發(fā)布時間：2023-09-13 17:12:10
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案與合同管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
OA系統(tǒng)是利用現(xiàn)代辦公技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)成的一種人機信息處理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)由辦公機構(gòu)、辦公人員、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和辦公信息等要素構(gòu)成，組織機構(gòu)內(nèi)的辦公人員通過網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)跨時間、跨地點的協(xié)同辦公，同時通過辦公自動化系統(tǒng)實施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，可以使得辦公信息傳遞更加快捷方便，辦公事務(wù)處理更加自動化，極大提高了辦公活動的高效率。
早期受到技術(shù)水平及辦公設(shè)備的限制，我國檔案收集采用的文件均是手工制作的紙張文件。傳統(tǒng)文件在使用過程中容易受損且保存時間較短，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實用性，不利于其自身使用價值的發(fā)揮。在計算機技術(shù)的推動下，我國企事業(yè)單位的規(guī)劃管理開始偏向于電子文件管理。經(jīng)過最近幾年的推廣運用，企事業(yè)單位開始意識到電子文件的便捷性、安全性、可靠性。然而，電子文件除具有一般文件的基本特性外，與紙質(zhì)文件相比，還有一些自身的特性。主要有：
（一）對硬件和軟件的相對依賴性。電子文件一般是由數(shù)字設(shè)備生成的，產(chǎn)生于一定的硬件和軟件環(huán)境。以前由于信息技術(shù)發(fā)展水平的制約，數(shù)字產(chǎn)品的硬件、軟件更新?lián)Q代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環(huán)境存在依賴性。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實性保持方面的問題還需要從文件的生成運行過程中采取管理和技術(shù)措施進一步研究解決。
（二）非直讀性。電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數(shù)字設(shè)備和相關(guān)軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長期可讀性。
（三）信息與載體的相對分離性。與紙質(zhì)文件相比，電子文件的載體與其信息的結(jié)合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對于信息內(nèi)容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。
二、加強辦公自動化環(huán)境下電子文件檔案管理的幾點對策
檔案作為真實記錄社會政治、經(jīng)濟、科技、文化等各項活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區(qū)歷史文化財富的重要載體。伴隨OA系統(tǒng)在企事業(yè)單位的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是重要的信息資源和珍貴財富。由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，如何加強對電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個全球面臨的亟待解決的重要課題。
各區(qū)（縣）勞動和社會保障局、各職業(yè)介紹服務(wù)中心：
為了做好按提前退休工種辦理退休工作，經(jīng)研究，在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員中，符合提前退休工種條件的，可以辦理退休。現(xiàn)將有關(guān)問題通知如下：
一、辦理在本市職業(yè)介紹服務(wù)中心存檔的人員和檔案在街道的失業(yè)人員按提前退休工種退休的有關(guān)工作，按照我局《關(guān)于嚴格按照國家規(guī)定辦理企業(yè)職工退休有關(guān)問題的通知》（京勞社養(yǎng)發(fā)〔1999〕63號）的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
二、上述人員辦理按提前退休工種退休時，個人提出申請由職業(yè)介紹服務(wù)中心或街道（鎮(zhèn)）勞動科按規(guī)定填寫《職工提前退休審批表》，報所在區(qū)、縣勞動和社會保障局審批。
三、各單位在審批時，要嚴格進行審查，以存檔前或失業(yè)前的檔案明確記載為準，后補的材料無效。
Abstract:Archives of engineering construction contract management of construction enterprises are management work in legal documents and evidence. This article on the project construction of contract management of.
關(guān)鍵詞：工程 合同 檔案
Key words: project contract archives
任何一項工程都要有業(yè)主委托設(shè)計、監(jiān)理、施工，各方之間的責任與利益不同，只有通過合同才能形成相互聯(lián)系和相互制約的機制，從而實現(xiàn)工程的目標。因而，作為合同文件的檔案管理在工程中顯得尤為重要，加強工程施工合同的歸檔管理和開發(fā)利用成為工程施工檔案管理部門面對的重要課題。合同管理是項目管理的核心，其始終貫穿于項目管理的全過程，因而我們要做好工程中的合同檔案管理工作，促進工程中各方維護自身的利益，確保市場上各種工程活動的協(xié)調(diào)有序地運行。
一、對工程合同檔案的理解
工程合同是工程施工單位、承包人、建設(shè)單位、發(fā)包人完成某項工程項目勘察、設(shè)計、建筑、安裝工作、建設(shè)單位接受工作成果并支付報酬的書面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都應(yīng)該收集、歸檔、整理組卷、裝訂、歸檔，并進行長時間的保存。合同檔案內(nèi)容包括投標、中標書、信件以及數(shù)據(jù)、合同書、電傳、電報、傳真、電子郵件、電子數(shù)據(jù)交換等，其中市政工程承包合同實際包括勘察、設(shè)計、建筑、安裝合同。
二、工程合同檔案管理的任務(wù)
在工程建設(shè)的市場經(jīng)濟條件下，我們要培養(yǎng)工程合同意識，使工程各方都認識到如果不簽訂合同將不利于自身和市場的發(fā)展。首先，在合同簽訂之前施工單位應(yīng)對招標文件進行分析和合同文本審查，評估合同風險，然后進行工程合同的策劃，為報價、工程預(yù)算、合同談判與簽訂提供決策的信息與意見。其次，當合同簽訂后，應(yīng)該對于合同實施情況進行跟蹤，收集合同實施過程中的信息資料，然后對此進行分析，提出合同實施方面的意見、建議，建立合同實施的保證體系。
