發(fā)布時(shí)間：2023-08-29 16:36:01
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化；質(zhì)量
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
收錄日期：2013年7月8日
《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》指出：“標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。在社會(huì)主義建設(shè)中推行標(biāo)準(zhǔn)化，是國(guó)家的一項(xiàng)重要技術(shù)經(jīng)濟(jì)政策。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有專業(yè)化，就沒有高質(zhì)量、高速度?！睂?duì)現(xiàn)代化社會(huì)中的檔案工作來說，也是如此。無論是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、各類社會(huì)組織等等，各種組織涉及檔案種類越多，數(shù)量越大，利用的范圍就越廣，能為全社會(huì)帶來的實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益也就越大。要想管理利用好這些檔案，就必須要有科學(xué)的、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才便于利用現(xiàn)代化科技手段對(duì)檔案加以管理。下面以常州出入境檢驗(yàn)檢疫局武進(jìn)辦事處為例，就檔案管理方面導(dǎo)入ISO9001質(zhì)量管理體系，以標(biāo)準(zhǔn)化理念實(shí)施全程規(guī)范化檔案管理做一簡(jiǎn)單分析。
一、常州出入境檢驗(yàn)檢疫局武進(jìn)辦事處檔案管理現(xiàn)狀
1、辦事處情況簡(jiǎn)介。常州出入境檢驗(yàn)檢疫局武進(jìn)辦事處（以下簡(jiǎn)稱武進(jìn)辦）成立于2007年12月份，位于武進(jìn)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)南區(qū)。建立之初主要由三個(gè)部門組成：綜合科、機(jī)電科、輕紡科，主要負(fù)責(zé)受理武進(jìn)區(qū)出入境貨物的檢驗(yàn)檢疫報(bào)檢，簽發(fā)各類檢驗(yàn)檢疫證單，各類產(chǎn)地證書，通關(guān)放行；負(fù)責(zé)實(shí)施武進(jìn)區(qū)進(jìn)出口商品的檢驗(yàn)鑒定和監(jiān)督管理；另有負(fù)責(zé)武進(jìn)區(qū)出口主管產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)的日常監(jiān)管工作，業(yè)務(wù)資料歸檔與管理工作等，后增加檢疫科，主要?dú)w口于常州局本部動(dòng)植檢科室管理，武進(jìn)辦起到從旁協(xié)助作用，主要負(fù)責(zé)武進(jìn)出口加工區(qū)檢驗(yàn)工作。
2、辦事處檔案管理現(xiàn)狀分析。作為一個(gè)機(jī)構(gòu)較全面的大辦事處，較為全面詳實(shí)的檔案資料能為領(lǐng)導(dǎo)者提供判斷依據(jù)，能為日常檢驗(yàn)監(jiān)管工作者反映真實(shí)情況，為企業(yè)提高辦事效率，基礎(chǔ)的檔案管理工作自然而然成為日常工作的重點(diǎn)之一?，F(xiàn)階段辦事處檔案管理共分為兩大塊：辦事處綜合檔案管理、業(yè)務(wù)檔案管理。其中，業(yè)務(wù)檔案管理又主要分為企業(yè)報(bào)檢資料檔案管理以及日常質(zhì)量控制檔案管理。各科室設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)監(jiān)督、收集、整理本部門的檔案資料，按規(guī)定做好歸檔，從而形成了全辦事處的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。綜合檔案管理主要由歸屬于綜合科的辦公室負(fù)責(zé)，所有辦事處層面的活動(dòng)資料、榮譽(yù)資料、各種機(jī)構(gòu)信息往來、接待、后勤等均由辦公室專人負(fù)責(zé)收集整理，而各業(yè)務(wù)科室則主要負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)出口報(bào)檢企業(yè)的基本企業(yè)資料、出口產(chǎn)品質(zhì)量情況、生產(chǎn)情況、檢測(cè)情況、誠(chéng)信環(huán)保等各個(gè)方面的資料收集、更新、歸檔等工作，為檢驗(yàn)員日常對(duì)企業(yè)的監(jiān)管整改、控制出口產(chǎn)品的質(zhì)量穩(wěn)定工作提供強(qiáng)有力的保障和依據(jù)。以輕紡科為例，將企業(yè)首先分為三大類：紡織、服裝和輕工類?；緳n案由企業(yè)注冊(cè)信息、質(zhì)檢人員信息、生產(chǎn)設(shè)備信息、主要出口產(chǎn)品信息等構(gòu)成，分為電子版與傳統(tǒng)紙質(zhì)版兩種，同時(shí)依據(jù)國(guó)家質(zhì)檢總局113號(hào)令文件精神，以出口工業(yè)品檢驗(yàn)監(jiān)管系統(tǒng)為信息載體，在將企業(yè)分類后，按季度或者周期完成檢驗(yàn)監(jiān)管工作，將監(jiān)管內(nèi)容輸入系統(tǒng)，同時(shí)將整改內(nèi)容可發(fā)送企業(yè)，責(zé)令整改。此種電子輸入方式取代傳統(tǒng)的手寫監(jiān)管檔案方式，既節(jié)省資源又方便快捷。機(jī)電科大體相同，另有企業(yè)報(bào)檢資料則由綜合科檢務(wù)工作人員收集歸檔，每份單據(jù)均有唯一的歸檔編碼，一般保存期限為三年，由于報(bào)檢資料數(shù)量較多，綜合科設(shè)有兩個(gè)專門檔案室保存收藏，日常的查閱、調(diào)出等均需按流程申請(qǐng)。
二、武進(jìn)辦事處檔案管理存在的問題
1、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不平衡。個(gè)別單位對(duì)檔案工作重視還不夠，檔案意識(shí)薄弱，監(jiān)督力度不強(qiáng)，未能對(duì)檔案工作所需的人、財(cái)、物和檔案整理歸檔時(shí)間給予充分的保障，雖然各部門有專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機(jī)制來抓方面還存在缺欠。
2、沒有形成完善的質(zhì)量意識(shí)，未運(yùn)用過程方法進(jìn)行管理，缺少持續(xù)改進(jìn)的管理承諾。辦事處檔案管理規(guī)定雖然明確了相關(guān)的流程與方法，對(duì)工作有一定的質(zhì)量要求，但沒有運(yùn)用系統(tǒng)的管理思想，進(jìn)行檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃安排?，F(xiàn)行的檔案管理還存在“寧多勿缺一”的整理原則，檔案工作人員往往在考慮自身責(zé)任的基礎(chǔ)上，片面地追求歸檔的數(shù)量，而忽視了文件內(nèi)在的價(jià)值。
3、在檔案利用服務(wù)企業(yè)等使用者方面。大多檔案管理人員認(rèn)為自己的主要工作任務(wù)是收好（屬被動(dòng)接受）、管好檔案，不主動(dòng)了解使用者的需求，不理會(huì)使用者的感受，對(duì)使用者的重視程度不夠，這違反了檔案管理為使用者服務(wù)的宗旨，同時(shí)也降低了為企業(yè)服務(wù)的效率。日常檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)較為薄弱。雖有相關(guān)規(guī)章制度，但不少制度還比較粗略、模糊，落實(shí)力度還有待加強(qiáng)。
三、建立檔案質(zhì)量管理體系的可行性
1、首先，以現(xiàn)行最基礎(chǔ)通用的ISO9000質(zhì)量管理體系為例。它具有很強(qiáng)的通用性，無論何種類型和規(guī)模的組織，其活動(dòng)只要有質(zhì)量要求，一般都適合采用。質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)適用社會(huì)各行各業(yè)，同樣適用于檔案管理領(lǐng)域。標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)管理職責(zé)分明，各負(fù)其責(zé)：依照體系文件，以數(shù)據(jù)和事件為依據(jù)，預(yù)防為主，有始有終：根據(jù)工作的需要允許對(duì)管理文件進(jìn)行增減和修改，以保證管理文件的科學(xué)性、完善性和適用性。這與許多機(jī)構(gòu)檔案管理制度實(shí)行的崗位責(zé)任制、目標(biāo)管理等方式具有很強(qiáng)的相通性和包容性。
2、在IS09000標(biāo)準(zhǔn)中，建立和實(shí)施有效的內(nèi)部質(zhì)量體系的三要素包括：組織、產(chǎn)品和顧客。檔案部門是為利用者需要而提供檔案資料信息服務(wù)的部門。當(dāng)我們把檔案部門的信息服務(wù)當(dāng)作一種產(chǎn)品來看待的時(shí)候，質(zhì)量管理理論同樣也具有相當(dāng)?shù)慕梃b與指導(dǎo)作用，它與檔案部門以利用者為中心的指導(dǎo)思想完全吻合；其顧客就是在生產(chǎn)工作中急需檔案信息服務(wù)的各種層次和不同類型的利用者。
3、在我國(guó)，有一批組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)已廣泛實(shí)施和應(yīng)用了此標(biāo)準(zhǔn)。制定了詳細(xì)的檔案管理和服務(wù)目標(biāo)、質(zhì)量方針、業(yè)務(wù)操作流程、規(guī)程、人員綜合考核辦法等文件，在執(zhí)行中取得了明顯的效果。2003年11月中旬，紹興市檔案館接受浙江質(zhì)量認(rèn)證有限公司評(píng)審，一次性通過IS09000質(zhì)量體系認(rèn)證，成為全國(guó)第一家質(zhì)量管理體系認(rèn)證的國(guó)家綜合檔案館。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化后檔案管理工作得到了加強(qiáng)，檔案管理工作也逐步實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。
四、建立檔案質(zhì)量管理體系的基本原則
檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象而制定或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。檔案管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化要確立以下四個(gè)原則：一是建立嚴(yán)密的管理機(jī)制，形成全員參與、全面控制、高效運(yùn)轉(zhuǎn)、不斷改進(jìn)的管理體系，克服了以往管理中存在的基礎(chǔ)管理弱化、內(nèi)部協(xié)調(diào)不暢等問題，通過明確職責(zé)、規(guī)范程序、改進(jìn)管理規(guī)范相關(guān)的管理活動(dòng)和職責(zé)，理順內(nèi)部管理關(guān)系，使各個(gè)管理層面、各個(gè)操作過程、各個(gè)工作環(huán)節(jié)既相互制約又相互促進(jìn)，達(dá)到管理科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范化的要求；二是確立“職責(zé)明確”、“過程控制”、“持續(xù)改進(jìn)”的檔案管理新模式。綜合考慮檔案管理業(yè)務(wù)緊密相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)、程序、過程和資源等各方面的因素，明確檔案管理過程的控制要求，建立一套預(yù)防和處理不符合要求的管理業(yè)務(wù)機(jī)制，在較大程度上解決檔案管理中隨意性較大等問題；三是要樹立“以檔案資源使用者為關(guān)注焦點(diǎn)”的服務(wù)理念，豐富檔案信息服務(wù)的內(nèi)涵，改善檔案管理機(jī)關(guān)的形象；四是健全完善的監(jiān)督機(jī)制，確保各項(xiàng)制度的貫徹執(zhí)行，使制度化管理落到實(shí)處。定期開展內(nèi)部檢查，對(duì)不符合文件規(guī)定的工作和做法開具不合格報(bào)告，確定和落實(shí)糾正措施。
五、結(jié)束語
檔案質(zhì)量管理體系是全社會(huì)各類機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理的必要保障，一個(gè)科學(xué)、完善的檔案質(zhì)量管理體系對(duì)機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展有著不可估量的作用。參照同意標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理，不僅會(huì)明顯改善各機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程、服務(wù)質(zhì)量、人事管理和資源配置，而且會(huì)在檔案界內(nèi)真正建立起“質(zhì)量第一、用戶至上”的文化，促進(jìn)全社會(huì)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
主要參考文獻(xiàn)：
[1]湯涌，劉溫健.檔案館引入ISO9000質(zhì)量管理體系的實(shí)踐與思考.中國(guó)檔案，2004.5.
筆者多年從事文書檔案的日常管理工作，現(xiàn)結(jié)合自己的學(xué)習(xí)體會(huì)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)談以下幾點(diǎn)看法。
一、文書處理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。公文的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不僅決定公文本身的質(zhì)量，而且也影響到日后檔案的質(zhì)量，決定著檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的整體水平。為了做到檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，我們要樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，認(rèn)真做好文書處理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。具體要做到五檢查：一檢查公文用紙，質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂，左邊裝訂處要預(yù)留25mm左右的裝訂線。二檢查制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)是否履行，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三檢查公文字跡是否牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用，如用傳真紙打印的必須進(jìn)行復(fù)制。立卷歸檔的材料必須是原件，復(fù)印件原則上不得歸檔。四檢查文種使用，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。五檢查移交環(huán)節(jié)，交接雙方應(yīng)當(dāng)面檢查，按立卷歸檔要求進(jìn)行驗(yàn)收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗(yàn)收合格后方可辦理移交手續(xù)。移交檔案材料時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式二份,經(jīng)交接雙方簽字后各留一份備查。
二、案卷材料的統(tǒng)一收集管理是前提
案卷材料的統(tǒng)一收集管理是檔案建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提，實(shí)踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的重要因素。單位的檔案室是單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全單位的的所有檔案。單位的檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查考核。因此，要從加強(qiáng)檔案室建設(shè)入手，不斷建立健全單位檔案管理制度和各類材料及時(shí)歸檔制度，及時(shí)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)單位的全部檔案，并對(duì)單位各科室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。
首先，所有單位的檔案必須集中統(tǒng)一管理，確保真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于日后檔案的利用。單位各科室要加強(qiáng)對(duì)本單位檔案資料的積累、歸類、整理、上交工作的領(lǐng)導(dǎo)，兼職檔案員要切實(shí)履行自己的工作職責(zé)，負(fù)責(zé)所在科室歸檔材料的收集、整理與上交工作。保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時(shí)移交到學(xué)校檔案室。任何單位和個(gè)人不得把檔案材料據(jù)為己有。如一項(xiàng)工作、一次活動(dòng)由幾個(gè)科室聯(lián)合組織的，涉及多個(gè)部門的，文件材料由牽頭主辦的科室負(fù)責(zé)歸檔，其他科室協(xié)助提供相關(guān)材料。其次，要嚴(yán)格執(zhí)行文件、材料的形成單位立卷歸檔制度，堅(jiān)持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入單位及各部門的工作計(jì)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的工作職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、考核各項(xiàng)工作時(shí)，能將檔案工作同步納入。另外，任何單位和個(gè)人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。確需銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊(cè)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由專人監(jiān)銷。干部、職工在調(diào)動(dòng)離開原工作崗位時(shí)，要徹底清理文件、材料，及時(shí)辦理文檔材料的交接手續(xù)。同時(shí)，立卷單位應(yīng)負(fù)責(zé)將材料收集齊全，核對(duì)準(zhǔn)確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內(nèi)目錄，確定密級(jí)。根據(jù)檔案的保存價(jià)值和檔案保管期限的規(guī)定，準(zhǔn)確劃分保存期限。凡反映單位重大活動(dòng)和基本歷史面貌，有長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案，列為永久保管；凡是反映單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)有參考利用價(jià)值的文件，列為長(zhǎng)期保管；凡是在短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位有參考利用價(jià)值的，列為短期保存。
三、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是關(guān)鍵
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。
因此，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要致力解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是要明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
四、檔案的開發(fā)利用是目的
加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的根本目的就是充分利用檔案為單位各項(xiàng)工作服務(wù)。為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料或相關(guān)的咨詢服務(wù)。如利用通過對(duì)文書檔案資源的再加工、再整理，如專題編研等，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)規(guī)律，為各級(jí)黨委政府決策經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中遇到的問題提供參考和依據(jù)，發(fā)揮文書檔案“資政”的作用。利用文書檔案中的具有宣傳價(jià)值的史料，可以幫助人們特別是青少年了解中華民族的悠久歷史和燦爛文化，使他們了解歷史發(fā)展軌跡，掌握時(shí)代進(jìn)步脈搏，自覺加強(qiáng)革命傳統(tǒng)、愛國(guó)主義、集體主義和社會(huì)主義教育，發(fā)揮文書檔案“育人”的作用。
一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對(duì)分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國(guó)內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對(duì)應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國(guó)國(guó)情和比較合理的是國(guó)內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國(guó)檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對(duì)獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對(duì)二、三階段文件的一體化管理。
