發(fā)布時(shí)間：2023-06-15 17:16:56
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理專業(yè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
檔案管理專業(yè)是高職院校文秘專業(yè)和行政管理專業(yè)的主干課程，也是文秘工作者必須掌握的基本技能。高職院校培養(yǎng)的文秘人員，是直接服務(wù)于社會(huì)的專業(yè)人員。目前社會(huì)需要文秘人員的單位既有黨政機(jī)關(guān)、大型企業(yè)，也有小型企業(yè)。在一些小型企業(yè)，文秘常常身兼數(shù)職，既是領(lǐng)導(dǎo)者的助手，又是檔案管理者。而小型企業(yè)的檔案管理既有企業(yè)內(nèi)部資料，又有相關(guān)人事。而文秘人員只有充分了解檔案管理的規(guī)律、性質(zhì)和作用，才能有效開展自己的工作，使自己的工作有條不紊。而做到這一點(diǎn)，就必須要在“檔案管理專業(yè)”中學(xué)好這門課。目前，我國的檔案管理專業(yè)在教學(xué)中還存在一些問題，阻礙著該專業(yè)的發(fā)展。首先，在教學(xué)方式上，目前的檔案管理教學(xué)還存在著填鴨式的教學(xué)方式。教師在講課時(shí)，只注重理論傳授，缺少與學(xué)生的互動(dòng)。更缺少學(xué)生的參與。檔案管理本來就是一件比較枯燥的工作，需要工作者的耐心和細(xì)心才能完成。這份工作性情急躁的人難于勝任。在教學(xué)中如果用枯燥的方式進(jìn)行講授，很難使學(xué)生產(chǎn)生興趣。其次，是教材方面的原因。目前的檔案管理專業(yè)教材大多是本科所用教材，偏重于理論性。而高職教學(xué)的目標(biāo)是偏重于實(shí)用性，學(xué)生掌握了相關(guān)技能，就要馬上投入到工作實(shí)踐中。這樣的教材就和生活嚴(yán)重背離。理論性的教材內(nèi)容，主要是概念多，而且具有抽象性，令高職學(xué)生很難掌握。并且這些概念性知識(shí)在以后的實(shí)際工作中，并沒有多少使用價(jià)值。隨著計(jì)算機(jī)的普及，當(dāng)前的檔案管理已經(jīng)采用電腦操作，以前的檔案管理，工作重點(diǎn)在管理方面，檔案制作是文秘人員的工作，但在計(jì)算機(jī)時(shí)代，檔案管理已經(jīng)成為“文檔一體化”，將文秘和檔案管理集于一身。但教材中卻沒有體現(xiàn)這一點(diǎn)。第三個(gè)問題是課程設(shè)置問題，目前的檔案管理課程偏重于理論學(xué)習(xí)，輕視了手工操作。檔案管理是個(gè)細(xì)心加耐心的復(fù)雜工作，在工作中需要手眼腦并用。因此這門課程需要不斷地進(jìn)行訓(xùn)練，才能掌握技巧，尤其是目前的“文檔一體化”，更是要以實(shí)際操作為主。如果只重視理論，將來學(xué)生走上工作崗位就會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂的狀況。第四個(gè)問題是教師存在的問題，目前檔案管理專業(yè)的教師，大多數(shù)是文檔一體化之前的教師，他們對(duì)于這種與電腦相關(guān)的檔案管理黑沒有完全適應(yīng)，因此在教學(xué)中也不能將這種新操作方式傳給學(xué)生。一些學(xué)生常常在學(xué)校學(xué)不到這類知識(shí)，還是在實(shí)習(xí)階段自己通過實(shí)習(xí)，向從事這門技術(shù)的專業(yè)人員學(xué)來的。
二檔案管理專業(yè)改革的途徑探索
檔案管理專業(yè)的教學(xué)改革要從以下幾個(gè)方面做起。
（一）改善教學(xué)方式
進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國各行各業(yè)都重視對(duì)專業(yè)人才的使用。過去，一些小型企業(yè)的文秘工作，一般都是找個(gè)中學(xué)生來代替，或者是家族企業(yè)的家屬擔(dān)任。但進(jìn)入新世紀(jì)以來，企業(yè)管理越來越專業(yè)化，小型企業(yè)和家族企業(yè)也步入正規(guī)化。因此文秘人員的市場(chǎng)需求也越來越大，在教學(xué)方式方面，要將實(shí)用型人才的培養(yǎng)放在首位，而實(shí)用性就是要強(qiáng)調(diào)學(xué)生的動(dòng)手能力。在教學(xué)檔案管理這門課程時(shí)，要強(qiáng)調(diào)檔案的重要性。像我國目前就有很多與檔案有關(guān)的電視節(jié)目，如《國寶檔案》、《百家講壇》中都與檔案管理相關(guān)，可以將這些內(nèi)容作為新媒體教材引用到課堂上，既能活躍課堂氣氛，還能使學(xué)生明白檔案管理的重要性。在教學(xué)課程中，教師要鼓勵(lì)學(xué)生積極參與討論，也可以讓他們制作一些相關(guān)檔案，來強(qiáng)化他們的理論知識(shí)。
（二）改善教材內(nèi)容
高職教育是目前我國高等教育的主要部分，在教材編寫方面，要將高職檔案管理與實(shí)用性掛鉤，編寫適用于高職學(xué)校使用的教材。增加實(shí)用性和現(xiàn)代化內(nèi)容，摒棄那些不適合時(shí)代的陳舊內(nèi)容，將動(dòng)手能力作為教材的主要部分。由于目前出現(xiàn)的“文檔一體化”人才模式，需要在教材中增加檔案制作的相關(guān)內(nèi)容，這樣，學(xué)生走上社會(huì)就會(huì)利用自己掌握的技服務(wù)于社會(huì)。
（三）課程設(shè)置的改革
在課程設(shè)置上，也要將動(dòng)手能力的課程時(shí)間加大，讓學(xué)生在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，這樣便于鞏固知識(shí)，也鍛煉了他們的實(shí)踐能力。動(dòng)手能力不僅是掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要通過實(shí)習(xí)，幫助企業(yè)制作檔案，這樣才能使學(xué)習(xí)和生活聯(lián)系在一起。閉門造車式的制作不能適應(yīng)社會(huì)需要。
（四）提高教師素質(zhì)
【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；專業(yè)技術(shù)人員；業(yè)務(wù)檔案；檔案管理
在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，醫(yī)院在加快專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)做好專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保密化管理工作，在提高專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作水平和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，通過加強(qiáng)其專業(yè)化、規(guī)范化、法制化、保密化管理促使醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員得到穩(wěn)定。
一、提高檔案管理人員信息化建設(shè)、保密意識(shí)
在醫(yī)院方面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳力度，促使內(nèi)部檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)得到充分培養(yǎng)，加強(qiáng)院內(nèi)檔案管理工作人員的責(zé)任感，繼而保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作的水平和質(zhì)量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)范化、法制化、保密化管理的重要性。在醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員方面，應(yīng)當(dāng)通過加強(qiáng)其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，引導(dǎo)其自覺配合并參與到檔案管理工作中。除此之外，應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)檔案管理者的保密意識(shí)，通過加強(qiáng)檔案保密法制教育來培育院內(nèi)醫(yī)務(wù)人員的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。
二、加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)
為了提升專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作水平和質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面著手。具體來說，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)努力爭取部門領(lǐng)導(dǎo)的支持，加強(qiáng)財(cái)力、人力、物力投入力度，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存與管理?xiàng)l件得到顯著提升。應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存室，保證檔案保存室、檔案閱覽室、行政辦公室能夠分開管理。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)配備鐵質(zhì)材料的檔案貯存柜，在紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案保存室內(nèi)配備空調(diào)、除濕器、滅火器等設(shè)備，保證檔案儲(chǔ)存室能夠得到有效的管理和維護(hù)，加強(qiáng)對(duì)檔案儲(chǔ)存室防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施的檢查和管理，為專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的安全提供有力保障。
