發(fā)布時間:2023-03-08 15:26:06
序言:寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁,我們?yōu)槟x了8篇的檔案數(shù)字化建設(shè)樣本,期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā),請盡情閱讀。
一、讓塵封檔案重現(xiàn)光彩
2007年7月,正值“三伏天”,盧龍縣檔案局組織人員到該縣石門鎮(zhèn)集貿(mào)市場旁邊的一座老樓前,順著看守人所指,前來接收檔案的茆建忠和趙文合走進了存放檔案的三間屋子。嚯,檔案可是不少,柜里柜外,柜上柜下,各類檔案橫七豎八地躺著,毫無規(guī)矩。打開虛掩的柜門,一股發(fā)霉的刺鼻氣味迎面撲來;拿下柜上的檔案,好家伙,滿是塵土,里面還夾雜著老鼠糞便或老鼠皮……這便是接收原盧龍縣陶瓷廠檔案的真實場景。
上世紀九十年代,盧龍縣陶瓷廠面臨破產(chǎn),為了挽救這家國有企業(yè),后來由原企業(yè)的職工出資入股進行改制,然而沒經(jīng)營幾年,改制企業(yè)也是艱難維系,無奈宣告企業(yè)破產(chǎn),并最終賣給了一名個人。還在那段時期,在市場經(jīng)濟大潮的洗禮下,盧龍縣的很多國有或集體企業(yè)像陶瓷廠一樣遭遇破產(chǎn)……
2007年,上任不久的盧龍縣檔案局局長周艷清,開始狠抓檔案資源建設(shè),決定依照《檔案法》對破產(chǎn)企業(yè)檔案進行接收,以貫徹落實上級所要求的“資政惠民”。然而起初接收并不順利,因為時隔已過十年,很多破產(chǎn)企業(yè)都被賣給了個人,新的經(jīng)營者并不太買檔案局的帳,無奈,周艷清與縣工信局聯(lián)系,希望在該局的幫助下能夠讓工作順利些。就這樣,破產(chǎn)企業(yè)檔案接收開始了。
當(dāng)縣檔案局負責(zé)接收的同志趕到第一家破產(chǎn)企業(yè)縣陶瓷廠原址時,位于205國道南側(cè)的一廠大門緊鎖,隨后轉(zhuǎn)到位于國道北側(cè)的二廠,空空的廠房只有一名60左右歲的看門人,一打聽,卻不是原陶瓷廠的看守人,而是新經(jīng)營者安排看院的,經(jīng)了解,原陶瓷廠的所有檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移,但具置不知道。無奈,接收同志只好給縣工信局的同志打電話,經(jīng)過輾轉(zhuǎn)查找,得知有一個人專門負責(zé)看管原陶瓷廠的檔案,但因為工資太少,熱情不高,看護也是隔三差五去一回。一番周折過后,縣檔案局與該人取得聯(lián)系,定好接收日子,發(fā)生了本文開頭的一幕。
那一天,縣檔案局整整接收了一雙排小貨車的原陶瓷廠檔案。從車上卸到局機關(guān),因為檔案太多,無法及時入庫,一尼龍袋、一尼龍袋的檔案只好暫存在縣行政中心一樓的樓道里,等待工作人員分檢、歸檔,再入庫。
參加接收的茆建忠回憶,那時,局機關(guān)人少,總共9個人,其中6名女同志、3名男同志。白天,通常由男同志負責(zé)前往破產(chǎn)企業(yè)接收;回來,大家共同分檢。由于很多檔案已經(jīng)發(fā)霉,分檢時,很多同志都戴上口罩,即便如此,也有人嘴發(fā)麻,患上皮膚過敏。為了節(jié)省時間,等檔案入庫時,女同志也跟男同志一起,搬著一摞摞的檔案,最晚干到晚上8點多??嗪屠鄄槐囟嗾f,頭疼的是一些看管檔案的不愿將破產(chǎn)企業(yè)檔案移交,他們認為,既然有人買下了破產(chǎn)企業(yè),就自然包括遺留下來的企業(yè)檔案,都沒什么價值,賣了還能換回幾個錢。面對這群人的“抵觸”,負責(zé)檔案接收的同志只好做他們工作,講依據(jù)《檔案法》破產(chǎn)企業(yè)的檔案必須向國家檔案館移交,講原始檔案的重要價值。即便如此苦口婆心地做工作,但在那段接收檔案過程中,還是有幾家破產(chǎn)企業(yè)的檔案沒有接收下來,因為有人將它們當(dāng)破爛賣了。對此,茆建忠很是遺憾。
局長周艷清說,整整一個月,馬不停蹄地接收了十幾家破產(chǎn)企業(yè)的檔案,這些被遺棄的會計檔案、科技檔案和文書檔案,后來在服務(wù)百姓上發(fā)揮了重要作用。
二、數(shù)字化管理便民利民
到2008年,盧龍縣檔案局總共接收了3萬余卷破產(chǎn)改制企業(yè)檔案,也就在這一年,按照上級政策,盧龍縣開始為企業(yè)下崗職工辦理養(yǎng)老保險接續(xù)。這一政策出臺,讓破產(chǎn)、改制企業(yè)下崗職工看到了希望。然而,這一年實在不普通,時值奧運會在北京舉辦,萬眾矚目。為下崗職工接續(xù)養(yǎng)老保險一旦處理不好,極易引發(fā)重大。這時的縣檔案局被推到了風(fēng)口浪尖。
有熟悉政府部門職能的下崗職工很快找到了縣檔案局,面對他們急迫的查檔需求,檔案局工作人員加班加點幫助查檔;而一些不知道縣檔案局的,起初先到了改制企業(yè)查檔,可企業(yè)已改制多年,有的檔案健全,還好,有的甚至沒有檔案,甭提下崗職工的檔案。當(dāng)這些失望的下崗職工,輾轉(zhuǎn)打聽來到縣檔案局,大多帶著情緒,對此,縣檔案局的工作人員首先做好安慰,之后和他們一起尋找檔案。從滿懷希望,到失望,再到重燃希望,滿意而歸,在為企業(yè)下崗職工贏得養(yǎng)老保障的同時,也給縣檔案局帶來了好口碑。據(jù)統(tǒng)計,2008年至今,盧龍縣檔案局共接待企業(yè)下崗職工6500余人,調(diào)閱利用各門類檔案7萬余卷,提供涉及招工、轉(zhuǎn)正定級、職工調(diào)轉(zhuǎn)等方面的證明5萬余份,有力促進了社會和諧穩(wěn)定。
隨著館藏檔案迅速增加和群眾日益增長的查檔需要, 2009年,盧龍縣檔案局抓住河北省啟動省、市、縣三級國家檔案館數(shù)字化工程的有利時機,把檔案管理向信息化推進。本著“急用先上”的原則,優(yōu)先把縣委、縣政府重要檔案、珍貴資料以及與民生聯(lián)系密切、利用率高的勞動人事、林改、計生等檔案進行了數(shù)字化。
2011年11月9日,盧龍縣檔案局突然涌入60名群眾,把工作人員驚了一大跳。一打聽,原來他們都是農(nóng)村原民辦、代課教師。最近,省里下發(fā)了為農(nóng)村原民辦、代課教師發(fā)放養(yǎng)老補助的通知,這可驚動了一大批人。然而,這些查閱者年紀偏大,有的上班時間過早,有的任教期間換過幾個地方,有的連自己也說不清楚具體參加工作的時間和離校時間,怎么辦呢?如果工齡校不準,不但查詢者不滿意,縣里也無依據(jù)發(fā)放補助,而且每個工齡每年每人能達到240元,可不是個小數(shù)目,傷不起這些老教師的心!
