發(fā)布時間：2023-02-12 01:45:11
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的會計檔案管理辦法樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關(guān)鍵詞 會計信息化 財務(wù)檔案 檔案管理信息化
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A
一、醫(yī)院財務(wù)檔案管理內(nèi)容
財務(wù)檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是企業(yè)進行經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映，是各單位的重要檔案之一。醫(yī)院財務(wù)檔案與企業(yè)財務(wù)檔案的基本內(nèi)容類似，一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證（收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種）、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等內(nèi)容。會計賬簿包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。會計報表包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由會計部門負責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
二、醫(yī)院會計信息化背景下的財務(wù)檔案特點分析
醫(yī)院實行會計信息化以后，數(shù)據(jù)庫的功能彰顯，產(chǎn)生大量依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，使財務(wù)檔案具有了許多新的特點，具體分析如下：傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案比較直觀，而信息化檔案主要存儲在計算機系統(tǒng)，需要依靠財務(wù)軟件才能夠使用。傳統(tǒng)檔案只能夠紙質(zhì)存儲，而信息化系統(tǒng)下的財務(wù)檔案可以打印輸出，同時可以從信息系統(tǒng)查詢數(shù)據(jù)，使用更加方便快捷。同時，信息化系統(tǒng)下的檔案易于修改、復(fù)制、查詢和傳遞，內(nèi)審和外審都比較方便。最后，信息系統(tǒng)下財務(wù)檔案能夠達到無紙化查詢，減少了查詢傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所需時間，極大提高了工作效率和質(zhì)量，有利于檔案資源的整合管理。
三、會計信息化后財務(wù)檔案管理辦法探討
醫(yī)院的財務(wù)檔案既是記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，又是醫(yī)院檔案的重要組成部分。醫(yī)院的財務(wù)檔案是否真實、齊全、準確、完整，將直接影響到醫(yī)院財務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。結(jié)合會計信息化后財務(wù)檔案的特點，我們進一步探討如何更加科學(xué)合理的管理財務(wù)檔案。
（一）加強計算機軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
會計信息化系統(tǒng)的構(gòu)建和使用依賴于良好的軟件和硬件環(huán)境，相應(yīng)產(chǎn)生的財務(wù)檔案管理也離不開軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施。良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，根據(jù)信息化要求組建檔案信息網(wǎng)絡(luò)。
同時，選擇合適的財務(wù)軟件，在使用軟件時要采取保密和授權(quán)措施，避免財務(wù)檔案被篡改，能夠追查軟件使用人的全部活動。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，軟件開發(fā)商要做好維護升級工作，確保財務(wù)軟件使用的一貫性，從而提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準性、一致性和可持續(xù)性。
（二）做好財務(wù)檔案的備份、整理和利用。
財務(wù)檔案至少每月備份一次，同時月末將會計憑證的打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲存，年末將各種報表打印出紙質(zhì)檔案裝訂儲存，以便今后查閱使用。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封，備份軟盤應(yīng)裝在保護封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。
（三）加強會計信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。
要加強內(nèi)部控制，簡歷數(shù)據(jù)保密制度，授權(quán)管理制度等。通過密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，不同角色財務(wù)人員設(shè)置不同權(quán)限；建設(shè)內(nèi)網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)隔離，專門用于會計信息系統(tǒng)建設(shè)，防止黑客盜取財務(wù)信息等安全隱患，保障會計信息化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全運行。
（四）提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)。
財務(wù)部門員工要針對信息化系統(tǒng)加強培訓(xùn)，使其具備計算機基礎(chǔ)知識，適應(yīng)信息化技術(shù)發(fā)展的需要，提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。同時，醫(yī)院財務(wù)檔案人員應(yīng)當(dāng)定期參加檔案專業(yè)的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，運用檔案知識，把醫(yī)院會計檔案資料按法規(guī)要求規(guī)范地移交給醫(yī)院檔案管理機構(gòu)，保證財務(wù)檔案的安全完整。
（五）建立健全醫(yī)院財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度。
要使醫(yī)院財務(wù)檔案規(guī)范化，必須將檔案管理工作納入醫(yī)院工作的總體，制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務(wù)檔案工作作人員職責(zé)》、《立卷歸檔制度》、《財務(wù)檔案保管制度》、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》、《財務(wù)檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循、規(guī)范運行。
（六）提高領(lǐng)導(dǎo)對財務(wù)檔案管理的重視程度。
財務(wù)檔案管理作為醫(yī)院科學(xué)管理的基礎(chǔ)工作，是加強醫(yī)院的科學(xué)管理工作中的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視財務(wù)檔案管理工作，完善管理制度，確保財務(wù)檔案能夠真實、準確、完整的做好管理工作，財務(wù)檔案的真實和完整直接的影響到醫(yī)院的發(fā)展，財務(wù)檔案的高效利用是領(lǐng)導(dǎo)者決策的重要依據(jù)。在實際工作中，應(yīng)該形成醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)主抓、財務(wù)負責(zé)人主管、財務(wù)檔案專管入員負責(zé)的管理體制，重視財務(wù)財務(wù)管理。設(shè)置專門的檔案室，培養(yǎng)并指定專人負責(zé)財務(wù)檔案管理，保證財務(wù)檔案管理所需的人力和物力。
會計檔案亦是企業(yè)檔案的重要組成部分，多年來始終受到國家財政與檔案主管機關(guān)重視：1984年，財政部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)《會計檔案管理辦法》；1998年8月，財政部、國家檔案局針對我國市場經(jīng)濟發(fā)展，經(jīng)濟和會計工作中的新情況、新問題及原會計檔案管理規(guī)定中不適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展和會計改革要求的問題，重新修訂了《會計檔案管理辦法》；1999年頒布的《會計法》。國家一系列法律法規(guī)不僅為會計檔案管理提供了法律依據(jù)，同時表明在市場經(jīng)濟條件下和建立現(xiàn)代企業(yè)制度進程中，加強會計檔案管理，對于貫徹執(zhí)行《會計法》，提高會計工作科學(xué)化、規(guī)范化水平具有重要意義和作用。
