發(fā)布時間：2023-05-23 17:14:44
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理信息化建設樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1檔案信息化建設的優(yōu)勢與特點
通常情況下，檔案信息化建設便于檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先通過相關計算機網(wǎng)絡技術建設的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據(jù)計算機極小內(nèi)存，就能夠很好地把檔案資料保存下來。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會遭到損壞，檔案資料也會因此失去價值。通過建設信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長久有效的保存檔案信息。其次，建設信息化檔案能夠在很大程度上滿足閱讀者查詢檔案資料。傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)過長時間的檔案資料積累之后，檔案資料會越來越多，在一定程度上加大閱讀者查詢檔案資料的難度，而通過信息化檔案閱讀者，只需要通過搜索關鍵字就能夠短時間內(nèi)找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價值。最后通過建設檔案信息化徹底改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數(shù)都需要通過人工手動完成，相關的資料收集、歸類與保存都需要相關操作人員來進行。這種模式極其消耗工作人員的時間與精力，而且工作人員在進行相關工作時難免會出錯，導致檔案資料的準確性有所降低。通過建設信息化檔案能夠有效地防止這一問題的產(chǎn)生，相關技術人員只需將檔案信息歸來在網(wǎng)絡平臺的相關行列當中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準確性。
2檔案管理信息化建設現(xiàn)狀
當前，檔案信息化建設已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關單位并沒有對此非常重視，這也造成了在進行相關建設過程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見的操作人員技術問題而言，當前從事相關檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術不能夠滿足建設檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無法高效使用電腦來進行相關檔案管理工作。另外，相關操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒有能夠清楚自身職責所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價值。這些原因都會很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價值。
3檔案信息化建設相關介紹
檔案信息化所包含的內(nèi)容具有多樣性，從大范圍角度來說，檔案信息化所指的是結(jié)合各個行業(yè)的檔案資料通過準確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內(nèi)容涵蓋了經(jīng)濟、文化以及政治方面的資料。將各種資料進行準確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來說，檔案信息化就是指通過計算機網(wǎng)絡技術的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類，能夠使閱讀者在進行閱讀檔案資料的過程中更為方便，給閱讀者帶來更具真實性、多樣性的檔案資料。通過檔案信息化建設利用計算機網(wǎng)絡技術能夠有效地把許多現(xiàn)代化的檔案資源結(jié)合在一起，通過合理地歸類能夠使得閱讀者極為方便查詢最具現(xiàn)代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務社會以及大眾。
4改進檔案管理的建議與方法
4.1注重檔案管理人員的服務意識與技術培養(yǎng)
優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關部門與相關人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務意識，堅持服務相關部門與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價值，使得檔案資料能夠更好的服務社會大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統(tǒng)管理觀念的同時加強自身專業(yè)素養(yǎng)，建設信息化檔案需要相關工作人員具有足夠的專業(yè)才能得以實現(xiàn)，信息化檔案管理相關工作需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)的綜合型人才，提高相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)加強對管理人員的技術培養(yǎng)，對檔案信息化管理具有重大意義。
4.2提高檔案信息管理水平
在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠?qū)π畔⒒瘷n案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內(nèi)容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統(tǒng)，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，前后兩者均對提高管理質(zhì)量起到重要作用。
4.3加強檔案信息管理
在進行檔案信息化建設過程當中，應當提前制定好相關工作流程，在整個建設過程中都應保持認真嚴謹?shù)膽B(tài)度。信息化檔案建設應當結(jié)合當前社會需求進行規(guī)劃，在構(gòu)架檔案管理網(wǎng)絡平臺時，應充分發(fā)揮網(wǎng)絡平臺所具有的擴展性、靈活性等特點，以結(jié)合社會需求，拓展開發(fā)相關功能，更新軟件系統(tǒng)，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開展。信息化檔案管理相關人員應從以往的實物檔案管理向檔案信息化管理模式轉(zhuǎn)變。管理具有多樣性、多渠道、實時性的檔案信息化資料，另外應注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時逐步改革相關培訓與考評，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與工作能力。另外充分結(jié)合計算機網(wǎng)絡技術，通過相關管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡管理技術發(fā)展給檔案管理帶來了巨大的便利。采用相關計算機網(wǎng)絡技術所構(gòu)建的網(wǎng)絡平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實性，還能夠有效提高檔案使用率，節(jié)約絕大多數(shù)人力資源。
5結(jié)語
通過建設信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統(tǒng)的方式通過紙張來進行檔案相關資料的管理，已經(jīng)滿足不了當今社會的需求。因此，建設信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關管理單位應從實際出發(fā)，結(jié)合社會需要，構(gòu)建高效的檔案信息化平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而更好地推動檔案信息化發(fā)展進程。
作者:蘭志芳 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市中心醫(yī)院
參考文獻:
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［3］夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考［J］.云南檔案,2010(3).
檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設方面，本文從提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障；轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾?；?yōu)化檔案信息化管理建設工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力；加強檔案網(wǎng)站建設，落實檔案信息公開；注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用；規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確；完善數(shù)字檔案館建設共七個方面闡述了筆者的建議。
【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；建議
檔案工作，是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計的活動，其具有憑證價值和參考價值，還是規(guī)范管理的基礎。檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。檔案管理信息化建設，是當前檔案管理工作中的一項基礎性工作和檔案管理科學化的保障性工作。
一、提高認識，加強投入，為檔案管理信息化建設提供基礎性保障
各組織、各單位，為進一步推進檔案管理信息化建設，必須領導在思想上要提高檔案信息化建設的重要意義，將檔案信息化建設作為重要的工作任務來抓。為了推進檔案管理信息化建設，在硬件上要保障資金投入，包括計算機、檔案管理軟件、掃描儀、傳真機、復印機、打印機、照相機、攝像機、移動存儲設備、服務器等。對于財力資金有限的單位，可以按照檔案管理工作的需要先購置極缺的設備，采用逐年增購的方式來逐步完善檔案信息化管理建設所需的硬件條件。
二、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒒芾?/p>
傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)材料、照片、錄像光盤作為檔案工作的主要內(nèi)容。檔案交接程序多，檔案占用存放空間大、存放時間長容易發(fā)生檔案材料的變性，甚至無法辨識。隨著科技的發(fā)展，除了必要的紙質(zhì)材料需要原始性存檔之外，很多檔案材料可以采用電子文檔、移動硬盤的形式進行存檔。這種信息化變革，節(jié)約了紙張的同時也簡化了檔案交接工作過程，高效而節(jié)約。并且，電子檔案容易保管，且安全性較高。
三、優(yōu)化檔案信息化管理建設工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu)，提升工作能力
從事檔案工作的人員，是專業(yè)技術性人員，因此各組織、單位在配備檔案管理工作人員時要充分論證從業(yè)人員的學歷的專業(yè)性，還要定期的組織從業(yè)人員學習檔案信息化管理建設的新知識、新方法。此外，因為檔案信息化管理建設需要從業(yè)人員具備較強的計算機運用能力，因此要針對這一特點有針對性的對在崗職工安排計算機應用能力培訓，努力將檔案工作隊伍培養(yǎng)成會檔案管理、又會計算機的復合型人才隊伍，滿足檔案管理信息化建設對人員的需要。
四、加強檔案網(wǎng)站建設，落實檔案信息
公開檔案網(wǎng)站建設是檔案信息化管理建設工作的另一項重要工作內(nèi)容。通過檔案網(wǎng)站建設，能夠?qū)崿F(xiàn)遠程在線檔案服務和信息公開。當前，一些組織、單位雖然建設了檔案工作網(wǎng)站，但是還處于低層次的起步階段，檔案工作網(wǎng)站維護不及時，檔案管理工作信息不公開、服務功能無人應答回復，甚至一些欄目是空白。因此，要進一步加強檔案網(wǎng)站建設，完善檔案網(wǎng)站的功能，及時維護，互動高效，提高主動服務意識，實現(xiàn)信息公開。
五、注重檔案信息化管理建設安全性，避免蓄意篡改、非法利用
檔案信息化管理建設必然涉及到安全性的問題，要高度認識到網(wǎng)絡安全的重要性，加強網(wǎng)絡安全技術水平提升，設置防火墻和安全掃描監(jiān)控系統(tǒng)，防止檔案信息被蓄意篡改、非法利用。對于檔案網(wǎng)站用戶，要建立實名制準入驗證，拒絕非法訪問和未授權訪問。要根據(jù)用戶進行分類，以授權不同的檔案信息查詢權限。對于重要檔案信息、機密檔案信息、敏感檔案信息，為了保證安全性要與互聯(lián)網(wǎng)隔離儲存。
六、規(guī)范檔案信息錄入，保證電子檔案信息真實、準確
電子檔案信息在錄入時，容易出現(xiàn)錯誤。因此，要加強對電子檔案信息的內(nèi)容的審核以及錄入的檢查校對，最大程度的減少電子檔案信息的錯誤，力爭電子檔案信息錄入準確、真實。為了便于開展電子檔案信息的核對和錄入工作，檔案部門要建立統(tǒng)一的檔案工作要求，明確電子檔案材料的格式模板和內(nèi)容標準。
七、完善數(shù)字化檔案館建設,開拓檔案工作的新局面
數(shù)字化檔案館建設，是檔案信息化管理建設的另一項組成部分。數(shù)字檔案館是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案館的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案館，是對傳統(tǒng)檔案館的升級。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否建成數(shù)字檔案館。數(shù)字化檔案館建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，其集成的檔案信息數(shù)量與內(nèi)容更加廣泛，更便于檔案信息統(tǒng)計、查詢、保存。數(shù)字化檔案館建設不是一個組織、一個部門的事情，是多個組織、多個部門協(xié)調(diào)建設的關系，需要根據(jù)實際情況做好信息管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與銜接，要在同一個平臺下通過同一個數(shù)據(jù)庫質(zhì)量管理系統(tǒng)完善數(shù)字化檔案建設。傳統(tǒng)檔案館必須向數(shù)字檔案館轉(zhuǎn)變，才能適應檔案環(huán)境的新變化，開拓檔案工作的新局面。
參考文獻：
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關鍵詞:新時期;人事檔案管理;信息化建設
