發(fā)布時間：2022-10-30 11:33:54
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理制度樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、局檔案工作機(jī)構(gòu)
成立局工作鑒定小組，由辦公室、處、行政處、計財處有關(guān)人員組成。
局的檔案工作機(jī)構(gòu)為現(xiàn)行局的綜合檔案室，檔案室對局機(jī)關(guān)檔案實(shí)行綜合管理。其日常工作由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受國家省、幣檔案局監(jiān)督和指導(dǎo)。
二、綜合檔案室的職責(zé)
1.按照上級關(guān)于檔案工作的規(guī)定，組織具體實(shí)施工作。 2.擬訂局檔案工作計劃和工作制度。
3負(fù)責(zé)組織每年文書立卷、歸檔工作。
4.統(tǒng)一管理局各種門類和載體的檔案，做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和編研工作。
5.按規(guī)定向幣檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，接受局直屬撤銷單位的檔案。
6.負(fù)責(zé)收集與局業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。
7.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
8.協(xié)同有關(guān)處室對基層單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和督促檢查。
三、檔案綜合管理范圍
凡屬局各處、室和黨、政、工、團(tuán)組織形成的文書檔案、基建檔案（包括房改工作檔案）、設(shè)備檔案、聲像檔案、已故人員檔案（人事部門存三年后再移交）均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊、編號目錄，將檔案交綜合檔案室管理。
四、文件材料歸檔
1.本局在工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專業(yè)性文件），必須及時立卷歸檔，以保存局的歷史面貌。
2.歸檔的基本要求
（1）歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映局工作活動的真實(shí)歷史面貌；
（2）歸檔的文件材料必須進(jìn)行立卷整理，要符合立卷的原則和要求。
3歸檔時間
（1）黨、政、工、團(tuán)的文書立卷和各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)于翌年第二季度歸檔完畢。
（2）基建文件材料歸檔應(yīng)與該基建工程建設(shè)同步進(jìn)行，工程竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)向檔案室移交。
（3）設(shè)備文件材料應(yīng)于設(shè)備開箱時驗(yàn)收登記，設(shè)備安裝調(diào)試或投入使用三個月后向檔案室移交。
（4）會計檔案由財政部門整理立卷后，按20xx年7月1日實(shí)施的《會計法》規(guī)定，在對務(wù)部門保管一年后移交綜合檔案室
（5）已故干部職工檔案，按市委組織部市檔案局（xxxx）6號文規(guī)定，干部職工死亡后，其檔案在人事部門保存三年后向檔案室移交。
（6）聲像檔案自形成一個月內(nèi)向檔案室歸檔，凡歸檔的照片（連圖片）、錄音帶必須有文字說明（包括時間、地點(diǎn)、入物（職務(wù)）、內(nèi)容、拍攝（錄制）者姓名，錄像帶還應(yīng)有解說詞〕。
4.歸檔份數(shù)，黨政文件一般歸檔兩份，一份連底稿作檔案保存，一份作文件匯編。其他門類的文件，一般歸檔一份，比較重要的可增加歸檔份數(shù)。
五、檔案的管理
I局的全部檔案為一個全宗，全宗內(nèi)有檔案，按門類進(jìn)行分類，根據(jù)同級和上級檔案行政部門的要求，編制分類方案，編制類和編號的方法要便于保管和使用。
2.建立和健全檔案工作各項(xiàng)制度，把檔案工作列入機(jī)關(guān)工仁和業(yè)務(wù)活動計劃，把基建工作列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制。
六、加強(qiáng)檔案室的保護(hù)工作，改善檔案保管條件，并定期對檔案保管的狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題向領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時采取措施，保護(hù)檔案的安全
