發(fā)布時間：2023-07-10 16:28:47
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理數(shù)字化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設(shè)
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點來進行，即從實際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時解決建設(shè)中的存在問題。
1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀
當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。
但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領(lǐng)域相對落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點。
1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強
人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。
1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高
數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1 日常業(yè)務(wù)管理
實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。
2.2 數(shù)字化檔案采集
數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱
數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設(shè)計：
（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。
（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。
3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題
3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一
應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。
3.2 應(yīng)使用先進技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)
建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實時升級的需要。
3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計劃與完善
要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計劃和建設(shè)目標(biāo)。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。
（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。
（3）在試運行的基礎(chǔ)上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)
外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。
3 結(jié)語
綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實際操作能力，實現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
參考文獻
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[2]馬煒.關(guān)于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計解決方案[J].城市建設(shè)理論研究，2012（23）.
作者簡介
王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。
一、疾控檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
一方面，疾控中心實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以大大提高管理效率。以往檔案載體都為紙質(zhì)文檔，在對其進行管理中不僅需要投入大量精力，還需消耗很多時間，在管理上很容易出錯，并且在二次使用查閱時也較為復(fù)雜，檔案管理工作效率較低，且難以得到有效提高。而借助信息技術(shù)加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠大大節(jié)省管理人員精力和時間，還能夠降低檔案中錯誤發(fā)生率，同時，通過數(shù)字化建設(shè)后能夠利用各種管理軟件及管理技術(shù)進行檔案管理，方便日后查閱、調(diào)用、復(fù)制及利用檔案，有利于檔案資料的開發(fā)利用。
另一方面，實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)可以進一步優(yōu)化檔案管理環(huán)境。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔在保存上容易受到溫度、濕度、空氣等外部環(huán)境影響，且長期保存過程中難免會出現(xiàn)破損、丟失、數(shù)據(jù)模糊不清等情況。建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)后，檔案保護和管理條件得以改善，許多以往陳舊模糊的檔案信息便能夠以電子檔案的形式保存下來，這對日后檔案資料分析利用來說意義重大。檔案查閱和整理都能夠借助計算機進行處理，紙質(zhì)檔案使用頻率逐漸減少，不僅提高了檔案利用率，還能夠提高檔案保存質(zhì)量。
二、疾控中心檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑
（一）樹立數(shù)字化檔案管理的理念。檔案管理數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)是要從思想上樹立現(xiàn)代化理念，打破原有檔案管理格局，沖破封閉管理限制，實現(xiàn)傳統(tǒng)管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。疾控中心領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員應(yīng)加強對檔案管理數(shù)字化建設(shè)的?J識，了解數(shù)字化建設(shè)的必要性和緊迫性，并在單位內(nèi)展開宣傳，提高職員對數(shù)字化建設(shè)的理解。同時，疾控中心還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，由以往靜態(tài)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)管理，結(jié)合實際情況樹立數(shù)字化管理的正確觀念。另外，疾控中心還應(yīng)從宏觀上將檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入自身發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，在實踐中及時發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，準(zhǔn)確把握問題產(chǎn)生的原因，盡早制定針對性措施解決。
