發(fā)布時(shí)間：2023-05-15 16:36:04
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的成果樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
［關(guān)鍵詞］大學(xué)城高校檔案管理現(xiàn)代化信息化
教育部《面向21世紀(jì)教育振興計(jì)劃》提出之后，全國(guó)掀起了教育強(qiáng)省、教育興市浪潮，各省市充分利用優(yōu)勢(shì)資源興建大學(xué)城，一個(gè)個(gè)以高等院校為紐帶，輻射周邊地區(qū)，集教學(xué)功能、產(chǎn)業(yè)功能、生活服務(wù)功能為一體的大學(xué)城區(qū)迅速崛起，北有上海大學(xué)城、東方大學(xué)城，南有廣州大學(xué)城、深圳大學(xué)城、珠海大學(xué)城，以及正在籌建中的合肥大學(xué)城、西部大學(xué)城、北京吉利大學(xué)城、福建大學(xué)城和南京江寧大學(xué)城等。就我國(guó)大學(xué)城高校檔案管理工作而言，如何抓住高等教育迅速發(fā)展這一大好歷史機(jī)遇和大學(xué)城高校優(yōu)勢(shì)，適應(yīng)社會(huì)和高校自身的發(fā)展需要，加速高校檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程，為高校自身建設(shè)和社會(huì)相關(guān)領(lǐng)域提供科學(xué)、準(zhǔn)確、快速的信息服務(wù)，成為高校檔案工作“十一五”規(guī)劃的主題和中心任務(wù)。
一、我國(guó)大學(xué)城高校檔案管理工作的現(xiàn)狀
通過對(duì)部分大學(xué)城高校的調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)，由于受到各高校辦學(xué)模式、進(jìn)入方式選擇、階段推進(jìn)程度以及原檔案管理水平等諸多因素影響，大學(xué)城高校檔案管理工作的現(xiàn)狀是不容樂觀的，是與各大學(xué)城快速發(fā)展的現(xiàn)代化和信息化步伐不相協(xié)調(diào)的，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
1．機(jī)構(gòu)過于簡(jiǎn)化，職能過于弱化。這一現(xiàn)象尤以一些新機(jī)制新模式運(yùn)行的（民辦）高校、非整體進(jìn)駐大學(xué)城高校和一校多區(qū)型高校表現(xiàn)突出。這些高校，檔案管理機(jī)構(gòu)有的被精簡(jiǎn)或并入其他部門，有的干脆把原校區(qū)檔案部門作職能上的簡(jiǎn)單延伸，人員采取兼職聘任并實(shí)行一人多崗，制度上有的也只是作為文字復(fù)制而已。機(jī)構(gòu)的不完善、制度的不健全、人員工作的不規(guī)范和職能的人為弱化，使得大學(xué)城各高校的檔案管理工作從建校初期起就沒有落到實(shí)處，一大批具有較高價(jià)值的檔案材料沒有得到及時(shí)收集和歸檔，即使被臨時(shí)收集的材料也類別混雜，造成了一些不必要的損失。
2．工作相對(duì)滯后，手段相對(duì)落后。由于種種原因，大學(xué)城一些高校檔案管理工作出現(xiàn)了“一套人馬，奔跑幾處”的被動(dòng)局面，工作上難免顧此失彼和相對(duì)滯后。同時(shí)，大學(xué)城高校多處于初創(chuàng)階段，學(xué)校工作重心的相對(duì)偏移和長(zhǎng)久以來對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員苦于在多校區(qū)間穿梭，致使許多日常工作嚴(yán)重滯后；兼職人員又受知識(shí)水平所限，看著現(xiàn)代化的先進(jìn)設(shè)備也不會(huì)用，仍停留在傳統(tǒng)方式和傳統(tǒng)手段的管理狀態(tài)。雖然個(gè)別高校檔案部門也已利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，初步實(shí)現(xiàn)了檔案的計(jì)算機(jī)輔助立卷、目錄檢索、統(tǒng)計(jì)和借閱管理等工作，但仍處于單機(jī)運(yùn)行狀態(tài)，沒有結(jié)合異地辦學(xué)、多校區(qū)辦學(xué)的特點(diǎn)建立校內(nèi)網(wǎng)、（校）區(qū)際網(wǎng)，致使高校很難從檔案部門獲得快、全、精、準(zhǔn)的信息服務(wù)，無法實(shí)現(xiàn)全面的信息資源共享，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資料、工作流程及檔案檢索三方面的信息化。
3．網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)統(tǒng)一性差，檔案標(biāo)準(zhǔn)化水平低。受不同高校隸屬關(guān)系不同等原因，大學(xué)城高校檔案管理仍處于條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自謀發(fā)展的相對(duì)封閉局面。投入現(xiàn)代化信息化建設(shè)的軟硬件購置和數(shù)據(jù)庫建設(shè)等也存在一定程度的重復(fù)和浪費(fèi)現(xiàn)象，同時(shí)各高校選擇的軟硬件五花八門，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，共享性兼容性差，一定程度上影響了大學(xué)城高校檔案管理的現(xiàn)代化、信息化和標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。
二、加快我國(guó)大學(xué)城高校檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化的優(yōu)勢(shì)所在
1．辦學(xué)模式優(yōu)勢(shì)和精英聚集效應(yīng)。
我國(guó)的大學(xué)城普遍采用的是極具典型性和代表性的深圳模式、珠海模式、浙江模式、廊房模式、松江模式和廣州模式，初步的實(shí)踐證明，這些模式總體上較傳統(tǒng)模式更有利于高校辦學(xué)水平、管理水平的進(jìn)一步提高。加之進(jìn)駐大學(xué)城的可謂是高校中的精英，如進(jìn)入深圳大學(xué)城的清華大學(xué)、北京大學(xué)、哈爾濱工業(yè)大學(xué)等；進(jìn)入珠海大學(xué)城的中山大學(xué)、北京師范大學(xué)、北京理工大學(xué)等；進(jìn)入東方大學(xué)城的北京工業(yè)大學(xué)、中國(guó)地質(zhì)大學(xué)、北京航空航天大學(xué)等。這些211重點(diǎn)院校和產(chǎn)學(xué)研綜合性院校中的精英在大學(xué)城極易形成一種效果明顯、威力巨大的聚集效應(yīng)，在相應(yīng)辦學(xué)模式的指導(dǎo)下大膽創(chuàng)新，開拓進(jìn)取，勇于卸包袱，敢于抓弱點(diǎn)，敢于在高校檔案管理等基礎(chǔ)性工作的現(xiàn)代化和信息化實(shí)踐中取長(zhǎng)補(bǔ)短，相互激勵(lì)，探索新路子和新方法，起到先鋒示范作用。
2．資金投入優(yōu)勢(shì)。
資金投入是制約高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程的一個(gè)關(guān)鍵的客觀因素。長(zhǎng)期以來，一般高校因受到歷史、經(jīng)濟(jì)等條件制約，在經(jīng)費(fèi)上很難得到必要的充分的保證。在大學(xué)城，調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這里的高校具有強(qiáng)勁而明顯的資金投入優(yōu)勢(shì)。僅以廣東佛山大學(xué)城為例，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，佛山市南海區(qū)政府2001年為進(jìn)駐佛山大學(xué)城的華南師范大學(xué)南海學(xué)院第一期建設(shè)（占地510畝）就投入資金3．7億元，加上學(xué)院自籌資金1．3億元，合計(jì)達(dá)5．0億元。在這些經(jīng)費(fèi)中，學(xué)校擬訂了明確的用于綜合檔案室高標(biāo)準(zhǔn)基建、現(xiàn)代辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、管理軟件、人員招聘、人員培訓(xùn)等各種經(jīng)費(fèi)的投入比例，這些經(jīng)費(fèi)無論從總量上還是最終到位額（率）都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于普通高校，使得大學(xué)城高校檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化有了切實(shí)的資金保證。
3．人才吸引優(yōu)勢(shì)。
大學(xué)城以其優(yōu)越的區(qū)位優(yōu)勢(shì)、環(huán)境優(yōu)勢(shì)、政策優(yōu)勢(shì)和資金優(yōu)勢(shì)凝聚形成其強(qiáng)有力的人才吸引優(yōu)勢(shì)，吸引了一大批德才兼?zhèn)?、?chuàng)新能力強(qiáng)、適應(yīng)時(shí)代需要的高校檔案專業(yè)人才來到大學(xué)城這塊樂土開創(chuàng)美好事業(yè)。這對(duì)于大學(xué)城高校率先實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化創(chuàng)造了源源不斷的新鮮血源和高素質(zhì)的人力資源保證。
三、推進(jìn)大學(xué)城高校檔案管理現(xiàn)代化和信息化工作的幾點(diǎn)措施
1．確立科學(xué)指導(dǎo)思想和奮斗目標(biāo)。
今年是“十一五”規(guī)劃的啟動(dòng)之年，大學(xué)城高校要在檔案事業(yè)發(fā)展的宏觀性、前瞻性和針對(duì)性上下大功夫，要抓住大學(xué)城率先發(fā)展的歷史機(jī)遇，解放思想，按照檔案工作信息化、現(xiàn)代化和社會(huì)化建設(shè)的要求高起點(diǎn)、高水平、高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地開展工作。要在實(shí)踐中發(fā)揮先鋒示范作用，抓住大學(xué)城信息化建設(shè)和全面推進(jìn)電子校務(wù)的契機(jī)，充分利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)，率先實(shí)現(xiàn)檔案電子化、存儲(chǔ)數(shù)字化、檢索自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)信息資源共享；確立室藏檔案數(shù)字化、文檔處理一體化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理系統(tǒng)智能化，工作人員知識(shí)化、專業(yè)化和人本化的奮斗目標(biāo)。
