發(fā)布時間：2023-05-26 15:50:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【論文摘要】信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。計算機技術(shù)的快速發(fā)展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)不斷顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ?。
1、檔案信息化的定義和內(nèi)涵
1.1定義
所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。
1.2內(nèi)涵
檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；第二，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。
2、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟、文化、科技、軍事等多個領(lǐng)域還是到人類生活的各個角落，信息技術(shù)兀不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ??？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
3、加強檔案信息化管理的措施
《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并人國家信息網(wǎng)。實現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化。
3.1加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計算機技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)。使各項工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用。
3.2檔案信息資源建設(shè)
3.2.1 檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫，以便于查找利用。
3.2.2 加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)
我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準化的檔案管理系統(tǒng)，加強檔案目錄的輸入，保存。
3.3檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作。提高檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
【參考文獻】
在經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，房地產(chǎn)業(yè)也獲得了蓬勃的生命力，得到了迅速的發(fā)展。而房產(chǎn)檔案管理作為房地產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，在房地產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展的今天也起到了巨大的作用。
一、對房產(chǎn)檔案作用的認識
房產(chǎn)檔案主要是指房地產(chǎn)業(yè)的管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、交易買賣、房屋拆遷、建筑用地和租賃用地中，通過收集、整理等過程，按照特定的方法形成的能夠直接反映房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人、房屋現(xiàn)實狀況和土地使用狀況的文件材料，這些材料主要以文字、計算材料，圖紙，圖表，照片，錄像帶，錄音帶等各種形式為載體。
在房產(chǎn)檔案建立形成之后，當(dāng)房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)以各種不同的形式不斷的發(fā)生變化時，或者是，當(dāng)房屋的現(xiàn)有狀態(tài)發(fā)生轉(zhuǎn)移或變更時，房產(chǎn)檔案的內(nèi)容必須不斷地被補充一些新的材料，才能夠保證其真實性和連續(xù)性，防止發(fā)生各種不必要的糾紛。
二、房產(chǎn)檔案管理的特點分析
（一）具有法律的依據(jù)性
房產(chǎn)檔案是對產(chǎn)權(quán)變化和房屋的現(xiàn)有狀態(tài)轉(zhuǎn)移或變更的記錄，對調(diào)解各種糾紛起到了重要的作用，它是確認產(chǎn)權(quán)和房屋現(xiàn)有狀態(tài)的重要依據(jù)，是除了產(chǎn)權(quán)證書外，另一種被法律所認可的憑證。當(dāng)前各種房屋交易糾紛紛至沓來，這時，房產(chǎn)檔案就起到了重要的作用，成為了重要的法律依據(jù)。
（二）具有區(qū)域的壟斷性
房產(chǎn)管理屬于屬地管理，而且每個地區(qū)都只有一個房產(chǎn)管理部門，因此房產(chǎn)管理就具有了區(qū)域的壟斷性。因此，房產(chǎn)管理部門的工作效率就決定了該地的房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展情況。因此，為了該地區(qū)房地產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展，保持市場的秩序化，房產(chǎn)管理部門就必須加大硬件設(shè)施，實現(xiàn)信息化管理。
（三）具有社會的信息性
房產(chǎn)檔案作為反映房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人、房屋現(xiàn)實狀況和土地使用狀況的文件材料，本身就具有社會的信息性。即使對房產(chǎn)檔案進行了信息化管理，但是，它仍是信息傳遞的載體，具有社會的信息性。
（四）具有動態(tài)性
當(dāng)房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)以不同的方式在發(fā)生變化時，或者，當(dāng)房屋的自然狀態(tài)發(fā)生變化時，房產(chǎn)檔案的內(nèi)容就必須進行補充，詳細并及時的記錄房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)、房屋的自然狀態(tài)變化的具體情況，這就決定了房產(chǎn)檔案管理具有動態(tài)性。
