發(fā)布時(shí)間：2023-03-06 16:01:24
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案工作思路樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
一、全年工作
（一）特色工作
1、印發(fā)××檔（20__）13號《關(guān)于收集反映60周年暨××市建市70周年歷史檔案資料的通知》。深入到各區(qū)、縣及市級近30個(gè)單位收集反映60周年暨××市建市70周年歷史檔案圖片資料700余張。
2、為慶?！痢潦袡n案館成立50周年，主辦了《蘭臺之歌》主題文藝晚會(huì)，編輯出版了《傳承歷史服務(wù)現(xiàn)實(shí)——××市檔案事業(yè)發(fā)展五十周年回顧》畫冊。
3、與市科技情報(bào)所籌備，利用檔案載體立項(xiàng)，加快我市檔案館館藏檔案數(shù)字信息化進(jìn)程。
（二）日常工作
1、20__年全年共搶救檔案1880卷，167331張，完成目標(biāo)任務(wù)的47，檔案著錄1982條，完成目標(biāo)任務(wù)的49.5。
2、按照省下達(dá)的檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)任務(wù)，年初以××檔［20__］28號文制定下發(fā)了《關(guān)于對納入20__年檔案工作規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)晉升和復(fù)查單位進(jìn)行驗(yàn)收的通知》，對20__年納入市、區(qū)、縣檔案工作規(guī)范化管理及復(fù)查的檔案館、機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)、科技事業(yè)單位進(jìn)行了安排部署，明確了驗(yàn)收、復(fù)查的時(shí)間。20__年全年，全市共完成5個(gè)單位檔案工作規(guī)范化管理達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)。其中××電業(yè)局、××市精神中心（市五醫(yī)院）為省一級，市委辦、××電業(yè)局沿灘供電局為省二級，市畜牧局為省三級。
3、為全面推進(jìn)依法行政工作，以××檔（20__）26號印發(fā)了《××市檔案局全面推進(jìn)依法行政總體規(guī)劃》。對金融、保險(xiǎn)、證券、郵電行業(yè)的15個(gè)單位開展了專項(xiàng)檔案行政執(zhí)法檢查，糾正了一些檔案違法行為。深入××井、富順開展檔案“兩個(gè)體系”建設(shè)和家庭檔案建設(shè)工作的調(diào)研。
4、為加快社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)，加強(qiáng)對民生檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)，我局以××檔20__25號文印發(fā)《××市社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案管理暫行辦法（試行）》及市、縣（區(qū)）、鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）、行政村社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，下發(fā)縣（區(qū)）檔案局執(zhí)行。
5、為紀(jì)念建市70周年，我局××20__年初接到編寫《因鹽設(shè)市紀(jì)錄》一書任務(wù)后，工作人員夜以繼日的工作，20__年3月底完成初稿，經(jīng)修訂、校對，一本45萬余字的《因鹽設(shè)市紀(jì)錄》一書已交付出版單位正式出版。
6、黨務(wù)、黨建、黨風(fēng)廉政建設(shè)、行政效能、社會(huì)維穩(wěn)，做到領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)健全，年初有工作計(jì)劃，工作有記錄，未發(fā)生安全事故，無違法、違紀(jì)行為發(fā)生。
7、積極全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀各項(xiàng)工作，深入社區(qū)、企業(yè)、農(nóng)村開展調(diào)研，尋找檔案工作如何為社區(qū)、企業(yè)、農(nóng)村服務(wù)的切入點(diǎn)。
8、草擬、論證、修改了《××市家庭檔案管理辦法》、《××市中介組織檔案管理辦法》2個(gè)規(guī)章。與相關(guān)部門協(xié)調(diào)籌備××市民營企業(yè)檔案工作會(huì)議，并草擬了相關(guān)材料。
9、××省重點(diǎn)檔案搶救川南片區(qū)現(xiàn)場交流會(huì)3月在××圓滿召開，接待與會(huì)代表100余人，得到省檔案局的表揚(yáng)。
10、××省經(jīng)科檔案工作協(xié)作組第四組檔案學(xué)術(shù)暨經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)于20__年4月22——23日在××順利召開，交流學(xué)術(shù)論文13篇，接待與會(huì)代表70余人。
11、安全保管館藏檔案、資料36萬卷、件。安全檢查2312卷，提供修復(fù)檔案1087卷，接收進(jìn)館檔案548卷，資料96本，整理資料1016本，完成了建市70周年三本書涉及檔案解密及相關(guān)單本文位協(xié)調(diào)解密工作。
12、接收原市體改辦檔案文書、財(cái)會(huì)等檔案1200卷，接待查閱咨詢利用者60余人次，收集現(xiàn)行文件120余份，上傳40余份現(xiàn)行文件到××市檔案局網(wǎng)站。
13、積極參與落實(shí)市紡織廠等4戶國有企業(yè)政策性破產(chǎn)檔案處置工作。
14、完成××市檔案館愛國主義 教育基地參觀接待任務(wù)，共接待參觀者400余人。
15、完成建市七十周年大型圖片展承辦、制作的前期準(zhǔn)備工作。
16、規(guī)范整理檀木林賓館和××市勞教所等單位的檔案近20__0件。
二、存在問題
1、個(gè)別單位及個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，認(rèn)識上存在差距。致使出現(xiàn)檔案不齊全、完整和規(guī)范。
2、檔案工作人員不足且多為兼職，年齡偏大，知識面窄，不適應(yīng)檔案工作信息化要求，工作開展有一定難度。
三、下半年工作打算
1、圍繞市委、市政府的中心工作和“××省20__年度檔案工作目標(biāo)管理責(zé)任書”，逐條檢查，確保我局全面完成省、市目標(biāo)任務(wù)。
2、根據(jù)××省發(fā)展和改革委員會(huì)、××省檔案局聯(lián)合印發(fā)的川發(fā)改投資（20__）482號文件《關(guān)于編制縣級綜合檔案館建設(shè)規(guī)劃的通知》要求，全面、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的編制我市區(qū)、縣檔案館庫建設(shè)規(guī)劃和上報(bào)審批工作。
一、上半年工作
（一）特色工作
1、印發(fā)自檔（2009）13號《關(guān)于收集反映60周年暨*市建市70周年歷史檔案資料的通知》。深入到各區(qū)、縣及市級近30個(gè)單位收集反映60周年暨*市建市70周年歷史檔案圖片資料700余張。
2、為慶祝*市檔案館成立50周年，主辦了《蘭臺之歌》主題文藝晚會(huì)，編輯出版了《傳承歷史服務(wù)現(xiàn)實(shí)——*市檔案事業(yè)發(fā)展五十周年回顧》畫冊。
3、與市科技情報(bào)所籌備，利用檔案載體立項(xiàng)，加快我市檔案館館藏檔案數(shù)字信息化進(jìn)程。
（二）日常工作
1、2009年上半年共搶救檔案1880卷，167331張，完成目標(biāo)任務(wù)的47%，檔案著錄1982條，完成目標(biāo)任務(wù)的49.5%。
2、按照省下達(dá)的檔案工作規(guī)范化管理目標(biāo)任務(wù)，年初以自檔［2009］28號文制定下發(fā)了《關(guān)于對納入2009年檔案工作規(guī)范化管理達(dá)標(biāo)晉升和復(fù)查單位進(jìn)行驗(yàn)收的通知》，對2009年納入市、區(qū)、縣檔案工作規(guī)范化管理及復(fù)查的檔案館、機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)、科技事業(yè)單位進(jìn)行了安排部署，明確了驗(yàn)收、復(fù)查的時(shí)間。2009年上半年，全市共完成5個(gè)單位檔案工作規(guī)范化管理達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)。其中*電業(yè)局、*市精神中心（市五醫(yī)院）為省一級，市委辦、*電業(yè)局沿灘供電局為省二級，市畜牧局為省三級。
3、為全面推進(jìn)依法行政工作，以自檔（2009）26號印發(fā)了《*市檔案局全面推進(jìn)依法行政總體規(guī)劃》。對金融、保險(xiǎn)、證券、郵電行業(yè)的15個(gè)單位開展了專項(xiàng)檔案行政執(zhí)法檢查，糾正了一些檔案違法行為。深入自井、富順開展檔案“兩個(gè)體系”建設(shè)和家庭檔案建設(shè)工作的調(diào)研。
4、為加快社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)，加強(qiáng)對民生檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)，我局以自檔[2009]25號文印發(fā)《*市社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)檔案管理暫行辦法（試行）》及市、縣（區(qū)）、鎮(zhèn)（鄉(xiāng)）、行政村社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，下發(fā)縣（區(qū)）檔案局執(zhí)行。
5、為紀(jì)念建市70周年，我局自2008年初接到編寫《因鹽設(shè)市紀(jì)錄》一書任務(wù)后，工作人員夜以繼日的工作，2009年3月底完成初稿，經(jīng)修訂、校對，一本45萬余字的《因鹽設(shè)市紀(jì)錄》一書已交付出版單位正式出版。
