發(fā)布時間：2023-02-28 15:50:06
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的招商會邀請函樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
關鍵詞：招商布展；戰(zhàn)略；研究
中圖分類號：TU984 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）006-000-01
招商布展是招商過程中的一項非常重要的內(nèi)容，同時也是關鍵性環(huán)節(jié)。從某種意義上來講，布展想象著招商成果和效益。掌握招商布展技巧、戰(zhàn)略，對招商活動的舉辦意義重大。
一、積極主動，招展招商
為了將招商活動舉辦成高規(guī)格、高水平的展會，招商招展過程中以既定項目為主線，并且配套品牌產(chǎn)品，采用多種形式全面展開。主辦單位和相關單位應當主動出擊，招商招展。第一，通過相關部門主動邀請參與。相關部門聯(lián)系邀請客商，具體落實展位。第二，發(fā)函邀請。展會秘書處，向預定范圍內(nèi)與相關企業(yè)郵寄邀請函。第三，走出去邀請。主管領導應當親自帶隊招商招展，并分別在具體地區(qū)召開推介會。第四，通過相關外部渠道去邀請。實踐中，通過多種渠道，聯(lián)合邀請客商。第五，通過成員單位進行邀請。主辦單位和相關部門，邀請各地市代表團參會，邀請國內(nèi)外知名產(chǎn)品、互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)以及上市公司等參加展示展銷和經(jīng)貿(mào)洽談。經(jīng)過各方的共同努力，邀請的企業(yè)產(chǎn)品參展，展會上聚精薈萃，而且我各具特色，受到市民好評。
二、發(fā)揚連續(xù)作戰(zhàn)的精神，做好布展工作
在全體單位、員工的共同努力之下，招商會展中心主展廳交付使用以后，仍要繼續(xù)發(fā)揚連續(xù)作戰(zhàn)的精神，做好現(xiàn)場布展工作。根據(jù)招商現(xiàn)場情況，成立裝修布展裝飾工作現(xiàn)場指揮部，聘請專門的頂級布展企業(yè)擔當招商布展重任。經(jīng)過連續(xù)作戰(zhàn)，短時間內(nèi)，采取“白加黑”+“五加二”方式，全面推進招商布展工作順利進行。必要時，還要安排負責人入駐現(xiàn)場，指揮招商會展中心附屬設施建設以及招商布展工作。同時，還要提前派駐消防、警力人員進駐招商現(xiàn)場，在重點位置配備適當?shù)南榔髟O施；電力部門，結合招商現(xiàn)場情況，架設匯源電力專線，并在此基礎上成立供電應急服務小組。尤其是在距招商展會開幕三天的關鍵時刻，參展、參會部門，應當都進入到招商會展中心，并且為其提供服務，確保招商布展過程中遺留的廢料能夠徹底地被清理干凈。在此基礎上，應當做好展館設計工作，全面落實參展單位、參展產(chǎn)品以及招商布展工作。為保證籌備工作能夠順利進行，我們應當搶前抓早，對招商會進行精心的組織策劃，全力以赴地做好各項籌備工作以及布展工作。
三、加強各方組織協(xié)調(diào)，結合實際形成合力
各組織單位應當抽調(diào)專門人員負責招商布展籌備工作，領導應當親自帶隊，并且及時將參展布展情況進行總結和研究；同時，還要積極與單位進行及時的溝通交流，主動與向部門協(xié)調(diào)，必要時還要召開參展籌備工作，宣布參展企業(yè)、產(chǎn)品的具體擺放位置和要求，并對參展單位、企業(yè)提出具體的招商布展要求。招商布展是一個全面貫穿整個展會的大項，不僅是展會期間的施工，而是從招商前期展館租賃、展位圖制作以及展區(qū)劃分，到展位合理分配和展商協(xié)調(diào)，同時還包括展館施工、展商布展以及展會現(xiàn)場協(xié)調(diào)等工作，直到最后撤展，均為布展工作內(nèi)容。招商布展工作非常的繁瑣，工作量也非常的大。我感覺如果把展會比喻成一個人，專業(yè)觀眾是他的命脈，參展商是他的血肉，那么布展工作打造的就是他的骨架。在招商布展過程中，應當根據(jù)參展企業(yè)、單位的不同需求，對展位合理分配和安排，做好標展、特裝位置的優(yōu)化調(diào)整工作；同時，還要做好展位圖更改工作，對參展商的展位進行更換，做出及時的通知和協(xié)調(diào)。
四、積極的進行謀劃布局
