發(fā)布時(shí)間：2023-03-15 15:01:45
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理信息化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞 醫(yī)院；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化
中圖分類號(hào)G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào)1674―6708(2011)36―0055―01
隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在辦公自動(dòng)化領(lǐng)域應(yīng)用非常廣泛，并且產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，這對(duì)醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，并且也出現(xiàn)了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對(duì)醫(yī)院檔案管理不能再停留在傳統(tǒng)的管理基礎(chǔ)上了，必須在管理模式和管理思想方面進(jìn)行比較全的更新，才能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，讓醫(yī)院的檔案管理更加快捷、準(zhǔn)確。將圖書、檔案、病案信息進(jìn)行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺(tái)和搜索引擎，使醫(yī)護(hù)人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)獲得信息資源。
1 醫(yī)院檔案實(shí)行信息化管理的內(nèi)容
1.1 人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員也在不斷的增加，這個(gè)檔案管理帶來一定的難度。這就需要我們利用好信息化，能夠準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息，運(yùn)用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實(shí)體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，這樣不僅可以解決日常生活中遇到認(rèn)識(shí)問題，還可以實(shí)現(xiàn)查閱統(tǒng)計(jì)、檔案變更、報(bào)表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。
1.2 病歷檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理
隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的病例已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，信息化的病例管理隨之而出，新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各個(gè)科室的互聯(lián)，具有查詢分析功能，并將各類手術(shù)及療效情況非常清晰地列出來，這樣可以實(shí)現(xiàn)各臨床科室相互之間的資料共享，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動(dòng)和撰寫論文時(shí)能及時(shí)查閱，通過計(jì)算機(jī)的信息化可以幫助臨床醫(yī)生不斷提高自身的醫(yī)療水平，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
1.3 檔案信息化管理
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院就醫(yī)人員也隨之增加，這對(duì)我們醫(yī)院的檔案管理提出了很大的挑戰(zhàn)，日常的檔案管理主要表現(xiàn)在文書工作方面，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為了能夠適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，這就需要管理人員把每天的文件用計(jì)算機(jī)記錄下來，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。若傳閱文件未及時(shí)返回，催辦程序會(huì)發(fā)出信息，提醒承辦人及時(shí)閱文件，并對(duì)文件作出相應(yīng)的處理，檔案管理人員再根據(jù)要求預(yù)立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。
2 檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的建議和方式
2.1 提高人員素質(zhì)
檔案管理人員的技能及素質(zhì)的提高，這對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化將起著非常重要的作用，這就要求檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作。信息化檔案管理不僅需要管理人員具備比較專業(yè)的檔案管理工作的知識(shí)，并且還要有相當(dāng)強(qiáng)的計(jì)算機(jī)信息化基礎(chǔ)知識(shí)，這就需要我們醫(yī)院檔案管理人員不斷提高自身的文化素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和進(jìn)修，通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。
2.2 需要領(lǐng)導(dǎo)的重視
檔案管理工作是醫(yī)院的一個(gè)重要組成部分，它是醫(yī)院作出正確決策的一個(gè)重要參考依據(jù)，這就需要醫(yī)院在各方面給予相關(guān)的支持，隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，這就需要我們?cè)跈n案管理方面作出新的選擇，走信息化道路，但是這一切都需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)給予的支持，領(lǐng)導(dǎo)不僅要改變傳統(tǒng)的觀念，調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，才能夠讓醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)取得成功。
2.3 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)
檔案管理信息化必須要有硬件基礎(chǔ)設(shè)施作支撐，購買先進(jìn)的信息化設(shè)備，建立醫(yī)院局域網(wǎng)，提高檔案管理的安全性。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，將這些建設(shè)成醫(yī)院的一個(gè)重要信息中心，購買電腦等信息服務(wù)器，依托醫(yī)院的其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，構(gòu)建編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動(dòng)化軟件。通過這些硬件及軟件的建設(shè)，可以提高辦公效率，方便利用者，實(shí)現(xiàn)檔案資料的在線利用。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號(hào):F407.474 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
引言
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的迅猛進(jìn)步，我們社會(huì)已經(jīng)金熱了信息化的時(shí)代。在此時(shí)代背景下，加強(qiáng)信息化建設(shè)以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準(zhǔn)確的反映航道及水運(yùn)的發(fā)展軌跡。因此，加強(qiáng)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)航道的維護(hù)、建設(shè)等具有更加重要的作用。