2．發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)、隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)、校園（區(qū)）網(wǎng)絡(luò)三大網(wǎng)絡(luò)功能。
（1）領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)。我國(guó)大學(xué)城（園區(qū)）起步較晚，大多處于初創(chuàng)階段，要在檔案管理的現(xiàn)代化和信息化方面走得更快、更穩(wěn)、更堅(jiān)實(shí)，就必須從組織上給予充分的保證和重視，并形成“主管領(lǐng)導(dǎo)－黨政辦公室主任－各辦（中心、系）主任”的分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)，全面負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，形成多方面、多層面對(duì)檔案管理工作的關(guān)心、過問、督促和檢查。
（2）隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)。工作水平的高低，根本上取決于工作者和工作隊(duì)伍水平的高低。堅(jiān)持以人為本的科學(xué)發(fā)展觀搞好隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，構(gòu)建一個(gè)學(xué)歷、專業(yè)、知識(shí)、年齡、性別、層次、類型協(xié)調(diào)發(fā)展的隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)；堅(jiān)持物質(zhì)鼓勵(lì)與精神鼓勵(lì)相結(jié)合的激勵(lì)機(jī)制，營(yíng)造一個(gè)寬松、愉快的工作和成長(zhǎng)環(huán)境，使隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)講學(xué)習(xí)、重業(yè)務(wù)、爭(zhēng)上游的良好氛圍，以便更好地適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)和新要求，全面為檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)服務(wù)。
（3）校園（區(qū)）網(wǎng)絡(luò)。完善的校園網(wǎng)絡(luò)是大學(xué)城高校的優(yōu)勢(shì)，并已成為各類信息的傳遞中心。在推進(jìn)大學(xué)城高校檔案管理現(xiàn)代化和信息化的實(shí)踐中，關(guān)鍵是充分利用高校的各種有利條件，利用校園網(wǎng)絡(luò)逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理型向現(xiàn)代化管理型的轉(zhuǎn)化。高校檔案部門應(yīng)配備齊全的現(xiàn)代化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案計(jì)算機(jī)管理，建立檔案編號(hào)系統(tǒng)、姓氏排列系統(tǒng)、科學(xué)的歸檔系統(tǒng)。應(yīng)廣泛采用計(jì)算機(jī)開發(fā)更多更好的檔案管理軟件，達(dá)到信息交流網(wǎng)絡(luò)化、咨詢業(yè)務(wù)智能化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案工作程序化，使檔案館能更好地為學(xué)校改革、建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。
3．把檔案工作全面納入電子校務(wù)建設(shè)，積極推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。
電子校務(wù)系統(tǒng)雖然在我國(guó)起步較晚，但是我國(guó)各大學(xué)城憑借著政府資金的支持、先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)和自身研發(fā)的成果，已經(jīng)具備了較為成熟和較強(qiáng)安全防御能力的電子校務(wù)系統(tǒng)。這為大學(xué)城高校檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化提供了強(qiáng)有力的系統(tǒng)支持。把高校檔案管理納入到大學(xué)城高校的電子校務(wù)既有利于高校檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，又有利于高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和規(guī)范化。但是，在納入電子校務(wù)的建設(shè)中，要注意解決好以下幾個(gè)方面的問題：完善信息系統(tǒng)，使檔案管理的業(yè)務(wù)過程信息化；實(shí)行電子與紙質(zhì)文檔雙軌并行的同時(shí)，盡快完善電子檔案的效力性問題；針對(duì)操作系統(tǒng)、硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)黑客等因素，攻克電子檔案模塊安全性問題；加強(qiáng)檔案隊(duì)伍綜合素質(zhì)以適應(yīng)全新環(huán)境下的檔案工作問題。
[關(guān)鍵詞]檔案信息；計(jì)算機(jī)管理；研究
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）06-0362-01
檔案信息系統(tǒng)管理的指導(dǎo)思想，一是要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭(zhēng)取條件利用先進(jìn)技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、同一性，全面安排，調(diào)動(dòng)各方面的積極性。三是要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。檔案信息計(jì)算機(jī)管理要應(yīng)用多種學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程。本文從經(jīng)常遇到的幾個(gè)問題闡述個(gè)人的一些看法。
一、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化二者的辯證關(guān)系
檔案的管理工作也并非是字面的管理那么簡(jiǎn)單，其中也有很多復(fù)雜的需要注意的幾點(diǎn)。首先，檔案管理者首先要具備一定的創(chuàng)新學(xué)習(xí)的精神，應(yīng)該以積極地態(tài)度學(xué)習(xí)社會(huì)上的信息新技術(shù)；其次是要更全面有系統(tǒng)性的認(rèn)識(shí)到這個(gè)工作的內(nèi)部性質(zhì)，認(rèn)識(shí)到工作的根本，才能夠更有效率的有目的的工作；最后要注意到任何一個(gè)部門的工作都不可能是單獨(dú)完成的，都是需要部門與部門之間的相互協(xié)調(diào)才能得到全面的發(fā)展，尤其是管理檔案的部門，對(duì)于走出小門或者是多方面的人才的檔案，尤其是要給予特別的注意，不可以丟失個(gè)人檔案，這就需要多部門的相互合作，相互幫助，在檔案管理的工作上，要和其他部門間的工作人員相互交流，環(huán)環(huán)相扣，不可以只在自己的部門留底，還要多注意在其他部門的信息真實(shí)性，以便于將來如果真的造成了信息的丟失，可以及時(shí)彌補(bǔ)。檔案信息計(jì)算機(jī)管理存在的問題不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分發(fā)揮。檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化滯后，軟件多、亂。我們必須把眼光從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的小單位視野擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。這一飛躍式的認(rèn)識(shí)提高，給我們的啟示是：檔案信息計(jì)算機(jī)管理的內(nèi)涵包括檔案工作的全方位。其中重要的是要規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也是一個(gè)系統(tǒng)工程。要推進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成，相互促進(jìn)的辯證關(guān)系。
二、提高系統(tǒng)整體自動(dòng)化水平
檔案信息的系動(dòng)化管理最終就是各個(gè)部門的各大組成系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)的相互連接下對(duì)相同的工作的不同領(lǐng)域互相進(jìn)行職責(zé)上的管理工作，是信息化的管理水平已經(jīng)達(dá)到了一定的管理功能，使用者可以通過網(wǎng)上的聯(lián)系各個(gè)部門的不同職位的人員，隨時(shí)隨地在網(wǎng)上進(jìn)行信息的核對(duì)，對(duì)于檔案管理的信息化系統(tǒng)，已經(jīng)在一些合適的餓單位取得了試用的機(jī)會(huì)，使用者可以通過系統(tǒng)管理和使用的教學(xué)，自己親自感受信息自動(dòng)化給檔案管理工作帶來的工作效益上的提高。相關(guān)設(shè)置試點(diǎn)的單位管理層的人員對(duì)檔案信息化的自動(dòng)管理系統(tǒng)有了簡(jiǎn)單的試用后，總結(jié)自己使用過程中遇到的問題，以及使用過程中對(duì)檔案管理造成的不便等情況，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)向上級(jí)匯報(bào)，才可以讓系統(tǒng)開發(fā)的人員做相應(yīng)的整改，才可以有機(jī)會(huì)提高檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)在現(xiàn)實(shí)管理工作當(dāng)中的提高。檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)是整個(gè)系統(tǒng)組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，以提高系統(tǒng)綜合能力。在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得經(jīng)驗(yàn)再廣泛推廣提高，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)找出不足，最終目的還是要提高系統(tǒng)整體自動(dòng)化水平。
