發(fā)布時間：2023-05-29 16:03:28
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理專業(yè)知識樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案管理；人才的培養(yǎng)
引言
作為高校事業(yè)發(fā)展不可缺少的一個組成部分，在進(jìn)行科學(xué)研究、社會服務(wù)等功能時，高校檔案管理一直扮演著極為重要的角色，我國高等教育事業(yè)發(fā)展迅速，許多高校都對自身規(guī)模進(jìn)行了擴(kuò)建，這使得檔案管理這項工作在高校管理中顯得更加重要，而管理中的問題也是更加明顯。因此，工作人員應(yīng)當(dāng)尋求新的道路，改進(jìn)管理手段，利用新的技術(shù)，對高校學(xué)生檔案進(jìn)行管理，如何加強(qiáng)高校檔案管理工作質(zhì)量，提高管理者素質(zhì)水平，筆者對此有著自己的一些見解和看法。
1、未來高校檔案管理的發(fā)展趨勢
隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，尤其是近年來大學(xué)生規(guī)模的不斷擴(kuò)展以及高校教學(xué)評估以及高校管理向精細(xì)化、規(guī)范化、科學(xué)化的日益推進(jìn)，作為高校教育教學(xué)管理重要內(nèi)容的檔案管理
顯得愈來愈重要，高校檔案管理呈現(xiàn)出新的趨勢。具體表現(xiàn)在如下方面：
1.1 檔案管理現(xiàn)代化
檔案工作現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備、新的技術(shù)手段的運用，而且涉及檔案事業(yè)管理思想、管理方法的現(xiàn)代化問題，涉及檔案管理隊伍素質(zhì)的現(xiàn)代化以及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化等幾乎檔案管理方方面面的問題。
檔案管理現(xiàn)代化其主要特征表現(xiàn)為：一是檔案管理的系統(tǒng)化，即將整個管理工作視為一個相互密切聯(lián)系的整體系統(tǒng)，注重管理思想的現(xiàn)代化、管理方法的科學(xué)化、管理行為的制度化與規(guī)范化。二是信息化，廣泛運用計算機(jī)技術(shù)，縮微復(fù)制技術(shù)、聲像技術(shù)及相關(guān)信息技術(shù)等實現(xiàn)檔案工作管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化。三是定量化，通過統(tǒng)計與計量的方法實現(xiàn)檔案的量化管理，把定性與定量管理有機(jī)結(jié)合起來。四是智力化，注重人在管理工作中的作用，注重管理隊伍的知識化、專業(yè)化，注重管理效率的提高。此外，與傳統(tǒng)的檔案管理相比，檔案管理現(xiàn)代化還有一個突出特點，就是尤其注重檔案的動態(tài)管理，將檔案的開發(fā)與利用有機(jī)結(jié)合起來。
1.2 檔案管理專業(yè)化
專業(yè)化是社會發(fā)展的規(guī)律。檔案管理的專業(yè)化趨勢首先體現(xiàn)在檔案管理隊伍的專業(yè)化，即高校檔案管理工作逐步實現(xiàn)由受過系統(tǒng)檔案管理專業(yè)教育與培訓(xùn)的人員來擔(dān)當(dāng)。檔案管理的專業(yè)化趨勢不僅僅體現(xiàn)在檔案管理隊伍的專業(yè)性，更體現(xiàn)在檔案管理組織、手段與技術(shù)的專業(yè)化。目前，越來越多的高校及相關(guān)機(jī)構(gòu)與教學(xué)部門順應(yīng)這一發(fā)展趨勢，將學(xué)生檔案管理視為一個專門的管理部門，強(qiáng)化對學(xué)生檔案管理的組織、領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)控，力求實現(xiàn)其專業(yè)化管理。
1.3 檔案管理規(guī)范化
從2003年起，我國開始實行五年一輪的普通高等學(xué)校評估制度。檔案是高校評估工作的基礎(chǔ)，高校評估制度的推行對高校檔案管理工作提出了嶄新的挑戰(zhàn)，要求高校檔案管理工
作無論在管理體制、管理程序、管理方法等各方面盡快走上程序化、規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。在今后長期的工作中，高校檔案管理的規(guī)范化必然作為評估高校整個管理工作的重要
內(nèi)容而受到普遍重視。同時，從檔案管理現(xiàn)代化趨勢及檔案本身的內(nèi)在要求來看，檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其他文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。檔案管理的規(guī)范化要求，實際上也就是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。這就勢必要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范
化，使得檔案信息資源得以共享。
2、新形勢下高校學(xué)生檔案管理工作者的素質(zhì)要求
檔案管理新的發(fā)展態(tài)勢無疑對高校學(xué)生檔案管理工作者提出了新的要求。結(jié)合工作實際，筆者認(rèn)為，作為高校學(xué)生檔案管理工作者，應(yīng)該努力提高如下方面的素質(zhì)。
2.1 系統(tǒng)、創(chuàng)新的專業(yè)素質(zhì)
檔案管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作。高校本身是知識與人才聚集的地方，檔案管理專業(yè)化發(fā)展對高校學(xué)生檔案管理工作者專業(yè)化素質(zhì)的要求相對更高些。檔案管理專業(yè)化的發(fā)展趨
勢不僅僅要求高校學(xué)生檔案管理工作者學(xué)歷結(jié)構(gòu)上實現(xiàn)向?qū)I(yè)化的轉(zhuǎn)變，要求高校學(xué)生檔案管理工作者具有系統(tǒng)化、理論化的檔案專業(yè)知識體系，有扎實的檔案專業(yè)工作能力，同時還
要求高校學(xué)生檔案管理工作者確保在專業(yè)知識上不斷更新，創(chuàng)新性地學(xué)習(xí)與運用所學(xué)的專業(yè)知識，拓寬專業(yè)知識面、優(yōu)化專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，這樣才能適應(yīng)社會日益更新與高校檔案管理現(xiàn)
代化發(fā)展的客觀要求。這需要高校學(xué)生檔案管理工作者通過不斷學(xué)習(xí)、進(jìn)修、研討等多種方式定期強(qiáng)化專業(yè)知識與專業(yè)技能的培訓(xùn)，以確保其專業(yè)素質(zhì)的提高。同時，新的時代下高校
學(xué)生與高校管理不斷呈現(xiàn)出新的特征，要求高校學(xué)生檔案管理工作者適應(yīng)新的形勢，在專業(yè)知識基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新。
2.2 全面、高效的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢要求高校學(xué)生檔案管理工作者具備全面、綜合的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理工作涉及到方方面面，檔案管理工作者僅僅具備專業(yè)知識往往是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。除必
需的檔案管理專業(yè)知識與能力外，還要求在知識結(jié)構(gòu)上向綜合化、全面化轉(zhuǎn)變。一是需要具有豐富的文史知識。二是需要具有豐富的檔案相關(guān)學(xué)科知識及管理科學(xué)與相關(guān)法律知識。三是需要具備一系列現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和方法。
2.3 人本、務(wù)實的服務(wù)能力
科學(xué)發(fā)展的核心是以人為本，這是一切工作的前提。檔案管理中的人本化趨勢其核心也是要求在整個檔案管理活動中堅持以人為中心，把人作為檔案工作服務(wù)的主體和第一資源來實施。這不僅要求高校切實關(guān)心檔案管理工作者的切身需要與利益，充分調(diào)動高校檔案管理工作者的工作積極性、服務(wù)熱情與奉獻(xiàn)精神，同時也要求高校學(xué)生檔案管理工作者切實以學(xué)生及檔案利用者為本，努力提高人本、務(wù)實的服務(wù)能力。
