發(fā)布時(shí)間：2023-02-11 02:37:24
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案館文化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
［關(guān)鍵詞］高校管理；文書(shū)檔案；檔案管理
文書(shū)檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學(xué)校各部門(mén)如何利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類(lèi)是否齊全，是否具有專(zhuān)業(yè)化、多功能的特點(diǎn)。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來(lái)越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專(zhuān)業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍為核心，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平，促進(jìn)管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。
一、提高文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)化認(rèn)識(shí)
首先，樹(shù)立專(zhuān)業(yè)化理念，提高專(zhuān)業(yè)化認(rèn)識(shí)。檔案管理專(zhuān)業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨(dú)特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專(zhuān)門(mén)的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專(zhuān)業(yè)既包括學(xué)科專(zhuān)業(yè)，也包括職業(yè)專(zhuān)業(yè)，國(guó)家對(duì)檔案任職既有規(guī)定的學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，也有必要的檔案知識(shí)、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國(guó)有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)門(mén)內(nèi)容和措施，有對(duì)檔案管理人員資格和教育機(jī)構(gòu)的認(rèn)定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺(jué)的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨(dú)立特性。
其次，培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)化精神，增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)化意識(shí)。加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂(lè)于奉獻(xiàn)、遵守法紀(jì)、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認(rèn)為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對(duì)查閱檔案的人員不嚴(yán)格監(jiān)視，對(duì)查閱過(guò)的案卷不經(jīng)檢查就人庫(kù)。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專(zhuān)業(yè)化、學(xué)習(xí)培訓(xùn)專(zhuān)業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專(zhuān)業(yè)化。
再次，建立檔案管理專(zhuān)業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理和利用的專(zhuān)業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專(zhuān)業(yè)化的目標(biāo)是人本化，要堅(jiān)持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開(kāi)發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢(shì)，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開(kāi)了人所有的檔案都沒(méi)有任何意義。檔案管理專(zhuān)業(yè)化過(guò)程必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要制定全國(guó)統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進(jìn)文書(shū)檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確、便捷的功能。
二、創(chuàng)建文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)化模式
要提高高校文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立、人員獨(dú)立、管理獨(dú)立、經(jīng)費(fèi)獨(dú)立、業(yè)務(wù)獨(dú)立的檔案館。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，建立和健全檔案行政管理和保管機(jī)構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)；應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開(kāi)展，設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)或者配備專(zhuān)（兼）職檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行檢查和指導(dǎo)；檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范，具有保管檔案的專(zhuān)用庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。
目前，高校文書(shū)檔案管理模式有兩種：一是文書(shū)檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門(mén)、各學(xué)院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專(zhuān)職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價(jià)值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書(shū)檔案由檔案館專(zhuān)人負(fù)責(zé)，各單位和部門(mén)指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過(guò)程規(guī)范，檔案的價(jià)值整體得到利用。
三、改進(jìn)文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)化方式
文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專(zhuān)業(yè)化、管理方式專(zhuān)業(yè)化、管理手段專(zhuān)業(yè)化、管理措施專(zhuān)業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專(zhuān)業(yè)化水平的標(biāo)尺》一文中認(rèn)為，檔案專(zhuān)業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，從管理工作的各項(xiàng)專(zhuān)業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專(zhuān)業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點(diǎn)集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的管理方式；主要措施包括組織專(zhuān)業(yè)性、管理過(guò)程專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)專(zhuān)業(yè)性、人員要求專(zhuān)業(yè)性等。
制度建設(shè)是文書(shū)檔案專(zhuān)業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?！陡拭C省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
信息化建設(shè)是文書(shū)檔案專(zhuān)業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書(shū)檔案工作的質(zhì)量與效率，開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式，更好地實(shí)現(xiàn)“檔案館可以通過(guò)報(bào)紙、廣播、電視、刊物、圖書(shū)等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會(huì)公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專(zhuān)業(yè)化水平》一文中認(rèn)為，要提高檔案管理軟件的專(zhuān)業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識(shí)水平。要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進(jìn)一步完善軟件開(kāi)發(fā)公司的售后服務(wù)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)對(duì)軟件和系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。陳金水在《信息化、專(zhuān)業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，助推社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認(rèn)為，要加強(qiáng)信息化硬件設(shè)施建設(shè), 實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時(shí)配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備, 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù), 利用縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。
四、培養(yǎng)文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍
培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)高校文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)化的關(guān)鍵?！陡拭C省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專(zhuān)業(yè)及相關(guān)知識(shí)，做到愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行職稱評(píng)聘，并保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。
文書(shū)檔案涉及學(xué)校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅(jiān)定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，具有文書(shū)檔案的鑒別、識(shí)別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書(shū)檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專(zhuān)門(mén)環(huán)節(jié)。另外，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書(shū)檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專(zhuān)業(yè)化的干部檔案管理隊(duì)伍》一文中認(rèn)為：“干部檔案管理隊(duì)伍應(yīng)該懂得電子計(jì)算機(jī)操作和軟件設(shè)計(jì)的基本原理，能自如地運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復(fù)制、縮微等技術(shù)的基本知識(shí)，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學(xué)、生物知識(shí)，以利用各種手段實(shí)行對(duì)干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國(guó)檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開(kāi)發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。
其一，加強(qiáng)檔案學(xué)學(xué)科和專(zhuān)業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學(xué)科知識(shí)體系，根據(jù)社會(huì)需求，有條件的高校要積極開(kāi)辦檔案學(xué)本科和研究生專(zhuān)業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)課程建設(shè)和教材開(kāi)發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學(xué)研究人才。
其二，引進(jìn)檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評(píng)定、推優(yōu)評(píng)優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門(mén)具有檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)或管理背景的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應(yīng)屆畢業(yè)生中選留檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)大學(xué)生充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，改善檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷、年齡、知識(shí)、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的整體活力。
一、進(jìn)一步提高區(qū)級(jí)檔案館對(duì)檔案信息化建設(shè)重要性
檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代化建設(shè)的客觀要求，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的重大改革。必須統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性。
檔案信息化建設(shè)是地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)的現(xiàn)實(shí)需要。檔案對(duì)研究過(guò)去、指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)、預(yù)測(cè)未來(lái)具有無(wú)可替代的作用。利用好檔案信息，不僅可以在工作中少走彎路，而且可以從歷史對(duì)未來(lái)的昭示中產(chǎn)生新思路、找出新辦法、提出新對(duì)策。尤其對(duì)創(chuàng)新理論、地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)保障等方面，具有十分重要的參考價(jià)值。只有加快檔案信息化建設(shè)步伐，才能盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，才能為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。信息技術(shù)迅猛發(fā)展、廣泛應(yīng)用，使檔案工作出現(xiàn)了許多新情況新特點(diǎn)。檔案類(lèi)型增多、數(shù)量增大、科技含量增高；檔案載體由紙介質(zhì)為主發(fā)展為磁、光、紙、電等多種介質(zhì)并存，呈現(xiàn)多元化特征；檔案信息利用更加廣泛，深度開(kāi)發(fā)的要求更高。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)工作需要，我們必須解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息資源存儲(chǔ)的數(shù)字化、傳遞的網(wǎng)絡(luò)化、管理的自動(dòng)化、服務(wù)的遠(yuǎn)程化，努力推進(jìn)區(qū)級(jí)檔案館工作向更高層次發(fā)展。
二、切實(shí)把握好檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
科學(xué)規(guī)劃。區(qū)級(jí)檔案館要求檔案信息化建設(shè) “統(tǒng)一規(guī)劃、分布實(shí)施，重點(diǎn)突破、整體推進(jìn)，邊建邊用、滾動(dòng)發(fā)展?！眹@這一指導(dǎo)思想和目標(biāo)，各區(qū)級(jí)檔案館應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際，摸清情況，反復(fù)論證，制定切實(shí)可行的實(shí)施計(jì)劃，要重點(diǎn)把握三個(gè)方面的問(wèn)題：一是堅(jiān)持從自身實(shí)際出發(fā)。檔案信息化建設(shè)必須按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，但考慮到各單位的實(shí)際情況，在建設(shè)規(guī)模和模式上不搞“一刀切”，充分體現(xiàn)各檔案館特色優(yōu)勢(shì)。二是突出重點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息資源開(kāi)發(fā)、安全保密等是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)，也是重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，必須高度關(guān)注，集中突破。三是注重實(shí)用。信息化建設(shè)要從實(shí)際需求和能力出發(fā)，切實(shí)把方便利用，發(fā)揮檔案最大效能，作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。
集中力量建好數(shù)據(jù)庫(kù)和局域網(wǎng)。檔案館保存著大量珍貴的資料，這些檔案資料的數(shù)字化處理，工作量很大，任務(wù)十分繁重。一方面，要抓緊對(duì)現(xiàn)存檔案進(jìn)行目錄錄入、全文掃描和圖像、語(yǔ)音采集壓縮；另一方面要建設(shè)技術(shù)先進(jìn)，經(jīng)濟(jì)合理，安全適用，質(zhì)量可靠的局城網(wǎng)。
加大人才培養(yǎng)力度。檔案信息化建設(shè)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)，需要從業(yè)人員具備多方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。一定要采取多種形式，通過(guò)各種渠道，加大人才培養(yǎng)力度。當(dāng)前，要突出計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用管理、信息安全防護(hù)、多媒體等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，全面提高檔案人員的素質(zhì)和能力，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
三、按照實(shí)際需要，設(shè)計(jì)檔案管理軟件，有序推進(jìn)“數(shù)字檔案”工程建設(shè)
首先要事先做好規(guī)劃和規(guī)范管理工作，以避免重復(fù)和浪費(fèi)。如機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式、著錄標(biāo)引、xml技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、電子文件存儲(chǔ)格式、計(jì)算機(jī)檢索體系質(zhì)量評(píng)估和控制規(guī)范等各項(xiàng)內(nèi)容，以提高整個(gè)檔案管理軟件的利用效果，保證檔案數(shù)據(jù)的查準(zhǔn)率和查全率，實(shí)現(xiàn)信息資源的充分共享。其次要正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)主要是指檔案數(shù)字化，是檔案信息化建設(shè)中檔案信息資源建設(shè)的一個(gè)方面，主要是對(duì)現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化。應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)檔案的實(shí)際利用需求組織實(shí)施。
四、采取技術(shù)措施確保檔案信息安全
在檔案信息化建設(shè)中，最為重要的檔案數(shù)據(jù)的安全。它是檔案信息化減少得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)和關(guān)鍵之所在。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全的措施，是多方面的，如數(shù)據(jù)加密、文件系統(tǒng)加密、硬盤(pán)加密、異地備份等，但最為重要的措施，還在于從其環(huán)境入手，以確保檔案數(shù)據(jù)的安全。