其實,這些老教師不必著急,現(xiàn)在檔案數(shù)字化了,只要檔案里有,輸入一些關(guān)鍵字,就能很快查到。然而,這一天來得實在太多了,沒想到以后幾天越來越多,最多時達到200人。為了維持秩序,縣檔案局開始為他們發(fā)放號牌。有序組織,既保證了縣行政中心正常辦公,還為查檔節(jié)省了時間。短短半個月,為1500人查檔,查閱檔案2.5萬卷,出據(jù)證明1萬余份。這一年,縣檔案局獲得全縣穩(wěn)定先進單位。
三、優(yōu)化服務(wù)拓展工作觸角
檔案數(shù)字化建設(shè)為群眾查檔、開具證明提供了便捷,也使工作人員騰出更多的時間研究工作創(chuàng)新,拓展工作觸角,還與縣里的中心工作同頻共振。
這些年,該局全面提高隊伍素質(zhì),在落實“中央八項規(guī)定”、力治“”的同時,開展“百問不煩,百查不厭”活動,圍繞“讓群眾好辦事、為群眾辦好事”的主題,推出系列便民舉措,優(yōu)先為70歲以上老年人、殘疾人服務(wù),減少他們查閱檔案的等候時間,并公開查檔人員的聯(lián)系方式,主動延長查檔時間。一些群眾來去不便,縣檔案局還接受電話查閱和咨詢服務(wù),避免群眾在查閱檔案時走“冤枉路”。在其接待窗口,還提供縣內(nèi)相關(guān)職能部門、派出所和人口與計劃生育部門的辦公地點及聯(lián)系電話等,方便他們辦理其它手續(xù)。
這些年,該局注重檔案編研,編寫的《利用檔案解決土地權(quán)屬糾紛》獲開發(fā)利用檔案優(yōu)秀服務(wù)成果優(yōu)秀獎,《利用民生檔案為企業(yè)職工接續(xù)養(yǎng)老保險提供依據(jù)》獲開發(fā)利用優(yōu)秀服務(wù)成果二等獎,《為民辦教師接續(xù)養(yǎng)老保險》獲開發(fā)利用優(yōu)秀服務(wù)成果一等獎。此外,深入歷史挖掘,聯(lián)系縣內(nèi)文化界知名人士,收集盧龍歷史文化,先后出版了《走近孤竹》、《漫畫盧龍旅游》、《康熙盧龍縣志校注》等書籍。
這些年,該局廣泛參與縣里的中心工作,參與招商引資,連續(xù)3年被縣委、縣政府授予招商引資工作“發(fā)展之星”榮譽稱號;參與拆遷、文明生態(tài)村幫建、聯(lián)村幫建等活動,連續(xù)18年被市委、市政府授予文明單位或文明單位標兵。
[關(guān)鍵詞]城建;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)
中圖分類號:G275 文獻標識碼:A 文章編號:1009-914X(2016)02-0178-01
前 言:在我國城市化建設(shè)水平不斷提高的當(dāng)下,城建工作所涉及的道路橋梁、地下管線、房屋建筑和基礎(chǔ)設(shè)施等工程項目的數(shù)量也越來越多,給城建檔案管理工作到來了一定的挑戰(zhàn)。城建檔案作為城市發(fā)展進程研究的重要依據(jù),傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展需求,特別是在以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息時代中,無法滿足人們對信息實現(xiàn)傳遞和共享的實際要求,且存在調(diào)閱困難、占用空間大、管理效率較低等缺點,如何以計算機技術(shù)為依托,大力推進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為城市發(fā)展中的重要內(nèi)容,因此必須要亟待解決的實際問題。
一、 檔案管理數(shù)字化概述
檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)是通過掃描儀、數(shù)碼相機等圖像采集設(shè)備,對原始紙質(zhì)檔案信息進行完整的采集,進而形成能夠被計算機系統(tǒng)所識別的文件類型,最后存儲到磁帶、光盤等信息載體之中,以提高對檔案的管理效率,實現(xiàn)資源共享。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜且系統(tǒng)的工作,主要涉及到了資料整理、數(shù)據(jù)備份、設(shè)備選擇、存儲與建庫、掃描錄入等多方面的工作內(nèi)容,在科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展的現(xiàn)階段主要呈現(xiàn)出以下兩方面的的態(tài)勢:一是在全社會范圍內(nèi)都開展了檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作,在高校、城建、企業(yè)等各個行業(yè)領(lǐng)域中都嘗試了檔案管理方式的轉(zhuǎn)變;二是初步形成較為合理的管理體系,雖然紙質(zhì)檔案仍是主要的保存方式,但數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。
二、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義
(一) 符合時展的需要
在城市現(xiàn)代化發(fā)展的過程當(dāng)中,推進城建檔案管理數(shù)字化建設(shè),創(chuàng)新傳統(tǒng)管理模式,是是到發(fā)展的必然趨勢。依托計算機信息技術(shù),在城建各部門中建立起檔案管理的數(shù)字化平臺,一方面徹底改變了以往分散式管理的模式,使得檔案的查詢統(tǒng)計等工作的效率實現(xiàn)了提高,另一方面又為檔案資料信息的共享提供了實現(xiàn)的可能。
(二) 利于城建檔案管理的規(guī)范化
推行城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè),將城市建設(shè)中的所有工程項目都納入到數(shù)字化管理的體系當(dāng)中,通過網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)操作技術(shù)等,按照統(tǒng)一的標準對城建檔案進行管理,確保了其工作的安全、準確和高效,使得檔案管理各項工作的開展都更加的規(guī)范化,從而為城市建設(shè)提供更好的基礎(chǔ)服務(wù)。
(三) 利于城建檔案的開發(fā)
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè),對于城建檔案的開發(fā)產(chǎn)生了極大的促進作用。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)為用戶構(gòu)建了信息資料查詢的平臺,用戶只需要直接登錄到城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息服務(wù)平臺,就可以進行相關(guān)的信息搜集和業(yè)務(wù)申請,并與社會其他行業(yè)領(lǐng)域之間形成合作,進而形成了集成化管理的運行模式,實現(xiàn)了數(shù)字化資源的整合。
三、 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是城市實現(xiàn)現(xiàn)代化規(guī)劃和建設(shè)的重要參考,對于城市的可持續(xù)發(fā)展具有著十分重要的現(xiàn)實意義,開展和完善城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作,應(yīng)該對原有的思維定式進行突破,并從以下幾方面內(nèi)容進行著手:
(一) 規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求
規(guī)范城建檔案管理數(shù)字化的指標和要求是推動其工作開展的前提條件和主要方式,特別是對檔案資料信息的收集、整理、加工和存儲等一系列工作而言,進而實現(xiàn)對城建檔案管理的規(guī)范化和標準化控制。在參考國家和行業(yè)標準的基礎(chǔ)之上,對以下工作要求進行明確:①城建檔案信息資源的數(shù)據(jù)格式要保持一致,以保證信息傳遞的有效性,消除交流障礙;②城建檔案業(yè)務(wù)處理的要求要實現(xiàn)各部門的統(tǒng)一,特別是檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑的統(tǒng)一設(shè)計,以保證檔案數(shù)據(jù)的實用性;③對檔案管理工作者的行為進行規(guī)范性指標的要求,盡可能的避免因人為原因而出現(xiàn)的工作漏洞,以保證城建檔案的安全性和真實性。
