發(fā)布時(shí)間：2023-06-16 16:25:16
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理分類方法樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中圖分類號(hào)：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：
1 前言
管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲(chǔ)與總結(jié),同時(shí)又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營也提出了更高的要求,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動(dòng)力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)時(shí)性很多問題曾出不窮,已不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。
2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義
檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實(shí)施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實(shí)施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實(shí)施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實(shí)施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動(dòng)性,整合人力和物力資源,對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。
3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措
電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。
3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)
收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對(duì)電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價(jià)值的資源收集起來。在實(shí)際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價(jià)值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項(xiàng)重要的生產(chǎn)活動(dòng)和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來,以便于檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門要常規(guī)性的對(duì)各部門進(jìn)行檔案成果的收集。
3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級(jí)的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機(jī)制,對(duì)檔案分類的范圍、時(shí)間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時(shí)間段運(yùn)營情況的縱向分類。
3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實(shí)好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對(duì)管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項(xiàng)工作落實(shí)到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實(shí)施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動(dòng)員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動(dòng)或離任前,必須對(duì)其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動(dòng)和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對(duì)檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級(jí)等切身利益相聯(lián)系。
3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實(shí)的基礎(chǔ),對(duì)電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級(jí)手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹立服務(wù)意識(shí),最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí),要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機(jī)制,取長補(bǔ)短,不斷對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行完善。
4 結(jié)束語
總之,在新形勢(shì)下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實(shí)施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實(shí)抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個(gè)環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。
參考文獻(xiàn)
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1信息挖掘技術(shù)
1.1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)概述
數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是一種基于統(tǒng)計(jì)學(xué)、人工智能等等技術(shù)基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對(duì)其潛在的模式進(jìn)行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復(fù)雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。
1.2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法