（五）具有使用的頻繁性
房產(chǎn)檔案在社會生活中經(jīng)常會被用到，例如：買賣、繼承、抵押房屋時，或者是發(fā)生房屋糾紛時，又或者是房屋的自然狀態(tài)發(fā)生變化時。所以房產(chǎn)檔案具有使用的頻繁性。
三、房產(chǎn)檔案管理的缺陷分析
人工的房產(chǎn)檔案管理存在著多種缺陷，主要可以分為三類：第一類是房產(chǎn)檔案有積攢的現(xiàn)象，房產(chǎn)檔案資料因為數(shù)量大、種類繁多、房產(chǎn)信息變更快等原因，造成了房產(chǎn)檔案不能得到及時的整理和分類，這也就造成了房產(chǎn)檔案的堆積現(xiàn)象；第二類是房產(chǎn)檔案管理部門的管理水平不高，主要是因為房產(chǎn)檔案管理部門的硬件設(shè)施簡陋，這就造成了房產(chǎn)檔案管理部門的工作效率低，管理水平不高；第三類房產(chǎn)檔案的動態(tài)性給工作帶來了一定的難度，因為當(dāng)買賣、繼承、抵押房屋時，或者是發(fā)生房屋糾紛時，又或者是房屋的自然狀態(tài)發(fā)生變化時，房產(chǎn)檔案的內(nèi)容就必須進行補充，對發(fā)生的各種情況進行最詳細的記錄，而且因為房地產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，各種變更每天都會發(fā)生，并且數(shù)量十分巨大，這就給房產(chǎn)檔案的管理工作帶來了許多的困難。
因為人工的房產(chǎn)檔案管理存在著許多的缺陷，所以房產(chǎn)檔案的信息化管理就獲得了巨大的發(fā)展空間，它可以在一定程度上解決大部分的問題。
四、房產(chǎn)檔案的信息化管理分析
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，以計算機為主要核心的房產(chǎn)檔案信息化管理也得到了廣泛的應(yīng)用，而且也會逐漸代替復(fù)雜的人工房產(chǎn)檔案管理。房產(chǎn)檔案的信息化管理有利于改變工作模式和工作方法，極大地提高房產(chǎn)檔案管理的效率；有利于提高房產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量和和水平，保證房產(chǎn)檔案得到及時的整理和更新。
房產(chǎn)檔案的信息化管理首先可以有效地保護房產(chǎn)檔案的原件，滿足使用者的各種需要；其次是可以深層次的揭示房產(chǎn)檔案的具體內(nèi)容，進行傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案服務(wù)，主要包括提供目錄，進行查詢、復(fù)制和借閱等服務(wù)；然后是可以將繁瑣的房產(chǎn)檔案進行濃縮，提取其中的精華，去除沒有利用價值的房產(chǎn)檔案信息，減少房產(chǎn)檔案的信息量；最后是可以對房產(chǎn)檔案中的原件信息進行綜合的分析和研究，提高信息的準確性。
同時在對房產(chǎn)檔案進行信息化管理是應(yīng)該堅持做到：第一，保證做好房產(chǎn)檔案信息化過程中的技術(shù)處理工作；第二，保證做好信息化房產(chǎn)檔案的保存工作；
第三，保證工作人員的綜合素質(zhì)，具有良好的工作效率；第四，保證各部門之間具有清晰的職能分配；第五，采用信息化和紙質(zhì)文件相互協(xié)調(diào)的房產(chǎn)檔案管理。
1 當(dāng)前實行社保檔案信息化管理的重要意義
在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，社會保險檔案管理工作也需要與時俱進，脫離原本的以紙質(zhì)、光盤以及磁盤等為介質(zhì)的管理模式，逐漸向以計算機為技術(shù)支持的現(xiàn)代化檔案管理轉(zhuǎn)型。其中，實現(xiàn)社保檔案信息化管理的優(yōu)勢如下：
1.1 減輕管理人員勞動強度，提高管理效率
在我國檔案管理事業(yè)發(fā)展至今，已形成了一套成熟完整的管理流程，但是傳統(tǒng)的管理模式在檔案的收集、整理、檢索等工序，總會花去檔案管理人員大量的時間以及精力，特別是在檔案檢索環(huán)節(jié)，管理人員需要對照紙質(zhì)目錄在大量的紙質(zhì)檔案中抽調(diào)出所需檔案，其效率十分低下。然而在新時期計算機技術(shù)的合理運用，相關(guān)管理人員可以在掌握必要的計算機技術(shù)基礎(chǔ)上，依靠相關(guān)程序自動生成檔案信息，將這些信息匯總起來共同形成社會保險檔案數(shù)據(jù)庫。管理人員只要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞就可以快速而準確的抽調(diào)出相關(guān)檔案信息，極大減輕了管理人員的工作強度。
1.2 紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，節(jié)約檔案管理成本
以往傳統(tǒng)的社會保險檔案通常為紙質(zhì)材料，不僅成本較高，同時紙質(zhì)檔案在存儲、管理以及檢索方面都會存在一定難度，這就在一定程度上增加了管理人員的工作量，且管理效率也不理想。而在新形勢下，先進的計算機技術(shù)已迅速蔓延至人們生活工作的方方面面。相較于其他存儲、傳遞模式，成本低廉以及方便快捷等特點也讓計算機技術(shù)運用優(yōu)勢大大提高。在社會保險檔案管理中，計算機技術(shù)的運用讓紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代，這一方面降低了檔案本身的制作成本，節(jié)省檔案存放占地空間，另一方面也節(jié)省了大量的人力資源。
1.3 信息化管理有助于社保檔案永久、安全的保存
以往傳統(tǒng)的社保檔案由于以紙質(zhì)為主，受自然因素以及人為因素的影響，很多檔案信息并不能得到永久、安全的保存，特別是那些年代較為久遠的檔案，有時會因為人為疏忽或者受潮、灰塵等因素而遭到不同程度的破損，當(dāng)使用時就會出現(xiàn)檔案信息缺失或者字跡模糊等現(xiàn)象，給社保檔案的利用造成困難。但是信息化管理則不同，它可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為文字、圖片、音頻等電子形式，在很大程度上減少了檔案信息丟失或者字跡模糊等現(xiàn)象的發(fā)生。同時，由于電子版檔案可進行多次備份，就算計算機硬件本身出現(xiàn)問題，相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)也不會就此崩潰，利用其它硬件依然可以恢復(fù)或者重建，進而保證了社保檔案的完整性。