人事檔案就是對企事業(yè)單位的信息資源進行管理,當前社會經(jīng)濟以及信息技術快速發(fā)展,企事業(yè)單位要實現(xiàn)良好的發(fā)展就應積極加強人才的管理,認識管理是人力資源管理的重要組成部分,對于促進人才的穩(wěn)定、高效發(fā)展具有積極地意義。在現(xiàn)代化發(fā)展的今天,傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經(jīng)不適應當前社會發(fā)展的實際需要,因此應積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案的管理方法,促進人事檔案實現(xiàn)信息化的管理與建設,更好的適應社會以及單位發(fā)展的實際需要。
一、人事檔案管理信息化建設的意義
當前信息技術發(fā)展迅速,人類活動主要通過信息資源來承載,人事檔案是對人的成長以及社會經(jīng)歷進行記載,在人力資源管理中有著十分重要的作用,隨著科學技術的快速發(fā)展,人事檔案的信息化管理建設成為發(fā)展的必然趨勢。人事檔案的信息化建設需要以信息技術為依托,不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理,將人事檔案信息錄人到計算機中,利用計算機進行管理,保證人事檔案信息的全面、真實,避免出現(xiàn)信息丟失的情況。利用計算機進行人事檔案管理有助于提高檔案信息的安全性和完整性,有助于檔案信息的開發(fā)和利用。人事檔案中的信息數(shù)量比較大,利用網(wǎng)絡技術進行管理有助于提高信息的更新速度,強化信息資源的共享,避免傳統(tǒng)紙質(zhì)管理中復雜的工作環(huán)節(jié),減少勞動力的支出。通過及時更新人事檔案信息資料,企事業(yè)單位領導能夠更加全面、及時、準確的了解員工的工作情況,為人動提供了科學的依據(jù)。同時,實現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設,能夠促進人事檔案管理效率以及效果的實現(xiàn),促進管理水平的提升。信息化的人事檔案管理是在計算機上對檔案信息進行查詢、修改和更新的,能夠避免破壞原始檔案資料,保證檔案信息資源的權威性。人事檔案信息的建設應尊重員工,保證員工的知情權,這樣人事檔案才有利用的價值,對人事檔案進行信息化建設,員工能夠通過網(wǎng)絡查詢了解自己的檔案信息,為員工解疑答惑,體現(xiàn)人性化服務。因此應加強人事檔案的信息化建設,促進人力資源管理效果和水平的提高。
二、新時期人事檔案管理的信息化建設對策
1.提高對人事檔案信息化管理的重視程度
當前信息化建設逐漸推進,人事檔案管理的信息化建設也得到了一定的發(fā)展,人事檔案的信息化建設就是利用信息管理系統(tǒng)進行動態(tài)化、即時性的建設,促進人事檔案管理水平的提高。因此應提高對人事檔案信息化建設的重視程度,了解信息化建設的作用和意義。人事檔案管理的信息化建設不是一朝一夕就可以實現(xiàn)的,應將人事檔案管理信息化建設納人到日常管理工作中,從企事業(yè)單位的實際情況出發(fā),循序漸進,不斷提升人事檔案信息化的建設效果和水平,對人事檔案的信息化建設進行綜合的研究和分析,及時發(fā)現(xiàn)存在的問題,并積極采取措施加以解決2j[,使人事檔案管理信息化建設能夠?qū)崿F(xiàn)高效、順利的建設與發(fā)展。
2.加強信息化軟件的開發(fā)力度
人事檔案管理的信息化建設需要利用信息管理平臺來實現(xiàn),因此應檔案管理以及科學技術人員應加強對人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)和利用,對各種操作系統(tǒng)進行升級,建立完善的人事檔案信息管理數(shù)據(jù)系統(tǒng),實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設的有效推進,在人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設時,應注重管理系統(tǒng)的功能實現(xiàn),數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應具有一定的查詢、傳輸、處理等功能3j[,在人事檔案信息化管理建設中,數(shù)據(jù)庫中包含著大量人員信息,這些信息數(shù)據(jù)是需要重復利用的,因此要以人事檔案管理信息化建設為核心,促進信息資源的利用效率,實現(xiàn)信息的共享,保證信息資源的科學性、安全性,提高人事檔案的信息服務質(zhì)量,促進人事檔案管理信息化建設的高效推進。
3.提高檔案管理人員的素質(zhì)能力
人事檔案管理的信息化建設最終還是由人來完成的,因此在人事檔案管理的信息化建設中,應努力提高人事檔案管理人員的素質(zhì)能力,提高人事檔案管理人員的服務水平。在人事檔案信息化管理中,需要利用計算機對文字、圖像、聲音等進行加工處理,實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化存儲,并通過人事檔案管理平臺實現(xiàn)人事檔案的傳輸和共享,以便滿足人們的人事檔案需求。檔案管理人員應掌握一定的信息處理基礎,明確檔案管理的相關知識,以高度的責任感投人到人事檔案管理信息化建設中,促進人事檔案管理水平的提高。
4.做好人事檔案的安全管理工作
由于計算機本身的局限性,使得在人事檔案管理信息化建設中,應加強對人事檔案信息安全的管理,在做好人事檔案信息資源共享的同時,也應注重檔案信息的安全問題,避免由于檔案信息泄露造成嚴重的損失。因此人事檔案管理部門應努力強化檔案信息的安全管理工作,做好安全保護措施,保證人事檔案的真實性和科學性。對計算機中的人事檔案做好備份工作,并明確人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用權限,保證人事檔案的管理能夠按照相關的制度進行,實現(xiàn)人事檔案的安全管理。
三、結(jié)束語
當前社會經(jīng)濟以及信息技術快速發(fā)展,計算機技術被廣泛的應用到社會生產(chǎn)及生活的各個領域,在人事檔案管理中,計算機技術也得到了普及,實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的轉(zhuǎn)變,促進了人事檔案管理效率的提升。
參考文獻:
[1]張雨薇,李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析口].科協(xié)論壇(下半月),2013.14(11):148一149.
