖然部分學校在檔案信息庫建設中投入大量的人力、物力和財力，但是無法保證檔案數(shù)據(jù)的準確性，由于設備更新?lián)Q代慢，也無法滿足日益提高的檔案調(diào)用服務需求。
3.2 檔案資源開發(fā)利用有待深化。由于檔案信息資源開發(fā)利用意識淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，檔案信息的內(nèi)涵資源未能得到充分開發(fā)，客觀限制了人事檔案資源充分開發(fā)與利用，難以適應檔案管理自身發(fā)展規(guī)律的要求。在確保信息安全的前提下，如何加強檔案資源深度開發(fā)利用，切實發(fā)揮檔案信息化管理作用，是高校檔案信息化管理工作中迫切需要解決的問題。
3.3 缺乏足夠的高素質(zhì)復合型管理人才。人事檔案管理的信息化對檔案管理崗位人員提出了更高的從業(yè)要求，為了發(fā)揮人事檔案管理系統(tǒng)的作用，要求人事檔案崗位工作人員不僅要具有扎實的專業(yè)技術，還要求掌握足夠的計算機信息技術和應用技能。但由于學校人事檔案管理常年不受重視，大部分學校人事檔案管理團隊綜合素質(zhì)不足，無法滿足人事檔案管理信息化建設和發(fā)展的需求。
4 學校人事檔案信息化管理的有效策略
人事檔案管理信息化，是校園信息化管理的重要組成部分。隨著信息技術的發(fā)展和應用普及，學校也積極開展了信息化管理改革。但在人事檔案管理工作中，受技術、人才和資金的限制，大部分學校人事檔案管理信息化系統(tǒng)仍然比較落后，為了促進學校人事檔案管理信息化建設，可以采取以下策略對學校人事檔案管理工作系統(tǒng)進行優(yōu)化。
4.1 加大檔案信息化建設投入力度。人事檔案管理的信息化的實現(xiàn)，需要投入大量的人力成本、資金成本和時間成本。人事檔案管理的信息化作為學校人事檔案管理發(fā)展的必然方向，學校管理者一定要加大重視力度，加大成本投入，持續(xù)推進檔案管理信息化建設。只有確保了硬件設施、人才儲備的充足，才能保證人事檔案信息化管理逐步實現(xiàn)，并為學校的發(fā)展做出貢獻。
4.2 規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫的建庫標準。檔案數(shù)據(jù)的標準化、完整性、真實性直接關系到檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，也是由信息化向網(wǎng)絡化共享、聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的保障基礎。其中，需要重點解決檔案信息的標準化問題及安全傳輸、技術保護等問題，要加強人事檔案材料的收集歸檔工作，規(guī)范檔案著錄。利用計算機掃描、數(shù)碼照相等手段，加快檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和必要全文數(shù)據(jù)庫建設，加快干部人事檔案數(shù)字化建設和深度開發(fā)進程，規(guī)范建庫標準，建立科學的檢索體系和干部信息適時更新制度，做到“查得快、查得準、查得全”，逐步實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的規(guī)范化、科學化、系統(tǒng)化。
4.3 加強檔案信息化管理伍的建設。學校人事檔案管理團隊綜合素質(zhì)不足，是制約學校人事檔案管理信息化實現(xiàn)的重要因素。為了促進檔案管理信息化的建設，提高學校人事檔案管理服務質(zhì)量，必須不斷強化檔案信息化管理隊伍的建設。只有確保檔案信息化管理隊伍每個人都具備扎實的專業(yè)技術和綜合素質(zhì)，才能激發(fā)整個團隊的工作效率，通過實現(xiàn)學校人事檔案管理信息化，提高學校人事檔案管理的工作和服務質(zhì)量。
信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設對實現(xiàn)學校的人事人才信息管理工作的社會化服務有非常突出的現(xiàn)實意義。學校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實現(xiàn)學校的檔案管理的根本變革。檔案管理工作是學?；A工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務。還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態(tài)度，把學校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更好的作用。
綜上所述，學校人事檔案管理信息化，對學校的發(fā)展和建設意義重大。為了提高學校人事檔案管理工作水平和質(zhì)量，必須堅持推進人事檔案管理信息化建設，并加大檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。最終通過學校人事檔案管理信息化的實現(xiàn)，提高學校的信息化管理水平，為學校教學管理水平的提高和未來的發(fā)展打下基礎。
參考文獻：
最近一段時期內(nèi)，隨著我國經(jīng)濟的發(fā)現(xiàn)以及市場對于人才的需求不斷增加，促使了我國的職業(yè)教育事業(yè)有了前所未有的發(fā)展與壯大。隨著職業(yè)教育不斷的發(fā)展與壯大，如何更好地發(fā)展職業(yè)教育，推動職業(yè)教育的改革創(chuàng)新，越來越被人們關注。我國政府也實施了很多的政策，并取得了不錯的效果，在很大程度上推進了職業(yè)教育改革的步伐。在市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，我國的職業(yè)教育有著很大的發(fā)展空間與機遇，但同時也將遇到很多的困難與挑戰(zhàn)。其中，中等職業(yè)技術學校的人事檔案管理制度就急需進行完善與改革，以適應職業(yè)教育快速發(fā)展的步伐。中等職業(yè)技術學校的人事檔案管理工作對于中等職業(yè)技術學校的人事管理以及學校的健康快速發(fā)展都有著非常重要的作用。而現(xiàn)階段很多的中等職業(yè)技術學校并不重視人事檔案的管理，甚至有的中等職業(yè)技術學校完全把自身的檔案管理市場化，簡單委托人事檔案管理單位進行管理，自身幾乎不參與其中。而這與現(xiàn)階段中等職業(yè)技術學校的發(fā)展需求以及社會市場大環(huán)境的要求極不相符。因此，中等職業(yè)技術學校的人事檔案管理工作必須進行進一步的完善與改革，這樣才可以更好地適應社會發(fā)展的需求，促進學校人事管理工作以及學校長期健康發(fā)展。