2 新時期加強社保檔案信息化管理的有效策略
2.1 加大宣傳，提高大眾對社保檔案信息化的正確認識
可以通過電視臺、報紙或者網(wǎng)絡(luò)平臺等媒體進行社保檔案信息化的宣傳，提高社會公眾對社保檔案信息化的正確認識，并對其有一個深入理解以及支持。提高社會公眾的認識不僅僅是因為社保檔案的信息化是一項技術(shù)手段的革命，更重要的是一場生活方式、管理方式以及思想觀念的革命。目前，我國的社保檔案事業(yè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵時期，我們需要抓住機遇，積極開拓進取，制定和執(zhí)行科學(xué)的戰(zhàn)略方針，來為今后社保檔案事業(yè)創(chuàng)造新的契機。另外，作為社保檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)者，也需要深切了解到檔案信息化的內(nèi)涵、目標(biāo)以及目的，并且對社保檔案信息化的內(nèi)容以及具體實現(xiàn)過程等有一個清楚的認識。意識決定行為。在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，進一步加大對社保檔案信息化建設(shè)的投入力度，從而為實現(xiàn)社保檔案的信息化管理提供必要的設(shè)備以及人才支持。
2.2 構(gòu)建一個完善的社保檔案信息化管理配套體系
第一，加強設(shè)備部門、系統(tǒng)開發(fā)部門以及網(wǎng)絡(luò)運營部門之間的交流、合作，且社保單位應(yīng)該對自己的發(fā)展要求有一個充分掌握，并將信息化管理作為發(fā)展載體，依照相關(guān)發(fā)展需求研發(fā)符合自身需求且運行穩(wěn)定的信息管理系統(tǒng)。
第二，就目前來看，我國多地社保單位的統(tǒng)籌程度都不容樂觀，并沒有積極構(gòu)建以檔案信息化管理為基礎(chǔ)的發(fā)展格局，進而給社會保險檔案的信息化發(fā)展造成了極大阻礙。所以，我們需要切實提高社保檔案管理統(tǒng)籌程度。
第三，建立健全社保檔案管理制度。在新時期，為了進一步完善社保檔案信息化管理配套體系，提高信息化管理水平，需要建立相應(yīng)的個人信息更改管理制度以及安全管理制度，以此來為約束和管制管理人員的行為，避免因??人私欲而隨意更改他人的檔案信息。
2.3 提高社保檔案信息化管理水平
第一，各社保單位需要設(shè)立人才培養(yǎng)的專項資金，積極加強對社保檔案管理人員信息化技能以及職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。具體來說，相關(guān)單位需要根據(jù)本單位的信息化管理建設(shè)程度，定期或不定期的組織檔案管理人員進行必要的強化訓(xùn)練與教育培訓(xùn)，將其培養(yǎng)成符合本單位發(fā)展需求的復(fù)合型人才，這也是保證社保檔案信息化管理效率的前提。
第二，不斷擴展和延伸社保檔案的功能。相關(guān)社保單位可以根據(jù)社保發(fā)展的基本要求，對社保檔案信息化管理中所包含的信息進行深入分析研究，分析信息的變化趨勢，積極探索其中存在的問題，并提出有建設(shè)性的建議。舉例來說，我們可以通過分析參保人員的年齡變化趨勢，來對未來社保資金支出的壓力信息進行分析，為今后社保單位的健康發(fā)展做好各項資金安排。
2.4 規(guī)范檔案經(jīng)辦隊伍，提高檔案的準確性、完整性
在以往的社保檔案信息化管理中，由于當(dāng)時操作人員錄入信息的不規(guī)范，使得很多參保人的姓名或者身份證號碼等存在錯誤，再加上參保人地址錄入不詳細以及電話號碼錯誤等，都給社保檔案管理帶來的諸多不便。為有效避免這一問題，相關(guān)社保單位可以組建一支三人以上的工作小組，主要負責(zé)修改參保人員的各項信息。與此同時，還需相關(guān)部門提供參保人員的二代身份證復(fù)印件及相關(guān)證明資料，以此來確保參保人員的信息完整以及準確。
1.1電子檔案代替書紙檔案，實現(xiàn)了無紙化辦公
信息化管理的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)和電子科技的創(chuàng)新提高，在信息化病歷檔案的管理體制下，病患者的醫(yī)療信息檔案是以電子保存的形式進行集結(jié)的，這樣的話就減少了辦公紙張的使用，實現(xiàn)了無紙化辦公的目的，可以很方便的幫助醫(yī)院管理工作者查閱和利用。從醫(yī)院的成本造價管理來看，病歷檔案的無紙化辦公，還可以降低紙張的采購成本，在電子檔案的優(yōu)勢下，可以實現(xiàn)無紙化的網(wǎng)上傳遞，并且傳遞的速度也十分快捷，省去了很多不必要的中間環(huán)節(jié)，使診斷結(jié)果的匯報速度進一步提升，也方便了病患者可以隨時隨地的了解自己的病例診斷信息，這也是醫(yī)院未來檔案管理的發(fā)展趨勢所在。
1.2保證了病歷檔案信息的完整性，有助于醫(yī)療工作效率的提高
在科學(xué)技術(shù)的推動下，我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有了更大范圍的普及，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及發(fā)展影響下，信息化檔案管理也就有了開展的堅實基礎(chǔ)，依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以充分的保障各項檔案信息的完整性，不會發(fā)生信息的丟失。它把病患者的健康檔案信息錄入到計算機中，對每一個病患者建立一個獨立的信息模版，再以數(shù)字或代碼的形式進行區(qū)別，這樣的話，就可以一目了然的區(qū)分出不同病患者的檔案信息特點，從而便于主治醫(yī)師更好的制定診治方案，除此之外，它還可以促進醫(yī)院病歷的規(guī)范化，包括從病歷信息的采集到最后的檔案制成整個環(huán)節(jié)都要求醫(yī)療人員，認真負責(zé)的進行，電子病歷形成后錄入到計算機中，并在相關(guān)技術(shù)的作用下，對各種資源進行整合，進而提高醫(yī)院對病案質(zhì)量的管理能力，形成了一種定期提醒的模式，促使病歷檔案管理人員按照時間的要求保證質(zhì)量的完成歸檔工作。
1.3最大程度的降低了歸檔工作的失誤率，有利于醫(yī)師診斷水平的提高
