發(fā)布時間：2022-10-20 05:13:40
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【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內(nèi)容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
【論文關(guān)鍵詞】教學檔案規(guī)范化管理
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質(zhì)量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學質(zhì)量的重要保障,故加強高校教學檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關(guān)文件;學院規(guī)劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料;每學期評教評學的相關(guān)材料及教學檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學管理類:教師教學有關(guān)規(guī)程、教學工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學任務安排及開課有關(guān)資料、教師教學情況調(diào)查表、教學質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業(yè)務類:重點課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業(yè)論文及評審意見;學生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務檔案;教學儀器設(shè)備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學校辦學規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領(lǐng)域不斷拓寬,新學科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內(nèi)容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發(fā)的有關(guān)教育教學的有關(guān)文件,又有主管教學的教務部門形成的關(guān)于教學改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業(yè)務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業(yè)務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關(guān)材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業(yè)論文(設(shè)計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結(jié)束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實現(xiàn)教學檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
必然帶來了培養(yǎng)手段的迥異。而培養(yǎng)手段的合理性直接決定了培養(yǎng)目標的實現(xiàn)效果。對于檔案專業(yè)的“學歷教育”來說，實現(xiàn)其培養(yǎng)目標必定要走“學院派”的常規(guī)培養(yǎng)路線。與其他高等教育的學科相同，培養(yǎng)手段通常是讓培養(yǎng)對象從檔案學的歷史來源、基礎(chǔ)學理入手，加之情報學、圖書館學、文書學等臨近專業(yè)、學科和公共課程的研修后，使其檔案學知識由淺入深地逐漸提高，最終達到具有一定檔案文獻、史料編研的能力，以此通過這種循序漸進的教學方式和一定的學習年限，培養(yǎng)出檔案行業(yè)中的“建筑工程師”。對于檔案專業(yè)的“在職教育”來說，實現(xiàn)其目標必定要走“職業(yè)派”的特殊路線。為了使“非檔案學”專業(yè)的檔案人員快速達到從業(yè)水平，對各單位的基礎(chǔ)業(yè)務工作給予一定的支持，故培養(yǎng)手段往往側(cè)重于實際工作的方式、方法，其課程設(shè)置也較為務實且針對性強。比如，“文書檔案管理”、“科技檔案管理”、“會計與聲像檔案管理”等。而宏觀、學理性的課程，如“文書學”、“檔案發(fā)展史”等則分量較輕，以此培養(yǎng)出檔案行業(yè)中的“建筑工人”。