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【關鍵詞】信息化建設；高校檔案管理；分析
隨著社會的發(fā)展和時代的進步，人類進入了信息化時代，高校的檔案管理方式也發(fā)生了很大改變，已經(jīng)由傳統(tǒng)的管理方式向信息化方向發(fā)展。信息化技術給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時能夠促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設更好地應用到檔案管理中，這也是當前他們的重要任務。將信息化建設應用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負擔。當前，高校進行檔案管理的信息化建設受到很多問題的阻礙，積極對高校檔案管理中的信息化建設進行分析，便于更好地促進高校的可持續(xù)發(fā)展。
1.關于高校檔案管理的概念和內(nèi)涵
1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個重要方法，對高校的建設意義重大。高校檔案管理包括的內(nèi)容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進行表示，方式簡單，便于保存，是以后高校教育和教學的重要參考和歷史記錄依據(jù)。它能為高校日后的發(fā)展積累豐富的經(jīng)驗，從而奠定了高?？沙掷m(xù)發(fā)展的基礎，對高校的未來發(fā)展影響深遠。實現(xiàn)高校檔案管理信息化指的是利用網(wǎng)絡和多媒體等先進技術對高校檔案進行信息化管理，對一些高校的檔案資料進行合理的開發(fā)和利用，以達到實現(xiàn)其進行社會共享的目的，從而提高其社會利用價值。
1.2高校檔案管理信息化通過網(wǎng)絡化和數(shù)字化的手段將高校中的各類檔案資料進行收集，從而實現(xiàn)數(shù)字化管理。通過網(wǎng)絡和計算機等技術手段，實現(xiàn)將高校檔案進行自動化和一體化管理的目的。還能通過技術手段進行資源的共享，實現(xiàn)高校檔案的共享價值。高校檔案管理信息化是進行推廣和應用信息技術的過程，也是進行二次開發(fā)和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個將信息服務達到最大化價值開發(fā)的過程。
2.信息化建設在高校檔案管理中存在的一些問題
當前高校的檔案管理工作已經(jīng)成為了各校管理工作的重點，在當今信息化時代的大背景下，為了促進學校管理建設，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現(xiàn)在如下方面：
2.1檔案管理人員整體素質(zhì)不高，能力和水平有限。
很多高校的檔案管理人員都是臨時聘用的，沒有經(jīng)過專門的知識和技能的培訓，對于檔案管理工作中的具體流程和注意事項沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進行管理，這樣在工作中容易出現(xiàn)信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對學校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認識，在資金和經(jīng)費的投入上明顯不足，沒有對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓，使得他們的技能始終得不到提高。
2.2落后的檔案管理設施和技術服務水平。
在檔案管理工作中，我國各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學校能利用的資金相對較多，對學校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對而言缺少資金來源渠道，對學校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學校的檔案管理工作發(fā)展受到了限制。
3.如何有效進行高校檔案管理工作的信息化建設
現(xiàn)代高校檔案管理工作的重要目標是實現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理模式，從而實行促進高校建設的目的。如何將各高校的檔案管理水平進一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個方面進行考慮：
3.1將檔案管理隊伍進行強化建設，檔案管理人員的素質(zhì)必須進行提高和培養(yǎng)。高校檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作的開展具有很大影響，當前檔案管理工作滯后的一個重要原因就是管理人員的素質(zhì)偏低。所以加強管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)成為了當前的首要任務，定期對檔案管理人員進行培訓，提高其專業(yè)技能，同時要提高他們對工作重要性的認識，及時對他們進行一些應用到檔案管理中的先進技術培訓，讓他們能在工作中學會操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。
3.2加大對檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術水平。當前高校檔案管理工作中的一個重要問題就是檔案管理設施落后、嚴重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實的落實。各高校應積極加大社會各界對學校的資金投入，擴大資金來源，從而能夠引進先進的設施，提高檔案管理的整體水平。
3.3創(chuàng)新管理方式，進行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當前的檔案管理工作中，都是簡單的對檔案進行分類劃分。這種簡單的劃分模式存在著較大的缺點，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時也不利用進行特色校園的建設。為了將高校檔案管理信息化建設進行有效提高，就需要在日常工作中對技術創(chuàng)新進行不斷加強，實現(xiàn)管理手段的不斷信息化發(fā)展，建立起具有自己校園特色的個性檔案管理體系。
小結(jié)
高校檔案管理的主要方式已經(jīng)逐步改變?yōu)檫M行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進行提高，促進高校的可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)最大價值化的高校管理，就需要不斷完善和改進高校的檔案信息化管理，找到發(fā)展中存在的問題并提出相關的解決策略，從而保證能有效進行高校檔案的信息化管理，以此促進高校建設的順利進行。
參考文獻：
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論文關鍵詞：信息化；科技；檔案管理；必由之路