三、由低向高建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫
當(dāng)前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)還處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫的意義是靠先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，必須經(jīng)過由低到高的循序漸進(jìn)過程。其中最主要經(jīng)驗(yàn)是領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展，把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放分布式數(shù)據(jù)庫群，使自動(dòng)化系統(tǒng)效率逐漸提高
四、實(shí)行集中統(tǒng)一管理
檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的管理體制，是高度集中管理與方便使用相結(jié)合。目前存在的問題是集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題。我國(guó)檔案工作是在各專業(yè)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，和系統(tǒng)建設(shè)從“微機(jī)起步”有關(guān)，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，硬件軟件的選用。各個(gè)層次和各個(gè)專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納人統(tǒng)一的檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理之中。集中統(tǒng)一是管理化向社會(huì)化大生產(chǎn)發(fā)展所必需的方式，信息自動(dòng)化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機(jī)結(jié)合是自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機(jī)開展工作，這也是自動(dòng)化系統(tǒng)管理時(shí)必須考慮的原則之一。
五、形成最佳人才管理
加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合人才是推動(dòng)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。要針對(duì)工作特點(diǎn)進(jìn)行政治思想教育，培養(yǎng)較強(qiáng)的事業(yè)心與奉獻(xiàn)精神。有計(jì)劃培訓(xùn)進(jìn)修，不斷掌握新技術(shù)新知識(shí)，形成最佳人才結(jié)構(gòu)。引人競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行項(xiàng)目管理，拓寬思路，發(fā)揮人才的最大潛能。
六、合理利用資金
“九五”建設(shè)規(guī)劃被國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息化聯(lián)席會(huì)議作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)信息化優(yōu)先發(fā)展的重要工作之一，定名為“金信工程”為檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)列人國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃打下了良好基礎(chǔ)。檔案自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)是檔案部門投資最大的項(xiàng)目，最好采用多渠道籌措資金，進(jìn)行項(xiàng)目論證及跟蹤考核。
七、全面、合理、科學(xué)、民主決策
當(dāng)前檔案工作改革發(fā)展關(guān)鍵是整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破。正確領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)、全面、合理、科學(xué)、民主決策起重要的作用。行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員、人事后勤保障部門共同研究，提出中長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針。信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征。對(duì)我國(guó)檔案信息自動(dòng)化工程影響最大的問題是技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展至關(guān)重要。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)技術(shù)的全面發(fā)展提高是當(dāng)務(wù)之急。
八、加強(qiáng)檔案部門思想政治工作
對(duì)于從事政治工作的人員來說，提高思想政治覺悟永遠(yuǎn)都是不過是的話題，從政人員的思想是影響政治工作的一大因素，不論是為人民服務(wù)的獻(xiàn)身意識(shí)，還是走到基層的基層服務(wù)意識(shí)，都會(huì)把工作人員的工作積極性帶到情緒當(dāng)中去。因此，從事政治事業(yè)的工作人員不僅要時(shí)刻提醒自己要提高思想覺悟，而且還要懂得如何團(tuán)結(jié)工作部門中的每一位同事，結(jié)合大家的力量共同做好一個(gè)單位的工作，把努力使向一個(gè)方向。思想政治工作是增強(qiáng)凝聚力、向心力、推動(dòng)事業(yè)發(fā)展的精神動(dòng)力。目前檔案干部隊(duì)伍還不適應(yīng)體制改革和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的要求。隨著我國(guó)與國(guó)際接軌，檔案工作必須很快更新知識(shí)、理念。要按照“三個(gè)代表”的要求加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍的思想政治教育。根據(jù)檔案工作特點(diǎn)樹立新的思想政治工作理念，堅(jiān)持以人為本，滿足人的合理要求，平等待人，坦誠(chéng)相見。
結(jié)語：
在面對(duì)眾多人口的檔案管理工作時(shí)，光靠人力是一種資源上的浪費(fèi)，對(duì)于信息化時(shí)代的社會(huì)，檔案信息化管理在對(duì)檔案的管理工作以及管理工作者來說都是一種不但節(jié)約時(shí)間而且提高工作效率的辦法。所以，在使用信息化管理模式的同時(shí)，也要加強(qiáng)對(duì)管理人才的道德和職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)。
關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 意義 安全 防范策略
檔案信息也逐漸走向數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)，但在檔案信息化過程中，出現(xiàn)的安全問題，制約的檔案信息化的進(jìn)程。如何確保護(hù)信息化檔案信息的完整與安全，成為當(dāng)前檔案管理者的重要課題。
一、檔案信息化管理的作用和意義
電子化檔案管理信息系統(tǒng)的建立，可以提高檔案工作的效率，方便用戶的使用加強(qiáng)檔案的保存，提高檔案利用的效率，對(duì)維護(hù)和保障單位的合法權(quán)益，促進(jìn)兩個(gè)文明建設(shè)具有重要意義。
（1）檔案信息的傳遞量和服務(wù)對(duì)象的數(shù)量大大增加。由于數(shù)字信息占有空間小，信息傳遞不受空間的限制，隨著計(jì)算機(jī)通訊網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，所能鏈接的用于存貯和管理數(shù)字信息的服務(wù)器和存貯設(shè)備及服務(wù)對(duì)象的數(shù)量將加速增加。
（2）時(shí)間的延續(xù)性，可以24小時(shí)服務(wù)。
（3）檔案數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)檢索方便，傳遞速度快。
（4）可以根據(jù)利用者的需要，提供個(gè)性化服務(wù)，檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的出現(xiàn)，是我們提供檔案信息服務(wù)的適時(shí)的現(xiàn)代手段。
（5）資源共享，提高檔案的利用率。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息具有紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快、檔案?jìng)鬏敳辉偈芸臻g和人力的限制。還可以通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)異地查閱檔案信息，節(jié)約了人力、物力，大大提高檔案的利用率。
二、檔案信息化后可能存在的安全隱患
l、操作系統(tǒng)的安全缺陷。操作系統(tǒng)是計(jì)算機(jī)最主要的系統(tǒng)軟件，是信息安全的基礎(chǔ)之一。然而，因?yàn)椴僮飨到y(tǒng)太龐大，致使操作系統(tǒng)不可能做到完全正確。操作系統(tǒng)的缺陷所造成的功能故障，往往可以忽略，但是，如果操作系統(tǒng)的缺陷被攻擊者利用，所造成的安全問題就不能忽略。
