發(fā)布時(shí)間：2023-06-04 09:45:34
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案局與檔案館的關(guān)系樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化；存在問題；探究；圖書管理；檔案化
中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
一、關(guān)于數(shù)據(jù)挖掘環(huán)節(jié)的分析
在數(shù)字檔案信息化管理過程中，數(shù)據(jù)挖掘是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)挖掘的定義并不復(fù)雜，它主要是從大量的、隨機(jī)的信息數(shù)據(jù)中，提取一些有價(jià)值的信息材料的過程。這些數(shù)據(jù)信息可能是結(jié)構(gòu)化特點(diǎn)，也可能具備半結(jié)構(gòu)化的特點(diǎn)，或者是一些異構(gòu)型的數(shù)據(jù)。在挖掘過程中，其知識(shí)數(shù)據(jù)獲得方法可能是歸納方法、演繹方法或者其他方法。我們通過對(duì)上述環(huán)節(jié)的應(yīng)用，可以促進(jìn)信息管理環(huán)節(jié)的開展，確保其決策支持環(huán)節(jié)、查詢環(huán)節(jié)、過程控制環(huán)節(jié)等的協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)其數(shù)據(jù)維護(hù)系統(tǒng)的優(yōu)化?？傊?，數(shù)據(jù)挖掘模式的開展，需要應(yīng)用到一系列的統(tǒng)計(jì)技術(shù)，比如人工智能應(yīng)用技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計(jì)應(yīng)用技術(shù)、機(jī)械學(xué)應(yīng)用技術(shù)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。
數(shù)據(jù)挖掘模式的開展，是當(dāng)今時(shí)代的應(yīng)用趨勢(shì)，通過對(duì)未來信息管理趨勢(shì)的分析，可以做出一些遠(yuǎn)見的知識(shí)環(huán)節(jié)的決策。當(dāng)然，數(shù)據(jù)挖掘的最終目標(biāo)是提取數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)隱含的、有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，其功能又是比較廣泛的。比如關(guān)聯(lián)分析性，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫內(nèi)大量數(shù)據(jù)信息的相互關(guān)聯(lián)，來滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。在關(guān)聯(lián)規(guī)則應(yīng)用過程中，通過對(duì)不同事物之間的關(guān)聯(lián)性的控制，保證其整體應(yīng)用環(huán)節(jié)的優(yōu)化。在該應(yīng)用程序中，聚類程序也是非常必要的，其按照一定的方法將信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的集合的劃分，有利于數(shù)據(jù)信息的深入挖掘聚類技術(shù)的發(fā)展，提升了人們對(duì)于客觀現(xiàn)實(shí)的認(rèn)識(shí)，從而優(yōu)化了概念描述及其偏差分析環(huán)節(jié)，這需要進(jìn)行數(shù)學(xué)分類學(xué)模式及其一般模式識(shí)別方法的應(yīng)用。
通過其自動(dòng)預(yù)測(cè)模式的開展，可以就數(shù)據(jù)庫內(nèi)的某些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類及其預(yù)測(cè)，通過對(duì)其預(yù)測(cè)性信息的尋找，確保重要的數(shù)據(jù)類的模型的描述，并且進(jìn)行未來數(shù)據(jù)趨勢(shì)的預(yù)測(cè)。當(dāng)然，上述環(huán)節(jié)的開展，需要計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)與人力的配合。在數(shù)據(jù)挖掘過程中，通過概念描述模式的應(yīng)用，可以進(jìn)行某一類對(duì)象內(nèi)涵的具體探究。
二、數(shù)據(jù)挖掘方案模式的優(yōu)化
在數(shù)據(jù)挖掘方案的優(yōu)化過程中，資源類數(shù)據(jù)是重要的應(yīng)用程序，這需要進(jìn)行館藏檔案的數(shù)字化的處理，從而進(jìn)行不同的電子檔案的探究。在其電子文件中心各種檔案環(huán)節(jié)得到應(yīng)用，比如檔案的軟件收集信息模式、檔案信息網(wǎng)建設(shè)環(huán)節(jié)、信息維護(hù)管理等。我們通過對(duì)某些機(jī)構(gòu)的檔案用戶個(gè)人信息需求的探究，確保事業(yè)單位的檔案信息方案的應(yīng)用。比如我們可以就WEB訪問信息挖掘技術(shù)展開應(yīng)用，進(jìn)行一些數(shù)據(jù)之間的有效關(guān)聯(lián)，進(jìn)行不同模式的用戶興趣模型的構(gòu)造，確保檔案信息的整體效益的優(yōu)化。
在工作過程中，要進(jìn)行事業(yè)單位的檔案網(wǎng)WEB服務(wù)器的用戶相關(guān)信息的收集，并且要經(jīng)過一系列的清洗、轉(zhuǎn)換，以方便統(tǒng)計(jì)分析的用戶展開數(shù)據(jù)庫信息的查閱。這需要我們就事業(yè)單位檔案信息資源體系的健全，通過對(duì)數(shù)據(jù)挖掘模式的更新，確保事業(yè)單位檔案結(jié)構(gòu)的綜合效益的提升。這需要我們進(jìn)行檔案管理軟件及其檔案網(wǎng)的應(yīng)用，確保檔案資源利用率的有效分析，確保一些較大需求量的傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。
在事業(yè)單位檔案館藏管理過程中利用文本挖掘，運(yùn)用關(guān)聯(lián)、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關(guān)專題進(jìn)行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構(gòu)建特色檔案信息庫及各類專題檔案信息庫等。從做好事業(yè)單位檔案館信息管理工作的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘?yàn)閮?yōu)化館藏信息和對(duì)未來工作的預(yù)測(cè)發(fā)揮重要作用。
在事業(yè)單位工作過程中，要就用戶的借閱信息展開關(guān)聯(lián)性的分析，進(jìn)行不同檔案信息之間的關(guān)聯(lián)規(guī)則及其比例關(guān)系的分析，確保館藏信息的優(yōu)化。在事業(yè)檔案檔案管理過程中，要對(duì)不同種類的文檔集合內(nèi)容展開積極的分類、總結(jié)，做好一系列的關(guān)聯(lián)分析工作，通過對(duì)歸納總結(jié)模式的應(yīng)用，確保檔案工作的未來發(fā)展趨勢(shì)的探究。事業(yè)單位檔案館的管理類數(shù)據(jù)包括：智能監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)利用系統(tǒng)等在日常工作產(chǎn)生大量的管理類數(shù)據(jù)。我們得用數(shù)據(jù)挖掘工具在這類看似無用的數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的知識(shí)并運(yùn)用到事業(yè)單位檔案館工作中，并在事業(yè)單位檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮作用。
在日常工作中，事業(yè)單位的檔案工作的重點(diǎn)是通過工作人員的操作，進(jìn)行社會(huì)服務(wù)質(zhì)量的提升。在數(shù)據(jù)挖掘的應(yīng)用過程中，事業(yè)單位通過對(duì)檔案工作的個(gè)性化、智能化模式的應(yīng)用，滿足當(dāng)下社會(huì)對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理需要。通過對(duì)智能檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，可以極大的調(diào)用用戶的興趣，確保其檢索策略的不斷修正，保證用戶的個(gè)人興趣的積極檢索。當(dāng)然，通過對(duì)數(shù)據(jù)挖掘模式的應(yīng)用，可以有目的性的進(jìn)行檔案信息的開拓，針對(duì)其研究成果展開評(píng)價(jià)， 并且及時(shí)的提供給用戶，確保事業(yè)單位的檔案管理的二次開發(fā)，以滿足當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理的需要。網(wǎng)絡(luò)最初只是科學(xué)家與研究人員之間交換文件的軟件，把因特網(wǎng)用于教育和研究可以得到政府的補(bǔ)貼。我國(guó)大學(xué)圖書館有撥款支持，數(shù)字圖書館的網(wǎng)絡(luò)檔案館是不贏利的，產(chǎn)出是教學(xué)和科研的長(zhǎng)期社會(huì)效益。今天，因特網(wǎng)已經(jīng)越來越商業(yè)化了，網(wǎng)絡(luò)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)中已成為極具潛力的技術(shù)投資對(duì)象。事業(yè)單位數(shù)字圖書館也可以考慮建立以贏利為目的的網(wǎng)絡(luò)檔案庫，采用網(wǎng)絡(luò)商務(wù)中的一些商務(wù)模式，例如網(wǎng)絡(luò)廣告、旗幟廣告、贊助廣告、訂閱、B2C等。收入可用于事業(yè)單位數(shù)字圖書館網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)的滾動(dòng)發(fā)展。
結(jié)語
事業(yè)單位通過對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，可以滿足當(dāng)下的數(shù)字化檔案管理的需要，確保其綜合運(yùn)作效益的提升，以更好的進(jìn)行現(xiàn)實(shí)工作的開展。
參考文獻(xiàn)
[1]耿珺.計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全防護(hù)措施探討[J].信息與電腦（理論版），2011（06）.
