發(fā)布時(shí)間：2023-06-21 09:07:36
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的數(shù)字檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
1．檔案采集方式不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案采用手工收集方式，需要檔案管理人員跟蹤設(shè)計(jì)人員按時(shí)提交完整、準(zhǔn)確的設(shè)計(jì)圖紙，歸檔率較低。而數(shù)字檔案采用網(wǎng)上收集方式，從電力工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)開始，就在檔案管理系統(tǒng)中建立了該工程的標(biāo)準(zhǔn)目錄結(jié)構(gòu)，在項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，可以對(duì)數(shù)字檔案的工作流程進(jìn)行監(jiān)控，實(shí)行網(wǎng)上采集、自動(dòng)歸檔，歸檔率達(dá)到100%。數(shù)字檔案采集可以實(shí)現(xiàn)電子檔案產(chǎn)生和形成過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控，并能及時(shí)獲取檔案。
2．檔案整理方式不同。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理采用手工組卷、分類、編碼和入庫的方式，整理工作費(fèi)力耗時(shí)。數(shù)字檔案的整理過程則是在數(shù)字檔案管理平臺(tái)上進(jìn)行的，管理人員按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)判定電子文檔本身、運(yùn)行環(huán)境以及電子簽名等的正確性。與傳統(tǒng)檔案整理方式相比，數(shù)字檔案整理效率高，文檔的規(guī)范性強(qiáng)。但是，整理范圍和內(nèi)容大為增加，整理工作更為復(fù)雜，要求檔案管理人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能和整理工作流程。
3．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
4．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對(duì)數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策
1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號(hào)、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級(jí)和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級(jí)和權(quán)限劃分規(guī)則，對(duì)全部電子檔案進(jìn)行密級(jí)和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫的自動(dòng)安全管理。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；檔案管理；發(fā)展前景
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)連接，利于資源共享，另外它還有方便攜帶與信息交流的優(yōu)點(diǎn)。數(shù)字檔案管理的建立作為網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的重要標(biāo)志，被廣泛應(yīng)用于學(xué)校、企事業(yè)單位、檔案館中，其未來發(fā)展前景十分可觀。
一、檔案管理數(shù)字化存在的問題分析
1.1數(shù)字檔案管理中存在諸多問題
數(shù)字檔案缺乏真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境的不安全性，對(duì)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展造成極大的不良影響，相比于傳統(tǒng)檔案的管理，數(shù)字檔案缺乏紙質(zhì)文件所具有的真實(shí)性，在儲(chǔ)存過程中，數(shù)字文件受周圍環(huán)境和人為因素的影響，個(gè)人會(huì)在某種利益的驅(qū)使下對(duì)檔案進(jìn)行改動(dòng)，并且不易被察覺，造成文件的儲(chǔ)存很困難并且缺乏真實(shí)性。
數(shù)字檔案缺乏永久性。在真實(shí)記錄了檔案文件后，數(shù)字檔案的儲(chǔ)存永久性面臨著技術(shù)的挑戰(zhàn)，存儲(chǔ)介質(zhì)易于氧化和受到磁場(chǎng)的影響，極易破壞數(shù)字文件的保存內(nèi)容，另外隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展及多媒體的普遍應(yīng)用下，對(duì)于圖像、聲音及各類插件的存儲(chǔ)，保存的介質(zhì)變得復(fù)雜化，要求的技術(shù)也更高，而全球甚至國內(nèi)不同地方的技術(shù)發(fā)展不一致，沒有一致的標(biāo)準(zhǔn)化管理，導(dǎo)致數(shù)字檔案的內(nèi)容不便流通分享。
數(shù)字檔案缺乏安全性。在數(shù)字時(shí)代里，由于計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客和系統(tǒng)不穩(wěn)定等因素存在，數(shù)字檔案管理的發(fā)展受到了嚴(yán)重的威脅。對(duì)于一些需要保密的檔案文件，在傳輸?shù)倪^程中受到病毒的侵蝕或者網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，被他人截取、竊聽以及盜用，致使檔案文件的保密性丟失。
1.2數(shù)字檔案的管理工作相對(duì)滯后
傳統(tǒng)的檔案管理的只注重保管而不加以充分利用的舊工作意識(shí)已經(jīng)制約了數(shù)字檔案管理的發(fā)展，管理者對(duì)數(shù)字文件的管理意識(shí)比較淡薄，重視度較低，一些聲像資料往往忽視歸檔，致使資源流失，需要利用時(shí)就會(huì)采取臨時(shí)補(bǔ)錄、補(bǔ)拍的措施，使得檔案喪失真實(shí)性。另外，數(shù)字檔案在構(gòu)成、存儲(chǔ)的過程中，缺乏系統(tǒng)規(guī)劃的管理標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案文件在運(yùn)用及管理中存在較大的隨意性。
二、數(shù)學(xué)檔案中存在的問題對(duì)策探析
2.1完善數(shù)字檔案管理的發(fā)展弊端
任何事物的發(fā)展都需要在時(shí)間的累積中逐漸修改和完善，由于數(shù)字檔案管理是近些年新興起來的，發(fā)展時(shí)間尚短，相關(guān)管理?xiàng)l案都不成熟，所以存在一定的問題在所難免，重要的是找到解決辦法，使其更好地發(fā)展成熟。建立相關(guān)的管理?xiàng)l例顯得十分必要，明確數(shù)字檔案同樣具有法律效力，結(jié)合現(xiàn)有《檔案法》，頒布更加具體的法律條例，確保數(shù)字檔案的法律效力，并且可以借鑒國際上成功的數(shù)字檔案管理案例，結(jié)合國內(nèi)具體實(shí)情發(fā)展具有中國特色的高標(biāo)準(zhǔn)檔案管理執(zhí)行法則。
2.2運(yùn)用相關(guān)技術(shù)確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、永久性和安全性
建立完整全面的規(guī)章制度，嚴(yán)格要求管理人員在整理數(shù)字檔案的過程中認(rèn)真整理，并嚴(yán)格監(jiān)控周圍環(huán)境，確保檔案文件的真實(shí)性和完整性。在排除人為因素的情況下，還可合理運(yùn)用相關(guān)的技術(shù)措施來解決，比如周期性的鑒別和驗(yàn)收檔案文件，及時(shí)整理，并且使用分組密碼來確保檔案數(shù)據(jù)的完整，運(yùn)用不可逆存儲(chǔ)介質(zhì)來最大程度的防范數(shù)據(jù)文件被修改，保證檔案信息的真實(shí)性。