(二) 合理設(shè)計檔案信息數(shù)據(jù)庫存儲功能系統(tǒng)
城建檔案管理系統(tǒng)通常是由專業(yè)的軟件開發(fā)企業(yè)來承擔(dān)建設(shè)的,但是為了保證系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)合理性,其檔案管理部門的工作人員也應(yīng)積極參與到前期的方案設(shè)計工作當(dāng)中,使得管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中的硬件平臺和軟件平臺都具有穩(wěn)定性和可靠性;其次,要對數(shù)據(jù)庫進行合理的設(shè)計,主要涉及到文檔庫、空間庫和影像庫三方面,且三者之間存在相互聯(lián)系,對其進行資料編碼,以保證用戶能夠準確的調(diào)取所需要的內(nèi)容;再次要創(chuàng)建高效的檢索系統(tǒng),利用多媒體技術(shù)對不同載體的檔案信息進行高效整合,實現(xiàn)對檔案資源的多層次開發(fā),以保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。
(三) 加大城建數(shù)字化檔案館建設(shè)的力度
城建檔案館的建設(shè)是實現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中的重要環(huán)節(jié),其是對城建檔案進行集中管理的主要場所,是社會資源消費的系統(tǒng)之一。數(shù)字城建檔案館的建設(shè)應(yīng)該以信息資源的高效利用為最終目的,以數(shù)字信息系統(tǒng)平臺為途徑,以面向館內(nèi)的“統(tǒng)一管理平臺”和面向館外的“統(tǒng)一門戶網(wǎng)站”為核心,實現(xiàn)信息服務(wù)從“被動”向“主動”模式的轉(zhuǎn)化。加大城建數(shù)字化檔案館的建設(shè)力度,實際上就是在城市中建立較為完善的信息化網(wǎng)絡(luò),將城市建設(shè)項目、發(fā)展規(guī)劃等多方面實現(xiàn)綜合,在城市建設(shè)部門、審批部門和管理部門等實現(xiàn)資源共享和協(xié)調(diào)配合,實現(xiàn)城市科學(xué)合理化的未來發(fā)展。
(四) 發(fā)展城建檔案數(shù)字化管理的人才隊伍
檔案管理工作人員的自身素質(zhì)和水平能力是影響其管理工作質(zhì)量和效率的直接因素,因此為了保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有序性,必須要建立檔案數(shù)字化管理的專業(yè)人才隊伍。一方面要通過開展多種渠道和形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動,使得工作人員能夠熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術(shù),提高其運用計算機網(wǎng)絡(luò)平臺的技能;一方面要通過開展多種形式的教學(xué)教研活動,向其介紹最新的科技動態(tài)的應(yīng)用現(xiàn)狀,以提高城建檔案管理人員的素質(zhì);另一方面還要對領(lǐng)導(dǎo)層人員的知識結(jié)構(gòu)和領(lǐng)域進行更新,確保城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)具備優(yōu)秀的領(lǐng)路人。
結(jié)束語:綜上所述,城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)且復(fù)雜的工程,要想切實發(fā)揮出城建檔案管理的重要功能,提高城建檔案管理工作的效率和水平,就必須要轉(zhuǎn)變工作人員陳舊的管理理念,打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的模式,從發(fā)展信息化人才隊伍、完善檔案管理制度體系、設(shè)計數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)等方面來實現(xiàn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè);當(dāng)然,由于城建檔案管理數(shù)字化仍然處于一個探索的階段,還需要工作人員對其進行不斷的深入研究,以推動城市經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻
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[關(guān)鍵詞]數(shù)字化;安全;檔案;數(shù)字檔案
doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194(2016)16-0-02
隨著信息時代的發(fā)展,信息查詢速度和數(shù)量不斷提高,檔案信息工作不斷深入和推進,為使館藏檔案得到更好的利用,檔案部門迎來了館藏檔案數(shù)字化的浪潮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在檢索和查閱上都較為復(fù)雜,保存效果也較差,不利于檔案的開發(fā)利用,數(shù)字檔案存儲空間小、利用便捷,所以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化成為檔案工作的主流趨勢,為了節(jié)約人力、物力資源,控制成本,數(shù)字化外包走上舞臺。南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館也加入了數(shù)字化的大軍,根據(jù)幾年來的數(shù)字化工作經(jīng)驗,對工作中存在的問題做了總結(jié)和思考。
1 做好檔案數(shù)字化的前期準備
1.1 進行市場調(diào)研,做好標書
通常招投標部門會根據(jù)標書要求結(jié)合競標價格來確定中標方,所以要得到滿意的競標商,首先要做好前期的調(diào)研和考察。對已經(jīng)完成數(shù)字化和正在進行數(shù)字化的單位走訪,了解數(shù)字化服務(wù)公司的情況和數(shù)字化部門對該工作的意見,實地體會數(shù)字化現(xiàn)場工作并了解數(shù)字化流程和注意事項。征詢專家和相關(guān)行政機構(gòu)的意見,結(jié)合企業(yè)背景和檔案數(shù)字化外包規(guī)定,邀請符合條件的公司到單位競標,擇優(yōu)選擇。
1.2鑒定、統(tǒng)計要數(shù)字化的檔案,簽訂相關(guān)協(xié)議
結(jié)合本部門資金和需求,對館藏檔案進行鑒定、統(tǒng)計,按照密級和年限確定數(shù)字化的范圍和數(shù)量,根據(jù)鑒定、統(tǒng)計結(jié)果,和公司簽訂“檔案數(shù)字化加工合同書”。此外,還應(yīng)簽訂“檔案數(shù)字化加工保密協(xié)議”,明確雙方各個環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、權(quán)責(zé)問題及保密責(zé)任,保障數(shù)字化過程檔案信息的絕對安全。
1.3做好場地的安全設(shè)施布置
