發(fā)布時(shí)間：2023-05-31 15:00:19
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理痛點(diǎn)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別
一、引言
計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進(jìn)程和方式，尤其是二十一世紀(jì)以來，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對人們的溝通方式和生活方式實(shí)現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理。要想實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個(gè)方面對該問題進(jìn)行分析。
二、電子文件檔案化管理的基本含義
所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術(shù)手段對其文件進(jìn)行數(shù)據(jù)形式的存儲和管理。在這個(gè)過程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實(shí)現(xiàn)對相關(guān)的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來實(shí)現(xiàn)。
由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來進(jìn)行，也就是說不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對各種資料進(jìn)行存放。但是同所有的檔案管理活動(dòng)一樣，電子檔案也需要經(jīng)過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個(gè)階段。而我國的相關(guān)檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實(shí)的過程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)對其進(jìn)行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點(diǎn)和檔案管理的流程。
在這個(gè)過程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識到電子文件的編碼和解碼的特點(diǎn)，并且由于不同格式的電子文件對于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。
三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
第一、電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報(bào)告，在這個(gè)過程中需要經(jīng)過一定的周期，也就是說要對某項(xiàng)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)，應(yīng)先制定一個(gè)固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進(jìn)行發(fā)放、收回。
第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對現(xiàn)有的材料進(jìn)行更改，在更改的過程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒有嚴(yán)格的驗(yàn)證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進(jìn)行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。
第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑?，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí) 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進(jìn)行手工的分揀，也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對各種檔案材料進(jìn)行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實(shí)現(xiàn)對某一個(gè)資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、總結(jié)
綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問題都應(yīng)該引起有關(guān)部門的注意和重視，以便更好的實(shí)現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對企事業(yè)單位進(jìn)行管理?！?/p>
參考文獻(xiàn)
一、電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題分析
（一）電力系統(tǒng)檔案管理的特點(diǎn)
電力系統(tǒng)檔案與傳統(tǒng)意義上的企業(yè)行政檔案相比，具有覆蓋度廣、專業(yè)度高、利用價(jià)值高、檔案管理延續(xù)性強(qiáng)的特點(diǎn)。
電力工程是一項(xiàng)綜合度極高的工程，在電網(wǎng)建設(shè)過程中，會涉及土木工程、電力生產(chǎn)設(shè)備、電氣設(shè)備、通信技術(shù)、消防以及生態(tài)環(huán)境等多個(gè)層面。而凡是與電網(wǎng)建設(shè)及電力生產(chǎn)相關(guān)的技術(shù)，在應(yīng)用和實(shí)踐過程中都會留下一系列的檔案資料，主要內(nèi)容包括相關(guān)參數(shù)、工程方等，方便生產(chǎn)管理。電力系統(tǒng)檔案內(nèi)容覆蓋面極為廣闊，同時(shí)也具有較高的專業(yè)度。
電力生產(chǎn)過程中會產(chǎn)生大量的生產(chǎn)記錄檔案，這種生產(chǎn)檔案實(shí)際上可以稱為科技檔案，因?yàn)樗鎸?shí)反映了生產(chǎn)過程中的方方面面。一方面，它可以作為電力企業(yè)的無形資產(chǎn)，提升電力企業(yè)的市場競爭力；另一方面，它又是電廠開展日常安全生產(chǎn)運(yùn)行、檢修維護(hù)及技術(shù)改造等工作不可缺少的參考資料。在電力生產(chǎn)管理過程中，檔案具有重要的憑證作用和參考價(jià)值。
電網(wǎng)的建設(shè)往往是為了起到長期的電力生產(chǎn)和電力運(yùn)營的作用。通常來說，水電站樞紐工程自投產(chǎn)，一般有50年以上的設(shè)計(jì)壽命，其設(shè)備設(shè)施的設(shè)計(jì)、制造、施工建設(shè)等技術(shù)檔案的保管年限與設(shè)備設(shè)施的壽命相當(dāng)或者更長。后期在生產(chǎn)運(yùn)行中形成的技術(shù)檔案詳細(xì)記錄了設(shè)備設(shè)施的缺陷、故障及診斷處理等信息。不同段所形成的科技檔案均為設(shè)備設(shè)施不可分割的連貫信息，因此，電力系統(tǒng)檔案管理不可間斷，具有很強(qiáng)的延續(xù)性。
（二）電力系統(tǒng)檔案管理存在的問題
電力系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)階段存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
首先，電力系統(tǒng)檔案信息化管理、數(shù)字化管理的建設(shè)工作存在較大的不足。隨著信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，利用這些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，能夠有效地提升檔案管理效率。同時(shí)，數(shù)字化的檔案保存形式不易遭到物理破壞，檢索過程也更加方便。但由于許多企業(yè)本身對于檔案管理的關(guān)注度不高，所以檔案管理的信息化建設(shè)工作有所落后或停滯，往往浮于表面，而沒有得到真正的落實(shí)。
其次，檔案管理的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)滯后。電力系統(tǒng)檔案管理工作是新形勢下擺在電力系統(tǒng)管理部門面前的新課題，亟須加強(qiáng)這方面的理論研究和政策指導(dǎo)。特別是關(guān)于電力系統(tǒng)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題，電力系統(tǒng)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題，電力系統(tǒng)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價(jià)值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實(shí)踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關(guān)的政策，指導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。