三、加大檔案管理信息化建設(shè)力度
推進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員管理工作的順利開展具有重要作用，并且全力促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)也是醫(yī)院人事制度改革、創(chuàng)新的根本需求。因此，專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采取有效措施促進(jìn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到顯著提升，促使醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員信息得到準(zhǔn)確、及時(shí)的傳輸和運(yùn)用，從而保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化管理的準(zhǔn)確性、時(shí)效性。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備以及先進(jìn)的技術(shù)促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案資料得以信息化整理和輸入，并借助信息處理技術(shù)將檔案中的文字、圖片以及聲像等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案紙質(zhì)資料與電子資料得以并存，結(jié)合實(shí)際需求能夠在屏幕上查找和閱覽相關(guān)內(nèi)容。
四、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)
醫(yī)院若想保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作能夠順利開展，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，引進(jìn)高水平、高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部溝通交流，使其能夠在溝通中分享交流經(jīng)驗(yàn)，促使檔案管理隊(duì)伍整體水平得到較為顯著的提高。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)階段性地組織院內(nèi)檔案管理工作人員參與到各項(xiàng)教育培訓(xùn)活動(dòng)中，豐富其專業(yè)知識(shí)的積累，提高其信息化管理水平，促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量地完成，杜絕檔案泄密事件的發(fā)生。例如：醫(yī)院可以開展相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班、設(shè)置信息化技術(shù)培訓(xùn)課程、組織開展思想道德素養(yǎng)的相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)等。另外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)院內(nèi)檔案管理者思想政治素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其具備較高的思想意識(shí)和敏銳的政治責(zé)任感，始終堅(jiān)持正確的政治立場(chǎng)和原則，發(fā)自內(nèi)心地?zé)釔蹤n案管理工作，通過嚴(yán)格實(shí)施檔案保密工作為醫(yī)院和諧發(fā)展、社會(huì)和諧穩(wěn)定提供強(qiáng)有力的支持。
五、加強(qiáng)對(duì)檔案保密性監(jiān)管力度
新時(shí)期，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及應(yīng)用，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作實(shí)施監(jiān)管，積極強(qiáng)化法制建設(shè)，考察專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保存和保密情況，監(jiān)督院內(nèi)檔案管理工作人員的工作行為，促使專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作得到規(guī)范化、保密化管理。具體來說，應(yīng)當(dāng)依法開展醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)制度的規(guī)范、完善和優(yōu)化，保證專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、法制化發(fā)展。并且還應(yīng)當(dāng)對(duì)其檔案信息安全保障體系建設(shè)進(jìn)行強(qiáng)化，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全保障體系的完善和優(yōu)化，健全醫(yī)院檔案信息安全管理機(jī)制，杜絕一切泄密事件和失密事件的發(fā)生；應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，保證醫(yī)院數(shù)據(jù)庫信息的安全性、真實(shí)性和完整性；加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用和管理，采取物理隔離的方式保證其與外網(wǎng)的隔離，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化密鑰管理和身份認(rèn)證，落實(shí)檔案管理崗位責(zé)任制。
六、結(jié)語
綜上所述，新時(shí)期，隨著信息技術(shù)等各類先進(jìn)技術(shù)廣泛地應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，醫(yī)院不僅需要從檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、檔案管理監(jiān)督工作等方面入手，還應(yīng)當(dāng)在加快其信息化建設(shè)進(jìn)程的同時(shí)，努力做好專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案保密化管理工作。通過規(guī)范化、法制化、保密化管理專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案，促使醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員得到穩(wěn)定發(fā)展，為醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)提供一定的支持。
【參考文獻(xiàn)】
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圖書檔案管理專業(yè)主要課程
圖書檔案管理專業(yè)開設(shè)課程：《圖書館學(xué)基礎(chǔ)》、《檔案學(xué)基礎(chǔ)》、《文獻(xiàn)資源建設(shè)》、《圖書館目錄》、《信息管理概論》、《信息法學(xué)》、《文書學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)復(fù)制技術(shù)》、《圖書分類學(xué)》、《檔案文獻(xiàn)編纂》、《圖書館自動(dòng)化系統(tǒng)》、《檔案保護(hù)技術(shù)》、《企業(yè)檔案管理》、《科技檔案管理》、《檔案文獻(xiàn)檢索》、《數(shù)字圖書館的原理與技術(shù)》
圖書檔案管理專業(yè)就業(yè)方向
該專業(yè)就業(yè)主要面向圖書館、檔案館、圖書檔案公司等企事業(yè)單位，從事文獻(xiàn)信息的收集、整理、開發(fā)與利用等工作。畢業(yè)生不僅能夠勝任圖書館和檔案局專門機(jī)構(gòu)的管理工作，更能勝任企事業(yè)單位和廠礦私營企業(yè)的文檔管理、文秘等專業(yè)性工作，就業(yè)面廣。還可參加專升本考試，進(jìn)入本科院校進(jìn)一步深造。就業(yè)去向：國家機(jī)關(guān)和各類企事業(yè)單位，從事圖書情報(bào)與檔案管理等工作。
圖書檔案管理專業(yè)主要職業(yè)能力
1.具備對(duì)新知識(shí)、新技能的學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)能力;
2.具備文獻(xiàn)信息的采集能力;
3.具備文獻(xiàn)信息的組織能力;
4.具備文獻(xiàn)流通管理與服務(wù)能力;
5.具備文獻(xiàn)信息咨詢服務(wù)能力;
一、檔案管理工作現(xiàn)狀分析
(一)檔案管理人員缺乏,素質(zhì)較低。