為了保證招商布展的效果，應當積極的進行謀劃布局。比如，招商布展過程中，可采用按產(chǎn)業(yè)劃分展位、統(tǒng)一布展的方式，樹立整體形象，并且重點展示品牌產(chǎn)業(yè)、產(chǎn)品。同時，還要精心篩選資源圖片以及參展產(chǎn)品圖片和商標等標識，與設計公司進行反復的溝通，對各個展區(qū)的設計圖紙進行逐個修訂。為了更加生動地打造展品和企業(yè)的形象，有利于精心設計栽培區(qū)、展示園等。
五、嚴格審核，精選參展單位和產(chǎn)品
招商布展過程中，應當嚴格參展準入條件，以展名優(yōu)、突特色、講創(chuàng)新為基本原則，要求各參展單位、企業(yè)積極報送產(chǎn)品圖片。如果沒有產(chǎn)品圖片，則應當將產(chǎn)品或提供的服務內(nèi)容、層次等報送到主辦單位，并且設專人負責產(chǎn)品拍攝；審核小組進行嚴格的篩選，確定產(chǎn)品參展與否，保證參展產(chǎn)品和服務內(nèi)容能夠優(yōu)中選優(yōu)。在經(jīng)過嚴格的審核以后，在諸多申請參展的企業(yè)之中，確定參展單位和產(chǎn)品。
六、加大宣傳力度，吸引更多企業(yè)和單位參展
根據(jù)招商的宗旨和意圖，結合招商布展現(xiàn)狀，建立招商布展工作小組，并且召開推進會議，全面落實此次招商布展任務，并在網(wǎng)上開辟專欄，進行廣泛的招商找展。同時，還要針對性地發(fā)放邀請函（其中包括電子邀請函等），這是招商招展過程中的一項重要工作任務。
七、展商布展與撤展
首先帶領參展單位、企業(yè)找到對應展位號，然后交代布展過程中的具體注意事項，尤其是特裝展位布展時，一定要協(xié)助并監(jiān)督施工搭建單位，助其完成布展施工任務。同時，還是要避免出現(xiàn)安全事故，做好展商租賃以及電、水供應協(xié)調(diào)，并在此基礎上及時解決招商布展過程中出現(xiàn)的問題；展位桌椅上的射燈電力等設施，應當做好配備工作。其次，對現(xiàn)場進行協(xié)調(diào)。對招商展會現(xiàn)場出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件進行有效協(xié)調(diào)，比如突然出現(xiàn)停電或者展具缺失、保安不到位以及展位被別人占用等現(xiàn)象，應當進行及時的處理，并做好對招商服務工作。最后，撤展。招商活動開展完以后，布展工作并未結束，還要通知、協(xié)助展商進行撤展，并且協(xié)助撤展時的安保及協(xié)調(diào)工作。
八、結語
總而言之，招商布展是一個復雜的工作，涉及到諸多方面的內(nèi)容，因此應當加強重視，細節(jié)入手，綜合考慮、全面協(xié)調(diào)，才能確保招商工作的順利進行。
參考文獻：
一批招商，新鮮出爐
市場競爭的白熱化，不僅讓廠家絞盡腦汁地尋求招商的新思路、新模式，更讓處于轉型期的一批商急于尋找新的突破形式，以快速壯大自己，取得市場競爭的絕對優(yōu)勢地位，在這種背景下，一批招商便應運而生了。
B市的李經(jīng)理是當?shù)氐姆奖忝鎸Ｙu大戶，從事方便面銷售已達6年之久，令李經(jīng)理非常困惑的是，在其月銷量達到30余萬元的銷售額后，其銷量便開始徘徊不前，再也難以提高，而隨著競爭品牌的大舉入侵，該市的市場銷量甚至還有下滑的趨勢，這讓“操盤”方便面市場多年的李經(jīng)理“如梗在喉”。但李經(jīng)理有個最大的優(yōu)點，那就是喜歡創(chuàng)新，善于摸索，不僅思維活躍，而且善出奇招，這次鄉(xiāng)鎮(zhèn)二批招商會就是李經(jīng)理在參加了05年濟南糖酒會的時候，受一些廠家的專場招商會的啟發(fā)而萌發(fā)開招商會的，但一批商開招商會，在該市是沒有先例的，為了確保本次招商會圓滿成功，李經(jīng)理不僅咨詢了一些專業(yè)的策劃機構，而且，還幾次到X方便面公司尋求廠家對招商會的意見和支持。經(jīng)過多人的點撥，最終決定在中秋節(jié)前夕舉行一場聲勢浩大的一批招商會，做“敢吃螃蟹“的第一人。
在招商會處在醞釀階段，李經(jīng)理運用SWOT分析法，結合自身實際情況，充分對本次招商會進行細致謀劃：
1、S（優(yōu)勢）：操作方便面的市場經(jīng)驗豐富，網(wǎng)絡資源健全，客情關系即人脈較好，資金雄厚。
2、W（劣勢）：沒有召開過此類的招商會，缺乏對類似招商活動的整體統(tǒng)籌和策劃，對此效果如何估計不足。
3、O（機會）：正因為在該市沒有先例，所以，操作成功，將會摸索出一套先進的招商模式，對競品進行狠狠打擊。
4、T（威脅）：如果競品提前舉行大力度的促銷活動，以提前對市場進行攔截和擠占，最終可能導致招商會流產(chǎn)。
