發(fā)布時(shí)間：2023-05-15 16:36:01
序言：寫(xiě)作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的員工檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長(zhǎng)歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料;
2.員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專(zhuān)長(zhǎng)、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料;
3.對(duì)員工的有關(guān)歷史問(wèn)題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;
4.記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;
5.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國(guó)家法律而受到處分及受到各級(jí)各類(lèi)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來(lái)的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。
1.員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫(xiě)《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛(ài)好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)及專(zhuān)業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。
2.項(xiàng)目?jī)?nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書(shū)面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無(wú)誤的資料。
[關(guān)鍵詞]派遣員工；人事檔案；問(wèn)題；對(duì)策；規(guī)范
上世紀(jì)九十年代以來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的日益成熟以及用工制度改革的深度推進(jìn)，勞務(wù)派遣的用工形式得到迅速發(fā)展，近幾年相繼出臺(tái)了規(guī)范勞務(wù)派遣的法律法規(guī)，對(duì)勞務(wù)派遣的用工形式進(jìn)行了規(guī)范，但勞務(wù)派遣員工人事檔案的管理卻未得到足夠的重視。
一、勞務(wù)派遣員工人事檔案管理存在的問(wèn)題
勞務(wù)派遣是指由派遣機(jī)構(gòu)（用人單位）與勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同，派遣到用工單位工作的一種用工方式。派遣員工的人事檔案在派遣機(jī)構(gòu)管理，而人員的管理則在具體用工單位，這種分離的管理方式以及派遣機(jī)構(gòu)的趨利性造成派遣員工的人事檔案管理存在許多問(wèn)題。
（一）新生成的檔案不能及時(shí)歸檔
人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)。派遣員工的具體管理在用工單位，人事檔案管理在用人單位（派遣機(jī)構(gòu)），派遣員工的思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)勵(lì)處罰以及后續(xù)學(xué)歷等方面生成的材料不能及時(shí)傳遞給用人單位，造成了新生成的檔案不能及時(shí)歸檔。再者，用工單位與派遣員工之間沒(méi)有人事關(guān)系，往往會(huì)忽略派遣員工的人事檔案生成。
（二）檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱
部分派遣機(jī)構(gòu)建立和健全了派遣員工人事檔案管理制度，但大部分停留在紙面上，掛在了墻上，沒(méi)有真正落實(shí)；不少派遣機(jī)構(gòu)在檔案歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計(jì)等管理環(huán)節(jié)缺少規(guī)范，較隨意；組卷不規(guī)范、歸類(lèi)不清，什么材料該入檔，什么材料不該入檔，什么材料要及時(shí)銷(xiāo)毀，缺少鑒別。
（三）缺少專(zhuān)職的檔案管理人員，素質(zhì)低
時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也不斷提高，不僅要具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德、強(qiáng)烈的責(zé)任感以及較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還應(yīng)具備利用現(xiàn)代化設(shè)備管理檔案的能力。但大部分派遣機(jī)構(gòu)的檔案管理人員整體素質(zhì)偏低、專(zhuān)業(yè)性差、流動(dòng)頻繁，缺少相應(yīng)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，知識(shí)更新慢。
（四）檔案室設(shè)施落后，缺少現(xiàn)代化管理手段
派遣機(jī)構(gòu)大多是私人企業(yè)，辦公場(chǎng)所、設(shè)施均計(jì)入公司成本，由此，許多派遣機(jī)構(gòu)在派遣員工檔案管理方面投入資金少，設(shè)施陳舊，難以保證檔案室的通風(fēng)、采光、保濕、防蟲(chóng)等多方面的要求。很多派遣機(jī)構(gòu)還停留在手工操作，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理，缺少計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印件等現(xiàn)代化的設(shè)備。