專業(yè)的檔案管理人員缺乏,現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人,而且是臨時(shí)配備的。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗,不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高,缺乏系統(tǒng)培訓(xùn),對(duì)檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握,很難使檔案工作走上規(guī)范化道路。
(二)檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一。
目前中等專業(yè)學(xué)校檔案館(室)的管理方式陳舊落后,有些還是手工作業(yè),在文件立卷歸檔后,檔案工作人員還需對(duì)其進(jìn)行加工,如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫,不僅重復(fù)性勞動(dòng)工作量大、時(shí)間長、速度慢,而且極大地限制檔案的處理速度。這樣的管理模式,致使檔案管理人員無暇顧及對(duì)某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效的開發(fā)利用,查閱檔案也因管理方式落后,案卷調(diào)動(dòng)頻繁而造成磨損嚴(yán)重,且檢索速度慢,查找準(zhǔn)確率低、查全率低。
(三)收集資料不夠完整。
外出參加會(huì)議的人員不會(huì)主動(dòng)把會(huì)議文件交給檔案人員歸檔,而檔案人員對(duì)學(xué)校外派人員參加會(huì)議的情況不了解造成了會(huì)議文件未能及時(shí)歸檔。某些教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度,認(rèn)為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果,屬于私有財(cái)產(chǎn),若經(jīng)檔案部門歸檔后就會(huì)成為公有財(cái)產(chǎn),容易抹殺個(gè)人的成績,并且再利用時(shí)借用手續(xù)繁瑣,還是自己保管放心、方便。
(四)硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。
有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,檔案材料隨處散放,造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全,部分學(xué)校檔案保管箱不規(guī)范,影響保管使用效果。
二、檔案管理工作對(duì)策探究
(一)強(qiáng)化檔案管理意識(shí),完善檔案管理機(jī)制。
提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí),是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義,樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識(shí),堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為。首先要扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作,建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度,按《檔案法》要求,規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循,有法可依。其次要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作,解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題,促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢(shì)教育教學(xué)改革的步伐。最后要按上級(jí)檔案管理部門的要求,建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu),集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會(huì)計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。另外,各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員,負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料,形成檔案工作齊抓共管的局面,以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。
(二)加強(qiáng)人員配備,搞好檔案實(shí)施建設(shè)。
為了不使那些奠基性材料缺失,學(xué)校教學(xué)檔案要實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理,首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé),并健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度,嚴(yán)格按規(guī)章辦事。其次,硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ),同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段,要專門設(shè)立檔案室,教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥,配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實(shí)施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。
(三)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),提高現(xiàn)代化管理水平。
檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分,是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ),是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念要現(xiàn)代化,即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn),正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念,制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。最后在檔案管理中要實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化,即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施,收集、處理、傳遞檔案信息資料,提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。
(四)穩(wěn)定檔案隊(duì)伍,提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。
學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則,著重收集本單位形成的文件材料,上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料,本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料、協(xié)議書、勞動(dòng)工資等材料。文件材料收集齊全后,要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。
學(xué)校檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型,保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)地發(fā)展。學(xué)校要著力提高整支隊(duì)伍素質(zhì),創(chuàng)造條件,有針對(duì)性對(duì)不同工作崗位的知識(shí)進(jìn)行更新,加強(qiáng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作;建立競爭機(jī)制,克服人的惰性,充分發(fā)揮入的主觀能動(dòng)性,創(chuàng)造有他們的用武之地和舒展才能的機(jī)會(huì);建立激勵(lì)機(jī)制,合理設(shè)置崗位。工作科學(xué)量化,體現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣,有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性的充分發(fā)揮。
建立健全學(xué)校檔案,實(shí)行檔案管理,有利于對(duì)學(xué)校的正確評(píng)估,有利于對(duì)教師和學(xué)生的全面考核,有利于查找和使用歷史資料,有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理,有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量。只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好,就一定能把學(xué)校辦出成績,辦出特色,辦出水平。
參考文獻(xiàn):
[1]周楓,辛梅菊.做好學(xué)校檔案管理工作初探[J].山東檔案,2005,(5).