三、如何提高工程合同管理水平
3.1加強工程合同檔案管理質(zhì)量
工程合同管理對材料的收集是管理的基礎(chǔ)工作，對此，工程施工技術(shù)人員、監(jiān)理人員要加強對檔案管理人員的聯(lián)系，檔案管理人員也要跟隨施工進度在在收集時做到有的放矢，保證材料收集的連續(xù)性與完整性。收集的材料除了要完整，還應(yīng)該確保其正確。因而工程監(jiān)理還應(yīng)該檢查合同內(nèi)容是否字跡清楚、齊全、完整，合同的書寫是否規(guī)范，合同文本上是否有雙方代表人的簽章與日期。還要保證作為企業(yè)檔案部門留存的建設(shè)工程施工合同必須是“第一手”的原始記錄，只有加強合同的收集與整理，才能防范工程管理中的漏洞，避免工程糾紛。
3.2建立健全合同檔案管理機制
21世紀是法制的社會，在工程建設(shè)過程中我們應(yīng)該簽訂合同，明確了發(fā)包人和承包人在工程中的權(quán)利和義務(wù)，因而企業(yè)要建立健全合同管理制度，使工程合同依法訂立，依法履行，以達到維護各方權(quán)益，提高效益的目的。首先，施工合同簽訂后的關(guān)鍵問題是如何依法履行。我們應(yīng)該遵守《民法通則》、《合同法》、《招標投標法》、《建筑法》，規(guī)定合同雙方應(yīng)認真履行各自的權(quán)利和義務(wù)，任何一方無權(quán)隨意變更或解除合同，任何一方違反合同規(guī)定，都必須承擔相應(yīng)的法律責任。這樣充實完善檔案案卷，科學(xué)地規(guī)范檔案法規(guī)，更進一步地加強檔案法規(guī)建設(shè)。其次，制定施工合同檔案的收集范圍、責任單位及責任人員和歸檔時限。合同管理人員要認真履行自己的職責，保證縱企業(yè)各層次關(guān)系明確，在企業(yè)《工程技術(shù)資料管理辦法》中應(yīng)明確施工合同檔案管理的考核辦法，使檔案管理部門和人員產(chǎn)生激勵作用，確保建設(shè)工程施工合同歸檔渠道的暢通及歸檔的及時性和完整性。最后，工程合同檔案是一種寶貴的信息資源，檔案人員應(yīng)學(xué)會用現(xiàn)代的科學(xué)理論完善工程合同檔案管理，進行動態(tài)性、實時性的管理，及時全面地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，并要做好必要的保密工作，維護企業(yè)自身的合法權(quán)益。
3.3建立健全合同管理網(wǎng)絡(luò)體系
建筑安裝施工企業(yè)具有跨地區(qū)跨省市、施工點多面廣、施工基地遷移頻繁等特點，因而在工程合同管理中往往會存在一些問題，為了保證工程合同檔案的收集同基本建設(shè)類檔案一樣要齊全完整，除了要按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則實行公司和分公司兩級管理，另外可建立起一個與企業(yè)組織機構(gòu)及管理模式相適應(yīng)的、信息暢通的、完整的、穩(wěn)固的合同管理網(wǎng)絡(luò)體系，做好檔案的收集、整理、歸檔、利用工作，更好的完善工程合同的渠道。第一，建立網(wǎng)絡(luò)體系就要求合同管理員經(jīng)常咨詢和查看各級合同檔案管理的工作狀況，每個季度各級合同檔案管理員將這段時期的檔案管理變化情況報道給公司合同管理員，加強雙方之間的聯(lián)系。第二，每年各級合同檔案管理員將各地的收集完整的合同檔案連同合同臺帳一并移交公司經(jīng)營部門，然后由公司交企業(yè)檔案部門留存。因為完整的企業(yè)建設(shè)工程施工合同管理網(wǎng)絡(luò)是信息暢通的渠道，輔以計算機的應(yīng)用則更快捷、容量大。第三，企業(yè)檔案部門收到工程合同后應(yīng)該按合同臺帳、合同編號進行一一的對照，發(fā)現(xiàn)有缺的要及時進行追回。接著企業(yè)檔案部門還要對檔案進行分類，按照責任者、文件題名、時間、保管期限、文件字號、密級、檔案號制成檔案的二次文獻輸入計算機并組卷歸檔。
三、結(jié)束語
工程建設(shè)是社會經(jīng)濟發(fā)展的動力，而良好的工程合同檔案的管理又能提高工程建設(shè)的效益，因此我們要不斷完善工程合同管理，提高工程檔案管理的質(zhì)量，以更好的為工程各方創(chuàng)造利益，為社會發(fā)展服務(wù)。
參考文獻：
[1] 劉曉明.合同檔案的特點及其管理[J]. 科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2006年04期
關(guān)鍵詞：建筑工程合同，工程建設(shè)，分類，作用，措施。
中圖分類號：K826.16 文獻標識碼：A 文章編號：
建設(shè)工程合同是承包人進行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價款的合同。是指由承包人進行工程建設(shè)，發(fā)包人支付價款的合同，通常包括建設(shè)工程勘察、設(shè)計、施工合同。
一、建設(shè)工程合同的管理內(nèi)容
在我國建設(shè)工程項目從立項開工到竣工檢查過程中，工程合同管理工作需做到以下幾點。
（1）建立工程合同管理的體系及管理制度，同時建立健全相關(guān)的合同管理檔案制度。
（2）在建立工程合同簽訂關(guān)系之前，需持以認真嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，以事前做好相應(yīng)的市場預(yù)測、資訊調(diào)研等準備工作。
（3）在工程合同簽訂中，需要進行嚴格管理。由于簽訂工程合同是一種法律行為，簽字雙方要擔負一定的權(quán)責，責任雙方必須以嚴謹?shù)膽B(tài)度擬定合同的內(nèi)容條款，同時確保工程合同的合法、公平原則。
（4）在責任雙方簽訂工程合同后，要認真履行合同相關(guān)的內(nèi)容要求，按照合同內(nèi)容對在建設(shè)過程中發(fā)生的相關(guān)變更索賠事件和合同糾紛事件予以及時處理。
二、建設(shè)工程合同的分類及要求
工程合同通常都貫穿于工程項目的整個建設(shè)過程中，尤其是大、中型建設(shè)項目，需要從立項開始經(jīng)歷一個異常繁雜的過程。我國建設(shè)工程中合同類型可分為以下4 種。
（1）建筑工程勘察設(shè)計合同。建設(shè)項目的項目責任人要在與設(shè)計單位代表完成事前的勘察及設(shè)計任務(wù)后，明確責任雙方的權(quán)利及義務(wù)，合同內(nèi)容通常涉及有關(guān)的基礎(chǔ)資料、勘察設(shè)計文件、質(zhì)量控制要求及實體工程造價等。
（2）建設(shè)工程委托監(jiān)理合同。建設(shè)單位派請具有相關(guān)資質(zhì)的監(jiān)理機構(gòu)代表為權(quán)利代表，對工程項目實體建設(shè)過程進行全程監(jiān)督與管理。簽訂的建設(shè)工程委托監(jiān)理合同的內(nèi)容一般涉及監(jiān)理對象、雙方責任主體的權(quán)利以及其他一些相關(guān)的內(nèi)容，而合同要求的工作內(nèi)容是通過監(jiān)理機構(gòu)為建設(shè)項目提供高質(zhì)量的技術(shù)服務(wù)。