二、勞務(wù)派遣員工人事檔案管理的對(duì)策
人事檔案的重要性，要求政府相關(guān)部門(mén)及派遣機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工的人事檔案管理重視起來(lái)，應(yīng)從如下幾個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)派遣員工人事檔案的管理：
（一）檔案管理部門(mén)、人事組織部門(mén)加強(qiáng)對(duì)派遣機(jī)構(gòu)檔案管理的監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作
檔案管理部門(mén)、人事組織部門(mén)應(yīng)行使行政職能、充分利用行政手段，加強(qiáng)宣傳檔案法律法規(guī)，宣傳人事檔案管理的重要性，提搞派遣機(jī)構(gòu)的認(rèn)識(shí)；指導(dǎo)派遣機(jī)構(gòu)建立健全人事檔案管理制度，運(yùn)用檔案管理現(xiàn)代化的技術(shù)；定期對(duì)派遣機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行檢查督導(dǎo)，依據(jù)法律法規(guī)懲處達(dá)不到要求的派遣機(jī)構(gòu)。
（二）派遣機(jī)構(gòu)管理部門(mén)將檔案管理作為派遣資質(zhì)審批的條件
派遣資質(zhì)是人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)展派遣業(yè)務(wù)的必要前提，人事勞動(dòng)部門(mén)負(fù)責(zé)派遣資質(zhì)的審批工作，把派遣員工的人事檔案管理工作做為派遣資質(zhì)的重要條件，將會(huì)增強(qiáng)派遣機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工人事檔案管理的重視程度。
（三）做好檔案生成、歸檔工作
用人單位與用工單位分離的性質(zhì)，造成派遣員工的檔案生成及歸檔往往被忽視。派遣機(jī)構(gòu)應(yīng)積極溝通協(xié)調(diào)用工單位，向用工單位宣傳人事檔案的重要性，可利用經(jīng)濟(jì)手段讓用工單位對(duì)派遣員工的人事檔案生成重視起來(lái)。向派遣員工做好宣傳，告知他們什么材料該入檔，入檔流程，怎樣借閱檔案等。派遣機(jī)構(gòu)定期做好檔案的收集工作，及時(shí)把新生成的檔案歸檔。
（四）安排專(zhuān)職人員，定期培訓(xùn)
檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、實(shí)踐性、操作性強(qiáng)的工作，因此做好檔案工作的關(guān)鍵在人，派遣機(jī)構(gòu)應(yīng)安排具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，有一定從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作，并保證檔案管理人員的穩(wěn)定性。提升專(zhuān)職人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，樹(shù)立正確的事業(yè)觀；提供培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不斷提升、更新知識(shí)結(jié)構(gòu)；加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，提升專(zhuān)職人員的綜合能力。
（五）改善檔案室設(shè)施，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段
有條件的派遣機(jī)構(gòu)應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案室，達(dá)到“三分開(kāi)”（檔案庫(kù)房、檔案業(yè)務(wù)工作室和閱檔室分開(kāi)），防潮、防水、防火、防盜、防陽(yáng)光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物（霉、蟲(chóng)、鼠）。配備計(jì)算機(jī)、大容量的存儲(chǔ)設(shè)備、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代化信息設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案的電子存檔、查閱、傳遞等。
三、結(jié)論
勞務(wù)派遣的特殊性，使得派遣員工的檔案不被重視，出現(xiàn)了種種問(wèn)題，雖然提出了上述對(duì)策，但更需要確確實(shí)實(shí)落實(shí)下去，明確政府相關(guān)部門(mén)的責(zé)任，加大對(duì)派遣機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)檢查監(jiān)督，著實(shí)提升派遣機(jī)構(gòu)管理者的認(rèn)識(shí)，提高派遣員工的意識(shí)。當(dāng)然，這項(xiàng)工作也不是一蹴而就的，需要長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，派遣員工的人事檔案管理會(huì)逐步走向規(guī)范的道路。
參考文獻(xiàn)：
[1]李春艷.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策.華章.2013（13）：69；
（一）檔案管理重要性被淡化
在各家醫(yī)院普遍追求經(jīng)濟(jì)效益的今天，醫(yī)院管理者都把眼光放在疾病預(yù)防、基礎(chǔ)醫(yī)療、科研教學(xué)等能夠產(chǎn)生直接社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益的項(xiàng)目上，而檔案管理作為不能產(chǎn)生直接效益的工作，直接被大家忽視掉，被認(rèn)為可有可無(wú)，更沒(méi)有必要為其投入更多的人力、物力與財(cái)力。因而造成檔案管理工作被徹底忽視，檔案工作人員工作懶散，檔案亂堆亂放，管理不力的現(xiàn)狀。