[關(guān)鍵詞] 高校；檔案管理；服務(wù)；安全；創(chuàng)新
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 095
[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）23- 0181- 01
高校檔案管理主要是黨政管理，科研和教學(xué)等歷史記錄，記載高校發(fā)展歷史，并反映高校的教學(xué)、科研、黨政等諸多方面的現(xiàn)狀。高校檔案管理，是為校內(nèi)的學(xué)生、老師等進(jìn)行服務(wù)，對(duì)教學(xué)、教研工作的開展有極大的背景支撐作用。同時(shí)，高校檔案管理工作面向校外，對(duì)自身培養(yǎng)的人才負(fù)責(zé)，對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)。
1 傳統(tǒng)高校檔案管理與服務(wù)的困境
傳統(tǒng)的高校檔案管理模式注重紙質(zhì)檔案的使用，在長(zhǎng)久的應(yīng)用過程中，紙質(zhì)檔案表現(xiàn)出其對(duì)于社會(huì)人才管理、事物輔方面的突出優(yōu)點(diǎn)，但是也有其不足之處，比如信息分散，應(yīng)用調(diào)度苦難等等。在高校檔案數(shù)字化管理的過程中，出現(xiàn)的困境主要有四點(diǎn)：①紙質(zhì)檔案資源分散，檔案立卷部門不一致，使檔案的收集和數(shù)字化的過程難度較大；②各高校對(duì)檔案的保護(hù)、利用等方面的工作投入力度不同，且信息載體多為傳統(tǒng)的紙質(zhì)，或者音頻和視頻等，信息載體的單一不利于各高校之間進(jìn)行信息資源的共享；③檔案的收集、管理和利用的環(huán)節(jié)中，由于高校檔案發(fā)展沒有足夠利用自身優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行技術(shù)更新，使高校的檔案管理和服務(wù)工作落后，不能適應(yīng)社會(huì)的信息化高速發(fā)展；④我國(guó)的檔案管理的信息化工作處于起步階段，檔案工作對(duì)于科研和教學(xué)的重要性并沒有得到全面的認(rèn)識(shí)，使高校檔案管理工作的拓展難以展開，不利于管理模式變革。
2 高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性舉措
2.1 傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理并行
傳統(tǒng)的檔案分散管理為檔案信息的高效、安全利用帶來了阻力，而檔案的集中管理，為高校的發(fā)展、社會(huì)信息化管理、檔案的多方面利用等工作帶來了極大的便利，集中管理主要通過現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的管理方式來進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。電子檔案是在數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展的條件下，產(chǎn)生的產(chǎn)物，具有：存儲(chǔ)容量大、信息獨(dú)立、可長(zhǎng)期保存、操作方便、易于資源共享、儲(chǔ)存空間小，并能有多種表現(xiàn)形式。但電子檔案同時(shí)存在缺點(diǎn)，比如對(duì)設(shè)備等載體都有依賴性，不能直接讀取，信息易于共享同時(shí)安全性降低，易于修改等。結(jié)合以上電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，在高校檔案管理中，可以在紙質(zhì)檔案正常的歸檔管理前提下，總檔案管理人員督促各院系檔案管理處室將歸檔的文件進(jìn)行數(shù)字化處理和電子文檔的同步錄入、存儲(chǔ)，并通過建立高校統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，使各高校之間、高校與社會(huì)之間，主要是高校內(nèi)部的教學(xué)和科研管理能更加高效地完成。
2.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的查閱利用可以互補(bǔ)
在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案單獨(dú)使用時(shí)，檔案管理工作對(duì)教學(xué)、科研等高校工作產(chǎn)生了積極的幫助，但是在電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用下，檔案的利用在安全與高效的前提下，可以通過標(biāo)準(zhǔn)化、一體化、集中化的手段，將檔案的查閱工作由原來的紙質(zhì)查閱，手續(xù)繁瑣，不易傳送等缺點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，通過電子檔案規(guī)范化管理，既能避免安全性問題，也能使檔案的查閱、使用更加方便、高效。
2.3 高校檔案服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新，可以從要求檔案數(shù)量向要求檔案質(zhì)量進(jìn)行轉(zhuǎn)變
高校檔案管理工作要從簡(jiǎn)單的檔案收集工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變創(chuàng)新，應(yīng)該對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行發(fā)掘，從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面檔案信息管理和服務(wù)轉(zhuǎn)變，將工作提高到更高水平、更高層次。檔案的價(jià)值在于被利用，只有堅(jiān)持以利用檔案內(nèi)容為核心，加大檔案編輯研究的工作力度，提高服務(wù)的主動(dòng)性，才能創(chuàng)造出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
2.4 檔案管理的服務(wù)性工作由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變
高校的檔案管理工作，應(yīng)該在現(xiàn)有的檔案基數(shù)上，將其向現(xiàn)代化、服務(wù)化、信息化和開放化上大力轉(zhuǎn)變，建立出科學(xué)管理、反映敏捷、能夠靈活運(yùn)行的體制，對(duì)社會(huì)服務(wù)的內(nèi)容應(yīng)該更加多元化、社會(huì)化，更加高效、優(yōu)質(zhì)。
3 結(jié) 語
在社會(huì)高速的信息化發(fā)展前提下，高校的檔案管理與服務(wù)需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理、被動(dòng)進(jìn)行檔案管理服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)變，高校檔案的管理對(duì)于高校教學(xué)、科研等事物有極大的基礎(chǔ)性作用和幫助。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合、將以往的被動(dòng)性檔案管理工作創(chuàng)新改進(jìn)，增加內(nèi)容，變?yōu)橹鲃?dòng)等，諸多的創(chuàng)新性舉措，將使高校的檔案管理工作更加安全、高效，并創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
主要參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：面向服務(wù)架構(gòu)；Web service；企業(yè)服務(wù)總線
中圖分類號(hào)：TP315文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2011)15-3582-03
It Began with SOA for Data Integration of System of Petrochina's Archives Management
WANG Xiu xia, QIAN Bo
(The Research Institute of Automation for Petroleum and Chemical's Commpany of Lanzhou, Lanzhou 730060, China)
Abstract: This article began with objective need for data integration of system of China Petroleum’s archives management, analysed present situation of system of China Petroleum’s archives management, and combining with highly duplicative and across platform characteristic of SOA, thought SOA’ architecture model can solve question of data exchange and bring more large market efficiency for enterprise.
Key words: service oriented architecture; web service; enterprice service bus
隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，企業(yè)越來越重視信息系統(tǒng)的建設(shè)及應(yīng)用，通過信息系統(tǒng)以支持或改進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程，提升企業(yè)總體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力和工作效率。但隨著信息系統(tǒng)的逐步增多，信息孤島現(xiàn)象普遍存在，以前建立的信息系統(tǒng)大部分是解決一個(gè)具體業(yè)務(wù)部門的工作職能和效率的問題。而現(xiàn)在更多的需要信息系統(tǒng)之間具備良好的數(shù)據(jù)交換接口，以實(shí)現(xiàn)信息資源和數(shù)據(jù)共享，更好地為企業(yè)跨部門、跨業(yè)務(wù)提供服務(wù)。針對(duì)企業(yè)信息整合需求特點(diǎn)，為了實(shí)現(xiàn)高效的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)異構(gòu)業(yè)務(wù)集成的技術(shù)成為集成的首選，這樣既可以增強(qiáng)企業(yè)面向市場(chǎng)的適應(yīng)性，還大大提高了企業(yè)各遺留系統(tǒng)的高重用性，從而為企業(yè)的發(fā)展帶來更高的效益。
