發(fā)布時(shí)間：2022-04-01 11:34:44
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案管理學(xué)論文樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點(diǎn)，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個(gè)方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一
提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時(shí)進(jìn)行在線升級(jí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行護(hù)理，保持存儲(chǔ)設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進(jìn)行指紋識(shí)別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實(shí)提高電子檔案管理在使用過(guò)程中的安全性，保證電子信息不會(huì)再輸送時(shí)發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強(qiáng)化科學(xué)技術(shù)，及時(shí)更新升級(jí)，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強(qiáng)化其安全使用意識(shí)，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過(guò)程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識(shí)別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實(shí)際的操作過(guò)程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動(dòng)電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對(duì)其存儲(chǔ)類型、使用方法進(jìn)行統(tǒng)一的管理，對(duì)存儲(chǔ)、操作、處理等各個(gè)流程中進(jìn)行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅(jiān)決不允許在電子檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時(shí)，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進(jìn)行。
（三）強(qiáng)化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對(duì)中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲(chǔ)內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)研究，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時(shí)，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲(chǔ)的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進(jìn)行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進(jìn)化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護(hù)制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實(shí)實(shí)際的操作過(guò)程中，及時(shí)更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強(qiáng)化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識(shí)，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，切實(shí)加強(qiáng)他們的操作技能，把握電子檔案管理的實(shí)際要求，促進(jìn)他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對(duì)電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長(zhǎng)期培訓(xùn)的方法，也能進(jìn)行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
二、結(jié)語(yǔ)
1．電子檔案可以完成信息成果多份拷貝，有利于提高檔案服務(wù)水平。
使用電子檔案，能夠?qū)⒋蟛糠衷紮n案直接儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，利用互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)字通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)眾多用戶對(duì)檔案的查詢和篩選，便于拷貝和傳輸，為使用人員提供相對(duì)快捷而便利的檔案服務(wù)，擴(kuò)大社會(huì)影響，拓寬服務(wù)范圍，提高服務(wù)水平和質(zhì)量。
2．電子檔案可以使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌，有利于順應(yīng)信息傳播的時(shí)代要求。
現(xiàn)如今，人類正在進(jìn)入一個(gè)“水平化”的信息高速擴(kuò)散時(shí)代，對(duì)群眾高度關(guān)注的重大突發(fā)事件信息及時(shí)進(jìn)行公開透明的，不僅是破解各類不實(shí)謠言和不良信息“乘虛而入”的唯一藥方，也是維護(hù)政府公信力、提升政府執(zhí)政能力的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，我國(guó)正在大力推進(jìn)“信息高速公路”建設(shè)，檔案管理工作必須適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和新時(shí)代的要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化。
二、現(xiàn)實(shí)管理工作中存在的主要問(wèn)題
1．電子檔案管理存在認(rèn)識(shí)上的局限性。
以往常常把檔案貼上封條往檔案室里一放了事，電子檔案也只是在相關(guān)設(shè)備里一存便完事大吉，忽視了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾的功能，更認(rèn)識(shí)不到電子檔案服務(wù)大眾的方便、快捷優(yōu)勢(shì)，不能發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。更有少數(shù)極端者，認(rèn)為檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，使電子檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上向公眾公開了。
2．電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)展緩慢。
電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提和基礎(chǔ)?，F(xiàn)實(shí)中，許多單位和部門的電子檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，各類檔案著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差，各自為政，各行其事，妨礙了電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程，制約了電子文件的整理、歸檔、利用。
3．電子檔案管理存在安全患。