6、黨務(wù)、黨建、黨風(fēng)廉政建設(shè)、行政效能、社會(huì)維穩(wěn)，做到領(lǐng)導(dǎo)重視，機(jī)構(gòu)健全，年初有工作計(jì)劃，工作有記錄，未發(fā)生安全事故，無違法、違紀(jì)行為發(fā)生。
7、積極全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀各項(xiàng)工作，深入社區(qū)、企業(yè)、農(nóng)村開展調(diào)研，尋找檔案工作如何為社區(qū)、企業(yè)、農(nóng)村服務(wù)的切入點(diǎn)。
8、草擬、論證、修改了《*市家庭檔案管理辦法》、《*市中介組織檔案管理辦法》2個(gè)規(guī)章。與相關(guān)部門協(xié)調(diào)籌備*市民營企業(yè)檔案工作會(huì)議，并草擬了相關(guān)材料。
9、四川省重點(diǎn)檔案搶救川南片區(qū)現(xiàn)場交流會(huì)3月在*圓滿召開，接待與會(huì)代表100余人，得到省檔案局的表揚(yáng)。
10、四川省經(jīng)科檔案工作協(xié)作組第四組檔案學(xué)術(shù)暨經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)于2009年4月22——23日在*順利召開，交流學(xué)術(shù)論文13篇，接待與會(huì)代表70余人。
11、安全保管館藏檔案、資料36萬卷、件。安全檢查2312卷，提供修復(fù)檔案1087卷，接收進(jìn)館檔案548卷，資料96本，整理資料1016本，完成了建市70周年三本書涉及檔案解密及相關(guān)單位協(xié)調(diào)解密工作。
12、接收原市體改辦檔案文書、財(cái)會(huì)等檔案1200卷，接待查閱咨詢利用者60余人次，收集現(xiàn)行文件120余份，上傳40余份現(xiàn)行文件到*市檔案局網(wǎng)站。
13、積極參與落實(shí)市紡織廠等4戶國有企業(yè)政策性破產(chǎn)檔案處置工作。
14、完成*市檔案館愛國主義教育基地參觀接待任務(wù)，共接待參觀者400余人。
15、完成建市七十周年大型圖片展承辦、制作的前期準(zhǔn)備工作。
16、規(guī)范整理檀木林賓館和*市勞教所等單位的檔案近20000件。
二、存在問題
1、個(gè)別單位及個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，認(rèn)識上存在差距。致使出現(xiàn)檔案不齊全、完整和規(guī)范。
2、檔案工作人員不足且多為兼職，年齡偏大，知識面窄，不適應(yīng)檔案工作信息化要求，工作開展有一定難度。
三、下半年工作打算
1、圍繞市委、市政府的中心工作和“四川省2009年度檔案工作目標(biāo)管理責(zé)任書”，逐條檢查，確保我局全面完成省、市目標(biāo)任務(wù)。
2、根據(jù)四川省發(fā)展和改革委員會(huì)、四川省檔案局聯(lián)合印發(fā)的川發(fā)改投資（2009）482號文件《關(guān)于編制縣級綜合檔案館建設(shè)規(guī)劃的通知》要求，全面、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的編制我市區(qū)、縣檔案館庫建設(shè)規(guī)劃和上報(bào)審批工作。
[關(guān)鍵詞]鐵路；收檔；立案檔案；信息
隨著信息技術(shù)的快速滲透.，作為鐵路企業(yè)基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)的檔案管理，業(yè)參與到這一深刻變化的過程之中。因此，在新形勢下，檔案的工作不但不能削弱，還必須加強(qiáng)收檔立案管理的各項(xiàng)制度，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，就要建立社會(huì)化的檔案公共服務(wù)系統(tǒng)，不斷滿足社會(huì)化利用需求等。在這種迅速變化的環(huán)境面前.檔案收檔立案管理要采取新對策，把握好原則，為提高鐵路企業(yè)的競爭力提供有力支撐.。
一、鐵路檔案收檔立卷的原則
（一）保持檔案資料的完整性
收檔的文件要以本單位形成的文件為主，在立卷歸檔工作實(shí)踐中形成標(biāo)準(zhǔn)化乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。檔案的同一問題的處理，在于提高檔案利用價(jià)值。需要保持同一問題的完整性，防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要分清主次，把住全宗的入口關(guān)，要掌握好檔案利用的效率和效果。
（二）確保項(xiàng)目文件收檔立案的質(zhì)量
檔案收檔質(zhì)量體現(xiàn)企業(yè)的管理質(zhì)量和水平，應(yīng)體現(xiàn)跟蹤收集和管理的原則，企業(yè)要明確規(guī)定企業(yè)檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求，移交時(shí)間等，把項(xiàng)目資料整理和立案納入具體要求中來，對于一些影像和圖章的簽署，一些重要的資料必須要加蓋并完備簽署，檔案立案工作必須從重視收檔工作開始。協(xié)調(diào)各部門工作，做到層層有人負(fù)責(zé)，盡量減少文件資料的流失。項(xiàng)目材料收檔是影響檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素，要注意解決好立卷方法問題，做好檔案分類和檢索，有利于檔案規(guī)范化管理。提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的有力保證。
（三）明確立卷歸檔的重點(diǎn)
在實(shí)際作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是在形式和作用等方面，必須減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度。提高檔案利用的效率和效果。注意有效地維護(hù)全宗的完整性，文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)保持同一問題的完整性。使立卷歸檔后所形成的檔案既完整又不龐雜為檔案的規(guī)范化。實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和檢索利用便捷化。
二、鐵路部門檔案收檔立案的管理對策。
（一）加強(qiáng)管理
1、強(qiáng)化檔案收檔立案的過程控制。文件從生成到歸檔管理的全過程要進(jìn)行受控，實(shí)現(xiàn)文檔與檔案保管的一體化，考慮在鐵路跨越式發(fā)展的大背景下，完善鐵路企業(yè)技術(shù)安全保障的高標(biāo)準(zhǔn)要求。加強(qiáng)對檔案管理方式的研究，以適應(yīng)企業(yè)信息化和適應(yīng)市場變化的要求。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。
2、簡明實(shí)用。合理擬制格式，用現(xiàn)代化檢索手段建立和完善檔案材料收檔工作的協(xié)調(diào)機(jī)制。制度建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的規(guī)范作用做好企業(yè)檔案管理部門的監(jiān)察、審計(jì)等，加強(qiáng)企業(yè)部門內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)，保證企業(yè)檔案齊全、收檔及時(shí)。及時(shí)糾正檔案內(nèi)容失真的問題，確保維護(hù)干部檔案工作的嚴(yán)肅性。
3、做好文件材料的收集.檔案收檔工作是做好文件材料收集，建立健全文件資料的歸檔制度的基礎(chǔ)。加強(qiáng)對平時(shí)收檔工作的檢查和指導(dǎo)工作，設(shè)置檔案柜檔案入柜存放，建立健全文件資料的收檔制度。對平時(shí)保存下來的有價(jià)值的珍貴實(shí)物，要做到隨時(shí)收集和立案相結(jié)合，嚴(yán)格對照檔案的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)文件材料形成時(shí)間的規(guī)律主動(dòng)收集，避免歸檔時(shí)遺漏。所有的資料要多而不雜，新收檔的檔案資料需要進(jìn)行加工，變死材料為活信息。
4、明確檔案管理要求。檔案部門在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。做好檔案管理工作，對近年來的文件資料進(jìn)行立卷，管理者要了解和學(xué)習(xí)已歸檔立卷的經(jīng)驗(yàn)做法，對多年來檔案立案工作進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，確保檔案資料在分類、編號、裝訂等各個(gè)環(huán)節(jié)中無差錯(cuò)。企業(yè)用戶在生產(chǎn)建設(shè)與施工的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要保留簽署各類合同、說明對資料的要求，明確設(shè)計(jì)圖紙資料移交措施。對于一些聲像材料是收集的難點(diǎn)，一些圖紙?jiān)O(shè)計(jì)圖要加蓋并完備簽署圖章否，定期開展資料整理檢查與監(jiān)督，防止資料瑣影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
（二）利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段
1、依靠數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加工處理，為檔案利用服務(wù)提供基礎(chǔ)。檔案的服務(wù)信息包括國家、外省市及國外檔案工作動(dòng)態(tài)信息，國家與地方的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)檔案，收檔在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性。
2、建好檔案立案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編號、自動(dòng)查找和表格套打等。檔案管理著要注重檔案的立案質(zhì)量，對利用效果的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析，把檔案信息資源的開發(fā)工作做得更好使之發(fā)揮出更大作用。