建立數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，及時(shí)備份新收集、新歸納的數(shù)字檔案信息，以方便在需要的時(shí)候進(jìn)行有效利用，組織人員定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行必要的維護(hù)，防止信息泄露或丟失。另外可以通過建立數(shù)字圖書館，方便信息交流，資源共享，同時(shí)能夠保證檔案信息的完整性。建立完善的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)是保證檔案信息安全永久性的重要手段，可以根據(jù)信息內(nèi)容、收集時(shí)間、數(shù)據(jù)類型等不同對(duì)檔案信息進(jìn)行分類保存，方便查找所需信息，保證數(shù)據(jù)信息的永久性。
加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，采用高質(zhì)量的介質(zhì)存儲(chǔ)數(shù)字檔案，同時(shí)對(duì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)安裝安全防護(hù)措施，如建立防火墻。定期清理計(jì)算機(jī)垃圾，查、殺病毒，定期更新相關(guān)系統(tǒng)軟件。及時(shí)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行備份，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)恢復(fù)，將儲(chǔ)存數(shù)字檔案的介質(zhì)妥善保管到安全處。及時(shí)升級(jí)防護(hù)軟件，如有需要，將數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換為不可逆的只讀格式，防止檔案信息被盜用或者篡改，保證檔案信息的安全性。
2.3強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識(shí)
將檔案管理工作納入工作計(jì)劃中，組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)管理人員的職責(zé)意識(shí)和法律意識(shí)。對(duì)于一些重要的聲像資料，必須強(qiáng)化工作人員的管理意識(shí)，使其正視檔案的儲(chǔ)備價(jià)值及利用價(jià)值。全面提升檔案管理人員的文化素質(zhì)，加強(qiáng)其知識(shí)儲(chǔ)備量，并制定適宜的獎(jiǎng)罰政策，促使管理人員更好地進(jìn)行管理工作。
參考文獻(xiàn)：
一、預(yù)立卷工作及預(yù)立卷功能設(shè)計(jì)的基本概述
檔案部門負(fù)責(zé)全公司的型號(hào)產(chǎn)品生產(chǎn)研制加工、經(jīng)營(yíng)管理、行政業(yè)務(wù)、基本建設(shè)等活動(dòng)產(chǎn)生的科技文件和檔案管理，檔案來源復(fù)雜、種類繁多、內(nèi)容豐富，涉及12個(gè)門類，分別有文書檔案、經(jīng)營(yíng)檔案、會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、航天產(chǎn)品檔案、質(zhì)量檔案、基建檔案、設(shè)備儀器檔案、教學(xué)檔案、特種載體檔案、民品檔案、其他檔案等。根據(jù)公司的職能設(shè)置和所擔(dān)負(fù)的工作任務(wù)，由各職能部門分別負(fù)責(zé)本部門形成文件資料的收集、整理、組卷等預(yù)立卷工作，如公司辦公室負(fù)責(zé)文書檔案的預(yù)立卷，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的預(yù)立卷，設(shè)備部門負(fù)責(zé)設(shè)備儀器檔案的預(yù)立卷，基建部門負(fù)責(zé)基建檔案的預(yù)立卷。
檔案系統(tǒng)的應(yīng)用是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)工作，檔案系統(tǒng)從安全性、實(shí)用性和可操作性等方面著手，進(jìn)行各項(xiàng)功能設(shè)計(jì)，其中預(yù)立卷管理功能包括了用戶登錄、檔案案卷新建與修改、卷內(nèi)文件錄入與修改、案卷（卷內(nèi)文件）順序調(diào)整、案卷間文件調(diào)整、生成卷內(nèi)目錄、生成脊背標(biāo)簽、生成移交清單、查閱統(tǒng)計(jì)等功能。本系統(tǒng)在公司辦公網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下運(yùn)行，有檔案部門系統(tǒng)管理員確定并設(shè)置可使用系統(tǒng)的部門及用戶的初始登錄密碼，預(yù)立卷部門的資料員按照文件資料收集整理和組卷規(guī)范登錄檔案信息內(nèi)容。組卷完成后由檔案部門進(jìn)行組卷審核，審核修改后進(jìn)行后期的歸檔工作。
二、檔案系統(tǒng)預(yù)立卷存在的問題
（一）對(duì)預(yù)立卷功能模塊功能了解不夠。檔案系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)很靈活實(shí)用，經(jīng)過3年的應(yīng)用預(yù)立卷部門仍有不會(huì)使用的現(xiàn)象，對(duì)相關(guān)字段的適用范圍不清楚，相關(guān)字段的使用存在混淆和錯(cuò)誤的情況，案卷順序顛倒時(shí)不會(huì)調(diào)整，卷內(nèi)文件排列順序錯(cuò)誤也不會(huì)調(diào)整，不同案卷下的卷內(nèi)文件可以進(jìn)行調(diào)卷的功能幾乎都不會(huì)用，也不會(huì)通過系統(tǒng)進(jìn)行查找檢索。
（二）著錄不規(guī)范。預(yù)立卷資料員對(duì)著錄規(guī)則缺乏正確認(rèn)識(shí)，特別是在案卷和文件題名上，題名不能揭示檔案內(nèi)容、過于冗長(zhǎng)、不適當(dāng)省略等問題常見。以一臺(tái)設(shè)備的檔案為例，設(shè)備檔案一般包括設(shè)備采購申請(qǐng)審批、招投標(biāo)資料、隨機(jī)資料和安裝調(diào)試驗(yàn)收資料，但在組卷時(shí)資料員是按收集的順序，將資料裝入多個(gè)檔案盒，再按檔案盒數(shù)量分別建立了幾個(gè)案卷，題名分別是設(shè)備資料+（一）（二）（三）......，這樣的題名過于省略，不能揭示案卷內(nèi)的內(nèi)容。
（三）重點(diǎn)檔案未進(jìn)行數(shù)字化處理。有價(jià)值、意義重大的文件未轉(zhuǎn)化為電子文件，文件為電子文件的又未利用檔案系統(tǒng)歸入檔案數(shù)據(jù)庫。如固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目立項(xiàng)階段的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等文件，均有紙質(zhì)和電子文件，但現(xiàn)在只歸檔了紙質(zhì)文件。
（四）預(yù)立卷資料員檔案業(yè)務(wù)能力有限。公司多年實(shí)行信息化管理，OA系統(tǒng)得到了迅速普及，預(yù)立卷資料員本身所具備的計(jì)算機(jī)操作技能足以勝任文件著錄的工作，但資料員多數(shù)是兼職資料員，日常工作繁雜，處理文件時(shí)間少，沒有系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)歸檔范圍、分類整理、著錄要求等理解有限，難以專心搞好預(yù)立卷工作。
三、具體解決措施
（一）預(yù)立卷部門要了解掌握歸檔范圍、組卷原則，隨時(shí)或分階段進(jìn)行預(yù)立卷工作。檔案部門根據(jù)國家檔案局、航天集團(tuán)檔案館的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，制定下發(fā)了企業(yè)檔案的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確了各類檔案的收集范圍、分類整理、組卷的原則，對(duì)預(yù)立卷工作有很好的指導(dǎo)意義。預(yù)立卷部門主管領(lǐng)導(dǎo)和資料員首先要掌握這些規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)工作實(shí)施情況按類別收集分類文件，及時(shí)在檔案系統(tǒng)上設(shè)立案卷和著錄卷內(nèi)文件。