依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場(chǎng)所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對(duì)其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)文件中心的實(shí)踐范圍各說不一但其管理的對(duì)象、內(nèi)容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據(jù)在理論上是成立的在實(shí)踐中是否切實(shí)可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價(jià)值的賬外文件檔案部門由此館藏質(zhì)量降低進(jìn)而導(dǎo)致不能很好的發(fā)揮參考服務(wù)作用導(dǎo)致檔案部門信息服務(wù)功能降低也導(dǎo)致了檔案部門地位的降低。
隨著我國(guó)高新技術(shù)的發(fā)展文件檔案的計(jì)算機(jī)管理提上了議事日程。文件檔案的計(jì)算機(jī)管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復(fù)雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強(qiáng)文件管理的超前控制保證了檔案的質(zhì)量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內(nèi)受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時(shí)代檔案工作從根本上動(dòng)搖而提出的也是解決現(xiàn)實(shí)文檔分離的根本辦法。
最早產(chǎn)生于美國(guó)并在國(guó)外許多國(guó)家廣泛流行的文件中心是否適合我國(guó)國(guó)情、能否在我國(guó)建立和推廣至今在學(xué)術(shù)界仍未取得完全一致的認(rèn)識(shí)。我國(guó)檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導(dǎo)下在全國(guó)范圍建立了各級(jí)各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)構(gòu)成一個(gè)嚴(yán)密完整的組織體系文件也經(jīng)歷著從現(xiàn)行文件階段到機(jī)關(guān)檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運(yùn)動(dòng)過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機(jī)關(guān)檔案室。然而筆者認(rèn)為這并不排斥文件中心在我國(guó)建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)的有益補(bǔ)充。從目前試點(diǎn)的模式來看文件中心在我國(guó)是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機(jī)關(guān)檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。
檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。
一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。
二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。
【關(guān)鍵詞】研究院；人事檔案；標(biāo)準(zhǔn)化管理
新時(shí)期，隨著我國(guó)改革開放不斷深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷得到完善，人們擇業(yè)變得更為靈活多變。人員流動(dòng)性逐漸增加，這也增加了人事檔案管理的難度，如何做好人事檔案材料收集歸檔等管理工作已成為人事檔案管理人員思考的重點(diǎn)。
1.人事檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要意義
1.1人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作現(xiàn)代化的前提條件
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提與基礎(chǔ)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理逐漸向現(xiàn)代化方向發(fā)展，要想將檔案管理工作得到更好，就要充分利用檔案信息資源，使檔案信息的作用得到最大限度的發(fā)揮，通過計(jì)算機(jī)查詢獲得最經(jīng)濟(jì)、最廣泛、最便捷的檔案信息資源。但是如果想檔案資料在網(wǎng)絡(luò)上得到共享，首先要使檔案工作朝標(biāo)準(zhǔn)化邁進(jìn)。
1.2人事檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是時(shí)展的要求
隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用，檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)得到了很大程度的促進(jìn)。要想更多的人對(duì)我們的檔案資源進(jìn)行了解，就要對(duì)我國(guó)的檔案資源進(jìn)行充分的開發(fā)，使我國(guó)的檔案資源得到最大程度的發(fā)揮。通過計(jì)算機(jī)的查詢可以獲得最便捷、最方便、最經(jīng)濟(jì)的資源共享，將檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化作為工作的前提與基礎(chǔ)。
1.3人事檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作的現(xiàn)代化是分不開的
在檔案工作中檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)重要的組成部分，涉及到檔案工作的方方面面，在檔案工作中起著至關(guān)重要的作用，與檔案工作的其它組成部分共同結(jié)合起來，最終達(dá)到檔案信息資源的充分開發(fā)與利用。如果檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化得不到實(shí)現(xiàn)，檔案工作的現(xiàn)代化就得不到有效的發(fā)展，最終就會(huì)造成檔案工作的混亂。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的意義與作用主要體現(xiàn)在對(duì)檔案工作中的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的管理和有序的控制，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作，現(xiàn)代化就無從體現(xiàn)。
2.人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施對(duì)策
2.1全宗的完整性應(yīng)該得到有效的維護(hù)
在歸檔工作中應(yīng)該分清主次，掌握重點(diǎn)，將全宗的入關(guān)口把住，對(duì)于不應(yīng)該歸檔的文件堅(jiān)決不可以歸檔，與此同時(shí)還要注意避免散失應(yīng)該進(jìn)行歸檔的文件。在立卷的過程中要將同類別的、有一定聯(lián)系的文件放在同一個(gè)卷宗內(nèi)，使同一問題的完整性得到保持，立卷后的文件內(nèi)容雖然龐雜但是不可以混亂，為檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理奠定建設(shè)的基礎(chǔ)。
2.2加強(qiáng)檔案人員的隊(duì)伍建設(shè)
（1）責(zé)任意識(shí)應(yīng)該得到增強(qiáng)。檔案管理與工作人員應(yīng)該熱愛檔案事業(yè)，對(duì)檔案工作具有強(qiáng)烈的使命感、責(zé)任感以及事業(yè)心，這是將檔案工作做好的基本要求。
（2）法律意識(shí)應(yīng)該得到增強(qiáng)。從事檔案工作的相關(guān)工作者應(yīng)該對(duì)《檔案法》進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)，具備“依法用檔”“依法治檔”的意識(shí)，對(duì)于檔案的安全與完整要進(jìn)行有效的維護(hù)。
（3）奉獻(xiàn)意識(shí)應(yīng)該得到增強(qiáng)。檔案工作具有一定的保密性和隱蔽性，這就在一定程度上決定了這項(xiàng)工作與其它工作不同，不可以像其它工作一樣引人注目、張揚(yáng)自我，它注定是一項(xiàng)默默無聞的工作，從事檔案工作的相關(guān)人）員應(yīng)該耐得住寂寞、不計(jì)名利、默默奉獻(xiàn)，只有這樣才可以將這項(xiàng)工作做好。
2.3在人事檔案管理工作中應(yīng)該堅(jiān)持“以我為主”的原則進(jìn)行歸檔
“以我為主”的原則是本單位文件歸檔的主要原則，這一原則在我國(guó)的立卷歸檔工作中是經(jīng)過多年沿用的一項(xiàng)基本原則。這項(xiàng)基本原則在執(zhí)行的過程中需要對(duì)三個(gè)方面的問題進(jìn)行注意：
（1）對(duì)于文件歸檔的時(shí)效性要進(jìn)行準(zhǔn)確的把握，對(duì)于現(xiàn)行文件任務(wù)得到完成的，就應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行立卷和歸檔，但是對(duì)于還沒有完成的，就不可以對(duì)其進(jìn)行立卷或者歸檔。
（2）立卷歸檔的重點(diǎn)要得到確立，立卷分工要合理。在檔案管理的過程中要堅(jiān)持“以我為主”的基本原則，在這一原則的指導(dǎo)下將立卷歸檔的重點(diǎn)進(jìn)行確定，除此之外還要注意將資料與文件的內(nèi)容區(qū)分開來，因?yàn)橛泻芏噘Y料與文件在形式、內(nèi)容等方面都具有相似之處，為了使檔案管理中的信息冗余度以及重復(fù)度得到相應(yīng)的減少，就要使檔案利用的效果得到提高。
（3）對(duì)于全宗的完整性要進(jìn)行有效的維護(hù)，當(dāng)然這種維護(hù)應(yīng)該建立在堅(jiān)持與貫徹“以我為主”的歸檔原則前提下。
2.4通過現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的應(yīng)用使人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化得到促進(jìn)
隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代化的技術(shù)在檔案管理工作中得到了有效的應(yīng)用，通過現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)與管理方法的應(yīng)用，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用對(duì)檔案進(jìn)行立卷、整理、編號(hào)等等，進(jìn)而使檔案管理變得更加迅速、全面、系統(tǒng)，檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化以及自動(dòng)化得到有效的實(shí)現(xiàn)。目前，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，很多單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化管理，網(wǎng)絡(luò)信息化是做好檔案收集工作的重要保證。檔案材料收集工作者應(yīng)經(jīng)常聯(lián)系與本單位相關(guān)的單位，拓寬、疏通檔案收集工作的渠道，實(shí)時(shí)了解、掌握相關(guān)單位的人事信息，建立一個(gè)覆蓋所有檔案信息產(chǎn)生的人事檔案材料收集信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
2.5在人事檔案管理工作中加強(qiáng)對(duì)檔案的整理、收集、統(tǒng)計(jì)
（1）確保人事檔案材料收集的全面、完整性。系統(tǒng)、完整的人事檔案形成需要整合各個(gè)分散的檔案材料，收集整理周期較長(zhǎng)，必須借助科學(xué)、合理的管理規(guī)章制度進(jìn)行監(jiān)督、約束。每一個(gè)單位檔案部門人員在收集檔案材料過程中，應(yīng)嚴(yán)格貫徹落實(shí)國(guó)家相關(guān)的規(guī)章、制度法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位自身的實(shí)際情況制定更加明確的材料歸檔要求、歸檔方法以及相關(guān)制度，提高管理規(guī)章、制度的執(zhí)行度，提高使檔范圍的合理性，尤其針對(duì)檔案保管的期限應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定。
（2）應(yīng)加強(qiáng)人事檔案收集業(yè)務(wù)工作的調(diào)查與指導(dǎo)。人事檔案的分散形成以及集中、統(tǒng)一管理，是人事檔案材料收集中最大的矛盾，檔案工作者應(yīng)全面了解、掌握人事檔案使用、功能、形成、管理、流動(dòng)等特點(diǎn)，確保檔案材料收集工作的科學(xué)性、有效性。在進(jìn)行人事檔案收集工作過程中，應(yīng)防止少數(shù)單位將一些本應(yīng)該移交的人事檔案私藏，出現(xiàn)不愿移交，作為自己的私有財(cái)產(chǎn)現(xiàn)象，同時(shí)也應(yīng)該預(yù)防過早將目前仍然常用的人事檔案接收到檔案形成機(jī)關(guān)，造成工作不便。
（3）實(shí)現(xiàn)檔案材料收集的規(guī)范化。
實(shí)現(xiàn)人事檔案材料收集工作的規(guī)范化、有序化是提高檔案材料收集有效性的重要手段。主要是要求工作人員全面掌握人事檔案材料形成的內(nèi)在規(guī)律，指導(dǎo)各單位材料的形成，使各單位材料都符合相應(yīng)的規(guī)范要求和標(biāo)準(zhǔn)度。在材料收集過程中應(yīng)逐件、逐頁嚴(yán)格審查每項(xiàng)收集材料，若收集材料未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)要求，應(yīng)立即退回要求重做，直至達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求時(shí)方可歸檔。
3.結(jié)論
綜上所述，使人事檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程得到推進(jìn)是檔案工作中非常重要的環(huán)節(jié)。怎樣在檔案管理工作中將檔案得到充分的利用，是現(xiàn)階段我們面臨的重要課題。所以，在人事檔案管理工作中我們應(yīng)該逐漸使檔案管理意識(shí)得到強(qiáng)化，在檔案管理工作中樹立起標(biāo)準(zhǔn)化的管理意識(shí)。
【參考文獻(xiàn)】
關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理；管理措施
雖然現(xiàn)階段社會(huì)上的數(shù)據(jù)信息都已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變成了數(shù)字信息，但是本身紙質(zhì)載體的信息依然具有十分重要的作用，尤其是對(duì)于財(cái)務(wù)檔案，紙質(zhì)案卷的管理是極為重要的，需要企事業(yè)單位的相關(guān)工作人員給予其足夠的重視。所有財(cái)務(wù)信息都是從財(cái)務(wù)檔案案卷當(dāng)中查閱而來的，因此在搜集財(cái)務(wù)信息時(shí)，應(yīng)保障信息的質(zhì)量，使所形成的財(cái)務(wù)檔案案卷十分準(zhǔn)確可靠，能夠?yàn)槿蘸笙嚓P(guān)財(cái)務(wù)信息的查閱奠定良好的基礎(chǔ)。
1 財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理的意義
財(cái)務(wù)檔案能夠記錄企事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)過程中的每筆收入與支出，反映出企事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)情況。財(cái)務(wù)檔案管理還能夠保障企事業(yè)單位活動(dòng)的正常開展，在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要的作用，其具體表現(xiàn)如下。
（一）為企事業(yè)單位提供參考數(shù)據(jù)
企事業(yè)單位在開展任何活動(dòng)時(shí)，都會(huì)產(chǎn)生各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，從而形成財(cái)務(wù)檔案。企事業(yè)單位中的相關(guān)管理人員需要對(duì)這些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集和整理，并對(duì)其進(jìn)行研究和分析，從而便于為企事業(yè)單位的日后運(yùn)營(yíng)提供參考[1]。現(xiàn)階段，所有企事業(yè)單位都向財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理模式發(fā)展，提高了企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理水平。在這個(gè)發(fā)展過程中，財(cái)務(wù)檔案信息將會(huì)能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位提供真實(shí)的參考依據(jù)。企事業(yè)單位在做一些決策時(shí)，需要完全依靠財(cái)務(wù)檔案信息，使其能夠一直朝著有利的方向發(fā)展。
（二）作為事件發(fā)生的事實(shí)依據(jù)
很多財(cái)務(wù)檔案都是企事業(yè)單位財(cái)務(wù)支出的憑證，有利于企事業(yè)單位的管理和運(yùn)行。財(cái)務(wù)檔案管理工作與其他工作存在很大區(qū)別，其給企事業(yè)單位所帶來的效益是不能夠具化，但是在企事業(yè)單位運(yùn)行過程中的很多地方都會(huì)起到至關(guān)重要的目的。財(cái)務(wù)檔案管理還能夠反應(yīng)企事業(yè)單位以往在財(cái)務(wù)方面的具體事實(shí)，其檔案文件資料能夠作為證明這些事實(shí)的憑證[2]。
2 財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理存在的問題
（一）對(duì)財(cái)務(wù)檔案案卷的管理缺乏重視
財(cái)務(wù)檔案管理對(duì)于企事業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展具有重要的影響，但是很多身處檔案管理職位的工作人員由于對(duì)其本身工作的不重視，導(dǎo)致對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理也缺乏一定的重視。并且，很多人由于受到傳統(tǒng)觀念影響，將財(cái)務(wù)信息視為機(jī)密，將財(cái)務(wù)檔案資料封存起來，不對(duì)其進(jìn)行管理。此外，還存在一些管理人員所采取的管理方式還十分落后，只對(duì)其進(jìn)行整體管理，將其放置在固定的地方，沒有對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的分類[3]。即使有一些企事業(yè)單位已經(jīng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案案卷進(jìn)行了分類管理，但是其分類較為混亂，達(dá)不到理想的效果。上述情況的出現(xiàn)，究其根本原因還是源于管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案案卷管理的不重視，從而給財(cái)務(wù)檔案管理帶來了很多問題。
（二）缺乏完善的財(cái)務(wù)檔案案卷管理制度
我國(guó)在檔案管理上已經(jīng)出臺(tái)了相關(guān)法律，但是其具體實(shí)施來看，企事業(yè)單位的工作人員對(duì)這些法律的遵守意識(shí)較差，導(dǎo)致檔案管理法律成為了一紙空談，沒有實(shí)際意義。很多企事業(yè)單位高層管理人員甚至認(rèn)為財(cái)務(wù)工作只是簡(jiǎn)單的記賬、結(jié)算等，沒有意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案案卷對(duì)財(cái)務(wù)工作的重要性，因此沒有按照國(guó)際的規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作，這在一定程度上嚴(yán)重阻礙了財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展。隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，很多企事業(yè)單位意識(shí)到了財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，也按照我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理。但是，由于缺乏較為完善和統(tǒng)一的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理難以順利完成。
（三）財(cái)務(wù)檔案的安全問題
財(cái)務(wù)檔案中記錄了一個(gè)企業(yè)和單位從建立之初到今的所有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)信息對(duì)于企業(yè)和單位來說具有重要的意義，所以應(yīng)嚴(yán)格保密財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，避免出現(xiàn)財(cái)務(wù)信息外泄的情況[4]。很多企事業(yè)單位雖然設(shè)置對(duì)財(cái)務(wù)檔案的查閱權(quán)限，避免所有人都能夠查閱財(cái)務(wù)檔案。但是，由于人情、金錢等方面的誘惑，使檔案管理人員難以嚴(yán)格堅(jiān)守相關(guān)規(guī)定，使企事業(yè)單位中的很多工作人員都能夠查閱財(cái)務(wù)信息，這將會(huì)給企事業(yè)單位帶來很嚴(yán)重的財(cái)務(wù)信息安全問題。