3、建立電子文件檔案。標(biāo)準(zhǔn)化是確保檔案管理質(zhì)量的重要支撐和保障。建立電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、格式標(biāo)準(zhǔn)及專利維護(hù)等等。利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，按類別將條目內(nèi)容打印出來，按歸檔形成的先后順序排列打印。提高檔案工作的效率和水平，降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，減少手工操作，更好地服務(wù)于社會(huì)。
參考文獻(xiàn)：
[1]隨福海，劉鯤鵬.淺談如何進(jìn)一步完善建筑安全管理[A].安全生產(chǎn)與可持續(xù)發(fā)展論文選編[C].2004
[2]徐滟.企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理之我見[J].經(jīng)營管理者，2011年13期
摘要：檔案工作者的重要使命就是要充分開發(fā)和利用好檔案信息資源。因此，要改變檔案工作現(xiàn)狀，應(yīng)努力使檔案工作形成由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念，盡可能地通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供準(zhǔn)確、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷創(chuàng)新，打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。
關(guān)鍵詞：檔案工作 創(chuàng)新思路 可持續(xù)發(fā)展
檔案工作的發(fā)展，應(yīng)保持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，才能使我們的檔案工作適應(yīng)于社會(huì)發(fā)展，服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，才能使檔案工作充滿生機(jī)和活力。當(dāng)前，檔案工作者的重要使命就是要充分開發(fā)和利用好檔案信息資源，有條件的要盡可能地通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供準(zhǔn)確、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
一、增強(qiáng)檔案工作整體創(chuàng)新意識
1.管理思路的創(chuàng)新。檔案工作如何創(chuàng)新，如何主動(dòng)、超前地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這首先需要在檔案工作管理思路上要有創(chuàng)新意識。因此，要改變檔案工作現(xiàn)狀，應(yīng)努力使檔案工作形成由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念，盡可能地通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供準(zhǔn)確、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，才能以超前的意識、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)，展示我們檔案工作是經(jīng)濟(jì)建設(shè)不可缺少的重要組成部分。
2.管理模式創(chuàng)新。檔案工作許多傳統(tǒng)的做法和管理模式對做好不同時(shí)期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統(tǒng)做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，必須進(jìn)行創(chuàng)新。其中包括檔案工作六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些煩瑣的操作步驟。如在組卷的形式到裝訂的手段上，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行立卷工作，能起到事半功倍之效。有許多檔案工作可以利用現(xiàn)代化技術(shù)來提高我們的工作效率。如采用條形碼來代替檔號，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種借助計(jì)算機(jī)來完成本來較繁瑣的手工操作的方法應(yīng)該是很多的，因?yàn)闊o論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問題，提高工作效率和管理水平。
3.管理機(jī)制的創(chuàng)新。長期以來，檔案工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新了。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競爭激勵(lì)機(jī)制，改變在檔案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，從而使擋案工作者清楚地認(rèn)識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，每個(gè)人隨時(shí)都有被淘汰的危機(jī)感，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。同時(shí)，要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如鼓勵(lì)創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，進(jìn)行考核，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職嚴(yán)格掛鉤，努力營造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氣氛和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。
二、創(chuàng)新服務(wù)手段
1.建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)業(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位的網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。目前許多單位檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為社會(huì)和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索。
2.建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案（館）室與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案（館）室，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用律高。
3.電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。
4.開展在線服務(wù)。在信息化時(shí)代里，社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)即使準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。
5.開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著改革開放的不斷深化，到檔案館（室）查閱黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門制定的文件的人員越來越多。為適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率。密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，各級應(yīng)建立綜合檔案館（室）或服務(wù)中心，以便更好地提供檔案查詢和咨訊服務(wù)。
三、拓展服務(wù)領(lǐng)域
1、信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，這是因?yàn)闄n案部門既要面對黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會(huì)活動(dòng)中利用或可能利用檔案信息的組織和個(gè)人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動(dòng)變得越來越復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替。
1 醫(yī)院檔案編研工作的重要性分析
一直以來，醫(yī)院檔案工作與其他檔案工作一樣，處于被忽視的地位。但是隨著我國醫(yī)療改革事業(yè)的發(fā)展，更多的人意識到，檔案工作的收集與保存，最終目的也是為社會(huì)工作提供詳盡的服務(wù)。醫(yī)院檔案工作是一項(xiàng)對歷史數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、為未來的醫(yī)療工作奠定基礎(chǔ)的一項(xiàng)重要工作。此外，醫(yī)院檔案工作的立足點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)，承接了歷史和未來之間的距離，通過收集的各個(gè)階段的資料，給醫(yī)院繼往開來的工作，打下了良好的基礎(chǔ)。因此，提高醫(yī)院檔案編研工作的水平，是促進(jìn)醫(yī)院未來發(fā)展的有效策略，醫(yī)院管理者必須通過具體的措施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案材料的收集、整理、保管與利用，使其可以真正為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供具體、詳盡的服務(wù)。