一、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現(xiàn)失誤的幾率較大，對(duì)檔案管理造成了極壞的影響。而實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準(zhǔn)確性，進(jìn)而達(dá)到節(jié)省時(shí)間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份，復(fù)制或抄寫較為困難，對(duì)需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實(shí)現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實(shí)現(xiàn)了船舶管理的信息化后，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、大型數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應(yīng)用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高，尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災(zāi)、水災(zāi)、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴(yán)重影響。即使不受外界環(huán)境的影響，經(jīng)過較長時(shí)間后紙質(zhì)檔案必然會(huì)出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實(shí)現(xiàn)異質(zhì)分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實(shí)的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段，一方面?zhèn)魉蜁r(shí)間會(huì)受到距離長短的限制，另一方面還常常會(huì)發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，則可以直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。
二、創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
要想創(chuàng)新檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化，首先應(yīng)當(dāng)深化相關(guān)工作人員對(duì)船舶檔案管理的認(rèn)識(shí)。這就要求各局、分局及船間的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)檔案管理的責(zé)任意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義。其次，應(yīng)加大船舶檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)的資金投入，為檔案室配置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。
（二）建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制
除深化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)外，建立健全船舶檔案的三級(jí)管理機(jī)制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級(jí)管理人員的職責(zé)，實(shí)現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一，明確檔案管理督導(dǎo)員職責(zé)，即制訂相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)章制度，負(fù)責(zé)各種資料、報(bào)告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計(jì)劃，督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對(duì)船舶進(jìn)行保養(yǎng)、維修；制訂各種應(yīng)急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機(jī)動(dòng)，保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責(zé)，即定期對(duì)船舶狀況進(jìn)行排查，并將檢查的結(jié)果及時(shí)歸檔；加強(qiáng)對(duì)船舶動(dòng)態(tài)監(jiān)控，及時(shí)對(duì)駛?cè)敕沁\(yùn)營水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時(shí)采取有效措施；發(fā)生水上交通事故立即向船務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責(zé)，即協(xié)助檔案管理員將各個(gè)傳播的信息落實(shí)到位，確保信息的準(zhǔn)確度；對(duì)于存在安全隱患或重大不安全因素，及時(shí)匯報(bào)并進(jìn)行整改或停止作業(yè)，并及時(shí)記錄相關(guān)信息；協(xié)助健全各種管理制度等。
（三）進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，進(jìn)一步推進(jìn)船舶檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進(jìn)一步引進(jìn)科學(xué)的管理思想，并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計(jì)算機(jī)管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)加強(qiáng)船舶技術(shù)檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的積極作用。如利用計(jì)算機(jī)條碼技術(shù)將各個(gè)船只的機(jī)械設(shè)備進(jìn)行編碼，然后統(tǒng)一錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)對(duì)各個(gè)船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進(jìn)行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。
（四）加大對(duì)船舶信息的開發(fā)力度
加強(qiáng)檔案信息化管理的目的就是方便日后對(duì)信息的利用。因此，加大檔案部門對(duì)船舶技術(shù)檔案的利用率及對(duì)信息的開發(fā)力度，也可以加快檔案管理的信息化建設(shè)。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅(jiān)持服務(wù)的宗旨，針對(duì)航道生產(chǎn)及船舶運(yùn)營的特點(diǎn)，不斷擴(kuò)充檔案服務(wù)的內(nèi)容及領(lǐng)域，并提高檔案服務(wù)額質(zhì)量和水平。
（五）引進(jìn)并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才
