發(fā)布時間：2023-06-30 16:07:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的采購合同規(guī)范管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞:物資采購合同管理
中圖分類號：F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
一、引言
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體系的逐步完善，企業(yè)物資供應(yīng)環(huán)境市場化水平越來越高。由于在物資采購過程中，存在較多風(fēng)險(xiǎn)，通過實(shí)施合同管理，減少采購漏洞，提高管理水平。
二、.合同管理的必要性
(1）合同風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近五年，我國社會經(jīng)濟(jì)因合同欺詐，三角債等誠信缺失所產(chǎn)生的成本約占每年GDP比重的10%-20%。其中因?yàn)楹贤墼p造成的直接經(jīng)濟(jì)損失約55億元，逃避債務(wù)造成的直接經(jīng)濟(jì)損失約1800億元，產(chǎn)品質(zhì)量低劣和售假造成的各種經(jīng)濟(jì)損失約2000億元。在合同履行方面，我國91.4%的企業(yè)不同程度的存在合同糾紛，其中7.1%的企業(yè)合同糾紛在10起以上。這說明信用缺失越來越成為企業(yè)經(jīng)營中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，威脅到了企業(yè)合同履行的安全。
(2）合同管理工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動密切相關(guān)。企業(yè)管理涉及許多方面，但主要是圍繞產(chǎn)、供、銷三個環(huán)節(jié)，而這三個環(huán)節(jié)都是由合同來連接的?？梢哉f，沒有規(guī)范有序的合同行為，企業(yè)就沒有效益可言。
(3）合同法律風(fēng)險(xiǎn)具有可控性。由于合同法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生原因，產(chǎn)生結(jié)果具有約定性，并有法律條文的指導(dǎo)，因而具有很強(qiáng)的預(yù)見性和可控性，可通過構(gòu)建合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范體系，把合同法律風(fēng)險(xiǎn)控制在最小范圍內(nèi)，或從源頭上消除。
三、物資采購合同管理
1. 簽約管理。
對采購合同進(jìn)行分類，并且嚴(yán)格審核重要合同。一般來講，采購合同涉及的款項(xiàng)超過50萬元就算是重大合同，這些合同對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營具有重大的影響，在物資采購合同的管理中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審核，確認(rèn)合同的條款內(nèi)容，防止雙方發(fā)生權(quán)益糾紛。審核的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：一是對合同當(dāng)事人的資格進(jìn)行審核，應(yīng)當(dāng)當(dāng)事人出具各種證明，以證明其有資格代表企業(yè)簽訂合同；二是對采購合同中的物品的種類、質(zhì)量和數(shù)量進(jìn)行審核，要求物品具有詳細(xì)的信息銘牌，計(jì)量必須使用國家設(shè)定有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量單位，質(zhì)量應(yīng)當(dāng)以國家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為主；三是對物品交貨方式條款的審核，一般來講，交貨風(fēng)險(xiǎn)都是由賣家承擔(dān)；四是違約責(zé)任的審核，物資采購合同中都規(guī)定有對方違反合同規(guī)定的處罰方式，應(yīng)當(dāng)注意的是，處罰方式應(yīng)當(dāng)具體；五是價款的支付審核，對價款的如何有效地約定，會直接關(guān)系到合同是否會順利履行；六是合同爭議的解決辦法。
2、履約管理
對于物資采購合同，其合同履行流程中包括兩個非常重要的環(huán)節(jié)：一是貨物驗(yàn)收，買方應(yīng)當(dāng)仔細(xì)檢查物品是否存在質(zhì)量或者數(shù)量上的誤差；二是價款支付復(fù)序，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同規(guī)定的內(nèi)容支付貨款，并且辦理相關(guān)的手續(xù)。如果在合同履行的過程中出現(xiàn)問題，其中一方不能夠正常履行合同的時候，可以尋求法律的援助。
3、結(jié)果管理
首先，應(yīng)當(dāng)妥善的保存合同的原件，這是合同履行過程的必要條件，也是索賠的最直接證據(jù)。而且，合同中一般還會包含一些企業(yè)不愿意公開的商業(yè)機(jī)密，所以對于物資采購合同，應(yīng)當(dāng)配備專門的保管人員。合同一般分類保管。
其次合同管理部門應(yīng)該定期對經(jīng)辦部門簽訂的合同登記臺賬并分類統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確掌握合同業(yè)務(wù)量的基本信息，分析相關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)從而，針對性地開展履行監(jiān)督和檢查工作，及時總結(jié)合同管理中的經(jīng)驗(yàn)，提高合同管理水平。
四、加強(qiáng)物資采購管理的基本措施。
1.做好物資采購合同審核。
（1）對合同當(dāng)事人主體資格的審核。這是首要確認(rèn)的問題，也是防止合同風(fēng)險(xiǎn)的有力措施。因?yàn)楹贤?dāng)事人的資質(zhì)和資格直接關(guān)系到合同簽訂后是否有效、是否能真正履行的先決條件。應(yīng)先要求對方出示營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證及組織代碼證，還要對企業(yè)的生產(chǎn)資格進(jìn)行審查。比如采購雷管、炸藥等火工品，對方須有國防科工委頒發(fā)的《民用爆破器材生產(chǎn)企業(yè)憑照》和國家煤礦安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局頒發(fā)的《煤礦礦用產(chǎn)品安全標(biāo)志證書》。采購煤礦專用機(jī)電設(shè)備、支護(hù)產(chǎn)品、通風(fēng)材料、輸送皮帶等井下礦用產(chǎn)品，對方須有煤安標(biāo)志證書。
（2）對合同標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量條款的審核。審查標(biāo)的條款時，不僅要有貨物名稱，還須加上貨物牌號、商標(biāo)、型號、規(guī)格、品種、生產(chǎn)廠家等。數(shù)量條款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等國家沒有計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量單位。根據(jù)標(biāo)的特點(diǎn)，有些還需注明標(biāo)的正負(fù)誤差、合理磅差等。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款中采用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，要寫明標(biāo)準(zhǔn)名稱、代號或編號。
（3）合同標(biāo)的物交（提）貨方式條款的審核。我國《合同法》對于買賣合同的動產(chǎn)標(biāo)的物采用交付主義，即交付之前由出賣人承擔(dān)，交付之后由買受人承擔(dān)。如果采用送貨的交貨方式，那么貨物在途中的風(fēng)險(xiǎn)由出賣人承擔(dān)；如果采用自提方式，那么貨物回途的風(fēng)險(xiǎn)由買受人承擔(dān)。所以，交（提）貨方式條款中，作為產(chǎn)品買受方來說，盡量約定由對方送貨的方式。
2.實(shí)行物資采購合同管理。
在研究和建立合同管理模式時，要注意其可操作性，不脫離現(xiàn)狀又不停留于現(xiàn)狀，從現(xiàn)狀向既定的目標(biāo)過渡。力求現(xiàn)實(shí)性與超前性相統(tǒng)一，理論性操作性與實(shí)際可操作性相統(tǒng)一，既滿足現(xiàn)實(shí)應(yīng)用的要求又為以后的發(fā)展留有余地。力求避免停留在浮淺的表面分析、現(xiàn)象羅列和一般化經(jīng)驗(yàn)總結(jié)上，要著力于目標(biāo)管理和系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)論的運(yùn)用上，由此可達(dá)到以下三個目的：（1）探索一個具有科學(xué)性、可行性和階段性的管理目標(biāo)；（2）制訂一個具有整體性、層次性、協(xié)調(diào)性和開放性的完整管理體系；（3）確立一個具有動態(tài)的，受信息調(diào)節(jié)而又符合法律規(guī)范的控制體系。
在企業(yè)的對外經(jīng)濟(jì)合同中，應(yīng)把所有的物資采購業(yè)務(wù)納入合同管理，把主要注意力集中到提高企業(yè)整體效益上，對反映經(jīng)濟(jì)活力契約化水平的各項(xiàng)指標(biāo)實(shí)行全額管理。主要包括以下要求：一是規(guī)范使用合同文本。二是實(shí)行合同全過程管理。三是運(yùn)行業(yè)務(wù)合同化機(jī)制。
3. 加強(qiáng)物資采購合同管理的管理職能
全面貫徹落實(shí)“管理第一位”，實(shí)現(xiàn)“兩個根本轉(zhuǎn)變”指導(dǎo)思想，強(qiáng)化責(zé)任意識、精細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實(shí)創(chuàng)新，做到以事前法律防范、事中法律控制為主、事后法律補(bǔ)救為輔的原則，認(rèn)真履行合同管理職責(zé)。合同管理人員要熟悉業(yè)務(wù)，將合同管理滲透到業(yè)務(wù)中，全程監(jiān)控、全程管理、整體把握，幫助解決企業(yè)的經(jīng)營管理過程中的法律問題，當(dāng)好企業(yè)的衛(wèi)士。實(shí)現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)全面、規(guī)范、動態(tài)管理，對風(fēng)險(xiǎn)的程度和范圍進(jìn)行評估，制定應(yīng)急預(yù)案并組織落實(shí)。開展合同管理學(xué)習(xí)交流。舉辦合同管理信息簡報(bào)，案例分析等，共享知識和經(jīng)驗(yàn)。
4.強(qiáng)化物資采購合同的履行監(jiān)管，堵塞管理漏洞。
首先，嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度履行職責(zé)，避免因失職、瀆職而承擔(dān)管理上的責(zé)任；第二，如發(fā)現(xiàn)訂單價格與框架協(xié)議價格約定不符，保留向供應(yīng)商要求返還不當(dāng)?shù)美臋?quán)利，切實(shí)維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。第三、完善制訂違約合同索賠管理制度，嚴(yán)格索賠的審核、審批權(quán)限，規(guī)范索賠流程操作，禁止擅自放棄追索權(quán)。
5. 制訂物資采購合同管理計(jì)劃
物資采購合同管理計(jì)劃中必須要有相應(yīng)的資料，如供應(yīng)商的詳細(xì)資料（如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、中石油電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商成員證、準(zhǔn)入證等），以及這個合同簽訂時的背景信息及物資供應(yīng)戰(zhàn)略等資料。