2人事檔案管理的重要性
2.1人事檔案管理對人事管理有著重要的影響
對于中等職業(yè)技術學校來說，人事檔案管理的完善與健全直接影響著學校的人事管理工作的有效開展，也對學校相關人事制度、規(guī)章等制定與改進有著重要的影響，還對中等職業(yè)技術學校人員崗位的變動有著指導意義。中等職業(yè)技術學校通過建立與完善自身人事檔案管理體系，在對學校人員進行管理的過程中，就能通過人事檔案管理體系獲取科學、完整的信息，從而能夠更好地指導學校的人事管理工作。在人事管理工作有效開展的同時，學校也會得到更好的改革和發(fā)展。因此，我們要積極地將中等職業(yè)技術學校的人事檔案管理體系進一步的健全與改進，不斷提升中等職業(yè)技術學校人事檔案管理的效率，促使人事檔案管理的價值進一步提升，更好地為學校的管理工作而服務。
2.2人事檔案管理能夠為人事管理提供依據(jù)
在中等職業(yè)技術學校中，人事檔案管理能夠在很大程度上對人事管理工作提供一定的參考與依據(jù)。一個完善、健全的人事檔案管理體系，包含學校人員的之前的任職經(jīng)歷還有本人的相關社會關系情況，學校在進行人事管理工作時，可以最為重要的信息參考，以根據(jù)不同的人員情況做出最適合學校以及個人發(fā)展的人事規(guī)劃。就現(xiàn)階段來說，中等職業(yè)技術學校對于人事檔案管理工作也逐步重視，很多學校通過建立人事檔案管理體系以及組織部門，使學校內(nèi)部的人事工作更加的順暢與高效，從而促進學校人事管理工作質(zhì)量的提升。
2.3人事檔案管理為學校人事管理提供有利的條件
通過人事檔案管理體系的完善與改革，可以更好地保證中等職業(yè)技術學校人事管理的有效進行。學校通過人事檔案管理中的信息，可以更加合理地對學校人員進行調(diào)動、任用以及罷免等，為學校人事管理工作的開展提供了非常便利的條件。
3中等職業(yè)技術學校人事檔案管理中存在的問題
我國的社會經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，市場經(jīng)濟下人才的需求以及流動性都發(fā)生了很大的變化，而人事檔案管理并沒有跟上社會經(jīng)濟發(fā)展的速度，以往的人事檔案管理存在著很多的不足與缺陷，在不斷發(fā)展的今天逐漸的表現(xiàn)出了其不完善與不健全的一面。
3.1中等職業(yè)技術學校認識不到人事檔案管理的重要性
很多的中等職業(yè)技術院校對于人事檔案的管理過于忽視，認為人事檔案管理和學校的發(fā)展與改革關系不大，甚至有些中等職業(yè)技術學校直接將人事檔案管理市場化，學校自身基本上不參與自身的人事檔案管理工作。其實，人事檔案管理對中等職業(yè)技術學校來說有著重要的作用，其不僅是人事管理的基層與有力保障，也是學校進行人才資源挖掘的重要信息來源，同時還對中等職業(yè)技術學校的發(fā)展與改革有著間接的影響。所以我們必須重視人事檔案管理工作，看到人事檔案管理的重要性，這樣才能充分地發(fā)揮人事檔案管理的作用，更好地推進學校的發(fā)展與改革。
3.2中等職業(yè)技術學校對于人事檔案管理體系有待完善
很多的中等職業(yè)技術學校都建立自己的人事檔案管理部門以及相關的體系，但是大部分的人事檔案體系還較不完善，很多的人事管理體系知識簡單地照搬其他的學校的人事管理體系而來，根本沒有根據(jù)學校自身的情況以及學校設立人事管理檔案體系的目的去執(zhí)行，從而導致人事檔案管理體系的效能得不到充分發(fā)揮，人事檔案管理工作效率低下。還有的中等職業(yè)技術學校的人事檔案管理發(fā)展與改革速度完全跟不上學校整體的發(fā)展速度?，F(xiàn)階段正是中等學?？焖侔l(fā)展的時期，而學校的人事檔案管理仍然停留在初始階段，也會導致人事檔案管理的效力發(fā)揮，不能起到人事檔案管理應有的作用。所以，我們不但要根據(jù)學校自身的情況建立適合自己的人事檔案管理體系，還要在學校的不斷發(fā)展進步中逐漸完善人事檔案管理體系，使其能夠更好地發(fā)揮人事檔案管理的功能，促進學校人事管理工作以及其他工作的有效開展。
3.3中等職業(yè)技術學校人事檔案管理人員的素養(yǎng)較低
人事檔案管理不僅僅是簡單的將個人的信息進行收集與歸檔，其還包含對檔案信息科學、合理的分類以及重要信息的收集等，并在檔案信息的基礎上形成系統(tǒng)的信息體系。大部分的中等職業(yè)技術學校從事人事檔案管理的人員沒有接受過人事檔案管理的專業(yè)教育，不具備人事檔案管理的專業(yè)知識與技能，使得中等職業(yè)技術學校的人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性與科學性，嚴重地影響了人事檔案管理工作的水平。因此，加強對中等職業(yè)技術學校人事檔案管理人員的專業(yè)知識以及技能培養(yǎng)，通過提升人事檔案管理人員的素養(yǎng)，以提升中等職業(yè)技術學校人事檔案管理的水平是非常有必要的。
3.4中等職業(yè)技術學校人事檔案管理的信息化程度不高
隨著科學技術的發(fā)展，信息化技術已經(jīng)運用到了我們生產(chǎn)、生活的各個方面。而對于中等職業(yè)技術學校的人事檔案管理來說，信息化技術更是人事檔案管理的有效手段與模式。中等職業(yè)技術學校的人事檔案管理信息化程度普遍偏低，很多學校的檔案查閱與信息錄入還必須通過人工的方式進行，這樣不僅不符合我們提倡的綠色低碳要求，同時也會極大地影響工作效率。而對于中等職業(yè)技術學校來說，其人事檔案管理所包含的信息是非常復雜而龐大的，缺乏信息化管理手段讓人事檔案管理工作變得異常困難，而且工作效率明顯不高。這種信息化程度較低的人事檔案管理模式，嚴重的影響了其效力的發(fā)揮，也使人事檔案管理的進一步改進受到了嚴重的制約。
4完善中等職業(yè)技術學校人事檔案管理的對策
4.1樹立人事檔案管理的新意識
