發(fā)布時間：2023-05-28 09:40:23
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理的特點(diǎn)樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞:公路工程；科技檔案；管理
中圖分類號： TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
1 公路工程科技檔案資料的內(nèi)容
1.1 綜合性文件資料
主要包括上級批準(zhǔn)文件；計劃任務(wù)書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料;項目的方案及初步設(shè)計文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
1.2 公路工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料
主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報及工程例會紀(jì)要等；原材料抽檢記錄及各項試驗資料;隱蔽工程驗收記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。
2 公路工程科技檔案的特點(diǎn)分析
2.1 單一獨(dú)立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點(diǎn)。
2.2 真實性。工程科技檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照,是公路工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗收的重要依據(jù)。
2.3 實用性。工程科技檔案是該工程最原始的記錄,通過檔案,可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。
3 公路工程科技檔案管理需要解決的問題
3.1 檔案材料不完整。檔案材料不完整是公路工程檔案存在的主要問題。
3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式。從科技檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程科技檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.3 缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。
4 嚴(yán)格公路科技檔案管理制度
4.1 思想上要重視工程科技檔案管理工作
工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，施工單位對公路工程科技檔案在思想上重視程度不夠。
4.2 建立健全科技檔案管理制度
是做好公路工程科技檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對公路工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期(從工程立項開始)就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公路戒備實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。
4.3 嚴(yán)格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)
使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要同工程項目管理人員，按照公路工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求。
5 加強(qiáng)公路科技檔案收集力度
工程施工文件一般都是按階段形成的?？萍脊芾砣藛T應(yīng)圍繞各個施工階段的工作特點(diǎn)開展收集工作。
5.1 按施工階段分期分批收集歸檔，對一些中小型工程，可在工程結(jié)束后一次收集歸檔;大型工程可按施工階段分期分批進(jìn)行收集歸檔。公路工程的施工一般要經(jīng)過前期準(zhǔn)備，設(shè)計施工和竣工驗收等幾個階段。最關(guān)鍵的是科技檔案部門要了解施工項目，完成時間，計劃安排，工作進(jìn)度以及科技文件材料的形成、積累情況等，以便有計劃、有步驟地開展收集工作。
5.2 跟蹤進(jìn)行收集。為保證科技檔案收集的完整性，檔案管理人員要與各業(yè)務(wù)科室緊密配合，掌握各業(yè)務(wù)科室的任務(wù)。在一項科技項目結(jié)束或告一段落時，要及時催促該項目負(fù)責(zé)人和負(fù)責(zé)移交的科技人員進(jìn)行交接工作。移交部門要根據(jù)規(guī)定，造冊逐項登記，并由項目負(fù)責(zé)人檢查是否遺漏，防止有些資料和數(shù)據(jù)留在個人手中，占為己有或認(rèn)為無保留價值而隨意棄之。
6 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，強(qiáng)化公路科技檔案的利用方式
6.1 業(yè)務(wù)指導(dǎo)要到位。首先可以從提高基層信息員的認(rèn)識入手，站在時代的高度，增強(qiáng)信息員的歷史責(zé)任感，培養(yǎng)信息員對歷史責(zé)任的工作作風(fēng)。其次，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題講座、傳、幫、帶等形式提高信息員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。以解決信息員能力偏低的問題。此外，還可以通過典型示范，檢查評比等方法，激發(fā)科技檔案信息員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力的主動性和積極性。
6.2 提供閱覽，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)?？萍紮n案部門在指定的場所接待用戶閱覽檔案，閱后立即歸還。閱覽的方式對于科技檔案室來說，可以分為本單位用戶閱覽和外單位用戶閱覽兩種;有條件時，閱覽室也應(yīng)當(dāng)分設(shè)。閱覽的方式有利于保護(hù)科技檔案的安全和提高?？萍紮n案的利用率，便于科技檔案的周轉(zhuǎn)，利用者調(diào)卷數(shù)量不受限制。在閱覽室為利用者提供利用，是科技檔案利用的最常見的方式;既安全、經(jīng)濟(jì)又劃算，為建設(shè)公路維護(hù)、擴(kuò)建、改建等提供有力的支持。
6.3 利用科技檔案為公路建設(shè)提供依據(jù)。高速公路建設(shè)飛躍發(fā)展，有很多新建的路段，也有很大部分是在原工程的基礎(chǔ)上，維護(hù)、擴(kuò)建、拓展、建設(shè)施工，而原始的數(shù)據(jù)、圖紙、底圖和隱蔽部位的詳細(xì)記錄就是重要的依據(jù)和基礎(chǔ)。這種依據(jù)是真實的、可靠的、實用的、準(zhǔn)確的，是其他因素?zé)o法代替的。
7 強(qiáng)化公路科技檔案信息化進(jìn)程
7.1 為了保證科技檔案工作的質(zhì)量，一是要切實加強(qiáng)科技檔案隊伍政治思想建設(shè)，建設(shè)一支政治思想過硬、政策水平強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的科技檔案工作隊伍是非常必要的。二是要對檔案管理人員的角色重新定位。科技檔案管理人員是信息資源的管理者，不但要具備科技檔案管理專業(yè)知識，還要具備計算機(jī)信息技能，以應(yīng)對數(shù)字時代信息量巨增的局面，更要掌握市場經(jīng)濟(jì)，法律，電子檔案管理知識，從而適應(yīng)社會對科技檔案工作越來越高的要求。三是要加強(qiáng)對科技檔案工作人員的愛崗敬業(yè)教育，開展科技檔案管理人員定向培訓(xùn)。不斷提升科技檔案的管理水平和服務(wù)水平，使檔案管理人員有針對性地更新自己的知識結(jié)構(gòu)。為公路科技檔案管理注入新的活力，為和諧社會建設(shè)做出新的更大的貢獻(xiàn)。
7.2 強(qiáng)化科技檔案管理的信息化進(jìn)程。一是加大科技檔案信息化建設(shè)的投入力度，加強(qiáng)對科技檔案管理人員的計算機(jī)知識培訓(xùn)，為全面推進(jìn)公路科技檔案管理信息化管理創(chuàng)造條件。二是充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段積極開展公路科技專項檔案信息化管理系統(tǒng)，建立科技檔案信息庫，把科技檔案資料全部納入信息化管理范疇，特別是對現(xiàn)場施工記錄和后續(xù)維修記錄，盡量做到直接錄入計算機(jī)，對公路科技檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，為全面實現(xiàn)科技檔案管理數(shù)字化、信息化奠定基礎(chǔ)。加快實現(xiàn)科技檔案資料的計算機(jī)存儲和網(wǎng)格查詢檢索。三是建立健全公路檔案資料數(shù)據(jù)庫，充分利用現(xiàn)代化管理手段，不斷提高科技檔案資料的開發(fā)利用效率和水平。
結(jié)束語
文章對公路工程科技檔案的內(nèi)涵、特點(diǎn)、存在的問題以及有效的管理措施做了較為詳盡的闡釋，期待對公路工程科技檔案管理工作有所裨益。
參考文獻(xiàn)
[1]徐擁軍.企業(yè)檔案知識管理模式--基于雙向視角的研究[M].