（二）建立科學(xué)數(shù)字化管理數(shù)據(jù)庫。檔案管理數(shù)字化建設(shè)涉及很多數(shù)據(jù)資料，要想確保數(shù)字化建設(shè)的順利實施，實現(xiàn)龐大的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件處理向數(shù)字化檔案管理的方向轉(zhuǎn)變，數(shù)據(jù)庫的建立至關(guān)重要，也是數(shù)字化建設(shè)過程中的必經(jīng)環(huán)節(jié)。數(shù)字化管理數(shù)據(jù)庫的建立必須要契合疾控中心自身具體情況，這樣既能夠保證數(shù)據(jù)系統(tǒng)的合理性、適應(yīng)性和全面性，同時也更容易與內(nèi)部工作人員達成共識，顯著提高檔案管理效率。另外，疾控中心針對檔案管理數(shù)字化建設(shè)制定相應(yīng)的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源的共享，監(jiān)督并制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程，確保在其建設(shè)過程中滿足國家相關(guān)法律法規(guī)及章程制度要求，更好為民眾、為社會、為政府提供醫(yī)療服務(wù)。
（三）加大數(shù)字化軟件及硬件投入。優(yōu)質(zhì)硬件和軟件設(shè)施是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，對此疾控中心應(yīng)加大財力支持，配置與數(shù)字化建設(shè)相適應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，這是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)也是重點。檔案管理數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)備包括存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，要加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)，必須配備相應(yīng)的硬件和軟件基礎(chǔ)，比如計算機、網(wǎng)絡(luò)、掃描儀、打復(fù)印設(shè)備等硬件，檔案管理專用軟件以及網(wǎng)絡(luò)日常管理與維護，注重軟件及其應(yīng)用管理的跟進，在軟件和硬件選擇上遵循優(yōu)勝劣汰原則，在建設(shè)過程中不斷提升數(shù)字化管理質(zhì)量，確保檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程的高效實施。
（四）重視復(fù)合型檔案人才的培養(yǎng)。疾控中心應(yīng)加強對檔案管理人員培訓(xùn)工作的重視程度，努力培養(yǎng)與之相符的現(xiàn)代信息化、數(shù)字化、專業(yè)化檔案管理人才。一是疾控中心應(yīng)重視對現(xiàn)有檔案管理人員數(shù)字化專業(yè)知識的培訓(xùn)，鼓勵其加強繼續(xù)教育，定期對其展開培訓(xùn)，并且注重培訓(xùn)工作的數(shù)字化針對性，結(jié)合管理人員自身實際情況制定培訓(xùn)計劃。二是引入具有數(shù)字化技術(shù)知識背景的檔案管理人員，提升檔案管理人員政策待遇、薪酬待遇，優(yōu)化檔案工作環(huán)境，做到能夠“吸引人才、留住人才”。此外，疾控中心不僅要重視提高管理人員數(shù)字信息專業(yè)技術(shù)水平，更要重視檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。
圖書館檔案管理工作是圖書館中的一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，在圖書館中有著重要的作用，隨著科技的不斷進步，圖書館的管理檔案工作也慢慢發(fā)展成數(shù)字化管理，這就讓圖書館在管理上更加方面快捷，但是它的進步也受到一些影響。因此，必須對圖書館資料儲存電子化建設(shè)有足夠的認識，要做好調(diào)研與運用，達到使這些問題完美的解決，使圖書館資料儲存電子化建設(shè)日趨完善。
1 落實圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實意義
1.1 提高管理人員的工作效率和工作水平
隨著時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化辦公已經(jīng)成為符合時展的辦公方式，“紙上辦公”時代已經(jīng)逐漸被取代，網(wǎng)絡(luò)辦公能夠保存大量的電子文檔，節(jié)約資源。圖書館正在利用很多種網(wǎng)絡(luò)方法、掃描方法、OCR方法、數(shù)據(jù)處理方法這些高端方法和裝置，利用這些裝置和科技縮短了管理員步行傳輸過程，使管理員的工作量減少并且提高了工作速度和效率。他們可以通過數(shù)字化設(shè)備進行各類檔案的信息，只要輸入關(guān)鍵字，就可以很快地找出文檔，節(jié)省了大量的時間，很大程度提高工作人員的工作效率和水平。
1.2 提高圖書館檔案的完整性與永久性
通過數(shù)字化的檢索，可以用很短時間發(fā)現(xiàn)并核對缺失的檔案及缺失的內(nèi)容，利用網(wǎng)上信息查找方式對缺失點進行補充完善，保證信息的完整性；很多工作需要利用計算機對陳舊的照片、殘缺模糊的字跡進行修補，利用的也是數(shù)字化的原理；此外，兩個相隔很遠的人需要進行文件傳輸，就可以利用計算機進行網(wǎng)上辦公，與傳統(tǒng)辦公相比，網(wǎng)上辦公具有隨時性、高效性，也保證了傳輸文檔的完整性。
2 當(dāng)下圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)存在的不足
2.1 電子檔案安全性得不到保障，檔案管理數(shù)字化建設(shè)有待改進
目前，我國圖書館的檔案管理工作在數(shù)字化建設(shè)方面有許多需要亟待改進的地方，其一，我國缺乏一個完善的圖書館檔案工作查詢和管理系統(tǒng)，不同的單位之間無法有效的進行信息查詢對接；其二，在當(dāng)前的時展的大環(huán)境下，我國很多圖書館的計算機設(shè)備都仍然是“大頭電腦”，上網(wǎng)速度很慢，信息儲存能力很低，無法有效及時地更新事物信息，很大程度影響檔案的完整性；其三，電子檔案的安全性低，電子檔案不需要利用密碼查看，所有很多有不良想法的人登錄別人的電腦，隨意對他人的電子文檔進行篡改，導(dǎo)致文檔信息的偏差，有很大安全和利益隱患。
2.2 未能正確處理紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系
紙質(zhì)信息是文化傳承的重要方式，也是世界文明沿用幾千年的信息交流方式，因此，對圖書館檔案進行數(shù)字化建設(shè)并不是遺棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而是將檔案儲存和查閱變得更加方便快捷，賦予紙質(zhì)檔案和電子檔案以相互印證和相互備份性。但當(dāng)前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，側(cè)重偏向電子檔案的建設(shè)，忘卻了紙質(zhì)檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質(zhì)檔案，也能夠隨時發(fā)送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質(zhì)檔案，它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，不能完全替代紙質(zhì)檔案，所以我們的側(cè)重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質(zhì)檔案的印證關(guān)系。
3 采取有效措施，優(yōu)化圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作
3.1 兼顧數(shù)字化建設(shè)與原文資料的發(fā)展
原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源，可以通過查詢紙質(zhì)資料、聲音資料、影像資料等原文資料來進行信息的收集。原文資料具有很高的準(zhǔn)確性和考量性，因此，在進行圖書館檔案管理數(shù)字化建設(shè)時，創(chuàng)造數(shù)字化管理環(huán)境時還要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設(shè)中，保證閱讀的全面性和可考量性，將閱讀環(huán)境做到最好優(yōu)化。
3.2 落實圖書館檔案資源的共享工作