關(guān)鍵詞: 高職院校文秘專業(yè)檔案管理課程教學(xué)方法課程設(shè)置
檔案管理是高職院校文秘專業(yè)的一門主修課程。作為應(yīng)用型人才的培養(yǎng)基地,高職院校不但要培養(yǎng)學(xué)生扎實(shí)的理論基礎(chǔ),更要鍛煉學(xué)生的實(shí)際應(yīng)用能力和職業(yè)技能。因此,高職院校文秘專業(yè)的檔案管理課程應(yīng)根據(jù)當(dāng)前形勢(shì)在教育方法和課程設(shè)置等方面有所創(chuàng)新,提高高職院校的教學(xué)水平。
一、高職院校文秘專業(yè)檔案管理課程的重要作用
檔案管理課程是高職文秘專業(yè)的主修課程。文秘工作是綜合性很強(qiáng)的工作,不僅擔(dān)負(fù)著撰寫公文和各類應(yīng)用文體的工作,還擔(dān)任著文件收發(fā)、會(huì)議組織、人際溝通、信息處理等工作[1]。因此,面對(duì)日常工作中的大量文件,做好檔案管理,使工作井然有序是對(duì)秘書的基本要求。
二、檔案管理課程教學(xué)現(xiàn)狀分析
(一)教材陳舊[2],不符合當(dāng)前教育形勢(shì)。當(dāng)前多數(shù)高職院校文秘專業(yè)的檔案管理課程的教材仍是上世紀(jì)七八十年代的版本,這些教材在內(nèi)容上過于陳舊,方法上老套、原始,與現(xiàn)代社會(huì)的辦公方式相差甚遠(yuǎn),早已經(jīng)不適合當(dāng)代大學(xué)生學(xué)習(xí)。例如,舊的教材強(qiáng)調(diào)的是理論知識(shí),偏重事業(yè)單位和行政部門的檔案管理,這與高職學(xué)生就業(yè)市場(chǎng)需求明顯不符;在工作方法上,舊教材由于年代的原因沒有太多涉及“辦公自動(dòng)化”的概念,這與我們所處的信息時(shí)代不相統(tǒng)一。
(二)教學(xué)方法與課程設(shè)置不科學(xué)[3]。在教學(xué)方法上,多數(shù)高職院校仍然走多年前的舊路線,即仿照本科院校相關(guān)專業(yè)那樣,多數(shù)課時(shí)都是理論課,實(shí)訓(xùn)得不到應(yīng)有的重視,學(xué)生很少有實(shí)踐的機(jī)會(huì)。通過理論學(xué)習(xí),學(xué)生雖然獲得了一些專業(yè)理論知識(shí),但是一到真正的崗位上就手忙腳亂,學(xué)過的理論知識(shí)無法應(yīng)用于實(shí)際工作中,這違背了我國職業(yè)教育的初衷。另外,檔案管理屬于文科,許多學(xué)校按照文科專業(yè)普遍的上課方式,學(xué)生只是單向地接受信息、記筆記,這就會(huì)使學(xué)生感到枯燥、乏味,提不起學(xué)習(xí)興趣,考試之前只是集中背一下,然后就拋之腦后,沒有什么真正的收獲。在課程設(shè)置上,學(xué)校往往是單一的檔案學(xué),而與檔案學(xué)有交叉的其它專業(yè)課開設(shè)的較少,這也導(dǎo)致學(xué)生知識(shí)面狹窄,很難有連貫的知識(shí)體系。
(三)缺少“雙師型”教學(xué)隊(duì)伍。高職院校的教師往往都是普通高等院校的畢業(yè)生,他們的知識(shí)體系是從普通本科院校沿襲來的,在專業(yè)理論上他們有較強(qiáng)的基礎(chǔ),但是實(shí)際操作是他們很少接觸到的,更談不上指導(dǎo)學(xué)生實(shí)訓(xùn)。因此,盡管很多高職院校反復(fù)強(qiáng)調(diào)“雙師型”教學(xué)隊(duì)伍,但是實(shí)際上并沒有能夠很好地實(shí)行這一方案。
三、檔案管理課程教學(xué)新方法
(一)適應(yīng)課程教學(xué)要求,改革檔案管理學(xué)教材。由于舊教材在教學(xué)過程中弊端較多,高職院校應(yīng)大膽地?fù)Q掉舊教材,選取符合當(dāng)前教育和就業(yè)形勢(shì)的新教材。高職院校不應(yīng)照搬普通高校的教材,應(yīng)根據(jù)自身辦學(xué)特點(diǎn)和定位尋找適合高職院校學(xué)生的教材。普通本科院校的教材理論性較強(qiáng),內(nèi)容較多,高職院?？梢栽诮虒W(xué)時(shí)對(duì)這些教材進(jìn)行適當(dāng)?shù)貏h減,如把復(fù)雜的理論部分簡化為簡單的概念,跳過與高職學(xué)生專業(yè)無關(guān)的章節(jié),然后著重增加學(xué)生能力訓(xùn)練方面的內(nèi)容。
(二)改變課程設(shè)置結(jié)構(gòu),改進(jìn)教學(xué)方法。首先,對(duì)于高職院校,為了培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才,在課程設(shè)置上學(xué)校應(yīng)將理論課的比例降低,提高實(shí)踐課的比例,鍛煉學(xué)生的實(shí)際操作能力,為學(xué)生走向工作崗位奠定基礎(chǔ)。其次,在教學(xué)方法上,應(yīng)該脫離文科傳統(tǒng)“填鴨式”的方法,改變枯燥的教學(xué)模式。學(xué)校應(yīng)鼓勵(lì)教師運(yùn)用多種教學(xué)方法,如啟發(fā)式教學(xué)、討論式教學(xué),借助網(wǎng)絡(luò)、多媒體等現(xiàn)代技術(shù),調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性。再次,發(fā)揮考試的導(dǎo)向作用,改革考試模式,把考試內(nèi)容從原來的“死記硬背法”中脫離出來,使考試形式多樣化、全面化,把能力的培養(yǎng)列入考試范圍內(nèi)。如在期末考試中,對(duì)理論知識(shí)的考核僅占期末總成績的小部分,而實(shí)際能力的考核占大部分分值。另外,學(xué)校應(yīng)抓住技能訓(xùn)練重點(diǎn),根據(jù)學(xué)生現(xiàn)有基礎(chǔ),針對(duì)學(xué)生特點(diǎn),設(shè)置有效的實(shí)訓(xùn)課程。實(shí)訓(xùn)課程課大體分為校內(nèi)模擬實(shí)訓(xùn)和校外實(shí)訓(xùn)兩種:校內(nèi)模擬實(shí)訓(xùn)是指在學(xué)校內(nèi)設(shè)立模擬環(huán)境,學(xué)生在模擬環(huán)境下進(jìn)行專業(yè)的實(shí)際操作。在檔案管理課程上,學(xué)生可以分組實(shí)踐,模擬公司或企業(yè)單位,進(jìn)行檔案管理的技能訓(xùn)練,如對(duì)相關(guān)文件、資料、信息的收集、整理、歸類、立卷、存檔、保管等;校外實(shí)訓(xùn)是指學(xué)生深入到社會(huì)的企業(yè)、公司中,在真實(shí)的崗位上實(shí)際操作。一般來說,校外實(shí)訓(xùn)的效果要遠(yuǎn)好于校內(nèi)模擬訓(xùn)練,但是學(xué)生能否找到適合的工作崗位是校外實(shí)訓(xùn)的關(guān)鍵,因此,校方應(yīng)注意與社會(huì)對(duì)應(yīng)的單位聯(lián)系,建立長時(shí)間的合作關(guān)系,達(dá)到校方、企業(yè)的雙贏。
(三)建立“雙師型”教師隊(duì)伍。根據(jù)高職院校辦學(xué)特點(diǎn)和人才培養(yǎng)模式,高職院校不僅要培養(yǎng)學(xué)生扎實(shí)的理論功底,更要鍛煉學(xué)生的職業(yè)技能。這就要求在校教師應(yīng)向“雙師型”的教師隊(duì)伍發(fā)展,從教師做起,加強(qiáng)教師自身實(shí)踐能力。因此,學(xué)校應(yīng)制定相應(yīng)措施,督促教師提高職業(yè)技能,如規(guī)定在職稱的評(píng)定中不僅要求教師具有資格證,還要求有一門以上的專業(yè)技術(shù)資格證;又如,教師每向上晉一級(jí)職稱前要參加一學(xué)期以上的實(shí)訓(xùn),經(jīng)校方考查合格后方能獲得晉級(jí)的資格。另外,學(xué)校應(yīng)多為教師提供專業(yè)進(jìn)修的機(jī)會(huì),開闊教師的視野,以達(dá)到更好的教學(xué)效果。
參考文獻(xiàn):
[1]李前平.高職文秘專業(yè)實(shí)踐教學(xué)的實(shí)施原則與實(shí)施策略探析[J].文教資料,2009,(2):231-232.