3 財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理措施
（一）保證財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量
控制財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息質(zhì)量應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，應(yīng)該在財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息的搜集上保障數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，既要將所有具有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息搜集在檔案當(dāng)中，還要剔除沒有任何價(jià)值的財(cái)務(wù)信息。從另一個(gè)角度而言，既要保障財(cái)務(wù)檔案信息的合理性，還要保障財(cái)務(wù)檔案的可用性，并劃分不同財(cái)務(wù)檔案的管理期限，便于區(qū)分保管。其次，對(duì)于財(cái)務(wù)檔案信息還應(yīng)做好超前控制，這主要是財(cái)務(wù)檔案的質(zhì)量會(huì)在其生命周期范圍內(nèi)受到各種因素的影響。如果想要提高財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量，需要對(duì)所有財(cái)務(wù)檔案形成過程進(jìn)行監(jiān)控，確保所有具有價(jià)值的財(cái)務(wù)信息能夠完整、正確的放入財(cái)務(wù)檔案當(dāng)中，也為財(cái)務(wù)檔案的日后管理工作打下良好的基礎(chǔ)。
（二）財(cái)務(wù)檔案案卷分類管理
財(cái)務(wù)檔案的分類管理是使規(guī)范檔案的基本措施，雖然現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)進(jìn)行了分類管理，但是隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增多，項(xiàng)目數(shù)的增加，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行更為細(xì)致的劃分，使其變得更為標(biāo)準(zhǔn)化。一個(gè)完美的分類方案，需要其在項(xiàng)目的設(shè)置上具有一定的科學(xué)性[5]。所以，財(cái)務(wù)檔案的分類應(yīng)該遵守以下幾點(diǎn)原則：首先，應(yīng)該保持分類項(xiàng)目的穩(wěn)定性。企事業(yè)單位需要根據(jù)其自身的實(shí)際情況，設(shè)置項(xiàng)目的類別，一旦項(xiàng)目設(shè)定完成，便不能夠輕易對(duì)其進(jìn)行更改；其次，分類項(xiàng)目應(yīng)該十分簡(jiǎn)潔明了，不能夠太過復(fù)雜。這點(diǎn)原則也主要取決于企事業(yè)單位的具體情況，設(shè)置不同的級(jí)數(shù)；再次，在財(cái)務(wù)檔案的分類避免重復(fù)和交叉，使其具較強(qiáng)的整體性，便于工作人員的后續(xù)查找。
（三）財(cái)務(wù)檔案案卷編目明確
檔案管理人員搜集到的財(cái)務(wù)檔案案卷，不管其是否進(jìn)行裝訂，都必須要在其表面標(biāo)上案卷的詳細(xì)信息，如案卷的編號(hào)、名稱、時(shí)間等。對(duì)于裝訂的財(cái)務(wù)案卷，需要在封面填寫案卷的總頁數(shù)，而沒有裝訂的財(cái)務(wù)案卷則需要在封面標(biāo)明其總件數(shù)。當(dāng)案卷所有信息全部完成以后，應(yīng)該由相關(guān)工作人員進(jìn)行簽字，以便當(dāng)案卷出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，能夠找到相應(yīng)的責(zé)任人。如此一來，能夠切實(shí)保障財(cái)務(wù)檔案案卷的質(zhì)量，使財(cái)務(wù)檔案案卷管理變得更加標(biāo)準(zhǔn)。
4 總結(jié)
雖然案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理在很大程度上取決于相關(guān)工作人員對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，但也還需要事業(yè)單位中所有相關(guān)部門的配合。因此，財(cái)務(wù)檔案案卷的形成和整理，涉及的范圍較廣，人員較多，只有通過企事業(yè)單位所有人員的共同配合才能夠更好的完成財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化管理工作?？傊挥刑岣咂笫聵I(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的重視，才能夠更好的完成財(cái)務(wù)檔案管理工作；只有通過企事業(yè)單位內(nèi)部所有人員的共同努力才能夠保障財(cái)務(wù)檔案案卷質(zhì)量，使檔案管理人員能夠?qū)ζ溥M(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；網(wǎng)絡(luò)信息
中圖分類號(hào)：G271.6 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）17-0236-02
隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的進(jìn)步，生活方式的多元化、社會(huì)信息服務(wù)對(duì)檔案事業(yè)的影響和沖擊，深刻地改變著整個(gè)人類社會(huì)的生存方式和思維方式。人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的深化和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了更為廣闊的環(huán)境和極好的機(jī)遇。信息網(wǎng)絡(luò)不僅體現(xiàn)了檔案管理的目的和接收、利用模式的統(tǒng)一，也能夠從檔案收集源頭處理各種載體信息資源，且具有存儲(chǔ)和快速檢索利用功能，更加方便速捷地提供了利用檔案信息資源，成為保護(hù)檔案資源原件、加快檔案信息資源傳遞、發(fā)掘擴(kuò)大檔案信息資源利用范圍的更加便捷手段。
一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的作用、意義
標(biāo)準(zhǔn)化管理是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要手段，是科學(xué)管理的重要組成部分。推行標(biāo)準(zhǔn)化管理是國(guó)家現(xiàn)代化建設(shè)中的一項(xiàng)重要經(jīng)濟(jì)政策，其目的是在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)管理等社會(huì)活動(dòng)中，對(duì)重復(fù)性事物和概念，通過制定、和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會(huì)效益。檔案是人類一切生產(chǎn)活動(dòng)中類型最為豐富多樣的一種，具有很強(qiáng)的繼承性。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作，涉及到用戶活動(dòng)的各個(gè)方面，除了為用戶發(fā)展提供檔案信息資料服務(wù)外，更重要的是為用戶的生存和發(fā)展積累儲(chǔ)備寶貴的能反映諸多方面歷史軌跡的信息資源。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，檔案工作作為一個(gè)為公眾服務(wù)的行業(yè)，在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和工作的實(shí)踐過程中，都存在著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)以及提高服務(wù)質(zhì)量的問題。因此，在生成檔案的諸多環(huán)節(jié)中，應(yīng)制定和執(zhí)行與管理制度相適應(yīng)的一系列的工作標(biāo)準(zhǔn)和制度，使檔案管理的諸多環(huán)節(jié)有章可循、有法可依，從而使得最終形成的檔案達(dá)到規(guī)范統(tǒng)一，使檔案管理的每個(gè)過程從無序到有序，避免未來在同一層次上的重復(fù)勞動(dòng)，保證檔案信息資源在進(jìn)入計(jì)算機(jī)時(shí)的可處理化，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的自動(dòng)發(fā)、傳、收、儲(chǔ)等，避免檔案工作出現(xiàn)人、財(cái)、物的浪費(fèi)，使有限的資金較大限度地發(fā)揮作用。
二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的特點(diǎn)分析和發(fā)展現(xiàn)狀
信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)顯現(xiàn)出了極大的重要性，標(biāo)準(zhǔn)在國(guó)際層面有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織、在專業(yè)領(lǐng)域有文件/檔案專業(yè)組織、在國(guó)家層面有各國(guó)檔案機(jī)構(gòu)等分別組織制定檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，因而形成了不同層面、領(lǐng)域檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，這些組織制定的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)十分專業(yè)，吸取了各國(guó)檔案工作的最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)用戶或系統(tǒng)具有明確的應(yīng)用針對(duì)性，從標(biāo)準(zhǔn)的層次上帶有操作性，或者說具有很強(qiáng)技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)居多，所制定的標(biāo)準(zhǔn)集中反映了人類在這一領(lǐng)域的發(fā)展與應(yīng)用。從國(guó)外檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的進(jìn)展來看，不但起步早且更重視實(shí)踐探索，20世紀(jì)90年代中后期以來，檔案標(biāo)準(zhǔn)制定方面的速度明顯加快，尤其是進(jìn)入21世紀(jì)，新制修訂標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量增長(zhǎng)了一倍多，而且發(fā)展速度在不斷加快。如以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的制定為例：從2001年制定的第一個(gè)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)至今已了2O余項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)[1]。覆蓋了：文件管理、服務(wù)、工作流程、成像領(lǐng)域，以及文件存儲(chǔ)與歸檔五大領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)架正在形成，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的系列化與成套性[2]。