2 醫(yī)院檔案編研工作存在的問題
2.1 醫(yī)院對檔案編研工作的重視程度不夠
造成醫(yī)院對檔案編研工作的重視程度不夠問題的原因，是醫(yī)院大多管理者片面地認(rèn)為醫(yī)院檔案工作只是檔案保管工作，對于增加醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益沒有任何作用，拒絕為醫(yī)院檔案的編研工作提供資金支持。其次，醫(yī)院檔案部門的自身編研意識不強(qiáng)，也是造成醫(yī)院對檔案編研工作的重視程度不夠的一個(gè)原因。部分參與醫(yī)院檔案編研的人員，由于個(gè)人素質(zhì)不同，利用檔案參與社會(huì)的意識薄弱，對于社會(huì)的了解缺乏一定的積極性，對醫(yī)院檔案工作的參與性不強(qiáng)。
2.2 醫(yī)院檔案編研工作研究范圍較小
醫(yī)院檔案編研工作研究范圍較小，是造成醫(yī)院檔案編研水平較低的一個(gè)重要原因。醫(yī)院檔案編研范圍較小，實(shí)用性不強(qiáng)，從檔案編研的材料選擇方面分析，檔案更加重視醫(yī)院文書檔案的編研；從編研的成果分析，一次性的淺層次成果較多，而價(jià)值較高的綜合性編研成果很少；從服務(wù)范圍方面分析，醫(yī)院檔案編研工作的服務(wù)對象主要是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，沒有真正做到面向其他部門或者社會(huì)群體。醫(yī)院檔案編研工作研究范圍較小，使醫(yī)院檔案編研工作的發(fā)展受到一定的限制。
2.3 醫(yī)院檔案編研工作缺少必要的室藏
醫(yī)院檔案編研工作缺少必要的室藏，是醫(yī)院檔案編研工作存在的一個(gè)客觀事實(shí)。檔案編研工作是一項(xiàng)相對復(fù)雜的工作，此項(xiàng)工作的順利開展，除了需要醫(yī)院管理層的支持、相關(guān)工作人員的工作積極性，還需要豐富的檔案室藏。醫(yī)院檔案編研工作缺少必要的室藏，就會(huì)直接影響醫(yī)院檔案的收集、整理、編目等工作環(huán)節(jié)，需要查找的資料往往都找不到。醫(yī)院檔案編研工作缺少必要的室藏，已經(jīng)嚴(yán)重地影響了醫(yī)院檔案編研工作的順利發(fā)展。
3 加強(qiáng)醫(yī)院檔案編研工作的有效對策
在醫(yī)院的日常工作中，醫(yī)院檔案編研工作是醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)利用的一種有效形式，是醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。強(qiáng)化醫(yī)院檔案編研的工作，是醫(yī)院未來發(fā)展的一種工作趨勢。為了更好的進(jìn)行醫(yī)院檔案編研的工作，只有進(jìn)一步分析醫(yī)院檔案編研工作存在的問題，才能有效的解決醫(yī)院檔案編研工作存在的問題，促進(jìn)醫(yī)院檔案編研工作的順利發(fā)展。
3.1 更新醫(yī)院檔案編研工作發(fā)展觀念，重視醫(yī)院檔案編研工作
為了進(jìn)一步解決醫(yī)院對檔案編研工作重視程度不夠的問題，更新醫(yī)院檔案編研工作發(fā)展觀念，重視醫(yī)院檔案編研工作，是一種相對有效的方法。通常情況下，醫(yī)院檔案編研成果的水平，與醫(yī)院管理層對其的重視程度關(guān)系非常密切。更新醫(yī)院檔案編研工作發(fā)展觀念，促使醫(yī)院管理層重視醫(yī)院檔案編研工作，使醫(yī)院管理層意識到檔案編研工作的重要性，才能進(jìn)一步發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。其次，醫(yī)院檔案部門也要積極地參與到編研工作中，積極地開發(fā)檔案信息資源，提高醫(yī)院檔案的編研工作。
3.2 著力培養(yǎng)高素質(zhì)的醫(yī)院檔案編研工作人員
著力培養(yǎng)高素質(zhì)的醫(yī)院檔案編研工作人員，對于醫(yī)院檔案編研工作研究范圍較小的問題具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。著力培養(yǎng)高素質(zhì)的醫(yī)院檔案編研工作人員，使之可以更好地適應(yīng)醫(yī)院檔案編研這項(xiàng)綜合性的復(fù)雜工作，有利于提高醫(yī)院檔案編研的質(zhì)量和水平。培養(yǎng)檔案編研人員的政策理論水平、扎實(shí)的基本功、開拓創(chuàng)新的精神以及求真務(wù)實(shí)的工作精神，對于擴(kuò)展醫(yī)院檔案編研工作的研究范圍非常有利。所以結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有的條件，著力培養(yǎng)高素質(zhì)的醫(yī)院檔案編研工作人員，對于促進(jìn)醫(yī)院檔案編研工作具有一定的促進(jìn)作用。
3.3 重點(diǎn)改善醫(yī)院檔案室藏，改善室藏結(jié)構(gòu)
為了在短時(shí)間內(nèi)有效地解決，醫(yī)院檔案編研工作缺少必要的室藏問題，重點(diǎn)改善醫(yī)院檔案室藏，改善室藏結(jié)構(gòu)成為一種相對有效的方法。醫(yī)院檔案室藏是發(fā)展醫(yī)院方案編研工作的重要基礎(chǔ)，相關(guān)工作人員必須在檔案的收集、整理、編目等方面加大工作的力度，在重視檔案室藏的數(shù)量的同時(shí)，應(yīng)更加重視醫(yī)院檔案室藏的質(zhì)量。其次，醫(yī)院檔案部門應(yīng)該樹立改善醫(yī)院檔案室藏，改善室藏結(jié)構(gòu)的發(fā)展觀點(diǎn)，改變醫(yī)院檔案品種單一的發(fā)展情況，對檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案分類法對現(xiàn)有的檔案進(jìn)行科學(xué)的編目，為檔案的編研做好準(zhǔn)備工作。因此，重點(diǎn)改善醫(yī)院檔案室藏，改善室藏結(jié)構(gòu)，是將來確保醫(yī)院檔案編研工作順利進(jìn)行的前提條件，也是醫(yī)院管理層必須重視的一項(xiàng)工作。
檔案文獻(xiàn)編纂是構(gòu)建社會(huì)記憶的重要手段
檔案文獻(xiàn)編纂是一種文化的傳承，而文化傳承的過程也是社會(huì)記憶形成的過程。文化信息是不斷積累、更新的，每個(gè)時(shí)代的文化信息不斷推陳出新，衍生新的文化信息又吸收外來文化，需要將大量的文化信息進(jìn)行篩選，保留有價(jià)值的、符合時(shí)代精神的文化，這些適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求的文化信息正是社會(huì)記憶的大體輪廓。而檔案又將這些抽象的文化信息具象化。周林興認(rèn)為，檔案是對其所在時(shí)代的一種全方位、原生態(tài)的反映，這種反映并不僅僅囿于其內(nèi)容所包含的知識與信息層面[1]。人類各個(gè)歷史時(shí)期都整理形成了大量的檔案，這些檔案信息分散且無序，一定程度上能直接反映當(dāng)時(shí)的社會(huì)文化，但是需要通過檔案文獻(xiàn)編纂將繁冗的檔案信息按照一定的主題進(jìn)行搜集整理，是對社會(huì)精神文化的揚(yáng)棄，將檔案信息資源整合成符合時(shí)代要求的文化產(chǎn)品，同時(shí)也是將檔案文獻(xiàn)承載的碎片記憶串聯(lián)成完整的社會(huì)記憶的過程。檔案具有記憶屬性，但其本身并不足以構(gòu)成社會(huì)記憶，社會(huì)記憶需要經(jīng)過大眾的認(rèn)可并能體現(xiàn)主流文化。檔案文獻(xiàn)編纂是將檔案信息按照一定的主題進(jìn)行加工和編排，是傳播檔案信息的重要手段，也是弘揚(yáng)社會(huì)精神、傳承社會(huì)記憶的重要手段。社會(huì)記憶理論為檔案文獻(xiàn)編纂提供新視角和內(nèi)在動(dòng)力檔案文獻(xiàn)編纂不僅是單純地整理加工文獻(xiàn)，還是一種文化的創(chuàng)造和生產(chǎn)活動(dòng)，也是參與構(gòu)建社會(huì)記憶的活動(dòng)。社會(huì)記憶理論不但為檔案文獻(xiàn)編纂工作提供了新的視角，也成為檔案文獻(xiàn)編纂的內(nèi)在動(dòng)力。檔案文獻(xiàn)編纂者要有敏銳的洞察力，要善于發(fā)現(xiàn)不同時(shí)期的不同社會(huì)需求，并且適應(yīng)這種社會(huì)發(fā)展需求，構(gòu)建出符合時(shí)代精神的社會(huì)記憶。檔案文獻(xiàn)編纂一方面需要接受特定文化的約束和指導(dǎo)，根據(jù)社會(huì)記憶需求做出一定調(diào)整；另一方面，編纂過程中的信息選擇和編纂成果又是對社會(huì)記憶的校驗(yàn)和補(bǔ)充。社會(huì)記憶觀為檔案文獻(xiàn)編纂帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。同樣，檔案文獻(xiàn)編纂對于構(gòu)建和傳承社會(huì)記憶也具有重要的意義。在構(gòu)建社會(huì)記憶活動(dòng)中，檔案文獻(xiàn)編纂以其獨(dú)有的特性，成為構(gòu)建社會(huì)記憶的記錄者、傳播者以及推動(dòng)者。
檔案文獻(xiàn)編纂構(gòu)建社會(huì)記憶功能新闡釋