檔案電子化建設(shè)是一個系統(tǒng)工程，包括整體設(shè)計、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描輸入、系統(tǒng)管理、磁盤備份、查詢管理和安全防范措施等，比如一組硬件和軟件系統(tǒng)。由于大型企業(yè)機關(guān)在日常的工作中幾乎每天都會產(chǎn)生大量的文本文件需要及時輸入和存儲，因此數(shù)字化系統(tǒng)就應(yīng)使用雙服務(wù)器雙機備份、磁盤陣列存儲、集中掃描、高速掃描儀、CD-ROM和磁帶等手段加以解決。同時，為了提高利用率，應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，上傳觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資源共享的目的。
3.3 完善檔案信息服務(wù)體系。
隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，各種辦公應(yīng)用軟件不斷出現(xiàn)，為實現(xiàn)辦公管理的智能化以及自動化提供了良好的基礎(chǔ)。對于檔案管理而言，計算機技術(shù)以及信息技術(shù)同樣帶來了新的變革，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數(shù)字化管理技術(shù)，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質(zhì)檔案資料的掃描文件經(jīng)過編輯處理后存儲在數(shù)據(jù)庫中的技術(shù)。在檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，不僅可以對傳統(tǒng)的檔案管理工作流程進行優(yōu)化整合，同時能夠有效的擴大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務(wù)水平，對于創(chuàng)新檔案管理體制，推動檔案管理工作的發(fā)展具有重要的作用。
1、檔案數(shù)字化管理工作的技術(shù)優(yōu)勢分析
（1）有助于優(yōu)化檔案歸檔管理程序。在信息技術(shù)時代信息量高速增長，檔案管理工作任務(wù)量日益繁重，由于數(shù)字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過數(shù)字化的檔案管理體系，可以通過信息網(wǎng)絡(luò)進行檔案資料的及時傳遞，進而實現(xiàn)檔案資料的遠程歸檔管理。
（2）降低檔案管理的成本投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由人工對紙質(zhì)檔案資料進行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費的檔案管理辦公費用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務(wù)。通過檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)，檔案的載體形式轉(zhuǎn)變?yōu)榇鎯ΡP、光盤以及服務(wù)器，有效的節(jié)約了檔案管理費用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫房管理成本，提高檔案管理經(jīng)濟效益。
（3）有助于檔案資料的檢索查詢。數(shù)字化的檔案管理體系取代傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式之后，檔案資料的統(tǒng)計工作效率以及工作質(zhì)量得到了大幅提高。同時由于數(shù)字化的檔案管理體系都配套建設(shè)了數(shù)據(jù)庫以及共享網(wǎng)絡(luò)平臺，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數(shù)字化可以實現(xiàn)檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。
（4）有助于檔案資料的及時更新。數(shù)字化的檔案管理體系實施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過程都是采用計算機進行信息數(shù)據(jù)資料的處理，因此能夠優(yōu)化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時上傳至數(shù)據(jù)庫，因而可以大幅提高檔案資料的時效性。
2、數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)的制約問題分析
（1）硬件以及軟件體系建設(shè)水平落后。開展檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)離不開硬件以及軟件設(shè)施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經(jīng)費投入不足，計算機配置數(shù)量不足、機房建設(shè)水平落后，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備缺乏，造成了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作推進遲緩。其次，在軟件系統(tǒng)設(shè)施的建設(shè)上，對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的選擇把關(guān)不嚴，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件功能不全，數(shù)據(jù)資料檢索查閱困難，造成檔案數(shù)字化管理體系整體建設(shè)水平較低。
（2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業(yè)單位或者是高?？蒲袡C構(gòu)的業(yè)務(wù)、管理活動中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)未能有效的兼容，在信息資料數(shù)據(jù)格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統(tǒng)傳遞至檔案管理系統(tǒng)進行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環(huán)節(jié)，同時也制約了檔案信息資料在兩套系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。
（3）檔案數(shù)字化管理的安全影響因素較多。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時也存在著較多的安全風(fēng)險因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設(shè)備依賴較為嚴重，如果存儲設(shè)備不穩(wěn)定則會造成數(shù)據(jù)信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數(shù)字化體系中軟件系統(tǒng)容易被木馬或者是病毒破壞，造成數(shù)據(jù)文件丟失、損壞等問題的發(fā)生。
（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現(xiàn)階段由于管理部門對于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經(jīng)過系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，檔案管理業(yè)務(wù)知識理論基礎(chǔ)不足，對于計算機以及檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用能力較差，制約了檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的順利開展。
3、檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)措施研究
