發(fā)布時間：2023-07-16 08:32:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的采購合同內(nèi)控管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、關(guān)于工程材料的內(nèi)控管理與審計
監(jiān)督公路建設(shè)是資金密集型行業(yè)，在工程施工中，直接材料費占項目總成本的百分之七十左右，因此，對材料管理和監(jiān)督是提高工程綜合管理水平，實現(xiàn)經(jīng)濟效益目標(biāo)的根本保證。1）材料采購計劃。材料需用量計劃一般是由工程項目的技術(shù)人員進(jìn)行編制，編制好的材料用量計劃是物資部門確定經(jīng)濟采購量和編制材料采購計劃的主要依據(jù)，物資部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購計劃進(jìn)行招投標(biāo)，確定購貨點，繼而簽訂材料采購合同。項目管理人員應(yīng)審查采購計劃的科學(xué)性、合理性、可行性，有無盲目采購、重復(fù)采購的行為，還要按照單位預(yù)算、施工圖紙、實際需要及市場供求等情況，嚴(yán)格審查材料采購計劃，審計內(nèi)容主要是對采購數(shù)量與價格的審核，擠掉其中的“水分”，避免不合理的采購行為造成材料積壓和資金浪費。2）材料合同管理。工程材料采購必須簽訂正式的合同，以合同的形式來約束和規(guī)范采購行為，以防范采購風(fēng)險，避免經(jīng)濟糾紛。一方面，要注重對合同本身的審查，即查看合同的條款是否合法、完備、有效。合同中應(yīng)明確材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額等有關(guān)事項；若不能確定施工期間具體的用料數(shù)量，應(yīng)明確材料單價，并在合同中有所注明。合同的內(nèi)容是否達(dá)到雙方均衡受益，有無損害需求方利益的條款。如果存在這些現(xiàn)象，就應(yīng)考慮進(jìn)行延伸審計，查明原因，看是否有人情交易、權(quán)錢交易等其他的情況存在。3）價格與質(zhì)量。這是工程材料采購管理監(jiān)督中的核心工作。在價格方面，管理人員應(yīng)通過電腦查詢、市場調(diào)研、成本分析、專家咨詢等方法審查申報價與市場公允價是否一致，有無高估虛報的問題；同時，要對與工程材料采購相關(guān)的諸多因素包括質(zhì)量保證、采購費用、運送費用及庫存費用等一并進(jìn)行審查，綜合考慮采購價格的合理性。4）材料票據(jù)管理。管理人員應(yīng)對購貨發(fā)票、運費單據(jù)、入庫單等結(jié)算票據(jù)進(jìn)行審核監(jiān)督，審查票據(jù)是否合規(guī)合法，有無為逃避稅收，以材料收據(jù)作為正式發(fā)票直接入賬的現(xiàn)象發(fā)生；材料合同單位和財務(wù)回票單位是否相符；入庫單所記錄的采購物資的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額等事項是否填具齊全、數(shù)字準(zhǔn)確，同時入庫單必須具有主管領(lǐng)導(dǎo)、采購員、庫管等人員的簽字印章。5）內(nèi)控制度建設(shè)。采購活動具有直面各種風(fēng)險，對工程成本影響敏感而且影響金額較大的特殊性。施工企業(yè)應(yīng)在采購環(huán)節(jié)建立相關(guān)管理制度，包括：a.內(nèi)部牽制制度。對采購活動不相容職務(wù)要實行相互分離，包括授權(quán)批準(zhǔn)采購申請、采購計劃編制、入庫驗收、入庫記錄、材料庫管等。為不同職務(wù)設(shè)置崗位、明確職責(zé)權(quán)限、形成相互制衡機制。b.采購審批權(quán)限制度。采購主管必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任，采購人員必須在授權(quán)批準(zhǔn)范圍內(nèi)辦理采購業(yè)務(wù)；對采購報價、合同簽訂、采購執(zhí)行等關(guān)鍵的采購活動必須經(jīng)批準(zhǔn)后方可實施，超出采購權(quán)限范圍的業(yè)務(wù)必須得到主管以上管理人員的審批，嚴(yán)禁未經(jīng)有效批準(zhǔn)的采購業(yè)務(wù)發(fā)生。c.采購人員工作制度。為規(guī)范采購人員在工作中的行為，維護(hù)企業(yè)的合法利益，企業(yè)必須制定采購員守則，規(guī)定在采購活動中遵守職業(yè)道德、誠信敬業(yè)，以減少人為欺詐的可能性。d.采購檔案管理制度。分門別類建立供貨商資料檔案，全面掌握供貨商情況，以便對供貨商進(jìn)行相關(guān)資質(zhì)考評；建立工程材料市場價格資料檔案，組織價格評價體系；建立采購合同檔案資料，加強采購合同日常管理，為企業(yè)執(zhí)行合同，嚴(yán)格履約提供保障。6）建立項目內(nèi)部審計系統(tǒng)。內(nèi)部審計作為工程項目內(nèi)部一個獨立的監(jiān)管體系，以客觀、公正的方法評價項目采購、施工、經(jīng)營、財務(wù)等各個方面的經(jīng)濟活動，同時促使單位建立完善的采購活動的內(nèi)部控制制度，對于防止、及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中的各種錯弊現(xiàn)象及不法行為起到極其重要的防范作用。因此，應(yīng)注重單位的內(nèi)部審計制度的健全性和有效性；是否具有專兼職內(nèi)審人員；要求內(nèi)審制度的貫徹實施，有助于企業(yè)依法依章管理采購活動，滿足監(jiān)管要求，控制風(fēng)險，提高管理水平；能夠降價各項采購成本，使企業(yè)采購活動進(jìn)一步按規(guī)范化、有序化運行，保證采購目標(biāo)的實現(xiàn)，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。
二、關(guān)于工程內(nèi)部管理與成本控制
（一）內(nèi)部定額、預(yù)算分解及成本計劃企業(yè)自身應(yīng)建立內(nèi)部價格體系和內(nèi)部勞動定額。為了工程能夠順利中標(biāo)，多數(shù)單位采用低價中標(biāo)的方式，這就要求不能完全照抄照搬預(yù)算定額內(nèi)容，因為定額中預(yù)算人、材、機資源同實際人、材、機資源不同，而且預(yù)算工程量的計算規(guī)則同實際材料需用量的計算規(guī)則不同，這就形成了投標(biāo)預(yù)算。工程中標(biāo)后，應(yīng)再按照合同價格進(jìn)行預(yù)算分解，在此基礎(chǔ)上按內(nèi)部價格體系及勞動定額、市場價格、自身實際情況對分部、分項工程的人、機、材等進(jìn)行內(nèi)部預(yù)算分解，并根據(jù)工程特點和施工組織設(shè)計，編制人工、材料、機械的成本計劃，下放到勞資、物資、機械部門和施工單位，作為成本控制的依據(jù)。
（二）財務(wù)成本核算強化成本結(jié)算滯后及成本互相調(diào)劑等問題的監(jiān)督檢查。審計人員應(yīng)審查是否遵照權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則進(jìn)行成本費用核算，并要求被審單位從完善內(nèi)控制度入手，明確各部門責(zé)任，強調(diào)統(tǒng)計員、材料員、機管員緊密配合財務(wù)管理工作，加強信息資料傳遞的及時性，形成鏈?zhǔn)焦芾?，使各項成本費用能夠有效地歸集，保證施工進(jìn)度與財務(wù)核算同步進(jìn)行，致使會計賬簿能夠完整、及時、準(zhǔn)確地反映工程的經(jīng)濟狀況。
（三）往來賬款管理往來賬款不實的問題產(chǎn)生原因主要存在于以下方面：1）由于記賬依據(jù)不充分，在與對方單位核對存在差異；2）信息資料傳遞不及時，應(yīng)付款項不完整，與實際情況不符；3）對方單位故意壓價拒付，本方又不便于使用法律程序解決，如兄弟單位，造成應(yīng)收款項不落實；4）歷史原因造成，對方單位已不存在，無從查找債務(wù)人或由于其他內(nèi)部管理問題造成呆賬、死賬；5）工程超支（虧損）無法下賬，形成長期的“應(yīng)收工程款”科目，實際無法收回；6）工程有盈余或因經(jīng)濟指標(biāo)已完成，抱著“以豐補歉”的思想，不多報利潤，留作備用，形成長期的“應(yīng)付工程款”科目，實際不需支付。
由于市場激烈競爭導(dǎo)致賣方市場向買方市場轉(zhuǎn)變，使得采購-付款環(huán)節(jié)成為舞弊風(fēng)險的高發(fā)區(qū)。作為企業(yè)運營管理中的一項重要業(yè)務(wù)循環(huán)，采購-付款中各個環(huán)節(jié)都存在著潛在的舞弊風(fēng)險。其中商業(yè)賄賂尤為嚴(yán)重。作為企業(yè)管理者對此應(yīng)當(dāng)有充分的認(rèn)識。
由于采購項目范圍廣闊，不同的采購項目和不同的采購環(huán)節(jié)就要采取不同的預(yù)防措施。同時這些預(yù)防措施需要配合使用方能生效。企業(yè)采購事項主要包括：生產(chǎn)原材料采購、外協(xié)加工產(chǎn)品采購、設(shè)備采購、備品備件采購、工程材料采購，各種服務(wù)，如保險、水電氣、軟件，甚至外包項目等。
企業(yè)采購與付款循環(huán)從實踐的角度看，主要可以分成六個環(huán)節(jié)，分別是供應(yīng)商開發(fā)、簽訂采購合同、下達(dá)采購訂單、驗收貨物、確定應(yīng)付賬款、支付貨款。這六個環(huán)節(jié)中每個都有其關(guān)鍵控制點。其實在這六個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)外，還有一個非常重要的貫穿業(yè)務(wù)全部的業(yè)務(wù)就是內(nèi)部計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。筆者將結(jié)合各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中存在的舞弊風(fēng)險談一談預(yù)防的措施和方法。
組織牽制法
預(yù)防舞弊風(fēng)險的一個重要措施就是建立組織牽制。這在財務(wù)會計領(lǐng)域中已經(jīng)普遍得到采用。在采購領(lǐng)域中，同樣需要采用組織牽制法。組織牽制應(yīng)當(dāng)包含在以上六個采購環(huán)節(jié)中。
例如在供應(yīng)商開發(fā)環(huán)節(jié)，為了預(yù)防傳統(tǒng)的供應(yīng)商開發(fā)中的舞弊行為，目前企業(yè)普遍采用供應(yīng)鏈管理模式。建立合格供應(yīng)商目錄清單并且規(guī)定從目錄中選擇供應(yīng)商。在開發(fā)供應(yīng)商的過程中，采購部門的職責(zé)受到嚴(yán)格限制。決定采購哪家企業(yè)的產(chǎn)品，主要取決于負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開發(fā)的質(zhì)量工程師。根據(jù)企業(yè)的質(zhì)量管理規(guī)定，負(fù)責(zé)供應(yīng)鏈開發(fā)的質(zhì)量工程師將負(fù)責(zé)對擬進(jìn)入企業(yè)供應(yīng)商目錄的商家或廠家進(jìn)行全面的質(zhì)量評審。類似通用和福特一類的大公司，其質(zhì)量工程師具有否決不合格廠家進(jìn)入供應(yīng)商目錄的權(quán)利。這樣做的目的就是通過引進(jìn)質(zhì)量部門，將采購過程中的供應(yīng)鏈開發(fā)的部分職權(quán)分散到非采購部門，從而達(dá)到內(nèi)部牽制的目的。
同時，在決定供應(yīng)商是否能進(jìn)入企業(yè)的供應(yīng)商目錄過程中，為了預(yù)防質(zhì)量工程師的舞弊，由企業(yè)成立的、由多個部門組成的采購管理委員會將最后共同做出決定。目前許多大型企業(yè)會根據(jù)實際情況成立一個跨部門的采購管理委員會。該委員會通常由采購部、財務(wù)部、質(zhì)量部以及物流部等有關(guān)部門及公司高層主管人員組成，采取合議方式?jīng)Q定企業(yè)的重大采購業(yè)務(wù)，主要包括：確認(rèn)合格供應(yīng)商、批準(zhǔn)重大采購合同、討論付款計劃等。再比如，在下達(dá)采購訂單環(huán)節(jié)，許多企業(yè)將該權(quán)力劃歸到物流部門。采購部完成簽署采購合同后，具體下達(dá)訂貨數(shù)量的職權(quán)就劃歸到物流部門。在驗收貨物環(huán)節(jié)，檢驗的權(quán)利則又轉(zhuǎn)到質(zhì)檢部門和物流部門共同行使。在確定應(yīng)付賬款和支付貨款環(huán)節(jié)，確認(rèn)應(yīng)付款的權(quán)利由生產(chǎn)部門(或物流部門)和財務(wù)部門共同行使；支付貨款則由財務(wù)部依據(jù)公司財務(wù)政策和采購委員會確定的付款計劃辦理付款。
因此說組織牽制控制法貫穿于整個采購付款循環(huán)之中。主要是通過分散職權(quán)、部門牽制和多重決策的辦法為舞弊的發(fā)生設(shè)置重重障礙，這種看似繁瑣的方式會在實際運營中提高整個企業(yè)的運營效率并降低成本。
多家詢價集中供應(yīng)商