檔案文獻(xiàn)編纂具有社會(huì)記憶激活再現(xiàn)功能記憶從潛在轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)需要借助某種媒介，也就是通過某種事物或活動(dòng)喚醒記憶。檔案文獻(xiàn)編纂正是將承載原始記錄的檔案信息進(jìn)行提取編輯，形成特定的社會(huì)記憶。尤其是信息化技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，檔案文獻(xiàn)編纂成果不再是單一的文字圖片形式，還有畫面、聲音、視頻、歷史實(shí)物等，這些豐富的形式都有助于人們回憶起過去的情境，腦海里浮現(xiàn)出那些經(jīng)歷或者未經(jīng)歷過的畫面。歷史的情境鮮活地出現(xiàn)在人們的腦海中，形成深刻的記憶。此外，年代久遠(yuǎn)的檔案當(dāng)時(shí)保管條件有限導(dǎo)致信息殘缺不全，字跡不清，很多幸存的完整檔案也大多是孤本，這些珍貴的歷史檔案中藏著塵封的歷史記憶，而檔案文獻(xiàn)編纂恰恰可以激活再現(xiàn)這部分社會(huì)記憶。檔案文獻(xiàn)編纂按照不同的主題形成不同的編纂成果，人們無論是閱讀一本檔案史料匯編還是參觀一場聲文并茂的檔案展覽，眼前都會(huì)重現(xiàn)某個(gè)過去年代的社會(huì)面貌，觸發(fā)人們對那個(gè)年代的聯(lián)想，引起人們的共鳴和回憶，從而激活再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的社會(huì)記憶。檔案文獻(xiàn)編纂具有社會(huì)記憶校正補(bǔ)充功能種種原因?qū)е虏糠謿v史文獻(xiàn)缺失，會(huì)在一定程度上使歷史記憶出現(xiàn)斷層。檔案文獻(xiàn)編纂可以根據(jù)某一特定線索進(jìn)行檔案信息的收集與編排，從而彌補(bǔ)歷史文獻(xiàn)的缺失，以補(bǔ)充當(dāng)時(shí)的社會(huì)記憶。檔案是一種原始記錄，因此它可以證明哪些歷史事件是真實(shí)存在的，以及事情的前因后果，從而證實(shí)或者驗(yàn)證歷史事件或社會(huì)記憶的真?zhèn)巍n案也可以是證明記憶資料存在的證據(jù)并對部分缺失或不確定的歷史資料進(jìn)行補(bǔ)充或校驗(yàn)[2]。然而歷史上很多檔案都是分散無序的，很難查找并傳播，檔案文獻(xiàn)編纂工作可以整合檔案信息，將這些散落的檔案記憶拼湊起來，對社會(huì)記憶起到校正補(bǔ)充的作用。檔案文獻(xiàn)編纂可延續(xù)傳承社會(huì)記憶中華文明能夠延續(xù)至今，與我國自古以來的檔案文獻(xiàn)編纂工作密不可分。檔案資料幫助中華民族歷史得以延續(xù)，而檔案文獻(xiàn)編纂通過對這些檔案信息的整理和優(yōu)化，將檔案文化轉(zhuǎn)化成社會(huì)記憶，并且不斷地延續(xù)傳承下去。社會(huì)記憶需要依靠文學(xué)作品、藝術(shù)活動(dòng)、紀(jì)念儀式等方式進(jìn)行反復(fù)刻寫才能得以傳承，檔案編纂以傳承檔案記憶為活動(dòng)目的，提取并組合存儲成為檔案，并向社會(huì)傳播[3]。所以檔案文獻(xiàn)編纂也是延續(xù)傳承社會(huì)記憶的過程，從最初的選題到編纂過程中檔案信息的選擇，再到編纂成果的運(yùn)用，都體現(xiàn)了時(shí)代的烙印和精神，實(shí)現(xiàn)了記憶的多維度延續(xù)。隨著檔案文獻(xiàn)編纂成果的廣泛傳播，社會(huì)記憶實(shí)現(xiàn)了廣泛傳遞和多重再現(xiàn)，其中蘊(yùn)含的文化精神也潛移默化地深入人心，在重塑個(gè)體原有記憶的同時(shí)形成新的社會(huì)記憶。在此過程中，檔案的原始意義被不斷挖掘與呈現(xiàn)，深深地印刻在大眾的腦海中，同時(shí)又因社會(huì)環(huán)境的不斷變化對檔案的原始意義產(chǎn)生了新的理解，社會(huì)記憶也被這樣延續(xù)傳承下來。
當(dāng)前檔案文獻(xiàn)編纂工作問題分析
檔案文獻(xiàn)編纂社會(huì)參與度不足隨著精神文明的發(fā)展，文化的傳承與創(chuàng)新受到很大的重視，然而文化不是某個(gè)群體或階層的文化，是整個(gè)社會(huì)的文化，檔案文獻(xiàn)編纂也不是簡單地將散落的檔案信息進(jìn)行串聯(lián)，而是要實(shí)現(xiàn)檔案文化的世代相傳，這就需要社會(huì)公眾積極參與到檔案文獻(xiàn)編纂過程中。由于檔案工作性質(zhì)，檔案文獻(xiàn)編纂主體主要是國家、檔案學(xué)者以及檔案工作者，這種官方色彩濃厚的檔案文獻(xiàn)編纂成果并不能代表整個(gè)社會(huì)的記憶。社會(huì)公眾參與的編纂環(huán)節(jié)只停留在編纂前期的準(zhǔn)備工作，而編纂工作的選題、修訂和加工主要還是由專家學(xué)者來完成。另外，現(xiàn)階段能讓公眾參與到檔案文獻(xiàn)編纂中的途徑和形式也比較單一，社會(huì)公眾的檔案意識還不夠強(qiáng)烈，即使能參與到編纂工作當(dāng)中其所占比例也相對較小，沒有較強(qiáng)的話語權(quán)，并不能真正體現(xiàn)社會(huì)公眾的意志。同時(shí)，檔案文獻(xiàn)編纂中社會(huì)公眾參與還停留在探索研究階段，并沒有形成成熟的實(shí)踐體系，這嚴(yán)重影響了檔案文獻(xiàn)編纂構(gòu)建社會(huì)記憶。檔案文獻(xiàn)編纂對信息技術(shù)運(yùn)用不足與傳統(tǒng)檔案文獻(xiàn)編纂技術(shù)相比，信息技術(shù)在檔案文獻(xiàn)編纂工作中展現(xiàn)了多方面的優(yōu)勢，比如開放性、融合性、分眾性、個(gè)性化等，為檔案文獻(xiàn)編纂工作提供了極大的便利和更多的可能性。然而，數(shù)字信息時(shí)代，多媒體技術(shù)在檔案文獻(xiàn)編纂的信息挖掘和成果展示等方面利用不足。當(dāng)前大多數(shù)檔案文獻(xiàn)編纂者的素材還是來源于自身館藏，沒有充分利用信息技術(shù)深入挖掘檔案信息資源，整合相關(guān)機(jī)構(gòu)和知識領(lǐng)域的信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共建共享。部分檔案機(jī)構(gòu)的文獻(xiàn)編纂成果還局限于紙質(zhì)出版，缺少多媒體的加持不免顯得單一乏味。檔案編纂成果傳播方式也比較單一，大大影響了檔案文化的影響力，導(dǎo)致檔案文獻(xiàn)編纂成果的文化價(jià)值大打折扣。
社會(huì)記憶視角下檔案文獻(xiàn)編纂工作新思路
檔案文獻(xiàn)編纂者要增強(qiáng)社會(huì)記憶觀念構(gòu)建社會(huì)記憶是人類文化傳承與實(shí)現(xiàn)信息資源“代際共享”的重要抓手，檔案編纂者要牢固樹立社會(huì)記憶理念，檔案文獻(xiàn)編纂工作不應(yīng)該只是簡單地羅列重組檔案信息，而是應(yīng)成為社會(huì)記憶的構(gòu)建者[4]。因此編纂者在編纂過程中，要處理好自身利益和社會(huì)利益、當(dāng)前利益和長遠(yuǎn)利益的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)編纂的可持續(xù)發(fā)展；從公平正義的角度出發(fā)，滿足不同層次人群的不同文化需求，構(gòu)建有價(jià)值的社會(huì)記憶。由于每個(gè)編纂主體的成長環(huán)境與知識背景存在差異，對于部分檔案文獻(xiàn)的認(rèn)知也必然存在偏差，如果在編纂過程中人為主觀因素太多,就會(huì)使檔案文獻(xiàn)的客觀真實(shí)性大打折扣[5]。然而要求編纂者完全中立客觀也是不現(xiàn)實(shí)的，每個(gè)社會(huì)成員的個(gè)體記憶都可能成為社會(huì)記憶的組成部分，檔案文獻(xiàn)編纂要以自身的長遠(yuǎn)利益和子孫后代的幸福、以國家民族永久繁榮昌盛為目標(biāo)。取舍檔案信息與個(gè)體記憶必須持謹(jǐn)慎態(tài)度，構(gòu)建社會(huì)記憶絕不是構(gòu)建歷史，編纂者應(yīng)該更多地去思考如何真實(shí)地構(gòu)建符合時(shí)代主流文化的社會(huì)記憶,也應(yīng)該為檔案文獻(xiàn)編纂工作的科學(xué)性、有序性和穩(wěn)定性做長遠(yuǎn)打算。
檔案文獻(xiàn)編纂主題要覆蓋多元記憶
記憶無論大小、中心邊緣、宏觀微觀、主流非主流、特色不特色，都是社會(huì)記憶體系的組成部分[6]。因此就檔案文獻(xiàn)編纂的選題角度而言，既要關(guān)注古代圣賢的言論，也要關(guān)注現(xiàn)實(shí)社會(huì)文化；既要關(guān)注少數(shù)精英、高素質(zhì)人才的選題，也要有大眾平民或基層百姓的選題；既要有大政治、大事件的選題，還要有關(guān)系老百姓切身利益的民生問題的選題,實(shí)現(xiàn)多種記憶的全面覆蓋。這就要求檔案文獻(xiàn)編纂要促進(jìn)人與社會(huì)的全面平等與自由發(fā)展，盡可能普遍地、平等地保障每一個(gè)人全面自由發(fā)展的權(quán)利與機(jī)會(huì)，兼顧主流記憶與非主流記憶。在構(gòu)建社會(huì)記憶的過程中，發(fā)揮出一種公平、正義、自由、平等的人文關(guān)懷，或是發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢和作用，堅(jiān)持“用戶需求導(dǎo)向原則”，與社會(huì)各方面進(jìn)行廣泛合作，根據(jù)不同群體的需要，挖掘、整合各種群體生活和生產(chǎn)活動(dòng)及與其密切相關(guān)的、涉及他們切身利益的檔案信息，形成一個(gè)內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、配置優(yōu)化的檔案資源體系，并借助各種手段，整合多種群體的檔案信息資源，為這些群體服務(wù)。檔案文獻(xiàn)編纂的選材應(yīng)該立足于大眾的生活實(shí)際，并且服務(wù)于人民的具體實(shí)踐，取之于民，用之于民。社會(huì)由多層次人群構(gòu)成，檔案文獻(xiàn)編纂也應(yīng)該是多種多樣的。這樣，這些不同層次不同群體的記憶才能完整地構(gòu)成社會(huì)記憶。檔案文獻(xiàn)編纂要借助新媒體技術(shù)活化社會(huì)記憶網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息傳播速度加快，信息傳播途徑多種多樣，人們對信息的時(shí)效性要求不斷提高。社交媒體、自媒體、智能移動(dòng)等新技術(shù)的應(yīng)用也為檔案工作的開展開辟了新的途徑[7]。傳統(tǒng)的檔案文獻(xiàn)編纂成果多以圖書出版的形式傳播檔案信息，再經(jīng)過印刷發(fā)行這一流程，當(dāng)圖書到達(dá)讀者手里的時(shí)候，信息的時(shí)效性已經(jīng)大打折扣，而且單調(diào)的編纂成果也難以調(diào)動(dòng)人們的閱讀興趣，使圖書構(gòu)建社會(huì)記憶的功能大大下降。新時(shí)代檔案文獻(xiàn)編纂者可以借助網(wǎng)絡(luò)通過手機(jī)媒體、數(shù)字電視等數(shù)據(jù)終端克服時(shí)間與空間的限制，將檔案信息中蘊(yùn)含的豐富記憶以形象生動(dòng)的方式展示給大眾。新媒體營造了良好的信息傳播環(huán)境，社會(huì)記憶也因此變得生動(dòng)多樣。檔案文獻(xiàn)編纂成果要增強(qiáng)信息的趣味化、多樣化，結(jié)合社會(huì)熱點(diǎn)，將更直觀的記憶輸送給受眾，從而擴(kuò)大社會(huì)接受面和接受程度，促進(jìn)社會(huì)記憶的傳承。除了實(shí)體檔案文獻(xiàn)的編纂，也要關(guān)注電子文獻(xiàn)編纂。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件也越來越多，電子文件相對紙質(zhì)文件具有碎片化、來源不確定性的特點(diǎn)，如何將這些雜亂的電子文件按照固定主題進(jìn)行編纂，進(jìn)而形成電子記憶，是新時(shí)期檔案編纂者需要思考的重要問題。電子文件編纂不僅需要編纂者對檔案信息資源進(jìn)行整合，還需要編纂者思考整個(gè)編纂主題背后的社會(huì)文化意義以及應(yīng)該輸出怎樣的社會(huì)記憶。