在電子檔案中，可以對主治醫(yī)師提供一個清晰明確的病患者信息，主治醫(yī)師可以根據(jù)這些信息作出明確的診斷要點，而這些診斷要點在計算機技術(shù)的自動處理作用下，可以大大的減少中間不必要的人工的轉(zhuǎn)接工作，有效的降低了失誤的發(fā)生率，進而保證了醫(yī)療行為的正確合理，規(guī)避了醫(yī)療事故的產(chǎn)生，有助于醫(yī)師在主治的過程中提高自身的主治水平；而且電子病歷檔案的一個明顯特點就是它的存儲十分便利，占用空間小，不會因為病患者數(shù)量的增多而帶來數(shù)據(jù)資料的整合困難，在網(wǎng)絡(luò)的作用下可以順利的實現(xiàn)各個主治部門的信息整合。
1.4促進醫(yī)療糾紛舉證能力的顯著提高
從近幾年我國的醫(yī)院診斷所發(fā)生的各種醫(yī)療事故來看，基本上都會牽涉到病患者的病歷檔案，那么在糾紛事故中，醫(yī)療檔案發(fā)揮著極其重要的作用。它是具有法律效力的重要醫(yī)學(xué)記錄，在事故的處理中可以作為有力的法律證據(jù)，因為它記錄了病患者診斷治療整個過程的具體狀況，并且記錄也十分全面和清晰，是病患者在醫(yī)院接受治療的體現(xiàn)，因此，它是維護醫(yī)院或者是病患者自身合法權(quán)益的重要材料。
2.醫(yī)院信息化病歷檔案管理的不足之處
2.1電子檔案缺少安全性考慮
由于病歷檔案信息對病患者和醫(yī)院都有重要的作用，它記錄了病患者的實際病情狀況以及診治的過程，對病患者來說，屬于個人隱私。而對于醫(yī)院管理來說，由于時代進步，而很多的檔案管理人員自身還沒有掌握相應(yīng)的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對其中的重要環(huán)節(jié)缺少必要的技術(shù)支持，很容易導(dǎo)致電子檔案存在潛在的危險性，容易讓不法分子趁虛而入，進而給病患者和醫(yī)院的合法權(quán)益造成危害。
2.2電子檔案的信息化管理的基礎(chǔ)不完善
這方面的不足之處主要體現(xiàn)在，電子檔案的存儲系統(tǒng)硬件和軟不是很健全，存在很多的隱性漏洞。電子病歷按照數(shù)據(jù)庫的形式進行存儲，是儲存在硬件上的，對于這些信息的儲存管理是用來支持日常業(yè)務(wù)管理的，這會對數(shù)據(jù)庫的效率和容量有一定的要求，需要計算機的硬件和軟件有足夠的空間和安全性，保證存儲基礎(chǔ)設(shè)施的良好。
2.3管理的標(biāo)準存在很大的差異化
在信息化管理模式下，醫(yī)院的電子病歷檔案管理會涉及到諸多的部門，由于醫(yī)院各個部門的工作職責(zé)不同，這就導(dǎo)致了其對電子病歷檔案管理的要求各有不同，那么各個病歷檔案管理的制約因素就相對較多，并且會在整個電子病歷檔案的形成過程中都會有所涉及和牽連，導(dǎo)致各個不同部門的病歷檔案管理標(biāo)準差異明顯，因此，對于醫(yī)院管理部門來書，就需要建立一個切實可行的電子病歷檔案的管理機制。
3.總結(jié)
一、檔案信息化管理的內(nèi)涵和外延
醫(yī)院檔案信息管理主要包括業(yè)務(wù)檔案信息、教學(xué)檔案信息、醫(yī)學(xué)科技檔案信息、后勤保障信息、行政黨務(wù)檔案信息等，基本上由文件、原始記錄、文獻、事物所構(gòu)成。它應(yīng)具有原始記錄、價值保留、集中存儲、統(tǒng)一管理、隨時查詢、增值效用等屬性，同時又具有量大、面廣、類別眾多、進出頻繁的特點。就其功能而言，醫(yī)院檔案應(yīng)是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的決策支持；是學(xué)科建設(shè)、科研工作的參考依據(jù)；是資源配置、基本建設(shè)的信息資料，也是醫(yī)院建設(shè)的基本依據(jù)。因此，檔案工作應(yīng)是醫(yī)院改革與發(fā)展一項重要的基礎(chǔ)性工作。
檔案信息化管理內(nèi)涵包括兩個方面，一是應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息系統(tǒng)集成、有序分類、便于查詢、開發(fā)應(yīng)用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、檢索、歸檔保存等進行高效的管理，以提高醫(yī)院管理效率；二是用信息流來調(diào)控檔案物流，最終實現(xiàn)“無紙化”管理，促進管理創(chuàng)新。檔案管理信息化應(yīng)包括三個方面：
1．?dāng)?shù)據(jù)資料信息化應(yīng)用掃描儀、計算機和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)當(dāng)存檔的文件、資料信息等以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機，以備處理。
2．工作流程信息化通過專用軟件實現(xiàn)檔案分類、編目和排序，為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準，減少人為調(diào)空和干預(yù)。為保證文檔一致性，醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。
3．檔案檢索信息化在施行分級檢索制度的前提下，通過醫(yī)院網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)可隨時準確檢索到所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻等。
檔案管理信息化的外延是指其外部的信息環(huán)境，既檔案管理部門獲取、傳輸、存儲、應(yīng)用信息資源的外部環(huán)境(院內(nèi)院外)，也包括相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準、制度、信息安全和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
二、醫(yī)院檔案信息管理的特征
醫(yī)院檔案信息管理是實現(xiàn)醫(yī)院管理目標(biāo)的重要手段。明確醫(yī)院檔案信息的特點，有助于醫(yī)院管理者更加自覺、主動地做好醫(yī)院信息管理工作。