再者，檔案管理中存在安全問題。安全問題需要一分為二來進(jìn)行剖析。一方面，是檔案庫房的安全問題，如庫房的設(shè)計(jì)布局不合理、庫房準(zhǔn)入制度比較混亂等，都會造成檔案資料的遺失；另一方面，在數(shù)字化、信息化的檔案管理形勢下，由于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)力較弱，容易出現(xiàn)檔案信息受到攻擊遺失或者被盜取的現(xiàn)象。
最后，則是電力企業(yè)檔案管理基層人員管理素質(zhì)較低的問題。傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容簡單，對管理人員的綜合素質(zhì)要求不高。但想要建設(shè)數(shù)字化、信息化的電力系統(tǒng)檔案管理形式，就必須要進(jìn)一步提升電力系統(tǒng)檔案管理人員的現(xiàn)代化操作技術(shù)和管理技術(shù)。
二、強(qiáng)化電力系統(tǒng)檔案管理的相關(guān)對策
（一）完善電力系統(tǒng)信息化檔案管理建設(shè)
隨著電力生產(chǎn)精細(xì)化管理的深入開展，電力生產(chǎn)人員的工作效率必將逐步提高，利用快捷、高效的方式獲取信息資源成為他們的共同愿望。建立以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)為工作平臺的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，將檔案的保存功能向信息中心轉(zhuǎn)變，開展網(wǎng)上服務(wù)，提高利用效率，是滿足利用者服務(wù)需求的最有效途徑。一方面，要充分利用變電站局域網(wǎng)建立檔案主頁，使檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)關(guān)聯(lián)起來，公開案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢、檢索，使生產(chǎn)人員更方便查閱檔案室已藏檔案；另一方面，要最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化。檔案資料數(shù)字化后，在網(wǎng)上提供有限制性或非保密電子文件的查詢、利用服務(wù)，使利用者可以不受地域和時(shí)間限制，及時(shí)獲取自己所需的檔案信息，使服務(wù)變得快捷、高效、準(zhǔn)確，大大提高檔案的利用率和使用價(jià)值。
在加大電力系統(tǒng)檔案信息化管理平臺建設(shè)的過程中，也要注重對信息環(huán)境的安全防護(hù)建設(shè)，不僅要在物理環(huán)境上保證紙質(zhì)檔案的安全，還要保證有一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。與此同時(shí)，還應(yīng)該建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，通過對檔案信息系統(tǒng)用戶分層、設(shè)置用戶口令等方式來提升對信息查閱、使用的安全性。
（二）加強(qiáng)對電力科技檔案管理的理論指導(dǎo)
一方面，電力企業(yè)應(yīng)該做好檔案收集、整理的基礎(chǔ)工作，為研究電力科技檔案管理的科學(xué)方法提供豐富的資料。在實(shí)踐過程中，相關(guān)檔案收集人員應(yīng)該走入電力生產(chǎn)現(xiàn)場，深入了解電力生產(chǎn)過程，了解相關(guān)數(shù)據(jù)產(chǎn)生、變化的過程，從而提升自己整理檔案信息的能力，提升檔案整理的科學(xué)性和有效性，避免盲目性的整理。另一方面，在電力企業(yè)行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，應(yīng)該形成一定的信息共享或檔案管理交流活動(dòng)，通過友好性的管理交流來綜合形成有效的理論指導(dǎo)，促進(jìn)電力企業(yè)的共贏發(fā)展局面。
（三）提高基層管理人員的綜合素質(zhì)
管理水平很大程度上受到管理人員素質(zhì)的影響。電力企業(yè)首先要認(rèn)識到檔案管理人員的重要性，通過提升福利待遇來進(jìn)一步招攬高素質(zhì)的人才。其次則是要對現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行整合和培訓(xùn)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，采用夜校培訓(xùn)、集中學(xué)習(xí)等措施，不斷提升他們的檔案管理素質(zhì)。
三、結(jié)束語
本文在項(xiàng)目實(shí)踐和文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上對電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制進(jìn)行了研究。
1 制度安全
《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》所包括的公文辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列工作都是基于紙質(zhì)公文制定的。其中，紙質(zhì)公文的管理是由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。電子公文檔案和紙質(zhì)檔案的保密一樣，需要具備高度的保密意識和相關(guān)的專業(yè)知識。電子公文檔案由于其自身的特點(diǎn)，不但能無限制地復(fù)制，還能進(jìn)行編輯和修改。因而，其保密性更應(yīng)該被重視，對系統(tǒng)安全保密的任務(wù)也更加嚴(yán)峻。要從制度上加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和管理，針對電子文件的這些特殊性給予更多關(guān)注，有目的地加強(qiáng)他們的檔案安全保密意識和相關(guān)專業(yè)知識。電子公文從文件向檔案轉(zhuǎn)化以及存儲、利用等環(huán)節(jié)都需要有指定專人，各人對自己的工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)。制度安全措施是電子公文檔案管理安全機(jī)制的保障。
2 物理安全
物理安全策略的目的是保護(hù)數(shù)據(jù)庫存儲介質(zhì)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、應(yīng)用程序服務(wù)器、打印機(jī)和通信鏈路等物理實(shí)體免受自然災(zāi)害、人為破壞和攻擊。確保系統(tǒng)有良好的電磁兼容環(huán)境、建立完備的安全保護(hù)措施防止非法進(jìn)入系統(tǒng)操作環(huán)境和各種盜竊、破壞措施發(fā)生。
系統(tǒng)的光存儲方案從另一層面保證了數(shù)據(jù)的安全性。磁、光、電三種存儲介質(zhì)中，光盤的壽命最長，可達(dá)到50年以上，可用作長期存儲數(shù)字化公文的介質(zhì)。而磁、電存儲介質(zhì)的壽命較短，只能用作臨時(shí)存儲數(shù)字化公文的介質(zhì)。由于一次性寫入光盤具有一次寫入多次讀出、不能改寫、不受磁沖擊、離線存儲不耗電、存儲壽命長的特點(diǎn)，所以，本文采用一次性寫入光盤存儲電子公文檔案。
有了物理安全措施，就可以保證電子公文檔案信息載體的安全和系統(tǒng)設(shè)備硬件的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使系統(tǒng)的實(shí)體硬件不受自然和人為破壞，為系統(tǒng)安全建立了良好的前提。
3 網(wǎng)絡(luò)安全
網(wǎng)絡(luò)安全措施是主要針對電子公文檔案管理系統(tǒng)所運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)及其節(jié)點(diǎn)所面臨的網(wǎng)絡(luò)攻擊威脅和系統(tǒng)的脆弱性而采取的保護(hù)措施。電子公文檔案系統(tǒng)最大的優(yōu)越性就是用戶在異地可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地利用。因此，網(wǎng)絡(luò)安全就成為用戶真實(shí)有效地利用檔案的保障。這也是系統(tǒng)安全機(jī)制的重要內(nèi)容。
保證網(wǎng)絡(luò)安全主要采用物理隔離、應(yīng)用防火墻以及網(wǎng)絡(luò)身份認(rèn)證等安全措施。本文在項(xiàng)目實(shí)施中，使數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和提供遠(yuǎn)程訪問的Web服務(wù)器分離，在Web服務(wù)器和接入Internet的路由器之間安裝了防火墻，為網(wǎng)絡(luò)安全提供了硬件支持。嚴(yán)格、分等級的網(wǎng)絡(luò)用戶身份認(rèn)證保證了通過Web訪問系統(tǒng)的用戶合法性。
4 數(shù)據(jù)庫安全
安全性對于一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來說至關(guān)重要，所謂數(shù)據(jù)庫的安全性，是指保護(hù)數(shù)據(jù)庫避免不合法的使用，以免數(shù)據(jù)的泄露、更改或破壞。