為加強我國會計檔案的科學(xué)管理，《會計法》原則規(guī)定了會計檔案的范圍、保管、銷毀等問題，從而將會計檔案管理納入法制化軌道。會計檔案管理是一項技術(shù)性、政策性都很強的工作，為此，《會計法》授權(quán)國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定《會計檔案管理辦法》，對會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀，以及單位變更后的會計檔案管理等問題作出了更加明確的規(guī)定。
各種法規(guī)頒布以來，我集團堅持把會計檔案管理作為企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容，先后制定了《會計檔案管理暫行規(guī)定》、《會計檔案整理標(biāo)準》等制度標(biāo)準，推行了會計檔案集中統(tǒng)一管理，集團公司主要生產(chǎn)、輔助單位的會計檔案紛紛移交檔案部門保管，提高了會計檔案規(guī)范化管理水平。1999年，根據(jù)國家頒布的《會計法》，結(jié)合我集團實際情況，檔案主管部門會同財務(wù)部門重新修訂了我集團《會計檔案管理辦法》，加大了會計檔案管理力度，進一步提高了我集團會計檔案工作的管理水平。具體體現(xiàn)在以下諸方面：
一、對交由檔案部門管理的會計檔案進行了系統(tǒng)整理、排列、編目，有的檔案室還引進計算機管理模式，形成了比較好的管理基礎(chǔ)，為及時、快捷查閱創(chuàng)造了條件。
二、會計檔案移交檔案部門管理，減輕了會計人員負擔(dān)。確保了會計核算材料的安全質(zhì)量。
三、對會計檔案實行集中統(tǒng)一管理，符合檔案法規(guī)要求，使企業(yè)檔案更加齊全完整。
四、由于會計檔案借閱實行嚴格的審批手續(xù)，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護了企業(yè)秘密。
五、會計檔案管理規(guī)范化，促進了會計檔案作用發(fā)揮。據(jù)統(tǒng)計，近年來會計檔案為我集團內(nèi)部審計、清產(chǎn)核資、追收欠款、解決經(jīng)濟糾紛、維護合法權(quán)益提供了依據(jù)和參考。取得明顯成效與經(jīng)濟效益。
六、集團公司實施會計電算化后，按照國家有關(guān)規(guī)定制定了相應(yīng)的實施細則，對會計檔案存檔手續(xù)、保證備份數(shù)據(jù)的安全：打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式的會計檔案管理：對隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤，均作為會計檔案保管；同時對備份磁盤會計檔案出借的管理及對偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細的規(guī)定，通過一系列可操作性的規(guī)定，不僅完善了內(nèi)控制度也保證了會計檔案完好。
縱觀我集團會計檔案管理工作，雖然取得一定成績，但也存在一些問題：
(一)少數(shù)單位的會計檔案未能按法規(guī)要求管理?！稌嫹ā芬?guī)定“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管”。截止目前，我集團少數(shù)輔助單位或“三產(chǎn)”企業(yè)仍存在著會計部門自行保管會計檔案現(xiàn)象。
(二)部分超過保管期限的會計檔案不能及時鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限已滿的會計檔案除未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀外，可以按照報批程序銷毀。由于很多應(yīng)銷毀會計檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門工作量，并影響檔案庫房、裝具合理使用。
(三)會計電算化給會計檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會計電算化技術(shù)的普遍應(yīng)用，與之俱來的會計電算化所形成會計核算材料的歸檔、保管、利用問題，檔案部門目前尚無較為明確的管理規(guī)定與標(biāo)準，還有待研究探討。
為深入貫徹落實《會計法》，加強會計檔案管理，筆者建議如下：
一、提高認識，把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的一項內(nèi)容來抓。會計檔案管理是會計工作組成部分，直接關(guān)乎企業(yè)財務(wù)管理水平和經(jīng)濟效益。有關(guān)方面應(yīng)把會計檔案管理作為貫徹《會計法》的具體內(nèi)容，為規(guī)范有序的會計工作夯實基礎(chǔ)。
財務(wù)信息化在過去一段時間取得了巨大的進步，符合時代潮流的財務(wù)核算和分析的軟硬件不斷更新，很多企事業(yè)單位和政府機關(guān)都在用先進的財務(wù)分析軟件進行財務(wù)核算和分析。財務(wù)信息化的巨大進步極大地提升了企事業(yè)和政府機關(guān)財務(wù)管理的效率和水平，其積極意義是有目共睹的。但是由于體制機制的滯后和技術(shù)成熟度的限制，會計檔案電子化的進程相當(dāng)緩慢，成為財務(wù)管理信息化發(fā)展的瓶頸。財政主管部門敏銳地把握了會計檔案電子化的趨勢，并出臺極具現(xiàn)實意義的政策措施。
2015年12月，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號，以下簡稱原《管理辦法》）進行了修訂，以財政部、國家檔案局令第79號了新的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《管理辦法》），已于2016年1月1日起施行。
新《管理辦法》肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理。
新《管理辦法》允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，如對以下七類會計檔案可只建電子檔案。
一是形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；二是使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；三是使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；四是采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；五是建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；六是形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案；七是電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。
以上要求中：第一、七項規(guī)定是確保電子會計檔案的真實，第二、三、六項是確保電子會計檔案的準確、完整、可用，第四、五項規(guī)定是確保電子會計檔案的安全。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存必須同時滿足第一至七項規(guī)定。
雖然會計檔案管理離真正的電子化管理尚有不少距離，但新《管理辦法》對會計檔案電子化的發(fā)展必將產(chǎn)生十分深遠的影響。
電子會計檔案轉(zhuǎn)正史
1984年財政部、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)了《會計檔案管理辦法》，并于1998年進行了第一次修訂。原《管理辦法》實施十多年以來，對規(guī)范和加強單位會計檔案管理、促進會計工作更好地服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮了積極作用。但隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案工作的方方面面均發(fā)生了較大變化，越來越多的會計資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案，需要予以規(guī)范。
從2012年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計檔案電子化管理試點工作；2013-2014年，財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)改委針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織開展了電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作。
2014年，財政部、國家檔案局著手修訂原《管理辦法》，形成了征求意見稿，并先后于2014年12月、2015年5月向社會兩次公開征求意見；2015年9月，又組織有關(guān)專家集中研究討論，最終形成新《管理辦法》。
會計檔案電子化的意義
會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，對未來的財務(wù)管理具有不可估量的現(xiàn)實意義。