1．醫(yī)院檔案信息管理具有資源管理的特征?，F(xiàn)代社會中，信息已成為無形的財富和重要資源。醫(yī)院檔案信息作為醫(yī)院的重要資源， 日益受到醫(yī)院管理者的重視。作為醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)中的管理者和被管理者都是具有一定體質(zhì)、智力、知識和技能的人力資源。小生產(chǎn)狀態(tài)下的醫(yī)院管理是完全依靠醫(yī)院管理者的反映、認識和記憶能力。但現(xiàn)代醫(yī)院管理規(guī)模之龐大、內(nèi)容之復(fù)雜、反應(yīng)速度之快捷都大大超出了醫(yī)院管理者自然能力所能駕馭的范圍。建立并依靠醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)開展醫(yī)院檔案信息管理，就成為彌補人力資源不足的重要手段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、普及及應(yīng)用，醫(yī)院管理系統(tǒng)中的各部門實現(xiàn)了檔案信息資源共享。所有醫(yī)院管理者都努力地去準確獲取信息和及時利用信息，把醫(yī)院管理成功寄托在對信息的占有和使用上，正是看到了醫(yī)院檔案信息的資源價值所在。信息作為一種戰(zhàn)略資源正經(jīng)歷著由信息事務(wù)性管理向信息資源性管理的轉(zhuǎn)變。所以，醫(yī)院檔案信息管理也必然具有了資源管理的特征。
2．醫(yī)院檔案信息管理具有質(zhì)量管理的特征。醫(yī)院檔案信息普遍地存在于醫(yī)院工作活動之中，并隨時都在大量產(chǎn)生著新的信息。醫(yī)院檔案信息原本是溝通管理系統(tǒng)間各個環(huán)節(jié)和層次的橋梁和紐帶，它的價值和意義就是體現(xiàn)在有效的溝通中。但醫(yī)院的檔案信息質(zhì)量并不是自生自滅的自然流淌。所以，醫(yī)院檔案信息管理必然依賴于對信息的管理。對眾多的醫(yī)院信息給予去粗取精、去偽存真、合并歸類的處理，才能成為醫(yī)院管理所需要的高質(zhì)量的醫(yī)院信息，才能保證醫(yī)院管理的決策正確。反之，也就不能保證醫(yī)院管理的正常運行。所以醫(yī)院檔案信息管理具有質(zhì)量管理的特征。
3．醫(yī)院檔案信息管理具有自成體系的理論和技術(shù)的特征。隨著檔案信息管理作用的增強和技術(shù)的成熟，其獨立的理論和技術(shù)系統(tǒng)性正逐漸形成。醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)組建涉及到臨床醫(yī)學(xué)、醫(yī)院管理學(xué)、衛(wèi)生經(jīng)濟學(xué)、醫(yī)學(xué)工程等方面的學(xué)科知識，形成獨立的管理系統(tǒng)。而從事醫(yī)院檔案信息管理的人必須具有醫(yī)學(xué)、計算機、管理學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等相應(yīng)的知識和技能，才能勝任此項工作。由此，醫(yī)院檔案信息就具有了自己的理論和技術(shù)特征。
三、醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用管理
1．要全面完整地運行系統(tǒng)
醫(yī)院檔案信息化管理的內(nèi)容相當(dāng)豐富。對于系統(tǒng)中的各模塊要有步驟、有計劃地全面啟動，不能留有空當(dāng)和死角。要達到與檔案相關(guān)的部門全部上崗運行并全面理順工作流程。特別要盡快轉(zhuǎn)變到新的網(wǎng)絡(luò)上來，這樣才能優(yōu)化工作流程，切實做到方便病人、方便，臨床的應(yīng)用要求。
2．要充分利用信息服務(wù)
(1)為醫(yī)院管理決策提供依據(jù)。決策是醫(yī)院管理的基本職能，科學(xué)的決策必須以全面反映客觀事物的信息資料為依據(jù)。因此，了解情況掌握信息是對醫(yī)院決策者的起碼要求，是正確決策的基本前提。醫(yī)院管理者只有充分掌握各種必要的醫(yī)院內(nèi)部和外部的有關(guān)信息，才能使自己的思想符合實際并作出正確決策。對于醫(yī)院管理者來說，所有復(fù)雜的信息不可能依賴人腦的記憶，而必須是要通過醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)和其他渠道來提供。有了高質(zhì)量的醫(yī)院信息，才有助于醫(yī)院管理者的科學(xué)決策。因此，醫(yī)院檔案信息管理時時刻刻都在為醫(yī)院的正確決策提供著依據(jù)。
(2)是完成醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)控制的工具和手段。在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，醫(yī)院管理者特別是高層次管理者，已較少直接、具體地管理物和人員，更多是對信息的管理。從某種意義上講，醫(yī)院管理就是按照一定目標(biāo)通過信息對醫(yī)院系統(tǒng)進行組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。完整意義上的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是一個相對封閉的信息回路結(jié)構(gòu)，這個回路結(jié)構(gòu)專門用于把各執(zhí)行機構(gòu)和部門的執(zhí)行結(jié)果反饋給控制中樞(醫(yī)院管理指揮決策中心)。網(wǎng)絡(luò)是檔案信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)傳輸平臺。對于醫(yī)院采說，通過網(wǎng)絡(luò)可以提高辦事效率，縮短時間等，并提高數(shù)據(jù)的準確性，減少管理漏洞。還可以通過信息共享減少醫(yī)患之間的交叉感染，對防控烈性傳染病是極為科學(xué)有效的。在實際控制中正是根據(jù)反復(fù)不斷信息輸入、輸出和對多回路的源源不斷的反饋，才使醫(yī)院的管理活動得到及時調(diào)整。因此，做好醫(yī)院檔案信息管理就成為醫(yī)院管理中的又一個控制手段。
(3)醫(yī)院檔案信息管理是實現(xiàn)醫(yī)院管理協(xié)調(diào)的紐帶和橋梁。醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)有著自己的組織機構(gòu)。組織要保持自身的穩(wěn)定性和發(fā)揮最佳的組織功能，必然離不開檔案信息。醫(yī)院信息使醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的各個層次、各個環(huán)節(jié)的活動協(xié)調(diào)于醫(yī)院系統(tǒng)的整體之中，從而使醫(yī)院組織功能得到充分地發(fā)揮。醫(yī)院檔案信息管理的溝通上下、聯(lián)系左右的重要作用，把醫(yī)院各部門聯(lián)系起來，在醫(yī)院管理核心領(lǐng)導(dǎo)下朝著共同目標(biāo)統(tǒng)一行動。因此，醫(yī)院檔案信息是協(xié)調(diào)各部門行動；溝通聯(lián)絡(luò)醫(yī)院各工作環(huán)節(jié)和管理層次的紐帶和橋梁。
