發(fā)布時(shí)間：2023-10-16 16:02:04
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的單位檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
一、建立健全檔案管理制度
1.加強(qiáng)組織管理。根據(jù)人動(dòng)及時(shí)調(diào)整檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了一名局領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，配備了專職檔案工作人員，健全了由全局各科室“兼職檔案員”組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)；同時(shí)保證了資金的投入，落實(shí)了檔案業(yè)務(wù)工作所需經(jīng)費(fèi)，將檔案管理工作確立為黨組和局務(wù)會(huì)日常討論議題之一。
2.全面開(kāi)展自查自糾，強(qiáng)化涉密檔案監(jiān)管，由專人統(tǒng)一集中管理檔案，對(duì)機(jī)密件、秘密件任何人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料嚴(yán)格做好傳閱和保存工作，實(shí)現(xiàn)“借閱一次，登記一次”。
3.建立健全檔案管理制度，制定并落實(shí)了建立了《文件材料歸檔與不歸檔范圍》、《綜合檔案室工作職責(zé)》、《文件材料立卷歸檔制度》、《檔案保密制度》、《檔案保管制度》等一些列規(guī)章制度，同時(shí)將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所的檔案工作列入目標(biāo)考核資料，并要求各鄉(xiāng)鎮(zhèn)司法所嚴(yán)格執(zhí)行，認(rèn)真落實(shí)。明確在文件的收集、整理、立卷、歸檔等重要環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化，做到收集齊全、分類合理、組卷科學(xué)、歸檔及時(shí)。
二、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作
1.有適宜保管檔案的庫(kù)房，基本做到了檔案庫(kù)房與辦公室、閱覽室三室分開(kāi)。檔案庫(kù)房門(mén)窗堅(jiān)固、位置適當(dāng)，達(dá)到防盜、防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。備有空調(diào)、電腦、打印復(fù)印一體機(jī)、防盜門(mén)、檔案管理軟件等現(xiàn)代化設(shè)施和檢索工具，定期檢查滅火設(shè)備，確保檔案資料無(wú)安全隱患。
2.有數(shù)量充足、質(zhì)量較好的檔案專用柜架，檔案裝訂嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求裝訂。至今本局檔案無(wú)霉變、塵污、鼠咬現(xiàn)象，也沒(méi)有出現(xiàn)檔案被盜、被毀、涂改、泄密現(xiàn)象。
3.歸檔文件嚴(yán)格按照檔案立卷歸檔制度整理歸檔，貼合有關(guān)規(guī)范要求。同時(shí)為提高檔案現(xiàn)代化管理水平，通過(guò)應(yīng)用全市檔案協(xié)同管理系統(tǒng)，實(shí)行了檔案電子自動(dòng)化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。
4.將文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、社區(qū)矯正檔案、安置幫教檔案及其他專業(yè)檔案分門(mén)別類整理歸檔，歸檔文件資料齊全；編制了案卷目錄、歸檔文件目錄和必要的全引目錄，并把所有檔案的案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄輸入計(jì)算機(jī)，利用檔案協(xié)同管理軟件，達(dá)到文件級(jí)檢索。
5.根據(jù)我局實(shí)際狀況，建立了閱覽室，配備了借閱登記簿，做到了查閱登記、退檔注銷等手續(xù)齊備，檔案管理利用率得到明顯提高。積極開(kāi)展利用檔案資料。綜合檔案室建立以來(lái)，為公證案件處理、法律援助、宣傳、普法考試等提供了基礎(chǔ)資料及咨詢服務(wù)。
三、檔案管理工作
1.事業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高
隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作的技術(shù)手段也在不斷更新，雖然事業(yè)單位人事的其他各方面工作都已經(jīng)逐漸步入了信息化以及現(xiàn)代化的階段，但是大多數(shù)事業(yè)單位人事的檔案管理工作還是靠手工操作完成的?，F(xiàn)代化的技術(shù)手段在檔案管理方面效率很高，而且還能降低檔案管理工作的難度，增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，相反，如果事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平低下，工作的難度就是增加。
2.流動(dòng)人員檔案處理不及時(shí)
在實(shí)際管理過(guò)程中，有的事業(yè)單位對(duì)流動(dòng)人事管理效率低下，處理不夠及時(shí)。比如有的工作人員在由單位人轉(zhuǎn)化為社會(huì)人過(guò)程中，出現(xiàn)了分過(guò)棄檔不用的情況，導(dǎo)致檔案成為死檔，不僅會(huì)給當(dāng)事人帶來(lái)不利影響，也會(huì)給事業(yè)單位人事部門(mén)帶來(lái)極大的不便，降低人事檔案管理的效率。另外，如果對(duì)流動(dòng)人員檔案處理不及時(shí)，也會(huì)影響到事業(yè)單位人事工作的正常運(yùn)行。
二、做好事業(yè)單位人事檔案的措施
1.健全事業(yè)單位人事檔案工作的管理制度
要保證事業(yè)單位人事檔案管理工作順利進(jìn)行，改變事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，必須要有完善的管理制度來(lái)規(guī)范事業(yè)單位人事檔案管理工作，逐步健全事業(yè)單位人事員工的業(yè)務(wù)檔案，提升員工的思想以及業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有建立完善的事業(yè)單位人事檔案管理制度，才能為人事管理各項(xiàng)工作提供必要的依據(jù)，提高人事管理的效率。
2.注重事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)性工作
事業(yè)單位人事檔案管理工作主要是對(duì)事業(yè)單位人事的檔案材料進(jìn)行收集和管理，增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性和針對(duì)性。事業(yè)單位人事檔案管理應(yīng)該確保有一定的周期性，要定期對(duì)工作進(jìn)行檢查、整改以及自建，并且對(duì)檔案管理的日常工作進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。對(duì)材料信息的管理要統(tǒng)一集中，而且要對(duì)收集的檔案材料按類歸檔，提高檔案管理的條理性，避免出現(xiàn)混亂的情況，造成不利影響。人事檔案管理人員要樹(shù)立現(xiàn)代化管理意識(shí)，保證檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。同時(shí)要不斷積累經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)新管理方法和手段，做好人事檔案的管理工作。
3.發(fā)揮事業(yè)單位人事檔案管理的新功能
需要進(jìn)行歸檔保存的文件，在對(duì)其進(jìn)行管理的過(guò)程中，一定要遵循檔案的自然形成規(guī)律，而且要保證材料之間的聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的存儲(chǔ)和利用，發(fā)揮檔案的新功能和新作用。事業(yè)單位人事的檔案一定要盡可能保存原件，并且要統(tǒng)一規(guī)格，妥善保存，不斷完善相應(yīng)的管理制度，避免出現(xiàn)損毀或者丟失的情況，給人事檔案管理帶來(lái)各種不便。
4.推行事業(yè)單位人事檔案管理的信息化
[關(guān)鍵詞]學(xué)生；檔案管理；改革
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1009-5349(2010)12-0076-01
檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是個(gè)人信息的重要載體。學(xué)生檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活期間真實(shí)情況的反映，它記錄了學(xué)生在校期間親身經(jīng)歷的、親自參與的各種活動(dòng)的信息，是學(xué)生個(gè)人信息的原始資料，是用人單位衡量學(xué)生個(gè)人綜合素質(zhì)和能力的真實(shí)準(zhǔn)確的憑證。所以，學(xué)生檔案管理工作是學(xué)校學(xué)生工作的重中之重，檔案管理工作的好壞，將直接關(guān)系到學(xué)生未來(lái)的前途和發(fā)展。但隨著教育制度的改革和發(fā)展，學(xué)生檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了很多問(wèn)題，如學(xué)生檔案不完整、檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、檔案更新不及時(shí)等問(wèn)題。這些嚴(yán)重影響了用人單位對(duì)學(xué)生個(gè)體的判斷，進(jìn)而影響了學(xué)生個(gè)體的發(fā)展。因此，加強(qiáng)和完善學(xué)生檔案管理工作是勢(shì)在必行的。我們可以從以下幾個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)和完善檔案管理工作。
一、宣傳檔案知識(shí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)
由于學(xué)校很少提供給學(xué)生了解檔案的機(jī)會(huì)，所以絕大多數(shù)的學(xué)生檔案知識(shí)是相對(duì)薄弱的。久而久之，造成學(xué)生對(duì)檔案不了解，不關(guān)心，覺(jué)得檔案僅僅是隨個(gè)人而走的一紙文件，并不具有什么作用，和個(gè)人利益不相干。為了保護(hù)學(xué)生的個(gè)人利益，提高學(xué)生對(duì)檔案的重視程度，學(xué)校要重視檔案知識(shí)的普及工作，讓學(xué)生了解個(gè)人檔案在學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活期間以及畢業(yè)后就業(yè)時(shí)的重要作用。學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)對(duì)剛?cè)雽W(xué)的學(xué)生開(kāi)展檔案知識(shí)的普及教育工作；對(duì)在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)生，設(shè)置檔案管理選修課，讓學(xué)生深入到檔案管理之中去；對(duì)畢業(yè)生設(shè)置就業(yè)指導(dǎo)課等多種方法，靈活運(yùn)用，以達(dá)到加大對(duì)檔案知識(shí)宣傳力度的目的，使學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案是和個(gè)人利益息息相關(guān)的，認(rèn)識(shí)檔案的重要性。
二、提高檔案管理者素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
學(xué)生檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且有其自身的特點(diǎn)和方法。因此，學(xué)校對(duì)于學(xué)生檔案的管理應(yīng)當(dāng)建立一支專業(yè)性較強(qiáng)的管理隊(duì)伍，以達(dá)到高效、準(zhǔn)確地管理檔案的目的。但是，由于目前學(xué)校學(xué)生檔案管理工作大多是以非專業(yè)人員為主，檔案管理人員缺少相應(yīng)的培訓(xùn)和相關(guān)的專業(yè)技能知識(shí)。面對(duì)諸如此類的問(wèn)題，學(xué)?？梢砸环矫婕涌炫囵B(yǎng)或聘用專業(yè)管理人員。一方面定期組織現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行檔案管理專業(yè)方面知識(shí)的培訓(xùn)，以適應(yīng)檔案管理工作的需要，進(jìn)而滿足不斷發(fā)展的教學(xué)體制和教育制度改革的需求。另外，還應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高檔案管理人員的責(zé)任心和對(duì)檔案的重視程度，防止人為地破壞或更改學(xué)生個(gè)人檔案。
三、健全檔案管理制度，完善檔案管理模式
建立健全的檔案管理制度是學(xué)生檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行的先決條件，是學(xué)生檔案管理工作的基本保障。學(xué)校應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律制度，結(jié)合學(xué)校自身檔案管理的特點(diǎn)，不斷摸索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)：建立起一整套完善的、在學(xué)生檔案管理工作中實(shí)際可行的、規(guī)章制度來(lái)規(guī)范工作流程，使學(xué)生檔案管理工作做到有法可依、有章可循，逐步走上規(guī)范化、制度化的道路。另外，規(guī)章制度建立后，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度行事，要注重制度的實(shí)施，這樣才能建立起行之有效的檔案管理制度和模式。
四、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化
目前，學(xué)校檔案管理多為人工管理，檔案材料也主要以紙質(zhì)材料為主，管理方法落后，工作效率不高，檔案資源易損壞，這種管理模式已經(jīng)越來(lái)越顯得陳舊。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)，高品質(zhì)、高層次的信息化管理手段變得尤為重要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化手段已然成為未來(lái)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，是學(xué)生檔案管理工作能否快速、有效進(jìn)行的關(guān)鍵所在。我們要借鑒當(dāng)代檔案信息化管理中優(yōu)秀的科學(xué)理論依據(jù)和方法，結(jié)合學(xué)校自身學(xué)生檔案管理的實(shí)際工作，在實(shí)踐中摸索、總結(jié)和發(fā)展，形成一套符合我們自身發(fā)展的信息化管理手段。建立符合我們自身發(fā)展的信息化平臺(tái)，并將其逐步融于學(xué)生檔案管理之中，加快檔案管理的時(shí)代步伐，提高檔案管理效率，更好地服務(wù)全校師生。
綜上所述，學(xué)生檔案管理工作雖然是一項(xiàng)十分繁雜瑣碎的工作，但是意義非凡。做好學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，既有利于促進(jìn)學(xué)校自身的發(fā)展建設(shè)，又有利于學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)工作的順利開(kāi)展，同時(shí)也為用人單位打開(kāi)了方便之門(mén)。
[參考文獻(xiàn)]
[1]李洪蘭，高校學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]，青海民族大學(xué)學(xué)報(bào)(教育科學(xué)版)，2010(2)：126-128
傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以立卷、借閱、轉(zhuǎn)遞、歸檔等方式為主，但是隨著我國(guó)教育事業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展，檔案資料逐漸增多，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能滿足大量檔案管理的需求。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新系統(tǒng)了技術(shù)基礎(chǔ)，現(xiàn)在，通常使用網(wǎng)絡(luò)管理軟件技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，這種管理方式和管理技術(shù)的創(chuàng)新大大提高了檔案管理的效率和水平。傳統(tǒng)、單一的館藏檔案管理結(jié)構(gòu)逐漸被信息化的管理方式所代替，這種創(chuàng)新性的檔案管理增加了檔案的時(shí)效性和含金量，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。雖然當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作在技術(shù)上與傳統(tǒng)檔案管理相比已經(jīng)取得了巨大的進(jìn)步，但是，仍存在許多問(wèn)題制約了檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，下面進(jìn)行具體分析。