2、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)本身就不是一種很安全的信息傳輸方式。網(wǎng)絡(luò)上的任何信息都是經(jīng)過重重網(wǎng)站分段傳送至目的地的，任何中介站點(diǎn)均可以攔截、讀取甚至破壞信息。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用技術(shù)發(fā)展很快，新技術(shù)不斷推動(dòng)新的應(yīng)用，而安全技術(shù)是一種在對(duì)抗中發(fā)展的技術(shù)，它總是顯得有些滯后，防范攻擊的能力不強(qiáng)，這樣就導(dǎo)致了網(wǎng)絡(luò)安全的脆弱性。
3、管理人員素質(zhì)問題。據(jù)有關(guān)資料顯示，90%以上的檔案管理人員沒有受過正規(guī)的計(jì)算機(jī)安全培訓(xùn)，缺乏計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)信息的安全意識(shí)，致使網(wǎng)站遭到攻擊。
三、檔案信息化管理中安全問題的防范策略
1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)及安全教育
在檔案信息化管理安全防范中，人的因素是第一位的。檔案管理的現(xiàn)代化，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息安全意識(shí)和安全業(yè)務(wù)的宣傳與教育，不斷提高檔案管理人員的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。對(duì)現(xiàn)有的在職檔案人員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)方面新知識(shí)、新技術(shù)的培訓(xùn)和再教育，積極引進(jìn)復(fù)合型人才，為檔案信息化管理注入新的活力，提升綜合管理能力，應(yīng)對(duì)工作中可能發(fā)生的意外事故，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，維護(hù)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行，確保檔案信息的完整性。
2、從管理上加強(qiáng)安全防范
針對(duì)信息化檔案安全問題，安全防范的最高境界不是產(chǎn)品，也不是服務(wù)，而是管理。沒有好的管理思想、嚴(yán)格的管理制度、負(fù)責(zé)的管理人員和實(shí)施到位的管理程序，就沒有真正的安全。
1）建立可信可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。管理好內(nèi)外網(wǎng)通道，杜絕內(nèi)部人員使用撥號(hào)、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)。管理好單位個(gè)人使用的計(jì)算機(jī)上的重要文檔，防止相同域內(nèi)的終端用戶互相調(diào)用和操作機(jī)密文件。管理好輸出設(shè)備，對(duì)于重要電子文檔的打印，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記和日志管理。管理好內(nèi)網(wǎng)客戶端，在局域網(wǎng)上建立監(jiān)控點(diǎn)。
2）實(shí)施強(qiáng)審計(jì)管理。所謂強(qiáng)審計(jì)，就是利用日志對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的行為、蹤跡進(jìn)行監(jiān)控，并能事后取證的技術(shù)。強(qiáng)審計(jì)技術(shù)一般包括五個(gè)方面的內(nèi)容：―是網(wǎng)絡(luò)審計(jì)，防止非法內(nèi)連和外連；二是數(shù)據(jù)庫審計(jì)，對(duì)數(shù)據(jù)庫的讀取行為進(jìn)行跟蹤；三是應(yīng)用系統(tǒng)審計(jì)，例如公文流轉(zhuǎn)經(jīng)過幾個(gè)環(huán)節(jié)，必須要有清晰的記錄；四是主機(jī)審計(jì)，包括對(duì)終端系統(tǒng)安裝了哪些不安全軟件的審計(jì)，并設(shè)置終端系統(tǒng)的權(quán)限等，五是介質(zhì)審計(jì)，包括光介質(zhì)、磁介質(zhì)和紙介質(zhì)的審計(jì)，防止機(jī)密信息通過移動(dòng)U盤、非法打印或者照相等多個(gè)環(huán)節(jié)從信息系統(tǒng)中泄密。
3）數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)。理想的數(shù)據(jù)保護(hù)解決方案必須既能解決業(yè)務(wù)對(duì)高性能與可用性的需求，又能解決備份與恢復(fù)管理問題。容災(zāi)備份就是指通過特定手段和機(jī)制，在各種災(zāi)難損害發(fā)生后，仍然能夠最大限度地提供正常應(yīng)用服務(wù)的信息系統(tǒng)。對(duì)于提供實(shí)時(shí)服務(wù)的信息系統(tǒng)，用戶的服務(wù)請(qǐng)求在災(zāi)難中可能會(huì)中斷，應(yīng)用備份必須提供不間斷的應(yīng)用服務(wù)，讓客戶的服務(wù)請(qǐng)求能夠繼續(xù)運(yùn)行。
3、保障數(shù)字檔案安全的技術(shù)措施
數(shù)字檔案是技術(shù)的產(chǎn)物，因此，運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)是確保數(shù)字檔案安全的重要保障。
1）防火墻技術(shù)
防火墻是在網(wǎng)絡(luò)之間執(zhí)行訪問控制策略的系統(tǒng)，是硬件和軟件的組合體，它保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)免受非法用戶的侵入、過濾不良信息、防止信息資源的未授權(quán)訪問。防火墻的實(shí)現(xiàn)技術(shù)主要有：包過濾技術(shù)、服務(wù)技術(shù)、狀態(tài)監(jiān)測(cè)防火墻技術(shù)等。
2）加密技術(shù)
密碼技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的核心，是提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性、防止秘密數(shù)據(jù)被外部破拆所采用的主要技術(shù)手段。采用加密技術(shù)可以確保數(shù)字檔案內(nèi)容的非公開性。加密技術(shù)通過信息的變換或編碼將機(jī)密敏感信息變換為難以讀懂的亂碼型信息，以達(dá)到保護(hù)數(shù)據(jù)安全的目的。數(shù)據(jù)加密技術(shù)可分為二類：對(duì)稱型加密和公鑰密碼算法。
3）防寫技術(shù)
防寫技術(shù)，即將數(shù)字檔案設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，在這種狀態(tài)下，用戶只能從計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其進(jìn)行任何修改。在計(jì)算機(jī)外存儲(chǔ)器中，只讀光盤只能讀出信息而不能追加或擦除信息廣一次寫入光盤可供使用者一次寫入多次讀出，可以追趕加記錄但不能擦除原來的信息。這種不可逆式記錄介質(zhì)可以有效地防止用戶更改數(shù)字檔案的內(nèi)容，保持?jǐn)?shù)字檔案的真實(shí)性和可靠性。
結(jié)語
隨著檔案信息化進(jìn)程的深入，大量數(shù)字檔案的安全問題已經(jīng)擺在檔案管理者面前，如何做好信息化檔案的安全工作值得我們不斷的探討和研究。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：高校學(xué)生 檔案管理 知情權(quán)保障
1.保障高校學(xué)生在檔案管理過程中知情權(quán)的重要意義
高校作為學(xué)校事務(wù)管理的一方，享有管理學(xué)生檔案的權(quán)利，同時(shí)又負(fù)有管理學(xué)生檔案的義務(wù)，其權(quán)利的享有使其可以接觸到學(xué)生的檔案，了解學(xué)生的情況，有助于開展教學(xué)和學(xué)生管理工作，然而在學(xué)生檔案管理的過程中，高校往往偏重于其權(quán)利的享有，而忽略其應(yīng)盡的義務(wù)，缺乏對(duì)學(xué)生知情權(quán)的保護(hù)。學(xué)生檔案中包括學(xué)生的一些基本信息，如姓名、身份證號(hào)、思想品德狀況、所受獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰的狀況、個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷等，然而學(xué)生卻不知道自己檔案袋里都裝了個(gè)人的哪些信息甚至不知道檔案存放在哪里，這將會(huì)影響到學(xué)生的學(xué)習(xí)及以后就業(yè)時(shí)檔案的查找。
知情權(quán)是公民的一項(xiàng)基本權(quán)利，高校學(xué)生作為公民中的一員，有資格獲得知情權(quán)。高校學(xué)生知情權(quán)是指高校學(xué)生在選擇或享用教育服務(wù)時(shí)，有權(quán)獲取相關(guān)的信息資料，并對(duì)提供信息的對(duì)象、內(nèi)容、目的、手段和價(jià)值享有知曉的權(quán)利[1]。在檔案管理的過程中，學(xué)生享有獲悉 個(gè)人信息的自由與權(quán)利，學(xué)校要在學(xué)生檔案中添加或修改一些內(nèi)容，應(yīng)提前告知學(xué)生。假設(shè)學(xué)校處分了一名有攻擊行為的學(xué)生，那么在該名學(xué)生的教育檔案中就應(yīng)該包括相關(guān)內(nèi)容，并應(yīng)告知該名學(xué)生的家長(zhǎng)學(xué)校的紀(jì)律處分是如何產(chǎn)生的[2]，學(xué)生及時(shí)關(guān)注到檔案中信息的變動(dòng)可以明確自己的優(yōu)點(diǎn)和不足，從而使學(xué)生知道以后努力的方向?？偟膩碚f，保障學(xué)生的知情權(quán)，有助于學(xué)生充分地獲取個(gè)人相關(guān)的重要信息，使學(xué)生更好地了解自己、評(píng)價(jià)自己，促進(jìn)學(xué)生發(fā)展權(quán)的實(shí)現(xiàn);有助于檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的增強(qiáng)，提高其管理水平，促進(jìn)檔案的有序、合法管理;有助于促進(jìn)高校信息公開，使學(xué)生更加充分、便捷、有效地獲取信息，促進(jìn)學(xué)校的檔案管理工作得到學(xué)生的監(jiān)督，強(qiáng)化高校的責(zé)任意識(shí)。
2.保障高校學(xué)生在檔案管理過程中知情權(quán)的困境
2.1高校學(xué)生檔案管理混亂造成知情權(quán)實(shí)現(xiàn)困難