二十世紀(jì)末，計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點(diǎn)分析。孤立點(diǎn)分析法主要用于對(duì)于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對(duì)象中，對(duì)其價(jià)值聯(lián)系進(jìn)行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點(diǎn)的數(shù)據(jù)，對(duì)需要解讀的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別。（4）關(guān)聯(lián)性分析。關(guān)聯(lián)性分析方法是對(duì)指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。（5）序列分析。與關(guān)聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的聯(lián)系得出潛在的關(guān)聯(lián)。
1.3計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的形式分析
計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)在使用過程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行形式分析的時(shí)候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關(guān)規(guī)則形式。
2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理
系統(tǒng)中的應(yīng)用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，能夠?qū)㈦[藏的信息挖掘出來并進(jìn)行總結(jié)和利用，運(yùn)用到檔案管理中來，在充分發(fā)揮挖掘技術(shù)作用的同時(shí)，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：
2.1收集法
該方法在對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，建立對(duì)已知數(shù)據(jù)詳細(xì)描述的概念模型。然后將每個(gè)測試的樣本與此模型進(jìn)行比較，若有一個(gè)模型在測試中被認(rèn)可，就可以以此模型對(duì)管理的對(duì)象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進(jìn)行問卷調(diào)查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫中。在該數(shù)據(jù)庫中，對(duì)客戶的回答進(jìn)行具體屬性描述，當(dāng)有新的回答內(nèi)容輸入的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時(shí)，提高了檔案管理的效率。
2.2保留法
該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來說，發(fā)展一個(gè)新的客戶的成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于留住一個(gè)來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對(duì)客戶檔案流失原因的分析至關(guān)重要，因此，采用挖掘技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分析是必要的。2.3分類法通過計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照不同的性質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進(jìn)行整理，在人們需要的時(shí)候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業(yè)性。
3檔案管理引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的必要性
計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：
3.1對(duì)檔案的保護(hù)更全面
一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時(shí)間不斷增加，其年代感加強(qiáng)，意義和價(jià)值增大。相應(yīng)的，利用的頻率會(huì)隨著利用的價(jià)值增加，也更容易被損壞從而導(dǎo)致檔案信息壽命折損，此外，管理不當(dāng)造成泄密，使檔案失去了原本的利用價(jià)值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術(shù)的運(yùn)用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。
3.2提升檔案管理的質(zhì)量
在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過挖掘技術(shù)，對(duì)管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時(shí)間和精力更加豐富，在對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)方面也就更加注意，同時(shí)也加快了對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理的速度，提升檔案管理的整體質(zhì)量。
4結(jié)語
綜上所述，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)涉及的內(nèi)容很廣，對(duì)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時(shí)，也需要檔案信息管理人員在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候，能合理利用計(jì)算機(jī)信息挖掘技術(shù)，在提高工作效率的同時(shí)，促進(jìn)管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)時(shí)展的要求。
作者:莫德強(qiáng) 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗(yàn)中心
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：檔案；管理；特點(diǎn)
一、文書檔案管理工作的特點(diǎn)及重要性
（一）文書檔案管理的特點(diǎn)
1.保密性：因?yàn)闄n案涉及的信息量特別大，大部分都是對(duì)一些重要信息進(jìn)行歸檔。其中不少信息在一定時(shí)期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機(jī)密更有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。
2.安全性：檔案管理工作無小事。無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度并不折不扣地執(zhí)行，才能確保它的完整和安全。