（1）強化檔案管理部門硬件以及軟件系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，離不開各項軟硬件等設(shè)施的基礎(chǔ)，因此應(yīng)該將硬件設(shè)施支撐、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)工程等內(nèi)容的建設(shè)作為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)的基礎(chǔ)工作來開展。首先，對于檔案數(shù)字化管理體系硬件設(shè)施的建設(shè)，應(yīng)該增加資金投入確保機房、計算機、辦公設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備的齊全，強化硬件環(huán)境的建設(shè)質(zhì)量。其次，應(yīng)該根據(jù)單位檔案管理工作的實際情況，選擇功能齊全、適用性強以及兼容性較好的專業(yè)軟件作為檔案管理系統(tǒng)軟件，同時結(jié)合單位內(nèi)部的辦公網(wǎng)絡(luò)共建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺。通過完善的軟硬件系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)，推動檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)工作的順利開展。
（2）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計，應(yīng)該綜合分析檔案專業(yè)管理要求、信息傳遞要求，完善功能設(shè)計以及系統(tǒng)模塊設(shè)計。首先在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的設(shè)計上，應(yīng)該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統(tǒng)計等功能。對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的具體設(shè)計，應(yīng)該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設(shè)置等功能模塊，同時針對資料信息管理必須設(shè)置好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時更新。對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應(yīng)該提強將檔案資料的發(fā)文號、文件名稱、文件生成日期、發(fā)文單位及備注作為檢索要素，同時設(shè)置權(quán)限界定，以便于為經(jīng)過授權(quán)的檢索使用者提供全面準(zhǔn)確的服務(wù)。
（3）強化對于檔案數(shù)字化管理體系的安全管理。由于檔案數(shù)字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進行全面的安全防護。首先，對于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應(yīng)該進行多次備份處理，并置于不同的存儲設(shè)備或者是數(shù)據(jù)庫之中進行資料的保存。其次，對于檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)該進行凈化處理，通過安裝安全防護軟件，并設(shè)置好防護墻的訪問設(shè)置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫的破壞。第三，對于涉及到單位商業(yè)機密或者是重要的科研資料，應(yīng)該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業(yè)的密鑰技認證技術(shù)進行保密處理，同時在網(wǎng)絡(luò)平臺上嚴格設(shè)置訪問權(quán)限，避免涉密資料泄密問題的發(fā)生。通過這些措施，確保檔案數(shù)字化管理體系的安全可靠，為檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)提供良好的基礎(chǔ)。
（4）提高檔案管理工作隊伍的整體素質(zhì)水平。在知識經(jīng)濟時代，各個單位的信息量成指數(shù)形式的增長，檔案管理工作任務(wù)量大大增加，同時隨著數(shù)字化檔案管理工作的應(yīng)用實施，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊伍人才結(jié)構(gòu)的設(shè)置上，應(yīng)該選擇檔案管理業(yè)務(wù)知識涵養(yǎng)深厚，同時又能夠熟練使用計算機以及軟件的復(fù)合型人才充實到檔案管理工作隊伍之中，以對人才結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化。其次，應(yīng)該重視相關(guān)業(yè)務(wù)知識、軟件應(yīng)用能力以及分析能力的系統(tǒng)培訓(xùn)，作為知識密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。
關(guān)鍵詞：城市建設(shè)檔案；信息化；數(shù)字化；建設(shè)管理
一、引言
城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中形成的極具保存價值的文字、圖表、音像等不同格式的文件資料，在我國城市建設(shè)中起著不可替代的作用[1]。而現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式正逐漸被信息化以及數(shù)字化管理模式所取代，因此，相關(guān)部門十分有必要加強對這方面的研究實踐，以應(yīng)對未來城建檔案信息化管理工作中可能遇到的各種問題。
二、當(dāng)前實行城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理的現(xiàn)實意義
（一）有助于滿足當(dāng)前城建檔案管理需求
現(xiàn)如今，城市化進程的快速推進，產(chǎn)生了大量的城市建設(shè)檔案，而以往傳統(tǒng)的城建檔案管理模式卻難以與當(dāng)前城市建設(shè)形勢相匹配，使得城建檔案管理工作中總是暴露出一些問題，比如工作效率低或者信息共享困難等。所以，現(xiàn)在的城建檔案管理必須要與時俱進，積極引進以及使用信息化結(jié)合數(shù)字化管理的方式，以妥善處理城建檔案中紙質(zhì)檔案積壓等問題。
（二）有助于提高城建檔案管理效率
在過去，城建檔案的存儲媒介為紙張，在檔案保存與管理過程中，受客觀因素影響很大，為了保存這些紙質(zhì)檔案，相關(guān)部門還需要在存儲環(huán)境以及檔案維護等方面投入大量Y本。盡管如此，紙質(zhì)檔案在管理過程中依然會因反復(fù)調(diào)閱而產(chǎn)生破損、字跡模糊或者丟失等問題。這些都會嚴重影響到城建檔案管理效率。而在信息時代，隨著信息技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)的靈活運用，檔案管理人員可以將城建檔案管理從傳統(tǒng)模式解脫出來，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在優(yōu)化城建檔案管理方式的前提下，實現(xiàn)城建檔案管理的規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化，以發(fā)揮其應(yīng)有作用。
三、新時期強化城市建設(shè)檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)管理的有效措施
（一）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)
想要實現(xiàn)城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化管理，首先就要將檔案信息轉(zhuǎn)化為有生命力、流動的資源，即數(shù)字化信息。相關(guān)部門需要配備統(tǒng)一化的信息設(shè)備，完成檔案部門計算機管理系統(tǒng)全覆蓋，為機關(guān)、企業(yè)配備全、快、準(zhǔn)的檔案信息。與此同時，對現(xiàn)有的計算機檔案管理系統(tǒng)進行改進以及優(yōu)化，就檔案信息進行自動全文存儲、檢索、自動標(biāo)引以及文檔信息系統(tǒng)的一體化管理等[2]。另外，城建檔案信息的存儲應(yīng)采取高容量載體，包括計算機的磁盤存儲系統(tǒng)以及光盤存儲系統(tǒng)等。以上述方式來應(yīng)對和解決檔案信息存儲難的問題，同時還能幫助相關(guān)管理人員提高工作效率，減輕工作強度。最后，各檔案管理部門需要主動學(xué)習(xí)和借鑒其他檔案館信息化管理成功經(jīng)驗，將城建檔案信息化建設(shè)納入到議事日程中來，特別是要注重城建檔案信息化管理的建設(shè)與政府電子政務(wù)建設(shè)的和諧統(tǒng)一向前發(fā)展，以帶動自身進步。