本文在項(xiàng)目實(shí)施中選用的是最成熟的非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫Trip。Trip數(shù)據(jù)庫的安全機(jī)制是多層次的，系統(tǒng)的登錄采用用戶身份認(rèn)證的方法；對于數(shù)據(jù)庫的訪問采用授權(quán)的方法，在數(shù)據(jù)庫級、記錄級、字段級三個(gè)層面分別進(jìn)行授權(quán)，控制用戶的訪問權(quán)限和訪問內(nèi)容；當(dāng)數(shù)據(jù)庫意外發(fā)生破壞時(shí)，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的恢復(fù)，甚至可以根據(jù)日志文件進(jìn)行跟蹤、審核，找出破壞的原因；對數(shù)據(jù)庫的備份，可以簡單地將數(shù)據(jù)庫BAF文件進(jìn)行整體備份，當(dāng)該文件比較大時(shí)，甚至可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行拆分和合并處理。
TRIP有四級用戶權(quán)限：系統(tǒng)管理員（system）、文件管理員（文件經(jīng)理FM）、用戶管理員（用戶經(jīng)理UM）和一般用戶（user）。每個(gè)TRIP系統(tǒng)只有一個(gè)系統(tǒng)管理員，其用戶名為system，他有完全的、最高系統(tǒng)權(quán)限，只有他才可以生成文件管理員、用戶管理員。文件管理員（FM）有權(quán)建造數(shù)據(jù)庫，并授權(quán)給用戶或用戶組去訪向該數(shù)據(jù)庫。只有經(jīng)他授權(quán)的用戶（包括生成文件管理員的系統(tǒng)管理員）才能使用他生成的數(shù)據(jù)庫。用戶經(jīng)理（UM）有權(quán)建立新的用戶或用戶組。一個(gè)TRIP系統(tǒng)可以有不限量的文件經(jīng)理或用戶經(jīng)理。如圖1所示。
圖1 TRIP用戶權(quán)限圖
5 應(yīng)用程序安全
管理電子公文檔案的應(yīng)用程序安全是系統(tǒng)安全的核心。為了確保電子檔案的安全性，本文在業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用程序中建立了一套完整的安全機(jī)制，首先從源頭上確保檔案數(shù)據(jù)的安全。同一單位中的不同部門可共用一套電子公文檔案管理系統(tǒng)。但按照檔案的類別，每個(gè)部門管理員分別建立自己的數(shù)據(jù)庫并管理自己的檔案，如果他不授權(quán)給別的部門（或個(gè)人），那么，別人也無權(quán)查看，更無權(quán)管理。每個(gè)部門是TRIP中的組，部門中的人員即是該組中的用戶。部門管理員默認(rèn)授權(quán)給部門組。對于WEB檢索，提供三種權(quán)限的操作：只能查看檔案目錄、可以在線查看檔案原文但不能下載、能看能下載，系統(tǒng)可以根據(jù)用戶的權(quán)限控制其進(jìn)行相應(yīng)的操作，嚴(yán)禁越權(quán)操作。
當(dāng)然，為了系統(tǒng)的安全性，系統(tǒng)需要定期或不定期（人工）地備份數(shù)據(jù)庫，而一旦歸檔，所有的歸檔文件將寫入不可擦寫的光盤中，光盤放在光盤庫中，同時(shí)服務(wù)器硬盤的歸檔文件將全部刪除，使之成為不可修改的真正意義的檔案。
除此之外，還采用了安全審計(jì)技術(shù)來確保系統(tǒng)的安全性。用戶對系統(tǒng)的任何操作及對數(shù)據(jù)的訪問都會形成系統(tǒng)審計(jì)日志被記錄下來。系統(tǒng)會定期審計(jì)日志并形成審計(jì)報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)隱患以及非法操作。
關(guān)鍵詞：檔案管理電力系統(tǒng)對策
引言
電力檔案是電力工業(yè)發(fā)展歷史的真實(shí)記錄。隨著中國電力工業(yè)的飛速發(fā)展，電力檔案所包含的信息也越來越豐富，電力檔案的利用價(jià)值也越來越被社會所認(rèn)識。如何有效地管理并利用這一寶貴的信息資源，使之更好地服務(wù)于電力工業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營和科學(xué)研究，成為電力檔案工作面臨的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。我們應(yīng)當(dāng)借助檔案，了解過去，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，汲取教訓(xùn)，揚(yáng)長避短，從而改進(jìn)和制定企業(yè)的管理模式，使企業(yè)充滿蓬勃生機(jī)和活力，在改革的大道上越走越寬，越走越遠(yuǎn)。
一、電力企業(yè)檔案管理的重要性
電力企業(yè)檔案是電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄，具體而言，電力企業(yè)檔案門類多、信息量大、涉及范圍廣，不僅承載著重要和廣泛的科技資源，而且還歸集了特有的知識信息，是電力企業(yè)不可或缺的寶貴財(cái)富。然而從目前來看，很多電力企業(yè)的檔案管理工作還存在一些急需解決的問題，這就需要不斷拓展企業(yè)檔案工作新領(lǐng)域，進(jìn)一步加快檔案管理信息化建設(shè)，從而真正為促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮重要的作用。
二 檔案工作內(nèi)容
a.文書材料的立卷:根據(jù)國家實(shí)行文書部門立卷的原則,為全面真實(shí)地反映一個(gè)企業(yè)的歷史面貌,及時(shí)地將企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)所形成的文書材料組成相應(yīng)的案卷。
b.檔案的收集及整理:為了最大限度地發(fā)揮檔案的作用,定期將分散在各部門的文書檔案集中到檔案室,對將要撤消部門或單位的文書檔案要及時(shí)收集,對所收集的檔案進(jìn)行鑒定做到去粗取精,并按著一定的規(guī)律和原則加以科學(xué)地整理使其更加系統(tǒng)化。
c.檔案的檢索及保護(hù):為了滿足大多數(shù)人對檔案的利用,編寫檔案目錄,對檔案進(jìn)行科學(xué)分類和放置,做到門類清晰,井井有條安全可靠。由于自然環(huán)境和社會環(huán)境的因素,檔案始終處于漸變性的損壞過程中,為使其長久保存,采用科學(xué)方法對檔案加以有效的保護(hù)。
三、電力企業(yè)檔案管理中存在的問題
1檔案管理信息化建設(shè)滯后
一是少數(shù)電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠深刻，未把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃，對檔案信息化建設(shè)缺乏必要的資金投入。二是企業(yè)檔案信息化缺乏相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，在具體工作的開展過程中缺乏具體可行的依據(jù)。三是檔案信息資源的開發(fā)利用程度較低。有的企業(yè)盡管檔案數(shù)字化建設(shè)前期花了很多精力，但沒有對數(shù)字化資源進(jìn)行持續(xù)開發(fā)和利用。還有的盡管實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索和利用，但僅限于檔案室內(nèi)部使用，而沒有在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)共享。四是檔案部門缺乏高素質(zhì)、復(fù)合型的檔案信息化建設(shè)和管理人才。
2檔案管理體系不健全
一方面，當(dāng)前對各電力企業(yè)管理人員往往僅對工程進(jìn)度、工程質(zhì)量有較高的要求，比較重視，對檔案管理、檔案資料的收集卻很忽視。導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作投入不夠，檔案管理人員的工作處于被動(dòng)的局面，只能依靠手工操作和憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，從而嚴(yán)重了檔案功能的發(fā)揮，與當(dāng)前電力工程日益增多的工作需要極不適應(yīng)。另一方面，多數(shù)檔案歸檔不及時(shí)，沒有從簽訂合同準(zhǔn)備開工時(shí)就開始，而是等到工程接近完工時(shí)，才加班加點(diǎn)進(jìn)行檔案歸檔，導(dǎo)致部分文件資料遺失，有的甚至依靠回憶補(bǔ)記等方法進(jìn)行整理，從而使歸檔文件材料缺乏系統(tǒng)
性、完整性和規(guī)范性。讓一些應(yīng)該歸檔的材料沒有歸檔，而不應(yīng)該歸檔的材料卻歸檔了。
3檔案記錄不完善
一方面，當(dāng)前很多電力企業(yè)檔案管理只注重整理收集技術(shù)數(shù)據(jù)資料，對生動(dòng)、形象的聲像檔案卻完全忽視了，有的單位雖然有配置錄音、照相或者攝像等設(shè)備，但卻沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，有的即使進(jìn)行了相關(guān)聲像資料的收集，卻沒有按檔案管理要求送檔案室歸檔保存，
造成了多數(shù)聲像資料的流失，影響了聲像檔案的長久保存和有效利用。另一方面，部分人員在檔案管理的細(xì)小方面也不規(guī)范，比如檔案記錄方法方面，同樣一個(gè)事，就有幾種不同的記錄方式，這些細(xì)節(jié)方面極大程度影響了計(jì)算機(jī)的檢索，降低了檢索效率。
4檔案管理中暗含安全隱患
概括而言，電力企業(yè)檔案管理工作中存在的安全隱患有以下幾種情形。其一，檔案庫房不符合安全防護(hù)的要求。有的企業(yè)檔案庫房選址不恰當(dāng)，因濕度過大而導(dǎo)致庫房日久生霉。有的檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，只在門窗上貼一層擋光紙或者普通窗簾作為防護(hù)。其二，檔案庫房的使用不合理。有的企業(yè)檔案館在經(jīng)歷多次搬遷之后，臨時(shí)找?guī)组g房作為檔案庫房，由于面積狹小，大量檔案只能雜亂無序地堆積在一起，并且由于窗外沒有專業(yè)化的防護(hù)設(shè)備，室內(nèi)又沒有配備滅火設(shè)施，因此隱含了發(fā)生盜竊或火災(zāi)的憂患。