此外，李經(jīng)理還對招商會的可能結果進行了剖析：如果操作成功，不僅能夠最大限度地占用二批商的資金資源、運力資源、倉儲資源，而且還能夠加速自己的資金流量，爭取廠家更大的扶持力度，提升自己的知名度，提高產(chǎn)品的市場占有率，增強自己的贏利能力，可謂一箭雙雕，名利雙收；而如果操作不成功，可能會使自己經(jīng)濟上受到損失，不僅招待費用打水漂，而且其他禮品、宣傳品、現(xiàn)場抽獎等相關費用也會白白扔掉，使自己毀譽參半。
經(jīng)過反復權衡，李經(jīng)理孤注一擲，決定依托X公司良好的產(chǎn)品優(yōu)勢、企劃優(yōu)勢，精心策劃，開一場實實在在而漂漂亮亮的招商會。
兵貴神速，在與X公司業(yè)務人員進行多次會晤與協(xié)商后，廠商雙方達成了如下支持協(xié)議：
1、廠家全程策劃和指導此次由一批商發(fā)起的招商會，企劃方是X公司，但舉辦方、承辦方皆是李經(jīng)理。
2、李經(jīng)理招商會定貨量達到30—40萬元，廠家給予2%的費用支持，達到40—50萬，給予2.5%的費用支持，達到50萬以上，給予3%的費用支持。
3、廠家的銷售總監(jiān)、當?shù)卮髤^(qū)經(jīng)理及其抽調(diào)附近市場5名業(yè)代，出席和參加本次招商會，以集體亮相，渲染氣氛，凝造聲勢，讓二批商感覺到廠家的重視與投入。
在確定了相關的約定事項后，針對本次招商會，X公司協(xié)助李經(jīng)理制定了“激情奉獻在中秋，好禮大獎齊分享——X公司永城市場招商會專案”，主要內(nèi)容如下：
一、招商主旨：
1、通過招商會，鞏固市場基礎，聯(lián)絡廠商與二批商的感情，建立良好的客情關系。
2、有效牽制二批商，從銷售通路實施對競爭品牌的中端和終端攔截，牢固樹立品牌地位。
3、整合二批資源，搶奪市場資源的有限配置權，爭取市場競爭的主動地位。
二、招商時間：
2005年9月10日
三、招商地點：
B市白天鵝大酒店
四、招商內(nèi)容：
1、X系列產(chǎn)品在鄉(xiāng)鎮(zhèn)的分渠道、分品項獨家經(jīng)銷權。
2、建立市場聯(lián)銷體，確保二批通路和零售利潤。
3、宣導招商政策及企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃。
4、培訓二批商有關產(chǎn)品推廣、盈利模式、贏利能力提升、終端鋪貨、人員管理、資金管理、倉庫管理等與二批商切身利益相關的內(nèi)容。
為了確保這次招商會“主角”的二批商能夠順利到位，李經(jīng)理還親自開車登門拜訪，發(fā)放邀請函，并極力描繪招商會的精彩內(nèi)容和陣勢。在做好了一系列的精心準備后，招商會終于掀開了它神秘的面紗。
借勢造勢，盛況空前
9月10日上午，B市白天鵝大酒店彩旗飄揚，人頭攢動，雪洋公司“激情奉獻在中秋，好禮大獎齊分享”二批招商會在這里隆重舉行了。
在招商會現(xiàn)場，X公司及經(jīng)銷商人員全部統(tǒng)一服裝，“X公司”、“X食品”的統(tǒng)一標識非常醒目，而會場內(nèi)掛旗、條幅、宣傳畫冊以及DM等的整齊懸掛與擺放，讓會場不僅秩序井然，而且還充滿了祥和而熱烈的氣氛。
此次招商會由李經(jīng)理親自主持，一開場，李經(jīng)理便首先向出席本次招商會的100多名二批商深深鞠躬，以感謝他們參與此次招商會，并對他們的到來表示最最誠摯而熱烈的歡迎，感謝他們對X方便面產(chǎn)品的支持和厚愛，并希望通過這次招商會的平臺，加強、加深合作，從而互惠互利，協(xié)同發(fā)展，共同打造雙贏的明天，李經(jīng)理發(fā)自肺腑的的一番客套，頓時讓會場熱鬧起來，而X公司銷售總監(jiān)一席熱情洋溢的歡迎致辭以及對X公司現(xiàn)狀以及未來的展望講話，更是讓會場氣氛一片歡騰。
接下來是X公司大區(qū)經(jīng)理代表企業(yè)（實際上是經(jīng)銷商）對本次招商優(yōu)惠政策的全方位宣導。
1、凡參加本次招商會的二批商，都可以享受訂貨即搭贈2%的即時獎政策，以鼓勵廣大的二批商對本次招商會的支持與厚愛。
2、以X品牌高檔大骨系列、中檔功夫系列、羊肉系列、低檔風暴系列等為組合，采取獨家買斷銷售的，以大、中、小三種套餐形式，根據(jù)訂購的標準，給予每件1元、0.8元、0.6元三種獎勵政策。
3、凡訂購數(shù)量在10000見以上的，將被聘為客戶經(jīng)理，聘期一年，并獎勵東南亞10日游。