首先是良好的敬業(yè)、愛崗意識。檔案管理工作本身是一項枯燥的工作，高校學(xué)生檔案管理所涉及的內(nèi)容與工作量甚至還要遠(yuǎn)超過其他檔案管理，這尤其需要檔案管理工作者樹立良好的具有愛崗敬業(yè)、無私奉獻(xiàn)、埋頭苦干、存真求實、默默無聞的奉獻(xiàn)精神和高尚情操，在工作中努力培養(yǎng)和磨練自己的心理素質(zhì)和意志力，這樣才能在平凡崗位的工作中創(chuàng)造出有值的工作業(yè)績來。其次是尊重、幫助檔案服務(wù)主體的能力。
結(jié)束語
總之，隨著社會主義中國的快速發(fā)展，高校檔案管理工作也應(yīng)該進(jìn)入一個全新的階段，與時俱進(jìn)，緊跟時代的步伐。利用現(xiàn)代化、信息化技術(shù)來對檔案管理工作進(jìn)行質(zhì)的提高，使其更好的服務(wù)與學(xué)校，服務(wù)于社會。（作者單位：西安醫(yī)學(xué)院）
參考文獻(xiàn)
[1]金鑫.從大學(xué)生就業(yè)談高校學(xué)生檔案的管理[J].辦公室業(yè)務(wù).2004.
關(guān)鍵詞：高等職業(yè)院校 人事檔案 檔案管理
高校人事檔案管理是高效發(fā)展的重要部分，高等職業(yè)院校主要以培養(yǎng)技能性人才為辦學(xué)宗旨，以加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，深化校企合作、產(chǎn)學(xué)結(jié)合為人才培養(yǎng)模式，在這個過程實施中，師資隊伍建設(shè)是很重要的一部分。人事檔案管理作為人事工作中的一部分，在整個師資隊伍建設(shè)中充當(dāng)著最基礎(chǔ)的信息源頭作用。但是，在我國，高等職業(yè)院校的人事檔案管理工作水平參差不齊，管理模式規(guī)范不一，下面我就高等職業(yè)院校關(guān)于人事檔案管理工作的有效性機(jī)制談幾點自己的建議。
一、關(guān)于人事檔案管理工作
人事檔案是人力資源信息的重要載體,是記載教職工個人學(xué)習(xí)、工作和生活等經(jīng)歷的相關(guān)情況的原始記錄。它準(zhǔn)確、真實地呈現(xiàn)了高校教職工德、才、能、績各方面的表現(xiàn),能反映出他們的工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和經(jīng)歷的各種重大信息。因此,人事檔案管理工作的好壞優(yōu)劣,直接影響著人才選拔、任用、職稱評審等,關(guān)系到學(xué)校教學(xué)水平的提高和科研層次的提升,制約著高校的人才培養(yǎng)的質(zhì)量水平和長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的實施。人事檔案管理工作,雖然內(nèi)容比較復(fù)雜,但總體來說,主要是指人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞與利用等環(huán)節(jié)。在工作對象上,它既要與紙質(zhì)材料打交道,又要服務(wù)于教職工；在工作屬性上,它既有主動性,要從學(xué)校各個部門收集原始材料,又有被動性,要服務(wù)于學(xué)校發(fā)展和教職工的各方面的需要;在工作要求上,它既有傳統(tǒng)性的一面,大部分時間要按照《中華人民共和國檔案法》的要求和基本流程做好文檔的收集、歸類和利用,工作枯燥、單一。又要不斷學(xué)習(xí)、與時俱進(jìn),引入現(xiàn)代化的管理。
二、目前高等職業(yè)院校人事檔案管理工作有效性機(jī)制分析
1.學(xué)校應(yīng)重視人事檔案工作。
高等職業(yè)院校的人事檔案工作往往不能引起學(xué)校的重視，這使得人事檔案工作人員工作沒有動力和積極性，平時所做的工作也只是應(yīng)付一下上級部門的檢查。要么是學(xué)校在人員配置上不科學(xué)，導(dǎo)致沒有更多的人力資源投入到人事檔案管理工作中去。學(xué)校在招生的同時也在引進(jìn)新的師資隊伍，這些新來的教職工檔案的管理也是一項龐大的工作，怎樣把這些檔案按照最新標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、管理，這就要求學(xué)校需要更多的檔案管理工作人員投入到此項工作中來，但是由于很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒有顧及人事檔案管理工作的重要性，所以檔案管理工作人員總的來說比較缺少。特別是專業(yè)的檔案管理人員，即使有些學(xué)校設(shè)置專職的人事檔案管理人員，也是缺乏一定的專業(yè)知識，往往沒有接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技術(shù)培訓(xùn)。長期這樣，這種躲在角落里工作，始終只能處于一種默默無聞的應(yīng)付上級部門的檢查的工作狀態(tài)。
2.配備專業(yè)的人事檔案工作人員。
部分高等職業(yè)院校因?qū)θ耸聶n案工作重視程度不夠，在人員配備上更是能少則少，能兼任就兼任，導(dǎo)致人事檔案管理機(jī)構(gòu)人員配備不足，或者沒有專業(yè)的工作人員，工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，不能清楚的了解自己的工作職責(zé)，認(rèn)為檔案管理就是簡單保管、整理好全校教職工的檔案。甚至有些學(xué)校配備的人事檔案管理人員要么是臨近退休的教職工，要么是其他部門的教職工兼任此項工作，導(dǎo)致人事檔案工作人員的工作中心不在此，而是在其他工作上。人員配備的不專業(yè)化是導(dǎo)致各高等職業(yè)院校人事檔案工作不規(guī)范，沒起色的一個重要原因。因此，在人事檔案工作人員配備上，我認(rèn)為應(yīng)該根據(jù)學(xué)校人事檔案管理的實際情況，配備充足的工作人員，在工作人員的考核上應(yīng)該是具有檔案管理專業(yè)背景的。另外，在平時的工作中加強(qiáng)人事檔案工作的業(yè)務(wù)能力提高，安排專業(yè)知識的培訓(xùn)，隨時補(bǔ)充和更新人事檔案專業(yè)知識和其他知識，以便更加熟悉了解人事檔案的重要性、歸檔要求、人事檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，專業(yè)填寫相關(guān)材料，及時補(bǔ)充進(jìn)檔材料，規(guī)范用紙規(guī)格和書寫工具，熟悉裝訂順序等專業(yè)知識。
3.完善人事檔案管理的制度。
高等職業(yè)他院校的人事檔案種類繁多，內(nèi)容容量大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)目前信息化為主流的工作形態(tài)，因此，在檔案管理方面，也應(yīng)與時俱進(jìn)的引進(jìn)信息化技術(shù)，這樣促使人事檔案工作便捷性、及時性，也可以增強(qiáng)干部人事檔案工作的保密性和安全性，使得人事檔案管理工作變更加高效運行。高等職業(yè)院校在這方面和其他本科院校比較，還是存在一定的差距，尤其是在信息化技術(shù)管理方面，大部分學(xué)校都還沒有建立建立健全此項制度，大多數(shù)是采取的手工制作目錄，紙質(zhì)存檔保留的這種紙質(zhì)化管理模式。為此，我認(rèn)為高等職業(yè)院校應(yīng)重視此項工作對整個師資隊伍建設(shè)的重要意義，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)來管理教職工的人事檔案，使得高等職業(yè)院校的人事檔案能夠通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，從而提高人事檔案管理工作的便捷性和高校性，促進(jìn)此項工作順應(yīng)信息化時代的發(fā)展。
4.營造良好人事檔案管理工作氛圍。
