發(fā)布時(shí)間：2023-03-29 09:22:32
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案監(jiān)管論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
根據(jù)檔案管理流程，可以按照管理過(guò)程將檔案管理系統(tǒng)劃分為文件整理過(guò)程，歸檔驗(yàn)收過(guò)程，檔案管理過(guò)程，檔案利用過(guò)程，系統(tǒng)管理工程等幾個(gè)部分。
（一）文件整理過(guò)程。項(xiàng)目文檔管理人員在獲得的分配的項(xiàng)目后，即可進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集整理理工作，在本人負(fù)責(zé)的文件完成后即可交付檔案部門歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目文件整理過(guò)程包括a、項(xiàng)目立項(xiàng)（包括項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目登記、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目組成員等）；b、項(xiàng)目文件的編輯、輸入、整理、歸檔；c、對(duì)項(xiàng)目文件的生成、收集、積累、歸檔過(guò)程，系統(tǒng)監(jiān)控。d、非項(xiàng)目文件的存檔準(zhǔn)備。
（二）歸檔文件驗(yàn)收過(guò)程。檔案人員和文檔人員歸檔文件驗(yàn)收過(guò)程是靠“歸檔申請(qǐng)單”和“驗(yàn)收通知單”進(jìn)行聯(lián)系的。文檔人員在進(jìn)行文件歸檔時(shí)應(yīng)向系統(tǒng)發(fā)出“歸檔申請(qǐng)單”，檔案管理員接到“歸檔申請(qǐng)單”后，便可根據(jù)其中所列目錄調(diào)閱對(duì)應(yīng)的文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收，驗(yàn)收完成后，將符合歸檔要求的文件登記入庫(kù)，同時(shí)向文檔人員發(fā)出“驗(yàn)收通過(guò)通知”，否則，向系統(tǒng)發(fā)出“返回修改通知”。
（三）檔案管理過(guò)程。檔案管理過(guò)程包括以下幾項(xiàng)工作：a、對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行整理編排組卷；b、檔案目錄及檢索工具的維護(hù)管理；c、定制報(bào)表，生成報(bào)表數(shù)據(jù)；d、檔案日常管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（包括庫(kù)房溫濕度記錄，庫(kù)房狀況記錄等）；e、檔案鑒定，檔案移交；f、檔案信息的。
（四）檔案利用過(guò)程。系統(tǒng)應(yīng)向用戶提供電子檔案的查詢、閱覽、在線檔案的分級(jí)下載、實(shí)物檔案的借閱、催還、歸還管理，利用檔案的分類統(tǒng)計(jì)，檔案的修改與復(fù)制，對(duì)外發(fā)圖管理。
（五）系統(tǒng)管理過(guò)程。系統(tǒng)管理過(guò)程主要包括以下工作：a、用戶管理；b、數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理；c、制作檔案數(shù)據(jù)光盤；d、定義檔案數(shù)據(jù)類型及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)；e、審批過(guò)程的管理。
系統(tǒng)共包括8個(gè)模塊：項(xiàng)目管理、歸檔管理、驗(yàn)收管理、檔案管理、利用管理、審批管理、統(tǒng)計(jì)管理、系統(tǒng)管理。
（一）項(xiàng)目管理功能模塊對(duì)應(yīng)現(xiàn)在文檔組采用的項(xiàng)目管理軟件，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、項(xiàng)目配置、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目查詢這四個(gè)功能
（二）歸檔管理功能模塊包括：文件的輸入，文件修改，文件導(dǎo)入，可連接掃描的PDF電子文件，可發(fā)送“歸檔申請(qǐng)單”，可查詢“存檔狀態(tài)”。
（三）驗(yàn)收管理功能模塊包括：項(xiàng)目驗(yàn)收與歸檔驗(yàn)收。項(xiàng)目驗(yàn)收主要是驗(yàn)收項(xiàng)目立項(xiàng)是否正確，數(shù)據(jù)是否正確齊全。歸檔驗(yàn)收主要功能是歸檔數(shù)據(jù)的驗(yàn)收、入庫(kù)是否完備齊全，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果評(píng)論，并發(fā)出“出錯(cuò)信息修改單”。
（四）檔案管理功能模塊包括：工程檔案領(lǐng)號(hào)、檔案整編管理、檔案密級(jí)管理、檔案鑒定管理、檔案庫(kù)房管理（包括排位圖、庫(kù)房溫濕度記錄）、檔案維護(hù)管理（對(duì)已有的檔案數(shù)據(jù)增減修改）。
（五）檔案利用管理：利用管理分為兩部分，1、電子檔案的利用：包含電子檔案的查詢，電子檔案的瀏覽復(fù)制打印管理。2、實(shí)體檔案的利用：包括利用實(shí)體檔案審批手續(xù)，實(shí)物檔案條碼管理，實(shí)物檔案借閱歸還記錄。
（六）審批管理：包含檔案利用審批申請(qǐng)，利用審批查詢，審批權(quán)限管理等。
（七）檔案統(tǒng)計(jì)管理：統(tǒng)計(jì)管理的主要功能是完成各種統(tǒng)計(jì)工作，包括項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)，歸檔統(tǒng)計(jì)，利用統(tǒng)計(jì)，電子檔案匯總統(tǒng)計(jì)，實(shí)物檔案匯總統(tǒng)計(jì)等。
（八）檔案系統(tǒng)管理：主要功能是完成系統(tǒng)的全部定制工作及監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行情況。包含用戶管理功能（建立部門、組、用戶，定義角色、授權(quán)）；在線監(jiān)控功能：可查詢所有登錄過(guò)系統(tǒng)用戶的詳細(xì)信息，并禁止特定用戶登錄）日志管理功能，可按日志事件組合條件查詢系統(tǒng)的使用日志，可將日志導(dǎo)入導(dǎo)出。
基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)功能：可對(duì)檔案系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括，檔案分類碼，檔案密級(jí)、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)階段，歸檔整編數(shù)據(jù)修正。數(shù)據(jù)備份與修復(fù)功能，如遇異常情況數(shù)據(jù)系統(tǒng)遭到破壞，可及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)。
潛在的人才信息
經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)和技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)終歸到底是人才的競(jìng)爭(zhēng)，是在企業(yè)內(nèi)部受重視的人才的數(shù)量和人才的質(zhì)量，對(duì)于整體的檔案建設(shè)中不僅僅是要加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)性人才的培養(yǎng)和利用，還是要對(duì)人才的信息檔案的人才的基本型控制，因此，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理的人才信息檔案的培養(yǎng)，例如：整體的企業(yè)發(fā)展中的專長(zhǎng)、教育背景等。
在企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新中，企業(yè)的檔案管理不僅僅是需要調(diào)控整體的技術(shù)性設(shè)施的信息資源管理，針對(duì)檔案管理的信息資源的開(kāi)發(fā)與傳播進(jìn)行綜合性控制，這樣在調(diào)控資源建設(shè)中最大限度的為企業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確、超前的資料信息，這樣在調(diào)控檔案信息的服務(wù)體系中進(jìn)行管理與控制，這樣在調(diào)控中從而提升管理層面的控制，提高企業(yè)的現(xiàn)代化的管理水平。
企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新中的檔案信息服務(wù)的發(fā)展方向
檔案信息化的建設(shè)服務(wù)是為了在特定的信息化管理中進(jìn)行的檔案信息化控制的服務(wù)措施性建設(shè)，在檔案信息化服務(wù)當(dāng)中，不僅需要調(diào)控企業(yè)發(fā)展的各個(gè)途徑的服務(wù)性建設(shè)，還能為企業(yè)的發(fā)展檔案管理提供系統(tǒng)化的信息管理，這樣提供系統(tǒng)化的信息服務(wù)。檔案的信息化管理不僅僅需要在調(diào)控資源建設(shè)中運(yùn)用信息化的管理渠道，還能充分整合信息資源渠道，調(diào)控信息資源建設(shè)，增強(qiáng)服務(wù)手段，并進(jìn)而開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域，增強(qiáng)服務(wù)水平，提高整體的服務(wù)質(zhì)量，為技術(shù)創(chuàng)新的服務(wù)體系創(chuàng)造有效地服務(wù)支撐，把握檔案管理的信息化服務(wù)方向。
1檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)服務(wù)。在企業(yè)的文獻(xiàn)管理檔案服務(wù)工作中，檔案的信息化調(diào)控不僅僅是擁有了服務(wù)的信息資源，還可以根據(jù)企業(yè)的整體性建設(shè)進(jìn)行綜合性的調(diào)整，這樣建立有系統(tǒng)、完整的專題的數(shù)據(jù)庫(kù)，在信息資源建設(shè)中設(shè)立一定的平臺(tái)，為用戶提供特色的服務(wù)管理。在檔案管理中將有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行管理，這樣在檔案建設(shè)中不僅僅需要加強(qiáng)對(duì)信息資源的檢索控制，更重要的是企業(yè)的信息提供一個(gè)平臺(tái)，能使非檔案管理的部門也能查詢到檔案信息。
2檔案信息咨詢分析與情報(bào)研究服務(wù)。在檔案信息資源的管理中不僅僅需要科技信息的服務(wù)管理模式，還需要對(duì)企業(yè)的檔案管理建設(shè)進(jìn)行有效的技術(shù)性調(diào)控，這樣在基礎(chǔ)性情報(bào)管理中結(jié)合自身的發(fā)展情況，進(jìn)行不同層次的進(jìn)行研究與開(kāi)發(fā)，對(duì)基礎(chǔ)性的調(diào)控進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤研究、聘雇研究或者發(fā)展研究等，提出相應(yīng)的對(duì)策，參與到企業(yè)管理隊(duì)伍里來(lái)。
3為檔案管理提供培訓(xùn)服務(wù)。在檔案管理信息化建設(shè)中加強(qiáng)檔案的技術(shù)創(chuàng)新能力，作為企業(yè)整體的檔案服務(wù)部門，不僅可以定期的舉行一定的培訓(xùn)工作，還能利用電子定期的為企業(yè)提供一定的信息技術(shù)或者信息理論等方面的培訓(xùn)工作，進(jìn)而提高檔案培訓(xùn)人員的素質(zhì)水平。這樣不僅使其了解檔案信息資源的種類進(jìn)行調(diào)控，還能掌握一定的社會(huì)地位、作用以及影響，這樣利用檔案管理進(jìn)行科學(xué)性的研究，保證資源的合理利用，從而在人才資源的管理上提高創(chuàng)新地位的控制，保證整體的檔案信息化管理工作，為企業(yè)自主創(chuàng)新和實(shí)施品牌的傳略服務(wù)。
4提供人才交流信息。企業(yè)的檔案信息化部門的調(diào)控中加強(qiáng)檔案管理的學(xué)習(xí)，這樣在整體的企業(yè)管理流程中，將自身的建設(shè)融入到信息化調(diào)控中去，這樣使得資源的調(diào)控性建設(shè)能夠有效地運(yùn)作，并把整體的檔案管路信息化進(jìn)行調(diào)控，完善企業(yè)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，并積極主動(dòng)的進(jìn)行資源的規(guī)范化建設(shè)，編制出有一定水平的綜合性、專題性的報(bào)告供企業(yè)決策者分析和判斷，提高服務(wù)水平。
城建檔案工作具有非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，在以往的城建檔案工作中，主要都是紙質(zhì)檔案，但是最近幾年，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中也得到了十分廣泛的應(yīng)用，因此，電子檔案也大量的出現(xiàn)在了城建檔案管理的工作中，而傳統(tǒng)的工作形式也受到了非常大的沖擊，因此在管理好檔案之后才能更好的對(duì)其進(jìn)行利用。檔案工作者還要在實(shí)際的工作中不斷的加強(qiáng)自身的工作質(zhì)量和工作水平，還要做好專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，每一個(gè)檔案都有其專業(yè)性，城建檔案利用的過(guò)程中也涉及到很多的內(nèi)容，所以，檔案工作者必須要學(xué)習(xí)與之相關(guān)的知識(shí)，這樣才能更好的保證城建檔案的管理質(zhì)量。在我國(guó)的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，應(yīng)該從多個(gè)角度進(jìn)行檔案工作，檔案工作者要從多個(gè)方面掌握科學(xué)知識(shí)，同時(shí)還要在自身的工作中充分的應(yīng)用這些科學(xué)知識(shí)和理論，這樣才能更好的為檔案工作的順利開(kāi)展提供更好的條件，給檔案信息的使用者也提供更加豐富、更加全面的信息內(nèi)容，這樣才能更好的體現(xiàn)出檔案價(jià)值，也為檔案信息的保管和再利用提供了良好的條件，促使檔案人員積極發(fā)揮自身的職能。很多城建檔案管理工作中,都非常注重檔案人員素質(zhì)的培訓(xùn),還建立了職工教育資金,要求在職人員要具有專業(yè)知識(shí)、大專以上的理論水平,無(wú)論是科技人員、管理人員還是檔案人員,必須達(dá)到一定的專業(yè)水平,才能上崗,先后取得了大專、本科學(xué)歷,并系統(tǒng)的掌握有關(guān)理論知識(shí),在管理好檔案的同時(shí),利用所學(xué)的理論知識(shí),積極搜取信息,建立信息網(wǎng)絡(luò),互通有無(wú),為科技人員服務(wù),并建立本行業(yè)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖集及科技書籍供銷點(diǎn),這樣不僅服務(wù)于本單位也給社會(huì)帶來(lái)了效益,有力的促進(jìn)了本地區(qū)工程設(shè)計(jì)的發(fā)展,由于利用管理檔案和熟悉家底的優(yōu)勢(shì),積極向外推薦,已經(jīng)不屬保密范圍的城建檔案,使其在城市建設(shè)上建筑物加固、加層、套用等項(xiàng)目上,積極推薦利用建設(shè)檔案,大大提高了檔案的利用率,也創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。