出版社的檔案管理工作具有以書籍出版為工作中心、檔案資料繁雜、檔案使用頻率高等特點(diǎn)。由于大多數(shù)出版社實行企業(yè)化管理，工作中心明確，其所有工作都是圍繞圖書的出版發(fā)行而展開的，所以出版社的檔案涵蓋范圍非常廣，包含了編務(wù)、書稿、樣書、質(zhì)量、發(fā)行、印務(wù)等多個方面。每一個工作階段都有詳盡的檔案資料，它們充分反映了出版社的工作內(nèi)容和流程。
二、出版社檔案管理工作存在的問題
1.缺乏專業(yè)檔案管理人員
目前，許多出版社在人員配置上存在一些不合理現(xiàn)象。按照相關(guān)規(guī)定，出版社的各工作室應(yīng)配備一定數(shù)量的檔案管理人員，但是一些出版社的工作人員數(shù)量不足，各部門間也缺乏合作交流。
2.出版社檔案資料數(shù)量大幅增加
書稿是出版社中常見的一種資料檔案，它不僅數(shù)量多，而且內(nèi)容多樣，僅這一項，就加大了管理工作的難度。但是，除了書稿之外，出版社的資料檔案還包括人事檔案、質(zhì)量抽檢材料、庫房資料等材料。隨著出版行業(yè)的發(fā)展，出版社出版的圖書日益增多，而且增長速度極快，甚至有的出版社達(dá)到了每年新增四十多萬卷的程度。
3.管理工作不到位
根據(jù)規(guī)定，出版社的檔案管理工作需要其領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)開展監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作，各地新聞出版局是每個地區(qū)出版社的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，理應(yīng)對當(dāng)?shù)爻霭嫔绲臋n案管理工作采取相應(yīng)措施。然而，大多數(shù)新聞出版局沒有履行自己的義務(wù)，對出版社的檔案管理工作關(guān)注度不足，監(jiān)管不到位。
三、出版社檔案管理工作的改革措施
1.健全檔案管理人員隊伍
首先，出版社應(yīng)開展招聘工作，增加工作人員的數(shù)量，按照規(guī)定配給各部門相應(yīng)的人員數(shù)量，保證每個部門都具備三名以上的檔案管理人員；其次，出版社應(yīng)加強(qiáng)各部門之間的交流與合作，可在各個部門的檔案管理人員中選出代表進(jìn)行部門間的交接與合作。由于出版社的檔案管理工作需要按照收集整理、立卷、歸檔管理、移交的順序進(jìn)行，所以需要依靠編輯室、主編室以及檔案室共同合作完成。出版社只有重視并促進(jìn)各部門之間的溝通，才能保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。
2.運(yùn)用信息化檔案管理制度
出版社應(yīng)盡可能地把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便開展管理工作。此前，受信息化水平的限制，出版社通常采用紙質(zhì)稿件和資料，來完成圖書的出版工作，所以存有大量的紙質(zhì)的檔案。這些紙質(zhì)檔案不易保存，容易缺失，且查閱難度大。然而，電子檔案比紙質(zhì)資料更加便捷，不管是在保存方面，還是在查找方面。鑒于此，出版社可以建立相應(yīng)的信息化檔案管理制度，轉(zhuǎn)變資料的保存和管理形式。
在建立信息化的檔案管理制度后，出版社要在各個環(huán)節(jié)上安排相應(yīng)的工作人員。如在存儲時，出版社可以派專人負(fù)責(zé)檔案的存儲和整合，以避免資料存儲的重復(fù)或缺失。
3.加強(qiáng)出版社檔案管理工作的監(jiān)管力度
首先，各地新聞出版局要注重落實國家的相關(guān)規(guī)定，積極并嚴(yán)格地履行工作職責(zé)，正確認(rèn)識到出版社的檔案管理事務(wù)并非只是出版社的內(nèi)部事務(wù)，應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視；其次，各地新聞出版局要按照規(guī)定辦事，監(jiān)督、檢查以及指導(dǎo)當(dāng)?shù)氐某霭嫔?。出版社也可向上級反映情況，提高當(dāng)?shù)匦侣劤霭婢謱Τ霭嫔缡聞?wù)的重視程度。兩者的相互督促有利于加快檔案管理工作改革的步伐。
【關(guān)鍵詞】電子檔案；特點(diǎn)；管理
1.電子檔案的特點(diǎn)
1.1信息的非人工識讀性
電子檔案與紙質(zhì)檔案有著相同的本質(zhì)，兩者都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實態(tài)的特征。電子檔案和紙質(zhì)檔案都是形成者真實活動的記錄，具有利用價值。由于電子檔案是通過計算機(jī)錄入制作生成的，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在載體質(zhì)量上有著根本的不同，所以，電子檔案要借助于計算機(jī)解碼來轉(zhuǎn)換成人們可以識別的符號后，才能為人們所用。
1.2信息存儲的高密度性
電子檔案的存儲載體一般是光盤和移動硬盤，存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是移動硬盤，信息存儲量可以用“海量”來形容。而制成電子文本，存入移動硬盤，攜帶方便。這種信息存儲的高密度性大大減少了檔案的存儲空間，便于存放，便于查閱。
1.3信息與載體之間的可分離性
電子檔案的信息無須有固定的物理位置，它可以以非實體進(jìn)行加工和管理。這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。電子檔案還可以不受時間、地點(diǎn)、空間的限制，若干用戶可同時共享同一信息，實現(xiàn)了資源共享。在實際的工作中，電子檔案可以實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)的共享，檔案管理者可以及時、準(zhǔn)確地查閱單位的情況。而紙質(zhì)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用內(nèi)容的檔案，并且要到檔案管理者那里才能查詢到相關(guān)信息。
1.4多種信息媒體的集成性
就是利用電腦把文字、圖形、影像、動畫、聲音及視頻等媒體信息都數(shù)字化，并將其整合在一定的交互式界面上，使電腦具有交互展示不同媒體形態(tài)的能力。它極大地改變了人們獲取信息的傳統(tǒng)方法，符合人們在信息時代的閱讀方式。
1.5系統(tǒng)依賴性
電子檔案的信息形態(tài)是數(shù)字化的，對設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)有依賴性。電子檔案的生成、傳輸?shù)酱鎯?，都是通過電子計算機(jī)實現(xiàn)的，離開電子計算機(jī)軟、硬件平臺，電子檔案看不見也摸不著。另外，電子檔案的運(yùn)作環(huán)境對標(biāo)準(zhǔn)化的要求很高，無論是信息加工、存儲、傳遞、檢索，還是軟件的運(yùn)行、載體的更換，都會受到標(biāo)準(zhǔn)的制約。如果不遵守標(biāo)準(zhǔn)，或者是標(biāo)準(zhǔn)不健全、不統(tǒng)一，就會出現(xiàn)電子檔案在其他設(shè)備環(huán)境下，或在原設(shè)備更新時不兼容而無法讀取，以及不同載體之間難以轉(zhuǎn)換等情況。
2.檔案信息的電子化趨勢
2.1電子檔案是由數(shù)字電子計算機(jī)處理的檔案
虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示，并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動。只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景信息，才能使這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。電子檔案可以改變傳統(tǒng)檔案管理帶來的信息保管難、整理難和利用難的問題。檔案信息電子化可充分利用目前我國大部分企業(yè)和政府機(jī)關(guān)現(xiàn)有的計算機(jī)資源，提高電子設(shè)備的利用率；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時間，提高檔案信息的時效性；克服手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時間長的缺陷；節(jié)約紙介檔案管理和傳播經(jīng)費(fèi)；便于信息資源的流通和潛在價值的實現(xiàn)。
2.2檔案室電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢
目前，電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。隨著辦公自動化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，逐步成為真實紀(jì)錄經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會進(jìn)步情況、反映歷史文化發(fā)展的重要載體。這就使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行。這樣，檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。
3.電子檔案管理的要求
3.1檔案人員要轉(zhuǎn)變思維方式，更新觀念
電子檔案是檔案管理中的新生事物，一些人在思想上難以一時接受，或者雖然接受了，但卻將其只作為資料或副本保管，是檔案管理走進(jìn)了誤區(qū)。為此，要提高檔案人員對電子檔案重要性的認(rèn)識，使其擺脫以紙質(zhì)檔案管理為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，實現(xiàn)由紙質(zhì)文件的現(xiàn)代觀念向電子檔案的“后現(xiàn)代觀念”的轉(zhuǎn)變。
3.2檔案人員要保證電子文件的可識讀性
紙質(zhì)文件能保證信息的原始性和真實性，可識讀性毋庸置疑。而電子文件卻不同，外表看來保存完好的磁盤，由于環(huán)境（硬件、軟件、加密、編碼方式等）的變化，信息很可能具有不可讀。電子文件的信息內(nèi)容是以特定的編碼形式記錄下來的，信息技術(shù)的發(fā)展不斷有新的編碼替代原來的編碼，電子文件各自所有的編碼方式和迅速變化的計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境間矛盾會越來越尖銳。
3.3檔案人員要確保電子檔案的原始性
電子文檔在保存中容易被復(fù)制和修改且不易被發(fā)現(xiàn)，因此，保證電子文件的原始性是保證其憑證作用的關(guān)鍵。電子文件的易更改性和信息與載體的可分離性，使電子文件在形成或傳輸過程中存在著被改動的可能。處理后的電子文件是否與原來一樣，存在著認(rèn)定上的困難。因此，科學(xué)界定電子檔案的原始性是檔案研究領(lǐng)域的新課題。
3.4檔案人員要加強(qiáng)對檔案的集中統(tǒng)一管理
電子文件其物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往不一致，同一個電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以在不同的載體上而不影響其正常顯示輸出，在電子文件的傳輸載體轉(zhuǎn)換等信息處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)經(jīng)常發(fā)生變化，而其邏輯結(jié)構(gòu)卻可以保持不變。這個特性，使其在管理上與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理要有所不同。
總之，電子檔案管理是信息時代下檔案界的一次革命。這就要求檔案人員在掌握電子文檔特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，提高檔自身的素質(zhì)，結(jié)合檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提高自己駕馭現(xiàn)代信息技術(shù)的能力，加強(qiáng)電子文件方面的研究，以適應(yīng)檔案工作不斷發(fā)展的需要。
【參考文獻(xiàn)】
【關(guān)鍵詞】新時期；人事檔案管理；特點(diǎn)及策略；分析和研究
在現(xiàn)代企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，依據(jù)人事管理檔案的特點(diǎn)，大都實行由人事部門對人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理以及分級負(fù)責(zé)的管理模式。但是，近些年隨著我國政治改革以及市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，極大了推動了我國人事干部管理制度的深化改革，因此相應(yīng)的人事檔案的管理模式也應(yīng)隨著改革不斷深入而進(jìn)行相應(yīng)的完善和優(yōu)化。現(xiàn)階段我國人事檔案管理工作暴露出諸多問題與缺陷，隨著人員頻繁變動、流動以及思維模式以及觀念認(rèn)識的轉(zhuǎn)變等都對企業(yè)、單位、公司內(nèi)部的人事管理提出了更高的要求。如何在當(dāng)前情況下正確的解決和處理這些問題，不斷的完善和優(yōu)化人事檔案的管理工作，已經(jīng)成為現(xiàn)階段企業(yè)、單位、公司等人事管理部門所急需解決的問題。
1.人事檔案的管理特點(diǎn)
相比較傳統(tǒng)的人事檔案管理工作而言，現(xiàn)階段人事檔案的管理工作有著以下特點(diǎn)：
1.1新時期人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對象等具有更強(qiáng)的社會性
近些年，隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入和發(fā)展，各行業(yè)之間的市場經(jīng)濟(jì)日益激烈，經(jīng)濟(jì)組織的形式也越來越多樣化，在一定程度上加快了各企業(yè)、單位之間的人員頻繁流動，同時也在一定程度上促進(jìn)了人事制度的深入改革，也促進(jìn)了新時期人事檔案管理制度以及人事管理制度的改革和創(chuàng)新。當(dāng)前情況下，人事管理已經(jīng)逐漸升級成為一種專業(yè)性很強(qiáng)的社會化活動，而人事檔案管理作為人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，也實現(xiàn)了從傳統(tǒng)管理模式向新型專業(yè)管理模式的轉(zhuǎn)變。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷成熟和發(fā)展，各企業(yè)、單位、政府等已經(jīng)建立起社會性較強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，比如全國各地方人才市場依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立的認(rèn)識檔案管理機(jī)構(gòu)。這種管理機(jī)構(gòu)的管理對象以及服務(wù)對象不是本企業(yè)、單位的人事檔案，而是面向全社會，它的服務(wù)對象、管理對象以及管理范圍包括該地區(qū)內(nèi)所有流動人員的人事檔案。相比較而言，新時期的人事檔案管理要比傳統(tǒng)人事管理檔案在管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對象上都具有更強(qiáng)的社會性以及地域性。