學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)人事檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識，這是做好人事檔案工作的基本前提和基本保障。人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編寫一些宣傳手冊，這宣傳手冊要通俗易懂的把檔案的基本知識編寫進(jìn)去，分發(fā)給各個部門及教職工，讓大家通過這樣的方式了解人事檔案工作的基本流程和基本要求，提高大家對人事檔案工作的認(rèn)識，形成一個全員管理人事檔案的工作氛圍，促使每個教職工參與到檔案管理工作中來，自覺的收集材料，規(guī)范的填寫材料，適時的歸檔材料，文明查閱材料。也可以通過建立人事檔案管理網(wǎng)站，通過網(wǎng)站及時對人事檔案管理的相關(guān)知識進(jìn)行普及和宣傳，以確保干部人事檔案管理工作具有一個穩(wěn)定發(fā)展的良好氛圍。
參考文獻(xiàn)：
[1]陳乃鴻.高校檔案管理應(yīng)用6S管理模式研究[J].科學(xué)管理,2015,(19).
隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，對信息的存儲、 類、查詢等各方面提出了越來越高的要求。高校的檔案管理工作更好的朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的趨勢發(fā)展，以及使檔案信息開發(fā)、收集、傳播和資源共享的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的更加完善，對檔案的管理者的素質(zhì)也提出了新的、更高的要求。檔案工作者積極提高自身素質(zhì)，拓寬知識層次，努力增強(qiáng)服務(wù)意識，才能提高高校檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量。
1.當(dāng)前高校檔案人員的素質(zhì)狀況
檔案人員的素質(zhì)是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)等的總和。概括地說就是從事檔案工作必須具備的基礎(chǔ)知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。然而，如今很多高校的檔案人員素質(zhì)達(dá)不到要求。
1.1 業(yè)務(wù)水平不高，專業(yè)知識貧乏
檔案工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案人員應(yīng)接受專業(yè)的教育培訓(xùn)，掌握專業(yè)知識，才能勝任此項工作。但目前大部分高校檔案人員實際情況是業(yè)務(wù)水平不高，專業(yè)知識貧乏。高校專職檔案人員中，很多都未接受過任何檔案專業(yè)教育或培訓(xùn)。另外，很大一部分更是非專業(yè)學(xué)歷人員較多，他們多半路出家，來自其它專業(yè)，這就使得他們的檔案專業(yè)知識貧乏，業(yè)務(wù)水平不高，其中不少人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識和觀念上，不能運用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，缺乏信息開發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，嚴(yán)重制約著高校檔案各項工作的順利開展。
1.2職業(yè)情感淡薄，主觀能動性不強(qiáng)
當(dāng)前，在高校中有些檔案工作者事業(yè)心不強(qiáng)，職業(yè)情感淡薄，奉獻(xiàn)意識與敬業(yè)精神欠缺，不注重職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性。加之檔案工作的性質(zhì)要求是細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、環(huán)節(jié)多、程序多、耗時多，所以在完成工作的過程中時間的彈性非常大，使原本工作的思想會在很大程度上造成是“干良心活”的陰影，檔案管理工作者特有的工作性質(zhì)和工作環(huán)境給從業(yè)人員的“惰性”提供了生存的溫床。原因是高校專職檔案工作人員不多，而且工作環(huán)境相對封閉，在完成檔案收集工作這一環(huán)節(jié)后，和外面人員接觸的時間大大減少，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”這是檔案工作者真實工作狀況。
1.3 制度的不統(tǒng)一，檔案人員素質(zhì)低
某些高校沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，對納入檔案管理的內(nèi)容也沒有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，僅僅是根據(jù)自己的理解和實踐在進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，同時，還有些高校在目標(biāo)管理考核方案中，尚未將檔案管理納入目標(biāo)考核，致使檔案收集效率不高，檔案不齊全。另外， 檔案管理人員學(xué)歷偏低、知識面較窄、不具備專業(yè)技能等因素也是影響檔案管理工作效率低、缺乏創(chuàng)新與活力的重要因素
2.高校檔案人員的素質(zhì)要求
2.1 要有較高的專業(yè)素質(zhì)
檔案工作人員應(yīng)該安心奉職工作，熱愛檔案事業(yè)，有較強(qiáng)的事業(yè)心，懂得文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉高校內(nèi)部自己所從事的業(yè)務(wù)工作；能把檔案專業(yè)法規(guī)、政策和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識靈活運用于自己的工作實際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。
2.2 要有較高的職業(yè)道德修養(yǎng)
檔案人員的職業(yè)道德在檔案領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)，主要包括以下幾個方面。不為名利，甘為人梯、熱心服務(wù)。檔案工作的職業(yè)活動，社會職責(zé)，工作對象和工作手段決定了它本身是一項服務(wù)性，條件性的工作。其出發(fā)點和最終目的在于為社會主義現(xiàn)代化服務(wù)，為社會廣義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)，此外，檔案工作是為各項工作提供條件的。 因此，要求檔案專業(yè)人員必須具有為“人梯”，熱心服務(wù)的思想，想利用者之所想，急利用者所急，千方百計為利用者提供報務(wù)。
2.3 計算機(jī)的基本知識和操作技能
隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在行政工作、業(yè)務(wù)工作中的普遍應(yīng)用，電子文件與電子檔案在各單位形成和使用的文件中所占比例越來越大，使電子檔案在檔案管理工作中的地位與重要性日益顯現(xiàn)。檔案工作者如果知識貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很能難有所突破。為了提高檔案信息工作的工作效率和工作質(zhì)量，提高檔案信息工作的現(xiàn)代化水平，高校的檔案信息部門基本上都已應(yīng)用了計算機(jī)管理，并且正在向著更深層次的應(yīng)用方向發(fā)展，如光盤技術(shù)、多媒體技術(shù)等等。這些都要求高校檔案信息管理人員必須掌握必要的計算機(jī)知識和熟練的操作技能。
2.4 具備高度的法治觀念
檔案管理工作，要求工作人員必須嚴(yán)格遵紀(jì)守法。而嚴(yán)格執(zhí)行法律的規(guī)定，必須嚴(yán)格遵守國家法律和檔案法規(guī)，嚴(yán)明黨的紀(jì)律，嚴(yán)格規(guī)范自己的行為。必須牢固樹立法律意識，全面提高法律知識水平，并把法律的規(guī)定運用到日常業(yè)務(wù)中去，時刻依照法律規(guī)范自身的行為，自覺接受社會監(jiān)督和法律的約束。許多檔案記載著學(xué)校、老師或?qū)W生的機(jī)密。因此，檔案專業(yè)人員必須具有嚴(yán)格的保密觀念和良好的習(xí)慣。正確處理好保密與利用的關(guān)系。以確保學(xué)校檔案的安全。
2.5 要努力培養(yǎng)自己的綜合性知識