檔案歸檔時(shí)間一般是隔年歸或按階段歸，日常就應(yīng)做好預(yù)立卷工作，避免歸檔前的突擊工作。像基建部門主要是對(duì)新建廠房和改擴(kuò)建工程的基建檔案進(jìn)行預(yù)立卷。資料員可按工程實(shí)施的進(jìn)度進(jìn)行資料的收集，如勘察設(shè)計(jì)階段的工作完成后，負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的主管工程師就應(yīng)將手中的文件移交給資料員，并同資料員一起對(duì)照基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)中的歸（下轉(zhuǎn)第132頁）（上接第127頁）檔范圍進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，檢查文件是否符合歸檔的要求，再按文件的有機(jī)聯(lián)系、邏輯關(guān)系進(jìn)行分類和文件排序，最后由資料員在檔案系統(tǒng)上進(jìn)行案卷和卷內(nèi)文件的著錄，并提請(qǐng)檔案部門對(duì)所著錄的內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。這樣就能全過程對(duì)基建檔案進(jìn)行管理，確?；n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、齊全。
（二）完善設(shè)備設(shè)施。公司的網(wǎng)絡(luò)體系在多年運(yùn)行的基礎(chǔ)上已經(jīng)發(fā)展完善，具有較高的安全性能，預(yù)立卷部門全部配有聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，在設(shè)施方面保障了檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。但針對(duì)有價(jià)值的紙質(zhì)檔案，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采用檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)檔案歸檔，這就需要有掃描儀和鑒定電子文件有效性的設(shè)備。
（三）提高預(yù)立卷人員素質(zhì)。檔案部門要不定期對(duì)預(yù)立卷人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息化知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)的主要內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含檔案管理系統(tǒng)的具體設(shè)計(jì)、檔案歸檔范圍、分類規(guī)則、檔案著錄規(guī)則，使預(yù)立卷人員既要精通檔案專業(yè)又要熟悉檔案系統(tǒng)功能構(gòu)架。
（四）完善規(guī)則規(guī)范著錄。檔案著錄數(shù)據(jù)是檔案檢索中的重要信息，題名、責(zé)任者著錄時(shí)檔案著錄的重要部分，是進(jìn)行檢索的最常用入口，題名與責(zé)任者的不規(guī)范著錄極易造成數(shù)據(jù)的不標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檢索查閱的不確定。大多數(shù)檔案部門的檔案著錄時(shí)按照國家檔案局所制定的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）進(jìn)行，檔案部門應(yīng)在此規(guī)則的基礎(chǔ)上，在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合公司的相關(guān)規(guī)定，制定出適合本公司的著錄規(guī)則或標(biāo)準(zhǔn)。
（五）檔案部門加強(qiáng)檢查指導(dǎo)。檔案主管部門設(shè)有各門類檔案的主管檔案員，他們應(yīng)該經(jīng)常深入實(shí)際工作，加強(qiáng)對(duì)預(yù)立卷部門的業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，特別是協(xié)助預(yù)立卷人員按階段對(duì)文件進(jìn)行收集、整理、分類，利用檔案系統(tǒng)建立案卷、著錄卷內(nèi)文件。以保持案卷和卷內(nèi)文件之間的固有聯(lián)系，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行歸檔審核和查漏補(bǔ)缺，使問題解決在現(xiàn)場(chǎng)，做到心中有數(shù)，控制好日后的歸檔。同時(shí)，要落實(shí)責(zé)任制，對(duì)職能部門的主管負(fù)責(zé)人、資料員分別提出預(yù)立卷工作的不同任務(wù)和要求，并將其工作的好壞納入考評(píng)獎(jiǎng)勵(lì)中。
1 數(shù)字檔案信息安全管理中存在的問題
1.1 管理者的安全意識(shí)不強(qiáng)
檔案信息化水平不斷提升，這也使檔案信息安全問題越來越突出。當(dāng)前很多檔案管理人員對(duì)于檔案信息安全的重要性和緊迫性缺乏有效的認(rèn)知，特別是當(dāng)前檔案網(wǎng)站安全、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全等問題普遍得不到重視。由于檔案管理者對(duì)數(shù)字檔案信息安全意識(shí)缺乏，這也導(dǎo)致普遍民眾對(duì)數(shù)字檔案信息的安全問題更是一無所知。很大一部分檔案管理人員在日常工作中都沒有意識(shí)到數(shù)字檔案存在的安全隱患，這些數(shù)字檔案信息可能隨時(shí)消失不見，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)缺乏有效的認(rèn)知，這也造成數(shù)字檔案信息安全問題始終存在，這對(duì)于數(shù)字檔案信息安全管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)和難度。
1.2 數(shù)字檔案信息安全管理技術(shù)滯后
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案檔案安全技術(shù)也緊跟信息技術(shù)發(fā)展步伐取得了較快的發(fā)展，但在發(fā)展過程中存在著技術(shù)層面專業(yè)問題的制約，這就導(dǎo)致數(shù)字檔案信息安全管理技術(shù)相對(duì)滯后。在實(shí)際工作中，往往都是檔案信息安全問題出現(xiàn)后，數(shù)字檔案信息安全技術(shù)才能針對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行改進(jìn)，從而取得技術(shù)上的發(fā)展。即在數(shù)字檔案信息管理工作中，安全隱患一直存在，風(fēng)險(xiǎn)一直管觀存在，數(shù)字檔案信息安全時(shí)刻受到威脅，因此要??際工作中需要有效的降低風(fēng)險(xiǎn)，即應(yīng)用數(shù)字檔案信息安全技術(shù)來將風(fēng)險(xiǎn)降至最低水平。
1.3 數(shù)字檔案信息安全管理制度不完善
現(xiàn)今我國在數(shù)字檔案信息安全領(lǐng)域的制度不夠健全，所以才會(huì)在實(shí)際的數(shù)字檔案信息安全管理中出現(xiàn)許多紕漏。由于數(shù)字信息安全管理制度的殘缺導(dǎo)致我國的數(shù)字檔案信息安全管理水平普遍偏低。從實(shí)際出發(fā)，我國大部分的檔案管理部門都制定了相應(yīng)的數(shù)字檔案信息管理制度，許多制度都是為了應(yīng)付檢查才制定的，相互抄襲的情況比較多，這樣的情況就會(huì)造成所制定的制度并不能與實(shí)際的數(shù)字檔案信息安全管理工作相匹配。對(duì)實(shí)際的數(shù)字檔案信息安全管理工作起不到任何制約與指導(dǎo)作用，甚至可能造成安全隱患給數(shù)字檔案信息安全管理工作帶來不必要的麻煩。
2 加強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全管理的策略分析
2.1 加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，樹立安全防范意識(shí)
隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化全面普及率已成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了能夠更好的提高數(shù)字檔案信息管理的安全，需要遵循以人為本原則，重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，努力提高檔案管理人員的專業(yè)技能。在具體培訓(xùn)過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息安全知識(shí)的講解，使檔案管理人員樹立安全防范意識(shí)，認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案安全管理的重要性，并能夠在實(shí)際工作中利用安全技術(shù)來維護(hù)數(shù)字檔案信息的安全。培訓(xùn)過程中還要重視檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的提升，這樣在實(shí)際工作中才能更熟練的應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性，從而更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的有效管理。
2.2 提高重要信息的加密性和計(jì)算機(jī)的安全性
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不安全會(huì)影響數(shù)字檔案信息的安全性，因此要加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的保護(hù)力度，提高計(jì)算機(jī)環(huán)境的安全性。為防止重要信息被黑客入侵盜取，要加強(qiáng)對(duì)信息的加密保護(hù)，保證數(shù)字檔案信息的保密性，在網(wǎng)絡(luò)層能夠安全、自由的傳遞，特別是對(duì)帶有密級(jí)的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，更應(yīng)該加強(qiáng)文件的加密保護(hù)能力，保護(hù)重要的檔案信息。對(duì)計(jì)算機(jī)要定期的清理，防止留下的瀏覽記錄被別有用心的人利用，可能會(huì)從中得到很多私人信息，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性。因此在計(jì)算機(jī)上必然安全可靠的殺毒軟件和防火墻，做好安全防范工作，降低計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到病毒破壞及黑客攻擊的可能性，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全水平。同時(shí)檔案管理人員還要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，并定期對(duì)病毒庫進(jìn)行更新，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防范，有效的提高數(shù)字檔案信息的安全性和可靠性。
2.3 健全數(shù)字檔案信息安全管理制度與法律
數(shù)字檔案信息安全管理是需要制度與法律作為強(qiáng)大的支撐的，所以要建立和完善數(shù)字檔案安全管理的規(guī)章制度。制定數(shù)字檔案信息安全管理的相關(guān)制度與法律是提高數(shù)字檔案信息安全管理水平的一個(gè)有效方法。要做到數(shù)字檔案信息安全管理其實(shí)是很難的，這其中所需要具備的條件很多、工程量極大。要結(jié)合管理工作中遇到的具體問題來制定與實(shí)際相符的并且執(zhí)行性較強(qiáng)的數(shù)字檔案信息安全管理制度。數(shù)字檔案信息安全從根本上看主要是人在發(fā)揮主要作用，并且我國為了保障數(shù)字檔案信息安全頒布了兩部相關(guān)法律。從目前形勢(shì)來看，數(shù)字檔案信息管理還存在許多不足之處有待于進(jìn)一步完善，如數(shù)字檔案信息安全管理的相關(guān)制度與法律還需要進(jìn)一步補(bǔ)充。還要從數(shù)字檔案的形成之時(shí)起一直到歸檔保存，這其中在每一個(gè)過程都必須嚴(yán)格遵守規(guī)范的管理制度，這樣才能從源頭就開始對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理，有利于后期的安全管理。
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設(shè)的問題引起了人們的關(guān)注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對(duì)此投資建設(shè)。我們認(rèn)為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，對(duì)這個(gè)過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進(jìn)而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設(shè)打好基礎(chǔ)。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設(shè)方面進(jìn)行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設(shè)也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的緊迫性
1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2、形勢(shì)發(fā)展的需求
21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時(shí)和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設(shè)數(shù)字臨海，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢(shì)的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個(gè)極其重大的損失和無可挽回的錯(cuò)誤。
3、社會(huì)強(qiáng)烈需求
當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠(yuǎn)山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對(duì)各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容
1、推進(jìn)檔案數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平
目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對(duì)這一問題取得共識(shí)是檔案數(shù)字化建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個(gè)檔案信息管理。檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。
2、數(shù)字化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平
檔案數(shù)字化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個(gè)節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵(lì)和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值推廣的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。
3、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)
目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標(biāo)庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動(dòng)化系統(tǒng)效率大大提高一步。