（二）檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)學(xué)科，從業(yè)人員的素質(zhì)直接反應(yīng)著檔案管理工作的水平。但由于檔案管理工作的長(zhǎng)期被忽視，醫(yī)院往往只使用一些“老人”和一些“新人”從事這項(xiàng)工作。他們往往不能從事臨床一線工作或沒(méi)有其它特殊技能，且絕大多數(shù)沒(méi)有中等以上學(xué)歷，從業(yè)前也沒(méi)有參加過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理方面的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，有的甚至不懂得較基礎(chǔ)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，只能從事收卷、存放等簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)，加之醫(yī)院只注重醫(yī)療技術(shù)人員的培養(yǎng)、深造，卻極少為檔案管理人員進(jìn)修學(xué)習(xí)創(chuàng)造機(jī)會(huì)，也很少對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的知識(shí)培訓(xùn)，因而造成檔案管理工作人員長(zhǎng)期從業(yè)卻工作能力低、積極性低、創(chuàng)新能力低等問(wèn)題，制約了檔案管理工作的發(fā)展。
（三）欠缺完善的檔案管理制度
在現(xiàn)代化醫(yī)院管理中，各級(jí)醫(yī)院的醫(yī)療、行政、人事、后勤等工作的規(guī)章制度都極為健全，而針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)章制度卻幾乎沒(méi)有，也很少有醫(yī)院將其列入醫(yī)院管理目標(biāo)考核中，致使很多醫(yī)院檔案歸檔不及時(shí)，不系統(tǒng)、內(nèi)容雜亂，保管零散，并常有遺失，使醫(yī)院檔案失去了應(yīng)有的使用價(jià)值。
（四）現(xiàn)代化硬件投入不足
在科技高度發(fā)展的今天，很多醫(yī)院使用了局域網(wǎng)，醫(yī)院管理的各個(gè)層面都在使用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。但由于對(duì)檔案管理工作的缺乏重視，醫(yī)院的檔案設(shè)備仍然非常陳舊，幾乎還是停留在手工收集檢索的狀態(tài)，歸檔的材料也依然以紙質(zhì)為主，有時(shí)還會(huì)發(fā)生丟失和損毀，而醫(yī)療活動(dòng)產(chǎn)生的新材料如：圖像、音頻、視頻等卻不能有效地收集歸檔，從根本上不利于科研成果的繼續(xù)利用與開(kāi)發(fā)。
二、關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的幾點(diǎn)建議
21世紀(jì)是知識(shí)信息時(shí)代，醫(yī)院的繁榮與發(fā)展不僅取決于資源、資本、硬件的投入，很大程度上更依賴(lài)于知識(shí)與信息的積累和利用，這無(wú)疑對(duì)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了極其深遠(yuǎn)的影響。同時(shí)，“醫(yī)院等級(jí)評(píng)審細(xì)則”中將考查醫(yī)院近3年醫(yī)療檔案做為一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，這也為開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作提供了一個(gè)新的契機(jī)。
（一）轉(zhuǎn)變思想每3年醫(yī)院都將進(jìn)行一次等級(jí)評(píng)審或復(fù)審，而考查醫(yī)院檔案管理又是一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容。因此，發(fā)展醫(yī)院檔案管理工作要以此為契機(jī)，大力宣傳檔案管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變上至醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，下至全院每個(gè)職工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，使他們意識(shí)到檔案管理同樣體現(xiàn)著一個(gè)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者的管理水平，需要將其作為醫(yī)院的重點(diǎn)工作來(lái)抓，要與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。同樣，檔案管理工作人員也要增強(qiáng)工作的責(zé)任感、使命感，充分認(rèn)識(shí)到自己所從事的是一件有意義的重要的工作，激發(fā)工作熱情，大力宣傳，大力倡導(dǎo)，從而形成醫(yī)院全員支持檔案管理工作的良好氛圍。
（二）建立健全完善的醫(yī)院檔案管理制度
“不以規(guī)矩，不成方圓”，在檔案管理實(shí)際工作中，要以《檔案法》為基本準(zhǔn)繩，依據(jù)國(guó)家衛(wèi)生部、檔案局聯(lián)合下發(fā)的《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》文件精神，結(jié)合本醫(yī)院的工作實(shí)際，制定出適合自己的檔案管理規(guī)章制度。確保檔案管理的行為規(guī)范化，使工作有法可依，有據(jù)可循。
（三）注重提高檔案管理人員素質(zhì)
