發(fā)布時間：2023-03-15 15:01:45
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理信息化樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞 醫(yī)院；檔案管理；網(wǎng)絡化
中圖分類號G271 文獻標識碼A 文章編號1674―6708(2011)36―0055―01
隨著時代的發(fā)展，計算機在辦公自動化領域應用非常廣泛，并且產(chǎn)生了深遠的影響，這對醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了挑戰(zhàn)，并且也出現(xiàn)了新的檔案形式，例如電子檔案等，這就要求我們對醫(yī)院檔案管理不能再停留在傳統(tǒng)的管理基礎上了，必須在管理模式和管理思想方面進行比較全的更新，才能夠適應時代的發(fā)展，讓醫(yī)院的檔案管理更加快捷、準確。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺和搜索引擎，使醫(yī)護人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計算機網(wǎng)絡，隨時獲得信息資源。
1 醫(yī)院檔案實行信息化管理的內(nèi)容
1.1 人事檔案實現(xiàn)信息化管理
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院的醫(yī)護人員也在不斷的增加，這個檔案管理帶來一定的難度。這就需要我們利用好信息化，能夠準確、迅速地提供人事檔案信息，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡化管理，從實體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，這樣不僅可以解決日常生活中遇到認識問題，還可以實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。
1.2 病歷檔案實現(xiàn)信息化管理
隨著信息化的發(fā)展，傳統(tǒng)的病例已經(jīng)很難適應時代的發(fā)展，信息化的病例管理隨之而出，新技術(shù)、新項目的開展，各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進行編碼輸入計算機，通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)各個科室的互聯(lián)，具有查詢分析功能，并將各類手術(shù)及療效情況非常清晰地列出來，這樣可以實現(xiàn)各臨床科室相互之間的資料共享，使醫(yī)務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，通過計算機的信息化可以幫助臨床醫(yī)生不斷提高自身的醫(yī)療水平，進一步提高醫(yī)務人員的醫(yī)療服務水平。
1.3 檔案信息化管理
隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院就醫(yī)人員也隨之增加，這對我們醫(yī)院的檔案管理提出了很大的挑戰(zhàn)，日常的檔案管理主要表現(xiàn)在文書工作方面，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為了能夠適應當前工作的需要，這就需要管理人員把每天的文件用計算機記錄下來，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文件，并對文件作出相應的處理，檔案管理人員再根據(jù)要求預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。
2 檔案管理信息化實現(xiàn)的建議和方式
2.1 提高人員素質(zhì)
檔案管理人員的技能及素質(zhì)的提高，這對醫(yī)院檔案管理信息化將起著非常重要的作用，這就要求檔案人員在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。信息化檔案管理不僅需要管理人員具備比較專業(yè)的檔案管理工作的知識，并且還要有相當強的計算機信息化基礎知識，這就需要我們醫(yī)院檔案管理人員不斷提高自身的文化素質(zhì)，加強檔案管理人員的專業(yè)知識的培訓和進修，通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，適應計算機技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。
2.2 需要領導的重視
檔案管理工作是醫(yī)院的一個重要組成部分，它是醫(yī)院作出正確決策的一個重要參考依據(jù)，這就需要醫(yī)院在各方面給予相關(guān)的支持，隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能適應時代的發(fā)展，這就需要我們在檔案管理方面作出新的選擇，走信息化道路，但是這一切都需要醫(yī)院領導給予的支持，領導不僅要改變傳統(tǒng)的觀念，調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只有各級領導的大力支持，才能夠讓醫(yī)院的檔案信息化建設取得成功。
2.3 網(wǎng)絡設備先行是基礎
檔案管理信息化必須要有硬件基礎設施作支撐，購買先進的信息化設備，建立醫(yī)院局域網(wǎng)，提高檔案管理的安全性。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，將這些建設成醫(yī)院的一個重要信息中心，購買電腦等信息服務器，依托醫(yī)院的其他網(wǎng)絡設施，構(gòu)建編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件。通過這些硬件及軟件的建設，可以提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：船舶檔案管理；新理念；信息化
中圖分類號:F407.474 文獻標識碼：A
引言
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學技術(shù)的迅猛進步，我們社會已經(jīng)金熱了信息化的時代。在此時代背景下，加強信息化建設以成為各行各業(yè)的必然要求。船舶檔案能夠較為準確的反映航道及水運的發(fā)展軌跡。因此，加強船舶檔案管理的信息化建設對航道的維護、建設等具有更加重要的作用。
一、創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶檔案管理信息化的積極作用
（一）提高船舶檔案管理的辦公效率
