發(fā)布時(shí)間：2023-06-27 16:02:25
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理規(guī)范化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 規(guī)范化 可行性 探究
一、傳統(tǒng)管理檔案的方法嚴(yán)重阻礙了對信息資源的科學(xué)合理利用
傳統(tǒng)管理檔案的方法主要是指在次年的第一個季度對前一年醫(yī)院工作中的全部檔案信息資料進(jìn)行科學(xué)的整理，并且對其進(jìn)行分門別類的立卷和歸檔。然而，醫(yī)院全年工作總結(jié)中的各項(xiàng)具體數(shù)據(jù)主要還是來源于各科室的各種總結(jié)報(bào)告和統(tǒng)計(jì)方面的報(bào)表，并且只能從眾科室的眾多材料中將所需要的各種數(shù)據(jù)信息提取出來。造成這種復(fù)雜情況的原因主要與以下幾方面有關(guān)：第一，醫(yī)院檔案管理的方法仍然采用的的傳統(tǒng)的管理方法，檔案管理尚未形成一個完整的規(guī)范制約。第二，醫(yī)院各科室的主任大多都是專業(yè)性非常強(qiáng)、技術(shù)水平高超的干部，一般在業(yè)務(wù)管理方面肩負(fù)著重要的責(zé)任，并且還肩負(fù)著對各科室進(jìn)行行政管理的重要使命，但是部分主任對于行政方面的管理工作不熟悉的情況普遍存在，相應(yīng)的便對檔案的收集和整理并不是十分的清楚，再加上行政管理工作本身與和各科室的業(yè)務(wù)工作聯(lián)系并不密切，便使得科室內(nèi)的主任在行政管理工作中的狀態(tài)是十分的被動，檔案的管理工作也就更難形成科學(xué)的體系。因此，在醫(yī)院檔案的管理中對信息收集不全面、重復(fù)利用信息等現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。為確保能夠更好的利用醫(yī)院檔案信息資源，更好的為人民服務(wù)，醫(yī)院就必須對新的管理檔案的方法和有效途徑進(jìn)行深入的探究，從而保證醫(yī)院檔案信息的不會流失，并且不斷充實(shí)醫(yī)院在衛(wèi)生方面的信息，從而能夠最大限度的保證醫(yī)院檔案信息資源使用價(jià)值的有效發(fā)揮。
二、將收集檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到各科室的管理上
為更好的適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展需要，和基于一切為了病人的服務(wù)理念，醫(yī)院逐漸形成了以各科室的龍頭管理模式，并且將收集檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到各科室的管理上面。同時(shí)為保證更好的為臨床一線服務(wù)，醫(yī)院檔案收集工作就必須有所改變和提高，通過更上一個全新的臺階，來實(shí)現(xiàn)信息資料的系統(tǒng)化、科學(xué)化、完整化的收集和整理，并且醫(yī)院的檔案管理工作朝著更加規(guī)范化和科學(xué)化的方向發(fā)展。利用這種方法不僅可以將各科室的具體情況系統(tǒng)化的反映出來，并且還能通過報(bào)表中的具體數(shù)據(jù)及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題，并采取針對性的措施進(jìn)行及時(shí)的整治，從某種意義上講這非常有利于科室主任全面掌握各項(xiàng)情況，是做好總結(jié)性報(bào)告和提高報(bào)告水平的重要依據(jù)。
三、醫(yī)院各科室檔案管理工作規(guī)范化、可行性的嘗試
根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況和經(jīng)濟(jì)條件，可以建立專門的檔案室評審，不僅與目前醫(yī)院所進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生條件改革相應(yīng)，并且將檔案工作的管理工作在每個科室內(nèi)滲透，從而最大限度的發(fā)揮重要作用。一方面，它完全不需要動用科室大量的人力、物力以及時(shí)間去進(jìn)行各項(xiàng)資料的整理和收集，也不需要專門人員去進(jìn)行管理，只需要制定科室內(nèi)的一個技術(shù)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)不耽誤自己工作任務(wù)完成的同時(shí)，花費(fèi)少量時(shí)間在表格內(nèi)容和要求的提示下，將科室工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)通過文字記載的方式真實(shí)的記錄下來。另一方面，表格的填寫對于推動科室的工作的進(jìn)展、主任的管理、新業(yè)務(wù)新技術(shù)的科學(xué)研究以及行政管理等具有非常重要的作用。
四、有效解決醫(yī)院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑
醫(yī)院科室的檔案管理工作對管理整個醫(yī)院都起著非常積極的作用，但是任何新事物的出現(xiàn)和發(fā)展的過程都不是一帆風(fēng)順的，都是在艱y困陷中逐漸成長和發(fā)展起來的，醫(yī)院檔案的管理也不例外。因此，相關(guān)的檔案管理者要積極的開動腦筋，使檔案管理的工作在大多數(shù)人的支持、理解中獲得不斷的發(fā)展。第一，要得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和各科室主人的理解和大力支持，通過采取各個擊破的方式，并將實(shí)踐付諸于行動中，使他們都能夠?qū)@項(xiàng)工作有所了解，明白其中所蘊(yùn)藏的重要意義和目的，并將具體的實(shí)施辦法講解清楚，在此基礎(chǔ)上對他們進(jìn)行一定的動員，確保其能夠積極主動的接受這項(xiàng)工作。第二，在非常具有代表性的醫(yī)院進(jìn)行試點(diǎn)，并與其他未采用這種方法科室在年終的評比活動中進(jìn)行科學(xué)有效的對比，從而將其本身的對醫(yī)院管理發(fā)展的重要作用凸顯出現(xiàn)，為檔案管理工作在醫(yī)院整個管理的正常實(shí)行打下牢固的基礎(chǔ)。
五、結(jié)語
隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速，以計(jì)算機(jī)為載體的電子信息技術(shù)獲得了巨大的進(jìn)步。檔案作為醫(yī)院管理中的至關(guān)重要的組成部分，是醫(yī)院得以正常運(yùn)行和發(fā)展的重要保障。為適應(yīng)社會發(fā)展和醫(yī)院的實(shí)際需要，必須加強(qiáng)對醫(yī)院檔案的管理，使其能夠根據(jù)管理工作的重心，有針對性的展開工作，通過重點(diǎn)分析隱藏在其中重點(diǎn)問題，做出科學(xué)的決策以此來有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作朝著科學(xué)化的管理方向發(fā)展。綜上所述，本文通過對醫(yī)院檔案管理工作的重要性進(jìn)行了仔細(xì)、科學(xué)的分析，并在此基礎(chǔ)上經(jīng)過深入的分析和考慮，從傳統(tǒng)管理檔案的方法嚴(yán)重阻礙了對信息資源的科學(xué)合理利用、將收集檔案工作的重心轉(zhuǎn)移到各科室的管理上、醫(yī)院各科室檔案管理工作規(guī)范化、可行性的嘗試以及有效解決醫(yī)院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑等方面對醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的可行性進(jìn)行了科學(xué)有效的探究，從而為醫(yī)院檔案管理水平的有效提升和新時(shí)期醫(yī)院的健康發(fā)展具有非常重要的意義。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化