2事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新存在問(wèn)題
2.1缺乏對(duì)檔案管理工作的重視
檔案管理工作是保證事業(yè)單位工作協(xié)調(diào)發(fā)展、提高工作效率和工作水平的重要保證，是事業(yè)單位"真實(shí)性"的根源所在。但是，當(dāng)前事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，所以缺少認(rèn)真管理的態(tài)度和工作程序，還存在秩序混亂的現(xiàn)象。在長(zhǎng)期的檔案管理工作中，缺少檔案管理的連續(xù)性和長(zhǎng)期性，造成事業(yè)單位檔案缺失，甚至不注重檔案管理的保密工作，導(dǎo)致檔案泄露現(xiàn)象。事業(yè)單位檔案管理記載了單位的成長(zhǎng)歷程和信息資源，檔案泄露對(duì)事業(yè)單位可能造成隱形損失。由于缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，工作人員缺少參與的積極性，檔案管理工作流于形式，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)計(jì)劃性、無(wú)目的性，嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的健康發(fā)展。
2.2缺少有效的檔案管理系統(tǒng)
現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理工作缺少有效的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致一系列檔案管理問(wèn)題發(fā)生。首先，檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱。很多事業(yè)單位存在檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范現(xiàn)象，雖然制定了檔案管理制度，但是沒(méi)有真正的落實(shí)，缺少檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)督。其次，檔案管理技術(shù)相對(duì)落后。雖然近年來(lái)，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理技術(shù)不斷提高，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理工作的效率和水平，但是，隨著科技手段的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理的升級(jí)，仍存在檔案管理設(shè)備、軟件落后的現(xiàn)象，影響了檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，影響事業(yè)單位的整體運(yùn)行秩序。最后，檔案管理綜合力度薄弱?，F(xiàn)在的檔案管理工作無(wú)法在行政上形成統(tǒng)一的管理模式，檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中沒(méi)有起到應(yīng)有的作用，綜合應(yīng)用程度較低，導(dǎo)致檔案管理綜合力度薄弱的現(xiàn)象。
2.3檔案管理人員素質(zhì)不高
對(duì)于事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理能夠?yàn)槠涮峁┲笇?dǎo)性意義，對(duì)事業(yè)單位非常重要。檔案管理工作專業(yè)性、政策性較強(qiáng)，但由于事業(yè)單位缺少對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，因此，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求不高，這也成為限制檔案管理工作發(fā)展的重要因素之一。當(dāng)前的檔案管理工作人員缺少檔案管理意識(shí)，缺少檔案管理專業(yè)知識(shí)，不能保證檔案管理的系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和持續(xù)性，由于工作人員專業(yè)技術(shù)水平有限，檔案管理技術(shù)水平也受到限制，檔案文件的歸檔、分類、整體等存在問(wèn)題，不利于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的發(fā)展。
3事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考
3.1提高檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，深化制度改革
檔案管理工作是事業(yè)單位一種重要的信息資源，為事業(yè)單位提供豐富的人才信息和資源，關(guān)系著事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。所以，必須全面提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，深化檔案管理工作制度改革。首先，事業(yè)單位應(yīng)從檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，整頓檔案管理部門(mén)工作秩序，制定并真正落實(shí)完善的檔案管理工作制度，將檔案管理工作深入事業(yè)單位的各個(gè)環(huán)節(jié)部門(mén)。其次，檔案管理人員以及事業(yè)單位其他部門(mén)人員要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，加大對(duì)檔案管理工作的投資，提高檔案管理技術(shù)和設(shè)備，提高檔案管理的綜合力度。最后，深化制度改革，保證檔案管理連續(xù)性和穩(wěn)定性，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)計(jì)劃，保證檔案管理工作的實(shí)質(zhì)性，切實(shí)有效的提高檔案管理工作的效率。
3.2創(chuàng)新管理理念，建立健全的檔案管理系統(tǒng)
事業(yè)單位檔案管理工作要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，從傳統(tǒng)上對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)向現(xiàn)代化檔案管理過(guò)度，樹(shù)立科學(xué)的工作態(tài)度，建立健全的檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮檔案管理的最大價(jià)值。建立健全的檔案管理系統(tǒng)能夠完善檔案管理工作內(nèi)容，管理其工作程序，加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督，提高工作人員參與工作的積極性，提高檔案管理工作熱情，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。此外，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)建立檔案管理工作獎(jiǎng)罰制度，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)和工作積極性，有利于提高檔案管理的質(zhì)量。
3.3創(chuàng)新管理模式，開(kāi)發(fā)新的檔案信息資源
新形勢(shì)下，要加強(qiáng)檔案管理模式的創(chuàng)新，運(yùn)用創(chuàng)新的管理手段滿足日益發(fā)展的檔案管理工作的需要。創(chuàng)新管理模式，以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為工作平臺(tái)，建立數(shù)字管理系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)新的檔案信息資源，加大對(duì)檔案管理的投入，使檔案管理的整體模式跟上社會(huì)的發(fā)展。此外，通過(guò)創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的利用度，實(shí)現(xiàn)資源共享，使其更好的給事業(yè)單位服務(wù)。