二、培養(yǎng)師資不同為了使培養(yǎng)手段更好地發(fā)揮作用
培養(yǎng)師資的選擇就成為要仔細斟酌的一個問題。這就好比說，培養(yǎng)“建筑工程師”的人，其本身一定也是“建筑工程師”；而培養(yǎng)“建筑工人”的人，其本身也一定是“建筑工人”。而只有這樣，才能在人才培養(yǎng)中達到事半功倍的效果。檔案專業(yè)的“學歷教育”培養(yǎng)師資必定是具有較高的學理知識和文獻、史料編研能力的檔案行業(yè)的教育家、學者、教授、講師等諸如此類的“學院派”人物。因為他們掌握著豐富的學術(shù)資源，了解國內(nèi)外最新的檔案學動向，參與并編寫相關(guān)的學術(shù)著作，具有很高的史料編研造詣。同理，檔案專業(yè)的“在職教育”培養(yǎng)師資必定是具有豐富的檔案管理實操經(jīng)驗，多年從事檔案行業(yè)的監(jiān)督指導人員，以及相關(guān)行政業(yè)務人員。因為他們常年接觸基層單位檔案工作，熟悉檔案整編的實操流程，對于部分機構(gòu)特殊的檔案管理狀況具有豐富的處置經(jīng)驗?？傊捎谂嘤柲繕撕团嘤柺侄蔚牟煌?，造就了不同的培訓模式在師資來源選取上要有所差異。相同性質(zhì)的師資培養(yǎng)相同性質(zhì)的學員體現(xiàn)出檔案專業(yè)的“學歷教育”和“在職教育”培養(yǎng)師資側(cè)重的不同。這也從另一個側(cè)面進一步反映出兩種培養(yǎng)模式的本質(zhì)差別。
三、培養(yǎng)周期不同
檔案專業(yè)的“學歷教育”和“在職教育”可以說是“道”與“術(shù)”的關(guān)系。所謂的“道”更側(cè)重于理論，知識結(jié)構(gòu)更加系統(tǒng)、全面，偏向于檔案實際工作中的研究與編研；所謂的“術(shù)”更側(cè)重于實踐，知識結(jié)構(gòu)更具有針對性、時效性，偏向于檔案實際工作中的“收集、管理、借閱利用”。由于檔案專業(yè)的“學歷教育”與“在職教育”的培養(yǎng)目標、培訓手段、培訓師資的側(cè)重不同，故在通常情況下，前者的培養(yǎng)周期要遠高于后者。就前者而言，培訓周期一般為幾年（無論是本科階段或是研究生階段），只有這樣才能保證被培養(yǎng)者的知識體系建構(gòu)，以及學科敏感性的養(yǎng)成；而對于后者來說，由于培訓目標、手段較為有針對性，主要關(guān)注于檔案日常工作中一些常見問題，故其培訓周期可以精華至一周或十余天。
四、結(jié)語
一、加強意識，建立機構(gòu)
檔案工作首先要得到學校領(lǐng)導的高度重視，把檔案工作列入學校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學習與宣傳活動。結(jié)合實際，領(lǐng)導帶頭學，做貫徹落實《檔案法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護學校檔案工作。建立健全的管理機構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領(lǐng)導小組，配備一名專職檔案員，學校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
二、健全制度、規(guī)范管理
建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展?！毒C合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工作任務，使學校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
三、強化業(yè)務，提高能力
檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻的人擔任學校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為學校教學、科研和其他工作服務。因此，加強檔案人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
四、穩(wěn)定干部隊伍，改善工作條件