會計檔案電子化具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點，對于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟事項的執(zhí)行、報賬的發(fā)起依據(jù)、會計的審核要素、財務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會計檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均會產(chǎn)生重要影響―――除了節(jié)省成本，還有利于提升會計工作監(jiān)管成效，最大限度地防范財務(wù)風(fēng)險。
（一）有利于降低管理成本、減少資源浪費
紙質(zhì)電子檔案的耗材成本巨大，如農(nóng)商銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)每日報表約有50種，各類月報70多種，年底報表更甚。每天紙質(zhì)打印資料近百頁，月底、年底甚至成千上萬頁。一家中型支行網(wǎng)點每年需130多箱紙，成本近1萬元，加上色帶、打印機等各類耗材，合計財務(wù)支出1萬元以上，對于擁有30余個網(wǎng)點的縣級行而言，紙質(zhì)會計檔案成本之高可見一斑。
電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現(xiàn)電子化管理，將大大減少資源浪費。新《管理辦法》允許符合條件的電子會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質(zhì)歸檔保存，這將節(jié)約大量紙質(zhì)會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，減少社會資源耗費，推動節(jié)能減排，形成綠色環(huán)保的生產(chǎn)方式。
（二）有利于提升財務(wù)管理效率
在企事業(yè)財務(wù)管理實踐中，很多財務(wù)管理的流程都會產(chǎn)生紙質(zhì)會計檔案，這些檔案都需要專業(yè)的財會人員分門別類管理，財務(wù)部門要投入很多的人力、物力。此外，紙質(zhì)會計檔案保管存放困難。伴隨近年來會計檔案成幾何倍數(shù)增加，會計傳票、憑證、報表等檔案資料的移交分類、整理歸檔、存放保管成為縣級行檔案管理人員的巨大工程，甚至出現(xiàn)因處理不當(dāng)導(dǎo)致檔案擺放雜亂、無序堆放等現(xiàn)象。由于具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物等條件的現(xiàn)代化、標(biāo)準化檔案室匱乏，因而制約了當(dāng)前檔案規(guī)范化管理。
會計檔案電子化有利于優(yōu)化財務(wù)管理流程，以前需要現(xiàn)場辦理的，現(xiàn)在可以不用現(xiàn)場辦理，節(jié)省人力、物力。此外，電子會計檔案傳輸、保存相對簡潔、高效。相對于紙質(zhì)會計檔案，電子會計檔案的便捷性非常突出，這有利于提升會計檔案的使用效率，進而提升財務(wù)管理效率。
以電子票據(jù)會計檔案為例，如果將電子票據(jù)會計檔案以電文數(shù)據(jù)形式存放在會計檔案電子管理系統(tǒng)中，通過充分集成并關(guān)聯(lián)實體會計檔案，逐步形成安全規(guī)范的電子會計檔案調(diào)閱管理流程，這樣既滿足了調(diào)閱者方便快捷的查閱需求，又確保了會計檔案數(shù)據(jù)的安全保密。
這不僅會提升會計信息資料的傳遞速度，也將在相關(guān)部門打通快速通道，實現(xiàn)財政票據(jù)會計檔案在更大范圍內(nèi)的廣泛利用和高度共享，創(chuàng)造更加靈活便利的會計信息查閱環(huán)境，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)會計檔案為主，加快轉(zhuǎn)向電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案并重，為實現(xiàn)真正意義上的“無紙化辦公”奠定基礎(chǔ)。
（三）有利于財務(wù)大數(shù)據(jù)的發(fā)展
國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化需要大數(shù)據(jù)的支撐，要通過廣度信息聚合、深度數(shù)據(jù)挖掘、扁平網(wǎng)絡(luò)傳遞，實現(xiàn)決策科學(xué)化、管理精細化。企業(yè)發(fā)展也需要大數(shù)據(jù)的支撐，通過大數(shù)據(jù)的分析和處理，企業(yè)可以洞察新的商業(yè)機會、優(yōu)化企業(yè)決策等。新《管理辦法》將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，可以為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的信息，也可以為企業(yè)的發(fā)展注入新的動力。
（四）有利于會計監(jiān)督和檢查
電子票據(jù)會計檔案將極大方便會計工作的監(jiān)督與檢查，為多層次、全方位加強會計管理提供全面、準確的信息，實現(xiàn)“復(fù)核式監(jiān)督”和“實時監(jiān)督”，從而提高事后監(jiān)督的時效性，有效防范會計核算風(fēng)險。同時，所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，加之系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，能夠有效防范相關(guān)管理、操作人員對會計資料進行人為修改，嚴密財務(wù)工作流程，確保會計賬務(wù)組織體系的完整性和嚴肅性。
會計檔案電子化的案例
中國聯(lián)通作為全國首批開展會計檔案電子化管理推廣實施工作的企業(yè)之一，在大力組織推進會計檔案電子化工作方面做了大量的開拓性工作，結(jié)合其業(yè)務(wù)財務(wù)一體化平臺的搭建與運行，探索確定了“實物、系統(tǒng)、人”三位一體的會計電子檔案管理機制，實現(xiàn)了會計檔案規(guī)則化、查詢簡單化和管理規(guī)范化。這種探索實踐對于基層核算及財務(wù)管理者來說，不僅是極大的飛躍，也是會計檔案管理的趨勢。
2012年10月以前，廣西聯(lián)通的各類會計檔案均采用紙質(zhì)打印歸檔，實行手工編號造冊登記，整理難、移交遲，檢索難、統(tǒng)計繁，不利于規(guī)范化管理；紙質(zhì)檔案的打印、裝訂、保管造成了巨大的人力、物力、財務(wù)的資源消耗。隨著公司規(guī)模不斷擴大，業(yè)務(wù)快速發(fā)展，以及經(jīng)營管理對多維信息需求的增加，會計工作需要按照專業(yè)、全成本屬性、客戶群、準利潤中心等進行精細化核算，會計檔案資料日益增多。同時，大ERP各子系統(tǒng)、子模塊業(yè)務(wù)處理同時自動生成的會計分錄數(shù)量巨大，進一步加大了憑證打印的數(shù)量和成本。傳統(tǒng)的會計檔案管理模式已滿足不了規(guī)范化管理的要求，既不利于進一步深化實施會計信息化工作，也不利于公司降本增效工作的開展，推進會計檔案電子化勢在必行。
依托中國聯(lián)通統(tǒng)一建設(shè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，與大ERP建立接口，使會計檔案實現(xiàn)電子化、系統(tǒng)化管理成為可能。大ERP系統(tǒng)固化了公司業(yè)務(wù)處理流程，完整地記錄了營收、采購物資管理、工程管理、日常運營等經(jīng)營活動過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，建立了從會計原始憑證、記賬憑證、會計賬簿到會計報表等會計信息產(chǎn)生過程的內(nèi)部風(fēng)險控制流程，并通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)無縫連接和定義自動會計規(guī)則，實現(xiàn)從獲得原始憑證到形成最終財務(wù)報告全過程的系統(tǒng)自動化處理，使會計信息的相關(guān)性、完整性、真實性和會計核算效率得到了顯著提升。在信息安全方面，大ERP系統(tǒng)在建設(shè)之初就納入了公司整體的信息安全框架內(nèi)進行管理。在系統(tǒng)的規(guī)劃設(shè)計、建設(shè)實施和運行維護的全過程，從管理制度、操作流程和安全技術(shù)等各方面，貫徹安全保密的要求，加強安全保密管理，構(gòu)建了全程全網(wǎng)的信息安全和信息保密體系。此外，“一本賬一套表”工作，建設(shè)一級架構(gòu)系統(tǒng)，支撐集團、省、地市三級應(yīng)用，有效支撐一套會計政策、一套核算規(guī)則、一套立體科目、一套風(fēng)險控制體系、一本賬（即一套財務(wù)核算及業(yè)務(wù)管理信息）、一套表（即一套報表匯總體系，包括財務(wù)基礎(chǔ)報表、管理類報表、分析類報表）的“六統(tǒng)一”財務(wù)管理目標(biāo)，也為推進會計檔案電子化工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。
