發(fā)布時間：2023-03-16 15:56:52
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的文件檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
為拓展檔案館業(yè)務，深圳市檔案館于2004年5月成立了全國首個文件檔案服務中心（下簡稱文檔中心）。它拓展了國內早期文件中心的職能，承擔了文件移交單位從整理、鑒定到保管及提供利用的全過程工作，以及協(xié)助檔案行政管理部門對文件移交單位的業(yè)務指導和監(jiān)督工作等。隨后，各地也相繼開展了機關事業(yè)單位半現(xiàn)行文件集中管理工作，文檔中心在各地紛紛成立。2010年9月，國家檔案局副局長李明華在全國文件（檔案）管理中心工作座談會上指出：“統(tǒng)一集中管理各機關形成的文檔，是新形勢下創(chuàng)建機關檔案工作新格局的新思路、新嘗試。建立文檔中心，整合機關文檔資源，實行集約管理，適應了社會主義市場經濟發(fā)展需求，是檔案部門貫徹落實科學發(fā)展觀、推進管理體制改革和工作機制創(chuàng)新的重要舉措，是提高機關工作質量和效率的迫切要求，是推動檔案事業(yè)安全、協(xié)調、可持續(xù)發(fā)展的時代要求。”
2文檔中心業(yè)務外包實踐
目前，檔案界對文檔中心的定位不盡相同，對文檔中心定位的認識也在發(fā)生變化。隨著理論與實踐的發(fā)展和成熟，學者和檔案部門對文檔中心定位的認識逐步趨于統(tǒng)一，即其主要職能是負責行政中心內機關事業(yè)單位檔案業(yè)務指導、接收、保管和向檔案館移交工作，承接了檔案行政管理機構的業(yè)務指導職能和機關檔案室的檔案保管職能，是處于機關事業(yè)單位和檔案行政管理部門的中間機構，是一個特殊的政府性的檔案業(yè)務外包服務提供機構。
2.1文檔中心與機關檔案室的業(yè)務外包關系
文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內的機關事業(yè)單位不再設立檔案室，原來由機關事業(yè)單位負責的檔案保管、統(tǒng)計、利用及移交工作轉由文檔中心統(tǒng)一負責。有些地方（如北京市海淀區(qū)）文檔中心成立后，集中式辦公區(qū)域內機關事業(yè)單位甚至不再設立專職檔案人員，只配一名兼職人員負責歸檔文件收集工作，文檔中心負責歸檔文件從整理、編目到保管、利用的全過程工作。因此，文檔中心和各機關檔案室之間是一種業(yè)務外包關系。
2.2文檔中心與檔案行政管理部門的業(yè)務外包關系
文檔中心除了承接各機關事業(yè)單位檔案室的相關檔案管理工作外，還對集中辦公區(qū)域內機關事業(yè)單位承擔著一定的業(yè)務指導及監(jiān)督職責。在文檔中心成立前，集中辦公區(qū)域內機關檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督職責由當?shù)貦n案行政管理部門負責，文檔中心成立后，檔案行政管理部門業(yè)務指導和監(jiān)督工作的重點轉移到這些機關及事業(yè)單位以外。因此，文檔中心和檔案行政管理部門之間也是一種業(yè)務外包關系。
3文檔中心法律地位和職能定位
3.1文檔中心的現(xiàn)實困境
隨著我國社會主義市場經濟不斷發(fā)展和完善，政府職能逐步轉變，“小政府、大社會”已成為機構改革的發(fā)展方向和目標。檔案行政管理部門由于專業(yè)優(yōu)勢，首先提出了創(chuàng)新機關檔案管理的思路并付諸實踐，于是文檔中心應運而生。也正是因為其最初由檔案行政管理部門首先提出，文檔中心一經成立就成為檔案行政管理部門的內部機構，與當?shù)卣案鳈C關關系不大，隨之而來的是文檔中心在機構定位、人員編制、管理職責、經費來源等方面問題長期未得到解決。如2012年，四川省瀘州市檔案局在總結文檔中心運行情況時指出，文檔中心限于檔案部門自身下達和完成任務，各級黨委、政府對此項工作還不夠重視和支持，各機關事業(yè)單位也不夠了解和主動。各地文檔中心實踐中存在的主要問題是：其一，由于文檔中心成立時定位過低，依附于檔案行政管理部門，沒有受到應有的重視，人員編制普遍較少，財政經費不足，致使文檔中心開展各項工作顯得力不從心。其二，由于文檔中心事實上是檔案行政管理部門的內部機構，檔案行政管理部門不僅要繼續(xù)做好業(yè)務監(jiān)督、指導及檔案接收、保管工作，還要增援文檔中心所面對的機關檔案業(yè)務工作，工作量很大，常感力不從心。其三，各機關從檔案業(yè)務工作中解脫出來，體驗到了文檔中心帶來的益處，但逐漸淡忘了自身責任，檔案意識有所減弱?？梢?，如今文檔中心管理模式的優(yōu)勢并沒有得到凸顯，文檔中心面臨的處境不僅給檔案行政管理部門帶來了巨大的壓力，而且不但文檔中心管理模式的優(yōu)勢沒能得到凸顯，長期下去，也將對機關檔案業(yè)務工作造成不利的影響。當然，我們不能因此而否定文檔中心的創(chuàng)新管理思路，更不能倒退回原有的機關檔案室管理模式，我們要做的是分析其原因，并對文檔中心的法律地位、行政隸屬關系、工作職能、管轄范圍等進行重新梳理和定位。
3.2文檔中心的法律地位
檔案界對文檔中心法律地位的認知有以下幾種：第一，應定位為檔案行政管理部門的下屬機構，依附于檔案行政管理部門；第二，應定位為政府的直屬機構，業(yè)務上接受同級檔案行政管理部門指導；第三，應定位為獨立的企業(yè)法人。從目前國內各地文檔中心實踐看，第一種觀點被檔案行政管理部門普遍認可，如深圳市文檔服務中心、太倉市機關文檔管理中心、重慶市北碚區(qū)文檔中心等均為檔案局下屬機構。然而這種實踐已經給檔案行政管理部門帶來了尷尬。第三種觀點直接受歐美國家商業(yè)文件中心實踐的啟發(fā)，但忽視了國內文件、檔案管理工作的實踐和背景，文件中心這種半現(xiàn)行文件管理模式可以借鑒，但不能照搬。國內文檔中心的工作對象是機關檔案，文檔中心的成立是一種政府行為，不同于社會上的一般檔案服務外包企業(yè)，不宜直接推行社會化?；趯鴥任臋n中心與機關檔案室和檔案行政管理部門之間的業(yè)務外包關系分析，結合各地文檔中心實踐，本文比較認同第二種觀點，即文檔中心為政府直屬機構，擁有獨立法人資格，在業(yè)務上接受檔案行政管理部門指導。其優(yōu)勢在于：一是文檔中心更能得到政府及各機關的重視，以便在人員編制、經費等方面得到更大支持；二是能夠厘清文檔中心、機關檔案室和檔案行政管理部門之間的職責，發(fā)揮文檔中心創(chuàng)新優(yōu)勢，促進檔案事業(yè)協(xié)調發(fā)展；三是有利于強化文檔中心對各機關事業(yè)單位檔案管理的力度，更好地開展檔案接收、保管及提供利用等各項業(yè)務工作。
3.3文檔中心的職能定位