2管理檔案是為了檔案的再利用
這在城建系統(tǒng)中來(lái)講是很普遍的要求。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,效益觀念已深入人心,由此人們?cè)絹?lái)越重視檔案工作產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,也給檔案工作帶來(lái)了生機(jī)和活力。但是在使用城建檔案時(shí),要注重檔案的使用范圍。在使用中要注意兩點(diǎn),一是對(duì)檔案保密,確定檔案的使用范圍,對(duì)于長(zhǎng)久的檔案,該解密的要及時(shí)解密,以便檔案的再利用。二是檔案的再利用不能只注重經(jīng)濟(jì)效益,也要注重社會(huì)效益。城建檔案的價(jià)值一般是隨時(shí)間的推移增加。檔案發(fā)揮作用有一個(gè)長(zhǎng)期過(guò)程,檔案工作具有穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性等特點(diǎn),這就決定了對(duì)檔案工作的投入到見(jiàn)效的周期相對(duì)較長(zhǎng)。所以,在實(shí)際工作中,講究效益要有遠(yuǎn)謀,更要有遠(yuǎn)慮,不可急功近利,竭澤而魚,搞短期行為,如進(jìn)行檔案信息咨詢服務(wù)見(jiàn)效快,效益明顯,對(duì)比投入的時(shí)間與人力等相對(duì)較多,這無(wú)疑是正確的,但是與此同時(shí),絲毫不能因?yàn)闄n案整理、保護(hù)等基礎(chǔ)工作一半時(shí)見(jiàn)不到成效,因而不加重視。要辯證地看到,在開(kāi)發(fā)信息、產(chǎn)生效益,既是現(xiàn)在投入勞動(dòng)的結(jié)果,也是與過(guò)去圍繞這些檔案所做的整理與保護(hù)分不開(kāi)的,現(xiàn)在對(duì)城建檔案整理、保護(hù)工作給予的投入,會(huì)產(chǎn)生長(zhǎng)遠(yuǎn)效益。如果看不到這一點(diǎn)。不在這方面給予的投入使檔案的質(zhì)量受損,必將給檔案工作造成無(wú)可挽回的損失,影響檔案再利用。在利用城建檔案的過(guò)程中,要謹(jǐn)防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。事物都有其兩面性,城建檔案在利用上制定使用范圍,以防產(chǎn)生負(fù)效應(yīng),要注意檔案保密范圍。在城建檔案的復(fù)制、交換、轉(zhuǎn)讓中應(yīng)該按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理。檔案工作具有機(jī)密性,按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理強(qiáng)化保密觀念,落實(shí)保密制度,確定使用范圍時(shí),就要嚴(yán)格把關(guān),不能因?yàn)橛猩鐣?huì)需求,就盲目的使用,否則會(huì)給國(guó)家和社會(huì)造成危害。
3結(jié)束語(yǔ)
新形勢(shì)下，檔案管理工作已經(jīng)與傳統(tǒng)的管理方式大有不用。一方面，由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息不斷的流入到檔案管理工作領(lǐng)域，使得檔案管理工作面臨巨大的信息壓力。另一方面，檔案管理工作為了適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，必須引入新的管理方式，才能符合檔案管理工作的新要求，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新發(fā)展。在這種形勢(shì)下，檔案管理工作人員如何更好的認(rèn)識(shí)清楚各種信息就成為必須要解決的首先問(wèn)題。在此意義上，通過(guò)合理發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)的重要作用，就可以幫助檔案管理工作人員更好的認(rèn)識(shí)清楚各種信息，為進(jìn)一步做好檔案管理工作奠定前期準(zhǔn)備工作。一方面，檔案統(tǒng)計(jì)發(fā)揮自身的科技優(yōu)勢(shì)將復(fù)雜的信息通過(guò)形象的表格和數(shù)字表現(xiàn)出來(lái)；面對(duì)紛繁復(fù)雜的信息，如何能夠盡快到認(rèn)識(shí)到相關(guān)的信息是檔案管理工作人員面臨的首要問(wèn)題。檔案統(tǒng)計(jì)以其巨大的優(yōu)勢(shì)，可以有效的整理各種信息，所以，一旦檔案管理工作人員掌握了檔案統(tǒng)計(jì)的運(yùn)用方法，就可以在檔案統(tǒng)計(jì)的幫助下盡快的認(rèn)識(shí)清楚相關(guān)信息，這就為檔案管理工作人員進(jìn)一步做好檔案管理工作提供了便利。另一方面，檔案統(tǒng)計(jì)可以有效的幫助的檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)清楚檔案管理中存在的問(wèn)題；從傳統(tǒng)檔案管理的模式來(lái)看，檔案管理工作人員要想進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，需要經(jīng)過(guò)縝密的調(diào)研和思考，特別是要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析和研究才能得出相應(yīng)的結(jié)論。而在檔案統(tǒng)計(jì)的作用和幫助下，檔案管理工作人員可以輕松的整理各種信息，及時(shí)的了解到信息的基本情況，包括檔案的基本信息、存在的問(wèn)題等。由此可見(jiàn)，正是由于檔案統(tǒng)計(jì)的作用，才可以使得檔案管理工作人員能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，這對(duì)于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的新進(jìn)展發(fā)揮著自身的認(rèn)識(shí)優(yōu)勢(shì)。
二、檔案統(tǒng)計(jì)是提升檔案管理工作效率的重要方式
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種信息接踵而至。相對(duì)于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因?yàn)槿绱?，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰(zhàn)。面對(duì)浩瀚如海、復(fù)雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問(wèn)題。在此境遇下，檔案統(tǒng)計(jì)工作以其強(qiáng)大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問(wèn)題。一是檔案統(tǒng)計(jì)運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)方法將相關(guān)信息引入到檔案管理中去；檔案統(tǒng)計(jì)是依托計(jì)算機(jī)等高科技器材成型的統(tǒng)計(jì)方法，具有無(wú)比強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。當(dāng)檔案管理需要對(duì)各類信息進(jìn)行分類時(shí)，就可以充分運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)的優(yōu)勢(shì)，把這些信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項(xiàng)工作。由此可見(jiàn)，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，檔案管理工作人員只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可以在檔案統(tǒng)計(jì)的幫助下輕松的完成各種信息的統(tǒng)計(jì)工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統(tǒng)計(jì)節(jié)約了檔案管理工作人員的工作時(shí)間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時(shí)間大多集中于對(duì)信息的收集和處理等方面。如果不具備科學(xué)的管理方法，不具備相應(yīng)的科技條件，自然會(huì)耽誤檔案管理工作人員的寶貴時(shí)間。面對(duì)這一問(wèn)題，檔案統(tǒng)計(jì)也可以發(fā)揮出其自身的優(yōu)勢(shì)。那就是一方面充分依托檔案統(tǒng)計(jì)的科技優(yōu)勢(shì)，利用較短的時(shí)間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務(wù)。比如，資料的發(fā)送、回收等。由此可見(jiàn)，科學(xué)合理的運(yùn)用檔案統(tǒng)計(jì)，就可以有效的節(jié)約檔案管理工作人員的工作時(shí)間，從另外一種意義上來(lái)看，節(jié)約了工作時(shí)間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。
三、檔案統(tǒng)計(jì)是科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作的有效方法
檔案統(tǒng)計(jì)在除了是幫助檔案管理工作人員認(rèn)識(shí)基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，對(duì)規(guī)劃?rùn)n案管理工作也有著科學(xué)的指導(dǎo)作用。從這一意義上來(lái)說(shuō)，充分發(fā)揮出檔案統(tǒng)計(jì)在規(guī)劃?rùn)n案管理方面的作用就顯的非常重要。具體來(lái)說(shuō)，檔案統(tǒng)計(jì)在科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理方面的作用主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。第一，檔案統(tǒng)計(jì)有助于在檔案管理工作中合理分工；在檔案管理工作中，工作管理人員都想做到工作的有條不紊，實(shí)際上，只有合理利用了檔案統(tǒng)計(jì)，就可以達(dá)到這一點(diǎn)。原因在于，檔案統(tǒng)計(jì)可以發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，不僅可以幫助檔案管理工作人員做好檔案管理規(guī)劃，解決存在的問(wèn)題，而且還可以對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行整理和編排，從而使得檔案管理工作人員依據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)的結(jié)果去做好本職工作。由此可見(jiàn)，只要合理發(fā)揮出了檔案統(tǒng)計(jì)的作用和功能，就可以確保檔案管理工作人員在實(shí)際工作中做到合理分工。第二，檔案統(tǒng)計(jì)有助于促進(jìn)檔案管理工作人員提高自身素質(zhì)；檔案統(tǒng)計(jì)是高科技的產(chǎn)物，對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，為了更好的適應(yīng)新形勢(shì)的要求，更好的提高工作效率，節(jié)約工作時(shí)間，就不得不去學(xué)習(xí)檔案統(tǒng)計(jì)的相關(guān)知識(shí)。這也就意味著，檔案管理工作人員的自身素質(zhì)就會(huì)因檔案統(tǒng)計(jì)的運(yùn)用得以提升。從這一意義上來(lái)看，檔案管理工作對(duì)于科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案管理工作人員的職業(yè)發(fā)展也起著一定的刺激和幫助作用。第三，檔案統(tǒng)計(jì)有助于幫助檔案管理工作找到合適的發(fā)展方向；檔案管理工作是一項(xiàng)職業(yè)，對(duì)于檔案管理工作本身來(lái)說(shuō)，必須在適應(yīng)新形勢(shì)的環(huán)境下才能獲得發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作人員而言，也必須不斷的獲取知識(shí)才能贏得職業(yè)發(fā)展的新空間。在此境遇下，檔案統(tǒng)計(jì)不僅為檔案管理工作本身帶來(lái)了一定發(fā)展方向上的指導(dǎo)，而且還為檔案管理工作人員的發(fā)展帶來(lái)了一定的幫助。從檔案管理工作本身而言，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，因此就會(huì)積極的采取相關(guān)措施予以解決。實(shí)際上，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題的過(guò)程中，檔案統(tǒng)計(jì)卻在為檔案管理工作本身提供了發(fā)展方向上的指導(dǎo)，那就是如何避免問(wèn)題、如何擴(kuò)展發(fā)展空間等。從檔案管理工作的角度來(lái)看，在檔案統(tǒng)計(jì)的作用下，檔案管理人員不僅會(huì)提升自身的素質(zhì)，而且還會(huì)考慮到適應(yīng)新形勢(shì)的要求，從而采取相關(guān)措施提升自己各方面的能力，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身的職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。