提高船舶設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)也是實(shí)現(xiàn)船舶技術(shù)檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，可定期組織開展一些檔案管理的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)， 邀請(qǐng)檔案管理專家來局講座、指導(dǎo)，或組織檔案管理人員到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)。其次，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，使檔案管理工作人員要有高度的政治責(zé)任心、政治敏銳性和嚴(yán)明的政治紀(jì)律， 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者，應(yīng)提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。尤其是深造計(jì)算機(jī)應(yīng)用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定。
結(jié)語
綜上所述，創(chuàng)新檔案管理李奶奶，實(shí)現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)船舶行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展具有重要意義。因此，我們必須從深化認(rèn)識(shí)，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化管理人才，建立健全三級(jí)管理制度等方面不斷探究實(shí)現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化
中圖分類號(hào)：R19 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2014）09-0078-01
由于我國經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，醫(yī)院作為人類社會(huì)中最主要的職能部門之一，在進(jìn)行管理的時(shí)候，一定要更加專業(yè)化才能夠保證醫(yī)院的專業(yè)性。醫(yī)院的檔案是在醫(yī)院的工作人員在工作中積累的豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在醫(yī)院的中占有非常重要的地位。因此，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化管理是未來醫(yī)院的發(fā)展趨勢。
一、重要性
醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理中最重要的組成部分，對(duì)于醫(yī)院的信息化進(jìn)行管理是非常重要的。它主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，對(duì)于醫(yī)院檔案使用信息化管理能夠?qū)τ谝恍┍容^珍貴的醫(yī)學(xué)檔案的原件進(jìn)行保護(hù)。在原來的醫(yī)院檔案管理中，很多非常珍貴的醫(yī)學(xué)原件由于被大量的借閱以及翻看，時(shí)間長了就會(huì)導(dǎo)致這些比較珍貴的醫(yī)學(xué)檔案受到損害，或者丟失，這樣就為我們?cè)谶M(jìn)行醫(yī)學(xué)科研的時(shí)候增加了難度。
其次，在使用傳統(tǒng)的管理方法對(duì)于實(shí)行醫(yī)院檔案管理的時(shí)候，相關(guān)的檔案管理人員想要對(duì)于各類文件進(jìn)行歸檔的時(shí)候，多采用手工的方式，這樣就給檔案的管理人員帶來了很大的工作量。使用信息化的方式對(duì)于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理不僅能夠?yàn)闄n案的管理人員減少工作量，還能夠保證醫(yī)院的檔案管理更加規(guī)范化。
第三，運(yùn)用信息化對(duì)于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理能夠更加有效的對(duì)于醫(yī)院的各類信息進(jìn)行整合與共享。這樣就能夠使檔案的信息資源得到更加好的利用。
第四，運(yùn)用信息化對(duì)于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理能夠是檔案的檢閱更加的方便，在傳統(tǒng)的醫(yī)學(xué)檔案管理中，如果想要查閱資料是非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的一件事，但是如果使用信息化進(jìn)行檔案的管理就只需在計(jì)算機(jī)上輸入檢索的代碼，就能夠輕而易舉的找到自己所需要的資料，非常的簡單快捷。
最后，運(yùn)用信息化對(duì)于檔案進(jìn)行管理打破了原來的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式檔案多是紙質(zhì)發(fā)的，這樣不僅僅成本高，而且保存是非常困難的，運(yùn)用信息化的檔案管理方式就不會(huì)存在這樣的問題。
二、存在問題
現(xiàn)階段由于醫(yī)院的信息管理的復(fù)雜性使得在使用信息化的方式對(duì)醫(yī)院進(jìn)行管理的時(shí)候存在非常多的問題。
1.管理觀念陳舊
現(xiàn)階段在進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化管理的時(shí)候，由于醫(yī)院的相關(guān)管理人員在實(shí)際的檔案管理工作中根本就沒有認(rèn)識(shí)到運(yùn)用信息化對(duì)于檔案管理的重要性，因此在進(jìn)行實(shí)際的工作中很多的醫(yī)院還是采用傳統(tǒng)的手工檔案管理的方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理辦法嚴(yán)重的忽視了對(duì)于檔案管理的整理、統(tǒng)計(jì)以及編研的情況，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息的利用率非常低，這對(duì)于醫(yī)院的良好發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。
2.人員素質(zhì)較低
在進(jìn)行醫(yī)院檔案的信息化管理的時(shí)候不僅要求醫(yī)院的管理者從思想上加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視，也要求實(shí)際的檔案管理人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)。而現(xiàn)在我國的各大醫(yī)院中，檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，很多的相關(guān)管理人員根本就沒有專業(yè)的管理知識(shí)以及管理技能，在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理的時(shí)候，由于檔案管理人員的缺少專業(yè)的知識(shí)，使得醫(yī)院在使用信息化對(duì)于檔案進(jìn)行管理的時(shí)候舉步維艱。
3.硬件設(shè)施落后
由于在現(xiàn)在的醫(yī)院中，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理的不重視，使得在進(jìn)行檔案的管理的時(shí)候不能夠引起足夠的重視，因此使用信息化進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，由于資金不足導(dǎo)致醫(yī)院在進(jìn)行檔案的管理的時(shí)候，根本就無法實(shí)現(xiàn)信息化的管理，這樣就嚴(yán)重的影響了醫(yī)院信息化管理的進(jìn)程。
三、解決對(duì)策
由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)于醫(yī)院的檔案進(jìn)行信息化的管理是非常重要的。只有加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院檔案的信息化的管理才能夠保證醫(yī)院能夠有一個(gè)良好的發(fā)展，下面筆者主要針對(duì)上面提到的幾點(diǎn)問題，提出自己的一些建議。
1.加強(qiáng)觀念的轉(zhuǎn)變