要采取切實措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務素質(zhì)的檔案干部隊伍，并保持相對穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學、科研、圖書管理人員同等對待，按有關(guān)規(guī)定，認真做好專業(yè)技術(shù)職務聘任(或任命)工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動。檔案部門的經(jīng)費，應列入學校預算，統(tǒng)籌解決。學校各職能部門要對與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學校經(jīng)費中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館(室)的庫房建設(shè)，應列入學校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護檔案的完整與安全。
五、注重收集，加強管理
學校檔案材料是領(lǐng)導正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實績的有力證明。學校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化文書管理，抓好學?；顒铀纬傻奈募牧系氖占?，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對有請示沒有批復或有批復沒有請示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應及時查詢，保證這類文件材料的按時歸檔。利用復印的機會收集。檔案人員在復印文件材料時，對有價值，需要歸檔的文件材料當即留下原件，以備日后歸檔。
教學檔案管理是學校管理及發(fā)展的重要資料，它包含文字、圖表、視屏等各種資料，是學校教學管理的最真實、可靠的資料，教學檔案的完整性、準確性對學校有重要的意義，教學檔案的科學、規(guī)范化管理能有效地推動中職學校的建設(shè)和發(fā)展。
1．教學檔案管理的工作內(nèi)容
中職學校的教學檔案管理主要是管理教學活動中的資料，包括教學類、管理類及綜合類三種檔案。第一，教學類檔案，主要包括教師教學課程的設(shè)計、規(guī)劃、實施方案及實施的情況；教師教學的課程標準、課程安排、教學任務、教學進度、教學培訓等；教師課件的設(shè)計、教學案例、教學模型；學生使用的教材管理、教師編輯教材的使用情況、考試試卷的來源、試卷的分析總結(jié)等。第二，管理類檔案，主要有對教師教學情況的考察、教學評估材料的收集、教師教學檔案的整理、學生課程表的安排、教師課程資料的準備、教師教學質(zhì)量的檢查，教學師資力量的建設(shè)、教師進修材料的準備、學生學籍的管理等。第三，綜合類檔案，主要有相關(guān)教育部門對學校下達的教學任務、教學文件、教學計劃、教學質(zhì)量的考察、學校管理制度及學校的課程設(shè)置等。
2．教學檔案管理的特點
教學檔案管理工作是中職學校教學的重要后勤保障，對中職學校教學有重要的作用，教學檔案的特點有：（1）中職學校的教學檔案專業(yè)性高，在中職學校教學中，學校會設(shè)置不同的專業(yè)，有不同的學科，由于各專業(yè)培養(yǎng)的人才不同，各專業(yè)的教學計劃、教學課程安排、學生使用的教材及教師的課程資料也不相同，各專業(yè)的教學檔案也不相同，因此，中職學校的教學檔案有很高的專業(yè)性。（2）中職學校的教學檔案來源比較廣泛，在中職學校教學過程中，相關(guān)教育部門對學校教學文件的下達、學校本身的實驗室、科研室、教學管理部門、學生服務部門、后勤部等許多部門都會給檔案管理提供豐富的資料，因此，中職學校的教學檔案管理有廣闊的資料來源。（3）中職學校的教學檔案形式具有多樣性，中職學校的教學存在多樣性，因此，中職學校的教學檔案資料也存在著多樣性。中職學校的教學檔案有文字、圖表、電子稿、視屏光盤等多種形式，學校教學檔案資料的多樣性，也能真實、準確地反映出教學的多樣性。
二教學檔案管理工作的重要性
1．教學檔案是學校形象的代表中職學校的教學檔案來源于學校的發(fā)展、改革等過程，真實地記錄了學校在教學、管理、運行等方面的發(fā)展情況，是學校形象的代表。通過學校的教學檔案，可以明確地了解中職學校的發(fā)展、中職學校教學工作的情況；也能幫助學校總結(jié)教學經(jīng)驗，準確地定位中職學校的價值。同時，科學的教學檔案能有效地提高中職學校的形象，有利于提高學校的招生工作和學生的就業(yè)。
2．教學檔案管理能提高學校的教學質(zhì)量中職學校的教學檔案記錄著許多成功的教學案例和教學經(jīng)驗，教學檔案的合理運用能給教師教學指明方向，督促教師在學習成功經(jīng)驗的同時，不斷地創(chuàng)新教學模式，有效地提高學校的教學質(zhì)量。
三教學檔案管理存在的問題
1．中職學校檔案管理工作缺乏有力的監(jiān)督部門