制定合同進(jìn)度表，此表中應(yīng)包括各類“作業(yè)活動”的描述以及檢查點(diǎn)的確定，當(dāng)要求交貨期非常重要時，還要注明各類“作業(yè)活動”的完成日期。通過此表可使采購方能及時發(fā)現(xiàn)各種偏差并采取糾正措施。“作業(yè)活動”就是指合同實(shí)施過程中必須要進(jìn)行的具體工作或一系列的相關(guān)工作，例如，設(shè)備組裝、測試、包裝、運(yùn)輸?shù)?。它需要持續(xù)的消耗時間來執(zhí)行，而且需要使用資源。
合同預(yù)算，在支出較高的時候，你可能期望供應(yīng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)應(yīng)保持在一個合適的成本范圍內(nèi)，即使沒有這樣一個目標(biāo)存在，采購專業(yè)人員也有責(zé)任來保證適當(dāng)?shù)乜刂瞥杀荆@就要保證成本在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)。被批準(zhǔn)的預(yù)算包括根據(jù)合同支付給供應(yīng)商的款項(xiàng)、應(yīng)急費(fèi)用和工時預(yù)算，這幾項(xiàng)是必須的財(cái)務(wù)支出。
合同質(zhì)量計(jì)劃，它是質(zhì)量管理的原始文件。當(dāng)采購風(fēng)險(xiǎn)不容忽視的物資時，如當(dāng)采用新技術(shù)或使用新供應(yīng)商時，購買方希望能夠?qū)|(zhì)量管理施加影響。這樣，大多數(shù)情況下就應(yīng)該商定一個質(zhì)量計(jì)劃并將它納入合同之中，成為合同項(xiàng)下的完成目標(biāo)。
五、結(jié)束語。
物資采購合同管理工作同業(yè)務(wù)工作既有交叉又相互平行，綜合性較強(qiáng)，涉及面廣。實(shí)施物資采購合同管理時，需要業(yè)務(wù)人員和管理人員的大力配合，通過落實(shí)管理制度，履行崗位職責(zé)，提高物資采購管理水平。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：公共采購；合同；訂立程序
程序化和規(guī)范化是公共采購合同訂立工作的內(nèi)在要求，強(qiáng)化公共采購合同訂立程序的管理已經(jīng)成為一項(xiàng)客觀需求。
一、采購信息
采購信息是公共采購合同訂立的首要步驟。采購活動的法律制度、政策、招標(biāo)公告或采購公告、中標(biāo)公告或成交結(jié)果、供應(yīng)商資格條件、評價方法和標(biāo)準(zhǔn)、投訴處理決定、司法裁決、信息統(tǒng)計(jì)等采購信息能否平等、高效、及時地傳遞到所有符合相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商手中，直接關(guān)系到公共采購合同授予的公正性和公平性，關(guān)系到公共采購合同競爭水平和采購效益的問題。采購人應(yīng)及時采集公共采購的各類信息，交付信息機(jī)構(gòu)進(jìn)行，以有效、便利地進(jìn)行信息遞送。
實(shí)踐中，采購信息應(yīng)把握以下原則：第一，堅(jiān)持平等、公平的原則。采購人可以根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)設(shè)定合理的資格條件，但應(yīng)對所有供應(yīng)商一視同仁，不可人為設(shè)置“歧視性壁壘”，不可提出品牌需求。第二，加強(qiáng)信息工作的監(jiān)督管理，對違反相關(guān)規(guī)定的相關(guān)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。第三，對于的采購信息，應(yīng)積極進(jìn)行“降密”和“去密”處理，最大限度地公開項(xiàng)目的采購信息，從而確保所有具備相應(yīng)資質(zhì)能力的供應(yīng)商參與到項(xiàng)目采購之中，避免尋租和壟斷的滋生，杜絕“電子行業(yè)”和“行業(yè)電子”等問題。
二、遴選供應(yīng)商
遴選供應(yīng)商是直接關(guān)系到采購合同授予是否公正的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)[2]。評標(biāo)委員會或談判小組須依據(jù)評價方法和評價標(biāo)準(zhǔn)等客觀因素，對參與采購的供應(yīng)商資格、報(bào)價、能力進(jìn)行評審，并向采購人提出評審報(bào)告，提出候選單位建議，列明候選單位的優(yōu)先順序；采購人根據(jù)評審報(bào)告和候選單位建議擇優(yōu)確定供應(yīng)商，并將成交結(jié)果通知所有參與單位。
供應(yīng)商遴選過程中應(yīng)注意以下問題：
一方面，供應(yīng)商參與采購的基本資格和條件必須完全具備。《政府采購法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》和《裝備采購條例》等明確規(guī)定了供應(yīng)商參與采購的基本條件，要求供應(yīng)商必須具備具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力；具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會計(jì)制度；具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；要求參加政府采購活動前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄等條件。同時規(guī)定，采購人可以根據(jù)采購項(xiàng)目對供應(yīng)商規(guī)定“特定要求，對供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查?！?/p>
另一方面，為了保障評標(biāo)委員會、談判小組對供應(yīng)商評審工作的順利進(jìn)行，保證評審工作的統(tǒng)一性、公正性和透明性，在招標(biāo)文件或采購公告的同時，應(yīng)明確并公開遴選供應(yīng)商的評審標(biāo)準(zhǔn)。評審標(biāo)準(zhǔn)由一系列評審要素和評審指標(biāo)組成，通常包括以下方面：一是技術(shù)因素，專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量、專業(yè)人員技術(shù)掌握和運(yùn)用程度、制造能力、專業(yè)設(shè)備數(shù)量和制造能力等；二是管理因素，包括供應(yīng)商的管理制度運(yùn)行情況、質(zhì)量管理控制系統(tǒng)運(yùn)行情況、質(zhì)量管理控制能力等；三是價格因素；四是履約保障因素，關(guān)鍵衡量其能否及時有效地履行合同，能否及時進(jìn)行維修保障；最后，對供應(yīng)商信譽(yù)、保密等方面也要設(shè)定嚴(yán)格的評定標(biāo)準(zhǔn)。
三、談判起草合同文本草案
無論采取招標(biāo)，還是采取競爭性談判、單一來源采購和詢價采購等哪種采購方式，都要通過后續(xù)談判明確合同條款。一般來講，公共采購合同文本一般由采購人組織起草完成，并與供應(yīng)商共同協(xié)商和閱簽。
談判起草合同文本草案過程中，應(yīng)當(dāng)注意以下幾個問題：
第一，事無巨細(xì)，詳細(xì)寫明所有協(xié)議內(nèi)容。為了最大限度地避免糾紛的產(chǎn)生，為合同履行、檢驗(yàn)驗(yàn)收、交接交付、糾紛處理等日后工作提供便利和依據(jù)，合同雙方需將所有談判達(dá)成的意見明確寫入公共采購合同文本草案之中。第二，掌握并熟練運(yùn)用談判技巧。第三，組織合同專家參與談判和合同文本的起草工作。公共采購合同涉及技術(shù)、價格、法律、社會實(shí)踐等領(lǐng)域的知識，因此，為了提高談判和文本起草的效率，應(yīng)組織技術(shù)、價格、法律和談判等專業(yè)人員組成談判小組和起草小組，而且應(yīng)保證專業(yè)人員人數(shù)不少于小組的三分之二。第四，保證合同文本內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。
四、審定合同文本草案
由于公共采購關(guān)系到公眾和社會利益，所以公共采購合同文本必須按照特定程序，進(jìn)行嚴(yán)格審查。實(shí)行公共采購合同文本審定制度，是采購主管機(jī)關(guān)（部門）行使管理職責(zé)的具體體現(xiàn)，對促進(jìn)競爭采購，提高合同訂立質(zhì)量具有重要的監(jiān)督和把關(guān)作用，采購合同文本的審定內(nèi)容主要包括合同草案文本的法律依據(jù)、供應(yīng)商的資格條件、技術(shù)狀態(tài)、經(jīng)費(fèi)和價格以及其他合同條款[3]。
審定公共采購合同文本草案過程中，最重要的是嚴(yán)格落實(shí)全面性審查和真實(shí)性審查要求。一方面，嚴(yán)格把握審查內(nèi)容的全面性。如裝備采購合同法規(guī)要求：“裝備采購主管機(jī)關(guān)（部門）應(yīng)當(dāng)按照國家和軍隊(duì)的有關(guān)規(guī)定，對裝備采購合同草案文本的法律依據(jù)、供應(yīng)商的資格條件、裝備技術(shù)狀態(tài)、經(jīng)費(fèi)、價格以及其他合同條款進(jìn)行全面審查。”另一方面，嚴(yán)格審查文字內(nèi)容的真實(shí)性、供應(yīng)商資格的真實(shí)性以及供應(yīng)商遴選過程的真實(shí)性。文字內(nèi)容不真實(shí)，違背采購人真實(shí)意圖和公共利益的，應(yīng)立即進(jìn)行改正；供應(yīng)商資格不真實(shí)的，以及選定供應(yīng)商過程不真實(shí)的，應(yīng)當(dāng)取消相應(yīng)的成交通告，并依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。
五、簽訂合同
采購主管機(jī)關(guān)（部門）審定并批準(zhǔn)合同草案文本后，公共采購合同訂立業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂合同。
公共采購合同簽訂過程中，應(yīng)注意以下兩個問題：
一方面，合同簽訂說明采購人和供應(yīng)商之間的要約和承諾已經(jīng)達(dá)成一致，公共采購合同至此宣告成立。但是，由于公共采購合同關(guān)系到公眾、社會和國家的利益，因此要求經(jīng)過雙方、尤其是采購主管機(jī)關(guān)（部門）的簽章后才能獲得法定效力。
另一方面，公共采購合同簽訂主體要適格。公共采購合同簽訂主體適格就是要求代表采購人和供應(yīng)商的簽訂主體要具有法人資格或委托授權(quán)。
六、合同簽章
合同簽章是公共采購合同訂立工作的重要步驟，是合同生效的法定程序?！逗贤ā返?4條第2款規(guī)定：“法律、行政法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)生效的，依照其規(guī)定?！蓖瑫r《裝備采購條例》規(guī)定，“裝備采購合同經(jīng)裝備采購主管機(jī)關(guān)（部門）確認(rèn)后生效”，即“簽訂的裝備采購合同報(bào)總部分管有關(guān)裝備的部門、軍兵種裝備部裝備采購業(yè)務(wù)部門審定，并由裝備采購計(jì)劃部門在合同文本上加蓋合同管理專用章后生效。”借鑒裝備合同經(jīng)驗(yàn)，為了充分維護(hù)社會和國家利益，維護(hù)合同的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，除裝備合同以外的其他公共采購合同也應(yīng)經(jīng)過采購主管機(jī)關(guān)（部門）的簽章確認(rèn)[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采購合同訂立階段的一個重要
標(biāo)志，是最具實(shí)質(zhì)意義的環(huán)節(jié)。公共采購合同具備了法定的生效要件，即具有了法律效力，便對采購人和供應(yīng)商產(chǎn)生預(yù)期的法律約束力。
公共采購合同效力管理工作需要注意以下三個問題：