SOA(Service Oriented Architecture, 面向服務(wù)的架構(gòu))，是一種業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的IT架構(gòu)方式，支持企業(yè)將業(yè)務(wù)整合為一系列相互銜接的服務(wù)或重復(fù)性業(yè)務(wù)任務(wù)，從而使企業(yè)能夠高效重復(fù)地利用現(xiàn)有IT技術(shù)[1]。SOA技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有服務(wù)組件架構(gòu)(SCA，Service Component Architecture)、服務(wù)數(shù)據(jù)對(duì)象(SDO，Service Data Object)和業(yè)務(wù)流程執(zhí)行語言(BPEL，Business Process Execution Language)，這三個(gè)技術(shù)分別解決了服務(wù)構(gòu)建、數(shù)據(jù)模型和流程編排領(lǐng)域的問題，被稱為“SOA鐵三角”[2-3]。
面向服務(wù)架構(gòu)(Service―Oriented Architecture，SOA)對(duì)各系統(tǒng)平臺(tái)規(guī)范性無相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，它本身在遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的基礎(chǔ)上開發(fā)服務(wù)，依據(jù)需求將企業(yè)應(yīng)用分解和封裝成服務(wù)，通過企業(yè)服務(wù)總線(Enterprise Service Bus，ESB)對(duì)服務(wù)進(jìn)行集中管理，使這些服務(wù)能在總線上安全的進(jìn)行交互通信，從而使整個(gè)系統(tǒng)更易維護(hù)和擴(kuò)展。中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)階段正處在一個(gè)組織結(jié)構(gòu)不斷變革的階段，組織的不確定性導(dǎo)致業(yè)務(wù)需求的不確定性，對(duì)辦公管理系統(tǒng)的靈活性提出了更高的要求。同時(shí)，辦公管理業(yè)務(wù)自身業(yè)務(wù)零散、橫向協(xié)作和縱向擴(kuò)展等特點(diǎn)，要求系統(tǒng)架構(gòu)松散但可集成。以上的環(huán)境因素和內(nèi)在因素都決定了松耦合、易集成的SOA是最適合集團(tuán)公司辦公管理系統(tǒng)的架構(gòu)。
1 建設(shè)思路
基于SOA的中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合的建設(shè)，在充分調(diào)研現(xiàn)狀，全面了解需求的基礎(chǔ)上，進(jìn)行整體規(guī)劃，解決數(shù)據(jù)整合問題。并在解決信息孤島與孤立應(yīng)用的集成與整合的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)考慮新應(yīng)用的規(guī)范接入；通過建立一個(gè)統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)框架與基礎(chǔ)支撐平臺(tái)，為應(yīng)用提供明確的數(shù)據(jù)接口、應(yīng)用接口、用戶接口規(guī)范與服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)原有應(yīng)用的集成與新應(yīng)用的建設(shè)。此外，應(yīng)用檔案管理的“知識(shí)中心”、和“憑證中心”的理念于系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之中；應(yīng)用成熟的方案、先進(jìn)的技術(shù)和產(chǎn)品來搭建系統(tǒng)；優(yōu)化文檔信息管理工作流程和管理策略；貫徹真正的“文檔一體化”的管理理念和實(shí)施方式；采用相關(guān)的行業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來設(shè)計(jì)和開發(fā)系統(tǒng)，使系統(tǒng)具有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)；這些都為構(gòu)建“珍存企業(yè)記憶，提升公司價(jià)值，構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享”的檔案管理系統(tǒng)提供可靠的保障。
2 總體設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)
2.1 集成需求
從檔案管理的業(yè)務(wù)角度來看，檔案記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、銷售和研發(fā)各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、保管、利用，成為企業(yè)發(fā)展新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。中國(guó)石油面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，引入先進(jìn)的管理理念和信息技術(shù)來改造傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，啟動(dòng)了ERP、MES等信息系統(tǒng)。但是各個(gè)系統(tǒng)是相對(duì)獨(dú)立的，數(shù)據(jù)無法共享，造成了很多不必要的重復(fù)工作，使信息化的優(yōu)勢(shì)沒有得到充分顯示，同時(shí)也不利于檔案數(shù)據(jù)的收集、保管及利用。企業(yè)為提高工作效率和檔案利用率，免除不必要的業(yè)務(wù)流程，使各業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)信息能夠集成共享,中國(guó)石油需利用松耦合、易集成的SOA平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保管和應(yīng)用，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力及綜合價(jià)值。
2.2 系統(tǒng)架構(gòu)
SOA是一種服務(wù)導(dǎo)向的組件模型。服務(wù)是指軟件中的一些處理過程或是包裝成獨(dú)立業(yè)務(wù)模塊的程序邏輯單元，可以通過標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議來訪問和調(diào)用，且接口公開?；赟OA的業(yè)務(wù)分析由三個(gè)部分組織，分別是服務(wù)請(qǐng)求者（Service costomer）、服務(wù)注冊(cè)中心(Service UDDI)以及服務(wù)提供者(Service provide)。服務(wù)請(qǐng)求者從注冊(cè)中心查詢需要的服務(wù)，并通過傳輸機(jī)制綁定服務(wù)，然后通過接口契約規(guī)定的格式來執(zhí)行服務(wù)。服務(wù)注冊(cè)中心包含可用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)可尋址目錄，它是接受并存儲(chǔ)服務(wù)描述的實(shí)體，供服務(wù)消費(fèi)者查詢服務(wù)用，服務(wù)提供者將服務(wù)的描述信息到服務(wù)注冊(cè)中心。服務(wù)提供者是一個(gè)可以通過網(wǎng)絡(luò)尋址的實(shí)體，它接受和執(zhí)行消息者的請(qǐng)求。把自己的服務(wù)注冊(cè)到服務(wù)注冊(cè)中心，以便服務(wù)消費(fèi)者能夠發(fā)現(xiàn)和訪問該服務(wù)。
根據(jù)中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)和原則，使用SOA的技術(shù)架構(gòu)，把相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)、模塊功能等進(jìn)行統(tǒng)一的服務(wù)包裝和整合?；诒炯軜?gòu)，可以把檔案管理系統(tǒng)整體邏輯架構(gòu)圖從縱向分為四個(gè)層次，分別是：基礎(chǔ)設(shè)施層、應(yīng)用系統(tǒng)層、企業(yè)服務(wù)層（SOA部署）以及檔案管理系統(tǒng)層，如圖1所示。
1）基礎(chǔ)設(shè)施層：它是信息系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用的基礎(chǔ)條件，主要包括存儲(chǔ)設(shè)備、應(yīng)用服務(wù)器、掃描儀以及計(jì)算機(jī)等資源設(shè)備。
2）應(yīng)用系統(tǒng)層：它是支持?jǐn)?shù)字檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用系統(tǒng)，主要包括MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、電子公文系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、A3管道生產(chǎn)系統(tǒng)以及合同管理系統(tǒng)等。
3）企業(yè)服務(wù)層（SOA部署）：SOA集成平臺(tái)主要由服務(wù)請(qǐng)求者、服務(wù)注冊(cè)中心以及服務(wù)提供者三個(gè)部分構(gòu)成。SOA將不同系統(tǒng)中的應(yīng)用功能通過服務(wù)之間定義良好的接口和規(guī)范契約聯(lián)系起來，用WSDL描述服務(wù)并在UDDI中WSDL文檔，UDDI中按照用戶需求從中查詢數(shù)據(jù)，當(dāng)服務(wù)消費(fèi)者發(fā)現(xiàn)提供服務(wù)的WSDL文檔，通過訪問服務(wù)注冊(cè)中心表來實(shí)現(xiàn)，并通過SOAP協(xié)議來與要訪問的服務(wù)通信。
4）檔案管理系統(tǒng)層：檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用緊緊圍繞檔案的生命周期管理，主要解決檔案的自動(dòng)收集、科學(xué)保管和知識(shí)利用三方面主要功能。檔案管理系統(tǒng)需要提供標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的歸檔接口，支持常見的接口技術(shù)，如Web Service、文件交換、數(shù)據(jù)庫訪問等，接口既能對(duì)電子文件實(shí)體進(jìn)行歸檔，也可以對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，歸檔接口的實(shí)現(xiàn)應(yīng)基于SOA的理念，在統(tǒng)一的數(shù)據(jù)總線上實(shí)現(xiàn)，要避免系統(tǒng)間直連的方式，通過數(shù)據(jù)總線，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的松耦合。
2.3 主要實(shí)現(xiàn)技術(shù)