雖然當前企業(yè)內部的信息處理網(wǎng)絡得到了較大程度的進步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業(yè)還沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強力的系統(tǒng)和技術支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒能根據(jù)檔案管理工作的實際情況及時完善，也會降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學化、創(chuàng)新化發(fā)展。
二、促進檔案管理科技建設創(chuàng)新的策略
1.轉變觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視度
企業(yè)管理者及檔案人員要轉變傳統(tǒng)的企業(yè)經營管理，將提高檔案管理工作的科技建設和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點內，充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領導要發(fā)揮引導作用，要與時俱進，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業(yè)內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎設施建設，完善管理設備，建立科學化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質，加強與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進的管理經驗，增強自身的工作責任感。
2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度
健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質量，促進企業(yè)檔案管理科學化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構建檔案管理相關制度時，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達到國家規(guī)定的標準，做到有法可依。同時，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產服務要求，通過與企業(yè)各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進行針對性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學化和創(chuàng)新化。
3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理
網(wǎng)絡化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發(fā)展，機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術人員和檔案人員即可實現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業(yè)的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計算機規(guī)定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設創(chuàng)新工作，必須加強電子檔案和電子文件管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。
三、結語
關鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理
中圖分類號： G276 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01
電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質文件內容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質文件一旦形成原件中所含的內容和形式特征就不會發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發(fā)生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。
電子文件管理系統(tǒng)本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于收集、積累階段就在網(wǎng)絡系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過網(wǎng)絡系統(tǒng)的自動記錄功能記錄有關信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已經總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點：
一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。
二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同
電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。
三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異
電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發(fā)展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。
四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同
因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應的分類號，根據(jù)上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。
五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同