1.根據(jù)國家和同級檔案行政管理機(jī)關(guān)的規(guī)定，擬訂檔案保管期限表，為又書立卷和檔案鑒定提供依據(jù)。
2檔案的鑒定工作，由局辦公室牽頭組織有關(guān)業(yè)務(wù)處室組成鑒定小組，負(fù)責(zé)提出鑒定意見。
3,銷毀失去保存價值的檔案，必須登記造冊，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定兩人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。
4.檔案的移交按國家有關(guān)規(guī)定，將永久、長期保存的檔案，向幣檔案館移交并辦好移交手續(xù)。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
1、各行政村應(yīng)設(shè)立專門檔案室和保管檔案的櫥柜，對本村檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
2、行政村檔案管理員原則上由各村文書兼任，除檔案管理員外，其他人員不得隨意進(jìn)入檔案室。
3、村檔案室應(yīng)具備防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等相關(guān)條件。
4、村檔案管理人員應(yīng)每季度對室藏檔案進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查核對工作，做到賬物相符。
二、行政村文件材料立卷歸檔制度
1、凡村黨支部、村民委員會及所屬單位在工作活動中形成的，具有查考保存價值的各種文件材料，都應(yīng)歸檔保存。
2、列入歸檔范圍的各類文件材料應(yīng)按要求及時向村檔案室移交歸檔，重要文件材料應(yīng)在形成的當(dāng)天移交，任何組織和個人不得隨身攜帶或據(jù)為己有。
3、歸檔的文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案制成材料應(yīng)符合檔案長期保管的要求。
4、文件材料歸檔時，交接雙方應(yīng)在清點(diǎn)完畢后辦理移交手續(xù)并在移交清冊上簽字。
三、行政村檔案借閱利用和保密制度
1、村級檔案一般不提供對外借閱，確需借閱的需經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并填寫《檔案查閱利用登記簿》。
2、除國家法律法規(guī)另有規(guī)定外，外單位人員借閱或查閱有密級和涉及村民隱私的檔案，需村主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意。
3、檔案借閱人必須愛護(hù)檔案，并遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得損害國家、社會、集體和村民的合法權(quán)益。對破壞檔案或造成檔案泄密的，按國家有關(guān)法律法規(guī)予以處罰。
四、行政村檔案鑒定銷毀制度
1、對已到保管期限的檔案，由村兩委聯(lián)席會進(jìn)行鑒定；對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)村主要領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后予以銷毀。
2、村級財務(wù)檔案銷毀前，需經(jīng)村賬鎮(zhèn)中心和鎮(zhèn)財政所共同審核，查明無誤并簽字后，通知所在村主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。
3、檔案銷毀時應(yīng)有兩人以上同時在場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。檔案銷毀清冊應(yīng)歸檔并永久保存。
4、檔案銷毀清冊應(yīng)并逐份登記每份文件的標(biāo)題、文號、制發(fā)單位、形成時間等信息。
五、行政村檔案管理責(zé)任追究制度
出現(xiàn)下列行為的，將根據(jù)情節(jié)輕重，對現(xiàn)任人進(jìn)行批評教育或其他相應(yīng)處理；構(gòu)成犯罪的，按法律規(guī)定追究刑事責(zé)任：
1、損毀、丟失或擅自銷毀檔案的；
2、擅自提供、抄錄、復(fù)制保密檔案的；
3、將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件、材料據(jù)為己有，拒絕歸檔的；
4、涂改、偽造或出賣、轉(zhuǎn)讓檔案的；
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案
第五條企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé)：
（一）貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；