1.2來源更具廣泛性、內(nèi)容更具復(fù)雜性
當(dāng)前情況下，隨著人事檔案的管理機(jī)構(gòu)、管理范圍以及服務(wù)對象越來越社會化，因此其來源以及內(nèi)容也更具廣泛性、復(fù)雜性。在以往的檔案管理工作過程中，人事檔案主要是由各企業(yè)、單位、公司的等內(nèi)部的人事部門負(fù)責(zé)整理、收集以及存檔，所有檔案的來源也比較單一，大都是本企業(yè)、單位、公司的人員，檔案內(nèi)容也相對簡單；而新時期下，隨著人事檔案管理工作越來越社會化，檔案的來源范圍也隨之?dāng)U大，只是要該區(qū)域內(nèi)流動人員的人事檔案都屬于管理部門的管理范疇，此外，又因為全國各地情況不同，管理制度以及管理范圍也不盡相同，再加上區(qū)域內(nèi)流動人員身份以及從事的工作性質(zhì)也各不相同，因此他們的人事檔案也非常繁雜多樣化。
1.3新時期下，人事檔案需求呈多樣化趨勢
當(dāng)前情況下，人作為一種有效資源，在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展以及社會進(jìn)步中起到了重要的作用，也受到越來越多的重視。企業(yè)的發(fā)展離不開人，現(xiàn)在不管是國有企業(yè)、民營企業(yè)、還是政府機(jī)關(guān)都重視人才選拔、人才儲備以及人才的招聘工作，而人事檔案作為衡量標(biāo)準(zhǔn)之一，因此也受到越來越多的重視。使用用途以及使用者類型的不同，致使新時期下，對人事檔案的管理內(nèi)容、存檔方法以及傳遞方式等呈現(xiàn)出多樣化趨勢，也使得人事檔案突破范圍限制，不再是企業(yè)、單位、公司等的人事部門對其進(jìn)行單獨(dú)使用，而是實現(xiàn)了企業(yè)、單位等內(nèi)部各部門對人事檔案的綜合協(xié)調(diào)使用，此外與員工日常生活以及自身利益等緊密相關(guān)的人事檔案，經(jīng)常被各種企業(yè)、單位、以及個人查詢使用，但由于他們的需求以及目的各不相同，所以他們要查詢的內(nèi)容也就各不相同。
2.新時期人事檔案管理工作的應(yīng)對策略
2.1強(qiáng)化人事檔案管理，加強(qiáng)對人事檔案重要認(rèn)識
近些年，隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，我們清楚的意識到，人事管理已經(jīng)從企業(yè)、單位面向全社會，而人事檔案管理作為企業(yè)、單位、公司等人事管理工作的重要的環(huán)節(jié)，其管理范圍、管理對象等也越來越具社會性。因此，這就要求我們要切實做好各單位、企業(yè)部門的領(lǐng)導(dǎo)管理工作，強(qiáng)化管理認(rèn)識，從基礎(chǔ)抓起、從基層抓起，切實的做好人事檔案的管理工作。此外要將其放在關(guān)系到社會整體發(fā)展的高度之上，從全局的出發(fā)來對待人事檔案的管理工作，規(guī)范和完善有關(guān)的法律、法規(guī)，對檔案管理工作進(jìn)行不定時的抽查與指導(dǎo)，確保管理經(jīng)費(fèi)充足，改善檔案管理工作的整體條件，努力的推動人事檔案的管理工作向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化得方向發(fā)展，從而切實的提高人們對人事檔案管理工作的認(rèn)識。
2.2做好組織隊伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高管理人員的整體素質(zhì)
在企業(yè)、單位、公司的人事管理過程中，檔案管理人員的整體素質(zhì)高低對檔案管理工作的水平有著直接的影響。要想在新時期下，切實的做好人事檔案的管理工作，就要求相關(guān)單位和機(jī)構(gòu)將努力做好對檔案管理人員的教育和培訓(xùn)工作，在提高其專業(yè)技能的同時，也切實提高他們的整體素質(zhì)。
2.3完善和優(yōu)化管理制度，提高檔案的管理水平
一套完整、合理的管理制度是做企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)和保證。當(dāng)前情況下，人事檔案的管理工作比較瑣碎、復(fù)雜，如果沒有一套完整、合理的管理制度對其進(jìn)行合理、有效的制約，那么人事檔案的管理工作就不能快速有效的完成。此外，隨著市場經(jīng)濟(jì)得發(fā)展以及市場競爭的加劇，造成各企業(yè)之間的人員流動比較頻繁等問題，而隨著這些問題而衍生出來的其他新的問題以及新的情況，比如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理制度中的有關(guān)條款，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的棄檔、死檔現(xiàn)象，也已經(jīng)成為現(xiàn)階段人事檔案管理工作過程中所急需解決的重要問題。
現(xiàn)階段，在市場經(jīng)濟(jì)的條件下，將人事檔案同個人信用體系有機(jī)的結(jié)合起來建立一個個人誠信檔案局，并將其作為人事檔案管理工作過程中的一個重要組成部分，以職業(yè)履歷、工作能力以及信用記錄等作為人事檔案管理工作中的主要內(nèi)容，并不斷的完善和優(yōu)化檔案管理制度，同時，對有關(guān)檔案信息材料的收集、整理、存檔以及檔案的轉(zhuǎn)出、調(diào)動等進(jìn)行嚴(yán)格、認(rèn)真管理，做好阻止虛假信息材料的入檔、存檔工作。此外，還需要不斷的完善和優(yōu)化檔案管理部門案卷整理工作的有關(guān)準(zhǔn)則，確保案卷的整理工作能更加系統(tǒng)化、全面化以及規(guī)范化。當(dāng)然，現(xiàn)階段實施人事檔案的制度，實現(xiàn)人事檔案管理工作過程中人、檔分離，是一種積極有效的嘗試。在當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)條件人，已經(jīng)實現(xiàn)了由“單位人”向“社會人”的全面轉(zhuǎn)變，因此這也就要求我們要與時俱進(jìn)，積極的進(jìn)行改變，緊緊的跟隨時代的步伐。
一、數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀
1、數(shù)碼照片檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制度不健全