3.4提高檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員的素質(zhì)很大程度上決定著檔案管理工作水平的高低，所以，提高檔案管理工作人員素質(zhì)，建立一只專業(yè)技術(shù)水平一流，管理能力強(qiáng)，職業(yè)素養(yǎng)高的檔案管理隊(duì)伍對(duì)檔案管理工作非常重要。在事業(yè)單位中，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，加強(qiáng)其專業(yè)水平和實(shí)踐能力，優(yōu)化工作人員檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)其綜合素質(zhì)。由于信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，所以要提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握進(jìn)一步提高檔案管理工作水平，運(yùn)用較強(qiáng)的綜合分析能力強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。
4結(jié)語(yǔ)
[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理
[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）03 — 0066 — 02
事業(yè)單位在日益發(fā)展中，體系制度、人才任用都向著更加健全全面的方向進(jìn)步，但是唯有檔案管理似乎在幾年內(nèi)都很少明顯的變動(dòng)，很多人認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單、創(chuàng)新性小，所以事業(yè)單位本身也沒(méi)有投入太多的精力在檔案管理方面進(jìn)行改革，但是我們不難發(fā)現(xiàn)近年來(lái)事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題層出不窮，而且很多問(wèn)題都是歷史遺留的，一直沒(méi)有改進(jìn)，所以檔案管理一直沒(méi)有進(jìn)步，也沒(méi)有好的發(fā)展。
一、事業(yè)單位檔案管理的范圍
第一部分是行政檔案管理。這一部分檔案中涉及到上級(jí)下發(fā)的文件，本單位發(fā)出的文件，各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)等，還有一些信函、會(huì)議記錄等，這一部分的檔案屬于行政范圍，是事業(yè)單位行政工作的主要內(nèi)容。對(duì)于上級(jí)的檔案文件一般會(huì)下發(fā)給部門(mén)進(jìn)行學(xué)習(xí)貫徹，比如針對(duì)十的召開(kāi)，開(kāi)展一些關(guān)于學(xué)習(xí)十精神的演講比賽或者相關(guān)活動(dòng)的通知等都屬于上級(jí)文件；本單位的文件比如說(shuō)針對(duì)上級(jí)文件我們單位自己將要組織什么樣的對(duì)應(yīng)活動(dòng)，或者為了提高單位工作人員的素質(zhì)，促進(jìn)工作更好地開(kāi)展，單位進(jìn)行一些諸如演講之類的比賽，這都是本單位的一些行政檔案。工作計(jì)劃或者總結(jié)之類的內(nèi)容是總體衡量一個(gè)部門(mén)、一段時(shí)間工作得失的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，各單位根據(jù)自己的不同情況不定時(shí)間的要求部門(mén)編寫(xiě)工作總結(jié)或者針對(duì)前一陣的部門(mén)發(fā)展撰寫(xiě)下一階段的工作計(jì)劃，這是讓部門(mén)工作不斷完善、不斷進(jìn)步的一種方式，也是我們事業(yè)單位行政檔案的一部分，還有一些信函會(huì)議記錄，這都是對(duì)單位發(fā)展的一種監(jiān)測(cè)監(jiān)督。
第二部分是人事檔案管理。這里面的內(nèi)容是每一個(gè)在編人員的全部檔案，包括在編人員的基本信息，在編人員受到獎(jiǎng)勵(lì)處分等信息。人事檔案是對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)最重要的物品，個(gè)人要晉職稱、轉(zhuǎn)調(diào)或者一些行動(dòng)都需要個(gè)人檔案作為支撐。如果沒(méi)有個(gè)人檔案，或者經(jīng)查有不屬實(shí)的地方，這些行為都將視為無(wú)效，所以個(gè)人檔案也受到每個(gè)人最大程度的重視，以至于很多時(shí)候當(dāng)我們說(shuō)起檔案，一部分人僅認(rèn)為是個(gè)人檔案。
第三部分是財(cái)務(wù)檔案管理。事業(yè)單位不同于行政單位，所以財(cái)務(wù)管理檔案也與行政單位有著很大的差別，財(cái)務(wù)檔案中包含有日常的財(cái)務(wù)支出憑證，每一次財(cái)務(wù)支出的目的、用途、金額等內(nèi)容都要做好全面的記錄，也要有相關(guān)的發(fā)票等作為支出用途的依據(jù)；還有各種財(cái)政收入，每一筆款項(xiàng)從何而來(lái)都要做好詳細(xì)記錄；對(duì)年度預(yù)算、預(yù)算調(diào)整、決算等工作做好存檔，是下一階段開(kāi)展財(cái)務(wù)總結(jié)預(yù)算工作的依據(jù)；年度季度的財(cái)務(wù)分析報(bào)告也是財(cái)務(wù)檔案的重要內(nèi)容，通過(guò)財(cái)務(wù)分析了解財(cái)務(wù)使用效率，還有諸如繳納的各種社會(huì)費(fèi)用、收支的立項(xiàng)計(jì)劃和執(zhí)行情況等，總之，單位的一切財(cái)務(wù)支出由財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行的整理分析都是事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案。
第四部分是業(yè)務(wù)檔案。這里主要內(nèi)容就是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)考核、業(yè)務(wù)會(huì)議記錄等內(nèi)容，像現(xiàn)在每年都會(huì)進(jìn)行的事業(yè)單位招考就屬于業(yè)務(wù)范圍，考試所使用的大綱、教材、參考資料等都是業(yè)務(wù)檔案，還有單位組織進(jìn)行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因業(yè)務(wù)需要采購(gòu)的圖書(shū)雜志等這些資料、材料都是業(yè)務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容，這些屬于業(yè)務(wù)范疇的工作內(nèi)容，有關(guān)資料的記錄就是以后類似工作的一個(gè)依據(jù)參照，所以這類資料同樣屬于檔案管理的內(nèi)容。
二、事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題
首先，檔案管理混論，沒(méi)有形成有效合理的管理方案。檔案作為一個(gè)人最為重要的證明，很多單位對(duì)其重要性并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到。很多事業(yè)單位檔案管理混亂，比如說(shuō)我們現(xiàn)在每年都會(huì)有地方的事業(yè)單位招考，這時(shí)候大批的人才被招進(jìn)事業(yè)單位，但是問(wèn)題在于很多單位并沒(méi)有及時(shí)地進(jìn)行檔案整理存檔。在一些大的單位這種現(xiàn)象還稍微好一些，對(duì)招進(jìn)的人才能夠及時(shí)了解調(diào)查，然后把檔案整理歸類存檔；一些小的單位或者地區(qū)比較偏遠(yuǎn)的單位，這樣的存檔管理就比較懈怠，混亂的情況也就時(shí)常存在。
其次，檔案管理員素質(zhì)不高，缺少專門(mén)的檔案管理專員。檔案管理看似簡(jiǎn)單，其實(shí)蘊(yùn)含著豐富的學(xué)問(wèn)，但是現(xiàn)在我們看來(lái)，很多的事業(yè)單位沒(méi)有專門(mén)從事檔案管理的專員，在進(jìn)行事業(yè)單位考試的時(shí)候檔案管理員一欄的專業(yè)限制很多都是不限，而且大多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到應(yīng)該派專門(mén)人員從事檔案管理，更有甚者很多單位派一些退居二線年齡較大的人員從事檔案管理，所以很多情況下事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)較低，缺少專業(yè)性。
第三，事業(yè)單位檔案管理制度落后，并且缺少科學(xué)性和技術(shù)性?，F(xiàn)在單位發(fā)展注重效益，辦公室、財(cái)務(wù)部才是主要的改革發(fā)展部門(mén)，大部分單位都忽視了檔案管理部門(mén)的制度改革。一般人會(huì)認(rèn)為，檔案管理就是簡(jiǎn)單的存檔調(diào)動(dòng)，但是檔案管理的過(guò)程步驟卻是非常重要、周全的，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個(gè)人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)都有應(yīng)用，但是在事業(yè)單位的管理部門(mén)卻沒(méi)有很好地利用起來(lái)，檔案入網(wǎng)、跟隨記錄這些都沒(méi)有做到位，所以龐雜的檔案也就得過(guò)且過(guò)地管理著，沒(méi)有形成很好的制度體系。