電子文件檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送的過(guò)程中，容易被竊聽、泄密、篡改和偽造，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對(duì)黑客高手往往防不勝防。同時(shí)，電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時(shí)又面臨病毒入侵，致使電子文件檔案的原始性、真實(shí)性、完整性容易被破壞，電子文件檔案信息的安全就會(huì)受到嚴(yán)重威脅。
三、對(duì)策探討
1．組織教育培訓(xùn)，全面提高對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)。
電子檔案是指具有保存價(jià)值的已經(jīng)歸檔和正在歸檔的電子文件及其相關(guān)資料。做好電子檔案管理工作，必須對(duì)管理人員開展系統(tǒng)的宣傳、教育和培訓(xùn)，使其深刻領(lǐng)會(huì)開展電子檔案管理工作的重要意義，充分認(rèn)識(shí)電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法的差異和不同，發(fā)揮好電子檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
2．加強(qiáng)制度建設(shè)，建立規(guī)范的電子檔案管理機(jī)制。
一是健全和完善電子檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化工作環(huán)節(jié)和步驟，明確歸檔方式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時(shí)間；二是建立必要的安全保障制度，確保電子檔案的安全性、完整性與真實(shí)性；三是建立一級(jí)抓一級(jí)的層級(jí)檢查制度，強(qiáng)化對(duì)電子檔案管理的監(jiān)督檢查；四是建立服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)水平、服務(wù)方法和服務(wù)費(fèi)用相統(tǒng)一的高效服務(wù)制度——集成服務(wù)，讓用戶滿意。
3．強(qiáng)化管理措施，保證電子檔案信息安全。
1.1中職學(xué)校對(duì)檔案信息化不重視，投入少
中職學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理還停留在手工紙質(zhì)模式，對(duì)信息化管理認(rèn)識(shí)不淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化管理馮杰陽(yáng)泉市衛(wèi)生學(xué)校山西陽(yáng)泉045000夠，對(duì)信息化管理硬件和軟件都投入不夠。學(xué)校在資金和技術(shù)上對(duì)學(xué)生檔案管理支持力度小。
1.2學(xué)生檔案管理方式落后，信息化進(jìn)程緩慢
目前很多中職學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理還是手工紙質(zhì)操作管理模式，造成了檔案管理手段落后、水平較低、查找時(shí)間長(zhǎng)，難以適應(yīng)現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需要。要想解決這些問(wèn)題單靠增加檔案管理人員是不現(xiàn)實(shí)的。必須借助信息化的電子工具管理學(xué)生檔案，才能使學(xué)生檔案管理規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)、高效。
1.3缺少專職檔案管理人員，管檔人員缺乏信息化管理技術(shù)
學(xué)生檔案管理人員多為兼職，兼職學(xué)生檔案管理人員由于接受專門的學(xué)生檔案管理的培訓(xùn)較少，而且其他工作較繁雜，他們一般難以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理。檔案管理只停留在簡(jiǎn)單的手工查找的階段，這種傳統(tǒng)的工作方式工作量大、時(shí)間花費(fèi)長(zhǎng)、工作效率低下、管理成本極高，不適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)生檔案管理的要求。隨著中職學(xué)生數(shù)量的增長(zhǎng)，這就要求學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化。
2中職學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理的措施
2.1更新觀念、轉(zhuǎn)變思想
中職學(xué)校學(xué)生檔案的信息化，主要是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，提高對(duì)檔案信息化管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。中職學(xué)校要建立學(xué)生檔案信息化的新理念,做好宣傳工作，更新相關(guān)人員的思想認(rèn)識(shí)。學(xué)校要加大投入，增配軟、硬件設(shè)施，配置與檔案信息化相適應(yīng)的軟、硬件。
2.2學(xué)生檔案信息化管理的建設(shè)
學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一部分，是學(xué)生的重要信息材料。用人單位、學(xué)校、學(xué)生本人經(jīng)常需要查詢學(xué)生檔案，而傳統(tǒng)的查詢方式不僅浪費(fèi)時(shí)間，而且有時(shí)會(huì)發(fā)生檔案查找不到的情況。為了解決這些問(wèn)題，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。學(xué)校應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把學(xué)生檔案以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)，以備查找，防止丟失。通過(guò)專用軟件將學(xué)生檔案中的錄檢表、學(xué)籍冊(cè)、畢業(yè)生審核登記表、畢業(yè)生派遣花名冊(cè)等分類編目、排序。在實(shí)行分類后，檢索時(shí)可依據(jù)不同內(nèi)容快速查找到相關(guān)材料信息。學(xué)校要配備電腦查詢檢索系統(tǒng)，向利用者提供快捷、方便的檔案信息服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，建立檔案查詢系統(tǒng)庫(kù)，分析學(xué)生檔案查找利用較多材料，有針對(duì)性的優(yōu)先這些數(shù)據(jù)，提高檔案的利用率。
2.3檔案管理人員的建設(shè)
醫(yī)學(xué)檔案資料與醫(yī)學(xué)科研成果密切相關(guān)。作為醫(yī)學(xué)檔案記錄的主要對(duì)象，醫(yī)學(xué)科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，在一定時(shí)間和范圍內(nèi)必然要受到法律的保護(hù)。因此，對(duì)于記錄了具有特殊價(jià)值的醫(yī)學(xué)報(bào)告、臨床資料及相關(guān)的文獻(xiàn)等檔案資料，需要根據(jù)國(guó)家保密法為其設(shè)置相應(yīng)的保密等級(jí)，確保這些醫(yī)學(xué)科技檔案在充分發(fā)揮其使用價(jià)值的前提下，具有一定的保密及限制保護(hù)措施。醫(yī)學(xué)科研檔案管理的主要工作是對(duì)有關(guān)醫(yī)學(xué)研究的資料、成果等進(jìn)行收集、系統(tǒng)分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，另一方面要最大程度地開發(fā)好、利用好醫(yī)學(xué)檔案的價(jià)值，為醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步以及人類的健康提供幫助。
二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建立
為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗(yàn)，理解相關(guān)文獻(xiàn)，對(duì)以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點(diǎn)建議。
（一）提高檔案意識(shí)