只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應盡的職責。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認為還應該從以下幾個方面入手：
（1）從電子文件的收集、積累基礎工作入手。
（2）嚴格電子文件的歸檔管理。
（3）健全電子文件的檢查審核制度。
（4）規(guī)范公文制作和控制程序。
（5）加強電子文件軟、硬件設施管理。
在城市建設中，會存在一定的痕跡，人們可以從城市建設中感受城市的魅力，城市立體真實的還原了所屬文化，標志性建筑能夠反映出城市的文化，及其當時的城市理念，經過時間的推移，不同時代的理念匯總，成為城市獨有的文化。城建過程中會形成城市檔案，其真實的記載了城市建設中的不同文化，人們對城市文化的了解，并非簡單的了解城市外貌，更要深入挖掘其內涵，城建檔案則能夠幫助人們更好的了解這些城市文化。
1 城市文化內涵及其與城建檔案管理的關系
1.1內涵
城市，就如同一本打開的立體的書，其風貌能夠表現(xiàn)出城市文化的本質。城市精神風貌，涵蓋的內容比較多，是由包含物質環(huán)境與人文素質體現(xiàn)的精神面貌等在內的城市整體綜合素質工程。其中，（1）、硬件因素，主要是城市體現(xiàn)出的物質的、人為的、直觀性強的風險，是物質文明時間與空間的有機整合，也是人?日常生活的舞臺，充分體現(xiàn)了人類的聰明才智與創(chuàng)造能力。其主要包含城市建設群、道路鋪設、交通體系、工藝雕塑、活動場所、植被綠化、環(huán)境建造、通訊設備的完善、文化體育硬件設備的建造、公益環(huán)境設施、城市空間規(guī)劃及群眾日常娛樂活動場所。（2）、軟件因素，主要是內涵，包含精神層面的，可以通過感官體會到的熏陶與陶冶情操的人文環(huán)境。人文環(huán)境又可細分為歷史傳承、文化傳統(tǒng)積淀、民情風俗傳播與感染、城市文化理念的認識、道德展現(xiàn)、文娛活動的豐富性、全民素質教育、義務教育水平與等級、價值觀、社會風氣與輿論導向、群眾間的和諧相處、城建的合理規(guī)劃、綜合治理水平、設備的智能化與先進化，信息流通與獲得的及時性、文化感染力程度。
1.2城建檔案管理與城市文化的關系
城建檔案，主要是對城市建立與完善中各項工作包含的文化要素的記錄，其自身涵蓋了豐富法內容，在城市精神文明建設，具有非常重要的作用。城建檔案，是對城市政治、經濟、科技與文化等方面發(fā)展水平與時代差異的表現(xiàn)，一個城市的城建檔案，體現(xiàn)了這個城市的豐富文化資源與底蘊，也是非常重要的城市歷史文化遺產。在城市文化建設中，有計劃、組織及規(guī)范化的城建檔案管理，有條不紊的記錄城建各個環(huán)節(jié)，并保存好，為城市文化建設的科學穩(wěn)定發(fā)展，奠定良好基礎。
2 城市文化建設中，城建檔案管理發(fā)揮的作用
隨著城建檔案資源的不斷豐富、形式多樣、保存與傳播的電子信息化水平日益提高，城建檔案管理的潛在文化建設功能日益明顯。通過合理開發(fā)與利用，在城市文化建設中，充分發(fā)揮城建檔案管理作用。“以史為鑒、存史育人”，城建檔案管理，可以引導人們更好的認識城市進步與發(fā)展，向世界展示自身的文化層面。在城建檔案資源開發(fā)中，發(fā)掘與城市文化建設相匹配的內容，并加強宣傳與利用，推動城市文化建設發(fā)展的基礎上，便于社會各界更好的認識城建檔案，從而充分發(fā)揮城建檔案工作對城市文化建設的作用。對城市發(fā)源建造及其溯源進行研究，利用宣傳教育、文物展覽、直觀的音視頻文件或宣傳片的支座，加深人們對所在城市文化知識的印象，更加熱愛城市，這些宣教活動的作用是不容忽視的。
3 通過城建檔案加強城市文化建設的策略
3.1加強檔案編制與研究
對于城建檔案編研，要嚴格依照相應的專題，合理挑選、分析、研究、綜合、編排及評價等手段分析城建檔案相關內容，編輯資料，進行城建服務的研究工作。將原本分散、專業(yè)性強的城建檔案信息集中起來，使之系統(tǒng)與通俗化，將生硬的文化與圖片轉換為大眾喜聞樂見的產品。同時，加強城建檔案信息化建設，拓寬群眾城建檔案的使用渠道，充分發(fā)揮其文化效益。
3.2加強交流與宣傳教育
在新時期，文化理念推陳出新，通過價值表現(xiàn)其魅力，文化競爭應運而生，文化沖突也不斷出現(xiàn)。而文化沖突問題的解決，離不開整體文化的協(xié)調。整體文化是對文化，只有認同城市，才能更好的與文化相融。城建檔案通過文字或圖片記錄了城市文化的發(fā)展，很多城市不熟悉本城市原有面貌，城市檔案的作用也就不言而喻的。在檔案記錄中，群眾可以明白的了解建筑意義，或城市過去的樣子，產生心理共鳴，以此增強市民對城市的認同感。城建檔案館的責任主要是引導群眾了解城市的舊貌，在為群眾展示城市文化過程中，可以借助展覽或放映技術，宣傳城市文化，還可選擇市民喜歡的方式，合理利用檔案館中的豐富資源，為城市居民耐心的宣傳城市文化。
3.3對聲像檔案資料加強收集
在城建檔案管理中，聲像檔案也是非常重要的內容，其記錄了城市的規(guī)劃、建設與管理過程的重大活動與事件，記錄了有歷史意義的建筑、構筑、名勝古跡及市容市貌，記錄了城市的地理封錨特征，城鄉(xiāng)建設前后風貌、景觀、城市變遷與社會風情等。對于歷史古建筑，或可能消失的城市風貌，甚至居民生活習俗，城建檔案館可主動向民間征集，或利用聲像技術將其固定并保存好，做好城市文化變遷的記錄。相較之氣體形式的城建檔案，聲像檔案更加直觀，完善的記錄了城市風貌。
據(jù)美國的一家數(shù)據(jù)研究機構統(tǒng)計和預測，1998年美國的Email使用者每天發(fā)送500萬條Email信息，而這一數(shù)據(jù)在1994年僅僅是50萬條，據(jù)預測，到2002年這一數(shù)據(jù)將達到15億條。1998年，該國的一家位于舊金山的網(wǎng)上職業(yè)公司發(fā)現(xiàn)他們每個星期收到的Email比電話多得多，達到1000條。這迫使該公司不得不思考該如何管理電子郵件。這家公司在美國名不見經傳，由此可以想見電子信息是以一種什么樣的規(guī)模充斥著現(xiàn)代化的機構。因此西方國家的檔案工作者提出“職能鑒定”，強調分析文件所反映的“職能”比分析文件的“內容”更重要；考慮機構的哪些職能活動、哪些工作更重要，并把相關的文件保存下來，比逐件的閱讀文件本身更有效。這個例子只是說明“職能鑒定”的基本思路。實際上，我們后面還會討論，雖然電子文件的產生是“職能鑒定”得以提出和實現(xiàn)的契機，但“職能鑒定”中所包含和體現(xiàn)的思想?yún)s要豐富得多。
一、職能鑒定法形成的四個原因
一檔案理論的思想基礎從國家模式到社會模式的轉化