案件材料實(shí)行檔案管理人員（書記員可以兼任）立卷制度，做到誰(shuí)承辦，誰(shuí)立卷，案結(jié)卷成。案件承辦人員在結(jié)案后15天內(nèi)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真檢查案件的全部材料是否收集齊全，若發(fā)現(xiàn)文件材料不齊備應(yīng)當(dāng)及時(shí)補(bǔ)齊或補(bǔ)救，并去掉與該案無(wú)關(guān)的材料，再行排列整理。歸檔的專利行政執(zhí)法文件材料，一般只保存一份（有領(lǐng)導(dǎo)批示的除外），重份的材料應(yīng)當(dāng)剔除。多余的調(diào)解書、處理決定書、撤銷案件通知書，為備日后查考，可以保留3份夾在已裝訂好的卷內(nèi)。
2專利執(zhí)法案件的立卷整理
執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)使用A4紙，雙面打印，縱向使用。執(zhí)法文書應(yīng)當(dāng)加蓋管理專利工作的部門騎縫章。對(duì)專利執(zhí)法案件材料的歸納立卷整理。專利執(zhí)法案件的立卷原則是真實(shí)原則，即收集的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是執(zhí)法過(guò)程中產(chǎn)生的原始文件，獨(dú)立原則，即每一個(gè)案件應(yīng)當(dāng)建立一份獨(dú)立的案卷。專利行政執(zhí)法案件立卷的形式是對(duì)收集的的執(zhí)法案件材料必須完整，準(zhǔn)確，保證相互關(guān)聯(lián)，全面客觀地反映專利行政執(zhí)法工作的全過(guò)程。專利執(zhí)法案件材料必須用A4規(guī)格紙張，或折疊為A4規(guī)格大小。專利行政執(zhí)法案件的案卷包括：案卷夾、卷宗封面、卷內(nèi)目錄、案卷夾內(nèi)的各種文件。
3專利執(zhí)法案卷的移交案件
自立案之日起6個(gè)月內(nèi)由案件承辦人員向案件檔案管理員移交。專利行政執(zhí)法的文件材料，按年度、一案一號(hào)的原則，單獨(dú)立卷，每個(gè)案件從立案到結(jié)案所形成的法律文書、公文、函電等一律使用立案時(shí)編定的案號(hào)。案件移交前，案件檔案管理人員應(yīng)當(dāng)逐卷清點(diǎn)，檢查案卷質(zhì)量，對(duì)不符合規(guī)定要求的案卷應(yīng)當(dāng)及時(shí)地采取措施予以補(bǔ)救。案件檔案管理人員確認(rèn)移交案卷符合要求后，交接雙方要在案卷移交清單上簽字。
4專利執(zhí)法案件的檔案管理
4.1專利執(zhí)法案件的報(bào)送管理專利
工作的部門要建立及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效的專利執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)報(bào)送制度，明確責(zé)任人和聯(lián)系人，責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)執(zhí)法數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，聯(lián)系人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集和數(shù)據(jù)報(bào)送工作，由報(bào)送單位負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)送的案件數(shù)據(jù)的質(zhì)量負(fù)責(zé)。國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局對(duì)專利執(zhí)法數(shù)據(jù)報(bào)送情況按年度進(jìn)行檢查，有關(guān)報(bào)送和工作情況，做為評(píng)價(jià)地方管理專利工作的部門工作成績(jī)的重要指標(biāo)之一。管理專利工作的部門在報(bào)送專利糾紛調(diào)處案件或假冒專利案件查處時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)報(bào)送相應(yīng)的立案表或結(jié)案表。對(duì)重大專利案件報(bào)送管理時(shí)，必要時(shí)還應(yīng)當(dāng)報(bào)送調(diào)解書、處理決定書、行政處罰書、案件涉及的主要書面證據(jù)等有關(guān)材料（復(fù)印件）。市級(jí)管理專利工作的部門在每月15日前將上月本單位專利執(zhí)法案件報(bào)至所屬的各省級(jí)管理專利工作的部門，省級(jí)管理專利工作部門在每月20日之前將上月本轄區(qū)內(nèi)的專利執(zhí)法數(shù)據(jù)整理上報(bào)至國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局，對(duì)重大專利案件報(bào)告的時(shí)間要求，按相應(yīng)的管理辦法執(zhí)行。執(zhí)法數(shù)據(jù)包括紙件和電子文檔各一份，紙件通過(guò)郵寄方式上報(bào)，電子文檔發(fā)送至國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局指定的電子郵箱。
4.2專利執(zhí)法案件的備案管理專利
執(zhí)法案件報(bào)告?zhèn)浒?，必須?jiān)持真實(shí)、全面、高效的原則。重大專利執(zhí)法案件應(yīng)當(dāng)自結(jié)案之日起1周內(nèi)，也可以在辦案過(guò)程中，由承辦案件的管理專利工作的部門報(bào)告國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局，承辦單位是市（地、州）級(jí)管理專利工作的部門的還應(yīng)當(dāng)同時(shí)向省級(jí)管理專利工作的部門報(bào)告。對(duì)關(guān)系到國(guó)家經(jīng)濟(jì)安全與人身安全的特別重大的專利案件，辦案機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)在立案前或立案之日起1周內(nèi)向國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局報(bào)告，承辦單位是市（地、州）級(jí)管理專利工作的部門的還應(yīng)當(dāng)同時(shí)向省級(jí)管理專利工作的部門報(bào)告。重大專利執(zhí)法案件調(diào)處或查處后，當(dāng)事人不服，管理專利工作的部門決定，向當(dāng)?shù)胤ㄔ禾嵩A的，或管理專利工作的部門請(qǐng)求人民法院強(qiáng)制執(zhí)行。管理專利工作的部門應(yīng)當(dāng)訴訟結(jié)束或執(zhí)行情況報(bào)告國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局。國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局負(fù)責(zé)具體的報(bào)告接收、備案及相應(yīng)的管理、協(xié)調(diào)工作。地方管理專利工作的部門可以查閱案件材料，了解備案情況。國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局對(duì)報(bào)告?zhèn)浒傅闹卮髮＠讣牧蠈?shí)行規(guī)范管理，按年度進(jìn)行綜合分析，并通告地方管理專利工作的部門和國(guó)務(wù)院有關(guān)部門。國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局對(duì)重大專利案件報(bào)告情況按年度進(jìn)行檢查，有關(guān)報(bào)案和工作情況，作為評(píng)價(jià)地方管理專利工作的部門工作成績(jī)的重要指標(biāo)之一。專利管理部門要按照轉(zhuǎn)換政府職能、強(qiáng)化事中事后監(jiān)管要求，加強(qiáng)對(duì)基層工作的指導(dǎo)檢查。將資源向執(zhí)法一線傾斜，配備必要的交通工具和執(zhí)法宣傳手冊(cè)。在市民中開(kāi)展侵權(quán)、假冒專利案件的宣傳教育并發(fā)放宣傳手冊(cè)，讓廣大市民深刻了解專利執(zhí)法案件的相關(guān)知識(shí)。更好的維護(hù)了市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)秩序、保護(hù)了消費(fèi)者的權(quán)益。專利管理部門應(yīng)當(dāng)建立專利保護(hù)和維權(quán)援助制度，為專利權(quán)人提供及時(shí)、有效的求助渠道，并發(fā)揮行業(yè)協(xié)會(huì)、專利服務(wù)機(jī)構(gòu)的作用。指導(dǎo)專利維權(quán)機(jī)構(gòu)開(kāi)展相關(guān)活動(dòng)。專利管理部門應(yīng)當(dāng)建立專利信息公共服務(wù)平臺(tái)，建立支柱產(chǎn)業(yè)和重點(diǎn)技術(shù)領(lǐng)域的專利信息數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)專利信息的傳播、開(kāi)發(fā)和利用。專利管理部門應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)本地區(qū)重點(diǎn)行業(yè)、支柱產(chǎn)業(yè)和重點(diǎn)技術(shù)領(lǐng)域的國(guó)內(nèi)外專利狀況，建立專利預(yù)警通報(bào)制度，指導(dǎo)有關(guān)行政部門和行業(yè)協(xié)會(huì)、企業(yè)建立專利預(yù)警與應(yīng)急機(jī)制。發(fā)展改革、經(jīng)濟(jì)和信息化、科學(xué)技術(shù)等行政部門應(yīng)當(dāng)將擁有專利的質(zhì)量和數(shù)量，作為財(cái)政資金支持和研究開(kāi)發(fā)、技術(shù)改造、高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)化等項(xiàng)目立項(xiàng)和審批的重要條件，作為工程研究中心、工程技術(shù)中心、企業(yè)技術(shù)中心、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、工程實(shí)驗(yàn)室等認(rèn)定和考核的指標(biāo)。
5總結(jié)
近年來(lái)，全國(guó)城建檔案館在檔案信息化建設(shè)方面都作了大量的工作，經(jīng)歷了從單一到綜合，從獨(dú)立到網(wǎng)絡(luò)，從內(nèi)部到Internet的發(fā)展過(guò)程，建立了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，發(fā)揮了較大的作用。天津城建檔案館為了適應(yīng)發(fā)展，一直十分注重進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，致力于將最新的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案工作。1997年成立了《城建檔案信息計(jì)算機(jī)光盤管理系統(tǒng)》課題小組。并于1999年與“北京高電光盤技術(shù)聯(lián)合公司”聯(lián)合開(kāi)發(fā)了城建檔案信息管理系統(tǒng)，（基于WindowsNt操作系統(tǒng)，Oracle8i數(shù)據(jù)庫(kù)，客戶機(jī)/服務(wù)器的C/S操作模式）系統(tǒng)以城建檔案信息為開(kāi)發(fā)主體和核心，加大了城建檔案信息處理的深度和廣度，是一個(gè)全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)。2000年系統(tǒng)一期開(kāi)發(fā)完成，2001年，購(gòu)置HPLH6000服務(wù)器，雙機(jī)熱備份，HPR12磁盤陣列柜，完成了高速局域網(wǎng)的建設(shè)。磁盤陣列存儲(chǔ)，雙機(jī)熱備系統(tǒng)，解決了檔案系統(tǒng)海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與實(shí)時(shí)查詢的矛盾，又提高了系統(tǒng)的安全可*性及抗災(zāi)難性。2002年實(shí)現(xiàn)了館藏7萬(wàn)卷檔案的數(shù)字化處理工作。著錄檔案73000卷，掃描文件33026卷，掃描圖紙20756卷，目前總數(shù)據(jù)量已達(dá)230G.。初步實(shí)現(xiàn)了館藏檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，大大提高了工作效率。城建檔案館計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平也有了很大的提高，城建檔案館的信息化工作取得初步成果。
但隨著數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)及其設(shè)備的成熟和發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的快速推進(jìn)，城建檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案的信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，目前現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)工作模式，以及現(xiàn)有的城建檔案館的日常辦公模式都難以適應(yīng)新的需求，主要體現(xiàn)：1系統(tǒng)平臺(tái)的局限，原來(lái)系統(tǒng)是由PowerBuilder開(kāi)發(fā)完成，在Internet飛速發(fā)展的今天，利用C/S體系結(jié)構(gòu)開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)在很大程度上無(wú)法達(dá)到數(shù)字化城建檔案館的要求，從平臺(tái)選擇的本質(zhì)上必須作調(diào)整，采用Browser/Server體系結(jié)構(gòu)。2.功能的局限：原有系統(tǒng)在統(tǒng)計(jì)的靈活性、全面性、方便性無(wú)法滿足社會(huì)各方面高層次的需求，查詢系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)查詢，使檔案利用出現(xiàn)不便，3.業(yè)務(wù)、行政辦公自動(dòng)化不成體系，無(wú)法適應(yīng)數(shù)字局的基本要求，雖然我館已擁有臺(tái)式機(jī)、打印機(jī)等基礎(chǔ)IT終端與外設(shè)產(chǎn)品但電腦應(yīng)用仍然停留在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理上。檔案館自身的技術(shù)和信息化基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后。4提供利用方式傳統(tǒng)單一，仍未走出封閉狀態(tài)。仍停留在必須到館查詢的階段，與不斷增長(zhǎng)的需求量和現(xiàn)代信息利用方式差距較大，