有意識(shí)才會(huì)有自覺(jué)的行為，才會(huì)有目的的行動(dòng)。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對(duì)醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價(jià)值有明確的認(rèn)識(shí)。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺(tái)（如數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動(dòng)地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價(jià)值發(fā)揮到最大化。
（二）完善管理體制
所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實(shí)際需求，建立健全檔案服務(wù)機(jī)制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個(gè)性化的服務(wù)。我國(guó)各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對(duì)比較單一，也不夠簡(jiǎn)便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當(dāng)代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。
（三）加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)
無(wú)論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。
1．優(yōu)化檔案室環(huán)境安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場(chǎng)所也使檔案室可以同時(shí)為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。
2．增加館藏資源儲(chǔ)量隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實(shí)踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進(jìn)代表國(guó)內(nèi)先進(jìn)水平的重要檔案資料供研究者使用。
3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率檔案資源數(shù)字化、信息化是未來(lái)醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時(shí)間，獲取資源也變得更為簡(jiǎn)便。通過(guò)建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索和利用檔案室內(nèi)的資•395•源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。
4．對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準(zhǔn)確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個(gè)檔案的內(nèi)容，并從多角度對(duì)其進(jìn)行分類。對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對(duì)其進(jìn)行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過(guò)這種方式，檔案利用者可以對(duì)各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準(zhǔn)確定位需要查詢的檔案資源，避免了無(wú)謂的時(shí)間浪費(fèi)。
（四）調(diào)整檔案編研體系
提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時(shí)代的快節(jié)奏對(duì)于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價(jià)值，并根據(jù)當(dāng)時(shí)的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時(shí)提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價(jià)值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實(shí)用性，可以對(duì)醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)。
（五）重視人才培養(yǎng)
信息時(shí)代的到來(lái)帶來(lái)了知識(shí)大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會(huì)的方方面面，知識(shí)型管理人才是強(qiáng)化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進(jìn)程不斷加快，新形勢(shì)下的檔案管理人員需要及時(shí)了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不斷擴(kuò)充自己的知識(shí)面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對(duì)快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準(zhǔn)確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。
（六）建立面向用戶的新型應(yīng)用平臺(tái)
1.1我國(guó)教學(xué)檔案管理的難點(diǎn)
1.1.1專業(yè)分類多，學(xué)制時(shí)間長(zhǎng)在我國(guó)，綜合類院校比較多，多專業(yè)化且學(xué)制長(zhǎng)是其主要特點(diǎn)。以醫(yī)學(xué)院校為例，醫(yī)學(xué)院校的專業(yè)分類更甚其他類院校，且各專業(yè)的交叉內(nèi)容較多。醫(yī)學(xué)院校的學(xué)制也要比其他類院校的學(xué)制更加靈活，目前的學(xué)制有三年制、四年制、五年制、六年制、七年制、八年制等。1.1.2部分機(jī)密性的教學(xué)檔案收集阻力大對(duì)于一些涉及教師自身學(xué)術(shù)資源、科研成果的資料，往往受到保護(hù)，當(dāng)事人一般不愿提交，這就為教學(xué)檔案的收集整理工作造成了很大的阻力。
1.2我國(guó)教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容
1.2.1信息報(bào)告類其中主要包括學(xué)校的政務(wù)文件以及教學(xué)文件，如學(xué)校在教學(xué)管理與實(shí)踐中的改革措施和改革計(jì)劃、科研方向、儲(chǔ)備人才培養(yǎng)計(jì)劃、教學(xué)制度的制定、會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、招生計(jì)劃、學(xué)校宣傳文件等等。1.2.2學(xué)校發(fā)展建設(shè)類其中主要包括學(xué)校的重點(diǎn)發(fā)展建設(shè)、各院系科室、專業(yè)、實(shí)驗(yàn)室等單位的建設(shè)發(fā)展所形成的文件。
2我國(guó)高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
2.1教學(xué)檔案管理觀念匱乏，未受到足夠重視
雖然近年來(lái)，各高校對(duì)教學(xué)檔案管理的重視程度有所增加，但就目前的情況來(lái)看，仍然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。一方面，校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于教學(xué)檔案管理的重視還僅僅局限在教學(xué)資料的收集記錄上，與校園建設(shè)的其他方面遠(yuǎn)不在一個(gè)水平上；另一方面，學(xué)校的教職員工更認(rèn)為教學(xué)才是自己的本職，至于教學(xué)檔案的收集提交，跟自己沒(méi)有關(guān)系。再加上醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)，尤其是臨床教學(xué)過(guò)程中經(jīng)常涉及教師個(gè)人的研究成果，出于安全考慮，更不愿意交由學(xué)校保管。