（二）統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；
（三）指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（含境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵紀(jì)守法，具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。
第七條企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。
歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認(rèn)真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條企業(yè)提供利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動，應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎勵。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理制度；改革創(chuàng)新
目前在一些單位中檔案管理部門對人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中的作用效果。目前我國經(jīng)濟(jì)形勢處于轉(zhuǎn)型及調(diào)整時期，這對單位人員調(diào)動有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，對其管理制度與模式的改革創(chuàng)新就更應(yīng)受到單位和社會的重視。
一、當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理不當(dāng)，人員流動性大。
事業(yè)部門聚集了大量的高素質(zhì)以及高層次人才，這些人才在單位處于專業(yè)要求較高的崗位中，因?yàn)檫@些人的發(fā)展前景、專業(yè)特點(diǎn)以及再教育等原因?qū)е缕淞鲃有暂^大。傳統(tǒng)的檔案管理方法由于工作繁雜，單一重復(fù)，導(dǎo)致很多人才不愿意長期從事檔案管理工作，造成人員的大量、快速流動。
（二）管理工作不科學(xué)，缺乏合理的考核規(guī)范。
當(dāng)前，我國缺乏科學(xué)的員工考核依據(jù)和人事檔案管理制度，很多用人單位是根據(jù)人事檔案對員工進(jìn)行工資晉級和職務(wù)晉升，而不是根據(jù)員工的貢獻(xiàn)價值、工作能力以及知識水平，用人單位缺乏公正、合理、科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，對員工的工作積極性造成很大的負(fù)面影響。
（三）檔案管理工作秩序混亂，歸檔不及時。
當(dāng)前，很多用人單位已經(jīng)充分認(rèn)識到人才對單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因?yàn)?，紛紛采取相關(guān)的優(yōu)惠政策來吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動的情況下，用人單位使用三不要做法，即不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，造成部分檔案歸檔不及時，影響正常的檔案使用秩序。
（四）人事檔案管理內(nèi)容陳舊。
人事檔案管理中所涉及的管理內(nèi)容比較陳舊，無法滿足現(xiàn)代單位對于人才的基本管理需求，也無法切實(shí)適應(yīng)于現(xiàn)代單位檔案管理的需要，而對于個人參加各類培訓(xùn)，獲得技能證書情況等又缺乏相應(yīng)的記錄格式。另一方面，由于個人關(guān)系等主觀情況導(dǎo)致人事檔案中出現(xiàn)很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無法充分反映個人的真實(shí)情況。
二、人事檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的對策措施
（一）正確認(rèn)知人事檔案管理，樹立服務(wù)意識。
要正確認(rèn)知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進(jìn)管理工作的全面開展。首先，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理觀念，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監(jiān)督體系。第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業(yè)以及機(jī)關(guān)等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當(dāng)做基礎(chǔ)工作來做，引導(dǎo)相關(guān)管理人員執(zhí)行自己職責(zé)，在實(shí)際工作中提高工作水平，促進(jìn)管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務(wù)。