（一）強(qiáng)化硬件設(shè)備建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)安全
硬件設(shè)備的安全是檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)，包括直接載體和間接載體。直接載體如計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)和光盤(pán)等，間接載體如傳輸介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和安全設(shè)備等，都要配置良好性能的設(shè)備，同時(shí)要做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等的工作外，還要及時(shí)備份數(shù)據(jù)，以應(yīng)對(duì)意外的發(fā)生。
（二）強(qiáng)化應(yīng)用軟件的保護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)安全
如果說(shuō)硬件設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的大環(huán)境，那么，應(yīng)用系統(tǒng)就是檔案數(shù)據(jù)所處的“小環(huán)境”，它是特別的應(yīng)用程序，其最大的威脅來(lái)自于內(nèi)部或外部的非法訪問(wèn)。
（三）加強(qiáng)系統(tǒng)軟件的安全性，保障檔案數(shù)據(jù)安全
操作系統(tǒng)是檔案管理軟件運(yùn)行的平臺(tái)，是檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行的最大環(huán)境。一要使用正版操作軟件；二要安裝正版殺毒軟件；三要及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)，以防操作系統(tǒng)的漏洞被黑客所利用，造成檔案數(shù)據(jù)受到威脅。
五、努力提高區(qū)級(jí)檔案館服務(wù)保密工作
企業(yè)文化隨著企業(yè)的產(chǎn)生而存在，而企業(yè)檔案者在企業(yè)產(chǎn)生后，在企業(yè)的各種生產(chǎn)、經(jīng)驗(yàn)、過(guò)程當(dāng)中產(chǎn)生的各種歷史資料。企業(yè)文化包含了企業(yè)物質(zhì)文化、精神文化以及制度文化。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度下，企業(yè)能在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中處于不敗之地，有了企業(yè)文化的先進(jìn)，就有了競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)。在社會(huì)主義文化建設(shè)的大浪潮中，必將促使企業(yè)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展。企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必將帶動(dòng)企業(yè)檔案與企業(yè)文化的發(fā)展，因?yàn)闄n案和文化是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的財(cái)富。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的表現(xiàn)形式之一，企業(yè)檔案隨著企業(yè)的發(fā)展而產(chǎn)生，得以保存的檔案將會(huì)使得企業(yè)文化不斷的傳承下去。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作不僅可為企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒參考依據(jù)，同時(shí)又是企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)在要求。一方面，企業(yè)文化建設(shè)離不開(kāi)企業(yè)檔案這一內(nèi)容；另一方面，企業(yè)檔案記錄和傳承了企業(yè)文化。
二、企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的作用
1.企業(yè)檔案是企業(yè)文化的歷史見(jiàn)證。企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展的一部奮斗史，記載了企業(yè)的過(guò)去，見(jiàn)證了企業(yè)的現(xiàn)在，是企業(yè)歷史的證明者，同時(shí)承載和傳承了企業(yè)的無(wú)形和有形文化。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)的各種檔案資料也將越來(lái)越豐富，所在承載的歷史文化也將越來(lái)越多樣化，檔案記錄保存內(nèi)容也將非常豐富，檔案管理工作也將越做越復(fù)雜。在企業(yè)不同時(shí)期的發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，記錄下來(lái)的各種視頻、圖像及文字檔案等將為企業(yè)精神文化、物質(zhì)文化和制度文化的建設(shè)提供參考依據(jù)。
2.企業(yè)檔案?jìng)鬟f企業(yè)文化建設(shè)正能量。檔案資料是文化的載體，弘揚(yáng)企業(yè)文化傳遞正能量發(fā)揮了重要作用。這主要是由于企業(yè)文化是在企業(yè)檔案、企業(yè)發(fā)展歷史中提煉出來(lái)的有利于企業(yè)不斷發(fā)展的精神產(chǎn)物。而檔案充當(dāng)文化的一類(lèi)載體，常常作為企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力、擴(kuò)大再生產(chǎn)的根據(jù)，同時(shí)更是企業(yè)維護(hù)自身在競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中的合法權(quán)益的重要保證。
3.塑造企業(yè)的核心文化。企業(yè)不停的發(fā)展、社會(huì)不斷的進(jìn)步，企業(yè)文化同樣處在不斷的更新、發(fā)展當(dāng)中。在企業(yè)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中，需要面臨很多選擇與判斷，而企業(yè)要根據(jù)自身的實(shí)際情況作出何種選擇與判斷又只能借鑒與企業(yè)檔案，在檔案中吸收各種經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。因?yàn)闄n案中記錄著的并不全是企業(yè)光輝的一面，同樣存在失誤和不足的一方面。只有結(jié)合其實(shí)檔案資料，根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行合理的判斷與選擇，才能推動(dòng)公司事業(yè)不斷向前發(fā)展。
三、優(yōu)化企業(yè)檔案管理，服務(wù)企業(yè)文化建設(shè)
眾多企業(yè)將企業(yè)文化建設(shè)工作作為新世紀(jì)的企業(yè)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容之一，一些企業(yè)在自身不斷發(fā)展過(guò)程中逐步形成適合企業(yè)發(fā)展、順應(yīng)社會(huì)發(fā)展歷史潮流的特色文化。近年來(lái)，企業(yè)文化建設(shè)方面得到了重視，而作為企業(yè)文化載體之一的企業(yè)檔案在管理方面仍然存在著諸多的不足之處。因而，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)主管負(fù)責(zé)人及企業(yè)員工，特別是檔案管理部門(mén)及其員工必須高度重視檔案管理工作，以服務(wù)于企業(yè)文化的建設(shè)。公司應(yīng)該從以下三個(gè)方面入手：
（1）重視企業(yè)檔案管理工作，并將其納入企業(yè)文化建設(shè)管理工作當(dāng)中；
（2）提高檔案管理人員的工作能力及個(gè)人素質(zhì)，保證檔案質(zhì)量，為企業(yè)文化建設(shè)提供基礎(chǔ)保證；
（3）不斷更新檔案管理新技術(shù)新設(shè)備以適應(yīng)全球經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，為企業(yè)文化建設(shè)更好的服務(wù)。
四、總結(jié)
一、高校檔案管理工作存在的問(wèn)題
(一)手段落后，意識(shí)淡薄。當(dāng)前許多高校中的領(lǐng)導(dǎo)階層沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行足夠的重視，而是過(guò)于重視教學(xué)工作和科研工作的開(kāi)展，因此在日常中忽視了對(duì)于檔案工作的管理，而在對(duì)于檔案進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中才發(fā)現(xiàn)檔案應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分的發(fā)揮。高校領(lǐng)導(dǎo)大多認(rèn)為檔案管理即簡(jiǎn)單對(duì)檔案進(jìn)行保管，而沒(méi)有真正意識(shí)到管理的內(nèi)涵，因此缺乏對(duì)于技術(shù)的使用以及資金的投入，從而使得現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)難以得到應(yīng)用，不僅不利于檔案的安全，也使得檔案的使用十分不方便。很多高校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，通過(guò)人工進(jìn)行整理，效率十分低下，難以對(duì)于檔案中的內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行找出。(二)管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，管理機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理。許多高校通常在檔案管理部門(mén)中任職家屬，因此這就造成了檔案管理工作質(zhì)量的低下，檔案工作人員不僅不能熟練掌握檔案管理的技巧，一些年紀(jì)較大的人員還不會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，極度缺乏掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)并且可以熟練操作計(jì)算機(jī)的專(zhuān)業(yè)性人才。隨著當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理手段已被淘汰，并且相關(guān)人員經(jīng)過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)后的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也較高，而高校中不僅管理手段落后，人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)也較低，因此高校當(dāng)前的管理狀態(tài)難以滿足檔案管理的發(fā)展。(三)檔案利用低效化，檔案功能單一化。高校中檔案機(jī)構(gòu)所保管的檔案數(shù)量很多，并且種類(lèi)繁雜，因此若不能及時(shí)樹(shù)立高校檔案管理意識(shí)，就會(huì)使得效率十分低下。當(dāng)前高校對(duì)于檔案的管理只停留在整理、分類(lèi)和保存階段，遠(yuǎn)不能滿足教師和學(xué)生對(duì)于檔案使用的要求，因此想要真正發(fā)揮高校檔案資源的作用，就需要結(jié)合自身當(dāng)前的管理方式不斷融入新技術(shù)，從而建立起適合自身的檔案管理方式。