會計檔案電子化，具有流程化、系統(tǒng)化、全員化等特點，對于各類業(yè)務(wù)經(jīng)濟事項的執(zhí)行、報賬的發(fā)起依據(jù)、會計的審核要素、財務(wù)內(nèi)部分工作業(yè)、會計檔案的整理歸檔等公司管理環(huán)節(jié)均產(chǎn)生重要影響。項目推進期，廣西聯(lián)通成立了“會計檔案電子化管理”項目推進工作領(lǐng)導(dǎo)小組和財務(wù)、綜合、信息化三個專業(yè)線工作組，統(tǒng)一推動項目的實施和日常管理工作。其中財務(wù)組經(jīng)過對204項紙介質(zhì)的梳理，制訂了《ERP系統(tǒng)記賬憑證及對應(yīng)單據(jù)管理辦法》，確保記賬憑證電子記錄、原始憑證手工管理這項會計基礎(chǔ)工作的統(tǒng)一規(guī)范。
現(xiàn)階段，廣西聯(lián)通實現(xiàn)了以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、大ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的各類原始憑證和銀行回單，不需再打印相應(yīng)的紙質(zhì)憑證和賬簿，節(jié)約了大量的紙張及IT耗材成本。以區(qū)公司本部為例，實施會計檔案電子化后，當(dāng)年一季度憑證數(shù)量均較上年同期減少了2/3。會計檔案電子化工作正逐步成為公司管理提升、優(yōu)化流程、提高效率的重要抓手。
推行會計檔案電子化管理應(yīng)把握的重點
推行會計檔案電子化必須從實際出發(fā)，緊密結(jié)合企業(yè)的現(xiàn)實情況，制定周密可行的方案。
（一）推行會計檔案電子化應(yīng)堅持的原則
1.安全性
會計檔案管理工作的首要任務(wù)就是保障會計檔案的安全，紙質(zhì)檔案需在防盜、防火、防潮、防鼠等方面加強防范，而電子檔案則更要在病毒防范、存儲介質(zhì)保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面嚴控風(fēng)險、保障安全。通過采用入侵檢測、防火墻、加密和防病毒等技術(shù)手段，降低計算機網(wǎng)絡(luò)受攻擊、侵犯的威脅，確保系統(tǒng)安全運行。同時，還要對工作流程加強監(jiān)管，確保安全運轉(zhuǎn)會計信息。工作流程的監(jiān)控管理，不僅保證了會計電子檔案完整、齊全和真實原始性，還確保了系統(tǒng)安全穩(wěn)定的運行。因此，關(guān)注流程管理的科學(xué)性是檔案管理人員的義務(wù)和責(zé)任。信息化背景下，檔案管理人員重點是對文件處理流程進行提煉、梳理，并將處理中產(chǎn)生的檔案信息實施統(tǒng)一管理，所以為了保證數(shù)據(jù)的安全必須采取措施，如雙機熱備份、內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)物理隔離等，建立檔案數(shù)據(jù)中心，設(shè)置的權(quán)限體系要完整，配備專業(yè)人員維護管理，并建立會計電子檔案信息安全保障體系，確保電子檔案信息安全。
2.保密性
會計檔案資料泄密會給農(nóng)商銀行、員工以及客戶帶來巨大的潛在經(jīng)濟風(fēng)險，可能造成不可估量的損失，因而應(yīng)從提高人員職業(yè)素養(yǎng)，加強人防、技防、物防等諸多方面做好保密工作。
3.規(guī)范性
會計檔案的存放管理必須保證其嚴肅性和規(guī)范性，必須符合財政主管部門的規(guī)定。
4.兼容性
會計檔案的管理工作還應(yīng)放開視野、兼容并蓄，既保留傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的必要存在，同時選擇性大力發(fā)展電子檔案和信息數(shù)據(jù)庫，甚至未來發(fā)展中還可能出現(xiàn)數(shù)字化文本、虛擬化檔案、模擬可視化技術(shù)檔案等。
5.智能性
一是會計檔案入庫管理實現(xiàn)智能化，大力借助智能數(shù)據(jù)化存儲媒介、速照掃描、數(shù)據(jù)自動歸檔保存等先進技術(shù)在日常辦公中實現(xiàn)實用價值。二是會計檔案查閱調(diào)閱實現(xiàn)智能化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和現(xiàn)代電子傳輸技術(shù)實現(xiàn)內(nèi)部資源共享和外部授權(quán)權(quán)限內(nèi)查詢的功能。
（二）推行會計檔案電子化應(yīng)注意的問題
1.要制訂詳細的執(zhí)行方案
會計檔案電子化，對企業(yè)來講是一件大事，馬虎不得。企業(yè)必須從自身實際出發(fā)，分析本企業(yè)檔案管理存在的問題，整合本企業(yè)會計檔案管理制度，形成完整的解決方案。必要時，可以到相關(guān)單位考察學(xué)習(xí)，以便借鑒先進的管理經(jīng)驗。
2.要重視軟硬件建設(shè)
會計檔案電子化必須有合適的軟硬件支撐。會計檔案是企業(yè)經(jīng)營的核心秘密，如果企業(yè)沒有先進的軟硬件支撐，其安全性、規(guī)范性等均難以保證，一旦發(fā)生泄密等，對企業(yè)的不利影響非常大。
3.要重視人員培訓(xùn)
會計檔案電子化需要財務(wù)檔案管理人員具備新的管理知識和技能。這就需要對原有的會計檔案管理人員進行培訓(xùn)和提升，讓其盡快掌握電子檔案管理的知識和技能。
會計檔案電子化是會計檔案管理的未來趨勢，是不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移的客觀事實。企事業(yè)單位要把握這一趨勢，并結(jié)合本單位的實際情況適時推動會計檔案管理工作逐漸向電子化轉(zhuǎn)變。
參考文獻：
遼寧新華教育網(wǎng)注冊_新華中學(xué)2017屆高三年級管理工作分工新華中學(xué) 2017 屆高三年級管理工作分工 一、基本思路 年級工作是系統(tǒng)工程，需要協(xié)調(diào)學(xué)校各部門,聯(lián)合全體高三教師共同完成。
在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理之下，年級組科學(xué)有序地開展各項工作，年級工作分工 不分家，具體工作由牽頭人負責(zé)，其他管理人員協(xié)助完成。
二、具體分工 校長總負責(zé)，分管校長具體負責(zé)，年級組認真執(zhí)行、高效落實。
蔣選榮：年級主任，負責(zé)教務(wù)、課務(wù)和教師工作；統(tǒng)籌安排年級教師會、學(xué)科 分析會；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校各部門、學(xué)科組，協(xié)調(diào)管理藝體和文科組合。
負責(zé)年級宣傳報道。
華 芳：年級主任，負責(zé)學(xué)生工作、常規(guī)管理和年級大型德育活動策劃，廣播 操或跑操的進出場、站隊等。過程性資料的收集、整理；早讀、晚自習(xí) 值班表；協(xié)調(diào)管理理科組合。
李慶國：年級組長，負責(zé)理科組合。具體工作包含年級工作量統(tǒng)計；考場布置、 監(jiān)考、閱卷、分數(shù)統(tǒng)計、考試用準考證、條形碼的制作，網(wǎng)上閱卷的 試卷掃描、切割等，視頻安排（聯(lián)系張晶、王斌、陳元） 。聯(lián)系教務(wù)處。
侍海霞：年級組長，負責(zé)文科組合。具體工作包含包含告家長書的設(shè)計、印刷， 活動橫幅和戧牌的布置、落實，各種會議、活動的安排、落實；負責(zé) 教師閱卷等活動的后勤保障和學(xué)生就餐、宿舍衛(wèi)生管理等。聯(lián)系學(xué)工 處、總務(wù)處。
沈 軍：年級組長，負責(zé)藝體組合。具體工作包含年級課表；監(jiān)考、周六和周日課表；藝體教學(xué)整體安排和藝體生管理工作，藝術(shù)和體育考試的組織、封卷、 閱卷、登分以及質(zhì)量分析。2016.07
遼寧新華教育網(wǎng)注冊_2017年新華會計網(wǎng)會計繼續(xù)教育-新《會計檔案管理辦法》試題及答案新《會計檔案管理辦法》 一、單項選擇題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。單項選擇題 (每小題備選答案 中，只有一個符合題意的正確答案，請選擇正確選項。） 1.下列各項中，屬于修訂后的《會計檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D2.下列各項中，屬于應(yīng)當(dāng)牽頭會計檔案鑒定工作的機構(gòu)是（ ）。
A．單位檔案管理機構(gòu) B．單位會計機構(gòu) C．審計機構(gòu) D．紀檢監(jiān)察機構(gòu) A B C D3.下列各項中，屬于當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時 保管的期限是（ ）。
A．1 年 B．2 年 C．3 年 D．4 年 A B C D4.下列會計檔案中，保管期限是 30 年的是（ ）。
A．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 B．銀行對賬單 C．納稅申報 D．分類賬 A B C D5.下列各項中，屬于銷毀的會計檔案時，單位檔案管理機構(gòu)編制的清冊是（ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D6.下列會計資料中，屬于其他會計資料的是（ ）。
A．固定資產(chǎn)卡片 B．其他輔賬簿 C．納稅申報表 D．以上都不對 A B C D7.下列會計資料中，屬于會計賬簿的是（ ）。