（二）做好電子檔案的保存工作
目前，存儲電子文件的媒介大多為化學(xué)磁性材料，從理論上講，這種材料是可以長期保存的。但是由于電子文件的發(fā)展形成過程相對較短，實施貯存中的驗證還比較缺乏，因此，在讀取光盤時會頻頻發(fā)生磨損現(xiàn)象，進而影響到光盤內(nèi)電子文件的完整性，嚴重時還可能造成電子文件丟失等問題?；诖耍恍┬枰L久保存且極具價值的電子文件，需要相關(guān)人員定期復(fù)制、檢查。
（三）加強人員培訓(xùn)，提高管理工作效率
相關(guān)部門必須要將提高檔案管理人員自身素質(zhì)以及工作能力作為重點，給予其足夠的學(xué)習(xí)以及深造機會，通過不斷的學(xué)習(xí)來提高其知識水平以及理解水平。與此同時，還需要定期組織檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的知識與技術(shù)，緊跟時展步伐，用科學(xué)的知識以及工作方式武裝自己，從而在工作崗位上發(fā)揮自己的優(yōu)勢。另外，在平時的城建檔案管理工作中，還需要定期對人員的能力及素質(zhì)進行考核，加深其對知識的理解與掌握，不斷強化自身城建檔案信息化與數(shù)字化管理水平，以此來形成一個合理的、科學(xué)的信息化檔案管理平臺。
四、結(jié)語
總之，城市建設(shè)檔案的信息化與數(shù)字化建設(shè)管理，不僅可以實現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理的歷史性跨越以及質(zhì)的突破，同時也能促進我國檔案業(yè)的良性發(fā)展。對此，相關(guān)部門或機構(gòu)需要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，推進城建檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，做好電子檔案的保存工作，加強人員培訓(xùn)，提高管理工作效率，從而充分發(fā)揮城建檔案在城市建設(shè)中的關(guān)鍵性作用。
參考文獻：
檔案管理信息化建設(shè)的必要性
在國內(nèi)高校，隨著校園檔案數(shù)據(jù)增加、保管條件差、查找利用率低、管理人員管理概念的缺乏等問題頻繁出現(xiàn)，我們逐漸意識到實現(xiàn)校園檔案管理信息化建設(shè)的必要性和緊迫性。校園檔案信息化建設(shè)是利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)工具對檔案資源進行有效的管理，使檔案充分發(fā)揮其自身的價值和對學(xué)校、學(xué)生、社會的作用，真正的共享資源。校園檔案信息化是以學(xué)校的檔案資源建設(shè)為中心，通過計算機網(wǎng)絡(luò)加強對電子文件的管理，充分發(fā)掘和利用檔案資源，以實現(xiàn)校園檔案的信息化。
當(dāng)前，我國各學(xué)校的管理者和師生對于學(xué)校檔案管理信息化缺乏足夠認識，沒有形成校園檔案信息化的管理理念，大都認為檔案管理工作只是簡單的整理和保管，甚至有些學(xué)校的管理者對檔案管理工作漠不關(guān)心，也不給予經(jīng)費支持，嚴重影響了學(xué)校檔案管理的效應(yīng)。筆者認為，在進行學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，最基礎(chǔ)設(shè)備就是硬件基礎(chǔ)設(shè)施和檔案信息網(wǎng)絡(luò)。而一些學(xué)校缺乏功能強大的硬件設(shè)施和檔案存儲設(shè)備，滿足不了信息化建設(shè)對校園檔案信息處理的需求，也嚴重阻礙了校園檔案管理信息化建設(shè)的進程。
目前，教育部和各省級教育主管部門對高職院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺的推行，對高職院校的檔案信息化建設(shè)與管理提出了新的要求。將信息技術(shù)應(yīng)用于高職院校檔案管理的全過程，采用計算技術(shù)處理和保存教學(xué)檔案信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為教學(xué)管理提供更好的服務(wù)，不僅能進一步提高檔案的利用價值，而且為學(xué)校教學(xué)評估提供了重要的依據(jù)和憑證，還成為衡量高職院校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)識之一。
信息化建設(shè)的基本條件
其一，計算機可以促進設(shè)備管理的全面化，加強網(wǎng)絡(luò)的覆蓋率，提高檔案管理的質(zhì)量與效率，這也就為檔案管理的發(fā)展提供了相應(yīng)的基礎(chǔ)。通過計算機建立的檔案管理系統(tǒng)可以做到：檔案進行自動編目和檢索、檔案業(yè)務(wù)工作上的管理、檔案自動全文存儲與檢索、檔案自動標(biāo)引、計算機輔助立卷以及文檔一體化管理等。這就要求在校園檔案管理的過程中要對學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施進行不斷完善，提高計算機的使用程度，以此來提高檔案管理的效果與質(zhì)量。
其二，在構(gòu)建信息化的檔案管理機制的過程中，首先應(yīng)該明確的就是權(quán)責(zé)的分配，只有這樣才能提高各部門之間的溝通與合作，從根本上保障網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)的安全運行。同時，還應(yīng)該對現(xiàn)階段檔案管理的狀況進行研究與分析，以此來建立相應(yīng)的管理規(guī)范，對檔案管理人員的工作進行約束，提高檔案管理的效率。一方面，我們要積極創(chuàng)新檔案管理制度。校園相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該按照國家的要求與規(guī)范制定適應(yīng)校園信息化建設(shè)的檔案管理制度。另一方面，要建立健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，對電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟進行細化；要制定相應(yīng)的安全措施，尤其是在電子文件和電子檔案方面應(yīng)該予以重視，確保電子檔案的安全性、有效性以及完整性。此外，還要統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是完善校園檔案信息化管理的重要方式，它也是衡量管理工作人員工作效率高低的重要依據(jù)。反之，學(xué)校就難以建立有效的檔案數(shù)據(jù)庫信息資源。如果沒有對檔案管理的工作進行約束與管理，就容易導(dǎo)致檔案管理的工作流于形式，難以起到相應(yīng)的作用與效果，檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法正常與穩(wěn)定地運行，資源共享也就難以實現(xiàn)。
其三，應(yīng)該對檔案管理隊伍進行建設(shè)，完善管理隊伍的復(fù)合型，提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代高校檔案管理主要是通過計算機技術(shù)來進行自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要對自身的計算機技術(shù)水平進行不斷提高，以此來進行規(guī)范的操作與系統(tǒng)的管理。同時，還應(yīng)該對管理人員的安全意識與安全防范能力進行不斷提高，以此來確保檔案信息的完整性與信息的安全性，這就要求檔案管理人員定期進行培訓(xùn)，強化自我學(xué)習(xí)意識，不斷更新相關(guān)專業(yè)知識與自身的綜合素質(zhì)，從根本上提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。
相關(guān)建議