有關鑒定的理論最早見于英國的希拉里·詹金遜于1922年寫成的《檔案管理手冊》。在這部書中，他提出“檔案是公共憑證的道德捍衛(wèi)，檔案工作人員的信條是憑證的神圣性不可侵犯。”希拉里·詹金遜認為，文件是行政活動和事務處理的原始憑證。不能有非形成者的人為干預，否則會損害文件的原始憑證性，所以他提出，不應由檔案人員鑒定文件，檔案人員的職責是保管檔案而非制造檔案，他提出應由文件的形成者從事減少大量堆積文件的工作，只有行政官員才是選留和銷毀文件的唯一人。希拉里之后的許多檔案工作者都曾經對他的有關鑒定執(zhí)行者的觀點提出過異議，由于給予行政人員較多的信任和權利，并且不存在某種監(jiān)督的措施，使得行政人員可能出于一己私利或小集團的利益而故意銷毀或剔除那些對其不利的文件。有關學者認為，這種觀點走入極端，會導致行政意志和國家意志塑造檔案。
二十世紀四、五十年代，面對激增的機關文件，美國的檔案工作者開始積極地尋找管理現(xiàn)代檔案的方法，其中T·R·謝倫伯格在《現(xiàn)代檔案——原則與方法》1956年中發(fā)展了美國當時另幾位檔案工作者的觀點：檔案工作的重點已由保管文件轉變?yōu)樘暨x適合保管的文件，并提出了檔案鑒定的標準。謝倫伯格認為，檔案只是檔案人員從大量原始文件整體中選出的適于保存的極小部分，鑒定時主要應關注檔案從屬價值中的情報價值。情報價值反映了研究者的利用需求，因此可以看出這一鑒定觀點也就意味著，以歷史學家的實際利用需求或預期利用需求，作為檔案鑒定的最重要的標準。這種鑒定理論也并未在檔案界達成共識，有的學者認為這樣會使檔案館藏只能滿足狹隘的研究需要，無法廣泛地反映人類生活的方方面面。更嚴重的問題是，“利用決定論將破壞文件在其形成者業(yè)務活動中形成的有機聯(lián)系”。
“形成者鑒定論”和“利用決定論”是檔案學鑒定理論發(fā)展中的兩個具有代表性的觀點。從中可以看到傳統(tǒng)檔案鑒定理論具有兩個鮮明的特點，其一是傳統(tǒng)鑒定理論著重于檔案價值的鑒定，即主要研究檔案有用性的鑒定；其二是傳統(tǒng)檔案鑒定理論和方法主要來源于對檔案價值主體的確認。傳統(tǒng)檔案鑒定理論主要由三部分組成：鑒定標準、鑒定主體和鑒定方法，其中鑒定標準尤為重要，鑒定主體和鑒定方法的確立都圍繞著如何最優(yōu)地執(zhí)行這項標準而展開，而檔案鑒定標準取決于檔案價值主體的需求。從這一角度出發(fā)來觀察兩種傳統(tǒng)的鑒定理論，可以發(fā)現(xiàn)，他們所關注的與檔案這一客體發(fā)生關系的主體并不一樣。希拉里·詹金遜強調檔案對行政管理的憑證作用，因此他主張由行政官員制訂鑒定標準并執(zhí)行檔案的鑒定，而T·R·謝倫伯格強調檔案對歷史研究者的情報價值，主張檔案工作者依據(jù)研究者的利用需求來鑒定檔案的價值。希拉里和謝倫伯格的鑒定理論的本質區(qū)別正在于價值主體的不同。那么這兩種價值主體就代表了檔案價值發(fā)揮的全部的潛在“市場”嗎隨著檔案學理論的不斷發(fā)展，回答自然是“不”。
正如T·庫克所言：“本世紀檔案論述的主題是，根據(jù)國家檔案概念建立起來的以司法——行政管理為基礎的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎上的社會——文化檔案概念的變革?！彼酉聛碛肿髁烁鼮樯羁毯途唧w的闡述：“從荷蘭學者所處的時代到詹金遜、卡薩諾瓦時代，直至美國注重政府文件管理的時代，檔案事業(yè)在傳統(tǒng)上是由一個國家建立，為這個國家服務，作為該國政治結構和機構文件的組成部分。檔案理論因此在國家理論、模式和概念中建立了合法地位。現(xiàn)在情況不同了，20世紀末期公眾對檔案的認識，或至少對用納稅資金建立起來的檔案館的認識已經發(fā)生了根本變化，即檔案現(xiàn)在是‘屬于人民、為人民服務、甚至通常由人民管理’。在普通公民看來，檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人權益，而且更多的還應該為他們提供根源感、身份感和集體記憶?！碑斍霸谖鞣桨l(fā)達國家檔案界普遍存在的這種“社會檔案”觀念是受五、六十年代以來的“后現(xiàn)代主義”的影響，“后現(xiàn)代主義”反對權威、否定中心的個性正是檔案理論思想基礎從國家模式到社會模式的變革的哲學根源。
檔案理論基礎的變化，全新地確認了檔案價值主體——不再是機構內部的工作人員和歷史研究人員，而是社會中的全體公民。這種價值主體的改變毫無疑問會深刻地影響檔案價值鑒定理論，最初是德國的漢斯·布姆斯在60年代末期，開始強調社會應確定自身的價值，檔案必須如實地反應這些價值，檔案價值不應該取決于詹金遜所說的行政官員，也不應該取決于謝倫伯格所說的歷史學家，而是取決于人民大眾。他強調，“公眾和公眾輿論可以使檔案鑒定合法化，并且可以為檔案鑒定提供基本的準則?！彼栒贆n案工作者通過歷史地研究公眾輿論來發(fā)現(xiàn)檔案的這種社會價值，并將這種價值用于文件鑒定。這是一個華麗而充滿魅力的口號，但很遺憾，它并不具有指導鑒定活動所應有的可操作性。1991年，布姆斯在經過長期的思考和研究之后，提出“文件的社會價值最好不是直接通過對社會動力和公眾輿論的研究確定，而應間接地通過了解那些為實現(xiàn)社會需求和愿望的重要文件形成者的職能來判斷?！卑凑者@種新的方法，鑒定的標準從復雜的社會價值、問題或趨勢轉變?yōu)橛晌募纬烧呗毮茱@示出的文件來源。
二文件數(shù)量的激增
有關職能鑒定的提出，檔案學思想基礎的變化是重要的，然而不是唯一的?，F(xiàn)代管理機構中日益形成的如‘雪崩’一般的文件漸漸使文件和檔案工作者招架不住了，我們已經不可能逐件地去鑒定每一份文件、案卷，這樣的工作會象一個“黑洞”吞噬文件和檔案工作者全部的精力。因此，早在1957年德國的一次檔案年會上就有人建議，機構應該依據(jù)其職能的重要性而選擇保管他們產生的文件，劃分文件產生機構職能的級別而非鑒定每一份文件的觀點形成了。當時情況下有學者認為，這是一種逃避的方法，因為這被認為是面對大量文件感到無助時的對策。檔案工作者想通過決定文件形成者的重要程度，處置掉非重要機構的文件，來減少紙張的數(shù)量。不論這種情況是否反映了檔案及文件工作中可能出現(xiàn)的被動局面，它——文件數(shù)量的巨增，確實構成了“職能鑒定理論和方法”產生的又一大驅動力。
三越來越多的文件產生于機構的協(xié)作活動中
社會機構的穩(wěn)定性日益削弱而且特定社會活動中不同機構之間的聯(lián)系也日益密切和復雜，職能鑒定的觀點也適應了這樣一種狀況。從這一角度提出職能鑒定的代表人物是美國的海倫·塞穆爾斯，她早期從事大型科技項目文件的處理，這些項目形成的文件分散在政府部門、大學、企業(yè)和公司中，在這種情況下，以機構為核心，以單份文件為對象的傳統(tǒng)鑒定法帶來的是四分五裂和不完善的檔案。因此，她設想通過“文獻戰(zhàn)略”，一種多機構的，以研究為基礎的分析，將眾多檔案館的鑒定活動結合在一起，使檔案文件反映社會的主要論題、問題、活動或職能的方法來妥善解決現(xiàn)代復雜機構的龐大文件的問題。