科學(xué)化規(guī)范化的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)改革開放的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，很多人在認(rèn)識上存在一個誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識。多年來，檔案管理工作對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度改革發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。要規(guī)范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發(fā)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會進(jìn)步發(fā)揮更大作用。
一、全面普查案卷
這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復(fù)現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。
二、提高案卷質(zhì)量
不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。
三、注意有效的維護(hù)全宗的完整性
在堅(jiān)持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護(hù)全宗的完整性?！耙晕覟橹鳌钡臍w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
四、嚴(yán)格立卷歸檔原則
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。
二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
五、用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”
用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。例如：擬寫關(guān)于廠房基礎(chǔ)建設(shè)施一事的關(guān)鍵詞有人寫“基本建設(shè)”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設(shè)”在進(jìn)行計(jì)算機(jī)后控時(shí)統(tǒng)一規(guī)范為“基建”。還可利用計(jì)算機(jī)“活動增加”的功能把一些不規(guī)范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標(biāo)引速度慢，計(jì)算機(jī)自動標(biāo)引不準(zhǔn)確的缺點(diǎn)，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調(diào)查檔案全宗的保管狀況。這項(xiàng)工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數(shù)量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發(fā)展趨勢：比如設(shè)備的增添、面積的擴(kuò)建等，為全宗的科學(xué)排放做好“硬件”規(guī)劃。
六、實(shí)施“以我為主”的歸檔原則
實(shí)現(xiàn)檔案保管的完整化、價(jià)值的最大化和檢索的便捷化是當(dāng)代檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)。近似公文的重復(fù)、立卷的無序無疑成為阻礙檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大障礙，推行“以我為主”的歸檔方式則是解決這一問題的關(guān)鍵所在。
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長期堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。
在實(shí)際工作中，不僅要嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，更要注意處理好以下三點(diǎn)問題：
首先：要避免檔案的無序及混亂，就應(yīng)從準(zhǔn)確掌握文件歸檔時(shí)機(jī)著手，明確劃分已經(jīng)完成的任務(wù)文件及未完成的。為已經(jīng)完成現(xiàn)行階段任務(wù)的文件予以立卷或歸檔。其次：要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立文件歸檔的重點(diǎn)，進(jìn)行明確合理的分工，注意區(qū)分文件與資料。在工作中，會遇到許多在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，這就要求我們有針對性的對文件進(jìn)行分類整理，減少歸檔中出現(xiàn)的重復(fù)現(xiàn)象，降低信息冗余度，實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化，提高檢索效果。
七、提高人員素質(zhì)
檔案管理人員對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。
當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進(jìn)了檔案管理，現(xiàn)代化的進(jìn)程，為初步建成計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化；可行性分析
醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中非常重要，醫(yī)院作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中一個重要的環(huán)節(jié)，不能被忽略。在醫(yī)院的建設(shè)中，要重視醫(yī)院檔案管理，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，熱門對醫(yī)院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫(yī)院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫(yī)院檔案管理的過程中，對規(guī)范化有著較高的要求，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，這樣對醫(yī)院檔案的使用也是有利的，也會減少醫(yī)院檔案丟失的情況，在檔案管理上規(guī)范化是一個重要的發(fā)展趨勢。
1 醫(yī)院檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中是非常關(guān)鍵的，醫(yī)院檔案主要是記錄醫(yī)院的具體工作情況，對醫(yī)院的患者基本情況進(jìn)行記錄，醫(yī)院檔案還可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策作出貢獻(xiàn)，除此之外，對醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)也有著重要的影響，在醫(yī)院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫(yī)院檔案管理是無法發(fā)揮作用的。現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理中存在著很多不規(guī)范的行為：