（3）建設(shè)工程承包施工合同。建設(shè)工程承包施工合同是承包責任人履行施工任務(wù)的依據(jù)性文件，其內(nèi)容主要包括工程范圍、施工工期、開工與竣工時間、工程施工質(zhì)量及驗收標準、工程造價成本、技術(shù)資料的交付時間、材料及設(shè)備的供應(yīng)、質(zhì)量保修范圍、保質(zhì)期和雙方互相協(xié)作條款等。
（4）建設(shè)工程物資采購合同。建設(shè)工程項目的物資采購合同具有一般合同的法律約束力，它指的是具有平等主體的自然法人、其他物資組織之間為實現(xiàn)建設(shè)工程項目的物資買賣關(guān)系而建立的關(guān)于供求雙方相互權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的文本協(xié)議。
建設(shè)工程合同管理要求。建設(shè)工程合同需要合法的管理與維護，以防范在建設(shè)工程中出現(xiàn)的合同風險，這也對相應(yīng)的工程合同管理工作提出了一定要求。簽訂工程合同的主體必須具有相應(yīng)的法人資質(zhì)，并且要求法人必須是能夠獨立承擔風險責任的企業(yè)組織。不具有資質(zhì)的其他部門、機構(gòu)以及自然人不能私自簽訂合同。因此，在簽訂合同之前應(yīng)對簽訂合同的當事人的資質(zhì)和資信能力進行全面調(diào)查，以確保簽字的法人單位有能力履約工程合同；簽訂的工程合同需以書面形式表達，其內(nèi)容要包括當事人的名稱、住所，合同的抬頭、落款、公章以及簽字當事人提供的資信情況與載明的當事人的法人名稱、住址要保持一致。
三、建設(shè)工程合同在工程中的作用
本文主要以建設(shè)施工合同為例分析建設(shè)工程合同在工程中的重要作用。建設(shè)施工合同是建設(shè)項目業(yè)主與承包人需共同遵守的具有法律效力的技術(shù)經(jīng)濟文件，具有特殊性和繁雜性。在簽訂施工合同之后，為實現(xiàn)工程建設(shè)目標，建設(shè)單位與施工單位在協(xié)議中都會明確雙方的相互權(quán)責與義務(wù)關(guān)系，因此，在履約過程中都要以施工合同的內(nèi)容要求作為主要依據(jù)，并將其作為業(yè)主單位進行項目建設(shè)，撥付計量款，控制施工質(zhì)量、工期和成本，以順利促進工程建設(shè)項目活動的重要憑據(jù)。由此可見，一份內(nèi)容全面的施工合同將對實現(xiàn)質(zhì)量、進度和成本目標起到事半功倍的效果，同時也會對規(guī)范工程管理和提高管理效率起到較好的促進作用。
四、加強工程合同管理的措施
為加強合同管理，提高合同質(zhì)量，保證合同的全面履行，以提高合同的履約率、維護企業(yè)的合法權(quán)益和提高企業(yè)經(jīng)濟效益，應(yīng)做好以下幾方面的工作：
（1）增強管理人員的檔案意識
做好工程合同的管理工作，意識是關(guān)鍵。首先要爭取項目經(jīng)理部對合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓進度、質(zhì)量與成本控制那樣抓緊、抓好、抓牢。其次要增強合同管理人員的檔案意識，使他們知道自己承擔著歸檔的法律義務(wù)，以及依法利用合同檔案的權(quán)利。最后要說明的是，檔案意識是合同管理人員的最基本的素質(zhì)與要求，對合同管理工作起著至關(guān)鍵性的作用，這也是做好工程合同管理工作的可靠基礎(chǔ)和基礎(chǔ)前提。
（2）建立完善的管理制度
企業(yè)必須建立一套完善的合同管理制度，才能保證合同管理工作順利進行。從項目的立項階段開始，工程建設(shè)就應(yīng)該把竣工驗收的檔案管理工作與五大目標等同視之，設(shè)置相關(guān)的機構(gòu)部門與管理人員，并構(gòu)建一個完整的管理體系，專門負責工程項目竣工驗收階段的資料收集、整理和檔案管理工作。除此之外，還應(yīng)建立一套可靠的管理方針和實施細則，使每個檔案管理人員都明確自己的管理職責，保證日常工作的規(guī)范，充分發(fā)揮工程合同在工程各個方面的作用。
（3）加強合同信息化建設(shè)
伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新型載體的應(yīng)用越來越廣泛，這這種趨勢下，傳統(tǒng)的檔案管理模式必將被淘汰，信息化的檔案管理模式也就呼之欲出了。因此，我們需要借助信息技術(shù)建立合同管理系統(tǒng)，如合同檔案庫、合同分析系統(tǒng)等。工程建設(shè)應(yīng)該運用這點，充分利用先進的科學(xué)技術(shù)，開展檔案的信息化管理工作，并建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，加快合同信息化建設(shè)的節(jié)奏，全面提升工程的檔案管理水平。
（4）加強專業(yè)知識的培訓(xùn)
要想要做好工程合同的管理工作，對檔案管理人員素質(zhì)、能力的培養(yǎng)不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人員既要懂得檔案管理的專業(yè)知識，全面了解合同的內(nèi)容、特點、規(guī)律和方法，又要學(xué)習了解相關(guān)的管理法規(guī)，增強對工作崗位的責任心和使命感。由此可見，勢必要加強對現(xiàn)行合同管理專業(yè)知識的培訓(xùn)工作，使工程從由始至終都規(guī)范化、標準化，增強工程管理的整體水平，保證工程資料的檔案質(zhì)量。
（5）嚴格控制竣工驗收關(guān)
一般而言，工程在竣工驗收前，都會對工程合同進行專項驗收，一旦出現(xiàn)合同驗收不合格的情況，是不可以進行竣工驗收的。所以在工程竣工驗收過程中，工程合同的各級管理部門與相關(guān)工作人員一定要嚴格控制竣工驗收關(guān)，要仔細審查各類工程合同資料，保證竣工檔案的真實性與可靠性，盡可能地將工程合同應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。
五、結(jié)論
對于工程建設(shè)項目，需要事前分析施工合同履約過程中的風險因素，對風險大的工程更要強化合同分析工作，以避免或減少合同風險因素帶來的問題。
參考文獻：
[1]李幼琴.建設(shè)工程合同管理探析[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2007,26（6）：54-55．
關(guān)鍵詞：工程合同；管理
中圖分類號： TU723.1 文獻標識碼： A 文章編號：
工程合同是指涉及工程范疇的平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的書面協(xié)議。包括代建、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、招標、工程咨詢、工程檢測、工程管理、拆遷等內(nèi)容。工程合同管理（以下簡稱合同管理）是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，是降低企業(yè)風險、實現(xiàn)企業(yè)合法權(quán)益的根本保障。本文就合同管理的簽訂、履行等方面談一下自己的認識和理解。
一、合同的簽訂