眾所周知，獨家采購除了容易導(dǎo)致供貨不穩(wěn)定的風(fēng)險外，還是導(dǎo)致采購舞弊的重要原因。為此當(dāng)前的一些跨國企業(yè)通常會在確定供應(yīng)商前展開多家詢價的過程。通過對眾多潛在供應(yīng)商進(jìn)行全面考察后，確定一到兩家供應(yīng)商為企業(yè)供貨。這個政策本身就具有預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的作用。多家詢價可以提高找到最佳供應(yīng)商的機會；集中供應(yīng)商則可以擴大采購數(shù)量，達(dá)到降低采購成本和簡化采購管理的目的。過去那些采用太多供應(yīng)商供貨的辦法，雖然表面看來可以提高供貨的穩(wěn)定性，增加供應(yīng)商之間的競爭，從而降低采購成本。但從長遠(yuǎn)來看，并不利于企業(yè)。當(dāng)供應(yīng)商數(shù)量太多后，每家得到的配額都不多，其后果就是質(zhì)量下降并且演繹出劇情復(fù)雜的舞弊大戲。在保證供貨穩(wěn)定的前提下，集中供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)是預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的重要手段。把握好獨家采購與集中采購的度，是企業(yè)制訂采購政策要考慮的關(guān)鍵。
利益沖突回避
作為內(nèi)部控制的重要政策和措施，利益沖突回避也同樣適合采購-付款循環(huán)的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。企業(yè)內(nèi)控部門和人事行政管理部門，應(yīng)當(dāng)定期對企業(yè)所有敏感崗位的員工進(jìn)行利益沖突調(diào)查。在采購-付款循環(huán)中的各個業(yè)務(wù)崗位的員工當(dāng)然也是被調(diào)查對象。這里的人員包括：所有采購部采購業(yè)務(wù)人員；設(shè)備管理部的設(shè)備工程師；質(zhì)量部參加供應(yīng)商開發(fā)的質(zhì)量工程師、質(zhì)量檢驗人員、理化室分析化驗人員；物流部的庫房管理員、過磅稱重人員；生產(chǎn)部領(lǐng)料人員(或者物流部生產(chǎn)現(xiàn)場領(lǐng)料人員)；財務(wù)部所有會計人員，包括ERP系統(tǒng)電腦錄入人員。在招聘上述崗位業(yè)務(wù)人員前，人力資源部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對擬招聘人員進(jìn)行利益沖突調(diào)查。當(dāng)上述人員和供應(yīng)商以及公司內(nèi)部的上級主管人員之間存在潛在利益沖突關(guān)系時，公司就應(yīng)當(dāng)要求這些業(yè)務(wù)人員回避。而這些業(yè)務(wù)人員自己也應(yīng)當(dāng)主動提出回避要求。關(guān)于《利益沖突調(diào)查》筆者曾經(jīng)在以往的內(nèi)控交流文章中有過介紹。這里特別需要注意處理好這種情況：當(dāng)個別處于關(guān)鍵崗位、具有特殊技能的主管或?qū)＜?，如果和供?yīng)商之間存在潛在利益沖突關(guān)系時，通常的做法是該業(yè)務(wù)人員的意見僅作為參考，或者根據(jù)實際情況引入第三方進(jìn)行判斷。
采購人員保證書和員工自律承諾
在預(yù)防采購舞弊風(fēng)險中，職工的自律承諾，特別是采購業(yè)務(wù)人員的事先保證是其中的一個重要措施。企業(yè)內(nèi)控主管人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，針對風(fēng)險不同分別起草業(yè)務(wù)人員保證書格式，然后對業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)。最后由業(yè)務(wù)人員簽署歸檔。
涉及到采購-付款循環(huán)的承諾主要有采購人員保證書和員工自律申明。在這些保證書和申明中，主要內(nèi)容是針對行業(yè)和業(yè)務(wù)中存在的潛在舞弊風(fēng)險和業(yè)務(wù)事項，事先對業(yè)務(wù)人員的行為進(jìn)行特別規(guī)范，這和企業(yè)管理程序中的要求有一定不同，但卻是構(gòu)成管理程序的一部分。采購人員保證書主要針對采購人員特別設(shè)計。內(nèi)容主要包括：承諾遵守公司內(nèi)控管理政策，遵守和供應(yīng)商、商的交往原則、收禮政策，遵守信息規(guī)矩等。特別要對自己違反申明承諾后的公司處罰事先做出接受承諾。保證日后不出現(xiàn)處罰難以落實的情況。
企業(yè)可以根據(jù)本行業(yè)的采購環(huán)境、行業(yè)特點以及過去經(jīng)常發(fā)生的舞弊情況等具體設(shè)計，保證采購人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員對內(nèi)控政策事先有充分的了解。對于高級管理人員則通常需要填寫自律申明；對網(wǎng)絡(luò)管理人員(企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)管人員)則要有職業(yè)自律申明。采購人員保證書和員工自律申明以及網(wǎng)管人員職業(yè)自律申明對采購-付款業(yè)務(wù)中的六個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都具有預(yù)防舞弊風(fēng)險的作用。
員工行為守則
在跨國公司中，企業(yè)通常會在內(nèi)部制定一套員工行為守則。其中的一部分如收取禮品政策和公共關(guān)系處理規(guī)定中，都會明確規(guī)定禁止員工接受各種形式的商業(yè)賄賂。員工行為守則對包括采購業(yè)務(wù)人員在內(nèi)的全體員工均有效。該政策也對整個采購-付款環(huán)節(jié)有效。
舞弊案件舉報規(guī)定
為了預(yù)防各種舞弊行為的產(chǎn)生，企業(yè)也會建立特別的舞弊案件舉報處理規(guī)定。企業(yè)的內(nèi)部審計、內(nèi)部控制、紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門會設(shè)立一個舞弊案件舉報中心，接受來自企業(yè)員工或外部相關(guān)單位和人員的舉報。這里包括來自供應(yīng)商的舉報。
舉報中心可以分為：企業(yè)內(nèi)部舉報中心和總部舉報中心?？偛颗e報中心通常可以由內(nèi)控部、總部紀(jì)檢監(jiān)察等有關(guān)部門聯(lián)合組成。舉報中心的有關(guān)聯(lián)系方法應(yīng)當(dāng)在企業(yè)內(nèi)部予以公布。也應(yīng)該列入企業(yè)與供應(yīng)商簽署的陽光協(xié)議中。當(dāng)供應(yīng)商在和企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)人員處理各個業(yè)務(wù)過程中，如果發(fā)現(xiàn)企業(yè)員工利用職權(quán)對供應(yīng)商提出不合理的利益要求時，或者供應(yīng)商在拒絕了員工的非法要求后，受到該員工的無理刁難等情況，則可根據(jù)刁難者的級別情況分別向不同的中心提出舉報。對于涉及企業(yè)高層管理者或主管采購業(yè)務(wù)的管理者，供應(yīng)商可以直接向集團(tuán)舉報中心舉報。舞弊案件舉報規(guī)定同樣對全部采購-付款環(huán)節(jié)有效。
訪問供應(yīng)商制度
作為控制和預(yù)防采購舞弊風(fēng)險的重要政策，企業(yè)應(yīng)該制訂內(nèi)控和內(nèi)審人員對供應(yīng)商進(jìn)行訪問的規(guī)定。企業(yè)除了高層領(lǐng)導(dǎo)――總經(jīng)理、主管采購的副總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)要定期或不定期地訪問供應(yīng)商外，內(nèi)控人員或者內(nèi)部審計人員也應(yīng)當(dāng)在檢查審計過程中，對被審計單位的供應(yīng)商進(jìn)行隨機抽查訪問。
內(nèi)控人員訪問供應(yīng)商可以直接了解供應(yīng)商對被審計企業(yè)相關(guān)人員的看法。內(nèi)控人員在訪問供應(yīng)商時，將告知供應(yīng)商關(guān)于有關(guān)人員訪問的具體規(guī)定。如果供應(yīng)商向內(nèi)控人員舉報的情況經(jīng)調(diào)查后確認(rèn)屬實，被審計企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)人員將立即被調(diào)離工作崗位并受到紀(jì)律處分。絕不能給企業(yè)員工留下日后報復(fù)供應(yīng)商的機會。內(nèi)控或內(nèi)審人員直接訪問供應(yīng)商，可以從特殊渠道對本企業(yè)員工遵守企業(yè)規(guī)定起到監(jiān)督和威懾作用。內(nèi)控人員訪問供應(yīng)商機制可以對采購-付款循環(huán)中的各個主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的舞弊風(fēng)險產(chǎn)生預(yù)防作用。
日常業(yè)務(wù)處理程序或政策
在企業(yè)制定的一系列預(yù)防舞弊風(fēng)險的政策措施中，其實最重要的措施就是日常的業(yè)務(wù)處理程序或政策。有許多程序和政策一開始的目標(biāo)通常是為了解決成本、效率和質(zhì)量控制方面的問題。但是在實際運用這些管理程序時，對這些程序或政策只要稍加調(diào)整就可以起到預(yù)防潛在舞弊風(fēng)險的作用。
就預(yù)防采購-付款循環(huán)中的舞弊風(fēng)險來說，這些業(yè)務(wù)處理程序或政策就有許多，包括：
(1)采購政策中的“貨比三家”原則。即對企業(yè)的重大采購事項，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行多家比價然后擇優(yōu)選擇。該政策的初始目的是為了采購到質(zhì)量與成本匹配最合理的產(chǎn)品，從而在選擇供應(yīng)商時采取的一項政策。但是后來發(fā)現(xiàn)，這樣做的好處還可以預(yù)防獨家采購所形成的舞弊風(fēng)險。作為當(dāng)前國際上采購中的主流政策規(guī)定，多家詢價已經(jīng)被大多數(shù)企業(yè)所采用。
(2)質(zhì)量管理中的檔案管理規(guī)定。為保持對購買產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行追溯，企業(yè)要求采購部對所有購買的產(chǎn)品建立供應(yīng)商檔案。這種供應(yīng)商檔案的建立，可以避免采購業(yè)務(wù)人員壟斷采購信息，從而預(yù)防采購人員和供應(yīng)商之間建立非正常的業(yè)務(wù)關(guān)系。
(3)各種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗程序。建立企業(yè)的生產(chǎn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，原來的目的是為了控制產(chǎn)品質(zhì)量。但是在驗收供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量時，這些質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)可以在一定程度上預(yù)防供應(yīng)商和檢驗人員形成特殊關(guān)系。
(4)5s管理。所謂“5s”管理是指生產(chǎn)過程中的一種現(xiàn)場管理辦法。5s來自日文seiri(整理)、seiton(整頓)、seiso(清掃)、eiketsu(清潔)、shitsuke(修養(yǎng))發(fā)音的第一個字母“s”，所以統(tǒng)稱為5s。5s活動不僅能夠改善生產(chǎn)環(huán)境，還能提高生產(chǎn)效率、產(chǎn)品品質(zhì)、員工士氣，其實還有預(yù)防包括采購舞弊風(fēng)險的作用。5s通常會被使用在庫房管理過程中。整潔良好的庫房環(huán)境，可以有效預(yù)防貨物驗收環(huán)節(jié)的潛在舞弊風(fēng)險。
(5)精益生產(chǎn)管理思想。所謂精益思想是“組織和管理產(chǎn)品開發(fā)、作業(yè)、供應(yīng)商和客戶關(guān)系的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，與過去的大量生產(chǎn)系統(tǒng)相比，精益生產(chǎn)以消耗較少的人力、空間、資金和時間制造最少缺陷的產(chǎn)品，以準(zhǔn)確的滿足客戶的需要”。在具體實施精益生產(chǎn)過程中，減少存貨是其中的一個重要內(nèi)容。為了達(dá)到降低存貨的目的，企業(yè)必須實行包括按訂單生產(chǎn)方式購買原材料，預(yù)防產(chǎn)生超額存貨。這里除了有降低存貨和提高存貨周轉(zhuǎn)率的作用外，精益生產(chǎn)思想還可以在一定程度上預(yù)防采購-付款循環(huán)中的訂貨環(huán)節(jié)潛在的舞弊風(fēng)險，主要是超額采購風(fēng)險。以求多賣產(chǎn)品擴大銷售數(shù)量是供應(yīng)商的基本目的，下達(dá)訂單的業(yè)務(wù)人員為此通常容易和供應(yīng)商形成特殊的利益關(guān)系。