(4)要理順檔案信息的管理關(guān)系。由于醫(yī)院檔案信息工作發(fā)展較為迅速，其職能作用和組織地位并未引起醫(yī)院管理者足夠的重視。好多醫(yī)院的檔案室剛剛為獨立的職能科室。隨著檔案信息系統(tǒng)的發(fā)展和信息業(yè)務(wù)覆蓋面的擴大，這種檔案信息管理體制暴露出許多致命的缺陷，如信息系統(tǒng)開發(fā)和信息服務(wù)方面的最高優(yōu)先權(quán)，本位主義在所難免，部門的權(quán)益被忽視等。醫(yī)院管理者要克服這種厚此薄彼的部門本位主義體制的缺陷，把醫(yī)院檔案信息管理部門置于醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)之下，設(shè)立一個獨立的面向醫(yī)院整個組織的檔案信息管理部門，為醫(yī)院的各個層次、各個部門提供更加完善的檔案信息服務(wù)。這已成為醫(yī)院檔案信息化管理的道德要求。
[關(guān)鍵詞]檔案信息化 優(yōu)勢 對策
[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2012）10-0057-01
21世紀，是知識的時代，信息的時代，網(wǎng)絡(luò)把整個世界連成一個地球村。在這種大的時代氛圍中，無論是黨政機關(guān)的辦公，公司企業(yè)的洽談，還是學(xué)校的教育、教學(xué)，都離不開檔案管理，而目前的檔案管理已日漸走上了信息化道路。 所謂檔案信息化管理，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。在檔案管理中，實現(xiàn)信息化管理較傳統(tǒng)的管理方式，有它得天獨厚的優(yōu)勢，但由于處于管理方式的轉(zhuǎn)型中，又有它的難處，為此，我們應(yīng)該積極探索檔案信息化管理的對策。
一、檔案信息化管理的優(yōu)勢
（一）時間、空間優(yōu)勢
傳統(tǒng)的檔案管理，主要用紙質(zhì)的檔案，并存放在專門的檔案室中。實現(xiàn)檔案信息化管理后，不需要更多的存放檔案的空間，檔案都存貯在電腦當(dāng)中，或者刻錄成光碟，只需要“消磁柜”，就可以保證資料的完好。利用這樣的信息化管理，不用考慮檔案紙由于時間長而造成的損壞。因此，這種管理方式既能保證較長時間地保存檔案，又可以節(jié)約空間。
（二）利用優(yōu)勢
實現(xiàn)檔案的信息化管理，可以把檔案設(shè)置成不同的訪問級別，并進行分類。各個部門可以根據(jù)需要和訪問級別，在最短的時間內(nèi)查找到所需要的資料。這樣既可以節(jié)約查找的時間，又方便利用。
二、實現(xiàn)檔案信息化的難點
（一）技術(shù)上的難關(guān)需要突破
在實現(xiàn)檔案信息化的過程中，既要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；又要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲的一體化，實現(xiàn)檔案信息高度共享，這就需要技術(shù)上多方面的配合，因此，檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。目前，正處向信息化發(fā)展的過程中，有許多技術(shù)難關(guān)需要解決。只要突破技術(shù)上的難關(guān)，才能真正實現(xiàn)檔案的信息化管理。
（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高
進行檔案信息化管理的時候，需要從事這一管理的人員具有現(xiàn)代化管理知識。然而從年齡結(jié)構(gòu)上來分析，從事檔案管理的人員中，年齡大的人員占多數(shù)，這就給檔案管理迅速實現(xiàn)信息化帶來了困難。
（三）安全管理制度需要完善
隨著檔案管理逐漸實現(xiàn)信息化，信息安全問題成為一個重要的問題。一方面，信息安全受到來自“黑客”的攻擊；另外一方面，存在著管理人員忽略安全，泄露信息的狀況。
三、促進檔案信息化的對策
（一）解決技術(shù)上的難題，加強檔案信息的標(biāo)準化建設(shè)
檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務(wù)管理能力，這需要全方位技術(shù)的協(xié)調(diào)工作。因此，在技術(shù)上要請專業(yè)的技術(shù)人員來指導(dǎo)操作，同時要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)管理部門、信息采集部門、檔案管理部門的關(guān)系，達到相互配合，高效工作。
（二）盡快提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案信息化涉及數(shù)字化檔案信息資源、計算機網(wǎng)絡(luò)、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。對于檔案管理人員而言，首先達到的業(yè)務(wù)目標(biāo)就是能熟練運用信息工具，這需要他們掌握計算機理論知識和運用技能。其次，需要檔案管理人員能夠捕捉檔案信息，不僅為本部門的人員提供檔案資源，也需要熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)需求者獲得更多的檔案信息。再次，檔案人員需要具備提煉、加工檔案信息的能力，因為，檔案利用者更需要“精要”信息。
面對目前檔案管理人員的現(xiàn)狀，一方面，應(yīng)該積極吸收檔案管理專業(yè)畢業(yè)生從事這一管理，因為他們具備相關(guān)的專業(yè)知識。而且，他們有更多的精力來接觸新鮮的事物，更方便學(xué)習(xí)最先進的檔案管理方式。另一方面，對現(xiàn)有的檔案管理人員要進行集中培訓(xùn)，達到短期內(nèi)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的目標(biāo)。
（三）加強檔案信息管理的安全建設(shè)
檔案具有保密性的特點，因此，在實現(xiàn)檔案信息化的過程中，首先需要解決技術(shù)上的“保密”功能，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限。同時做好安全的防范措施，防止“黑客”的入侵和別有用心的人盜取檔案資料。其次，要注意培養(yǎng)檔案管理人員的“安全意識”，不可以“有意”或者是“無意”泄露檔案信息，提高“保密意識”，以保證檔案信息的安全。
【參考文獻】
[1]雷亞旭.檔案信息化建設(shè)的管理與改進.實用醫(yī)技雜志，2006年4月，第13卷，第7期.