4、凡訂購數(shù)量在500件以上的，以500件為一組，均可抽獎一次，獎品分別為電飯煲、微波爐、電冰箱、空調(diào)、電腦等。
招商政策的宣導，讓整個會場一片歡呼聲，而接下來舉行的產(chǎn)品推介，以及有關贏利能力提升、如何鋪貨、庫存管理等等方面的培訓，更讓與會的二批商興奮異常，因為此次招商會不僅政策優(yōu)惠，而且還充滿刺激性與興奮點，這讓他們感受到了從而有過的欣喜感，因為如此力度的招商政策他們從來沒有聽到和見到過。
趁熱打鐵，現(xiàn)場訂貨
招商會的最后一項程序，是現(xiàn)場訂貨交款，簽定市場聯(lián)銷協(xié)議，并參加聚餐和抽獎活動。
實際上有些企業(yè)訂貨會效果不明顯的原因就是不拿訂貨會作為一項策劃活動去做，對于訂貨會策劃的起因、借勢、造勢、活動內(nèi)容、細節(jié)、安排等方面沒有特別的創(chuàng)意，造成訂貨會流于形式，成為招待會。訂貨會看似簡單的程序，實際蘊含著很多的竅門，比如有些老廠家每年都開訂貨會，每年都是同樣的例會，領導講大話、產(chǎn)品無新意、酒宴醉一片，最后，簽單的還是那些關系戶，所以這樣的訂貨會不做也罷。
現(xiàn)在糖酒企業(yè)的競爭，不僅僅在終端上，訂貨會也是體驗誰更高明的時候，要想一個訂貨會成功，首先要看市場大環(huán)境，競爭對手是什么樣的狀況，有沒有什么行動，自己在市場上的位置如何，自己的優(yōu)勢在哪里，需要從哪里作為切入點，才能很好地吸引客戶的參與，舉辦一個什么樣的訂貨會更合適。在這時，企業(yè)可以用SWOT分析法，進行一個周密的分析，從中找到最有價值的線索。
就像當年的赤水河酒和金士力酒一樣，雖然都是新品牌，但各自都把自己的資源優(yōu)勢充分地挖掘了出來，結合了自己的特點，“活寶鄧建國金盆洗手”以及以健康產(chǎn)業(yè)起家的金士力“健康白酒”的炒作，都在一定程度上，成為訂貨會的一大看點。大量的造勢，使得經(jīng)銷商廣泛參與，不管結果如何，當年經(jīng)銷商的訂貨量還是很可觀的，可以說這兩家的全國巡回招商相當成功。
在一個訂貨會中，除前期的活動主題策劃外，在操作中的各個環(huán)節(jié)把握上，也是要相當考究的。比如前期的客戶的邀請，選擇什么樣的客戶，怎樣邀請，邀請人的職位，邀請客戶的落實等等都是很關鍵的，我們經(jīng)常看到很多企業(yè)只關注邀請企業(yè)的量，不注重客戶的針對性，很多客戶實際上就不是我們的目標客戶，有些來的不是業(yè)務員，就是文員，這些人怎么能決定訂貨呢，這種傳達也是有偏差的。還有些只重視發(fā)出去多少邀請函，不注重邀請客戶的落實情況，造成訂貨會組織資源的浪費和訂貨會的非正常進行。
甚至邀請函的制作也是要下點工夫的，我們經(jīng)?？吹降难埡鞘袌錾腺I到的格式化請貼，對于一些新客戶而言，并不能了解訂貨會的真實信息和規(guī)模，客戶參與的積極性就會降低。我們曾經(jīng)在一次訂貨會，自己設計制作邀請函，做成八開大小，其中介紹了訂貨會的主要內(nèi)容和銷售政策支持，真實傳達了訂貨會的信息，效果很好。
實際上，訂貨會的前期最主要的是要準備充分，比如1、宣傳要明確到位；2、活動安排銜接要周密；3、人員分工要明確，培訓要到位；4、客戶基本資料要了解；（最好進行前期溝通）5、物料、樣品等準備要完善；6、合同等文本準備充足； 7、政策設計要嚴謹和可操作性； 8、一些細節(jié)要考慮進去；9、一些突發(fā)因素要想好補救措施；10、各部門協(xié)調(diào)一致。這些工作都細致做了，訂貨會也就成了一半。
糖酒企業(yè)為什么要舉行訂貨會？實際上大規(guī)模的、封閉式的訂貨會形式是一種很好的營銷模式，所以訂貨會的召開過程的把控很關鍵。比如會場怎么安排，布置的風格是什么樣的，主持人的串場，合同的適時簽訂等等都會對訂貨會有所影響。
我們曾在主持人上做了一次嘗試，效果不錯，選用兩個主持人，一個用標準的中文，一個用純正的英語進行主持，一下子就把會議的格調(diào)提升了起來，再加上會場的渲染，直接突出了產(chǎn)品的高檔和廠家的眼光，使客戶大開眼界，取得了信任。所以說各種各樣的訂貨會雖然有些泛濫，但結合自身情況做些創(chuàng)新，就能給客戶眼前一亮的感覺，從而增加客戶的好感和信心，這一點是訂貨會中至關重要的。
在訂貨會上要特別注意幾點：1、會場布置的風格、產(chǎn)品的擺放要人性化、鮮明化；2、會場音響、燈光等設備的正常使用；3、會議流程和過程監(jiān)控要有條不紊；4、漏洞和突發(fā)事件的危機處理；5、主持人對會議過程的了解和把握；6、所銷售政策的明確解釋；7、與客戶的適時溝通和疑問解釋；8、及時簽訂訂貨協(xié)議。