系統(tǒng)的分析設(shè)計(jì)采用面向?qū)ο蟮姆椒?，開發(fā)模式采用循環(huán)迭代模型的開發(fā)方式。在軟件實(shí)現(xiàn)階段，采用面向?qū)ο蟮某绦蛟O(shè)計(jì)方法，將軟件開發(fā)過程分為問題的定義及規(guī)劃、需求分析、軟件設(shè)計(jì)、程序編碼以及軟件測(cè)試五個(gè)階段，每個(gè)階段又具體為一個(gè)個(gè)的循環(huán)迭代的過程。為了提高系統(tǒng)開發(fā)開發(fā)效率和規(guī)范性，采用統(tǒng)一建模語言UML和成熟的面向?qū)ο蟮腃ASE工具。
2.3.1 J2EE（Java 2 Platform, Enterprise Edition, Java2平臺(tái)企業(yè)版）
J2EE為我們提供了一個(gè)建立在開放和標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)之上、非常靈活的端到端的多層體系架構(gòu)，從而滿足企業(yè)各種不同應(yīng)用需求。J2EE是一個(gè)開放、基于標(biāo)準(zhǔn)的開發(fā)和部署的平臺(tái)，用于構(gòu)建N層的、基于WEB的、以服務(wù)端為核心的、模塊化的企業(yè)應(yīng)用。J2EE應(yīng)用的組件如企業(yè)JavaBcan、JSP和Servlet運(yùn)行于J2EE容器中，通過連接器訪問企業(yè)信息系統(tǒng)，如MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)以及其他應(yīng)用系統(tǒng)。J2EE應(yīng)用可以集成一系列的客戶端，包括獨(dú)立運(yùn)行的臺(tái)式客戶端、無線客戶端以及Web瀏覽器的客戶端等。J2EE為開發(fā)企業(yè)應(yīng)用提供了高可靠性能和可伸縮性的運(yùn)行支持環(huán)境。在設(shè)計(jì)J2EE應(yīng)用時(shí)，首先需要選擇的是J2EE客戶端類型，應(yīng)根據(jù)用戶的使用模式和應(yīng)用環(huán)境特點(diǎn)來選擇合適的客戶端類型和通信協(xié)議，如Java Web Start客戶端適合于復(fù)雜的圖形用戶界面，如大量的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等應(yīng)用，能滿足高效地用戶交互需求，根據(jù)具體應(yīng)用環(huán)境的不同，可選擇HTTP、RMI或JNLP等通信協(xié)議。
采用J2EE開發(fā)平臺(tái)是不錯(cuò)的選擇，它是目前為應(yīng)用提供分布式的、高可靠性的先進(jìn)解決方案。在中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)這樣的大型建設(shè)項(xiàng)目中，選擇J2EE也就意味著選擇了一個(gè)開放、自由、大型的技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)。
2.3.2 采用Web Service技術(shù)，允許異構(gòu)的客戶端調(diào)用以使用它提供的服務(wù)
Web Service是一種新的web應(yīng)用程序分支，他們是自包含、自描述、模塊化的應(yīng)用，可以、定位、通過web調(diào)用。使用一種共通的通信標(biāo)準(zhǔn)可以使不同的客戶端實(shí)現(xiàn)與各種不同技術(shù)編寫的Web Service互通，它可以使用標(biāo)準(zhǔn)的互聯(lián)網(wǎng)協(xié)議，像超文本傳輸協(xié)議(HTTP)和XML，將所有功能綱領(lǐng)性地體現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)上。目前，最常用的是簡(jiǎn)單對(duì)象訪問協(xié)議SOAP，SOAP是XML規(guī)范的一個(gè)應(yīng)用，它非常依賴XML標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行定義和編寫函數(shù)，并以XML標(biāo)準(zhǔn)封裝調(diào)用遠(yuǎn)程服務(wù)的格式，有別于其它分布式對(duì)象模型調(diào)用特定的調(diào)用格式。由于SOAP以XML封裝調(diào)用格式，因此它可以使用任何的實(shí)體傳輸層來傳送，例如TCP、HTTP等。通過這樣一個(gè)架構(gòu)，Web Service實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的應(yīng)用集成，使檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息共享、資源共享。
2.3.3 采用XML實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出
XML是一種元標(biāo)記語言,它是Internet環(huán)境中跨平臺(tái)的，依賴于內(nèi)容的技術(shù)，是當(dāng)前處理結(jié)構(gòu)化文檔信息的有力工具。XML的簡(jiǎn)單使其易于在任何應(yīng)用程序中讀寫數(shù)據(jù)，并成為唯一的數(shù)據(jù)交換公共語言，雖然不同的應(yīng)用軟件也支持其它的數(shù)據(jù)交換格式，但它們都支持XML，這就意味著程序可以更容易的與Windows、Linux以及其他平臺(tái)下產(chǎn)生的信息結(jié)合，然后可以很容易加載XML數(shù)據(jù)到程序中并分析它，并以XML格式輸出結(jié)果。采用企業(yè)服務(wù)總線或中間件產(chǎn)品在異構(gòu)服務(wù)與傳統(tǒng)端點(diǎn)之間連接、調(diào)解和管理交互，并將企業(yè)服務(wù)總線的集成功能與單一產(chǎn)品中的操作服務(wù)管理結(jié)合起來?；赟OA基礎(chǔ)服務(wù)，可以快速配置服務(wù)間的交互，而無需過多的重復(fù)開發(fā)工作，可以降低變更的部署和操作成本，并為新計(jì)劃釋放IT資源，使用戶可以遠(yuǎn)離復(fù)雜的、緊耦合的、脆弱的點(diǎn)對(duì)點(diǎn)集成實(shí)現(xiàn)，加速跨異構(gòu)基礎(chǔ)架構(gòu)的服務(wù)重用和部署。
2.4 集成效果
綜上所述，筆者主要結(jié)合企業(yè)數(shù)據(jù)整合現(xiàn)狀，介紹了數(shù)據(jù)整合總體思路和目標(biāo)，數(shù)據(jù)集成架構(gòu)以及實(shí)現(xiàn)的主要技術(shù)。通過SOA數(shù)據(jù)集成平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)的有效整合，提高了從生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)領(lǐng)域電子歸檔效率，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的“知識(shí)中心”和“憑證中心”建設(shè)目標(biāo)。具體有以下優(yōu)點(diǎn)：
1) 充分利用現(xiàn)有的資源，消除了信息孤島?；赟OA的協(xié)同軟件提供了應(yīng)用集成功能，能將諸如MES系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等已存在的異構(gòu)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效集成和應(yīng)用。
2) 更易于集成和管理復(fù)雜性?？梢苑奖愕貙?shí)現(xiàn)企業(yè)之間的互連互通，使管理和集成更易操作。
3) 更快地整合和實(shí)現(xiàn)?？梢钥焖俚亻_發(fā)新的業(yè)務(wù)服務(wù)，縮短開發(fā)時(shí)間，使企業(yè)迅速地對(duì)外界變化做出響應(yīng)。
4) 降低成本和增加重用。協(xié)同軟件就是一個(gè)全新的應(yīng)用領(lǐng)域，管理信息由完全結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，拓展到非結(jié)構(gòu)化信息的應(yīng)用領(lǐng)域。
5) 提供良好地運(yùn)行監(jiān)控功能。支持SOA的技術(shù)和原理使得對(duì)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控更加輕松。這種監(jiān)控類型支持來自日常運(yùn)行的反饋。
參考文獻(xiàn)：
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1 館際聯(lián)動(dòng)的開展途徑
1.1 區(qū)域內(nèi)館際聯(lián)動(dòng)。區(qū)域內(nèi)館際聯(lián)動(dòng)，即在市轄區(qū)（縣、市）各綜合檔案館之間、綜合檔案館與專業(yè)檔案館之間，依托共享平臺(tái)開展民生檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的共建，通過簽訂遠(yuǎn)程利用協(xié)議，實(shí)現(xiàn)館際之間民生檔案數(shù)據(jù)庫的互查共享。由于市轄區(qū)（縣、市）各檔案館之間規(guī)模大體相當(dāng)，開展民生檔案共建共享具有天然優(yōu)勢(shì)，在市檔案行政部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各館可更好實(shí)現(xiàn)互通有無、取長(zhǎng)補(bǔ)短。目前，該項(xiàng)創(chuàng)新服務(wù)已在全國(guó)多省市開展，并被逐步推廣。2009年，長(zhǎng)春市啟動(dòng)區(qū)域內(nèi)館際檔案信息共享工程，在長(zhǎng)春市轄?^內(nèi)綜合檔案館之間開展民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，利用區(qū)域內(nèi)網(wǎng)共享檔案信息。[1]據(jù)筆者調(diào)研，上海市于2010年9月正式啟動(dòng)“就地查詢，跨館出證”館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制。次年4月，上海市檔案局啟動(dòng)“一站式檢索系統(tǒng)”連接全市各級(jí)檔案館（室）和基層檔案利用部門，全市通用的面向社會(huì)公眾的檔案服務(wù)平臺(tái)逐步建成，首批14個(gè)區(qū)縣開始跨館合作。此外，嘉興、天津、濟(jì)南、福州等地的區(qū)域內(nèi)館際聯(lián)動(dòng)也開展得如火如荼。
1.2 跨區(qū)域館際聯(lián)動(dòng)?？鐓^(qū)域館際聯(lián)動(dòng)，即利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)本地區(qū)檔案館與其他地區(qū)檔案館全部或者部分民生檔案資源的共建共享，它是基于各地館藏檔案數(shù)字化不斷推進(jìn)的一種創(chuàng)新與嘗試。近年來，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人員流動(dòng)性增強(qiáng)，群眾異地查檔的需求越來越大。為了提高檔案服務(wù)效能，已有少數(shù)城市檔案館率先開啟跨區(qū)域遠(yuǎn)程合作，共享民生檔案資源。2013 年，上海市浦東新區(qū)檔案館與浙江省寧波市檔案館簽署民生檔案跨區(qū)域利用服務(wù)協(xié)議，邁出了民生檔案跨區(qū)域查詢服務(wù)的第一步。此后，其又與浙江省杭州市、四川省成都市、北京市朝陽區(qū)等多家檔案館開展了民生檔案跨區(qū)域利用服務(wù)。黃石市檔案館與“武漢城市圈”部分城市開通了檔案跨區(qū)域查詢服務(wù)，共建互享檔案信息。[2]廣東省檔案館與廣州市檔案館、深圳市檔案館簽訂合作協(xié)議，在全省率先建立跨館查閱利用系統(tǒng)，向公眾推出“就地查詢，跨館出證”服務(wù)方式。[3]