(6)庫房管理程序。在庫房的收發(fā)檢驗規(guī)定中，有許多規(guī)定直接具有預(yù)防存貨收發(fā)過程中舞弊風(fēng)險的作用。這里包括：度量衡的檢查、稱量規(guī)定；貨物理化指標(biāo)取樣、分析和鑒定規(guī)定；貴金屬和危險化學(xué)品庫房的收發(fā)管理規(guī)定；露天堆場的管理規(guī)定等等。這里特別要強調(diào)的是對供應(yīng)商不合格品的讓步接受管理規(guī)定等等。
(7)采購合同審核程序。企業(yè)對采購合同設(shè)置內(nèi)部審核程序，一方面可以避免和供應(yīng)商之間日后產(chǎn)生各種商務(wù)糾紛的風(fēng)險，同時也具有約束采購部業(yè)務(wù)人員和供應(yīng)商之間的行為。
關(guān)鍵詞:新醫(yī)院財務(wù)制度 內(nèi)部控制
如今我國的醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革已逐漸深入，而醫(yī)院內(nèi)部控制的薄弱性也在逐漸凸顯。為應(yīng)對此局面，新醫(yī)院財務(wù)制度也已更加深入的提出了加強醫(yī)院科學(xué)化、精細(xì)化管理的發(fā)展方向。正因如此，如何完善醫(yī)院的內(nèi)部控制機制在醫(yī)院的發(fā)展中已顯得尤為重要。
一、醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制的概念以及目標(biāo)
醫(yī)院的財務(wù)內(nèi)部控制是一種保證資產(chǎn)的安全及穩(wěn)定和業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確執(zhí)行而實行的一種適合醫(yī)院發(fā)展的特定的措施、政策與程序。因此，加強醫(yī)院的財務(wù)內(nèi)部控制是醫(yī)院發(fā)展的重要舉措。它能保證醫(yī)院業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，資金的正常有效使用以及醫(yī)院運作的合法性與相關(guān)信息的真實性，提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益乃至社會效益。
二、醫(yī)院財務(wù)內(nèi)部控制存在的問題
(一)醫(yī)院缺乏內(nèi)部控制建設(shè)的環(huán)境基礎(chǔ)
首先，許多醫(yī)院只單純重視醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展和服務(wù)環(huán)境的改善，而對于財務(wù)內(nèi)部建設(shè)卻表現(xiàn)出輕視的態(tài)度，忽略財務(wù)部門的管理以及對于控制機制的建設(shè)。這種做法直接導(dǎo)致許多醫(yī)院的內(nèi)部控制建設(shè)中的不足。其次，部分醫(yī)院仍未設(shè)立獨立的審計部門，這樣便很難實現(xiàn)對醫(yī)院各項業(yè)務(wù)中資金的正常使用進(jìn)行監(jiān)管，從而無法實現(xiàn)對醫(yī)院經(jīng)濟工作的充足的風(fēng)險防范與控制。某些醫(yī)院只注重對于大型硬件設(shè)備的改善而缺乏對其經(jīng)濟效益的考慮，因此導(dǎo)致雖然醫(yī)院的規(guī)模有所增大，但投資回報率卻相對較低。如果再缺乏內(nèi)部控制，這些大型設(shè)備甚至潛藏著經(jīng)濟風(fēng)險。
(二)醫(yī)院內(nèi)部控制的不系統(tǒng)
首先在醫(yī)院內(nèi)部控制中，許多崗位出現(xiàn)職權(quán)的交叉，職權(quán)劃分很不規(guī)范。同時，醫(yī)院中對于項目的審批工作存在重疊，某些職權(quán)劃分不清，存在著監(jiān)控漏洞。例如，財務(wù)的收支流程控制不全面，收支控制環(huán)節(jié)薄弱。對部分報銷業(yè)務(wù)控制不完備，對醫(yī)院的固定資產(chǎn)的管理不完善，大型醫(yī)療設(shè)備盲目置備，而產(chǎn)生的經(jīng)濟效益較低，造成了資金的浪費。其次，醫(yī)院內(nèi)部管理不完善，無法迅速發(fā)現(xiàn)并解決內(nèi)控管理中出現(xiàn)的問題，對醫(yī)院各項目的支出不能進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)算或預(yù)算無法有效的執(zhí)行，導(dǎo)致采購盲目，采購效益低下。
(三)醫(yī)院內(nèi)控管理信息系統(tǒng)不完善
醫(yī)院內(nèi)部包括眾多部門，其管理系統(tǒng)也相對復(fù)雜，于是對于信息的管理成為醫(yī)院內(nèi)控的主要方面，然而醫(yī)院內(nèi)部信息交流并不充分，這也因此成為內(nèi)部控制的阻礙。另外，醫(yī)院內(nèi)部各經(jīng)營流程并不清晰，財務(wù)部門無法對各環(huán)節(jié)都進(jìn)行有效管理，也因此使管理決策沒有充足的依據(jù)。
三、如何加強醫(yī)院內(nèi)部控制管理
(一)提高對于醫(yī)院內(nèi)部控制體系建立的重要性的認(rèn)識
首先，應(yīng)意識到醫(yī)院的內(nèi)控管理是完善和規(guī)范各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的重要保證，是醫(yī)院內(nèi)各流程準(zhǔn)確有效執(zhí)行的保障，也是醫(yī)院實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)并在未來市場中核心競爭力形成的充分保障。其次，要認(rèn)識到建立完備的內(nèi)控管理體系有利于使醫(yī)院發(fā)展符合國家有關(guān)法規(guī)的要求，可以避免與國家有關(guān)政策的沖突，有利于醫(yī)院的穩(wěn)步發(fā)展。再者，充分意識到完善醫(yī)院內(nèi)部控制機制，有利于醫(yī)院管理層對風(fēng)險的預(yù)防與控制。還要有效的進(jìn)行宣傳，讓全體員工都意識到內(nèi)控建設(shè)的必要性，形成內(nèi)控建設(shè)所需的一股濃厚的氛圍。最后，建設(shè)過程中應(yīng)力求每個環(huán)節(jié)的設(shè)計都做到準(zhǔn)確合理，努力完善和健全這種機制。同時建立內(nèi)控體系建立工作中的監(jiān)督和考核機制
(二)加強對于醫(yī)院收入的控制
建立和健全價格、票據(jù)、收入、醫(yī)療預(yù)存款、退費管理制度以及崗位責(zé)任制。合理設(shè)置醫(yī)院崗位，加強對各崗位權(quán)限及職權(quán)的劃分，加強對職權(quán)的監(jiān)督及制約，同時確保價格管理和執(zhí)行，收入票據(jù)的管理與使用，以及時辦理退費與退費審批等不相容工作的職權(quán)相互分離。門診、住院當(dāng)天的收入款額應(yīng)在當(dāng)天存入銀行基本賬戶，收費人員當(dāng)天收取的支票或現(xiàn)金在當(dāng)天下班時間之前結(jié)賬上繳，當(dāng)天的收費退費等票據(jù)交給稽核人員進(jìn)行稽核并進(jìn)行詳細(xì)的登記。門診及住院的結(jié)算日報，收入日報，銀行的存款單等第二天必須交由計財處進(jìn)行核算及管理。另外，醫(yī)院的所有收入應(yīng)符合相關(guān)法規(guī)的規(guī)定，獲得的收入也必須開具國家規(guī)定的票據(jù)。應(yīng)按照醫(yī)院制度核算和確認(rèn)每日的收入。醫(yī)院的所有收入都交由財務(wù)部門統(tǒng)一確認(rèn)、核算、管理，禁止其他部門以及人員收取款項或開設(shè)賬外賬等。會計檔案人員統(tǒng)一確認(rèn)、管理醫(yī)院各種所得票據(jù)。按照醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定加強對票據(jù)的印制、購買、領(lǐng)用、保管、核銷、清查、遺失處理及歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)管，并對所得票據(jù)進(jìn)行詳細(xì)登記，防止空白票據(jù)的盜用或遺失。要加強對于結(jié)算時間的確認(rèn)。在醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)中，應(yīng)明確各們住院收入，門診收入，并及時進(jìn)行核算。應(yīng)建立完善的退費管理制度。退費必須提供各種憑證、記錄以及繳費憑據(jù)及證明，要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批，同時準(zhǔn)確歸檔和保存。最后，住院、門診、財務(wù)等部門應(yīng)設(shè)立特定的稽核崗位，對各種存根及醫(yī)院的收入進(jìn)行核查，保證收入的真實性和完整性。
(三)加強對于醫(yī)院支出的控制
建立和健全崗位責(zé)任制和支出管理制度。準(zhǔn)確劃分各崗位和部門的職務(wù)及管理權(quán)限，確保各項工作有條不紊的執(zhí)行，避免職權(quán)的重疊和濫用，加強對其監(jiān)管。各種支出應(yīng)嚴(yán)格按照國家的相關(guān)法律進(jìn)行，并按照醫(yī)院的規(guī)定進(jìn)行核算及確認(rèn)各項支出。同時，應(yīng)建立健全支出的申請、審批、審核以及支付等環(huán)節(jié)的管理制度，明確各單位職權(quán)。實行院長授權(quán)審批的制度，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的支出，授權(quán)人員應(yīng)認(rèn)真做好審批工作，按照規(guī)定進(jìn)行審批。另外，要加強對于支出的審核工作，同時，完善核算控制制度和支出的憑證控制手續(xù)，確保支出的真實性、及時性、完整性。建立和完善醫(yī)院醫(yī)療成本的核算制度，控制成本的支出，從而提高醫(yī)院的經(jīng)濟效益。
(四)提高內(nèi)部控制人員的綜合素質(zhì)
提高建設(shè)和執(zhí)行內(nèi)控體系的能力水平。作為一項創(chuàng)新性工作，內(nèi)部控制系統(tǒng)的建設(shè)和完善是一個長期并艱巨的過程。需要加強對于人才的培訓(xùn)以及吸收，組織一批綜合素質(zhì)高，創(chuàng)新能力強，業(yè)務(wù)能力強的專業(yè)人才進(jìn)行這項工作。同時，可以建立內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的人才庫，借此培養(yǎng)一批具備專業(yè)能力的優(yōu)秀內(nèi)控建設(shè)人員。應(yīng)注意提高內(nèi)部控制人員的綜合素質(zhì)是內(nèi)控工作的核心所在，這對防止資金的流失、加強對于資金的管理、提高財務(wù)審核的完整性以及真實性都有促進(jìn)作用。同時，應(yīng)認(rèn)識到“以人為本”的內(nèi)涵及本質(zhì)，不能只是做做樣子或是人云亦云，更不能扭曲理解其真正含義?！耙匀藶楸尽钡暮诵捏w現(xiàn)便是提高內(nèi)部控制人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院內(nèi)部控制人員主要從事醫(yī)院的財務(wù)工作，所以醫(yī)院堅持財務(wù)部門工作的“以人為本”就應(yīng)高度重視對于內(nèi)部控制人員綜合素質(zhì)的提高。另外，應(yīng)認(rèn)識到內(nèi)控人員的創(chuàng)新意識和工作主動性在內(nèi)控建設(shè)中非常重要，因此在培養(yǎng)專業(yè)的內(nèi)控人員時應(yīng)著重其創(chuàng)新精神的培養(yǎng)。提高內(nèi)控人員的綜合素質(zhì)主要從以下方面進(jìn)行：
強化財會法制觀念和思想修養(yǎng)的訓(xùn)練。應(yīng)提高內(nèi)部控制人員的法制觀念及道德意識，加強其自身修養(yǎng)，提高其政治覺悟，健全內(nèi)控財務(wù)監(jiān)管機制，堅守職業(yè)道德，依法辦事。
強化其專業(yè)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。內(nèi)部控制人員應(yīng)具備嫻熟的專業(yè)知識以及較寬的知識面和扎實的基本功，這是如今內(nèi)控建設(shè)的基本需要。許多內(nèi)控人員只靠一張文憑吃飯，而不進(jìn)行不斷地學(xué)習(xí)和自身綜合素質(zhì)的提高，最終跟不上當(dāng)今行業(yè)的形勢的發(fā)展而被行業(yè)所淘汰。因此，為適應(yīng)如今行業(yè)的發(fā)展，內(nèi)部控制人員應(yīng)在工作之余，應(yīng)積極主動的不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)以及新出臺的政策或準(zhǔn)則，不斷地充實自己的專業(yè)知識，提高自己的業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而緊跟形勢發(fā)展，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)行業(yè)工作的需要。