（二）文書檔案管理的重要性
1.為企業(yè)或單位正確決策提供經(jīng)驗(yàn)或借鑒
由于檔案中所記錄的內(nèi)容都是是人們走過來留下的腳印，是對(duì)歷史的客觀記載和反映，既包括發(fā)展過程的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗(yàn)，也有對(duì)往事的深刻反省和教訓(xùn)。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業(yè)或單位決策提供了很好的經(jīng)驗(yàn)或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。
2.為企業(yè)或單位繼往開來提供條件
任何企業(yè)或單位的發(fā)展都有它自身的過程和規(guī)律，有它的連貫性和延續(xù)性，需要承前啟后、繼往開來。文書檔案管理工作為企業(yè)或單位的發(fā)展提供了最完善的系統(tǒng)資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定科學(xué)發(fā)展的最好參考資料和基礎(chǔ)。
二、文書檔案整理保管方法創(chuàng)新的必要性
目前的檔案整理與保管工作勢(shì)必要順應(yīng)時(shí)代的要求。因?yàn)楝F(xiàn)階段保管與整理的方法還相對(duì)落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。所以整理與保管方法的變革與創(chuàng)新就是新的趨勢(shì)。
（一）現(xiàn)代管理技能必須得到有效應(yīng)用
社會(huì)進(jìn)人了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求各項(xiàng)工作都適應(yīng)其內(nèi)外環(huán)境。在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)社會(huì)里，文書檔案的管理方法若能和飛速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的結(jié)合，勢(shì)必會(huì)提高工作的效率，達(dá)到預(yù)期的效果。在對(duì)文書檔案進(jìn)行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進(jìn)行分類處理，并充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以此來提高工作效率。而且，將現(xiàn)代檔案管理技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發(fā)展的主要方向。
（二）現(xiàn)代整理手段必須得到有效應(yīng)用
就日前來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項(xiàng)工作中對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用較以前來說是一項(xiàng)重大的突破。打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案的整理方法，避免了工作強(qiáng)度大，效率低的缺陷。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行整理就會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。
三、如何做好文書檔案的整理工作
（一）分類方法
文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。
1.年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過形成年限逐次排開。運(yùn)用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。
2.組織機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。
3.問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。
（二）檔案裝訂
檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件，如果頁數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。
（三）檔號(hào)章與頁碼編寫
檔案管理中章與頁碼編寫是最細(xì)微繁瑣的上作之一，頁碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章，檔號(hào)章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。
四、如何做好文書檔案的信息保管工作
通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。當(dāng)然進(jìn)行這種方法的時(shí)間比較靈活，可以根據(jù)工作的進(jìn)度來實(shí)施，可以隨時(shí)辦理，不局限于哪個(gè)月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。這個(gè)過程可以有主要和次要之分。按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄人到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。其次，根據(jù)不同的要求，對(duì)文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。
五、結(jié)論
新時(shí)期企業(yè)核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投人實(shí)踐。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。把新時(shí)期文書檔案的整理與保管工作推向新臺(tái)階。
參考文獻(xiàn)：
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1 環(huán)保檔案的內(nèi)容以及檔案管理的重要性
1.1 環(huán)保檔案的內(nèi)容
環(huán)保檔案是指各級(jí)環(huán)境保護(hù)行政主管部門及其直屬單位，在環(huán)境保護(hù)工作中直接形成的、對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、音像、圖片、電子文檔等不同形式和載體的歷史記錄[1]。
1.2 環(huán)保檔案管理的重要性