第一，生效日期。合同生效日期應(yīng)以蓋章日期為準(zhǔn)。第二，公共采購合同文本地位。公共采購合同生效前形成的協(xié)議、紀(jì)要、文件，凡與合同條款有沖突的均無效，相關(guān)內(nèi)容應(yīng)以合同文本的約定為準(zhǔn)。第三，公共采購合同的無效情形。有下列情形之一的，合同無效：一方以欺詐、脅迫手段訂立合同，損害公眾、社會和國家利益的；惡意串通，損害公眾、社會和國家利益的；以合法形式掩蓋非法目的的；違反法律、法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定的；合同當(dāng)事人沒有權(quán)、超越權(quán)或者權(quán)終止后簽訂合同的。合同確認(rèn)無效后，合同雙方應(yīng)當(dāng)相互返還非法取得的財(cái)產(chǎn)；給對方造成損失的，過錯一方應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。
八、合同備案
《政府采購法》第47條規(guī)定：“政府采購項(xiàng)目的采購合同自簽訂之日起七個工作日內(nèi)，采購人應(yīng)當(dāng)將合同副本報(bào)同級政府采購監(jiān)督管理部門和有關(guān)部門備案。”《裝備采購條例》第41條也規(guī)定：“總部分管有關(guān)裝備的部門、軍兵種裝備部應(yīng)當(dāng)在裝備采購合同生效之日起15日內(nèi)，將裝備采購合同報(bào)總裝備部備案。總部分管有關(guān)裝備的部門、軍兵種裝備部應(yīng)當(dāng)對裝備采購合同訂立情況實(shí)施監(jiān)督、檢查?！?/p>
設(shè)立合同備案法律制度的目的，一是通過備案制度便于采購主管機(jī)關(guān)（部門）對公共采購合同訂立情況實(shí)施監(jiān)督檢查，強(qiáng)化合同訂立過程的管理，防止違規(guī)行為的發(fā)生[5]。二是通過合同備案，可以及時了解公共采購合同的訂立情況，采購經(jīng)費(fèi)的控制情況，以及便于采購經(jīng)費(fèi)的及時撥付。三是便于其他供應(yīng)商了解、查閱和掌握采購合同的有關(guān)情況，為社會監(jiān)督提供便利?？傊瑢?shí)行公共采購合同的備案制度對促進(jìn)合同訂立的規(guī)范化管理，提高公共采購合同訂立質(zhì)量具有重要作用。
參考文獻(xiàn)：
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一、健全制度，規(guī)范操作
為加強(qiáng)合同管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，樹立企業(yè)誠實(shí)守信的良好形象，公司制定實(shí)施了《許昌煙機(jī)公司合同管理辦法》并不斷修訂完善。對合同的審核和管理進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，確保合同的規(guī)范性、合法性和科學(xué)性。
根據(jù)《許昌煙機(jī)公司物資采購招標(biāo)管理辦法》規(guī)定，在簽合同前，對采購物資進(jìn)行招標(biāo)。與中標(biāo)單位擬訂合同后，由采購部門填寫“合同審簽表”，并由公司主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審簽?！昂贤瑢徍灡怼迸c合同一起送審計(jì)部門審核，未經(jīng)審計(jì)的合同不得加蓋合同章，合同不生效，財(cái)務(wù)部門不予結(jié)算和付款。健全的合同審計(jì)制度，規(guī)范的操作，不僅使審計(jì)人員在開展合同審計(jì)時有章可循，審計(jì)工作程序更加合理，而且大大提升了審計(jì)工作質(zhì)量。
二、對合同主體進(jìn)行審計(jì)
合同主體的合法性，是確保合同法律效力的前提。為保證合同的有效性、合法性，避免因簽訂無效合同造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，必須對合同主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力等進(jìn)行審計(jì)。
審查簽訂合同的主體。重點(diǎn)審查合同主體是否是依法登記的企業(yè)法人，或依法產(chǎn)生、存在的組織。不與不能獨(dú)立享有經(jīng)濟(jì)權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)的、不具備法定條件的經(jīng)濟(jì)組織（如內(nèi)部車間、分廠等）簽訂合同。
審查合同對方經(jīng)營范圍。重點(diǎn)審查其經(jīng)營范圍是否包括合同標(biāo)的，是否超出了在工商行政管理部門登記注冊的范圍，是否無照經(jīng)營。
審查合同對方主體有無履約能力。對對方的資質(zhì)等進(jìn)行調(diào)查，不與無履約能力的主體簽訂合同。
審查授權(quán)委托人的資格是否合法。經(jīng)公司法人授權(quán)后的委托人方可代表本公司對外簽訂合同。委托人必須按照《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，本著公平互利的原則，在委托權(quán)限及其期限范圍內(nèi)，依法簽訂合同。
三、合同簽訂前進(jìn)行招標(biāo)比價審計(jì)
1、注重對價格信息的收集。根據(jù)物資采購合同審計(jì)的合法性、公平性原則及“貨比三家、比質(zhì)比價”的原則，物資采購合同審計(jì)的重點(diǎn)之一就是價格審計(jì)。
建立合同審計(jì)臺賬，進(jìn)行整理歸檔，對材料及產(chǎn)品價格、供應(yīng)商信息進(jìn)行跟蹤管理。
做好市場調(diào)查，通過報(bào)紙、互聯(lián)網(wǎng)了解價格信息的變動情況，及時掌握第一手資料，防止物資采購中的“暗箱操作”。
2、注重對信息化管理手段的運(yùn)用。為使合同價格審計(jì)更便捷、更規(guī)范，公司信息管理中心的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，為我們在ERP管理軟件上建立了專門的“合同審計(jì)管理系統(tǒng)”及“物資采購招標(biāo)系統(tǒng)”。事先將歷次采購物資的價格、數(shù)量、供應(yīng)商、合同訂單號等情況按物料編碼存入系統(tǒng)，形成采購情況分析曲線圖。每次審計(jì)合同時，把需要采購的物料編碼輸入，該物料以前已采購批次的采購日期、價格、供應(yīng)商、訂單號及審核日期、審核人情況就被自動顯示出來，如價格比原購入價格高，系統(tǒng)會自動提示，以便再次核實(shí)該物料價格。如價格沒問題，通過審計(jì)后在設(shè)定的時期內(nèi)有效。這大大地方便了我們的工作，避免了人工操作可能出現(xiàn)的誤差，減少了差錯率，提高了合同審計(jì)工作效率，保證了審計(jì)工作質(zhì)量。
3、注重對招標(biāo)過程的審查監(jiān)督。根據(jù)《許昌煙機(jī)公司物資采購招標(biāo)管理辦法》的規(guī)定，在一般情況下，小量、小額采購“貨比三家”，在ERP管理系統(tǒng)上進(jìn)行價格比較；批量、大額采購進(jìn)行公開招標(biāo)，由審計(jì)部門牽頭，成立由采購部門、使用部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門為主的評標(biāo)委員會進(jìn)行評標(biāo)。由監(jiān)察室、財(cái)務(wù)部、工會組成的監(jiān)督組對招標(biāo)全過程進(jìn)行監(jiān)督。
審查招標(biāo)程序的合法性及操作的規(guī)范性。采購招標(biāo)是一項(xiàng)嚴(yán)肅認(rèn)真的工作，其程序是否合法、操作是否規(guī)范，直接關(guān)系到招標(biāo)結(jié)果的公正性。審計(jì)中重點(diǎn)審查評標(biāo)委員會是否嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定及《許昌煙機(jī)公司物資采購招標(biāo)管理辦法》開展工作，有無主觀性、隨意性。并在審查合同時將合同與招標(biāo)結(jié)果相核對，確保招標(biāo)結(jié)果落到實(shí)處。
審查招標(biāo)文件的完整性。招標(biāo)文件是簽訂采購合同的重要依據(jù)，內(nèi)容完整的招標(biāo)文件是簽訂采購合同的基礎(chǔ)。應(yīng)重點(diǎn)審查招標(biāo)文件中對投標(biāo)方主體資格、資質(zhì)、履約能力的要求，以及采購物資數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、付款方式等重要內(nèi)容。并在招標(biāo)文件中明確規(guī)定“投標(biāo)文件是中標(biāo)后簽訂合同的一個組成部分，與合同具有同等法律效力”，為以后采購合同的審計(jì)奠定基礎(chǔ)。
審查評標(biāo)辦法的合理性。嚴(yán)格按照《許昌煙機(jī)公司評標(biāo)委員會和評標(biāo)方法暫行規(guī)定》執(zhí)行，出臺合理的項(xiàng)目采購招標(biāo)評標(biāo)辦法。本著公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)的原則，對投標(biāo)單位進(jìn)行評價、比較、分析，選出信譽(yù)好、能夠保證質(zhì)量、按時供貨的供應(yīng)商，這對于保證供貨質(zhì)量、降低采購成本有著至關(guān)重要的作用。
審查中標(biāo)價格的公正性。為公平起見，我們把各投標(biāo)商的投標(biāo)價格輸入ERP“物資招標(biāo)系統(tǒng)”，在保證質(zhì)量、保證售后服務(wù)的前提下，遵循“成本最低原則”，系統(tǒng)自動篩選出最低投標(biāo)價為中標(biāo)價，并保存在系統(tǒng)中，作為下次招標(biāo)的參考價。這樣，既保證了采購物資的質(zhì)優(yōu)價廉，又避免了在物資采購過程中舞弊的發(fā)生。
四、對合同條款的審計(jì)
1、對合同內(nèi)容的審計(jì)。根據(jù)《許昌煙機(jī)公司合同管理辦法》的規(guī)定，對采購合同內(nèi)容的真實(shí)性、合法性、有效性及可行性進(jìn)行嚴(yán)格審查。在合同審計(jì)中，發(fā)現(xiàn)合同有缺陷、合同遺漏必要條款和有不利條款的情況，就及時指出并要求送審部門予以補(bǔ)正；對于不符合審批送審條件的合同，及時對送審部門予以說明并要求送審部門補(bǔ)辦手續(xù)后再送審；對于可行性有疑問的合同，會同技術(shù)、生產(chǎn)等有關(guān)部門慎重研究，得出一致意見，確保采購合同簽訂的可行性、合理性；對違反國家法律，損害企業(yè)利益，顯失公平的“霸王合同”，嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)決查處，避免因該類合同給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)，造成損失。
2、對合同條款的審計(jì)。合同是一種法律文書。依法簽訂的合同，對雙方當(dāng)事人具有法律約束力，當(dāng)事人應(yīng)該按照約定履行自己的義務(wù)。嚴(yán)密的合同條款是履行合同的前提，對采購合同條款進(jìn)行審計(jì)，不僅有利于全面、及時履行合同，而且也可以減少雙方在執(zhí)行合同時發(fā)生爭執(zhí)，避免合同糾紛，從而有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)。
當(dāng)事人雙方名稱或姓名和住址。該條款是對合同主體的明確，也是落實(shí)合同權(quán)利和義務(wù)的前提。主要審查合同單位名稱與中標(biāo)單位是否一致，與所加蓋的合同專用章名稱是否一致。
標(biāo)的。標(biāo)的指采購的物資、設(shè)備、備品備件等，沒有標(biāo)的的合同是無法成立、無法履行的。審計(jì)時，重點(diǎn)審查合同標(biāo)的物資是否與中標(biāo)物資相符，是否按公司計(jì)劃采購，查實(shí)是否屬于無計(jì)劃或超計(jì)劃采購，型號規(guī)格是否齊全規(guī)范。
數(shù)量及質(zhì)量要求。該條款是確定雙方權(quán)利、義務(wù)、責(zé)任大小的關(guān)鍵條款，合同上必須清楚具體地寫明。必須注明確切的數(shù)量及單位，如單位為套、對、盒等，要注明具體數(shù)量。質(zhì)量要求要明確，如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。