進入21世紀以來，由于現(xiàn)代信息化技術得到突飛猛進的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡等高新技術和資源，利用信息化網(wǎng)絡和計算機技術構(gòu)成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運作能力，增強企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。
一、科技檔案在企業(yè)信息化建設中發(fā)揮的作用
檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。
科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建設與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價值。
對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。
當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產(chǎn)，應用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。
所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。
二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)
企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術、網(wǎng)絡技術和網(wǎng)絡設備，對企業(yè)進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。
供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進程中，特別是經(jīng)歷了ip市場風雨變換的考驗，以“抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)”為口號，已實現(xiàn)了信息化建設的新局面。以遼寧省電力公司erp項目為例，2008年9月26日全面啟動，2009年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點設計流程無差異推廣，當年11月25日，erp項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年erp在農(nóng)電系統(tǒng)的71個縣區(qū)上線。這說明了以erp為核心的各信息系統(tǒng)深化應用為主線，為支撐堅強智能電網(wǎng)和三集五大體系建設，為盡快建成“一強三優(yōu)”現(xiàn)代公司，奠定了堅實的信息化建設的基礎。
同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和領導決策服務，已成為供電企業(yè)信息化建設的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長期的全方位地跟蹤國內(nèi)外本行業(yè)的科技動態(tài)、成果和進展水平，建設成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務。
三、科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程
供電企業(yè)一般設置科技信息管理部門，這個部門的主要職責是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動電網(wǎng)技術進步與信息化；運用科技管理、計算機應用、信息化和技術監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學管理水平。管理的內(nèi)容：一是負責制定科技發(fā)展規(guī)劃，負責科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等；二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應用、技術市場等；三是負責專利管理，包括申報、統(tǒng)計、實施等；四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等；五是負責全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等；六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等；七是負責科技統(tǒng)計工作；八是負責信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設與維護、組織開發(fā)應用軟件等。當然，供電企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是供電企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項系統(tǒng)工程。
供電企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務于全網(wǎng)的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰(zhàn)術管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和發(fā)達的計算機通信網(wǎng)絡，溝通各層間的信息交流，實現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作（當然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。
科技管理系統(tǒng)、科技計劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計管理系統(tǒng)、計量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標準化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)?、科技成果專家評審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計功能。
推進科技檔案信息化的關鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對科技檔案的需求。
科技檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導作用。
四、科技管理系統(tǒng)實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理
1.科技計劃管理系統(tǒng)