如果想要加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理信息化的發(fā)展，就一定要從觀念上加強(qiáng)觀念的轉(zhuǎn)變，只有這樣才能夠使得醫(yī)院的管理者增強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院檔案信息化管理的重視程度，才能夠在實(shí)際的工作中能夠獲得各個(gè)部門的支持，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展。
2.加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)
在使用信息化對(duì)于醫(yī)院檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，對(duì)于管理人員的信息化的要求是非常高的。這就要求在對(duì)于醫(yī)院的管理人員進(jìn)行選拔的時(shí)候一定要注意人員的專業(yè)性，而對(duì)于醫(yī)院現(xiàn)有的一些檔案管理人員來說，要對(duì)于他們進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，只有這樣才能夠加快醫(yī)院檔案管理的信息化的進(jìn)程，促進(jìn)醫(yī)院檔案的信息化管理水平的提高。
3.建立健全管理制度
―個(gè)科學(xué)完善的管理制度，是醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)。在進(jìn)行檔案的信息化的管理的時(shí)候，只有嚴(yán)格的按照相關(guān)的管理制度進(jìn)行執(zhí)行，才能夠保證醫(yī)院檔案的信息管理系統(tǒng)有一個(gè)規(guī)范化的發(fā)展，才能夠保證醫(yī)院的檔案管理高效的運(yùn)行，將醫(yī)院的檔案管理提升到―個(gè)新的層次。
4.加強(qiáng)資金投入
檔案管理中的硬件設(shè)施是保證醫(yī)院檔案管理能夠正常的實(shí)行的基礎(chǔ)。在加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理的時(shí)候，一定要保證檔案管理的硬件設(shè)施是符合標(biāo)準(zhǔn)的，只有這樣才能夠保證醫(yī)院檔案的信息化能夠正常的實(shí)行。而加強(qiáng)對(duì)于信息化的硬件的設(shè)施的建設(shè)就需要大量資金的投入，只有這樣才能夠保證醫(yī)院的檔案管理信息化的正常運(yùn)行。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念
對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會(huì)存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）加強(qiáng)電子文件的管理
隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對(duì)于長期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案
建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、接收，并對(duì)檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會(huì)對(duì)檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力?？傊?，對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。
參考文獻(xiàn)：
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［關(guān)鍵詞］檔案管理；信息化；建設(shè)
0引言
檔案在機(jī)關(guān)和組織中具有很大的文字保存價(jià)值，通過圖表音像等方式，方便今后的資料留存。是資源信息的統(tǒng)一載體。但現(xiàn)在很多單位存在檔案資源管理冗雜、保管條件較差、資料利用率低、管理人員的專業(yè)知識(shí)能力有限等一系列問題。所以信息化檔案管理是解決這些問題的有效途徑。
1檔案信息化管理的特征
1．1存取自動(dòng)化管理
在檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，無論是電子檔案或電子文件生成，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在存取的時(shí)候都要運(yùn)用自動(dòng)化管理。
1．2信息資源的智能化發(fā)展
在信息化條件下開展檔案管理，電腦取代傳統(tǒng)的體力勞動(dòng)并要進(jìn)行一部分簡單重復(fù)的腦力勞動(dòng)，因而檔案工作人員有大部分精力把自己的勞動(dòng)集中于檔案的深度開發(fā)領(lǐng)域上。針對(duì)檔案信息管理的深層次開發(fā)就是檔案智能開發(fā)，主要提供有效的系統(tǒng)加工精煉信息，要滿足不同層次、不同角度的需求。
1．3檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化推進(jìn)
網(wǎng)絡(luò)時(shí)代是世界發(fā)展的主要趨勢，計(jì)算機(jī)在信息獲取以及傳遞上打破時(shí)間、空間限制，方便快捷的方式有效滿足了人們目前的需求，因而檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館也隨之產(chǎn)生。當(dāng)這些部門不斷增多并且得到普及的時(shí)候，其檔案信息資源在信息化條件下可以得到共享。
2檔案管理信息化措施的有效開展
2．1管理設(shè)備統(tǒng)一調(diào)配
為了讓檔案變得具有流動(dòng)性，并且能夠方便查閱，并將紙質(zhì)檔案信息逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)這一技術(shù)要依靠網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施的配備，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)部門的全覆蓋。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)要得到充分的運(yùn)用：因?yàn)槠涔δ苡袡n案的自動(dòng)編目以及檢索、檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索等相關(guān)的信息化工作流程。因此，使用的計(jì)算機(jī)要型號(hào)和規(guī)格統(tǒng)一，這是檔案管理信息化的硬件保障。計(jì)算機(jī)內(nèi)部要運(yùn)用內(nèi)存較大的高容量載體，滿足數(shù)字信息的全部要求。在各單位檔案數(shù)量逐步增加的過程中，檔案部門庫房壓力也增大，同時(shí)面臨紙質(zhì)檔案的自然老化以及人員管理不科學(xué)造成的損壞，所以大容量的載體運(yùn)用能夠有效地解決這一問題。工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲(chǔ)以及光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，尤其是光盤存儲(chǔ)系統(tǒng)，能夠解決現(xiàn)有檔案存儲(chǔ)難點(diǎn)。高容量的存儲(chǔ)載體不但能解決工作量大的問題，并對(duì)檔案的搜索分類帶來便利。行業(yè)中的“地面通信骨干網(wǎng)”快速的實(shí)現(xiàn)檔案的交流以及共享。高速信息網(wǎng)絡(luò)中快速的信息傳遞和豐富的信息資源提供全新的檔案管理方式，并且成為信息時(shí)代的信息管理和交流工作的重要基礎(chǔ)。因而檔案管理也要逐步適應(yīng)這一趨勢，選用規(guī)范性、通用性及穩(wěn)定性的檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案的信息、傳輸資源共享。
2．2規(guī)范化的管理機(jī)制