合同的簽訂必須符合國家法律、法規(guī)，符合國家有關(guān)方針政策，并遵循：“平等互利、協(xié)商一致”的原則。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人，法人委托人必須在企業(yè)法人授權(quán)的范圍內(nèi)代表企業(yè)簽訂合同。簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。合同一律采用書面格式，必須采用統(tǒng)一合同文本，并對合同各方當事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。合同承辦人、合同簽署代表簽訂合同的委托人應(yīng)該認真核查對方當事人的主體資格，包括主體資格證明、資質(zhì)證明及相關(guān)文件；若對方法定代表人委托他人簽訂合同的，還應(yīng)審查人的資格，必須提供書面授權(quán)委托文件；同時，還要考察對方的履約能力和商業(yè)信用；評估合同內(nèi)容的可行性、嚴密性。
二、合同的履行
1、合同依法成立，具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則。嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實際履行或全面履行。
2、合同履行完畢的標準，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應(yīng)以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準。
3、在合同履行過程中，無論遇到任何困難，首先應(yīng)盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更、解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商。
4、對方當事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴控制。第一，變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)手續(xù)。第二，變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行。第三，變更、解除合同一律采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。第四，變更、解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，繼續(xù)履行。但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的例外。第五，因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責外，均應(yīng)承擔相應(yīng)責任，并在變更、解除合同協(xié)議書中明確規(guī)定。
5、關(guān)于合同糾紛的處理方式和原則
第一，合同在履行過程中如與對方當事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善處理。第二，合同糾紛由有關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)法律顧問負責處理，經(jīng)辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。第三，處理合同糾紛的原則是：(1)堅持以事實為依據(jù)、以法律為準繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準。(2)以雙方協(xié)商解決為基本辦法，糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當事人友好協(xié)商，在既維護本公司合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達成協(xié)議，解決糾紛。(3)因?qū)Ψ截熑我鸬募m紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合情合理解決。第四，合同糾紛的提出，加上由我方與當事人協(xié)商處理糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行，并必須考慮有申請仲裁或的足夠時間。
三、加強合同管理的措施
合同管理不是一門簡單的學(xué)問，很多細節(jié)很多條款都要在日常工作中加以注意并及時掌握合同管理中各種動態(tài)的信息，以保證對合同管理的完整性與及時性。
1、加強合同管理的組織機構(gòu)建設(shè)，設(shè)立專門合同管理機構(gòu)和配備合同管理人員。機構(gòu)建設(shè)是創(chuàng)建“重合同守信用”企業(yè)的組織保證。要在公司組建一支合同管理員隊伍，并全部經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，形成了公司合同管理由管理機構(gòu)具體負責和管理人員經(jīng)辦負責的有序運行機制。做到公司合同信用管理機構(gòu)健全，配備合同管理人員，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。
2、認真做好合同管理的基礎(chǔ)工作
(1)建立合同管理制度，工程合同管理辦法中應(yīng)涵蓋合同專管員崗位職責、合同專用章與合同文本保管使用制度、工程合同委托制度、工程合同信函與談判紀要管理制度、合同管理學(xué)習與培訓(xùn)制度、工程合同臺帳與檔案管理制度等相關(guān)配套的管理制度，以便細化和規(guī)范合同管理的全過程。
(2)合同檔案集中管理。應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的工程合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號整理，交檔案管理人員存檔。
(3)建立合同管理臺帳。應(yīng)根據(jù)合同的不同種類，建立合同的分類臺賬和總臺賬。臺賬應(yīng)逐日填寫，做到準確、及時、完整。合同檔案應(yīng)當包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，及時更新，保證合同管理員能夠掌握合同的最新動態(tài)。
3．監(jiān)督檢查。依據(jù)合同管理工作的實際情況，合同管理領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)對工程合同管理工作進行定期或不定期檢查，其檢查結(jié)果將作為年終考核的依據(jù)。
【摘要】科研項目合同檔案是維護合同雙方的合法權(quán)益，履行合同和解決糾紛的依據(jù)，是科研活動不可或缺的重要組成部分。本文結(jié)合實際工作，針對普遍存在的問題，提出了新的管理思路和管理方法，以便科學(xué)合理地開展科研項目合同檔案管理工作。
關(guān)鍵詞 科研項目；合同檔案；管理
科研項目合同檔案是記載科研項目合同履行全部情況的文字資料，具有突出的依據(jù)憑證性、形式與內(nèi)容的規(guī)范性程序較高、時效性強等特點，這些特點決定了科研項目合同檔案的特殊性和重要性?？蒲许椖亢贤瑱n案是維護合同雙方的合法權(quán)益，履行合同和解決糾紛的依據(jù)，同時為科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理提供依據(jù)和參考，是科研活動不可或缺的重要組成部分，所以我們要重視科研項目合同檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作思路，探索新的管理模式，實現(xiàn)規(guī)范化管理。