目前，隨著高校的發(fā)展，具有綜合性水平的檔案人員十分緊缺。對高校檔案管理人員來說，其綜合性已超越了以往任何時期，除具有熟悉檔案信息管理專業(yè)知識和計算機(jī)應(yīng)用能力外，還必須具有對檔案信息資源進(jìn)行掃描加工、數(shù)量控制、質(zhì)量監(jiān)控、數(shù)據(jù)錄入以及擁有檔案信息化所需人、財、物的統(tǒng)籌兼顧管理等能力。因此，檔案人員要努力培養(yǎng)自己的綜合性知識與業(yè)務(wù)技能，才能適應(yīng)和滿足當(dāng)今學(xué)校發(fā)展的需求。
高職院校檔案管理對高等職業(yè)學(xué)校的教育，科研和教學(xué)方法改革進(jìn)程進(jìn)行全過程的原始記錄和整理，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響著檔案工作的效率、水平和質(zhì)量。因而檔案管理人員對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。
1 高職院校檔案管理人員綜合素質(zhì)的現(xiàn)狀分析
目前，高職院校檔案管理人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊。特別是基層檔案管理人員，他們大多數(shù)是轉(zhuǎn)崗或者是兼職人員，屬于半路出家類型，缺乏對檔案管理專業(yè)系統(tǒng)知識，有些甚至連檔案管理的內(nèi)容和要求都沒有清楚的了解。檔案管理人員專業(yè)知識老化，知識面較窄，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展。兼職人員調(diào)整頻率高，造成檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，為建立規(guī)范檔案管理工作增添了難度。由于大部分的檔案管理人員的文化水平低，計算機(jī)技術(shù)和外語知識更加是匱乏，沒有能力運用現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施提供基本服務(wù)，更加無法提供高層次的研究和開發(fā)。 這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。究其根源，主要有以下幾個方面：
第一，檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，編研水平有待提高。
高職院校檔案管理是學(xué)校在從事教學(xué)，科研，管理等活動中直接形成對學(xué)生，學(xué)校的文字，聲像，圖片等各種形式的歷史記錄，是學(xué)校教育科研工作的重要組成部分。而檔案編研是對檔案信息深層次加工并以檔案編研的形式來開發(fā)檔案信息資源以實現(xiàn)其利用價值，這也是社會新形勢對檔案利用工作提出的新要求。但目前檔案隊伍的現(xiàn)狀卻是大部分檔案管理人員學(xué)術(shù)能力差，編研能力低，沒有掌握編研工作的規(guī)律和編纂技巧，不善于總結(jié)和思考。在檔案編研的過程中受檔案資料的限制和傳統(tǒng)模式的制約，編研出來的材料含金量不高，無法形成研究成果。
第二，檔案管理人員流動頻繁，缺乏有效的激勵和培養(yǎng)機(jī)制。
高職院校的建校歷史時間短，檔案管理尚處于初級階段，但是隨著高職院校的發(fā)展和擴(kuò)大，對高職院校檔案專業(yè)人員需求越來越高。與之相比，目前高職院校檔案專業(yè)人員偏少，特別是基層檔案管理人員大部分都是轉(zhuǎn)崗或者兼職做檔案管理工作，由于身兼多職，造成他們無暇也無心學(xué)習(xí)檔案管理方法和檔案專業(yè)知識。檔案管理人員待遇普遍都偏低，發(fā)展空間比較窄，管理人員的工資福利與其專業(yè)貢獻(xiàn)沒有直接掛鉤，無法起到激勵作用，導(dǎo)致檔案管理兼職人員頻繁更換，檔案管理隊伍的穩(wěn)定性得不到保障。在管理工作中協(xié)同效應(yīng)不強(qiáng)、凝聚力不夠，影響了檔案人員隊伍整體素質(zhì)的提高
第三，管理觀念落后，缺乏創(chuàng)新意識。
高職院校檔案管理工作是高職院校教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，但是由于目前很多檔案管理人員還是被誤認(rèn)為是學(xué)院普通行政后勤人員，檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理的資金投入不足。檔案管理人員很少有外出學(xué)習(xí)交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會，使得檔案管理方法無法與時俱進(jìn)，服務(wù)效率持續(xù)低下。檔案管理人員普遍不能熟練掌握計算機(jī)知識與操作技能，檔案管理設(shè)備和技術(shù)落后，大部分院校還是采用手工檢索、人工操作等原始的管理方式。
2 高職院校檔案管理人員素質(zhì)的提升對策
當(dāng)今世界信息爆炸式增長，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理中廣泛應(yīng)用，要求管理者具有很強(qiáng)的專業(yè)檔案管理能力，能做到精確分析歸類；同時要求管理者提供大量的檔案數(shù)據(jù)信息給使用者。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任。
第一，加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，穩(wěn)定檔案管理人員隊伍。
新時期，檔案工作在抓專業(yè)知識業(yè)務(wù)的同時要把工作的重點放在自身能力的提高上，建立一批高效的檔案管理隊伍。首先，高校領(lǐng)導(dǎo)要適應(yīng)時代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，把檔案管理人員納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃中。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員對多媒體技術(shù)的培訓(xùn)，注重電子檔案接收、保管等方法的學(xué)習(xí)。第三，要引進(jìn)和培養(yǎng)信息技術(shù)和研發(fā)型人才，提高檔案人員隊伍的學(xué)歷水平和知識結(jié)構(gòu)。第四，要保障檔案人員的權(quán)益，適當(dāng)提高檔案人員的待遇，特別要對高層次專業(yè)人才予以重視，避免人才流失，確保檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定。
第二，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。
要做好檔案管理工作，必須強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平。在工作中要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。樹立以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。改變過去“重管理輕使用”、“重數(shù)量輕質(zhì)質(zhì)”的觀念，打破從前“看攤守點”和“等客上門”的局面。強(qiáng)化全員檔案服務(wù)意識，檔案管理不但是要做好文件資料的整理，編排和歸類管理，更要能根據(jù)院校檔案管理的規(guī)定，利用計算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備監(jiān)理電子文件的整理，編排，研究，甚至編制一些適用檔案管理開發(fā)的檢索工具，為高校檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)提供全面、有效服務(wù)的目的。
第三，利用現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。
隨著科技的發(fā)展，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高職院校檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，建立數(shù)字化檔案勢在必行，每個檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)計算機(jī)知識和操作技能，把信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，在建立豐富、完善的檔案資源庫的基礎(chǔ)上，利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，其速度和準(zhǔn)確性就會大大提高，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以快速查尋到所需的文件內(nèi)容。憑借先進(jìn)技術(shù)多渠道地為廣大利用者提供高效、便捷的服務(wù)。大力開辟網(wǎng)上檔案服務(wù)項目，盡快實現(xiàn)各級檔案目錄和信息網(wǎng)上自動查詢，達(dá)到資源共享。