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；優(yōu)勢；安全問題；措施
1 引言
檔案在人們的生活中具有重要的作用，和人們的生活息息相關(guān)，隨著社會的進步，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)逐漸落后于時代潮流，科技的進步也使檔案管理出現(xiàn)了翻天地覆的改變，常規(guī)的管理方法已經(jīng)不能滿足人們的需求，這就需要在檔案管理中引入信息技術(shù)，能夠有效的提高檔案管理的效率，提升整個管理的質(zhì)量，但是目前信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用中還存在一些問題，給檔案的安全帶來隱患，本文主要對檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題進行分析，并提出一些解決問題的措施，以便促進檔案信息化管理的發(fā)展。
2 檔案信息化管理的優(yōu)勢
1.能夠提高對檔案的信息進行利用的效率。隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，環(huán)保的理念也逐漸深入人心，這就使無紙化辦公愈發(fā)被人們所關(guān)注，在社會中的各個方面得到了應(yīng)用。自動化辦公的程度增加，就會使紙質(zhì)的檔案管理與數(shù)字化、信息化辦公間的矛盾與沖突不斷增加。檔案管理引入信息化之后，可以把檔案信息用數(shù)字和信息化的方式展現(xiàn)，進而可以在辦公的信息化系統(tǒng)內(nèi)得到直接的應(yīng)用，不僅可以有效解決上述矛盾與沖突，還能夠提高檔案管理的信息的利用率，使檔案的使用者更加方便。
2.可以使搜索的速度不斷加快，提高了檔案搜索中的準確性，傳統(tǒng)檔案管理的模式，在進行檔案的搜索時，需要工作人員在大量的目錄或者案卷中手動進行查找，不僅需要耗費大量的時間，查找的速度也很慢，而且容易產(chǎn)生錯誤。實行檔案的信息化管理之后，不僅能夠極大的提高對檔案的信息進行查找的速度，還可以極大的降低檔案的查找出現(xiàn)錯誤的概率，提高了搜索的準確度。
3.有利于檔案信息的共享與遠程的傳輸。傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案，使用人員需要利用相關(guān)的部門進行檔案的查找，或者需要借助傳真和郵寄等方式，這些手段對使用者造成很多不便。使用檔案信息化管理之后，可以借助信息科技，很快的就把使用者需要的檔案信息傳送到其手中，節(jié)省了大量的人力與財力，為使用者帶來了方便，提高了信息使用的效率。
3 檔案信息化管理安全問題分析
1.檔案信息化管理中檔案的合法性和真實性問題。根據(jù)以往的經(jīng)驗，紙質(zhì)版的檔案需要相關(guān)單位的蓋章或者領(lǐng)導(dǎo)的簽字，很容易就可以辨別其合法性與真實性。但是檔案的信息化管理中，電子形式的檔案很容易被復(fù)制和 修改，這就很可能使檔案信息的真實與合法性受到影響。
2.保管的過程中出現(xiàn)的安全問題。對電子形式的檔案進行長期的管理會受到很多因素的影響與制約，例如，計算機軟件及硬件使用的壽命，計算機軟件與硬件的平臺和檔案的信息間一致性的程度等，這些都要進行妥善的處理，如果對其保管不當(dāng)，就可能使檔案的信息受到損害，嚴重者可能丟失檔案的信息。
3.檔案信息在傳輸時出現(xiàn)的安全問題。檔案的信息化管理過程中，信息的傳輸一般都是利用互聯(lián)網(wǎng)進行傳輸，而互聯(lián)網(wǎng)形式的復(fù)雜就可能在傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)安全問題，使傳輸?shù)男畔⑹艿奖粋卧?、篡改以及竊取的威脅，尤其是一些需要得到高度重視與保密的信息，傳輸中的安全問題對其有極大的影響，需要得到相關(guān)人員的重視。
4.計算機的病毒帶來的安全問題。信息化時代不可避免的會遇到計算機的病毒問題，這是全世界都面臨的重要安全問題之一，檔案的信息化管理中，電子檔案在傳輸與保存的過程中可能會受到病毒的侵擾，檔案信息化管理的系統(tǒng)也可能會受到相關(guān)的攻擊等，很多檔案面臨著被泄露的威脅，給人們的生活帶來很大影響，對檔案的安全也造成很大威脅。
4 應(yīng)對檔案信息化管理安全問題的對策
1.對電子形式檔案的真實性與合法性進行改善。對于這一問題，可以使用加密技術(shù)進行預(yù)防，目前使用加密的技術(shù)主要有兩大類，即對稱與非對稱兩種。對稱性的加密主要指加密和解密的秘鑰是相同的，這種加密的技術(shù)應(yīng)用比較廣泛；而非對稱加密是指解密和加密使用的秘鑰是完全不同的兩種，也就是說，加密秘鑰能夠公開，但是解密秘鑰卻不能公開，需要相關(guān)人員掌管，這種加密的方式在目前信息化檔案管理中的應(yīng)用取得了很好的效果。使用非對稱的加密技術(shù)，能夠把加密的秘鑰在所有需要接受管理的檔案部門進行公開，由各個部門自行對檔案的管理進行加密，這可以有效的解決檔案管理中存在的真實性與合法性的問題。
2.可以建立健全完善的管理制度。檔案信息化管理中，電子檔案在形成和利用以及管理和保存等各個環(huán)節(jié)內(nèi)，都可能會出現(xiàn)信息的更改或者丟失的威脅，而且那些已經(jīng)被更改或者丟失的信息并不容易和及時的被發(fā)現(xiàn)。所以，對檔案進行管理的部門就需要建立一套統(tǒng)一管理的規(guī)章和制度，對系統(tǒng)中每份檔案生命的周期進行全程管理，確保每個環(huán)節(jié)電子信息的準確和完整。而且，對電子信息進行制作的人員需要對自己所做的檔案負責(zé)，在對信息檔案進使用時，只可以采取只讀的方式進行觀看，避免在使用的過程中對電子信息產(chǎn)生破壞。而且，機關(guān)活動中已經(jīng)形成的電子文件在簽發(fā)后就不能對其進行更改，如果必須進行更改，需要經(jīng)過相關(guān)部門的批準。
3.對電子信息使用的權(quán)限進行控制，一般來說，應(yīng)用范圍比較多的方法就是向需要的用戶頒發(fā)使用的通行證，這些通行證一般由專門的符合、數(shù)字或者字母組成，對于相關(guān)的用戶來說，要想對檔案進行查看，就必須使用正確的數(shù)字或者符號進行輸入，這樣能夠有效的避免無關(guān)的人員進入檔案管理的系統(tǒng)。而且，在對檔案的訪問權(quán)限進行設(shè)置時，還要對訪問者身份以及檔案保密的等級等進行綜合的考慮。
4.可以使用監(jiān)控技術(shù)對安全問題進行解決。監(jiān)控技術(shù)是對訪問進行控制的技術(shù)中一種特別的形式，可以在檔案信息系統(tǒng)的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)間設(shè)計一定障礙，也就是所謂的防火墻，可以對檔案系統(tǒng)人員的進出進行鑒別和監(jiān)控，不僅能夠有效的減少無關(guān)的人員對檔案系統(tǒng)訪問的數(shù)量，還能夠降低一些需要保密的檔案泄露的概率，保證檔案系統(tǒng)中信息的安全，避免其遭到非法的侵犯。
5.可以引進新的理念和管理的技術(shù)。隨著信息科技的進步，很多行業(yè)都在某種程度上使用了高科技的技術(shù)。檔案的管理需要緊跟時代潮流，對傳統(tǒng)、落后的管理理念進行創(chuàng)新和改善，加大各方面投入的力度，從源頭上對檔案的信息化管理進行改善。
5 結(jié)語
綜上所述，檔案信息化管理在人們的生活中具有重要的意義，發(fā)揮了巨大的作用，加強對其安全問題的重視，采取有效的措施對其進行解決能夠切實有效的發(fā)揮出檔案信息化管理的作用，所以需要得到相關(guān)人員的重視。
參考文獻
[1]王建宇.淺析檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].蘭臺世界，2011，（24）：63-64.