5檔案管理的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)滯后
電力企業(yè)檔案管理工作是新形勢下擺在電力企業(yè)管理部門面前的新課題，亟需加強(qiáng)這方面理論研究和政策指導(dǎo)，特別是關(guān)于電力企業(yè)檔案的產(chǎn)權(quán)特征和法律地位問題，電力企業(yè)檔案在檔案資源建設(shè)中的地位和作用問題，電力企業(yè)在產(chǎn)權(quán)變更后檔案的流向以及對國家、社會有保存價(jià)值的檔案鑒定問題，都需要檔案行政管理部門在實(shí)踐中探索和完善民營企業(yè)檔案管理模式，出臺相關(guān)的政策，指導(dǎo)民營企業(yè)檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。
四 做好電力企業(yè)檔案工作的對策
電力企業(yè)出現(xiàn)上述問題是帶有普遍性的，對經(jīng)常出現(xiàn)的這些問題如不及時(shí)解決，就談不上檔案的規(guī)范管理。檔案作為企業(yè)資源，其利用價(jià)值就會被浪費(fèi)，影響企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。解決這些問題應(yīng)采取如下措施：
1持續(xù)培訓(xùn)提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)
加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)是電力企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。首先，可以采取多種有效的培訓(xùn)方式，一方面可以從企業(yè)外部聘請檔案管理專家入場進(jìn)行理論輔導(dǎo)，另一方面還可以采取現(xiàn)場培訓(xùn)的方式，將培訓(xùn)和實(shí)際操作相結(jié)合，使檔案管理人員能夠通過親身參與從而較快掌握檔案管理工作的基本要領(lǐng)和工作技巧。其次，要注重培訓(xùn)的可持續(xù)性。既要對檔案管理人員（尤其是新進(jìn)檔案人員）進(jìn)行定期培訓(xùn)，還要密切關(guān)注檔案管理理論和實(shí)踐的外部發(fā)展動(dòng)態(tài)以及信息技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，根據(jù)實(shí)際需要，不定期地開展有針對性的培訓(xùn)。
2 配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施
實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，必須配備檔案管理技術(shù)設(shè)備，采用最新、最先進(jìn)技術(shù)、提高檔案管理的科技含量。檔案辦公自動(dòng)化所配置以電子計(jì)算機(jī)為核心，配有光盤刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像等專用設(shè)備。采用高新技術(shù)手段將大量聲像、文字資料信息集中于檔案管理服務(wù)器上，其存儲載體主要以照片、唱片、影片、光盤等磁性材料的形式出現(xiàn)。聲像檔案有著文字記錄材料無法比擬的優(yōu)點(diǎn),即信息傳遞準(zhǔn)確逼真、信息記錄密度高、信息受眾覆蓋面廣。
3 規(guī)范檔案管理制度
由于電力建設(shè)項(xiàng)目的施工單位多，項(xiàng)目檔案管理工作面廣量大各施工單位歸檔工作的要求和做法不盡一致，而規(guī)范化是檔案管理的本質(zhì)要求。要使檔案工作有序進(jìn)行，必須從一開始就建立一整套科學(xué)、合理、適用和操作性強(qiáng)的項(xiàng)目檔案管理制度，從組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面做出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗(yàn)收等提出具體要求。所以在工程建設(shè)開始，檔案室應(yīng)向各施工單位發(fā)放本企業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度匯編，在收集和編制竣工資料時(shí)做到有章可循、標(biāo)準(zhǔn)一致、職責(zé)分明。用規(guī)范的檔案管理行為來推動(dòng)各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質(zhì)量
4加強(qiáng)對電力聲像檔案的重視
首先，電力企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，全面加強(qiáng)對聲像檔案的歸檔、保護(hù)以及有效利用等工作環(huán)節(jié)的重視，在資金投入、人員配備等方面給予足夠的支持，并抓好制度建設(shè)工作，不斷強(qiáng)化檔案管理人員對聲像檔案的重視程度。其次，對于電力工程人員而言，要嚴(yán)格規(guī)范其在整個(gè)業(yè)務(wù)探討工程實(shí)施過程中對聲像資料的全程收集工作，并建立起嚴(yán)格的聲像檔案移交制度，從而避免聲像檔案在移交過程中的流失。再次，要開展有效的聲像檔案維護(hù)工作。具體而言，一是對聲像資料的保管、借用、開發(fā)等一系列環(huán)節(jié)都要制定出嚴(yán)格的規(guī)定；二是避免聲像資料受到光線、磁場等因素的影響；三是定期開展聲像資料的備份工作；四是定期倒帶檢查部分長期保存且不常用的聲像資料載體，并對其及時(shí)修復(fù)、復(fù)制，或者光盤刻錄延長其使用壽命。
5認(rèn)真做好檔案安全防護(hù)工作
具體而言，電力企業(yè)要按照國家對檔案保管保護(hù)的相關(guān)規(guī)定，通過投入專項(xiàng)資金,配備防火、防盜、防潮、防有害生物侵蝕等必要設(shè)施，建立起符合檔案安全保管條件的專門庫房。要切實(shí)加強(qiáng)對知識產(chǎn)權(quán)和涉及商業(yè)秘密檔案的管理工作，尤其是對一些特殊載體的檔案，更要采取有效的安全防護(hù)措施進(jìn)行重點(diǎn)保護(hù)。
6加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)
信息技術(shù)的迅速發(fā)展對電力檔案管理工作的影響不言而喻，這就需要電力企業(yè)結(jié)合自身?xiàng)l件，盡快把檔案的信息化建設(shè)納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃之中，并予以實(shí)施。對于經(jīng)濟(jì)效益相對較好、現(xiàn)代化管理水平相對較高的電力企業(yè)，全面開展檔案信息化建設(shè)應(yīng)包括如下內(nèi)容，一是建立健全電子文件的管理制度：二是對電子文件和電子檔案進(jìn)行全程管理；三是通過建立企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)資源共享；四是積極開展非電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。
五 總結(jié)
隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電力企業(yè)檔案事業(yè)正面臨著信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。電力企業(yè)的檔案管理工作是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，會隨著企業(yè)內(nèi)部對檔案管理力度的改變以及各種新技術(shù)的推陳出新而不斷發(fā)生變化。因此，這一問題的研究也將是一個(gè)動(dòng)態(tài)和持續(xù)的過程，還需要更多的檔案管理業(yè)內(nèi)人士在今后對這一問題進(jìn)行更加深入和系統(tǒng)的研究。
參考文獻(xiàn):
[1]陳琳,電力企業(yè)科技檔案管理與利用的探討[ J],研究探討,2008(09)
關(guān)鍵詞 電大系統(tǒng) 檔案管理 互聯(lián)互通
中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-7661（2017）01-0004-02
一、加強(qiáng)全省電大工會檔案管理的必要性
隨著電大系統(tǒng)內(nèi)組織的比賽和活動(dòng)增多，比如全省電大系統(tǒng)內(nèi)羽毛球比賽是由各兄弟學(xué)校工會組織，組建一個(gè)電大工會網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工會信息互聯(lián)互通很有必要。首先可以進(jìn)一步提升工會的傳承功能，工會檔案記錄了工會組織的優(yōu)秀傳統(tǒng)、歷年來先進(jìn)教職工的事跡、學(xué)校民主政治建設(shè)、多年的工作總結(jié)等多方面，可以把工會組織寶貴的精神財(cái)富傳承下去。其次是通過網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)工會的凝聚功能，工會檔案中有相當(dāng)一部分是紀(jì)錄工會組織圍繞教學(xué)科研中心工作、動(dòng)員教職工群眾積極工作、服務(wù)大局的成果，它是廣大教職工的勞動(dòng)結(jié)晶，會產(chǎn)生一種巨大的向心力和凝聚力。第三是提升工會的激勵(lì)功能，工會組織自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的目的之一，就是使全體教職工從內(nèi)心產(chǎn)生一種積極向上的精神、奮發(fā)進(jìn)取的效應(yīng)。最后是提升工會的服務(wù)功能，工會檔案的服務(wù)功能體現(xiàn)在圍繞學(xué)校中心工作，服務(wù)于學(xué)校全局性等方面。目前電大的教學(xué)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)成熟，在此基礎(chǔ)上增加工會檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)在技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上完全具有可行性。電大工會檔案存錄著全體教職工通過努力獲得的勞動(dòng)榮譽(yù)和對電大事業(yè)發(fā)展的貢獻(xiàn)業(yè)績，是教職工個(gè)人進(jìn)步和學(xué)校發(fā)展所需查證的史料，也是電大事業(yè)發(fā)展依靠教職工辦學(xué)、教職工民主管理、職權(quán)落實(shí)、校務(wù)公開的信息庫，對促進(jìn)電大工會工作的發(fā)展具有非常重要的意義。但目前電大各學(xué)校工會檔案管理都存在類似的問題，都需要大量的調(diào)查和問卷，從而提出解決問題的方案和對策。