實際訂貨會上經(jīng)常出現(xiàn)的問題是會議流程不協(xié)調(diào)，因為每一次會議都是不能預演的，所以會出現(xiàn)各種突發(fā)因素，比如我們有一次會議時，因為參加人多，坐在后排的人聽起來很費勁，以至于會議下來幾乎什么也沒聽見，就是這么一個小小的缺誤，會讓有些客戶對企業(yè)的形象大打折扣。所以我們不要只關注了大的方面，而忘了小的細節(jié)。
訂貨會后，更是企業(yè)及時整理、總結和跟進的時候，一些老客戶或者決定進貨的客戶現(xiàn)場就會簽訂協(xié)議，對于這些客戶，要及時地溝通，做好貨物的準備、發(fā)貨、具體支持等，更好地服務于客戶，以免造成懈怠客戶。還有一些有意向的客戶或者沒有達成共識的客戶，要分析他們的需求和原因，及時拜訪和談判，爭取訂貨會的最大成果。
其實，訂貨會的形式可以很多，只要想在短期內(nèi)把產(chǎn)品推向市場，并有足夠多的客戶可以選擇，都可以開展不同規(guī)模的訂貨會。曾經(jīng)我們做了幾個訂貨會影響較好，一廠家為了重點開拓陜西市場，在招募到總經(jīng)銷商后，聯(lián)合總經(jīng)銷商，進行了一場聯(lián)合招商會，一則顯示廠家運作區(qū)域市場的決心和魄力，二則對總經(jīng)銷商是一次全心的支持和投入，給經(jīng)銷商極大的信心。所以很短時間內(nèi)，區(qū)域布局完成，分銷商的實力也很不錯。
關鍵一：提前確定活動時間與地點，給活動籌備預留充足時間
一場活動確定日期、地點等核心方案時，不能太晚，原則上應提前兩個月以上，并及時通過發(fā)通知、快遞、傳真等方式告知相關企業(yè)。因為，企業(yè)接到邀請函后，還需要協(xié)調(diào)出席人員的日程，而活動主辦方也需要籌備相關接待事宜。
我們在籌備本次三亞活動時，由于跟合作方的協(xié)調(diào)問題，在前期出現(xiàn)了變更活動時間及地點的情況，導致向企業(yè)發(fā)了兩次會議通知，導致活動前期準備時間較短，一定程度上影響了活動的開展效果。
在確定行業(yè)年會等大型活動時，我們建議舉辦時間應盡量靠前，最好在12月份，而不要安排在1月舉行，因為1月份是企業(yè)年會、經(jīng)銷商會議的密集舉辦時期，容易形成日程上的沖突。另一方面，因為年底各商協(xié)會、各大媒體評獎活動較多，企業(yè)年度評獎預算有限，企業(yè)常常先入為主，越往后舉辦的評獎活動，企業(yè)參與熱情和精力也會越低。
關鍵二：在與合作方共同主辦活動時，應分清主次關系，確立主導地位
目前，大型活動由兩家乃至多家機構聯(lián)合主辦的趨勢越來越多。雙方合作的初衷都是企望整合雙方的各項資源，產(chǎn)生1+1〉2的強強聯(lián)合效應。但如果不能妥善協(xié)調(diào)、處理雙方在活動中的定位與分工，合辦活動還可能產(chǎn)生負的組合效應。
在大型活動中，恰當且可行的做法是將活動中的重點環(huán)節(jié)進行有效分解，由一方主負責。形成整體活動雙方合作、具體活動分工負責的良好合作機制，避免因職責交叉或互相推諉導致的活動組織混亂現(xiàn)象，從而保證活動的效果。
關鍵三：活動接送機應統(tǒng)籌安排，重要嘉賓應專人全程服務
首先，要使嘉賓聯(lián)系表隨時更新，保證接送機信息為最新、最準確的信息。根據(jù)經(jīng)驗，在活動接機中，不應以人為序，而應以時間為序，這樣接送機更為方便、高效。
接送機每個流程都由專業(yè)固定負責，防止負責人臨時變換，影響上下方接口人的及時溝通。負責接待的人員應保持及時的溝通，各個環(huán)節(jié)應及時銜接，比如接機人員在接到嘉賓后，應及時通知安排下一流程接口人安排酒店住宿與房間。
重要嘉賓的接待工作是會務接待的重中之重，它直接影響著活動的最終成效。一旦重要嘉賓對會務接待不滿意，將形成及其惡劣的社會影響。因此，重要嘉賓應打破常規(guī)，由專業(yè)負責接待。具體到住宿、飲食、出行等都需全程服務，讓重要嘉賓切身體會到服務的無微不至，對活動組織方產(chǎn)生良好的印象。
關鍵四：活動中演講嘉賓貴精不貴多，演講主題應反映行業(yè)熱點與難點問題
演講嘉賓宜少且精。演講嘉賓應是國家有關部門、知名企業(yè)家、行業(yè)資深人士、知名專業(yè)學者等重量級人物。一般一場論壇的演講嘉賓以2-3人為宜，因為演講嘉賓過多，容易引起聽講人“疲勞”，也易出現(xiàn)演講人水平層次不齊的現(xiàn)象，從而影響論壇整體水平。
演講主題的選擇應該貼合行業(yè)熱點、難點，就企業(yè)及行業(yè)發(fā)展普遍關心的問題展開分析，探尋解決之道，給與會人士切切實實的“好處”。