要想做好中等職業(yè)技術學校人事檔案管理工作，首先要對人事檔案管理工作有足夠的重視，樹立人們對人事檔案管理的新意識，讓他們充分認識到人事管理工作對于學校各項工作開展的重要性，在根本上轉變思想認識，去除之前對人事檔案管理工作的錯誤認識。只有從思想上認識到了人事管理工作的重要性，才能更加重視人事檔案管理的發(fā)展與改革，才能提出創(chuàng)新思路，制定有效舉措，完善人事檔案管理的體制，發(fā)掘人事檔案管理的新模式。這樣才能提升人事檔案管理的質(zhì)量，讓其發(fā)揮出自身的作用。
4.2提升人事檔案管理人員的素養(yǎng)
人事檔案管理工作對于相關人員的要求隨著中等職業(yè)技術學校的發(fā)展不斷變化。中等職業(yè)技術學校處于不同的發(fā)展階段，人事檔案管理工作的任務、環(huán)境、對象以及運行機制都可能不斷地發(fā)生變化，所以也對人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有了更高的標準，要根據(jù)不同的社會環(huán)境不斷地學習新的管理理念以及現(xiàn)代化技術。另外，人事檔案管理除了要求具備一定的專業(yè)知識與技能外，還要做繁重、細致的工作任務，而這些工作成果往往是別人看不到的。所以，還要求他們具有淡泊名利、勤勞刻苦、安守崗位等思想覺悟與較強的責任心。因此，建立一支專業(yè)型、技術型、高素養(yǎng)型的人事檔案管理隊伍，對于完善與改進中等職業(yè)技術學校人事檔案管理工作有著重要的意義。
4.3健全人事檔案管理制度
只有建立、健全適合學校自身發(fā)展的人事檔案管理制度，才能更加有效發(fā)揮人事檔案管理的功能，為學校人事工作的開展提供有利的條件。首先，找出學校人事檔案管理中存在的不足，以學校實際情況為出發(fā)點，形成一個運行順暢、程序合理的人事檔案管理體系。在學校的不斷發(fā)展中，要適時地調(diào)整人事檔案管理的運行模式，不要按照一成不變的套路走。在對人員檔案進行收集的過程中，要嚴格控制好檔案信息的真實性，使檔案信息真實、完整。在檔案信息的查閱以及轉移的過程中，制定嚴格的規(guī)章制度，保證檔案信息的安全性。
4.4加快人事檔案管理的信息化步伐
信息化技術已成為未來檔案管理的必然趨勢，中等職業(yè)技術學校必須加快人事檔案管理的信息化步伐，讓信息化技術更好地為人事檔案管理工作服務。首先，要全面地了解并掌握計算機信息技術的基本技能，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡存儲信息量大、查閱方便、傳播快速等特點，實現(xiàn)自身人事檔案管理的信息化。還可以和社會上的人事檔案管理組織實現(xiàn)網(wǎng)絡互聯(lián)，達到資源共享的目的。
5結語
學校人事檔案是對教職工工作經(jīng)歷、政治思想、師德作風、教育能力、工作成績等內(nèi)容的真實記載和反映，所以，加強學校人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價值，才能更好地為上級人事部門及教職工本人服務。如何做好學校人事檔案管理工作呢?下面我就從以下幾方面談談自己的認識。
一、充分認識人事檔案管理工作的意義
隨著事業(yè)單位人事制度改革的推進，人們的就業(yè)自由度提高，人才流動頻率加快，越來越多的人才由“單位人”變?yōu)椤吧鐣恕?，人事檔案不再對人才的流動具有極大的制約作用。單位用人機制的改革誤導了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的思想，這在某種程度上嚴重制約了人事檔案發(fā)揮其應有的使用價值。隨著我國教育改革的日益深化，學校決策部門對人才信息的需求量也必然更加迫切，二十一世紀的競爭是人才的競爭，現(xiàn)代管理理論強調(diào)，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，它真實地記述了檔案人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此我們必須重新認識人事檔案、人事檔案管理工作的作用和重要意義。
二、更新觀念，強化檔案服務意識
國家教委6號令明確指出：“學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一”。人事檔案作為反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，是知人善任、選賢舉能的重要工具，管好用好人事檔案對人才資源的開發(fā)起著重要作用。由于歷史上的各種主、客觀原因，學校各級人員程度不同地對人事檔案工作缺乏理解與重視，隨著學校人事制度改革的深入發(fā)展，要求人事檔案工作不能再保持過去那種“默默無聞”的狀態(tài)，人事檔案工作者必須改變“重藏輕用”的舊觀念，樹立“以用為主”的新理念，變被動服務為主動服務，走出“人事檔案服務只是檔案的借借還還，只是檔案資料的收集整理”的思想誤區(qū)，強化服務意識，深化服務內(nèi)容。把封閉保守的觀念．轉換成為堅持改革開放、積極創(chuàng)新的觀念；把滿足現(xiàn)狀的觀念，轉換成敢闖敢干、開拓進取的觀念；把就檔案論檔案的單純業(yè)務觀念，轉換成密切關注改革發(fā)展新情況，為學校和社會服務的觀念；把被動利用人事檔案資料的觀念，轉換成有目的地主動開發(fā)人事檔案信息資源的觀念；把單純以自身經(jīng)驗進行業(yè)務指導的觀念，轉換成依法管理的觀念；把等、靠的觀念，轉換成主動創(chuàng)造條件解決存在問題的觀念。最大限度地開發(fā)利用人事檔案信息資源，從人事檔案中發(fā)掘人才潛能，為學校發(fā)展服務。
檔案管理觀念的更新，要求人事檔案工作者的工作方式、思維方式和行為方式，也要實行相應的轉變，這是深化學校人事檔案工作的前提條件。其次，人事檔案工作者還應充分認識學校體制和管理體制改革后檔案工作的新特點，探索出學校檔案管理的新模式。隨著學校的改革發(fā)展和社會聯(lián)系的加強，使人事檔案管理的范圍越來越寬，覆蓋面越來越廣，這些都需要檔案工作者充分發(fā)揮集體智慧，大膽實踐，開拓創(chuàng)新，不斷地總結實踐經(jīng)驗，在改革中完善和提高。
三、加大人事檔案的信息化管理