基層檔案保管人員是醫(yī)院檔案管理工作的執(zhí)行者、落實(shí)者。他們的個(gè)人素質(zhì)體現(xiàn)著檔案管理工作的水平。醫(yī)院要有計(jì)劃地培養(yǎng)這方面的人才，全方位提高基層從業(yè)人員素質(zhì)。一方面加強(qiáng)對(duì)其政治思想素質(zhì)的培養(yǎng)，使其樹(shù)立正確的人生觀、價(jià)值觀，具備強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任心，另一方面通過(guò)定期的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，或采取進(jìn)修、參觀等途徑提高從業(yè)人員水平，同時(shí)還要定期深入臨床進(jìn)行調(diào)研，掌握醫(yī)院各層面對(duì)檔案信息的需求，不斷總結(jié)，不斷探索，創(chuàng)新檔案服務(wù)，促進(jìn)業(yè)務(wù)水平的提高。
（四）加大對(duì)硬件設(shè)施的投入，使醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化
首先要做到硬件設(shè)施的完善，一要加大保護(hù)設(shè)備資金投入，如保管檔案庫(kù)房的滅蟲(chóng)、去濕、滅火設(shè)備，二要引進(jìn)現(xiàn)代化管理機(jī)制，逐步配備計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、攝相機(jī)等電子設(shè)備，用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，用專(zhuān)業(yè)軟件進(jìn)行編碼、統(tǒng)計(jì)、檢索等一系列工作，為使用者借閱提供簡(jiǎn)單便捷的服務(wù)，既省時(shí)又省力，提高了工作效率。三是利用醫(yī)院局域網(wǎng)加強(qiáng)各科室溝通，共享既有資源，滿(mǎn)足醫(yī)院教學(xué)科研、疾病預(yù)防、醫(yī)療服務(wù)等各方面的需求。
（五）對(duì)醫(yī)院檔案“深加工”，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益
[關(guān)鍵詞] 檔案管理，電子檔案
一、高職院校電子檔案的類(lèi)型
1、用WORD、EXCEL等辦公軟件制作的電子教案、試題庫(kù)、文件、郵件、表格等等，這些用文字處理軟件生成，用字、數(shù)字、符號(hào)表達(dá)的電子檔案。
2、學(xué)校主頁(yè)上的新聞、校園風(fēng)光、視頻、招生宣傳片等等，這些用影像設(shè)備制作的動(dòng)態(tài)畫(huà)面生成的電子檔案。
3、高職院校服裝設(shè)計(jì)、機(jī)械制造、汽車(chē)工程、土木工程等專(zhuān)業(yè)學(xué)生繪制的CAD文件等等，這些用算法繪制的曲線圖、圖表形成的電子檔案。
4、高職院校舉辦的各類(lèi)學(xué)術(shù)講座、科研項(xiàng)目報(bào)告會(huì)、各項(xiàng)重要會(huì)議的錄音等等，這些用音頻設(shè)備錄入生成的電子檔案。
5、高職院校學(xué)生學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)校固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、教職員工基本情況數(shù)據(jù)庫(kù)等等，這些用數(shù)據(jù)庫(kù)形式生成的電子檔案。
二、高職院校電子檔案效益分析
1、使檔案資源的齊全性、時(shí)效性得到提高
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的收集提供了極大的方便，檔案工作人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的采集與核對(duì)。方便、省力，并確保了檔案信息的齊全性。由于采用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門(mén)能夠及時(shí)地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)收集到最新的信息，確保了檔案信息資源的時(shí)效性。
2、檔案資源的歸檔速度得到提高
電子檔案可以正確、高速地檢索，可以借助網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)資源共享，可以產(chǎn)生圖文、聲像并茂的效果，這些都能夠提高檔案資源的歸檔速度。
3、實(shí)現(xiàn)了文檔一體化
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使公文處理和文件歸檔有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，使文檔一體化成為現(xiàn)實(shí)。實(shí)現(xiàn)了文書(shū)與檔案管理的接口轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案工作的效益和質(zhì)量的倍增。
4、使檔案管理人員從高強(qiáng)度的勞動(dòng)中解脫出來(lái)
檔案管理部門(mén)給每份文件編制一個(gè)唯一的分類(lèi)號(hào)、檔案號(hào)以及相對(duì)應(yīng)的文件，在用戶(hù)利用時(shí)只要給出文件分類(lèi)號(hào)或是主題號(hào)就可以準(zhǔn)確地查找，這樣就能夠使檔案管理人員從高強(qiáng)度的勞動(dòng)中解脫出來(lái)，減輕工作壓力、負(fù)擔(dān)。
三、高職院校電子檔案存在風(fēng)險(xiǎn)分析
1、電子檔案對(duì)設(shè)備及軟件系統(tǒng)的依賴(lài)
電子檔案是利用二進(jìn)制代碼來(lái)編制檔案信息的，人工無(wú)法識(shí)讀，必須借助一定的存儲(chǔ)介質(zhì)和相關(guān)設(shè)備才能制作和閱讀。電子檔案必須要在軟件的環(huán)境才能存儲(chǔ)和取出，電子檔案的制作質(zhì)量和使用方法、途徑、效能取決于軟件系統(tǒng)的狀況。
2、電子檔案的安全性較差