A．原始憑證 B．固定資產(chǎn)卡片 C．月度財務(wù)報告 D．銀行對賬單 A B C D8.下列各項中，屬于單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案的最長年限是（ ）。
A．不超過 2 年 B．不超過 3 年 C．不超過 4 年 D．不超過 5 年 A B C D9.下列各項中，屬于單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)編制的清冊是（ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D10.下列各項中，屬于修訂后的《會計檔案管理辦法》施行日期是（ ）。
A．2016 年 1 月 1 日 B．2016 年 3 月 1 日 C．2016 年 6 月 1 日 D．2016 年 9 月 1 日 A B C D11.下列各項中，屬于單位定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定所形成的會計資料是 （ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D12.下列各項中，適用《會計檔案管理辦法》的資料是（ ）。
A．預(yù)算 B．計劃 C．制度 D．會計報表 A B C D13.下列各項中，屬于有權(quán)批準推遲移交當(dāng)年形成的會計檔案的機構(gòu)是（ ）。
A．董事會 B．管理層 C．單位檔案管理機構(gòu) D．以上都不對 A B C D14.下列會計檔案中，保管期限是 30 年的有（ ）。
A．會計憑證 B．銀行對賬單 C．納稅申報 D．銀行存款余額調(diào)節(jié)表 A B C D15.下列各項中，屬于單位從外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，形成電子 會計檔案應(yīng)當(dāng)附有的簽名是（ ）。
A．符合《中華人民共和國合同法》規(guī)定的電子簽名 B．符合《中華人民共和國電子商務(wù)法》規(guī)定的電子簽名 C．符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名 D．以上都不對 A B C D二、多項選擇題（本類題共 10 小題，每小題 4 分，共 40 分。每小題備選答案中，有兩個或 兩個以上符合題意的正確答案，請選擇正確選項。） 1.下列關(guān)于會計檔案借出的表述中，正確的有（ ）。
A．單位保存的會計檔案一般不得對外借出 B．確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù) C．會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案 D．會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還 A B C D E2.下列關(guān)于會計檔案移交的表述中，正確的有（ ）。
A．單位會計管理機構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔 案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù) B．紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝 C．電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國 家檔案管理的有關(guān)規(guī)定 D．特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交 E．單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準確性、完整性、可用 性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收 ABCDE3.下列各項中，屬于應(yīng)當(dāng)列明單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案的會計資料有（ ）。
A．會計檔案移交清冊 B．會計檔案保管清冊 C．會計檔案銷毀清冊 D．會計檔案鑒定意見書 A B C D E4.下列各項中，屬于會計檔案定期保管期限有（ ）。
A．10 年 B．20 年 C．30 年 D．40 年 A B C D E5.下列各項中，屬于修訂后的《會計檔案管理辦法》適用范圍有（ ）。
A．國家機關(guān) B．社會團體 C．企業(yè) D．事業(yè)單位 E．其他組織 A B C D E6.下列各項中，屬于應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見的人員有（ ）。
A．單位負責(zé)人 B．檔案管理機構(gòu)負責(zé)人 C．會計管理機構(gòu)負責(zé)人 D．檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人 E．會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人 A B C D E7.下列會計檔案中，保管期限是 10 年的有（ ）。
A．月度財務(wù)報告 B．季度財務(wù)報告 C．半年度財務(wù)報告 D．年度財務(wù)報告 A B C D E8.下列各項中，屬于主管全國會計檔案工作的機構(gòu)包括（ ）。
A．財政部 B．國家稅務(wù)總局 C．國家檔案局 D．中國人民銀行 ABCDE9.下列關(guān)于單位之間交接會計檔案的表述中，正確的有（ ）。
A．單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù) B．移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷 號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容 C．交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙 方的單位有關(guān)負責(zé)人負責(zé)監(jiān)督。
交接完畢后， 交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交 清冊上簽名或蓋章 D．電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一 并移交。
檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗， 確保所接收 電子會計檔案的準確、完整、可用和安全 A B C D E10.下列關(guān)于單位發(fā)生合并或分立事項時會計檔案保管方的表述中，正確的有（ ）。
A．單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管 B． 單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案 管理的有關(guān)規(guī)定處置 C． 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后 的單位統(tǒng)一保管 D．單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管 A B C D E三、判斷題（本類題共 15 小題，每小題 2 分，共 30 分。請判斷每小題的表述是否正確，認 為表述正確的請選擇“對”，認為表述錯誤的，請選擇“錯”。） 1.單位對已到保管期限的會計檔案進行鑒定后， 對于仍需繼續(xù)保存的會計檔案， 應(yīng)當(dāng)重新劃 定保管期限。
對 錯2.單位可以委托具備檔案管理條件的機構(gòu)代為管理會計檔案。
對 錯3.單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
對 錯4.單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)管理本單位的會計檔案。
對 錯5.預(yù)算、 計劃、 制度等文件材料， 應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定， 不適用 《會計檔案管理辦法》 。
對 錯6.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 對錯7.單位檔案管理機構(gòu)和會計管理機構(gòu)應(yīng)共同派員監(jiān)銷會計檔案銷毀工作。
對 錯8.不具備設(shè)立檔案機構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶， 其會計檔 案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。
對 錯9.單位委托中介機構(gòu)記賬的， 應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中， 明確會計檔案的管理要求 及相應(yīng)責(zé)任。
對 錯10.會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
對 錯11.單位內(nèi)部形成的電子會計資料和從外部接收的電子會計資料在滿足一定條件時可以僅以 電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