計算機和網(wǎng)絡的產(chǎn)生使我們進入網(wǎng)絡時代，信息化成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》把信息化建設列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。作為檔案事業(yè)重要組成部分的人事檔案工作，在教育信息化背景下，人事檔案信息化自然也提出了更高的目標。
高等院校人事檔案是客觀、集中、全面反映高校教職員工各個時期、歷史階段自身狀況的有力的證據(jù)和基本憑證。一方面，對于高校管理者而言，了解、掌握并應用人才大多依靠人員的檔案來實現(xiàn)，尤其是學歷、學位檔案材料。另一方面，對于高校教職工而言，學歷、學位檔案材料作為高校人事檔案管理中的重要組成部分，關涉到高校教職員工的職務評定、職稱晉級、出國學習、進修發(fā)展、人才評定等相關的待遇問題，是與教職員工切身利益緊密相關的個人信息材料。一般而言，高校人事檔案中關于學歷、學位的檔案材料的整理大致從高中學歷開始，進而依次是中專、大專、后期本科、本科以及碩士研究生、博士研究生等。其他的還包括高中畢業(yè)生登記表、普通高等教育、自學考試、黨校、報考登記表，成績單，學生學籍表，畢業(yè)生登記表，授予學位的相關材料、畢業(yè)證書、學歷學位證書復印件、黨校學歷證明、函授或者出國學習證明，以及其他國務院學位委員會出具的學歷學位證明材料等。
對于高校人事檔案管理而言，要認定學歷學位檔案材料，必須按照國家的有關規(guī)定，根據(jù)不同的人員情況從不同的材料入手。
第一，一般情況下的學歷、學位材料。一是中專學歷的，檔案材料中應有學生登記表、成績表和畢業(yè)登記表。二是?？茖W歷的，檔案材料中要有高校的學生登記表成績表和畢業(yè)登記表。三是本科學歷的，要有高校的學生登記表成績表和畢業(yè)登記表，同時附有高校授予學位決定。四是碩士研究生學歷的，要有高校的碩士研究生學生登記表、碩士研究生成績表、碩士研究生畢業(yè)登記表、碩士研究生授予學位決定。專業(yè)碩士的要有進修課程的成績表以及碩士學位審批相關材料。同等學歷申請碩士的，除去碩士研究生學生登記表、碩士研究生成績表、碩士研究生畢業(yè)登記表外，還要提供統(tǒng)考科目成績通知單復印件。五是博士研究生學歷的，檔案中應該保存有兩份專家推薦書、報考博士學位登記表、博士研究生登記表、成績單、授予博士學位決定等。同等學歷申請博士學位的，必須同時提交學位課程成績單以及授予博士學位的其他材料。
第二，特殊情況下的學歷、學位材料。一是大學普通班，個人的人事檔案材料中需有畢業(yè)生登記表或者高校選拔學生登記表。二是國外學歷的，檔案中應該有國外出具的學歷復印件、成績單、學習證明，教育部出具的認證材料等。
二、高校學歷學位檔案材料真實性及可靠性的鑒別
對于高等院校而言，要招聘到合格的教職員工，必須要首先對于新進人員的學歷學位之類的檔案材料的真實性和可靠性進行必要鑒定工作。
首先，登錄畢業(yè)院校名錄查詢。畢業(yè)院校名錄查詢時，管理人員可以通過教育部網(wǎng)站、教育部高教司編寫的高教學歷問題咨詢手冊進行。需要說明的是，在查詢網(wǎng)站和手冊的時候，要注意區(qū)分不同歷史階段中、不同高校院校名錄的基本信息，確保其真實有效。
其次，核對畢業(yè)證書基本樣式。根據(jù)教育部門的有關規(guī)定，我國普通高等學校自1994年到2000年堅的畢業(yè)證書，成人高等教育1993年到2000年的畢業(yè)證書都是通過教育部統(tǒng)一設計、印發(fā)的。換言之，倘若查詢對象提供的材料本身與上述基本樣式有所出入的話，就表明其存在一定的問題，需要進一步核實。
三、規(guī)避高校學歷學位問題對員工待遇影響的策略
（一）學歷學位檔案認定與收集方式的改進
高校檔案管理人員要提高對于學歷學位認定重要性的認識，嚴格按照高校既定的人事檔案管理程序執(zhí)行，保證檔案管理政策的連續(xù)性和可持續(xù)性。要充分認識學歷學位檔案材料作為人事檔案材料的重要組成意義，以及其在個人待遇提升、成長進步過程中的記錄意義和客觀要求。要積極向高校教職員工宣傳人事檔案，尤其是學歷學位檔案的重要性，要求每個員工都能認識到這些材料在個人發(fā)展過程中的基石價值，要求其將自己所持有的人事檔案材料盡早提交到相關的認識檔案管理部門。具體來說，必須提交如下四項內(nèi)容。第一，學歷學位成績表；第二，學歷學位授予決定書；第三，畢業(yè)生登記表；第四，學歷學位證書復印件。
關鍵詞： 學籍檔案管理工作 質(zhì)量意識 價值 認識
高等師范學校學籍檔案管理工作遵循教育主管部門頒布實施的相關規(guī)章制度，是結合學校實際情況對學生自入學之日起到畢業(yè)而構建的一套完整工作體系，包括學生入學注冊情況、成績考核情況及在校紀律情況等諸方面。誠然，學籍檔案管理工作與學校其他工作沒有可比性，但是，其細致及復雜程度不亞于學校其他任何業(yè)務管理工作，我們只有不斷經(jīng)驗總結，提高管理層次，才能使學籍檔案在人才培養(yǎng)過程中發(fā)揮更大的作用。筆者擬結合自身工作實踐，談談對高等師范學校學籍檔案管理工作的認識。
一、高等師范學校學籍檔案管理工作的重要性及特點
高等師范學校學籍檔案客觀反映著學生在學校求學期間各方面的表現(xiàn)情況，因此，它無論對于學生、學校還是用人單位都有著重要的參考價值。同時，高等師范學校學生從入學到畢業(yè)有一段相對漫長的時間，在這一階段中各方面的變化是客觀存在的，學籍檔案管理工作必須客觀地反映學生的發(fā)展和變化。
1.學籍檔案管理工作的重要性
長期以來，人們對學籍檔案的認識僅僅趨向于對學生學習層面的狹隘關注，事實上，從學籍檔案的生成及發(fā)展過程看，它如實反映著學校教育工作、管理工作、后勤服務等與學生學習、生活緊密聯(lián)系的方方面面，反映著學生在求學期間點點滴滴的進步過程，因而學籍檔案在教育、引領、塑造學生品格過程中發(fā)揮著獨特的作用。具體而言，其重要性可以概括為如下幾個方面：首先，學籍檔案的嚴肅性規(guī)范著學生的學習與生活，為學生健康成長指明了正確的方向，因此，它兼具引領與指向等綜合性特征?？梢韵胂?，學生如果都能夠根據(jù)各種規(guī)范進行學習和生活，那么回饋學生的必然是良好的學習及生活環(huán)境，從而有利于學生積極情感的培養(yǎng)。其次，高等師范學校學籍檔案管理是一項政策性、原則性極強的工作，其結果如何將影響教學秩序和教學質(zhì)量，并對學校校風與學風建設產(chǎn)生深遠影響，因此我們只有做好學籍檔案管理工作才能實現(xiàn)檔案為學校發(fā)展服務的目的。最后，在社會廣泛尊重知識、敬重人才的今天，通過學籍檔案輔助確定人事工作已經(jīng)成為一種趨勢，基層學校對優(yōu)秀師范生的選擇途徑無疑包含著對學生學籍檔案的考量。因此，高等師范學校必須對學籍檔案進行規(guī)范、科學的管理，確保嚴格、規(guī)范前提下做好學校學籍檔案管理工作，提升學校學籍檔案的可信度，從而實現(xiàn)其應有的社會價值。