首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫(yī)院的不重視，這樣就導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理人員有些是借調(diào)，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導(dǎo)致了檔案管理面臨著規(guī)范化的問題。其次，在醫(yī)院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導(dǎo)致了有很多的醫(yī)院檔案存在著丟失的情況，在出現(xiàn)問題的時(shí)候沒有可以參考的依據(jù)。
再次，醫(yī)院檔案管理在機(jī)制上缺乏統(tǒng)一性，醫(yī)院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫(yī)院檔案管理有著特殊性，因?yàn)獒t(yī)院檔案的種類較多，就導(dǎo)致了檔案管理的時(shí)間和程度是不同的，在有限的時(shí)間中，其他的檔案就無法進(jìn)行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進(jìn)行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進(jìn)行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。
最后就是醫(yī)院檔案的設(shè)備存在著落后的現(xiàn)象，由于醫(yī)院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時(shí)進(jìn)行設(shè)備的更新，在管理設(shè)備上就存在著落后的現(xiàn)象，在信息化設(shè)備出現(xiàn)的今天，醫(yī)院的檔案管理已經(jīng)無法滿足醫(yī)院發(fā)展的要求。大部分醫(yī)院的管理設(shè)施還是比較落后的。仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體與傳統(tǒng)的書面檔案管理方法，受保存地點(diǎn)的環(huán)境、濕度影響較大，同時(shí)保存時(shí)間段較短。海量的患者檔案嚴(yán)重的占用了醫(yī)院有限的檔案管理資源，保存與管理設(shè)施的落后直接導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂，嚴(yán)重制約了醫(yī)院正常的工作秩序。
2 醫(yī)院檔案管理規(guī)范化可行性的分析
2.1 保存?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案有利于進(jìn)行規(guī)范化的管理
醫(yī)院檔案有很多的用處，是醫(yī)院發(fā)展的依據(jù)，利用傳統(tǒng)的手段保存的檔案在整個醫(yī)院發(fā)展中是十分關(guān)鍵的，從這些檔案中可以看出醫(yī)院的發(fā)展歷史，也可以從這些傳統(tǒng)的檔案中找到醫(yī)院檔案管理中存在的問題及時(shí)的解決。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理雖然面臨著不規(guī)范的問題，但是由于由很多的紙質(zhì)檔案都保存下來，這樣可以作為醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的必要依據(jù)，在對醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的過程中，要將整個醫(yī)院的檔案進(jìn)行有序的整合，按照患者的病情進(jìn)行分類，這樣就可以將檔案進(jìn)行劃分，還可以根據(jù)實(shí)際的需要，將檔案按照就診的時(shí)間進(jìn)行劃分，總之，可以按照醫(yī)院的正常標(biāo)準(zhǔn)對醫(yī)院檔案進(jìn)行分類，保證醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。
2.2 利用傳統(tǒng)的模式建立統(tǒng)一的管理體系
傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統(tǒng)一的管理，在整個醫(yī)院檔案管理的過程中，要想進(jìn)行規(guī)范化的管理，就要建立統(tǒng)一的管理體系，參照傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式可以將醫(yī)院檔案管理中存在的問題進(jìn)行合理的解決。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規(guī)劃，對這些問題進(jìn)行分析和研究，將有利的一面應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統(tǒng)檔案中出現(xiàn)的問題，完善檔案管理體系，對整個醫(yī)院檔案管理有著重要的影響。
有的醫(yī)院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫(yī)院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統(tǒng)一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫(yī)院所有的檔案都納入到統(tǒng)一的檔案管理體系當(dāng)中來。在新的規(guī)范化檔案管理中，正好需要建設(shè)統(tǒng)一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎(chǔ)重新建立一個管理體系，只需要設(shè)立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規(guī)范化管理的程序。
2.3 科技的運(yùn)用使管理更加方便
傳統(tǒng)的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時(shí)也比較麻煩，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)電子化管理，醫(yī)院逐步建立了檔案數(shù)據(jù)庫。電子檔案管理可以節(jié)省大量的存儲空間，同時(shí)減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應(yīng)該和傳統(tǒng)檔案管理結(jié)合起來，對于特殊的檔案實(shí)行數(shù)據(jù)庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應(yīng)了科技發(fā)展的要求，使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院管理的科學(xué)化、規(guī)范化。
2.4 可以為規(guī)范化管理節(jié)約資金，減少浪費(fèi)
由于過去投入不足等原因，導(dǎo)致醫(yī)院相關(guān)的檔案保存管理設(shè)備不齊全，保管條件不達(dá)標(biāo)，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫(yī)院相關(guān)檔案的管理與保存。新的規(guī)范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進(jìn)行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設(shè)備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫(yī)院以前本身并不具有這些相關(guān)的設(shè)備與儀器，在一定程度上避免了設(shè)備的折舊與浪費(fèi)。由于設(shè)備與管理人才的缺失，正好可以引進(jìn)最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統(tǒng)。