在傳統(tǒng)的手工式檔案管理中檔案的收集、整理、保管、分類等各個環(huán)節(jié)都需要人工的參與，而眾所周知人工參與的過程中出現(xiàn)失誤的幾率較大，對檔案管理造成了極壞的影響。而實現(xiàn)船舶檔案管理信息化則可在一定程度上有效保證信息錄入的準確性，進而達到節(jié)省時間的目的，使檔案管理工作的辦公效率得到明顯提高。
（二）信息化管理有利于船舶信息資源間的共享
傳統(tǒng)手工式的檔案大多僅有一份，復制或抄寫較為困難，對需求信息的查找也較為困難，因此在管理上難以實現(xiàn)船舶信息資源的共享。而實現(xiàn)了船舶管理的信息化后，對計算機、網(wǎng)絡、大型數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的應用就使船舶檔案的管理顯得更加便利，資源之間的共享就更加方便。
（三）信息化管理有利于船舶檔案的穩(wěn)定性保存
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保存方面的穩(wěn)定性不夠高，尤其是紙質(zhì)的信息特別容易受到外界環(huán)境如火災、水災、腐蝕、蟲鼠嚙咬等嚴重影響。即使不受外界環(huán)境的影響，經(jīng)過較長時間后紙質(zhì)檔案必然會出現(xiàn)各種自然損耗現(xiàn)象。但是，檔案的信息化管理則可以使檔案信息與檔案載體之間實現(xiàn)異質(zhì)分離，以便于信息化檔案的長久保存和及實的查詢利用。
（四）信息化管理有助于提高船舶信息傳遞的速度及安全性
在日常的檔案管理工作中，文件之間的相互傳遞通常采用傳統(tǒng)的郵政系統(tǒng)手段，一方面?zhèn)魉蜁r間會受到距離長短的限制，另一方面還常常會發(fā)生工作人員將某些文件在傳遞過程中丟失或延誤的情況，給檔案管理人員的歸檔工作及其他人員的檢索利用帶來很大的不便。而利用計算機網(wǎng)絡技術(shù)進行管理，則可以直接通過網(wǎng)絡進行傳遞，有效地提高了文件傳遞的安全性和及時性。
二、創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶管理信息化的有效措施
（一）深化對船舶檔案管理的認識，加強組織領導
要想創(chuàng)新檔案管理理念，實現(xiàn)船舶檔案管理信息化，首先應當深化相關(guān)工作人員對船舶檔案管理的認識。這就要求各局、分局及船間的各級領導尤其是主管領導必須加強檔案管理的責任意識，充分認識到船舶檔案管理在航道事業(yè)發(fā)展過程中的重要意義。其次，應加大船舶檔案管理的硬件設施建設的資金投入，為檔案室配置計算機、打印機、掃描儀、復印機等現(xiàn)代化辦公設備。
（二）建立健全船舶檔案的三級管理機制
除深化對檔案管理的認識外，建立健全船舶檔案的三級管理機制也是創(chuàng)新檔案管理理念、實現(xiàn)船舶檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。這就要求船舶信息化管理工作必須明確各級管理人員的職責，實現(xiàn)管理的制度化、規(guī)范化。其一，明確檔案管理督導員職責，即制訂相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)章制度，負責各種資料、報告、文件的收集整理和歸檔管理；制訂船舶維修、保養(yǎng)方案、計劃，督促員工按操作規(guī)程行駛船艇和按規(guī)定對船舶進行保養(yǎng)、維修；制訂各種應急方案，掌握天氣變化情況，正確指揮船艇機動，保證船舶在緊急狀態(tài)下按正確方法操縱，確保船艇安全等。其二明確船舶管理員的職責，即定期對船舶狀況進行排查，并將檢查的結(jié)果及時歸檔；加強對船舶動態(tài)監(jiān)控，及時對駛?cè)敕沁\營水域附近的船舶、違反安全管理規(guī)定的船舶發(fā)出警告并及時采取有效措施；發(fā)生水上交通事故立即向船務部主管領導報告并接受海事部門的調(diào)查處理等。其三明確船舶崗位人員職責，即協(xié)助檔案管理員將各個傳播的信息落實到位，確保信息的準確度；對于存在安全隱患或重大不安全因素，及時匯報并進行整改或停止作業(yè)，并及時記錄相關(guān)信息；協(xié)助健全各種管理制度等。
（三）進一步推進船舶檔案管理的現(xiàn)代化進程
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術(shù)的不斷進步，進一步推進船舶檔案管理的現(xiàn)代化進程則顯得十分重要。這就要求船舶檔案管理必須進一步引進科學的管理思想，并不斷創(chuàng)新管理方式。尤其是面對信息網(wǎng)絡時代的沖擊，盡快使船舶檔案管理脫離傳統(tǒng)的手工管理逐步變成計算機管理，運用計算機加強船舶技術(shù)檔案管理的收集、傳遞、開發(fā)和利用，充分發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案管理中的積極作用。如利用計算機條碼技術(shù)將各個船只的機械設備進行編碼，然后統(tǒng)一錄入計算機數(shù)據(jù)庫。這樣就可以利用數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)對各個船只的使用情況、維修保養(yǎng)情況等進行匯總、整理和管理，以提高檔案管理的質(zhì)量及效果。
（四）加大對船舶信息的開發(fā)力度
加強檔案信息化管理的目的就是方便日后對信息的利用。因此，加大檔案部門對船舶技術(shù)檔案的利用率及對信息的開發(fā)力度，也可以加快檔案管理的信息化建設。這就要求船舶檔案管理人員在日常工作中堅持服務的宗旨，針對航道生產(chǎn)及船舶運營的特點，不斷擴充檔案服務的內(nèi)容及領域，并提高檔案服務額質(zhì)量和水平。
（五）引進并培養(yǎng)檔案信息化管理的人才
提高船舶設備檔案管理人員素質(zhì)也是實現(xiàn)船舶技術(shù)檔案管理信息化的重要方面。因此，檔案管理部門必須重視工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)，可定期組織開展一些檔案管理的學術(shù)交流活動， 邀請檔案管理專家來局講座、指導，或組織檔案管理人員到先進單位參觀學習。其次，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)，使檔案管理工作人員要有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律， 避免失密和泄密現(xiàn)象的發(fā)生。再者，應提高檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)。尤其是深造計算機應用及檔案管理的能力，以保證檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。
結(jié)語