有關(guān)檔案實體分類規(guī)定：“聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開放利用”。但現(xiàn)在照片檔案管理的制度建設(shè)都還處于不斷完善中，相關(guān)的規(guī)章制度發(fā)展也比較滯后。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，數(shù)碼照片資料日益增多，大量堆積如山的數(shù)碼照片在豐富著檔案資源的同時，也給檔案管理者提出新的挑戰(zhàn)，數(shù)碼照片檔案和膠卷照片、圖片資料、紙質(zhì)文件等檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因數(shù)碼照片管理工作沒有統(tǒng)一易行的方式，一直以來，更多的都是管理工作人員憑借自己的“經(jīng)驗”在整理。數(shù)碼照片具有特殊性，原有的管理已不適合，而新的管理制度又不健全，數(shù)碼照片檔案管理無章可循，這直接影響了數(shù)碼照片的規(guī)范管理。
2、對數(shù)碼照片檔案管理缺乏深刻認(rèn)識，管理意識不強(qiáng)
長期以來，在檔案管理工作中都偏重于文書檔案的收集、整理、歸檔，照片檔案在檔案管理工作中往往處于配角地位，相對于傳統(tǒng)照片檔案，數(shù)碼照片起步較晚，人們對數(shù)碼照片檔案管理認(rèn)識程度不深，思想上不夠重視，管理意識不強(qiáng)，數(shù)碼照片檔案管理普遍被忽視。但隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)在人們的生活、工作中已經(jīng)普及，數(shù)碼照片也代替了傳統(tǒng)的膠卷照片。在實際工作中，因數(shù)碼照片無底片，不需沖印即可觀看和利用，所以一般情況下，單位或個人在活動中若拍攝數(shù)碼照片后大都輸入計算機(jī)看完、用完即大功告成，對于它的分類、整理、歸檔這些工作則經(jīng)常會一拖再拖，而隨著時間的推移、人員的變動和其它工作的影響，這些數(shù)碼照片也失去了它存在的價值，有的甚至?xí)G失。
3、數(shù)碼照片檔案管理存在安全隱患，管理系統(tǒng)不完善
數(shù)碼照片沒有底片，以數(shù)字文件形式保存，查閱、復(fù)制、整理都是通過數(shù)字化程序來實現(xiàn)的，它依賴計算機(jī)、存儲卡等各種設(shè)備，而存儲各種設(shè)備的條件及故障直接影響數(shù)碼照片的安全，在管理工作不到位情況下，計算機(jī)病毒、軟件故障、網(wǎng)絡(luò)傳輸出錯、數(shù)據(jù)誤刪、工作人員流動、更換電腦等都會造成數(shù)碼照片的破壞或丟失。另外數(shù)碼照片的內(nèi)容很容易被增、刪和修改，制度、技術(shù)措施不到位就很難對數(shù)碼照片進(jìn)行安全保護(hù)。數(shù)碼照片成像與處理便捷快速、方便修改、傳輸方式多等特點(diǎn)也可導(dǎo)致數(shù)碼照片如果被修改、重新編輯，那么，收集數(shù)碼照片檔案管理的工作人員就無法判斷數(shù)碼照片的原始性和真實性。
4、數(shù)碼照片檔案的開發(fā)利用技術(shù)比較落后
基于數(shù)碼照片檔案的便利、圖像清晰等特點(diǎn)，很多單位的檔案室都設(shè)立數(shù)碼照片檔案管理室，但由于沒有統(tǒng)一的專門檢索數(shù)碼照片的系統(tǒng)，檔案管理者對數(shù)碼照片不能及時的開發(fā)，所以很難在一個平臺上查閱與搜索到用戶所需求的數(shù)碼照片檔案的資源，使數(shù)碼照片檔案資源很難被大眾化地開發(fā)與利用。
二、依自身特點(diǎn)與規(guī)律做好數(shù)碼照片檔案管理的措施
數(shù)碼照片檔案資源作為“檔案資源體系”建設(shè)的重要組成部分，越來越引起檔案部門的高度重視。做好數(shù)碼照片檔案管理工作，有效提升數(shù)碼照片檔案資源建設(shè)的水平，要從提高思想認(rèn)識、健全制度標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化工作流程、配備專業(yè)人員與設(shè)備等幾個層面著手。只有準(zhǔn)確把握數(shù)碼照片檔案在形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的特點(diǎn)和規(guī)律，數(shù)碼照片檔案的管理工作才能確保取得實效。
1、依自身特點(diǎn)與規(guī)律做好數(shù)碼照片檔案的前期介入工作
數(shù)碼照片檔案的收集工作不是件容易的事情，筆者認(rèn)為，一是拍攝照片的人不注重片的質(zhì)量，拍攝技術(shù)，內(nèi)容主次等，造成無照片可收集;二是拍攝照片的人或部門將照片作為個人或部門成果不愿移交歸檔，造成照片收集不上來。這兩個不容易的原因就是數(shù)碼照片檔案在拍照前期的介入不夠，拍照人對數(shù)碼照片檔案收集的認(rèn)識不夠深入。
隨著對數(shù)碼照片檔案形成規(guī)律認(rèn)識的深入，檔案管理工作人員合理有效的前期介入，能夠改善數(shù)碼照片檔案歸檔不齊全、歸檔數(shù)量不足、拍攝照片質(zhì)量不高等資源建設(shè)困境。在實際管理工作中要根據(jù)數(shù)碼照片自身特點(diǎn)與規(guī)律，采取積極有效的措施，比如明確分工、落實職責(zé)等。確保數(shù)碼照片拍攝范圍全面、拍攝數(shù)量、質(zhì)量得到保障，并及時向檔案部門進(jìn)行移交，從而使檔案部門做好檔案的收集整理。
2、依自身特點(diǎn)與規(guī)律細(xì)化數(shù)碼照片的收集環(huán)節(jié)
在實際工作中，數(shù)碼照片和它的文字說明是數(shù)碼照片檔案資料的重要組成部分，要做到圖文并茂，照片和文字說明應(yīng)齊全、準(zhǔn)確、簡明、能夠概括時間、地點(diǎn)、人物、事由、攝影者等必備的要素，能反映數(shù)碼照片的主要內(nèi)容。二者如有一項不完備，鮮活的照片就可能成為沒有價值的死信息;拍攝質(zhì)量不高就會使得形象的歷史記錄黯然失色。
細(xì)化要求，加強(qiáng)培訓(xùn)是解決問題的重要途徑。在收集數(shù)碼照片檔案的環(huán)節(jié)中，通過細(xì)化要求的形式，可以確保數(shù)碼照片的拍攝質(zhì)量及文字說明的準(zhǔn)確完整。文字說明應(yīng)該包含哪些要素、怎樣編寫等細(xì)節(jié)內(nèi)容，將這些要求明確下來，形成攝影工作人員的手冊。有些數(shù)碼照片經(jīng)過修飾剪裁，破壞了數(shù)碼照片的原始性，對將來的利用造成困難，為避免這些情況的發(fā)生，就要通過具體要求和培訓(xùn)來有效規(guī)避此類隱患。
3、依自身特點(diǎn)與規(guī)律做到“隨辦隨歸”的整理環(huán)節(jié)
數(shù)碼照片方便快捷等特點(diǎn)是眾所周知的，數(shù)碼照片隨形成隨整理的方式是解決檔案整理不及時的有效措施。通過“隨辦隨歸”，將數(shù)碼照片檔案工作的量分在平時，由于整理及時，避免了少歸、漏歸等情況，優(yōu)化工作流程，提升工作效率。現(xiàn)在有很多單位的檔案管理人員都是兼職的，數(shù)碼照片來源多，“隨辦隨歸”可以改變原來的年底集中移交或第二年初集中移交歸檔的模式。這樣可以做到移交及時、整理及時、利用及時，而且歸檔的齊全完整程度也得到了保障，有利于歸檔工作的良性循環(huán)。
4、依自身的特點(diǎn)與規(guī)律，做好數(shù)碼照片檔案的安全保管
關(guān)鍵詞： 工程設(shè)計圖紙檔案； 特點(diǎn)； 數(shù)字化管理
中圖分類號： G275.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631（2013）02-0046-01