［論文摘要］高校教學(xué)檔案建設(shè)日趨完善，但專業(yè)建設(shè)檔案資料的收集尚略感不足。為了提高專業(yè)建設(shè)和教學(xué)質(zhì)量水平，應(yīng)該從專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、課程體系與結(jié)構(gòu)、科目課程、教學(xué)環(huán)節(jié)、專業(yè)素質(zhì)教育、教學(xué)環(huán)境、產(chǎn)學(xué)研合作、教學(xué)改革與建設(shè)、師資隊(duì)伍、學(xué)生素質(zhì)、學(xué)生就業(yè)、專業(yè)特色等方面加強(qiáng)專業(yè)建設(shè)檔案資料的收集工作。
專業(yè)建設(shè)是高校教學(xué)工作的中心任務(wù)之一，是提高教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵所在。論證專業(yè)設(shè)置、培養(yǎng)目標(biāo)和培養(yǎng)規(guī)格與社會(huì)需求的符合程度，專業(yè)教學(xué)條件與專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)的符合程度，專業(yè)實(shí)際培養(yǎng)效果與原定培養(yǎng)目標(biāo)和培養(yǎng)規(guī)格的符合程度，判斷專業(yè)人才培養(yǎng)工作水平，揭示學(xué)校辦學(xué)指導(dǎo)思想和專業(yè)辦學(xué)特色，客觀反映學(xué)校辦學(xué)資源、條件與利用水平以及專業(yè)建設(shè)、教學(xué)改革、教學(xué)管理、人才培養(yǎng)水平。簡而言之，專業(yè)剖析著重從“三個(gè)符合度”的角度，分析評(píng)價(jià)專業(yè)建設(shè)現(xiàn)代，總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)，指出存在的不足，進(jìn)一步理清思路，優(yōu)化方案，進(jìn)而形成特色，建成精品專業(yè)。為此，高校應(yīng)該抓好以下幾個(gè)方面的專業(yè)建設(shè)檔案資料的收集工作。
一、專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)方面的資料的收集
專業(yè)設(shè)置與專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）專業(yè)概況（含專業(yè)沿變、專業(yè)背景、人才培養(yǎng)情況等）；（2）專業(yè)目錄；（3）新增專業(yè)、精品專業(yè)申報(bào)材料；（4）相關(guān)行業(yè)、企業(yè)人才需求現(xiàn)狀分析及未來需調(diào)研報(bào)告等原始材料；（5）專業(yè)設(shè)置論證報(bào)告與培養(yǎng)目標(biāo)調(diào)研報(bào)告；（6）專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)（含知識(shí)、能力、素質(zhì)要求）；（7）專業(yè)實(shí)施性教學(xué)計(jì)劃；（8）專業(yè)建設(shè)年度計(jì)劃、中長期建設(shè)規(guī)劃、年度總結(jié)；（9）用人單位對(duì)專業(yè)畢業(yè)生的反饋信息。
二、課程體系與結(jié)構(gòu)方面資料的收集
課程體系與結(jié)構(gòu)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）制訂專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的原則意見；（2）教學(xué)計(jì)劃修訂的有關(guān)規(guī)定；（3）專業(yè)培養(yǎng)方案與實(shí)施性教學(xué)計(jì)劃；（4）專業(yè)建設(shè)與各項(xiàng)教學(xué)改革的思路與措施；（5）專業(yè)教學(xué)計(jì)劃執(zhí)行情況（含各學(xué)期進(jìn)程表、教學(xué)任務(wù)書、課程表）；（6）課程體系與結(jié)構(gòu)改革情況。
三、科目課程方面資料的收集
科目課程方面資料的收集主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)校關(guān)于教學(xué)大綱制定與實(shí)施的規(guī)定；（2）教學(xué)大綱、實(shí)訓(xùn)大綱和考試大綱；（3）專業(yè)基礎(chǔ)課、專業(yè)課教材；（4）實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書；（5）CAI課件；（6）專業(yè)課程建設(shè)情況（含規(guī)劃和總結(jié)）；（7）精品課件建設(shè)情況（含規(guī)劃、總結(jié)、教案、課件、課堂教學(xué)錄相等相關(guān)資料）；（8）專業(yè)課程成果及原始資料；（9）課程實(shí)踐教學(xué)情況。
四、教學(xué)環(huán)節(jié)方面資料的收集
教學(xué)環(huán)節(jié)方面的資料收集主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)校關(guān)于教學(xué)大綱制定與實(shí)施的有關(guān)規(guī)定；（2）學(xué)校關(guān)于授課計(jì)劃制定與實(shí)施的有關(guān)規(guī)定；（3）每學(xué)期授課計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)程表教學(xué)日志；（4）每門課程教案及備課筆記；（5）每學(xué)期學(xué)生考勤表；（6）每學(xué)期每門課程教學(xué)總結(jié)；（7）每學(xué)期每門課程期末試卷及試卷分析報(bào)告；（8）實(shí)驗(yàn)、實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)報(bào)告及總結(jié)；（9）教研室教學(xué)研究計(jì)劃、教研活動(dòng)記錄和工作總結(jié)；（10）畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題目錄、選題要求、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、答辯工作安排及記錄、成績分析表；（11）教學(xué)檢查記錄、學(xué)生座談會(huì)記錄、聽課評(píng)課記錄、專業(yè)教師學(xué)生測(cè)評(píng)表等。
五、專業(yè)素質(zhì)教育方面資料的收集
專業(yè)素質(zhì)教育的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)校全面實(shí)施素質(zhì)教育工作的整體方案；（2）科技文化活動(dòng)的原始資料（含計(jì)劃、內(nèi)容、小結(jié)）；（3）社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始資料（含計(jì)劃、過程、內(nèi)容、總結(jié)）；（4）學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)的原始資料；（5）學(xué)生心理咨詢工作的原始資料；（6）向?qū)W生開設(shè)的各類學(xué)術(shù)報(bào)告、講座講稿及圖片等原始資料；（7）學(xué)生參加各類知識(shí)競賽活動(dòng)，文化活動(dòng)的通知、獲獎(jiǎng)情況及證書復(fù)印件。
六、教學(xué)環(huán)境方面資料的收集