首先,工作室需要進行全方位24小時監(jiān)控,要安裝前后攝像頭,保證360度無死角。其次,做好電子產(chǎn)品檢測,合同中規(guī)定禁止攜帶電子產(chǎn)品,但是檔案部門不可能對外包人員搜身,有效的辦法是采取電子探測,但自動電子探測門的代價較高,掃描工作本身又短期性的;人工探測費用可以接受,但是掃描人員較多,且出入頻繁,長期守門也不現(xiàn)實,所以這個問題仍然不能得到很好的解決。最后,做好場地信號屏蔽,場地是無網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域但是卻因為條件限制,可以接收手機信號和網(wǎng)絡(luò)信號,所以應(yīng)安裝信號屏蔽器。此外,U盤變得越來越小,越來越隱秘,裝飾品成了U盤的外衣,主機USB口也較隱秘,U盤插上去人眼幾乎都無法察覺,更不用說安裝在高處的攝像頭,因此還要拆去主機上的所有可能外設(shè)安插接口。
1.4 與外包方提前協(xié)商,盡可能保證人員穩(wěn)定性
掃描工作較為枯燥,且含金量較低,工資偏低,工作人員多為年輕、低學(xué)歷人群,這就造成外包公司中掃描人員整體素質(zhì)偏低且流動性大。而人員變動由外包公司管轄,檔案部門無權(quán)干涉,這會造成后期檔案檢查中出現(xiàn)問題時權(quán)責(zé)不清,如檔案單頁丟失,掃描數(shù)據(jù)交接不清等問題,給檔案的安全性帶來極大的隱患。
1.5 制訂數(shù)字化加工方案
按照《中華人民共和國行業(yè)標準(DA/T 31―2005)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求制訂加工方案,包括:前期準備標準(借還檔案,掃描文件命名、電子目錄與紙質(zhì)目錄校對,紙質(zhì)目錄與紙質(zhì)原件校對),掃描中標準(確定文書、圖紙、照片等不同文件的格式、分辨率、大小、色彩度等參數(shù);掃描操作規(guī)定,要保證紙張,頁碼順序、案卷順序、檔案盒都保持拆卷前的狀態(tài),規(guī)定問題另行備注不可在原件上進行,不能因加工或拆卷而造成對紙質(zhì)文件的損壞)、質(zhì)量檢驗標準(確定檢查標準,文件歪斜、紙張大小與原件不符、頁碼順序不對、漏頁或重復(fù)、PDF文件未雙層處理、文件不清晰、光盤刻錄數(shù)據(jù)損壞、數(shù)據(jù)不全等重新處理)。
2 檔案數(shù)字化工作的實施
2.1 借閱歸還檔案
檔案應(yīng)遵循當(dāng)天借出、當(dāng)天歸還的原則。雙方工作人員均要在“數(shù)字化檔案借閱記錄”上登記、簽名,寫清案卷數(shù)量和卷號、借出和歸還時間、雙方負責(zé)人簽字。在檔案出庫入庫時都需清點清楚,出庫后數(shù)字化服務(wù)人員檢查有無缺損,入庫時檔案部門負責(zé)人檢查原件是否復(fù)原,數(shù)目、排序是否正確,有無缺頁損壞等問題。檔案應(yīng)及時還回到庫房,以免信息外漏或者丟失。通常,實際工作中,紙質(zhì)檔案較重且較多,搬運過程只能記錄檔號和卷數(shù),內(nèi)部雖有目錄但裝訂完了后很難做到一頁一頁的檢查,被遺漏或者定錯一頁或幾頁,如果紙質(zhì)的檔案常年未被利用,根本無法察覺,多年后再發(fā)現(xiàn)也無從確定是怎么漏失的;以件為單位的檔案,由于統(tǒng)計數(shù)量更加龐大,一份一份地查看更加不現(xiàn)實;檔案因年代過久,紙質(zhì)易因老化出現(xiàn)損壞;工作人員有時也因翻頁時動作幅度較大造成原件受損;案卷過厚,數(shù)字化服務(wù)人員裝訂不仔細,個別紙張會錯位,造成打孔時打在內(nèi)容上,破壞了原件等。因此,紙質(zhì)檔案交接過程中需要工作人員耐心、細致,制定技術(shù)標準和流程規(guī)范,保持操作的統(tǒng)一,保證紙質(zhì)、數(shù)字化檔案的安全。而目前好多檔案館庫房、辦公區(qū)較小,有的僅一墻之隔,掃描直接在庫房中進行,雖然方便操作,節(jié)省了空間和時間,但給檔案的安全帶來了極大的隱患,所以這種情況要杜絕。
2.2 檔案掃描過程
第一,拆卷。檔案不論是件、卷、盒,都應(yīng)遵從復(fù)原后保持檔案裝訂原貌的原則,所以在拆卷時要按照順序,一本本有序進行,力度適中,以不損壞檔案為原則。第二,掃描。掃描的文件、圖片、圖紙都應(yīng)達到制定的數(shù)字化標準的要求,保持內(nèi)容、大小、色彩均與原件一致,應(yīng)按照文件編號處理、合成一份文件,按照規(guī)定的命名方式命名,等待掛接。通常,普通文件按300dpi黑白掃描,老舊泛黃檔案和彩頁按300dpi彩色掃描,并保存為PDF和JPEG兩種格式;照片掃描像素為600dpi以上,保存為JPEG格式;圖紙掃描像素根據(jù)圖紙大小調(diào)整,以內(nèi)容絕對清晰為標準,保存為TIF和PDF兩種格式。老舊泛黃檔案如果破損嚴重或無法直接掃描,還需要先進行修復(fù)處理。掃描的圖片通常要進行糾偏、去污、拼接、裁剪等技術(shù)處理。第三,裝訂。掃描完成后,應(yīng)將檔案按照檔案的裝訂原貌進行重新裝訂,且應(yīng)注意保持檔案的頁碼、件號、卷號順序不變,內(nèi)容準確、無遺漏。
3 檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)后期處理
3.1 數(shù)字化數(shù)據(jù)檢查
掃描工作量大,重復(fù)性強,檔案具有相似性,掃描時容易造成漏頁,錯頁的現(xiàn)象,因此,數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)要進行質(zhì)量檢查。因為數(shù)字化數(shù)據(jù)量巨大,采用抽檢的方式進行檢查。通常,數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%,合格率達到95%以上(含95%),認為合格(合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%)。但實際工作中發(fā)現(xiàn),檔案需要絕對的完整、清晰和真實,抽檢對檔案工作來說存在有很大的問題。首先,掃描工作具有主觀性,和掃描個人認真程度密切相關(guān),所以常常發(fā)現(xiàn)掃描問題是扎堆出現(xiàn)的。其次,案卷需要裝訂,就容易出現(xiàn)頁碼遺漏、標注錯誤的現(xiàn)象,數(shù)字化過程也是二次糾正的一個好時機,而抽檢很難發(fā)現(xiàn)。最后,如招投標、科研文件部分檔案不需要數(shù)字化,數(shù)據(jù)自然會出現(xiàn)斷碼的情況,抽檢很難排除缺頁原因是斷碼還是漏掃。況且由于數(shù)量巨大,一旦掛接入系統(tǒng),后期利用中很難發(fā)現(xiàn)問題,一旦出現(xiàn)問題后,糾正也很麻煩。為了解決遺漏問題,可能檔案還要重新掃描、處理,然后再覆蓋系統(tǒng)數(shù)據(jù)、光盤數(shù)據(jù)、移動硬盤的錯誤數(shù)據(jù),還會給利用者帶來不便。所以本館采用一頁一頁檢查的方式,雖然耗時耗力,但一勞永逸。審核完畢后,一定要盡快針對問題進行修改,再次檢查無誤后,必須負責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認、簽字后方有效。
3.2 存儲、備份數(shù)據(jù)檢查
電子數(shù)據(jù)需要載體存儲、備份,通常保存載體為光盤、移動硬盤、服務(wù)器等。為保證數(shù)據(jù)安全,通常采用在線、離線備份和多套備份方式。所以檢查過程要針對不同的備份載體進行。通常針對設(shè)備是否正常(光盤、移動硬盤是否可讀)、數(shù)據(jù)是否可正常讀取、數(shù)據(jù)數(shù)量是否正確,數(shù)據(jù)內(nèi)容是否完整等標準檢查。檢查完成后離線備份數(shù)據(jù)需要進行目錄著錄、粘貼標貼、存放入庫等操作,以便今后的管理和利用。
3.3 原文掛接
數(shù)字化數(shù)據(jù)檢查無誤后,可以將其掛接到系統(tǒng)中對應(yīng)的目錄下,開始進行利用。因數(shù)字化文件數(shù)量巨大,通常采用批量掛接的方式,需要文件名稱與數(shù)據(jù)庫中目錄一一對應(yīng),這是就體現(xiàn)了文件命名規(guī)則的重要性。掛接過程會出現(xiàn)電子目錄找不到,或者目錄多條的現(xiàn)象,就需要即使修改電子目錄,重新掛接該條數(shù)據(jù)。掛接完成后,需要針對掛接的數(shù)據(jù)進行檢查,通常問題有數(shù)據(jù)顯示不正常、文件打不開、掛接漏頁、掛錯位置、文件格式錯誤,無法下載等問題,因文件內(nèi)容本身就大,數(shù)據(jù)量又多,工作量也更加龐大,通常只能采取抽檢的方式進行,抽檢的比率不得低于5%,合格率達到95%以上(含95%),認為合格。掛接原文的錯誤通常都是一眼就可發(fā)現(xiàn)的,且不涉及文件內(nèi)容,所以抽檢是可以保證檔案的真實有效性,后期利用發(fā)現(xiàn)問題后,只需要找出備份文件重新掛接即可,工作量也較小。