3 結(jié)論
在當(dāng)前的情況下，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們對醫(yī)療水平需求的提高，以及正在進(jìn)行的醫(yī)改等活動，對醫(yī)院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫(yī)院要充分把握好這次改革的機(jī)遇，通過對規(guī)范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫(yī)療水平的進(jìn)步提供充實(shí)的保障。
參考文獻(xiàn)
檔案工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，規(guī)范化的檔案管理是醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)，良好的檔案工作狀況是醫(yī)院加強(qiáng)管理、提高管理水平的重要基礎(chǔ)和可靠保證。醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理，是作為醫(yī)院管理基礎(chǔ)工作的首要問題。
1 結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，強(qiáng)化法制觀念和檔案意識，依法集中統(tǒng)一管理檔案。按照《檔案法》、《云南省檔案法規(guī)》要求，醫(yī)院廣泛進(jìn)行宣傳，多次舉辦相關(guān)法律法規(guī)、專業(yè)知識的培訓(xùn)班，增強(qiáng)職工的法制觀念和檔案意識；通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、答題、考試等多種形式，豐富和提升檔案管理人員的基本素質(zhì)和管理創(chuàng)新能力。定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)，并將之融會貫通于檔案日常管理工作，為醫(yī)院科學(xué)化管理奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2 建立健全和完善各項(xiàng)規(guī)章制度。檔案管理制度規(guī)范化是確保檔案的及時(shí)收集、安全保管和有效利用的基礎(chǔ)，做好檔案工作主要的問題就是要制訂符合工作實(shí)際的檔案工作管理規(guī)章制度及行之有效的工作制度，科學(xué)的檔案工作管理制度是做好檔案工作的基本依據(jù)。建立和完善《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案安全保密制度》等管理制度及檔案的規(guī)檔范圍、整理分類和保管期限，規(guī)范的工作程序，使檔案的收、管、用工作在規(guī)范化、制度化的軌道上進(jìn)行。
檔案工作管理制度同醫(yī)院相關(guān)的管理制度相銜接，成為醫(yī)院管理制度的有機(jī)組成部分，從不同的側(cè)面、不同的角度去實(shí)現(xiàn)總體的醫(yī)院管理目標(biāo)，從而形成一個總體管理制度體系。檔案工作管理制度應(yīng)該同醫(yī)院管理各項(xiàng)制度銜接并重；應(yīng)該同工作人員崗位責(zé)任制相銜接，把檔案工作管理制度納入有關(guān)人員崗位責(zé)任制，以引起大家的重視；把檔案工作任務(wù)的完成和質(zhì)量同有關(guān)人員的個人經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，確保檔案工作管理制度落到實(shí)處，以奠定醫(yī)院管理的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3 落實(shí)《檔案法》有關(guān)條款，規(guī)范基礎(chǔ)管理。按照《檔案法》規(guī)定，統(tǒng)一由文書形成部門立卷歸檔，其目的在于：完整系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全的管理相關(guān)職能部門辦畢待歸檔的公文材料，便于工作需要時(shí)能迅速準(zhǔn)確地調(diào)用參考，并循序漸進(jìn)不斷構(gòu)建起醫(yī)院剛剛過去的工作活動的歷史面貌。醫(yī)院由相關(guān)職能部門兼職檔案員立卷，可以充分發(fā)揮熟悉各類檔案文件材料形成全過程的優(yōu)勢，以保證文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，從基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上提高案卷質(zhì)量，因?yàn)橄嚓P(guān)職能部門是醫(yī)院工作活動的具體事務(wù)承辦者，不論來文還是發(fā)文，都能夠掌握其來龍去脈和內(nèi)在聯(lián)系。檔案科統(tǒng)一對全院各檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行組織、檢查、指導(dǎo)，一定程度了解相關(guān)職能部門的基本工作程序和內(nèi)容，對職能交叉、辦文程序不規(guī)范等有一個較清晰的指導(dǎo)思路。實(shí)踐證明，規(guī)范基礎(chǔ)管理，是更好地為醫(yī)院管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的首要前提。
一、完善管理制度，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)
檔案管理工作在事業(yè)單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的收集與整合，以方便事業(yè)單位對企業(yè)內(nèi)部人員的控制與管理。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的過程中建立起有效的管理制度是關(guān)鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業(yè)單位中一般缺乏有效的發(fā)展空間，很少有事業(yè)單位會關(guān)注單位內(nèi)部檔案管理制度的創(chuàng)新與完善，因此大部分事業(yè)單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關(guān)工作人員應(yīng)積極的對事業(yè)單位檔案管理制度進(jìn)行一定的完善，使得有關(guān)工作人員可以在制度的規(guī)范下進(jìn)行具體的工作。這是事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)。（2）建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也融入到了社會生活的方方面面。因此在進(jìn)行檔案管理的過程中，有關(guān)人員也應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用其中建立起有效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機(jī)的聯(lián)系到一起，提高事業(yè)單位檔案管理與應(yīng)用的效率。
二、搞好管理分類，做好檔案歸檔