三、檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級(jí)目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級(jí)目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級(jí)目錄30萬多條、案卷級(jí)目錄1萬多條，我們準(zhǔn)備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實(shí)行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實(shí)踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實(shí)行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個(gè)工作日。利用者對(duì)我館的數(shù)字化建設(shè)十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個(gè)文明建設(shè)的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營(yíng)造有利于當(dāng)?shù)厥薪?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，進(jìn)館單位只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，現(xiàn)在我們要求進(jìn)館單位實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案館。這樣既推進(jìn)了機(jī)關(guān)檔案室的電子化進(jìn)程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合。由于種種原因，各進(jìn)館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺(tái)不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對(duì)此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式，對(duì)案卷級(jí)和文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的字段名稱、類型、長(zhǎng)度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級(jí)機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準(zhǔn)備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對(duì)新達(dá)標(biāo)升級(jí)的單位要求全部安裝，對(duì)已達(dá)到各類標(biāo)準(zhǔn)的單位要求在1-2年內(nèi)全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時(shí)遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設(shè)備更新、擴(kuò)充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。工作中我們力求分步實(shí)施，突出重點(diǎn)，講求實(shí)效，持續(xù)發(fā)展。
參考資料
1、國際檔案理事會(huì)主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會(huì)開幕式上的致詞》，《中國檔案報(bào)》2000年第547期
關(guān)鍵詞：數(shù)字化、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)化
中圖分類號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世紀(jì)是一個(gè)信息技術(shù)發(fā)展日新月異的時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)各個(gè)方面的運(yùn)用已經(jīng)越來越普遍，并逐漸成為各個(gè)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的有力技術(shù)手段已經(jīng)各方面進(jìn)步和發(fā)展的不竭動(dòng)力。而對(duì)于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，正確的認(rèn)識(shí)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并使其向數(shù)字化的方向發(fā)展，使得檔案管理更加的系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確和高速，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進(jìn)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，減小管理工作過程中的工作量及難度。
一、我國檔案管理的現(xiàn)狀
我國檔案管理是以服務(wù)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)檔案資源為目的，其主體是依據(jù)《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實(shí)現(xiàn)諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲(chǔ)功能、宣傳功能以及傳播功能。同時(shí)在我國這樣一個(gè)歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發(fā)展。發(fā)展到現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)檔案管理也產(chǎn)生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數(shù)字化技術(shù)得到了成功地應(yīng)用，使得檔案管理方面產(chǎn)生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產(chǎn)出，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)下紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)步，促進(jìn)了檔案包含信息內(nèi)容的加速，并逐漸出現(xiàn)檔案管理對(duì)象檔案實(shí)體與檔案信息管理工發(fā)生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達(dá)、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然會(huì)導(dǎo)致不同區(qū)域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數(shù)字化技術(shù)，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動(dòng)中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內(nèi)的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。
二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)
信息化建設(shè)的關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個(gè)方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對(duì)檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理已受到社會(huì)各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。正是在這樣的背景下，為適應(yīng)各行業(yè)發(fā)展的客觀需求，數(shù)字化檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對(duì)文字檔案、圖像檔案等檔案形勢(shì)進(jìn)行數(shù)字化的管理，全面的管理，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無縫銜接。數(shù)字化檔案管理是由若干年前西方“數(shù)字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的新型檔案管理形式，基于高速網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨庫檢索并對(duì)海量檔案信息庫群進(jìn)行管理。