電子檔案必須借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才能生成、保管和利用，開(kāi)放的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案的真實(shí)性和完整有著極大威脅，“黑客”騷擾、病毒侵入及在傳輸過(guò)程中的泄密、竊取等等，這些都直接影響著電子檔案的安全性。
3、電子檔案載體的變化帶來(lái)的立卷歸檔問(wèn)題
電子檔案由擬稿者直接寫(xiě)在存儲(chǔ)介質(zhì)上，一經(jīng)形成就上傳到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案工作人員、技術(shù)人員共享。既可以在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上，也可以在存儲(chǔ)設(shè)備上進(jìn)行移交。所以，電子檔案的歸檔已不能按照傳統(tǒng)的歸檔制度來(lái)執(zhí)行。
4、電子檔案的保存問(wèn)題
電子檔案的載體特殊，多為高科技產(chǎn)品，它對(duì)環(huán)境的要求比較苛刻，地點(diǎn)的選擇必須將溫度、濕度、灰塵、強(qiáng)光、有害氣體這些因素都要考慮入內(nèi)，其中一項(xiàng)不合格對(duì)整個(gè)檔案工作帶來(lái)的損失是無(wú)法彌補(bǔ)的。
四、正確、高效管理電子檔案的對(duì)策建議
1、重視電子檔案的重要作用
高職院校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)采取措施，加強(qiáng)管理。高職院校檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，改變過(guò)去重紙質(zhì)檔案輕其它載體檔案的觀念，不斷完善電子檔案的歸檔工作。要加強(qiáng)對(duì)電子檔案重要性的宣傳力度，提高電子檔案在各項(xiàng)工作中利用率。
2、完善制度、規(guī)范流程
重視檔案管理人員的職業(yè)道德和安全操作意識(shí)，從學(xué)校實(shí)際出發(fā)，出臺(tái)、完善相應(yīng)的管理制度。加強(qiáng)培訓(xùn)，使檔案管理人員具有較高的管理技能和職業(yè)素質(zhì)，熟練掌握檔案管理工作中的要求與規(guī)范，具有嫻熟的電子檔案應(yīng)用操作技巧，推動(dòng)電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。
3、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
高職院校要切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，走出管理管理隊(duì)伍建設(shè)認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，切實(shí)增強(qiáng)緊迫感和危機(jī)感，推進(jìn)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。制訂適合學(xué)校實(shí)際的檔案管理隊(duì)伍規(guī)劃，配足、配好檔案管理人員，使檔案管理隊(duì)伍在職稱(chēng)、學(xué)歷、年齡、知識(shí)等方面更加合理，實(shí)現(xiàn)檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化、正規(guī)化。
4、加強(qiáng)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的安全性
要針對(duì)性第加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的安全性，對(duì)相關(guān)軟件應(yīng)要進(jìn)行定期檢查、更新、維修、升級(jí)，對(duì)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)及設(shè)施進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)和淘汰。配備專(zhuān)職的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，定期對(duì)重要文件、軟件進(jìn)行備份、更新，加強(qiáng)身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻的應(yīng)用，最大限度地保證電子檔案在傳輸、利用過(guò)程中的安全性。
電子檔案已經(jīng)實(shí)實(shí)在在進(jìn)入到我們的生活和工作中，它在高職院校檔案管理應(yīng)用的作用是不可忽視的。我們要正視當(dāng)前面臨的困難和存在問(wèn)題，不斷地進(jìn)行總結(jié)、分析、創(chuàng)新，把握機(jī)遇，增強(qiáng)信心，規(guī)范相關(guān)操作流程與制度，積極采取有效措施推進(jìn)電子檔案的利用，提供更好的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
[1]淺談電子檔案在高校檔案管理中應(yīng)用的利弊，開(kāi)封教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2009.03
[2]高校電子文件歸檔管理存在的問(wèn)題及對(duì)策，百色學(xué)院學(xué)報(bào)，2012.12
[3]芻議高校電子檔案管理信息化，長(zhǎng)春師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2009.04
關(guān)鍵詞：技工院校 檔案管理 信息化