目前，在我國的中職學校教學檔案管理中，缺乏專門的中職教學學校檔案管理監(jiān)督部門。中職學校的檔案管理一般都是受相關(guān)的檔案行政管理部門和教育行政部門直接管理。由于教育部門比較重視學校的教學工作，對學校的教學檔案管理工作檢查不嚴格，忽視了教學檔案對中職學校的重要性。
2．教學檔案收集資料不全
由于中職學校的部分教學檔案管理人員不是專業(yè)性人員，檔案管理工作人員不重視檔案資料的收集，在收集資料時經(jīng)常丟三落四，不能有效地收集到完整的資料。有些檔案管理人員對資料進行整理時，不注重資料的分類管理，將資料隨便地放在一起，極大地降低了教育檔案資料的完整性，造成了教學檔案的不完整。
3．中職學校檔案管理工作沒有強力的制度保證
目前，在我國的學校檔案管理法中，沒有專門的中職學校檔案管理制度，中職學校的教學檔案管理使用的是高職學校的檔案管理方式，雖然中職學校的專業(yè)設(shè)置、教學安排、學生就業(yè)等方面與高職學校相似，但中職學校在教學目標、教學管理、教學模式等方面同高職學校有很大的差別，中職學校采用高職學校的檔案管理方式，有時根本不符合中職學校的實際情況，導致教學檔案不能真實地反映出中職學校的實際情況。
四加強教學檔案管理的措施
1．加強中職學校的教學檔案管理監(jiān)督
中職學校要加大對教學檔案管理的監(jiān)督工作，確保中職學校的教學檔案管理工作能有序地進行，同時中職學校要建議相關(guān)部門，將學校的教學檔案管理工作，看作學校工作的重要部分，列入日常工作檢查中，對學校的教學檔案管理工作進行嚴格的監(jiān)督，獎勵檔案管理工作優(yōu)秀的管理人員，批評違反檔案管理制度的管理人員，保證檔案管理工作的規(guī)范性。
2．增強中職學校教學檔案資料收集力度
中職學校要注意教學檔案設(shè)備的更新，檔案管理工作人員進行檔案資料收集時，要注意資料的健全度，以及檔案資料的細節(jié)收集，積極地參加學校組織的檔案資料收集培訓，不斷地提高自身收集檔案資料的專業(yè)能力。同時，中職學校要將先進的技術(shù)有效地運用在教學檔案管理中，要嚴格注意教學檔案資料的保密工作，做好檔案室的防火、防盜工作，檔案室的防火設(shè)備要齊全，檔案管理人員要做好教學檔案備份工作，確保檔案室能有序正常地運行。
3．完善中職學校教學檔案管理制度
中職學校要完善學校的教學檔案管理制度，結(jié)合高等學校的檔案管理制度，根據(jù)實際情況，建立符合自身發(fā)展的檔案管理制度，用嚴格的制度保證檔案管理工作的有效進行。同時，中職學校要加大檔案管理的監(jiān)督力度，嚴格檢查檔案管理人員的工作，發(fā)現(xiàn)問題要及時糾正，對檔案進行規(guī)范化管理，確保中職學校的教學檔案管理的嚴肅性。
4．加強檔案宣傳工作
教學檔案管理在學校發(fā)展中有極其重要的作用，中職學校要充分地認識到教學檔案的特殊價值，教學檔案是一個成功的學校最寶貴的財富。因此，中職學校要加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓每一位教師都能用謹慎、嚴肅的心態(tài)面對教學檔案，增強學校教師及其他職工的檔案意識，讓學校更多的教師了解檔案、重視檔案，營造一個關(guān)心檔案、支持檔案工作的良好環(huán)境。
五總結(jié)
1血站檔案規(guī)范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無償獻血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴重，那么將直接影響到臨床應用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠?qū)ΛI血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統(tǒng)計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權(quán)益的實現(xiàn)。近年來，由獻血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現(xiàn)不良反應或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當出現(xiàn)稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關(guān)血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規(guī)定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關(guān)信息，為獻血者提供便捷的服務。