四電子文件的產生
如果說以上的三方面的原因驅動我們采取一種與傳統(tǒng)鑒定理論完全不同的視角的話，那么，它們的功勞確實也只能描述到這種程度，沒有電子文件的出現(xiàn)和對其鑒定活動的研究，“職能鑒定”方法可能只是在一種觀念層次上“徘徊”，電子文件使我們把問題看得更清楚，同時電子技術也賦予“職能鑒定”以更強的可實現(xiàn)性。
電子文件的性質和數(shù)量對鑒定的影響表現(xiàn)在以下幾個方面：
1電子文件的數(shù)量是如此的龐大，比爾曼和海茲喬姆都認為，審視100％的文件，只為了挑選其中不足3％的文件保存下來，效率不高。
2電子文件產生分散，一個龐大機構內部將會有多個業(yè)務管理系統(tǒng)，而且由于業(yè)務活動彼此之間協(xié)作的頻繁，一份電子文件很可能是由不同系統(tǒng)之中的數(shù)據(jù)瞬間聯(lián)結而成的，這樣，不從更宏觀、更抽象的角度把握這些系統(tǒng)中產生的文件，而進入每個系統(tǒng)中對具體的文件執(zhí)行“內容審查”式的鑒定方法是不可行的。
3電子文件大多呈虛擬狀態(tài)，而且很多文件可能時刻與一個動態(tài)的數(shù)據(jù)庫相連，這種情況下，仍采用傳統(tǒng)的逐件鑒定的方法就會象一只永遠在追趕自己尾巴的貓。
4也就是最重要的原因，電子文件的鑒定要求在文件產生之初就完成，我們面臨的更為嚴峻的問題可能不是害怕被巨量的文件淹沒，而是意識到可能根本不會有文件被送來鑒定?，F(xiàn)有的許多系統(tǒng)都具有動態(tài)刪除和更新數(shù)據(jù)的功能，另外，對于許多通過瞬間邏輯聯(lián)結形成的虛擬文件，這些文件都是瞬間即逝的，如果不在系統(tǒng)設計之中就嵌入檔案管理的要求，不把鑒定的標準作為系統(tǒng)程序的一部分先行輸入計算機之中，那么電子文件即使曾經存在過，也終會流失。電子文件管理研究的專家普遍認為：“檔案保管系統(tǒng)設計階段提供了保證鑒定決策最有效實施的最佳機會”。
因此，有關專家建議，“電子環(huán)境中，文件的鑒定必須在文件產生之初就開始執(zhí)行，鑒定標準甚至應該在文件尚未產生之前，就作為文件保管系統(tǒng)的一部分而存在?！边@樣一種要求的實現(xiàn)必須通過“職能鑒定”來達到，“職能鑒定”根植于對文件產生機構以及其職能活動和工作流程的深刻認識之上，通過分析機構活動的有機聯(lián)系以及機構職能、活動和業(yè)務的重要性，決定文件的存留，鑒定的標準和結論必須要體現(xiàn)為一套詳細、具體和技術可實現(xiàn)的方案，并最終將這套方案嵌入到文件保管系統(tǒng)中去?！奥毮荑b定是電子文件的鑒定方法”這一觀念已經被普遍地接受。
1血站檔案規(guī)范化管理的必要性
首先血站檔案管理是無償獻血事業(yè)發(fā)展的必要保障。近年來，血液的臨床使用量持續(xù)增加，與此同時血液采集及供給過程中涉及到的原始數(shù)據(jù)需求也日益強烈，若歸檔不及時、資料缺失嚴重，那么將直接影響到臨床應用效果，而血站檔案的規(guī)范化管理能夠對獻血者的基本資料、獻血時間、獻血量等進行詳細的統(tǒng)計，為臨床用血提供參考，同時助推無償獻血事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。其次，血站檔案規(guī)范化管理能夠確保輸血糾紛各方合法權益的實現(xiàn)。近年來，由獻血、輸血引起的醫(yī)療糾紛逐年增多，部分患者輸血中會出現(xiàn)不良反應或感染某種血液傳播疾病等，一旦發(fā)生醫(yī)療糾紛，血站檔案記錄將能夠作為原始檔案對各方責任進行判斷。另外，血站檔案管理能夠為臨床用血尤其是稀有型患者用血提供保障。當出現(xiàn)稀有血型患者輸血時，可以從血站檔案中查詢相關血型記錄，迅速確定合格的獻血者，為患者的治療爭取時間。除此之外，我國《獻血法》明確規(guī)定無償獻血者及其直系親屬能夠享受雙倍免費用血[2]，憑獻血證便能夠享受用血報銷，一旦獻血證丟失，將無法補辦。而通過血站檔案查閱則能夠查詢到獻血者的相關信息，為獻血者提供便捷的服務。
2血站檔案管理中存在的問題
2.1檔案管理意識薄弱
大部分血站檔案管理部門在檔案收集管理過程中，對檔案工作缺乏正確的認識，在檔案管理制度、管理手段以及管理模式等方面均存在著較大的問題，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，這直接造成了檔案信息資源開發(fā)效率低、利用率低等現(xiàn)象。
2.2檔案管理制度不健全
目前，我國的血站檔案管理普遍呈現(xiàn)出管理分散、信息資源整體性不強等特點，這很大程度上是由于管理制度不健全造成的。部分血站盡管建立了統(tǒng)一的檔案管理制度，然而更多是沿用醫(yī)療機構檔案管理模式，實用性不強。另外，部分采供血人員在具體的工作中責任意識不強，容易出現(xiàn)填寫錯誤、資料填寫不完善等現(xiàn)象，為檔案使用者帶來了極大的不便。
2.3檔案信息化管理水平低
當前，大部分血站檔案管理工作未納入到行政預算中，血站對檔案室設備及網(wǎng)絡化建設等的投入不足，大部分還停留在傳統(tǒng)的單機整理模式，不僅信息量少，而且制約了檔案的綜合利用與開發(fā)。一方面檔案管理信息化設備價格較高，血站內部所投入的預備預留資金少，制約了采購工作的開展；另一方面血站采購人員對信息設備了解不足，所采購的設備整體質量不高，阻礙了檔案信息化建設。
2.4檔案管理人員素質有待提升
網(wǎng)絡信息化時代，血站檔案管理工作對管理人員有著較高的要求，然而當前大部分血站檔案管理人員綜合素質不高，理論知識與管理水平有待提升[2]，部分檔案管理人員甚至身兼數(shù)職，無法全身心投入到檔案管理工作中，檔案管理相對混亂。
3血站檔案管理規(guī)范化建設策略
3.1增強血站檔案管理意識
血站檔案管理關系著無償獻血事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展，關系著獻血者、用血者雙方權益的順利實現(xiàn)，血站內部工作人員要充分認識到血站檔案規(guī)范化管理的重要性，深入到血站檔案管理實際工作中，體會血站生存與發(fā)展的重要性[3]。通過講座、集體培訓等向血站檔案管理人員傳達檔案管理工作的意義與價值，提升其責任意識與道德意識，更好地投入到血站檔案管理工作中。
3.2建立規(guī)范的檔案管理制度
血站檔案的規(guī)范化管理離不開領導的支持，相關領導要提升思想認識，結合血站檔案管理工作實際，建立完善的血站檔案管理制度，體現(xiàn)合格、安全、方便、保密等原則，與此同時要定期對檔案管理制度實施效果進行反饋，對存在的不足之處擬定整改計劃，并認真及時予以改進提升，進一步加強檔案長效管理，嚴格執(zhí)行各類檔案法規(guī)制度和管理要求，充分開發(fā)利用各類檔案信息，推動檔案管理與業(yè)務發(fā)展的同步提升[4]。