一項工程的設(shè)計不僅由工藝、設(shè)備、總圖、土建、電氣、自動化、機(jī)修、暖通、煉鋼、給排水以及工程經(jīng)濟(jì)等配套齊全的眾多專業(yè)聯(lián)合創(chuàng)作而成，其設(shè)計產(chǎn)品也是為生產(chǎn)建設(shè)和技術(shù)改造服務(wù)中間產(chǎn)品而創(chuàng)作的，是編制建設(shè)計劃，財政撥（貸）款，初步設(shè)計，設(shè)備材料訂貨加工，現(xiàn)場加工，建造安裝，竣工驗收等諸項工作的條件，表現(xiàn)形式為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等，是工程設(shè)計單位數(shù)量最大、價值最高、使用頻繁的資源儲備。工程設(shè)計圖紙檔案是企業(yè)和科技單位長期積累的寶貴財富，是科技和生產(chǎn)人員廣泛利用的技術(shù)資源。目前，有效利用和保存工程設(shè)計圖紙檔案的方法就是將工程設(shè)計圖紙檔案數(shù)字化。
工程設(shè)計圖紙檔案由于工程建設(shè)的特殊性及自身的特點(diǎn)決定了目前我公司包頭院的工程設(shè)計圖紙檔案還必須使用紙質(zhì)文件，形成了電子與紙質(zhì)文件混合歸檔的情況。大幅面掃描儀（或稱工程掃描儀）、大容量存儲設(shè)備的出現(xiàn)，已具備了工程設(shè)計圖紙檔案數(shù)字化的條件，我公司檔案館進(jìn)行工程設(shè)計圖紙檔案的數(shù)字化處理和管理已經(jīng)勢在必行。
一、工程設(shè)計圖紙檔案的特點(diǎn)
1.內(nèi)容的專業(yè)性、整體性和數(shù)量的浩大
工程項目從其可行性研究到最后竣工，都是根據(jù)不同地區(qū)，不同階段，多個專業(yè)的設(shè)計文件組成的各自相互聯(lián)系的整體，每一張圖紙，每一頁文字或表格都是圖紙檔案不可缺少的組成部分。在工程設(shè)計圖紙檔案管理上強(qiáng)調(diào)將設(shè)計成品按項目系統(tǒng)地成套排架，在檔案整理、分類、立卷、編號時按專業(yè)進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分，必須考慮圖紙檔案所屬專業(yè)與工程項目、工程設(shè)計之間的隸屬關(guān)系。
工程設(shè)計圖紙檔案本身具有的整體性特點(diǎn)不僅造型龐大，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，內(nèi)容繁多，而且是由一個個單件生產(chǎn)項目銜接的固定資產(chǎn)體系。設(shè)計單位在設(shè)計技術(shù)活動中形成的圖紙檔案必然具備數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。我公司包頭院2010年一年約有9―11萬張底圖和5千多套藍(lán)圖檔案入庫，日積月累，可見工程設(shè)計圖紙檔案的數(shù)量相當(dāng)驚人，數(shù)量眾多的圖紙檔案將對保管和利用帶來不便。
2.使用的通用性和復(fù)用率高
工程設(shè)計對象即工程建設(shè)產(chǎn)品雖然具有千差萬別的單件性，但其中一些建筑配件、設(shè)備裝置及其零部件或建筑單元等，往往是量大、面廣、共性多、通用性強(qiáng)，使有關(guān)內(nèi)容的圖紙檔案具有廣為復(fù)用的條件。
設(shè)計是一項繼承性和創(chuàng)造性很強(qiáng)的工作，尤其是在一些企業(yè)的產(chǎn)品規(guī)模、生產(chǎn)流程、設(shè)備選型、建筑結(jié)構(gòu)要求以及設(shè)計程序和方法相同或相似的情況下，更是離不開參考和復(fù)用已有的并經(jīng)過時間考驗的設(shè)計圖紙檔案。我公司包頭院圖紙復(fù)用率在40%-60%左右，一些配套成系列的設(shè)備裝置、定型安裝圖集、通用設(shè)計，其圖紙復(fù)用率高達(dá)80%-90%。這樣大大避免了重復(fù)勞動，降低了成本，縮短了設(shè)計周期，加快了設(shè)計速度，為整個工程建設(shè)贏得了時間，提高了工作效率。
二、工程設(shè)計圖紙檔案數(shù)字化的必要性
由于工程設(shè)計圖紙檔案的特點(diǎn)，使得工程設(shè)計圖紙檔案的管理工作出現(xiàn)了很多問題，數(shù)量眾多的工程設(shè)計圖紙檔案的保管，要求占用空間不斷擴(kuò)大；設(shè)計圖紙檔案的手工歸檔、組卷費(fèi)時費(fèi)力、容易出錯，圖紙檔案查詢方式不方便等等方面表明：適時開發(fā)工程設(shè)計圖紙檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)從而解決檔案管理工作落后于科技和生產(chǎn)的局面。
1.便于工程設(shè)計圖紙檔案的長期保管
紙質(zhì)圖紙檔案在長期頻繁的使用、被借用的過程中，容易損壞，多次復(fù)用后，容易變臟、變脆，內(nèi)容易變模糊。將工程設(shè)計圖紙檔案數(shù)字化輸入計算機(jī)后，設(shè)計人員（用戶）更多的是借助計算機(jī)調(diào)閱圖紙，很少直接借閱紙質(zhì)檔案。工程設(shè)計圖紙檔案數(shù)字化就是指通過掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為計算機(jī)文件的過程。借助計算機(jī)還可以將海量的工程設(shè)計圖紙檔案以數(shù)碼的形式存儲于磁帶、磁盤和光盤等載體上，這樣不僅可以緩解檔案庫房保存空間不足的問題，更有利于工程設(shè)計圖紙檔案的長期保管。
2.便于工程設(shè)計圖紙檔案的利用
工程設(shè)計圖紙檔案數(shù)字化后，可保存在單位的服務(wù)器上，網(wǎng)絡(luò)中的用戶只要有相應(yīng)的權(quán)限，就可查閱到所需的設(shè)計圖紙檔案。我公司設(shè)有包頭、青島、秦皇島、上海分院，已經(jīng)基本實現(xiàn)工程設(shè)計圖紙檔案資源的共享，青島分部的檔案部門借助網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)上發(fā)圖、檢查圖，可以將圖紙傳到包頭院入庫管理。包頭院的檔案部門利用新的編號制度將數(shù)字化后的工程設(shè)計檔案的排序和分類，利用現(xiàn)代化的管理手段提高了檔案的檢索效率使得各個分院的設(shè)計人員對工程設(shè)計圖紙檔案的利用也不受時空的限制，而且用戶可以在很短的時間內(nèi)查到自己所需的圖紙。
3.便于工程設(shè)計圖紙檔案的修改、補(bǔ)充、代替
工程設(shè)計是技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上對擬建工程的全面規(guī)劃，所以設(shè)計工作形成的圖紙檔案是設(shè)計人員科學(xué)技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品，是主觀范疇的東西，它不同于測繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。
在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)圖紙上許多次地修改、補(bǔ)充、代替和通知單，這是圖紙檔案有別于其他檔案的重要特點(diǎn)。設(shè)計新產(chǎn)品、新項目時，往往需借助已有的圖紙檔案，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行修改、補(bǔ)充、代替。在工程施工現(xiàn)場時，設(shè)計人員也可對已有的圖紙通過數(shù)字化輸入計算機(jī)后，在計算機(jī)中進(jìn)行局部修改，并通過打印機(jī)或繪圖儀輸出，及時發(fā)出變更通知單，這樣既快又好，又能及時發(fā)現(xiàn)和解決現(xiàn)場所發(fā)生的情況。