一 、類別
我所對科研項目合同檔案進行了梳理，根據(jù)不同的內(nèi)容和特點，將我所的科研項目合同主要分為以下幾類：1. 科研生產(chǎn)合同：主要指型號科研、預(yù)先研究、裝備生產(chǎn)、維修保障等方面的合同。2. 儀器設(shè)備合同：主要指外購儀器設(shè)備、非標設(shè)備等方面的合同。3. 基本建設(shè)合同：主要指工程建設(shè)等方面的合同。4. 其他合同：主要指其他類合同。
二、存在的問題
由于科研項目合同檔案種類繁多，又有其特殊性，在收集、整理中容易出現(xiàn)以下一些問題。
（一）歸檔不完整。如合同附件或合同中提到的文件資料，歸檔不全現(xiàn)象時有發(fā)生，給合同檔案的管理和利用帶來不便。
（二）合同簽署信息不完整。個別合同沒有合同簽署日期，簽字蓋章信息不完整，影響了合同的準確性和有效性。
（三）存在復(fù)印件、圓珠筆書寫等現(xiàn)象。歸檔的合同中，如委托授權(quán)書等文件，經(jīng)常出現(xiàn)復(fù)印件現(xiàn)象；簽訂合同時，隨意使用圓珠筆等不耐久字跡材料。
（四）存在歸檔計劃落實性差。出現(xiàn)隨時歸檔或者集中大批量歸檔等現(xiàn)象。
三、管理的方法和措施
檔案部門應(yīng)及時掌握及歸納科研項目合同檔案管理工作中存在的問題，采取有效的方法和措施，有針對性地改善合同管理工作，不斷提高合同檔案管理水平，滿足企事業(yè)單位科研生產(chǎn)經(jīng)營管理各項工作對檔案管理的要求。
（一）健全制度，落實管理?？蒲许椖亢贤瑱n案有別于其他檔案，在收集、整理、歸檔等方面存在很大的差異性，較難和其他項目同時歸檔 ，故我所檔案部門與合同相關(guān)的管理部門進行了溝通，在執(zhí)行檔案管理標準的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理工作的實際情況，于2012 年起，將我所把合同檔案作為專門檔案進行管理。建立并修訂完善了相關(guān)的制度來規(guī)范和實施，進一步明確了歸檔計劃、歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，在合同規(guī)范化管理方面取得了一定的成效。從而使合同檔案及時、完整歸檔有了制度保證，為進一步提高合同檔案管理水平提供了堅實的保障。
（二）實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理體系。根據(jù)科研項目合同檔案的特點和要求，實行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由檔案部門集中統(tǒng)一管理，專門負責收集、整理、管理全所的合同文檔，同時檔案部門負責監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作，以確保檔案完整、完全和有效地利用。各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名專門人員負責合同文檔管理。建立合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，明確職責，強化責任，才能事半功倍；同時進一步深化職能，加強檔案管理與業(yè)務(wù)部門之間的業(yè)務(wù)交流和工作溝通，有序開展科研項目合同檔案管理工作。
（三）明確管理程序。我所領(lǐng)導(dǎo)非常重視科研項目合同的制作過程，規(guī)定了合同檔案必須如實記載合同簽訂、履行的真實情況。在合同簽訂前，必須將記載的全部內(nèi)容，經(jīng)過各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的校對審核，由主管的所領(lǐng)導(dǎo)批準，還需要法律顧問室對法律方面審核同意后，方可簽訂合同，對合同檔案的正確性、系統(tǒng)性、完整性負責，程序嚴明，要求明確，進一步降低風險，依法維護單位的合法權(quán)益，使合同檔案充分發(fā)揮其突出的依據(jù)憑證性作用。
四、采取有效的管理措施
館藏檔案質(zhì)量的好壞、完備與否，取決于檔案的收集整理工作。在利用合同檔案時，要充分發(fā)揮合同檔案的寶貴信息，就必須有計劃性地做好收集、整理等工作，同時因地制宜做好科研項目合同的歸檔管理工作，才能積極主動地為全所人員提供利用，使檔案的作用得到充分的發(fā)揮。
（一）制定歸檔計劃，主動介入?？紤]到有些科研項目合同檔案有其獨特性，正式簽訂后需要辦理免稅等手續(xù)。所以，合同簽訂后不能馬上移交歸檔，故建議采用按年度歸檔比較可行。
要做好檔案合同的管理工作，必須制定完備的計劃，每年年初，根據(jù)合同檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，檔案部門要求各合同管理部門，列出預(yù)計當年新簽合同清單，寫明合同名稱，合同數(shù)量、金額，合同甲乙方等基本信息，便于檔案人員發(fā)揮主觀能動性，配合業(yè)務(wù)部門有計劃、有目的地開展未簽或新簽的合同或補充協(xié)議等的檢查和指導(dǎo)工作，主動介入，保證科研項目合同材料完整、齊全、準確。
（二）歸檔時嚴格把關(guān)。由于合同檔案的種類繁多，所以應(yīng)該根據(jù)實際情況，嚴把歸檔質(zhì)量關(guān)，認真做好歸檔接收工作。合同檔案的整理應(yīng)當由歸檔責任人負責并在歸檔前進行，列出合同歸檔清單，按照所內(nèi)統(tǒng)一的合同編號進行系統(tǒng)排列。認真檢查，為合同的真實性和完整性負責，檢查時重申歸檔的合同必須為原件，合同的書寫材料必須符合持久性耐久性的要求，合同附件必須完整、準確，合同中提到的相關(guān)培訓(xùn)材料及驗收依據(jù)等必須歸檔完整。加強對合同的檔案管理，完整保存與合同相關(guān)的證據(jù)材料，糾紛一旦發(fā)生，可以及時運用檔案記載的內(nèi)容，依法維護單位的權(quán)益，所以，我們必須重視科研項目合同檔案的收集、整理和歸檔工作，嚴把歸檔質(zhì)量關(guān)。
（三）歸檔、組卷工作。對于合同檔案的管理，我所主要借助于信息化管理手段，開發(fā)了一個合同管理平臺，增加了一些合同特有的字段和檢索方法，在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部門按照要求，隨時錄入新簽合同信息，貼上各部門唯一的條形碼，便于檔案人員及時掌握合同信息，及時開展檢查指導(dǎo)工作。待合同信息完整齊全后，一般于下一年年初，通過合同管理平臺網(wǎng)上移交，檔案部門仔細檢查核對合同信息后掃入條碼，正式組卷。
對于合同檔案的分類、組卷、編號，我所是參照文書檔案的管理標準來進行的，首先將“合同檔案”設(shè)置為一級類目，然后按照“問題—年度”分類方法進行分類、組卷、編號。這里的“問題”，就是合同檔案的類別。這個管理方法非常便于合同的統(tǒng)計、查找和利用，充分滿足了合同管理部門的工作需求，給檔案人員的工作也帶來了便利。與此同時，由于合同檔案不是一個獨立個體，與科研生產(chǎn)經(jīng)營管理各方面有著千絲萬縷的關(guān)系，通過建立參見號，關(guān)聯(lián)至各相關(guān)的案卷中去，進一步完善整個檔案管理體系。
一、 高校合同管理中存在的問題