3.3加強檔案管理信息化建設
基于當前網(wǎng)絡信息技術的不斷發(fā)展，血站檔案管理要與時俱進，從業(yè)務檔案信息入手，加強血站檔案的信息化建設，①要使用新的檔案管理軟件取代原有的單機版管理模式；②要加強三大數(shù)據(jù)庫建設，即目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫建設[5]；③做好檔案開發(fā)利用，積極創(chuàng)建各類編譯材料檔案，充分利用信息資源，提升檔案管理的整體水平，為采供血工作提供高效、便捷、優(yōu)質的服務。
3.4提升檔案管理人員素質
人才是確保血站檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的重要動力，因此必須加強對血站檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員的綜合素質。首先，在招聘檔案管理工作人員時，要結合血站檔案部門的工作實際，選取具有較高專業(yè)能力及業(yè)務能力的人員擔任檔案管理工作，與此同時，要加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓，組織檔案管理人員學習相關的法律法規(guī)與業(yè)務標準，并定期進行考核。另外可以組織參觀優(yōu)秀檔案管理單位，使檔案管理工作人員能夠認識到自身的不足，并加以彌補，確保檔案管理的每一項工作都落實到位
4結語
新時期，社會對血站檔案管理工作提出了更高的要求，血站檔案的規(guī)范化管理直接關系到民生，關系著無償獻血事業(yè)的發(fā)展，更關系著臨床用血的體驗，因此，必須認識到當前血站檔案管理工作中存在的問題，提高思想認識，完善檔案管理制度，加強檔案信息化建設，發(fā)揮血站的社會作用與價值。
作者:鄭萬森 袁遠 韓秀彩 單位:濰坊市中心血站
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關鍵詞：建設單位檔案管理網(wǎng)絡化
前言：
建設單位檔案管理系統(tǒng)是建設單位不可缺少的部分,它的內容對于單位的決策者和管理者來說都至關重要,所以檔案管理系統(tǒng)應該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點,如:效率低、保密性差,另外時間一長,將產生大量的文件和數(shù)據(jù),這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。
隨著科學技術的不斷提高,計算機科學日漸成熟,其強大的功能已為人們深刻認識,它已進入人類社會的各個領域并發(fā)揮著越來越重要的作用。作為計算機應用的一部分,使用計算機對檔案信息進行網(wǎng)絡化管理,具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等，還可實現(xiàn)共享查詢。這些優(yōu)點能夠極大地提高建設單位檔案管理的效率。雖然我國建設單位檔案管理起步晚，經驗不足，管理水平也不高，但建設建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化的條件已經成熟。
一、建設單位檔案管理的網(wǎng)絡化條件已經具備
1.網(wǎng)絡硬件的發(fā)展。90年代以來，我國先后筑建起中國互聯(lián)網(wǎng)、中國教育科研網(wǎng)、中國科技網(wǎng)和中國金橋網(wǎng)并均與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌。就全國建設單位來看，90年已有許多單位開始使用計算機制圖，到2000年以后許多單位已普遍使用計算機，并紛紛著手建設局域網(wǎng)。我國通訊技術的迅速發(fā)展和計算機網(wǎng)絡建設的迅速崛起，為建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設提供了前所未有的條件。
2.建設單位檔案管理自動化建設初見成效。目前已開發(fā)出數(shù)千個自動化專用軟件。許多檔案館（室）均采用比較成熟的計算機管理系統(tǒng)，已基本實現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能的自動化管理。自動化建設大大改善了檔案館（室）的服務手段，提高了服務質量和工作效率，促進了各項標準的制定和完善。尤其可喜的是，計算機應用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計算機系統(tǒng)開發(fā)、維護和應用人才。數(shù)據(jù)庫建設也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡化建設提供了有利條件和強有力的技術保證。
二、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設中存在的問題
1.由于歷史的原因，建設單位檔案館（室）自動化建設走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個檔案館（室）根據(jù)自己的經濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應用軟件，都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低，數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案館無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，各館的發(fā)展存在著很大盲目性。所以標準化水平低。
2.雖然經過多年的努力，建設單位檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫過程中，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，建成的數(shù)據(jù)庫規(guī)模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，商業(yè)服務水平差。大多數(shù)據(jù)庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。所以數(shù)據(jù)庫建設滯后。