從1979年頒布《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化管理?xiàng)l例》以來，1983年成立了全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化領(lǐng)導(dǎo)小組，1985年第一個(gè)檔案工作國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》頒布實(shí)施，1991年成立全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)，同年了《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》[3]；截至2011年底，中國(guó)已出臺(tái)10多項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、近60項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，涉及的范圍非常廣泛，涵蓋了檔案管理、業(yè)務(wù)等工作的各個(gè)方面。這些標(biāo)準(zhǔn)相互補(bǔ)充、相互協(xié)調(diào)，在規(guī)范檔案工作、提高檔案利用和現(xiàn)代化管理水平等方面發(fā)揮了重要的技術(shù)支撐和基礎(chǔ)保障作用。
三、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)原則
在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建立是檔案工作規(guī)范化、現(xiàn)代化的基礎(chǔ)性工作，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作不是一個(gè)純理論問題，更多的是一個(gè)實(shí)踐性、應(yīng)用性的問題，涉及到檔案形成的諸多環(huán)節(jié)，如檔案著錄格式、整理方法、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及整個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，包括統(tǒng)一的術(shù)語定義、內(nèi)部體系結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)交換方式、信息流向、軟硬件接口規(guī)范、功能設(shè)置、支撐環(huán)境等各項(xiàng)工作，且對(duì)設(shè)備構(gòu)成、人員組成、管理方法等均有周密的規(guī)劃和設(shè)計(jì)。
1.遵循性、統(tǒng)一性
遵循已有檔案標(biāo)準(zhǔn)的基本內(nèi)容，保持標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容前后一致，技術(shù)水平一致，盡量不做大的改動(dòng)，體現(xiàn)出與科技進(jìn)步協(xié)同發(fā)展的檔案業(yè)務(wù)全程（文件生命周期系統(tǒng)）管理標(biāo)準(zhǔn)特征。例如，制定案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使組卷工作達(dá)到應(yīng)有的水平；制定檔案業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)，做到收集到位、整理歸檔到位，保證各種載體材料不漏存、不丟失、保證進(jìn)館檔案的質(zhì)量等。設(shè)備裝具是檔案館的基礎(chǔ)設(shè)備，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)化、系列化集中批量生產(chǎn)，建立起良好的工作秩序，使檔案工作領(lǐng)域內(nèi)需要協(xié)調(diào)統(tǒng)一的重復(fù)性事物和概念達(dá)到統(tǒng)一，從而避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)的重復(fù)、矛盾、繁雜、混亂的局面，促進(jìn)管理水平的提高。
2.創(chuàng)新性、穩(wěn)定性
不受原標(biāo)準(zhǔn)的一些束縛，根據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的合理需求，進(jìn)行必要的創(chuàng)新，所實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)在一段時(shí)期內(nèi)保持相對(duì)穩(wěn)定。如，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，電子文件智能元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，由單體元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)向元數(shù)據(jù)語義與語法標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)化，電子環(huán)境中檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標(biāo)準(zhǔn)化是受到檔案工作者普遍關(guān)注的重點(diǎn)，離開了檔案元數(shù)據(jù)交換格式的標(biāo)準(zhǔn)化就沒有真正意義上的檔案信息資源共享，所以，保證數(shù)據(jù)被讀取時(shí)不依賴專用的軟件環(huán)境對(duì)檔案元數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)的研究充分展現(xiàn)了檔案信息資源共享的發(fā)展前景。
3.前瞻性、科學(xué)性
在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下圍繞檔案信息化建設(shè)實(shí)踐，建立科學(xué)、有效的檔案管理體系，加強(qiáng)檔案生命周期的管理，做好需求分析，制定從檔案形成、收集、整理、驗(yàn)收、歸檔、利用服務(wù)一系列相關(guān)需求標(biāo)準(zhǔn)，由后端管理標(biāo)準(zhǔn)向前端、全程管理標(biāo)準(zhǔn)過渡，向知識(shí)集成管理發(fā)展，延長(zhǎng)標(biāo)準(zhǔn)的使用壽命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，數(shù)字檔案館功能需求標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子文件管理系統(tǒng)及其元數(shù)據(jù)需求標(biāo)準(zhǔn)，電子文件管理逐步轉(zhuǎn)向文件生命周期全過程處理的檔案數(shù)字化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)等。且由單一媒體向多種媒體過渡的發(fā)展趨勢(shì)，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)、代碼編制留有擴(kuò)充余地，增加一些當(dāng)前尚未用上而今后可能需要的內(nèi)容等[4]。各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)必須能清楚地反映檔案技術(shù)水平和組織的結(jié)構(gòu)程序，且每一項(xiàng)具體實(shí)施的內(nèi)容應(yīng)具有超前性，體現(xiàn)一定的科學(xué)引導(dǎo)性和先進(jìn)性，這樣才能保證檔案信息化建設(shè)的科學(xué)、高效持續(xù)發(fā)展。
4.實(shí)效性、安全性
在各種標(biāo)準(zhǔn)和大方向不改變的情況下，做到檔案信息資源的收、整、審、歸、鑒、利、二次加工開發(fā)為一體的檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字加工、信息分析技術(shù)等為支持，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集更新和共享；利用信息分析技術(shù)，打破現(xiàn)有數(shù)據(jù)的使用限制，整合檔案資源，挖掘隱性知識(shí)；利用數(shù)字處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，方便共享；利用網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)，審核控制檔案資源的使用權(quán)限，保證資源安全。
四、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系結(jié)構(gòu)
在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下建立檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系是檔案標(biāo)準(zhǔn)化的核心內(nèi)容，檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系建立的科學(xué)、合理與否直接關(guān)系到檔案標(biāo)準(zhǔn)化的工作成敗，研究建立檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系，是為了規(guī)范管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域的數(shù)據(jù)元，在數(shù)據(jù)建模、信息采集、加工處理、數(shù)據(jù)交換的過程中有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，最大限度地在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下實(shí)現(xiàn)信息優(yōu)化管理和資源共享，因此，檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系的核心由基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)五個(gè)部分組成，其中基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)：是檔案工作基礎(chǔ)性、指導(dǎo)性的規(guī)范，在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)要經(jīng)常引用的標(biāo)準(zhǔn)；業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：是檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系的主體；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：是在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下對(duì)檔案館設(shè)施設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理、縮微復(fù)制等技術(shù)手段進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)一和規(guī)范，以實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的目的；管理標(biāo)準(zhǔn)：是針對(duì)檔案工作的組織、程序、職責(zé)等提出的行業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)，它對(duì)于建立檔案基礎(chǔ)管理、規(guī)范行業(yè)工作質(zhì)量和作風(fēng)具有重要意義；專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：是根據(jù)不同專業(yè)的特點(diǎn)而設(shè)置，突出體現(xiàn)不同專業(yè)檔案的管理規(guī)范和要求，以適應(yīng)檔案專業(yè)化管理的需要。