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[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院檔案管理；新醫(yī)改；信息化；新思路
[中圖分類號] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] C [文章編號] 1674-4721（2013）04（b）-0143-02
隨著我國新醫(yī)改方案及配套政策的陸續(xù)出臺，醫(yī)療改革日益深化，對醫(yī)院臨床及管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案是國家信息資源的重要組成部分，其不僅有憑證作用，更作為一種特殊的信息資源，為臨床醫(yī)學(xué)的研究和發(fā)展提供依據(jù)和線索[1]。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化，以適應(yīng)新醫(yī)改形式的發(fā)展。本院較為重視檔案管理工作，但以往的檔案管理方法存在一定的弊端，不能保證檔案的系統(tǒng)性及完整性。隨著醫(yī)改的深入和科技的發(fā)展，筆者對新形勢下醫(yī)院檔案的管理方法進(jìn)行了有益的探索。
1 傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問題
1.1 管理體制不健全，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
醫(yī)院絕大多數(shù)科室的工作人員都有明確的工作職責(zé)及制度，但醫(yī)院檔案管理方面的制度及職責(zé)規(guī)范則不明確[2]，沒有一定的管理模式也沒有管理網(wǎng)絡(luò)，檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置雜亂且管理分散，各部門檔案分別管理，使信息資源缺乏完整性和連貫性，無法統(tǒng)一有價(jià)值的資料，且可能收集重復(fù)信息，查找困難。這會(huì)給檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理造成困難，不足以滿足新時(shí)代的發(fā)展需求，不利于管理的科學(xué)化。
1.2 缺少專業(yè)管理人員，且管理人員意識不強(qiáng)
絕大多數(shù)的醫(yī)院檔案管理人員均非專業(yè)出身，多是由其他科室，如行政、護(hù)理或醫(yī)技科室轉(zhuǎn)崗或兼職，理論及文化水平參差不齊，流動(dòng)性大，隨意性強(qiáng)[3]。由于缺少專業(yè)管理人員，轉(zhuǎn)崗或兼職人員往往對檔案管理工作不能足夠重視，不能將精力放在檔案管理工作中，使檔案管理工作處于弱勢和被動(dòng)地位，缺少創(chuàng)新且發(fā)展緩慢。另外，管理人員法制意識薄弱，相關(guān)人員對《中國人民共和國檔案法》有關(guān)知識學(xué)習(xí)不足，致使管理無章可循，無法可依[4]。
1.3 現(xiàn)代化管理水平較低
由于醫(yī)院檔案管理分散且管理人員主動(dòng)性差，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展較緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理方法為次年的第一季度收集整理上年各科室檔案資料，然后進(jìn)行分類歸檔保存。而醫(yī)院檔案室一般較小，儲存空間較少，傳統(tǒng)方法收集的檔案往往因?yàn)檗讚?jù)的空間無法全部歸檔保存，而被刪選掉的信息則永久遺失，使醫(yī)院檔案信息十分有限。另外，醫(yī)院全年工作總結(jié)數(shù)據(jù)均自各個(gè)科室的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，整理操作十分麻煩，需要從多個(gè)材料中提取需要的信息[1]。這樣不但加大了檔案管理人員的工作量，且手工提取數(shù)據(jù)難免錯(cuò)漏，無法保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，不符合新形勢的發(fā)展要求。
1.4 重管輕用
從目前醫(yī)院的檔案管理來看，重管輕用的現(xiàn)象普遍存在。很多醫(yī)院檔案收集、整理、保管之后就被束之高閣，鮮為利用，忽視了最為重要的檔案信息資源的開發(fā)，特別是對醫(yī)療、教學(xué)及科研有極為重要意義的病歷檔案，使許多珍貴的信息不能物盡其用。檔案信息不能得到充分利用，則失去了檔案的價(jià)值，久而久之會(huì)使醫(yī)院檔案管理工作流于形式，難以發(fā)展。而傳統(tǒng)的檔案管理方式的缺陷，如查找不便、信息不全等也可能是重管輕用的原因。由此可見，以上原因互為因果，均嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，使其跟不上新時(shí)代的節(jié)奏，成為新醫(yī)改下醫(yī)院管理工作的軟肋。
2 醫(yī)院檔案管理工作的新思路
2.1 健全醫(yī)院檔案管理制度，規(guī)范管理模式
建立健全醫(yī)院檔案管理制度的內(nèi)容十分廣泛，如建立檔案利用、保管制度，制定檔案保管期限及范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定納入醫(yī)院管理考核之中，制定相應(yīng)的考核和獎(jiǎng)懲措施，將有助于制度及規(guī)定的實(shí)施，并能調(diào)動(dòng)各科室及檔案管理人員的積極性。制度及規(guī)定的建立應(yīng)符合醫(yī)院的實(shí)際情況，由多年從事檔案管理的有經(jīng)驗(yàn)人員帶頭組成小組，小組中應(yīng)至少有一名技術(shù)人員，提供專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)，且應(yīng)廣泛收集各科室意見，認(rèn)真總結(jié)科室對檔案管理的實(shí)際需求，并與小組多年的管理經(jīng)驗(yàn)結(jié)合，從而制定出切實(shí)可行的管理制度和規(guī)定，讓檔案管理從無章可循到依章辦事，達(dá)到規(guī)范化管理，這樣也保證了檔案資料的連續(xù)性和完整性。
2.2 組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識
醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對檔案的優(yōu)化管理至關(guān)重要。醫(yī)院檔案管理工作，不是各門類檔案的簡單集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，需要工作人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)。面對現(xiàn)今檔案管理人員素質(zhì)較低的問題，組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識迫在眉睫。提高檔案管理人員素質(zhì)，一方面醫(yī)院應(yīng)將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，要特別重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等手段，提高檔案管理人員的知識水平。同時(shí)，與其他科室一樣，檔案管理也應(yīng)引進(jìn)考核、晉升制度，從而調(diào)動(dòng)工作人員的熱情，激發(fā)其工作主動(dòng)性。另外，要提高全院的檔案管理意識，應(yīng)首先得到院領(lǐng)導(dǎo)的支持，院領(lǐng)導(dǎo)通過開會(huì)強(qiáng)調(diào)、突擊檢查及向科主任施壓等方法，可迅速提高全院對檔案管理的重視，經(jīng)過一段時(shí)間的習(xí)慣及熟悉以后，規(guī)范的檔案收集工作成為定式，將有利于醫(yī)院檔案管理工作的開展。為維護(hù)檔案的完整與安全，檔案管理人員的法制觀念也應(yīng)強(qiáng)化，應(yīng)建立和完善以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)的檔案管理模式。
2.3 引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)
現(xiàn)代化管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)管理檔案可以減少檔案的儲存空間，保存方便簡單，既節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又進(jìn)高了工作效率，且在信息高度發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)管理檔案符合時(shí)展的需求。
2.3.1 儲存方式的多樣化 在傳統(tǒng)的檔案管理時(shí)期，醫(yī)院檔案主要以紙質(zhì)文本形式儲存，其具有所占空間大、查找困難、難以常年保存、共享性差等缺點(diǎn)[5]。隨著現(xiàn)在信息化的發(fā)展，檔案的儲存也呈現(xiàn)多樣化，除了紙質(zhì)文本以外，且更多的是以為患者服務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件和視聽檔案的形式出現(xiàn)。新的儲存方式的出現(xiàn)，不僅減少了傳統(tǒng)檔案儲存的占地，更擴(kuò)大了存儲的內(nèi)容和范圍，延長了儲存時(shí)間，具有共享性。但新技術(shù)并不能完全替代舊的儲存方式，筆者認(rèn)為應(yīng)兩者結(jié)合，根據(jù)檔案類型，選擇合適的儲存方式。