數(shù)字化檔案管理包括諸多方面的內(nèi)容，主要可完成以下工作：首先是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，多媒體技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)，建立起能過在外部進(jìn)行信息調(diào)整的公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次是將不同時(shí)期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎(chǔ)信息，形成能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化，自動(dòng)生成電子檔案的數(shù)據(jù)庫形式。再則是實(shí)現(xiàn)智能處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫到知識(shí)庫的轉(zhuǎn)變，并運(yùn)用自然語言進(jìn)行全網(wǎng)絡(luò)的檔案搜索，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡(luò)共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時(shí)地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
數(shù)字化檔案管理作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)的分布是檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同的需求提供各類檔案信息服務(wù)，數(shù)字化檔案管理主要有以下幾種特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)：
1、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。
如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到的飛速的發(fā)展，造成現(xiàn)實(shí)的辦公效率難以應(yīng)付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統(tǒng)辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業(yè)管理成本大幅度的增加，相反數(shù)字化檔案管理一改傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息，將其轉(zhuǎn)化為機(jī)讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費(fèi)用，節(jié)約了大量實(shí)體空間，還能有效地方便查詢，進(jìn)而避免了印制紙質(zhì)資料而造成的浪費(fèi)和成本的增加。
2、實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升
數(shù)字化檔案管理能夠做到資料的及時(shí)歸納和盡早利用。譬如，在企業(yè)人事管理的過程中，需要管理對(duì)象眾多，并且有極大的流動(dòng)性和負(fù)責(zé)性，員工調(diào)動(dòng)，退休等都會(huì)伴隨著檔案的移動(dòng)，要想一絲不茍地準(zhǔn)確記錄和了解這些動(dòng)態(tài)的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能輕松準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)這些信息，同時(shí)回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡(jiǎn)單和方便，可以使得相關(guān)的工作人員做到對(duì)所有信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的控制和處理。并且，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息都不受物理空間的限制，因而數(shù)字化的檔案管理更是能實(shí)現(xiàn)檔案的無界性，由此檔案庫也由實(shí)體的檔案館變?yōu)榭晒╇S時(shí)隨地利用的信息處理中心。
3、實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用
傳統(tǒng)的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內(nèi)進(jìn)行的，而且是以紙質(zhì)材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數(shù)字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理更是能使使用者不受時(shí)間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。
三、數(shù)字化檔案管理建設(shè)應(yīng)注意的問題
數(shù)字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時(shí)也存在著多個(gè)方面的問題和有待克服的困難，為了實(shí)現(xiàn)全面檔案管理的數(shù)字化建設(shè)在，實(shí)踐過程中應(yīng)注意一下幾個(gè)方面的問題：
1、系統(tǒng)工程的構(gòu)建
我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，它包括設(shè)計(jì)、開發(fā)、整理等多個(gè)方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當(dāng)大的工作量，所需要的設(shè)備也是多種多樣。為了提高管理系統(tǒng)的效率還應(yīng)管理查詢系統(tǒng)的設(shè)置以達(dá)到資源查詢及共享的目的，并進(jìn)一步開發(fā)操作系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等已全面提高檔案管理的水平。
2、保證檔案的安全性及可靠性
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理最重要的一點(diǎn)就是安全性的保證，全網(wǎng)絡(luò)資源共享對(duì)其安全也提出了更高的要求?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)注意及時(shí)更新保護(hù)系統(tǒng)以保證管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止其被惡意破壞或侵入。
3、注意與辦公系統(tǒng)的高效銜接
與辦公系統(tǒng)的銜接將有助于企業(yè)對(duì)自身進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理、人事管理等的有效結(jié)合，提高檔案管理的效率。實(shí)行科學(xué)完善的管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，電子檔案及紙質(zhì)檔案同步保存，并在兩者之間建立有效的銜接通道，做到數(shù)字檔案管理的有跡可循，提高數(shù)字檔案的可靠性。
1.1 安全管理意識(shí)淡薄。目前，縣區(qū)級(jí)檔案部門對(duì)檔案信息安全的重要性、緊迫性認(rèn)識(shí)不足。只注重檔案信息系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟件應(yīng)用，對(duì)檔案信息安全則是“淡然處之”，缺乏必要的安全教育與培訓(xùn)，違規(guī)操作現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，數(shù)據(jù)質(zhì)量與安全令人擔(dān)憂。