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機構(gòu)檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責任意識不強，容易出現(xiàn)填寫錯誤、資料填寫不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預算中，血站對檔案室設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發(fā)。一方面檔案管理信息化設(shè)備價格較高，血站內(nèi)部所投入的預備預留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設(shè)備了解不足，所采購的設(shè)備整體質(zhì)量不高，阻礙了檔案信息化建設(shè)。
2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提升
網(wǎng)絡(luò)信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當前大部分血站檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)策略
3.1增強血站檔案管理意識
血站檔案管理關(guān)系著無償獻血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關(guān)系著獻血者、用血者雙方權(quán)益的順利實現(xiàn)，血站內(nèi)部工作人員要充分認識到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過講座、集體培訓等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開領(lǐng)導的支持，相關(guān)領(lǐng)導要提升思想認識，結(jié)合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開發(fā)利用各類檔案信息，推動檔案管理與業(yè)務發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強檔案管理信息化建設(shè)
基于當前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時俱進，從業(yè)務檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設(shè)，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數(shù)據(jù)庫建設(shè)，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)[5]；③做好檔案開發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務。
3.4提升檔案管理人員素質(zhì)
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結(jié)合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務能力的人員擔任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，組織檔案管理人員學習相關(guān)的法律法規(guī)與業(yè)務標準，并定期進行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位
4結(jié)語
新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關(guān)系到民生，關(guān)系著無償獻血事業(yè)的發(fā)展，更關(guān)系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設(shè)，發(fā)揮血站的社會作用與價值。
作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
[參考文獻]