加強校園檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè) 首先應(yīng)該加強學(xué)校管理者和師生對檔案管理信息化建設(shè)的意識，引起大家的高度重視，將檔案信息化建設(shè)提上日程。同時，要提高檔案管理人員的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平，加強學(xué)校局域網(wǎng)的建設(shè)，使檔案網(wǎng)絡(luò)和學(xué)校的辦公檔案實現(xiàn)資源共享。在檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，引入相關(guān)的檔案管理軟件。各個基層的部門將本部門的歸檔文件按照相關(guān)要求自行錄入檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，既分擔(dān)檔案管理工作人員的工作，又能夠使各部門的檔案及時、完整地進入檔案數(shù)據(jù)庫，提高資源共享的速度。另外，管理人員將檔案目錄通過人工輸入的方式轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)，利用電子信息技術(shù)對各部門的電子檔案進行監(jiān)督和指導(dǎo)，使其電子檔案具有真實性和完整性。在檔案管理工作中，還應(yīng)該注重對檔案數(shù)據(jù)庫中信息資源的監(jiān)督和管理。在學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)主頁上，檢錄檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)站，為師生提供檔案的檢索和下載功能，實現(xiàn)電子信息對檔案管理的全面覆蓋，方便師生對檔案的使用，完善校園檔案管理系統(tǒng)。
加強資金的投入力度 資金的投入不足，嚴重地影響檔案管理信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項長期的、見效慢的工作，需要大量的資金投入來緩解一些矛盾突出的問題。檔案管理部門的經(jīng)費一般都是由學(xué)校的財務(wù)部門提供，其自身不能創(chuàng)造資金。所以，檔案管理部門需要爭取學(xué)校管理者和財務(wù)部門的支持，進一步擴大籌資的途徑，加大資金的投入力度，使檔案管理信息化建設(shè)得到有效落實。
加強檔案管理的規(guī)范和安全體制建設(shè) 按照相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校的具體情況，制定有效的管理措施和規(guī)范，保證校園檔案管理信息化建設(shè)工作的正常運轉(zhuǎn)。在進行檔案管理信息化建設(shè)工作中，應(yīng)該加強對計算機數(shù)據(jù)庫的監(jiān)管，確保檔案信息的安全，防止泄密等事件的發(fā)生。一些非公開的檔案信息嚴禁在網(wǎng)上，一些已經(jīng)在網(wǎng)上公開的信息，也必須要求使用者通過身份認證、采用防火墻等安全措施，使檔案信息系統(tǒng)能夠安全、正常地運轉(zhuǎn)。
強化管理人員的管理結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì) 學(xué)校應(yīng)該建立一個完善統(tǒng)一的管理機制，集中處理校內(nèi)各個基層部門的檔案信息。要以分管校長為領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責(zé)人為成員，組成一個領(lǐng)導(dǎo)小組，全面負責(zé)組織和協(xié)調(diào)學(xué)校檔案信息化建設(shè)。在進行新舊數(shù)據(jù)的處理時，要盡量采用新的方式先處理新的檔案數(shù)據(jù)，把舊的檔案放在新檔案后面處理。在進行館藏檔案的處理時，也要注意先處理重點檔案。基于對檔案的分析，重要價值的檔案應(yīng)優(yōu)先進行數(shù)字化處理；為避免不必要的工作，一些沒有使用價值的檔案可以按照規(guī)定進行銷毀。另外，要注重專業(yè)人才的引進和培訓(xùn)，提高整個檔案管理隊伍的素質(zhì)。改善人才的結(jié)構(gòu)，引進專業(yè)的檔案管理人員，加強對骨干管理人員的培訓(xùn)，加強整個管理部門的學(xué)習(xí)氛圍，對檔案信息化建設(shè)工作進行定期指導(dǎo)和檢查，提高管理人員的整體工作能力，促進檔案管理信息化建設(shè)的加快發(fā)展。
結(jié)束語
筆者認為，高職學(xué)院應(yīng)從本校的實際情況出發(fā)，以檔案信息為主體，結(jié)合具體的問題，加強校園檔案管理信息化建設(shè)，加快推進校園檔案管理信息化進程，從而實現(xiàn)校園檔案管理信息化的全面普及，真正對我國檔案管理的發(fā)展起到促進作用。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：文書檔案 電子信息化 建設(shè)
Abstract: archives is the work of the unit's true record, is an important basis for the sustainable development of various undertakings, which can guide the practical work and can provide important evidence to the history. However, with the development of socialist market economy steady and rapid development, document file management is also faced with hitherto unknown challenge. Management methods are gradually changing from traditional to modern, informatization management methods of artificial change of direction. Strengthening the management of file information construction, enhance the level of management and utilization of archives, bring into full play the function of archive information has become the new period is an important subject in the study of.
Key words: electronic information construction of Archives
[中圖分類號] G275 [文獻標(biāo)識碼]A[文章編號]
隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間，迫切需要實施檔案信息化管理，提升檔案管理和利用水平，以適應(yīng)當(dāng)前新形勢的發(fā)展。
一、更新觀念，組建文書檔案信息化系統(tǒng)
一個單位日常工作常涉及到業(yè)務(wù)、財務(wù)、人事、教育等多種大量的文書檔案，各類文書檔案需要有效執(zhí)行和科學(xué)管理。傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢、人工分發(fā)、人工統(tǒng)計的文書檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新形勢的發(fā)展且傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢的文書檔案管理模式暴露出很多問題。在信息化高度發(fā)展的今天，急需實現(xiàn)文書檔案的信息化管理。
積極組建文書檔案信息化系統(tǒng)，該系統(tǒng)由軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)組成。軟件系統(tǒng)包括操作系統(tǒng)、Microsoft Word、文書檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)等，其中文書檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)包括主執(zhí)行程序、數(shù)據(jù)庫（用戶庫、卷內(nèi)文件目錄庫（按案卷+順序號建立索引）、單位庫、保管期限庫、保管者、存放處、注備等）、各功能程序、文檔模板等；硬件系統(tǒng)包括計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、數(shù)碼相機等。