(五)加強庫存物資和醫(yī)藥的控制
第一，建設(shè)并完善醫(yī)藥與物資的管理制度，明確各個崗位的職責(zé)以及權(quán)力，保證醫(yī)藥及物資的審批與請購、聯(lián)系詢價和確定供應(yīng)商、采購和驗收、合同簽訂和審核、付款執(zhí)行和審核等不相容職務(wù)的分離。不能讓醫(yī)院的某以單獨部門獨立進(jìn)行藥品及庫存物資的業(yè)務(wù)。同時，應(yīng)加強監(jiān)管，合理配置各崗位職權(quán)。
第二，建立完善科學(xué)的藥品和庫存物資的請購及審批制度。加強藥品及庫存物資的預(yù)算管理，授予歸口管理部門相關(guān)的請購權(quán)并明確其職權(quán)，使請購過程按預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行。
第三，制定科學(xué)規(guī)范的藥品和庫存物資管理的流程。準(zhǔn)確規(guī)劃制定、審批、驗收入庫、付款、倉庫管理、領(lǐng)用管理等各環(huán)節(jié)的控制要求，完善對于請購手續(xù)、采購合同、入庫憑證、驗收證明、發(fā)票使用等工作的審核制度，保證各業(yè)務(wù)工作受到有效監(jiān)管和控制。
第四，建立和完善藥品和庫存物資的采購管理機制。醫(yī)院的各種藥品和庫存物資應(yīng)由單位統(tǒng)一進(jìn)行采購。同時，單位應(yīng)對采購方式、供應(yīng)商的選擇、驗收的程序進(jìn)行準(zhǔn)確的規(guī)劃。對于部分涉及藥品集中招標(biāo)采購或者政府采購的采購執(zhí)行須嚴(yán)格按照法律法規(guī)執(zhí)行。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞:企業(yè)內(nèi)部控制制度;目標(biāo);要素;問題;建議
企業(yè)內(nèi)部控制是指一個單位為了實現(xiàn)其經(jīng)營目標(biāo),保護(hù)資產(chǎn)的安全完整,保證會計信息資料的正確可靠,確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行,保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手續(xù)與措施的總稱。從上述定義可知,內(nèi)部控制是指經(jīng)濟單位和各個組織在經(jīng)濟活動中建立的一種相互制約的業(yè)務(wù)組織形式和職責(zé)分工制度。
一、企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)
內(nèi)部控制的目標(biāo)在于改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益。它是因加強經(jīng)濟管理的需要而產(chǎn)生的,是隨著經(jīng)濟的發(fā)展而發(fā)展完善的。最早的控制主要著眼于保護(hù)財產(chǎn)的安全完整,會計信息資料的正確可靠,側(cè)重于從錢物分管、嚴(yán)格手續(xù)、加強復(fù)核方面進(jìn)行控制。隨著商品經(jīng)濟的發(fā)展和生產(chǎn)規(guī)模的擴大,經(jīng)濟活動日趨復(fù)雜化,才逐步發(fā)展成現(xiàn)代的內(nèi)部控制系統(tǒng)。
二、企業(yè)內(nèi)部控制制度基本要素
建立內(nèi)部控制,應(yīng)主要考慮以下要素:第一,內(nèi)部環(huán)境,指影響公司內(nèi)控制度制定、運行及效果的各種綜合因素,包括公司組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、風(fēng)險理念、經(jīng)營風(fēng)格、人事管理政策等;第二,目標(biāo)設(shè)定,公司根據(jù)風(fēng)險偏好設(shè)定公司戰(zhàn)略目標(biāo),并在公司內(nèi)層層分解和落實;第三,事項識別,公司對影響公司目標(biāo)實現(xiàn)的內(nèi)外事件進(jìn)行識別,分清風(fēng)險和機會;第四,風(fēng)險評估,公司對影響其目標(biāo)實現(xiàn)的各種內(nèi)、外風(fēng)險進(jìn)行分析,考慮其可能性和影響程度,制定必要的對策;第五,風(fēng)險對策,公司按照風(fēng)險偏好和風(fēng)險承受能力,采取規(guī)避、降低、分擔(dān)或接受的風(fēng)險應(yīng)對方式,制定相應(yīng)的風(fēng)險控制措施;第六,控制活動,公司為確保風(fēng)險對策有效執(zhí)行和落實所采取的措施和程序包括批準(zhǔn)、授權(quán)、驗證、協(xié)調(diào)、復(fù)核、定期盤點、記錄核對、財產(chǎn)的保護(hù)、職責(zé)的分離、績效考核等內(nèi);第七,信息與溝通,指識別、采集來自于公司內(nèi)部和外部的相關(guān)信息,并及時向相關(guān)人員有效傳遞;第八,檢查監(jiān)督,指對公司內(nèi)控的效果進(jìn)行監(jiān)督、評價的過程,通過持續(xù)性監(jiān)督活動、專項監(jiān)督評價或者兩者的結(jié)合進(jìn)行。
三、企業(yè)內(nèi)部控制存在問題
良好的內(nèi)部控制雖然能夠達(dá)到上述目標(biāo),但無論內(nèi)部控制的設(shè)計和運行多么完善,它都無法消除其本身所固有的局限,這種局限性也必需明了并加以預(yù)防。主要表現(xiàn)為:受成本效益原則的局限。如果負(fù)有不同責(zé)任的職員忽視控制程序、錯誤判斷、甚至相互勾結(jié)、內(nèi)外串通舞弊等,往往導(dǎo)致內(nèi)部控制失靈;管理人員為了達(dá)到內(nèi)部控制的目的,應(yīng)預(yù)先確立衡量實際績效的標(biāo)準(zhǔn);正確記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)執(zhí)行情況,并將工作實績與標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)進(jìn)行比較,借以發(fā)現(xiàn)差異分析造成差異的原因以及各種因素對差異的影響程度;針對偏離目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象,提出糾正的措施予以補救。還應(yīng)注意一些特定控制程序的執(zhí)行,如核對會計記錄數(shù)字的準(zhǔn)確性,保持調(diào)節(jié)表、日常編報資料、統(tǒng)制帳戶和試算表,核準(zhǔn)與控制各種憑證,同外部資料較,將現(xiàn)金、有價證券和記錄核對預(yù)算與執(zhí)行結(jié)果比較等。,逾越控制,對設(shè)置或?qū)嵤┑膬?nèi)部控制不予理睬,也會使建立的內(nèi)部控制形同虛設(shè)。
目前我國內(nèi)部控制制度較為薄弱,負(fù)責(zé)人違法干預(yù)會計工作,會計人員假賬真做,賬外隱匿資產(chǎn),私設(shè)小金庫,造成會計信息失真現(xiàn)象較為嚴(yán)重;財產(chǎn)物資內(nèi)控管理薄弱,物資購銷制度松馳,造成企業(yè)資產(chǎn)的大量流失;企業(yè)人員利用內(nèi)控不嚴(yán)的漏洞,貪污、挪用公款,盜竊資金,收受回扣等違法現(xiàn)象時有發(fā)生。嚴(yán)重違反了會計法,危害了市場經(jīng)濟秩序。
四、加強企業(yè)內(nèi)部控制的建議
內(nèi)部控制的主要內(nèi)容包括對貨幣資金、籌資、采購與付款、實物資產(chǎn)、成本費用、銷售與收款、工程項目、對外投資、擔(dān)保等經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的控制。
(一)貨幣資金的內(nèi)部控制
貨幣資金是指企業(yè)擁有和控制的現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金。企業(yè)在建立與實施貨幣資金內(nèi)部控制中,至少應(yīng)當(dāng)強化對下列關(guān)鍵方面或關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制。
1.建立嚴(yán)格的職責(zé)分工和審批授權(quán)制度崗位分工控制,主要包括出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作;配備合格人員進(jìn)行崗位輪換;建立回避制度,單位負(fù)責(zé)人的直系親屬不得擔(dān)任本單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人,會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人的直系親屬不得擔(dān)任本單位出納人員。
2.建立貨幣資金的記錄制度,現(xiàn)金收入及時入賬,嚴(yán)格控制坐支現(xiàn)金。嚴(yán)禁擅自挪用、借出貨幣資金。不得賬外設(shè)賬,嚴(yán)禁收款不入賬,定期盤點現(xiàn)金,做到賬實相符,如發(fā)現(xiàn)賬實不符,要及時查明原因,作出處理。
3.嚴(yán)格銀行存款票據(jù)和印章的管理。銀行存款要定期對賬,每月至少核對一次,編制銀行存款調(diào)節(jié)表。如調(diào)節(jié)不符應(yīng)當(dāng)查明原因,及時處理。財務(wù)專用章應(yīng)當(dāng)有專人保管,個人名章應(yīng)當(dāng)由本人或其授權(quán)人保管,不得有一人保管支付款項所需全部印章。企業(yè)要建立現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票等各種結(jié)算收支憑證的保管、使用、簽發(fā)、復(fù)核、登記和廢除等管理制度。
(二)采購與付款的內(nèi)部控制
采購工作是生產(chǎn)經(jīng)營的開始,它的工作質(zhì)量直接影響企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量、成本以及企業(yè)的經(jīng)濟效益,同時又容易產(chǎn)生漏洞和舞弊,滋生腐敗,從而侵害企業(yè)的整體利益,浪費企業(yè)資源。對采購與付款業(yè)務(wù)有明確的規(guī)定:應(yīng)當(dāng)合理規(guī)劃采購和付款業(yè)務(wù)機構(gòu)和崗位,建立和完善采購與付款的控制程序,強化對請購、審批、采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)的控制,做到比質(zhì)比價采購、 采購決策透明,堵塞采購環(huán)節(jié)的漏洞。
財務(wù)部門在加強企業(yè)采購業(yè)務(wù)監(jiān)控中應(yīng)把好以下幾關(guān):一是把好合同簽訂關(guān),對所簽訂采購合同進(jìn)行全面認(rèn)真的審查,把好采購業(yè)務(wù)的合同價格關(guān),出最高限價的合同必須履行暨定的審批程序;二是把好采購合同的付款關(guān),對不符合合同規(guī)定的價格與費用,予以拒付,杜絕不合理負(fù)擔(dān),維護(hù)企業(yè)利益;三是把好預(yù)付款的支出關(guān),過多的預(yù)付款不利于企業(yè)流動資金的周轉(zhuǎn),且易發(fā)生呆賬死賬,財務(wù)部門必須將預(yù)付款的使用與清理置于嚴(yán)密控制之下,減少財務(wù)費用支出,加快資金周轉(zhuǎn)。
(三)銷售與收款的內(nèi)部控制
主要是指企業(yè)銷售商品并取得貨款的行為。首先,建立銷售和收款業(yè)務(wù)的崗位制,明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)和權(quán)限,確保銷售和收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督,將辦理銷售、發(fā)貨、收款三項業(yè)務(wù)的部門分別設(shè)立,明確各自的職責(zé)和權(quán)限,不得有同一部門或個人辦理銷售和收款業(yè)務(wù)的全過程。銷售收入及時入賬,不得設(shè)賬外賬,不得擅自做坐支現(xiàn)金。銷售與收款職能應(yīng)當(dāng)分開,銷售人員應(yīng)當(dāng)避免接觸現(xiàn)金;其次,建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。銷售部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收,催收記錄要妥善保管,財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促銷售部門加緊催收。定期與望來客戶通過函證等方式,核對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項。如有不符,查明原因,及時處理;最后,建立銷貨退回制度,銷貨退回必須經(jīng)主管部門審批。銷售退貨的貨物應(yīng)當(dāng)由質(zhì)檢部門檢驗和倉庫部門清點后方可入庫。
(四)實物資產(chǎn)的內(nèi)部控制