教學(xué)環(huán)境方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）專業(yè)實(shí)踐教學(xué)管理規(guī)章制度（2）專業(yè)可利用教學(xué)資料情況（含圖書資料、電子圖書資料、校園網(wǎng)建設(shè)及運(yùn)行情況、機(jī)房、實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)基地、教學(xué)儀器設(shè)備等）；（3）專業(yè)實(shí)驗(yàn)室、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)規(guī)劃；（4）專業(yè)實(shí)訓(xùn)基地利用率、實(shí)驗(yàn)開出率情況（實(shí)驗(yàn)室使用情況登記表、實(shí)驗(yàn)情況登記表、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)情況記錄簿、教學(xué)儀器設(shè)備使用記錄、開放實(shí)驗(yàn)室情況記錄表）；（5）校外實(shí)習(xí)基地協(xié)議書或校企合作協(xié)議；（6）教學(xué)經(jīng)費(fèi)預(yù)算及教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入。
七、產(chǎn)學(xué)研合作方面資料的收集
產(chǎn)學(xué)研合作方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）院系產(chǎn)學(xué)研合作領(lǐng)導(dǎo)小組及專業(yè)指導(dǎo)委員會(huì)成員名單；（2）專業(yè)指導(dǎo)委員會(huì)工作會(huì)議紀(jì)要；（3）校企合作協(xié)議書、合同書；（4）從企業(yè)或行業(yè)聘請(qǐng)的兼職教學(xué)人員名單及證書，聘書復(fù)印件；（5）專業(yè)教師企業(yè)實(shí)踐鍛煉的相關(guān)資料；（6）院系教師為企業(yè)、行業(yè)開展技術(shù)培訓(xùn)的通知、計(jì)劃、講稿、圖片等資料；（7）教師承擔(dān)或參與企業(yè)科研課題研究及有關(guān)技術(shù)協(xié)作、項(xiàng)目推廣的協(xié)議書、合同書；（8）為解決技術(shù)難題、開發(fā)新產(chǎn)品方面新創(chuàng)造出經(jīng)濟(jì)效益的證明材料、技術(shù)報(bào)告、科研任務(wù)書（結(jié)題報(bào)告）、成果鑒定證書等；（9）校企人員互兼互聘協(xié)議書、聘書及工作情況；（10）校內(nèi)外實(shí)訓(xùn)基地共建協(xié)議書及資料共享方面的材料；（11）專業(yè)教師與企業(yè)（或行業(yè)）有關(guān)人員合作、論著等材料。
八、教學(xué)改革與建設(shè)方面資料的收集
教學(xué)改革與建設(shè)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）專業(yè)教學(xué)模式與課程改革方案，實(shí)施過程、工作總結(jié)等方面的原始資料；（2）教學(xué)方法、教學(xué)手段改革等方面的原始資料；（3）院系教學(xué)工作，教學(xué)管理文獻(xiàn)；（4）學(xué)生學(xué)分制實(shí)施細(xì)則；（5）學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況；（6）教學(xué)改革方案、實(shí)施過程、階段小結(jié)及原始資料。
九、師資隊(duì)伍方面資料的收集
師資隊(duì)伍方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）師資隊(duì)伍基本狀況（含學(xué)歷、職稱、年齡、學(xué)緣情況）；（2）教師科研、教研活動(dòng)情況（含參加各類科研、教研學(xué)術(shù)會(huì)議、科研教研課程立項(xiàng)項(xiàng)目及結(jié)題報(bào)告、、出版專著、主編參編教材、獲獎(jiǎng)情況）；（3）教學(xué)效果測(cè)評(píng)情況；（4）師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃；（5）教師培訓(xùn)進(jìn)修情況；（6）教學(xué)管理隊(duì)伍和學(xué)生管理隊(duì)伍情況（含培訓(xùn)進(jìn)修內(nèi)容、效果和經(jīng)費(fèi)投入等）；（7）人才引進(jìn)情況；（8）教學(xué)管理隊(duì)伍和學(xué)生管理隊(duì)伍情況（含管理人員、業(yè)績）；（9）省級(jí)、校級(jí)專業(yè)帶頭人申報(bào)材料及批復(fù)；（10）優(yōu)秀教師申報(bào)、評(píng)審及批復(fù)；（11）教學(xué)、科研骨干基本情況。
十、學(xué)生素質(zhì)方面資料的收集
學(xué)生素質(zhì)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）；（2）學(xué)生參加計(jì)算機(jī)、英語等級(jí)考試情況及證書復(fù)印件；（3）學(xué)生課外活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)計(jì)劃、過程和總結(jié)（含文字材料、圖片資料）；（4）學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)情況。
十一、學(xué)生就業(yè)方面資料的收集
學(xué)生就業(yè)方面的資料主要包括以下內(nèi)容：（1）學(xué)生就業(yè)機(jī)構(gòu)及人員情況；（2）就業(yè)工作的政策文件；（3）開展就業(yè)指導(dǎo)與服務(wù)情況及原始資料；（4）畢業(yè)生初次就業(yè)率統(tǒng)計(jì)表和學(xué)生就業(yè)單位一覽表；（5）畢業(yè)生跟蹤調(diào)查報(bào)告及原始資料。
摘要醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案是醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員考核考評(píng)、職務(wù)職稱晉升、學(xué)習(xí)教育、科研、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的記錄和憑證，是醫(yī)院檔案的重要組成部分。個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案在醫(yī)院人事管理工作中起著不可替代的重要作用，同時(shí)，在科研及其他方面也發(fā)揮著特有的作用。
關(guān)鍵詞醫(yī)院；專業(yè)技術(shù)；檔案；管理
Discussion of management and utilization of hospital personal professional technical file
Yan Qin，Ceng Xiufeng
The People’s Hospital of Changji City，Xinjiang 831118
AbstractThe hospital personal professional technical file is the records and documents of assessment and evaluation，position and technical title promotion，learning education，scientific research and experience summary of hospital professional technical personnel.It is an important part of hospital archives.Personal professional technical file plays an irreplaceable important role in hospital personnel management work.At the same time，it also plays a unique role in scientific research and other aspects.