環(huán)保檔案管理是指在環(huán)境保護(hù)工作開展時(shí)，對(duì)環(huán)境保護(hù)工作過程形成的文件資料進(jìn)行收集、加工整理、立卷歸檔和檢索利用的一系列工作。環(huán)保檔案管理的對(duì)象是環(huán)境保護(hù)文件資料，是環(huán)境保護(hù)工作的信息載體。配備專業(yè)的人員對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于環(huán)境保護(hù)工作具有重要的意義。具體體現(xiàn)在下列方面：一方面，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以為環(huán)保工作的順利開展創(chuàng)造良好的條件。在環(huán)境保護(hù)工作過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工和傳遞，以環(huán)保檔案的形式進(jìn)行管理和保存，是有價(jià)值的環(huán)保信息資源，是環(huán)境保護(hù)工作者進(jìn)行環(huán)境保護(hù)目標(biāo)控制的客?^依據(jù)。另一方面，對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以提高環(huán)境保護(hù)工作效率。環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的整理歸類，形成環(huán)保檔案庫。當(dāng)工作需要時(shí)，可以有針對(duì)性地及時(shí)提供完整資料，迅速解決工作中的問題。
2 環(huán)保檔案管理中存在的問題
2.1 檔案管理工作不充分
目前，環(huán)保單位由于人員配備不足、場地受限、資金分配差異、管理制度不完善的影響，導(dǎo)致各環(huán)保單位檔案工作的發(fā)展極不平衡，進(jìn)而使得檔案資料分散，信息不全。
2.2 檔案管理人員的素質(zhì)偏低
配備專業(yè)的人員對(duì)環(huán)保檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，對(duì)于環(huán)境保護(hù)工作具有重要的意義。但是，在環(huán)保部門檔案管理人員中，尤其在基層環(huán)保部門，卻缺乏專業(yè)的檔案管理人才，尤其是檔案人員往往身兼數(shù)職。當(dāng)前信息化時(shí)代，專業(yè)的檔案人員不僅要精通傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)，還必須掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使用計(jì)算機(jī)管理環(huán)保檔案，這給進(jìn)一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)[2]。
2.3 環(huán)保檔案管理系統(tǒng)有待完善
環(huán)保檔案具有信息來源太多、信息量巨大、信息累成復(fù)雜等特點(diǎn)，信息管理難度大，因而對(duì)信息進(jìn)行制度化、規(guī)范化十分重要，然而，目前并沒有統(tǒng)一健全的環(huán)保檔案管理制度，使的檔案管理工作無論在管理方法還是在檔案文件的分類、編碼、處理流程、歸檔等方面都缺乏依據(jù)。另外，由于靠層層上報(bào)匯總，缺乏管理，造成資料分散、信息不全，不能及時(shí)轉(zhuǎn)化為決策依據(jù)，大大降低了檔案的利用效率。
3 完善環(huán)保檔案管理工作的主要對(duì)策
3.1 提高環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的認(rèn)識(shí)
首先，分管檔案工作的主要領(lǐng)導(dǎo)要有足夠的認(rèn)識(shí)，要為實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造條件，投入一定經(jīng)費(fèi)，配備檔案現(xiàn)代化管理所需設(shè)備。其次，要提高檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)，克服傳統(tǒng)保守的習(xí)慣，破除應(yīng)用現(xiàn)代化管理的畏難情緒，要有實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案工作現(xiàn)代化的思路，加強(qiáng)相應(yīng)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行革新和完善。
3.2 建立現(xiàn)代化的環(huán)保檔案管理制度
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，是新形勢(shì)下檔案工作進(jìn)展的必定走勢(shì)和檔案工作現(xiàn)代化的客觀要求，它的制定和實(shí)施，必將給檔案工作帶來長足的進(jìn)展和巨大的變革，因此，要加速標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，積極組織貫徹實(shí)施。國家環(huán)境保護(hù)總局制定頒發(fā)的《中國環(huán)境保護(hù)檔案分類規(guī)范》、《中國檔案分類法、環(huán)境保護(hù)檔案分類表》為加強(qiáng)我國環(huán)境保護(hù)檔案工作、科學(xué)地管理環(huán)境保護(hù)檔案、統(tǒng)一環(huán)境保護(hù)檔案分類檢索、實(shí)現(xiàn)環(huán)境保護(hù)檔案的分類檢索系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。《中國檔案分類法、環(huán)境保護(hù)檔案分類表》其分為九大類，作為統(tǒng)一的微機(jī)信息管理分類標(biāo)識(shí)，符合環(huán)境管理職能和環(huán)保檔案的特點(diǎn)[2]。運(yùn)用《環(huán)保檔案分類表》（簡稱）分類類目標(biāo)識(shí)，我們必須熟悉并了解環(huán)保檔案分類表分類類目標(biāo)識(shí)所規(guī)定的內(nèi)容和適用范圍，做到信息分類符合環(huán)境管理職能，保持各種信息的有機(jī)聯(lián)系，便于微機(jī)信息管理。
3.3 加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理人才隊(duì)伍建設(shè)
現(xiàn)在社會(huì)上普遍缺乏復(fù)合型的現(xiàn)代管理人才，檔案工作更如此，尤其是缺乏既懂微機(jī)技術(shù)又有檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，例如有的單位雖配備了微機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，由于缺少專業(yè)人員，結(jié)果微機(jī)僅起到條目輸入、統(tǒng)計(jì)等簡單功能，極個(gè)別的還使其常年閑置，不能充分地發(fā)揮其在檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化中應(yīng)有的全部功能，因人才缺乏而直接影響了檔案工作現(xiàn)代化的開展，所以環(huán)保檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理就要求檔案人員必須掌握現(xiàn)代化管理技能，否則環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理就能難以實(shí)現(xiàn)，這是前提條件。實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理現(xiàn)代化，對(duì)檔案工作人員提出了更高更嚴(yán)的要求，要求檔案工作人員相應(yīng)地調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自身素質(zhì)，至少要做好 3 個(gè)方面的工作：一是掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，要求對(duì)環(huán)保科技知識(shí)和科技檔案管理知識(shí)的掌握，沒有堅(jiān)實(shí)的專業(yè)知識(shí)，環(huán)?？萍嘉墨I(xiàn)編撰難以開展；二是掌握相近和相關(guān)學(xué)科的知識(shí)，這是由當(dāng)代科學(xué)技術(shù)高度綜合趨向統(tǒng)一和現(xiàn)代學(xué)科的相互滲透、交叉、分化的現(xiàn)實(shí)決定的；三是掌握計(jì)算機(jī)、微縮、復(fù)印、網(wǎng)絡(luò)等先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的工作原理并能進(jìn)行熟練的操作。