檔案在進(jìn)行管理的過程中要進(jìn)行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實(shí)際的工作過程中有關(guān)工作人員應(yīng)搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內(nèi)容，檔案的先后順序，檔案的實(shí)際情況等進(jìn)行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應(yīng)用有著一定的幫助作用。因此在進(jìn)行檔案分類的過程中，有關(guān)人員應(yīng)對檔案的分類進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，并采取科學(xué)的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)。因此為了保障檔案歸檔的質(zhì)量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)針對檔案的歸檔建立起有效的規(guī)章制度，以明確檔案調(diào)取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現(xiàn)。
三、嚴(yán)格檔案整理，堅(jiān)持科學(xué)管理
檔案在進(jìn)行存放的過程中，要進(jìn)行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點(diǎn)，存放方式等進(jìn)行更改，同時(shí)還要對一些受損檔案進(jìn)行修復(fù)，對一些過期檔案進(jìn)行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格檔案整理工作，對檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，針對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的修正，采用更加科學(xué)的方式進(jìn)行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時(shí)間順序等進(jìn)行合理的整理。
四、加強(qiáng)法律宣傳，搞好保密工作
檔案中涉及到了事業(yè)單位工作人員的各項(xiàng)隱私信息，因此事業(yè)單位在對檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業(yè)單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產(chǎn)生認(rèn)識，提高檔案管理的規(guī)范程度。其次，檔案管理人員應(yīng)在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進(jìn)行嚴(yán)格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關(guān)檔案管理人員在對檔案進(jìn)行銷毀的過程中，應(yīng)保障銷毀的徹底性，要在多人監(jiān)督的情況下進(jìn)行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機(jī)會。
五、完善檔案室建設(shè)，注重服務(wù)質(zhì)量
紙質(zhì)檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時(shí)由于紙質(zhì)檔案容易受到外界因素影響，經(jīng)常會產(chǎn)生發(fā)霉，受潮的現(xiàn)象。因此有關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對檔案的存放地點(diǎn)進(jìn)行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設(shè)，避免檔案因存放不當(dāng)造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質(zhì)量有著密切的關(guān)系，因此有關(guān)檔案管理人員應(yīng)積極的學(xué)習(xí)檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)，注重提高服務(wù)的質(zhì)量，使得事業(yè)單位檔案管理工作可以取得長足的進(jìn)步。
六、建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)信息管理
紙質(zhì)的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，建立電子檔案成為了事業(yè)單位檔案管理的主要工作。在進(jìn)行工在的過程中，有關(guān)管理人員通過信息錄入的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案存放在計(jì)算機(jī)中，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與各部分進(jìn)行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進(jìn)了事業(yè)單位檔案規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。
[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理；二級學(xué)院；規(guī)范化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119
[中圖分類號]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-02
1 教學(xué)檔案概述
教學(xué)檔案是指二級學(xué)院本科教學(xué)科研以及學(xué)生管理過程中所自然形成的具有存在價(jià)值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價(jià)值的文檔資料對學(xué)校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時(shí)間的推移，學(xué)院的發(fā)展，最終一點(diǎn)一滴累積得到的，真實(shí)地記錄了二級學(xué)院的發(fā)展軌跡。
2 教學(xué)檔案的作用
隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學(xué)院辦學(xué)的自和管理權(quán)也隨之加大，相關(guān)教學(xué)管理工作的范圍也逐漸擴(kuò)展。而教學(xué)檔案的收集管理及保存工作，作為學(xué)院管理工作的重要組成之一，應(yīng)該得到相關(guān)學(xué)校管理人員的重視。
隨著學(xué)院管理范圍的不斷擴(kuò)大，許多教學(xué)、行政相關(guān)文件及實(shí)施都由二級學(xué)院進(jìn)行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)和改變，二級學(xué)院的在檔案管理工作出現(xiàn)很多亟待解決的問題。自我國進(jìn)入21世紀(jì)以來，高等院校的格局組成發(fā)生了很大變化，二級學(xué)院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價(jià)值的資料文檔，必須得到二級學(xué)院的高度重視。因?yàn)闄n案是回顧總結(jié)和評估教學(xué)的重要依據(jù)，而且通過研究學(xué)習(xí)檔案能不斷提高教學(xué)水平。這就是檔案作為紙質(zhì)資料的重要意義，要通過自身的優(yōu)秀管理，嚴(yán)格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學(xué)院中完整的檔案管理系統(tǒng)。并且還要引進(jìn)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)工具，這樣才能真正做好高校二級學(xué)院的檔案的管理工作。
3 教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容
3.1 學(xué)院的管理類文檔