設(shè)置專門的倉庫,專人負(fù)責(zé)倉庫業(yè)務(wù)和記錄,也就是貨物進(jìn)入或運出倉庫都要有正式手續(xù)、記錄和負(fù)責(zé)人。各項資產(chǎn)的增減變動、保管、維護(hù)和記錄,都要進(jìn)行嚴(yán)格的控制,限制非授權(quán)人員觸動和處置,防止發(fā)生盜竊、損失和偽造、篡改記錄的行為。永續(xù)盤存制度對于實地實物數(shù)量控制是一個較好的手段,是用作防止偷盜貪污和浪費、損失的有效辦法。實行永續(xù)盤存制度,可以由會計部門設(shè)控制賬戶,倉庫部門設(shè)分類明細(xì)賬的方法進(jìn)行內(nèi)部控制,在貨物收、發(fā)、存業(yè)務(wù)中,所有有關(guān)收發(fā)業(yè)務(wù)的手續(xù)憑證都應(yīng)有一聯(lián)送交會計部門進(jìn)行記錄,從而形成一個完整的倉庫內(nèi)部控制。在實際工作中,對某些長期未用或不用的實物資產(chǎn),因其賬面長時間沒有變化,容易引起會計人員麻痹,疏于對賬及實物的盤點,為倉管人員貪污、挪用企業(yè)資產(chǎn)造成可乘之機。對于這部分資產(chǎn),會計人員更應(yīng)加強實物的核查工作。
(五)對其他重大財務(wù)事項的內(nèi)部控制
企業(yè)融資方案、對外投資以及對外擔(dān)保等重大財務(wù)事項也應(yīng)加強內(nèi)部控制。對外投資業(yè)務(wù)必須合理分工,一項投資業(yè)務(wù)可分為授權(quán)、執(zhí)行、記錄和保管等,應(yīng)由不同部門的人員執(zhí)行,這種合理的職責(zé)分工所形成的相互機制,有利于避免或減少投資業(yè)務(wù)中發(fā)生錯誤的可能性;融資決策內(nèi)部控制的目的在于選擇合理的籌資渠道和籌資方式,在籌資決策時必須考慮籌資成本、籌資風(fēng)險、資本結(jié)構(gòu)、籌資時機、籌資的社會效應(yīng)以及對控制權(quán)的影響;對外擔(dān)保內(nèi)部控制其目的在于減少或避免企業(yè)產(chǎn)生債務(wù)連帶責(zé)任,所以在對外提供擔(dān)保時,必須嚴(yán)格信用評估,充分了解被擔(dān)保單位的債務(wù)清償能力和財務(wù)適應(yīng)性,以避免擔(dān)保風(fēng)險。
(六)會計電算化的內(nèi)部控制
對會計電算化進(jìn)行內(nèi)部控制,主要是對存取權(quán)限進(jìn)行控制。操作權(quán)限的分配,應(yīng)由財務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一專管,以達(dá)到相互控制的目的,明確各自的責(zé)任。
關(guān)鍵詞:內(nèi)控規(guī)范;ISO體系;結(jié)合運用
中圖分類號:C93
文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
文章編號:1672-3198(2010)19-0063-01
根據(jù)五部委要求,從2011年1月1日起開始在我國上市公司和非上市大中型企業(yè)分步實施。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)是由各國標(biāo)準(zhǔn)化團(tuán)體組成的世界性的聯(lián)合會,ISO9001由ISO/TC176/SC2質(zhì)量管理和質(zhì)量保證技術(shù)委員會質(zhì)量體系分委員會制定。該標(biāo)準(zhǔn)提供了質(zhì)量管理體系的要求,供組織證實其提供滿足顧客和適用法規(guī)要求產(chǎn)品的能力使用。
ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)在引言意提及與其他管理體系的相容性問題,提出本標(biāo)準(zhǔn)不包括針對其他管理體系的特定要求,例如環(huán)境管理、職業(yè)健康與安全管理、財務(wù)管理或風(fēng)險管理有關(guān)的特定要求,ISO標(biāo)準(zhǔn)使組織能夠?qū)⒆陨淼馁|(zhì)量管理體系與相關(guān)的管理體系要求結(jié)合或一體化。
1 目的
內(nèi)控規(guī)范與ISO體系都是建立外部信任為目的,都是企業(yè)經(jīng)營管理體系的重要組成部分;兩者的側(cè)重點不同,ISO標(biāo)準(zhǔn)是從質(zhì)量的角度出發(fā),通過管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)、測量分析改進(jìn)得循環(huán),達(dá)到持續(xù)改進(jìn)得目的,以維護(hù)客戶利益為基本出發(fā)點,防范質(zhì)量信息虛假,最終目標(biāo)是達(dá)到客戶滿意;內(nèi)控體系重點關(guān)注的是與資金流相關(guān)的資金管理、籌資管理、預(yù)算管理、成本費用等,以維護(hù)股東即投資人的利益為出發(fā)點,尤其是財務(wù)報告數(shù)據(jù)的真實性,防范財務(wù)數(shù)據(jù)信息虛假,最終目標(biāo)是到達(dá)投資人滿意。
2 流程標(biāo)準(zhǔn)化要求
ISO體系及內(nèi)控規(guī)范均要求對相關(guān)文件應(yīng)予以控制,實現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化。
3 涉及內(nèi)容
內(nèi)控規(guī)范涉及18個應(yīng)用指引:
(1)組織架構(gòu);
(2)發(fā)展戰(zhàn)略;
(3)人力資源;
(4)社會責(zé)任;
(5)企業(yè)文化;
(6)資金活動;
(7)采購業(yè)務(wù);
(8)資產(chǎn)管理;
(9)銷售業(yè)務(wù);
(10)研究和開發(fā);
(11)工程項目;
(12)擔(dān)保業(yè)務(wù);
(13)業(yè)務(wù)外包;
(14)財務(wù)報告;
(15)全面預(yù)算;
(16)合同管理;
(17)內(nèi)部信息傳遞;
(18)信息系統(tǒng);
ISO體系涉及:
(1)管理承諾;
(2)以顧客為關(guān)注焦點;
(3)質(zhì)量方針;
(4)策劃;
(5)職責(zé)、權(quán)限和溝通;
(6)管理評審;
(7)資源的提供;
(8)人力資源;
(9)基礎(chǔ)設(shè)施;
(10)工作環(huán)境;
(11)產(chǎn)品實現(xiàn)的策劃;
(12)與顧客有關(guān)的過程;
(13)設(shè)計和開發(fā);
(14)采購;
(15)生產(chǎn)和服務(wù)提供;
(16)監(jiān)視和測量;
(17)不合格品的控制;
(18)數(shù)據(jù)分析;
(19)持續(xù)改進(jìn)。
從以上兩種體系涉及的內(nèi)容看,ISO體系的要求雖然不涉及直接的財務(wù)過程,但仍有部分內(nèi)容如銷售、采購、人力資源、存貨、合同、第三方的資產(chǎn)等內(nèi)容及要求與內(nèi)控規(guī)范相重疊;從表面看內(nèi)控規(guī)范不涉及產(chǎn)品質(zhì)量過程,但畢竟所有的生產(chǎn)過程都與錢相關(guān),都會在經(jīng)營活動中的預(yù)算管理、成本費用上體現(xiàn)出來,并進(jìn)而傳遞到資金管理上,所以二者息息相關(guān)。
4 過程循環(huán)
在體系管理上,ISO更加關(guān)注文檔化的體系,體系文件和資料等強調(diào)版本控制和改進(jìn)循環(huán),而內(nèi)控規(guī)范中因財務(wù)控制比較集中,標(biāo)準(zhǔn)使用出錯概率小故則沒有要求;職能管理上,內(nèi)控規(guī)范所確定的風(fēng)險控制框架本身就是一個循環(huán),建立環(huán)境、評估風(fēng)險、開展控制、信息溝通以及監(jiān)督改進(jìn)是彼此相連接的,ISO標(biāo)準(zhǔn)對于過程循環(huán)的要求深度比內(nèi)控規(guī)范要高;對于既包含質(zhì)量控制又包含內(nèi)控的過程,內(nèi)控規(guī)范相對于ISO體系則要求更多的細(xì)致管控內(nèi)容,例如采購業(yè)務(wù),內(nèi)控規(guī)范及ISO體系均包含供應(yīng)商的評價選擇、采購合同控制、采購驗收控制,但內(nèi)控規(guī)范同時又要求憑證、發(fā)票,不相容崗位規(guī)定、定期崗位輪換等ISO體系所沒有的內(nèi)容。
針對內(nèi)控規(guī)范及ISO體系異同及關(guān)聯(lián)性,應(yīng)從本企業(yè)實際情況出發(fā),將兩者有機結(jié)合運用如下:
4.1 成立整合小組
整合、修正、執(zhí)行成功的重要關(guān)鍵,根據(jù)兩個體系異同,由整合小組負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌安排整合,主要職責(zé)是負(fù)責(zé)會議召開、流程分析、整合程序制定、進(jìn)度追蹤報告、執(zhí)行檢討;從而避免重復(fù)工作及多頭管理的矛盾。
4.2 規(guī)章制度高度融合
作為ISO 與內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的支持性文件、規(guī)章制度與員工息息相關(guān),是企業(yè)管理的基礎(chǔ),必須全面體現(xiàn)兩個管理體系的要求。應(yīng)著重解決5W1H問題,即why(為什做)、what(做什么)、when(何時)、where(何地)、who(誰來做)、how(如何做),明確職責(zé)便于操作,同時還必須體現(xiàn)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求如:
(1)授權(quán)控制 有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動必須經(jīng)過授權(quán)和批準(zhǔn),方能處理,未經(jīng)授權(quán)和批準(zhǔn)的人員不允許接觸和過問;
(2)分管控制 不允許所謂一條龍式的一人包辦,必須分解相關(guān)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)職責(zé),應(yīng)實現(xiàn)互相制約、互相監(jiān)督;
(3) 業(yè)務(wù)記錄控制必須采取得力措施和恰當(dāng)方法,保證經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計記錄真實、及時和準(zhǔn)確;
(4) 素質(zhì)控制員工應(yīng)具有與其負(fù)責(zé)的工作相適應(yīng)的素質(zhì),以便保證工作質(zhì)量,實現(xiàn)預(yù)期目標(biāo);
(5)資產(chǎn)安全控制采取各種限制的接近的措施,確保企業(yè)資產(chǎn)安全完好。
4.3 手冊文件實行完整包容
把質(zhì)量手冊和內(nèi)部控制手冊整合成質(zhì)量/內(nèi)控手冊,實現(xiàn)一體化管理。在手冊的質(zhì)量/內(nèi)控方針、目標(biāo)、管理職責(zé)、組織機構(gòu)、基礎(chǔ)設(shè)施、工作環(huán)境、人力資源、采購過程、監(jiān)測改進(jìn)等內(nèi)容中,要體現(xiàn)內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)要求,同時另辟章節(jié)專門論述內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn),實現(xiàn)完整包容。
4.4 內(nèi)部審核的整合
兩個體系整合在一起,在內(nèi)部審核方面主要涉及兩個問題:
(1)整合為單一審核程序:即將兩個體系各自管理制度整合成單一管理制度,內(nèi)審人員便應(yīng)依規(guī)定從事查核,而不再區(qū)分為ISO 稽核與內(nèi)控稽核人員,統(tǒng)一執(zhí)行單一作業(yè)。
(2)在單一管理制度下,依其專長從事稽核:雖已整合為單一管理制度,因ISO 稽核大部分只涉及直接執(zhí)行部門,而不涉及財務(wù),ISO 稽核對財務(wù)或會計面本來就不熟悉,相反的,內(nèi)控稽核人員對于查帳熟悉度雖然較ISO 稽核人員佳,但面對實際ISO 標(biāo)準(zhǔn)下的流程作業(yè)或品管程序,其了解程度卻顯不足。因此在單一稽核部門之前提下,應(yīng)具有兩種內(nèi)部稽核專長,妥善分配其熟悉的查核工作。
(3)執(zhí)行內(nèi)部稽核以督促、檢討、修正與持續(xù)改進(jìn)。經(jīng)由整合內(nèi)部稽核后,應(yīng)執(zhí)行制度落實面的考核。依據(jù)統(tǒng)一的管理制度,查核書面文件之實際執(zhí)行狀況,藉以檢討、修正與改進(jìn)。企業(yè)高層需鑒別公司提供的服務(wù)產(chǎn)品,達(dá)成客戶需求的服務(wù)實現(xiàn)流程,因其直接影響公司的經(jīng)營品質(zhì)及成敗。至于各項行政管理之支持流程也須界定清楚,以免影響服務(wù)實現(xiàn)流程的效率。因此,必須將管理重點放在如下幾點:
①確定達(dá)成預(yù)期結(jié)果之流程順序及互動關(guān)系。
②確定管控中流程輸入、作業(yè)、輸出被清楚設(shè)定時效要求。
③監(jiān)督工作流程輸入及輸出,以查證個別流程是否環(huán)環(huán)相扣,并且確立跨部門聯(lián)系或傳遞之有效性和效率。