3.4 加強(qiáng)環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)
一是加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)?，F(xiàn)代化設(shè)備的購置是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，在環(huán)?？萍紮n案工作現(xiàn)代化建設(shè)中，需不斷加大檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。二是選擇比較好的科技檔案管理系統(tǒng)，提高使用效率。全國己開發(fā)了幾十種類型、各個(gè)層次的科技檔案管理實(shí)用系統(tǒng)軟件，由于開發(fā)歷史相對(duì)較短，缺乏統(tǒng)一管理，在設(shè)計(jì)方面有著諸多不足。如設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、不規(guī)范及設(shè)計(jì)語言不相同，造成軟件開發(fā)出來之后兼容性差，難以實(shí)現(xiàn)各檔案館（室）之間的信息和資源共享；科技檔案計(jì)算機(jī)管理軟件低水平重復(fù)開發(fā)，并帶有濃重的地方色彩，造成人、財(cái)、物的大量浪費(fèi)，沒有一家能形成規(guī)模打開市場，行銷各地。因此，選擇使用相對(duì)較先進(jìn)，適合自身使用的軟件至為關(guān)鍵。
實(shí)現(xiàn)基建工程檔案資料管理的科學(xué)化，不僅能夠發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，還有利于經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。筆者在總結(jié)自身多年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)之上，具體分析了基建工程檔案管理科學(xué)化的意義，并提出了行之有效的檔案管理思路和方法，以期對(duì)基建工程檔案資料管理工作提供指導(dǎo)和借鑒。
關(guān)鍵詞：
基建工程；檔案；分類歸檔；檔案管理現(xiàn)代化；新能源
基建工程檔案管理即是對(duì)基建工程建設(shè)過程中形成的科學(xué)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類采編的工作。為了更好的對(duì)檔案資料加以保存和查詢，充分利用檔案資料的借鑒作用，檔案管理者應(yīng)該形成一套合理的有規(guī)劃的管理思路，并采取科學(xué)的方法提高管理水平。以下，筆者根據(jù)自身長期從事檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)為新能源發(fā)電基建工程檔案管理總結(jié)出可行的思路方法。
一、系統(tǒng)分類整理
當(dāng)下，基建工程檔案資料越來越受到重視，在國家檔案局制定頒發(fā)的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》中，基建工程檔案就被納為科技檔案的一大類別，并明確規(guī)定了對(duì)這類檔案進(jìn)行管理建設(shè)的規(guī)章制度。
由于基建工程存在多個(gè)周期，其檔案資料也需要根據(jù)工程的不同環(huán)節(jié)、檔案資料的類型進(jìn)行合理的、系統(tǒng)的分類整理，以提高檔案管理專業(yè)化水平。具體來說，對(duì)基建工程檔案的分類可以遵循以下思路：1）依據(jù)國家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、住建部頒布的《城鎮(zhèn)基建工程施工及驗(yàn)收規(guī)范》、《城鎮(zhèn)基建室內(nèi)工程施工與質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》所制定的準(zhǔn)則，按要求對(duì)文件資料進(jìn)行整理和歸檔。2）按文件材料內(nèi)容進(jìn)行分類歸檔。為了使檔案資料的歸類更加有序，應(yīng)該采取合理的方法來進(jìn)行分檔，由于基建工程從設(shè)計(jì)方案到執(zhí)行再到驗(yàn)收會(huì)經(jīng)歷多個(gè)互相關(guān)聯(lián)又相互獨(dú)立的環(huán)節(jié)，因此，可以以此為依據(jù)進(jìn)行檔案的分類。根據(jù)工程實(shí)施的不同階段，基建工程檔案大致可以分為以下幾種類型：工程預(yù)備文件、工程施工文件、工程檢收文件、工程監(jiān)管文件。其中，工程預(yù)備文件包括項(xiàng)目申請(qǐng)資料、初步設(shè)計(jì)方案、財(cái)務(wù)預(yù)算資料等，主要是工程施工的前期預(yù)備階段形成的檔案資料；工程施工文件包括施工過程記錄、工程變更文書、施工資質(zhì)證書等，主要是在實(shí)際施工過程中使用的檔案資料；工程驗(yàn)收文件則包括工程檢驗(yàn)的各項(xiàng)紀(jì)錄、檢驗(yàn)合格證明等，主要是對(duì)已完成工程進(jìn)行檢測過程中形成的各類資料；最后是工程監(jiān)管文件，不同于上述三類文件，監(jiān)管文件是貫穿于整個(gè)工程各環(huán)節(jié)的檔案資料，包括對(duì)工程監(jiān)理的規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)文件、財(cái)務(wù)文件等等。
基建工程檔案資料類別的初步劃分和歸檔有利于將眾多的資料文件系統(tǒng)的加以區(qū)分整理，便利檔案資料的建設(shè)和查詢。除了分類歸檔，還需要對(duì)各類檔案資料的質(zhì)量進(jìn)行檢查，并加以修改，使之能夠符合檔案資料的要求。
二、控制檔案資料質(zhì)量
為了能夠更好的查詢和利用檔案資料，有必要提高檔案的質(zhì)量，確保檔案符合國家規(guī)定、行業(yè)規(guī)定。具體來說，高質(zhì)量的檔案資料需要符合以下條件：1）存儲(chǔ)的檔案資料最好為原件，若原件丟失，應(yīng)該及時(shí)予以復(fù)原。2）須將檔案文件內(nèi)容與工程實(shí)際情況相對(duì)照，保證歸檔的檔案資料內(nèi)容真實(shí)可靠且符合國家技術(shù)規(guī)范。3）檔案資料須采用碳素墨水等耐久材料書寫，對(duì)于部分用易褪色材料進(jìn)行書寫的資料，應(yīng)該及時(shí)加以謄寫，確保檔案資料的持久保存。4）歸檔資料需要確保紙面潔凈，圖章清晰完備。5）對(duì)于檔案資料中文字材料和圖紙材料，應(yīng)該檢查其是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件及時(shí)進(jìn)行修改。檔案資料的質(zhì)量檢查非常必要，它關(guān)系到檔案資料的有效性，并會(huì)對(duì)此后檔案文件的查詢和利用產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響，因此，檔案管理者必須重視對(duì)各類檔案質(zhì)量的檢查，確保檔案資料的合格性。