（二）改進(jìn)檔案管理方法，提高工作效率。
相關(guān)單位要改進(jìn)檔案管理方法，為提高管理水平提供條件，對人事檔案進(jìn)行管理要從傳統(tǒng)的分散模式向統(tǒng)一模式轉(zhuǎn)變。加強(qiáng)事業(yè)企業(yè)同社會管理機(jī)構(gòu)的交流合作，整合檔案信息資源，促進(jìn)檔案管理向信息化方向發(fā)展，加強(qiáng)檔案資源的應(yīng)用和開發(fā)。同時，還要建立完善的檔案管理?xiàng)l例，科學(xué)制定管理方法，使檔案管理充分滿足市場經(jīng)濟(jì)的需求，促進(jìn)檔案管理水平的提高。
（三）做好管理人員培訓(xùn)工作，提高隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)。
人事制度的深化改革對管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出高要求。在新時期下，領(lǐng)導(dǎo)一定要選擇責(zé)任感強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和專業(yè)素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，并且對其進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，樹立正確科學(xué)的管理理念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，更新檔案管理方式。
（四）充實(shí)檔案管理內(nèi)容，便于查閱相關(guān)個人信息。
聘用書、工作協(xié)議、勞動合同等相關(guān)法律文件是人事檔案的關(guān)鍵組成因素，一定要進(jìn)行及時歸檔，同時，解聘、辭聘以及考核等相關(guān)資料也要及時存入檔案中，充實(shí)檔案內(nèi)容、豐富個人信息，為以后的查閱提供便利。
（五）成立檔案管理機(jī)構(gòu)，制定科學(xué)合理的管理制度。
由于人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業(yè)或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關(guān)政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監(jiān)督，制定科學(xué)的管理?xiàng)l款。總之，要想適應(yīng)單位的發(fā)展及市場經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變就需要突破原有管理模式的局限，通過時代的角度去探索及創(chuàng)新管理制度，根據(jù)人事檔案的作用及要求對其制度及模式進(jìn)行科學(xué)合理的改進(jìn)。上文的內(nèi)容主要指出人事檔案應(yīng)具有一定的隱私性，并在實(shí)際中受法律的保護(hù)，在尊重員工的同時，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創(chuàng)新的角度對人事檔案進(jìn)行有效管理。
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為了加強(qiáng)體育教學(xué)檔案管理工作，提高體育教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，體現(xiàn)體育組的教學(xué)情況，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化和現(xiàn)代化，更好地為體育組的教學(xué)服務(wù)，特制定本制度：
一、歸檔
體育教學(xué)文件材料歸檔是指把體育組在教學(xué)過程中形成的具有保存價值的資料和文件，按照分類保管的辦法集中存放，以供檢索、查閱。
二、歸檔范圍
1、教育局及學(xué)校有關(guān)體育教學(xué)的文件；
2、體育組人員組成及變動情況，教師業(yè)務(wù)情況登記表，教師基本情況材料（含學(xué)歷、學(xué)位、職稱、履歷、業(yè)務(wù)情況獎懲、科研成果等的原件或復(fù)印件）；
3、教學(xué)改革方案、計劃；
4、教材、教學(xué)參考資料，各種圖片、聲像資料；