2.3.2 電子管理網(wǎng)絡(luò)的建立 實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案工作的主題。傳統(tǒng)檔案管理因受管理人員的主觀性影響，使管理工作效果受到較大影響，而計(jì)算機(jī)管理程序?yàn)橹鲗?dǎo)的管理方式可以解決這一問題，提高工作質(zhì)量和效率。應(yīng)從以下幾個(gè)方面實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理：（1）人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化；（2）病歷檔案的網(wǎng)絡(luò)化；（3）文書管理的網(wǎng)絡(luò)化[6]。然而，要實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也仍存在一定的問題。首先，各部門在檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，標(biāo)準(zhǔn)化程度難以制定；其次，醫(yī)院各科室封閉的辦公環(huán)境阻礙了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，由于協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的缺少，使工作效率無法提高；另外，在某些地方醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)問題難以解決，成為阻礙檔案管理發(fā)展的瓶頸，而網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒等也可能造成檔案信息的泄漏和損毀，引發(fā)嚴(yán)重后果?？傊?，雖然實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是時(shí)展的必然趨勢，但醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況循序漸進(jìn)，避免急于求成，造成浪費(fèi)或不良后果。
2.4 拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域
檔案管理的終極目的是利用，使其發(fā)揮潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，因此，醫(yī)院檔案管理工作者應(yīng)通過編制多種檢索工具、開展編研工作、提供主動(dòng)服務(wù)、加強(qiáng)各級醫(yī)院信息的橫向聯(lián)系，提高檔案信息利用率。同時(shí)，還可以經(jīng)常舉辦醫(yī)學(xué)檔案信息相關(guān)講座，結(jié)合醫(yī)院在不同時(shí)期對檔案信息的不同需求，積極拓寬科研選題新思路，主動(dòng)為醫(yī)院臨床、科研或教學(xué)工作提供服務(wù)。
3 小結(jié)
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的財(cái)富，面對新形勢，醫(yī)院檔案管理應(yīng)積極探索創(chuàng)新，尋求發(fā)展，以適應(yīng)時(shí)代的要求。這需要建立健全醫(yī)院檔案管理工作制度，并取得檔案管理工作人員、院領(lǐng)導(dǎo)及各科室的配合，提高對檔案管理工作的重視。隨著電子網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理順應(yīng)形勢引進(jìn)新技術(shù)是大勢所趨，但需量力而行，逐步發(fā)展，避免急于求成。除此之外，提高醫(yī)院檔案信息的利用，是檔案管理工作的重要內(nèi)容。
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一、問題：企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)
當(dāng)前，我國企業(yè)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
?穴一）檔案觀念依然落后，檔案價(jià)值未被充分認(rèn)識
現(xiàn)在，仍有大部分企業(yè)員工，甚至不少企業(yè)中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認(rèn)識仍停留在“檔案就是歷史記錄”，“檔案就是保密材料”，“檔案只要被保管好、不丟失就行了”，“檔案就是寫在紙上的書面材料”的層面上，而沒有充分意識到作為企業(yè)重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有服務(wù)于企業(yè)現(xiàn)實(shí)的重要價(jià)值。除了紙質(zhì)檔案之外，電子檔案是企業(yè)檔案的新成員，數(shù)字化平臺是企業(yè)檔案信息管理和服務(wù)的新舞臺。
（二）企業(yè)實(shí)施組織結(jié)構(gòu)扁平化，檔案機(jī)構(gòu)何去何從
當(dāng)前，許多企業(yè)實(shí)行組織結(jié)構(gòu)扁平化，精簡機(jī)構(gòu)，削減管理層次，從而提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。企業(yè)推行組織結(jié)構(gòu)扁平化后，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)如果發(fā)揮不了應(yīng)有的作用，沒有獨(dú)特的價(jià)值，就會(huì)成為被精簡的對象。甚至一些企業(yè)干脆撤銷了專門的檔案機(jī)構(gòu)。檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系中的地位下降，制約了企業(yè)檔案工作的發(fā)展，也影響了檔案工作人員的工作熱情。在新形勢下，如何明確檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)中的定位和角色，成為我們必須思考的問題。
（三）企業(yè)信息化建設(shè)進(jìn)程加快，“實(shí)體檔案保管”模式難以為繼
現(xiàn)在，絕大多數(shù)企業(yè)都認(rèn)識到了信息化的意義和價(jià)值，并且不斷通過建立辦公自動(dòng)化（OA）、管理信息系統(tǒng)（MIS）、客戶關(guān)系管理（CRM）、供應(yīng)鏈管理（SCM）、企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）等應(yīng)用系統(tǒng)加快企業(yè)信息化進(jìn)程。企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)過程越來越多地形成數(shù)字化的信息，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案“實(shí)體保管模式”難以為繼。而在很多企業(yè)中，由于沒有實(shí)施管理或管理不當(dāng)，導(dǎo)致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業(yè)“記憶”面臨丟失的危險(xiǎn)。
（四）企業(yè)檔案信息資源分散，無法提供系統(tǒng)服務(wù)
隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大或企業(yè)合并，涌現(xiàn)了許多大型公司或集團(tuán)公司。這些公司或集團(tuán)公司的下屬機(jī)構(gòu)或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團(tuán)公司檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。特別是一些企業(yè)的分公司，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機(jī)構(gòu)移交檔案。
自20世紀(jì)80年代以來，人們一直在倡導(dǎo)圖書情報(bào)檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。即便一些企業(yè)將圖書情報(bào)機(jī)構(gòu)和檔案機(jī)構(gòu)合并，成立信息中心，但也只是停留在機(jī)構(gòu)合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報(bào)、檔案這些信息資源進(jìn)行有效整合，提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息服務(wù)。
二、思路：以知識管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作改革
對于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作進(jìn)行細(xì)枝末節(jié)的改進(jìn)，已經(jīng)于事無補(bǔ)，只有對其進(jìn)行根本性的變革，才能適應(yīng)形勢發(fā)展的要求。任何改革實(shí)踐都需要一種先進(jìn)的理論作為指導(dǎo)。在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，指導(dǎo)企業(yè)檔案工作改革的理論應(yīng)該是知識管理思想。
知識管理是指為了提高企業(yè)競爭力而對企業(yè)內(nèi)外各種信息、知識進(jìn)行有效的識別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用；并且通過促進(jìn)知識共享，鼓勵(lì)知識創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)知識增值。它是利用企業(yè)的集體智慧來提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。
知識管理的內(nèi)容和范圍十分廣泛，主要包括知識資源管理、知識技術(shù)管理、知識員工管理等方面。知識資源管理側(cè)重于企業(yè)知識的識別、收集、加工、存儲、傳遞、檢索和提供利用，為整個(gè)知識管理提供資源平臺。知識技術(shù)管理側(cè)重于現(xiàn)代信息技術(shù)，如數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、知識挖掘技術(shù)等的應(yīng)用，為整個(gè)知識管理提供技術(shù)支撐。知識員工管理，側(cè)重于激發(fā)知識型員工的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，鼓勵(lì)他們向企業(yè)貢獻(xiàn)個(gè)人的隱性知識，提高他們的知識創(chuàng)新能力，為整個(gè)知識管理提供人員保障。其中知識資源管理是知識管理的基礎(chǔ)工作。知識管理一般從知識資源管理起步。