檔案信息化建設(shè)中，應(yīng)明確相關(guān)的責(zé)任，確保網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，需要從實(shí)際情況出發(fā)，有效制定相關(guān)制度和管理章程。檔案管理部門關(guān)鍵是要嚴(yán)格地根據(jù)國家的相關(guān)政策進(jìn)行制度建立，以期建立適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。第一，對(duì)檔案管理的流程以及技術(shù)進(jìn)行管理和規(guī)范，將工作環(huán)節(jié)和工作流程細(xì)化。第二，建立制度相關(guān)的安全管理措施，尤其是在電子文件以及電子檔案這部分，要確保檔案的安全完整性。工作人員在工作中要有高度責(zé)任感，具備負(fù)責(zé)的工作態(tài)度以及樹立服務(wù)思想。在效率上求發(fā)展，讓其在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡的工作業(yè)績。制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化是檔案管理中的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。并且檔案館標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程有：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)等，這些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)可有效平衡工作情況，對(duì)工作情況也可做到量化檢查。如果評(píng)定過程中沒有各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立，其信息庫資源建立衡量標(biāo)準(zhǔn)不完善，則不能監(jiān)督信息數(shù)據(jù)庫，保障其合理性工作過程中各個(gè)單位的檔案部門按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一開展工作，各部門各自為政，自成體系，就不能形成暢通的檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，資源共享也不會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。
2．3需要建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍
第一，檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是檔案管理人員隊(duì)伍的檢查，其隊(duì)伍的建設(shè)對(duì)信息化發(fā)展速度以及質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，所以在平時(shí)的工作中培養(yǎng)人員的信息化意識(shí)非常有必要，很多檔案管理人員工作時(shí)間比較長，習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理模式和管理體制，對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)在主觀心理上就非常排斥，特別是前期使用中因?yàn)榧夹g(shù)操作不熟練導(dǎo)致工作速度沒有傳統(tǒng)方式快，導(dǎo)致對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用持懷疑態(tài)度，因而要經(jīng)常給工作人員普及相關(guān)知識(shí)，讓其對(duì)信息技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)有全面了解，使其在平時(shí)的運(yùn)用和學(xué)習(xí)中具有主觀積極性。第二，檔案信息化是指在信息查閱中要自動(dòng)登記、輔助立卷、檢索，因而其傳遞和安全利用都是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行實(shí)施。所以管理人員就要對(duì)計(jì)算機(jī)操作流程熟悉并且能熟練地開展操作，掌握相關(guān)的系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，確保管理中的安全與完整性。管理人員在立足本職工作的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化其自身的學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)信息教育培訓(xùn)進(jìn)行參與，更新專業(yè)知識(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平進(jìn)行熟悉。檔案工作人員明確自身的工作職責(zé)和義務(wù)，不但做好檔案的收集和保管工作，并且為基層服務(wù)提供比較優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，并強(qiáng)化自身的法務(wù)檔案意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的政治和工作紀(jì)律。檔案部門也要舉行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)交流，讓工作人員說出自己工作中面臨的困惑以及平時(shí)的工作感悟，有好的經(jīng)驗(yàn)大家可以一起分享，并創(chuàng)造條件聘請(qǐng)專家進(jìn)行上門業(yè)務(wù)指導(dǎo)以及座談交流會(huì)，在工作交流和經(jīng)驗(yàn)分享中，提升自身的工作能力和工作效率。
3結(jié)語
信息化管理能夠讓檔案管理制度得到初步完善，在設(shè)備統(tǒng)一調(diào)配，管理機(jī)制規(guī)范以及管理隊(duì)伍建設(shè)的過程中提升整體的管理水平，加大管理規(guī)模和管理范圍，有效推進(jìn)信息管理流程。
作者:張艷 單位:大港油田勘探開發(fā)研究院
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;措施
一、檔案信息化管理的必要性
所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面來理解:首先要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;其次,要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;再次,要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享;第四,要引發(fā)檔案管理模式的變革。
檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在:由于檔案需長期保存,為提高存儲(chǔ)環(huán)境,避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害,每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免。由于檔案需反復(fù)查閱,不可避免的存在原件受損或遺失,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下,大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的,且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落,信息技術(shù)無不顯示其獨(dú)特的魅力,成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f,現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、電子檔案工作現(xiàn)狀及面臨的問題
1、電子檔案內(nèi)容的保密性問題是首要問題,用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面,一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。
2、電子文件很容易被刪改,且修改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā),日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改,也難以發(fā)現(xiàn)和確定。