二、高校檔案管理的重大作用
隨著當(dāng)前時(shí)代的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在我國(guó)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，因此將信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行融合就能夠順利解決許多檔案管理中存在的問(wèn)題，提升檔案資源的利用水平，從而進(jìn)一步為師生的使用提供便利。高校的信息化檔案管理是高校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，并且為了使高校的檔案管理實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)足的發(fā)展，信息技術(shù)在其中應(yīng)用的必要性也進(jìn)一步得以提升。信息技術(shù)融入到了檔案管理之中，傳統(tǒng)的檔案管理觀念仍然應(yīng)用十分廣泛，不僅難以使信息滿足師生及時(shí)使用的要求，也對(duì)信息化發(fā)展起到束縛作用，因此高校檔案信息化建設(shè)就變得十分必要。傳統(tǒng)的檔案管理由工作人員手動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)整理以及保管，在這一過(guò)程中需要工作人員反復(fù)進(jìn)行查驗(yàn)，過(guò)程十分繁瑣，并且工作量很大;在查找相應(yīng)資料的時(shí)候也十分麻煩，而進(jìn)行了信息化建設(shè)之后，管理人員只要將內(nèi)容輸入就可以永久進(jìn)行保存，十分便捷，不僅實(shí)現(xiàn)了省時(shí)省力，也提升了查找的效率，不僅僅通過(guò)管理人員就可以對(duì)于內(nèi)容進(jìn)行查詢，一些有權(quán)限的人也可以使用檔案。工作人員在這一過(guò)程中降低了工作量，提升了工作效率，可以潛心研究一些更加先進(jìn)的管理技術(shù)，從而在今后的檔案管理過(guò)程中投入應(yīng)用。并且還可以將檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行擴(kuò)展，可以在其中加入對(duì)于教學(xué)信息的，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檢測(cè)機(jī)制的建立。
三、推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策建議
推進(jìn)檔案管理工作的信息化是當(dāng)前各大高校所面臨的主要問(wèn)題，因此就需要在發(fā)展的過(guò)程中對(duì)于信息化建設(shè)的手段進(jìn)行探討。(一)檔案管理規(guī)范化，工作流程標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行建設(shè)應(yīng)關(guān)注檔案管理的方式，只有建立起一套規(guī)范性的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且嚴(yán)格按照以上內(nèi)容進(jìn)行執(zhí)行，才能夠使得檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化。一是高校應(yīng)該對(duì)于檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制定，由于信息的內(nèi)容很多，種類(lèi)涉及的也十分廣泛，因此這就要求檔案管理按照目錄進(jìn)行規(guī)范化的分類(lèi)，并且保證利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查找的便捷性。否則，不僅不能夠使得檔案中信息的內(nèi)容按類(lèi)劃分，還會(huì)使得其中的內(nèi)容查找起來(lái)十分麻煩，效率較低。二是高校應(yīng)該對(duì)于相關(guān)的規(guī)章進(jìn)行嚴(yán)格的制定，在制定過(guò)程中可以對(duì)于其他高校的內(nèi)容進(jìn)行參考，也應(yīng)結(jié)合本校檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合，從而制定出符合本校實(shí)際情況的相應(yīng)規(guī)章。例如檔案在用無(wú)紙化管理后，應(yīng)對(duì)于管理人員的使用權(quán)限設(shè)置，從而按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范化使用。(二)數(shù)字化檔案信息庫(kù)的建設(shè)。隨著科學(xué)以及信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及完善，高校的檔案管理信息化內(nèi)容也不僅僅應(yīng)該局限于校內(nèi)，而是應(yīng)該將各大高校的檔案聯(lián)系到一起，并在其中融合該高校自身的特色，以實(shí)現(xiàn)兄弟院校之間資源的共享，從而借鑒其他高校檔案建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)，不斷將自身的檔案管理體系進(jìn)行完善。檔案中的部分內(nèi)容應(yīng)該可以提供給教師以及學(xué)生進(jìn)行使用，建立起一個(gè)可供大家共同使用的數(shù)字化平臺(tái)，加強(qiáng)教師以及學(xué)生對(duì)于資料進(jìn)行查找的方便程度，進(jìn)一步提升檔案管理的服務(wù)水平。(三)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員信息素質(zhì)。在對(duì)于高校檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理人員的素質(zhì)起著十分重要的作用。檔案人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理的綜合效果，因此高校應(yīng)該對(duì)于高素質(zhì)的人才進(jìn)行聘請(qǐng)，要求相關(guān)人員不僅熟練掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)，具備創(chuàng)新能力，思想與時(shí)俱進(jìn)，還要求其能夠?qū)τ谛畔⒓夹g(shù)進(jìn)行熟練的掌握以及使用。在工作過(guò)程中可以對(duì)于相關(guān)的專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)進(jìn)行組織，提升相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)技能，還可以通過(guò)同業(yè)人員之間的探討從而互相吸取經(jīng)驗(yàn)，提升對(duì)于檔案的管理效率。在這一過(guò)程中高校還應(yīng)不斷對(duì)于管理人員的道德規(guī)范進(jìn)行強(qiáng)化，從而使得人才全方位發(fā)展。在這一過(guò)程中不斷將檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行強(qiáng)化，吸引更高素質(zhì)的人才，從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。
四、結(jié)語(yǔ)
高校檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展有著十分重要的作用，雖然當(dāng)前高校檔案管理較以前有所改善，但仍存在許多的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，因此高校的檔案建設(shè)仍具有緊迫性，這就要求各大高校在今后的發(fā)展過(guò)程中，這一問(wèn)題更加重視，不但從技術(shù)的應(yīng)用以及觀念的更新方面進(jìn)行著手，還要加強(qiáng)相關(guān)人員的素質(zhì)，從而使得高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步得以完善，方便工作人員的操作以及師生的使用，從而促進(jìn)高校今后的長(zhǎng)足發(fā)展。
作者:國(guó)忠 單位:山東師范大學(xué)圖書(shū)館
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關(guān)鍵詞：企業(yè)管理 文書(shū)檔案管理 信息化
隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的諸多領(lǐng)域，其功能的強(qiáng)大已經(jīng)被人們所認(rèn)識(shí)到，可以說(shuō)現(xiàn)代人的生活已經(jīng)無(wú)法離開(kāi)計(jì)算機(jī)。在這樣一個(gè)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案處理方式顯然已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的需要，而出現(xiàn)了種種弊端。因此，企業(yè)文書(shū)檔案管理人員，必須要認(rèn)清這一形勢(shì)，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到企業(yè)文書(shū)檔案管理工作中，積極推進(jìn)企業(yè)文書(shū)檔案管理的信息化進(jìn)程，如此才能夠?yàn)槠髽I(yè)的快速發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
一、企業(yè)推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化的意義
（一）可以實(shí)現(xiàn)信息共享
對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行電子化處理之后，文書(shū)檔案的儲(chǔ)存方式發(fā)生了根本性的改變，再加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我們就可以對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行隨時(shí)、隨地的檢查，而且查準(zhǔn)率非常高，這些優(yōu)勢(shì)都是傳統(tǒng)管理方式無(wú)法企及的。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式，大量有用信息被封存在文件柜之中，不但占用了大量資源，也使這些資料所包含的信息大量浪費(fèi)。而且對(duì)于紙質(zhì)文書(shū)檔案的查找工作，也非常困難。實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化之后，檔案管理就由原來(lái)的案卷級(jí)上升到文件級(jí)，管理途徑也由原來(lái)的單途徑上升為多途徑，進(jìn)而使文書(shū)檔案的信息資源得到最大限度的開(kāi)發(fā)。
（二）提高工作效率