管理類檔案有學(xué)院教學(xué)相關(guān)資料、學(xué)院的管理機(jī)制、學(xué)院設(shè)施管理、各類學(xué)院會議的文字記錄以及學(xué)院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。
3.2 教學(xué)科研類檔案
教學(xué)科研類檔案作為學(xué)院教學(xué)工作的一個重要組成部分，包括教學(xué)中的成果與改革創(chuàng)新、研究課題申報(bào)立項(xiàng)的驗(yàn)證資料以及科研成果取得的證書等關(guān)于科研類的檔案文檔。
3.3 教學(xué)日常運(yùn)行的管理類檔案
主要包括教師的每日課程狀態(tài)、課程教案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)事故等有關(guān)資料，同時(shí)也包括各個學(xué)科的專業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)質(zhì)量的管理材料、實(shí)踐教學(xué)材料等。
3.4 學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)考核、畢業(yè)設(shè)計(jì)類的文檔
其中存放有全部學(xué)生學(xué)籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業(yè)設(shè)計(jì)的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。
4 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施
4.1 設(shè)備管理人員要配備齊全
本科教學(xué)檔案資料庫的構(gòu)建，本身就是一項(xiàng)日?；慕虒W(xué)管理工作，需要長期進(jìn)行歸檔存檔。所以相關(guān)工作人員必須重視起來，由院長等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督管理，制定相關(guān)管理規(guī)則，成立獨(dú)立的機(jī)構(gòu)管理工作，要做到任務(wù)分工明確，落實(shí)好每個管理人員的任務(wù)，責(zé)任到人，長久地定期檢查工作。
為了更好地管理二級學(xué)院本科的教學(xué)工作，加強(qiáng)學(xué)院教學(xué)檔案管理，建議學(xué)院必須成立專門檔案室，專門進(jìn)行存檔歸檔等工作，并要依據(jù)相關(guān)檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因?yàn)闄n案資料大多是紙質(zhì)文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關(guān)的調(diào)節(jié)溫度濕度的設(shè)備，則要把溫度的變化控制在2℃之內(nèi)，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。
4.2 建立并完善檔案管理的相關(guān)制度
檔案管理工作下放到二級學(xué)院后，相關(guān)工作便成了學(xué)院教職工教學(xué)工作必不可少的一部分內(nèi)容，需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。二級學(xué)院自不斷擴(kuò)大，相關(guān)管理體系和制度也要進(jìn)行適應(yīng)性的改變。
從目前情況來看，大多數(shù)二級學(xué)院并未在此問題上進(jìn)行改善，仍然存在諸多相關(guān)問題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，加快完善相關(guān)管理制度。具體的著力點(diǎn)應(yīng)該在二級學(xué)院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負(fù)責(zé)，職責(zé)也不明確，教學(xué)檔案沒有進(jìn)行及時(shí)整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學(xué)校的檔案管理工作中時(shí)有發(fā)生，降低了檔案管理工作的意義。
建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)院在擁有更多自的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇面對挑戰(zhàn)，真正做好學(xué)院檔案管理工作，結(jié)合自身的實(shí)際情況和相關(guān)檔案管理的規(guī)則要求，制定一套符合自身發(fā)展的制度規(guī)則。在管理機(jī)構(gòu)的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性。
4.3 嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容，明確教學(xué)檔案收集入檔的時(shí)間點(diǎn)
確定歸存內(nèi)容，建立“本學(xué)科教學(xué)基本原始資料庫”目錄，這是建設(shè)本科教學(xué)基本資料庫的第一步。從各學(xué)院有第一屆本科生的學(xué)期開始，二級學(xué)院本科教學(xué)資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時(shí)間是由資料本身的存在價(jià)值所決定的，要對各類文檔資料進(jìn)行分類歸檔，劃分不同的保存時(shí)間。對于那些關(guān)于學(xué)院發(fā)展和建設(shè)的資料要長期保存，如重大事件或者優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文；對于學(xué)生考卷或者一般類畢業(yè)設(shè)計(jì)論文，保存4年即可；對于學(xué)生日常的實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)等相關(guān)資料保存至學(xué)生畢業(yè)后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。
對于一些日常的教學(xué)資料文檔，一般在學(xué)期末進(jìn)行歸檔整理，但要注意對一些跨學(xué)期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學(xué)季，學(xué)校都會對各學(xué)院本科的檔案庫進(jìn)行檢查和評價(jià)。在學(xué)期中，學(xué)院也會根據(jù)管理規(guī)定對各學(xué)院的教學(xué)工作進(jìn)行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時(shí)也會對相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查。因?yàn)閷W(xué)校對二級教學(xué)單位的年度考核很重要的依據(jù)便是本科教學(xué)基本的原始檔案庫的建設(shè)和維護(hù)情況。這樣做能促使檔案庫相關(guān)工作人員積極工作，避免檔案庫建設(shè)完善工作卻無人執(zhí)行的現(xiàn)象。
5 結(jié) 語
教學(xué)檔案工作作為一個本科二級學(xué)院對教學(xué)管理和發(fā)展軌跡的真實(shí)記錄，是對高等學(xué)校教學(xué)水平和管理水平評價(jià)的重要指標(biāo)和依據(jù)，也是高等學(xué)校檔案工作的重點(diǎn)所在。它能真實(shí)記錄整個教育過程，對高校的未來發(fā)展有很好的輔助作用，能為今后的教學(xué)工作提供借鑒。所以，要重視和發(fā)展高校二級學(xué)院教學(xué)檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作流程，及時(shí)建檔歸檔，構(gòu)筑高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的完整體系，并不斷引進(jìn)高科技的管理方式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)快捷便利的管理系統(tǒng)，真正做好檔案管理工作。