3、隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入,好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀,如出現(xiàn)“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失,造成難以彌補(bǔ)的損失。
4、檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
三、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施
首先是盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才,培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí),通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用人才,使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù),熱愛檔案事業(yè);不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序,能夠開發(fā)軟件。
其次是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快,精確度高,存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn),在文件的管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還,歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄,還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī),提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化,加強(qiáng)檔案的利用。
第三是建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī),在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié),信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實(shí)施。因此,建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度,對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
第四是制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,隨著電子文件的大量產(chǎn)生,迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題,也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。
最后是加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差,不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求,需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng),加強(qiáng)檔案目錄的輸入和保存。 以此帶動(dòng)全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。
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摘 要 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)中，給人們的工作與生活都來了許多的便利。綜合檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作效率的不斷提升。本文通過對(duì)檔案信息化的含義、醫(yī)院綜合檔案信息化管理的重要性、以及綜合檔案信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理的作用三方面進(jìn)行闡述。
關(guān)鍵詞 綜合檔案信息化 醫(yī)院檔案管理 作用
醫(yī)院綜合檔案管理是醫(yī)院管理中的重要組成部分，檔案資料是醫(yī)院重要的信息資源，檔案資料的合理利用，對(duì)醫(yī)院的生存與發(fā)展有重要的影響。為了更好的激發(fā)綜合檔案在醫(yī)院醫(yī)療科研、后勤等方面的管理作用，必須要加強(qiáng)綜合檔案管理的信息化水平，只有這樣，才能更好的發(fā)揮醫(yī)院檔案的重要價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享，為醫(yī)護(hù)工作人員與社會(huì)有效的利用與更好的服務(wù)。 一、檔案信息化的含義
檔案信息化就是檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一的組織與規(guī)劃，在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，從而對(duì)檔案信息資源更好的處理與管理，檔案信息化為醫(yī)院檔案管理工作提供了有效的保證。 二、醫(yī)院綜合檔案信息化的重要性
（一）醫(yī)院檔案管理水平方面
現(xiàn)階段，綜合檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到各個(gè)醫(yī)院的管理中，醫(yī)院已經(jīng)對(duì)綜合檔案管理信息化的建設(shè)有了高度的重視，不斷的加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員對(duì)信息化的重視意識(shí)，對(duì)檔案管理的方法進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，不斷的引用新型的技術(shù)與設(shè)備到檔案管理中，將信息化的管理充分的落實(shí)到實(shí)處，新型技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，可以有效的提高檔案管理工作的效率，對(duì)醫(yī)院的檔案管理水平的提升也有巨大的影響。
（二）醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展方面
醫(yī)院中的綜合檔案為醫(yī)院提供了重要的資源，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，為了滿足社會(huì)發(fā)展的需求，必須對(duì)醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)的方法進(jìn)行創(chuàng)新，將信息技術(shù)充分的應(yīng)用到醫(yī)院檔案的管理中，使醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化不斷的加強(qiáng)，從而使醫(yī)院的管理水平不斷的提升?，F(xiàn)階段，醫(yī)院要想更好的生存與發(fā)展，就必須要對(duì)綜合檔案的信息化加以重視，綜合檔案信息化是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢。醫(yī)院要不斷的加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院綜合檔案信息化的管理，只有這樣，才能更好的促進(jìn)醫(yī)院管理水平的不斷提升。
（三）醫(yī)院信息訊儲(chǔ)量方面
信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得醫(yī)療技術(shù)也不斷的提高，如，微創(chuàng)技術(shù)、掃描技術(shù)等新型技術(shù)都得到了普遍的應(yīng)用，從而使醫(yī)院的綜合檔案信息存儲(chǔ)量不斷的擴(kuò)大，信息化檔案的存儲(chǔ)密度要高于紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案由于記錄的信息比較有限，使得檔案的利用率也比較低，而綜合檔案信息化能夠儲(chǔ)存大量的信息資源，而且有利于查找與借鑒，具有直觀性、與易操作性等特點(diǎn)，使得檔案的利用率不斷的提高，從而促進(jìn)醫(yī)院檔案的管理水平不斷的提高。 三、綜合檔案信息化對(duì)醫(yī)院檔案管理的作用