企業(yè)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化之后，計(jì)算機(jī)將被應(yīng)用于文書(shū)檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，使文書(shū)檔案管理工作者從繁重的檔案管理工作中解脫出來(lái)。比如傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作，是將紙質(zhì)的文書(shū)檔案裝訂在一起，如果想要對(duì)某一份檔案進(jìn)行修改，必須要對(duì)整個(gè)檔案進(jìn)行拆卷重做，這勢(shì)必會(huì)增加檔案管理人員的工作量，使大量時(shí)間與精力浪費(fèi)。但企業(yè)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化之后，這種情況就不會(huì)出現(xiàn)。我們只需要利用計(jì)算機(jī)將需要修改的檔案找到，使用鍵盤(pán)操作就能夠完成對(duì)檔案的修改，既省時(shí)，又省力。而且對(duì)于文書(shū)檔案工作的收集、整理、儲(chǔ)存、統(tǒng)計(jì)以及借閱等工作，我們都可以借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成，使文書(shū)檔案管理工作的效率大幅度提高。
（三）加快了信息傳輸?shù)乃俣?/p>
傳統(tǒng)文書(shū)檔案的長(zhǎng)距離傳遞主要依靠的是郵政系統(tǒng)，傳送的時(shí)間也無(wú)法確定，而且傳遞的過(guò)程中，一旦發(fā)生了丟失的情況懷，將會(huì)為企業(yè)帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化管理之后，文書(shū)檔案就可以以電子文件的方式進(jìn)行傳遞，不但提高信息傳送的速度，同時(shí)也保證了文書(shū)檔案的安全。
（四）電子檔案的儲(chǔ)存更加穩(wěn)定
電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，不但質(zhì)量輕、壽命長(zhǎng)，而且更容易保存。比如紙質(zhì)檔案在高溫、酸、氧化劑、潮濕的情況下，可能產(chǎn)生水解或者是氧化反應(yīng)，這勢(shì)必會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不必要，也無(wú)可挽回的損失。但電子檔案就不同了，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我們可以根據(jù)不同的實(shí)際需要，而選擇不同的載體，比如移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)以及U盤(pán)等等，及大的方便查閱與攜帶。
二、實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書(shū)檔案管理信息化的建議
（一）打造文書(shū)資料的“收集網(wǎng)絡(luò)”
通常情況下，很多企業(yè)都有年底收集、整理文書(shū)檔案的習(xí)慣，年底的時(shí)候，企業(yè)各部門(mén)都比較忙碌，這一時(shí)間進(jìn)行文書(shū)檔案的收集與整理工作，顯然是不妥的。因此，企業(yè)需要將年度收集轉(zhuǎn)變?yōu)槠匠Ｊ占?。企業(yè)必須要建立獨(dú)立的文書(shū)檔案管理部門(mén)，部門(mén)工作者可以是從其他部門(mén)抽調(diào)出來(lái)的，也可以是企業(yè)招聘來(lái)的，同時(shí)在企業(yè)的每一個(gè)科室再安排一名兼職文書(shū)檔案管理人員，從而組成一個(gè)文書(shū)資料“收集網(wǎng)絡(luò)”。文書(shū)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的文書(shū)檔案收集工作，而各科室的文書(shū)檔案管理人員則負(fù)責(zé)科室的文書(shū)檔案收集工作，將每日收集到的文書(shū)資料以周、月、季度統(tǒng)一上交到文書(shū)檔案管理部門(mén)進(jìn)行保管。文書(shū)檔案資料在收集的過(guò)程中，必須嚴(yán)格登記，這樣才能夠做到有據(jù)可查，相關(guān)責(zé)任人要檢查好文件資料的完整性，并且要保證文書(shū)的字跡、紙張是符合相關(guān)規(guī)定的。文書(shū)檔案管理部門(mén)收到科室上交的文書(shū)檔案之后，要進(jìn)行妥善管理，可以根據(jù)實(shí)際需要，預(yù)備出不同的檔案盒，將上交的文書(shū)檔案分類(lèi)別的進(jìn)行存放。
（二）將信息系統(tǒng)的內(nèi)、外網(wǎng)進(jìn)行隔離
為了保證電子文書(shū)檔案的安全性，有必要在信息系統(tǒng)的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間，構(gòu)建出一條物理隔離帶，以保證內(nèi)網(wǎng)所儲(chǔ)存的資料的安全。第一層隔離帶依靠的是路由器，我們可以對(duì)路由器進(jìn)行安全設(shè)置，從而過(guò)濾掉補(bǔ)屏蔽的IP地址?；蛘呤窍绕帘稳縄P地址，然后有選擇性的放行一些IP地址進(jìn)入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。第二層隔離帶依靠的是防火墻?，F(xiàn)階段，大部分防火墻都具有認(rèn)證機(jī)制，只要設(shè)置防火墻之后，我們就可以對(duì)進(jìn)與出的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；阻止一些禁止操作；對(duì)通過(guò)防火墻的一些信息、內(nèi)容以及活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄；對(duì)用戶的訪問(wèn)行為進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；對(duì)攻擊網(wǎng)絡(luò)的行為進(jìn)行檢測(cè)，并發(fā)出警報(bào)。
（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步對(duì)于文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)有著重要影響，但是人員仍舊是文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)的關(guān)鍵所在。因此，想要推進(jìn)企業(yè)文書(shū)檔案管理的信息化建設(shè)，首先要完成管理人員的“信息化”建設(shè)。企業(yè)可以采用培訓(xùn)的方式，培訓(xùn)的內(nèi)容要包括計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案學(xué)以及相關(guān)軟件操作等等，同時(shí)還要鼓勵(lì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行自學(xué)，幫助他們樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，如此才能夠使檔案管理人員的意識(shí)與技能共同進(jìn)步，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展。除此以外，還需要加大對(duì)檔案室的硬件設(shè)施的投入，這樣文書(shū)檔案管理人員所學(xué)到的知識(shí)才能夠有用武之地，文書(shū)檔案資料的價(jià)值才能夠更深入的挖掘，從而為企業(yè)發(fā)展而服務(wù)。
綜上所述，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展的需求，迫切需要我們運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的信息化，從而滿足人們的查詢需求與借閱需求。我們可以從打造文書(shū)資料的“收集網(wǎng)絡(luò)”； 將信息系統(tǒng)的內(nèi)、外網(wǎng)進(jìn)行隔離；加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)等三個(gè)方面入手，推進(jìn)企業(yè)文書(shū)檔案管理信息化，從而使文書(shū)檔案發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。
參考文獻(xiàn)：
1.1檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知因素
在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息管理的不夠重視，主要體現(xiàn)在檔案管理部門(mén)沒(méi)有一套完整的檔案信息管理體系，對(duì)檔案信息建設(shè)的認(rèn)識(shí)及管理嚴(yán)重不到位，在檔案管理過(guò)程中，檔案工作人員受傳統(tǒng)管理理念的影響，只對(duì)檔案信息進(jìn)行了收集，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行充分的分析與利用，沒(méi)有發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值，嚴(yán)重的浪費(fèi)檔案的存在價(jià)值。
1.2檔案信息化建設(shè)的觀念因素
在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒(méi)有任何任務(wù)了。但是，隨著城市人民群眾對(duì)信息資料的不斷提升，對(duì)存儲(chǔ)的檔案信息利用已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了信息本身的價(jià)值。所以，檔案管理工作人員應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的管理理念，重視檔案信息化建設(shè)，學(xué)會(huì)如何利用檔案的價(jià)值。但是，到目前為止，大部門(mén)檔案管理人員仍然沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)檔案管理難以達(dá)到要求。
2在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意把握的幾個(gè)問(wèn)題
2.1數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化不等于信息化
檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容非常廣，其中包括信息的收集，整理、信息數(shù)據(jù)庫(kù)及信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息資源的有效利用、信息資源開(kāi)發(fā)利用的法律法規(guī)及人才隊(duì)伍的建設(shè)等。所以，檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)不單單只是信息的建設(shè)，應(yīng)該從多個(gè)方面入手，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。
2.2立足現(xiàn)實(shí)，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案信息技術(shù)處理，既有地域上的差異性，又有業(yè)務(wù)上的共同性。目前，各地檔案館普遍單獨(dú)進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，無(wú)論是經(jīng)濟(jì)性、通用性都不利于協(xié)調(diào)統(tǒng)一。當(dāng)務(wù)之急是加強(qiáng)檔案館之間的橫向聯(lián)系，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，把計(jì)算機(jī)應(yīng)用及適合共性特點(diǎn)的軟件開(kāi)發(fā)作為信息化建設(shè)的切入點(diǎn)。要力求軟件功能設(shè)計(jì)既具有相對(duì)的統(tǒng)一性，又具有一定的靈活性和較強(qiáng)的應(yīng)用性，爭(zhēng)取在最大范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，整合檔案信息資源，以整體優(yōu)勢(shì)最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。