以遼寧省電力公司為例，科技計劃管理信息系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設計，利用先進的三層體系結(jié)構(gòu)（bas），應用java技術開發(fā)，符合j2ee標準的強大的企業(yè)級資源管理平臺，是建立并實施erp的核心?？萍加媱澒芾淼闹饕δ馨ǎ簩鶎?、省公司和發(fā)供電企業(yè)的科技計劃進行分類查詢，按項目類別，負責單位對資金分配的統(tǒng)計，設備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報等。該系統(tǒng)運行以來，通過信息網(wǎng)絡完成計劃上報與下達、項目申請若干個。
2.計量管理系統(tǒng)
計量管理主要包括：基層單位申報計量室認證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。
3.全質(zhì)及標準化管理系統(tǒng)
全質(zhì)及標準化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標準維護、基層單位上報qc成果、qc成果評審結(jié)論及上報qc成果，企業(yè)標準化編寫模板等。
4.科技成果和專利管理
科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護、基層單位上報專利、篩選申報科技進步獎項目、基層單位返回科技進步獎推薦書、匯總上報科技進步獎推薦書、科技成果專利統(tǒng)計及收集科技成果推廣項目申請書等。
5.科技統(tǒng)計系統(tǒng)
關鍵詞：旅游系統(tǒng) 檔案管理 信息化 建設途徑
現(xiàn)代化網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展給人們的生活帶來了翻天覆地的變化，尤其是進入新世紀以來，網(wǎng)絡技術的不斷更新?lián)Q代為它賦予了更多的功能，現(xiàn)已逐漸應用于人們生活和工作的各個方面。旅游系統(tǒng)檔案內(nèi)容復雜，傳統(tǒng)的人工收集和整理工作效率較慢，且信息資料不具有參考和指導價值。利用現(xiàn)代化信息技術進行旅游系統(tǒng)檔案管理對促進旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展提高旅游產(chǎn)業(yè)的信息管理效率具有重要的意義。
一、信息化管理旅游系統(tǒng)檔案的必要性
首先，從旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展的角度進行分析。近年來，伴隨著國家經(jīng)濟的快速發(fā)展以及相關管理部門對我國旅游產(chǎn)業(yè)的大力扶持，旅游產(chǎn)業(yè)獲得了巨大的發(fā)展空間，目前已經(jīng)逐漸成為第三產(chǎn)業(yè)中的佼佼者，對我國的國民經(jīng)濟的發(fā)展起到了巨大的作用。旅游系統(tǒng)檔案中包含著旅游人事、財務、文書、教育培訓、導游、旅游等多方面的內(nèi)容，它既是當前旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展水平的一種集中反映，也可以對旅游產(chǎn)業(yè)的未來階段內(nèi)的發(fā)展起到指導和促進性作用。
其次，傳統(tǒng)的旅游系統(tǒng)信息化管理中存在著諸多的不足，對旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展造成了嚴重的限制。旅游產(chǎn)業(yè)想要在短時間獲得更大的發(fā)展，需要不同部門、單位進行有效的合作與信息資源共享。但是在傳統(tǒng)模式下，旅游系統(tǒng)檔案的利用率比較低，導致旅游產(chǎn)業(yè)的不同組成要素之間很難再同一時間內(nèi)保持信息資源的一致性。在這種情況下，旅游產(chǎn)業(yè)的其中一個因素很可能受到其他信息的影響，出現(xiàn)不同的變化，從而破壞旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展的穩(wěn)定性。
二、目前旅游系統(tǒng)檔案信息化管理中存在的不足
旅游信息檔案的傳統(tǒng)管理模式應用已久，相關工作人員已經(jīng)逐漸認可了這種工作模式，因此他們尚不能完全意識到信息化管理的優(yōu)勢。從主觀的思想層面，相關工作人員和工作單位不愿意進行信息化管理的嘗試。在這種狀態(tài)下，相關單位的管理者也沒有將信息化管理檔案做為重點的推進項目，因此相應的資金、設備、人才等都無法匹配現(xiàn)代化信息檔案管理的要求。
其一，實現(xiàn)旅游系統(tǒng)檔案的現(xiàn)代化信息管理，需要相關單位引進先進的管理技術和管理設備。但是受到認識程度和資金不足等因素的影響。旅游相關單位和部門想要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理面對著比較嚴重的技術水平不足的情況。相對來說，我國的旅游系統(tǒng)檔案管理尚處于初始階段，相關單位沒有引進相應的信息管理軟件系統(tǒng)，對于很多復雜的技術問題難以在第一時間進行處理。另外，當前國家對于旅游產(chǎn)業(yè)的信息化發(fā)展尚未形成完善的法律法規(guī)，這難以對旅游產(chǎn)業(yè)的發(fā)展形成有效的約束和規(guī)范，不同部門之間使用的信息化管理系統(tǒng)甚至存在不兼容的情況，容易出現(xiàn)一些信息濫用、盜用等行為，對旅游公司和消費者的權益構(gòu)成嚴重的侵害。
其二，旅游系統(tǒng)檔案管理的信息化與傳統(tǒng)的檔案管理工作存在著明顯的區(qū)別。工作人員必須熟練相應的軟件系統(tǒng)的操作，掌握系統(tǒng)升級、漏洞檢修等多方面的知識，具備較高的計算機使用能力和水平。但是在實際情況中，旅游單位缺乏這種技術型人才，現(xiàn)有管理人員計算機能力參差不齊，對現(xiàn)代化信息化檔案管理的推進形成了嚴重的制約，因此，不同旅游部門之間的檔案信息化管理系統(tǒng)經(jīng)常不匹配，嚴重降低了工作效率和質(zhì)量。
三、旅游系統(tǒng)檔案實現(xiàn)信息化管理的有效途徑
首先，國家相關部門需要加強對信息化管理旅游系統(tǒng)檔案重要性的宣傳，使各旅游單位了解現(xiàn)代化信息管理對于旅游產(chǎn)業(yè)長遠發(fā)展的促進性作用。將促進旅游系統(tǒng)檔案的信息化管理當成當前工作的重點內(nèi)容，積極支持相關黨委的信息化建設工作，提供資金、人才、設備等多方面的支持。
其次，相關旅游單位需要注重培養(yǎng)專業(yè)的信息化管理人才，提高其對計算機技術的操作和利用水平，提高現(xiàn)代化信息管理的能力。管理者需要組織信息化管理技術培訓，讓他們積極的學習信息化管理檔案的操作和使用方法，掌握不同軟件的使用要點，靈活的進行旅游檔案資料的收集、整理、統(tǒng)計等，提高檔案的利用、資料的共享和利用效率。需要注意的是，旅游檔案中涉及到大量的保密性內(nèi)容，因此在利用現(xiàn)代化技術進行檔案管理的過程中，一定要注意確保信息資料的保密性，因此，在必要情況下需要與相關工作人員簽訂保密協(xié)議，避免系統(tǒng)檔案資料泄露。另外，相關單位也要積極引進復合型人才，既要具備旅游產(chǎn)業(yè)的專業(yè)知識，又要熟練的掌握現(xiàn)代化信息技術，注意為新型人才開出更加優(yōu)厚的條件，建設高質(zhì)量的信息化技術管理團隊。