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1.1對人事檔案工作的重視不夠一直以來，由于人事檔案管理工作是內(nèi)部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作，因此，有些單位領(lǐng)導對人事檔案的重要作用缺乏足夠的重視，認為抓事業(yè)發(fā)展是硬指標，抓檔案管理是軟任務，存在著一些認識誤區(qū)，一是認為選人用人重在現(xiàn)實表現(xiàn)，檔案沒有多大的作用；二是認為人事檔案工作就是簡單的收存材料，只要“守好攤”，確保檔案不丟失，能應付外調(diào)、查檔就行了。沒有把人事檔案管理作為人才資源開發(fā)的重要內(nèi)容來抓。同時，隨著人事制度改革的進一步深化，人才流動日趨活躍，但在人才流動的過程中，相當一部分人對個人檔案的作用認識不足，認為選用、用人重在筆試、面試環(huán)節(jié)，人事檔案不外乎是個人簡歷而已，沒有多大的作用。在這種思想下，就出現(xiàn)了有些單位只用人、而無檔案，新招聘人員的人事檔案還長期滯留在原單位或人才交流中心的現(xiàn)象，未能實行“檔隨人走”，而是“人檔分離”“、有人無檔”。
1.2檔案管理不規(guī)范人事檔案的收集工作一直是檔案工作中的重點和難點，由于需要入檔的材料太多，加之有些單位、部門及干部、職工個人對其重視不夠，因此不能及時將一些學籍檔案、培訓、考核、獎勵等材料送交檔案管理部門分類明細整理并歸檔，導致部分檔案材料內(nèi)容不完整，不能跟上個人經(jīng)歷的變化。另外，現(xiàn)在存檔材料的紙張大小不一，以致原規(guī)格的檔案盒存放不下。有的人的檔案里出生年月、工作時間填寫的不準確，檔案中有多個年齡、工作時間前后不一致，有些人的檔案中個人履歷表填寫不完整，有許多必填欄目空白，難以反映個人真實情況，有些人的檔案材料填寫時字跡潦草，難以辨認，有的還用復印件代替原件或用原珠筆填寫等，這都嚴重影響了檔案質(zhì)量，給人事管理工作造成了很多困難。
1.3硬件設(shè)施不到位有的單位受辦公條件的限制，沒有專用的檔案庫房，檔案室與辦公室為一體，保管條件相對較差，既影響正常辦公，又影響檔案管理。有的單位檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，基礎(chǔ)設(shè)施差，防火、防水、防蟲、防霉等設(shè)備不配套，防盜設(shè)施也不具備，安全措施落實不到位，這些情況對于檔案的長期安全保管也造成了隱患。
1.4人事檔案的現(xiàn)代化管理明顯滯后如今的社會已進入信息化時期，一些發(fā)達國家和地區(qū)，早已用電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)人事檔案資源社會共享。同發(fā)達國家、先進地區(qū)的信息化檔案管理相比，我們的檔案管理手段和方法還是顯得陳舊、落后。目前，大多數(shù)人事檔案的管理基本上還是采取手工操作的傳統(tǒng)管理模式，沒有把一些先進的現(xiàn)代化管理技術(shù)應用到人事檔案工作中，使檔案工作者忙于日常繁雜、冗長的折、裝、查、找的具體工作中，既費時、費力、效率低下，也不利于檢索利用，阻礙了檔案工作的科學化、標準化管理。
2做好人事檔案管理的對策和思考
2.1加強隊伍建設(shè)，提高人事檔案工作者的素質(zhì)要提高人事檔案的管理水平，一是應依照《人事檔案工作條例》的規(guī)定，按規(guī)定配備政治可靠、作風正派、責任心強的干部從事檔案工作，保證檔案員的素質(zhì)。二是嚴把隊伍的進口關(guān)，實行執(zhí)業(yè)資格證書制度，凡從事人事檔案工作的人必須經(jīng)過考核，合格的發(fā)給檔案執(zhí)業(yè)資格證書，“準入”上崗；三是加強培訓。從政治思想、業(yè)務能力等方面對檔案人員進行綜合培訓，同時鼓勵檔案人員學習計算機、網(wǎng)絡(luò)應用、信息管理等現(xiàn)代化管理知識，使之能夠適應人事檔案工作的素質(zhì)要求。四是增強檔案工作者的事業(yè)心、責任感。人事檔案管理工作是一項繁雜、單調(diào)、艱苦細致的服務性工作，檔案工作者要充分認識到檔案工作在組織人事部門的作用，在工作崗位上努力學習，刻苦鉆研，做到“眼勤”“、手勤”、“腿勤”，立足崗位創(chuàng)業(yè)績，實現(xiàn)自己的職業(yè)價值。
2.2加強信息化建設(shè)，提高人事檔案的現(xiàn)代化管理水平檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。隨著我國科學技術(shù)水平的不斷發(fā)展，為提高檔案現(xiàn)代化管理提供了有力的技術(shù)支持。因此，在人事檔案管理中，應建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實施人事檔案的動態(tài)化管理?？梢岳糜嬎銠C、掃描儀、數(shù)據(jù)庫管理軟件等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，比如把個人照片、基本信息、崗位變動、職務職稱晉升、工資、獎懲、教育培訓等動態(tài)信息轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容，同時要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進行人事檔案管理創(chuàng)新，在檔案的查閱、借閱、歸檔、檢索等日常工作方面實行計算機操作，為人力資源管理提供準確的人事信息和數(shù)據(jù)。