4.便于工程設(shè)計圖紙檔案的管理
工程設(shè)計圖紙檔案從收集、分類、歸檔、鑒定、整理、保管到開發(fā)利用都可按照工程設(shè)計圖紙檔案的成套性、階段性、專業(yè)性、通用性以及經(jīng)濟(jì)效益的社會性特點(diǎn)，將工程設(shè)計圖紙檔案的各個環(huán)節(jié)的格式和連接方式進(jìn)行一體化、網(wǎng)絡(luò)化，使得工程設(shè)計圖紙檔案管理不是單一層面的管理，而是一個結(jié)合計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有層次、多方位的管理體系，既滿足管理工程設(shè)計圖紙檔案的特殊要求，又能通用、有特色；既符合實際工作需要，又具有不斷發(fā)展的空間。
實現(xiàn)工程設(shè)計圖紙檔案的數(shù)字化管理的根本目的是最大限度地發(fā)揮工程設(shè)計圖紙檔案資源的價值，從而發(fā)揮更大的經(jīng)濟(jì)效益。將檔案信息由各種物理載體形式全部以數(shù)字記錄方式轉(zhuǎn)化存儲到光盤、磁盤等計算機(jī)的各類存儲器中，完成工程設(shè)計圖紙檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程還需要使用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)等信息采集設(shè)備，綜合運(yùn)用掃描技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮存儲技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等。檔案部門配備電腦、構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)，只是營造了檔案信息利用的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發(fā)揮效能，取決于有無充足的運(yùn)送對象――數(shù)字檔案資源。為實現(xiàn)工程設(shè)計圖紙檔案數(shù)字化管理，檔案工作者還需做大量的工作，完成由計算機(jī)代替手工完成的各項業(yè)務(wù)工作，改變業(yè)務(wù)流程，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行基礎(chǔ)管理建設(shè)，對于工程設(shè)計圖紙檔案實行數(shù)字化管理顯得尤為重要。
參考文獻(xiàn)：
[1] 鄧紹興，陳智為.檔案管理學(xué)[M].1998.
摘 要 隨著電子技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案成為了一種重要的檔案類別。考慮到電子檔案自身特點(diǎn)，要想提高電子檔案管理的實效性，就要立足電子檔案管理實際，從管理理念、管理模式和人員培訓(xùn)等方面入手，確保電子檔案管理取得積極效果。
關(guān)鍵詞 電子檔案 管理理念 實效性
一、前言
隨著電子檔案資料的增多，如何提高電子檔案管理質(zhì)量，成為了檔案管理的重要內(nèi)容?；陔娮訖n案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
二、電子檔案管理過程中，應(yīng)不斷創(chuàng)新管理理念
對于電子檔案管理而言，由于電子檔案是一種全新的檔案形式，不但在檔案保管方式和檔案形式上與傳統(tǒng)檔案不同，在其他管理方面也存在較大的差別，為了最大程度的滿足檔案管理需要，提高電子檔案管理的實效性，在電子檔案管理過程中應(yīng)積極更新管理理念，具體應(yīng)從以下幾個方面入手：
（一）電子檔案管理應(yīng)認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)
在電子檔案管理中，只有認(rèn)真分析電子檔案的特點(diǎn)，才能保證電子檔案管理工作得到有效開展。結(jié)合電子檔案的應(yīng)用和管理實際，電子檔案具有存儲空間小、存儲信息量大以及管理過程簡單等特點(diǎn)，在實際管理中對保管條件要求不高。
（二）電子檔案管理應(yīng)把握正確的檔案管理原則
考慮到電子檔案管理的實際難度以及電子檔案的自身特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，只有掌握正確的檔案管理原則，才能提高檔案管理實效。為此，電子檔案管理應(yīng)把握高效性、全面性和準(zhǔn)確性原則，保證電子檔案管理取得積極效果。
（三）電子檔案管理應(yīng)善于利用現(xiàn)代化的管理手段
基于電子檔案的自身特點(diǎn)，以及電子檔案對管理手段的需求，在電子檔案管理中只有積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，才能提高電子檔案管理的整體效果。為此，我們應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的實際需求，合理選擇電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理手段。
三、電子檔案管理過程中，應(yīng)優(yōu)管理模式
（一）電子檔案管理應(yīng)合理優(yōu)化管理模式
由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案有著較大差別，在具體的管理模式上，電子檔案與傳統(tǒng)檔案存在必然差異?；谶@一認(rèn)識，電子檔案應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，對現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，改革現(xiàn)有檔案管理模式，使其滿足電子檔案管理需要。
（二）電子檔案管理應(yīng)積極創(chuàng)新管理方法
電子檔管理過程中，采用電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理方法，已經(jīng)成為了電子檔案管理的重要選擇?；陔娮訖n案快速發(fā)展的特點(diǎn)，創(chuàng)新電子檔案的管理方法，并積極采用現(xiàn)代化信息化管理手段，構(gòu)建健全完善的檔案管理體系，對電子檔案管理而言具有重要意義。
（三）電子檔案管理應(yīng)提高管理模式的針對性
在電子檔案管理中，考慮到電子檔案的特殊性及其自身特點(diǎn)，電子檔案在管理模式優(yōu)化中必須要做到根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)選擇管理模式，并達(dá)到突出電子檔案管理目的和提高電子檔案管理水平的目的。因此，提高管理模式的針對性是十分必要的。
四、電子檔案管理過程中，應(yīng)提高管理人員素質(zhì)
電子檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的專業(yè)水平喝素質(zhì)。基于這一認(rèn)識，電子檔案管理要想提高實效性，就要不斷提高管理人員素質(zhì)，具體應(yīng)從以下幾個方面入手：
（一）增加對檔案管理人員培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能