關鍵五：對話環(huán)節(jié)應強調(diào)行業(yè)性，嘉賓對話應不受限制、保證深入和全面
嘉賓對話環(huán)節(jié)，應強調(diào)行業(yè)主題，而不要辦成以企業(yè)為主體的答謝會或招商會。論壇主持人應引導對話嘉賓開誠布公、暢所欲言，對大家普遍關心的問題展開深入討論，對行業(yè)現(xiàn)狀及趨勢進行深度總結。
在嘉賓對話中，論壇主辦方應保持公平、公正與中立的立場。不參與嘉賓之間的爭論，但要引導嘉賓的言論，防止惡意攻擊等現(xiàn)象的發(fā)生。
關鍵六：晚宴應細化流程，實行專人負責制，確保各個環(huán)節(jié)萬無一失
晚宴涉及面廣，極易出現(xiàn)冷場、鏈接不暢、次序混亂等情況。因此，晚宴策劃與執(zhí)行務必要深入細致。在時間及條件允許的情況下，最好在正式晚宴前一至兩天彩排一次，鍛煉團隊、發(fā)現(xiàn)問題及時化解。
晚宴活動執(zhí)行人員應分工明確，嚴格執(zhí)行專人負責制。節(jié)目單與晚宴流程表應音響師、主持人、演藝公司領隊、晚宴負責人人手一份。
作為一個大一新生，我很清楚的知道，自己的專業(yè)技術，經(jīng)驗和動手能力都不如前輩們豐富。所以，在自己動手能力還很弱的情況下，我更樂意從最基本的東西學起、做起。
第一天，即20xx年8月21日，我坐在辦公室的第一天，潘總就拿來一份廣交會的名單給我，讓我聯(lián)系，我記得當時雖然承諾了下來，但是心里一直發(fā)虛，于是我便懷著一顆忐忑不安的心，當時不敢打電話，于是我就想用QQ交談(當然之前我問過潘總要用什么聯(lián)系，他說可以打電話，也有QQ號)因為這樣即使我底氣不足，但不會被發(fā)現(xiàn)，但是，他不在線上，然后我就開始苦惱，我要不要打電話，我的第一句話該說些什么，終于在我有勇氣播出第一個電話之后，對面?zhèn)鱽淼膮s是忙音。幸好過一會之后，他用QQ跟我聯(lián)系上了，他的態(tài)度很友好，讓我提著的心落了下來，雖然結果并不滿意，但至少我成功的跨出了第一步。之后的幾天我有聽到旁邊的業(yè)務員的通話，“您好，我是青旅的小姚，我們將有一個活動。。?！?從他的對話中，我了解到在電話推薦展位時，必須注意三點：(1)電話表示了解客戶的需求(2)將需求與特點、利益相結合(3)注意確認客戶是否認同。當然這對話進行下去要態(tài)度好，說話的音質和音色也要讓人覺得舒服。
在下午時候，發(fā)生了一件事情，因為有一個要去安吉的團，但是導游卻不夠了，于是臨時安排我和另一位導游去。因為她也沒去過，所以考慮到這個因素，一個人帶著，另一個人就去找食宿。由于團里有小孩子，所以要特別注意安全，去爬山的時候，既要顧著前面，又要顧著后面，感覺特別累。所以這兩天下來之后，我深刻的理解了導游的工作-----是個體力活啊?；氐郊业臅r候，都有股沖動，就是明天不想去上班了。但是第四天—8月24日還是爬了起來，繼續(xù)回到打電話，聊QQ的生活中。當然已經(jīng)不是廣交會的那個了，我只是負責一些別人的咨詢什么的。后來學會了如何傳真，復印，打印。應該說這些東西都比較高級了，全自動的。最后一天，就是辦理了一下交接。把我所處理的一些東西打印出來，交給了潘總。
在這一星期里，由于旅行社午間還是很空的，就翻翻那邊的書籍，跟前輩聊聊天，所以短期的實習，讓我學到了不少東西，對展會我也有了自己的一些看法有了一些感想，因此把它做個整理，以此作為我今后學習的方向。
個人實習認識與感想總結：
一、對會展業(yè)概念的理解
會展是指圍繞特定主題多人在特定時空的集聚交流活動，狹義的會展僅指展覽會和會議;廣義的會展是會議、展覽會和節(jié)事活動，獎勵旅游的統(tǒng)稱。其概念內(nèi)涵是指在一定地域空間，許多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會活動，其概念的外延包括各種類型的博覽會、展覽展銷活動、大型會議、體育競技運動、文化活動、節(jié)慶活動等。會議、展覽會、博覽會、交易會、展銷會、展示會等是會展活動的基本形式，世界博覽會為最典型的會展活動。
經(jīng)過我個人的理解，我覺得，所謂會展，是指多個人或是多個群體懷著各自相同或是不同的目的需要以及可能需要在同一地點或通過網(wǎng)絡方式進行的相互活動。這樣定義會展的概念就使它涵蓋面更加廣泛了，更加接近生活，讓人更容易理解什么是會展，以及會展會有什么樣的發(fā)展前景，這也是會展業(yè)作為一種獨立行業(yè)的發(fā)展趨勢。他不僅局限與展覽、展銷、會議、招商會等方面。他還延伸到各種節(jié)慶活動、體育賽事、文化活動以及民間婚禮、喪禮及各種酒席等。還有學校里的同學聚會、生日慶祝等等?？傊?，只要是有多個人或是多個群體參加的公同活動，就會必須要有組織者、服務者以及為需求者提供場所、提供設施等。朝著這種趨勢發(fā)展，會展業(yè)將更加龐大，更加接近人們的日常生活，形成一系列服務體系。