2.2缺少教學(xué)檔案管理制度或制度落后
教學(xué)檔案管理工作近年來(lái)才逐漸受到各高校重視，因此，在制度上的落實(shí)普遍滯后。有些高校的檔案管理制度，只是照搬國(guó)家制定的高校檔案管理制度，流于形式，對(duì)具體的檔案管理工作沒(méi)有什么作用；有些制度涉及的技術(shù)手段比較落后，對(duì)于以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主要依托的檔案管理新環(huán)境，早已不適用。
2.3檔案管理部門權(quán)限較低，得不到有關(guān)部門的配合
檔案的收集、分類、歸檔是一個(gè)龐大、繁雜的工作，如果僅僅靠檔案管理部門來(lái)完成，幾乎是不可能的。因此，在檔案管理的過(guò)程中，需要各部門的緊密配合，才能高效、精確、全面的完成。然而現(xiàn)實(shí)中，許多學(xué)校在部門權(quán)力的分配上，過(guò)于偏重學(xué)科建設(shè)、?？蒲芯?、教學(xué)等方面，使得檔案管理部門的權(quán)力普遍有限，得不到相關(guān)部門的認(rèn)可，對(duì)于歸檔工作的配合自然也就大打折扣。
3計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢(shì)
21世紀(jì)，是一個(gè)信息高度發(fā)達(dá)的時(shí)代。面對(duì)如此龐大的信息資源，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使用戶能夠從容地在這個(gè)信息大海中乘風(fēng)破浪盡情馳騁。由于各地高校的高速發(fā)展，使教學(xué)檔案的規(guī)模也非從前可比。針對(duì)各地高校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引進(jìn)到教學(xué)檔案管理工作中，可以大大簡(jiǎn)化檔案管理工作，有效降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，加快教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。這主要是因?yàn)?，?jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理具有以下幾方面的優(yōu)勢(shì)。
3.1教學(xué)檔案的管理更方便快捷
傳統(tǒng)的檔案收集分類工作，需要各部門與檔案管理部門合作進(jìn)行收集、整理、分類，效率、準(zhǔn)確度和全面性都相當(dāng)有限。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的自動(dòng)收集、分類、歸檔等。
3.2教學(xué)檔案的存儲(chǔ)形式多樣化
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案形式單一，紙質(zhì)的記錄方式既浪費(fèi)空間，又浪費(fèi)時(shí)間，有時(shí)很難以還原最初的教學(xué)情況。通過(guò)采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)⒙曇?、影像都?zhǔn)確地記錄下來(lái)，在使用時(shí)提供第一手資料，使檔案的價(jià)值發(fā)揮到最大。
3.3信息分享便捷，不受地域限制
隨著各地網(wǎng)絡(luò)辦公與自動(dòng)化辦公的逐漸成熟，在互聯(lián)網(wǎng)上，幾乎可以獲取任意一所高校的信息?；谶@種平臺(tái)，可以很方便的將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)檔案管理中，并實(shí)施在線共享。簡(jiǎn)化管理流程，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，流程復(fù)雜繁瑣，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和資源。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以顯著簡(jiǎn)化管理流程，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率。
4借助計(jì)算機(jī)技術(shù)提高教學(xué)檔案管理水平
隨著我國(guó)各地高校的顯著發(fā)展，教學(xué)檔案管理面臨著嚴(yán)峻的形式。網(wǎng)絡(luò)辦公、自動(dòng)化辦公的逐漸普及以及計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)于高校教學(xué)檔案管理的眾多優(yōu)勢(shì)，使高校迫切需要借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，來(lái)提高教學(xué)檔案管理的水平。針對(duì)目前我國(guó)高校教學(xué)檔案的基本情況，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以從以下幾方面入手，進(jìn)行教學(xué)檔案管理改革。
4.1建立統(tǒng)一檔案信息庫(kù)
高?？梢砸詸n案館網(wǎng)站為基礎(chǔ)，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案部門的資料以電子文件的形式上傳至信息庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時(shí)管理與應(yīng)用。同時(shí)，學(xué)校的檔案館還要與各部門進(jìn)行緊密合作，以實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。
4.2將檔案信息庫(kù)與教學(xué)辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行綁定，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)上傳和下載
一方面，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，信息的收集工作是最大的難題之一。對(duì)比傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將檔案信息庫(kù)與學(xué)校的辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行綁定，從而實(shí)現(xiàn)電子文件信息的自動(dòng)上傳和下載。
4.3強(qiáng)化溝通服務(wù)渠道，開展在線預(yù)覽等服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，需要借閱人到檔案館，憑借有效證件進(jìn)行借閱查看。在以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的電子檔案時(shí)代，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)在線預(yù)覽等服務(wù)，使用戶足不出戶即可享受到檔案館的服務(wù)。
4.4實(shí)行網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證，強(qiáng)化安全管理
以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的電子檔案，擁有傳統(tǒng)檔案無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，但在安全性方面，遠(yuǎn)不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這主要是因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的開放性使網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客有機(jī)可乘，使檔案存在隨時(shí)被惡意刪除或篡改的風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要實(shí)行網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證等手段，強(qiáng)化電子檔案的安全管理。
5結(jié)語(yǔ)
（一）有利于提高學(xué)籍檔案管理工作效率