2.學籍檔案管理工作的特點
高等師范學校學籍檔案管理工作雖然千頭萬緒，但不是無章可循。事實上，通過分析與對比，我們基本上可以將學籍檔案管理工作分為如下幾個部分。第一，新生入學期間材料的收集與整理。此項工作應該與學生入學同步進行，這樣可以避免由于時間的推移而造成檔案管理工作的被動或者失誤。第二，學生求學期間材料的收集與整理。這是學籍檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)，檔案管理者必須確保學生求學期間所形成的德、智、體、美、勞表現(xiàn)情況一一登記造冊。除此之外，還應該客觀反映學生參與各種社團活動的表現(xiàn)。第三，學生畢業(yè)階段材料整理工作。此項工作顯然是建立在之前兩項工作基礎之上的更深層次的工作，具有總結性特征。誠然，與學生表現(xiàn)相關的各類材料是上述三項工作的支撐，并呈現(xiàn)著兩大特點：一是材料來源的多向性，即檔案材料來源于學校的不同部門；二是檔案材料來源的時效性，即，材料來自于學生入學起至學生畢業(yè)一個相對較長的時間段。誠然，高等師范學校學籍檔案形式多樣、內(nèi)容豐富，涉及科系眾多，檔案建立從學生入學到畢業(yè)時間跨度大，檔案人員工作量大不言而喻。因此，一方面要形成正確的認識，即，高等師范學校學籍檔案管理工作不是簡單的學校事務性工作，而是一項系統(tǒng)的戰(zhàn)略性工作。另一方面，主管部門需要在人力和財力上給予保證，在制度上給予規(guī)范，為學校學籍檔案管理工作奠定堅實的基礎。
二、高等師范學校各組成體對學籍檔案應有的認知
學籍檔案管理工作有效開展的制約性因素很多，其中人的認知因素起著不可低估的作用，這既包括學籍檔案管理人員對本職工作的態(tài)度，又與學生、教師甚至學校領導部門對本工作的認識密切聯(lián)系。因此，只有與學籍檔案管理工作沾邊的組成體都對學籍檔案形成正確的認知才能達成良好的工作效果。
1.學生的正確理解
學生既是教育的對象，又是學習與各種活動的主體，對學籍檔案的認識一直都很片面，即僅僅把自己視為一個被動管理對象，事實上，學生應該把自己看成學籍檔案的中心，即在平時學習、生活中應該以學籍檔案的主體內(nèi)容做為鞭策自己前進的動力，以此審視和反思自己存在的不足，發(fā)揮學籍檔案對自己成長的促進作用。由于諸多因素的影響，學生往往到畢業(yè)時，才可能在檔案移交過程中有幸目睹自己幾年的發(fā)展歷程，對于材料中正面呈現(xiàn)的內(nèi)容也許能夠坦然面對，但是，對于諸多不如意的記載，也許無能為力，悔之晚矣。因此，為了使學生同步知道自己的發(fā)展情況，檔案部門要思考如何在不違反原則和規(guī)定的前提下實現(xiàn)檔案與學生的適時見面，使學生樹立正確的檔案觀。
2.教師的密切配合
毋庸諱言，不乏有教師對學生學籍檔案的理解僅僅滿足于將材料轉送至相關部門，這種認識是片面和錯誤的。尊重學生個性，把學生培養(yǎng)成具有創(chuàng)新精神和實踐能力的人是學校工作的出發(fā)點和落腳點，教師要通過對學生的客觀評價提升檔案的可信度；要通過對檔案的分析，探尋學生的成長足跡，并以此作為對學生進行教育的依據(jù)，提高教育教學工作的針對性，發(fā)揮學籍檔案的警示作用。因此，教師要從對學生負責、對學校負責的高度，與檔案部門緊密配合，客觀、公正地反映學生情況，做到不隨意更改學生學業(yè)情況，確?？己顺煽兊然緮?shù)據(jù)的真實性；不庇護學生的短處，諸如各種違紀行為等，確保檔案對學生激勵和震懾作用的正常發(fā)揮，維護學校正常的教育教學活動。
3.領導的長效規(guī)劃
學校行政部門是學籍檔案工作的直接領導單位，學校領導要真正認識學籍檔案管理工作在學校全面教育體系中的價值和地位，切實轉變傳統(tǒng)學籍檔案管理思想，與時俱進，強化學校學籍檔案管理意識，完善學校學籍檔案管理職能，確保檔案管理始終納入學校發(fā)展規(guī)劃之中；要通過建立統(tǒng)一的學籍信息管理平臺，確保學校各職能部門對與學生有關的各種數(shù)據(jù)全面、快捷且又準確地理解，實現(xiàn)管理部門與工作部門的信息共享，加強對學籍檔案管理工作的直接管理，確保學籍檔案管理工作落到實處。只有將學籍檔案管理工作列入學校工作日常安排，主管領導親自組織并帶頭宣傳學籍檔案工作的重要性，才能使全校員工重視學籍檔案管理工作，產(chǎn)生人人重視、大家支持的良好形勢。
4.檔案管理者的應有認知
學籍檔案管理部門作為以學籍工作為中心的職能部門擔負著學籍檔案管理工作的重任，管理人員應該提高對學籍檔案管理工作的認識。一方面，檔案管理人員要以學籍管理人員的崗位職責標準規(guī)范自己工作，體現(xiàn)強烈的責任意識，深刻認識和領悟出自于自己手中的檔案代表著學校的辦學水平、體現(xiàn)著學生的成長。只有對學籍檔案管理工作的認識提高到一個新的高度，才能切實做到依法辦事、遵章辦事。另一方面，平時工作中，檔案管理人員不僅要做好檔案的收集與整理，而且要加強對學籍檔案管理工作的研究，從過去單一的收集、整理工作向研究、開發(fā)縱深方向發(fā)展，確保學籍檔案工作的動態(tài)發(fā)展趨勢，實現(xiàn)學籍檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的目標。
高等師范學校學籍檔案管理工作涉及面廣，要求高，與學生個體、學校形象等諸多方面緊密聯(lián)系，因此，只有體現(xiàn)方法現(xiàn)代化、技術先進化、理念前衛(wèi)化，才能適應學籍檔案管理工作的要求，確保學籍檔案管理工作再上新臺階。
參考文獻：
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[3]殷濤.如何提高高校學籍管理工作水平.重慶文理學院學報，2010.