（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機構(gòu)
高校合同管理涉及的多個部門，如基建工程與修繕項目（含設(shè)計、監(jiān)理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產(chǎn)出租出借、對外投資牽涉到后勤管理處；物資設(shè)備采購、大宗物資采購、低價易耗品的定期采購牽涉到資產(chǎn)設(shè)備處；教材和圖書資料（含電子圖書資源）采購牽涉到圖書館；合作辦學(xué)牽涉到招生就業(yè)管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰都能以部門名義對外簽合同，一旦出現(xiàn)合同糾紛，誰都不承擔責任，誰都負不起責任，最后由學(xué)校承擔責任，同時多部門對外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學(xué)校財務(wù)管理帶來了風險和損失。如我校僅中國移動的捐贈合同就分別與學(xué)工處、團委、招就處、后勤與產(chǎn)業(yè)處、信息中心簽訂六個不同內(nèi)容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學(xué)校的利益帶來了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內(nèi)部牽制不到位
合同管理是全過程的系統(tǒng)，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個方面的管理，流程管理又分為合同準備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現(xiàn)對對方單位資質(zhì)和履約能力審查不夠；合同簽署中出現(xiàn)合同沒有經(jīng)過承辦部門、財務(wù)、基建審計等部門聯(lián)合會簽，重大金額沒有經(jīng)過律師對合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現(xiàn)沒有部門能監(jiān)督合同的履行情況，如合同是否按時完成，完成的質(zhì)量如何，是否有合同糾紛發(fā)生等；合同履行結(jié)束后，沒有主管部門將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料等等，結(jié)果給學(xué)校造成不必要的財務(wù)風險、稅務(wù)風險以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規(guī)范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機構(gòu)，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同的格式五花八門，專業(yè)性差，往往忽視違約責任、爭議解決等條款的約定，導(dǎo)致最終給學(xué)校帶來利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協(xié)議”，不簽訂書面合同；有的即使是書面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應(yīng)付管理部門的審查,對于同一個項目,往往還要簽訂 “正規(guī)合同” 和“私下合同”兩份,“正規(guī)合同”形式正規(guī),內(nèi)容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實際上屬于不平等合同,會給高校的利益帶來很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規(guī)范化的具體措施。
（一）加強法制觀念，重視合同管理人員的培養(yǎng)
1、高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視學(xué)校的合同管理，加強對合同的宣傳和教育力度，強化全校教職工的合同意識和法制觀念，舉辦關(guān)于《合同法》、《專利法》、《科技合同法》、《商標法》、《建筑法》、《招標投標法》等一系列法律法規(guī)講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規(guī)，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺遵守規(guī)章制度。
2、合同管理是一項專業(yè)性強、知識面寬、法律法規(guī)意識要求高、需要豐富實踐經(jīng)驗的管理工作，因此對合同管理人員的選擇和培養(yǎng)顯得尤為的重要。學(xué)?？梢愿鶕?jù)實際情況，定期或不定期組織合同管理人員進行合同相關(guān)法律法規(guī)知識的專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養(yǎng)其職業(yè)素養(yǎng)，促使高校合同管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷提高，保證合同的簽訂質(zhì)量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設(shè)
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對各類合同的簽訂、履行和管理工作的規(guī)范，是全面推進依法治校，切實維護學(xué)校合法權(quán)益內(nèi)部合同管理的基本準則。在制度中對合同管理的機構(gòu)以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責任等每一個工作環(huán)節(jié)均做出明確規(guī)定，明確對于涉及經(jīng)濟內(nèi)容的合同，達到規(guī)定金額的項目必須經(jīng)過正常的招投標程序后，才能進入合同簽訂程序，規(guī)范簽訂主體，嚴禁以職能部門或院系名義對外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對合同運行全過程的各個環(huán)節(jié)進行細致、深入的規(guī)定，使每個步驟的開展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調(diào)查制度和信用管理制度、合同授權(quán)委托書管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎(chǔ)事物管理制度包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過程流程管理和內(nèi)部監(jiān)督機制