5、典型教案、體育教師備課計劃及記錄；
6、教學(xué)進(jìn)度表；
7、教學(xué)總結(jié)與考核；
8、運(yùn)動會方案、比賽過程圖片、比賽結(jié)果；
9、學(xué)生考試成績及學(xué)生體質(zhì)與健康測試達(dá)標(biāo)情況；
10、學(xué)生在各類體育比賽中的獲獎證書。
三、歸檔程序
（一）形成積累
1、在教學(xué)過程中，各體育教師把自己的有關(guān)需歸檔的材料整理完畢并寫好目錄，裝訂后交體育組檔案管理員（如果沒有專職管理員的，一般由體育組組長兼任）歸檔；
2、體育組檔案管理員按文件材料分類列表歸檔，并定期整理。
（二）整理組卷
1、檔案管理員要對檔案進(jìn)行分類存放，并造冊存于電腦，以供查閱；
2、卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)按正件在前附件在后，印件在前定稿在后的要求排列；
3、檔案制成要求材料質(zhì)量優(yōu)良、書寫字跡工整，文字清晰。文字書寫禁止使用紅墨水、鉛筆，非檔案專用圓珠筆及復(fù)寫；
4、文件材料收集齊全、完整且審核、簽發(fā)手續(xù)完備；
5、填寫案卷封面各欄目，標(biāo)題要簡短、明確。
4、檔案的查閱
外單位人員要查閱、借閱、復(fù)印檔案的要經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，體育組檔案管理員要將檔案的查閱、借閱、復(fù)印情況進(jìn)行詳細(xì)登記。
關(guān)鍵詞:檔案革新；制度改革；檔案完善；信息保存
一、通過檔案管理制度的創(chuàng)新發(fā)揮更大的管理效益
檔案管理是企業(yè)管理中的一個微小的工作環(huán)節(jié)，由于起不到具體的經(jīng)濟(jì)效益常常被企業(yè)高管忽略，否定其創(chuàng)新的價值。然而在實(shí)際的企業(yè)管理中，檔案的有效管理是可以提升企業(yè)的綜合管理能力，便于企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的合作，對于企業(yè)的發(fā)展而言有著重要的意義。
（一）檔案管理人員的責(zé)任感很重要。檔案管理的工作不局限于對于人事部門的檔案管理，還有更多的重要部分在合同方面的管理，企業(yè)機(jī)密資料的管理，企業(yè)證件的管理，法律文書，會議記錄的管理等等。這些管理的基礎(chǔ)工作就是要求管理人員能夠第一時間分清工作的內(nèi)容，完全掌握處理工作的技能，學(xué)會在枯燥的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)自己的價值。對于企業(yè)而言能夠從事好檔案管理的工作對于企業(yè)的發(fā)展很有必要，工作人員要深知自己的使命和價值才能對工作負(fù)責(zé)，對企業(yè)的檔案管理負(fù)責(zé)。
（二）提升檔案管理工作的使命感。要做好檔案管理的工作不是一件簡單的事情，看似沒有技術(shù)的工作卻要求從業(yè)者擁有較高的個人素質(zhì)，其中就是慎獨(dú)能力。作為企業(yè)的一名重要資料的管理者要把檔案文件視為戰(zhàn)士的槍支彈藥，時刻守護(hù)著檔案的安全，不能出現(xiàn)遺漏破損、更不能丟失，一旦重要機(jī)密的遺失對于企業(yè)的打擊非常大。在檔案管理的類型中會有一部分紙質(zhì)檔案與電子檔案以及物資的管理，如：員工檔案、公司資質(zhì)、法律判定書、影音光盤、磁帶、財務(wù)賬務(wù)的記錄、設(shè)計草圖、競標(biāo)書、客戶資料、采購物資的價格表等等，這些都是公司的無形資產(chǎn)，一旦被企業(yè)間諜和競爭對手獲取將損失慘重，喪失行業(yè)的競爭力和市場份額。
（三）促使從業(yè)者能動性的處理工作難題。由于檔案管理制度的專業(yè)性和保密性導(dǎo)致工作人員相對較少，其他人及領(lǐng)導(dǎo)并不能夠第一時間發(fā)現(xiàn)工作中的問題和處理問題的技巧，這就需要從業(yè)人員能夠通過工作日記的形式來記錄每天工作的內(nèi)容和所遇到的困難及解決方法，定期總結(jié)工作內(nèi)容和工作技能，把解決方案的步驟詳細(xì)記錄最終為創(chuàng)新工作做好基礎(chǔ)。把需要幫助向上級領(lǐng)導(dǎo)請求，說明需求的原因和所帶來的幫助，除了物資的需求外還需要對于助手人員、監(jiān)督人員的需求，需要拷貝設(shè)備和銷毀設(shè)備同樣要與上級申請，這些輔助工作的物資都能夠提升工作效率和質(zhì)量。
二、管理理念創(chuàng)新提高企業(yè)的競爭力和收益能力
對于管理職能的創(chuàng)新在于企業(yè)要放權(quán)給檔案管理員，部分的企業(yè)發(fā)展中很多人員都能夠直接找到檔案管理員索取資料和信息，這種行為存在著潛在的危險，一旦造成機(jī)密丟失外漏就無法找到責(zé)任人。