2.3注重質(zhì)量，加強(qiáng)特色建設(shè)
信息化不應(yīng)流于表面和形式，而是要注重由信息技術(shù)支持的檔案信息是否適合用戶需求，是否實(shí)現(xiàn)了檔案服務(wù)功能的全面拓展和最大優(yōu)化。如果傳輸?shù)臋n案信息及相關(guān)的數(shù)據(jù)不被利用或者接受，那么檔案信息化建設(shè)就起不到原有的作用。所以，檔案信息化建設(shè)工作必須與社會(huì)廣泛聯(lián)系，了解社會(huì)需求，掌握信息利用規(guī)律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設(shè)，在檔案信息服務(wù)方面充分體現(xiàn)吸引用戶的魅力。
2.4著重用戶的實(shí)際與需求
不同方面的用戶是信息化建設(shè)成果的直接受用者，但由于受計(jì)算機(jī)知識(shí)等因素的制約，使檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設(shè)一種便捷的、更加適應(yīng)用戶需求的新型檔案信息服務(wù)關(guān)系，充分滿足用戶需求的信息，與社會(huì)共同發(fā)展，共同進(jìn)步。
2.5以人為本，加強(qiáng)人才培養(yǎng)
在檔案管理工作中應(yīng)廣泛使用電子設(shè)備，使傳統(tǒng)的檔案管理方式從根本上發(fā)生變化。著力培養(yǎng)一支復(fù)合型的人才隊(duì)伍，對(duì)完成信息化建設(shè)任務(wù)至關(guān)重要。首先，要重視對(duì)現(xiàn)有管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育，為大家創(chuàng)造學(xué)習(xí)現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)與先進(jìn)技術(shù)的機(jī)會(huì)。其次，有計(jì)劃、有針對(duì)性地招聘信息化建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才。招聘信息化專(zhuān)業(yè)人才要長(zhǎng)期、中期、短期相結(jié)合，實(shí)行用人制度上的社會(huì)化運(yùn)作。通過(guò)實(shí)行培養(yǎng)現(xiàn)有人員和引進(jìn)專(zhuān)業(yè)人員的辦法，不斷提高信息化建設(shè)隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力，保證在完成信息化建設(shè)任務(wù)時(shí)得心應(yīng)手。
3檔案管理信息化發(fā)展策略
3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立信息化管理意識(shí)
在我國(guó)現(xiàn)階段，檔案管理工作得到了各行各業(yè)的廣泛關(guān)注，也取得了一定的成就。所以，在檔案管理模式及管理理念上也應(yīng)該進(jìn)行改革與創(chuàng)新，檔案信息化建設(shè)成為了檔案管理工作的必然趨勢(shì)。為了與時(shí)代同步，檔案管理人員必須改變傳統(tǒng)的管理理念及模式，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)及崗位技能，只有不斷的提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能有效的促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。
3.2制定信息化發(fā)展目標(biāo)，并嚴(yán)格執(zhí)行
在檔案管理工作中，管理人員必須從全局出發(fā)，將近期目標(biāo)與長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)進(jìn)行有效的結(jié)合，堅(jiān)持一定的原則，既適用性、實(shí)用性、科學(xué)性。在檔案管理工作制定長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)時(shí)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深入的分析與研究，使制定的目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，為全局統(tǒng)一發(fā)展而努力，充分的考慮檔案信息化建設(shè)未來(lái)發(fā)展的需求，留下兼容、擴(kuò)充剩余空間，避免有效的資源浪費(fèi)。在制定檔案管理工作的近期目標(biāo)，檔案管理工作近期目標(biāo)的重點(diǎn)在于其可行性和實(shí)用性。在檔案信息化建設(shè)的初級(jí)階段，需要對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行整理，這項(xiàng)工作必須仔細(xì)、認(rèn)真、不能出現(xiàn)任何紕漏和差錯(cuò)，檔案資料的正確性是非常重要的，所以，在整理檔案資料時(shí)必須保證其準(zhǔn)確性，并且按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。在對(duì)檔案館進(jìn)行整理時(shí)，首先要對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)于沒(méi)有價(jià)值的資料進(jìn)行銷(xiāo)毀，避免浪費(fèi)資源和時(shí)間，這是對(duì)檔案管理實(shí)行信息化的一個(gè)基本要求。
3.3信息化建設(shè)過(guò)程中的系統(tǒng)軟件與硬件設(shè)備統(tǒng)一管理
現(xiàn)階段，檔案管理的各個(gè)部門(mén)缺乏有效的溝通和統(tǒng)一管理，各個(gè)部門(mén)所采取的信息化手段及設(shè)備都不相同，嚴(yán)重影響檔案信息數(shù)據(jù)之間的兼容性，嚴(yán)重制約檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。為解決檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題，必須與檔案管理工作的實(shí)際情況相結(jié)合，使檔案管理工作數(shù)字化設(shè)備得到統(tǒng)一，并使檔案管理的工作人員具有專(zhuān)業(yè)性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)設(shè)備的文字識(shí)別功能，以及自動(dòng)的轉(zhuǎn)化、編目、檢索功能，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中自動(dòng)標(biāo)引、上載以及輔助立卷、全文存儲(chǔ)等功能。在檔案管理工作中，使計(jì)算機(jī)設(shè)備的規(guī)格及型號(hào)得到統(tǒng)一，這是檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。
4結(jié)束語(yǔ)
高效的交通檔案管理工作可有效地提升交通系統(tǒng)各個(gè)單位工作的效率，特別是最近幾年來(lái)我國(guó)私家車(chē)數(shù)量的不斷增加，給交通檔案管理工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。而通過(guò)信息化建設(shè)可以增強(qiáng)檔案管理工作效果，進(jìn)一步增強(qiáng)交通檔案管理工作的質(zhì)量。但是在交通檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中仍舊存在多方面的問(wèn)題，嚴(yán)重制約了交通檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，因此，全面地分析當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題對(duì)交通檔案管理工作有著實(shí)際意義。
1交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性
1.1推動(dòng)交通檔案管理工作專(zhuān)業(yè)化
在傳統(tǒng)的交通檔案管理工作中，因?yàn)闄n案多數(shù)均為紙質(zhì)的材料，這就限制了檔案的有效使用，并降低了檔案保存的安全系數(shù)。在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)使用現(xiàn)代信息技術(shù)，可消除傳統(tǒng)的借閱交通檔案資料在地域和空間上的差異，減少了檔案管理工作者工作難度，提升了檔案管理工作的效率。
1.2符合當(dāng)前時(shí)展的需求
當(dāng)前國(guó)內(nèi)私家車(chē)數(shù)量越來(lái)越多，為了更好地使車(chē)輛服務(wù)于人民，需要提高交通檔案管理的效率。而通過(guò)將信息化技術(shù)加入交通檔案管理工作，能夠?qū)崿F(xiàn)交通檔案管理工作與現(xiàn)代化社會(huì)有效的接軌，降低交通檔案管理工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率，增強(qiáng)交通檔案管理工作的實(shí)效性。
2當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
2.1對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)重視程度較低
對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)重視程度低制約著交通檔案管理信息化建設(shè)，具體主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先，在交通管理部門(mén)中，檔案管理部門(mén)為輔的科室，地位總體較為邊緣化，交通檔案管理實(shí)際需求人員較多，但具體從事人員較少，特別是專(zhuān)業(yè)的信息化建設(shè)技術(shù)人員更為缺乏，多數(shù)交通檔案管理部門(mén)存在一人多崗的情況，這在很大程度上限制了管理工作的提升。其次，作為交通檔案管理人員自身也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于自身的重要性，傳統(tǒng)的交通檔案管理工作思路與方式仍舊處于主置，限制了現(xiàn)代化信息技術(shù)在交通檔案管理工作中的應(yīng)用。
2.2交通檔案管理信息化建設(shè)工作對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度較為缺乏
現(xiàn)階段，因?yàn)槎鄶?shù)單位的交通檔案管理信息化建設(shè)處于初級(jí)階段，具體的機(jī)構(gòu)設(shè)置、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員配置等方面還存在較多的問(wèn)題，規(guī)章制度不夠完善，在信息化建設(shè)實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中，存在職責(zé)交叉、分工模糊等情況，甚至部分區(qū)域的交通檔案管理工作經(jīng)過(guò)信息化建設(shè)之后，出現(xiàn)了各自為政的情況，導(dǎo)致交通檔案管理工作非?；靵y，信息化技術(shù)應(yīng)用較為表面。