對 錯12.《會計檔案管理辦法》規(guī)定的會計檔案保管期限為最高保管期限。
對 錯13.會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事 項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機等電子設(shè)備形成、 傳輸和存儲的電子會計檔案。
對 錯14.監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對。
伴隨著時代的進步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)突飛猛進，多媒體信息技術(shù)在行政事業(yè)單位的日常工作中運用越來越普遍，會計檔案電算化已經(jīng)成為必然趨勢。
二、會計檔案管理對于事業(yè)單位的重要性
為了強化事業(yè)單位的會計檔案管理，國家檔案局與財政部于2016年了新的《會計檔案管理辦法》，要求事業(yè)單位必須進行會計檔案管理，明確了會計檔案管理的意義，同時具體規(guī)定了需要歸檔入庫的檔案材料必須定期移交到事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)機構(gòu)，統(tǒng)一進行集中化管理。
再者，由于事業(yè)單位內(nèi)部的在財務(wù)及內(nèi)部管理上的需求，事業(yè)單位提高會計檔案管理也是必不可少的。據(jù)粗略統(tǒng)計，我國目前共有約126萬個事業(yè)單位，超過3000萬的單位職工，每年國家財政部門需要極大一筆資金來支付事業(yè)單位職工的薪資需求，而會計檔案管理能夠準確地記錄管理事業(yè)單位的收支情況，為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，人員編制提供科學(xué)可行的依據(jù)，財政部門在行政管理方面對會計檔案管理也具有較大的需求。
同時科學(xué)合理的會計檔案管理也能準確記錄事業(yè)單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業(yè)單位，樹立廉政工作形象提供大力支持，完善的會計檔案管理能讓事業(yè)單位的經(jīng)費開支變得更加合理，有理有據(jù)，防止公費挪用的情況的發(fā)生，也能提高審查部門的工作展開的效率。
三、會計檔案管理發(fā)展趨勢
（一）事業(yè)單位會計檔案的數(shù)字信息化管理
隨著時代的進步與發(fā)展，事業(yè)單位的會計檔案管理必將走上數(shù)字化的道路，逐漸實現(xiàn)會計檔案管理的電子化會計管理，網(wǎng)絡(luò)化管理與智能化管理，事業(yè)單位在今后的會計檔案管理或者說現(xiàn)在已經(jīng)逐漸不再局限與傳統(tǒng)的檔案袋紙質(zhì)管理上，計算機的不斷發(fā)展極大地豐富了檔案資料的儲存介質(zhì)，擴大了檔案資料存儲的范圍。事業(yè)單位在進行會計檔案管理時也必將以網(wǎng)絡(luò)管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來甚至出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化的檔案數(shù)據(jù)管理，節(jié)省了人力，全面提升檔案管理的效率。
（二）財務(wù)軟件從單純的核算轉(zhuǎn)型為管理
目前來說，我國的財務(wù)軟件大多數(shù)仍然局限在單純的數(shù)據(jù)核算層面上，但由于市場的不斷發(fā)展，單純的核算已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展，隨著會計電算化的不斷發(fā)展，財務(wù)軟件也必定會不斷進步，不再僅僅停留在財務(wù)核算方面，還會在財務(wù)核算上進一步涉及規(guī)劃，決策，統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)進行效益的評估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財務(wù)核算向綜合管理方向發(fā)展。全面促進事業(yè)單位會計檔案管理的數(shù)字信息化管理。
（三）會計檔案信息化管理的客觀需求
隨著時代的進步，事業(yè)單位工作壓力也越來越大，傳統(tǒng)事業(yè)單位已經(jīng)漸漸不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，會計檔案信息化管理旨在會計信息數(shù)據(jù)的利用，單純的會計核算逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理型會計管理，將會計檔案信息作用最大限度發(fā)揮已經(jīng)成了事業(yè)單位發(fā)展的客觀需求。財政部于2014年10月了《關(guān)于全面推進管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》，政策包含了全面推進管理會計信息系統(tǒng)建立的具體措施，進而推動管理型會計在事業(yè)單位的最大化運用。回顧從2000年開始的預(yù)算管理以及的信息化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展歷史，再到2008年的全球金融危機爆發(fā)之后，預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)開始走向多維度，全面化，精細化的發(fā)展方向，然后在2013年到現(xiàn)在的市場經(jīng)濟多變與不斷轉(zhuǎn)型的大背景之下，會計管理中成本核算軟件、預(yù)算管理軟件與管理會計報告分析應(yīng)用軟件等會計管理軟件的工具在企業(yè)與事業(yè)單位中的具體應(yīng)用，統(tǒng)一標(biāo)示著現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)在會計管理領(lǐng)域的集中應(yīng)用，再者為了最先限度的去滿足事業(yè)單位對于會計信息資源的全面挖掘與高度聚合，會計檔案管理必須發(fā)揮出會計檔案作為信息源的應(yīng)有作用與職能，最后統(tǒng)一將所整理出的電子會計檔案信息再次進行分析處理，便于各大信息平臺之間的信息流通，促進會計信息的相互聯(lián)系，避免各個部門之間各自為政，會計信息得不到充分發(fā)揮。
四、如何提升事業(yè)單位會計檔案管理
（一）重視會計檔案管理，提高思想覺悟
事業(yè)單位想要提升會計檔案管理，必須首先從思想層面做起，認識到會計檔案管理的重要性，不能僅僅將會計檔案管理視為賬務(wù)記錄，要將做好會計檔案管理當(dāng)作自身的責(zé)任，做到對單位負責(zé)，對國家負責(zé)，嚴格遵循《會計檔案管理辦法》，謹慎處理會計檔案相關(guān)細節(jié)，妥善保管會計檔案，分類存儲，并要及時清查，防止出現(xiàn)檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領(lǐng)導(dǎo)也要對檔案管理工作人員提供大力支持，創(chuàng)造良好工作環(huán)境，提升員工工作的積極性。
（二）建立健全會計檔案管理制度
有效的會計檔案管理需要一套完善的會計檔案管理制度體系為基礎(chǔ)，事業(yè)單位務(wù)必要根據(jù)相關(guān)法律，結(jié)合事業(yè)單位的實際情況建立一套適用的會計檔案管理制度，將會計檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規(guī)劃，運用科學(xué)的方法對會計檔案進行妥善保管，同時要建立明確的責(zé)任制度，將會計檔案管理工作納入職工的績效考核，對檔案管理出現(xiàn)的問題及時指正，端正管理人員工作態(tài)度，提升檔案管理水平。
（三）加強會計檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作素養(yǎng)
事業(yè)單位會計檔案管理工作，對于管理人員不僅僅在業(yè)務(wù)素養(yǎng)上，還在職業(yè)道德與思想上具有一定的要求，同時會計人員作為會計檔案的直接負責(zé)方，其業(yè)務(wù)水平直接影響到檔案卷宗的質(zhì)量。會計檔案管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字信息化，新的《會計檔案管理辦法》已經(jīng)將電子會計檔案納入會計檔案的范圍。事業(yè)單位必須加強在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的新型技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握會計檔案電子化管理技能，讓會計管理人員在實踐中不斷學(xué)習(xí)，將理論與實踐結(jié)合，培養(yǎng)出一批復(fù)合型全面的財會人才，最大化發(fā)揮出會計檔案的作用。
（四）會計檔案管理流程規(guī)范化
為了全面提高事業(yè)單位的會計檔案管理，事業(yè)單位必須充分了解會計檔案管理的重要意義，貫徹財政部門相關(guān)政策，根據(jù)事業(yè)單位的實際情況制定相應(yīng)管理機制，規(guī)范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學(xué)管控。細化會計檔案卷宗具體管理細節(jié)。各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