文書檔案信息化系統(tǒng)對檔案庫的建立、維護、打印、查閱、歸檔管理、查詢、分類統(tǒng)計、輸出等功能，還應(yīng)具有檔案工作任務(wù)計劃、日常工作提示、重要事務(wù)安排警示等功能。此外還特別要求系統(tǒng)具有完美的打印及預(yù)覽功能，所有打印的文書，用戶可以任意的修改其格式，自行添加數(shù)據(jù)內(nèi)容、文字、圖形、標(biāo)志，修改打印的字體、字體大小，滿足任何套打的需要。這個功能可以自行編碼設(shè)計完成，也可在文書檔案信息化系統(tǒng)中集約現(xiàn)行優(yōu)秀的文書處理軟件（如Microsoft Word）的相關(guān)功能組件，并與之有機地結(jié)合起來形成一個整體。
二、與時俱進，開發(fā)文書檔案信息化管理系統(tǒng)
1、選擇好文書檔案信息化開發(fā)平臺
文書檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)及運行平臺可選用Microsoft Windows 操作系統(tǒng)，它具有應(yīng)用廣泛、安裝維護方便等特點。其開發(fā)工具可選可視化設(shè)計和真正面向?qū)ο蟮募砷_發(fā)系統(tǒng)，如Borland公司優(yōu)秀的DELPHI 或C++Builder等集成開發(fā)系統(tǒng)。其中DELPHI 是當(dāng)今世界上最優(yōu)秀的Windows、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序開發(fā)工具。
2、文書檔案信息化開發(fā)的具體過程
文書檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)是一個復(fù)雜的過程，它一般包括開發(fā)準(zhǔn)備、系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實現(xiàn)與轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)運行與維護、系統(tǒng)評價等步驟。根據(jù)實際情況，文書檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)更要注重系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實現(xiàn)與轉(zhuǎn)換四個步驟。開發(fā)過程要嚴格質(zhì)量管理和進度控制。
文書檔案信息化系統(tǒng)可采用目前流行的面向?qū)ο螅∣O, Object Oriented）的系統(tǒng)開發(fā)方法，面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法作為一種常用的管理信息系統(tǒng)開發(fā)方法，它具有開發(fā)效率高、開發(fā)周期短等優(yōu)點，是近年來受到廣泛關(guān)注的一種系統(tǒng)開發(fā)方法。目前提供面向?qū)ο蟮拈_發(fā)平臺也很優(yōu)秀，如Borland公司優(yōu)秀的DELPHI 和C++Builder 等集成開發(fā)系統(tǒng)。
三、發(fā)揮優(yōu)勢，提升文書檔案信息化管理水平
1、實施信息化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離，提高辦公效率
計算機具有強大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費時，又費力。在應(yīng)用計算機軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡(luò)安全最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇地放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)用計算機軟件收集文件資料、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等
大大提高了辦公效率。
2、實施文件和文字信息共享
在原始的手工操作管理中，行政事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和檔案管理信息動態(tài)。
3、提高文件傳遞的速度和安全性
在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和及時性。
4、提高檔案人員的綜合素質(zhì) 一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明，只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備設(shè)施的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是采取“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時展而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，通過交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位利用檔案資源進行知識轉(zhuǎn)化、知識創(chuàng)新的經(jīng)驗，運用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。
四、科學(xué)規(guī)劃，挖掘文書檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用前景
文書檔案信息化系統(tǒng)可為檔案管理人員輸入、修改、登記、打印、交換、統(tǒng)計、歸檔等管理工作提供了完善的服務(wù)。通過使用可提高文書檔案信息執(zhí)行效率和安全性，也推進了政務(wù)進一步公開。同時解決了文書檔案處理的連續(xù)性和全面性，實現(xiàn)了對文書檔案自動處理和科學(xué)管理的全過程，可徹底改變傳統(tǒng)的文書檔案管理的低效和弊端，大幅度地提高了文書檔案管理工作的效率，使文書檔案管理工作步入了系統(tǒng)化、現(xiàn)代化和科學(xué)化的軌道。為進一步推動辦公的全面自動化奠定基礎(chǔ)。
參考文獻：
關(guān)鍵詞 檔案數(shù)字化 建設(shè) 問題 探討
檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。隨著電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展、信息時代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公。這不但極大地提高了工作效率，節(jié)約了時間、成本，而且減少了工作人員的勞動量。數(shù)字化檔案將紙質(zhì)版檔案輸入電腦進行管理，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相融合，不但實現(xiàn)了檔案的信息化、遠程化管理，而且實現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，極大地方便了相關(guān)部門的工作。雖然數(shù)字化檔案有很多優(yōu)勢，但是要完全做好檔案數(shù)字化建設(shè)仍然存在著很多問題。檔案管理人員對檔案數(shù)字化管理沒有進行專業(yè)的知識培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)難以進行和提高。
一、檔案數(shù)字化建設(shè)存在的幾個問題
（一）紙質(zhì)版檔案的完善程度影響檔案數(shù)字化建設(shè)
雖然紙質(zhì)版檔案工作量大、管理麻煩，但是要進行檔案數(shù)字化建設(shè)，首先必須借助紙質(zhì)版檔案，才能將檔案中的各種信息輸入電腦進行存儲。因此，紙質(zhì)版檔案成了數(shù)字化檔案輸入的依據(jù)；其正確性和完整性將影響數(shù)字化檔案管理的正確性和完整性。即有了完善的紙質(zhì)版檔案，才有高質(zhì)量的數(shù)字化檔案，而紙質(zhì)版檔案的完善程度將影響檔案數(shù)字化建設(shè)。特別是對于一些對檔案管理知識不熟、業(yè)務(wù)不專業(yè)的管理者來說，做好紙質(zhì)版檔案的正確性和完整性是其面臨的一大問題。
（二）沒有形成統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件