2 館際聯(lián)動(dòng)的實(shí)現(xiàn)舉措
2.1 管理層面：統(tǒng)一指導(dǎo)，協(xié)同合作。
2.1.1 上層推動(dòng)，基層落實(shí)。創(chuàng)建民生檔案館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制，僅有倡導(dǎo)單位的積極性是不夠的，它需要逐層開展和推廣，走自上而下的道路。目前各地普遍由上級(jí)檔案主管機(jī)關(guān)根據(jù)實(shí)際情況依法制發(fā)一系列規(guī)范性文件指導(dǎo)下級(jí)檔案機(jī)構(gòu)的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)踐。上級(jí)檔案局館需要定期召開專項(xiàng)工作會(huì)議，對(duì)資源建設(shè)、數(shù)據(jù)收集等重要問題進(jìn)行部署，制定實(shí)施方案，明確任務(wù)、落實(shí)責(zé)任，并積極協(xié)調(diào)各區(qū)縣（市）檔案館參與平臺(tái)建設(shè)，推進(jìn)“一站式”服務(wù)進(jìn)程。各區(qū)縣（市）檔案館則在上級(jí)檔案局館的領(lǐng)導(dǎo)下，遵守共享服務(wù)公約，統(tǒng)一組織模式、利用理念等。如上海市檔案局和各區(qū)縣檔案局簽訂《上海市國(guó)家綜合檔案館遠(yuǎn)程服務(wù)承諾書》 等規(guī)范性文件，在全市范圍內(nèi)加緊建設(shè)遠(yuǎn)程利用服務(wù)體系。
2.1.2 擬定制度，編制流程。統(tǒng)一的制度規(guī)范是保證民生檔案共享平臺(tái)順利運(yùn)行的基礎(chǔ)。為做好民生檔案跨館查檔工作，檔案主管部門需要制定一系列的規(guī)章制度，確定檔案利用流程、操作方式等，并對(duì)檔案證明的法律效力、檔案利用審批權(quán)的歸屬等問題進(jìn)行商討和處理，確保遠(yuǎn)程服務(wù)在管理流程上的暢達(dá)。上海等地通過統(tǒng)一簽署《民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)責(zé)任書》《遠(yuǎn)程服務(wù)業(yè)務(wù)手冊(cè)》等文件，明確服務(wù)形式和內(nèi)容，履行服務(wù)職責(zé)。紹興市檔案局館在全市6個(gè)綜合檔案館設(shè)立查閱點(diǎn)，出臺(tái)查閱利用工作規(guī)定、數(shù)據(jù)管理規(guī)定等，規(guī)范共享平臺(tái)運(yùn)作。[4]相關(guān)人員都應(yīng)遵循統(tǒng)一的查詢、審批、出證流程開展民生檔案跨館查詢服務(wù)工作，保障服務(wù)質(zhì)量。
2.1.3 統(tǒng)一培訓(xùn)，定期交流。開展民生檔案遠(yuǎn)程共享服務(wù)需要檔案主管部門對(duì)下級(jí)檔案館工作人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)和定期交流，以幫助他們拓寬專業(yè)視野、掌握操作流程，并在此基礎(chǔ)上建立起培訓(xùn)、交流機(jī)制，使館際聯(lián)動(dòng)的實(shí)施具備充足的人力資源。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)的使用方法、檔案利用服務(wù)的操作流程、具體業(yè)務(wù)的辦理方式等。如上海市檔案局館對(duì)各區(qū)縣檔案接待人員進(jìn)行統(tǒng)一業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流，并形成定期的培訓(xùn)機(jī)制，保障跨館查檔順利開展。長(zhǎng)春市檔案局館舉辦遠(yuǎn)程利用檔案培訓(xùn)會(huì)，介紹檔案信息共享新思路、新方法、新問題，以及檔案數(shù)據(jù)庫的建立和使用方法等相關(guān)事宜，為遠(yuǎn)程利用工程的展開奠定基礎(chǔ)。[5]
2.2 技術(shù)層面：構(gòu)建平臺(tái)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)?？琊^查詢主要是依托遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)開展的，該平臺(tái)基于政務(wù)網(wǎng)建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)民生檔案資源整合、在線接收移交及查詢利用為目標(biāo)，滿足檔案管理與利用的需要。為保證館際聯(lián)動(dòng)順利進(jìn)行，各級(jí)政府、檔案局館不斷加大軟硬件投入，為服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)提供物質(zhì)保障和技術(shù)支撐。在硬件方面，檔案局館領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格按照所擬方案要求為服務(wù)平臺(tái)中心機(jī)房購置服務(wù)器等硬件設(shè)備，全力支持民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的硬件建設(shè)。如濟(jì)南市檔案局館積極協(xié)調(diào)、籌措資金，重點(diǎn)抓實(shí)硬件建設(shè)。[6]在軟件方面，多地檔案局館采用公開招標(biāo)的形式確定合作商，共同開發(fā)服務(wù)平臺(tái)。如廣東省檔案局館通過政府采購招標(biāo)方式，委托珠海泰坦軟件系統(tǒng)有限公司進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)，最終完成跨館檔案查閱利用系統(tǒng)。[7]
鑒于民生檔案數(shù)量多、種類雜等特點(diǎn)，跨館查檔工作在技術(shù)層面必須重視標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，規(guī)劃軟件適用標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)等，以保證相關(guān)檔案部門工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。如天津市建設(shè)了包括民生檔案資源建設(shè)和平臺(tái)系統(tǒng)功能建設(shè)在內(nèi)的民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)系統(tǒng)，出臺(tái)民生檔案共享數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)，各區(qū)縣檔案館展開民生檔案專題目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在信息化環(huán)境下，遠(yuǎn)程服務(wù)的信息安全也是不容忽視的一個(gè)重要問題，在進(jìn)行遠(yuǎn)程共享時(shí)必須確保檔案信息的絕對(duì)安全。為此，檔案局館也在不斷提高自身檔案安全保障技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息安全監(jiān)管水平，積極應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的挑戰(zhàn)。
2.3 服務(wù)層面：擴(kuò)展范圍，創(chuàng)新服務(wù)。2011年國(guó)家檔案局制發(fā)的兩批《國(guó)家基本專業(yè)檔案目錄》中，與民生有關(guān)的專業(yè)檔案有40多種。[8]民生檔案資源是檔案資源體系的重要內(nèi)容，檔案局館需要不斷加強(qiáng)對(duì)民生檔案資源的收集，調(diào)整館藏資源建設(shè)思路，突出建設(shè)重點(diǎn)，有序擴(kuò)展建設(shè)內(nèi)容。目前，多地檔案館積極部署館藏資源建設(shè)任務(wù)，不斷擴(kuò)大民生檔案跨館查詢服務(wù)領(lǐng)域，讓檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)惠及民生。2014年，上海全市范圍可供聯(lián)網(wǎng)查詢的種類在原先5類民生檔案基礎(chǔ)上增加到8 類。據(jù)調(diào)查，天津?qū)崿F(xiàn)了市及各區(qū)縣檔案館的包括婚姻、知青等多達(dá)11個(gè)門類共享目錄數(shù)據(jù)庫的 “一站式”查詢利用全覆蓋，正致力于繼續(xù)增加學(xué)籍等多個(gè)門類數(shù)據(jù)庫。
民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)以服務(wù)民生為宗旨，以人民群眾的滿意度為衡量工作好壞的最終指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)館際“一站式”服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)手段，是檔案館開展遠(yuǎn)程服務(wù)工作的重要一環(huán)。當(dāng)前，各地大多將服務(wù)事項(xiàng)納入受理中心一門受理作為建設(shè)方向，群眾可在任一就近的檔案館查詢保存在本區(qū)域任一綜合檔案館的民生檔案，并當(dāng)場(chǎng)免費(fèi)獲取檔案證明。為加快推進(jìn)民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)館際聯(lián)動(dòng)建設(shè)，檔案館秉持方便群眾的理念，通過實(shí)施一系列規(guī)范模式，開啟對(duì)跨館查詢服務(wù)的優(yōu)化升級(jí)。如福州市檔案館為實(shí)現(xiàn)查詢服務(wù)人性化，開啟“周末無休”新服務(wù)，完善“多元服務(wù)”新模式，滿足不同查檔需求。[9]
3 館際聯(lián)動(dòng)的實(shí)施成效
3.1 打破區(qū)域界限，群眾受惠。民生檔案是群眾參與社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，對(duì)于解決群眾生活中的現(xiàn)實(shí)問題具有直接的憑證作用，關(guān)系著人民群眾的現(xiàn)實(shí)利益。開展民生檔案跨館查詢服務(wù)是檔案部門關(guān)注民生、改善民生的一項(xiàng)重要舉措，其工作初衷是讓群眾少跑一點(diǎn)，不出遠(yuǎn)門，就近查檔。通過這項(xiàng)服務(wù)，群眾無需往返奔波，到就近的檔案館就能查閱到自己所需要的檔案資料，為查檔帶來便利。據(jù)了解，2011年上海市閔行區(qū)檔案館通過民生檔案館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制，與浦東新區(qū)檔案館聯(lián)手，為其所轄浦江鎮(zhèn)1000多戶居民解決了股權(quán)分紅憑證問題。這充分顯示出民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)館際聯(lián)動(dòng)機(jī)制的便民高效。