5隨著新技術(shù)革命的不斷深入檔案的存儲(chǔ)載體發(fā)生了變化，紙質(zhì)檔案已不在是唯一的檔案存儲(chǔ)載體，聲像檔案、電子檔案等現(xiàn)代技術(shù)制作的機(jī)讀檔案數(shù)量不斷增加，如何存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)成為新的課題，電子文件接收歸檔管理仍沒(méi)提上日程。
因此采用現(xiàn)代高新技術(shù)和數(shù)碼信息處理技術(shù)對(duì)城建檔案的收集、管理、利用各工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，已成為城建檔案向綜合開(kāi)發(fā)利用為中心的現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)化的必然趨勢(shì)，我們迫切需要加快數(shù)字城建檔案館建設(shè)。
二、數(shù)字城建檔案館開(kāi)發(fā)原則：
數(shù)字城建檔案館開(kāi)發(fā)需遵循“先進(jìn)實(shí)用、安全可*、開(kāi)放靈活”的原則，系統(tǒng)以開(kāi)發(fā)利用城建檔案信息，建設(shè)數(shù)字城建檔案館為目的，以城建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依托，以數(shù)據(jù)庫(kù)為管理手段，以磁盤陣列為存儲(chǔ)介質(zhì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息處理技術(shù)、圖象處理技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案的信息數(shù)字化及海量存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)城建檔案登記、監(jiān)督、指導(dǎo)、驗(yàn)收等管理環(huán)節(jié)，及接收、整理、檢索、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)工作全過(guò)程的計(jì)算機(jī)管理，同時(shí)系統(tǒng)輔助以城建檔案館的日常工作流程和行政辦公事務(wù)處理功能，支持互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和遠(yuǎn)程查詢，有效提高城建檔案館的管理水平和數(shù)字化水平。
三、建設(shè)目標(biāo)：
1提高城建檔案館的信息化建設(shè)整體水平，建設(shè)全國(guó)一流的數(shù)字檔案館。
這次開(kāi)發(fā)將建設(shè)一個(gè)館藏檔案的信息化、文檔管理一體化、保管智能化和服務(wù)現(xiàn)代化、辦公自動(dòng)化的數(shù)字城建檔案館。實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源的合理配置和有序高效的開(kāi)發(fā)利用，滿足社會(huì)各方面的利用需求，具備數(shù)字化檔案的管理能力，具備數(shù)字化信息的處理能力，具備數(shù)字化信息的傳輸能力，做“數(shù)字城市、數(shù)字局”合格的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源。城建檔案館將更加貼近城市建設(shè)的脈搏，將為城市建設(shè)提供更及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。
2實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的多功能開(kāi)發(fā)，更加合理利用檔案信息資源。
1999年，我館在開(kāi)發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)，率先提出了城建檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)應(yīng)以“城建檔案信息”為主體和核心的觀點(diǎn)，系統(tǒng)水平在全國(guó)一直處于領(lǐng)先地位。這次升級(jí)新系統(tǒng)將運(yùn)用當(dāng)今新的開(kāi)發(fā)工具，克服PB這種老開(kāi)發(fā)工具的局限性，在原有C/S結(jié)構(gòu)上，增加B/S結(jié)構(gòu)，我們將通過(guò)升級(jí)改造，1完善各項(xiàng)功能，2增加信息量：開(kāi)發(fā)聲像檔案、地礦檔案、地名檔案等新類型檔案的信息，通過(guò)業(yè)務(wù)信息與現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)的銜接，進(jìn)一步整合檔案信息，優(yōu)化信息源，實(shí)現(xiàn)檔案信息更深層次的開(kāi)發(fā)，我們將建立一套針對(duì)檔案實(shí)體、檔案信息并行管理的新模式。為實(shí)現(xiàn)數(shù)字城建檔案館管理探索一條新路，發(fā)揮城建檔案在數(shù)字城市建設(shè)中的重要作用。
3簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率與質(zhì)量。
（1）城建檔案館主要業(yè)務(wù)工作是圍繞檔案管理進(jìn)行的，建立基于檔案業(yè)務(wù)管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，充分運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、管理、檢索、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、打印等工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。將手工作業(yè)交給計(jì)算機(jī)，將信息處理交給網(wǎng)絡(luò)，可以改變目前我館目前有些工作周轉(zhuǎn)時(shí)間長(zhǎng)，程序多。工作量大，耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，準(zhǔn)確率低，工作煩瑣的現(xiàn)象
（2）業(yè)務(wù)辦公、行政辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使城建檔案館的信息化工作從點(diǎn)發(fā)展達(dá)到面，改變了原先在辦公自動(dòng)化應(yīng)用方面的空白，并可通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段直接查詢、統(tǒng)計(jì)，從而獲得最新的最準(zhǔn)的工作信息，大大提高工作效率。使之能夠適應(yīng)規(guī)劃國(guó)土資源局對(duì)全局的信息化工作的要求，適應(yīng)城市建設(shè)、發(fā)展的基本需要。
（3）相關(guān)電子數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入系統(tǒng)，保證了檔案信息質(zhì)量。
目前檔案接收、著錄環(huán)節(jié)中數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，造成的人力、物力浪費(fèi)。通過(guò)建立電子檔案接收數(shù)據(jù)格式，推廣應(yīng)用相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件，實(shí)現(xiàn)信息管理的提前介入，使檔案、信息同時(shí)進(jìn)館。從源頭抓起，達(dá)到準(zhǔn)確信息，節(jié)約資源的目的，促進(jìn)檔案形成者、利用者、保管者、管理者之間的合作，共同產(chǎn)生更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而保證我們能鑒定、保存和利用真實(shí)、可*、完整的文件和檔案。從根本上解決檔案著錄數(shù)量大、時(shí)間長(zhǎng)、費(fèi)用高的問(wèn)題，改變由檔案館來(lái)進(jìn)行數(shù)字化的被動(dòng)局面。
4實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，為城市建設(shè)、規(guī)劃、管理服務(wù)。
城建檔案管理信息系統(tǒng)通過(guò)與局電子檔案系統(tǒng)的連接，將檔案管理直接延伸到文件初始形成及流轉(zhuǎn)過(guò)程，這不僅實(shí)現(xiàn)電子文件、檔案一體化管理。更重要的是實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)與現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)的互動(dòng)交換、有效查詢，。它將一方面為規(guī)劃、設(shè)計(jì)、管理人員，為城市規(guī)劃、管理工作提供更方便、更快捷的服務(wù)，另一方面，也為檔案館豐富館藏，更好為社會(huì)服務(wù)開(kāi)啟了一扇新的大門。
5實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理工作的程序化、規(guī)范化。
通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)推廣業(yè)務(wù)工作中的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一工作程序，統(tǒng)一指導(dǎo)思想，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、接收、保管各環(huán)節(jié)的科學(xué)化管理，克服人為因素給工作帶來(lái)的不確定性，保證進(jìn)館檔案實(shí)體及其信息的質(zhì)量。
6.開(kāi)發(fā)網(wǎng)上辦公，實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的根本轉(zhuǎn)變。
隨著城建檔案館服務(wù)模式轉(zhuǎn)變的需要，深層次服務(wù)與利用成為當(dāng)前城建檔案服務(wù)的主題與發(fā)展方向。提供利用方式也隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，發(fā)生了根本的改變，用戶從網(wǎng)上查詢城建的檔案的需求日益增加，開(kāi)發(fā)建立高速互動(dòng)、突出本行業(yè)特點(diǎn)的網(wǎng)站，成為城建檔案館由被動(dòng)服務(wù)變主動(dòng)服務(wù)的一個(gè)主要途徑，成為城建檔案館為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一個(gè)重要窗口。
7.引進(jìn)最新的立體倉(cāng)庫(kù)的建設(shè)思想，改變傳統(tǒng)的庫(kù)房管理方式。
在庫(kù)房管理中運(yùn)用三維立體顯示技術(shù)與溫濕度監(jiān)控、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)相結(jié)合，是我們這次開(kāi)發(fā)的又一亮點(diǎn)，它將立體顯示各庫(kù)房的情況，如：溫濕度監(jiān)控、庫(kù)存檔案占位情況、庫(kù)房空位情況、某卷檔案在庫(kù)房中的具置等，實(shí)現(xiàn)庫(kù)房管理真正意義上的現(xiàn)代化管理。
四、開(kāi)發(fā)內(nèi)容：
1.城建檔案信息系統(tǒng)升級(jí)。
實(shí)現(xiàn)由原C/S結(jié)構(gòu)，升級(jí)為B/S結(jié)構(gòu)，同時(shí)增加以下主要功能：
（1）信息查詢實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的跨庫(kù)查詢。
（2）著錄信息項(xiàng)動(dòng)態(tài)維護(hù)，能自行編輯定義統(tǒng)計(jì)報(bào)表，加強(qiáng)信息編研功能，實(shí)現(xiàn)靈活信息分析匯總功能。
（3）建立標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口：滿足與國(guó)土資源局電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換功能；工程檔案電子文檔接收與檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入接口；圖紙錄入能支持各種圖形文件（包括CAD格式圖紙）的導(dǎo)入。
（4）實(shí)現(xiàn)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的銜接。
（5）開(kāi)發(fā)管理、整理著錄小程序。
（6）解決聲像檔案（錄像帶）信息數(shù)字化海量存儲(chǔ)、管理。
（7）實(shí)現(xiàn)庫(kù)房管理的三維模擬圖形處理及恒溫恒濕系統(tǒng)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接入。
（8）新增地名、土地出讓等檔案類別的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能。
2.業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化：圍繞城建檔案館目前業(yè)務(wù)工作，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作網(wǎng)上辦公、信息共享。
3.行政辦公自動(dòng)化：實(shí)現(xiàn)館內(nèi)公文的網(wǎng)上運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔、管理。實(shí)現(xiàn)館內(nèi)行政事務(wù)辦理的網(wǎng)上督察、考核。實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)、辦公用品、工資的自動(dòng)化管理。