三、檔案管理現(xiàn)代化
現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了良好的條件，因此，優(yōu)秀的檔案管理者需要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)有足夠的了解并能夠靈活的利用這些技術(shù)提高檔案資料管理的科學(xué)性和便利性，因此，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化首先要加強(qiáng)對(duì)管理者現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，提高其利用如GPS系統(tǒng)、SCADA系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術(shù)來管理檔案的能力。此外，建設(shè)更加先進(jìn)完備的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)也至關(guān)重要，當(dāng)前，在新能源開發(fā)行業(yè)，基建工程檔案管理的硬件設(shè)施還不盡如人意，有待投入更多的資金和設(shè)備。具體來說，一套完整的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等機(jī)器設(shè)備和縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等，以實(shí)現(xiàn)基建工程檔案資料管理的數(shù)字化。除了在信息技術(shù)軟硬件方面的加強(qiáng)，在檔案管理科學(xué)化過程中，還需建立起標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作秩序，一方面不斷吸取其他部門檔案管理的寶貴經(jīng)驗(yàn)，另一方面注重結(jié)合基建工程項(xiàng)目的特點(diǎn)制定和創(chuàng)新檔案管理機(jī)制。
四、結(jié)語
綜上所述，在新能源發(fā)電部門，基建工程檔案資料的科學(xué)管理不僅有利于對(duì)過往工程項(xiàng)目的記錄，還對(duì)以后的利用借鑒有很大幫助，因此，采用合理的管理辦法十分必要。對(duì)檔案資料的科學(xué)管理主要包括對(duì)眾多檔案的分類歸檔、對(duì)歸檔資料質(zhì)量的檢查和及時(shí)修正、對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的重視和引入。只有嚴(yán)格執(zhí)行這些步驟，才能夠更好地提高和完善檔案的整理和保存，更好地服務(wù)于檔案利用。
參考文獻(xiàn)
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一、加強(qiáng)并創(chuàng)新檔案管理意識(shí)
不少企業(yè)或者組織對(duì)于人事檔案管理是不重視的，認(rèn)為整理人事檔案無非是將所有人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)進(jìn)行簡單的登記保存而已，對(duì)于企業(yè)或者組織的發(fā)展毫無意義，同時(shí)還要分配人事檔案管理人員，對(duì)于組織來說無非是又一項(xiàng)支出。加強(qiáng)人事檔案管理的第一步，也是首要環(huán)節(jié)就是要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理意識(shí)。
首先，在醫(yī)院的管理者之間應(yīng)該達(dá)成一致意見：對(duì)人事檔案管理樹立重視意識(shí)。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實(shí)施，自上而下地推進(jìn)人事檔案管理工作的開展。對(duì)于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財(cái)力資源，提供更多款項(xiàng)，為人事檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有效的物質(zhì)保障。其次，提高全員的檔案意識(shí)，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫(yī)院全員了解認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，增強(qiáng)各崗位人員的工作積極性與責(zé)任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，確保人員充分履行工作職責(zé)；人事檔案管理人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，解放思想，創(chuàng)新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創(chuàng)新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。
二、建立健全人事檔案管理機(jī)制
人事檔案管理機(jī)制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進(jìn)行所需要遵循的依據(jù)。人事檔案管理機(jī)制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規(guī)范化、程序化、專門化。通過科學(xué)的方法以及利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段，規(guī)定檔案更新周期、更新時(shí)間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權(quán)與分工。對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個(gè)主要步驟。建立健全人事檔案管理機(jī)制需要從人事檔案管理的三個(gè)主要步驟入手，逐步進(jìn)行規(guī)范，并且對(duì)每個(gè)步驟的著重點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)強(qiáng)調(diào)。
首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎(chǔ)。收集信息能否有效進(jìn)行關(guān)系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)必須強(qiáng)調(diào)細(xì)致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進(jìn)行分工，明確責(zé)權(quán)，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負(fù)責(zé)該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與保密意識(shí)；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關(guān)鍵步驟。對(duì)人事檔案信息的整理強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的協(xié)作分工，醫(yī)院各個(gè)科室的人事檔案最好由專門的人員進(jìn)行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學(xué)的人事檔案管理，來促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時(shí)，應(yīng)該注意檔案類別的系統(tǒng)性與檔案使用時(shí)的便捷性。