3.2 搭建數(shù)字平臺(tái)，管理高效。進(jìn)行檔案資源數(shù)字化建設(shè)，搭建數(shù)字平臺(tái)，是檔案部門適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)展要求的體現(xiàn)，也是實(shí)現(xiàn)館際聯(lián)動(dòng)的基礎(chǔ)。面對(duì)大量的檔案資源，檔案館首先需要將建設(shè)重點(diǎn)鎖定在查閱量大、利用率高、涉及群眾切身利益的民生檔案上，優(yōu)先完成這部分檔案的接收進(jìn)館與數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)對(duì)民生檔案資源的高效管理與利用。目前，開展民生檔案跨館查詢服務(wù)的檔案館紛紛開始加快自身館藏檔案資源的整合及數(shù)字化建設(shè)。如寧波市檔案部門建立各類民生檔案專題數(shù)據(jù)庫100多個(gè)，條目380多萬條，并建立了區(qū)域民生檔案電子目錄中心。[10]全國(guó)許多省、市檔案館館藏檔案數(shù)字化建設(shè)都已取得很大成績(jī)，為滿足群眾跨館查檔需求做好充分準(zhǔn)備。
3.3 融入智慧城市，發(fā)展提速?？琊^查檔是以館藏檔案資源為基礎(chǔ)的服務(wù)模式，它要求檔案館加快檔案信息化建設(shè)步伐，創(chuàng)建民生檔案數(shù)據(jù)庫，這與構(gòu)建以信息化、智能化、人性化為特征的智慧城市十分相符，是融入智慧城市建設(shè)的一項(xiàng)創(chuàng)新性舉措。為確保檔案工作穩(wěn)步發(fā)展，各級(jí)政府、檔案局館領(lǐng)導(dǎo)從人力、物力、財(cái)力等各方面加大保障力度，傾力開展跨館查檔工作。上海市浦東新區(qū)檔案館制定了存量檔案數(shù)字化五年計(jì)劃，該計(jì)劃由政府提供資金支持，將320萬卷館藏檔案以外包形式進(jìn)行全文數(shù)字化。近日，《江西省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，探索檔案工作區(qū)域發(fā)展模式，促進(jìn)館際合作，將信息化建設(shè)等經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算。[11]這些都對(duì)提升檔案事業(yè)整體水平具有重大意義。
4 館際聯(lián)動(dòng)的策略思考
4.1 更新人員觀念。檔案人員是開展跨館查檔工作的主體，其服務(wù)理念、開放意識(shí)、協(xié)作思想等直接影響著服務(wù)工作的質(zhì)量與效果，并關(guān)系著社會(huì)群眾檔案信息需求的實(shí)現(xiàn)。根據(jù)相關(guān)學(xué)者的問卷調(diào)查，各部門的溝通協(xié)調(diào)問題、觀念問題是制約民生檔案資源共建共享的重要因素。[12]目前，檔案資源“地區(qū)所有、部門私化”思想仍然存在，這與公眾日漸增長(zhǎng)的檔案利用需求相違背。檔案館應(yīng)重視對(duì)檔案工作人員的選拔與培訓(xùn)，打造出一支專業(yè)素養(yǎng)高、協(xié)作能力強(qiáng)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，提高檔案利用服務(wù)的整體水平。此外，檔案工作人員應(yīng)創(chuàng)造一切有利條件，積極宣傳民生檔案信息共享平臺(tái)，讓群眾了解平臺(tái)、會(huì)用平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)上探索服務(wù)新方式，開拓檔案服務(wù)新局面。
[關(guān)鍵詞] 檔案管理體制；改革；策略
在當(dāng)代，我國(guó)的檔案管理體制存在著一些問題，不能夠滿足人們對(duì)檔案管理的期望，這要求我們對(duì)檔案管理體制中存在的問題進(jìn)行深入分析和思考，從而探索出進(jìn)行檔案管理體制改革，提高檔案管理和利用效率的對(duì)策。
一、我國(guó)檔案管理體制中存在的問題
1、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和管理混亂。檔案管理作為一項(xiàng)行政管理活動(dòng)需要有相應(yīng)的檔案管理制度來進(jìn)行規(guī)范，但是，我國(guó)目前的檔案管理制度沒有明確規(guī)定檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、檔案機(jī)構(gòu)的日常工作內(nèi)容以及各檔案機(jī)構(gòu)之間的隸屬關(guān)系等，這樣的檔案管理制度使得各個(gè)政府部門以及企事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置自主性較大，缺乏統(tǒng)一的設(shè)置規(guī)范，每個(gè)檔案部門的檔案管理內(nèi)容不明確，責(zé)權(quán)不明確等，造成了檔案管理的過程中隨意性較強(qiáng)，整體管理較為混亂，難以科學(xué)長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。
2、檔案管理機(jī)構(gòu)性質(zhì)設(shè)定存在問題。目前，我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行了檔案局和檔案館合一的檔案管理體制，這種管理體制的設(shè)置本來是為了減少資源的浪費(fèi)，便于集中精力進(jìn)行統(tǒng)一管理，但是在具體實(shí)行的過程中卻缺乏對(duì)合體之后的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行性質(zhì)判定，這造成了檔案管理機(jī)構(gòu)的性質(zhì)區(qū)分困難和具體管理困難，違背了改革的本意。檔案局作為一個(gè)行政單位，其基本職能是制定和監(jiān)督執(zhí)行檔案規(guī)章制度，對(duì)下級(jí)檔案局機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，保障檔案的真實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理等，其目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息以及檔案事物的行政管理。而在進(jìn)行“局館合一”之后，新的檔案管理機(jī)構(gòu)無法確立其性質(zhì)，當(dāng)然其職能和權(quán)責(zé)也就無法劃定，造成了檔案工作難以正常進(jìn)行。[1]
3、檔案管理工作中的集中管理和分級(jí)管理之間的矛盾。受檔案管理工作的歷史影響，我們的檔案管理工作整體集中化程度較高，分級(jí)管理中各局館的自主性和協(xié)調(diào)性較差，難以配合完成日常的檔案管理工作。在目前的檔案管理中，我們?cè)O(shè)置了統(tǒng)一的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)各檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的管理，但是，各地方也都存在著檔案行政管理部門，他們主要受到地方政府的管理的領(lǐng)導(dǎo)，這使得檔案管理工作難以進(jìn)行集中化的專業(yè)管理，同時(shí)檔案管理效率又較低，難以完成檔案管理的任務(wù)。
二、檔案管理體制改革的策略
1、打破舊有的檔案管理體制，建立新的，集中管理的檔案管理體制。我們舊有的檔案管理體制采取的是各職能部門分別設(shè)立檔案資料室進(jìn)行本部門檔案管理的管理體制。這種體制雖然能夠促進(jìn)檔案搜集和本部門檔案利用效率的提高，但是不利于檔案的統(tǒng)一管理，我們對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體制進(jìn)行改革，就是要建立新的，集中管理的檔案管理體制。在新的檔案管理體制中，我們可以以縣區(qū)為單位，在縣區(qū)黨委和政府的領(lǐng)導(dǎo)下建立新的檔案館，這個(gè)新檔案館收集各部門檔案館的所有檔案資料，對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的管理和利用。在新的檔案館建立之后，部門檔案館負(fù)責(zé)收集檔案資料，收集到的檔案資料一方面可以為本部門所利用，另一方面要交總檔案館保存和進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。這種檔案管理方式融合了分散與集中管理檔案的優(yōu)點(diǎn)，有助于檔案管理和檔案利用的科學(xué)化。[2]
2、進(jìn)行檔案管理制度改革，建立科學(xué)的檔案管理制度。在檔案管理的局館設(shè)置問題以及自身性質(zhì)上，我們認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)各個(gè)地區(qū)，各個(gè)單位的不同情況建立檔案管理制度，明確檔案管理中各個(gè)單位的隸屬關(guān)系，明確檔案管理中各個(gè)部門的權(quán)責(zé)和服務(wù)對(duì)象，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)高效進(jìn)行。首先，檔案管理工作由地方檔案局統(tǒng)一安排進(jìn)行。這即有利于保障檔案管理工作的科學(xué)化和高效化，也能夠保障檔案管理的內(nèi)容能夠及時(shí)為國(guó)家和政府所用。其次，各檔案館在檔案局的統(tǒng)一主持下自由完成檔案管理工作。檔案館按照檔案局的要求開展檔案管理工作，同時(shí)，各檔案館要結(jié)合自身的實(shí)際情況，促使檔案信息的全面發(fā)展，能夠?yàn)樯鐣?huì)所用，實(shí)現(xiàn)檔案館存在的意義。最后，明確檔案局和檔案館的性質(zhì)。檔案局在檔案管理體制中依然保持其自身的行政性不變，按照行政管理的方式來對(duì)檔案館進(jìn)行管理。檔案館依然保持自己的事業(yè)單位的性質(zhì)，為社會(huì)和公眾提供檔案信息服務(wù)，但是在具體的工作過程當(dāng)中要服從檔案局的管理，完成檔案局交代的各項(xiàng)任務(wù)。[3]
三、結(jié)語
綜上所述，我國(guó)的檔案管理工作體制中存在著一些問題，給日常檔案管理工作的進(jìn)行造成了阻礙，并且，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展以及我們對(duì)檔案管理工作的倚重，這種阻礙也越來越明顯。通過對(duì)檔案管理體制中存在的問題進(jìn)行研究，我們借鑒了一些地方的檔案管理工作實(shí)踐狀況，提出了在我國(guó)進(jìn)行檔案管理體制改革的方法，希望能夠?qū)ξ覈?guó)檔案管理體制的科學(xué)發(fā)展產(chǎn)生一定的指導(dǎo)。
參考文獻(xiàn)：
[l]魏文志，我國(guó)檔案管理體制中出現(xiàn)的問題探討[J]，新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（4）.
[2]張烈里，我國(guó)檔案管理體制改革方向探析 [J]， 政策研究，2012，（9）.