一、高校檔案的管理隊伍現(xiàn)狀
（一）觀念陳舊，缺乏管理意識
隨著改革開放的深入，高校檔案管理隊伍中的人員存在不同程度的陳舊觀念，創(chuàng)新意識不強(qiáng)，缺乏管理意識。一些管理人員自身的意識淡薄，思想封閉保守，在面對挑戰(zhàn)時缺乏自信心；還有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案部門的各項工作比較容易，誰都可以勝任，所以在思想上就沒有引起足夠的重視。
（二）缺乏專業(yè)人才，且知識結(jié)構(gòu)單一
很多高校檔案管理隊伍都存在知識老化、知識面窄等現(xiàn)象，有一部分人員即便是已取得專業(yè)學(xué)歷并獲得專業(yè)技術(shù)職稱，也面臨著知識更新問題；很多人員不是科班出身，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，具有較強(qiáng)思維、組織及表達(dá)能力的專業(yè)人才奇缺；還有一些人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低，頻繁變動，這些因素致使高校的檔案隊伍整體素質(zhì)難以提高，嚴(yán)重阻礙檔案事業(yè)的發(fā)展。
（三）職業(yè)道德建設(shè)及奉獻(xiàn)精神有待加強(qiáng)
受市場經(jīng)濟(jì)的不良風(fēng)氣影響，一些檔案管理干部缺乏工作熱情，職業(yè)道德情感淡漠；還有一些人將檔案管理工作當(dāng)做是謀生的手段，敬業(yè)精神及奉獻(xiàn)服務(wù)精神缺乏，能夠主動去鉆研工作、及時更新知識結(jié)構(gòu)、主動參與技術(shù)改造的管理人員少之又少；更有甚者懷疑檔案部門的生存問題，這些都值得有關(guān)部門關(guān)注。
二、有效途徑
（一）加強(qiáng)專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)
首先，加強(qiáng)檔案人員專業(yè)知識及技能的培訓(xùn)。高校要加強(qiáng)檔案專業(yè)隊伍人員高學(xué)歷的進(jìn)修學(xué)習(xí)，通過有針對性、經(jīng)常性的崗位培訓(xùn)、短期培訓(xùn)及繼續(xù)教育，使檔案人員不斷學(xué)習(xí)新的知識，提高新技能，掌握新理論。培養(yǎng)其扎實、寬廣的專業(yè)知識面，增強(qiáng)業(yè)務(wù)本領(lǐng)。其次，加強(qiáng)高校之間的協(xié)作與交流，鼓勵檔案隊伍通過理論研究與實踐探索，不斷提高自身的管理素質(zhì)及理論水平。最后，培養(yǎng)檔案人員文字的綜合處理能力。檔案管理與服務(wù)工作的工具是語言文字，檔案的收集、編研、整理等工作都需要用簡潔、通俗易懂、表述確切的文字來表述，這就要求檔案人員具備較強(qiáng)的書寫能力及文字表達(dá)能力。
（二）加強(qiáng)思想道德素質(zhì)的培養(yǎng)
首先，高校要定期舉辦思想政治素質(zhì)的培訓(xùn)班，組織檔案隊伍學(xué)習(xí)國家的方針政策，提高自身政治敏銳性及鑒別力，保證檔案工作順利進(jìn)行。其次，加大檔案人員學(xué)習(xí)黨的知識力度，提高其黨性原則，嚴(yán)格堅守檔案工作保密性原則。最后，加強(qiáng)檔案人員的職業(yè)思想道德教育，提高服務(wù)意識。檔案人員要有為人民服務(wù)意識，樹立正確的“三觀”， 勤奮工作，愛崗敬業(yè)，不斷提高自身的職業(yè)思想道德素質(zhì)。
（三）加強(qiáng)管理創(chuàng)新素質(zhì)的培養(yǎng)
第一，高校檔案管理隊伍要在觀念上進(jìn)行創(chuàng)新。有創(chuàng)新才會有發(fā)展，檔案隊伍創(chuàng)新的能力、意識及精神是改變當(dāng)前檔案工作現(xiàn)狀的關(guān)鍵，尤其是新形勢下，高校的檔案管理隊伍必須解放思想，改變傳統(tǒng)的觀念、思維及管理模式，順應(yīng)時代的潮流，以新意識來面對信息化時代。第二，進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，幫助檔案人員掌握現(xiàn)代檔案的管理方法，提高工作效率及質(zhì)量。在對檔案人員進(jìn)行計算機(jī)的基礎(chǔ)知識培訓(xùn)的同時，高校也要設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，完善相關(guān)設(shè)施并派專職人員管理，使檔案管理工作逐步規(guī)范化、科學(xué)化，加快高校檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。第三，培養(yǎng)檔案人員主動服務(wù)意識，促使其能夠圍繞學(xué)校的中心工作和社會需求，主動去挖掘和收集潛在的檔案信息需求，進(jìn)而及時滿足各種合理化的檔案需求。
（四）健全相關(guān)制度
一是健全競爭及激勵機(jī)制，在聘任工作中要結(jié)合專業(yè)人員的綜合素質(zhì)測評進(jìn)行崗位分配，降級聘任不能履行相應(yīng)職責(zé)的，對于業(yè)務(wù)成績突出的可破格聘任；進(jìn)一步晚上檔案人員素質(zhì)與工資、崗位等掛鉤的機(jī)制，促進(jìn)檔案隊伍素質(zhì)的提高，建立激勵制度，以此鼓勵精、尖、高的專業(yè)檔案管理人才脫穎而出；二是加強(qiáng)對檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)工作，要充分肯定其地位與作用，能夠切實解決檔案工作中遇到的問題及困難，為培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案隊伍創(chuàng)造良好環(huán)境；三是建立人才的引進(jìn)制度，根據(jù)高校檔案事業(yè)的?l展需要，不斷引進(jìn)各學(xué)科的專業(yè)人才，完善檔案隊伍人才的結(jié)構(gòu)，提高其知識層次。
關(guān)鍵詞：文書檔案管理工作
中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 隨著我國高科技產(chǎn)業(yè)化進(jìn)程的逐漸加快，正在向信息網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革。加強(qiáng)檔案的資源建設(shè)、實施現(xiàn)代化管理、推進(jìn)檔案工作的法制化進(jìn)程已經(jīng)尤為今后工作發(fā)展的必然趨勢。
一、文書檔案管理中存在的問題
（一）檔案工作人員的培訓(xùn)工作需要加強(qiáng)。在一些單位中，文書檔案的管理人員沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就直接接手管理文書檔案，這樣的工作人員對于檔案的分類、立卷等專業(yè)的文書管理工作只是一知半解，不能深得要領(lǐng)，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書檔案培訓(xùn)工作的要求之間存在很大的差距。在部分單位中，檔案管理者雖然是有上崗證書，但是很少有人參加檔案培訓(xùn)的深造教育，這些人只是對檔案工作有著基本的認(rèn)識和了解，并不能及時的更新檔案管理理念，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐，更不能夠有效的提高單位檔案管理的水平。尤其是隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作是現(xiàn)代化檔案管理的一個必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強(qiáng)專業(yè)知識的培訓(xùn)，使單位檔案管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。