1.2 缺乏行之有效的管理制度。目前，縣區(qū)級(jí)數(shù)字檔案信息安全管理仍停留在傳統(tǒng)“看家護(hù)院”的工作模式上，信息安全制度存在不少漏洞，出了問題難追究。檔案數(shù)字化過程及從電子文件的生成到歸檔保存都缺乏規(guī)范的制度化管理，發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的可能性增加。
1.3 安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。安全基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案信息安全管理的保障。由于傳統(tǒng)保護(hù)措施的低效率性，數(shù)字檔案的保護(hù)成本過高，對(duì)于數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的防范不能取得相應(yīng)的效果，造成人力、財(cái)力的浪費(fèi)。在目前縣區(qū)級(jí)檔案部門經(jīng)費(fèi)普遍緊張的情況下，投入與產(chǎn)出之間不成比例，不能引起主管部門的重視。
1.4 技術(shù)防范措施不健全。縣區(qū)級(jí)檔案部門針對(duì)數(shù)字檔案所采取的技術(shù)性保護(hù)缺乏主動(dòng)防范的措施。對(duì)于可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，囿于檔案工作者自身信息技術(shù)方面知識(shí)的欠缺，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和相關(guān)系統(tǒng)的技術(shù)人員又對(duì)數(shù)字檔案和知識(shí)掌握不足，風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前不能采取有效措施加以預(yù)防，往往“頭痛醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”。
1.5 人員素質(zhì)參差不齊?？h區(qū)級(jí)檔案部門缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，更缺乏精通檔案專業(yè)知識(shí)和信息技術(shù)的復(fù)合性人才，多數(shù)人的年齡、文化知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，有些人缺乏敬業(yè)精神和責(zé)任心，難以全身心投入工作。
2 加強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全管理的策略
2.1 加強(qiáng)宣傳教育，提高安全意識(shí)，加速培養(yǎng)檔案信息安全人才。加強(qiáng)宣傳教育，樹立和堅(jiān)持全面的、科學(xué)的、正確的檔案信息安全觀，提高計(jì)算機(jī)用戶和從事計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員的群體安全意識(shí)。要對(duì)檔案信息管理人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)檔案信息安全知識(shí)、信息保密技術(shù)常識(shí)和預(yù)防辦法等，增強(qiáng)工作責(zé)任感，樹立一絲不茍的工作作風(fēng)。聯(lián)合高校檔案教育專業(yè)部門對(duì)檔案人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，增加現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面內(nèi)容，培養(yǎng)適應(yīng)信息時(shí)代的復(fù)合型人才。
2.2 建立健全維護(hù)數(shù)字檔案信息安全的管理制度。建立健全科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個(gè)環(huán)節(jié)堵塞信息失真的隱患。一要建立信息管理組織體系，實(shí)行安全管理崗位責(zé)任制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一思想，做到人人有責(zé)，層層負(fù)責(zé)，確保網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。二要建立統(tǒng)一的安全管理制度，加強(qiáng)規(guī)范管理和制度管理。制定完善機(jī)房管理制度、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)及加密管理、設(shè)備管理等制度，建立跟蹤體系，提高整體信息安全防范意識(shí)。對(duì)電子文件歸檔系統(tǒng)、館藏檔案數(shù)字化系統(tǒng)、檔案信息與提供利用的網(wǎng)站系統(tǒng)等應(yīng)用程序，建立有效的操作規(guī)范，根據(jù)職責(zé)分離和對(duì)人負(fù)責(zé)的原則，各負(fù)其責(zé)。三要制定完善的系統(tǒng)維護(hù)制度。包括對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使用的情況、系統(tǒng)管理人員對(duì)用戶權(quán)限的分配及管理等。
2.3 采取有效的技術(shù)措施加強(qiáng)數(shù)字檔案信息安全。積極防御、綜合防范，創(chuàng)建安全的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和應(yīng)用環(huán)境，保障數(shù)字檔案信息的安全需要從網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用、數(shù)據(jù)等多個(gè)層面來分析問題，根據(jù)目前的技術(shù)條件，針對(duì)不同情況采取不同的技術(shù)措施。保障網(wǎng)絡(luò)安全可以采用防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)，并建立網(wǎng)絡(luò)化的病毒防范體系，防范病毒侵害數(shù)字化檔案信息。保障操作系統(tǒng)安全可以加強(qiáng)升級(jí)服務(wù)，時(shí)常檢查系統(tǒng)的各項(xiàng)設(shè)置。保障檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)安全可以采取身份識(shí)別技術(shù)、加密防偷竊技術(shù)等，防止非法侵入。保障檔案數(shù)據(jù)安全可以實(shí)行隔離、加密、防寫、異地異質(zhì)備份、遷移、封裝、硬盤還原卡等技術(shù)措施，以此保證數(shù)字信息的真實(shí)、完整和有效性。
關(guān)鍵詞:檔案信息；數(shù)字化；管理
檔案是我們個(gè)人信息的最真實(shí)載體，而在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的時(shí)代背景之下，計(jì)算機(jī)從一定角度而言為我們帶來了跨時(shí)代意義的信息化數(shù)據(jù)化革新，而這一點(diǎn)對(duì)于檔案管理來說無疑是十分有幫助的，借助相關(guān)的科技化、信息化、數(shù)字化技術(shù)，檔案管理體系的革新就能夠得到進(jìn)一步提升。而借助這一檔案管理體系的時(shí)代性變革，相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)與檔案管理技術(shù)的結(jié)合，進(jìn)而使檔案管理的效率和檔案管理的整體流程都在此基礎(chǔ)上得到系統(tǒng)性的規(guī)劃，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
1檔案數(shù)字化管理綜述
國家檔案局所的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確指出：檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。檔案數(shù)字化即數(shù)字檔案，是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件。數(shù)字檔案是人類社會(huì)真實(shí)活動(dòng)的數(shù)字化記錄，是辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，它必將深刻地改變檔案工作的面貌和信息環(huán)境。