三、創(chuàng)新人事檔案管理方法
部分監(jiān)測站雖然有檔案管理體系，但是據(jù)目前而言，檔案管理人員專業(yè)技能比較低，他們沒有經(jīng)歷過專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，其缺乏完整的檔案管理知識(shí)體系，并且對(duì)于檔案管理的實(shí)際操作技能也存在一定的不足，在檔案進(jìn)行整理、分類、擺放等工作中都有待提高，其工作內(nèi)容的不完整難以促進(jìn)檔案管理體系制度的健全。在此基礎(chǔ)上還存在檔案管理工作人員調(diào)動(dòng)比較頻繁的問題，對(duì)于員工知識(shí)體系以及專業(yè)技能的培養(yǎng)需要較長時(shí)間，同時(shí)員工適應(yīng)工作環(huán)境、工作內(nèi)容也需要很長一段時(shí)間，但是檔案管理的工作人員調(diào)動(dòng)比較頻繁，這就延長了新員工培訓(xùn)、適應(yīng)工作的時(shí)間，對(duì)于檔案管理工作的合理應(yīng)用存在一定的滯后性，使一些新接任工作的人員缺少檔案管理經(jīng)驗(yàn)以及方法，從而不能有效地對(duì)檔案進(jìn)行管理，這是當(dāng)前檔案管理工作面臨著非常嚴(yán)重的問題。
二、環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)技術(shù)的檔案管理措施
（一）有效完成歸檔和建檔
首先，要提高檔案管理人員對(duì)監(jiān)測技術(shù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，同時(shí)要加強(qiáng)他們的檔案意識(shí)。檔案工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的文件，要對(duì)自己的工作性質(zhì)以及職責(zé)有個(gè)重新的認(rèn)識(shí)，并且對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行有效地監(jiān)督，只有這樣才能自覺的完成歸檔工作。其次，要建立科學(xué)、合理的環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)技術(shù)檔案管理體系。檔案工作的基礎(chǔ)就是歸檔，要使檔案管理工作逐漸呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，同時(shí)必須要對(duì)歸檔范圍有個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，建立比較完善的環(huán)境監(jiān)測業(yè)務(wù)技術(shù)檔案體系。最后，要制定嚴(yán)格的監(jiān)督考核制度。為了使存檔以及歸檔人員有個(gè)良好的工作習(xí)慣就必須要求工作人員做好定期的通報(bào)工作，通報(bào)的內(nèi)容要包括歸檔內(nèi)容的完整程度以及歸檔時(shí)間。工作人員要對(duì)不同的檔案進(jìn)行分類，分類完成之后才可以進(jìn)行建檔，因此必須要嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督考核制度，從而促進(jìn)檔案管理工作的開展。
（二）加強(qiáng)檔案庫以及檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
首先，要加快建設(shè)檔案信息系統(tǒng)。目前大多數(shù)部門在進(jìn)行歸檔的時(shí)候，都是提交的紙質(zhì)文件，并且在整理檔案的時(shí)候，并不錄入資料的具體內(nèi)容，這就導(dǎo)致案卷磨損情況加劇，并且檢索以及查找的速度會(huì)受到影響。目前計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中被廣泛的應(yīng)用，其不僅能夠提高檔案檢索以及查找的速度，還能對(duì)不同內(nèi)容的檔案進(jìn)行分析和匯總，同時(shí)能夠提高監(jiān)測檔案的應(yīng)用價(jià)值。其次，要逐漸的完善檔案庫房的硬件設(shè)備。在檔案管理工作中，會(huì)形成很多文件資料，要想對(duì)文件資料進(jìn)行分類，就需要完善的硬件對(duì)其進(jìn)行支持，例如：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及檔案柜等。相關(guān)部門必須要加強(qiáng)監(jiān)測力量，并且要重視檔案庫房的建設(shè)，從而使檔案管理設(shè)備和監(jiān)測設(shè)備共同發(fā)展。最后，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在對(duì)檔案管理進(jìn)行人員配置的時(shí)候，必須要選擇素質(zhì)高、思想好、業(yè)務(wù)精的工作者。同時(shí)要在人員正式上崗之前做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，讓其了解資料分類以及整體歸檔的方法，從而保證資料收集、整體的質(zhì)量。
三、結(jié)語
醫(yī)院的檔案是記載著醫(yī)院各項(xiàng)事物、活動(dòng)、歷史的資料集合，是匯聚著自醫(yī)院建立以來所有成果的匯總。對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和成就起著至關(guān)重要的作用，醫(yī)院檔案管理以其獨(dú)特的規(guī)范性、保密性、永久性的特點(diǎn)，服務(wù)者醫(yī)生和患者。醫(yī)院檔案管理基本都是有第一手資料建立而成，由層層人員和部門把關(guān)檢查，對(duì)用紙、用墨、語言、文字都有嚴(yán)格的規(guī)范要求。醫(yī)院的檔案大多數(shù)都保存在相對(duì)安全的地方，檔案中記載著許多涉及醫(yī)院內(nèi)部和高層的決策或方針，以及患者的個(gè)人信息、個(gè)人隱私等，有著較大的私密性，醫(yī)院的檔案管理工作者做好安全工作，防止檔案中所記載的隱私外泄，杜絕對(duì)醫(yī)院或患者有所損害的事情發(fā)生。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案大多都是以文字的形式記載在紙張上，存放在檔案盒中密封保存，在做好安全管理的同時(shí)，規(guī)范的工作方式和行為方式，可以讓這些檔案永久的保存，不會(huì)出現(xiàn)遺漏或損壞。醫(yī)院檔案是為了更好的服務(wù)患者和醫(yī)生，為他們提供方便，同時(shí)也是醫(yī)院正常工作運(yùn)作的基礎(chǔ)，醫(yī)院的檔案管理者要做好管理工作，配合各部門之間的工作，讓醫(yī)院的工作效率更高，更好的為患者服務(wù)。