價款或報(bào)酬。是指買方獲得標(biāo)的向賣方以貨幣形式支付的代價，包括單價、總價。該條款是采購合同的核心條款。審計(jì)時要重點(diǎn)審查是否按招標(biāo)中標(biāo)結(jié)果簽訂合同，是否進(jìn)行市場調(diào)查、詢價、比價，價格是否含稅，是否高于市場價。如價格過高，駁回合同，采購部門應(yīng)查明原因，與賣方再次進(jìn)行商談，力爭以公道價格采購到高質(zhì)量的物資，最大限度地降低采購成本。
結(jié)算方式及期限。采購合同應(yīng)明確結(jié)算方式和付款期限，不得含糊其辭，同時審查是否按公司結(jié)算規(guī)定執(zhí)行。公司規(guī)定采購合同簽訂原則上都是驗(yàn)貨付款，如遇特殊情況需辦理預(yù)付款，必須先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批方可辦理。付款期限應(yīng)明確是一次性付清，還是分期付款。成套設(shè)備及重要備件是否留有一定比例的質(zhì)保金，質(zhì)保金什么時候付清等。
交付標(biāo)的物的方式、時間、地點(diǎn)。采購合同應(yīng)明確交貨方式、交貨時間、交貨地點(diǎn)。如貨物運(yùn)輸是鐵路還是公路；交貨時間是否具體；交貨地點(diǎn)是許昌站還是公司等。
驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、方法、地點(diǎn)及期限。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)注明是用國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)還是所簽訂的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；是在賣方現(xiàn)場驗(yàn)收還是到貨后在買方驗(yàn)收；驗(yàn)收期限是否約定。
違約責(zé)任及解決辦法。訂立合同時要做到“先小人，后君子”，對采購合同中能夠預(yù)見到的各種不利因素要以條款的方式加以防范，運(yùn)用法律保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。審計(jì)時要注意違約處罰是否明確具體，如違約金的比例、賠償范圍等。解決爭議的方式是否確定，如協(xié)商、仲裁、還是訴訟。
合同生效日期。合同是否經(jīng)雙方委托人簽字并加蓋合同專用章后生效。
一、企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐中的特性問題
根據(jù)物資采購合同管理流程，在企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐中，有些環(huán)節(jié)容易被忽視，有些環(huán)節(jié)容易產(chǎn)生誤區(qū)，有些環(huán)節(jié)有可能產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)較多。這些問題具有物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的特殊性，在物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理中需要特別予以重視。
1.合同談判物資采購合同談判重點(diǎn)關(guān)注的是合同的標(biāo)的物、價款、交付以及質(zhì)量條款。物資采購合同談判容易出現(xiàn)問題的是涉外物資采購，涉外物資采購的特點(diǎn)是采購周期長、標(biāo)的物金額多、運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)大。例如，涉外儀表物資采購合同，要特別注意明確貨幣種類及外匯結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)的物的交付即所謂的收貨、送貨，涉及到貨物風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)、所有權(quán)的轉(zhuǎn)移等諸多問題，談判雙方應(yīng)對交貨方式、運(yùn)輸方式、交貨地點(diǎn)、交貨時間、運(yùn)輸費(fèi)用的承擔(dān)等事項(xiàng)約定明確，防止出現(xiàn)分歧。
2.合同起草企業(yè)對于物資采購合同的起草權(quán)一般都比較重視，合同起草者法律知識水平和運(yùn)用法律實(shí)踐的能力，直接關(guān)系到合同起草與修改，影響合同履行法律風(fēng)險(xiǎn)的控制。因此合同起草是企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理中容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。物資采購合同起草前首先要界定好合同的性質(zhì)。對于物資采購合同的性質(zhì)問題，一般認(rèn)為企業(yè)參與生產(chǎn)經(jīng)營所涉及的物資采購合同屬于有名合同中的買賣合同。但是在對物資采購有特殊要求的情況下，相關(guān)部門一般會先準(zhǔn)備好技術(shù)資料和設(shè)計(jì)圖紙，并與擬選供應(yīng)商簽好技術(shù)協(xié)議，這種情況下筆者建議選擇承攬合同。例如涉及新技術(shù)、新工藝的大型專用設(shè)備采購合同，其設(shè)備的生產(chǎn)周期較長，可能含有大量的技術(shù)資料及圖紙，需要后期的操作培訓(xùn)及生產(chǎn)調(diào)試，并且簽署了保密協(xié)議，可以參考承攬合同，將各項(xiàng)權(quán)利義務(wù)詳細(xì)描述，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，為后續(xù)階段合同信息的補(bǔ)充完善、責(zé)任義務(wù)的合理劃分、標(biāo)的物的跟蹤檢驗(yàn)以及糾紛的解決提供依據(jù)，確保采購物資及時安全保供。起草物資采購合同時，對在合同談判中約定的標(biāo)的物、價款、交付以及質(zhì)量條款要分別描述清楚。關(guān)于采購合同的質(zhì)量條款，筆者建議在合同中寫上具體應(yīng)當(dāng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。例如，采購合同的質(zhì)量條款中有六種情況可供選擇，1.國家標(biāo)準(zhǔn)、2.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、3.企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、4.封存樣品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、5.其他標(biāo)準(zhǔn)、6.按雙方商定的技術(shù)條件、技術(shù)協(xié)議或技術(shù)要求執(zhí)行。備品備件物資采購有圖紙的，可以選擇第6條，并注明“按6執(zhí)行，標(biāo)準(zhǔn)代號、編號和標(biāo)準(zhǔn)名稱見圖紙”；單機(jī)設(shè)備或者是化工三劑采購等等有技術(shù)協(xié)議的，注明“按6執(zhí)行，標(biāo)準(zhǔn)代號、編號和標(biāo)準(zhǔn)名稱見技術(shù)協(xié)議”。
3.合同審批物資采購合同的審批程序應(yīng)嚴(yán)格置于簽約之前。合同管理員負(fù)責(zé)合同的初步審查，主要是審查文本前后的邏輯性、連貫性、統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性以及通俗性、可讀性、實(shí)用性。企業(yè)的物資采購合同評審委員會負(fù)責(zé)專業(yè)性審查，由供應(yīng)、技術(shù)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、質(zhì)量等部門的專業(yè)人員組成，就合同草案的商務(wù)要件、技術(shù)要件、文字表述等進(jìn)行評判和審查。企業(yè)的法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)物資采購合同的文本形式和內(nèi)容的合法性及合規(guī)性審查，流程一般設(shè)在專業(yè)審查之后和決策層審批之前，主要是評估合同可能隱藏的法律風(fēng)險(xiǎn)，給審批合同的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策的參考依據(jù)。在這一環(huán)節(jié)中容易產(chǎn)生誤區(qū)，出現(xiàn)合同管理員定位模糊的問題。例如，某些合同管理員在實(shí)際工作中職責(zé)權(quán)限不夠清晰，既不參與物資采購專業(yè)工作，又沒有直接負(fù)責(zé)合同起草，還缺乏與合同相關(guān)的法律專業(yè)知識，在物資采購合同審核中分不清自己究竟扮演什么角色，往往使合同的審查工作沒有得到較好的執(zhí)行，產(chǎn)生了阻攔商品交易、耽誤生產(chǎn)保供、頻現(xiàn)合同糾紛等負(fù)面影響。
4.合同簽署簽訂物資采購合同時要注意當(dāng)事人的名稱或姓名及住址—定要清楚，企業(yè)或單位應(yīng)當(dāng)使用全稱，保證與營業(yè)執(zhí)照上的名稱—致，簽字蓋章應(yīng)當(dāng)與簽約單位及負(fù)責(zé)人或授權(quán)人相符。例如存在三方關(guān)系的物資采購合同是需要“買方”、“買方代表”、及“賣方”分別簽字蓋章的，要特別注意合同內(nèi)容前后稱呼、企業(yè)（或單位）名稱與合同章、合同與營業(yè)執(zhí)照上的名稱是否一致。一旦出錯，可能造成三方關(guān)系混亂，權(quán)利義務(wù)分不清，甚至和其他企業(yè)（或單位）重名的現(xiàn)象。
5.合同歸檔物資采購合同的檔案主要包括：合同正本、副本及附件、審查審批表、合同談判記錄、分項(xiàng)報(bào)價表、過程控制記錄、監(jiān)造報(bào)告、交往信函、變更、解除合同的協(xié)議等資料。另外，在物資采購合同管理過程中的合同文本簽收記錄、臺賬、報(bào)表、領(lǐng)導(dǎo)批示、設(shè)備材料不合格評定和處置表、工作聯(lián)絡(luò)單、發(fā)生問題的處理情況及結(jié)果等資料也應(yīng)歸類建檔。企業(yè)合同管理部門應(yīng)當(dāng)妥善保管好物資采購合同檔案，建立詳細(xì)的物資采購合同管理臺賬，待合同終止并完成所有流程后統(tǒng)一交給檔案管理部門保存。例如，詢比價采購合同中的定向詢價報(bào)價書、詢價方案明細(xì)、價格會審表、采購方案審批單、訂貨委托書等等，這些屬于各專業(yè)物資采購共有的資料檔案，應(yīng)當(dāng)完整，不能因?yàn)殡娮由虅?wù)網(wǎng)站上有資料可查的就認(rèn)為可要可不要，造成合同檔案各式各樣，管理混亂。大多數(shù)企業(yè)一般都會將合同的基本附件模塊也集成到合同系統(tǒng)上，比如《廉潔從業(yè)責(zé)任書》、《技術(shù)附件》、《保密協(xié)議》和《安全生產(chǎn)管理協(xié)議》等。但是在實(shí)際工作中，企業(yè)對物資采購合同附件的重視程度往往不及合同本身，其合同管理制度中并沒有對合同附件的簽訂作詳細(xì)的要求和考核，很容易產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)隱患。例如煤炭采購合同，如果是采用招標(biāo)采購形式的需要將招標(biāo)的相關(guān)資料一并作為合同附件進(jìn)行保存，如中標(biāo)通知書、開標(biāo)結(jié)果確認(rèn)承諾書、評標(biāo)報(bào)告、投標(biāo)文件以及評標(biāo)委員會決議等等，一旦出現(xiàn)異常情況這些都是重要的法律依據(jù)。
二、企業(yè)物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐中的共性問題