二、目前電大系統(tǒng)工會檔案管理存在的問題
（1）檔案管理意識淡薄，尤其是工會檔案管理。在電大各學(xué)校工會工作是群眾性的工作，都是一些后勤的工作，相比電大教學(xué)教研工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。工會工作組織的活動(dòng)都是群眾性的，比如組織教職員工爬山、體育競技等，讓大家習(xí)慣性認(rèn)為工會工作就是吹拉彈唱，搞活動(dòng)及發(fā)福利的工作，涉及不到檔案資料。很多電大的工會干部及領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識比較淡薄，對檔案管理的重要性沒有足夠的認(rèn)識，甚至對工會檔案的收集、歸檔、管理等工作持冷漠的態(tài)度，從未將工會檔案管理工作納入工會工作的議事日程，導(dǎo)致工會檔案管理工作長期處于手工操作模式，上級檢查的時(shí)候被動(dòng)應(yīng)付，不可能高質(zhì)量、系統(tǒng)地為工會工作和電大教學(xué)、科研及宣傳工作服務(wù)。在硬件和軟件基礎(chǔ)投入不多，工會機(jī)構(gòu)的效能沒有得到發(fā)揮。
（2）作為電大的職工組織，工會涉及的范圍比較廣泛，其檔案管理制度不健全。工會檔案管理工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，工會檔案管理的人員素質(zhì)有待提高，對工會工作缺乏有效的制度與機(jī)制，目前電大系統(tǒng)都不能做到統(tǒng)一管理，該形成的文件不完整、不系統(tǒng)、質(zhì)量不高，更談不上工會檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理。
（3）廣播電視大學(xué)是由中央廣播電視大學(xué)，省級廣播電視大學(xué)，地市級、縣級廣播電視大學(xué)分校和工作站組成的覆蓋中國大陸的遠(yuǎn)程教育系統(tǒng)。各級電大學(xué)校都有自己的工會組織，不定期組織系統(tǒng)內(nèi)的比賽都是由工會組織的，建立基于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的工會檔案管應(yīng)用系統(tǒng)勢在必行，把各級各校的檔案統(tǒng)一分級管理有利于讓電大系統(tǒng)的檔案管理工作更規(guī)范。這種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)的建立可以讓資料歸檔工作制度統(tǒng)一而不至于各自為政，所以學(xué)校應(yīng)盡快建立全國或全省的工會檔案管理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。
（4）檔案管理工作人員素質(zhì)不高，工作規(guī)程不科學(xué)。從事工會檔案管理的人員滿足于手工管理模式，不求進(jìn)取，抱著混日子的思想。由于領(lǐng)導(dǎo)和人們對工會檔案管理工作意識淡薄，認(rèn)識不到位，對工會檔案管理不重視，認(rèn)為工會檔案管理工作簡單，投入的資金非常少，技術(shù)手段不僅單一而且落后，人員素質(zhì)不高已經(jīng)成為檔案管理的最大問題，現(xiàn)代化管理手段也要人員素質(zhì)相適應(yīng)。檔案管理現(xiàn)代化、信息化沒有人員素質(zhì)的提高就無從談起，更談不到科學(xué)管理。
三、電大工會檔案管理問題解決思路及對策
（1）各電大工會組織盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建立各種的工會檔案管理站點(diǎn)。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理者和部門之間，不同程度上的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足個(gè)體和群體對信息的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要實(shí)現(xiàn)高校工會檔案管理工作現(xiàn)代化，即建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具和手段管理信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。把歷年的檔案電子化，通過文字輸入、掃描和拍照的方式實(shí)現(xiàn)信息電子化。
（2）構(gòu)建全省，甚至全國的電大系統(tǒng)工會網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把各站點(diǎn)聯(lián)系起來，組建工會網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電大系統(tǒng)工會檔案管理科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通。用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建工會檔案管理工作的整個(gè)信息系統(tǒng)。工會檔案管理工作現(xiàn)代化涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。工會檔案管理應(yīng)用多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，首先要建立起工會信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個(gè)信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富，要涵蓋工會各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。
（3）進(jìn)行前瞻性研究。檔案管理運(yùn)用大數(shù)據(jù)的策略，對檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份大數(shù)據(jù)技術(shù)支持龐大數(shù)據(jù)的存儲和處理，使檔案資源的統(tǒng)一管理或統(tǒng)一備份成為可能。尋求和大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，開發(fā)適合檔案行業(yè)的大數(shù)據(jù)分析工具。大數(shù)據(jù)技術(shù)寬泛復(fù)雜，一個(gè)行業(yè)想引入大數(shù)據(jù)，就需要打破專業(yè)限制，尋求和專門的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司合作，避免擁有大量數(shù)據(jù)的電大系統(tǒng)造成數(shù)據(jù)資源浪費(fèi)，只有通過熟悉檔案行業(yè)的檔案工作者與專門進(jìn)行大數(shù)據(jù)開發(fā)的專業(yè)公司或人才合作，才能開發(fā)出適合檔案行業(yè)特點(diǎn)的大數(shù)據(jù)分析工具。
參考文獻(xiàn)：
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一、高速公路建設(shè)項(xiàng)目———電子檔案
高速公路檔案是指從高速公路項(xiàng)目立項(xiàng)審批開始到竣工驗(yàn)收結(jié)束的全過程產(chǎn)生的反映高速公路項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理等基本情況，對建成工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有考查利用價(jià)值的，通過系統(tǒng)整理并完成歸檔的公路建設(shè)項(xiàng)目文件[2]。電子檔案（DigitalProjectArchive）指具有保存價(jià)值并已存檔的相關(guān)電子文檔和相關(guān)過程信息的集合[3]。因此，高速公路電子檔案是高速公路檔案依據(jù)大數(shù)據(jù)背景形成的新的載體記錄方式。在高速公路建設(shè)項(xiàng)目過程中，電子檔案是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的有機(jī)體，是高速公路建設(shè)項(xiàng)目的基礎(chǔ)和重要組成部分。