3.在檔案館現(xiàn)代化建設中，人是最關鍵的因素，網(wǎng)絡化的實現(xiàn)和管理都離不開人，各種技術以及軟硬件都必須通過檔案人員才能發(fā)揮作用。檔案館網(wǎng)絡化建設，對檔案人員提出了更高的要求——不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，而且必須掌握自動化網(wǎng)絡化技術，成為信息和知識的導航員。目前建設單位檔案隊伍整體素質仍普遍較低，不適應高速發(fā)展的計算機工作環(huán)境，館（室）內嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術，又精通檔案業(yè)務的復合型人才，不適應檔案網(wǎng)絡化建設和建設單位檔案事業(yè)發(fā)展的需要。所以，人員整體素質需要提高。
三、建設單位檔案館（室）網(wǎng)絡化建設的構想
1.建立建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調機構。建議由建設部牽頭組織建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調機構，從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃建設單位檔案館自動化網(wǎng)絡化建設，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準，特別應該制定出網(wǎng)絡化發(fā)展各階段的規(guī)劃，既有近期又有遠期的目標，以對全國建設單位檔案館網(wǎng)絡化工作進行實質性領導，統(tǒng)一思想，協(xié)調行動，開發(fā)高質量的應用軟件，集中人力和資金建設大型文獻數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫，破除那種傳統(tǒng)的自成一統(tǒng)、條塊分割、各自為政的局面。
2.加強標準化建設。標準化是自動化網(wǎng)絡化的前提。建設單位檔案館網(wǎng)絡化協(xié)調機構集有關專家，共同醞釀制訂檔案的有關業(yè)務工作、技術方法以及設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際、國內標準及行業(yè)發(fā)展趨勢，制定出網(wǎng)絡化過程中各高校共同遵守的各項標準，如網(wǎng)絡通訊及數(shù)據(jù)庫方面的標準、計算機硬件及軟件系統(tǒng)的標準等，這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路，避免人力、物力、財力的浪費。各建設單位在協(xié)調組織的領導下，選用統(tǒng)一的高質量應用軟件，建立標準化的數(shù)據(jù)庫。
3.開發(fā)館藏資源，加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫是檔案館網(wǎng)絡建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡的信息資源。要加強網(wǎng)絡建設，必須加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的建設要以國際、國家標準為依據(jù)，集中人力、物力、財力建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。同時各館應揚長避短，充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對小型數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化、標準化改造，增加數(shù)據(jù)庫容量，提高數(shù)據(jù)庫的上網(wǎng)率。此外還要加強對數(shù)據(jù)庫的維護工作，保證數(shù)據(jù)質量和完整。當然數(shù)據(jù)庫的建設應與網(wǎng)絡建設配套進行。
4.培養(yǎng)網(wǎng)絡化人才。檔案館自動化網(wǎng)絡化的發(fā)展，迫切需要一大批既懂技術又精通檔案業(yè)務的高層次信息人員，為此要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代信息技術的高層次信息人員，加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新其知識結構，提高其業(yè)務水平，使他們盡快掌握計算機網(wǎng)絡及相關技術。還要努力引進或選調計算機專業(yè)人才，對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓，使之盡快適應檔案館網(wǎng)絡化工作。
信息社會把建設單位檔案館推進一個新的發(fā)展時期。面向21世紀，面對信息技術的挑戰(zhàn)，建設單位檔案館必須真正實現(xiàn)網(wǎng)絡化，大力進行網(wǎng)絡資源建設，并與互連網(wǎng)接軌，全面實現(xiàn)資源共享，為建設單位及社會提供豐富的信息資源和最優(yōu)質的服務，使檔案館的服務走向全方位現(xiàn)代化。
參考文獻：
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、運營、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設項目發(fā)揮最大效益。
二、建立完整的檔案工作體系
根據(jù)相關文件對檔案工作的要求，項目建設初期，必須成立相應的檔案管理組織機構，以實現(xiàn)對項目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理。因此，在項目正式開工前，業(yè)主單位（指建設單位）須明確項目檔案工作的分管領導和部門，并組織成立包括業(yè)主、設計、監(jiān)理、施工（以下簡稱：各參建單位）等單位在內的各級檔案管理組織機構，明確各級檔案機構、人員的工作職責，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡。其次，各參建單位應將檔案的形成、收集、整理和歸檔等相關工作納入各相關業(yè)務部門和各業(yè)務崗位職責，并將檔案工作納入部門及個人崗位日常工作考核，這是一項有利于各項檔案工作持續(xù)有效開展的重要手段。
三、加強檔案管理制度建設
俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”。高速公路建設項目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規(guī)范化、標準化，就必須建立完善的檔案制度。1.業(yè)主單位應在項目開工前制定項目的檔案工作總體規(guī)劃，按項目建設前期、設計階段、施工階段、竣工階段等項目實施各個階段進行工作的具體規(guī)劃，再按年度、季度進一步細化工作內容，使整個項目檔案工作的開展目標明確、思路清晰。2.業(yè)主單位應在項目開工前后，制定項目的竣工檔案編制辦法、實施細則等制度，并在開工后作為項目檔案工作的指導性文件及時印發(fā)至各參建單位，并要求其嚴格按制度執(zhí)行。