第四，對(duì)檔案管理的重要性沒(méi)有認(rèn)識(shí)到位，思想態(tài)度懈怠。檔案分為很多不同的類型，事業(yè)單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來(lái)說(shuō)，涉及到國(guó)家政府部門(mén)的文件方針；從微觀來(lái)說(shuō)，有各自單位的文件和人事檔案。國(guó)家政策方針關(guān)系到國(guó)家發(fā)展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個(gè)人來(lái)說(shuō)，每個(gè)人的檔案就是自己人生經(jīng)歷的一個(gè)證明，如果這個(gè)證明出了問(wèn)題后果將不堪設(shè)想。不論從哪個(gè)角度來(lái)說(shuō)，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒(méi)與對(duì)此有所重視。筆者認(rèn)為態(tài)度決定一切，正是因?yàn)閱挝恢袥](méi)有人足夠地重視檔案的重要性，所以檔案管理才會(huì)一直比較松散，制度化、信息化一直得不到落實(shí)，這樣就使得檔案工作長(zhǎng)期處在被忽略的狀態(tài)下，工作人員也是應(yīng)付了事，長(zhǎng)此以往檔案管理就會(huì)陷入混亂，文件丟失、秘密外泄，這樣不可想象的嚴(yán)重后果總有一天也會(huì)接踵而至。
三、如何促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的更好發(fā)展
（一）加強(qiáng)制度化管理，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的有序發(fā)展
“檔案管理是整個(gè)行政事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證?！薄?〕制度是任何單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保障之一，沒(méi)有規(guī)矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進(jìn)行也必須進(jìn)行一些制度化的管理控制。首先，對(duì)在職人員的檔案管理應(yīng)該認(rèn)真整理，按照單位的要求根據(jù)不同的類別分類整理，方便以后查找，對(duì)于一些新進(jìn)人員的檔案應(yīng)該及時(shí)記錄，對(duì)于一些將要退休人員的檔案應(yīng)該按照程序整理歸類。其次，對(duì)于一些轉(zhuǎn)調(diào)人員的檔案，應(yīng)該制定嚴(yán)格的提取檔案，轉(zhuǎn)走檔案的轉(zhuǎn)接制度，保證檔案在轉(zhuǎn)接過(guò)程中沒(méi)有中間漏洞，不會(huì)因?yàn)橹虚g環(huán)節(jié)沒(méi)有監(jiān)管到造成檔案的遺失。檔案整理應(yīng)該按照編號(hào)分類放好，對(duì)于一些借出的檔案應(yīng)該記錄清楚，對(duì)借出時(shí)間、歸還時(shí)間做出整體細(xì)致的記錄，歸還后應(yīng)該按照原來(lái)的分類檢查清楚后放回原處。檔案歸還時(shí)應(yīng)該檢查好檔案內(nèi)容，對(duì)于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責(zé)任，用嚴(yán)密的管理制度和嚴(yán)格的法律規(guī)范，規(guī)范檔案管理行為。
（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量
管理人員的素質(zhì)是檔案管理好壞的重要決定因素，如果一個(gè)單位派遣專門(mén)的人員管理檔案，加上完善的制度，檔案管理自然也就成為單位上下重視的問(wèn)題之一。在招聘的時(shí)候，事業(yè)單位應(yīng)該注意檔案專門(mén)人才的招聘，只有用專門(mén)人才才能保證檔案管理的專業(yè)化；另外，單位人員在安排崗位時(shí)，要認(rèn)識(shí)到檔案管理的職位不是隨便一個(gè)人就可以勝任的，要選擇接受能力強(qiáng)、邏輯能力強(qiáng)的人管理，只有這樣才能保證檔案管理的有序運(yùn)行。比如說(shuō)，檔案一般是紙質(zhì)的形式存在于檔案館內(nèi)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候要注意室溫、防潮、防蟲(chóng)，這些工作都應(yīng)該由專業(yè)人員從事，明確了解用量、用度保證檔案的質(zhì)量和安全；如果用一般人員從事檔案管理，很有可能會(huì)忽視這些情況，造成檔案損失，因此提升檔案管理員的素質(zhì)是十分必要的。
（三）增強(qiáng)檔案管理的科技性，讓檔案管理與現(xiàn)代科技接軌
“計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛運(yùn)用使檔案信息管理逐漸邁入了現(xiàn)代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發(fā)展創(chuàng)造了契機(jī)。”我們應(yīng)該注意讓事業(yè)單位的檔案管理入網(wǎng)，并且單位之間可以結(jié)成全部事業(yè)單位的整體檔案網(wǎng)絡(luò)，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運(yùn)行的問(wèn)題，也讓檔案有一個(gè)備份，這樣也可以方便單位之間的人事調(diào)動(dòng)檔案轉(zhuǎn)接。類似條碼掃描、影像掃描之類的儀器設(shè)備都可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設(shè)備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。比如，現(xiàn)在很多企業(yè)投資讓云技術(shù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學(xué)性和效率，這為我們檔案管理提供了一個(gè)新的借鑒，科技進(jìn)入檔案管理是一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，只有把科技與檔案管理良好的結(jié)合才能促進(jìn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。
（四）提高思想意識(shí)，重視檔案管理
各事業(yè)單位尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好帶頭表率作用，重視檔案管理工作，把檔案管理作為日常管理的重要一環(huán)，尤其是一些重要檔案的管理要納入日常的工作議題中。在辦公會(huì)議上，應(yīng)該適時(shí)對(duì)檔案管理的方式方法、遇到的問(wèn)題等內(nèi)容進(jìn)行討論，共同解決問(wèn)題研究方案，把單位的檔案管理工作放在與其他工作平行的位置上?？梢猿闪ｉT(mén)的檔案管理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)班子，定期對(duì)檔案室的有關(guān)情況進(jìn)行調(diào)查了解，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題。對(duì)于提高管理的一些可行性方案，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給與足夠的支持與肯定，加強(qiáng)檔案室硬件管理，定期對(duì)檔案管理工作作出考核評(píng)定，在全單位樹(shù)立起重視檔案管理的意識(shí)和作風(fēng)。
我們通過(guò)上文的分析，首先找到了檔案管理存在的一些問(wèn)題，這些問(wèn)題并不是太大的問(wèn)題，但是時(shí)間太久又遲遲沒(méi)有改進(jìn)所以改變起來(lái)會(huì)有一些阻礙，但是我們根據(jù)這些情況提出了建議措施。如果事業(yè)單位能夠進(jìn)行一番大刀闊斧的改革，事業(yè)單位的檔案管理會(huì)有一次大的進(jìn)步，也可以為以后的檔案管理發(fā)展提供更好的環(huán)境和基礎(chǔ)。
〔參 考 文 獻(xiàn)〕
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〔2〕史毓，王愛(ài)珍.事業(yè)單位人事檔案的信息化管理〔J〕.現(xiàn)代營(yíng)銷：學(xué)苑版， 2011，（06）.