在電子檔案管理過程中，檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理效果有著直接影響?；谶@一現(xiàn)實需要，電子檔案管理應(yīng)增加對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能，使檔案管理人員的整體素質(zhì)得到全面提升，最終滿足電子檔案管理需要。
（二）正確分析電子檔案特點(diǎn)，提高技能培訓(xùn)的針對性
在檔案管理人員技能培訓(xùn)中，只有正確分析電子檔案的特點(diǎn)，并根據(jù)電子檔案管理的實際需求進(jìn)行技能培訓(xùn)，才能確保電子檔案管理取得實效。因此，在具體的培訓(xùn)中，應(yīng)突出管理手段的應(yīng)用以及管理理念的更新。
（三）根據(jù)電子檔案的管理需求，對檔案管理人員的正日素質(zhì)進(jìn)行合理評價
基于檔案管理人員對電子檔案管理的重要性，在電子檔案管理過程中，應(yīng)根據(jù)電子檔案管理的特點(diǎn)和需求對檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行合理評價，對不能滿足慣例需求的管理人員進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
五、結(jié)論
通過本文的分析可知，基于電子檔案的特點(diǎn)以及電子檔案發(fā)展的快速性，做好電子檔案管理對滿足檔案管理需要和提高檔案管理水平具有重要意義?；谶@一特點(diǎn)，在電子檔案管理過程中，要想提高管理實效性，就要從管理理念更新、優(yōu)化管理模式和提高管理人員素質(zhì)入手，為電子檔案管理提供有力支持，保證電子檔案管理效果滿足實際需要，最終提高電子檔案管理的整體性和實效性。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李明麗.淺談企業(yè)科技檔案管理創(chuàng)新[J].安徽科技，2014.08.
一、血站檔案管理的現(xiàn)狀和問題
1.血站檔案的管理還不規(guī)范。大部分血站還沒有專門的檔案室，一般都是行政辦公室兼管檔案，檔案管理人員多是兼職，還不能做到檔案收集齊全完整，并按照歸檔要求進(jìn)行分類、劃分保管期限、組卷等。如《血站管理辦法》（暫行）第四章第三十一條規(guī)定：血源、采供血和檢驗的原始記錄必須保存。對于具體如何保存，保存哪些內(nèi)容，沒有明確規(guī)定。采供血機(jī)構(gòu)在獻(xiàn)血者檔案收集過程中還存在資料不全、填寫不規(guī)范、統(tǒng)計的口徑不統(tǒng)一等等問題。這些問題不僅影響無償獻(xiàn)血者檔案的管理質(zhì)量，而且還會對檔案的利用帶來隱患，甚至引起醫(yī)療糾紛。
2.檔案信息化程度不高。我國大部分血站自2000年左右就著手開始使用計算機(jī)來輔助血站的檔案管理，檔案管理的信息化建設(shè)逐步完善，血站檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了初步的成果，但因資金、技術(shù)以及專業(yè)技術(shù)人員的影響，各地血站的建設(shè)情況較不平衡，檔案管理和信息化建設(shè)的發(fā)展緩慢，在資金和設(shè)備投入上嚴(yán)重不足，檔案管理達(dá)標(biāo)率不高，行業(yè)沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。大部分血站檔案的管理還處于常態(tài)的檔案收集、整理、保存，對檔案信息資源的轉(zhuǎn)化利用、統(tǒng)計分析等應(yīng)用程度還有待提高。尤其是對于業(yè)務(wù)工作的參考、指導(dǎo)和推進(jìn)作用還不夠，導(dǎo)致大量的檔案信息和資源長期處于“休眠”狀態(tài)，有效價值得不到體現(xiàn)。
3.人員缺乏，管理重視程度不高。大部分血站都沒有專業(yè)檔案管理人員，并且由于血站檔案管理的特殊性，其檔案管理人員還需具備一定的采供血專業(yè)和信息化專業(yè)知識，所以檔案管理的專業(yè)人員缺乏、業(yè)務(wù)水平低下是血站普遍存在的問題。有的單位無專職檔案管理人員，有的是臨時指定的。另外，有些單位對檔案工作和檔案人員重視不夠，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，適合血站特點(diǎn)的培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會較少，使得檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。
二、血站檔案管理的思考
1.規(guī)范管理，建立血站檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系。提高血站檔案管理工作必須有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度做保證，針對目前血站系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀，要重點(diǎn)加強(qiáng)血站檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，建立一套適合血站工作特點(diǎn)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，統(tǒng)一血站系統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理一體化。必要時，可以⒌蛋腹芾硤逑的扇氳ISO質(zhì)量管理體系，通過單位內(nèi)外的質(zhì)量管理審核，不斷地持續(xù)改進(jìn)。在實際工作中，建立部門立卷，專兼職檔案員各司其職的工作格局，完善有效的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從最基層開始，確保血站檔案收集齊全、整理規(guī)范、便于檢索和提供利用。同時，要借助血站現(xiàn)有信息系統(tǒng)，建立、升級、改造血站檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。
2.注重應(yīng)用，發(fā)揮檔案資源的潛在價值。要充分發(fā)揮血站檔案的參考、指導(dǎo)作用，發(fā)揮檔案資源在決策中的作用，加強(qiáng)對血站檔案信息資源的開發(fā)利用，有效推進(jìn)血站的各項業(yè)務(wù)工作。血站檔案管理人員應(yīng)該更新觀念，將檔案資源從“金屋藏嬌”向“物盡其用”轉(zhuǎn)變，從“重管輕用”向“管用結(jié)合”轉(zhuǎn)變，積極利用檔案資源，服務(wù)于單位中心工作，如利用歷年的采供血數(shù)據(jù)，分析各采血點(diǎn)、供血點(diǎn)的血液采供情況，找出其發(fā)展規(guī)律，提前安排采供任務(wù)，減輕血液淡旺季壓力；又如利用采血、制備的環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量控制點(diǎn)，減少血液的報廢和資源浪費(fèi)。同時要緊緊圍繞血站的工作特點(diǎn)、專業(yè)特色，拓寬工作視野，拓展應(yīng)用領(lǐng)域，開展深層次的編研工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)工作決策和事業(yè)發(fā)展，提供有效的應(yīng)用價值。