1.1采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計控制制度的目標(biāo)
采購業(yè)務(wù)內(nèi)部會計控制制度的目標(biāo)是合理經(jīng)濟的進(jìn)行各種采購業(yè)務(wù)，保證生產(chǎn)經(jīng)營管理的需求；支付款項后及時、足額的獲得相應(yīng)的物品或勞務(wù)；嚴(yán)格履行審批制度，按合同協(xié)議付款，維護(hù)企業(yè)良好的聲譽。要達(dá)到這些目標(biāo)首先要對不相容的崗位要相互分離、制約與監(jiān)督。在采購環(huán)節(jié)不相容的崗位包括請購與審批；詢價與確定供應(yīng)商；采購合同的訂立與審計；采購與驗收；采購、驗收與相關(guān)會計記錄；付款審批與執(zhí)行；對一些企業(yè)特殊物資的采購計量與驗收必須分離。例如以原煤為主要材料的化肥企業(yè)，煤炭的消耗與盤存數(shù)量不是很準(zhǔn)確，如果購進(jìn)時計量與驗收不相互制約很容易造成煤炭虛入庫，產(chǎn)生管理漏洞。原湖南湘東化肥廠倒閉清算時，煤炭盤虧幾千噸，究其原因是控制監(jiān)督不嚴(yán)日積月累引起的。每個企業(yè)必須根據(jù)自己的采購特點，因地制宜建立一套適合自己企業(yè)的內(nèi)部會計控制制度。其次是要嚴(yán)格授權(quán)批準(zhǔn)制度。單位明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購、付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍與工作要求。嚴(yán)禁審批人超權(quán)限審批。單位對于重要和技術(shù)性的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴(yán)重?fù)p失。再次要執(zhí)行完整的采購登記制度。單位應(yīng)當(dāng)按照請購、審批、采購、驗收、付款等規(guī)定的程序辦理采購與付款業(yè)務(wù)，并在采購各環(huán)節(jié)做好相關(guān)記錄，填制相應(yīng)的憑證，建立完整的采購登記制度，加強請購手續(xù)、采購訂單（或采購合同）、驗收證明、入庫憑證、采購發(fā)票等文件與憑證的相互核對工作。
1.2采購業(yè)務(wù)的會計控制要點
1.2.1請購環(huán)節(jié)的控制。
原材料或零配件的請購，一般由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃的需求提出請購要求，材料保管部門根據(jù)庫存量核實是否采購；對于大批量生產(chǎn)且產(chǎn)品生產(chǎn)穩(wěn)定的企業(yè)，保管部門應(yīng)考慮經(jīng)濟進(jìn)貨批量，可在庫存材料達(dá)到最佳存量時提出請求，經(jīng)相關(guān)授權(quán)人員簽字后送交采購部門。采購人員審查請購要求是否合理，并根據(jù)市場行情進(jìn)行采購所需要的資金估算，簽署同意采購的意見后交資金預(yù)算部門審批，資金預(yù)算部門確認(rèn)在生產(chǎn)經(jīng)營項目的資金預(yù)算范圍，同意審批，簽字后交采購部門辦理采購手續(xù)。對于特殊項目如資本性支出、保險、廣告、法律、審計服務(wù)，一般由專門指定人員提出請購，由企業(yè)決策層進(jìn)行聯(lián)合審簽或集體商議審批。
1.2.2采購環(huán)節(jié)的控制。
采購部門在正式填制訂單前，對不同供應(yīng)商的供應(yīng)物品的價格、質(zhì)量指標(biāo)、折扣和付款條件以及供貨時間等資料進(jìn)行比較，選出商業(yè)信譽好、產(chǎn)品質(zhì)量好、價格優(yōu)惠的供應(yīng)商（通常說的貨比三家）。對于大批量采購的原材料或零配件等要做好各種采購數(shù)量對成本影響的成本分析。訂單簽好后必須編號并由授權(quán)人簽字，正聯(lián)送供應(yīng)部門，副聯(lián)送驗收部門，之后應(yīng)監(jiān)控訂購單的處理，以確認(rèn)商品是否收到并及時入賬。
1.2.3驗收環(huán)節(jié)的控制。
購入商品或勞務(wù)的驗收工作應(yīng)與請購、采購和會計部門的工作相分離。驗收部門根據(jù)有效的購貨訂單上的數(shù)量和質(zhì)量要求及相關(guān)合同、協(xié)議，對供應(yīng)商發(fā)運的商品進(jìn)行驗收：如商品的品名、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、到貨時間、商品完好程度等。商品的質(zhì)量檢驗至關(guān)重要，其質(zhì)量好壞的判斷有些依靠驗收人員的工作經(jīng)驗和工作責(zé)任心，有些靠相關(guān)部門技術(shù)人員核定，對于部分特殊的商品鑒定必須具備豐富的專業(yè)知識或經(jīng)過儀器、實驗的測定。不管質(zhì)量檢驗過程如何，企業(yè)各級管理部門必須嚴(yán)格把好這個關(guān)，它是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營好壞的保證。對于有些商品或勞務(wù)直接由部門使用（不需經(jīng)過倉管部門）如：工程物資直接使用、設(shè)備、資產(chǎn)的維護(hù)建設(shè)，勞務(wù)支出等，控制程序應(yīng)根據(jù)企業(yè)相關(guān)管理程序完善請購程序后辦理工程勞務(wù)，企業(yè)驗收部門根據(jù)請購或報批手續(xù)、合同進(jìn)行工程勞務(wù)驗收并出具驗收結(jié)算報告單，交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審簽。驗收單是確認(rèn)資產(chǎn)或費用以及與采購有關(guān)的負(fù)債是否存在和發(fā)生的重要保證。會計控制必須定期檢查驗收單的序號、驗收單必須經(jīng)驗收人員、倉儲人員、材料會計三方簽字才能作為入賬憑據(jù)。一些內(nèi)控管理不完善企業(yè)，倉庫管理員兼驗收員利用企業(yè)管理混亂，虛開驗收單與發(fā)票到財務(wù)報賬，一次性經(jīng)濟損失達(dá)40余萬元。
1.2.4存儲環(huán)節(jié)的控制。
存放商品的倉庫應(yīng)相對獨立，限制無關(guān)人員接近。儲存驗收的商品由獨立部門負(fù)責(zé)。貨物入庫前倉儲人員應(yīng)進(jìn)行點驗和查對，并在驗收單上簽收，倉儲人員將存貨按商品特征填列標(biāo)簽，分類存放并設(shè)置安全措施。
1.2.5退貨與折讓的控制。
采購部門接到驗收報告后，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量或質(zhì)量不符合訂單的要求，及時電告或函告供應(yīng)商。對于數(shù)量短缺，要求供應(yīng)商及時補足。對于質(zhì)量問題，則通知倉庫不得發(fā)放該批商品，再決定退貨或者要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭邸．?dāng)合適的折讓一經(jīng)確定，采購部門即編制借項憑單，通知會計部門調(diào)整應(yīng)付賬款。對于退貨的商品，采購部門應(yīng)編制退貨通知單，授權(quán)運輸部門退回商品，商品退回后及時通知采購部門和會計部門。
1.2.6應(yīng)付賬款的控制。
商品或勞務(wù)的購進(jìn)借方反映資產(chǎn)的增加，貸方反映應(yīng)付賬款的增加或資金減少。應(yīng)付賬款的記錄應(yīng)獨立于請購、采購、驗收、付款以保證采購環(huán)節(jié)的控制有效實施，防止錯誤和欺詐行為的發(fā)生。應(yīng)付賬款的入賬必須取得和審核各種必要的憑證后才能進(jìn)行，這些憑證包括請購單、驗收報告單、購貨訂單、材料入庫單、稅務(wù)監(jiān)制發(fā)票、相關(guān)合同與協(xié)議等。要求憑證記錄完整、客觀、真實，經(jīng)授權(quán)人簽字。月末核對供應(yīng)商往來明細(xì)，如發(fā)現(xiàn)錯誤，及時與供應(yīng)商取得聯(lián)系，查清原因，完善手續(xù)，調(diào)整差異。
1.2.7付款環(huán)節(jié)的控制。
對于根據(jù)發(fā)票直接付款的手續(xù)，財務(wù)人員復(fù)核供應(yīng)商發(fā)票的數(shù)量、價格、折扣條件、匯總金額、合法要素等與原始憑證（附件）是否相符，業(yè)務(wù)是否客觀；對于發(fā)票已入賬進(jìn)行往來賬單付款的，必須填制往來付款審批單，由主管會計核實明細(xì)賬戶及付款條件后經(jīng)相關(guān)審批程序后付款。
2加強采購成本管理
采購成本包括進(jìn)價成本和進(jìn)價費用，其中：進(jìn)價成本又稱購置成本是指存貨本身的價值，等于數(shù)量與單價的乘積。在一定時期進(jìn)貨總量即一定條件下，無論企業(yè)采購次數(shù)如何變動，存貨進(jìn)價成本通常價格相對穩(wěn)定（假定物價不變且無采購數(shù)量折扣），屬于決策無關(guān)成本。進(jìn)貨費用又稱訂貨成本是指企業(yè)為組織進(jìn)貨而開支的費用，如：辦公費、差旅費、郵資、電話電報費、運輸費、檢驗費、入庫搬運費等支出，進(jìn)貨費用與進(jìn)貨次數(shù)有關(guān)：差旅費、郵資、電話電報費與進(jìn)貨次數(shù)成正比，這類變動性進(jìn)貨費屬于決策的相關(guān)成本，另一部分與進(jìn)貨次數(shù)無關(guān)，如：專設(shè)采購機構(gòu)基本開支，這類固定性進(jìn)貨費用則屬決策無關(guān)成本，怎樣合理控制采購成本，以最小成本投入創(chuàng)造最大效益。
2.1采購價格的管理（把價格質(zhì)量關(guān)）
①各生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃做好年度、月度物資需求計劃單（必須載明物資規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、到貨時間），報主管負(fù)責(zé)人審核后交物資采購部門進(jìn)行集中采購。②各物資采購部門根據(jù)各生產(chǎn)、經(jīng)營、服務(wù)部門審簽后請購單編制一式三聯(lián)部門物資采購計劃匯總表，按采購物資類別填列品名、規(guī)格型號、采購商家、市場詢價、歷史價格、庫存數(shù)量、市場動態(tài)、到貨日期、采購模式（集中采購、招標(biāo)采購、分散采購）等信息報主管領(lǐng)導(dǎo)及預(yù)算部門審簽后，一份交財務(wù)部門、一份交預(yù)算部門、一份留采購部門。三個部門相互牽制與監(jiān)控，共同把好請購、資金預(yù)付及價格審核關(guān)，完善事前控制手續(xù)。③采購部門根據(jù)采購計劃單及采購信息建立采購臺賬、在供應(yīng)商選擇時做到貨比三家并建立供應(yīng)商信息檔案，引入供應(yīng)商信譽評估機制，選擇質(zhì)量、價格、信譽好的供應(yīng)商，為企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量管理、成本優(yōu)化奠定良好基礎(chǔ)，在物資采購管理過程中堅決制止那種只按計劃采購，不論價格高低、質(zhì)量好壞、中飽私囊的行為。價格是降低成本的途徑，質(zhì)量是降低成本的基本保證。為控制好采購物資價格與質(zhì)量，財務(wù)部門必須根據(jù)驗收入庫單，有法律效應(yīng)的合同文本、價格申報單辦理入賬付款手續(xù)，涉及大的勞務(wù)價格的采購物資必須留一定的保證金，等設(shè)備運行良好后才能付款。對于大批量購進(jìn)物資在合同協(xié)商時盡量爭取貨物采購折讓和折扣，將采購價格降到最低。
2.2進(jìn)貨費用的控制
前面講到進(jìn)貨費用的構(gòu)成，要降低進(jìn)貨費用可采取下面兩個途徑。①采購人員應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟合理原則，事先選擇物資運輸路線和運輸方式，努力實現(xiàn)直達(dá)運輸和就近采購，開展聯(lián)運、代運減少運輸費用。不盲目采購，盡量節(jié)省其它采購費用。②物資采購要適時，應(yīng)樹立經(jīng)濟進(jìn)貨批量的觀念。經(jīng)濟進(jìn)貨批量是能夠在一定時期存貨達(dá)到最低點的進(jìn)貨數(shù)量，決定經(jīng)濟批量成本因素，主要包括變動性成本進(jìn)貨費用，變動性固定成本及允許缺貨的缺貨成本，不同成本項目與進(jìn)貨批量呈現(xiàn)不同變動關(guān)系，減少進(jìn)貨批量，增加進(jìn)貨次數(shù)在影響儲備成本降低的同時也會導(dǎo)致進(jìn)貨費用與缺貨成本提高，相反增加進(jìn)貨批量，減少進(jìn)貨次數(shù)，盡量有利于降低進(jìn)貨費用與缺貨成本，同時會影響儲存成本的提高。因此，如何協(xié)調(diào)各項成本之間的關(guān)系，使其總和保持最低水平，是企業(yè)組織進(jìn)貨過程需要解決的主要問題。
3建立與供應(yīng)商的長期戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，形成供應(yīng)鏈的團(tuán)隊