二、當前會展業(yè)發(fā)展態(tài)勢勢以及前景
會展業(yè)素有“城市的面包”和“經(jīng)濟的晴雨表”之稱,做為一個新興的產(chǎn)業(yè)倍受關注。我認為從大趨勢上講，會展業(yè)有很大的發(fā)展生命力，有非常大的商業(yè)空間。但就目前來看，我國會展業(yè)發(fā)展還不成熟，雖然起點很高，但它還是處于起步階段。從我自身來看，會展職工平常都沒什么事做，因此工資也不高。很多人對于會展業(yè)都不了解，很多前輩都是在黑暗中自己摸索出來的道路。雖然前路坎坷，但我認為，正因為如此才體現(xiàn)它的價值所在，有句話說得好，有缺點才有進步。因為會展業(yè)還發(fā)展不成熟，所以在我們國家還有很大的上升空間，發(fā)展機遇也是比較大的。在會展發(fā)展的起步階段，更有利于我們在以后的創(chuàng)業(yè)中大膽開拓，大膽創(chuàng)新。更有利于我們把握行業(yè)的發(fā)展方向。
會展業(yè)當前的發(fā)展態(tài)勢可以從宏觀和微觀上看，從宏觀上講，會展業(yè)的發(fā)展趨勢有很大進步?，F(xiàn)代會展從1894年德國萊比錫樣品博覽會開始，發(fā)展到今天的國際性展覽貿(mào)易活動，已經(jīng)走過了100多年的歷史。歐洲成為世界展覽業(yè)的發(fā)源地。經(jīng)過一百多年的積累和發(fā)展，歐洲會展經(jīng)濟整體勢力強大、規(guī)模大、國際化程度高、貿(mào)易性強，成為世界展覽業(yè)的中心。
相比之下，中國會展業(yè)的發(fā)展起步較晚，與改革開放是同步的。但發(fā)展比較快，特別是近年來會展業(yè)異軍突起，呈現(xiàn)良好的發(fā)展態(tài)勢，具體表現(xiàn)在以下幾個方面： 1、場館的建設。據(jù)有關部門統(tǒng)計，全國現(xiàn)有大中型會展場館150多個，會展面積300萬平方米以上，而目前各地還在大興土木，預計在未來三年內(nèi)建成的各類會展中心的會展面積可能超過100萬平方米。實習期間，我們參觀了湖南最大的會展中心---湖南國際會展中心，場館建設總面積10萬平方米，展覽場地有三層，凈展覽攤位有有4萬平方米，整個建筑物都是鋼結構?？上攵瑘鲳^建設規(guī)模有多大。 2、 會展活動的空前活躍。國際會展中心教授給我們介紹， 2004年我國會展項目數(shù)量超過 3000個，出國辦展近800個;參展企業(yè)500多萬家，參會專業(yè)觀眾近2000萬人次;節(jié)慶活動5000多個，參與觀眾達數(shù)億人次。會展收入增幅明顯，目前舉辦各類展會直接收入超過100億元，間接帶動的旅游、餐飲、交通、廣告、娛樂、房產(chǎn)等行業(yè)收入高達數(shù)千億元。 3 、會戰(zhàn)舉辦主體的轉變。中國過去主要是由政府舉辦會展，現(xiàn)在成立了越來越多的會展公司，這使會展業(yè)不斷向市場化、商業(yè)貿(mào)易化邁進，創(chuàng)造的社會財富，促進經(jīng)濟的發(fā)展。同時，拉動一系列產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)提供技術、人才、信息等豐富資源。 4、會展群聚效應突出。中國的會展業(yè)集中分布在廣州、上海、北京、大連等城市，長三角與珠三角等地區(qū)。在這些地區(qū)，會展收入豐厚，會展活動頻繁，發(fā)展程度高。
而從微觀方向分析，這也是我實習過程中最深刻的體會，就是中國目前會展業(yè)發(fā)展非常不成熟。中國會展起步晚，在規(guī)模、規(guī)劃、管理人才、服務質量等方面仍存在擴張粗放，發(fā)展不平衡，市場化程度低，市場開放度低等諸多問題。湖南國際會展中心給我們分析了以下幾個方面的突出問題： 1、人才緊缺，缺少專業(yè)人才。就目前看，由于會展是一種新型行業(yè)，教育體系還沒跟上步伐。對會展人才的培養(yǎng)沒有經(jīng)驗，使的現(xiàn)在從事會展工作的人都是學其他專業(yè)的，就那位教授本人自己也是學機械制造的，與會展工作不搭邊。 2、會展管理體制有很大缺陷，政府干預過多，市場化程度低，使企業(yè)缺乏參與競爭的憂患意識。3、場館的利用率很低。場館的建設面積很大，維護也要投入很大的人力和物力。閑置不用時，企業(yè)又沒經(jīng)濟收入，又要投入成本，很不劃算。浪費國家資源，行業(yè)效率低。 4、會展的服務質量不高，沒有為參展商帶來很大的影響，這也限制了目前會展業(yè)的發(fā)展。而我個人還認為會展行業(yè)還存在以下不足：1、會展的服務范圍太窄，沒有向市場進一步擴張。應該進行宣傳和示范，讓的企業(yè)和個人了解會展業(yè)。 2、教育體制不夠完善，會展人才的培養(yǎng)還比較困難，需要長時間的摸索。