4.網(wǎng)站：建立一個(gè)為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的，具備宣傳城建館形象、檔案查詢、信息、網(wǎng)上辦公等功能的高度互動(dòng)的網(wǎng)站。重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)庫(kù)的、即時(shí)的在線查詢系統(tǒng)，用于各類信息的實(shí)時(shí)，要求具有管理功能強(qiáng)大，速度快，可擴(kuò)充能力強(qiáng)等特點(diǎn)。
五、開(kāi)發(fā)技術(shù)路線：
系統(tǒng)技術(shù)路線：操作系統(tǒng)平臺(tái)：采用Windows系列Windows2003Server
數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)：采用Oracle9i
WEB服務(wù)器:采用MicrosoftInternetInformationServer(IIS)
系統(tǒng)開(kāi)發(fā)模式：基于Brower/Server體系結(jié)構(gòu)
開(kāi)發(fā)工具：采用微軟的.NET技術(shù)。
六、目前實(shí)施情況
1、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：截止2004年8月，天津市城建檔案館已完成著錄檔案8萬(wàn)卷。掃描文件44000余張，圖紙36000卷。
2、標(biāo)準(zhǔn)制定：幾年來(lái)先后制定《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細(xì)則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細(xì)則》《天津市建設(shè)工程文件整理歸檔規(guī)范》等一系列標(biāo)準(zhǔn)化文件。
3、技術(shù)開(kāi)發(fā)：業(yè)務(wù)辦公、。業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已開(kāi)發(fā)完成，現(xiàn)已進(jìn)入試運(yùn)行階段，檔案信息管理系統(tǒng)升級(jí)將在9月10日完成，網(wǎng)站也將在九月中旬開(kāi)通。SAN存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)建設(shè)已經(jīng)完成設(shè)備采購(gòu)，進(jìn)入安裝調(diào)試階段。
七、幾點(diǎn)體會(huì)：
1、提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立信息化的意識(shí)。
在全球信息公開(kāi)程度越來(lái)越高的形勢(shì)下。檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象逐步擴(kuò)大，必須在思想上充分認(rèn)識(shí)檔案信息資源的重要意義，增強(qiáng)信息化的緊迫感和責(zé)任感，要認(rèn)識(shí)到在這個(gè)信息時(shí)代，只有充分發(fā)揮檔案信息資源在現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，將“死檔案”變?yōu)榛钚畔?。檔案部門才能有自己的地位，才能獲得上級(jí)支持，加大資金投入。
2、解放思想，轉(zhuǎn)變觀念。
首先要樹(shù)立以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向的觀念，圍繞社會(huì)需求開(kāi)展數(shù)字館的建設(shè)，檔案館館藏的檔案資源浩瀚，不加選擇地全部數(shù)字化是不必要的。我們應(yīng)根據(jù)社會(huì)需求，研究確定數(shù)字化的原則，我館采用的原則是部分館藏?cái)?shù)字化，優(yōu)先數(shù)字化館藏中利用率高的、重點(diǎn)工程、特色檔案。這樣一方面加快實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化的速度，另一方面節(jié)約資金。其次樹(shù)立服務(wù)觀念，要以向社會(huì)提供高效能的服務(wù)為最終目的。為社會(huì)服務(wù)，傳統(tǒng)地提供檔案原件的方式，不能適應(yīng)社會(huì)需要，只有對(duì)城建檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理，加大檔案資源的開(kāi)發(fā)深度，才能滿足全方位，多層次，多專業(yè)的需求。我們對(duì)館藏十幾類檔案進(jìn)行了詳細(xì)的調(diào)研、分析，特別是進(jìn)行了利用分析，我們沒(méi)有采用當(dāng)是較為普遍的通用的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，而是根據(jù)各類檔案的不同特點(diǎn)設(shè)置了十三類庫(kù)結(jié)構(gòu)。通過(guò)多層著錄，深度標(biāo)引大大加強(qiáng)了檔案資源的開(kāi)發(fā)深度，同時(shí)我們還本著“以人為本”的設(shè)計(jì)思路，在檢索圖徑、檢索層次、可瀏覽內(nèi)容等各方面都充分考慮利用者的需求。第三要樹(shù)立以“檔案信息”為主要管理對(duì)象的觀念。轉(zhuǎn)變以檔案實(shí)體為主要管理對(duì)象的傳統(tǒng)觀念。數(shù)字檔案館的建設(shè)要圍繞這一觀念去進(jìn)行。
3、注重前期準(zhǔn)備，突出開(kāi)發(fā)需求。
我館從長(zhǎng)遠(yuǎn)維護(hù)考慮，采用“以我為主，聯(lián)合開(kāi)發(fā)原則”開(kāi)發(fā)方式。因此開(kāi)發(fā)的前期準(zhǔn)備工作十分關(guān)鍵。我館分六個(gè)階段進(jìn)行準(zhǔn)備，第一階段是市場(chǎng)調(diào)研。既對(duì)開(kāi)發(fā)技術(shù)、開(kāi)發(fā)公司又對(duì)館內(nèi)、社會(huì)需求進(jìn)行調(diào)研。
第二階段考察階段，對(duì)有關(guān)軟件開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行考察，審核其相關(guān)的資質(zhì)材料、開(kāi)發(fā)業(yè)績(jī)。第三階段是需求，我們召開(kāi)城建檔案館數(shù)字化開(kāi)發(fā)需求會(huì)，組織通過(guò)初選的軟件開(kāi)發(fā)公司來(lái)館，了解館目前業(yè)務(wù)情況及原有系統(tǒng)情況。聽(tīng)取館開(kāi)發(fā)需求，并提出統(tǒng)一要求，限時(shí)上報(bào)開(kāi)發(fā)方案。第四階段方案評(píng)審階段。為了保證開(kāi)發(fā)工作的科學(xué)、嚴(yán)密、公平、公正，我館聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)、檔案等專業(yè)的有關(guān)專家組成專家評(píng)審組。召開(kāi)城建檔案館數(shù)字化建設(shè)方案評(píng)審會(huì)：由各軟件公司匯報(bào)方案。由專家評(píng)審組，對(duì)參評(píng)單位的方案進(jìn)行評(píng)審。第五階段確定合作的開(kāi)發(fā)公司。我們根據(jù)專家意見(jiàn)及商務(wù)談判的結(jié)果，選擇優(yōu)尼泰信息技術(shù)有限公司為開(kāi)發(fā)合作公司。第六階段深化需求階段。館計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)部門同開(kāi)發(fā)公司、相關(guān)業(yè)務(wù)部門一起對(duì)用戶需求進(jìn)行功能性的深化。初步摸清城建檔案館的業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)流程和數(shù)據(jù)規(guī)模，明確各職能科室所要處理的數(shù)據(jù)，科室間的發(fā)生的數(shù)據(jù)量，以及對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能需求和性能要求，規(guī)范了各類表格、名稱。我們用需求推動(dòng)開(kāi)發(fā)，用開(kāi)發(fā)拓展需求。讓用戶與計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)人員充分交流，，讓用戶在開(kāi)發(fā)初期，就能看到原型。增加開(kāi)發(fā)過(guò)程透明度，盡量減少后期的修改，實(shí)現(xiàn)效率、質(zhì)量的雙贏。
4、檔案信息質(zhì)量是數(shù)字檔案館的根基。
信息質(zhì)量關(guān)系到整個(gè)系統(tǒng)建設(shè)的成敗，在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。我館為嚴(yán)把檔案信息質(zhì)量關(guān)，建立檔案數(shù)字化的全程控制，我們編寫了著錄掃描培訓(xùn)教材，對(duì)每個(gè)上崗人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)。同時(shí)建立三級(jí)審驗(yàn)制度。一是錄入人員要對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行整理檢查?？纯词欠穹险硪?guī)范，分類排序是否正確。二是科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖象質(zhì)量的檢查，并對(duì)著錄數(shù)據(jù)進(jìn)行核查。三是室主任對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行抽查。保證檔案信息數(shù)字化的質(zhì)量。
5、基礎(chǔ)工作是數(shù)字化的前提，基礎(chǔ)工作先行才能保證系統(tǒng)的，從1999年系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，我館一直同步抓好檔案的基礎(chǔ)工作。
（1）進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系的建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字館的保證、基礎(chǔ)、條件，系統(tǒng)建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)先行，只有安計(jì)劃有步驟地作好信息標(biāo)準(zhǔn)化，才能建立堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)管理基礎(chǔ)。我館目前已從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面出發(fā)，圍繞數(shù)字檔案的采集，信息著錄管理，信息安全與維護(hù)等內(nèi)容分階段分步驟來(lái)進(jìn)行數(shù)字城建檔案館的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。目前已完成《城建檔案分類大綱》《城建檔案著錄細(xì)則》《聲像檔案分類大綱》《城建照片檔案檔案整理細(xì)則》等標(biāo)準(zhǔn)化文件的制定工作。（2）館藏檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，幾年來(lái)，我館先后完成建管檔案、用地檔案、規(guī)劃?rùn)n案、地名檔案等4萬(wàn)余卷舊檔案的整理。為館藏檔案的數(shù)字化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
（3）通過(guò)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，規(guī)范新進(jìn)館的檔案質(zhì)量。
6、基礎(chǔ)設(shè)施投入統(tǒng)籌規(guī)劃、分步進(jìn)行。
我國(guó)經(jīng)過(guò)幾十年來(lái)特別是改革開(kāi)放以來(lái)的快速持續(xù)建設(shè),我國(guó)在隧道及地下工程領(lǐng)域已得到了很大的發(fā)展,至今已建成各類隧道超過(guò)7000座,隧道總長(zhǎng)度超過(guò)4000km,隧道數(shù)量和總延長(zhǎng)位居世界首位,并且目前仍以每年新建200-300km隧道的速度在增加。
21世紀(jì)是我國(guó)隧道及地下工程大發(fā)展的世紀(jì),據(jù)有關(guān)專家預(yù)測(cè),到2020年,我國(guó)將要完成近6000km的地下隧道建設(shè),平均每年約300km。到2010年,國(guó)內(nèi)各種地下工程建設(shè)約需巖石掘進(jìn)機(jī)、盾構(gòu)機(jī)約180臺(tái)(不包括微型機(jī)),年均需求量約為30臺(tái)。截至目前,使用的盾構(gòu)總數(shù)約有200多臺(tái)次。
集.1城市地鐵快速發(fā)展,對(duì)盾構(gòu)需求最多。我國(guó)城市地鐵正處在高速發(fā)展期,地鐵和軌道交通規(guī)劃總長(zhǎng)度已超過(guò)3000km。目前已建成和在建的數(shù)量?jī)H占規(guī)劃數(shù)量的10%左右,未來(lái)城市地鐵建設(shè)仍將快速發(fā)展。
1.2越江隧道建設(shè)方興未艾,對(duì)大直徑和超大直徑盾構(gòu)的需求將有快速增長(zhǎng)。至今有10個(gè)城市已建或在建20多座盾構(gòu)法越江隧道。計(jì)劃中的越江盾構(gòu)隧道更多。
1.3城市各種地下管線隧道有待發(fā)展,對(duì)盾構(gòu)的潛在需求大。有關(guān)專家預(yù)測(cè),我國(guó)城市的給水、排水、電纜、電訊、熱力、輸氣等隧道工程的長(zhǎng)度將超過(guò)1000km,其對(duì)小型盾構(gòu)、微型盾構(gòu)或掘進(jìn)機(jī)的需求量也相當(dāng)大。
1.4長(zhǎng)大、特長(zhǎng)鐵路公路及水工隧道增加,對(duì)掘進(jìn)機(jī)需求增加。
2盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理存在的主要問(wèn)題,亟待解決
一是涉及行業(yè)和城市多,要求規(guī)定不一致。行業(yè)涉及地鐵、鐵路、公路、市政、水利水電等;涉及城市目前在建地鐵城市15個(gè)。
二是采用的規(guī)范不準(zhǔn)確。我國(guó)各城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理有的依照地鐵、有的依照鐵路、有的依照公路、有的依照水利水電等規(guī)范,再結(jié)合市政規(guī)范來(lái)實(shí)施,給施工文件與城建檔案規(guī)范化管理增加了難度。