每部分根據(jù)各自的工作要求確定一定的分類層次，制定相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)部分是整個(gè)檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)體系的子系統(tǒng)，它們既是相對(duì)獨(dú)立的、相對(duì)穩(wěn)定的，又是相互聯(lián)系、互相作用，動(dòng)態(tài)發(fā)展的，它不斷在實(shí)施和制定過程中修訂、充實(shí)和完善，以適應(yīng)不同時(shí)期的工作要求，構(gòu)成一個(gè)科學(xué)、系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)體系[5]。
結(jié)語
實(shí)施檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理，是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑，是由傳統(tǒng)的檔案管理方式向現(xiàn)代化科學(xué)管理方式的轉(zhuǎn)變，只有加速檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，才能有利于改善檔案的基礎(chǔ)管理，有利于檔案工作在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下逐步走向智能化，促使檔案現(xiàn)代化制度更加完善和發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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隨著社會(huì)的發(fā)展，人才競(jìng)爭(zhēng)加劇，這給檔案管理提出了新的要求。同時(shí)，信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，又給檔案管理工作提供了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。在這種情況下，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化勢(shì)在必行，不可耽誤。
2 檔案管理現(xiàn)代化的含義和意義
2.1 檔案管理現(xiàn)代化的含義
檔案管理現(xiàn)代化，是指以系統(tǒng)論論為指導(dǎo)，充分運(yùn)用現(xiàn)代管理的方法，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為技術(shù)支持手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)的定量采集和分析、信息的使用和檔案的智能處理等的活動(dòng)。比如，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、查詢、檢索、鑒定和打印等功能。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可以用微縮復(fù)制的辦法制作電子版本，從而減少了對(duì)紙質(zhì)檔案的損耗，并且減少了信息存儲(chǔ)空間。電子版文件將越來越多地出現(xiàn)在檔案管理中，并逐步替代紙質(zhì)文檔。
檔案管理現(xiàn)代化是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展、成熟的必然產(chǎn)物，適應(yīng)了當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作的新要求。通過對(duì)檔案的計(jì)算機(jī)化轉(zhuǎn)換，我們查閱檔案的速度會(huì)更快，檔案可以得到更加妥善的保存，并通過檔案網(wǎng)絡(luò)或者圖書館系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)資源的共享等好處。當(dāng)然，檔案管理現(xiàn)代化不是一個(gè)一勞永逸的狀態(tài)，它是動(dòng)態(tài)、變化的，并且要隨著現(xiàn)實(shí)的變動(dòng)而有所調(diào)整?？傊?，檔案管理現(xiàn)代化是計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)與管理在檔案層面上的融合。
2.2 檔案管理現(xiàn)代化的意義
檔案管理現(xiàn)代化，有助于提升效率，減少人力資源的使用，更好地、更加便捷地利用檔案資源。檔案管理現(xiàn)代化還可以打破原有的管理形式，實(shí)現(xiàn)檔案管理有序、開放和共享的利用，提高使用效率，從而更好地實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。
3 檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中存在的問題
3.1 檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度低下
檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提條件，也是其應(yīng)有之義。我國(guó)的檔案的標(biāo)準(zhǔn)化起步于1980年代。當(dāng)時(shí)，國(guó)家制定了許多、成體系的標(biāo)準(zhǔn)化文件。但是檔案的紛繁復(fù)雜以及各自為政的檔案管理，使得標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)舉步維艱。這極大地造成了資源的浪費(fèi)，并成為檔案管理現(xiàn)代化的桎梏。
3.2 缺乏高級(jí)管理專業(yè)人才
根據(jù)國(guó)家技術(shù)職稱的劃分，檔案管理人員有輔助管理人員、專業(yè)管理人員和高級(jí)管理人員三個(gè)層次。高級(jí)管理人員出于金字塔的頂端，需要具備較高的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)、精通檔案管理并能在學(xué)科內(nèi)具有很強(qiáng)的規(guī)劃能力、協(xié)調(diào)能力和決策力。形勢(shì)的發(fā)展，需要更多的高層次檔案管理人才，但是，目前的檔案管理工作普遍處于事務(wù)性的工作運(yùn)轉(zhuǎn)中，復(fù)合型高素質(zhì)人才難覓其蹤跡，致使檔案管理現(xiàn)代化的工作難以有效、快速的推進(jìn)。許多檔案管理員抱著“做一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，不愿意持續(xù)學(xué)習(xí)。同時(shí)，本群體的年齡結(jié)構(gòu)偏大、個(gè)人素質(zhì)參差不齊、崗位配置不合理等現(xiàn)象屢見不鮮，嚴(yán)重地影響了本單位的工作開展。
3.3 檔案管理投入不足
在許多領(lǐng)導(dǎo)的眼中，檔案部門對(duì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和各項(xiàng)業(yè)績(jī)沒有什么實(shí)際的貢獻(xiàn)，因此不愿意加大資金投入。許多基礎(chǔ)單位的檔案室，偏安于一隅，條件極為簡(jiǎn)陋，安全隱患巨大。大量的檔案室不能達(dá)到要求的標(biāo)準(zhǔn)條件，建設(shè)既不標(biāo)準(zhǔn)，也不規(guī)范，檔案室的主要工作就是技術(shù)資料的保存、合同等文件的保存和查閱以及少量技術(shù)書籍的內(nèi)部借閱。這極大地限制了檔案管理應(yīng)有的功能。由于資金投入不足，檔案室的自動(dòng)化、數(shù)字化建?O無從談起，檔案管理現(xiàn)代化成了空中樓閣、水中探月。
4 實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的建議與措施
4.1 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它是新時(shí)代下的必然要求。檔案的數(shù)字化，要求建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范各類檔案的數(shù)字化。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有賴于首先制定和規(guī)范各種類型檔案的標(biāo)準(zhǔn)，形成標(biāo)準(zhǔn)化的體系。各類數(shù)字檔案的生成、數(shù)據(jù)的交換、傳遞和共享都應(yīng)建立在統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體系標(biāo)準(zhǔn)之上，以避免檔案管理現(xiàn)代化的過程中出現(xiàn)不必要的混亂和無序，造成重復(fù)建設(shè)。某些部門過于強(qiáng)調(diào)部門利益，不重視檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的行為，實(shí)際上是非常有害的短視行為，也不利于檔案管理現(xiàn)代化的開展和要求。因此，本項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、合理推進(jìn)。
4.2 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化