（二）文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題。文書工作和檔案管理工作直接存在聯(lián)系又有著區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應(yīng)該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實際的管理工作中，文書和檔案應(yīng)該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學(xué)的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)很多的脫節(jié)的地方。當(dāng)前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規(guī)范的，不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。
二、提高文書檔案管理工作水平的措施
做好文書檔案工作的前提是領(lǐng)導(dǎo)者的重視，檔案管理工作人員要積極主動的做好文書檔案工作的匯報和宣傳工作，通過多種形式的活動向領(lǐng)導(dǎo)者和員工宣傳檔案的相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者和員工們對于檔案管理的認(rèn)識，并爭取得到領(lǐng)導(dǎo)者和員工的理解、重視和支持，爭取使得檔案管理工作能夠納入到單位總體工作規(guī)劃和工作重點之中，加大檔案管理設(shè)備的投入，不斷的提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，從而使得檔案管理工作更加的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在實際的單位工作中，要變被動的提供有關(guān)檔案資料為主動的參與領(lǐng)導(dǎo)者決策需要，切實體現(xiàn)檔案資料的主觀能動性。除此之外，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對檔案管理動作提出了更高的要求，檔案管理者要不斷的接受新知識，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)，堅持終身學(xué)習(xí)的理念，不斷的加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識，積極主動的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理理念，努力使自己成為一個管理型、技術(shù)性和復(fù)合型的綜合素質(zhì)人才，從而給單位和領(lǐng)導(dǎo)提供更加方便、快捷、高效的服務(wù)。
（一）做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接。文件是檔案的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案的質(zhì)量的好壞，沒有高質(zhì)量的文件作為基礎(chǔ)，檔案的質(zhì)量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規(guī)范化處理文件的基礎(chǔ)之上的。因而，文書人員要提高檔案意識，切實做好文書材料的立卷歸檔。在實際的文件處理過程中，要時刻意識檔案管理工作，從而真正實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。要做好這一點，需要文書人員重視文件材料的質(zhì)量，例如紙張的大小、文字的格式等都需要有一個標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)謹(jǐn)使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時、準(zhǔn)確；收發(fā)文件需要及時的進(jìn)行登記和記錄，一旦發(fā)現(xiàn)文件的缺少，要及時的查找。尤其是對于帳外的資料，例如領(lǐng)導(dǎo)者的講話以及外出開會的記錄等，要及時的收集和處理，保證文件材料的完整性。
（二）加強(qiáng)部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作。檔案工作者要主動的了解業(yè)務(wù)部門正在或者將要進(jìn)行的新的工作；經(jīng)常性的導(dǎo)各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據(jù)單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進(jìn)行，如何做好資料的收集和整理工作等。
加強(qiáng)檔案管理部門和各個部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點，著重收集能夠展示單位歷史和現(xiàn)狀，促進(jìn)單位未來發(fā)展的資料，為實際的研究和服務(wù)，提供有力的證據(jù)和有價值的情報。
（三）建立有效的管理機(jī)制和程序，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦理公文。對于檔案管理的規(guī)定和程序，要盡可能的細(xì)化，簡潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴(yán)格的執(zhí)行公文的規(guī)則，嚴(yán)格進(jìn)行審核和簽發(fā)，堅決避免濫發(fā)文件和發(fā)無效的文件現(xiàn)象。在公文正式印刷之前要認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規(guī)范，在印刷以后發(fā)送之前工作人員還需要進(jìn)行再一次的復(fù)核。如果需要修改實質(zhì)性的內(nèi)容，則需要按照程序進(jìn)行復(fù)審。 對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴(yán)格得的技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡明扼要的填寫文件處理單、發(fā)文稿紙的卡片，合理的制定文件的發(fā)文的范圍。對于文件件數(shù)的控制，要嚴(yán)格，禁止隨意的抄送現(xiàn)象。
三、加強(qiáng)文檔管理人員的整體素質(zhì)
文書和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以，必須對文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。
1、進(jìn)一步提高文檔管理人員對文檔工作的認(rèn)識。增強(qiáng)管理意識。文檔管理是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的專業(yè)理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業(yè)知識，開拓視野、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業(yè)道德》、《文書學(xué)》和國家有關(guān)文檔工作規(guī)定，使文檔案管理人員充分認(rèn)識到搞好文檔管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為檔案人員的職責(zé)范圍，建立一個文檔管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。
2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立在職教育的長效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵機(jī)制。約束和激勵機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評定掛鉤，加強(qiáng)參加在職教育的主動性和積極性。