三是新參與的施工、監(jiān)理隊(duì)伍多,對(duì)我國(guó)城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理要求、水平、起點(diǎn)不一,條件各不相同。目前參與盾構(gòu)施工的單位超過(guò)40家,分布于多個(gè)地區(qū)、多個(gè)行業(yè),并且還在增加。
四是更新型的盾構(gòu)機(jī)數(shù)量大、類型全、技術(shù)含量更高,至今我國(guó)使用的盾構(gòu)機(jī)數(shù)量已超過(guò)200臺(tái)次。包括了土壓、泥水、復(fù)合式,雙圓等類型,直徑從3m至15.2m等。其施工文件與檔案管理要求有的甚至是空白。
五是檔案意識(shí)淡薄。施工企業(yè)重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在,如,工程技術(shù)資料的收集整理,本應(yīng)始于工程開(kāi)工,終于工程竣工,卻未能及時(shí)列入工作日程,與工程施工不能同步;在工程項(xiàng)目中,平時(shí)不重視工程檔案和內(nèi)業(yè)資料的收集整理,一旦得知業(yè)主或上級(jí)檢查,就搞突擊,臨時(shí)補(bǔ)資料,甚至對(duì)檔案管理人員反映的問(wèn)題未引起重視,使工程檔案管理工作處于被動(dòng)局面。對(duì)于工程項(xiàng)目部來(lái)講,一般都未配專職人員,而是由項(xiàng)目經(jīng)理臨時(shí)指派缺少盾構(gòu)施工檔案管理知識(shí)的人員兼職,更沒(méi)有專門的資料室與相應(yīng)的設(shè)備,往往使應(yīng)該歸檔的資料分散在專業(yè)技術(shù)人員手中,很容易丟失或損毀。
檔案質(zhì)量欠佳,目前大多數(shù)盾構(gòu)施工的工程檔案都存在原始資料填寫的不完整、不及時(shí)、不連續(xù);檔案電子文件、電子信息缺漏;部分歸檔資料不具有完備的法律手續(xù)等等情況,由于盾構(gòu)施工檔案多,目前檔案移交工作普遍滯后。難以達(dá)到工程竣工檔案向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交的要求。
3盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中,提高施工文件與檔案管理水平的途徑
盾構(gòu)施工的工程檔案是工程項(xiàng)目實(shí)施中階段形成的有保存價(jià)值的,以文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等為載體的文件資料。它是城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目確保工程質(zhì)量的一個(gè)重要組成部分,更是城建檔案的一個(gè)重要組成部分。同時(shí),盾構(gòu)施工是高度機(jī)械化的一種施工,每日產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),如何對(duì)這些海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效地歸檔處理也擺在了我們面前。
針對(duì)盾構(gòu)施工工程檔案的重要性及存在的問(wèn)題,提出了施工文件與檔案管理規(guī)范化管理的解決途徑。
一是明確規(guī)范,嚴(yán)格實(shí)施。
2008年3月1日,中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局聯(lián)合了《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》,該《規(guī)范》于2008年9月1日實(shí)施。因此,盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理工作必須嚴(yán)格按此《規(guī)范》實(shí)施。其次,要主動(dòng)參照市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件主要項(xiàng)目的統(tǒng)一規(guī)定,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》,制定盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收技術(shù)文件主要項(xiàng)目的統(tǒng)一規(guī)定及表格表式目錄。例如:在《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》中,選定盾構(gòu)法隧道施工工序質(zhì)量評(píng)定項(xiàng)目一覽表,依照《盾構(gòu)法隧道施工與驗(yàn)收規(guī)范》的要求和盾構(gòu)法施工的特點(diǎn),制定每一項(xiàng)目的《工序質(zhì)量評(píng)定表》。
二是用準(zhǔn)規(guī)范,嚴(yán)格管理。
按該《規(guī)范》1總則1.0.6條,“盾構(gòu)法隧道工程的施工與質(zhì)量驗(yàn)收除應(yīng)執(zhí)行本規(guī)范外,尚應(yīng)符合國(guó)家現(xiàn)行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定”的要求,針對(duì)盾構(gòu)法隧道施工一般只實(shí)施隧道主線的特殊情況,對(duì)非隧道主線施工的出入口、隨匝道等,其施工文件與檔案管理則按建設(shè)部《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程施工技術(shù)文件管理規(guī)定》建城(2002)221號(hào)文件的規(guī)定要求進(jìn)行管理。同時(shí),建議中華人民共和國(guó)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部盡快起草、制定和實(shí)施《盾構(gòu)法隧道施工技術(shù)文件管理規(guī)定》,統(tǒng)一施工文件表格,以規(guī)范盾構(gòu)法在城市過(guò)江隧道施工中施工文件與檔案管理工作。
三是提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
第一是要充分認(rèn)識(shí)盾構(gòu)施工工程檔案的作用。是要強(qiáng)化設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)、質(zhì)監(jiān)、安全等單位的領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)技術(shù)人員的檔案意識(shí),使他們認(rèn)識(shí)到工程檔案是建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的積累和寶貴的技術(shù)儲(chǔ)備,充分開(kāi)發(fā)、利用工程檔案這個(gè)寶貴的信息資源,可以為促進(jìn)社會(huì)的技術(shù)進(jìn)步和創(chuàng)造巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
第二是要健全制度,建立健全工程檔案及內(nèi)業(yè)資料的形成、積累、整理歸檔制度。明確“科學(xué)收集、分級(jí)管理、統(tǒng)一歸口、定向移交”的具體操作程序;出臺(tái)工程檔案的考核與獎(jiǎng)懲辦法等,使檔案管理工作真正做到有章可循,有序進(jìn)行。根據(jù)檔案管理的檢查內(nèi)容和考核評(píng)分標(biāo)準(zhǔn),采取定期考核制度,形成職責(zé)明確、獎(jiǎng)懲分明的檔案管理激勵(lì)約束機(jī)制,加強(qiáng)檔案職能部門對(duì)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督,把工程檔案管理工作提高到一個(gè)新的水平。
四是科學(xué)收集,嚴(yán)格要求。
其一,科學(xué)收集施工資料。盾構(gòu)施工屬于地下工程施工,許多理論還不完善,施工經(jīng)驗(yàn)對(duì)同類工程有重要的借鑒作用。由于地下工程未知因素很多,盾構(gòu)施工會(huì)發(fā)生一些沒(méi)有預(yù)計(jì)的情況。因此,各地工程質(zhì)監(jiān)站、城建檔案館必須加強(qiáng)施工文件與檔案管理工作的業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo),明確施工文件與檔案管理工作的規(guī)范和要求。在工程開(kāi)工前,議定項(xiàng)目施工文件與檔案管理工作的具體詳細(xì)的實(shí)施方案。針對(duì)盾構(gòu)法施工中的特點(diǎn),對(duì)工程大部分情況需要用影像記錄、數(shù)據(jù)記錄,表格的實(shí)時(shí)記錄。如,對(duì)文字、圖表的大小及格式做出明確規(guī)定;圖紙附加電子文檔一份保存,便于存儲(chǔ)及查詢。對(duì)于盾構(gòu)機(jī)安裝、盾構(gòu)進(jìn)出洞、旁通道的施工等關(guān)鍵工序,均應(yīng)采用聲像資料來(lái)記錄,并將拍攝內(nèi)容、時(shí)間、格式也應(yīng)做出相應(yīng)規(guī)定。
其二,檔案工作與工程同步進(jìn)行。盾構(gòu)施工由于工程量大,資料數(shù)量多,施工時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng),需要配備經(jīng)培訓(xùn)合格的專職檔案人員,并做到“三參加”,即檔案人員應(yīng)參加生產(chǎn)調(diào)度會(huì)或工程例會(huì),參加工程安全質(zhì)量檢查,參加工程驗(yàn)收,檔案資料做到“圖、表、物”相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,填寫、審批、簽章手續(xù)要完備,無(wú)擅自修改、偽造和后補(bǔ)現(xiàn)象,達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),符合歸檔要求,使檔案人員了解工程動(dòng)態(tài),及時(shí)收集、整理原始檔案資料。
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關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館/問(wèn)題
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國(guó)檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問(wèn)題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問(wèn)題視而不見(jiàn)，或掉以輕心，必將給未來(lái)的檔案事業(yè)留下巨大而無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。
1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題
檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無(wú)疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問(wèn)題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無(wú)疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無(wú)法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：
1.1認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計(jì)算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對(duì)檔案“原件”的認(rèn)識(shí)，從而引起人們對(duì)其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無(wú)形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡(jiǎn)牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒(méi)有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識(shí)讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值，恐怕不僅僅是改變觀念的問(wèn)題，要真正認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價(jià)值，可能還需要走很長(zhǎng)的路。
1.2技術(shù)上的問(wèn)題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點(diǎn)，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計(jì)算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無(wú)法通過(guò)載體、格式的鑒定來(lái)判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無(wú)法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性。“電子文件的背景信息常常與文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價(jià)值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會(huì)改變。”[2]
1.3管理制度上的問(wèn)題?！皞鹘y(tǒng)檔案之所以具有憑證價(jià)值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時(shí)日”[3]而且也有一定的難度。
2數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題
數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期存取問(wèn)題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)具體而又棘手的難題?！皳?jù)報(bào)道，美國(guó)航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號(hào)火星探測(cè)器上的計(jì)算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)因存儲(chǔ)的格式模糊無(wú)法讀出，程序員也無(wú)法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取所面臨的主要問(wèn)題有：