物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理作為企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的一個分支，在實(shí)踐中也會出現(xiàn)與其他合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理相同的問題，這些問題的產(chǎn)生會直接影響到物資采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中，也是企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)。解決好這些問題是企業(yè)打造長效合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制的重要保障。
1.合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理意識有待提升企業(yè)員工風(fēng)險(xiǎn)意識不高、管理惰性、經(jīng)驗(yàn)主義甚至抗拒心理等，重商機(jī)、輕風(fēng)險(xiǎn)，對合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理工作支持力度不夠，這些現(xiàn)象是目前合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理存在的問題之一。有的合同管理人員所學(xué)專業(yè)是理工類，沒有法律專業(yè)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，法律專業(yè)水平不高，把合同管理工作簡單等同于一般的檔案管理，不重視合同條款的法律性審查，更談不上資信調(diào)查、合同談判以及后評估等管理內(nèi)容。樹立正確的法律思維，強(qiáng)化企業(yè)員工的合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理意識，是識別合同風(fēng)險(xiǎn)、防范合同風(fēng)險(xiǎn)的前提，也是建立健全合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制的思想基礎(chǔ)。企業(yè)可以通過專題座談會、個別談話等各種形式定期了解和掌握員工的思想動態(tài)，及時糾正員工的工作偏差，幫助員工較好地理解領(lǐng)導(dǎo)的指令和企業(yè)的目標(biāo)，避免進(jìn)入“非黑即白”的思維誤區(qū)，站在全局的角度分析具體問題，做好合同的法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測和評估，并提供解決問題的方案供領(lǐng)導(dǎo)決策。
2.合同信息化管理任重道遠(yuǎn)目前許多企業(yè)都建立了基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于整個企業(yè)集團(tuán)范圍的合同及法律事務(wù)綜合管理信息系統(tǒng)，能夠?yàn)楹贤Y料快速提取、合同執(zhí)行情況跟蹤、合同變更、合同解除以及糾紛處理等提供信息支持。加強(qiáng)合同信息化管理應(yīng)當(dāng)是先進(jìn)企業(yè)的必然追求。但是合同管理系統(tǒng)建立時間不長，仍然處在摸索階段，部分功能模塊與企業(yè)實(shí)際聯(lián)系不夠緊密，有待進(jìn)一步開發(fā)和完善。加之企業(yè)對于員工掌握系統(tǒng)操作、運(yùn)行和維護(hù)的專業(yè)知識培訓(xùn)投入不夠，員工對新系統(tǒng)的認(rèn)識和接受程度參差不齊，系統(tǒng)運(yùn)營管理問題重重。企業(yè)合同信息化管理的經(jīng)驗(yàn)不足、效果不顯著。合同信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求業(yè)務(wù)人員、管理人員除具備業(yè)務(wù)知識外，必須熟練掌握相關(guān)法律知識以及合同系統(tǒng)管理知識，增加上崗培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)是加強(qiáng)合同信息化管理的重要手段之一?？梢栽谏蠉徺Y格考試中設(shè)置司法培訓(xùn)、合同系統(tǒng)運(yùn)維培訓(xùn)以及合同管理員培訓(xùn)等課程，同時對在崗人員要有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地持續(xù)培訓(xùn)，打造一支素質(zhì)和技術(shù)都過硬的合同管理隊(duì)伍。
3.合同法律風(fēng)險(xiǎn)的管理機(jī)制不健全全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系在企業(yè)當(dāng)中還未完全構(gòu)建，以簡單的合同談判、合同簽訂為主，對合同管理等方面的制度規(guī)定卻很少，可操作性不強(qiáng)，不能經(jīng)常性地監(jiān)督、檢查和考核，或者考核沒有與薪金報(bào)酬等掛鉤，缺乏必要的威懾力；或者制定了較為完備的合同管理規(guī)章制度，但卻沒有做到制度的嚴(yán)格落實(shí)，合同管理工作不能滲透到企業(yè)生產(chǎn)、銷售、服務(wù)全過程中去，無法形成企業(yè)相關(guān)職能部門共同參與的全員式管理。要將合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理作為企業(yè)管理的一個重要分支，建立系統(tǒng)的合同管理規(guī)章制度。比如《物資采購合同管理工作細(xì)則》、《物資采購合同管理權(quán)限交接制度》、《合同專用章管理規(guī)定》、《授權(quán)委托書證管理規(guī)定》、《物資采購合同審查、會簽、審批管理規(guī)定》、《合同糾紛調(diào)處管理規(guī)定》、《物資采購合同管理后評估制度》等，通過制度來規(guī)范物資采購合同管理相關(guān)崗位的工作職責(zé)。同時把合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理理念融入到物資采購單位的其他各項(xiàng)管理制度、工作流程之中，通過物資采購流程的運(yùn)作、企業(yè)各相關(guān)業(yè)務(wù)部門的相互配合，反復(fù)檢驗(yàn)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制存在的問題和漏洞，不斷完善合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的制度體系。
三、結(jié)束語
關(guān)鍵詞：合同審計(jì)；審計(jì)理念；增值型內(nèi)部審計(jì)；應(yīng)用
企業(yè)常常出現(xiàn)因經(jīng)濟(jì)合同簽訂、履行而遭受損失的現(xiàn)象，把經(jīng)濟(jì)合同，特別是支出性經(jīng)濟(jì)合同納入審計(jì)工作的重點(diǎn)，可以把住資金收支的關(guān)口，提高企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。增值型內(nèi)部審計(jì)是國際內(nèi)部審計(jì)發(fā)展的新思維和新方向，國內(nèi)學(xué)者對增值型內(nèi)部審計(jì)應(yīng)用研究方面探討較少，本文以物資采購合同為例，從提升合同審計(jì)工作的效率和效果出發(fā)，以增值型內(nèi)部審計(jì)理念為指導(dǎo)，探討了新形勢下物資采購合同審計(jì)的重點(diǎn)與方法。
一、增值型內(nèi)部審計(jì)的提出
增值型內(nèi)部審計(jì)并非一種新的審計(jì)形式，而是一種新的內(nèi)部審計(jì)理念[1]。增值型內(nèi)部審計(jì)的理論基礎(chǔ)源于國際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會對內(nèi)部審計(jì)概念的新詮釋。國際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會（IIA）在1999年對內(nèi)部審計(jì)提出了最新定義，“內(nèi)部審計(jì)是一種獨(dú)立、客觀的保證和咨詢活動，其目的是增加組織的價值和改善組織的經(jīng)營，它通過系統(tǒng)化和規(guī)范化的方法，評價和改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理、控制和治理過程的效果”，其中價值增值(value-added)是1999年修訂內(nèi)部審計(jì)定義時首次提出的，與IIA1990年的《內(nèi)部審計(jì)師職責(zé)說明書》相比，內(nèi)部審計(jì)的目的由“監(jiān)督和評價”改變?yōu)椤霸鲋岛透纳啤?，其中增值是核心[2]。這標(biāo)明內(nèi)部審計(jì)進(jìn)入了一個新的發(fā)展階段，為組織“增加價值”成為引導(dǎo)內(nèi)部審計(jì)活動的方向性旗幟。
企業(yè)的目標(biāo)是價值最大化，企業(yè)的一切資源和活動都應(yīng)該圍繞這一目標(biāo)，內(nèi)部審計(jì)作為企業(yè)管理過程中的一部分，有參與價值創(chuàng)造的需求和條件。價值是從生產(chǎn)和銷售過程中創(chuàng)造出來的，內(nèi)部審計(jì)雖然不參加生產(chǎn)和銷售活動，但它可以通過保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)、減少組織風(fēng)險(xiǎn)、降低自身審計(jì)成本、提出有價值的建議、增加組織獲利機(jī)會等活動來為企業(yè)增加價值。
增值型內(nèi)部審計(jì)與傳統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)在價值增值方面不同的是：第一，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)不注重為組織增加價值，它開展的許多活動相對于增值型內(nèi)部審計(jì)來講是不增值，或者雖然增值，但由于所耗費(fèi)的資源和成本大于增值所帶來的價值，所以從整體上來說是不增值的；而增值型內(nèi)部審計(jì)全面轉(zhuǎn)變審計(jì)觀念，不增值的審計(jì)業(yè)務(wù)盡量少做，能增值的傳統(tǒng)審計(jì)業(yè)務(wù)盡量提高工作效率，減少資源耗費(fèi)和成本，重點(diǎn)在大力拓展高增值的審計(jì)業(yè)務(wù)。第二，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)部門是一個資源消耗者，是一個費(fèi)用中心，它不直接給組織增加價值[3]；而增值型內(nèi)部審計(jì)致力于價值增值，它在消耗資源的同時，通過給組織提供有意義的審計(jì)結(jié)果或有價值的建議，直接給組織增加價值；第三，傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)為組織間接增加價值的事實(shí)往往受到忽視，由于它的定位只是一個費(fèi)用中心，不計(jì)量收入，人們的計(jì)量記錄只有內(nèi)部審計(jì)花出去的錢；而增值型內(nèi)部審計(jì)有所不同，它的定位是一個利潤中心，成本的耗費(fèi)有記錄，為組織增加的價值也有衡量和記錄。
二、企業(yè)物資采購合同中存在的問題及審計(jì)現(xiàn)狀
經(jīng)濟(jì)合同是法人、經(jīng)濟(jì)組織等相互之間為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確雙方權(quán)利和義務(wù)關(guān)系而以書面形式簽訂的協(xié)議。隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，經(jīng)濟(jì)合同在企業(yè)的生產(chǎn)活動中發(fā)揮著獨(dú)特的作用。而物資采購合同是以材料、設(shè)備等為標(biāo)的支出性經(jīng)濟(jì)合同，無論是數(shù)量上還是金額上都占經(jīng)濟(jì)合同中的絕大部分比例，其簽訂是否合理合法，履行是否到位，在一定程度上會引起企業(yè)成本與資金的波動，從而影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
物資采購合同在簽訂、履行、結(jié)算等方面容易存在著一定的漏洞，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