民生檔案是指機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的檔案，包括勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、教育、醫(yī)療、食品安全、社會(huì)管理等民生領(lǐng)域中形成的檔案。從生老病死到衣食住行，民生檔案與百姓生活休戚相關(guān)。無論是社保檔案、低保檔案、拆遷安置檔案、移民檔案，還是知青檔案、復(fù)退軍人檔案、勞模檔案、戶籍檔案；也無論是改制企業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案、婚姻檔案、人口計(jì)生檔案、農(nóng)業(yè)科技檔案，還是土地承包檔案、林權(quán)制度改革檔案、農(nóng)村稅費(fèi)改革檔案、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案等，這些門類的民生檔案，都與人民群眾切身利益息息相關(guān)。
多年以來，每當(dāng)惠及民生的相關(guān)政策出臺(tái)后，唐山市豐南區(qū)檔案局都及時(shí)創(chuàng)新服務(wù)方式和服務(wù)手段，主動(dòng)做好基礎(chǔ)性工作，緊密圍繞社會(huì)保障、最低生活保障、新型農(nóng)村合作醫(yī)療、被征地農(nóng)民基本保障、老城區(qū)城中村拆遷、移民安置、財(cái)產(chǎn)公證、信用等重大民生問題，集中搜集好這些民生檔案信息資源，進(jìn)行建檔服務(wù)和監(jiān)督指導(dǎo)，確保民生檔案齊全完整、規(guī)范化歸檔。加大對(duì)土地、林權(quán)、房產(chǎn)、移民、婚姻等民生檔案的接收和整合力度，并率先建成各種專題民生檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，完成館藏所有民生檔案全文掃描任務(wù)，最大限度地為人民群眾查檔提供便利，讓他們的應(yīng)有權(quán)益得到維護(hù)。積極組織實(shí)施《民生檔案、服務(wù)民生工程》，全面開展“民生檔案規(guī)范年”活動(dòng)，優(yōu)化檔案館資源配置，截止目前檔案館館藏民生檔案達(dá)39233卷又90955件，已占館藏總量的一半。
婚姻登記檔案記載著人們婚姻觀的變化，也反映了百姓生活的變遷，對(duì)于促進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)有著重要的利用和參考價(jià)值?，F(xiàn)如今，貸款買房買車要遞交婚姻檔案，出國(guó)探親、離婚再婚等和百姓生活息息相關(guān)的很多民生問題都要提供婚姻證明。檔案館婚姻登記檔案利用率正呈逐年升高趨勢(shì)，僅2012年來我館查詢婚姻檔案的群眾就達(dá)到472人次，比2011年增加77人次。婚姻檔案作為一種原始憑證在人們?nèi)粘Ｉ钪械淖饔迷絹碓街匾?/p>
婚姻是一個(gè)人一生中很重要的一件事，而結(jié)婚證又是婚姻的唯一憑據(jù)。家住黃各莊鎮(zhèn)楊家泊村的楊先生的婚姻差一點(diǎn)成了沒有結(jié)婚證的婚姻，因?yàn)樗慕Y(jié)婚證在幾次搬家的過程中遺失了。遺失了結(jié)婚證的楊先生萬分著急，他生怕與妻子這幾十年的婚姻會(huì)因?yàn)闆]有結(jié)婚證而變?yōu)闊o效婚姻。政府惠民政策的出臺(tái)實(shí)施，農(nóng)村無退休金的獨(dú)生子女父母，男女年滿60周歲，每人每年可領(lǐng)取960元的生活補(bǔ)助，但必須提供結(jié)婚證、獨(dú)生子女證和戶口簿等材料，沒有結(jié)婚證什么也辦不了。正在發(fā)愁當(dāng)下，村治保主任告訴他去區(qū)檔案局查詢婚姻檔案可以找到自己的結(jié)婚證原始憑據(jù)，所幸楊先生記得當(dāng)時(shí)辦結(jié)婚證的時(shí)間和所在地，根據(jù)他提供的信息，我局工作人員通過全文掃描數(shù)字化檔案查詢系統(tǒng)，很快找到了他的婚姻檔案，憑借著這份檔案，他們夫婦也順利地領(lǐng)取了養(yǎng)老補(bǔ)貼款。截止目前，已有412人從館藏婚姻檔案中找到原始結(jié)婚證存根及夫妻關(guān)系證明材料，領(lǐng)取到960元一孩化補(bǔ)貼，還有16人次查詢離婚檔案解決了財(cái)產(chǎn)糾紛問題。上述兩項(xiàng)利用者的收益總額達(dá)到160多萬元，婚姻檔案為群眾獲得經(jīng)濟(jì)利益的作用可見一斑。
2013年1月，唐山市開平區(qū)的張先生來到豐南檔案館，要查閱母親的婚姻檔案。張先生父母離婚后，母親再婚并與繼父有一處共同房產(chǎn)，但幾年后其母再次離婚，這處房產(chǎn)給了母親。不幸的是兩年后母親過世，依照法律程序張先生是合法繼承人，但他必須提供母親與繼父的離婚協(xié)議。在檔案館里，工作人員不到一分鐘便將這份協(xié)議書從電腦里調(diào)出來，使張先生依法繼承了這份房產(chǎn)。與張先生一樣，因?yàn)樨?cái)產(chǎn)分割、落戶或其他原因來豐南檔案局查閱婚姻檔案的幾乎每天都有，最多的時(shí)候，一天就接待數(shù)十人，其中不乏省外函電查詢婚姻檔案的情況。婚姻檔案已不僅局限于婚姻狀況，隨著各種法律、法規(guī)政策的健全，利用者多數(shù)是為買房買車、戶口遷移、出國(guó)定居、子女撫養(yǎng)費(fèi)支付等生活問題提供重要憑證。
近幾年，隨著城市“中興”的發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，我區(qū)老城區(qū)的城中村拆遷改造項(xiàng)目陸續(xù)啟動(dòng)。動(dòng)遷居民需要辦理房屋更名手續(xù)，而婚姻狀況證明是辦理房產(chǎn)過戶必不可少的要件之一。政府為使動(dòng)遷工作順利，還出臺(tái)了相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)政策，如果不能及時(shí)提供婚姻狀況證明，將直接影響到百姓個(gè)人利益和拆遷改造項(xiàng)目的順利進(jìn)行，拆遷工作、回遷工作也將會(huì)延遲。為此，區(qū)檔案館在服務(wù)大廳設(shè)立了婚姻檔案出證窗口，配備專門人員，采取網(wǎng)上咨詢、電話預(yù)約、送檔上門等多種服務(wù)形式，接待人員放棄午休，全天為利用者出具婚姻關(guān)系證明。目前已為93戶動(dòng)遷居民辦理房產(chǎn)過戶手續(xù)時(shí)，提供了婚姻關(guān)系證明。
隨著時(shí)代的發(fā)展，“無婚姻登記記錄證明”已成為未婚、離婚和未再婚公民在財(cái)產(chǎn)繼承、公證、出國(guó)、抵押、貸款等諸多事務(wù)中不可缺少的要件之一。公正、房產(chǎn)和銀行等部門要求公民出具未婚證明作為要件的項(xiàng)目也越來越多。由于我國(guó)法律規(guī)定，結(jié)婚可以在男女任何一方的常住戶口所在地的婚姻登記機(jī)關(guān)辦理結(jié)婚登記。因此，即使當(dāng)事人本人戶口所在地沒有其結(jié)婚登記的信息，也不能證明當(dāng)事人未在其他婚姻登記機(jī)關(guān)登記結(jié)婚，所以檔案館無法為當(dāng)事人出具未婚證明。檔案館不出“未婚證明”，老百姓就辦不成事。為此區(qū)檔案館工作人員學(xué)法律、搞調(diào)研，與公證、房產(chǎn)部門溝通，確定了“無婚姻登記記錄情況說明”的文本格式。使檔案館出具“無婚姻登記記錄情況說明”既不違反法律規(guī)定，又得到公正、房產(chǎn)和銀行等部門的認(rèn)可，百姓的需求得以解決。截止目前檔案館就為36人出具了“無婚姻登記記錄證明”。
自1998年起，豐南民政部門開始將婚姻登記檔案移交到豐南檔案館。至今，我館累計(jì)接收婚姻檔案1885卷又42571件，涉及群眾近30萬人，為方便百姓利用，這部分檔案已全部完成數(shù)字化，被逐條錄入微機(jī)，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化檢索。
兩地互建重要檔案數(shù)據(jù)備份基地的條件
上世紀(jì)60年代，許多檔案館都為備戰(zhàn)而建立了后庫，后庫對(duì)減弱戰(zhàn)爭(zhēng)的危險(xiǎn)起了積極的作用。時(shí)至今日，新的檔案載體，新的管理方法和新的利用方式，遠(yuǎn)不是一個(gè)后庫能解決的問題。重要館藏檔案數(shù)據(jù)異地備份制度的建立，需要賦予其時(shí)代內(nèi)容及時(shí)代特征。國(guó)家檔案局提出的“選擇異地備份場(chǎng)所，以相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方為宜”要求，為我們選擇和建立異地備份基地的外部環(huán)境提供了依據(jù)，但要付諸實(shí)施，還必須考慮內(nèi)部環(huán)境、館庫設(shè)備條件等因素。南京與哈爾濱兩市互建檔案數(shù)據(jù)異地備份基地，主要考慮了以下幾個(gè)因素。
從硬件環(huán)境看：
1 基礎(chǔ)管理到位。南京與哈爾濱市檔案館均為國(guó)家一級(jí)綜合檔案館，有標(biāo)準(zhǔn)的庫房和科學(xué)的管理辦法。因不同的備份方式和備份介質(zhì)，需要提供不同的保管條件，需要有專用的存儲(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，這些要求和條件目前在兩館都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，良好的館舍條件和設(shè)備條件對(duì)互建備份基地不僅可以節(jié)約成本，而且提高了安全系數(shù)。