Key wordsHospital；Professional technical；File；Management
醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案，是個(gè)人在醫(yī)院工作實(shí)踐的歷史記載，是個(gè)人工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)教育、科研能力、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的記錄和憑證材料等材料，以及考核考評(píng)材料，是專業(yè)技術(shù)人員在從事工作活動(dòng)中積累的。它不僅能夠?qū)€(gè)人的專業(yè)素質(zhì)、技術(shù)能力給予客觀地反映，而且能間接反映出醫(yī)院整體醫(yī)療技術(shù)水平、科研工作能力，因此它具有重要的保存和利用價(jià)值[1]。它是一種專門檔案，主要對(duì)個(gè)人情況進(jìn)行反映，具有檔案的基本屬性，與文書、科技和人事檔案之間具有一定的差別，但又有一定的聯(lián)系。
醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的主要特點(diǎn)
完整性：①必須為醫(yī)院所有專業(yè)技術(shù)人員建立專業(yè)技術(shù)檔案，不得遺漏。②專業(yè)技術(shù)檔案必須能清晰反映個(gè)人在一定時(shí)期內(nèi)學(xué)歷、職務(wù)、專業(yè)技術(shù)職稱、科研能力、學(xué)術(shù)水平等變動(dòng)情況。
真實(shí)性：即專業(yè)技術(shù)檔案內(nèi)的所有材料必須都是真實(shí)的、準(zhǔn)確的、無誤的。其中，包括組織上的考核考評(píng)材料和個(gè)人提供的材料，都是絕對(duì)不應(yīng)該存在修改和偽造的，必須實(shí)事求是，不能弄虛作假。
保密性：專業(yè)技術(shù)檔案具有一定的保密性，可能會(huì)涉及個(gè)人重要的科研項(xiàng)目，所以應(yīng)正確處理好保密和利用的關(guān)系。
內(nèi)容的廣泛性：專業(yè)技術(shù)檔案記載和反映一個(gè)人在單位工作的經(jīng)歷、能力和品德等信息，是用人單位不可缺少的重要信息依據(jù)。記載有學(xué)歷、年度考核、職業(yè)道德、進(jìn)修、培訓(xùn)、繼續(xù)教育、職務(wù)、職稱晉升、獎(jiǎng)懲情況、科研等，內(nèi)容十分廣泛。
醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的收集
個(gè)人專業(yè)技術(shù)資料的收集是專業(yè)技術(shù)檔案工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。專業(yè)技術(shù)檔案的歸檔范圍貫穿于臨床醫(yī)療、教學(xué)科研等專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的全過程。如果沒有收集工作，檔案管理工作就失去了根基，其他環(huán)節(jié)的工作就無從做起。
專業(yè)技術(shù)歸檔資料的收集方法：①經(jīng)常性收集：在人事檔案管理工作中，收集專業(yè)技術(shù)歸檔資料是工作的起點(diǎn)，為了更加有效地管理檔案，人事部門應(yīng)該建立完善的相關(guān)規(guī)章制度，通過各種渠道收集歸檔資料，同時(shí)，經(jīng)常對(duì)個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案進(jìn)行核查，對(duì)所缺資料及時(shí)與本人或相關(guān)部門聯(lián)系，予以補(bǔ)充。②隨時(shí)收集：為及時(shí)補(bǔ)充專業(yè)技術(shù)檔案，根據(jù)日常工作，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)，隨時(shí)收集[3]。③定時(shí)集中收集：根據(jù)醫(yī)院工作，人事部門每年集中時(shí)間收集年度考核、繼續(xù)教育、科研成果、獎(jiǎng)懲情況等歸檔資料。
收集工作的要求：①全面及時(shí)：對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的歸檔資料進(jìn)行全部、及時(shí)、完整地收集，并且及時(shí)將歸檔資料移交給檔案室。②把好歸檔資料接收關(guān)：檔案管理人員加強(qiáng)責(zé)任心，對(duì)接收的歸檔資料嚴(yán)格把關(guān)，無保存價(jià)值和利用意義的一律不歸檔；歸檔資料必須完整，不得缺頁漏項(xiàng)。
醫(yī)院個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的保管和利用
個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的保管：專業(yè)技術(shù)歸檔資料經(jīng)收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂后，建立索引目錄，方便查找，并及時(shí)歸入檔案庫房。保管過程中，要保持庫房清潔衛(wèi)生，控制好庫房內(nèi)溫度和濕度，做好“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防強(qiáng)光、防高溫、防蟲蛀、防鼠咬）措施。
個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的利用：在個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的利用中，借閱是最主要、最基本的形式。借閱分為內(nèi)部借閱和外部借閱，其中內(nèi)部借閱又分為個(gè)人借閱和單位借閱，個(gè)人只限于借閱本人檔案；醫(yī)院人事部門、科研部門因工作所需，借閱個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案較多，但不得帶出檔案室，如需要相關(guān)資料，在不違背保密原則的前提下，可以復(fù)制。借閱部門及個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱制度。
綜上所述，醫(yī)院建立個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的最終目的就是利用，為了充分發(fā)揮個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案的作用，檔案管理部門必須不斷提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，不斷轉(zhuǎn)變管理思路，建立現(xiàn)代檔案管理模式，多途徑、多渠道地開發(fā)利用檔案信息資源，提高其利用效率，為醫(yī)院管理服務(wù)，為臨床醫(yī)療服務(wù)，為教學(xué)科研服務(wù)，使專業(yè)技術(shù)檔案在醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞 運(yùn)動(dòng)隊(duì) 檔案管理 技巧
檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰ?/p>
體育檔案在專業(yè)運(yùn)動(dòng)隊(duì)里常被人忽略，但在管理工作中，體育檔案建設(shè)和競技體育工作一樣重要，在運(yùn)動(dòng)隊(duì)各類單位創(chuàng)建、評(píng)估和教育督導(dǎo)等活動(dòng)中都離不開體育工作和體育活動(dòng)的檔案。隨著專業(yè)運(yùn)動(dòng)隊(duì)體育工作的不斷深入對(duì)體育檔案管理和使用的要求則顯得非常重要。
一、體育檔案的分類
一般體育檔案的分類分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種。
（一）體育紙質(zhì)檔案的分類。在平時(shí)的體育檔案管理中，大多數(shù)教練員習(xí)慣把一個(gè)活動(dòng)的所有材料全部裝入一個(gè)檔案盒，這樣的檔案管理具有一定的明確性，能及時(shí)完成檔案的管理和日常查找，但在檔案盒較多或是所需體育材料較細(xì)致的話，這樣一盒一活動(dòng)的管理方法會(huì)使得材料凌亂不堪。
體育檔案管理要注意管理的規(guī)范化、科學(xué)化，首先要做到檔案分類合理，在檔案盒的標(biāo)簽上注明類別。細(xì)致的分類一般要包括以下類別：體育文件類、體育計(jì)劃類、體育總結(jié)類、教學(xué)教研類、體育訓(xùn)練類、體育成果類、體育器材類、體育宣傳類、課外體育活動(dòng)類、陽光體育活動(dòng)類、大課間管理類、體育圖片類、體育成績類、運(yùn)動(dòng)員體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)類、體育教育教學(xué)類、人員分工類、資金管理類等具體分類。其次要在每次競技體育活動(dòng)結(jié)束后，把活動(dòng)中形成的各類材料根據(jù)活動(dòng)的性質(zhì)進(jìn)行細(xì)致篩檢，分門別類準(zhǔn)備歸檔。最后在每份文件的封面用數(shù)字分別標(biāo)出此份文件的順序，并做出相應(yīng)的記錄，用長尾夾裝訂整齊，完成材料入盒歸檔。如檔案盒已滿，需要重新增設(shè)新的檔案盒時(shí)，要在重新添加新的檔案盒標(biāo)簽上注明時(shí)間段。此種檔案管理一目了然，管理和使用都非常方便。
（二）體育電子檔案的分類。在多媒體信息化時(shí)代，電子檔案非常普遍，相對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案更具簡潔化和快速化，能長久保存材料，在對(duì)文件修改和查找上更有優(yōu)勢(shì)，這也是電子檔案最大的優(yōu)越性。在建立體育電子檔案時(shí)，要單獨(dú)設(shè)立體育文件夾。然后在文件夾中分別建立和紙質(zhì)檔案同樣內(nèi)容的小文件夾，把平時(shí)體育工作中相應(yīng)的文件存放在該文件夾中。在平時(shí)使用電子檔案中，需要特別注意的是，每個(gè)文件的出臺(tái)都可能會(huì)不斷的進(jìn)行修改，所以在保存時(shí)文件時(shí)一定要在文章標(biāo)題后面注明初稿、修改稿、使用稿等，為今后文件查找和使用打下基礎(chǔ)。
二、體育檔案的管理和使用技巧
（一）設(shè)立體育檔案專柜。體育檔案一般由體育組教練員負(fù)責(zé)管理，但如果體育檔案由單位統(tǒng)一管理，則需要單獨(dú)設(shè)立體育檔案專柜進(jìn)行管理，以免和別的文件混淆在一起，也便于體育文件的管理和使用。
（二）打印檔案目錄。打印體育檔案目錄是為方便查找而單獨(dú)設(shè)定的。一般在體育檔案分類和內(nèi)容較為充實(shí)時(shí)，打印檔案目錄則顯得尤其必要和重要。在查找某一個(gè)文件時(shí)，能通過目錄直接查找到某個(gè)文件在某個(gè)材料盒中的某個(gè)位置，具有明確性，而如果沒有目錄，把一盒材料都取出來一份份的查找，則耽誤很多時(shí)間和精力。
（三）檔案的借閱制度。對(duì)體育檔案實(shí)行借閱制度對(duì)于每一個(gè)檔案管理者來說是最重要的。除檔案進(jìn)行專人管理外，還要實(shí)行檔案的借閱制度，做好借閱記錄，并標(biāo)明借閱用處，以備檔案借出未歸的查找。檔案的借閱原則是堅(jiān)持檔案即借即還，如遇到檔案丟失則要由當(dāng)事人簽字，做好相應(yīng)的記錄。
（四）一“材”多物。在平時(shí)的體育檔案管理中，總會(huì)碰到這樣的現(xiàn)象：有時(shí)一份材料被學(xué)校各部門多次使用，需要不斷進(jìn)行復(fù)印，時(shí)間久了，文件會(huì)破損或遺失。針對(duì)此種情況，最好做到“一‘材’多物”，即一份材料要?dú)w檔時(shí)，可多復(fù)印份數(shù)進(jìn)行集中管理。這樣即使一份文件被多次使用，也不會(huì)出現(xiàn)手忙腳亂再復(fù)印、再歸檔的現(xiàn)象了。
（五）手稿的存檔。手稿一般能見證活動(dòng)的每一個(gè)真實(shí)過程。在平時(shí)的體育活動(dòng)中，每個(gè)活動(dòng)計(jì)劃方案的修改或活動(dòng)過程的記錄，手稿都具有真實(shí)性，更值得細(xì)心保存。如體育運(yùn)動(dòng)會(huì)項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)、名次、獲獎(jiǎng)名單和團(tuán)體獎(jiǎng)等記錄，都離不開原始手稿，絕不能在對(duì)體育成績打印成冊(cè)后當(dāng)廢品丟棄。
對(duì)于電子體育檔案，一般不需要做目錄（紙質(zhì)檔案的目錄可以存在電子檔里，方便查找），在需要某類文件時(shí)直接在文件夾中進(jìn)行查找，如果檔案較多時(shí)，可以在“我的電腦”里直接輸入文件標(biāo)題進(jìn)行直接查找，非常方便。
檔案管理是學(xué)校管理制度化、科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、效能化的主要組成部分，在學(xué)校工作中具有重要地位。所以體育檔案管理和使用在學(xué)校檔案管理中也具有同樣意義，都值得在平時(shí)的工作中不斷總結(jié)和完善，使體育檔案建設(shè)更加科學(xué)和規(guī)范。
參考文獻(xiàn)：
[1] 唐寶蓮,吳建華.檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及三者的關(guān)系[J].科技檔案.2006(03).