傳統(tǒng)的采購管理是以最低的價格購買最好的商品，但在經(jīng)濟發(fā)展全球化、市場競爭國際化的今天，沒有一個企業(yè)能以一只孤舟的方式在大海中航行，它必須與其他企業(yè)及供應(yīng)商、銷售商等相互依賴、相互支撐的生存。與供應(yīng)商松散聯(lián)系將會因缺乏信息溝通與利益協(xié)調(diào)導(dǎo)致成本增高，而相互協(xié)作建立利益共同體，有助于降低成本，提升顧客價值。與供應(yīng)商建立的長期戰(zhàn)略協(xié)作關(guān)系或戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，選擇優(yōu)秀的供應(yīng)商作為供應(yīng)鏈的合作伙伴被稱為“反向營銷”，其基本策略是專門為供應(yīng)商召開周期性會議，讓他們意識到相互之間的競爭關(guān)系，幫助他們認(rèn)識到與企業(yè)的依賴關(guān)系；與供應(yīng)商建立信譽與相互參與的關(guān)系，建立供應(yīng)商評估機制并發(fā)展為供應(yīng)鏈團(tuán)隊成員，對那些樂于降低成本創(chuàng)造更大價值的供應(yīng)商，采取激勵措施與其分享節(jié)省的成本。好的供應(yīng)商將成為供應(yīng)鏈團(tuán)隊的無價之寶。隨著供應(yīng)商發(fā)展，降低成本，提升企業(yè)價值的行為將變得越來越有成效。
4結(jié)語
【關(guān)鍵詞】科研院所；材料采購；風(fēng)險應(yīng)對
一、科研院所材料采購的特點
作為以基礎(chǔ)性研究為主的科研院所，每年需要購買大量的試劑、實驗原材料、耗材等。采購是根據(jù)課題組提交申請購買，采購的材料專業(yè)性強、品種多、型號迥異、供應(yīng)商眾多、價格差異大，購買形式具有少批量多批次的特點。主要以單位分散采購為主，因為在材料采購過程中存在許多人為決策的環(huán)節(jié)，是事業(yè)單位防腐的重點領(lǐng)域之一。
二、材料采購的風(fēng)險識別
材料采購分為多個環(huán)節(jié)，請購、審批、采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、價格決策、合同簽訂、驗收入庫、領(lǐng)用、結(jié)算付款等，各環(huán)節(jié)均存在不同的風(fēng)險。目前出現(xiàn)問題較多的環(huán)節(jié)有：多頭采購、供應(yīng)商選擇、價格決策、合同簽訂、入庫管理等。
1.多頭采購
科研院所材料采購的特點決定了采購批次較多，采購部門業(yè)務(wù)量大。部分研究所因采購部門人手所限，存在多頭采購等情況。請購課題組按需要自行詢價、選擇供應(yīng)商并采購所需材料。采購各崗位無明確界定，采購人員權(quán)利過分集中，不符合不相容崗位相分離原則。缺乏約束與監(jiān)督機制也極易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。
2.供應(yīng)商選擇風(fēng)險與價格決策權(quán)
選擇什么樣的供應(yīng)商，做出決策選擇權(quán)的人員是誰？供應(yīng)商的選擇與價格決策是采購工作中最重要決策選擇權(quán)。關(guān)系著研究所的采購風(fēng)險、采購成本與采購質(zhì)量。采購人員直接面對著市場，供應(yīng)商良莠不齊，產(chǎn)品質(zhì)量不一，價格差異大。如果采購渠道無范圍限制，采購人將根據(jù)自己的判斷、喜好、自身利益做出選擇。
3.合同風(fēng)險
采購合同關(guān)系著合同雙方的權(quán)利與義務(wù)，有較強的法律約束力。合同風(fēng)險主要體現(xiàn)為虛假合同、條款不嚴(yán)謹(jǐn)合同、拆分合同等。虛假合同指為套取資金，買賣雙方惡意串通，簽訂虛假經(jīng)濟合同。條款不嚴(yán)謹(jǐn)合同，責(zé)任人疏忽大意，導(dǎo)致合同履行不力，造成國有資產(chǎn)損失等。拆分合同，采購人為規(guī)避政府采購中的公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等公開競爭方式而選擇拆分合同。
4.專用材料零庫存管理
專用型材料以小批量多批次采購方式為主，原材料品種、型號并非通用，許多材料購買后即由請購課題組全部領(lǐng)用，即零庫存管理。
專用材料零庫存管理的方式在許多科研院所普便存在。對資產(chǎn)管理部門來說材料零庫存便于管理、降低儲存成本。但對使用不完的材料交予課題組保存，可能存在保管不善、造成浪費、丟失等風(fēng)險，也給虛假采購造成了生存的土壤。審計案例中，某科研院所課題組面臨財政經(jīng)費預(yù)算執(zhí)行的壓力，該課題通過串通供應(yīng)商，在一定期間內(nèi)陸續(xù)購買又退回材料，形成在供應(yīng)商處及會計賬薄中的購買記錄。后期按需求在供應(yīng)商處領(lǐng)用。
三、材料采購風(fēng)險控制的措施及建議
1.加強制度建設(shè)與材料采購流程設(shè)計
實現(xiàn)制度流程化，流程信息化。制度是基礎(chǔ)，科研院所應(yīng)在風(fēng)險分析的基礎(chǔ)上，建立授權(quán)審批制度、合同管理制度、供應(yīng)商準(zhǔn)入制度、材料領(lǐng)用管理制度、監(jiān)督檢查等內(nèi)控管理制度。設(shè)計完善的材料采購流程。制定采購管理、供應(yīng)商管理、價格管理、庫存管理等多個重點環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程。采購流程應(yīng)考慮嵌入電子信息系統(tǒng)，如建立科研院所的材料采購管理平臺。通過該采購平臺實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)歸口分層級管理。電子采購平臺的建立，將有助于加快采購進(jìn)程、明晰權(quán)責(zé)劃分，業(yè)務(wù)公開透明，減少人為決策環(huán)節(jié)，實現(xiàn)材料采購的全過程管理。
2. 明確采購人員崗位分工
首先，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的統(tǒng)一專業(yè)采購團(tuán)隊。團(tuán)隊人員由資產(chǎn)管理部門、監(jiān)審部門、財務(wù)部門人員聯(lián)合構(gòu)成。明確各崗位分工與責(zé)任，供應(yīng)商選擇、價格決策重要決策事項進(jìn)行分權(quán)管理。職責(zé)劃分清晰，設(shè)置供應(yīng)商管理專家小組、詢價議價小組、合同管理員、采購員（普通采購、政府采購）、驗收、庫管員等崗位，優(yōu)化人力資源配置，符合不相容崗位相分離的要求。
其次，采購權(quán)利收回至研究所采購團(tuán)隊。材料采購方采購小組統(tǒng)一采購的方式為主。對異地活材料采購驗收管理實行指定采購崗位?？蒲性核B(yǎng)殖孵化基地與科研院所常駐地往往相距較遠(yuǎn)，尤其是海水養(yǎng)殖等業(yè)務(wù)?；畈牧先缁铙w動物、活體飼料等購置需要具有新鮮、及時、便利的特點。只能進(jìn)行異地采購。請購人申請后，歸口管理部門通過詢價小組詢價，指定駐養(yǎng)殖場所課題組采購人采購，從嚴(yán)審查合同、供應(yīng)商資質(zhì)、信譽，采購價格。待審批完成后，需課題組提供合法票據(jù)、購買物品圖片，提供實驗場地證明人等材料視同現(xiàn)場驗收，并且需要具備詳細(xì)使用記錄及實驗工作日志作為報銷依據(jù)。
另外，需加強對采購人員培訓(xùn)。提高采購人員的專業(yè)能力、職業(yè)操守、法律意識，并實行定期輪崗制度。
3.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入及考核制度
首先，采購活動均需選擇數(shù)據(jù)庫中的供應(yīng)商進(jìn)行。供應(yīng)商來源應(yīng)符合：（1）本研究所合作過的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（2）利用兄弟院所建立的供應(yīng)商平臺中的供應(yīng)商，如以淘寶模式的建立的中科院喀斯瑪試劑材料采購平臺。（3）實力強、聲譽佳、質(zhì)量好的供應(yīng)商。
邀請業(yè)務(wù)專家組成評議小組，通過對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、財務(wù)狀況、產(chǎn)品價格、質(zhì)量、所在地等調(diào)查開展信用評級，從中篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立研究所自己的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商實行按檔次、分層級管理。
其次，入庫供應(yīng)商商品價格應(yīng)以供應(yīng)商市場價格作為上限，采取邀請供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)、開展談判等方式，發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢，提高采購話語權(quán)，降低采購成本。供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫及商品價格形成材料采購平臺基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。
另外，供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫按年度實行動態(tài)化管理，產(chǎn)品價格定期更新。按年度進(jìn)行考核?？己藘?nèi)通過查詢采購信息平臺售后評分，發(fā)放調(diào)查問卷等方式，對供應(yīng)商供給材料質(zhì)量、價格、供貨周期以及服務(wù)由各用戶進(jìn)行評價打分，根據(jù)評價結(jié)果，確定下一年度供應(yīng)商準(zhǔn)入資格。
4.建立材料價格決策機制
對供應(yīng)商商品的價格相對有效的監(jiān)督，就是完善采購詢價，加強詢價復(fù)核。在材料采購平臺中，借鑒電商模式設(shè)計比價工具。選擇材料型號后，可以選擇按價格、按供應(yīng)商信譽或供應(yīng)商綜合排名進(jìn)行排序查詢，該采購平臺可自動優(yōu)先選擇最優(yōu)三方供應(yīng)商材料價格，代替人腦做出價格決策。減少人為因素的影響。
5.規(guī)范合同管理
專人進(jìn)行合同登記。合同由歸口管理部門審核，重點關(guān)注合同的真實性、有效性。法律顧問審查合同全部條款，重點注意不利條款的必要性。監(jiān)測合同的履行。減少合同履約風(fēng)險。通過采購管理平臺，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析確認(rèn)合同的數(shù)量、價格是否異常；是否進(jìn)行合同拆分以規(guī)避政府采購或公開招投標(biāo)等社會競爭的購買方式。是否近期大量簽訂超出請購人所需材料預(yù)算的虛假合同套取資金。
6.建設(shè)統(tǒng)一的材料庫
針對批量采購大宗材料、貴重金屬等物資，采用先入庫，后按需領(lǐng)用的方式。加強出入庫管理，做好驗收及盤點工作。對于采購批量較小的材料，采用零庫存管理?？捎隍炇蘸笕款I(lǐng)用。使用人登記材料使用臺賬。并由科研院所指定專人定期核查。
7.建立采購全過程監(jiān)督機制
建立由監(jiān)審部門牽頭，其他各相關(guān)部門參與的監(jiān)督檢查團(tuán)隊。
一方面加強采購過程管理。參與供應(yīng)商選擇小組、合同審查。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。結(jié)合課題內(nèi)審、課題組長離任審計等常規(guī)、專項審計，在采購平臺中按課題組分年度進(jìn)行材料購買數(shù)量、購買金額、供應(yīng)商統(tǒng)計、趨勢圖表等數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。關(guān)注異常采購、關(guān)聯(lián)交易等違規(guī)事項。發(fā)現(xiàn)重大違規(guī)事件及時以書面形式向所領(lǐng)導(dǎo)班子匯報。在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的制度、流程盲點及時通知相關(guān)部門予以完善。
另一方面制定信息公開制度及舉報制度，定期公開招投標(biāo)、供應(yīng)商選擇方式、采購小組成員，采購相關(guān)信息。對違規(guī)人員建立黑名單。對黑名單里的課題組、采購人員按相關(guān)制度人員從嚴(yán)審批，額外增加審批程序的管理模式。
四、結(jié)語
隨著國家對科研工作加大投入，材料采購在科研院所事業(yè)支出中所占的比重越來越大，也對研究所的管理提出了更高的要求?？蒲性核鶓?yīng)根據(jù)各自的實際情況，制定適合自身的材料采購制度，規(guī)避與降低風(fēng)險，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，促進(jìn)科學(xué)事業(yè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]姜海蓮.推進(jìn)集中采購要點分析. 石油石化物資采購 （2014年03期）.