在知識經(jīng)濟時代，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源在社會與經(jīng)濟發(fā)展中具有重要的價值，并且其在不斷參與社會經(jīng)濟建設(shè)的過程中，開始展現(xiàn)出越來越大的利用效益。同時，檔案資源的頻繁開發(fā)利用也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)，尤其是在檔案信息化管理模式下，給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。檔案管理社會化參與理念的提出，一定程度上緩解了檔案資源保管與利用的壓力，一方面降低了檔案管理成本，另一方面提高了檔案利用效率，具有積極的實踐意義和價值。從市場經(jīng)濟環(huán)境來看，高校競爭壓力對其自身核心競爭力的發(fā)展提出了更高的要求，這就使得高校處于市場經(jīng)濟影響的考慮而不得不集中優(yōu)勢資源打造自身核心競爭力，即應(yīng)用型高校著重發(fā)展應(yīng)用型教學(xué)，研究性高校著重發(fā)展科研與教學(xué)，這使得高校的檔案管理工作可借助社會力量提高檔案管理水平，而不必耗費過多的學(xué)校精力與資源。因此在這中背景下，社會參與理念的提出對于發(fā)展高校檔案信息化管理，以及提高管理水平具有積極的意義。
2社會參與檔案信息化管理模式的設(shè)計思路
在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理自身發(fā)展的趨勢與要求，使得高校檔案管理逐漸發(fā)展成為實體控制與信息控制兩種不同的層面，并且在“大檔案資源觀”的深入影響下，信息控制使得檔案管理融于信息管理網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮信息的綜合作用與優(yōu)勢，實體控制則以集中控制的模式實現(xiàn)設(shè)備、人力等自愿的集約化管理與規(guī)模經(jīng)濟管理，這種分層模式的檔案信息化管理成為市場經(jīng)濟環(huán)境下的全新發(fā)展模式。在市場經(jīng)濟體制下，為最大限度節(jié)約高校教育資源，以及最大限度發(fā)揮高校檔案作用，提高檔案管理水平，高?？梢栽诳煽胤秶鷥?nèi)設(shè)計社會參與模式的檔案信息化管理模式，具體思路為高校檔案信息化管理外包給社會中介組織管理或者部分交予社會中介組織管理，進而達到高校檔案管理的成本降低、效益增加的目的。通常來說，高校檔案信息化管理的社會力量外包分為以下階段：一是詳細了解和分析高校檔案信息化管理現(xiàn)狀以及進行業(yè)績評估，并規(guī)劃檔案信息化管理發(fā)展前景；二是根據(jù)自身狀況制定合理的外包策略，以及具體外包項目或權(quán)限；三是對社會力量的管理水平及能力進行綜合評價，進而設(shè)定科學(xué)合理的外包合同；四是對高校檔案信息化管理的社會力量及外包過程進行監(jiān)督管理，進而完成項目驗收。
3社會參與檔案信息化管理模式中的社會力量分析
3.1檔案中介機構(gòu)功能
從高校檔案信息化管理的流程及管理模式來看，社會力量參與的中介結(jié)構(gòu)功能主要包括四個方面：①社會服務(wù)功能，這也是檔案中介機構(gòu)的基本功能之一，體現(xiàn)了社會力量的社會服務(wù)性屬性與本質(zhì)。社會力量所具備的較強的市場經(jīng)濟特性能夠使其利用高校檔案管理轉(zhuǎn)移職能完成檔案服務(wù)于社會的改革，同時又能促進檔案管理行政部分的改革，進而擴大社會服務(wù)范圍與社會服務(wù)效益；②社會溝通功能，以中介組織為主的檔案管理社會力量既不隸屬于高校等行政部門，也不隸屬于市場，其從本質(zhì)上是溝通檔案醒著能夠管理部門與市場之間的橋梁，起到社會溝通的功能；③公證鑒定功能，檔案中介結(jié)構(gòu)具有獨立性、技術(shù)性、客觀性的特征，因此其具備為社會提供公證服務(wù)、鑒定證明等獨特功能；④市場調(diào)節(jié)功能，檔案中介組織完全按照市場經(jīng)濟運行規(guī)律而運行，因此其能夠在市場中發(fā)揮其調(diào)節(jié)市場的作用，比如聯(lián)系勞務(wù)、技術(shù)、信息等要素的供給與需求，并且其還可以在社會或市場招聘檔案管理專業(yè)人才并充分發(fā)揮其專業(yè)技能，進而促進高校檔案信息化管理的發(fā)展。
3.2檔案協(xié)會職能與管理方式