高校學(xué)生人數(shù)眾多，學(xué)校要管理幾萬人的檔案，每年都有新生檔案的轉(zhuǎn)入和畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)出，需要大量人力、物力和財(cái)力的投入，因此學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)管理成本較高的工作，然而由于高校的財(cái)政狀況使得對(duì)學(xué)生檔案管理工作投入嚴(yán)重不足，學(xué)校對(duì)檔案管理又缺乏相關(guān)的規(guī)章制度，使得檔案管理工作存在很大的任意性，當(dāng)學(xué)生向檔案管理部門申請(qǐng)查看檔案時(shí)，檔案管理部門往往以各種借口拒絕學(xué)生的要求，這種情況卻沒有相關(guān)的制度對(duì)檔案管理部門人員的行為進(jìn)行約束與規(guī)范，從而會(huì)侵害到學(xué)生對(duì)檔案的知情權(quán)。同時(shí)，學(xué)生檔案管理人員素質(zhì)較低，沒有檔案管理的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，大多數(shù)檔案管理的工作都是使用紙質(zhì)的管理方式，很少運(yùn)用方便、快捷的電子計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，使學(xué)生在查找檔案的過程中，往往在費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的情況下還找不到自己的檔案，并且很多檔案材料沒有按照一定標(biāo)準(zhǔn)分類形成體系，存在著雜亂無章的狀況，這給學(xué)生自由、充分獲取個(gè)人檔案信息造成一定了障礙。
2.2高校學(xué)生檔案的性邊界很難把握
高校學(xué)生檔案中記錄著學(xué)生許多的重要個(gè)人信息，因此，高校基于管理和教育知悉的學(xué)生檔案里所記錄的學(xué)生隱私，應(yīng)該嚴(yán)格保密，不得泄露[3]。檔案管理人員在提高保密意識(shí)，加強(qiáng)檔案的保密性工作，防止學(xué)生的信息被他人非法竊取和盜用的時(shí)候，檔案信息就成為了很多人包括學(xué)生自己都很難以接觸得到的文件。但是，檔案的保密性并不是絕對(duì)的，并不意味著任何人都沒有查閱權(quán)限。檔案管理人員在處理檔案的保密性和學(xué)生的知情權(quán)這一問題上沒有把握好“度”，往往過于強(qiáng)調(diào)檔案的保密性，忽視學(xué)生享有的對(duì)檔案信息的知悉權(quán)，同時(shí)也存在著另外一種情況，就是對(duì)學(xué)生檔案資料的查閱沒有相關(guān)的規(guī)定和要求，任何人都可以輕易的接觸到學(xué)生的個(gè)人信息，缺乏了保密性，導(dǎo)致學(xué)生的信息被泄露、利用。無論是學(xué)生無法查看自己的檔案還是自己的檔案沒有受到應(yīng)有保密性要求的保護(hù)，都會(huì)使得學(xué)生的權(quán)利受到侵害，區(qū)別在于前者侵害的是學(xué)生的知情權(quán)后者是學(xué)生的隱私權(quán)，檔案管理人員不能正確把握檔案的性邊界使得學(xué)生知情權(quán)的行使在一定程度上難以得到保障。
2.3高校學(xué)生知情權(quán)意識(shí)淡薄
一般而言，高校學(xué)生知道自己享有知情權(quán)，但是在哪些方面享有知情權(quán)、如何維護(hù)知情權(quán)卻不知曉。很多學(xué)生不知道可以知悉、獲取個(gè)人的檔案信息，對(duì)檔案管理信息知情權(quán)的維權(quán)意識(shí)又不強(qiáng)，在檔案管理的過程中比較被動(dòng)，很少主動(dòng)地提出自己查閱檔案信息資料權(quán)利的要求，這樣，在自己的權(quán)利受到拒絕或侵害時(shí)，往往采取漠視的態(tài)度。學(xué)生知情權(quán)意識(shí)的淡薄，是由于對(duì)自己檔案不關(guān)心的原因造成的，沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，升入大學(xué)后，檔案就自然轉(zhuǎn)到所在高校，在校期間，檔案中各種信息的完善是由檔案管理人員補(bǔ)充的，或者學(xué)校把要完善的材料發(fā)給學(xué)生，學(xué)生按照要求加以補(bǔ)充，填完交上去就算完事，畢業(yè)后檔案被轉(zhuǎn)到自己所在單位或人事處，一直以來，學(xué)生對(duì)檔案內(nèi)容知之甚少，不去主動(dòng)行使權(quán)利，使得學(xué)生對(duì)檔案的知情權(quán)成為一項(xiàng)可有可無的權(quán)利。
3.保障高校學(xué)生在檔案管理過程中知情權(quán)的反思與建議
3.1增加管理經(jīng)費(fèi)和配備專業(yè)管理人員，對(duì)檔案材料進(jìn)行分級(jí)管理
教育部和國(guó)家檔案局于2008年制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中提到：高校應(yīng)落實(shí)人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi);對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員;高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定和編號(hào)等內(nèi)容，這些措施的頒布對(duì)于高校檔案管理工作具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性，但是，政策關(guān)鍵還在于執(zhí)行，同時(shí)要加強(qiáng)執(zhí)行效果的監(jiān)督。首先，高校應(yīng)重視學(xué)生檔案的管理，加大對(duì)檔案管理工作的財(cái)政支持;其次，學(xué)生檔案管理工作應(yīng)由專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)，不斷促進(jìn)檔案管理工作的信息化，提高檔案管理的水平;再次，檔案管理應(yīng)該遵照檔案分類管理的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行分級(jí)管理，使所有學(xué)生的檔案材料有序地放置。這樣做的最終目的都是為了服務(wù)于學(xué)生，便于學(xué)生知情權(quán)的行使，在學(xué)生申請(qǐng)查找自己的檔案信息，能夠迅速、有效地獲取。
3.2明確進(jìn)行法律規(guī)定保障學(xué)生知情權(quán)
當(dāng)前，我國(guó)教育法中還沒有專門規(guī)定學(xué)生知情權(quán)的相關(guān)法規(guī)內(nèi)容，對(duì)學(xué)生知情權(quán)的享有要求是從其他領(lǐng)域推演而來的。在依法治校的背景下，完善相關(guān)立法是保障學(xué)生知情權(quán)的首要途徑，因此，有必要把學(xué)生知情權(quán)以立法形式確定下來，以保障學(xué)生知情權(quán)的實(shí)現(xiàn)[4]。在制訂確保學(xué)生知情權(quán)的法律中對(duì)于涉及到高校學(xué)生檔案管理過程部分應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：第一，明確學(xué)生享有對(duì)個(gè)人檔案信息的知悉權(quán)，保障權(quán)利行使的途徑暢通;第二，明確學(xué)生的檔案知情權(quán)受到損害時(shí)的救濟(jì)機(jī)制，如何追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任以及做好獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰制度;第三，明確學(xué)校哪些內(nèi)容向?qū)W生公開，建立信息公開制度，以便學(xué)生行使知情權(quán)和做好監(jiān)督;最后，明確檔案管理人員及他人在權(quán)利人行使權(quán)利時(shí)應(yīng)提供相關(guān)便利，或者保障不妨礙權(quán)利人。因此，只有不斷地完善相關(guān)法律法規(guī)，學(xué)生的知情權(quán)才能得到切實(shí)的保障與實(shí)現(xiàn)。
3.3引導(dǎo)學(xué)生樹立正確的維權(quán)意識(shí)
學(xué)生知情權(quán)沒有得到保障很大一部分原因是由于學(xué)生維權(quán)意識(shí)不強(qiáng)，權(quán)利意識(shí)淡薄，在自身權(quán)利受到侵害時(shí)消極被動(dòng)的等待救濟(jì)，認(rèn)為知情權(quán)可有可無，無關(guān)緊要。然而，學(xué)生是權(quán)利維護(hù)的主體，是權(quán)利受到侵害時(shí)主動(dòng)請(qǐng)求追究侵權(quán)責(zé)任的主體，是利益如何行使的最終決定者也是利益的最終受益者，因此，高校應(yīng)該通過法律課堂、講座以及學(xué)生手冊(cè)等普及法律知識(shí)，宣傳維權(quán)意識(shí)，讓學(xué)生知道獲取檔案信息的權(quán)利是一項(xiàng)被法律賦予的權(quán)利，任何人都不能阻止。另外，社會(huì)上也應(yīng)該營(yíng)造維權(quán)意識(shí)的風(fēng)氣，從外部影響來促進(jìn)學(xué)生維權(quán)意識(shí)的提高。重要的是，維權(quán)意識(shí)的樹立關(guān)鍵還靠學(xué)生自身，學(xué)生要樹立維權(quán)意識(shí)，主動(dòng)了解自己享有的權(quán)利內(nèi)容，如何行使權(quán)利，在權(quán)利受到侵害時(shí)通過何種途徑進(jìn)行救濟(jì)。通過內(nèi)外因素的共同作用，引導(dǎo)學(xué)生樹立正確的維權(quán)意識(shí)，進(jìn)而保障學(xué)生在檔案管理過程中的知情權(quán)。
參考文獻(xiàn)：
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一、當(dāng)前文書檔案管理中存在的主要問題分析