2.1存儲(chǔ)的介質(zhì)材料?！艾F(xiàn)代介質(zhì)的存儲(chǔ)設(shè)備還不可能解決計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)問(wèn)題”。[5]一般說(shuō)來(lái)，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過(guò)30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場(chǎng)、記錄存儲(chǔ)格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒(méi)有一臺(tái)普通電腦可以讀出來(lái)。
2.2機(jī)讀語(yǔ)言格式?！坝?jì)算機(jī)語(yǔ)言平均每三個(gè)月就會(huì)問(wèn)世一種，而語(yǔ)言之間的互換大部分存在問(wèn)題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語(yǔ)言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]
2.3對(duì)設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計(jì)算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個(gè)特征對(duì)其長(zhǎng)期存取帶來(lái)很多問(wèn)題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來(lái)；電子文件對(duì)其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時(shí)難以互換；電子文件加密后，不解密就無(wú)法識(shí)別；技術(shù)設(shè)備更新時(shí)，不及時(shí)解決格式轉(zhuǎn)換問(wèn)題，也無(wú)法讀取等等”。[7]
3數(shù)字檔案的失真問(wèn)題
“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識(shí)別率是95%。這對(duì)于追求最大程度真實(shí)性的檔案來(lái)說(shuō)無(wú)疑是致命弱點(diǎn)”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過(guò)程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個(gè)方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對(duì)不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時(shí)需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對(duì)比度等，選擇不當(dāng)會(huì)直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動(dòng)，難免有時(shí)失誤。如掃錯(cuò)檔案或打錯(cuò)順序，或存錯(cuò)，或在建索引時(shí)鏈接錯(cuò)誤等，如不及時(shí)發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過(guò)程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時(shí)，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。
4數(shù)字檔案信息的安全問(wèn)題
安全問(wèn)題是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個(gè)巨大的沒(méi)有警察的自由市場(chǎng)，給不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計(jì)算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計(jì)算機(jī)病毒?！皣?guó)外有人估計(jì)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)病毒的傳染每?jī)蓚€(gè)月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計(jì)算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對(duì)信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計(jì)高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動(dòng)，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問(wèn)題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。
5數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問(wèn)題
數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來(lái)的產(chǎn)物，離開(kāi)了高新技術(shù)的支撐，就沒(méi)有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來(lái)了致命的弱點(diǎn)，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問(wèn)題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點(diǎn)。
5.1數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語(yǔ)音、圖像、影像檔案，以便實(shí)現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)、跨語(yǔ)種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無(wú)疑問(wèn)，足夠的帶寬條件和用戶對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚?duì)矛盾體。
5.2技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問(wèn)題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲(chǔ)與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語(yǔ)言平臺(tái)互換互訪技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配技術(shù)等，既是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要解決一些特殊問(wèn)題，為此必須開(kāi)發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問(wèn)題。
5.3技術(shù)過(guò)時(shí)問(wèn)題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲(chǔ)載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出?！凹夹g(shù)過(guò)時(shí)”的陰影一直會(huì)籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個(gè)致命弱點(diǎn)，就是每次遷移總會(huì)丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來(lái)會(huì)造成數(shù)字檔案信息無(wú)法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。
6數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題
數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國(guó)檔案館乃至全世界的檔案館連成一個(gè)整體，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這個(gè)整體性的數(shù)字檔案館事實(shí)上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會(huì)檔案館系統(tǒng)，是一個(gè)面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個(gè)個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字檔案館實(shí)體組成的。要對(duì)這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個(gè)主要的標(biāo)準(zhǔn)?！岸鴮?shí)際上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)體系，是一個(gè)系統(tǒng)，因此對(duì)于我們來(lái)說(shuō)，如何結(jié)合我國(guó)實(shí)際，迅速建立起一個(gè)適合我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個(gè)迫切需要解決的新問(wèn)題”。[12]然而，要解決這個(gè)問(wèn)題并不容易，我們面臨著很多問(wèn)題：其一，一個(gè)嚴(yán)峻的事實(shí)是我國(guó)檔案信息系統(tǒng)沒(méi)有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個(gè)很麻煩的問(wèn)題；其三，與整個(gè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問(wèn)題；其四，與國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問(wèn)題；其五，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)更新速度非常快，每次技術(shù)設(shè)備的更新，都會(huì)對(duì)原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時(shí)修訂標(biāo)準(zhǔn)。
7數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問(wèn)題
數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問(wèn)題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會(huì)對(duì)這個(gè)問(wèn)題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費(fèi)用是巨大的，而且它的建設(shè)費(fèi)用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費(fèi)用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國(guó)家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費(fèi)資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國(guó)各個(gè)檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費(fèi)用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國(guó)家圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬(wàn)人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂?、二史館和中央檔案館三個(gè)國(guó)家檔案館的年平均利用人次也不過(guò)5960人次”，[15]三個(gè)館加起來(lái)與國(guó)家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長(zhǎng)期處于低谷已是不爭(zhēng)的事實(shí)，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會(huì)改變多少，因?yàn)闄n案信息有保密和時(shí)效的限制，有利用者的限制，并不會(huì)增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實(shí)上，傳統(tǒng)檔案館本來(lái)就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問(wèn)題，只不過(guò)未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個(gè)問(wèn)題凸現(xiàn)出來(lái)。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問(wèn)題。
8數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問(wèn)題
與其說(shuō)數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來(lái)的，不如更實(shí)際地說(shuō)是由巨額資金支撐起來(lái)的，因?yàn)樗械母咝录夹g(shù)和設(shè)備都將由資金來(lái)兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對(duì)于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問(wèn)題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。
8.1檔案部門方面的問(wèn)題。