綜上所述，創(chuàng)新檔案管理李奶奶，實現(xiàn)船舶檔案管理的信息化建設對船舶行業(yè)的進一步發(fā)展具有重要意義。因此，我們必須從深化認識，引進和培養(yǎng)信息化管理人才，建立健全三級管理制度等方面不斷探究實現(xiàn)船舶管理信息化的有效途徑。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化
中圖分類號：R19 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2014）09-0078-01
由于我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，醫(yī)院作為人類社會中最主要的職能部門之一，在進行管理的時候，一定要更加專業(yè)化才能夠保證醫(yī)院的專業(yè)性。醫(yī)院的檔案是在醫(yī)院的工作人員在工作中積累的豐富的實踐經(jīng)驗，在醫(yī)院的中占有非常重要的地位。因此，加強醫(yī)院檔案的信息化管理是未來醫(yī)院的發(fā)展趨勢。
一、重要性
醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理中最重要的組成部分，對于醫(yī)院的信息化進行管理是非常重要的。它主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，對于醫(yī)院檔案使用信息化管理能夠?qū)τ谝恍┍容^珍貴的醫(yī)學檔案的原件進行保護。在原來的醫(yī)院檔案管理中，很多非常珍貴的醫(yī)學原件由于被大量的借閱以及翻看，時間長了就會導致這些比較珍貴的醫(yī)學檔案受到損害，或者丟失，這樣就為我們在進行醫(yī)學科研的時候增加了難度。
其次，在使用傳統(tǒng)的管理方法對于實行醫(yī)院檔案管理的時候，相關(guān)的檔案管理人員想要對于各類文件進行歸檔的時候，多采用手工的方式，這樣就給檔案的管理人員帶來了很大的工作量。使用信息化的方式對于醫(yī)院檔案進行管理不僅能夠為檔案的管理人員減少工作量，還能夠保證醫(yī)院的檔案管理更加規(guī)范化。
第三，運用信息化對于醫(yī)院檔案進行管理能夠更加有效的對于醫(yī)院的各類信息進行整合與共享。這樣就能夠使檔案的信息資源得到更加好的利用。
第四，運用信息化對于醫(yī)院檔案進行管理能夠是檔案的檢閱更加的方便，在傳統(tǒng)的醫(yī)學檔案管理中，如果想要查閱資料是非常費時費力的一件事，但是如果使用信息化進行檔案的管理就只需在計算機上輸入檢索的代碼，就能夠輕而易舉的找到自己所需要的資料，非常的簡單快捷。
最后，運用信息化對于檔案進行管理打破了原來的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式檔案多是紙質(zhì)發(fā)的，這樣不僅僅成本高，而且保存是非常困難的，運用信息化的檔案管理方式就不會存在這樣的問題。
二、存在問題
現(xiàn)階段由于醫(yī)院的信息管理的復雜性使得在使用信息化的方式對醫(yī)院進行管理的時候存在非常多的問題。
1.管理觀念陳舊
現(xiàn)階段在進行醫(yī)院檔案的信息化管理的時候，由于醫(yī)院的相關(guān)管理人員在實際的檔案管理工作中根本就沒有認識到運用信息化對于檔案管理的重要性，因此在進行實際的工作中很多的醫(yī)院還是采用傳統(tǒng)的手工檔案管理的方法，這種傳統(tǒng)的檔案管理辦法嚴重的忽視了對于檔案管理的整理、統(tǒng)計以及編研的情況，導致醫(yī)院的檔案信息的利用率非常低，這對于醫(yī)院的良好發(fā)展產(chǎn)生了嚴重的影響。
2.人員素質(zhì)較低
在進行醫(yī)院檔案的信息化管理的時候不僅要求醫(yī)院的管理者從思想上加強對于檔案管理的重視，也要求實際的檔案管理人員必須具有較高的專業(yè)素質(zhì)。而現(xiàn)在我國的各大醫(yī)院中，檔案的管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍偏低，很多的相關(guān)管理人員根本就沒有專業(yè)的管理知識以及管理技能，在進行實際的檔案管理的時候，由于檔案管理人員的缺少專業(yè)的知識，使得醫(yī)院在使用信息化對于檔案進行管理的時候舉步維艱。
3.硬件設施落后
由于在現(xiàn)在的醫(yī)院中，醫(yī)院的相關(guān)領導層對于檔案管理的不重視，使得在進行檔案的管理的時候不能夠引起足夠的重視，因此使用信息化進行檔案管理的時候，由于資金不足導致醫(yī)院在進行檔案的管理的時候，根本就無法實現(xiàn)信息化的管理，這樣就嚴重的影響了醫(yī)院信息化管理的進程。
三、解決對策
由于經(jīng)濟的快速發(fā)展，對于醫(yī)院的檔案進行信息化的管理是非常重要的。只有加強對于醫(yī)院檔案的信息化的管理才能夠保證醫(yī)院能夠有一個良好的發(fā)展，下面筆者主要針對上面提到的幾點問題，提出自己的一些建議。
1.加強觀念的轉(zhuǎn)變
如果想要加強醫(yī)院的檔案管理信息化的發(fā)展，就一定要從觀念上加強觀念的轉(zhuǎn)變，只有這樣才能夠使得醫(yī)院的管理者增強對于醫(yī)院檔案信息化管理的重視程度，才能夠在實際的工作中能夠獲得各個部門的支持，促進醫(yī)院檔案管理信息化的發(fā)展。
2.加強專業(yè)人才的培養(yǎng)
在使用信息化對于醫(yī)院檔案進行管理的時候，對于管理人員的信息化的要求是非常高的。這就要求在對于醫(yī)院的管理人員進行選拔的時候一定要注意人員的專業(yè)性，而對于醫(yī)院現(xiàn)有的一些檔案管理人員來說，要對于他們進行相關(guān)的專業(yè)培訓，只有這樣才能夠加快醫(yī)院檔案管理的信息化的進程，促進醫(yī)院檔案的信息化管理水平的提高。
3.建立健全管理制度
―個科學完善的管理制度，是醫(yī)院檔案管理的基礎。在進行檔案的信息化的管理的時候，只有嚴格的按照相關(guān)的管理制度進行執(zhí)行，才能夠保證醫(yī)院檔案的信息管理系統(tǒng)有一個規(guī)范化的發(fā)展，才能夠保證醫(yī)院的檔案管理高效的運行，將醫(yī)院的檔案管理提升到―個新的層次。
4.加強資金投入
檔案管理中的硬件設施是保證醫(yī)院檔案管理能夠正常的實行的基礎。在加強醫(yī)院檔案信息化管理的時候，一定要保證檔案管理的硬件設施是符合標準的，只有這樣才能夠保證醫(yī)院檔案的信息化能夠正常的實行。而加強對于信息化的硬件的設施的建設就需要大量資金的投入，只有這樣才能夠保證醫(yī)院的檔案管理信息化的正常運行。
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達到長期保存檔案信息，實現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設還處于發(fā)展探索階段，在實施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對檔案信息化建設與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素分析