1．簽訂虛假經(jīng)濟(jì)合同，套取資金。物資采購合同主要是由企業(yè)的計(jì)劃部門和物資、生產(chǎn)、維修、科研等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)簽訂的，如果缺乏監(jiān)管，有些企業(yè)內(nèi)部的合同經(jīng)辦人員可能會為了謀求私利與合同的對方當(dāng)事人相互串通，簽訂虛假的經(jīng)濟(jì)合同，套取企業(yè)資金，給企業(yè)造成不必要的損失。
2．價格虛高，合同條款表述不清。很多企業(yè)在簽訂合同時缺乏必要的市場調(diào)研，對市場信息掌握不夠，未按市場行情及時調(diào)整價格，應(yīng)該采取招標(biāo)方式而未進(jìn)行招標(biāo)，對價款組成部分的包裝費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)缺乏明確約定等等。此外，合同條款內(nèi)容未按規(guī)范進(jìn)行表述，容易使合同雙方在供貨時間、標(biāo)的物規(guī)格及費(fèi)用的負(fù)擔(dān)上引起不必要的糾紛。
3．合同條款執(zhí)行不嚴(yán)，違約責(zé)任未能有效追究。有些企業(yè)物資采購合同條款中違約責(zé)任的規(guī)定形同虛設(shè)，不能嚴(yán)格予以執(zhí)行，有些企業(yè)由于計(jì)劃、倉儲與驗(yàn)收、生產(chǎn)部門脫節(jié)，導(dǎo)致合同履行不力，甚至出現(xiàn)對方單位沒能完全履約或者在貨未到全的情況下全額付款的現(xiàn)象，給企業(yè)造成很大的經(jīng)損失。
4．將自身具有加工能力的業(yè)務(wù)外包，導(dǎo)致資金外流。有些合同標(biāo)的物的技術(shù)含量不高，在企業(yè)內(nèi)部完全有能力完成，沒有必要進(jìn)行外包，但由于在合同審批管理環(huán)節(jié)上并不嚴(yán)密，出現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)金流逆轉(zhuǎn)現(xiàn)象。
我國大多數(shù)企業(yè)開展合同審計(jì)的時間不長，在實(shí)際工作中經(jīng)常會遇到一些矛盾和問題，要作好物資合同審計(jì)工作，迫切需要處理好三個關(guān)系：
一是合同審計(jì)的需求與供給關(guān)系。事實(shí)上，企業(yè)內(nèi)審機(jī)構(gòu)對合同審計(jì)的重視程度不夠，合同審計(jì)的力量薄弱，很多企業(yè)偏重于財(cái)務(wù)審計(jì)和基建審計(jì)，沒有單獨(dú)開展合同項(xiàng)目審計(jì)。因此，需要處理好有限的審計(jì)人員與大量、繁雜的合同審計(jì)工作量之間的關(guān)系。
二是事前審計(jì)與事后監(jiān)督的關(guān)系。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)大多只是在物資采購合同履行完畢后進(jìn)行事后監(jiān)督，只起到一般性的檢查作用，沒有起到預(yù)防和控制的作用[4]，對經(jīng)濟(jì)合同實(shí)施事后審計(jì)，不僅發(fā)現(xiàn)問題難，而且處理問題難，挽回?fù)p失更難。因此，需要處理好事前發(fā)現(xiàn)控制與事后監(jiān)督處理之間的關(guān)系。
三是審計(jì)效率與效果的關(guān)系。經(jīng)濟(jì)合同，特別是物資采購合同的審計(jì)作為一種新的審計(jì)事項(xiàng)，財(cái)務(wù)收支、財(cái)經(jīng)法規(guī)和經(jīng)濟(jì)效益三方面的內(nèi)容兼而有之，科學(xué)的審計(jì)技術(shù)和審計(jì)方法尚在不斷探索之中。因此，需要處理好保證審計(jì)質(zhì)量、提高審計(jì)效率、減少內(nèi)耗之間的關(guān)系。
三、對企業(yè)物資采購合同實(shí)施增值型審計(jì)的重點(diǎn)和方法
針對物資采購合同中存在的問題以及在審計(jì)時需要處理好的幾個關(guān)系，借助增值型內(nèi)部審計(jì)理念，對物資采購合同審計(jì)的重點(diǎn)和方法可就以下4個層面予以探討。
（一）合同審計(jì)重心前移
增值型內(nèi)部審計(jì)的目的是實(shí)現(xiàn)“改善和增值”，與提出并實(shí)施審計(jì)建議進(jìn)而影響公司整體價值相比，為企業(yè)減少資金的流失，降低生產(chǎn)成本，進(jìn)而提升產(chǎn)品價格競爭力，是一種更直接的增值途徑。就物資采購合同而言，物資采購合同一經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字蓋章，法律生效，任何人難以更改。審計(jì)人員對合同的審計(jì)，必須在合同產(chǎn)生法律效力前進(jìn)行。由事后審計(jì)向事前審計(jì)轉(zhuǎn)變，能夠體現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的增值服務(wù)職能，是企業(yè)對內(nèi)部審計(jì)的客觀需要，也是內(nèi)部審計(jì)的發(fā)展趨勢。因此，重新設(shè)計(jì)審計(jì)程序，將合同審計(jì)重點(diǎn)從后端評價移向事前把關(guān)，具有及時性、主動性、預(yù)防性的特點(diǎn)，有利于發(fā)現(xiàn)問題，并及時進(jìn)行更改，無疑是獲取審計(jì)效果的最有力、最可行的途徑。在物資采購合同審計(jì)中，應(yīng)采取事前、事中審計(jì)與事后專項(xiàng)審計(jì)相結(jié)合的審計(jì)策略。
簽約審計(jì)——事前審計(jì)。其一，針對物資采購合同中盲目采購、虛假采購和擴(kuò)大消耗、虛增成本等問題，為防止不合理的采購造成庫存積壓和損失浪費(fèi)現(xiàn)象，按照先平庫、后采購的原則，審查采購計(jì)劃的真實(shí)性、合理性，提高資金使用效率；其二，貫徹訂貨選廠、產(chǎn)品選型、質(zhì)量選優(yōu)、價格選廉、運(yùn)距選近、供貨選快、服務(wù)選佳的宗旨，作好合同條款和價格的審計(jì)。
結(jié)算審計(jì)——事中審計(jì)。結(jié)算審計(jì)是物資采購合同價款或酬金支付之前的最后一關(guān)，針對經(jīng)常容易出現(xiàn)的高于合同約定結(jié)算、不按合同條款履行、結(jié)算手續(xù)不完善、結(jié)算多付款等問題，應(yīng)該以合同約定為依據(jù)，作到物資驗(yàn)收單、運(yùn)貨單、發(fā)貨票與合同書約定“四相符”；入庫產(chǎn)品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格與合同約定“五相符”。
消耗審計(jì)——事后審計(jì)。作為一種跟蹤審計(jì)手段，主要目的是監(jiān)督真實(shí)消耗，通過核實(shí)計(jì)劃量與實(shí)際用量之間的差距，防止實(shí)物短缺、物資散失及變賣行為，實(shí)施專項(xiàng)審計(jì)并提出相關(guān)的管理建議。
總之，內(nèi)部審計(jì)全面介入物資采購合同的簽訂過程，將審計(jì)重點(diǎn)前移，有利于將經(jīng)濟(jì)合同中隱蔽的權(quán)力公開化，集中的權(quán)力分散化；有利于成本費(fèi)用的控制，最大限度地堵塞經(jīng)濟(jì)合同漏洞，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。
（二）實(shí)施信息化審計(jì)技術(shù)
關(guān)鍵詞：政府采購 監(jiān)督管理 措施
一、對政府采購監(jiān)管的初步認(rèn)識
（一）政府采購監(jiān)管的含義
政府采購監(jiān)管主要指法律規(guī)定的立法和執(zhí)法機(jī)關(guān)以及社會各界，依照國家法律、法規(guī)的規(guī)定，對某項(xiàng)政策、法律、計(jì)劃、工作任務(wù)和具體行為的貫徹實(shí)施情況所進(jìn)行的監(jiān)督管理。
（二）政府采購監(jiān)督的分類
政府采購監(jiān)督可分為兩個方面：一是合規(guī)性的監(jiān)督，二是有效性的監(jiān)督。
1.合規(guī)性的監(jiān)督是指對政府采購的項(xiàng)目，政府采購的方法，政府采購的程序是否符合法律制度的規(guī)定進(jìn)行監(jiān)督。其重點(diǎn)是關(guān)注政府采購資金的安全，是否按照規(guī)章制度去實(shí)施，這應(yīng)該是政府采購的基本要求。
2.有效性的監(jiān)督則是在合規(guī)性監(jiān)督的基礎(chǔ)上，是一種更高層次的監(jiān)督，其關(guān)注的重點(diǎn)是如何提高政府采購資金的使用效益，即政府采購資金預(yù)算是否科學(xué)合理，部門或單位的政府采購項(xiàng)目是否切合實(shí)際，政府采購的過程是否順暢有序，政府采購資金的運(yùn)作是否高效，是否達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)等。
二、當(dāng)前政府采購監(jiān)管工作存在的問題
（一）政府采購監(jiān)督法規(guī)不健全
自我國《政府采購法》頒布實(shí)施后，政府采購關(guān)于監(jiān)督的各項(xiàng)法律法規(guī)也在實(shí)踐中不斷的建立和完善。但這些法規(guī)只是提供了原則性的框架，缺乏與之配套的具體實(shí)體規(guī)則和程序性規(guī)則，導(dǎo)致政府采購監(jiān)管人員在實(shí)施監(jiān)管過程中不知有哪些職責(zé)、該具體如何執(zhí)行或即使發(fā)現(xiàn)了問題，因缺乏處罰依據(jù)，只能是不了了之。
（二）處罰機(jī)制不健全，責(zé)任追究不到位
政府采購監(jiān)督檢查缺乏強(qiáng)有力的制約手段，處理結(jié)果的執(zhí)行很難到位。由于找不到相應(yīng)的法律法規(guī)依據(jù)，無法與有關(guān)部門、單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，致使政府采購監(jiān)督檢查處理難，執(zhí)行難，沒有明顯的法律威懾作用，沒有起到應(yīng)有的作用；另對當(dāng)事人的亂投訴、不按時履約等不誠信行為也沒有具體的處罰措施或者執(zhí)行力度不強(qiáng)。
（三）實(shí)際執(zhí)行中的問題
1.供應(yīng)商資質(zhì)審核不規(guī)范
一方面部分采購執(zhí)行部門工作人員對參加投標(biāo)的供應(yīng)商資質(zhì)的初步審核不夠仔細(xì)，使得不符合資質(zhì)要求的供應(yīng)商參與投標(biāo)報(bào)價，導(dǎo)致不中標(biāo)的供應(yīng)商抓住把柄，提起質(zhì)疑與投訴；
另一方面對供應(yīng)商資質(zhì)審核不夠重視，只是在經(jīng)過采購執(zhí)行部門工作人員初步審核過后，不再將資質(zhì)證書等正明文件現(xiàn)場提供給專家和評委審核，使得評標(biāo)委員會得不到足夠的信息加以評標(biāo)。
2.采購基礎(chǔ)工作不夠規(guī)范
（1）采購文件編制不合規(guī)范
a.（招標(biāo)文件）制作不嚴(yán)謹(jǐn)，數(shù)量，規(guī)格，技術(shù)指標(biāo)有時發(fā)生錯誤，使得評標(biāo)沒有依據(jù)，評標(biāo)委員會很難做出評標(biāo)結(jié)論；
b.由于采購文件（招標(biāo)文件）制作不嚴(yán)謹(jǐn)，出現(xiàn)差錯從而埋下隱患，被不中標(biāo)的供應(yīng)商抓住把柄，提起質(zhì)疑與投訴。
（2）采購合同簽訂不合規(guī)范
a.按照《政府采購法》等有關(guān)規(guī)定，招標(biāo)文件一旦發(fā)出就具有法律效力。但在實(shí)際操作中，對于采購合同內(nèi)容是否與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件內(nèi)容一致的審核工作不夠細(xì)致，致使有些簽訂的采購合同關(guān)鍵條款與標(biāo)書內(nèi)容有一定出入；
b.采購合同簽訂日期和送達(dá)備案時間遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過確定中標(biāo)單位簽訂合同時間，中標(biāo)通知書和采購合同簽定時間相差半年以上；