2.3交通檔案管理高級(jí)信息化技術(shù)人員較為缺乏
當(dāng)前由于受到傳統(tǒng)交通檔案管理工作的影響，實(shí)際的交通檔案管理信息化建設(shè)人員并非科班出身，往往是經(jīng)過(guò)了一段時(shí)間培訓(xùn)之后就直接上崗，在受到工作壓力等方面的影響時(shí)，對(duì)應(yīng)的在職培訓(xùn)工作也不能及時(shí)地跟上，限制了管理人員信息化技術(shù)水平的提升，再加上多數(shù)工作人員心態(tài)等方面因素，導(dǎo)致了高水平管理人員較為缺乏的現(xiàn)狀。
2.4信息管理使用軟件不統(tǒng)一
現(xiàn)階段導(dǎo)致交通檔案管理信息建設(shè)水平較低的另一個(gè)主要原因就是在進(jìn)行交通檔案管理信息錄入的過(guò)程中，使用的錄入軟件不夠統(tǒng)一，導(dǎo)致格式不夠規(guī)范，導(dǎo)致后續(xù)在使用相關(guān)數(shù)據(jù)的過(guò)程中非常容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的情況，這在很大程度上導(dǎo)致了交通檔案信息化管理工作的混亂。出現(xiàn)這種情況的主要原因與我國(guó)信息化技術(shù)起步較晚有著直接關(guān)系，在交通檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中間還沒(méi)有形成一個(gè)較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，非常容易導(dǎo)致交通檔案管理工作出現(xiàn)混亂、不兼容的情況，降低了交通檔案管理信息建設(shè)的效果。
2.5信息化管理資金投入不足
交通檔案管理信息化在建設(shè)的過(guò)程中涉及到方面較多，所包含的工作也較為瑣碎，再加上我國(guó)當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)水平較低，在完善交通檔案管理信息化過(guò)程中需要大量的資金投入。但是，當(dāng)前我國(guó)對(duì)這方面的投入比較少，不能夠滿足我國(guó)交通檔案管理信息化建設(shè)的需求，使交通檔案管理信息化的建設(shè)水平比較落后。
3完善交通檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)對(duì)策
3.1構(gòu)建完善的交通檔案管理信息化建設(shè)工作規(guī)章制度
無(wú)規(guī)矩不成方圓，所以在進(jìn)行交通檔案管理信息化建設(shè)的構(gòu)建過(guò)程中，要制定出比較完善的工作規(guī)章制度。在實(shí)施時(shí)首先要針對(duì)性地進(jìn)行分析，對(duì)其有比較全面的了解，然后再把信息化建設(shè)過(guò)程的需求添加到交通檔案管理工作制度中。另一方面，在進(jìn)行完善的過(guò)程中，可以進(jìn)行聽(tīng)證，邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家、學(xué)者及工作技術(shù)人員等進(jìn)行聽(tīng)證，并給予專(zhuān)業(yè)性的指導(dǎo)，其次，在交通檔案管理信息化建設(shè)工作制度運(yùn)行的過(guò)程中，應(yīng)采取動(dòng)態(tài)性的調(diào)整策略，保證交通檔案管理工作制度更好地服務(wù)于信息化建設(shè)。
3.2增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)
針對(duì)當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)人員綜合素質(zhì)較低的情況，應(yīng)制定具體的措施。首先從源頭上進(jìn)行控制，主要從三個(gè)方面入手，第一，從招聘環(huán)節(jié)入手，對(duì)于招聘的工作人員，應(yīng)該設(shè)立必要的有針對(duì)性的招聘條件，選擇那些專(zhuān)業(yè)與信息化建設(shè)相接近的人員，并提高工作人員的待遇條件，以便能夠吸引到優(yōu)秀的人才，保證工作人員的能力水平。第二，制定出完善的在職培訓(xùn)策略，由于交通檔案管理信息化技術(shù)和知識(shí)是處在不斷發(fā)展和進(jìn)步的過(guò)程中，這就需要對(duì)已經(jīng)在職的交通檔案管理工作人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，使其能夠掌握最新的知識(shí)動(dòng)態(tài)，保證技術(shù)人員的信息化技術(shù)水平得到不斷的提升。第三，建立合適的考核機(jī)制，合理科學(xué)的考核對(duì)于調(diào)動(dòng)工作人員的積極性是十分重要的，應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的理論考核方式進(jìn)行變革，可多采用一些互動(dòng)性的考核方式，并將考核結(jié)果與工作人員的晉升、薪酬等掛鉤，保證培訓(xùn)工作與考核工作的效果，防止出現(xiàn)考核流于形式。
3.3增強(qiáng)對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)的重視
為更好地增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)，增強(qiáng)對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)的重視是必不可少的。在具體的實(shí)施中，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立交通檔案信息管理理念，提升相關(guān)工作開(kāi)展的緊迫性，認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，從而對(duì)所有工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，這對(duì)于增強(qiáng)交通檔案管理工作效率與質(zhì)量是非常重要的。
3.4明確交通檔案管理信息化建設(shè)途徑
為了切實(shí)增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)效果，應(yīng)當(dāng)明確交通檔案管理信息化建設(shè)途徑。首先構(gòu)建完善的交通檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，最為根本的任務(wù)就是對(duì)其中包含的所有檔案進(jìn)行整理，將整理的結(jié)果形成數(shù)據(jù)，這是形成交通檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)。其次是進(jìn)行歸檔，在歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)所用的電子文件進(jìn)行分項(xiàng)檢查，保證所收集信息的真實(shí)性和完整性。若紙質(zhì)原件和電子文件不是完全相符的，則應(yīng)當(dāng)進(jìn)行完善調(diào)整，保證今后使用過(guò)程中所有數(shù)據(jù)的真實(shí)性。另外，應(yīng)當(dāng)和交通設(shè)計(jì)部門(mén)、監(jiān)理部門(mén)等相關(guān)的單位形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在確保檔案資料保密的基礎(chǔ)上，將所有的資料融入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，更加方便后續(xù)資料的使用和收集。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)從復(fù)雜的交通信息材料中將其中具有結(jié)論性和代表性的數(shù)據(jù)提煉出來(lái)，形成完善系統(tǒng)檔案材料和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案構(gòu)建，從而為后續(xù)檔案調(diào)用和決策工作提供更為便捷和完善的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)交通檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。
3.5規(guī)范交通檔案數(shù)字化軟件的操作
針對(duì)當(dāng)前交通檔案管理信息化建設(shè)中存在的標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一的情況，應(yīng)當(dāng)在全國(guó)范圍內(nèi)形成統(tǒng)一的交通檔案管理信息化錄入標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的錄入規(guī)范，這對(duì)于提升交通檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化水平是非常必要的。在具體的實(shí)施中，應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接工作落到實(shí)處，避免出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的流失，這是十分重要的。其次，還應(yīng)該利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保證交通檔案信息的錄入工作順利進(jìn)行，保證信息的真實(shí)性和可調(diào)查性。第三，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)多數(shù)交通檔案信息的實(shí)際情況，與IT等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行有效對(duì)接，研發(fā)出適合當(dāng)前我國(guó)交通檔案信息化錄入工作特色的數(shù)字化軟件，并在全國(guó)交通檔案單位內(nèi)進(jìn)行全面培訓(xùn)，保證每位人員均可以使用這個(gè)軟件，這將在很大程度上增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范化水平。
3.6增加交通檔案管理信息化建設(shè)的投入
針對(duì)當(dāng)前我國(guó)在交通檔案管理信息化建設(shè)方面投入較少的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)針對(duì)性增加對(duì)交通檔案管理信息化建設(shè)的投入工作。在具體實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)的管理與運(yùn)營(yíng)單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到交通檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)一本萬(wàn)利的項(xiàng)目，雖然在初期的投入比較大，但是在后續(xù)的工作中，會(huì)增強(qiáng)交通檔案管理工作的效率，提升交通檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，在具體實(shí)施中，交通檔案管理信息化建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮項(xiàng)目較大且屬于國(guó)家使用的優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)格采用招投標(biāo)的方式進(jìn)行交通檔案管理信息化建設(shè)，在確保交通檔案管理信息化建設(shè)效果的基礎(chǔ)上，提升交通檔案管理信息化建設(shè)的性價(jià)比。