（一）對檔案信息化建設缺乏正確認識
檔案信息化建設改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對檔案管理服務理念的變革，但部分管理人員對此缺乏正確的認識，未認識到信息技術(shù)對檔案管理的影響，信息技術(shù)對檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個部門的職能效率；二是實現(xiàn)檔案信息化的建設能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認識到檔案信息化建設的優(yōu)勢，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對檔案信息化建設缺乏正確認識是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對運用信息資源存在錯誤觀念
對運用信息資源存在錯誤觀念是影響檔案信息化建設與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟水平不同，檔案部門的信息化施設以及管理人員的專業(yè)能力都會存在一定的差距，導致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計算機輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機操作，無法實現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導致網(wǎng)絡技術(shù)的優(yōu)勢未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。
二、加強檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考
（一）加強電子文件的管理
隨著計算機檔案網(wǎng)絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網(wǎng)絡的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡檔案
建立網(wǎng)絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務網(wǎng)站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網(wǎng)絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網(wǎng)絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網(wǎng)絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務素質(zhì)較強的管理人員。二是定期進行培訓，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)。三是建立競爭機制，合理設置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解，提高信息化建設與檔案管理的能力?？傊?，對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。
參考文獻：
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［關(guān)鍵詞］檔案管理；信息化；建設
0引言
檔案在機關(guān)和組織中具有很大的文字保存價值，通過圖表音像等方式，方便今后的資料留存。是資源信息的統(tǒng)一載體。但現(xiàn)在很多單位存在檔案資源管理冗雜、保管條件較差、資料利用率低、管理人員的專業(yè)知識能力有限等一系列問題。所以信息化檔案管理是解決這些問題的有效途徑。
1檔案信息化管理的特征
1．1存取自動化管理
在檔案管理中現(xiàn)代化信息技術(shù)廣泛應用，無論是電子檔案或電子文件生成，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在存取的時候都要運用自動化管理。
1．2信息資源的智能化發(fā)展
在信息化條件下開展檔案管理，電腦取代傳統(tǒng)的體力勞動并要進行一部分簡單重復的腦力勞動，因而檔案工作人員有大部分精力把自己的勞動集中于檔案的深度開發(fā)領域上。針對檔案信息管理的深層次開發(fā)就是檔案智能開發(fā)，主要提供有效的系統(tǒng)加工精煉信息，要滿足不同層次、不同角度的需求。
1．3檔案信息資源的網(wǎng)絡化推進
網(wǎng)絡時代是世界發(fā)展的主要趨勢，計算機在信息獲取以及傳遞上打破時間、空間限制，方便快捷的方式有效滿足了人們目前的需求，因而檔案網(wǎng)站、數(shù)字檔案館也隨之產(chǎn)生。當這些部門不斷增多并且得到普及的時候，其檔案信息資源在信息化條件下可以得到共享。
2檔案管理信息化措施的有效開展
2．1管理設備統(tǒng)一調(diào)配
為了讓檔案變得具有流動性，并且能夠方便查閱，并將紙質(zhì)檔案信息逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)這一技術(shù)要依靠網(wǎng)絡化設施的配備，實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡部門的全覆蓋。計算機檔案管理系統(tǒng)要得到充分的運用：因為其功能有檔案的自動編目以及檢索、檔案自動全文存儲與檢索等相關(guān)的信息化工作流程。因此，使用的計算機要型號和規(guī)格統(tǒng)一，這是檔案管理信息化的硬件保障。計算機內(nèi)部要運用內(nèi)存較大的高容量載體，滿足數(shù)字信息的全部要求。在各單位檔案數(shù)量逐步增加的過程中，檔案部門庫房壓力也增大，同時面臨紙質(zhì)檔案的自然老化以及人員管理不科學造成的損壞，所以大容量的載體運用能夠有效地解決這一問題。工作中運用計算機的磁盤存儲以及光盤存儲系統(tǒng)，尤其是光盤存儲系統(tǒng)，能夠解決現(xiàn)有檔案存儲難點。高容量的存儲載體不但能解決工作量大的問題，并對檔案的搜索分類帶來便利。行業(yè)中的“地面通信骨干網(wǎng)”快速的實現(xiàn)檔案的交流以及共享。高速信息網(wǎng)絡中快速的信息傳遞和豐富的信息資源提供全新的檔案管理方式，并且成為信息時代的信息管理和交流工作的重要基礎。因而檔案管理也要逐步適應這一趨勢，選用規(guī)范性、通用性及穩(wěn)定性的檔案管理體系，實現(xiàn)檔案的信息、傳輸資源共享。
2．2規(guī)范化的管理機制