1、合同準備階段。首先簽約前要對初次簽約主體資格進行調(diào)查，所有合同在簽訂前需要重點調(diào)查合作方有無簽約主體資格，了解其資質(zhì)、履約能力、既往的履約信譽等。重大合同在簽訂前需要聘請專業(yè)人才進行詳細的專項調(diào)查并制作調(diào)查報告。其次對有過合作關(guān)系的單位，平時要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對列入不良記錄名單的應(yīng)限制其參與學(xué)校的相關(guān)經(jīng)濟活動，通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進行嚴格的制度化管理，最大限度地控制客戶的信用風險。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規(guī)范合同文本。盡量采用國家相關(guān)部門統(tǒng)一印制的格式合同或合同示范文本，規(guī)范合同文本，有利于明確合同主體的責任和合同爭議的解決，減少合同履約過程中的爭議。其次規(guī)范合同審批流程。每項合同的簽訂應(yīng)由承辦部門提出，合同承辦部門應(yīng)就合同主要條款、可行性及風險進行全面審查，合同的審批流程分別經(jīng)過財務(wù)處、紀檢審計處、學(xué)院辦公室等部門審核合同的相關(guān)條款，建立合同會簽制。重大合同還需經(jīng)學(xué)校法律顧問審閱，主要對合同文本進行合法性、規(guī)范性審查。實行合同會簽審批流程，對每份合同的簽訂，層層把關(guān)，責任到位。再次規(guī)范法人授權(quán)委托制度。高校對外簽訂合同, 應(yīng)由作為法定代表人的校長或其委托人進行。未經(jīng)授權(quán), 任何人不得以學(xué)校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。
3、合同履行階段。對合同實施動態(tài)化全程監(jiān)控。首先合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)當對合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)包括簽約、交貨、驗收到結(jié)算及時跟蹤、管理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。其次合同管理的核心內(nèi)容就是抓好執(zhí)行環(huán)節(jié)的財務(wù)控制，財務(wù)部門應(yīng)該嚴格按照合同的條款辦理結(jié)算手續(xù)，把好合同結(jié)算關(guān)，杜絕違反合同規(guī)定超進度付款現(xiàn)象的發(fā)生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎(chǔ)事物管理，進行日常的合同臺賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時進行合同評價分析。合同簽署后，合同管理部門應(yīng)及時將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，實現(xiàn)合同檔案的信息化管理，同時適時引進合同的軟件化管理、使其能進行網(wǎng)絡(luò)化審核，規(guī)范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲、處理、分析和使用。其次紀檢監(jiān)督部門要檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，每年對合同進行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過檢查可以發(fā)現(xiàn)問題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規(guī)范化管理，實際上是把經(jīng)濟監(jiān)督關(guān)口前移，用合同管理的方式去規(guī)范、約束經(jīng)濟行為，避免了經(jīng)濟活動中由于缺乏法制觀念給學(xué)校造成的不必要損失，由于校內(nèi)各職能部門全方位的參與，形成了監(jiān)督的機制，增強了經(jīng)濟活動的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強了黨的廉政建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當把依法治校與加強學(xué)校管理、提高學(xué)校競爭力和維護學(xué)校自身合法權(quán)益有機結(jié)合起來。建立和完善合同管理，加強法制教育，提高法律意識，是高校完善合同管理，依法治校的必然產(chǎn)物。
參考文獻：
“財富的一半來自合同”，合同是企業(yè)從事各項經(jīng)濟活動獲取經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶。當前，合同管理非常重要，關(guān)乎企業(yè)生死存亡，合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，做好合同管理工作，是維護企業(yè)合法權(quán)益的最基本的要求。筆者針對黑龍江墾區(qū)國有農(nóng)場土地等資源合同管理中出現(xiàn)的突出問題，提出了具體解決辦法，旨在提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟效益，規(guī)避各種經(jīng)濟風險。
【關(guān)鍵詞】
土地資源；合同管理；存在問題；措施及辦法
黑龍江墾區(qū)擁有土地總面積5.54萬平方公里，耕地4338萬畝，其中水田2268萬畝。黑龍江墾區(qū)占全國農(nóng)墾耕地面積近一半，是我國耕地面積最大的墾區(qū)，土地是墾區(qū)立足之本，發(fā)展之基，土地等資源收入是墾區(qū)目前主營收入，占其自身資源收入的80%以上。土地承包合同好與壞，不僅關(guān)乎墾區(qū)的發(fā)展，而且直接關(guān)系到墾區(qū)的穩(wěn)定及廣大職工的切身利益。
一、合同簽訂情況
黑龍江省農(nóng)墾齊齊哈爾管理局土地總面積398.23萬畝，其中耕地面積219.83萬畝，按照管理局關(guān)于對農(nóng)（牧）場2016年上半年經(jīng)濟活動開展考核調(diào)研的通知要求，管理局黨委責成相關(guān)部門組成調(diào)查組，對全局土地資源合同執(zhí)行情況進行檢查，對下一步如何完善合同管理體制、合同簽訂和履約等情況進行充分的調(diào)研，通過檢查，共清理各類經(jīng)濟合同24540份，其中：當年簽訂土地承租合同21837份，長期出租土地承租合同502份，草原合同1684份，林地合同391份，水面合同55份，資產(chǎn)租賃合同8份，建筑施工合同59份，其他資源合同4份。在對土地承包合同進行查閱過程中發(fā)現(xiàn)，全局共有外來承包戶408戶，占全局土地承包總戶數(shù)的1.8%。這些外來戶一部分是當年農(nóng)場種植業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，職工沒有水稻種植經(jīng)驗，從外地引來的水稻種植戶；另一部分是2000年初農(nóng)場土地效益不好，農(nóng)場職工沒有種地積極性，土地發(fā)包較困難，在周邊農(nóng)村通過做工作吸引來場的種植戶。從合同管理來看，總體情況較好，但個別農(nóng)場仍然存在一些不可忽視的問題。
二、合同管理現(xiàn)狀
黑龍江墾區(qū)由于歷史機構(gòu)、管理體制、客觀形勢和相關(guān)管理制度的變更等多方面因素影響，引發(fā)合同糾紛呈逐年增長態(tài)勢，合同管理需加強，主要體現(xiàn)在以下幾方面。
（一）合同簽訂不規(guī)范