（一）有助于醫(yī)院管理效率的不斷提高
檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理過程的自動(dòng)化，如檔案歸檔、統(tǒng)計(jì)分析等，以醫(yī)院中的OA系統(tǒng)的應(yīng)用為例，實(shí)現(xiàn)了電子文件的一體化管理，這樣就可以較少檔案管理工作人員工作量，也節(jié)約了工作時(shí)間，對(duì)于一些繁瑣的文件的處理也比較簡單，從而使醫(yī)院檔案管理的效率有所提高。OA系統(tǒng)涉及的范圍比較廣，如行政后勤、科研等醫(yī)院中的各個(gè)部門的工作，各種類型的文件檔案都可以實(shí)現(xiàn)電子化，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源信息的共享，不僅節(jié)約了紙張與打印的成本，也節(jié)約了一些人力，綜合檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，促使了醫(yī)院管理效率的不斷提高。
（二）有助于醫(yī)院服務(wù)水平的不斷提高
綜合檔案信息化有助于醫(yī)院服務(wù)水平的不斷提高，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
一是，促使檔案查詢效率的提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要親自去現(xiàn)場才能查詢，而且還要親自的在眾多的柜架上去翻找，不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且也很不方便，而信息技術(shù)的應(yīng)用，就可以很便利的去查找，通過檢索關(guān)鍵詞，信息系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)的顯示。尤其是一些病情案例這樣的檔案，不僅綜合性較強(qiáng)、規(guī)模也比較大，在信息化的條件下就可以準(zhǔn)確的查找，有效的縮短了查找的時(shí)間。
二是，滿足多樣化的利用需求。檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化的利用與存儲(chǔ)，如電子病歷、檢查報(bào)告等，數(shù)據(jù)處理能力比較強(qiáng)，目錄數(shù)據(jù)的輸入可以使一次性的，也可以使多次性的，這就使得各個(gè)科室可以對(duì)檔案進(jìn)行多角度的檢查，滿足了多樣化的檢索需求。如，醫(yī)院的一些相關(guān)的文檔進(jìn)行歸檔后，設(shè)置查閱權(quán)限，通過用戶名與密碼就可以在各個(gè)醫(yī)院工作站進(jìn)行查閱，為臨床的診治提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。
（三）使檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)不斷的提高
綜合檔案信息化從檔案技術(shù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、檔案開發(fā)在不斷的變化，這就要求檔案工作人員在不斷的加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷的優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握新型的技術(shù)能力，不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，只有這樣，才能適應(yīng)信息化檔案管理的需求。
總結(jié)：
信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給檔案管理工作帶來了便利，也給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)，因此，就必須要不斷的創(chuàng)新檔案管理的方法，不斷的提高對(duì)信息化檔案管理的重要程度，檔案管理工作人員要掌握新型的信息技術(shù)能力，將綜合檔案信息化應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中，使綜合檔案信息化成為醫(yī)院規(guī)范管理、提高服務(wù)質(zhì)量、增強(qiáng)競爭力的重要工具。
參考文獻(xiàn)：
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檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是在信息時(shí)代背景下提出的，它是以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的。接下來就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化所要完成的要素進(jìn)行分析。
（一）醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理
這里所指的的現(xiàn)代化技術(shù)指的是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。醫(yī)院運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，指的就是醫(yī)院將各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用到檔案的記錄、存貯、整理、加工查找、交流等各個(gè)方面。同時(shí)，根據(jù)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的特點(diǎn)對(duì)當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，以便能夠與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行更好的結(jié)合。醫(yī)院利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)完成檔案管理工作，從而達(dá)到實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的目的。
（二）醫(yī)院的檔案管理工作人員需要掌握現(xiàn)代科技知識(shí)
檔案管理現(xiàn)代化必然會(huì)引起檔案管理領(lǐng)域中的一系列的變化，例如技術(shù)革命或技術(shù)變革等等。同時(shí)，由于各種先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，也使得醫(yī)院的檔案管理工作人員變得更加難以適應(yīng)。因此，要推進(jìn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，其中一個(gè)重要的要素就是讓醫(yī)院的檔案管理工作人員掌握先進(jìn)的現(xiàn)代科技知識(shí)。檔案管理工作人員首先應(yīng)該掌握的就是計(jì)算機(jī)技術(shù)。如今技算計(jì)技術(shù)已經(jīng)成為了檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，醫(yī)院的檔案管理人員只有掌握了計(jì)算機(jī)技術(shù)，才能夠更好的利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理。同時(shí)醫(yī)院還必須要對(duì)檔案管理人員的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)進(jìn)行及時(shí)的更新。
（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化
在21世紀(jì)，將各種資源與信息進(jìn)行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設(shè)的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)。要實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還需建立起相應(yīng)的信息平臺(tái)，只有這樣才能夠促進(jìn)檔案信息資源的共享與利用，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