此外，實現(xiàn)旅游系統(tǒng)檔案的信息化管理，需要積極引進或者是建立符合當前旅游產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)勢的信息化管理系統(tǒng)。這有利于提高各種旅游信息的收集和利用效率，方便不同部門快速的進行旅游檔案資源的利用與分析效率。另外，不同部門所使用的檔案管理軟件需要確保兼容性，提高檔案資源的利用效率。
四、結(jié)語
綜上所述，在全新的社會發(fā)展時期內(nèi)，旅游產(chǎn)業(yè)系統(tǒng)檔案的信息化管理已經(jīng)成為了一種必然的發(fā)展趨勢，目前旅游部門實現(xiàn)檔案信息化管理仍舊存在著認識不足、人才和設備缺失等問題，想要真正實現(xiàn)信息化管理，提高旅游檔案信息的利用效率，就要全面的解決這些問題，以確保旅游產(chǎn)業(yè)的穩(wěn)定、良好的發(fā)展。
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1交通運輸部門檔案管理實現(xiàn)信息化的必要性
在信息化時代的今天，信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，對經(jīng)濟和社會的發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。交通運輸部門檔案管理工作也不例外，同樣需要現(xiàn)代化。目前，我國各級檔案管理部門也紛紛加強信息技術建設。加強信息化條件下的檔案管理工作，是適應時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加快檔案現(xiàn)代化管理的客觀要求，也是提高服務水平的唯一途徑。所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且可以利用網(wǎng)絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。
2檔案信息化建設的主要內(nèi)容
交通運輸部門檔案管理實現(xiàn)信息化應本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、安全保密的原則，做好以下三項工作。
2.1建立一個實用的檔案信息網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站是交通運輸部門檔案管理在網(wǎng)上建設的信息站點，一般以網(wǎng)頁形式給人們提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網(wǎng)上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用，這是檔案信息化的主要目的。建設檔案信息網(wǎng)站時，要選用標準化的設備。選用的產(chǎn)品應符合當前國內(nèi)外的相關標準，最好是當前或未來的一些主流產(chǎn)品，能夠得到國內(nèi)外一些實力雄厚的軟、硬件公司或廠家的支持，以保證其升級換代，減少重新開發(fā)的成本。
2.2加強電子文件的管理。隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這就要求檔案管理人員必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
2.3做到檔案信息的規(guī)范化、標準化。規(guī)范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志。交通運輸部門在進行檔案管理信息化時，應該按照國家推薦信息化管理的標準，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點來制定內(nèi)部的管理標準體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各種文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行統(tǒng)一規(guī)范。以便實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。
3檔案信息化建設對檔案管理人員的素質(zhì)要求
搞好檔案的信息化建設必須不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，這是檔案信息化成功之本。
3.1應當有檔案管理的專業(yè)知識。檔案管理人員必須系統(tǒng)地學習和掌握檔案學知識，具有較全面扎實的實踐技能。一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作者要發(fā)揮檔案的社會效益，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識。另一方面，檔案管理人員在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學的研究活動。檔案工作者只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識，并具有一定的廣度和深度，這樣在實際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問題。
3.2應當有相關的科學文化知識。（1）文史知識。語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產(chǎn)生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發(fā)檔案信息資源。（2）相關學科知識?，F(xiàn)代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案管理人員應當有重點地學習和掌握相關學科知識。如現(xiàn)代管理學、情報學、圖書館學。（3）信息化管理知識。檔案管理人員應當熟練掌握網(wǎng)絡知識和軟件操作及計算機維護技能，及時捕捉社會信息，以便針對受眾需求更好地促進檔案信息的傳播。
隨著經(jīng)濟體制的改革，我國事業(yè)單位所容納的檔案數(shù)量越來越多，為了減輕檔案管理員的工作負擔，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，事業(yè)檔案管理信息化建設勢在必行，而且已經(jīng)成為目前事業(yè)單位檔案管理工作的重點。
【關鍵詞】
事業(yè)單位；檔案管理；信息化
事業(yè)單位檔案管理信息化建設是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢，只有在實行了信息化管理才能使事業(yè)單位檔案管理工作順應時展潮流，信息化、網(wǎng)絡化技術的應用能夠有效的提高事業(yè)單位檔案管理水平，對于社會經(jīng)濟的發(fā)展起到不可忽視的促進作用。