（一）精簡管理有利于企業(yè)資料的保密度。精簡管理包括對于人員的精簡和管理流程的精簡。首先，其中人員精簡可以控制在3人至4人即可，越多的人能夠碰到檔案資料就預(yù)示著資料信息被外泄的概率會越高，從業(yè)人員之間需要一定的牽制是最好的崗位編制設(shè)計。不論如何分配工作都要有一個原則就是需要有人進(jìn)行監(jiān)督工作，不定時的抽查、驗(yàn)視工作可以降低管理人員的內(nèi)部操作和竊取機(jī)密的可能。其次，管理人員不可以隨意翻閱任何文件。檔案文件會因重要等級來分類，給管理人員一定的權(quán)利并不是讓他們可以隨意查閱，而是通過密封的方式來保證資料的保密性與安全性。最后，查閱程序的合理簡化，根據(jù)等級來制定查閱檔案的流程。在擁有檔案管理?xiàng)l例的基礎(chǔ)上不得輕易改動條例中的要求規(guī)定，必須經(jīng)過董事會或者高層領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的認(rèn)可才能更改條例的修改，任何人需要外借檔案都要親自簽字，標(biāo)注用途和使用時間，預(yù)計歸還時間，通過郵件和內(nèi)部OA來申請使用，多層上級領(lǐng)導(dǎo)通過方可外借。
（二）創(chuàng)新檔案管理能夠有利于提升企業(yè)形象。企業(yè)檔案管理的能力往往體現(xiàn)出一家企業(yè)的內(nèi)部工作配合程度和細(xì)致工作處理的能力，尤其是在外賓來企業(yè)開會的時候能夠看到企業(yè)的整體工作能力水平和員工的素質(zhì)。外來人員好的評價對于企業(yè)而言就像是播放一條招聘廣告一樣，良好的企業(yè)形象會增強(qiáng)外來人員的認(rèn)可。
（三）檔案管理的創(chuàng)新理念能夠優(yōu)化工作并提高員工執(zhí)行力。檔案管理的工作不是一個部門能夠完成的工作，一定需要所有部門的配合，比如：勞動合同的重新簽訂、公司合作協(xié)議修訂、財務(wù)信息的更新、員工資料的存檔和外發(fā)等工作都需要相關(guān)部門人員的配合，而檔案人員的工作往往被其他部門忽略，造成收集資料遇到各種困難。通過創(chuàng)新檔案管理的理念去改革不良的工作習(xí)慣，學(xué)會防微杜漸、未雨綢繆的處理方式將問題提早就解決這些問題，將通過動員大會的形式來將這些資料填寫的重要性跟所有員工說明從而降低工作難度。
三、總結(jié)
在工作中處理問題的事例有很多，最終需要的是優(yōu)秀合理的工作方法，而不是一成不變的工作態(tài)度與工作方式，如果合理的工作方法可以取代陳舊的工作方法是可以通過實(shí)踐檢驗(yàn)的，通過更便捷的工作方法、創(chuàng)新的思維來調(diào)動全員的配合力，進(jìn)而加速檔案管理制度和管理理念的革新進(jìn)程。
作者:迪力努爾·哈帕爾 單位:新疆博州溫泉縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局
參考文獻(xiàn):
在現(xiàn)代生活中，人事檔案對于個人的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，做好人事檔案管理工作不僅有利于社會公共信息的建立，同時還有利于人才的合理配置。這是由于人事檔案對于個人來說是一種證明，它包含著個人的學(xué)歷、社會管理、工作經(jīng)歷等基本信息。通過人事檔案管理，有助于社會公共信息的建立。另外，從公益事業(yè)單位人力資源管理的角度而言，其在招聘時人事檔案是他們考核的重要信息。而且隨著社會發(fā)展，公益事業(yè)單位的工作內(nèi)容和員工的工作性質(zhì)也在發(fā)生著變化，而人事檔案管理工作正是記錄這一切變化的載體，通過人事檔案的完善，可以清楚發(fā)現(xiàn)員工的工作歷程和改變。另一方面，事業(yè)單位在對人員進(jìn)行調(diào)動、任免時，都需要對員工的思想道德、個人經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等多方面進(jìn)行考核，在這種狀況下，事業(yè)單位除了通過員工人際關(guān)系進(jìn)行調(diào)查了解之外，人事檔案就是事業(yè)單位考核最為直觀的資料了。因此，做好人事檔案管理工作，不僅有助于事業(yè)單位更為全面的對員工進(jìn)行考核和衡量，幫助事業(yè)單位更好的進(jìn)行人才的合理配置，同時還有助于促?M事業(yè)單位的健康發(fā)展。
二、公益事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的問題
（一）缺乏專門的法律法規(guī)指導(dǎo)