1.高速公路電子檔案研究現(xiàn)狀，包括電子檔案管理系統(tǒng)研究、高速公路電子檔案管理、高速公路檔案電子化以及高速公路檔案信息化。檔案管理系統(tǒng)研究目前取得以下三項(xiàng)成果：建立項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)、成立交通在線電子認(rèn)證平臺、組建“交通工程項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復(fù)管理體系”[4]。在高速公路電子檔案管理方面，針對公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的主要形式為pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案無論采用哪種格式,相對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案均具有占用空間小、便于查找等特點(diǎn)，并提出了公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案注意事項(xiàng)、存檔程序及要加強(qiáng)公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案安全管理[5]。對于高速公路檔案電子化提出對策，一是確保整體運(yùn)行處于標(biāo)準(zhǔn)化范疇內(nèi),管理行為產(chǎn)生的信息也轉(zhuǎn)變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)化的格式；二是在信息處理上，辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)、路政信息系統(tǒng)等各種相關(guān)信息系統(tǒng)與指揮調(diào)度應(yīng)急信息系統(tǒng)、ETC咨詢投訴受理系統(tǒng),相互連接處理各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息；三是提高檔案信息的價(jià)值[6]。高速公路檔案的信息化建設(shè)正面臨著資金缺口偏大、管理流程不夠規(guī)范與管理方式不夠先進(jìn)的諸多挑戰(zhàn)。應(yīng)采取加大資金投入力度、規(guī)范管理體制、加強(qiáng)電子檔案使用中的控制、建立適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的人員隊(duì)伍的措施[7]。
2.公路電子檔案實(shí)踐現(xiàn)狀。廣東省先試先行，取得了三項(xiàng)成果，建立了“交通工程項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)”“交通在線電子認(rèn)證平臺”及“交通工程項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)本地、異地備份及恢復(fù)管理體系”。目前，該研究成果在廣東省連州（湘粵界）至懷集段（國家高速公路網(wǎng)第6縱———二連浩特至廣州高速公路重要組成部分）、廣東省信宜（桂粵界）至茂名段（國家高速公路網(wǎng)第7縱———包頭至茂名高速公路重要組成部分）、梅州梅縣至大埔高速公路、梅州梅縣至大埔高速公路東延線、佛江高速公路佛山段等多條高速公路項(xiàng)目中應(yīng)用[8]。廣東的深中通道項(xiàng)目，利用通道BIM信息化管理平臺，創(chuàng)新性引入電子簽名；以工程建設(shè)大數(shù)據(jù)平臺為依托，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目“雙套制”檔案管理，并在此基礎(chǔ)上探索廣東省交通建設(shè)項(xiàng)目電子文件和電子檔案“單軌制”管理模式[9]。隨后，黑龍江高速公路建設(shè)檔案信息化，項(xiàng)目檔案目錄數(shù)據(jù)庫初具規(guī)模，但并未能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目實(shí)體建設(shè)的“同步管理”，也存在項(xiàng)目檔案歸檔不規(guī)范的問題[10]。山西省高速公路的檔案數(shù)字化系統(tǒng)地開展了在線檔案利用服務(wù)，健全了省級公路電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)，完成了山西省公路管理局所有（電子）文件的自動(dòng)收集和分類，充分實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和智能化。堅(jiān)持在工作中開展網(wǎng)絡(luò)在線服務(wù)[11]。江蘇交通業(yè)務(wù)工作的開展，借助了現(xiàn)代計(jì)算機(jī)等技術(shù)，交通檔案所包括的文書、科技、基建、會計(jì)、科研等各種門類文件材料，都是在一定的技術(shù)條件下所形成的[12]。3.現(xiàn)狀綜述。以上研究成果從各個(gè)方面對高速公路檔案工作進(jìn)行了系統(tǒng)研究，尤其在研究現(xiàn)狀上對建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理進(jìn)行了內(nèi)至理念思路、外至系統(tǒng)技術(shù)的指導(dǎo)，在實(shí)踐現(xiàn)狀中介紹了實(shí)踐成果及管理模式，總體來看比較全面，但是以上研究成果中對高速公路電子檔案的管理系統(tǒng)架構(gòu)及具備功能的闡述較少。因此，筆者以廣西荔玉高速公路為研究對象，就高速公路電子檔案管理系統(tǒng)功能要求進(jìn)行研究。
二、荔玉高速公路檔案管理系統(tǒng)功能
廣西荔玉高速公路的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有人性化、效率高、時(shí)效性、成本低的特點(diǎn)。該系統(tǒng)既可線上填表，也可以線下填表，提高了作業(yè)效率。傳統(tǒng)計(jì)量中，需要打印一大堆質(zhì)保資料，很多時(shí)候到最后會被廢掉重來。廣西荔玉高速公路全部采用電子化，降低了成本，提高了功效。廣西荔玉高速公路是廣西第一個(gè)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)量與質(zhì)保資料掛接的單位，促進(jìn)了資料的及時(shí)收集，并采取高速公路影像與質(zhì)保資料同時(shí)采集與上傳。電子檔案管理系統(tǒng)即立足于檔案，形成或管理活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。一般的電子檔案管理系統(tǒng)功能首先包括電子檔案的歸檔、收集與整理、編目等檔案六項(xiàng)工作相關(guān)要求，以形成收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)等的歸檔處理功能；接著電子檔案管理系統(tǒng)功能還應(yīng)具有電子檔案服務(wù)利用功能，包括查詢、借閱、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，電子檔案管理系統(tǒng)的安全維護(hù)功能主要負(fù)責(zé)對收集、歸檔的高速公路電子檔案進(jìn)行備份以及恢復(fù)數(shù)據(jù)、修復(fù)漏洞等管理工作。對高速公路檔案管理系統(tǒng)功能的認(rèn)識旨在實(shí)現(xiàn)高速公路電子檔案的價(jià)值，為今后的高速公路電子檔案利用的完善及借鑒等工作奠定基礎(chǔ)。系統(tǒng)初步的整體功能構(gòu)成如圖1。根據(jù)高速公路檔案的專一性、成套性、唯一性和可重復(fù)使用性的特點(diǎn)[13]，將高速公路電子檔案管理系統(tǒng)整體功能劃分為歸檔處理功能、服務(wù)利用功能與安全維護(hù)功能。
1.歸檔處理功能。歸檔處理功能，具體可圍繞以下三項(xiàng)工作展開：對于整理和掃描工作系統(tǒng)，應(yīng)提供各種文件數(shù)據(jù)輸入方法，例如CD錄入、文檔掃描和直接接收電子文檔。具備文件集成功能的檔案管理軟件，能夠保證在系統(tǒng)文件處理中輸入的數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)的格式完全一致，掃描圖像數(shù)據(jù)采用jpeg、tiff格式并能依據(jù)歸檔標(biāo)識實(shí)現(xiàn)歸檔文件的流轉(zhuǎn)。編目模塊應(yīng)具有基本功能，例如數(shù)據(jù)收集、類別設(shè)置、分類和排序、數(shù)據(jù)核對、生成編目、電子簽名等，并可以根據(jù)主題添加主題詞（或關(guān)鍵詞）和分類編號的自動(dòng)索引功能，實(shí)現(xiàn)用戶的需求[14]。分類和排序模塊應(yīng)具有內(nèi)置工具，例如電子文件分類方案、存儲期限、工作量統(tǒng)計(jì)信息等，以支持電子文件的形成或應(yīng)存檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整收集和排序;它可以根據(jù)內(nèi)置規(guī)則及其組件存儲電子文件，維護(hù)電子文件的內(nèi)部有機(jī)連接，并建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)系[15]。
1 傳統(tǒng)會計(jì)檔案特點(diǎn)