《會計檔案管理辦法》已經(jīng)財政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議修訂通過，現(xiàn)將修訂后的《會計檔案管理辦法》公布，自2016年1月1日起施行，各事業(yè)單位必須全面提高思想覺悟，建立健全會計檔案管理制度，規(guī)范工作流程，全面提高會計管理人員綜合素養(yǎng)，才能進一步提高會計檔案質(zhì)量內(nèi)涵，全面提升會計信息數(shù)據(jù)的科學(xué)性，準確性，最大化發(fā)揮出會計檔案管理的在事業(yè)單位的重要作用，讓事業(yè)單位能夠?qū)窈蟮陌l(fā)展，人員的管制有一個清晰的定位并不斷取得發(fā)展。
（作者單位為煙臺市公路管理局）
參考文獻
[1] 孫琦.事業(yè)單位會計檔案管理發(fā)展趨勢探析[J].城建檔案，2016（1）：59-60.
［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院；電算化；會計檔案；管理
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 09. 007
［中圖分類號］ F231.3 ［文獻標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）09- 0011- 02
1 電算化會計檔案的內(nèi)容與特點
電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。具體指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：
（1）電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包含打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，更重要的是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。
（2）與傳統(tǒng)會計檔案相比，電算化會計檔案的查閱，對環(huán)境的要求更高。查閱傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。
（3）電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存儲需求，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到損壞。
（4）電算化會計檔案易于修改，且不留痕跡。
（5）對電算化會計檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。作為電算化會計檔案的管理人員，既要了解會計基本知識，又要了解計算機等相關(guān)知識。
2 醫(yī)院電算化會計檔案管理存在的問題
（1）電算化會計檔案管理內(nèi)容不夠完整?，F(xiàn)階段醫(yī)院財務(wù)工作已經(jīng)全面實現(xiàn)電算化管理，由于對會計檔案組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，因此大多數(shù)醫(yī)院定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計檔案，而沒有移交存儲會計數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。同時醫(yī)院不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就很難恢復(fù)原有的會計資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作，會計檔案的完整性、安全性得不到保證，從而制約了電算化會計檔案的利用，更無法適應(yīng)電算化會計檔案的改革和發(fā)展。
（2）電算化會計檔案管理缺乏專業(yè)人員。電算化會計檔案管理要求管理人員既要懂會計專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識和計算機知識。目前許多醫(yī)院只重視高級醫(yī)療專業(yè)人才的引進，對檔案管理工作不夠重視，會計檔案多由財務(wù)人員兼職管理，遇有上級主管部門檢查時忙于應(yīng)付， 檔案管理意識滯后。
（3）電算化會計檔案管理制度有待完善。目前，《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》等文件，僅對會計電算化檔案做了基本的要求，未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范，已不能適應(yīng)電算化會計檔案管理新的需要。
3 加強醫(yī)院電算化會計檔案管理的對策
（1）制定嚴格的管理制度。財政部、國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定：“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度”。制定電算化會計檔案制度要貫穿管理和保存整個過程，要根據(jù)檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等一系列環(huán)節(jié)制定電算化會計檔案的移交程序、銷毀管理辦法和保管方法等各方面的管理制度。
（2）加強醫(yī)院財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在硬件方面，由于磁性介質(zhì)的存儲受到環(huán)境影響很大，如環(huán)境的濕度、溫度、空氣的清新度、磁場等因素，所以要保證電算化會計檔案不受破壞，必須要有良好的存儲環(huán)境。在財務(wù)軟件方面，應(yīng)采用一定的安全保密措施，建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入簽出制、安全日志制，從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。
其一，會計核算中心不具有保管各單位會計檔案的權(quán)利。會計核算中心不是各行政事業(yè)單位的會計主體，不具有保管會計檔案的權(quán)利；會計核算中心的工作人員都是通過會計業(yè)務(wù)考試招用的，沒有專業(yè)會計檔案管理人員；會計核算中心的辦公場所大多是租用或主管部門分配的，沒有專門的檔案室。
其二，磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存的會計檔案管理不規(guī)范。會計核算中心一般都實行會計電算化，每年都形成大量的磁盤、光盤等磁介檔案。《會計電算化工作規(guī)范》第7條明確規(guī)定，電算化會計檔案，包括存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來書面形成的會計數(shù)據(jù)。《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，實行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)作為會計檔案進行管理?！稌嫏n案管理辦法》第12條規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。然而在實際工作中，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案，也只移交紙質(zhì)會計檔案，對磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)會計檔案怎樣科學(xué)、安全的保存沒有明確的規(guī)定。
其三，會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計人員將會計資料進行搜集、整理、分類、加工、核算出來的產(chǎn)成品的技術(shù)成果，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)，因此會計檔案的管理是會計工作的重要組成部分。但在實際工作中，無論是會計核算中心的人員還是各行政事業(yè)單位的會計人員，對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準知之甚少。此外，各單位普遍輕視會計檔案的管理。在各單位制定的會計制度中突出強調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視制定具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊等情況的出現(xiàn)。
其四，會計檔案管理工作缺乏監(jiān)管。由于會計集中核算是會計制度改革的新形式，其業(yè)務(wù)接受同級財政部門的監(jiān)管。然而無論是財政部門還是檔案部門都沒有對納入集中核算后會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有介入其中進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門注重會計業(yè)務(wù)質(zhì)量，而對會計檔案規(guī)范與否重視不夠，使會計檔案管理工作缺乏監(jiān)督。