公益事業(yè)單位一般由國家財政全額撥款，因此，在與其他未來必將被推向市場的生產(chǎn)經(jīng)營類事業(yè)單位對比時，公益事業(yè)單位更為穩(wěn)定，從而近年來成為眾多求職者眼中的“香模摸”。而“逢進(jìn)必考”目前已成為公益事業(yè)單位錄用人員的一般方法，但是“事業(yè)單位考試”這種形式上公正的方式在實(shí)際的執(zhí)行過程中常常會存在著一些“暗箱操作”。這是由于公益事業(yè)單位在人員錄用時擁有“條件自主設(shè)定權(quán)”，包括招聘人員的學(xué)歷、專業(yè)等條件都是由事業(yè)單位自行制定的，在這樣的背景下，“因人設(shè)崗”、“因人設(shè)條件”的弊端難以杜絕。而且，即使考試公正，在面試環(huán)節(jié)，也難以消除其中的人為影響。另一方面，目前，公益事業(yè)單位在人事檔案管理工作中多遵循的還是《中華人民共和國檔案法》，而這一法律條文最近一次的修訂還要追溯到 1998 年。但是隨著社會的發(fā)展，我國公益事業(yè)單位的工作內(nèi)容、用人制度都在不停的更新迭代，《中華人民共和國檔案法》在實(shí)際應(yīng)用中已經(jīng)不再完全適用于當(dāng)前的事業(yè)單位人事檔案管理制度了，因此，公益事業(yè)單位人事檔案管理制度亟待完善，需建立健全的法律法規(guī)指導(dǎo)其工作。
（二）人事檔案管理制度僵化，配套設(shè)施不完善
目前，公益事業(yè)單位人事管理主要施行的是身份管理，而這種管理方式引起的一系列問題經(jīng)過時間的累積使得事業(yè)單位人事檔案管理制度逐漸僵化，人事管理缺乏靈活性，也難以激發(fā)員工的工作積極性。以公益事業(yè)單位人員待遇為例，公益事業(yè)單位工作人員福利待遇長期實(shí)行的是“編制基本工資+職稱工資+津補(bǔ)貼”，在這樣的待遇執(zhí)行方式中，員工難免滋養(yǎng)出“吃大鍋飯”、“干多干少一個樣”的思想，從而造成公益事業(yè)單位員工消極怠工的現(xiàn)象。另一方面，公益事業(yè)單位人事檔案管理不僅僅是對員工招錄制度、管理制度的管理，其還包括職稱制度、社會保障制度、培訓(xùn)制度、退休制度的管理，但是就目前而言，這些制度因素之間的關(guān)系并沒有得到有效協(xié)調(diào)和完善，仍存在著一定的問題和矛盾需要公益事業(yè)單位去改革和優(yōu)化。
（三）人事檔案管理制度重要性認(rèn)知不足
目前，我國事業(yè)單位對于人事檔案管理制度并不十分重視，這是由于以下兩方面原因造成的，一是由于人事檔案管理本身是無法創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的，因此，事業(yè)單位管理人員對于人事檔案的管理往往只是為了應(yīng)付上級部門的檢查，從而形成“說起來重要，用起來需要，忙起來不要”的情形，而且由于人事檔案整理間隔過長，常常會出現(xiàn)人事檔案信息缺失、滯后等問題。另一方面是由于缺乏人事檔案管理的專業(yè)知識和重要性的認(rèn)知，公益事業(yè)單位員工對于人事檔案管理的重要性程度認(rèn)知不足，意識不到人事檔案管理的價值，因此，在履歷表填寫抑或是年度考核評定時，盡管人事檔案管理人員已再三強(qiáng)調(diào)資料填寫正規(guī)性和標(biāo)準(zhǔn)性，仍存在部分員工隨意填寫，在不確定信息，如入黨時間、入黨聯(lián)系人等，不經(jīng)事實(shí)求證就以自己的想法肆意填寫，從而給人事檔案管理工作造成負(fù)擔(dān)。
（四）人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化程度有待增強(qiáng)
公益事業(yè)單位人事檔案包括員工學(xué)歷、工作經(jīng)歷、教育經(jīng)歷、政治審查等多方面的材料，按照相關(guān)規(guī)定以上資料必須使用 16K 規(guī)格的公文用紙，但是往往在人事檔案整理時，可發(fā)現(xiàn)上述資料規(guī)格用紙五花八門， 如16K、A4、A3；而且員工人事檔案管理尚且沒有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的登記表和統(tǒng)一的裝訂標(biāo)準(zhǔn)，人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度有待完善。另一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理方式不僅書寫麻煩，在紙質(zhì)文檔歸納和整理方面更是耗盡了人事檔案管理職員的心力，然而隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息技術(shù)的日新月異，越來越多的電子技術(shù)被應(yīng)用到企業(yè)管理，采用信息化管理不僅有助于人事檔案的收集與歸納，還能實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的精細(xì)化管理，但是就目前而言，我國在人事檔案管理上的信息化程度水平還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。
三、公益事業(yè)單位人事檔案管理制度完善決策
（一）建立公益事業(yè)單位工作人員法律法規(guī)