c.招標(biāo)采購簽訂合同以后，采取變更設(shè)計(jì)方案或者以工期要求緊迫等原因分批、分項(xiàng)的簽訂補(bǔ)充合同，超過《政府采購法》規(guī)定的補(bǔ)充合同不超原簽訂合同10%的比例。
（3）采購合同備案不規(guī)范
按照《政府采購法》規(guī)定，簽訂采購合同后七日內(nèi)，向政府采購監(jiān)督管理部門備案，但是有的采購執(zhí)行部門的大部分合同做不到這點(diǎn)，都是事隔月余甚至數(shù)月有余，需要立刻向供應(yīng)商支付采購資金時，才匆匆將采購合同向政府采購管理辦公室進(jìn)行備案登記，常常使采購管理辦公室不具備足夠的時間來進(jìn)行審核采購合同。
（4）采購檔案管理不規(guī)范
一是部分責(zé)任單位采購過程中沒有文字資料或者記錄不全面，沒有組織采購的文字痕跡。
二是部分責(zé)任單位采購檔案資料分散，多地點(diǎn)存放，系統(tǒng)性不強(qiáng)，沒形成完整的政府采購檔案。
3.忽視政府采購信息統(tǒng)計(jì)工作
（1）政府采購信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，突出的現(xiàn)象有一是做數(shù)據(jù)，為了某種目的，報(bào)表上的數(shù)據(jù)都是按主觀意圖做出來的；二是估數(shù)據(jù)，有些部門單位的統(tǒng)計(jì)人員不認(rèn)真仔細(xì)的做工作，以估計(jì)代替了統(tǒng)計(jì)；三是數(shù)據(jù)匯總錯誤，導(dǎo)致采購信息統(tǒng)計(jì)質(zhì)量不高。
（2）政府采購信息統(tǒng)計(jì)利用不到位。對政府采購信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不只是為了上報(bào)，更重要的是要充分利用這些信息的價值，也就是要通過對信息的收集、分析、處理來促進(jìn)政府采購工作，但是很多部門單位不對統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行文字分析，也有的雖寫了分析，只將有關(guān)數(shù)字復(fù)述一遍，沒有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，沒有提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施，分析完全成了形式。也有雖提出改進(jìn)措施，但未去認(rèn)真落實(shí)，信息利用半途而廢。
三、強(qiáng)化政府采購監(jiān)管職能的思考及建議
（一）加強(qiáng)內(nèi)控機(jī)制和制度規(guī)范建設(shè)
政府采購監(jiān)督機(jī)制的完善， 首先要有完善的政府采購監(jiān)督的法律體系。因?yàn)橹挥芯邆淞送晟频谋O(jiān)督法律體系， 監(jiān)督部門在行使監(jiān)督權(quán)時有充足的法律依據(jù)。因此要適時推進(jìn)采購制度體系建設(shè)，明確政府采購監(jiān)管部門權(quán)力和職能，保證政府采購監(jiān)管工作有法可依，有章可循，具有獨(dú)立性、權(quán)威性和震懾性，以利于充分發(fā)揮政府采購監(jiān)督應(yīng)有的作用。
（二）建立動態(tài)化監(jiān)控機(jī)制，實(shí)施有效監(jiān)督
實(shí)行從采購需求確定、采購事項(xiàng)審批、采購操作執(zhí)行、項(xiàng)目評審決策，到合同履行驗(yàn)收等重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行事前、事中、事后的 全程監(jiān)督，并發(fā)揮財(cái)政預(yù)算和國庫支付等財(cái)政手段的作用，及時預(yù)警、發(fā)現(xiàn)和糾正發(fā)現(xiàn)的問題，切實(shí)提高監(jiān)督的有效性。
（三）強(qiáng)化事前監(jiān)管
對從政府采購項(xiàng)目進(jìn)行認(rèn)真的審核，對其項(xiàng)目立項(xiàng)決策、設(shè)計(jì)論證及審批、編制采購預(yù)算、編制采購文件等依據(jù)、數(shù)據(jù)是否真實(shí)、充分、準(zhǔn)確，是否有利于本單位的發(fā)展需要；在下達(dá)部門預(yù)算編制要求的同時明確政府采購預(yù)算編制要求，未編制政府采購預(yù)算的項(xiàng)目不得進(jìn)入采購程序。強(qiáng)化采購預(yù)算編制，提高政府采購計(jì)劃的約束力。
（四）事中監(jiān)管
1.對具體采購實(shí)施環(huán)節(jié)監(jiān)督
在采購實(shí)施過程中的信息、資質(zhì)審核、供應(yīng)商信息庫建立、前期考察、評標(biāo)委員會組建、評標(biāo)過程管理、合同簽訂等各個環(huán)節(jié)，采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)是否依法按照政府采購程序、政府采購方式，是否公正、公開、公平等合規(guī)性監(jiān)督。特別還要注意采購質(zhì)量和效率以及政策的體現(xiàn)，政府采購過程中本著同質(zhì)優(yōu)價、同價優(yōu)質(zhì)的原則，是否符合環(huán)保要求的商品等等。
2.重點(diǎn)加強(qiáng)對招投標(biāo)環(huán)節(jié)的監(jiān)督
對于招標(biāo)財(cái)股項(xiàng)目需要格外注意評審過程的監(jiān)管。評標(biāo)評審前宣布評審紀(jì)律，評標(biāo)評審專家和全體工作人員作書面紀(jì)律承諾，與采購有關(guān)事項(xiàng)有利害沖突的必須回避。評標(biāo)評審過程采取電子監(jiān)控，提高評標(biāo)的透明度，防止出現(xiàn)行為。
3.加強(qiáng)采購合同的審核與監(jiān)督
對重大特殊采購項(xiàng)目的采購合同，采購管理部門、審計(jì)部門依據(jù)各自職責(zé)，根據(jù)采購文件、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書和與關(guān)規(guī)定，組織對合同內(nèi)容進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、政策、法律方面的審核。
4.加強(qiáng)采購項(xiàng)目驗(yàn)收管監(jiān)管
驗(yàn)收是項(xiàng)目執(zhí)行的另一重要環(huán)節(jié)，也是監(jiān)督過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。最后的驗(yàn)收環(huán)節(jié)是整個采購活動的重中之重。對政府采購項(xiàng)目驗(yàn)收的內(nèi)容、程序和技術(shù)力量要求已占有相當(dāng)重要的地位，需要政府采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)同采購單位及專業(yè)技術(shù)人員按一定的程序進(jìn)行。
（五）強(qiáng)化事后監(jiān)管
建立和形成事后的報(bào)告分析制度。主要是進(jìn)行政府采購活動的績效分析及信息反饋。為后續(xù)安排提供依據(jù)、參考和建議。通過建立一系列的指標(biāo)考核體系，對政府采購帶來的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行分析，通過分析判斷政府采購規(guī)模的合理性、有效性，以提高監(jiān)督有效性。
（六）建立協(xié)同監(jiān)管機(jī)制
切實(shí)強(qiáng)化全方位立體式的監(jiān)督。加強(qiáng)采購管理部門、審計(jì)、監(jiān)察、等各自對政府采購實(shí)施監(jiān)督職責(zé)的同時，建立上述各部門都參加的監(jiān)督管理聯(lián)席會議制度，加強(qiáng)監(jiān)督管理的協(xié)調(diào)與配合，實(shí)施綜合性監(jiān)督檢查，增強(qiáng)聯(lián)合監(jiān)督的效果。
總之，政府采購制度的監(jiān)督約束機(jī)制必須嚴(yán)密有力并監(jiān)督到位。監(jiān)督制度建立以后就要不折不扣地執(zhí)行，政府采購就是監(jiān)管與執(zhí)行有機(jī)結(jié)合的整體，監(jiān)管與執(zhí)行應(yīng)當(dāng)并重，二者不能偏廢。只有將二者有機(jī)地結(jié)合起來，才能真正發(fā)揮政府采購的職能作用。
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為了對總承包項(xiàng)目中的采購過程進(jìn)行有效控制,確保采購工作能夠在健康的環(huán)境下開展,保證采購的工程設(shè)備、材料等滿足相關(guān)規(guī)程規(guī)范和合同的要求?？偝邪鼏挝粦?yīng)制定有關(guān)采購的規(guī)定,明確采購職責(zé)、采購部門、采購程序等關(guān)鍵內(nèi)容。工程物資采購的基本程序包括編制采購計(jì)劃、采買、催交與檢驗(yàn)、運(yùn)輸與交付等環(huán)節(jié),采購方應(yīng)根據(jù)采購側(cè)重點(diǎn)的不同,抓住采購過程中的主要矛盾,把握各環(huán)節(jié)的控制要點(diǎn),以此實(shí)現(xiàn)高效的采購管理。采購過程中的管理應(yīng)主要從以下幾個環(huán)節(jié)入手:
1.1成立采購小組、確定采購職責(zé)總承包項(xiàng)目采購管理由采購經(jīng)理負(fù)責(zé),必要時可成立項(xiàng)目采購小組。采購小組成員一般由設(shè)計(jì)人員和項(xiàng)目管理人員組成。采購小組負(fù)責(zé)策劃招標(biāo)、評標(biāo)活動,負(fù)責(zé)選定供貨方名單、發(fā)送招標(biāo)文件、主持評標(biāo)會議、組織召開設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會議;主持設(shè)備出廠驗(yàn)收、辦理支付手續(xù);設(shè)計(jì)院財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)與采購過程有關(guān)的保函、合同款等財(cái)務(wù)方面的業(yè)務(wù)。
1.2編制采購計(jì)劃和采購進(jìn)度計(jì)劃采購計(jì)劃對項(xiàng)目的采購工作起著指導(dǎo)作用,為采購工作提供質(zhì)量、進(jìn)度及費(fèi)用控制目標(biāo)等。建設(shè)前期根據(jù)項(xiàng)目審批、進(jìn)度計(jì)劃等具體情況,采購經(jīng)理應(yīng)組織編寫設(shè)備、材料采購計(jì)劃,確定采購方式、采購范圍、費(fèi)用和時間計(jì)劃等,并報(bào)設(shè)計(jì)院審查和有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)確定后的采購計(jì)劃是采購工作的具體的指導(dǎo)性文件。采購計(jì)劃在實(shí)施過程中可以根據(jù)工程的進(jìn)展和實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。采購進(jìn)度計(jì)劃是在采購總體計(jì)劃的框架下,確定主要設(shè)備和材料采購的進(jìn)度控制目標(biāo)。采購進(jìn)度計(jì)劃也是工程總進(jìn)度計(jì)劃中,連接設(shè)計(jì)和施工進(jìn)度計(jì)劃的橋梁。因此,該計(jì)劃的制定,還應(yīng)結(jié)合設(shè)計(jì)和施工總進(jìn)度計(jì)劃綜合考慮。