將學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化對(duì)于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和減少勞動(dòng)成本都有著十分重要的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價(jià)值的資料，同時(shí)還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動(dòng)所形成的具有參考、利用價(jià)值的資料，而且其所記錄的時(shí)間跨度相當(dāng)?shù)拈L(zhǎng)，信息量是否的龐大。同時(shí)，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對(duì)如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來(lái)越受到重視。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍檔案管理工作人員的工作量，同時(shí)還能夠減少他們出錯(cuò)的幾率，從而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整學(xué)籍檔案信息
學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開來(lái)存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級(jí)為單位來(lái)裝訂成冊(cè)的，有的學(xué)校還會(huì)將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)的信息在與這些信息分開來(lái)進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎(jiǎng)懲、任職情況、黨員信息、綜合評(píng)價(jià)也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W(xué)生的各種學(xué)籍信息來(lái)進(jìn)行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無(wú)法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進(jìn)行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，雖然學(xué)生的信息是由不同的部門的人分別進(jìn)行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存儲(chǔ)卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來(lái)，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。
（三）實(shí)現(xiàn)資源共享，方便管理
學(xué)籍檔案信息數(shù)字化是各個(gè)高校學(xué)籍檔案管理工作的一個(gè)重要的發(fā)展方向。將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實(shí)現(xiàn)資源共享，利用學(xué)籍檔案的管理，同時(shí)還能夠?qū)W(xué)校的管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，使得學(xué)籍檔案管理工作真正的為學(xué)生、學(xué)校，乃至整個(gè)社會(huì)服務(wù)。
二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題
（一）數(shù)字化程度不足
高校雖然將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中工作中的重點(diǎn)，但是當(dāng)前仍然存在著數(shù)字化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。長(zhǎng)期以來(lái)，學(xué)籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行，手工操作面對(duì)如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時(shí)使用人工進(jìn)行管理還存在著許多的不可控因素，使得學(xué)籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，學(xué)校還沒(méi)有意識(shí)到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)上搭建一個(gè)更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進(jìn)的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。
（二）當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無(wú)法滿足學(xué)籍工作的要求
有很多高校為了能夠改善本校的學(xué)籍檔案管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進(jìn)行開發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對(duì)學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動(dòng)作用，并積累了一些經(jīng)驗(yàn)。但是在這些軟件中還存在著不少的問(wèn)題。例如適應(yīng)性不強(qiáng)，每個(gè)高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個(gè)高校的自身當(dāng)前的情況所開發(fā)的，因此就不具備很強(qiáng)的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學(xué)籍檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。
（三）學(xué)籍檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平不夠高
現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作人員基本都只是對(duì)自己的業(yè)務(wù)知識(shí)很熟悉，卻對(duì)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個(gè)問(wèn)題?，F(xiàn)在的高校都急需既精通學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因?yàn)檐浖_發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。
三、高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化的措施
（一）引進(jìn)功能較為齊全的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能
高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，建立起一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級(jí)相連，進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。為此學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身情況，對(duì)現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求?；蛘邔W(xué)校去引進(jìn)符合學(xué)校現(xiàn)狀的先進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以此來(lái)積累經(jīng)驗(yàn)推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案數(shù)字化的進(jìn)程
（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍檔案管理工作人員之間的溝通