4 結(jié) 語
館藏檔案的數(shù)字化降低了檔案的保存成本,提高了檢索利用的便捷性,同時也有效推動了檔案電子信息化進程,對檔案事業(yè)的發(fā)展起到了積極的推動作用。但因檔案數(shù)量巨大而催生的數(shù)字化外包,給檔案安全也帶了新的風(fēng)險。檔案部門除了在數(shù)字化外包期間做好上述的工作,還應(yīng)增強工作人員的安全意識,對全館人員進行數(shù)字化安全風(fēng)險教育,讓檔案工作者做好數(shù)字化期間的監(jiān)督工作,確保數(shù)字化工作期間,檔案信息和原件得到最大程度的安全保障。
主要參考文獻
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中圖分類號:F270 文獻標識:A 文章編號:1674-1145(2017)05-000-01
摘 要 文書檔案是地勘單位的重要信息資源,因此加強地勘單位文書檔案建設(shè)工作非常重要。隨著科技信息化的不斷普及,傳統(tǒng)的文書檔案管理模式的不足日益顯現(xiàn)出來,文書檔案數(shù)字化建設(shè)成為地勘單位的一個必然選擇。本文從分析地勘單位文書檔案管理現(xiàn)狀及文書檔案數(shù)字化建設(shè)重要性入手,對文書檔案數(shù)字化建設(shè)的具體方法進行了探究,并指出了文書檔案數(shù)字化建設(shè)中要注意的幾個問題,旨在促進地勘單位文書檔案管理模式的轉(zhuǎn)變,提高文書檔案管理質(zhì)量。
關(guān)鍵詞 地勘單位 文書檔案 數(shù)字化
文書檔案是地勘單位的重要信息資源,對地勘單位的發(fā)展有著重要的意義。隨著地勘單位開發(fā)項目的不斷增多,傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已越來越不適應(yīng)社會及地勘單位發(fā)展的需要,文書檔案的整理及儲存工作成為地勘單位的一項重點及難點工作。地勘單位文書檔案數(shù)字化的建設(shè)不僅能夠有效解決傳統(tǒng)文書檔案管理中的問題,而且能夠在很大程度上提高管理效率,是地勘單位加強文書檔案管理工作的必然選擇。
一、地勘單位文書檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字化建設(shè)重要性分析
(一)地勘單位文書管理現(xiàn)狀
從目前來看,紙質(zhì)文書檔案仍然是我國大部分地勘單位進行文書檔案管理的方式,但是這種傳統(tǒng)的管理方式存在的問題及不足是比較明顯的。一是管理難度大,由于紙質(zhì)文書檔案在管理過程中非常容易受潮、破損及遺失;二是由于紙質(zhì)檔案資料多,要合理存放,需要比較大的空間,管理成本比較高;三是比較容易出現(xiàn)安全問題,由于部分地勘單位沒有建設(shè)專門的檔案室,致使文書檔案儲存比較亂,很容易出現(xiàn)存放安全問題。
(二)文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
結(jié)合目前地勘單位發(fā)展的需要及傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的問題,地勘單位加強文書檔案數(shù)字化建設(shè)就顯得尤為重要。一是文書檔案數(shù)字化管理是對傳統(tǒng)管理方式的變革,可以縮短與現(xiàn)代化的、數(shù)字化檔案管理之間的差距;二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理可以在更大程度上提高文書檔案的管理水平、使用效率以及加強對文書檔案的保護。三是是貫徹落實國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的有關(guān)“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”文件要求的體現(xiàn)??偟膩碚f,隨著社會經(jīng)濟水平的提高,文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性日益突顯,已經(jīng)成為檔案管理部門高度重視的一個問題。
二、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的具體方法
(一)地勘單位文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立
要實現(xiàn)地勘單位文書檔案數(shù)字化管理,就要從建立文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開始。首先,地勘單位應(yīng)該運用新型的數(shù)據(jù)設(shè)備,提高檔案數(shù)據(jù)庫的先進性,提高檔案數(shù)據(jù)庫的利用效率。其次,數(shù)據(jù)庫管理人員要通過認真的輸入檢驗以確保
文件資料錄入的準確性。此外,要重視對文書檔案原文件的數(shù)字化處理工作,充分利用掃描儀、數(shù)碼相機等新型數(shù)字化設(shè)備進行處理,逐步完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文文書檔案內(nèi)容。
(二)系統(tǒng)網(wǎng)站的建立
地勘單位文書檔案管理系統(tǒng)建立后,管理人員就要進行局系統(tǒng)網(wǎng)站的建立工作。首先,管理人員要結(jié)合網(wǎng)站資源的管理與共享方式,以提高地勘單位文書檔案的管理效率。其次,在注冊局系統(tǒng)網(wǎng)站的過程中,管理人員應(yīng)與相關(guān)政府網(wǎng)站進行連接,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享,提高地勘單位文書檔案資源的利用效率。此外,應(yīng)該逐步實現(xiàn)文書檔案的網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱方式,以不斷提高地質(zhì)礦產(chǎn)勘查部門的政務(wù)工作服務(wù)水平。
(三)文書檔案監(jiān)管體系的建立
有效的監(jiān)管措施是提高文書檔案管理工作效率的有效保障,因此,地勘單位在建立局系統(tǒng)網(wǎng)站后就要建立相應(yīng)的監(jiān)管體系。首先,要加強對文書檔案資料信息錄入的監(jiān)管。其次,在文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中,要加強電子文件的利用與收集工作。此外,文書檔案管理人員在實際工作過程中,針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現(xiàn)的問題及不足,對檔案管理系統(tǒng)進行不斷的優(yōu)化與改善。
三、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)注意要點
(一)加強對原文件的保管工作
由于在進行文書檔案的管理過程中,尤其是在進行電子化掃描的過程中,需要把檔案拆開,如果不注意就很容易l生文書檔案的丟失或破壞等情況,因此一定要加強對原文件的保管工作。掃描時要正確設(shè)置掃描參數(shù),以確保掃描圖片的質(zhì)量。
(二)重視文書檔案質(zhì)量檢查工作
質(zhì)量檢查工作是保證文書檔案資料質(zhì)量的有效途徑。文書檔案質(zhì)量檢查應(yīng)包括數(shù)字化前文書檔案整理的檢查、對數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查,從完整性、排序正確性、圖像文件原貌保持性及清晰度等方面進行檢查,以確保文書檔案資料數(shù)字化后的有效性。