2 信息化建設(shè)達(dá)到一定水平。南京和哈爾濱市檔案局在檔案信息化建設(shè)工作方面同屬全國(guó)前列單位。近10年來，哈爾濱市檔案局在檔案信息化建設(shè)上資金累計(jì)投入近八百萬元，基本實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、管理網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)在線化目標(biāo)。已成為設(shè)備較為完全齊備，基礎(chǔ)設(shè)施良好，三網(wǎng)連通(局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)和因特網(wǎng))，三庫資源豐富(目錄數(shù)據(jù)庫、全息數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫)，管理手段現(xiàn)代的數(shù)字檔案館。南京市檔案館檔案信息化建設(shè)啟動(dòng)早，檔案信息化建設(shè)納入全市信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，成為電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分，經(jīng)過多年的建設(shè)，特別是2006年以來，制定了全市檔案信息化建設(shè)老三年、新三年規(guī)劃，在分段推進(jìn)的方針指導(dǎo)下，基本實(shí)現(xiàn)了以“三網(wǎng)一庫”建設(shè)為重點(diǎn)的檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施現(xiàn)代化，重要、珍貴、利用率高的館藏檔案資源數(shù)字化，檔案信息利用和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件、電子檔案的管理規(guī)范化，以電子文件中心和電子檔案中心建設(shè)為重點(diǎn)，有序推動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)全市檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。兩市檔案信息化建設(shè)成果為重要館藏檔案數(shù)據(jù)異地備份工作打下了良好的基礎(chǔ)，為在應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、突發(fā)事件等情況下，及時(shí)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)恢復(fù)，數(shù)據(jù)還原提供了技術(shù)保障和支撐。
3 2009年初南京和哈爾濱兩市結(jié)為友好城市協(xié)議簽署，為兩市在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化教育等領(lǐng)域開展多項(xiàng)交流與合作搭建了一個(gè)廣闊的平臺(tái)。這也為兩館互建檔案數(shù)據(jù)異地備份基地提供了有利條件。
從軟件環(huán)境看：
1 兩館領(lǐng)導(dǎo)高度重視。哈爾濱市檔案局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，指定部門和人員負(fù)責(zé)工作的具體實(shí)施。南京市檔案局在收到哈爾濱市檔案局的商議函后，專題召開了局長(zhǎng)辦公會(huì)，落實(shí)了由文檔數(shù)據(jù)管理中心主辦，相關(guān)處室協(xié)辦，分管領(lǐng)導(dǎo)督辦的工作機(jī)制。局長(zhǎng)尹玉蘭強(qiáng)調(diào)：兩館互建備份基地，是新時(shí)期新形勢(shì)任務(wù)對(duì)我們的新要求，也是貫徹國(guó)家檔案局工作要求的重要舉措，一定要強(qiáng)化高度的政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)和緊迫意識(shí)，科學(xué)謀劃，合理安排。認(rèn)真落實(shí)。并將此工作作為重大事項(xiàng)向市政府進(jìn)行了專項(xiàng)報(bào)告。同時(shí)，局領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，劃撥專用經(jīng)費(fèi)、開辟專用庫房、添置專用設(shè)備積極開展這項(xiàng)工作。領(lǐng)導(dǎo)的重視為做好工作提供了有力保障。
2 兩館職能部門精誠合作。自雙方初步達(dá)成協(xié)議開始，南京市文檔數(shù)據(jù)管理中心和哈爾濱市檔案局技術(shù)保護(hù)處建立了良好的合作關(guān)系，雙方互信互諒。在協(xié)議起草和移交手續(xù)辦法擬定中，對(duì)不同意見或想法及時(shí)溝通，求大同，存小異，大事按原則，講科學(xué)，小事求實(shí)際，講誠信。對(duì)合同以外的事務(wù)細(xì)節(jié)，互相提醒，為對(duì)方考慮。雙方真誠合作，精心管理，互相學(xué)習(xí)。精誠合作的精神為做好重要館藏檔案數(shù)據(jù)異地備份工作提供了有力的保證。檔案工作者認(rèn)真的守職守責(zé)精神，也為檔案數(shù)據(jù)的安全增添了一道安全屏障。這不僅是檔案數(shù)據(jù)之幸，更是人類文明之幸。
對(duì)開展重要館藏檔案數(shù)據(jù)異地備份工作的思考
南京、哈爾濱兩市檔案館間重要館藏檔案數(shù)據(jù)異地備份基地建設(shè)工作已經(jīng)啟動(dòng)，兩地重要館藏檔案數(shù)據(jù)備份工作開始實(shí)施。作為一項(xiàng)工作，這僅僅是一個(gè)開始，作為嘗試和探索，還有許多問題需要研究和思考。
1 重要館藏檔案數(shù)據(jù)異地備份基地的選擇除了點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的方式，是否可以選擇一點(diǎn)對(duì)多點(diǎn)的方式。即不一定是雙向的，可選擇單向的，這樣可以解決雙套備份的問題，更具安全性。同時(shí)，在更新數(shù)據(jù)時(shí)，可選擇不同的套別進(jìn)行，也節(jié)約了成本。
2 重要館藏檔案數(shù)據(jù)異地備份是一個(gè)檔案館進(jìn)行，還是一個(gè)地區(qū)的檔案館同時(shí)進(jìn)行。中國(guó)檔案事業(yè)體系層級(jí)分明，上級(jí)對(duì)下級(jí)有監(jiān)督指導(dǎo)權(quán)。一個(gè)市級(jí)檔案館，對(duì)其所屬的區(qū)縣檔案館有業(yè)務(wù)指導(dǎo)職責(zé)。在檔案信息化的統(tǒng)一規(guī)劃下，是否應(yīng)該考慮數(shù)據(jù)備份的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)一實(shí)施。若能統(tǒng)一實(shí)施，必將對(duì)一個(gè)地區(qū)的信息化建設(shè)起到積極的推進(jìn)作用；同時(shí)對(duì)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共享也會(huì)起到促進(jìn)作用。但我們又必須考慮數(shù)據(jù)容量巨大，數(shù)據(jù)種類繁多等因素可能帶來的載體體積等問題。
3 重要館藏檔案數(shù)據(jù)異地備份的技術(shù)有多種實(shí)現(xiàn)方式，應(yīng)該根據(jù)具體的應(yīng)用情況酌情選擇，還要選擇合適的備份方法、備份介質(zhì)和備份方式。在備份方法上就有在線備份和本地下載異地備份等選擇，如何抉擇。當(dāng)選擇了在線備份后，又有備份構(gòu)架選擇的問題。而本地下載異地備份時(shí)，備份的是數(shù)據(jù)庫文件、系統(tǒng)文件還是原始數(shù)據(jù)等等。備份方式上，是選擇完全備份、增量備份、差量備份、合成完全備份等其中的哪一種。最終我們還必須面臨選擇備份介質(zhì)的難題，硬盤、磁帶或光盤等，各有優(yōu)劣，合誰取誰，等等。一個(gè)檔案館應(yīng)選擇什么樣的方法進(jìn)行重要館藏檔案數(shù)據(jù)的異地備份，以什么作為選擇方法的標(biāo)準(zhǔn)或參考值，關(guān)系到重要館藏檔案異地備份的成敗和重要館藏檔案數(shù)據(jù)的安全乃至檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)當(dāng)成為今后一段時(shí)間內(nèi)檔案學(xué)專家、學(xué)者及檔案工作人員著力研究的重要課題。
4 重要館藏檔案數(shù)據(jù)異地備份的數(shù)據(jù)是否需要采用寫保護(hù)的方式封存。寫保護(hù)它一方面保護(hù)了原有文件，防止誤操作，另一方面它又避免了病毒對(duì)文件數(shù)據(jù)的攻擊。是選擇硬件寫保護(hù)，還是軟件寫保護(hù)，如何采用技術(shù)手?jǐn)喾婪读碛袌D謀者的侵犯將對(duì)我們提出更高更嚴(yán)的要求。
從小喜愛藝術(shù)的我，經(jīng)歷了由寫好一手鋼筆字、臨寫毛筆字帖、練刻印章，到研習(xí)先秦與兩漢的篆隸，努力追求書法篆刻藝術(shù)更高境界的漫長(zhǎng)之路。
書法篆刻藝術(shù)的創(chuàng)作與我的工作緊密相連。1978年人中國(guó)人民大學(xué)歷史檔案專業(yè)讀書，經(jīng)歷了在遼寧省檔案館和中國(guó)第一歷史檔案館的實(shí)習(xí)，1982年分配至國(guó)家檔案局，一直從事著與歷史、文化、書法、印章、文學(xué)有著深刻關(guān)聯(lián)的工作。可以這樣說，工作業(yè)務(wù)的開展充分得益于書法、篆刻、文學(xué)等方面的修養(yǎng)，而長(zhǎng)期在檔案部門的工作歷練又給了藝術(shù)創(chuàng)作以源泉和根基。隨著時(shí)間的推移，這種良性的相互影響和浸潤(rùn)越來越深刻，越來越顯現(xiàn)出。這應(yīng)該就是文化的力量吧。難怪西泠印社的老社長(zhǎng)、著名書法篆刻家劉江先生第一次在評(píng)判我的作品時(shí)，問我是干什么工作的，如實(shí)回答后，他說道，難怪，作品很大氣，有書卷氣，不俗氣。這與你從事著的檔案、歷史與文化的工作性質(zhì)有直接關(guān)系，很難得呀。
書法篆刻藝術(shù)的創(chuàng)作也使我與眾人結(jié)緣。我十分愿意給我的同事、領(lǐng)導(dǎo)和朋友們(相識(shí)的和不相識(shí)的)篆刻印章，題寫書法。這既是我十分樂意的事情，也加深了人與人之間的情誼。大家都說“心心相印”，我說“印印連心”。記得剛到國(guó)家檔案局不久，因工作關(guān)系，與原國(guó)家檔案局的第一任局長(zhǎng)、中央辦公廳副主任、時(shí)任中顧委委員的曾三同志接觸較多，聆聽他老人家講述那不凡的革命經(jīng)歷，這對(duì)我后來的人生道路影響頗深。特別是受他的要求，刻了“何謂人生幸福，酸甜苦辣都嘗”兩枚印章送他。后來在1987年《檔案法》宣傳活動(dòng)中，我又編寫了劇本，拍攝了電視專題片《默默耕耘者――曾三》，在中央電視臺(tái)播放，引起了良好的社會(huì)反響。
書法篆刻藝術(shù)的創(chuàng)作也要為宣傳檔案工作服務(wù)。這些年來，為配合重要活動(dòng)，我為《中國(guó)檔案》雜志、《中國(guó)檔案報(bào)》刻制和發(fā)表了許多枚印章，“中央檔案館”的印章作為標(biāo)記，放在了檔案電視宣傳片的每一個(gè)畫面中；“中國(guó)檔案館指南叢書”的大紅印章則印在了中國(guó)檔案出版社近年出版的大型系列叢書《檔案館指南》的扉頁上。
翰墨寄情，金石結(jié)緣，我國(guó)檔案系統(tǒng)愛好書法的同仁不少，應(yīng)該組織起來，多搞些活動(dòng)。我現(xiàn)在最大的愿望是能到各地檔案館做巡回交流，與檔案系統(tǒng)的眾多書法、篆刻同道們一起切磋和提高。只有不斷提升檔案工作者的歷史底蘊(yùn)和文化品味，我們才能更加勝任我們所從事的崇高事業(yè)。