（一）重視程度不足。首先，當(dāng)前一些單位中，對(duì)于文書檔案的重要性缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。一些單位認(rèn)為文書檔案管理就是簡(jiǎn)單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對(duì)應(yīng)的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當(dāng)作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎(chǔ)設(shè)施配置方面也得不到應(yīng)有的重視。其次，在專業(yè)技能訓(xùn)練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時(shí)補(bǔ)缺，入職前缺乏不要的專業(yè)技能訓(xùn)練，入職后也沒有進(jìn)行過有效地繼續(xù)教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經(jīng)費(fèi)進(jìn)行人員培訓(xùn)，客觀上導(dǎo)致很多工作人員對(duì)文書檔案的管理一知半解，認(rèn)為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設(shè)備，導(dǎo)致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴(yán)重阻礙了文書檔案的應(yīng)用。
（二）人力資源力量不足。所謂人力資源力量不足體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是人員數(shù)量不足，不少單位未能給文書檔案管理部門配置足夠的工作人員，現(xiàn)有工作人員也多是兼職的形式負(fù)責(zé)文書檔案管理工作。有的單位由辦公室秘書兼職文書檔案管理，由于秘書本身需要負(fù)責(zé)單位的草擬文、傳發(fā)文，本職工作已經(jīng)較為繁重，對(duì)于文件檔案管理自然缺乏主動(dòng)性和積極性。二是人員素質(zhì)不高。很多單位并未引進(jìn)具有專業(yè)背景的文書檔案管理人員，現(xiàn)有的管理員多是從其他崗位調(diào)崗而來的，甚至有些單位講文書檔案管理部門作為“預(yù)備退休部門”，把一些臨近退休、離職的人員安排在文書檔案管理部門之中任職，這些人員素質(zhì)參差不齊，對(duì)檔案管理缺乏系統(tǒng)的了解和認(rèn)識(shí)，日常管理方式也存在很多漏洞，遺失、錯(cuò)置文書檔案的事件頻發(fā)。
（三）文書工作和檔案工作間協(xié)作不足。文書管理與檔案管理應(yīng)當(dāng)是一個(gè)系統(tǒng)性的管理，二者之間關(guān)系密不可分，缺一不可。也只有將二者的管理銜接起來，才能真正發(fā)揮文書檔案在企事業(yè)單位管理中的作用。但在現(xiàn)實(shí)工作中，很多單位重視日常文書管理，卻忽視了檔案管理，對(duì)于文書檔案管理也多是不同部門分塊操作，未能形成一個(gè)統(tǒng)一的整體，一些單位制定的管理制度形同虛設(shè)，客觀上拉大了文書管理和檔案管理工作之間的差距。
二、加強(qiáng)和改進(jìn)文書檔案管理的有效對(duì)策
（一）提高對(duì)文書檔案管理的重視程度。加強(qiáng)重視是提高文書檔案管理工作的前提。具體來說，應(yīng)當(dāng)從兩個(gè)方面加強(qiáng)重視。首先，單位的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予文書檔案管理工作應(yīng)有的重視，為文書檔案管理部門配置必需的人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)，確保文書檔案管理部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。將文書檔案管理工作納入到單位整體管理決策之中來。其次，作為文書檔案管理部門的工作人員，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身工作崗位對(duì)于單位發(fā)展、運(yùn)行的重要意義，更不能主動(dòng)將自己“降格”為“后勤部門”，無論是單位的各種活動(dòng)還是各類規(guī)章制度，文書檔案管理部門都應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的參與，嚴(yán)格有效的落實(shí)，
（二）提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。企事業(yè)單位的文書檔案管理工作有一套詳盡的規(guī)章制度和科學(xué)的評(píng)價(jià)體系，因而在人員配置方面，也應(yīng)以規(guī)章制度和評(píng)價(jià)體系為配置標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升文書檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)聘用一些具有專業(yè)教育背景的文書檔案管理人才為專職工作人員，處理單位的文書檔案尤其是一些較為重要的文書檔案。二是重視文書檔案管理部門人員的入職培訓(xùn)和在職教育工作。新入職文書檔案管理部門的人員必須接受入職培訓(xùn)，了解基本的工作方法與工作程序，明白自己的崗位職責(zé)和日常任務(wù)，使其對(duì)自
身的工作有必要的重視。在職工作人員必須定期接受在職教育，樹立主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)的意識(shí)和理念。尤其是信息化背景下做好文書檔案管理工作的必要技能，使其更好地完成今后的工作。
（三）做好文書管理和檔案管理的對(duì)接。文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應(yīng)當(dāng)以文書為切入點(diǎn)，在工作細(xì)節(jié)上不斷規(guī)范文件管理。將規(guī)范意識(shí)滲透進(jìn)文書檔案人員的意識(shí)之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規(guī)范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號(hào)等方面做到一致，在收發(fā)文工作時(shí)，及時(shí)做好登記工作，保證收集的資料完整統(tǒng)一，并在相應(yīng)的檔案里標(biāo)注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。
（一）規(guī)范銜接文書工作與檔案工作。文書工作是檔案工作的重要前提，沒有文書工作的質(zhì)量保證，就沒有檔案工作的質(zhì)量提高。特別是文件質(zhì)量的提高主要取決于文書工作人員的責(zé)任心和水平。所以，文書工作人員要規(guī)范處理文件，提高文書的編制質(zhì)量。因此，文書人員平時(shí)要具備良好的檔案管理意識(shí)，做好文書材料的歸檔管理工作。盡量做到文件和檔案工作的協(xié)調(diào)，為后期的檔案管理工作提供方便。例如，文書人員在制作文件過程中要注意對(duì)文件材料的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。文件材料質(zhì)量包括紙張大小、文件內(nèi)容的文體、文件格式等方面是否達(dá)到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對(duì)于文件材料必須要規(guī)范統(tǒng)一，不能花樣百出。對(duì)于紙質(zhì)和用筆都要進(jìn)行明確規(guī)定，不準(zhǔn)使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等材料來撰寫和批閱文件。文件處理要及時(shí)到位，不能拖拉耽擱；同時(shí)要做好文件收發(fā)的登記管理，發(fā)現(xiàn)遺失必須要及時(shí)查找。尤其是賬外材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話及外出開會(huì)材料都要進(jìn)行收集，確保各種文件材料的完整齊全，不能錯(cuò)漏。
（二）加強(qiáng)部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作。檔案質(zhì)量的提高和結(jié)構(gòu)的改善將決定檔案的價(jià)值，因此提高檔案的質(zhì)量是檔案管理部門的工作。平時(shí)檔案管理人員必須要做到勤聯(lián)系，勤溝通，勤走動(dòng)，爭(zhēng)取其他部門的協(xié)作和配合，提高檔案的質(zhì)量。要做到對(duì)業(yè)務(wù)部門的近況了解，經(jīng)常就業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)行交流，加強(qiáng)溝通，對(duì)于出現(xiàn)的新情況新動(dòng)向要及時(shí)關(guān)注，保證檔案材料的及時(shí)收集。對(duì)于檔案部門的工作要多思考、多實(shí)踐，爭(zhēng)取做到檔案材料的收集整理及時(shí)高效。平時(shí)還要注意檔案材料信息收集渠道的暢通，對(duì)于出現(xiàn)可能的檔案信息死角要及時(shí)進(jìn)行疏通。
（三）完善文書檔案管理制度，細(xì)化程序。任何一項(xiàng)工作都需要嚴(yán)格的規(guī)章制度加以規(guī)范，否則都可能會(huì)出現(xiàn)人為的疏忽，甚至造成無可挽回的損失。對(duì)于檔案工作更是如此，嚴(yán)格科學(xué)的檔案管理制度是檔案工作順利開展的保證。檔案管理制度要做到精細(xì)化、可操作化和明確化。對(duì)于各項(xiàng)檔案管理的細(xì)節(jié)問題要具體明確，不能含糊，更不能出現(xiàn)制度漏洞，同時(shí)要注意細(xì)則制定的可操作性，不要過于煩瑣復(fù)雜。對(duì)于文件收發(fā)要嚴(yán)格遵守國(guó)家的各項(xiàng)相關(guān)制度，防止出現(xiàn)文件核發(fā)混亂，過多過濫的問題。在公文行文之前要做到核驗(yàn)簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件內(nèi)容是否遺漏，公文格式是否規(guī)范，在正式印制發(fā)送前要做到再次核查。如果出現(xiàn)公文內(nèi)容必須修改的，必須要按照程序進(jìn)行重新核查。同時(shí)對(duì)于公文的材料管理方面必須要執(zhí)行機(jī)關(guān)公文標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁出現(xiàn)不合格公文材料、不合格公文內(nèi)容、不合格公文格式等問題。
隨著畜牧產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案管理的作用逐漸凸顯出來，科學(xué)的檔案管理水平不但關(guān)系到科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用效果，還影響畜牧產(chǎn)業(yè)的生產(chǎn)效能、管理效能。為了更好地促進(jìn)畜牧產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)畜牧獸醫(yī)檔案管理顯得十分必要。本文分析了畜牧獸醫(yī)檔案管理的要點(diǎn)，希望對(duì)畜牧獸醫(yī)檔案管理有所幫助，更好地促進(jìn)畜牧獸醫(yī)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。