(三)做好文書檔案保密與保管工作
在檔案數(shù)字化過程中,做好文書檔案的保密與保管工作是非常重要的,對于一些不能對外公開或泄密的文件,應(yīng)安排專門的檔案工作人員進行掃描,同時,在紙質(zhì)檔案掃描而形成電子文件的過程中,應(yīng)安排專門人員負責(zé)保密與保管監(jiān)管工作工作。此外,要安排專業(yè)的檔案管理人員進行該項工作,以確保工作的效率。
參考文獻:
關(guān)鍵詞:數(shù)字化;檔案管理
數(shù)字化檔案館是一個可擴展的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)平臺。關(guān)于數(shù)字化檔案館的概念,目前國內(nèi)外尚無統(tǒng)一認識,我們將其概括為:數(shù)字化檔案館是運用數(shù)字設(shè)備和技術(shù),收集管理、利用檔案信息的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)。通過各種方便的手段迅速地檢索出所需要的檔案資料。以上形成的數(shù)字化檔案資料可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng),最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。
1 數(shù)字化檔案館建設(shè)的必要性和緊迫性
1.1 建設(shè)數(shù)字化檔案館是時展的需要
我們的時代已經(jīng)進人了信息時代。計算機、因特網(wǎng)已進入社會生活的方方面面,改變著人們的生存方式、工作方式、思維方式,檔案工作不可能游離于社會發(fā)展之外。從20世紀80年代開始,計算機就開始用于檔案管理,但由于眾多的原因,檔案館使用計算機還只處于部分檔案的檢索、統(tǒng)計等方面,并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值,更談不上建設(shè)數(shù)字化檔案。
1.2 建設(shè)數(shù)字化檔案館是參與建設(shè)國家信息高速公路的具體體現(xiàn)
建設(shè)數(shù)字化檔案館是社會信息化建設(shè)的基礎(chǔ)建設(shè)。檔案資源屬于國家信息資源的重要組成部分,館藏信息的數(shù)字化和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化,使得數(shù)字化檔案館可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案資源的有效利用和共享,改變目前互聯(lián)網(wǎng)上中文信息缺乏的局面。對于弘揚中華文化,搶占因特網(wǎng)上的中文信息基地具有重要的意義。
1.3 建設(shè)數(shù)字化檔案館為社會主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)服務(wù)
數(shù)字化檔案館以其對信息的加工整理和有序組織,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),最大限度地滿足用戶對檔案信息的需求,為利用者提供更多更有效的檔案信息。這些檔案信息通過各種方式作用于兩個文明建設(shè),最終會成為科教興國的源泉和動力。同時,檔案信息可以說是前人實踐經(jīng)驗和聰明才智的概括,占有有效的檔案信息對于國民素質(zhì)的提高將會產(chǎn)生巨大的推動作用。
2 數(shù)字化檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容
數(shù)字化檔案館系統(tǒng)應(yīng)包括以下內(nèi)容:電子文件管理系統(tǒng)(流轉(zhuǎn)和歸檔);虛擬電子檔案室業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng);檔案館藏業(yè)務(wù)管理系統(tǒng);檔案局辦公自動化系統(tǒng);檔案門戶(包括現(xiàn)行文件中心查閱等);檔案數(shù)字化影像加工系統(tǒng);全文檢索系統(tǒng)。
根據(jù)對數(shù)字化檔案館的認識。可以認為數(shù)字化檔案館建設(shè)的重點應(yīng)放在采取必要的計算機軟硬件技術(shù)以及其它相關(guān)技術(shù)能夠?qū)磳⒁平贿M館的數(shù)字檔案實施有效管理。這就要求檔案工作人員對本地區(qū)目前已經(jīng)形成的數(shù)字檔案和可能形成的數(shù)字檔案的種類、管理方式等有一個全面、系統(tǒng)的調(diào)查和了解,為相關(guān)技術(shù)人員研制數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、購置硬件設(shè)備等提供科學(xué)依據(jù)。對現(xiàn)有館藏檔案如紙質(zhì)檔案、照片檔案、縮微檔案等進行數(shù)字化工作,也是數(shù)字檔案館建設(shè)的一項重要內(nèi)容。
數(shù)字化檔案館的標準應(yīng)該是:1、館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主,能直接被計算機識別和處理,分為機讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機訪型是由單合計算機處理的信息;網(wǎng)絡(luò)型是通過因特網(wǎng)進行遠程傳遞的論息。2、空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個開放的檔案館,通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來建設(shè)虛擬資源,資源共享,每個數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個節(jié)點,從一定意義上說數(shù)字化檔案館的館藏可以無限擴大。3、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過因特網(wǎng)傳遞館藏信息,不受時間和空間的限制,提高信息利用率。4、信息檢索智能化。通過計算機進行智能化檢索速度快、效率高、范圍廣。5、用戶使用方便化。用戶可以在任何時間任何地點通過計算機方便地使用檔案信息。
3 如何才能建設(shè)高效、有序的數(shù)字化檔案館
數(shù)字化檔案館的建設(shè)既要考慮信息時代的要求,又要考慮充分利用現(xiàn)有檔案館的信息基礎(chǔ)和物質(zhì)基礎(chǔ),要從實際出發(fā),采取傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化和文書處理部門、檔案館(室)同時開展數(shù)字化工作兩條腳走路的方針來構(gòu)建我國的數(shù)字化檔案館,是切實可行的。
首先,各檔案館對館藏檔案進行數(shù)據(jù)化,即通過計算機、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)產(chǎn)品將現(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)化實現(xiàn)數(shù)字化,同時為非數(shù)據(jù)化的信息編制機讀目錄和索引等二次信息,并實現(xiàn)數(shù)字化,使傳統(tǒng)檔案館對實體檔案進行管理的同時也管理數(shù)字化的檔案信息。在數(shù)字化檔案館里可能保存有三種類型的檔案,一是印刷型的紙質(zhì)檔案,原有的無需實現(xiàn)數(shù)字化或來不及進行數(shù)字化處理的檔案;二是視聽型的錄音錄像檔案;三是數(shù)字型的電子檔案,對原有的印刷型、視聽型檔案數(shù)字化處理后形成的電子檔案以及從檔案室接收的數(shù)字型檔案。
第二,文書處理部門在處理各種文書過程中對所處理的文書信息進行數(shù)字化的規(guī)定,逐步實現(xiàn)辦公自動化和數(shù)據(jù)化;各行業(yè)主管部門制定本行業(yè)業(yè)務(wù)工作信息數(shù)字化的規(guī)定,逐步使業(yè)務(wù)工作信息也數(shù)字化,從而使國家管理的信息都實現(xiàn)數(shù)字化。這些數(shù)據(jù)化的信息最終形成電子檔案交各單位的檔案室,形成室藏檔案體系并進行管理。