關鍵詞：高校檔案 大學校園文化建設 育人效用
每所高校都擁有有著自身特色的文化精神，每所高校都有著屬于自己的寶貴歷史、鮮明的學科特色、獨特的學者的品格氣質(zhì)以及創(chuàng)造特質(zhì)，這些共同構成了并不斷豐富著自身的校園文化。而高校檔案在校園文化建設中，發(fā)揮著不可替代的作用。在這個背景下，研究高校檔案在大學校園文化建設中的育人效用的諸多問題，具有重要的現(xiàn)實意義。
一、高校檔案在大學校園文化建設中的育人效用
高校檔案是每個高校進行改革和發(fā)展歷程的歷史性表述和記錄，作為高校的寶貴財富，展現(xiàn)著歷代學生和教職員工的集體智慧，是高校獨特校園文化的積淀。隨著高校改革的不斷深入，大學生的素質(zhì)教育受到越來越多的社會關注。而高校自身的檔案中蘊含著校史中燦爛的文明和閃光點。在大學校園文化建設中，高校檔案對于高校的育人效用是不可或缺的，它作為一種無聲的精神力量，能夠起到課堂教育和其他常規(guī)教育不能發(fā)揮的作用，既能為高校的教學研究和科研工作提供高質(zhì)量的服務，又能促進大學生綜合素質(zhì)的提升。
1.對校園的物質(zhì)文化進行塑造
我國的高等教育旨在為祖國培養(yǎng)一代又一代社會主義建設者和接班人。高校檔案在其中就通過影響學生進行知識獲取的方式和過程以及培養(yǎng)學生獨特品格，發(fā)揮著對校園文化進行塑造的作用。它不僅對教職員工的教學和科研能力產(chǎn)生重要的影響，還會對培養(yǎng)的人才結構和質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。這些影響源自于高校檔案的獨特性質(zhì)。高校檔案擁有高度的真實性。它能夠將高校本身自建校以來發(fā)生的可歌可泣的變革和創(chuàng)新故事記載下來，使其在以后的高校教學和研究工作中發(fā)揮著精神文明建設載體的作用，就像一本無聲卻十分有力的教科書，描繪著高校本身開展教學和管理活動的艱辛歷程。在高校檔案中，學校本身在長期發(fā)展過程中積淀下來的校園文化，包括校風校紀等精神力量，有著自身強烈的風格特色，不僅能夠對現(xiàn)有的教職工和學生產(chǎn)生一定的約束性作用，師生共同約定，共同遵守，還能夠發(fā)揮教化育人的作用。實質(zhì)上，這是一種能潛移默化教化育人的精神產(chǎn)物，是一種對于大學生素質(zhì)文化建設的有力手段。利用高校檔案，能夠進一步增進學生對于自身母校的理解，強化自身的主人翁意識，對學校的一切保持著高度的責任感，能夠以校為榮，并且發(fā)揮自身的主觀能動性，采取實際行動為自身高校增光添彩。
2.對大學校園的制度文化產(chǎn)生塑造效應
檔案是一種教育文化，從檔案的不同方面來看，它的性質(zhì)、內(nèi)容、結構和展現(xiàn)形式都是高校進行不同教育活動建設的有效媒介，能夠通過滲透于校園文化建設各個方面的方式，顯著提升教育質(zhì)量，為教學活動的開展提供制度文化，提供更牢固的支點。目前，高校文化教育和科研教學中，仍存在著不少的問題。比如，學生考試作弊抄襲、偽造畢業(yè)推薦、助學金貸款拖欠等種種不守信行為連連發(fā)生，讓學校、企業(yè)和銀行等牽涉單位防不勝防。而如果高校能夠逐漸建立起誠信檔案管理模式，就能起到逐步強化大學生誠信意識的作用，潛移默化地影響學生的日常行為，引導學生對各種正確的主流價值觀產(chǎn)生認同感，在思想觀念、心理素質(zhì)和道德情操方面受到熏陶，調(diào)和性格，磨礪意志，培養(yǎng)起健康的思想情感，塑造出積極向上的精神特質(zhì)。這都是高校檔案設立對于校園文化制度建設的積極作用，它通過在校園營造出一種物質(zhì)文化和精神文化氛圍，并且逐步建立起一定的組織制度約束，逐漸規(guī)范師生的行為。
3.對校園的精神文化產(chǎn)生塑造作用
精神文化是一種無形的精神力量，是高校師生和教育管理者在工作學習過程中逐漸形成的，擁有共同價值觀念和信仰追求的一種思想和心理環(huán)境，能夠引導師生形成一股合力，為了共同的目標不斷邁進。在高校檔案館或者其他展覽設施中進行校史中優(yōu)秀人才的先進事跡檔案的展覽，能夠使處于價值觀、世界觀和人生觀形成的關鍵時期的大學生實現(xiàn)心靈的滋養(yǎng)，陶冶情操，培育起健全的人格，潛移默化地引導學生形成正確的思想道德觀念，進而塑造校園整體的精神文明。
4.對校園的行為文化產(chǎn)生塑造功能
高校的學生正處于身心發(fā)展的黃金時期，面臨著巨大的競爭壓力，需要擴展自身的社會閱歷，適應社會環(huán)境的不斷轉變。在這個過程中，學生會出現(xiàn)很多不可避免的心理問題。為了引導學生走出迷惘期，走出不成熟不理性的盲目時期，建立高校學生心理健康檔案，規(guī)范校園的行為文化，對學生的心理健康能夠發(fā)揮重要的作用，避免再次出現(xiàn)駭人聽聞的“馬加爵殺人案”事件。
5.對校園的審美文化進行塑造的功能
在高校檔案中，不乏眾多有很高藝術欣賞價值的歷史文化檔案，比如手稿、雕刻和書畫等，都能為學生提供開展審美活動的重要機會。在進行高校檔案展示的時候，可以突破校史館的限制，對高校檔案中收集和整理的文化藝術價值較高的檔案，比如紀念文集和畫冊等進行再加工，并且結合傳統(tǒng)教育，在傳統(tǒng)常規(guī)教育中通過幻燈片、設計?；?、譜寫校歌等形式，將高校的人文檔案充分展現(xiàn)在學生面前，在無形中感染教化學生，激發(fā)學生的創(chuàng)造力和想象力，爭取實現(xiàn)學生能在良好的文化活動營造的濃厚藝術文化氛圍中洗滌心靈的效果。在這個過程中，聲像檔案比起紙質(zhì)檔案的意識滲透和文化渲染效果更加立體，能更加歡愉、生動的描畫出更逼真的畫面，使學生的各個感官充分被調(diào)動起來。在這個過程中，很多珍貴的檔案能夠成為激發(fā)學生藝術改編和再創(chuàng)造的源泉，支持更多更豐富形式的校園審美文化的開展。同時，檔案管理人員還可以利用自己的高素質(zhì)專業(yè)技能，對文獻資料進行深層次的開發(fā)和利用，不斷推進校園文化的深層繁榮，使其更好發(fā)揮育人的功能。
二、總結
關鍵詞：高等職業(yè)院校 人事檔案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學宗旨，以加強內(nèi)涵建設，深化校企合作、產(chǎn)學結合為人才培養(yǎng)模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設中充當著最基礎的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關于人事檔案管理工作的有效性機制談幾點自己的建議。
一、關于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學習、工作和生活等經(jīng)歷的相關情況的原始記錄。它準確、真實地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關系到學校教學水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長遠發(fā)展戰(zhàn)略的實施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務于學校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學習、與時俱進,引入現(xiàn)代化的管理。