3、明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和時效性。在職教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識。為文檔專業(yè)人員提供系統(tǒng)學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識的新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育的不足；第二，相關(guān)知識。文書和檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等；在職教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補(bǔ)充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是文檔工作的特征之一，也是文檔現(xiàn)代化管理的標(biāo)志之一，文檔工作者應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)、計算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。
一、水泥制造企業(yè)檔案管理存在的問題
目前，有的水泥制造企業(yè)檔案管理工作已不能適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求，這主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）檔案管理體制不健全，制度不完善
雖然，大多數(shù)的企業(yè)已使用計算機(jī)管理方式進(jìn)行檔案工作，但還只是處于初級階段，只停留在索引和目錄的管理上。缺乏全面的檔案管理制度，檔案管理工作的隨意性比較大，許多檔案管理工作無章可循。
（二）觀念落后
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案的真正價值，對檔案工作在水泥制造企業(yè)的發(fā)展過程中所起的作用缺少必要的認(rèn)識，通常認(rèn)為，檔案室只是存放一些原始資料的場所。往往忽視檔案的管理工作，把主要精力都用在了產(chǎn)品的研發(fā)和市場的把握上。
（三）檔案文件不全
在接受檔案的過程中，往往接受的文件不全面，遺漏一些重要文件的歸檔。在收集資料的過程中，由于專業(yè)知識的匱乏，整理和歸檔工作經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，這對檔案管理工作的嚴(yán)密性產(chǎn)生了極大的影響。
（四）檔案管理工作滯后
⒈檔案編制形式和內(nèi)容單一。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案內(nèi)容的載體形式應(yīng)更趨向于多元化，各類檔案的信息收集不全面，使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策層，無法利用檔案信息進(jìn)行戰(zhàn)略決策，從而使得檔案沒有產(chǎn)生其應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益。
⒉檔案編制成果檔次低，以一次性編制為主。只追求編制成果的數(shù)量，卻不重視編制成果的質(zhì)量，往往與實際相脫節(jié)。
⒊檔案管理人員素質(zhì)普遍較低、人數(shù)少。在實際的檔案管理工作中，檔案編制效率低下，究其原因主要是檔案編制人員整體素質(zhì)偏低，而他們的工作量又相對較大，所以給檔案管理工作帶來了較大的困難，嚴(yán)重影響了企業(yè)的檔案管理的效率。
（五）缺乏檔案管理專才
信息化社會的到來，需要一批既懂得檔案管理專業(yè)知識，又懂得水泥行業(yè)專業(yè)知識，還懂得信息技術(shù)的檔案管理專才。目前，許多水泥制造企業(yè)的檔案管理人員還不具備這類的復(fù)合型人才，他們的知識結(jié)構(gòu)需要進(jìn)一步的提高，企業(yè)要為這一類人員提供必要的培訓(xùn)，使他們能夠跟上檔案管理專業(yè)快速發(fā)展的步伐，為企業(yè)的發(fā)展提供更有效的支撐。
二、水泥制造企業(yè)檔案管理對策
針對上述的問題，如果不引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，并加以解決，將會影響企業(yè)在水泥行業(yè)的核心競爭力和可持續(xù)性發(fā)展。因此，筆者認(rèn)為，必須從以下幾方面采取相應(yīng)的對策來解決水泥制造企業(yè)檔案管理中存在的問題。
（一）完善企業(yè)檔案管理體制，嚴(yán)格按檔案管理制度執(zhí)行
要做好檔案管理工作，就必須完善其體制建設(shè)。檔案管理工作應(yīng)引入合理的競爭激勵機(jī)制，有效改變檔案管理工作者目前不思進(jìn)取、滿足于現(xiàn)狀的局面。競爭機(jī)制能使檔案工作人員有危機(jī)感，優(yōu)勝劣汰，工作效率低下，堅決予以解聘。從而能夠有效激發(fā)工作人員的工作激情，發(fā)揮其個人潛力，更好的投身工作。
還必須制定詳細(xì)的管理制度，并嚴(yán)格按管理制度執(zhí)行。對檔案管理工作人員明確其職責(zé)，評價其工作表現(xiàn)，以月度考核、季度考核和年終考核相結(jié)合，實行獎懲制度。從而調(diào)動全體檔案管理工作人員工作的積極性，規(guī)范其工作。
（二）更新傳統(tǒng)觀念，重視企業(yè)檔案管理工作
水泥制造企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)日常工作中非常重要的一個組成部分，對于企業(yè)的發(fā)展有著極其重要的作用。檔案不僅能為企業(yè)提供決策支持，還能為企業(yè)的人力資源管理提供幫助。檔案就是歷史經(jīng)驗，就是企業(yè)的資料寶藏。對企業(yè)員工應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)他們的檔案意識，使他們認(rèn)識到檔案的寶貴性，才能重視檔案管理工作。
（三）合理劃分檔案文件，確保歸檔文件完整、齊全
現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)全面應(yīng)用于檔案管理工作。使用計算機(jī)輔助檔案管理工作可以有效提高檔案查閱速度，大大節(jié)省傳統(tǒng)方式的手工操作所花費的時間。如采用條形碼來代替檔案號，既快捷，又可靠。不會由于檔案管理工作人員的粗心或誤判而導(dǎo)致檔案文件的缺失。使用計算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作，可以真正的做到事半功倍。
（四）檔案管理工作創(chuàng)新，全面提升檔案管理工作質(zhì)量
企業(yè)要發(fā)展，要做大做強(qiáng)，企業(yè)的檔案管理工作水平應(yīng)該能跟得上企業(yè)的發(fā)展速度。這就要求提高企業(yè)所有人員的有關(guān)檔案的業(yè)務(wù)知識。要對全企業(yè)職工進(jìn)行必要的培訓(xùn)，為他們講解檔案的基礎(chǔ)知識。檔案管理工作人員還應(yīng)明確自身的責(zé)任意識，對檔案信息的保密工作，建立更為合理的管理方法和規(guī)章制度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，要舍得投入資金，加強(qiáng)檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為檔案管理工作人員更好的工作提供有力的支撐。
（五）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)
檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，需要一批專業(yè)知識過硬、積極進(jìn)取、勇于挑戰(zhàn)、具有創(chuàng)新能力的人才。加強(qiáng)培養(yǎng)和造就一批綜合素質(zhì)高的企業(yè)檔案管理人員的重要性，已經(jīng)越來越引起企業(yè)界的重視。企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)效，離不開高素質(zhì)的專業(yè)管理人才，而高素質(zhì)的專業(yè)管理人才，不僅需要他們具有較高的學(xué)歷背景，還需要他們在工作中不斷的成長。這就需要企業(yè)重視對這批人員的培訓(xùn)工作，使他們不斷的學(xué)習(xí)，不斷的成長。作為檔案管理工作人員自身也要適時轉(zhuǎn)變觀念，走出辦公室，和企業(yè)不同崗位的人員充分溝通交流，熟悉企業(yè)的各個組成部分。只有這樣，才能更好的實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案管理；人才培養(yǎng)