2檔案信息數(shù)字化管理的現(xiàn)狀
當(dāng)今檔案信息數(shù)字化管理主要面臨著四個(gè)問題，一是電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)存在，造成資源的極大浪費(fèi)。很多單位在實(shí)踐數(shù)字檔案的過程中，由于缺乏對(duì)其正確的認(rèn)識(shí)和系統(tǒng)的把握，總是對(duì)數(shù)字檔案心存芥蒂。為了順應(yīng)上級(jí)數(shù)字檔案工作的要求，在積極實(shí)踐數(shù)字檔案的過程中，又將電子檔案以紙質(zhì)的形式進(jìn)行了一次傳統(tǒng)的歸檔管理，這就造成了很多重復(fù)的、不必要的勞動(dòng)和資源的極大浪費(fèi)，不利于數(shù)字檔案的大力推廣應(yīng)用和檔案資源的共享。二是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不兼容給歸檔帶來麻煩。由于二者的不兼容，時(shí)常造成辦公自動(dòng)化所產(chǎn)生的電子文檔等資料需要轉(zhuǎn)換格式。三是電子檔案由于隨時(shí)能夠修改，動(dòng)態(tài)記錄檔案信息，所以，很難像紙質(zhì)檔案一樣根據(jù)規(guī)定和其價(jià)值確定保存時(shí)限。四是數(shù)字檔案的利用意識(shí)淡薄，造成了檔案資源得不到充分利用。很多企業(yè)工作人員對(duì)數(shù)字檔案缺乏正確的意識(shí)，未能適應(yīng)數(shù)字檔案給其查閱帶來的方便，常常因沒有紙質(zhì)檔案而放棄對(duì)資源的利用。
3實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化管理的措施
3.1完善檔案數(shù)字化管理軟硬件控制機(jī)制
數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要借助一定的物質(zhì)載體，而這一載體表現(xiàn)在當(dāng)今信息數(shù)字化管理進(jìn)程中就是相關(guān)的軟硬件技術(shù)。首先具體可體現(xiàn)在數(shù)字檔案的建立上，數(shù)字檔案看似很簡(jiǎn)單，但是實(shí)際執(zhí)行起來要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，將紙質(zhì)檔案上的大量信息歸集到數(shù)字程序之中，并且通過最為直觀的數(shù)字信息形式將之展現(xiàn)給閱讀這一數(shù)字信息的大眾。而這一過程的實(shí)現(xiàn)需要大量的時(shí)間來對(duì)龐大的紙質(zhì)檔案進(jìn)行梳理和整合，因?yàn)榧堎|(zhì)到信息的轉(zhuǎn)化必須經(jīng)過一定的錄入時(shí)間，而時(shí)間的提升除了提升錄入速度和借助一定的掃描類儀器之外，別無他法。所以在當(dāng)今信息化的數(shù)字處理環(huán)節(jié)會(huì)采用錄入和掃描輸入相結(jié)合的形式來完善錄入工作，但是掃描類儀器的智能化程度也是有限的，因此檔案的轉(zhuǎn)化性錄入進(jìn)程實(shí)現(xiàn)起來依舊需要一定的時(shí)間。在完成這一復(fù)雜工序之后，還需要進(jìn)行一定的軟件開發(fā)維護(hù)、檔案資料分類歸檔、電子二次掃描、備份以及檔案的系統(tǒng)化電子管理等流程，這些數(shù)字化流程的而實(shí)現(xiàn)都要以軟硬件的配合為基礎(chǔ)，因此數(shù)字化管理類軟件和硬件的開發(fā)環(huán)節(jié)作為數(shù)字檔案建立的基礎(chǔ)必須為建設(shè)方認(rèn)真對(duì)待，進(jìn)而保證其他工序能夠以此為基而和諧有序地發(fā)展。
3.2完善檔案管理數(shù)字化與其它系統(tǒng)的銜接
檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的執(zhí)行相對(duì)獨(dú)立，通常會(huì)由專門的管理部門指派專人操作，但是這種獨(dú)立性只是相對(duì)的，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)施依舊需要其它部門的協(xié)同配合，進(jìn)而使整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)程得到全方位的優(yōu)化，通常情況下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的聯(lián)系最為緊密，并且這兩個(gè)系統(tǒng)在實(shí)際的工作進(jìn)程中會(huì)有一定的交集，因此檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)施也要適當(dāng)?shù)刈裱k公自動(dòng)化的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而統(tǒng)一檔案資料的公用查詢接口，并且使兩個(gè)系統(tǒng)均能夠順利地使用接口中開放的檔案數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)查詢與調(diào)取機(jī)制，以便于實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理體系中的財(cái)務(wù)體統(tǒng)優(yōu)化、分配以及人事管理的無縫對(duì)接調(diào)配機(jī)制之類的相關(guān)科技化功能。
3.3用數(shù)字檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案
數(shù)字檔案在一定程度上作為紙質(zhì)檔案的替代物，具有可復(fù)制性、易保管性等許多優(yōu)秀屬性，對(duì)這些屬性加以利用并對(duì)這些屬性的載體———數(shù)字檔案進(jìn)行合理的規(guī)劃，能夠在一定程度上取代紙質(zhì)檔案的地位。紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案的承載物，在過去信息化、數(shù)字化并未全面發(fā)展的時(shí)代起著一定的信息交互性作用。但是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案的便攜性、可閱性較差，再加上冗雜的紙質(zhì)檔案不利于檔案管理的實(shí)現(xiàn)，因此紙質(zhì)檔案已經(jīng)漸漸退出了歷史舞臺(tái)。數(shù)字檔案是適應(yīng)檔案信息化客觀要求的新鮮事物，必須大力推廣。同時(shí)，為了防止“雙套制”的存在，需大力推廣數(shù)字檔案，防止二者并存帶來的資源閑置和浪費(fèi)。在此基礎(chǔ)上，信息時(shí)代進(jìn)行數(shù)字檔案管理就要求檔案管理工作者具備較高的專業(yè)素質(zhì)和高水平的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用水平，因此，需要通過開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)，大力提高管理者的專業(yè)素質(zhì)，以滿足數(shù)字檔案對(duì)人才專業(yè)素質(zhì)的客觀需要，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作。
結(jié)束語
總而言之，當(dāng)下檔案信息數(shù)字化管理體制的推出較為適合當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，因此對(duì)這種新型數(shù)字化檔案管理模式的普及有利于完善新時(shí)期我國檔案的相關(guān)整合工作，有利于使檔案的調(diào)動(dòng)和管理更具機(jī)動(dòng)化，方便人們對(duì)檔案體系整體進(jìn)行一定的規(guī)劃和變動(dòng)。同時(shí)還有利于我國檔案管理事業(yè)的革新與發(fā)展，而這對(duì)我國的科技事業(yè)和信息事業(yè)來說也都是具有積極而進(jìn)步的意義的，國家必須對(duì)此予以大力支持。
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