四、設定明確的檔案管理總目標
設定一個明確的檔案管理總目標是整個項目檔案工作的努力方向、前進動力。站在管理的角度，設定的目標越高，人員的努力程度和工作積極性就會越高，所達到的管理目標也就相對越高。業(yè)主單位可將項目檔案總目標設定為：通過對項目檔案進行有效的組織與管理，確保項目竣工文檔完整、準確、系統(tǒng)、安全，專項驗收達95分及以上，爭取申報重大建設項目檔案“金冊獎”（目前廣東省重大建設項目檔案管理最高獎項）。
五、嚴抓過程控制管理
（一）定期召開建設項目檔案工作會議。為順利開展項目檔案的統(tǒng)一、系統(tǒng)、全面管理，在項目開工后，業(yè)主單位及時組織召開檔案工作交底會議，對項目檔案管理的總目標、管理及整理要求、注意事項等進行工作交底。在項目實施過程中，定期召集有關參建單位及檔案人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度及存在問題等，安排部署下階段工作。 （二）組織檔案人員參加相關業(yè)務培訓。為加強檔案隊伍建設，提升各參建單位檔案人員的檔案業(yè)務水平，保障項目檔案工作的質量及進度要求，業(yè)主單位應定期或不定期組織或要求各參建單位檔案人員參加相關業(yè)務培訓，如上級文件的貫徹落實、管理制度的執(zhí)行、檔案編制的技術及要求，電子檔案的形成及歸檔要求等等。（三）抓好各參建單位檔案質量和進度控制。高速公路建設項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設項目從提出立項到建成投產全過程中形成的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料等?，F(xiàn)廣東省建設項目文件材料歸檔范圍主要包括類內容（詳見下表）。抓好建設項目檔案的質量和進度管理，是日常檔案管理最基礎、也是最重要的工作。檔案的質量主要是指文件資料形成的質量及案卷的組卷質量；檔案的進度管理，是指各參建單位在項目實施各階段按要求完成各階段的檔案工作，保證檔案工作與項目建設同步。廣東省建設項目文件材料歸檔范圍及分工表1.文件資料形成質量控制。在項目開工初期，業(yè)主單位須向各參建單位明確對文件資料形成質量的要求，并在資料收集整理過程中聯(lián)合監(jiān)理單位定期或不定期對形成的文件資料進行抽查，對不符合要求的，要求其整改和完善，直至達到組卷要求。2.案卷組卷質量控制。案卷的組卷工作是整個檔案整理工作的重要環(huán)節(jié)，案卷的組卷質量直接反映出檔案的整體質量，并關系到今后檔案的保管和利用，因此，必須在案卷組卷時做好質量控制。（1）實行工程計量與檔案質量掛鉤。在項目施工過程中，因為存在施工進度的壓力，施工過程中資料形成緩慢、錯亂多，施工后資料交接脫節(jié)，又必然導致檔案工作的脫節(jié)。雖然可在合同中明確對檔案的各項要求及獎罰措施，但從管理上來說，要根本杜絕這一問題，最好采取工程計量與檔案質量掛鉤的方法。每月的計量支付，是最能調動施工單位積極性的。通過在計量前引入檔案質量確認的環(huán)節(jié)，可以在很大程度上提高其做好檔案的積極性，同時也可以在施工過程中形成一個共識：只要資料不合格，就延期支付或不完全支付。通過在計量前引入資料的質量檢查，可以將很多可能積累到最后才來解決的問題在日常就解決，防止“積小疾而成大病”，這對于項目的后期管理是非常有利的。（2）對施工、監(jiān)理單位的檔案人員應納入管理受控范圍，對施工、監(jiān)理單位的檔案人員實行報備手續(xù)，不得隨意變更，出現(xiàn)變更時須向業(yè)主單位申請辦理變更手續(xù)，并納入合同制約條款，違者實施相應處罰。以此保障施工、監(jiān)理單位檔案人員的穩(wěn)定性，避免因人員更替導致的工作脫節(jié)，從而保障檔案整理質量和進度。（3）充分發(fā)揮監(jiān)理單位的監(jiān)督職能，要求其對施工單位的檔案整理質量進行監(jiān)督、指導；同時，業(yè)主單位需聯(lián)合監(jiān)理單位定期開展項目檔案工作的階段性檢查。3.檔案整理工作的進度控制。要抓好各參建單位檔案整理工作的進度管理，首先應將檔案工作納入各施工、監(jiān)理單位的合同管理，明確檔案工作進度要求、違約責任等，對施工、監(jiān)理單位形成一定的制約。其次，業(yè)主及監(jiān)理單位要履行好各自的監(jiān)督職能，確保檔案工作進度與工程進度同步。抓好各參建單位檔案的質量和進度控制，還可采取一種更直接有效的辦法，那就是由業(yè)主單位編制印發(fā)項目檔案工作的綜合評比辦法，實行激勵機制，在項目實施過程中定期或階段性對監(jiān)理、施工單位進行檔案工作綜合評比，對檔案質量和進度做得較突出的給予獎勵，對達不到要求的予以通報批評，提高他們對檔案工作的重視度和積極性。（四）重視各參建單位檔案安全管理。檔案安全工作直接關系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。要做好項目檔案的安全管理，應主要抓好以下幾點工作：1.檔案的安全管理范圍包括對紙質文件材料的安全管理、對電子文件材料的安全管理、對檔案存放環(huán)境的安全管理等。2.在各參建單位中宣貫檔案安全工作的重要性，加強檔案安全工作監(jiān)督管理，業(yè)主單位負責對施工、監(jiān)理單位的檔案管理進行監(jiān)督，業(yè)主及監(jiān)理單位對施工單位進行監(jiān)督，同時各參建單位應在日常工作中加強自我監(jiān)督。3.根據(jù)高速公路建設項目施工點多、施工單位辦公場所分散、資料分散整理、存放環(huán)境簡陋等特點，檔案在收集、整理及保管過程中較容易出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，各參建單位應制定檔案搶險應急預案，出現(xiàn)險情時及時啟動應急預案，保障檔案的安全。
六、結語
本文從建設項目檔案管理學習者的角度出發(fā)，對如何做好高速公路建設項目檔案管理工作作出了初步分析，希望能給高速公路建設項目檔案管理帶來一定的幫助，并請各建設項目檔案工作者共同探討、多提寶貴意見及建議。
作者:何燕飛 單位:廣東開陽高速公路有限公司
【參考文獻】
[1]重大建設項目檔案驗收辦法(檔發(fā)﹝2006〕2號).
[2]廣東省交通運輸廳.關于印發(fā)﹝廣東省交通運輸廳關于公路建設項目檔案的管理辦法〕的通知(粵交辦﹝2012〕406號)[Z].