二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機制分析
1.學校應重視人事檔案工作。
高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應付一下上級部門的檢查。要么是學校在人員配置上不科學，導致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學校在招生的同時也在引進新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標準進行整理、管理，這就要求學校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學校領導沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學校設置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識，往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術培訓。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應付上級部門的檢查的工作狀態(tài)。
2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。
部分高等職業(yè)院校因對人事檔案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導致人事檔案管理機構人員配備不足，或者沒有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，不能清楚的了解自己的工作職責，認為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認為應該根據(jù)學校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時的工作中加強人事檔案工作的業(yè)務能力提高，安排專業(yè)知識的培訓，隨時補充和更新人事檔案專業(yè)知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務，專業(yè)填寫相關材料，及時補充進檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應與時俱進的引進信息化技術，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術管理方面，大部分學校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認為高等職業(yè)院校應重視此項工作對整個師資隊伍建設的重要意義，積極引進先進的信息化技術來管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過信息化系統(tǒng)進行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進此項工作順應信息化時代的發(fā)展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學校應加強人事檔案工作的宣傳力度，增強教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機構應編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進去，分發(fā)給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站及時對人事檔案管理的相關知識進行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。
參考文獻：
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【摘要】目前，我國許多高校特別是地方本科高校的人事檔案工作存在諸多問題，影響了其服務功能的正常發(fā)揮。
因此，只有加強檔案工作的領導，提高檔案意識，規(guī)范檔案管理，大膽改革傳統(tǒng)的檔案管理方式，強化服務意識，著力提高檔案管理人員的政治、業(yè)務素質(zhì)，才能使人事檔案工作為學校的穩(wěn)定和發(fā)展服務。
關鍵詞 高校；人事檔案；服務
高校人事檔案工作，是高校組織人事部門的一項基礎性工作，為學校干部隊伍建設、教職工職稱評審、崗位聘任等工作服務。一句話，為學校的穩(wěn)定和發(fā)展是高校人事檔案管理工作的出發(fā)點和歸宿。高校是干部尤其是專業(yè)技術干部密集的地方，人事檔案工作做得好不好，直接影響到學校的穩(wěn)定與發(fā)展。而目前許多高校尤其是剛剛合并升格的地方本科院校，由于種種原因，人事檔案管理工作存在不少問題，如檔案意識不強，領導不夠重視，基礎工作薄弱，管理不夠規(guī)范；管理手段、管理方式落后；管理人員素質(zhì)不高，服務意識不強等等。所有這些嚴重制約和影響了人事檔案工作服務功能的正常發(fā)揮。要想改變這種狀況，充分發(fā)揮學校人事檔案工作的服務功能，筆者認為，必須樹立檔案意識、規(guī)范意識、改革意識及服務意識，改革管理方式，提高檔案管理人員素質(zhì)。
一、牢固樹立檔案意識，切實加強對檔案工作的領導
人事檔案是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經(jīng)組織認可歸檔保存的個人材料。干部職工的人事檔案材料是否完整、準確與安全，關系到每一位干部職工的切身利益和政治前途。但由于人事檔案的保密性，使很多人對人事檔案工作不是很了解，不知道什么材料該存檔，什么材料不該存檔，檔案意識比較淡薄。其表現(xiàn)為：很多干部職工不積極配合人事部門，不主動把諸如學歷、學位，資格考試、注冊考試、獲獎材料、繼續(xù)教育證明等個人材料交到人事部門歸檔保存，而當晉升職務、升學考試等急需有關材料時，才心急火燎地來查找。不少領導甚至分管人事的領導也對檔案工作不夠重視，主要表現(xiàn)為：一是思想上不夠重視。認為現(xiàn)在使用干部主要看工作能力和現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案只是拿來參考的材料，用處不大。二是不甚了解人事檔案工作。認為人事檔案工作就是收集材料、整理材料，有檔案管理人員干就行，不需要領導親力親為。
由于不重視檔案工作，在實際工作中就存在如下問題：一是沒有按要求配備檔案管理人員；二是沒有按要求去搞好基礎設施的配套建設；三是檔案管理崗位上的人員變動比較大；四是需收集的人事檔案材料比較多，工作人員負擔過重。這些問題既影響了人事檔案管理人員的工作積極性，又制約著人事檔案管理工作水平的提高。