檔案信息化建設中，應明確相關(guān)的責任，確保網(wǎng)絡以及數(shù)據(jù)的安全運行，需要從實際情況出發(fā)，有效制定相關(guān)制度和管理章程。檔案管理部門關(guān)鍵是要嚴格地根據(jù)國家的相關(guān)政策進行制度建立，以期建立適應信息化建設的檔案管理制度。第一，對檔案管理的流程以及技術(shù)進行管理和規(guī)范，將工作環(huán)節(jié)和工作流程細化。第二，建立制度相關(guān)的安全管理措施，尤其是在電子文件以及電子檔案這部分，要確保檔案的安全完整性。工作人員在工作中要有高度責任感，具備負責的工作態(tài)度以及樹立服務思想。在效率上求發(fā)展，讓其在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡的工作業(yè)績。制定統(tǒng)一的檔案管理標準。檔案信息化是檔案管理中的重要標準之一。并且檔案館標準化的管理流程有：檔案整理標準、統(tǒng)計標準等，這些相關(guān)標準可有效平衡工作情況，對工作情況也可做到量化檢查。如果評定過程中沒有各項標準的設立，其信息庫資源建立衡量標準不完善，則不能監(jiān)督信息數(shù)據(jù)庫，保障其合理性工作過程中各個單位的檔案部門按照標準統(tǒng)一開展工作，各部門各自為政，自成體系，就不能形成暢通的檔案網(wǎng)絡建設，資源共享也不會得以實現(xiàn)。
2．3需要建設復合型的管理隊伍
第一，檔案信息化建設的基礎是檔案管理人員隊伍的檢查，其隊伍的建設對信息化發(fā)展速度以及質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，所以在平時的工作中培養(yǎng)人員的信息化意識非常有必要，很多檔案管理人員工作時間比較長，習慣于傳統(tǒng)的管理模式和管理體制，對計算機、網(wǎng)絡在主觀心理上就非常排斥，特別是前期使用中因為技術(shù)操作不熟練導致工作速度沒有傳統(tǒng)方式快，導致對計算機網(wǎng)絡信息技術(shù)的應用持懷疑態(tài)度，因而要經(jīng)常給工作人員普及相關(guān)知識，讓其對信息技術(shù)的優(yōu)點有全面了解，使其在平時的運用和學習中具有主觀積極性。第二，檔案信息化是指在信息查閱中要自動登記、輔助立卷、檢索，因而其傳遞和安全利用都是在計算機上進行實施。所以管理人員就要對計算機操作流程熟悉并且能熟練地開展操作，掌握相關(guān)的系統(tǒng)網(wǎng)絡安全知識，確保管理中的安全與完整性。管理人員在立足本職工作的基礎上，強化其自身的學習意識，對信息教育培訓進行參與，更新專業(yè)知識，對業(yè)務素質(zhì)和工作水平進行熟悉。檔案工作人員明確自身的工作職責和義務，不但做好檔案的收集和保管工作，并且為基層服務提供比較優(yōu)質(zhì)的檔案服務，并強化自身的法務檔案意識，嚴格執(zhí)行相關(guān)的政治和工作紀律。檔案部門也要舉行相關(guān)的業(yè)務培訓交流，讓工作人員說出自己工作中面臨的困惑以及平時的工作感悟，有好的經(jīng)驗大家可以一起分享，并創(chuàng)造條件聘請專家進行上門業(yè)務指導以及座談交流會，在工作交流和經(jīng)驗分享中，提升自身的工作能力和工作效率。
3結(jié)語
信息化管理能夠讓檔案管理制度得到初步完善，在設備統(tǒng)一調(diào)配，管理機制規(guī)范以及管理隊伍建設的過程中提升整體的管理水平，加大管理規(guī)模和管理范圍，有效推進信息管理流程。
作者:張艷 單位:大港油田勘探開發(fā)研究院
參考文獻
關(guān)鍵詞:檔案管理;信息化;措施
一、檔案信息化管理的必要性
所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。檔案信息化可以從以下幾個方面來理解:首先要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化;其次,要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;再次,要實現(xiàn)檔案信息高度共享;第四,要引發(fā)檔案管理模式的變革。
檔案信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在:由于檔案需長期保存,為提高存儲環(huán)境,避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害,每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免。由于檔案需反復查閱,不可避免的存在原件受損或遺失,給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下,大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的,且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落,信息技術(shù)無不顯示其獨特的魅力,成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f,現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、電子檔案工作現(xiàn)狀及面臨的問題
1、電子檔案內(nèi)容的保密性問題是首要問題,用網(wǎng)絡的任何終端設備能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件。另一方面,一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題,帶來了極大的威脅。
2、電子文件很容易被刪改,且修改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文材料的過程中,擬稿者無法留下自己的筆跡,單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā),日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改,也難以發(fā)現(xiàn)和確定。
3、隨著辦公自動化的不斷深入,好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公,所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡中,人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序,也方便了利用,但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀,如出現(xiàn)“黑客”問題,遇到病毒問題或其它方面的故障,電子文件可能會在一瞬間同時消失,造成難以彌補的損失。