2.3推行人事檔案科學化管理人事檔案的科學化管理，就是把先進的科學技術(shù)手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。推行科學化管理，是人事檔案服務于人事制度改革和發(fā)展的需要，是推動人事檔案管理科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。因此，可以從以下幾個方面來著手考慮如何推行人事檔案的科學化管理：首先，檔案管理人員應全面熟悉和了解《檔案法》、《人事檔案管理條例》、《檔案整理工作細則》等有關(guān)法規(guī)條例，提高業(yè)務水平和規(guī)范管理能力；其次，要強化規(guī)范管理意識，加強各項制度建設(shè)，嚴格工作程序，做到人事檔案管理流程規(guī)范、檔案內(nèi)容規(guī)范、科學分類規(guī)范。其次，要嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度，即：查、借閱檔案制度、收集歸檔制度、保管保密制度等，使檔案管理工作有章可循、有法可依。第三，建立收集歸檔聯(lián)系制度，及時全面地收集新的人事管理數(shù)據(jù)，不斷充實檔案材料內(nèi)容。在日常工作中，應隨時了解掌握和收集員工在各項工作中的獎懲情況、教育培訓情況等，一旦發(fā)生變化，及時的補充到檔案和信息數(shù)據(jù)庫中，為信息利用增添新鮮內(nèi)容，這是住處化管理的基礎(chǔ)工作。
2.4提高的人事檔案管理工作的重視，拓展其價值的開發(fā)人事檔案管理工作的順利進行，離不開領(lǐng)導層面的重視，在新時期，要充分開發(fā)人事檔案管理工作的價值，通過分析人事檔案的信息，對人才進行科學合理的歸類、組合，并根據(jù)員工的日常工作表現(xiàn)，建立相應的培訓督導機制，深度挖掘檔案信息的利用價值。通過比較員工的縱向檔案信息的變化，梳理出員工的個人工作變化軌跡，在此基礎(chǔ)上落實員工的管理考核政策，實現(xiàn)檔案管理價值的最大化。與此同時，還要學習優(yōu)秀公司的先進人事檔案管理策略，深化檔案管理工作的內(nèi)涵，把人事管理同檔案管理相互有機結(jié)合，促進內(nèi)部員工組織關(guān)系的和諧順暢發(fā)展。
3結(jié)束語
學校檔案中，真實地記載了學校教學設(shè)備和設(shè)施的建設(shè)和采購信息，一旦出現(xiàn)設(shè)備和設(shè)施的故障，可以通過檔案進行查詢，為維修和養(yǎng)護奠定基礎(chǔ)。同時，為日后學校的擴建和改建等提供參考價值。
2職業(yè)教育學校檔案管理的現(xiàn)狀
2.1學校的重視力度不夠
我國檔案管理的起步較晚而且發(fā)展的速度較慢，導致學校的高層管理人員對檔案管理的重視力度不太夠，經(jīng)費和政策扶持力度不足。在檔案管理工作中，經(jīng)常出現(xiàn)材料不齊全或者無法完整的采集材料等現(xiàn)象發(fā)生。相關(guān)的部門未能及時上交資料，導致許多重要的資料流失；同事，由于經(jīng)費的不足，導致管理設(shè)施較為落后且不齊全，無法提高檔案管理的質(zhì)量和水平。
2.2管理設(shè)施和制度不完善
學校檔案中大多是紙質(zhì)的文件，因此對于管理的設(shè)施要求非?？量蹋L、防潮、防霉和防火等條件都必須達到標準，一旦出現(xiàn)事故，將導致檔案的全部流失和損壞；同時，我國職業(yè)教育學校，沒有建立統(tǒng)一和系統(tǒng)的信息化管理導致，導致檔案管理水平較為落后，無法為學校管理水平的發(fā)展提供幫助。
2.3管理人員數(shù)量和質(zhì)量不達標
職業(yè)學校的人才數(shù)量和質(zhì)量不達標，嚴重地制約了檔案管理水平的發(fā)展。許多檔案管理人員由其他部門人員兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)的學習和培訓，導致檔案管理的水平較低，專業(yè)水平參差不齊，對檔案的管理和分類等各不相同，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理的水平標準。同時，由于學校撥給的經(jīng)費不足，檔案管理人員的數(shù)量始終無法滿足標準，形成了一個惡性循環(huán)。