8.1.1數(shù)字檔案館建設(shè)的費(fèi)用問(wèn)題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用是巨大的，開(kāi)發(fā)一個(gè)稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購(gòu)買軟件和硬件，還是開(kāi)發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費(fèi)可觀的人力、財(cái)力和時(shí)間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實(shí)力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說(shuō)到底，仍是以政府投入為主。但國(guó)家的綜合國(guó)力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會(huì)性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對(duì)利用者收費(fèi)，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費(fèi)用對(duì)于本來(lái)就經(jīng)費(fèi)緊張的檔案部門來(lái)說(shuō)是有相當(dāng)難度的。而對(duì)中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來(lái)說(shuō)，連維持日常工作的經(jīng)費(fèi)都成問(wèn)題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)都是可望而不可及的。
8.1.2數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費(fèi)用問(wèn)題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費(fèi)用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用。數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無(wú)底洞”，需要不斷地投入大量資金來(lái)維持其正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
8.1.2.1平時(shí)正常的使用和維護(hù)費(fèi)用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來(lái)的，平時(shí)正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費(fèi)、數(shù)據(jù)使用費(fèi)和設(shè)備維護(hù)費(fèi)等都需要不斷地支出，且費(fèi)用不低。
8.1.2.2設(shè)備更新費(fèi)用?，F(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非?？?，而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動(dòng)因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問(wèn)世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問(wèn)世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費(fèi)大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。
8.1.2.3數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取使用的費(fèi)用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期存取是數(shù)字檔案館的一個(gè)具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個(gè)不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費(fèi)用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費(fèi)用，也是一個(gè)既不可預(yù)見(jiàn)又不容易解決的難題。超級(jí)秘書網(wǎng)
8.1.3向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費(fèi)的問(wèn)題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會(huì)提供利用檔案，可以收取費(fèi)用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費(fèi)用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費(fèi)的收費(fèi)制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。
8.2利用者方面的問(wèn)題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問(wèn)題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國(guó)上網(wǎng)所需資費(fèi)來(lái)看，每小時(shí)的費(fèi)用是發(fā)達(dá)國(guó)家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國(guó)家的若干倍。我國(guó)80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費(fèi)過(guò)高，通信費(fèi)難以承受。再一點(diǎn)是下載檔案信息的打印費(fèi)用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來(lái)，就是部分打印也需要承受可觀的打印費(fèi)。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費(fèi)，這些費(fèi)用加在一起，將會(huì)相當(dāng)高。必將影響利用者對(duì)數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義；
9數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問(wèn)題
數(shù)字檔案館建設(shè)中會(huì)涉及到許多法律問(wèn)題，而這些法律問(wèn)題恰恰又是亟待解決而又難以一時(shí)解決的問(wèn)題。
9.1檔案法規(guī)方面的問(wèn)題。面對(duì)數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點(diǎn).檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來(lái)仍有一定的難度。如對(duì)利用者的身份認(rèn)證問(wèn)題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開(kāi)支。而對(duì)外國(guó)利用者來(lái)說(shuō)，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開(kāi)放的，是不受國(guó)界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒(méi)有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。
9.2著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問(wèn)題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對(duì)利用者控制的難度加大。原來(lái)意義上的著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對(duì)權(quán)利人已無(wú)法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對(duì)檔案著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說(shuō)，真正切實(shí)可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說(shuō)，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。
9.3數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題。對(duì)于數(shù)字檔案的法律效用問(wèn)題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個(gè)不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間。而“如果電子檔案的法律憑證問(wèn)題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價(jià)值、存在的意義”。[17]
10數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問(wèn)題
數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對(duì)數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識(shí)不相同，統(tǒng)一尚需時(shí)日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問(wèn)題，都是一些不易解決的難題。
10.1數(shù)字檔案館的概念問(wèn)題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來(lái)，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢(shì)必會(huì)造成對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點(diǎn)不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會(huì)影響等等也都會(huì)截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識(shí)或基本統(tǒng)一認(rèn)識(shí)都非一日之功。但這個(gè)問(wèn)題不解決，將對(duì)數(shù)字檔案館的實(shí)踐產(chǎn)生不利影響。
10.2數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問(wèn)題?！皵?shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無(wú)限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問(wèn)題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時(shí)也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報(bào)學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時(shí)有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個(gè)數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個(gè)無(wú)所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識(shí)、合作交流甚至著書立說(shuō)。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無(wú)所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴(kuò)張”，使本來(lái)就處于“弱勢(shì)”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對(duì)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍?，并采取相?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來(lái)，數(shù)字檔案館將會(huì)消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。
10.3數(shù)字檔案的概念問(wèn)題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對(duì)數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對(duì)數(shù)字檔案概念的認(rèn)識(shí)，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來(lái)認(rèn)識(shí)，無(wú)非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時(shí)代的翻版。這里暫不說(shuō)傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說(shuō)在數(shù)字信息時(shí)代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會(huì)受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢(shì)。如何區(qū)分它們將變得越來(lái)越困難。在數(shù)字時(shí)代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報(bào)、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來(lái)，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來(lái)的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來(lái)，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。
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