4、檔案軟件沒有信息管理功能,缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一,規(guī)格各異,各自開發(fā)的軟件不能互用,并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng),由于不能互調(diào),就不能利用電腦完成信息管理工作,不能快捷地出版信息編輯成果,這制約了檔案信息電子化的進程。
三、加強檔案信息化管理的措施
首先是盡快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才,培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時,通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計算機管理應用人才,使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務,熱愛檔案事業(yè);不僅會操作而且會設計程序,能夠開發(fā)軟件。
其次是加強基礎設施建設,電子計算機技術(shù)是當今新技術(shù)革命的先導技術(shù)。電子計算機具有運算速度快,精確度高,存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點,在文件的管理上,運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還,歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄,還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機,提高各類檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的應用程度,逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網(wǎng)。使各項工作都網(wǎng)絡化,加強檔案的利用。
第三是建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī),在電子文件的形成、處理、歸檔,電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié),信息都有被更改、丟失的可能性,即使擁有完善的信息安全技術(shù),也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此,建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度,對于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案的保管和利用標準規(guī)定下來,使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用,確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。
第四是制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范,隨著電子文件的大量產(chǎn)生,迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式,用標準和規(guī)范確定下來,使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規(guī)范地管理,這是擺在檔案部門面前的一項重大課題,也是迫切需要解決的基礎性工作。
最后是加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設,我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng),檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是,層次不一,規(guī)范性、開發(fā)性、服務性、共享性較差,不能適應檔案信息資源共享的要求,需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設,開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng),加強檔案目錄的輸入和保存。 以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。
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摘 要 隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應用在各個行業(yè)中，給人們的工作與生活都來了許多的便利。綜合檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的應用，促進了醫(yī)院檔案管理工作效率的不斷提升。本文通過對檔案信息化的含義、醫(yī)院綜合檔案信息化管理的重要性、以及綜合檔案信息化對醫(yī)院檔案管理的作用三方面進行闡述。
關(guān)鍵詞 綜合檔案信息化 醫(yī)院檔案管理 作用
醫(yī)院綜合檔案管理是醫(yī)院管理中的重要組成部分，檔案資料是醫(yī)院重要的信息資源，檔案資料的合理利用，對醫(yī)院的生存與發(fā)展有重要的影響。為了更好的激發(fā)綜合檔案在醫(yī)院醫(yī)療科研、后勤等方面的管理作用，必須要加強綜合檔案管理的信息化水平，只有這樣，才能更好的發(fā)揮醫(yī)院檔案的重要價值，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共享，為醫(yī)護工作人員與社會有效的利用與更好的服務。 一、檔案信息化的含義
檔案信息化就是檔案管理部門進行統(tǒng)一的組織與規(guī)劃，在檔案管理中應用信息技術(shù)，從而對檔案信息資源更好的處理與管理，檔案信息化為醫(yī)院檔案管理工作提供了有效的保證。 二、醫(yī)院綜合檔案信息化的重要性
（一）醫(yī)院檔案管理水平方面
現(xiàn)階段，綜合檔案管理信息化建設已經(jīng)廣泛的應用到各個醫(yī)院的管理中，醫(yī)院已經(jīng)對綜合檔案管理信息化的建設有了高度的重視，不斷的加強對檔案管理人員對信息化的重視意識，對檔案管理的方法進行不斷的創(chuàng)新，不斷的引用新型的技術(shù)與設備到檔案管理中，將信息化的管理充分的落實到實處，新型技術(shù)與設備的應用，可以有效的提高檔案管理工作的效率，對醫(yī)院的檔案管理水平的提升也有巨大的影響。
（二）醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展方面