1事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢
1.1優(yōu)化存儲環(huán)境傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)形式保存，隨著時間的推移、環(huán)境的變化這些檔案很容易受蟲蛀、發(fā)霉等因素的影響而受到破壞，使檔案資料的完整性、安全性受到嚴重的威脅，不利于長久的保存，而且其存儲流程相當繁瑣，會造成人力資源的浪費。在實行檔案信息化管理后，不僅大大地降低了管理成本檔案信息直接由相關人員錄入到計算機之中，而且還可以對檔案進行備份，大大地提高工件的效率，保證檔案的完整性和安全性。
1.2優(yōu)化查詢服務傳統(tǒng)檔案查詢不僅手續(xù)復雜，需要通過多個程序的審核而且不能保證檔案的安全，不利于檔案資料的長期保存。檔案管理信息化不僅簡化了查詢程序，提高了查詢速度，而且可以保障原有檔案資料不被損壞，不會對檔案和檔案環(huán)境造成任何影響，而且使檔案查詢不受時間和地點的約束，隨時都可以通過網(wǎng)絡查詢和調(diào)用所需要的檔案信息，使檔案的查詢和使用更具優(yōu)勢。
2事業(yè)單位檔案管理信息化建設中的影響因素
事業(yè)單位檔案管理信息化建設的內(nèi)容主要有檔案信息化管理平臺建設、檔案管理科學規(guī)劃和檔案內(nèi)容的數(shù)字化處理。在實際的工作中，還存在很多因素嚴重阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的步伐，主要影響因素如下：
2.1事業(yè)單位檔案管理信息化平臺系統(tǒng)的更新不及時目前，我國大多數(shù)事業(yè)單位都已經(jīng)建立了員工檔案信息系統(tǒng)，但由于領導和工作人員對檔案管理信息化工作的重視程度不夠，使事業(yè)單位檔案管理信息化平臺系統(tǒng)得不到及時的更新，從而影響了檔案管理工作的效率，阻礙了事業(yè)單位人才優(yōu)化管理工作的實施。
2.2事業(yè)單位檔案管理信息化平臺系統(tǒng)的使用率不高事業(yè)單位雖然都建立了檔案管理信息平臺系統(tǒng)，但其利用率并不高，使其并不能充分地發(fā)揮自己的優(yōu)勢，并沒有起到降低成本、減少員工工作量，提高工作效率、提高檔案資料查詢效率的作用。
2.3檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高由于事業(yè)檔案管理部門還存在很多員工其從專業(yè)技能水平、信息技術水平等方面都沒有達到一定的標準，有些員工甚至缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)，不僅嚴重影響了檔案服務水平，也影響了事業(yè)單位檔案管理信息化建設的推進。
3事業(yè)單位檔案管理信息化的對策
3.1強化信息化管理理念，加大管理隊伍建設力度要想加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設的步伐，需要從樹立和強化信息化管理理念著手，從根本上強化管理部門領導和員工的信息意識，提高其對檔案信息化管理的重視度。另外，為了保證檔案管理信息化的順利實施，還需要有關部門定期組織檔案管理工作人員進行學習和培養(yǎng)，不斷提高管理人員的計算機技術、相關專業(yè)管理技術以及職業(yè)素養(yǎng)，不斷提高管理隊伍的整體素質(zhì)。事業(yè)單位還需要不斷完善檔案管理工作人員考核制度，可以通過引進有效的激勵機制激發(fā)員工的工作熱情，以不斷提高檔案資料的利用率和檔案管理工作的效率。
3.2加速檔案管理硬件建設事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)的建設需要一定的硬件基礎，所以需要相關部門給予足夠的資金支持，以保證檔案信息化建設的順利實施。引進先進的設備可以提高儲存量和系統(tǒng)的運行速度，這樣可以保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開，要注意選擇性能穩(wěn)定的設備以保障檔案資料的安全性，檔案管理信息建設中還要通過不斷地擴充檔案資料使檔案信息得以不斷的充實和完善，使其能夠為決策部門提供及時、準確、可靠的文字依據(jù)。
3.3加強事業(yè)單位檔案管理信息化中的軟件開發(fā)除了保證硬件設施達標外，還需要提高事業(yè)單位檔案管理部門的網(wǎng)絡意識，并將檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡升級納入到檔案管理工作之中。有關部門要加大對檔案管理信息化的軟件投入力度，給予足夠的技術和資金支持，并不斷完善軟件升級換代工作，以保證事業(yè)單位檔案管理信息化的穩(wěn)步發(fā)展，使其能夠提供更優(yōu)勢、快捷的服務。
3.4制定科學、具體的總體規(guī)劃在建設事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)時要注重其可擴展性，使檔案信息系統(tǒng)具有更廣闊的發(fā)展空間，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況制定科學、合理、具體的檔案管理信息總體規(guī)劃和發(fā)展措施，建立一個實用的檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，能夠為檔案管理人員提供完善的電子檔案整理、網(wǎng)絡查詢、瀏覽和下載等服務，使其成為符合事業(yè)單位發(fā)展、社會經(jīng)濟發(fā)展的網(wǎng)絡管理模式。另外，還要注重對檔案信息系統(tǒng)進行不斷的更新，只有這樣才能為事業(yè)單位發(fā)展提供更可靠的技術保障。
3.5不斷完善檔案管理制度科學、規(guī)范、合理的檔案管理制度為檔案管理信息化建設提供有力的依據(jù)和保障。事業(yè)單位要根據(jù)自身檔案管理實際情況制定更詳細、具體、規(guī)范、科學的檔案管理規(guī)章制度，并將檔案管理信息化建設納入到員工獎勵、職稱評定之中，并對工作中的失誤實行責任追究，這樣更能調(diào)動員工工作的積極性，以加速檔案管理信息化的進程，保證檔案管理信息化工作的順利實施。
事業(yè)單位檔案管理信息化建設是社會發(fā)展的必然趨勢，同時它對于社會發(fā)展和科技進步也起到不可忽視的促進作用，同時也能夠為優(yōu)化事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)提供可靠的依據(jù)。要結(jié)合事業(yè)單位自身的實際情況，制定出切實可行的規(guī)劃方案，保證對事業(yè)單位檔案實行科學、合理、規(guī)范、有效的管理，以促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開。
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