傳統(tǒng)會計(jì)檔案主要以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，進(jìn)行會計(jì)數(shù)據(jù)的記錄、核算和管理，一般包括會計(jì)憑證、賬簿、會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運(yùn)營情況。 傳統(tǒng)檔案材料對真實(shí)性、可靠性、時(shí)序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會計(jì)檔案使用人員第一時(shí)間了解和掌握會計(jì)財(cái)務(wù)信息，是會計(jì)部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統(tǒng)會計(jì)檔案本身也存在著缺點(diǎn)與不足，具體表現(xiàn)為紙質(zhì)形式檔案在時(shí)間和空間上局限性大，查閱時(shí)受時(shí)空影響，導(dǎo)致使用者無法在第一時(shí)間在任意地點(diǎn)查閱會計(jì)檔案； 而且傳統(tǒng)會計(jì)檔案的儲存工作較為繁瑣，不僅需要按照時(shí)間順序管理，還要注意防止紙質(zhì)資料遭受破壞，耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。
2 電算化會計(jì)檔案特點(diǎn)
電算化會計(jì)檔案是由當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展催生的，具有高效性和實(shí)時(shí)性，科技程度高，對會計(jì)人員的職業(yè)水平和電腦技術(shù)水平要求高。電算化會計(jì)檔案不僅存有原有會計(jì)檔案的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還涵蓋相應(yīng)的存儲系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)會計(jì)文檔與會計(jì)程序內(nèi)容。電算化會計(jì)檔案的存儲形式以電子形式（磁盤或光盤存儲）為主，輔助打印的紙質(zhì)形式，存儲形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份， 存儲環(huán)境需要注意電子干擾的影響。 電算化會計(jì)檔案可以通過計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行瀏覽傳輸，進(jìn)行簡便快捷的數(shù)據(jù)分析，利于管理者掌握單位運(yùn)營狀況、制定決策，且不受時(shí)空限制。電算化會計(jì)檔案在安全系數(shù)方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會很好的將數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，并在依據(jù)相應(yīng)技術(shù)方式的前提下對數(shù)據(jù)展開修改，且相關(guān)人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)對會計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、瀏覽、修改、銷毀等，導(dǎo)致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會計(jì)檔案要求必須具備高強(qiáng)度的防火墻系統(tǒng)，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。
3 傳統(tǒng)會計(jì)檔案與電算化會計(jì)檔案管理比較
3.1 會計(jì)檔案的形成
傳統(tǒng)會計(jì)檔案與電算化會計(jì)檔案管理的差別是相對明顯的，主要的體現(xiàn)方面多是會計(jì)檔案的構(gòu)成辦法與步驟內(nèi)容。會計(jì)檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統(tǒng)會計(jì)檔案主要通過會計(jì)人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質(zhì)檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會計(jì)檔案的形成主要通過計(jì)算機(jī)和會計(jì)管理軟件系統(tǒng)，由會計(jì)人員錄入財(cái)會信息，最終保存下來，形成會計(jì)檔案，智能化與人工化對比， 存在著本質(zhì)區(qū)別。 在形成步驟方面，傳統(tǒng)會計(jì)檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據(jù)此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報(bào)表， 所有這些表格即構(gòu)成會計(jì)檔案。 電算化會計(jì)檔案的形成采用集中處理方法，通過會計(jì)軟件系統(tǒng)輸入、輸出、存儲、備份數(shù)據(jù)，四個(gè)步驟環(huán)環(huán)相扣，輸入數(shù)據(jù)即將原始憑證錄入系統(tǒng)， 輸出數(shù)據(jù)就是將系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，存儲數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)保存到存儲介質(zhì)上，備份數(shù)據(jù)則定期將數(shù)據(jù)復(fù)制存放，保障信息安全。
3.2 會計(jì)檔案的歸納
因?yàn)闀?jì)檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對工作進(jìn)行歸納時(shí)同樣會使用或出現(xiàn)不同的內(nèi)容。傳統(tǒng)會計(jì)檔案歸檔時(shí)將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等歸納整理，而電算化會計(jì)檔案歸納管理時(shí)除了將打印的上述紙質(zhì)材料歸檔外， 還需要對系統(tǒng)核算的軟件、硬件材料進(jìn)行歸納。 首先要對軟件的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，不合格者進(jìn)行重置或維護(hù)處理，防止軟件問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統(tǒng)的開發(fā)資料和維護(hù)資料。 開發(fā)資料指系統(tǒng)開發(fā)中的系統(tǒng)說明書、程序設(shè)計(jì)資料、測試報(bào)告、手冊等，有助于系統(tǒng)地理解和運(yùn)用，維護(hù)資料則涉及維護(hù)指南、規(guī)劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤等介質(zhì)進(jìn)行電子標(biāo)示和設(shè)置外部標(biāo)簽，按時(shí)間順序歸檔，防止出現(xiàn)混亂，影響會計(jì)檔案管理質(zhì)量。
3.3 會計(jì)檔案的管理方式
傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理方式主要人工管理紙質(zhì)材料的收集、整理和儲存，管理時(shí)需要注意檔案的時(shí)間順序，分類分時(shí)排列，同時(shí)關(guān)注儲存環(huán)境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會計(jì)檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對計(jì)算機(jī)和存儲設(shè)備要求高，因此對耐久性問題需要加以考慮，管理時(shí)不僅要注意設(shè)備問題， 還要提防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪手段，一旦出現(xiàn)此類問題，財(cái)務(wù)信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應(yīng)定時(shí)查毒、殺毒，保障檔案的安全性。
4 結(jié)束語
總之，信息技術(shù)的進(jìn)步推動(dòng)了會計(jì)電算化技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，會計(jì)電算化檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)化會計(jì)檔案管理。傳統(tǒng)會計(jì)檔案和電算化會計(jì)檔案特點(diǎn)鮮明，前者簡明直觀，時(shí)空性差；后者實(shí)時(shí)性好，管理難度高。 二者在會計(jì)檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。
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關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng)；檔案；管理；對策
Abstract: in recent years, along with our country economy and the rapid development of science and technology, power system file management also faces a severe test of the information age. In this paper, the electric power system files management problems common in simple analysis, and to find out the countermeasures to improve these problems, in order to improve the power system file management quality and efficiency, and ultimately improve the economic benefit of enterprise, and promoting the continuous development of the economy.