為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理方式也在不斷的改變，現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理變得越來越有層次感，從不同的角度，不同的方向把醫(yī)院檔案分類存放，根據(jù)研究目標(biāo)的不同和醫(yī)療方向的分類，漸漸的把各種類的資料和信息分門別類的儲(chǔ)藏，可以更快捷，更方便的為醫(yī)生和患者服務(wù)?，F(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理更加具有專業(yè)性，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理大多是由非專業(yè)人士管理，對(duì)醫(yī)學(xué)的具體分類不夠明確，現(xiàn)階段的醫(yī)學(xué)種類繁多，各領(lǐng)域相互影響相互交錯(cuò)讓傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理者不能及時(shí)的有效的把檔案及時(shí)存放，因此現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理要有專業(yè)性人才的加入，做好各個(gè)醫(yī)學(xué)科目的細(xì)化工作，保障醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，更好的為患者服務(wù)。同時(shí)在現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中最重要的就是檔案的連續(xù)性，醫(yī)學(xué)的研究過程和研究成果是一個(gè)相對(duì)緩慢的進(jìn)程，其周期性較長，醫(yī)院檔案管理工作者要做到保證其在研究的同時(shí)保存好每個(gè)階段向?qū)?yīng)的成果和結(jié)論，做好醫(yī)學(xué)研究的配合工作，讓醫(yī)院檔案可以更好的服務(wù)醫(yī)學(xué)研究。發(fā)揮醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段應(yīng)有的作用。
二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)階段所存在的問題
2.1、醫(yī)院檔案管理的分類問題
醫(yī)院檔案的豐富程度很大程度上決定著醫(yī)院的等級(jí)、經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)良等，它是醫(yī)院精神財(cái)富的具體體現(xiàn)，而確保各個(gè)檔案整齊有序的排放的關(guān)鍵就是醫(yī)院檔案的分類排放等問題。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案的原始積累來源于醫(yī)院的各個(gè)部門的資料歸納，并沒有積極主動(dòng)的去收集資料、文件等，其被動(dòng)、來源渠道單一的特點(diǎn)較為明顯，而檔案的分類又是檔案管理的基本方法，是對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的、規(guī)范的管理分類的有效手段。但是在現(xiàn)階段醫(yī)院的發(fā)展過程中，大多的醫(yī)院不在意和注重檔案的分類管理，沒有科學(xué)的、規(guī)范的方式去分類管理檔案，而且多數(shù)原因在于醫(yī)院用房緊張，檔案無處存放，各種基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，甚至導(dǎo)致醫(yī)院檔案的發(fā)霉、老化等問題，給資料的查找?guī)砗艽蟮睦щy。
2.2、醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低
在大多數(shù)的醫(yī)院中，醫(yī)院對(duì)于醫(yī)院檔案管理的工作并不是很重視，醫(yī)院檔案管理者的薪資水平還相對(duì)較低，各種基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，更新?lián)Q代的水平跟不上醫(yī)學(xué)發(fā)展的步伐，導(dǎo)致現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的水平嚴(yán)重的影響著醫(yī)院的發(fā)展節(jié)奏。而醫(yī)院檔案管理工作者也沒有能夠正確的認(rèn)識(shí)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理對(duì)于醫(yī)院發(fā)展的重要性，嚴(yán)重的缺乏與管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和法律意識(shí)，想當(dāng)然的以為醫(yī)院檔案管理工作就是簡單的文書整理，這種不負(fù)責(zé)任的想法充斥著大多數(shù)醫(yī)院檔案管理者的思維中，受到其專業(yè)素質(zhì)和文化水平的限制，導(dǎo)致現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理工作大多都處在一個(gè)相對(duì)混亂、分類不均、亂裝錯(cuò)裝的階段，使得醫(yī)院正常的工作運(yùn)轉(zhuǎn)受到了很大程度的阻礙，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展的需求。
2.3、現(xiàn)存的醫(yī)院檔案管理制度不夠規(guī)范
醫(yī)院從開始出現(xiàn)以來，經(jīng)過不斷的發(fā)展變遷和自我完善，都形成了一套適應(yīng)自己的醫(yī)療管理體制，各個(gè)部門之間、各個(gè)個(gè)體之間都有一定的行為規(guī)范和行事準(zhǔn)則，而醫(yī)院在檔案管理方面卻缺少相應(yīng)的制度規(guī)范，使得醫(yī)院的檔案管理工作沒有明確的形式準(zhǔn)則，檔案管理部門之間沒有相對(duì)應(yīng)的科學(xué)規(guī)范的流程，缺少對(duì)檔案的監(jiān)督和審查，不成形的醫(yī)院檔案管理使得人員松懈、工作散漫、效率極低，及其不利于醫(yī)院的正常管理。
三、規(guī)范現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理
為了配合現(xiàn)階段醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作者要做好醫(yī)院檔案的管理工作，醫(yī)院也要大力的支持其工作，建立健全檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，優(yōu)化檔案管理的環(huán)境，調(diào)動(dòng)每個(gè)醫(yī)院的部門配合好醫(yī)院檔案的管理工作，每個(gè)部門都把收集資料和文書的工作做到實(shí)處，各個(gè)部門都負(fù)責(zé)起來，積極的配合，方便醫(yī)院的檔案管理，同時(shí)也能極大地提高醫(yī)院檔案管理的完整程度和豐富程度。醫(yī)院?n案管理工作者要努力的提高自身的專業(yè)素質(zhì)不斷的學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的醫(yī)院檔案管理手段和知識(shí)，豐富自己的見識(shí)，開闊自己的領(lǐng)域，積極的學(xué)習(xí)與醫(yī)院檔案管理有關(guān)的法律知識(shí)，掌握我國法律對(duì)醫(yī)院檔案管理的要求，提高現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的效率。同時(shí)最重要的就是醫(yī)院要明確各項(xiàng)檔案管理的制度規(guī)范，保障醫(yī)院檔案管理工作的正確、正常進(jìn)行，結(jié)合相關(guān)的法律為醫(yī)院的檔案管理工作制定出一套科學(xué)的行為規(guī)范，使得檔案管理工作真正的成為方便醫(yī)患使用，幫助醫(yī)院發(fā)展的一項(xiàng)重要組成部分。