第三,機關(guān)檔案室的各類檔案最終交由各級檔案館保存,檔案館要對數(shù)字化檔案進行分析鑒定,能公開的及時上網(wǎng)公布,對非數(shù)字化的信息要盡可能使其數(shù)字化,并進行分析鑒定。盡可能以數(shù)字化信息的形式提供給用戶。
關(guān)鍵詞:高校;檔案;數(shù)字化建設(shè)
自從進入二十一世界以來,我國的科學(xué)技術(shù)就呈現(xiàn)出了飛速發(fā)展的景象,在高校的檔案信息中也對新的科學(xué)技術(shù)提出了更多的要求,不斷出現(xiàn)的數(shù)字化技術(shù)給高校的檔案管理帶來了全新的工具和途徑。過去的高校檔案管理已經(jīng)逐漸在現(xiàn)在轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的管理方式,這是歷史發(fā)展和技術(shù)進步的必然要求。同時,隨著高校在數(shù)字化建設(shè)實踐的不斷深入,檔案信息的數(shù)字化建設(shè)也同樣成為了校園數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分,因此從高校的角度來說怎樣更好地利用先進的數(shù)字化信息技術(shù)參與檔案管理,使之更高效地為其服務(wù),促進檔案信息管理對高校整體工作的推進作用,是目前高校的數(shù)字化改革過程中需要注意的問題。
1 高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義
我國傳統(tǒng)的高校檔案管理都是利用人工作業(yè)的方法,在資料查找的過程中會消耗大量的人力物力,甚至?xí)驗槿藶樵驎碣Y料的破損,在在檔案進行數(shù)字化建設(shè)之后,是檔案上的內(nèi)容會被進行掃描和整理,再將數(shù)字化的資料進行歸類,通過計算機設(shè)備錄入到學(xué)校的數(shù)據(jù)庫中,通過數(shù)據(jù)庫的方式來對檔案資料進行管理,這樣就能夠在短時間內(nèi)迅速實現(xiàn)查找和搜索,另外這樣還節(jié)省了空間,方便了維護,還能實現(xiàn)安全存儲和資料共享。
1.1 提高檔案服務(wù)質(zhì)量
過去的檔案多為紙質(zhì)文件,進行檔案管理的方式也多為直接物理勞動,這樣的過程非常消耗人力,因此多數(shù)資料為了進行保護利用率都不高,這給的俺干的開發(fā)利用帶來了影響,但是進入到數(shù)字化階段以來,計算機對檔案的管理使得該項工作更加有效率,能夠保證所有的過程都準確無誤,減少了人力和財力的投入,還可以提高整個管理的效率,可以說數(shù)字化建設(shè)推動了檔案管理從人工到數(shù)字化的巨大轉(zhuǎn)變。從高校的角度來說,檔案管理進行數(shù)字化處理之后,學(xué)校的每個部門都能夠迅速及時地獲得最新的需求信息,根據(jù)每個部門的需要對信息進行匯總和組織,然后傳送到相應(yīng)的部門,這樣就可以最大程度地提高高校的檔案服務(wù)管理水平,更好地服務(wù)于高校其它部門。
1.2 提高檔案利用率
近年來,我國的高校規(guī)模越來越龐大,每個高校都在面臨著更大的檔案管理壓力,尤其是對學(xué)生學(xué)籍檔案的管理壓力,數(shù)量非常眾多且工作量非常大。因此高校必須要能夠采取有效的方法來解決這樣的壓力,科學(xué)處理好創(chuàng)新和發(fā)展的關(guān)系,提高檔案的利用效率,不斷推動檔案管理的進步。然而我國多數(shù)高校的檔案管理水平仍然不高,這對我國檔案管理事業(yè)帶來了重大的阻礙,所以說建立好數(shù)字化平臺對于高校的改革發(fā)展具有重要意義。
2 高校檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑
從高校的角度來說,盡快進行數(shù)字化建設(shè)以幫助提升檔案管理的質(zhì)量與水平是迫在眉睫的關(guān)鍵性工作,但是也要采取適當(dāng)?shù)姆绞?,在建設(shè)的過程中注意方式方法,這樣才能夠讓數(shù)字化技術(shù)真正在檔案信息工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
2.1 提高資本投入
當(dāng)前我國許多高校并沒有充分意識到數(shù)字化建設(shè)的意義,因此在資金上的投入明顯不足,這樣就極大地限制了檔案信息的對外共享,。在檔案工作中的資金投入多數(shù)都應(yīng)當(dāng)用在軟硬件上,這樣在電子產(chǎn)品不斷更新?lián)Q代的時代中,必須要能夠及時進行數(shù)字化建設(shè),緊跟時代的步伐,不至于在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天在管理方式上既然處于落后的狀態(tài),這樣不僅符合檔案工作的發(fā)展需要,也符合當(dāng)今時展的方向。
2.2 保證數(shù)字化安全性
檔案資料一般都具有高度的機密性和重要性,因此需要對檔案資料進行安全性的保障工作,具體可以針對其進行安全化的軟硬件設(shè)置,同時高校也可以對檔案管理人員進行信息安全方面的教育培訓(xùn),防止其在工作中出現(xiàn)失誤性操作或者人為地進行違規(guī)的操作,在工作中還能夠及時對系統(tǒng)進行檢查和維護,并及時清除安全隱患,當(dāng)前全世界許多行業(yè)都已經(jīng)邁入數(shù)字化的時代,檔案工作也必須一樣,不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理方式,堅持學(xué)習(xí)和不斷創(chuàng)新,只有這樣才能夠一直保證高校檔案管理的先進性和安全性。
2.3 建設(shè)高效管理團隊
在高校內(nèi)部建設(shè)一個高效的管理團隊,必須要能夠使學(xué)校的管理人員意識到數(shù)字化建設(shè)的意義所在,將數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校改革發(fā)展的重要工作中去,同時高校的工作考評也應(yīng)當(dāng)將檔案工作納入到其中,并配備一套與之相適合的管理制度,另外還需要聯(lián)系學(xué)校實際,對工作人員進行合理分配,使檔案管理更加全面有效。還有,在工作人員的分配上,學(xué)校也應(yīng)當(dāng)建立一套人員的流動與動態(tài)分配機制,這樣可以隨時開展靈活的變動,保證所有崗位都能夠快速融入新的工作人員,在熟練技能的引導(dǎo)下更加高效地進行檔案管理。
2.4 合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)
在對高校進行數(shù)字化建設(shè)的同時,學(xué)校也應(yīng)當(dāng)全面考慮自身的實際情況使之具有合理性和規(guī)劃性,在建設(shè)過程中必須有步驟地完成數(shù)字化建設(shè)。同時,合理地對檔案工作人員進行數(shù)字化建設(shè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),有選擇性地對每一個檔案部類中較為重要的部分進行數(shù)字化處理,在工作中,每一個工作人員都應(yīng)當(dāng)具備全局意識,在保證檔案信息安全和完整的情況下,為檔案信息提供完善的保障,避免信息出現(xiàn)疏漏和錯誤。
3 總結(jié)
總的來說,高校檔案的數(shù)字化建設(shè)具有非常重要的意義,學(xué)校的每一個部門都應(yīng)當(dāng)重視起來,盡快使用良好科學(xué)有效的方法進行相關(guān)門類的數(shù)字化建設(shè)工作,只有將檔案管理的效率和質(zhì)量都提高起來,才能夠更好地推動學(xué)校整體的建設(shè)與發(fā)展。
參考文獻
[1]馬東薇.高校檔案數(shù)字化建設(shè)的新思考[J].北京:科技創(chuàng)新導(dǎo)報,2013(23):235.