3.7完善交通檔案管理信息化檢索工具
完善交通檔案管理信息化檢索工具對(duì)于及時(shí)掌握信息化建設(shè)動(dòng)態(tài)有著非常重要的作用。在具體實(shí)施中，首先應(yīng)當(dāng)完善交通檔案的內(nèi)容，讓使用者可以迅速地定位自身需要的信息，構(gòu)建出專(zhuān)業(yè)索引目錄，讓使用者可以更快更好地定位自己所需的信息。其次，通過(guò)多方面的途徑，將各個(gè)部門(mén)的信息進(jìn)行收集，形成完善的交通檔案，然后進(jìn)行交通檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的匯總，及時(shí)將交通檔案的項(xiàng)目向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便給領(lǐng)導(dǎo)的決策提供客觀的依據(jù)，增強(qiáng)決策工作的科學(xué)性和合理性。第三，加強(qiáng)信息的反饋工作，交通檔案管理人員要及時(shí)將收集到的信息進(jìn)行整理和反饋，這樣不僅能夠反映檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，還能增強(qiáng)社會(huì)檔案的意識(shí)，將交通檔案信息資源服務(wù)于為交通建設(shè)，充分發(fā)揮交通檔案管理工作的作用。
4結(jié)束語(yǔ)
1.建設(shè)重視程度不高
就當(dāng)前的情況分析，雖然大多數(shù)人已開(kāi)始認(rèn)識(shí)到廣播電視大學(xué)檔案管理是學(xué)校進(jìn)行管理的重要環(huán)節(jié)，但是依然沒(méi)有得到學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，且其均沒(méi)有從思想上意識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學(xué)校教學(xué)管理及經(jīng)濟(jì)效益上。加上許多的檔案工作者均不是專(zhuān)業(yè)人士，因此思想上對(duì)于檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知度還不夠，導(dǎo)致對(duì)檔案工作的細(xì)心不足，使得檔案的信息化建設(shè)無(wú)法有效開(kāi)展。
2.建設(shè)資金投入力度缺乏
廣播電視大學(xué)的檔案信息化建設(shè)在起始階段需投入一定的資金用于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，以形成信息化的管理環(huán)境，然而許多大學(xué)卻過(guò)分地強(qiáng)調(diào)科研建設(shè)等方面，且科研方面的經(jīng)費(fèi)比重偏高。而在基礎(chǔ)設(shè)施方面均使用一些嚴(yán)重老化或?yàn)l臨淘汰的設(shè)備，嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理的相互協(xié)調(diào)發(fā)展，進(jìn)而使得廣播電視大學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)不能得到實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。
3.建設(shè)制度規(guī)范化不足
廣播電視大學(xué)的檔案大多來(lái)源于學(xué)校各個(gè)學(xué)院和管理部門(mén)，然而當(dāng)前各部門(mén)的檔案管理缺乏規(guī)范化，沒(méi)有一套完整且適用于信息化發(fā)展的采集、整理、儲(chǔ)存及借閱制度。此外，學(xué)校收集檔案的過(guò)程也缺乏系統(tǒng)性，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)較高水平的現(xiàn)代數(shù)字化管理，因而無(wú)法對(duì)檔案信息資源進(jìn)行更深層次的開(kāi)發(fā)利用，導(dǎo)致最終嚴(yán)重影響學(xué)校檔案管理的成效。
4.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化薄弱
由于學(xué)校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴(yán)重缺乏必要的統(tǒng)籌性和協(xié)調(diào)性，造成檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設(shè)步伐。此外，檔案管理信息化人員素質(zhì)的低下以及技術(shù)保障的缺乏，同樣是廣播電視大學(xué)管理信息化建設(shè)中需要解決的問(wèn)題。
二、廣播電視大學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的建議
1.積極轉(zhuǎn)變思想觀念
思想決定行為，廣播電視大學(xué)需正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設(shè)中。一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變其傳統(tǒng)觀念，高度重視檔案管理的信息化建設(shè)，將廣播電視大學(xué)的檔案管理工作與學(xué)校的科研、教學(xué)工作一同納入學(xué)校的未來(lái)建設(shè)發(fā)展規(guī)劃中，且應(yīng)該適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要;另一方面，廣播電視大學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)真聽(tīng)取相關(guān)工作人員對(duì)當(dāng)前的工作匯報(bào)，加大對(duì)信息化建設(shè)物力、人力的投入，并加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展需求的同時(shí)，為檔案管理者營(yíng)造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應(yīng)加大關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，可號(hào)召師生共同加入建設(shè)隊(duì)伍，并向其詳細(xì)講解檔案及相關(guān)法規(guī)，從而提高師生對(duì)檔案的認(rèn)知度，使其充分意識(shí)到檔案的重要性。
2.切實(shí)加大資金投入
對(duì)于檔案信息化建設(shè)，技術(shù)設(shè)備是最重要的基礎(chǔ)因素。首先，廣播電視大學(xué)需投入一定的資金以配備性能良好、質(zhì)量可靠的硬件設(shè)施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)或者采購(gòu)?fù)ㄓ眯偷臋n案管理軟件，使辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)與檔案信息化建設(shè)融會(huì)貫通;最后，廣播電視大學(xué)的檔案管理者還應(yīng)加強(qiáng)安全警惕，嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全措施進(jìn)行防護(hù)，時(shí)刻做好防范黑客攻擊的殺毒防毒工作，以確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，從而維護(hù)檔案安全。除此之外，學(xué)校還應(yīng)在硬件保護(hù)工作和數(shù)據(jù)備份的工作方面加大力度，以便發(fā)生故障時(shí)可第一時(shí)間進(jìn)行處理與恢復(fù)工作。但是在資金的使用方面需科學(xué)規(guī)劃，學(xué)校可將科研、教學(xué)等信息化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，形成一種集成綜合優(yōu)勢(shì)，使有限資金發(fā)揮更大效用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)學(xué)校的全方面建設(shè)與檔案信息化建設(shè)共同進(jìn)步與發(fā)展。
3.規(guī)范檔案管理制度
首先，學(xué)校需科學(xué)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)有據(jù)可循和有序發(fā)展;其次，有效構(gòu)建廣播大學(xué)檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進(jìn)行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統(tǒng)思想觀念，通過(guò)實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，將檔案信息服務(wù)不斷延伸至知識(shí)服務(wù)及實(shí)際的管理工作中。這不僅給學(xué)生和學(xué)校的教職員工提供檔案利用的服務(wù)，而且通過(guò)檔案信息化建設(shè)平臺(tái)為社會(huì)各個(gè)方面提供具有價(jià)值的檔案信息服務(wù)，使廣播電視大學(xué)的檔案信息管理可和社會(huì)的各個(gè)部門(mén)及各個(gè)方面間形成檔案信息資源共同分享的開(kāi)放局面。
4.建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系
檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，學(xué)校應(yīng)全面推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的制定與執(zhí)行，加強(qiáng)相關(guān)的法制法規(guī)建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息可資源共享的目標(biāo)。就廣播電視大學(xué)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)而言，需從內(nèi)部協(xié)調(diào)與宏觀調(diào)控兩大方面著手。內(nèi)部協(xié)調(diào)針對(duì)的是廣播電視大學(xué)本身，對(duì)學(xué)校自身而言，檔案管理部門(mén)需積極配合并參與電子校務(wù)建設(shè)，且在整個(gè)建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行有效協(xié)調(diào)檔案管理信息化與電子校務(wù)間的關(guān)系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享這一有利平臺(tái)為學(xué)校其他部門(mén)提供高效服務(wù)。宏觀調(diào)控則是在現(xiàn)有規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)各大院校的指導(dǎo)與監(jiān)督，從而確保其檔案管理信息化建設(shè)的有利進(jìn)行。與此同時(shí)，檔案信息化的建設(shè)已越來(lái)越多采用光盤(pán)或磁盤(pán)將文件資料進(jìn)行歸檔，傳統(tǒng)的分類(lèi)方法、檔案整理及記錄標(biāo)準(zhǔn)均無(wú)法完全適應(yīng)，因此這就更加需要廣播電視大學(xué)根據(jù)新的標(biāo)準(zhǔn)制定出系統(tǒng)的規(guī)范化體系，并切實(shí)推動(dòng)檔案管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。