醫(yī)院中的綜合檔案為醫(yī)院提供了重要的資源，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，為了滿足社會發(fā)展的需求，必須對醫(yī)院檔案管理傳統(tǒng)的方法進行創(chuàng)新，將信息技術(shù)充分的應用到醫(yī)院檔案的管理中，使醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化不斷的加強，從而使醫(yī)院的管理水平不斷的提升?，F(xiàn)階段，醫(yī)院要想更好的生存與發(fā)展，就必須要對綜合檔案的信息化加以重視，綜合檔案信息化是醫(yī)院發(fā)展的必然趨勢。醫(yī)院要不斷的加強對醫(yī)院綜合檔案信息化的管理，只有這樣，才能更好的促進醫(yī)院管理水平的不斷提升。
（三）醫(yī)院信息訊儲量方面
信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得醫(yī)療技術(shù)也不斷的提高，如，微創(chuàng)技術(shù)、掃描技術(shù)等新型技術(shù)都得到了普遍的應用，從而使醫(yī)院的綜合檔案信息存儲量不斷的擴大，信息化檔案的存儲密度要高于紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案由于記錄的信息比較有限，使得檔案的利用率也比較低，而綜合檔案信息化能夠儲存大量的信息資源，而且有利于查找與借鑒，具有直觀性、與易操作性等特點，使得檔案的利用率不斷的提高，從而促進醫(yī)院檔案的管理水平不斷的提高。 三、綜合檔案信息化對醫(yī)院檔案管理的作用
（一）有助于醫(yī)院管理效率的不斷提高
檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理過程的自動化，如檔案歸檔、統(tǒng)計分析等，以醫(yī)院中的OA系統(tǒng)的應用為例，實現(xiàn)了電子文件的一體化管理，這樣就可以較少檔案管理工作人員工作量，也節(jié)約了工作時間，對于一些繁瑣的文件的處理也比較簡單，從而使醫(yī)院檔案管理的效率有所提高。OA系統(tǒng)涉及的范圍比較廣，如行政后勤、科研等醫(yī)院中的各個部門的工作，各種類型的文件檔案都可以實現(xiàn)電子化，通過網(wǎng)絡進行資源信息的共享，不僅節(jié)約了紙張與打印的成本，也節(jié)約了一些人力，綜合檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的應用，促使了醫(yī)院管理效率的不斷提高。
（二）有助于醫(yī)院服務水平的不斷提高
綜合檔案信息化有助于醫(yī)院服務水平的不斷提高，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：
一是，促使檔案查詢效率的提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要親自去現(xiàn)場才能查詢，而且還要親自的在眾多的柜架上去翻找，不僅浪費時間，而且也很不方便，而信息技術(shù)的應用，就可以很便利的去查找，通過檢索關(guān)鍵詞，信息系統(tǒng)會自動的顯示。尤其是一些病情案例這樣的檔案，不僅綜合性較強、規(guī)模也比較大，在信息化的條件下就可以準確的查找，有效的縮短了查找的時間。
二是，滿足多樣化的利用需求。檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案數(shù)字化的利用與存儲，如電子病歷、檢查報告等，數(shù)據(jù)處理能力比較強，目錄數(shù)據(jù)的輸入可以使一次性的，也可以使多次性的，這就使得各個科室可以對檔案進行多角度的檢查，滿足了多樣化的檢索需求。如，醫(yī)院的一些相關(guān)的文檔進行歸檔后，設置查閱權(quán)限，通過用戶名與密碼就可以在各個醫(yī)院工作站進行查閱，為臨床的診治提供了準確的依據(jù)。
（三）使檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)不斷的提高
綜合檔案信息化從檔案技術(shù)、系統(tǒng)設計、檔案開發(fā)在不斷的變化，這就要求檔案工作人員在不斷的加強自身的業(yè)務知識，不斷的優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握新型的技術(shù)能力，不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，只有這樣，才能適應信息化檔案管理的需求。
總結(jié)：
信息技術(shù)的不斷發(fā)展，給檔案管理工作帶來了便利，也給檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)，因此，就必須要不斷的創(chuàng)新檔案管理的方法，不斷的提高對信息化檔案管理的重要程度，檔案管理工作人員要掌握新型的信息技術(shù)能力，將綜合檔案信息化應用到醫(yī)院檔案管理中，使綜合檔案信息化成為醫(yī)院規(guī)范管理、提高服務質(zhì)量、增強競爭力的重要工具。
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檔案管理現(xiàn)代化建設是在信息時代背景下提出的，它是以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的。接下來就醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化所要完成的要素進行分析。
（一）醫(yī)院運用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理
這里所指的的現(xiàn)代化技術(shù)指的是計算機信息技術(shù)。醫(yī)院運用現(xiàn)代化技術(shù)進行檔案管理，指的就是醫(yī)院將各種先進的計算機信息技術(shù)運用到檔案的記錄、存貯、整理、加工查找、交流等各個方面。同時，根據(jù)計算機信息技術(shù)的特點對當前的檔案管理工作進行改進，以便能夠與計算機信息技術(shù)進行更好的結(jié)合。醫(yī)院利用先進的計算機技術(shù)完成檔案管理工作，從而達到實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的目的。
（二）醫(yī)院的檔案管理工作人員需要掌握現(xiàn)代科技知識