為了能夠真正的開發(fā)出符合學(xué)校自身情況的學(xué)籍檔案管理軟件，開發(fā)人員必須要深入到學(xué)籍檔案管理工作的第一線，以此來(lái)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作有一個(gè)更加直觀的了解。同時(shí)還必須要與學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行深入的溝通，對(duì)他們的需求有一個(gè)詳細(xì)的了解，并對(duì)國(guó)家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件，同時(shí)在開發(fā)的過(guò)程中要隨時(shí)與學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行溝通，以便于做到有錯(cuò)誤及時(shí)的改正。
關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)
高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。
1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析
對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來(lái)很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問(wèn)題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。
1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析
高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過(guò)程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過(guò)程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問(wèn)題上比較突出。
2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題分析
從實(shí)際發(fā)展情況看，我國(guó)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中還有諸多問(wèn)題有待解決，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問(wèn)題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無(wú)法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過(guò)程中不積極，在信息上沒(méi)有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒(méi)有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒(méi)有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。
2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過(guò)程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫(kù)建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來(lái)看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。
作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院
參考文獻(xiàn)：
［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究［J］.蘭臺(tái)世界，2015（23）.
目前，許多學(xué)校教學(xué)檔案管理都滯后于時(shí)代的發(fā)展，檔案的管理主要是以紙質(zhì)和實(shí)物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學(xué)檔案長(zhǎng)期保存，需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。紙質(zhì)和實(shí)物檔案占用的空間也比較大，對(duì)保管的環(huán)境和儲(chǔ)藏室要求也比較高，這無(wú)形中也增加了管理成本。教學(xué)檔案大多是紙質(zhì)檔案，在查閱過(guò)程中，由于對(duì)紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，教學(xué)檔案數(shù)字化也是學(xué)校檔案管理的必然趨勢(shì)。教學(xué)檔案的數(shù)字化管理對(duì)促進(jìn)檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享具有十分重要的作用。教學(xué)檔案數(shù)字化管理是指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理手段的補(bǔ)充和延伸，更是傳統(tǒng)教學(xué)檔案的發(fā)展和革新。一方面，教學(xué)檔案的數(shù)字化應(yīng)該具備傳統(tǒng)教學(xué)檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護(hù)、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)教學(xué)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因此，加快學(xué)校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理是學(xué)校信息化建設(shè)的需要，是學(xué)校管理信息化進(jìn)程的必然所在。
二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)涵
學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵主要在于加強(qiáng)綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設(shè)。首先，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化和分層級(jí)的檔案信息管理平臺(tái)，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過(guò)校園網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，方便快捷，設(shè)置校內(nèi)外訪問(wèn)控制列表，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全。其次，為了達(dá)到教學(xué)檔案存儲(chǔ)的安全性，要建立多級(jí)存儲(chǔ)系統(tǒng)。教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可采用磁盤、磁盤列陣、磁帶庫(kù)等多級(jí)存儲(chǔ)方式，通過(guò)數(shù)據(jù)多級(jí)存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。最后，為提高檔案查詢的準(zhǔn)確度和效率，實(shí)現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設(shè)置分類目錄、專題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對(duì)檔案中的一些關(guān)鍵詞、檔案號(hào)等進(jìn)行編排，提高檢索和查詢速度，提高檔案的利用率和實(shí)現(xiàn)快速查閱功能。教學(xué)檔案在收集歸檔時(shí)，對(duì)紙質(zhì)和實(shí)物檔案的歸檔要進(jìn)行處理，完成教學(xué)檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，紙質(zhì)和實(shí)物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時(shí)做好紙質(zhì)、實(shí)物檔案與電子文檔的相互印證和標(biāo)注，同時(shí)做好歸檔工作。教學(xué)檔案數(shù)字化管理，要對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行掃描，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污等處理。