⒈ 企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識資源，檔案管理是知識資源管理重要的內(nèi)容
根據(jù)1996年聯(lián)合國經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織?穴OECD?雪的《以知識為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)》報(bào)告，知識包括四大類：“知道是什么”的事實(shí)知識（know－what）；“知道為什么”的原理知識（know－why）；“知道怎樣做”的技能知識（know－h(huán)ow）；“知道是誰”的人際知識（know－who）。在此基礎(chǔ)上，我們可以進(jìn)一步將知識分為“顯性知識”（Explicit Knowledge）和“隱性知識”（Tacit Knowledge）。顯性知識是指“知道是什么”和“知道為什么”的知識，也即是記錄于在一定物質(zhì)載體上的知識。隱性知識是指“知道怎樣做”和“知道是誰”的知識，是存儲于人們大腦的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅、靈感等尚未公開的秘密知識，或者是只可意會(huì)難于表達(dá)的知識。例如，我國一些企業(yè)進(jìn)口零部件，并利用外國企業(yè)同樣的儀器設(shè)備和操作方法來組裝產(chǎn)品，產(chǎn)品質(zhì)量卻明顯不如外國企業(yè)的原裝產(chǎn)品，這就說明我國企業(yè)工人沒有掌握外國企業(yè)工人的隱性知識（操作技巧、訣竅等）。
企業(yè)的文件、檔案作為企業(yè)活動(dòng)的記錄，凝結(jié)了企業(yè)員工在從事各項(xiàng)活動(dòng)過程中獲得的認(rèn)識、體會(huì)、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是企業(yè)最主要的顯性知識。正如IBM Lotus公司在其企業(yè)知識管理軟件產(chǎn)品白皮書中所說的：“文檔是知識的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊(yùn)涵了大量本企業(yè)的知識財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個(gè)主要目標(biāo)?！?美國Delphi咨詢集團(tuán)的一項(xiàng)調(diào)查表明，在組織所獲取的知識中，大約46％是以文本和電子文檔的形式存在的。
企業(yè)的顯性知識實(shí)際上主要包括兩個(gè)方面：一是在企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生的文件、檔案，二是從企業(yè)外部收集而來的圖書、情報(bào)。圖書、情報(bào)是公開的，可以為所有企業(yè)利用，而文件、檔案是本企業(yè)自身產(chǎn)生的，是企業(yè)所特有的，其他企業(yè)無法獲取。因而文件、檔案構(gòu)成企業(yè)具有競爭價(jià)值的核心顯性知識。企業(yè)的隱性知識存在于員工個(gè)人的大腦之中，只有固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能被有效地管理?？梢?，某種意義上，企業(yè)檔案是企業(yè)最重要的知識資源。
既然企業(yè)文件、檔案是企業(yè)最重要的知識資源，那么，企業(yè)檔案管理實(shí)質(zhì)上是一種重要的企業(yè)知識資源管理活動(dòng)，企業(yè)檔案管理應(yīng)該成為整個(gè)企業(yè)知識資源管理重要的有機(jī)組成部分。
⒉ 檔案管理應(yīng)以知識資源管理為發(fā)展方向，知識資源管理應(yīng)以檔案管理為核心內(nèi)容
一方面，檔案管理是知識資源管理的重要內(nèi)容，使得檔案管理以知識資源管理為發(fā)展方向成為可能；另一方面，知識管理是21世紀(jì)的企業(yè)管理模式，作為企業(yè)重要管理工作之一的檔案管理，以知識資源管理為發(fā)展方向是其必然的選擇。
知識資源管理是一項(xiàng)長期的、艱巨的系統(tǒng)工程，必須從易到難、有步驟地開展。當(dāng)前，許多企業(yè)的檔案管理已經(jīng)具有良好基礎(chǔ)，特別是一些企業(yè)已經(jīng)開始檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，知識資源管理可以從檔案管理入手來逐步開展。企業(yè)檔案是企業(yè)最重要的知識資源，檔案管理是企業(yè)知識資源管理的重要內(nèi)容，因此，知識資源管理也應(yīng)以檔案管理為核心內(nèi)容。
綜上所述，企業(yè)檔案工作改革的方向就是實(shí)行知識資源管理。
三、對策：構(gòu)建知識資源管理平臺
實(shí)行知識資源管理的基礎(chǔ)和前提是構(gòu)建一個(gè)“知識資源管理平臺”。
（一）知識資源管理平臺的功能
“知識資源管理平臺”是企業(yè)知識資源管理的基礎(chǔ)平臺。它是企業(yè)整個(gè)信息流、知識流的載體和媒介，是企業(yè)知識資源的收集裝置、加工儀器、存儲場所、傳遞通道、服務(wù)系統(tǒng)。借助于這個(gè)平臺，使企業(yè)任何部門和員工，可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)，通過最簡便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知識，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識的價(jià)值，從而提高企業(yè)的生產(chǎn)效率、經(jīng)營管理水平和創(chuàng)新能力。
（二）知識資源管理平臺的結(jié)構(gòu)
“知識資源管理平臺”由“知識資源庫”、“知識資源整合系統(tǒng)”、“知識資源服務(wù)系統(tǒng)”三個(gè)部分組成：
⒈知識資源庫。“知識資源庫”是集中存儲企業(yè)各種信息、知識的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)來源于三個(gè)方面：
―――企業(yè)內(nèi)部的顯性知識，主要是企業(yè)各部門形成的各種文件、檔案；
―――企業(yè)外部的顯性知識，主要是企業(yè)各部門購買、收集而來的各種圖書、情報(bào)、資料；
―――企業(yè)內(nèi)部的隱性知識，主要是企業(yè)員工個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅等，以及企業(yè)的精神文化，這些隱性知識需要借助于一定的制度和技術(shù)，固化為文件、檔案形式的顯性知識，才能進(jìn)入“知識資源庫”，被有效管理。
⒉知識資源整合系統(tǒng)?！爸R資源整合系統(tǒng)”的功能是：
―――及時(shí)、全面收集企業(yè)內(nèi)外的各種信息、知識；
―――對其進(jìn)行科學(xué)加工處理，轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)，使之有序化、系統(tǒng)化；
―――將加工整理后的企業(yè)知識資源存入知識資源庫。
⒊知識資源服務(wù)系統(tǒng)?！爸R資源服務(wù)系統(tǒng)”的功能是：為企業(yè)各部門利用“知識資源庫”中各種的信息、知識，提供一個(gè)便捷的數(shù)據(jù)出口、檢索途徑和服務(wù)窗口，同時(shí)也接受知識資源服務(wù)的反饋信息。
（三）管理機(jī)構(gòu)
⒈機(jī)構(gòu)設(shè)置。“知識資源管理平臺”的建設(shè)、運(yùn)行與維護(hù)，需要有專門的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)。根據(jù)企業(yè)類型、規(guī)模、內(nèi)部管理體制的不同，可以選擇不同的機(jī)構(gòu)設(shè)置：一是企業(yè)檔案館（室）；二是企業(yè)圖書、情報(bào)、檔案一體化機(jī)構(gòu)，如檔案信息中心、情報(bào)信息中心或信息中心等；三是設(shè)置新的管理機(jī)構(gòu)，這個(gè)機(jī)構(gòu)可取名為“知識資源管理中心”。該機(jī)構(gòu)可以在企業(yè)原有的檔案機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上改建而成。在建設(shè)之初，根據(jù)企業(yè)原檔案機(jī)構(gòu)在企業(yè)組織體系的位置，“知識資源管理中心”既可成為企業(yè)下設(shè)的單獨(dú)的二級機(jī)構(gòu)，以充分發(fā)揮其積極性，也可以掛靠總經(jīng)理辦公室下，以充分利用辦公室作為一個(gè)綜合性、協(xié)調(diào)性部門的優(yōu)勢。在知識資源管理實(shí)施一段時(shí)間之后，“知識資源管理中心”以獨(dú)立為二級機(jī)構(gòu)為宜。
⒉ 基本職能。該管理機(jī)構(gòu)的基本職能是：
―――知識資源整體規(guī)劃，即根據(jù)企業(yè)對信息、知識的利用需求，對企業(yè)知識資源管理進(jìn)行整體規(guī)劃；
―――知識資源建設(shè)，即全面收集企業(yè)內(nèi)外的各種信息、知識，對其進(jìn)行加工、組織、整合，以規(guī)范的形式存入企業(yè)知識資源庫。
―――知識服務(wù)，即基于知識資源庫，通過知識資源服務(wù)系統(tǒng)，提供增值信息、知識服務(wù)。
（四）構(gòu)建知識資源管理平臺的條件
更新觀念。構(gòu)建知識資源管理平臺，是企業(yè)知識管理的重要內(nèi)容。知識管理是適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一種管理思想、理念和方法，對于我國大多數(shù)企業(yè)特別是國有企業(yè)來說是全新的。因此，要成功地構(gòu)建企業(yè)知識資源管理平臺，就必須更新現(xiàn)有的企業(yè)管理理念，應(yīng)使企業(yè)管理層到一般員工都要樹立知識管理、知識資源管理理念。