檔案管理現(xiàn)代化必然會引起檔案管理領域中的一系列的變化，例如技術(shù)革命或技術(shù)變革等等。同時，由于各種先進的現(xiàn)代化技術(shù)的應用，也使得醫(yī)院的檔案管理工作人員變得更加難以適應。因此，要推進醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設，其中一個重要的要素就是讓醫(yī)院的檔案管理工作人員掌握先進的現(xiàn)代科技知識。檔案管理工作人員首先應該掌握的就是計算機技術(shù)。如今技算計技術(shù)已經(jīng)成為了檔案管理現(xiàn)代化的基礎，醫(yī)院的檔案管理人員只有掌握了計算機技術(shù)，才能夠更好的利用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理。同時醫(yī)院還必須要對檔案管理人員的檔案管理基礎知識進行及時的更新。
（三）實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化
在21世紀，將各種資源與信息進行數(shù)字化已經(jīng)成為了現(xiàn)代化建設的主要核心。檔案管理現(xiàn)代化，就必須要是實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，只有這樣才能夠讓醫(yī)院的檔案管理工作與時俱進。要實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化就必須要建立起相應的規(guī)范與標準，同時還需建立起相應的信息平臺，只有這樣才能夠促進檔案信息資源的共享與利用，推進醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進程。
（四）需要建立起科學的管理機制
要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，就必須有科學管理作保證?？茖W管理是檔案信息化管理的基本保證,沒有先進的管理就不會有管理工作的現(xiàn)代化，因此必須要建立起科學的管理機制。醫(yī)院的檔案管理部門要建立自動化工作的組織機構(gòu)或配備必要的人員，對檔案管理現(xiàn)代化建設有關(guān)的問題進行深入地研究和論證。
二、進行檔案信息化建設的建議
（一）新時期，需要對檔案管理觀念進行更新
在這個信息時代，檔案管理信息化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢，而要推進檔案管理信息化建設，首先就必須要從思想觀念上進行重視。作為醫(yī)院的檔案管理人員，就必須要在更新自己的知識時，樹立起良好的服務觀念以及開發(fā)檔案的新觀念。如今，很多行業(yè)所競爭的不僅僅是產(chǎn)品的質(zhì)量，同時也在競爭服務。醫(yī)院的檔案管理如今也必須要樹立起良好的服務意識，不能在停留在原來的思想上。為此，醫(yī)院檔案室必須要對醫(yī)護人員對知識以及信息的需求進行調(diào)查了解，并根據(jù)調(diào)查的情況加大相關(guān)知識、信息的收集、整理等工作力度，積極的為醫(yī)院的發(fā)展貢獻自己的力量。同時還必須讓檔案管理人員逐步的從傳統(tǒng)的工作模式過渡到檔案信息中心的工作模式上來，并在此過程中提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，促進醫(yī)院檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。
（二）重視對硬件設施建設的投入
如今，各行各業(yè)都在推行無紙化辦公，進行無紙化辦公其最基本的就是需要各種硬件設施作為支撐。檔案信息化管理，從某種意義上來說就是實現(xiàn)檔案管理的無紙化辦公。那么在檔案管理信息化建設的過程中，醫(yī)院就必須要建設各種電子計算機、縮微復制設備以及各種先進的信息化庫房管理設備，這些都是檔案管理信息化建設的基本條件。目前，這些先進的設備只有在一些大中型城市中的醫(yī)院檔案室有配置。但是檔案信息化管理還要涉及到將各種檔案資源在網(wǎng)絡上進行共享，這就使得僅僅在幾個城市、地區(qū)擁有這樣的硬件設施還無法滿足要求。要實現(xiàn)真正意義上的檔案管理信息化就需要全國的醫(yī)院檔案室都能夠?qū)崿F(xiàn)硬件設施上的同步與完善，最后實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案資源進行共享。
（三）加大投資款項，滿足檔案信息化建設
信息化加快，促使醫(yī)院檔案軟件需要時刻更新。鑒于醫(yī)院檔案需要以信息化的手段對醫(yī)院各項檔案的物、事、人進行全程記錄。為此可基于檔案生命周期進行相對加大投資款項，使檔案管理信息化生命周期保持在最佳勢頭，如引入信息化軟件、使用各種軟件管理工具、周期查看當前硬軟件情況，建立信息化檔案運營機制等，如此一來就保證了醫(yī)院檔案管理信息化的進程，隨時為醫(yī)院服務。
（四）提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應用水平
隨著社會的發(fā)展，各種信息量的產(chǎn)生速度已經(jīng)不是以前的時代可以比擬的。而信息量的大量增加也為醫(yī)院的檔案工作帶來了新的特點與新的要求。如今醫(yī)院的檔案數(shù)量急劇增加，檔案的種類也越來越繁多，檔案的利用也發(fā)生了巨大的改變，不僅利用的數(shù)量、范圍、深度發(fā)生了巨大的變化，其時效性的要求也越來越高。這些變化都是傳統(tǒng)的檔案管理方法以及技術(shù)所無法適應的。因此，要積極地提高各種現(xiàn)代化管理技術(shù)以及方法的應用水平。
為此，必須要進行以下幾方面的工作：首先，醫(yī)院必須要實現(xiàn)檔案管理的標準化以及規(guī)范化。要推進檔案管理的信息化建設，就必須要做好檔案管理的標準化以及規(guī)范化管理，讓這兩者之間能夠相輔相成、互相促進。其次，是要醫(yī)院能夠積極地應用現(xiàn)代化管理方法，讓檔案管理更加的科學、高效和系統(tǒng)，能夠為醫(yī)院領導或醫(yī)護人員的決策以及科學研究等提供更加準確的、有效的服務。最后，是要醫(yī)院積極地將計算機與檔案管理工作進行有機的結(jié)合。因為計算機的應用是檔案管理信息化建設的重要物質(zhì)基礎。
（五）加強檔案信息化人才培養(yǎng)
檔案人才是知識管理型人才。檔案信息所具備的知識性與檔案管理工作本身的專業(yè)性決定了檔案管理人員所從事的工作是一種知識性的勞動。檔案工作人員的素質(zhì)會直接的影響到檔案信息化建設。醫(yī)院的檔案管理信息化建設具有很強的技術(shù)性，這就要求檔案管理人員重新審視自己的知識結(jié)構(gòu)，認清自己是否具備運用各種先進的檔案管理工具、高效并準確獲取各種醫(yī)護檔案信息以及其他的相關(guān)的檔案管理所需要的的能力。
如今，很多的醫(yī)院檔案管理工作人員都不具備這些綜合能力，他們要么是能夠運用各種先進的檔案管理工具而缺乏檔案管理能力，要么就是具備檔案管理能力卻不具備運用各種先進的檔案管理工具的能力。為此，醫(yī)院必須要為他們創(chuàng)造出一個好的學習環(huán)境，鼓勵他們參加各種培訓，努力的提高自己各方面的能力。