要核對(duì)電子信息，對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中，各部門、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成教學(xué)檔案信息的采集、審核和入庫(kù)工作。教學(xué)檔案的查閱實(shí)行分級(jí)審核方式，按管理和使用權(quán)限查閱，確保信息安全。教學(xué)檔案數(shù)字化查閱，以校園網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在校內(nèi)外實(shí)現(xiàn)查檔、閱檔功能。學(xué)校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進(jìn)行多方考慮：可按日期、按時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。按閱檔權(quán)限審批，對(duì)教學(xué)檔案閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。教學(xué)檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。首先，提高了管理的效能。過(guò)去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費(fèi)用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學(xué)檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了保管費(fèi)用和空間，而且查閱起來(lái)極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費(fèi)。其次，提高了教學(xué)檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學(xué)資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，使教學(xué)檔案的查閱變得更加簡(jiǎn)單、快捷。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設(shè)，教學(xué)檔案也從文件實(shí)體的保管變成了提供利用方便的信息存儲(chǔ)和控制中心。最后，增強(qiáng)了教學(xué)檔案原件的保護(hù)。將紙質(zhì)的教學(xué)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學(xué)校都有悠久的辦學(xué)歷史，尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的教學(xué)檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好地保護(hù)。通過(guò)教學(xué)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷毀的行為。因此，教學(xué)檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內(nèi)涵和利用價(jià)值。
三、教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題
教學(xué)檔案是一所學(xué)校在教學(xué)實(shí)施過(guò)程中形成的最原始的材料。由于學(xué)校都是按照各個(gè)學(xué)科教研室進(jìn)行教學(xué)管理，由各科室完成教學(xué)檔案，在教學(xué)檔案的管理中還存在著許多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，教學(xué)檔案管理理念滯后。一些學(xué)校管理理念滯后，不注重教學(xué)檔案信息資源的價(jià)值，沒(méi)有及時(shí)開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。由于長(zhǎng)期采取封閉式的管理模式，教學(xué)檔案沒(méi)有開發(fā)利用。管理人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，服務(wù)技術(shù)水平低下，經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)備陳舊，影響了教學(xué)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。第二，教學(xué)檔案信息化程度低。由于長(zhǎng)期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式等因素的影響，目前一些學(xué)校在教學(xué)檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒(méi)有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，管理效能低下。大多數(shù)教學(xué)檔案以紙質(zhì)載體為主，在檔案的收集、整理和保管過(guò)程中都是采取手工操作為主的方法。由于學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒(méi)有建立系統(tǒng)化，沒(méi)有在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)下運(yùn)行，不利于教學(xué)檔案的利用和快速查閱，造成校園網(wǎng)資源浪費(fèi)。第三，教學(xué)檔案目錄查詢系統(tǒng)不完善。學(xué)校教學(xué)檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒(méi)有建立電子檔案查詢系統(tǒng)，教學(xué)檔案查詢時(shí)效低下，無(wú)法適應(yīng)和滿足教學(xué)的需要。電子檔案在查詢利用過(guò)程中，沒(méi)有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時(shí)，致使系統(tǒng)不能正常運(yùn)行。第四，教學(xué)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學(xué)校教學(xué)檔案都是由各科室、教研室獨(dú)立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒(méi)有依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成，教學(xué)檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復(fù)建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化程度比較低，沒(méi)有充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高管理的效率。
四、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的措施
一是提高檔案管理者信息素養(yǎng)。檔案管理信息化建設(shè)是為教學(xué)服務(wù)的，在教學(xué)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，不僅僅是計(jì)算機(jī)軟硬件的建設(shè)，更要體現(xiàn)的是人與管理技術(shù)之間的集合。所以，學(xué)校檔案管理人員要掌握現(xiàn)代信息基本技能，掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉計(jì)算機(jī)管理軟件，熟練掌握各種現(xiàn)代信息技術(shù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)工具，為學(xué)校教學(xué)檔案信息開發(fā)打下良好的基礎(chǔ)。學(xué)校檔案管理人員要養(yǎng)成良好的信息收集能力，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)查閱者獲得更多信息資源。要逐步提高對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案信息的加工、提煉能力。學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷提高自身的專業(yè)能力和信息素養(yǎng)。