Key words: electric power system; File; Management; countermeasures
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
隨著中國改革開放的深度和廣度的不斷發(fā)展，我國的電力系統(tǒng)部門也按照國家的要求進(jìn)行了相應(yīng)的改革，轉(zhuǎn)變機(jī)制、創(chuàng)新電力企業(yè)的管理模式，有效調(diào)整勞動(dòng)力資源和生產(chǎn)力要素，從而達(dá)到了良好的管理效果。電力系統(tǒng)的檔案管理工作是電力企業(yè)管理中一個(gè)重要的組成部分，檔案是否能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高檔案工作者的工作水平和服務(wù)能力，直接關(guān)系到電力企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營的命脈。
一、我國電力系統(tǒng)檔案管理中常見的問題
（一）檔案歸檔不夠齊全、管理不夠規(guī)范
雖然我國早就頒布實(shí)施了《檔案法》，但由于主客觀多種原因，很多電力企業(yè)的職工對于《檔案法》并不十分了解，而且對于電力系統(tǒng)的檔案管理工作也不重視，重安全生產(chǎn)、輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。因而在很多電力企業(yè)中，對電力檔案管理工作存在著有法不依、有章不循的管理不規(guī)范現(xiàn)像。隨著企業(yè)改革的不斷深入，在一些電力企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)重組、單位轉(zhuǎn)制、項(xiàng)目招標(biāo)、指令體系認(rèn)證等工作中產(chǎn)生了很多新型帳外檔案資料，但是很多檔案工作人員對于新型的檔案資料都沒有充分的了解，加之收集的嚴(yán)重滯后性使得這些檔案在收集過程中很容易造成遺漏，進(jìn)而導(dǎo)致電力系統(tǒng)檔案資料收集不夠完整。
（二）電力系統(tǒng)的檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
我國很多電力企業(yè)的檔案員都不是檔案專業(yè)院校畢業(yè)的，沒有相應(yīng)的專業(yè)知識體系，所以對于檔案管理工作并不熟悉，加上很多檔案管理員都是由于身體或者年齡原因從其他部門調(diào)來的，所以年齡結(jié)構(gòu)也趨于老齡化。因而這些員工對于檔案管理工作不光缺少專業(yè)知識和技巧，而且缺乏工作熱情，在舒適的環(huán)境里工作，貪圖安逸，因循守舊，不思進(jìn)取的現(xiàn)象十分普遍，整體的業(yè)務(wù)素質(zhì)很低。
（三）電力系統(tǒng)的檔案管理的信息化建設(shè)比較落后
當(dāng)今的社會是信息社會，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的各項(xiàng)工作必須實(shí)現(xiàn)信息化。信息化不僅是電力系統(tǒng)檔案管理工作的發(fā)展方向，更是提升檔案管理工作水平的一種有效手段。
目前，很多電力企業(yè)中檔案管理部門的計(jì)算機(jī)水平十分落后，軟硬件設(shè)備都需要更新，這與現(xiàn)代化電力企業(yè)的發(fā)展十分不協(xié)調(diào)，致使相關(guān)的工程人員無法在現(xiàn)場調(diào)閱工程的檔案圖紙，影響工作效率。而且很多電力企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)和管理過程中形成的相關(guān)電子文件、檔案的管理工作中，沒有及時(shí)的將電子文件的收集、整理、歸檔和移交納入到建設(shè)項(xiàng)目檔案的工作制度，也沒有在合同中明確、監(jiān)理、施工單位要注意這個(gè)問題。
（四）電力系統(tǒng)的檔案意識薄弱
雖然幾乎所有的電力企業(yè)都設(shè)有檔案部門，但在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中還是有很多企業(yè)不重視檔案管理的工作，“重經(jīng)營、輕檔案”的思想具有很大的普遍性，很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工都認(rèn)識不到檔案管理工作的重要性，所以，在電力系統(tǒng)管理工作中必須打破傳統(tǒng)的思維模式，將檔案管理工作的完成程度和職工的績效考核相聯(lián)系，進(jìn)而不斷強(qiáng)化企業(yè)員工的歸檔意識、責(zé)任意識，以保證在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的有用資料及實(shí)物能夠及時(shí)歸檔。
（五）電力系統(tǒng)檔案管理工作中硬件投入不夠
硬件設(shè)施是電力系統(tǒng)檔案管理工作的一個(gè)重要基礎(chǔ)。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，原來的檔案資料用房存在過于狹窄、檔案管理設(shè)備相對陳舊等問題，很多已經(jīng)不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，而且存在著一定的安全隱患。從我國電力系統(tǒng)檔案管理的總體情況來看，普遍的存在著投入不足，硬件建設(shè)滯后等問題，從而制約了檔案管理工作的發(fā)展。由于重視度不高，很多企業(yè)的檔案管理都達(dá)不到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，例如使用不標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案庫房缺少防火、防潮、防盜措施。檔案室的專用電腦、打印機(jī)、刻錄機(jī)很少能夠完全到位，影響了檔案工作的正常進(jìn)行，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化的建設(shè)。
二、提高電力系統(tǒng)檔案管理的措施
（一）電力企業(yè)規(guī)范電力檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)
電力企業(yè)必須嚴(yán)格遵照《中華人民檔案法》及《實(shí)施辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)的法律法規(guī)整理電力系統(tǒng)檔案資料，對歸檔的文件必須做到齊全完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和科學(xué)，案卷的質(zhì)量要達(dá)到國家的相應(yīng)要求和標(biāo)準(zhǔn)。
（二）加強(qiáng)檔案工作者的素質(zhì)
檔案工作的專業(yè)性很強(qiáng)，所以必須要求檔案工作者具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治素養(yǎng)。電力企業(yè)應(yīng)該積極到各大高校招聘專業(yè)的人才進(jìn)行檔案管理工作，因?yàn)樗麄儾粌H具有專業(yè)的檔案知識，還對檔案工作的相關(guān)文化、理論和科學(xué)技術(shù)了解較多，知識構(gòu)架比較新。而對于企業(yè)內(nèi)部的檔案管理員，要對其進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們及時(shí)地掌握相關(guān)的知識和技能，從而提高工作效率和質(zhì)量。
（三）加大對檔案管理工作的硬件設(shè)備投入
硬件是檔案管理工作的基礎(chǔ)。電力企業(yè)必須加大對檔案管理工作的硬件設(shè)施投入。不光要建立與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的寬敞明亮的資料庫房，而且要為庫房配備相應(yīng)的防火、防潮、防盜系統(tǒng)；更新檔案柜，使其符合國家標(biāo)準(zhǔn)；配備最先進(jìn)的電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)和刻錄機(jī)等，從而對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理并建立相應(yīng)的信息庫，提高工程人員的工作效率。只有這樣，才能使檔案工作者有效地提高工作質(zhì)量。
（四）嚴(yán)格規(guī)范電子文件的歸檔，增強(qiáng)檔案信息的實(shí)效
在工程的建設(shè)過程中，施工單位一般都對紙質(zhì)檔案有統(tǒng)一的載體和格式要求，在歸檔的同時(shí)，電力企業(yè)也需要將電子文檔歸檔，這樣可以有效提高檔案信息的實(shí)效性，方便相關(guān)人員的檢索和閱讀，實(shí)現(xiàn)企業(yè)部門之間的資源共享，整合檔案的編研工作。
三、結(jié) 語
電力系統(tǒng)檔案管理工作的成敗關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營的質(zhì)量，也關(guān)系到我國電力經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。通過規(guī)范檔案管理制度，提高檔案管理著素質(zhì)，加大硬件投入等措施，不斷提高我國電力系統(tǒng)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，從而促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。
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