〔3〕程巧玲.事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策分析〔J〕.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011，（20）.
【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)；信息化
1.緒言
事業(yè)單位的檔案管理是對(duì)由本單位有關(guān)的檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供各種檔案利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案在事業(yè)單位的最直接的體現(xiàn)。具體的檔案管理工作非常復(fù)雜，包括對(duì)檔案的收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯和研究，并為相關(guān)的對(duì)象提供檔案的利用服務(wù)。檔案管理工作是將大量分散凌亂的的檔案進(jìn)行集中化、系統(tǒng)化、優(yōu)質(zhì)化以及廣泛化的處理，滿足社會(huì)對(duì)于檔案管理的要求。
2.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
事業(yè)單位是為社會(huì)提供各種服務(wù)為目的的社會(huì)組織，它不以盈利為主要目的。由于事業(yè)單位的服務(wù)性質(zhì)，它的檔案管理工作就受到了極大的關(guān)注。事實(shí)上，就檔案管理的基本性質(zhì)和主要作用來(lái)講，它是一項(xiàng)管理性和服務(wù)性以及政治性相結(jié)合的工作，檔案管理的具體工作不會(huì)產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，而管理成果也不被檔案管理機(jī)構(gòu)的相關(guān)人員利用，從另一個(gè)方面來(lái)講，檔案管理工作并不是孤立的，而是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分，檔案管理通過(guò)為社會(huì)上的有需要的人群提供相關(guān)的檔案服務(wù)，是他區(qū)別于其他服務(wù)行業(yè)的一個(gè)顯著的特點(diǎn)。由于受一系列原因的影響，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作依然存在很多問(wèn)題，相關(guān)的負(fù)責(zé)人要認(rèn)識(shí)到這些問(wèn)題，尋找問(wèn)題的根源所在，并積極地加以解決。
2.1 管理制度混亂
事業(yè)單位檔案管理的首要問(wèn)題就是檔案管理制度非常混亂，很大一部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理不夠重視，沒(méi)有建立相關(guān)的管理制度，有的雖然建立了管理制度，但是執(zhí)行力度非常差，制度常常流于形式。檔案管理人員的責(zé)任心也非常的差，大堆大堆的檔案在檔案室堆積如山，檔案的收集也不全面，丟失現(xiàn)象非常普遍。特別是一些外借的檔案，沒(méi)有履行相關(guān)的外借手續(xù)，有借無(wú)還的現(xiàn)象經(jīng)常存在，也有很多人鉆檔案制度管理的空子，私自對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行涂改，嚴(yán)重的損害了檔案的真實(shí)性。[1]
2.2 利用率非常低
眾所周知的是，雖然檔案資料沒(méi)有辦法直接轉(zhuǎn)化成社會(huì)財(cái)富，但是它所能夠提供的信息卻對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有著非常重要的推動(dòng)作用，這一點(diǎn)，即使是很多的專業(yè)檔案管理人員也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到，所以在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，出現(xiàn)了重收藏輕利用的局面，非常重視對(duì)檔案的歸類和收藏，但是對(duì)于檔案的利用價(jià)值卻沒(méi)有很好的宣傳，所以即使是單位的員工，對(duì)于檔案的利用效益都不夠了解。也正是由于對(duì)檔案的利用價(jià)值缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，所以事業(yè)單位的檔案管理存在信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高的問(wèn)題。
2.3 檔案管理手段非常落后
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及提高了人們處理信息的效率，因此，非常普遍的運(yùn)用在日常的生活與辦公過(guò)程中，它的管理手段也在不斷地進(jìn)步，遺憾的是，大部分事業(yè)單位并沒(méi)有積極地將這項(xiàng)技術(shù)引入到日常的檔案管理過(guò)程中去，而依然采用人工管理的手段，檔案管理的效率非常低，出錯(cuò)率也非常的高。除此之外，檔案管理的辦公地點(diǎn)條件也非常簡(jiǎn)陋，檔案柜陳舊老化，檔案室的建設(shè)相當(dāng)?shù)穆浜蟆?/p>
2.4 缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求非常高的職業(yè)，不得不提的是，現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理人員絕大多數(shù)不具備相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)的檔案管理理論知識(shí)，無(wú)論在專業(yè)素質(zhì)還是文化層次上都有欠缺。知識(shí)結(jié)構(gòu)的不合理是一方面，檔案管理人員素質(zhì)不高的另一方面表現(xiàn)在他們的工作態(tài)度上，由于上級(jí)管理人員對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，很多管理人員工作積極性也不夠高，工作態(tài)度消極散漫，人浮于事，極大地降低了檔案管理工作的效率，影響了檔案管理信息的收集與處理。[2]
3.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略
要克服上文中所列舉的事業(yè)單位檔案管理的不足之處，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新性管理，首先需要事業(yè)單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從制度上入手，在單位內(nèi)部建立完善的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案的有效利用，采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，并選用專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)人員進(jìn)行管理。從根本上提高事業(yè)單位檔案管理水平，筆者根據(jù)自身多年的事業(yè)單位檔案管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)管理的創(chuàng)新性手段進(jìn)行了歸納總結(jié)：
3.1 提高認(rèn)識(shí)，完善職責(zé)
要使事業(yè)單位的檔案管理制度有條不紊的進(jìn)行，必須在事業(yè)單位內(nèi)部建立起完善的檔案管理制度，從制度上明確檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)。事實(shí)上，對(duì)檔案管理工作加大宣傳力度是做好工作的前提條件，但是這種宣傳也必須建立在完善的機(jī)構(gòu)上。我們要通過(guò)宣傳，提高事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，還應(yīng)該完善檔案管理機(jī)制，明確各個(gè)負(fù)責(zé)人的相關(guān)責(zé)任，也可以根據(jù)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)立配備兼職性質(zhì)的管理人員，在單位建立起一個(gè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的效率。[3]
3.2 培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員
上文提到，檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，因此，要做好事業(yè)單位的檔案管理工作，必須重視人的力量。首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過(guò)硬的管理人才；其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該分為兩個(gè)部分，一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合事業(yè)單位具體的工作，使理論知識(shí)能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合；二要加強(qiáng)對(duì)其工作態(tài)度的培養(yǎng)，改變以往做一天和尚敲一天鐘的工作心態(tài)，將激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理工作中來(lái)，提高他們的工作積極性。
3.3 建立現(xiàn)代化的檔案管理體系
加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案創(chuàng)新性管理的一個(gè)非常重要的內(nèi)容，就是要將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入管理過(guò)程中，提高管理工作的準(zhǔn)確性，從而使檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展。在檔案管理過(guò)程中引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還必須要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化他們信息化技術(shù)操作手段，使他們能夠熟練地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，完成檔案管理的自動(dòng)化和電子化處理。
參考文獻(xiàn)
[1]楊軍.高校人事檔案管理策略分析[J].黑龍江檔案,2010,(7)
1事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題
檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，與各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣。檔案管理工作具有完善的工作制度，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要按照規(guī)章制度來(lái)完成，但隨著社會(huì)環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的管理流程開(kāi)始暴露出不足之處，出現(xiàn)了一些新時(shí)期的新問(wèn)題，成為事業(yè)單位管理工作高效運(yùn)行的阻礙之一。具體來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。
1.1制度長(zhǎng)期不完善且內(nèi)容流于形式
事業(yè)單位的檔案管理制度，大多數(shù)照搬了上級(jí)機(jī)構(gòu)的政策和內(nèi)容，但在運(yùn)行時(shí)缺乏本單位的實(shí)際情況參考，導(dǎo)致部分管理制度發(fā)生混亂，缺乏統(tǒng)一的優(yōu)化機(jī)制。此外，個(gè)別單位長(zhǎng)期忽視檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作的關(guān)注、支出和設(shè)施完善缺乏足夠的積極性。長(zhǎng)期的不重視和制度的不完善，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作與實(shí)際工作產(chǎn)生了錯(cuò)位和脫節(jié)，檔案的留存與機(jī)構(gòu)運(yùn)行之間沒(méi)有形成應(yīng)有的閉環(huán)，一些管理制度執(zhí)行不力，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。
1.2傳統(tǒng)檔案電子化比例低
隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各級(jí)檔案管理部門(mén)已經(jīng)開(kāi)始大力推定檔案的信息化管理，新技術(shù)的應(yīng)用十分普遍。檔案管理的信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的重要轉(zhuǎn)型節(jié)點(diǎn)，既要將新的檔案實(shí)現(xiàn)原件與電子存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，還要將原有的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案。但也要看到，仍有一些基層機(jī)構(gòu)未能將檔案的信息化工作提上日程，依然在觀望中，傳統(tǒng)的檔案管理降低了工作效率，也不利于與上級(jí)單位的信息化網(wǎng)絡(luò)相連，制約了體系內(nèi)整體工作的開(kāi)展。
1.3缺乏高層次檔案管理專業(yè)人才
人才是事業(yè)單位各項(xiàng)專業(yè)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，事業(yè)單位的檔案管理工作也需要高層次的人才，實(shí)現(xiàn)管理工作的不斷升級(jí)。但實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理工作從業(yè)人員，大多數(shù)缺乏檔案專業(yè)的學(xué)習(xí)和系統(tǒng)化培訓(xùn)，而是從其他崗位轉(zhuǎn)型而來(lái)，在缺乏專業(yè)知識(shí)的前提下，完全不具備檔案管理的基本常識(shí)和手段，系統(tǒng)化的管理也成為無(wú)稽之談。專業(yè)程度不夠的檔案管理人員，只能承擔(dān)資料的收集和裝訂，無(wú)法挖掘出一份檔案資料背后的歷史價(jià)值和重要意義。檔案管理工作雖然也有一部分水平高的專業(yè)人才，但他們往往身兼數(shù)職，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)移性和系統(tǒng)化。
2檔案管理工作優(yōu)化需遵守的原則
2.1差異化與統(tǒng)一化兼顧原則
優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來(lái)說(shuō)，在制定基層事業(yè)單位的檔案管理制度時(shí)，一方面要考慮國(guó)家和上級(jí)部門(mén)的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度，作為核心的依據(jù)，這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求;另一方面則需要考慮本單位的實(shí)際情況，將行業(yè)特點(diǎn)、單位特點(diǎn)與既有法規(guī)相結(jié)合，制定出適用單位內(nèi)部運(yùn)行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。在這一原則下，檔案管理制度才能更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，在實(shí)際工作中能夠高效施行。
2.2制度與執(zhí)行并重原則
檔案管理工作使事業(yè)單位內(nèi)部的各個(gè)部門(mén)都密切關(guān)聯(lián)，對(duì)非專業(yè)人士來(lái)說(shuō)具有一定的行業(yè)障礙，因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。在執(zhí)行過(guò)程中，專業(yè)管理人員要及時(shí)與各部門(mén)的檔案專管員進(jìn)行溝通，履行對(duì)檔案收集、管理和維護(hù)的基本職責(zé)，并加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷改善和優(yōu)化管理制度。
2.3檔案管理人員權(quán)責(zé)統(tǒng)一原則
檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的主要執(zhí)行者，是事業(yè)單位檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。為此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理，做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一，使其充分意識(shí)到自身工作的職責(zé)和所享受的權(quán)益，并在具體工作中予以保障，以此來(lái)激發(fā)他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。
3事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略的建議
3.1創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念
事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評(píng)價(jià)層面，但在管理制度上存在較多的共通之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來(lái)說(shuō)在于管理理念的落后，主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進(jìn)步，整個(gè)單位的管理水平便難以提高，無(wú)法跟上時(shí)代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級(jí)優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過(guò)借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機(jī)地融入檔案管理工作中，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制，提高運(yùn)行質(zhì)量。
3.2創(chuàng)新制度管理，加強(qiáng)法規(guī)落實(shí)和制度考核
切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開(kāi)展的基礎(chǔ)。一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進(jìn)性，事業(yè)單位應(yīng)該對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)的各項(xiàng)制度進(jìn)行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進(jìn)行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項(xiàng)具體工作，要求制度與實(shí)際工作要嚴(yán)密結(jié)合;另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚(yú)兩天曬網(wǎng)。
在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢(shì)所趨，但在制度層面，還缺乏對(duì)電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時(shí)保存紙質(zhì)材料，都要嚴(yán)格分類和履行。此外，如何保障電子檔案的安全性和真實(shí)性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問(wèn)題并嚴(yán)格執(zhí)行，需要加強(qiáng)督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。
3.3創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實(shí)現(xiàn)普遍化
檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過(guò)采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時(shí)申報(bào)備案、普通檔案定時(shí)備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進(jìn)檔案管理工作的不斷完善，充實(shí)事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確?；パa(bǔ)性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實(shí)際工作中必然會(huì)出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個(gè)別資料難以查閱的情況。因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。