二是推進(jìn)教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化能夠推動(dòng)學(xué)校信息化建設(shè)，它具有紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案不可比擬的優(yōu)點(diǎn)，使信息檢索更方便，傳遞速度更快，不受時(shí)間限制，可以提高工作效率和檔案的利用率。學(xué)校信息化進(jìn)程是信息收集、傳播和運(yùn)用能力的發(fā)展，將充分顯示其對(duì)教育的變革作用。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理。學(xué)校要把計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于教學(xué)檔案管理之中。在教育信息化發(fā)展的大背景下，我們必須發(fā)揮學(xué)校教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，將教學(xué)檔案保管和利用的單一功能向信息采集、管理和服務(wù)等多項(xiàng)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源合理配置，為學(xué)校發(fā)展提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。快速、優(yōu)質(zhì)的教學(xué)信息支持學(xué)校的教育管理決策。學(xué)校要把教學(xué)檔案信息化納入學(xué)校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)劃中，實(shí)施數(shù)字化校園發(fā)展戰(zhàn)略。要不斷加大教學(xué)檔案管理的軟、硬件投入，在信息化建設(shè)中，要加大計(jì)算機(jī)設(shè)備的投入，要配備數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、數(shù)碼攝像、攝影設(shè)備等。要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，更好地為學(xué)校的教育發(fā)展服務(wù)。
三是創(chuàng)新教學(xué)檔案管理工作機(jī)制。推進(jìn)學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，創(chuàng)新教學(xué)檔案管理機(jī)制，加快學(xué)校教學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程。教學(xué)檔案數(shù)字化是檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，學(xué)校要對(duì)庫(kù)存的傳統(tǒng)載體檔案加工成數(shù)字檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，提高教學(xué)管理水平和效率。要加強(qiáng)教學(xué)檔案一體化建設(shè)，通過(guò)檔案數(shù)字化建設(shè)完成電子數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)。首先，將教學(xué)檔案的紙質(zhì)載體與數(shù)字檔案相結(jié)合，逐步推進(jìn)檔案的信息化管理程度。對(duì)紙質(zhì)文件做好收集、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等工作，同時(shí)要對(duì)紙質(zhì)文件建立機(jī)讀目錄、掃描、刻錄、脫機(jī)備份，實(shí)現(xiàn)信息化管理。其次，建立學(xué)校教學(xué)檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)之間可以互相轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)資源共享。
四是完善教學(xué)檔案規(guī)范化管理。制定實(shí)施相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，是學(xué)校教學(xué)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵性所在。將學(xué)校檔案館藏的檔案通過(guò)掃描轉(zhuǎn)化為可供計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，收集電子文件歸檔存儲(chǔ)。建立電子檔案字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)。在數(shù)據(jù)利用方面，建立數(shù)據(jù)輸出標(biāo)準(zhǔn)。在引進(jìn)、開發(fā)、研制學(xué)校教學(xué)管理檔案時(shí)，必須建立符合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，如教學(xué)檔案的收集標(biāo)準(zhǔn)，分類、錄入等符合標(biāo)準(zhǔn)化管理要求。建立教學(xué)檔案的規(guī)范化管理體系，對(duì)教學(xué)電子檔案的歸檔、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化處理、數(shù)字檔案的保管與利用進(jìn)行科學(xué)管理，才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化管理，達(dá)到資源共享。
五是加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的安全管理。學(xué)校要加強(qiáng)教學(xué)電子檔案的管理，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。隨著數(shù)字化的建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)的不安全性也日益凸顯。要注重對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全信息技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有效防范措施，確保教學(xué)電子檔案的安全。要完善電子檔案的管理制度，在查閱、利用上設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和身份認(rèn)證，防止數(shù)據(jù)被更改、刪除和復(fù)制，確保檔案數(shù)據(jù)的原始性、真實(shí)性。做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份。在安全措施方面，可采取物理安全措施、信息加密措施、網(wǎng)絡(luò)安全管理措施、訪問(wèn)控制措施等。在訪問(wèn)控制方面做好入網(wǎng)訪問(wèn)、權(quán)限、目錄、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)、網(wǎng)絡(luò)鎖定、網(wǎng)絡(luò)端口和防火墻等控制，通過(guò)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，確保教學(xué)檔案信息安全。六是提高教學(xué)檔案管理效率。學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較大，給歸檔工作和數(shù)字化管理帶來(lái)很大難度，要建立一支專兼職相結(jié)合的管理隊(duì)伍，專職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的審核、指導(dǎo)工作，兼職檔案人員完成具體材料的收集、整理和歸檔及數(shù)字化工作。基礎(chǔ)材料的裝訂整理和數(shù)字化處理由兼職人員完成，立卷、審核和指導(dǎo)則由專職檔案人員完成。由于教學(xué)檔案的形成涉及的部門和人員比較廣，數(shù)據(jù)的收集整理按類同步分別進(jìn)行。教學(xué)檔案的數(shù)量比較大，為了規(guī)范管理，以學(xué)期為單位進(jìn)行收集整理歸檔，提高教學(xué)檔案的信息化程度，提高管理效率。對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)能力和信息素養(yǎng)，進(jìn)一步推進(jìn)管理的效能。