政府機(jī)關(guān)工作人員的人事管理有國家出臺的《公務(wù)員法》對其轄屬內(nèi)的職員權(quán)利義務(wù)、社會保障以及福利待遇等方面進(jìn)行規(guī)定；企業(yè)工作人員的人事管理則有國家出臺的《勞動法》、《合同法》等法律法規(guī)對其轄屬內(nèi)的職員的權(quán)利義務(wù)、職責(zé)范圍以及福利待遇等方面進(jìn)行規(guī)定，但是目前專門針對公益事業(yè)單位工作人員的認(rèn)識管理相關(guān)的法律法規(guī)暫時還是一片空白。另外，隨著事業(yè)單位的進(jìn)一步改革，公益型事業(yè)單位在所有事業(yè)單位中不管是單位數(shù)量還是其轄屬的職員數(shù)量上都是占大部分的，是相關(guān)領(lǐng)域提供社會服務(wù)的重要主體。因此，國家應(yīng)出臺公益事業(yè)單位工作人員人事管理的法律法規(guī)，對其轄屬下的職員的福利待遇、工作內(nèi)容、社會保障進(jìn)行明確的規(guī)定，保障其義務(wù)、權(quán)利和福利，從而規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化公益事業(yè)單位人事檔案管理工作。
（二）完善公益事業(yè)單位人事檔案管理制度
完善公益事業(yè)單位人事檔案管理制度主要從以下四個方面進(jìn)行完善：一是完善事業(yè)單位工作人員招錄制度，統(tǒng)一公益事業(yè)單位崗位招錄條件，防止事業(yè)單位任意更改錄用條件，其次，在面試環(huán)節(jié)采取異地混合面試專家組開展面試，杜絕“走后門”現(xiàn)象的發(fā)生，保證招錄考試的公平公正性；二是完善事業(yè)單位工作人員福利待遇制度，完善的福利待遇制度對于員工的激勵作用是十分可觀的，事業(yè)單位應(yīng)盡快完善適用于公益事業(yè)單位的工作人員福利待遇制度，制定科學(xué)合理的崗位工作量化考核指標(biāo)；三是完善事業(yè)單位工作人員社會保障制度，妥善解決招聘職員的醫(yī)療保險、失業(yè)保險以及養(yǎng)老保險問題，保障在職員工的合法權(quán)益，消除其后顧之憂，從而全身心的投入工作中；四是完善事業(yè)單位工作人員考核監(jiān)督制度，完善的制度還需要有效的執(zhí)行才能發(fā)揮其最大的效用，而對制度的有效執(zhí)行則需要完善的考核制度進(jìn)行監(jiān)督，因此，在完善人事檔案管理制度的同時，還需健全相??的考核監(jiān)督機(jī)制。
（三）增強(qiáng)員工對于人事檔案管理制度重要性的認(rèn)知
人才資源是促進(jìn)公益事業(yè)單位健康發(fā)展的重要推動力，因此，無論是公益事業(yè)單位還是其轄屬的職員都需認(rèn)識到人事檔案管理的重要性。首先，針對人事檔案管理部門，事業(yè)單位應(yīng)配置專業(yè)的人事檔案管理人才，全面提高人事檔案管理人員的責(zé)任意識，并使其能根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展，創(chuàng)新改革人事檔案管理制度，盡職盡責(zé)的做好人事檔案管理工作。其次，事業(yè)單位需加強(qiáng)對于人事檔案管理制度的宣傳力度，并規(guī)律性組織單位員工參與相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，使宣傳落到實(shí)處，幫助事業(yè)單位員工樹立人事檔案管理意識，增強(qiáng)其對于人事檔案管理制度重要性的認(rèn)知。
（四）促進(jìn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)
實(shí)現(xiàn)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和信息化建設(shè)是現(xiàn)代公益事業(yè)單位人事檔案管理的關(guān)鍵。公益事業(yè)單位在人事檔案管理工作匯總應(yīng)采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范對工作人員的基本信息進(jìn)行收集、整理和歸納，標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理制度有利于發(fā)揮人事檔案的作用。另一方面，公益事業(yè)單位還需推進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)，信息化時代，衡量一項(xiàng)工作先進(jìn)與否，主要是看這項(xiàng)工作的信息化程度，隨著時代的發(fā)展，公益事業(yè)單位的人事檔案管理也應(yīng)與時俱進(jìn)。因此，公益事業(yè)單位應(yīng)開發(fā)人事檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，從而避免重復(fù)性工作，提高人事檔案管理的工作效率。