3.4創(chuàng)新人才培育機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)培訓(xùn)
要實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過(guò)開(kāi)展定期或者不定期的培訓(xùn)，來(lái)提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運(yùn)用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。與此同時(shí)，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高工作人員檔案管理知識(shí)和技能，使其明確自身職責(zé)，以此促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)、順利地開(kāi)展。
3.5創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制
確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的正常進(jìn)行，離不開(kāi)軟硬件設(shè)備的大力支持。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在充分結(jié)合檔案管理實(shí)際狀況的基礎(chǔ)上，對(duì)單位所要用到的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施做好相應(yīng)的配置與更新工作，以便減少對(duì)信息化建設(shè)帶來(lái)的不利影響。在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設(shè)的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術(shù)性的失誤而造成成本的過(guò)度浪費(fèi)。
對(duì)檔案信息要進(jìn)行統(tǒng)一化管理，同時(shí)還要在這個(gè)統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這才是促進(jìn)檔案管理信息化的最理想模式。要想加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，要成立專業(yè)的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協(xié)商，經(jīng)過(guò)討論才能提出關(guān)于加強(qiáng)檔案管理的長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)，制定出與之相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和方案，不斷擴(kuò)大投資規(guī)模，提高經(jīng)費(fèi)的預(yù)算水平，盡快解決好重大的問(wèn)題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。
1.1事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視度不夠
在事業(yè)單位檔案中儲(chǔ)存著大量重要信息，與事業(yè)單位的工作發(fā)展有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。如單位員工的身份背景、工作流程的詳細(xì)記錄等，檔案管理工作一旦疏漏，就會(huì)發(fā)生一些數(shù)據(jù)泄露、個(gè)人隱私被侵犯等嚴(yán)重后果。所以，檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講絕對(duì)是至關(guān)重要的，需要事業(yè)單位以及檔案管理工作人員對(duì)該工作加以高度重視。但是實(shí)際上，情況卻不盡如人意。由于再完美的檔案管理工作也不能給事業(yè)單位帶來(lái)任何實(shí)質(zhì)上的效益，所以大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者也存在輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，這種消極態(tài)度也會(huì)影響到下級(jí)員工，包括檔案管理工作的直接實(shí)施者———檔案管理人員。許多檔案管理人員還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對(duì)檔案文件進(jìn)行整理與保管的工作，再加上受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度影響，檔案管理人員很難對(duì)工作付出努力，導(dǎo)致檔案管理工作始終處于一種得過(guò)且過(guò)的狀態(tài)，員工們不能按時(shí)進(jìn)行相關(guān)檔案記錄工作，拖延工作時(shí)間，最后越積越多，只能一帶而過(guò)，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。
1.2檔案管理模式落后、設(shè)備老舊
大部分檔案管理部門(mén)仍舊以賬目記錄、書(shū)本記載為主要方法，以傳統(tǒng)的檔案管理模式低效運(yùn)營(yíng)著。隨著科技的進(jìn)步與信息化時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法將如此巨大的信息量快捷、有效地存入檔案庫(kù)中。同時(shí)，由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作不夠重視，不能及時(shí)更換檔案管理工作需要的新設(shè)備，很大程度上限制了檔案管理員的檔案數(shù)據(jù)記錄速度以及檔案查閱的效率。
1.3檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與職業(yè)素養(yǎng)不夠
檔案管理工作看似容易，但實(shí)際工作中高效的檔案管理工作是基于專業(yè)的檔案管理知識(shí)和不凡的職業(yè)素養(yǎng)。但是大多數(shù)檔案管理部門(mén)都認(rèn)為這項(xiàng)工作非常簡(jiǎn)單，只要工作態(tài)度端正一些、工作效率高一些就可以完成的很好，致使大部分員工對(duì)專業(yè)知識(shí)的研究、職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到信息化檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際工作中，一些員工缺乏專業(yè)知識(shí)，沒(méi)能掌握專業(yè)的檔案管理技術(shù)，甚至不能很好地完成一些基礎(chǔ)工作項(xiàng)目，致使檔案管理工作效率低下，工作業(yè)績(jī)也不盡如人意;還有一些員工缺乏職業(yè)素養(yǎng)，工作穩(wěn)定性差，以至于出現(xiàn)員工突然辭職甚至是檔案數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象，對(duì)事業(yè)單位來(lái)講是一個(gè)不小的安全隱患。
2完善事業(yè)單位檔案管理工作的對(duì)策
根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)完善檔案管理工作，著重抓好針對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀的以下幾點(diǎn)對(duì)策:
2.1提高員工對(duì)檔案管理工作的理解認(rèn)識(shí)、專業(yè)知識(shí)與職業(yè)素養(yǎng)
我國(guó)政府曾經(jīng)頒布了一些與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，例如《檔案法》、《檔案管理法》等，目的就是為了讓各事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視起來(lái)。但實(shí)際情況卻不盡如人意，為了改善現(xiàn)狀，各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理員工努力學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)和專業(yè)知識(shí)，使其具備足夠的專業(yè)能力完成檔案管理工作;加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，通過(guò)宣傳教育提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，保證檔案管理工作能夠安全、穩(wěn)定地進(jìn)行。同時(shí)，檔案管理人員在加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)與職業(yè)素養(yǎng)的過(guò)程中，會(huì)越來(lái)越重視檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)其在事業(yè)單位發(fā)展道路上的重要意義，進(jìn)一步深化檔案管理人員對(duì)檔案和檔案管理的理解與認(rèn)識(shí)。
2.2建立新型檔案管理模式，加大資金投入
由于傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適用于信息化時(shí)代，需要運(yùn)行新型信息化檔案管理模式來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)模式完成檔案管理工作。計(jì)算機(jī)作為社會(huì)信息化的主要工具，使其逐漸成為新型檔案管理模式的重要角色。合理運(yùn)用相關(guān)記錄軟件可以有效幫助檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)快捷、有序、完整地錄入電腦檔案庫(kù)中。檔案管理人員可以建立一個(gè)檔案查閱網(wǎng)，再把數(shù)據(jù)上傳至該網(wǎng)站，供人查閱，不管是從檔案管理人員角度還是從查閱人員角度上來(lái)看，都節(jié)省了大量精力和時(shí)間。同時(shí)，檔案管理人員還要重視網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)防范計(jì)算機(jī)病毒的侵入，避免檔案信息被非檔案擁有者盜取。另一方面，運(yùn)行新的檔案管理模式需要置辦優(yōu)越的辦公環(huán)境以及大量先進(jìn)設(shè)備引進(jìn)，巨額花銷自然少不了，而一些區(qū)域的經(jīng)濟(jì)條件并不理想。這時(shí)，檔案管理部門(mén)可以向地方政府申請(qǐng)資金補(bǔ)助，利用這些資金購(gòu)進(jìn)新的相關(guān)檔案管理設(shè)備，并且置辦優(yōu)越的檔案管理辦公環(huán)境，有助于新型管理模式的運(yùn)行和檔案管理工作的完善。
2.3全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源