總體上看，會展行業(yè)發(fā)展很快，逐漸發(fā)展成為新的經(jīng)濟增長點。以其獨特的行業(yè)特征和巨大的行業(yè)作用將蓬勃發(fā)展。
三、會展業(yè)發(fā)展與自己的就業(yè)之間的聯(lián)系
對會展業(yè)當前的發(fā)展狀態(tài)的分析中，會展的快速發(fā)展與人才嚴重緊缺存在著矛盾。這使的展會的組織和管理水平還比較低，會展人才短缺的問題集中表現(xiàn)為會展專業(yè)人才嚴重缺乏，從業(yè)人員業(yè)務和文化素質總體比較低。在我國，會展專業(yè)人才是個很大的空缺，據(jù)介紹，至少有100萬的需求。這對我們在校學生是個很大的機遇。表現(xiàn)在如下幾個方面： 1、把自己的專業(yè)選好，有利于今后的事業(yè)發(fā)展，成功幾率會更高。 2、從事會展業(yè)，工資比較豐厚，這對自己的物質消費水平起決定作用。同時，有利于各種精神文化消費，不斷提升自己。 3、從事會展業(yè)發(fā)展空間比較更大，有利于自己在今后的工作中大膽創(chuàng)新，大膽開拓，開創(chuàng)自己的事業(yè)。 4、在目前就業(yè)緊張的情況下，會展工作相比之下更具優(yōu)越性，競爭壓力要小。所以說，會展業(yè)的發(fā)展對自己今后的就業(yè)是個很好的機遇。
面對這種機遇，同樣我們必須接受挑戰(zhàn)。會展工作是一項綜合性很強的工作，這對我們的個人素質要求比較高，必須具備各方面能力。所以在大學期間我們必須做好扎實的準備。我們應準備些什么以及應該怎么去做好這些準備呢?國際會展中心的專家給了如下建議：1、會想，要有所創(chuàng)意。想別人想不到的，做別人沒做的。 2、會寫各種文體的文章，如方案書、邀請函、廣告等。 3、善于交際，學會與人以及組織溝通，以最準確的方式傳達信息。 4、實干，踏踏實實做實事。 5、會展工作無小事，注重工作及學習生活中的細小事物。
四、今后的方向
在這短短的8天里，讓我知道了會展行業(yè)人才的劃分：會展業(yè)人才，大致可分成會展核心人才、會展輔人才與會展支持性人才，前兩者就是我們通常所說的會展業(yè)人才，會展核心人才中會展項目策劃和營銷人才尤其重要。目前，在展覽和會議行業(yè)中，因公司的業(yè)務需要和人力資源狀況不同，具體的崗位設置也不同。但無論崗位怎么劃分，較重要的管理崗位都有市場調(diào)研、項目策劃與規(guī)劃、項目銷售和運營管理這幾類。而我的目標就是成為一名會展策劃師。
一、會展策劃師的定義
會展策劃師：從事會展項目的市場調(diào)研、進行項目立項、招商、招展、預算與運營管理等方案的策劃，項目銷售以及現(xiàn)場運營管理的專業(yè)人員。
從事的主要工作包括：
(1)會展(會議、展覽、節(jié)事活動、場館租賃、獎勵旅游等)項目的市場調(diào)研;
(2)會展的立項、主題、招商、招展、預算和運營管理等方案的策劃;
(3)會展項目的銷售;
(4)會展的現(xiàn)場運營管理。
(5)展會活動的全程策劃協(xié)調(diào)。
二、作為一名優(yōu)秀的會展策劃師，需要哪些技能
據(jù)會展業(yè)內(nèi)專家介紹，首先要有室內(nèi)設計專業(yè)相關的學歷，經(jīng)過專業(yè)培訓合格后并持有相關資格證書，掌握基本展位布置、展架設計能力的設計人員。其次，熟悉會展的基本流程，能獨立完成設計，了解基本的設計和施工方法。最后，對品牌和客戶有深刻的理解能力、獨特的創(chuàng)意能力及團隊合作精神。另外，好的會展也不是一蹴而就，需要會展策劃人員一點點地積累，也需要他們靈感的積聚和爆發(fā)。展覽市場不同的需求，決定了不同的策劃主題，作為會展策劃人，擁有一雙"慧眼"至關重要，只有做到與眾不同，才能真正吸引眾人的目光。會展策劃人也會遭遇一些風險因素，如出現(xiàn)政策調(diào)控、執(zhí)行風險或者選題撞車等等，要學會規(guī)避風險。