其五，會計檔案管理制度不健全。制度不健全必然導(dǎo)致管理無章可循。不少會計核算中心沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度。對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準、移交等問題沒有作出具體的規(guī)定，也沒有配備專人管理會計檔案。而是由各分管會計管理自己的會計檔案，造成會計核算中心內(nèi)部形成的會計憑證、會計報表、會計資料的整理、裝訂不一致，沒有做到會計檔案規(guī)范化管理。
鑒于以上原因，為了規(guī)范會計檔案的管理，保證資料、檔案的安全、完整，筆者認為應(yīng)做好以下方面的工作：
首先，應(yīng)明確會計檔案管理的主體，理順會計檔案管理體制。對納入會計核算中心集中核算的單位，應(yīng)根據(jù)財務(wù)管理自不變、資產(chǎn)所有權(quán)不變、資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務(wù)不變、會計核算主體不變的五項原則，明確會計檔案管理的主體是各行政、事業(yè)單位而不是會計核算中心?！稌嫏n案管理辦法》第6條明確指出，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。會計核算中心應(yīng)嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，將各單位會計檔案整理規(guī)范，在核算中心保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向核算單位的檔案機構(gòu)或會計機構(gòu)移交。
其次，應(yīng)加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟練程度，決定會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此核算中心應(yīng)對中心人員和報賬會計進行會計檔案管理和操作的培訓(xùn)，從原始單據(jù)的折疊、粘貼、裝訂、檔案封面的填寫、會計資料的分類等基礎(chǔ)性工作學(xué)起，從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
[關(guān)鍵詞]會計檔案；現(xiàn)狀；財務(wù)管理
會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會計檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理這一財務(wù)管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。財務(wù)檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多東西需要會計人員去學(xué)習(xí)、去探索。通過學(xué)習(xí)和探索可以提高會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強會計檔案管理可以促進財務(wù)管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟體制改革的需要。
一、會計檔案管理工作現(xiàn)狀與存在問題
1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。有的單位領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員對財務(wù)檔案工作缺乏充分的認識，只注重內(nèi)部財務(wù)項目的實施，認為只要出具了財務(wù)報告，提出了財務(wù)意見，作出了財務(wù)決定，該財務(wù)項目就結(jié)束了。相對忽視文件材料的匯集、整理和歸檔工作，甚至認為財務(wù)工作過程中大量原始憑證的整理是一件浪費時間和精力的事情，根本不把財務(wù)資料的整理歸檔工作列入議事日程。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。
2會計檔案裝訂、立卷、歸檔不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。會計檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計檔案管理不科學(xué)，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。
3會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。
4會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。
5.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。
二、加強會計檔案管理工作的對策
1.統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理的重要性的認識，規(guī)范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出： “機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強對本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展?！薄稌嫏n案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！庇纱丝梢姡欠裰匾晫嫏n案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。
2制定規(guī)范，健全會計檔案管理各項規(guī)章制度。要做好財務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全檔案保管、安全保密制度，采用先進手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對財務(wù)檔案管理工作的檢查，對做得好的要給予表揚獎勵，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。反之，對于工作做得差的要提出批評，責(zé)令他們及時糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟積案、退休退職材料要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。
3加強會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)包括思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。《檔案法實施辦法》第八條則將“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作人員培訓(xùn)”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責(zé)之一。《檔案法》第九條規(guī)定： “檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。”因此，各單位應(yīng)該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓(xùn)，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓(xùn)的重要內(nèi)容，除要搞好關(guān)于會計和檔案的崗位培訓(xùn)外，還要搞好后續(xù)教育，在財務(wù)檔案管理的過程中，如果能夠統(tǒng)一思想，堅持科學(xué)管理和責(zé)任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務(wù)檔案相關(guān)信息在質(zhì)量上得到提高，對企事業(yè)增強活力、競爭力，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起到重要的作用。
4規(guī)范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規(guī)范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案(憑證)盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關(guān)和事業(yè)單位報本單位領(lǐng)導(dǎo)批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
5.同步計算機相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級。在近幾年財務(wù)會計檔案查詢中，常常出現(xiàn)打不開檔案管理系統(tǒng)的事件。這種情況的出現(xiàn)，通常由于計算機現(xiàn)在的會計電算化系統(tǒng)和保存資料的系統(tǒng)版本不一致。只需將系統(tǒng)恢復(fù)到舊的版本即可解決，但該問題的出現(xiàn)嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統(tǒng)升級時，需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護。