因此，要使高校人事檔案工作更好地為學校的建設和發(fā)展服務，就必須加大人事檔案工作重要性的宣傳力度，使教職工尤其是領導干部進一步提高對人事檔案工作重要性的認識，牢固樹立檔案意識。從而一方面積極主動地配合組織人事部門工作，把應當歸檔的個人材料遞交組織人事部門。另一方面，學校領導要重視人事檔案工作，在基礎設施的配套建設、人員的配備、業(yè)務培訓等方面給予支持，從而從整體上使人事檔案工作水平得到提高。
二、牢固樹立檔案意識，切實抓好人事檔案的基礎工作
許多高校尤其是近年來由?？粕駷楸究频牡胤奖究聘咝?，人事檔案不夠規(guī)范，具體表現(xiàn)為：一是檔案材料收集不齊全，對人事檔案中必備的材料沒收集全，造成檔案材料流失。二是對檔案材料的鑒別不準確，把一些不應當歸檔的材料或手續(xù)不完備的材料歸入人事檔案中，損害了檔案的真實性。三是整理不及時，對收集來的檔案材料沒及時整理歸檔，使檔案利用起來不方便。四是基礎設施不達標，檔案保管條件差，影響了檔案的壽命和使用。五是管理制度不到位，管理不規(guī)范。
以上問題的存在，既有客觀原因也有主觀原因，就客觀原因而言，一是新升本的本科高校無一例外地是由幾所學校合并后才升格的，合并前由于隸屬關系不同，其人事檔案保管分屬于不同的部門，呈多頭管理狀態(tài)。二是合并升格前，從領導到干部職工都忙于迎接升本評估的準備工作，無暇顧及人事檔案管理規(guī)范化建設。三是合并升格后，在校教職工人數(shù)成倍增加，而檔案管理人員沒有相應增加，工作量大，任務繁重，人手短缺。從主觀方面來說，人事檔案管理規(guī)范意識淡薄，認識不到位導致工作不到位。
要使人事檔案管理規(guī)范化，首先要樹立規(guī)范意識。要充分認識到維護和保證教職工人事檔案的完整性、準確性與安全性，是人事檔案管理工作的基本任務，它直接關系到組織部門對干部的評價、培養(yǎng)和使用，涉及到貫徹落實黨的干部路線，關系到每一位教職工的切身利益和政治前途，不能掉以輕心，容不得半點馬虎。其次，切實抓好基礎工作，努力做到以下四點：
一是建立材料收集制度。人事檔案材料的收集是一項貫穿始終的經(jīng)常性工作，不能單純靠突擊收集，要建立必要的工作制度，使人事檔案材料收集制度化、程序化。二是認真鑒別材料的真?zhèn)魏蛢r值。按《干部人事檔案管理規(guī)范》規(guī)定，對收集來的材料進行審查，本著“取之有據(jù)，棄之有理”的原則，對收集來的材料進行取舍。三是基礎設施標準化。按檔案管理基礎設施建設的有關要求，設專用庫房、閱覽室、辦公室，配置鐵質(zhì)檔案柜，配備電腦、掃描儀等現(xiàn)代化設備，建立數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡，使人事檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化。四是制定工作制度。按人事檔案規(guī)范管理目標制定具體的工作制度，使每項工作有章可循，保證工作正常、有序、規(guī)范地進行。
三、強化改革意識，大膽改革傳統(tǒng)的檔案管理方式
據(jù)筆者了解，目前高校人事檔案管理方式大多是比較傳統(tǒng)的，大多數(shù)院校的檔案還沒實現(xiàn)數(shù)字化，檔案管理還是以手工為主，收集材料的手段落后，常常因收集材料不及時，造成整理、歸檔不及時，使信息不能及時更新和補充，人事檔案的管理停留在建檔、管檔的層面上；服務方式被動、方向單一，坐等用戶上門來為其服務，只滿足人事工作需要，沒能將人事檔案工作與學校干部隊伍建設、師資隊伍建設、學科建設等工作結合起來開展，對人事檔案信息資源開發(fā)利用不夠；人事檔案只向組織開放，個人很難看到自己的檔案，不大清楚檔案里有哪些內(nèi)容，因而制約了檔案的利用。當前，我國的干部人事制度改革正在不斷深化，高校也不例外，顯然，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，已難以適應不斷改革深化的人事管理工作的需要，因此，必須強化改革意識，從下面幾個方面改變傳統(tǒng)的管理方式。
一是運用現(xiàn)代化的手段、科學管理。信息技術的發(fā)展，為人事檔案現(xiàn)代化管理提供了有效的技術手段，利用計算機在信息處理方面的強大功能，建立和完善干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新信息，保證人事檔案信息的時效性、真實性和準確性，從而提高檔案的利用率。
二是與時俱進，豐富人事檔案的內(nèi)容。一方面建立檔案材料收集的綠色渠道，確保檔案材料收集齊全。另一方面，豐富人事檔案內(nèi)容，把能反映個人教學、科研、繼續(xù)教育情況、道德品質(zhì)、潛在能力等材料增加到檔案中，真實、準確、完整、立體地反映干部職工情況，提高決策工作水平。
三是轉變觀念，主動服務。隨著時代的進步和社會的要求，人們利用人事檔案的比例在逐年上升，管理者應改變觀念，提高服務意識，在工作中根據(jù)實際情況，除必須要保密的內(nèi)容外，在教職工職稱評審、進修學習、崗位聘任、工資晉升、辦理退休等事宜時，盡最大努力為單位或個人用足用好檔案材料，使人事檔案工作真正為學校人事工作服務。
四、強化服務意識，不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)
如上所述，加強人事檔案管理的目的，是為了充分利用人事檔案資源，為學校建設和發(fā)展服務。因而，從某種意義來說，人事檔案工作人員所從事的工作就是服務性工作。而要做好服務工作，必須強化服務意識，不斷提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。當前高校尤其是地方本科高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)不高。主要表現(xiàn)為：有的政治素質(zhì)不高，工作原則性不強；有的缺乏奉獻精神，工作不安心，總想跳槽；有的沒有受過系統(tǒng)或專門的學習培訓，業(yè)務理論知識缺乏，業(yè)務不熟悉或業(yè)務水平不高；有的兼職人員，沒有把主要時間放在檔案管理上；有的服務意識淡薄，對前來查（借）閱檔案的人員，不熱情、不耐煩，臉難看、話難聽。由于素質(zhì)不高，嚴重影響了學校人事檔案管理質(zhì)量，使人事檔案的服務功能沒有得到充分發(fā)揮。
針對上述問題，高校組織人事部門應該采取有效措施，加強對人事檔案管理工作的人才隊伍建設。一是抓培訓，通過培訓，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務水平，這是提高工作效率和工作質(zhì)量的主要途徑，也是解決矛盾，提高人事檔案服務功能的重要保證。二是從政治上關心檔案管理人員的培養(yǎng)和成長。三是根據(jù)人事檔案管理的有關規(guī)定，制定嚴格的工作制度。通過一系列措施，從整體上提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高人事檔案的管理水平。
參考文獻：
[1] 朱玉媛. 現(xiàn)代人事檔案管理[M]. 北京：中國檔案出版社,2002 年.