現(xiàn)代管理科學(xué)是檔案管理現(xiàn)代化的重要保障和靈魂。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)樹立管理出效益的意識(shí)，增加自身的管理知識(shí)。在檔案管理實(shí)踐中，運(yùn)用先進(jìn)的科技和管理手段，加強(qiáng)對(duì)檔案資源的合理利用，為檔案使用者提供高質(zhì)量的主動(dòng)服務(wù)，發(fā)揮檔案應(yīng)有的效益。檔案管理人員應(yīng)有管理現(xiàn)代化的意識(shí)，加強(qiáng)管理，讓檔案管理逐步從經(jīng)驗(yàn)式的管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理，并最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。
4.3 加快復(fù)合型人才的培養(yǎng)步伐
人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的根本。檔案管理現(xiàn)代化難以推進(jìn)，無法獲得滿意的結(jié)果，歸根到底是人的因素。應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，讓管理者掌握更多的經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)、檔案學(xué)等各方面的知識(shí)，以便更好地開展工作。對(duì)于有條件的單位，應(yīng)當(dāng)選拔優(yōu)秀的檔案管理者到高等院校、專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)深造，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握相應(yīng)的操作技能，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。同時(shí)，要根據(jù)檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)際需要，引進(jìn)更多的高層次的檔案管理復(fù)合型人才，讓他們把檔案管理的新理念、新知識(shí)和新做法帶到檔案管理現(xiàn)代化的工作中來。要培養(yǎng)檔案管理者的奉獻(xiàn)精神，安心工作，熱愛本職工作，鉆研工作，為檔案事業(yè)的新發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量。
4.4 加強(qiáng)管理，增加經(jīng)費(fèi)投入
上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)更加重視和關(guān)心檔案管理的現(xiàn)代化工作，將其列入年度計(jì)劃中，并列支必要的保障經(jīng)費(fèi)；經(jīng)常性地聽取工作匯報(bào)，幫助解決檔案管理中的實(shí)際疑難問題；鼓勵(lì)檔案管理人員與同行的交流、合作；單位應(yīng)以建設(shè)現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室為抓手，購(gòu)置和配備各類設(shè)備設(shè)施，提高檔案管理水平和標(biāo)準(zhǔn)化水平，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。
1.1完整性要求維護(hù)醫(yī)院檔案的完整，可以說是檔案管理的基本原則。要達(dá)到完整性要求，一方面要保證醫(yī)院檔案數(shù)量齊全，成分多樣，使應(yīng)該集中保存的檔案不致分散和遺漏，維護(hù)全宗和全宗群的完整;另一方面要盡量保持醫(yī)院檔案間的歷史聯(lián)系，不能人為地割裂、分散。
1.2安全性要求醫(yī)院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，而且年代越久遠(yuǎn)的檔案，其價(jià)值往往越大。但由于社會(huì)的和自然的原因，檔案材料不免遭到損毀。因此，盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，保護(hù)其安全，避免醫(yī)院檔案中的機(jī)密泄露，就成為檔案管的基本任務(wù)之一。
1.3科學(xué)性要求現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理工作，不再是對(duì)醫(yī)院檔案的簡(jiǎn)單出納和保管，而要采用科學(xué)的理論和方法，遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，把檔案管理活動(dòng)作為一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)來進(jìn)行科學(xué)管理使醫(yī)院檔案管理工作向更高水平邁進(jìn)。
1.4規(guī)范性要求規(guī)范性要求，也就是醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。檔案管理系統(tǒng)不是孤立的系統(tǒng)，各個(gè)檔案管理系統(tǒng)之間，檔案管理系統(tǒng)和其它文獻(xiàn)管理系統(tǒng)之間有著千絲萬縷的聯(lián)系，并正在向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。這就要求統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，實(shí)行檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使得檔案信息資源得以共享。要達(dá)到規(guī)范性要求，除了要制訂各項(xiàng)醫(yī)院檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并貫徹實(shí)施外，還可通過法規(guī)手段來實(shí)現(xiàn)。
1.5經(jīng)濟(jì)性要求在醫(yī)院檔案管理過程中應(yīng)盡可能用最少的投資達(dá)到最大的效益，無論采用哪種管理手段，都要考慮它是否經(jīng)濟(jì)實(shí)用，能否用較少的成本獲得較大的經(jīng)濟(jì)效益。由于我國(guó)大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)條件有限，經(jīng)濟(jì)因素往往在檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行中起決定作用。
1.6現(xiàn)代化要求醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化已成為一種發(fā)展趨勢(shì)，將各種現(xiàn)代化技術(shù)如計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、視聽技術(shù)等應(yīng)用于檔案管理中，可大大提高檔案管理工作的效率，提高醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理水平。
2醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)
醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面:
2.1醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。
2.2醫(yī)院檔案管理過程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過渡性;在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。
2.3醫(yī)院檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性醫(yī)院檔案是在其形成者活動(dòng)過程中產(chǎn)生的，反映了形成者的全部歷史及其觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與其形成者利益密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來源聯(lián)系的作法就充分說明了這一點(diǎn)。
3醫(yī)院檔案管理工作的新思路
3.1提高檔案管理人員的素質(zhì),增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn)力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。隨著醫(yī)院管理向科學(xué)化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展,檔案工作已成為醫(yī)院管理的重要組成部分,醫(yī)院檔案工作人員是醫(yī)院檔案工作的管理者,對(duì)醫(yī)院的檔案工作實(shí)施全面的管理,在檔案管理中起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)、監(jiān)督作用。因此,建立一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案管理隊(duì)伍,并使他們充分意識(shí)到檔案的價(jià)值及檔案帶來的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益,自覺參與檔案管理工作,已經(jīng)成為我們工作的當(dāng)務(wù)之急。
3.2完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨(dú)立的機(jī)構(gòu),造成檔案管理沒有自,工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真地調(diào)查研究,制定相應(yīng)的改革措施,逐步建立醫(yī)院檔案管理的職能機(jī)構(gòu),確立檔案室在醫(yī)院中的地位,實(shí)現(xiàn)檔案管理從分散模式向集中模式的轉(zhuǎn)變,從而有利于檔案的保管和檔案信息的綜合開發(fā)。檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作,醫(yī)院各級(jí)部門要嚴(yán)格把關(guān),責(zé)任到人,建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入科室管理責(zé)任書之中,與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤,明確科室主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任,抓好歸檔材料的收集、整理,促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
3.3實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置，還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化檔案管理要符合檔案的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容、分類、編號(hào)及案卷目錄，各個(gè)項(xiàng)目都要求標(biāo)準(zhǔn)化，符合各標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。檔案要做到標(biāo)準(zhǔn)化是指現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機(jī)，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的內(nèi)容。