關(guān)鍵詞：
畜牧；獸醫(yī)；檔案；管理；要點(diǎn)
進(jìn)入信息化社會(huì)，檔案作為信息資源備受關(guān)注，在生產(chǎn)生活中發(fā)揮著越來越重要的作用。我國(guó)現(xiàn)代畜牧業(yè)發(fā)展時(shí)間還不長(zhǎng)，生產(chǎn)建設(shè)、科研工作開展都較為滯后，需要大量的信息資源，以供交流、科研。筆者結(jié)合自身的經(jīng)驗(yàn)，提出了畜牧獸醫(yī)檔案管理的要點(diǎn)，具體如下。
1加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)
畜牧獸醫(yī)檔案管理對(duì)畜牧行業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究意義重大，要管理好畜牧獸醫(yī)檔案，需要加強(qiáng)養(yǎng)殖戶、基層獸醫(yī)工作者、畜牧管理部門的思想認(rèn)識(shí)。具體來說，要做到如下幾點(diǎn)：其一，認(rèn)識(shí)畜牧獸醫(yī)檔案的重要性。畜牧獸醫(yī)檔案對(duì)畜牧管理、決策有著重要的指導(dǎo)、參考作用。在檔案錄入之前，要確保檔案內(nèi)信息的可靠性，以現(xiàn)代檔案管理方法進(jìn)行管理，提高查詢的便利性。畜牧管理部門要建立畜牧獸醫(yī)檔案信息庫，將電子檔案的作用充分挖掘出來，贏得牧民、獸醫(yī)的認(rèn)可。其二，尊重科研工作者的勞動(dòng)成果。檔案是寶貴的信息資源，是科技勞動(dòng)者的智慧結(jié)晶?？茖W(xué)、謹(jǐn)慎的檔案管理不但可以提煉有用信息，還能肯定勞動(dòng)者的科研成果，提高其共享熱情，豐富檔案的內(nèi)容。
2做好科學(xué)分類
畜牧獸醫(yī)管理機(jī)構(gòu)涉及的管理內(nèi)容、項(xiàng)目很多，由此產(chǎn)生的檔案也五花八門，種類頗多。若是不進(jìn)行系統(tǒng)、全面的保存和管理，只是籠統(tǒng)分類，在后續(xù)的檔案使用上必然會(huì)產(chǎn)生諸多的問題，諸如當(dāng)要取用檔案的時(shí)候，檔案保存不得法，查找時(shí)間延長(zhǎng)，勢(shì)必會(huì)影響檔案管理和使用效率；當(dāng)畜牧獸醫(yī)局需要進(jìn)行相關(guān)技術(shù)研發(fā)要查找過去研究成果、資料的時(shí)候，若是不能及時(shí)提供檔案資料，必然會(huì)影響科學(xué)研究的有效性。由此可見，遵循現(xiàn)代檔案管理辦法，做好檔案科學(xué)分類，對(duì)檔案的利用、科研都有著重要的作用。
3分清管理主次
畜牧獸醫(yī)局檔案總量大、種類多，不但包括法律文件、歷史資源，還包括科研資料、獸醫(yī)記錄，如果不分主次，將這些文件全部系統(tǒng)整理，不但會(huì)降低檔案管理效率，還會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力。畜牧獸醫(yī)局的檔案中有很多對(duì)畜牧獸醫(yī)業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要的文件，其中比較典型的有疫情診斷報(bào)告、動(dòng)物保護(hù)監(jiān)督文件、種畜禽管理文件、疫病預(yù)防文件、飼料相關(guān)文件等。將主要的精力放到這些文件上，對(duì)畜牧業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究的現(xiàn)實(shí)意義更大?？偟膩碚f，在畜牧獸醫(yī)檔案管理過程中，只有分清主次，才能夠抓住主要矛盾，確保檔案管理的實(shí)效性。
4提高服務(wù)水平
畜牧獸醫(yī)檔案最主要的功能就是服務(wù)，檔案資料如果不利用、分享，那么它的價(jià)值就無法彰顯出來。為此，在畜牧獸醫(yī)檔案管理過程中，要著重提高檔案人員、管理機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平。具體來說，要做到如下幾點(diǎn)：其一，為科學(xué)決策服務(wù)。畜牧部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的決策需要詳實(shí)、全面的數(shù)據(jù)資料，而畜牧獸醫(yī)檔案正是其中的主要組成部分，整合資料，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省時(shí)間、提高決策效率是檔案管理部門的重要使命。其二，為養(yǎng)殖戶服務(wù)。畜牧獸醫(yī)檔案最主要的來源就是養(yǎng)殖戶，當(dāng)這些檔案被整理、歸集、整合產(chǎn)生成果之后，也需要即時(shí)將有價(jià)值的信息反饋給養(yǎng)殖戶，并對(duì)他們進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，幫助他們?cè)黾邮杖?。其三，為獸醫(yī)服務(wù)。畜牧獸醫(yī)檔案得益于獸醫(yī)的辛勤勞動(dòng)，當(dāng)科研工作者取得了一定的科技成果，要及時(shí)將成果告知獸醫(yī)，以更好地提高畜牧獸醫(yī)工作的技術(shù)含量，促進(jìn)畜牧業(yè)的高效發(fā)展。
5采取數(shù)字管理
數(shù)字化是檔案管理的重要趨勢(shì)，畜牧獸醫(yī)檔案管理過程中也應(yīng)該遵循這一規(guī)律，致力于實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、無紙化，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式、生產(chǎn)方式等。具體來說，要做到如下幾點(diǎn)：其一，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字化的檔案管理建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)的基礎(chǔ)上，為了應(yīng)用這些技術(shù)，畜牧獸醫(yī)檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并配備專業(yè)的技術(shù)人員，提高檔案管理的科學(xué)化程度。其二，提高信息管理水平。檔案信息的管理也是數(shù)字化檔案管理一項(xiàng)重要的內(nèi)容，如何高效利用這些信息是擺在檔案管理者面前的難題，只有不斷深挖檔案信息的價(jià)值，才能更好地為養(yǎng)殖戶、獸醫(yī)服務(wù)，促進(jìn)畜牧業(yè)的發(fā)展。
6總結(jié)
一、科技檔案管理的作用
1、科技檔案的管理有利于促進(jìn)科研工作的發(fā)展。
信息與知識(shí)是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素，科技檔案是科研知識(shí)資源的存儲(chǔ)載體，它詳細(xì)記載了科研活動(dòng)的全過程和具體成果。詳實(shí)的記錄又為以后的科技人員提供可信的依據(jù)。從這個(gè)意義上，完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的科技檔案對(duì)科學(xué)研究是必不可少的。
2、有利于促進(jìn)科研管理的決策。
科技檔案具有依據(jù)憑證的功能，它直接反映了科研活動(dòng)的原貌與進(jìn)步，是提高科研管理水平的基礎(chǔ)和前提。有效地管理好科技檔案，可以為科研管理部門的決策提供重要憑證和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，促進(jìn)科研工作的持續(xù)發(fā)展。
3、有利于促進(jìn)科研成果的利用和推廣。
科技檔案工作的管理，不僅僅是將科研材料整理、分類和保管，而是歸檔的再利用，以實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。有效地管理好科技檔案，既可完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的記錄科研活動(dòng)的全過程，更為重要的是為進(jìn)一步的項(xiàng)目開發(fā)和成果推廣提供技術(shù)資源，從而實(shí)現(xiàn)科研成果的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
二、科技檔案管理中存在的問題
科技檔案不僅具有成套性、階段性、集體性、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，又有載體多、內(nèi)容多、范圍廣等方面的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對(duì)科技檔案的管理提出了更高的要求。但人們由于對(duì)科技檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠、管理意識(shí)不到位等原因，雖然科研工作得到快速發(fā)展，但科技檔案管理工作中卻存在著種種弊端，嚴(yán)重影響了科技檔案的質(zhì)量和開發(fā)利用。
1、檔案意識(shí)薄弱，科技檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足。
多數(shù)單位和部門把精力集中于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高科研創(chuàng)新能力上，卻忽視了檔案工作的發(fā)展，檔案意識(shí)薄弱，沒意識(shí)到檔案工作在科研發(fā)展中的作用。首先受傳統(tǒng)觀念的影響，部分科研人員沒意識(shí)到自己是科技檔案的主體，只重視科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)，以及科研成果的發(fā)表、獲獎(jiǎng)，認(rèn)為歸檔是檔案人員的事，與己無關(guān)；或認(rèn)為在科研活動(dòng)中形成的材料是個(gè)人資源，是否歸檔無關(guān)緊要；還有的是擔(dān)心交到檔案部門后自己查找利用不便而不愿上交。其次，科研管理部門重視的是項(xiàng)目的申報(bào)、評(píng)比，追求的是項(xiàng)目數(shù)量、經(jīng)費(fèi)的增加，只要科研材料不會(huì)影響到項(xiàng)目的申報(bào)、鑒定、報(bào)獎(jiǎng)即可，并不對(duì)科技檔案的歸檔提出具體的規(guī)定和要求，從而使科技人員只片面強(qiáng)調(diào)科學(xué)研究的重要性，卻對(duì)科技檔案工作的投入不夠、重視不足。