1.3采買對于工程的主要設(shè)備,一般應(yīng)做到“貨比三家”確定供應(yīng)商的過程可邀請業(yè)主和監(jiān)理方參與。其他次要設(shè)備和材料,總承包方一般可根據(jù)EPC總承包方內(nèi)部的采購程序,自行選擇從市場采購。物資采買過程中需注意以下幾點(diǎn)。(1)采買方式的選擇。對主要設(shè)備和大宗材料的采購,大多采用邀請招標(biāo)或直接議標(biāo)的形式;對次要設(shè)備或小型材料,可采用詢價議標(biāo)的方式。(2)重視招標(biāo)文件和采購合同的編制。招標(biāo)文件的編制是物資采購過程中的重要內(nèi)容,尤其是在設(shè)備采購階段,必須經(jīng)過設(shè)計(jì)單位質(zhì)量體系文件規(guī)定的三級校審。招標(biāo)文件分為技術(shù)和商務(wù)兩部分。技術(shù)部分由設(shè)計(jì)人員負(fù)責(zé)編制,編制內(nèi)容包括設(shè)計(jì)圖紙、采購說明書、請購單、設(shè)備材料規(guī)格書和數(shù)據(jù)表等。商務(wù)部分一般由采購組中的項(xiàng)目管理人員負(fù)責(zé)編制,主要內(nèi)容包括報(bào)價表和供貨基本合同條款等。商務(wù)文件在編制時,特別要明確供貨商應(yīng)具有的企業(yè)資質(zhì)。在編寫采購合同時,應(yīng)注意明確各項(xiàng)關(guān)鍵條款,如設(shè)計(jì)技術(shù)要求、供貨時間和方式,以及價款結(jié)算方式等,盡量避免因?yàn)楹贤牟幻鞔_使供求雙方發(fā)生不必要的爭議。(3)價格及支付方式的確定。采購過程中,總承包方應(yīng)依據(jù)總承包合同中約定的價格條款來確定設(shè)備材料的采購價格,并在合同中約定清楚。切忌盲目為追求利益最大化,而脫離總承包合同條件去確定采購價格。要知道利潤越高風(fēng)險(xiǎn)越大,應(yīng)堅(jiān)持穩(wěn)扎穩(wěn)打。另外,在和采購供應(yīng)商簽定采購合同時,對于支付條件的約定,應(yīng)考慮EPC總承包合同對設(shè)備和材料的支付方法,將支付條件設(shè)定為“一切以業(yè)主的支付為前提”,以降低總承包商在采購過程中所承擔(dān)的相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。
1.4催交與檢驗(yàn)催交工作是指從簽訂采購合同開始到所采購的設(shè)備和材料抵達(dá)工程現(xiàn)場的過程。采購經(jīng)理應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)劃分催交等級,制定詳細(xì)的催交計(jì)劃。催交工作管理人員應(yīng)根據(jù)催交計(jì)劃,圍繞供貨商是否能夠按時交貨、所提供的設(shè)備和質(zhì)量規(guī)格是否與合同要求相符等開展工作。如發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)及時采取有效的控制措施予以糾正,以防止因?yàn)榻回浹悠诙绊懻麄€工程進(jìn)度。檢驗(yàn)工作是采購過程中重要的質(zhì)量保證環(huán)節(jié),應(yīng)由專業(yè)的檢驗(yàn)人員負(fù)責(zé)。對于重要、關(guān)鍵的設(shè)備制造更應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督,必要時可安排人員駐廠監(jiān)造。當(dāng)總承包合同中有約定時,應(yīng)安排業(yè)主和監(jiān)理人員參加相關(guān)的檢驗(yàn)、檢測。
1.5運(yùn)輸與交付在采購合同中應(yīng)盡量約定為設(shè)備和材料的運(yùn)輸由供貨商負(fù)責(zé)。這樣可以減少采購方的工作量,也可減少其承擔(dān)的運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。采購方只負(fù)責(zé)落實(shí)接收貨物的條件,如提供卸貨場地等,做好現(xiàn)場設(shè)備和材料的交接工作。設(shè)備和材料進(jìn)場后,應(yīng)及時組織業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理及施工方進(jìn)行設(shè)備進(jìn)場聯(lián)合驗(yàn)收,對不合格的產(chǎn)品進(jìn)行返工或退貨處理。驗(yàn)收通過后,應(yīng)形成驗(yàn)收檔案并及時歸檔。
隨著我國市場經(jīng)濟(jì)日漸成熟的大環(huán)境，合同已成為各類企業(yè)采購活動的重要載體，煤炭企業(yè)也不例外。本文從煤炭企業(yè)法律工作人員的視角出發(fā)，分析企業(yè)在采購合同訂立、合同履行階段可能存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，并結(jié)合現(xiàn)行法律規(guī)定與企業(yè)實(shí)際提出相應(yīng)的防范建議。
關(guān)鍵詞：
煤炭企業(yè)；采購合同管理；法律風(fēng)險(xiǎn)
采購合同的風(fēng)險(xiǎn)管理應(yīng)包括事前、事中、事后管理，相應(yīng)企業(yè)法律部門的職責(zé)包括合同簽約前監(jiān)督、合同簽訂審查、合同履約過程跟蹤、合同糾紛處理幾個方面。這幾個方面缺一不可，也是企業(yè)各類合同管理的核心。企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)是指在法律實(shí)施過程中，由于行為人做出具體不規(guī)范的法律行為，而導(dǎo)致與企業(yè)期望目標(biāo)相違背的法律不利后果發(fā)生的可能性，包括內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)和外部風(fēng)險(xiǎn)。但外部風(fēng)險(xiǎn)往往不是企業(yè)自身所能控制的。因此，本文重點(diǎn)闡釋內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)。
一、采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因
1.采購部門法律意識淡薄
漠視、不遵守企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)采購程序與規(guī)定，甚至存在僥幸心理，不按照合同履約，甚至違約、違規(guī)、違法侵權(quán)，給企業(yè)帶來各類法律風(fēng)險(xiǎn)。
2.忽視合同履約過程的監(jiān)督
煤炭企業(yè)往往重視合同前期的準(zhǔn)備，如嚴(yán)格招投標(biāo)程序、重視商務(wù)談判。但對于合同履行過程，則多依靠現(xiàn)場工作人員的素質(zhì)，導(dǎo)致履約質(zhì)量參差不齊，存在風(fēng)險(xiǎn)。
3.企業(yè)合同管理制度落實(shí)不到位
制定合同相關(guān)管理制度比較完善，由于在把控合同全過程中涉及的崗位較多。因此，在實(shí)際執(zhí)行過程中會存在偏差。
二、合同簽訂前的法律風(fēng)險(xiǎn)及防控辦法
合同簽訂之前的風(fēng)險(xiǎn)對風(fēng)險(xiǎn)防范是最有效、最根本的。必須嚴(yán)格審查相對人主體資格、相關(guān)資質(zhì)、履約能力，并充分評估各項(xiàng)法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率，避免將來發(fā)生糾紛。
1.主體不適格
第一，表現(xiàn)形式。供應(yīng)商主體不合格、資質(zhì)存在瑕疵導(dǎo)致合同無效、不能完全履行，甚至影響采購物品質(zhì)量。法人或其他組織未經(jīng)工商登記或已經(jīng)吊銷、注銷導(dǎo)致合同無效、合同效力待定、合同部分無效等風(fēng)險(xiǎn)。相對人企業(yè)名稱與其所持資質(zhì)（各類行政許可證、特許經(jīng)營、生產(chǎn)許可證等）不一致，導(dǎo)致合同無效甚至工商處罰。第二，防控辦法。在合同簽約前，嚴(yán)格審查相對人的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，并與全國企業(yè)信用查詢系統(tǒng)查詢比對。涉及特殊行業(yè)的，要求相對人提供經(jīng)營行政許可。在審查中更要注意相對人若是分公司或其他形式的分支機(jī)構(gòu)，要審查對分支機(jī)構(gòu)的授權(quán)范圍。要盡量核實(shí)相對人提供資質(zhì)證件的真實(shí)性。
2.合同條款約定不當(dāng)
第一，表現(xiàn)形式。采購標(biāo)的約定不明，包括采購合同標(biāo)的采用不規(guī)范簡稱，未標(biāo)明型號、生產(chǎn)廠家、品牌或與采購計(jì)劃不一致，導(dǎo)致采購物品質(zhì)量下降、不能使用的風(fēng)險(xiǎn)；采購標(biāo)的相關(guān)技術(shù)參數(shù)約定不明確，導(dǎo)致采購目標(biāo)失當(dāng)；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)約定不明確，導(dǎo)致雙方驗(yàn)收質(zhì)量爭議，或由此帶來的對于檢測機(jī)構(gòu)、檢測風(fēng)云爭議等。合同履約期限約定不明確，導(dǎo)致合同延遲履行帶來提前或逾期交貨，增加保管、倉儲等費(fèi)用；對于履行地點(diǎn)和交貨方式約定不明確，則容易導(dǎo)致貨運(yùn)中轉(zhuǎn)中意外導(dǎo)致雙方責(zé)任承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；違約責(zé)任約定不明確，若在日后合同履行過程中發(fā)生爭議，導(dǎo)致部分違約的情形下難以計(jì)算損失等風(fēng)險(xiǎn)；爭議解決條款約定不明確，則可能導(dǎo)致我方增加訴訟成本等風(fēng)險(xiǎn)。第二，防控辦法。在合同條款審查過程中，要明確約定合同標(biāo)的名稱、規(guī)格型號、產(chǎn)地及品牌，核查是否與采購計(jì)劃一致。對于技術(shù)規(guī)格復(fù)雜的大型設(shè)備，應(yīng)將技術(shù)詳細(xì)規(guī)格作為合同附件同時留存，避免將來合同履行過程產(chǎn)生糾紛。約定明確交貨方式、履約地點(diǎn)，注重明確爭議解決條款等。
3.結(jié)算條款約定不當(dāng)
第一，表現(xiàn)形式。雙方付款方式約定明顯不利于其中一方，有預(yù)付款情形的，買方支付預(yù)付款后賣方遲遲不發(fā)貨，延誤使用時間；又或者預(yù)付款比例不合適，造成大量資金占用。支付方式約定與現(xiàn)場使用不一致，有可能造成已付款但合同標(biāo)的使用產(chǎn)生問題，造成我方損失。第二，防控辦法。制定預(yù)付款相關(guān)制度，確定合理的預(yù)付款比例。按照現(xiàn)場實(shí)際，使用確定按期支付采購價款。
4.驗(yàn)收方式不當(dāng)
第一，表現(xiàn)形式。驗(yàn)收時，庫管未嚴(yán)格按照合同核對采購物資的型號、數(shù)量、規(guī)格等，未找相關(guān)機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)?zāi)承┐笮驮O(shè)備，便視為合格入庫。這些行為都是明顯確認(rèn)合同約定，在發(fā)生糾紛時對采購方不利。第二，防控辦法。制定合理的驗(yàn)收與庫房管理規(guī)定，制定庫房管理人員的崗位職責(zé)與工作流程，并嚴(yán)格執(zhí)行。驗(yàn)收大型設(shè)備可在合同中約定由某些機(jī)構(gòu)出具檢測報(bào)告或者約定在設(shè)備運(yùn)行期內(nèi)出現(xiàn)問題的相關(guān)解決辦法。對在驗(yàn)收方面存在的問題要及時收集現(xiàn)場資料，通報(bào)法律事務(wù)部門。
三、結(jié)語
在煤礦企業(yè)采購合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范的過程中，最主要、最根本的就是要企業(yè)管理人員、采購部門人員、法務(wù)部門人員形成正確的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識。要對采購合同進(jìn)行全過程的管理和風(fēng)險(xiǎn)防控。對于簽約方選擇、合同文本擬定、到貨驗(yàn)收及質(zhì)保期等，都要進(jìn)行全過程風(fēng)險(xiǎn)防控，把控各個環(huán)節(jié)，確保采購合同風(fēng)險(xiǎn)防控的全局化管理。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄧江凌.企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)及其防范[J].理論學(xué)刊,2010(7).