通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些農(nóng)（牧）場在合同簽訂規(guī)范上存在大量問題：一是格式化合同筆填出現(xiàn)失誤后，經(jīng)辦人直接在合同上修改。二是一些補充條款不注明在相應(yīng)的位置，而是填寫在合同空白處。三是土地承包合同漏填相關(guān)項目條款。四是土地承包合同承包人簽字有錯誤。五是合同數(shù)字書寫潦草難辨。六是合同審查校對不細，存在多、少、錯字。七是合同漏填重要內(nèi)容。八是簽約人簽字蓋章不全。九是合同變更不簽補充協(xié)議。
（二）合同內(nèi)容存在問題
1.缺乏必備條款。重點體現(xiàn)在缺少合同的變更、解除、中止等條款以及違約責任條款。這樣將直接導(dǎo)致有的合同不能變更解除，有的合同不能中止，如當事人違約不能受到相應(yīng)的制裁。
2.條款內(nèi)容存在問題。一是內(nèi)容簡單，約定不細。二是表述存在問題，容易產(chǎn)生疑義。三是約定不合規(guī)、不合理。四是權(quán)利義務(wù)條款有失公允。
3.無用條款過多。主要是一些采用格式化范本的合同。一些范本為了適應(yīng)大范圍使用，規(guī)定羅列了很多方面的條款。有的農(nóng)場簽訂合同將范本照搬照抄，一些無用的或雙方未約定的條款也不刪除，造成合同條款過多，很多條款不能執(zhí)行。
（三）簽約技術(shù)存在問題
1.不達成合同約定生效條件。達成合同中約定生效的條件是合同生效的基礎(chǔ)。因此要使合同真正生效，合同的約定必須達成，但實際上這方面也存在問題。如合同中約定簽字蓋章后生效，但合同只簽字不蓋章或只蓋章不簽字，或簽字蓋章不全。有的合同約定公證后生效，但簽訂合同不辦理公證。
2.合同生效時間與合同約定生效時間存在矛盾。如某承包合同為2011年7月30日簽訂，但在合同中約定“承包期限自2011年1月1日起……”，造成2011年1月1日至2011年7月29日承包不發(fā)生效力。
3.既又承包，合同簽訂無效。在各場簽訂的承包合同中，有的約定了人，由人代表農(nóng)場在合同上簽字，但同時有的人承包了土地，又在承包人一欄上簽字，造成了合同的無效。
4.簽約時間過長，合同難以履行。有一租賃合同，期限50年，但租賃人已經(jīng)57歲，如合同履行完，其已百歲以上，但合同中還約定合同履行完，租賃人有優(yōu)先承租權(quán)。其中提前終止合同條款約定如乙方確需提前解約，須提前3個月書面通知甲方。本合同應(yīng)針對乙方年齡特點，重點考慮合同期限及中止解除等條款。
（四）簽約主體存在問題
一是無主體資格者簽訂合同。各場簽訂的各類合同，簽約主體只能是農(nóng)（牧）場，不應(yīng)當為其他的非法人單位。但還有少部分合同由非法人單位作為甲方簽訂承包合同。二是代表人無主體資格。有的合同人在法定代表人一欄上簽字，顯然不具備主體資格。有的合同未約定人，合同簽字一欄也未載明是法定代表人還是人，卻由人簽字。三是無主體資格認定材料。雙方是單位的無營業(yè)執(zhí)照，是個人的無身份證明，建筑公司等特殊行業(yè)無資質(zhì)證明，法定代表人無法定代表人身份證明，委托人無授權(quán)委托書。
（五）長期合同問題較多
一是個別農(nóng)（牧）場簽訂土地長期合同，存在問題較多，如承包期限太長。二是承包費過低。每畝幾元、十幾元、幾十元的都有。三是合同條款過于簡單。有的合同就是幾句話，普遍缺少切實可行的變更和解除條款，造成無法有效地調(diào)整承包費用或解除合同。四是發(fā)包方五花八門，有的是農(nóng)場、有的是分場、有的是連隊、甚至是莫名其妙的單位。長期合同基本上都是歷史遺留下來的，體現(xiàn)了當時機構(gòu)管理體制和經(jīng)營管理出現(xiàn)了許多問題。
（六）合同管理制度滯后
一是合同管理檔案沒有完全建立，底數(shù)不清，合同編號不統(tǒng)一。個別農(nóng)（牧）場合同管理檔案還沒有建立，單位究竟簽訂多少份合同底數(shù)不清，各類經(jīng)濟合同編號無序、混亂。二是合同管理缺少審批、會簽、登記、備案歸檔等管理制度。農(nóng)（牧）場基本上沒有完善的合同管理制度，合同管理的各環(huán)節(jié)沒有制度約束，管理存在漏洞。三是重大的經(jīng)濟合同簽訂無會議紀要或相關(guān)文件、合同履約中隨意變更。四是合同保管分散，無統(tǒng)一保管部門，出現(xiàn)“誰都管，誰都不管”的現(xiàn)象。五是合同管理委員會沒有真正發(fā)揮作用。在合同起草、訂立、簽訂等過程中沒有起到應(yīng)有的審批和監(jiān)督作用，存在監(jiān)管真空狀態(tài)。六是合同歸檔不夠嚴肅。將一些未簽訂完成或有缺欠的合同保存歸檔。
三、提高合同管理的建議和措施
1.認真貫徹執(zhí)行《齊齊哈爾管理局合同管理辦法》，要將合同管理辦法作為各單位簽訂、履行、管理各類合同的規(guī)范性文件，貫穿于合同管理工作的始終。各單位應(yīng)當依照管理局的管理辦法，結(jié)合本單位的實際，制定本單位的實施細則，并在今后的合同管理工作中認真貫徹執(zhí)行。
2.認真清理合同，摸清底數(shù)。要認真清理本單位的各類合同，分類建立好管理檔案，準確摸清底數(shù)，檔案中要按照合同類別統(tǒng)一進行編號，做到紙質(zhì)合同與編號對應(yīng)，以便查閱。管理檔案要載明合同當事人、標的、履行期限、履行狀況、是否修改及修改補充內(nèi)容、是否產(chǎn)生糾紛和產(chǎn)生糾紛的原因及如何解決處理等內(nèi)容。針對合同存在問題，各單位要及時整改不合規(guī)合同。如對簽訂不規(guī)范，缺章少字、填列內(nèi)容筆誤等能夠補充完善的合同進行認真整改。
3.對顯失公平等不合規(guī)合同進行清理。必要時通過政法機構(gòu)部門付諸法律程序予以修改和完善。
4.成立合同管理組織機構(gòu)，完善合同管理制度。各單位要按照合同管理辦法的要求，成立合同管理委員會和合同管理辦公室。建立健全合同管理制度，有效地監(jiān)督管理各類合同的簽訂和履行。合同管理辦公室要及時搜集、整理合同，要及時將到期的合同向本單位檔案管理部門移交，并編制移交清冊，重要的合同實行文本電子儲存。合同正本、副本、附件，以及雙方變更、修改合同的協(xié)議或往來傳真函件，都要妥善保管。
5.認真清理、保管和使用合同印章。企業(yè)要認真清理合同印章，對外簽訂的各類合同的印章必須唯一，嚴格控制非法人單位對外簽訂合同，對外的合同印章必須報管理局備案，合同印章要指定專人保管，印章使用要建立登記和審批制度。
6.加強合同訂立人的身份確認和主體資格審查。合同簽訂對方是自然人的，要審查其身份信息。是單位的，審查企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，簽訂人的授權(quán)委托書和身份信息，并對企業(yè)的勞務(wù)、供貨或生產(chǎn)等資信和能力進行審查。
7.大宗資源承包或租賃合同簽訂期限不宜過長。要在合同中約定切實可行的變更解除條款，保證合同的順利履行和合理有效地變更解除。
8.簽訂合同應(yīng)使用管理局下發(fā)的統(tǒng)一文本。無統(tǒng)一文本的，各單位要在起草合同后，及時由合同管理辦公室進行審查修改。
9.嚴格履行合同簽批手續(xù)，有效杜絕訴訟風險。根據(jù)合同管理辦法中的各類合同審批權(quán)限，制訂更加詳細的補充規(guī)定，將哪一種合同由誰審批，多大標的合同由誰審批等內(nèi)容作具體的規(guī)定。
10.加大公證力度，規(guī)范合同管理。對各類合同，特別是大標的或其他重要的合同，應(yīng)當辦理公證，對合同內(nèi)容、簽訂程序等進一步規(guī)范化，避免產(chǎn)生不必要的糾紛和損失。