3加強職業(yè)教育學校檔案管理的措施
檔案是學校的寶貴資源，是維持學校發(fā)展的重要保障。因此，學校應當加強對檔案管理的重視水平，主要方法包括：
①學校高層管理人員應當將檔案管理納入學校的日?；顒又?，潛移默化地影響學校的員工；
②學校應當安排專門的人員對檔案室進行管理和打掃，所有的人員應當清楚地了解自己的工作流程和職責；
③將學校檔案管理水平作為相關(guān)部門的考核和評判內(nèi)容；
④學校應當定期組織對檔案管理人員的培訓，提高管理人員的水平和素質(zhì)。
3.2制定科學和完善的檔案管理制度
制定科學和完善的檔案管理制度，是保障檔案管理有條不紊發(fā)展的前提，主要方法包括：
①設(shè)立獨立的檔案管理室，嚴格按照防火、通風、防潮和防霉的條件進行打掃和布置，配齊管理設(shè)施和設(shè)備，確保管理水平達標；
②建立系統(tǒng)的管理規(guī)章制度，規(guī)范每位管理人員的職責，以卻把責任到人，出現(xiàn)突發(fā)事件時，可以第一時間進行預后的管理。
3.3提高檔案管理人員的基本素質(zhì)
提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，是提高檔案管理水平的重要保障，主要方法包括：
①定期對管理人員進行考核和培訓，加強管理人員學習的能力，規(guī)范檔案管理的水平；
②對于出現(xiàn)重大管理事故的員工，進行停崗培訓，直到操作水平達標后方可上崗工作等。
3.4使用現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)
學校應當配有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，為檔案管理的長期發(fā)展提供基礎(chǔ)，主要措施包括：
①使用信息化的管理操作系統(tǒng)，全面和科學地對檔案進行保存和分類，能夠快速地查詢檔案信息；
②配有完善的打印機、計算機等各項信息化設(shè)備，保障檔案的快速錄入和管理等。
4結(jié)論
1.很多高校在進行檔案管理時沒有更新思想觀念
高校的檔案信息管理是高校實現(xiàn)信息的時效性的基本途徑，所以，高校在進行檔案信息管理時，要不斷地充實檔案信息的內(nèi)容，要用創(chuàng)新的觀念。但是，有些高校檔案信息管理人員沒有充分地認識到檔案信息管理的重要性和必要性，檔案信息管理人員的思想比較落后，沒有跟上檔案信息管理的步伐，只是用傳統(tǒng)的方法來管理檔案信息，缺乏創(chuàng)新意識。有些高校檔案信息管理人員沒有高度認識到檔案信息管理的意義所在，他們認為檔案信息的管理是無關(guān)緊要的事情，對學校的影響不大。有些高校雖然已經(jīng)開發(fā)了檔案管理的軟件，但是軟件管理人員的管理能力差。
2.高校教學檔案信息管理人員的管理方法還需改善
有些高校的資金有限，在教學檔案的信息化管理方面存在一定的滯后性，導致了我國的高校檔案管理工作用人工進行操作的情況比較多見，信息化的管理手段沒能運用到高校教學檔案的管理中去，降低了教學檔案的管理效率。還有一些高校雖然信息化管理設(shè)備齊全，但是信息化的設(shè)備形同虛設(shè)，沒有很好地應用到教學檔案的管理工作中去。與此同時，有些高校的檔案管理已經(jīng)建立了大大小小的信息化數(shù)據(jù)庫，但是，卻是各自為政的局面。
二、高校教學檔案信息化管理的措施
1.高校教學檔案管理信息化建設(shè)的核心功能和模塊
整個教學檔案管理系統(tǒng)要以核心功能模塊為主，要成立一個數(shù)據(jù)整合中心，實現(xiàn)對學生教學檔案信息的收集和整理，將數(shù)據(jù)存儲在計算機的數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)要包含學生詳細的個人信息，同時還包括學生的檔案和各種有效的資料。
2.要建設(shè)學生教學檔案管理信息平臺
教學檔案信息不僅僅要呈現(xiàn)在學校網(wǎng)站的主頁上，同時，也要在教學檔案管理信息化平臺上呈現(xiàn)出來，要確保信息的時效性，并將信息公開化，便于管理。對所有的學生進行統(tǒng)一化管理，將管理的權(quán)利交予學院的領(lǐng)導，并將平臺上的信息進行定期的檢查和整合。
3.要完善教學檔案服務系統(tǒng)的建設(shè)
每一年，當新生報到時，學校都要對宿舍進行整體的安排，運用信息化系統(tǒng)可以實現(xiàn)住宿費的自動化管理，確保學生都辦理了校園一卡通?？梢詫W生辦理學生證和注冊卡的信息進行準確的記錄，防止有任何遺漏。對高校的教學檔案服務進行評價可以采用信息化平臺，學生可以在課下運用信息化管理系統(tǒng)自行選課，選擇自己喜歡的課程，對教學檔案管理的效果進行有效評價。
三、總結(jié)