中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
檔案管理人才是具有較高檔案管理能力，負(fù)責(zé)單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的專業(yè)人員。檔案管理人才綜合素質(zhì)的高低直接決定著檔案工作的質(zhì)量和水平，對提升檔案工作的整體效能發(fā)揮著無可替代的作用。隨著我國檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案規(guī)模日益擴(kuò)大，內(nèi)容日益豐富，信息載體日益多元，管理手段日益先進(jìn)，檔案資料的歸集、管理與查閱、利用之間的矛盾也越發(fā)突出。新形勢下的檔案管理，對工作人才素質(zhì)提出了新的更高要求。因此，打造一支綜合素質(zhì)優(yōu)良的檔案管理人才隊伍，對于推動檔案事業(yè)的科學(xué)、和諧、可持續(xù)發(fā)展尤為重要。
一、檔案管理人才當(dāng)前面臨的主要問題
當(dāng)前，由于受重視程度不高、資金投入不足等諸多因素制約，我國檔案管理人才的素質(zhì)參差不齊，主要問題包括以下幾點：
（一）部分檔案工作人才的思想道德素質(zhì)較低，對工作缺乏事業(yè)心和責(zé)任心。隨著改革開放的深入推進(jìn)和社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷加快，人們的思想觀念和價值取向發(fā)生了深刻的變化。部分檔案工作者自認(rèn)為經(jīng)濟(jì)收入、物質(zhì)條件和社會地位與一些行業(yè)相差甚遠(yuǎn)，思想上形成極大反差，道德觀念也發(fā)生了動搖，導(dǎo)致事業(yè)心不強(qiáng)，職業(yè)情感淡薄，奉獻(xiàn)意識與敬業(yè)精神欠缺，不注重提高職業(yè)道德修養(yǎng)，業(yè)務(wù)上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的持續(xù)提升。
（二）部分檔案工作人才專業(yè)知識匱乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。近年來，雖然檔案管理隊伍中本科以上學(xué)歷人才在不斷增多，但真正具有檔案專業(yè)學(xué)歷的人才微乎其微，大多都是“半路出家”，要通過自學(xué)和一定的工作實踐才能對檔案專業(yè)知識有所了解，不少單位的檔案管理人才中，具有中高級專業(yè)技術(shù)職稱的人數(shù)所占比例偏低。檔案工作人才的素質(zhì)不高，直接影響了新技術(shù)、新方法在檔案管理中的使用和推廣，極大阻礙了檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
（三）管理方法陳舊，缺乏創(chuàng)新意識。由于很多單位對檔案管理隊伍建設(shè)的重視程度較低，很少提供外出交流學(xué)習(xí)的機(jī)會，工作人才的檔案管理方法無法得到及時更新，服務(wù)效率持續(xù)低下。有些單位的檔案管理人才老化，思想懈怠、因循守舊、不思進(jìn)取，甚至不能熟練操作計算機(jī)，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創(chuàng)新舉步維艱。
二、檔案管理人才應(yīng)重點培養(yǎng)的基本素質(zhì)
檔案管理人才應(yīng)具備的素質(zhì)，是由檔案工作的性質(zhì)、目的、內(nèi)容和對象等決定的，主要包括以下幾個方面：
(一)政治素質(zhì)。政治素質(zhì)是檔案管理人才的首要素質(zhì)。檔案管理是一項嚴(yán)肅的政治工作，它要求檔案工作人才必須具備較高的思想政治素質(zhì)。即堅持四項基本原則，堅決執(zhí)行黨和國家的各項方針政策，并遵紀(jì)守法。同時，檔案工作具有一定的機(jī)密性，要求工作人才必須具備守口如瓶、嚴(yán)守國家秘密的政治素質(zhì)。另外，檔案工作的服務(wù)性特點還特別要求檔案工作人才自覺樹立為人民服務(wù)、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻(xiàn)精神。
(二)業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理作為綜合性較強(qiáng)的工作崗位，專業(yè)工作人才必須具備一定的綜合文化知識和熟練的業(yè)務(wù)技能。如要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等方面的基本知識，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項法規(guī)、方針政策等，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定；應(yīng)具備經(jīng)濟(jì)、法律、外語等學(xué)科的文化知識，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)；能把檔案政策法規(guī)和專業(yè)知識靈活運用于實際，熟練完成業(yè)務(wù)工作。
(三)能力素質(zhì)。一是協(xié)調(diào)能力。要做好檔案工作，檔案管理人才要經(jīng)常與有關(guān)部門打交道，這就需要發(fā)揮綜合協(xié)調(diào)能力，以達(dá)到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。二是管理能力。檔案工作不僅包括對檔案實體的管理，還包括對檔案事業(yè)的管理，要求檔案人才認(rèn)真研究管理學(xué)理論，學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理的新知識、掌握現(xiàn)代管理的新技能，特別是高新技術(shù)管理手段在檔案工作中的具體運用。三是學(xué)習(xí)能力。檔案工作人才只有經(jīng)常參加系統(tǒng)的知識更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷擴(kuò)展知識面，提高學(xué)歷層次，才能適應(yīng)檔案管理工作新形勢、新需求。四是開發(fā)能力。當(dāng)前，檔案信息資源的開發(fā)和利用是檔案管理的一項重要工作，也是檔案利用的拓寬與深化。檔案工作人才要積極采取現(xiàn)代化的管理手段，及時、準(zhǔn)確、高效地開發(fā)檔案信息資源，以提供更好的檔案服務(wù)。
三、加強(qiáng)檔案管理人才的幾點建議
目前，我國存在著數(shù)量龐大的檔案管理人才隊伍，其中不少人仍固守著傳統(tǒng)的思想觀念、業(yè)務(wù)知識，不懂得現(xiàn)代高新管理技術(shù)，難以適應(yīng)新形勢下檔案工作的發(fā)展，極大制約著檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。因此，如何提高檔案工作者的綜合素質(zhì)已成為當(dāng)下亟待面對的重要課題。筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾點做起：
（一）提高思想認(rèn)識。隨著社會事業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，各單位要進(jìn)一步提高對檔案管理工作的重視程度，對新形勢下高素質(zhì)檔案人才的迫切需求要有一個深刻的認(rèn)識，給檔案管理工作以人才、資金以及政策上的大力支持。同時，要把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案管理工作的各項規(guī)章制度，加大投入力度，關(guān)心愛護(hù)檔案工作人才，切實解決實際困難，改善工作環(huán)境，提高工資待遇。具體到專業(yè)人才培養(yǎng)方面，一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式及時更新工作人才的專業(yè)知識；二是通過大學(xué)生招考、社會招聘等多種渠道積極吸納高層次專業(yè)人才到檔案部門工作，不斷充實專業(yè)力量。