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[3]郭燕輝.高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)探究[J].鄭州:中州大學(xué)學(xué)報,2008,25(3):101-102.
2000年12月,國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》,把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中,同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布:十五期間,我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此,傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注,并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認為,傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就,而是一個循序漸進的過程,對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的,只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上,才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路,為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來,我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進行了積極的探索,取得了初步成效,在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化,可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理,為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀是信息化的時代,臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置,無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分,其一,檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料,數(shù)百萬件檔案文件,是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫,這樣一大批浩如煙海,珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用,充分實現(xiàn)信息共享,數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以,要建設(shè)數(shù)字臨海,首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二,檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì),發(fā)展了幾千年,記錄下了中華文明和世界文明史。近年來,檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替,電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段,而解決這個問題的途徑只有一個,那就是檔案館的數(shù)字化。目前,檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng),仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上,使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用,甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當(dāng)今,人們的時間意識越來越強,領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確;各職能部門工作查考要求快速及時;社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加,如婚姻檔案,有一些農(nóng)村,尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便,來回要好幾天,他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者,他們想了解臨海的整體情況,才敢于投資,那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所,特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后,對各界人士及外商投資查閱信息更為方便,這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段,以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施,使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進檔案數(shù)字化,必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前,檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂,這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程,要推進檔案數(shù)字化建設(shè),必須抓好檔案標準化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平,在一些單位進行較高水平的試點,以取得值推廣的經(jīng)驗,對整個系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前,我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認識,堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點,由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來,通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群,將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步,輸入文件級目錄。從1997年開始,我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月,已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條,我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中,可邊輸入邊打印,一方面補齊卷內(nèi)文件目錄,另一方面檢驗輸入的正確性,從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步,采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備,實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁,尤其知青檔案已十分破爛,只有實行數(shù)字化,才能確保原件的永久保存。從實踐看,檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明,我館由于實行了數(shù)字化管理,雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案,利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案,則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局(館)網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱,政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽,展示本地兩個文明建設(shè)的成果;建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢,逐步實現(xiàn)政務(wù)公開,營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前,進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄,現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制,一般將電子文件拷貝兩套,異地保存,并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程,又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因,各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同,這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此,我們要高度重視,采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式,對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定,規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式,確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。
截止2005年5月,臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后,我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度,對新達標升級的單位要求全部安裝,對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng),做到文檔一體化,及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴充,在不同系統(tǒng)之間交接電子文件,及時對歸檔電子文件進行遷移操作,確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù),不可能一步到位。工作中我們力求分步實施,突出重點,講求實效,持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》,《中國檔案報》2000年第547期
2000年12月,國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》,把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中,同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會上宣布:十五期間,我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此,傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注,并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設(shè)。我們認為,傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就,而是一個循序漸進的過程,對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的,只有在有了清楚認識的基礎(chǔ)上,才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路,為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來,我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進行了積極的探索,取得了初步成效,在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化,可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化,才能沖破檔案利用的種種局限,使檔案管理部門從封閉走向開放,從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理,為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢發(fā)展的需求
21世紀是信息化的時代,臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置,無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分,其一,檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料,數(shù)百萬件檔案文件,是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫,這樣一大批浩如煙海,珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用,充分實現(xiàn)信息共享,數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以,要建設(shè)數(shù)字臨海,首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二,檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì),發(fā)展了幾千年,記錄下了中華文明和世界文明史。近年來,檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替,電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題,那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段,而解決這個問題的途徑只有一個,那就是檔案館的數(shù)字化。目前,檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng),仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上,使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用,甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當(dāng)今,人們的時間意識越來越強,領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準確;各職能部門工作查考要求快速及時;社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加,如婚姻檔案,有一些農(nóng)村,尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便,來回要好幾天,他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者,他們想了解臨海的整體情況,才敢于投資,那么要了解臨海的詳細內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所,特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后,對各界人士及外商投資查閱信息更為方便,這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段,以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施,使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者
二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進檔案數(shù)字化,必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平
目前,檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂,這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍,它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié),其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范,檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程,要推進檔案數(shù)字化建設(shè),必須抓好檔案標準化、規(guī)范化,掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點應(yīng)是整個系統(tǒng),組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應(yīng)達到一定水平,并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通,這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢,提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙,都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然,要求每個節(jié)點的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的,不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平,在一些單位進行較高水平的試點,以取得值推廣的經(jīng)驗,對整個系統(tǒng)是有利的,但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平,只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前,我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段,完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ),是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術(shù)對檔案進行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù),要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有:領(lǐng)導(dǎo)重視,統(tǒng)一認識,堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用,建立“活庫”,以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點,由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來,通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群,將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步,輸入文件級目錄。從1997年開始,我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月,已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條,我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中,可邊輸入邊打印,一方面補齊卷內(nèi)文件目錄,另一方面檢驗輸入的正確性,從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步,采用掃描儀、數(shù)碼相機等設(shè)備,實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁,尤其知青檔案已十分破爛,只有實行數(shù)字化,才能確保原件的永久保存。從實踐看,檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明,我館由于實行了數(shù)字化管理,雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案,利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案,則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局(館)網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱,政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽,展示本地兩個文明建設(shè)的成果;建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢,逐步實現(xiàn)政務(wù)公開,營造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前,進館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄,現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制,一般將電子文件拷貝兩套,異地保存,并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關(guān)檔案室的電子化進程,又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因,各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同,這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此,我們要高度重視,采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式,對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定,規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式,確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。
截止2005年5月,臨海市市鎮(zhèn)兩級機關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后,我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度,對新達標升級的單位要求全部安裝,對已達到各類標準的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng),做到文檔一體化,及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴充,在不同系統(tǒng)之間交接電子文件,及時對歸檔電子文件進行遷移操作,確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期而又復(fù)雜的任務(wù),不可能一步到位。工作中我們力求分步實施,突出重點,講求實效,持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》,《中國檔案報》2000年第547期