摘要：隨著國家綜合國力的不斷提升，我國的經(jīng)濟總量已躍居世界第二位。水漲船高，事業(yè)單位已不是昔日的清水衙門。而基礎(chǔ)建設(shè)行為，占用了單位的大量資產(chǎn)，而且所處環(huán)境復(fù)雜多變，使其容易成為貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀(jì)行為滋生的溫床。因此，對基本建設(shè)項目的管理與控制變得越發(fā)重要。
關(guān)鍵詞：基建 會計 內(nèi)部控制
工程項目普遍具有投資巨大、危險性高、建設(shè)周期長、施工難度大，不可逆轉(zhuǎn)等特點，如果不能很好地加以控制和防范，可能會導(dǎo)致項目“失敗”，給國家和單位帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟損失和不良的輿論后果。反之，如果能對工程項目加以很好的控制，也必定會產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。因此，良好的內(nèi)部控制制度的建立和執(zhí)行，為基礎(chǔ)建設(shè)的控制提供了有利的保證。
內(nèi)部控制是為了提高會計信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等，由單位治理層、管理層及其員工共同制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。它是一個不斷發(fā)展、變化、完善的過程，且持續(xù)地流動于單位之中，并隨著單位經(jīng)營管理的新情況、新要求而適時改進(jìn)。
會計內(nèi)部控制制度在整個內(nèi)控制度中居于重要地位，是圍繞財務(wù)工作展開的，以最終保證財務(wù)安全實現(xiàn)資金效益最大化的一系列制度規(guī)范的總和。內(nèi)部控制能夠給單位管理層實現(xiàn)前述目標(biāo)提供合理保證，但由于內(nèi)部控制的固有局限，管理層的逾越和串通舞弊等原因，難以確保每一個單位的成功。本文通過闡述、分析事業(yè)單位基建會計內(nèi)部控制制度面臨的主要問題，綜述并討論了相應(yīng)的改進(jìn)措施，為財務(wù)及相關(guān)管理人員提供必要的參考。
一、我國事業(yè)單位基建會計內(nèi)部控制制度的主要問題
1、內(nèi)控意識薄弱、混亂
內(nèi)部控制觀念是內(nèi)部控制環(huán)境中的一項重要內(nèi)容，良好的內(nèi)部控制觀念是確保內(nèi)部控制制度得以健全和實施的重要保證。事業(yè)單位基建資金具有來源單一、去向固定、收支活動較少等特點，因此，有限的經(jīng)費預(yù)算，導(dǎo)致了許多行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對內(nèi)部控制知識的基本認(rèn)識，其中，包括對建立健全基建財務(wù)內(nèi)部控制的重要性、現(xiàn)實意義和長遠(yuǎn)影響的認(rèn)識，僅僅抱著可有可無的“放松”態(tài)度，或者可以說是以財經(jīng)制度甚至是工作經(jīng)驗來代替內(nèi)部控制制度。有的單位即使有會計內(nèi)部控制制度，但并沒有得到有效實施，流于形式，使會計內(nèi)部控制失去了應(yīng)有的作用。
一般而言，內(nèi)部控制一般分為內(nèi)部會計控制和內(nèi)部管理控制。然而，目前對內(nèi)部控制制度設(shè)計的考慮并不全面，大多數(shù)單位的高級管理人員對內(nèi)部控制缺乏正確的認(rèn)識甚至存在誤解。有的管理者認(rèn)為內(nèi)部控制就是會計內(nèi)部控制，從而忽略了管理控制，僅僅將會計內(nèi)控制度看作財務(wù)部門的事情，沒有把會計內(nèi)部控制放在整個單位財務(wù)管理戰(zhàn)略高度加以考慮。此外，會計內(nèi)控制度本身也不完善，未能形成一個有效的內(nèi)部控制機制。往往造成諸如工作任務(wù)的分派、責(zé)任的追究方面不明確，部門之間相互推諉等等問題的存在。
2、忽視內(nèi)部審計的重要性
內(nèi)部審計機構(gòu)的建立是評價單位會計內(nèi)控制度健全與否，執(zhí)行程度如何的主要手段。它可保證會計資料的準(zhǔn)確性和可靠性，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，督促員工遵循內(nèi)部管理制度，促進(jìn)內(nèi)部控制逐步完善。實踐證明單位良好的內(nèi)部審計保證了內(nèi)部控制制度的有效執(zhí)行。然而，現(xiàn)實中內(nèi)部審計監(jiān)督過于流于形式。有些單位設(shè)立了內(nèi)部審計機構(gòu)，可是由于種種原因諸如較低素質(zhì)的內(nèi)審組成人員、掛靠機構(gòu)造成的審計非獨立性，以及缺乏重視和支持力度，造成內(nèi)審不能正確進(jìn)行審計和鑒定會計資料，因此不能保證其他相關(guān)資料的真實性和正確性。更有甚者，許多單位未設(shè)置專門的機構(gòu)或人員對內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。
絕大多數(shù)的審計部門和人員隸屬于紀(jì)委，監(jiān)督職能雖然可以突出，但內(nèi)部審核的其他職能則相對削弱。我們知道，紀(jì)委是黨的辦事機構(gòu)，將內(nèi)部審計機構(gòu)隸屬于紀(jì)委，容易造成黨政不分、內(nèi)部審計職能不清晰。因此，此種設(shè)置不利于內(nèi)部審計功能的良好發(fā)揮。
3、內(nèi)部會計控制人員缺乏職業(yè)道德和應(yīng)有的素質(zhì)
單位內(nèi)部基建會計控制是由人來操守和執(zhí)行的，有了嚴(yán)密的內(nèi)部控制制度而無相應(yīng)素質(zhì)和品行的人去執(zhí)行，內(nèi)部控制制度就是一紙空文。制度防范固然必要，卻難免有所疏漏。監(jiān)管制度不管有多嚴(yán)密，總有失靈的時候，內(nèi)控制度管理需要道德的約束。不少財務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和知識儲備已不能適應(yīng)新形勢下經(jīng)濟發(fā)展的需要。事業(yè)單位絕大部分財會人員身兼數(shù)職，疲于應(yīng)對。在此基礎(chǔ)上，會計人員未能突破傳統(tǒng)會計工作的局限性，只會單純的事后記賬，不了解熟悉工程建設(shè)的相關(guān)知識。因此，在監(jiān)督控制方面，只是起到了事后控制。再加上會計繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)大多流于形式，各種先進(jìn)的管理辦法由于人員本身相關(guān)素質(zhì)的缺乏而重重受阻，難以推行。
4、信息的溝通交流不暢通，缺乏對基建會計內(nèi)控人員的理解、保護(hù)
隨著事業(yè)單位機構(gòu)改革的深入，競爭上崗，定編定崗，導(dǎo)致人人自危；單位對職工個人的行為和思想了解不夠。我們期待著可以負(fù)責(zé)、認(rèn)真的按制度進(jìn)行管理，但有時會屈從于上級和同事的壓力，甚至于他們的抵制。作為會計人員，由于經(jīng)辦業(yè)務(wù)數(shù)量多，在多次與領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門溝通的過程中，難免造成會計內(nèi)控人員呆板、不靈活等不良印象。
二、提高事業(yè)單位基建財務(wù)內(nèi)部控制制度有效性的對策
1、強化單位領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)部會計控制意識
內(nèi)部會計控制的根本目的不是消除一切風(fēng)險，而是在于控制所意識到的和未意識到的風(fēng)險。內(nèi)部會計控制制度的出發(fā)點是通過專門辦法建立一套防范機制來保證會計資料和事業(yè)單位資產(chǎn)的安全完整。為了嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部會計控制制度，事業(yè)單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)直接管理者必須對本單位內(nèi)部會計控制的建立健全、及時有效實施負(fù)責(zé)。關(guān)心包括基建會計在內(nèi)的財務(wù)人員，給予他們必要的物質(zhì)保證。財政部門及相關(guān)主管部門可定期或不定期地舉辦行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)人財政法規(guī)及內(nèi)部會計控制制度建設(shè)培訓(xùn)班，使之通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高對事業(yè)單位內(nèi)部會計控制制度建設(shè)重要性的認(rèn)識，增強領(lǐng)導(dǎo)干部的內(nèi)部會計控制意識，以取得他們對內(nèi)部會計控制制度建設(shè)的肯定和支持，營造良好的內(nèi)部會計控制環(huán)境，以利于內(nèi)部會計控制實施。
2、財務(wù)控制關(guān)口前移
目前，合同滯后、合同條款不完善、忽視采購合同、資產(chǎn)如何處置等等問題，導(dǎo)致財務(wù)人員和財務(wù)部門都被邊緣化?；〞嫷膬?nèi)部控制，要真正發(fā)揮作用，做到事前預(yù)測、規(guī)避、控制風(fēng)險，就需要把財務(wù)控制關(guān)口前移。基建項目一般可分為投資決策、設(shè)計、施工招標(biāo)投標(biāo)、施工、竣工決算等五個階段?；〞媰?nèi)部控制需要與基建項目的階段相結(jié)合，加強與基建經(jīng)辦人員的溝通，增加對過程的參與度，強調(diào)內(nèi)控的全面性；基建會計內(nèi)部控制要以基建資金流動環(huán)節(jié)為出發(fā)點，注重資金在投入、使用、決算過程中，相關(guān)資料、審批是否完整，提高內(nèi)控的針對性。
3.強化內(nèi)部審計部門的作用
內(nèi)部審計是單位內(nèi)部控制體系的一部分，也是內(nèi)部控制體系有效性的確認(rèn)者。內(nèi)部審計可以充當(dāng)顧問的角色，及時監(jiān)督和評價運行情況，建議及時修訂完善內(nèi)部控制。內(nèi)部審計通過定期或不定期地對基建會計內(nèi)部控制制度的審計，得出現(xiàn)行內(nèi)控相關(guān)制度存在的不合理性。在審計重點上，應(yīng)突出對管理狀態(tài)的動態(tài)監(jiān)督，以效益審計、經(jīng)濟責(zé)任審計和內(nèi)部控制制度審計為主要內(nèi)容：根據(jù)審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，配合財會部門、其他管理職能部門和所屬企業(yè)進(jìn)一步完善財務(wù)會計（基建會計）等管理制度。在審計部門設(shè)置上，應(yīng)該相應(yīng)提高其行政級別，直接隸屬于較高層次的領(lǐng)導(dǎo)或集體組織管理。
4.重視基建會計相關(guān)人員的道德約束培養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高
加強基建會計人員的政策教育、法制教育以及會計職業(yè)道德教育，增強會計人員紀(jì)律性，使其具有強烈的責(zé)任感，在履行職責(zé)中遵紀(jì)守法，無論何種情況都不喪失原則。同時加強會計人員的繼續(xù)教育，堅持定期培訓(xùn)，定期考核，提高基建會計人員的基礎(chǔ)建設(shè)專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。此外，會計人員還應(yīng)掌握崗位所需的內(nèi)部會計控制知識，能正確應(yīng)用內(nèi)部會計控制方法實現(xiàn)單位的控制目標(biāo)。
三、建立內(nèi)部控制應(yīng)處理好的幾個關(guān)系
在單位基建會計內(nèi)部控制的建設(shè)、完善的過程中，要堅持“適當(dāng)、適度、適用”，緊密結(jié)合單位自身的特點和外部環(huán)境，做到只有合適的內(nèi)部控制才是最好的內(nèi)部控制。因此，應(yīng)處理好內(nèi)部控制成本與“效益”的平衡關(guān)系，內(nèi)部控制與效率的關(guān)系，內(nèi)部控制穩(wěn)定與發(fā)展的關(guān)系。
各事業(yè)單位的內(nèi)部控制的基本措施（不相容職務(wù)分離、授權(quán)審批等等）都較正規(guī)，本文就不再贅述。實踐證明，得控則強、失控則弱、無控則亂。最后，謹(jǐn)記，在執(zhí)行內(nèi)部會計控制和風(fēng)險管理時要用心，要持應(yīng)有的謹(jǐn)慎和“懷疑”態(tài)度。
參考文獻(xiàn)：
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