現(xiàn)在各行各業(yè)的檔案管理，雖然是用電腦進行管理，但僅僅是建立文件夾進行管理，并沒有正式的軟件管理系統(tǒng)。因此，用文件夾建立的檔案管理無法提交互聯(lián)網(wǎng)識別，也就失去了數(shù)字化建設(shè)的意義；進而也就無法實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息共享和遠程操控。此外，有些行業(yè)和部門雖然使用了檔案數(shù)字化管理軟件，但是由于是出于本行業(yè)、本部門的需要而進行的軟件開發(fā)。這種管理軟件使用范圍窄，軟件內(nèi)容和格式單一，通常只適合本行業(yè)、本部門的檔案管理。甚至有的管理軟件與本行業(yè)的計算機相匹配，一旦離開本行業(yè)的計算機，則其他計算機無法打開或者查閱，嚴重限制了管理軟件的作用。
（三）計算機病毒始終是檔案數(shù)字化建設(shè)中的困擾
計算機病毒是電腦中的最大弊端，而且也無法克服，只能通過設(shè)置防火墻和安裝殺毒軟件進行預(yù)防。事實上，計算機病毒對檔案管理會造成毀滅性的損害。一旦計算機感染病毒，不但會使檔案無法打開，而且易造成永久性的檔案數(shù)據(jù)和信息丟失；檔案數(shù)字化建設(shè)將毀于一旦、功虧一簣，造成很大的經(jīng)濟損失。此外，電腦黑客的侵入將竊取檔案信息，使得檔案管理的[私權(quán)被破壞，不僅會給單位造成嚴重的損失，而且會給個人造成不可估量的傷害。因此，計算機的安全問題是進行檔案數(shù)字化建設(shè)必須要解決的問題。
（四）檔案信息管理人員的業(yè)務(wù)知識單一
要進行檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息管理人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識和計算機知識；只有融合兩者，才能勝任數(shù)字化檔案管理工作。事實上，很多單位和部門的檔案管理人員不具備對以上兩門知識的把握，其大多是由單位委任的。單位領(lǐng)導(dǎo)直接派遣與檔案管理工作性質(zhì)相近的職工，或者計算機專業(yè)的職工進行檔案管理，這樣既不利于檔案數(shù)字化建設(shè)，也不利于單位的檔案管理。嚴格來說，具備兩門知識的人才甚少，現(xiàn)任的檔案管理人員的檔案管理水平不高，數(shù)字化檔案的建設(shè)越發(fā)困難。
二、針對檔案數(shù)字化建設(shè)問題的幾點思考
（一）做好紙質(zhì)版檔案
雖然紙質(zhì)版檔案管理工作量大、管理效率低，但是鑒于數(shù)字化檔案的弊端，以及為了管理安全起見，檔案管理部門還需完善紙質(zhì)版的檔案建設(shè)。對此，一是要做好紙質(zhì)版檔案管理的正確性，包括檔案中的日期、個人信息、文件內(nèi)容、數(shù)字標(biāo)點等。只有確保紙質(zhì)版檔案的內(nèi)容正確無誤，輸入電腦的檔案信息才會正確，具有數(shù)字化建設(shè)的意義。否則錯誤的數(shù)字化檔案不僅會給他人造成損失，還會誤導(dǎo)管理者一錯再錯。二是要做好紙質(zhì)版檔案的完整性和延續(xù)性。個人檔案或者單位檔案，因職工調(diào)動或者單位搬遷建設(shè)等容易導(dǎo)致紙質(zhì)版檔案丟失，且一旦丟失，就再也找不回來。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的完整性，從而保護單位和個人的資料信息，使數(shù)字化檔案查詢紙質(zhì)版信息有據(jù)可依。三是要保障紙質(zhì)版檔案的安全。檔案信息關(guān)系到個人和單位的隱私，關(guān)乎他人和單位的安全。因此，檔案管理人員必須確保紙質(zhì)版檔案的安全，不僅要防止其發(fā)生損毀和丟失，更要防止發(fā)生篡改檔案的行為。
（二）加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理
數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理。有關(guān)部門應(yīng)該應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫；數(shù)據(jù)庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)和管理，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就必須要求單位上下統(tǒng)一認識，充分認識數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性；堅持計算機技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設(shè)數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展；在數(shù)據(jù)庫的管理過程中，要能夠重點面向應(yīng)用、建立活庫，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的使用頻率和效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性等。
（三）提高管理人員的技術(shù)水平
鑒于數(shù)字化檔案的重要性，必須建立專門的管理人員隊伍進行管理。為此，檔案管理人員應(yīng)做好以下幾點：一是要強化自身的計算機網(wǎng)絡(luò)知識，提高計算機應(yīng)用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設(shè)的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計算機，還必須懂得如何利用數(shù)字化檔案管理軟件，加密隱私和設(shè)置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，安全清除計算機病毒，保證檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性。二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應(yīng)用到計算機管理中；能用檔案數(shù)字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數(shù)字的邏輯性，使檔案數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量高、效率好。三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質(zhì)。不管是對紙質(zhì)版檔案還是數(shù)字化檔案來說，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)都至關(guān)重要。其管理水平和責(zé)任態(tài)度決定了檔案管理的質(zhì)量以及檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。因此，有關(guān)部門必須加強管理者的道德修養(yǎng)，嚴格做好對檔案管理者的管理。
（四）要引進和應(yīng)用先進的檔案管理軟件
管理軟件作為檔案數(shù)字化建設(shè)的管理系統(tǒng)，必須與計算機與網(wǎng)絡(luò)升級同步，即必須讓管理軟件進行相應(yīng)的升級更新。否則隨著計算機系統(tǒng)的發(fā)展，管理人員將無法打開管理軟件，或者網(wǎng)絡(luò)升級使得管理軟件在互聯(lián)網(wǎng)中無法識別，從而影響檔案的數(shù)字化建設(shè)。此外，要引進和應(yīng)用先進的檔案管理軟件，加快和促進檔案數(shù)字化建設(shè)的更新升級，促使數(shù)字化檔案管理能夠更加順暢，應(yīng)用更加方便，從而真正達到數(shù)字化檔案管理的目的。
三、結(jié)語
要做好檔案數(shù)字化建設(shè)，必須從根本上抓起。如引進和應(yīng)用先進的檔案管理軟件，強化對管理者檔案管理知識和計算機知識的培訓(xùn)，使其能夠熟練地操作先進的管理軟件；充分應(yīng)用好計算機知識，避免病毒感染和黑客攻擊、破壞檔案資料信息。只有確保檔案管理的安全性，數(shù)字化檔案建設(shè)才有意義，才能順應(yīng)數(shù)字化檔案信息管理的發(fā)展趨勢。
（作者單位為國土資源信息院）
參考文獻
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