2、歸檔材料質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性較差。
科技檔案的準(zhǔn)確性與完整性是保證歸檔材料質(zhì)量的首要條件。一套完整齊全的科研項(xiàng)目檔案應(yīng)包括：科研準(zhǔn)備階段的項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、審批文件、論證材料、項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書和相關(guān)協(xié)議等文件材料；研究試驗(yàn)階段的原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料等文件材料；總結(jié)驗(yàn)收鑒定階段的工作總結(jié)、技術(shù)報(bào)告、論文專著、驗(yàn)收鑒定意見等材料；還有部分課題申請(qǐng)報(bào)獎(jiǎng)的成果材料、申請(qǐng)報(bào)獎(jiǎng)的審批材料、獲獎(jiǎng)材料、推廣應(yīng)用的效益證明等。然而在實(shí)際歸檔中，其歸檔的材料都普遍存在著依據(jù)性、結(jié)果性文件多，科研記錄少；文字材料多，光盤、照片實(shí)物少；復(fù)印件多，原件少等問題。
3、檔案制度缺失，歸檔工作職責(zé)不明確。
科技檔案管理過程中，科研管理部門、檔案管理員、項(xiàng)目科技人員之間的職責(zé)不明確，科研管理部門對(duì)項(xiàng)目文件形成和積累的管理把關(guān)不嚴(yán)；科技人員配合性差；檔案管理員是別人交什么就收什么。
4、檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性較差。
長(zhǎng)期以來，因一些單位和部門對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，對(duì)檔案管理各方面投入的力度不夠，業(yè)務(wù)指導(dǎo)不到位。多數(shù)檔案管理人員都是身兼數(shù)職，沒有經(jīng)過正規(guī)檔案管理部門的教育與培訓(xùn)，以至于業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)性不強(qiáng)。對(duì)科技檔案歸檔內(nèi)容不明確，歸檔范圍把握不準(zhǔn)，基本上處于你交多少我管多少的情況；再加上他們還要承擔(dān)其他工作，投入到檔案管理上的時(shí)間有限，以至于影響到項(xiàng)目材料歸檔的質(zhì)量和數(shù)量。
三、加強(qiáng)科技檔案管理的對(duì)策
針對(duì)當(dāng)前科技檔案管理中存在的問題，我們必須采取一系列的措施加強(qiáng)科技檔案的管理，充分發(fā)揮科技檔案的作用。
1、增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高科技人員歸檔工作的主動(dòng)性。
檔案意識(shí)是人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)及思想觀念。首先要讓科技人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，理解、支持、參與科研檔案的歸檔工作，主動(dòng)承擔(dān)起科技檔案歸檔的職責(zé)；其次，檔案管理部門要積極開發(fā)科技檔案信息資源，編制各種檢索工具和專題目錄，為科技人員的利用提供方便，使他們逐步意識(shí)到科技檔案的作用，主動(dòng)支持和配合科技檔案歸檔工作。
2、完善管理制度，促進(jìn)科技檔案工作的規(guī)范化。
建立《科技檔案管理辦法》《科技檔案歸檔制度》等規(guī)章制度，制度應(yīng)包括科研項(xiàng)目從開始到結(jié)題過程中材料的管理，明確所有科研項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式，如：項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等，這樣才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有章可循，從而使科技檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化方向發(fā)展。
3、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，強(qiáng)化工作服務(wù)能力。
關(guān)鍵詞：科研檔案；管理；重要性
1科研檔案管理的含義
科研檔案形成于科研工作中，是指其中具有保留價(jià)值的部分資料，是一種科學(xué)儲(chǔ)備形式，也是重要的信息來源。科研檔案管理是科研管理的重要組成部分，是指對(duì)于科研檔案進(jìn)行歸檔、整理與移交、管理與利用。首先要對(duì)各類材料進(jìn)行歸類，將科研與科技研究進(jìn)行區(qū)分，針對(duì)不同品類進(jìn)行規(guī)范。其次將所有材料整理成卷，編寫目錄方便查詢，并將檔案移交管理部門保管。最后是檔案的管理與應(yīng)用，針對(duì)檔案的保密程度進(jìn)行保存，并規(guī)定密級(jí)，形成系統(tǒng)化的管理流程?？蒲袡n案管理的目的就是將其應(yīng)用于新的研究與實(shí)踐，因此檔案的存放應(yīng)當(dāng)方便進(jìn)行查閱，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)借助于現(xiàn)代化的管理手段來提升檔案的利用率，發(fā)揮檔案真正的價(jià)值。
2科研檔案管理的作用
科研工作的開展需要對(duì)以往學(xué)者的研究成果進(jìn)行參考，取其精華，通過借鑒前人的研究成果與研究方法，融入自身的研究進(jìn)行創(chuàng)新，因此科研檔案對(duì)于新興科研工作的開展意義重大?？蒲袡n案管理工作是否順利，關(guān)系著科學(xué)化管理是否可以實(shí)現(xiàn)。
2.1科研檔案具有重要的價(jià)值
科研檔案記錄了以往重要的科研活動(dòng)及其成果，展現(xiàn)了前人對(duì)于某種問題或現(xiàn)象的思考，它是歷史科研成果的文字載體，也是科研成果的存在形式，因此科研檔案中積累了無數(shù)前人的豐富經(jīng)驗(yàn)。科研水平的不斷提升既需要新鮮的研究成果來補(bǔ)充，也需要對(duì)于歷史成果進(jìn)行一定的延續(xù)，只有在繼承的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，才能推動(dòng)科研不斷向前發(fā)展，因此科研檔案不僅是科研活動(dòng)的反映，也是科研水平的體現(xiàn)。科研活動(dòng)需要對(duì)以往的研究成果進(jìn)行繼承，并且科研工作人員需要閱讀大量的科研檔案來啟發(fā)思維，在遇到不確定的問題時(shí)，也需要科研檔案來進(jìn)行理論支撐，因此科研檔案是一種不可或缺的憑證?？蒲袡n案本身具有一定的價(jià)值，但是這種價(jià)值需要開發(fā)才能發(fā)揮作用。例如一項(xiàng)成果雖被理論證實(shí)，但是還需要實(shí)踐檢驗(yàn)才能正式形成效用。
2.2科研檔案是進(jìn)行科研的依據(jù)
新的科研課題的確立，總是需要對(duì)國(guó)內(nèi)國(guó)外的相關(guān)科研課題進(jìn)行充分的研究，確定現(xiàn)有的研究成果處于何種程度，并且進(jìn)一步明確進(jìn)行科研工作的目的及其實(shí)際意義，在做好充分的準(zhǔn)備工作之后，才能著手進(jìn)行。在課題申請(qǐng)過程中，需要對(duì)于課題的可行性進(jìn)行一定的論證與考核，需要不斷完善后才可以確立，每一步驟所產(chǎn)出的這些材料都需要作為科研檔案進(jìn)行保存。不僅如此，通過對(duì)以往的科研檔案進(jìn)行反復(fù)查閱研究，可以避免重復(fù)研究或多人研究的現(xiàn)象，尤其是某種科學(xué)技術(shù)或者專利發(fā)明，牽涉產(chǎn)權(quán)等問題時(shí)，需要明確主體，進(jìn)行規(guī)范管理，這時(shí)科研檔案成為首要的考慮因素。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，學(xué)科交叉現(xiàn)狀越來越普遍，對(duì)于某課題的研究需要對(duì)主流學(xué)科以及相關(guān)學(xué)科進(jìn)行把握，因此全面、綜合以及系統(tǒng)的科研檔案可以為研究者提供全方位的參考資料，并且提高研究效率。
2.3科研檔案是考核管理人員的重要標(biāo)準(zhǔn)
由于科研檔案的重要作用，對(duì)于科研檔案管理人員的素質(zhì)也有十分高的要求，因此科研檔案的保存是否完善、是否規(guī)整，對(duì)于科研管理人員都具有很大的挑戰(zhàn)。完善的科研檔案管理不僅為科研工作者提供了研究工作上的便利，也是科研檔案管理人員辛勤勞動(dòng)的見證，是考核其業(yè)績(jī)與工作成果的重要標(biāo)準(zhǔn)，更是對(duì)以往科研工作者科研成果的尊重，科研檔案管理的成效也可以體現(xiàn)出一個(gè)國(guó)家對(duì)于科研工作的重視程度與支持程度，可以樹立廣大科研人員的信心，鼓舞其潛心進(jìn)行科學(xué)研究的斗志，因此科研檔案管理對(duì)于多方工作者都具有十分重要的意義。
3有效管理科研檔案的意義
科研檔案的有效管理與應(yīng)用有利于提升科研水平，科研檔案有利于加快創(chuàng)新和成果轉(zhuǎn)換，因此，檔案必須保證真實(shí)、完整，并且在科研工作中應(yīng)用得恰到好處?？蒲袡n案的有效應(yīng)用可以促進(jìn)研究進(jìn)程，科研項(xiàng)目的開展需要很多的歷史資料作為支撐，因此條理清晰、保存完好的科研資料是科研項(xiàng)目起步的基石，可以避免在工作中走彎路，加快研究進(jìn)程?？蒲泄ぷ髦幸恍┲匾募谋４嬗欣谠诤罄m(xù)研究中進(jìn)行查閱、糾錯(cuò)并改正，一般的科研項(xiàng)目利益相關(guān)主體繁多、情況較為復(fù)雜，因此才具有研究的價(jià)值，及時(shí)有效的資料保存與建檔可以為之后的科學(xué)研究工作提供便利，提升研究效率與科研工作的開展速度。綜上所述，科研檔案管理工作與科研工作密不可分，并且科研檔案的有效管理在現(xiàn)實(shí)中意義重大，科研檔案的管理工作是科研工作的基石，也成為科技發(fā)展的必備基礎(chǔ)，保證了科研工作的準(zhǔn)確、真實(shí)與完整，因此在實(shí)際工作中，科研檔案管理人員要明確自身職責(zé)，創(chuàng)新科研檔案管理方法，用現(xiàn)代化的手段提升科研檔案管理效率，為各方面的科研工作提供便利。
參考文獻(xiàn)：
［1］王寧萍.科研檔案管理在科研工作中的重要性［J］.青?？萍?，2007，（03）：79-80.