主要參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；工作規(guī)范化；管理措施
1引言
在機(jī)關(guān)單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機(jī)關(guān)檔案，它具有重要的保存價(jià)值，并對領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強(qiáng)化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國部分機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實(shí)際需要，還影響到機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要對加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入思考。
2機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義
檔案是機(jī)關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊(duì)伍建設(shè)與管理任務(wù)等實(shí)踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對機(jī)關(guān)單位的新形勢與新要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的進(jìn)步和發(fā)展。第一，機(jī)關(guān)檔案忠實(shí)反映了機(jī)關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機(jī)關(guān)單位的一筆可貴財(cái)富，有利于推動機(jī)關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進(jìn)與加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機(jī)關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機(jī)關(guān)單位發(fā)展的主要?dú)v史脈絡(luò)，及時(shí)跟進(jìn)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機(jī)關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價(jià)值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作的順利開展。同時(shí)具體的單位工作能夠進(jìn)一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國法治建設(shè)的提高與完善，各級機(jī)關(guān)單位的檔案意識不斷增強(qiáng)，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機(jī)關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時(shí)歸納和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，獲取了突出的工作業(yè)績。第三，規(guī)范化的機(jī)關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國法律法規(guī)的日益完善，機(jī)關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機(jī)關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為其進(jìn)一步發(fā)展帶來了機(jī)遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。
3提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑
3.1完善現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案的管理體制
從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機(jī)關(guān)單位涉及的所有需要?dú)w檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細(xì)節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時(shí)間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時(shí)處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細(xì)節(jié)化明晰的歸檔細(xì)則，加強(qiáng)檔案資料信息的完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性。
3.2科學(xué)分類資源，完善檢索體系
首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時(shí)率與完整率是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補(bǔ)充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)要求來設(shè)立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數(shù)據(jù)庫，按照現(xiàn)實(shí)要求設(shè)置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫。
3.3引進(jìn)和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對檔案進(jìn)行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計(jì)檔案年報(bào)的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計(jì)一系列適用于本單位實(shí)際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實(shí)施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。
4結(jié)語
隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動機(jī)關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。
作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局
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一、檔案管理規(guī)范化發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題
檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，卻缺乏統(tǒng)一的、系統(tǒng)的建設(shè)。并造就許多問題的出現(xiàn)，阻礙著檔案管理工作的發(fā)展，使其欠缺管理的規(guī)范性。下文將針對檔案管理規(guī)范化的問題進(jìn)行具體的分析。
1、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善
檔案管理系統(tǒng)復(fù)雜而龐大僅僅依靠人力無法進(jìn)行高效有序的管理，并且隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展電子文件與電子文檔大量涌現(xiàn)，運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往無法保證管理的規(guī)范化，盡管目前信息化管理方法已經(jīng)推展開來，但是依然存在許多問題。首先是硬件設(shè)施及設(shè)備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎(chǔ)條件。其次是軟件設(shè)施，主要問題是檔案管理系統(tǒng)功能不健全或者是軟件程序復(fù)雜，這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)、歸檔、借閱等造成不便，有時(shí)可能會因?yàn)橄到y(tǒng)的不完善導(dǎo)致檔案丟失等，嚴(yán)重破壞了檔案管理的規(guī)范化。
2、管理系統(tǒng)不完善
在新形勢下對檔案管理工作的時(shí)效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化落實(shí)到位。檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，但是當(dāng)今管理檔案管理工作中規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對檔案管理工作的不重視導(dǎo)致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入，進(jìn)而直接影響后期對檔案的利用效果。其次，由于對檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時(shí)沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細(xì)致，有時(shí)甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關(guān)人員的工作職責(zé)與工作內(nèi)容沒有明確的劃分的背景下即使出現(xiàn)了這種錯誤也不一定能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)。
3、檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低
新形勢下組織檔案管理工作的開展，規(guī)范化程度依然較低，其中一個很重要的原因就是相關(guān)工作人員自身素質(zhì)。在許多單位檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，大家經(jīng)常把檔案管理工作看成是一項(xiàng)非常簡單的工作，對于管理的規(guī)范化認(rèn)識并不深入，也正是由于對這種認(rèn)識上的欠缺，導(dǎo)致了檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)程的緩慢。
二、促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展的措施
通過上文的詳細(xì)闡述，對檔案規(guī)范化管理存在的問題也有了一定的了解和認(rèn)識。究其問題存在的實(shí)質(zhì)原因還是因?yàn)橄嚓P(guān)的管理不到位。信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善，并且沿用傳統(tǒng)的檔案管理措施，不能夠與時(shí)展的步伐相接軌。因此首要任務(wù)就是創(chuàng)新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。下文將針對具體的應(yīng)對措施具體闡述。
1、依法管理，建章立制
檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，建立完善的法制系統(tǒng)去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進(jìn)行。社會在進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展，檔案管理工作中的設(shè)備也得到的升級，各項(xiàng)軟硬件的優(yōu)化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質(zhì)檔案、影片檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，無疑是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識和技巧，要多多的充電和再培訓(xùn)，讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法，順應(yīng)形勢需要，堅(jiān)持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用。
2、求實(shí)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)
信息時(shí)代已近悄悄的來臨，我們的生活已經(jīng)離不開信息這個關(guān)鍵詞，工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，讓我們的社會前進(jìn)了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，達(dá)到高效、安全、精準(zhǔn)的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點(diǎn)，運(yùn)用自身的檔案管理知識，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的尾社會、企業(yè)服務(wù)，體現(xiàn)信息社會的優(yōu)勢。
3、科學(xué)規(guī)范，提高效能
檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現(xiàn)它的價(jià)值，也能體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值，而我們檔案管理工作者的價(jià)值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的開發(fā)和利用工作才能得以體現(xiàn)。檔案的利用是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，也是社會發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應(yīng)該要掌握科學(xué)的檔案管理手段，學(xué)會先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進(jìn)性和科學(xué)性，在平時(shí)的工作中要掌握重點(diǎn)，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應(yīng)該更加妥善的保管，可以對其進(jìn)行備份、復(fù)制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設(shè)上也應(yīng)該注重安全性，避免外界條件對檔案造成的不可修復(fù)損害。