（四）需要建立起科學(xué)的管理機(jī)制
要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須有科學(xué)管理作保證?？茖W(xué)管理是檔案信息化管理的基本保證,沒有先進(jìn)的管理就不會(huì)有管理工作的現(xiàn)代化，因此必須要建立起科學(xué)的管理機(jī)制。醫(yī)院的檔案管理部門要建立自動(dòng)化工作的組織機(jī)構(gòu)或配備必要的人員，對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)有關(guān)的問題進(jìn)行深入地研究和論證。
二、進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的建議
（一）新時(shí)期，需要對(duì)檔案管理觀念進(jìn)行更新
在這個(gè)信息時(shí)代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，首先就必須要從思想觀念上進(jìn)行重視。作為醫(yī)院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識(shí)時(shí)，樹立起良好的服務(wù)觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。如今，很多行業(yè)所競爭的不僅僅是產(chǎn)品的質(zhì)量，同時(shí)也在競爭服務(wù)。醫(yī)院的檔案管理如今也必須要樹立起良好的服務(wù)意識(shí)，不能在停留在原來的思想上。為此，醫(yī)院檔案室必須要對(duì)醫(yī)護(hù)人員對(duì)知識(shí)以及信息的需求進(jìn)行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)知識(shí)、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。同時(shí)還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。
（二）重視對(duì)硬件設(shè)施建設(shè)的投入
如今，各行各業(yè)都在推行無紙化辦公，進(jìn)行無紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設(shè)施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來說就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的無紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，醫(yī)院就必須要建設(shè)各種電子計(jì)算機(jī)、縮微復(fù)制設(shè)備以及各種先進(jìn)的信息化庫房管理設(shè)備，這些都是檔案管理信息化建設(shè)的基本條件。目前，這些先進(jìn)的設(shè)備只有在一些大中型城市中的醫(yī)院檔案室有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行共享，這就使得僅僅在幾個(gè)城市、地區(qū)擁有這樣的硬件設(shè)施還無法滿足要求。要實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理信息化就需要全國的醫(yī)院檔案室都能夠?qū)崿F(xiàn)硬件設(shè)施上的同步與完善，最后實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案資源進(jìn)行共享。
（三）加大投資款項(xiàng)，滿足檔案信息化建設(shè)
信息化加快，促使醫(yī)院檔案軟件需要時(shí)刻更新。鑒于醫(yī)院檔案需要以信息化的手段對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)檔案的物、事、人進(jìn)行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進(jìn)行相對(duì)加大投資款項(xiàng)，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當(dāng)前硬軟件情況，建立信息化檔案運(yùn)營機(jī)制等，如此一來就保證了醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)程，隨時(shí)為醫(yī)院服務(wù)。
（四）提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平
隨著社會(huì)的發(fā)展，各種信息量的產(chǎn)生速度已經(jīng)不是以前的時(shí)代可以比擬的。而信息量的大量增加也為醫(yī)院的檔案工作帶來了新的特點(diǎn)與新的要求。如今醫(yī)院的檔案數(shù)量急劇增加，檔案的種類也越來越繁多，檔案的利用也發(fā)生了巨大的改變，不僅利用的數(shù)量、范圍、深度發(fā)生了巨大的變化，其時(shí)效性的要求也越來越高。這些變化都是傳統(tǒng)的檔案管理方法以及技術(shù)所無法適應(yīng)的。因此，要積極地提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應(yīng)用水平。
為此，必須要進(jìn)行以下幾方面的工作：首先，醫(yī)院必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。要推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要做好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化管理，讓這兩者之間能夠相輔相成、互相促進(jìn)。其次，是要醫(yī)院能夠積極地應(yīng)用現(xiàn)代化管理方法，讓檔案管理更加的科學(xué)、高效和系統(tǒng)，能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或醫(yī)護(hù)人員的決策以及科學(xué)研究等提供更加準(zhǔn)確的、有效的服務(wù)。最后，是要醫(yī)院積極地將計(jì)算機(jī)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的應(yīng)用是檔案管理信息化建設(shè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)。
（五）加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng)
檔案人才是知識(shí)管理型人才。檔案信息所具備的知識(shí)性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識(shí)性的勞動(dòng)。檔案工作人員的素質(zhì)會(huì)直接的影響到檔案信息化建設(shè)。醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)具有很強(qiáng)的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，認(rèn)清自己是否具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具、高效并準(zhǔn)確獲取各種醫(yī)護(hù)檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。
如今，很多的醫(yī)院檔案管理工作人員都不具備這些綜合能力，他們要么是能夠運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具而缺乏檔案管理能力，要么就是具備檔案管理能力卻不具備運(yùn)用各種先進(jìn)的檔案管理工具的能力。為此，醫(yī)院必須要為他們創(chuàng)造出一個(gè)好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)他們參加各種培訓(xùn)，努力的提高自己各方面的能力。