檔案管理主要是由檔案信息資源的建設(shè)、硬件設(shè)備的建設(shè)、規(guī)范化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及對(duì)檔案信息化管理相關(guān)人才的培養(yǎng)等部分組成。所謂“檔案管理信息化，主要是指運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，在國(guó)家統(tǒng)一組織安排下，將檔案實(shí)體以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，進(jìn)行統(tǒng)一的保存、管理、匯總、檢索。從而形成全社會(huì)范圍內(nèi)的信息大網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理和利用?！盵1]
一、信息技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的優(yōu)勢(shì)
檔案管理工作在圖書(shū)館各項(xiàng)工作中占據(jù)著非常重要的地位，因?yàn)樗褕D書(shū)館不同階段的組織結(jié)構(gòu)、人員編制以及各項(xiàng)工作所取得的成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等都完整地記載下來(lái)了，從某種意義上說(shuō)，檔案是一部圖書(shū)館的成長(zhǎng)、發(fā)展史，人們通過(guò)對(duì)圖書(shū)館檔案的閱讀，可以清楚的了解到圖書(shū)館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和員工管理工作等各個(gè)方面。
檔案信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)保管方式更易于存儲(chǔ)和管理，將現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于圖書(shū)館的檔案管理當(dāng)中，不僅可以解決過(guò)去依靠庫(kù)房管理、手工抄寫(xiě)目錄所帶來(lái)的種種不便和繁瑣，實(shí)現(xiàn)用較少的空間將檔案永久保存，而且除了對(duì)文字資料的保存以外，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對(duì)檔案的管理方面，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)也發(fā)揮著非常出色的功能，我們可以將檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化處理，在以后的工作中，我們就可以隨時(shí)隨地查看和調(diào)用我們所需要的檔案資料，而且這種查看和調(diào)用是非常便捷和迅速的。圖書(shū)館檔案管理的信息化，不僅避免了我們?nèi)粘９ぷ髦写罅康闹貜?fù)工作， 更為重要的是它大大提高了工作效率，提升了檔案信息服務(wù)質(zhì)量， 實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，從而為社會(huì)節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力。
二、技工院校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所面臨的問(wèn)題
（一）硬件設(shè)施水平普遍較低
圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金來(lái)購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤(pán)以及光盤(pán)刻錄機(jī)等現(xiàn)代的硬件設(shè)施，而且在檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)這些軟件設(shè)施方面也需要投入一定的資金和人力，這對(duì)于一部分實(shí)力不夠雄厚的學(xué)校來(lái)說(shuō)，確實(shí)是一筆不小的資金。另外，對(duì)于一些具備相應(yīng)資金實(shí)力的學(xué)校，由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，舍不得投入財(cái)力來(lái)建設(shè)符合現(xiàn)代化檔案管理要求的硬件設(shè)施。這就從根本上制約了技工院校圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)。
（二）檔案信息化管理不夠規(guī)范化
目前，各院校的圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)還沒(méi)真正實(shí)現(xiàn)，國(guó)家對(duì)于這方面也沒(méi)有詳細(xì)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了當(dāng)前圖書(shū)館檔案信息化管理不夠規(guī)范化。另外，我國(guó)現(xiàn)在針對(duì)檔案信息化已經(jīng)建設(shè)了很多的數(shù)據(jù)庫(kù)，但由于我國(guó)檔案大多數(shù)還只是對(duì)本部門(mén)本單位的開(kāi)放，開(kāi)放程度較低，這就導(dǎo)致了大部分已經(jīng)建好的數(shù)據(jù)庫(kù)不能被大多數(shù)人所享用，從而造成了巨大的信息資源浪費(fèi)。值得一提的是，有些對(duì)外開(kāi)放的圖書(shū)館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源，由于一部分人缺乏安全意識(shí)，對(duì)檔案信息沒(méi)有采取相應(yīng)的保護(hù)措施，致使“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。”[2]
（三）工作人員專(zhuān)業(yè)技能水平有待進(jìn)一步提高
圖書(shū)館檔案管理信息化已經(jīng)是必然的趨勢(shì)，因此，衡量檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能水平高低的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是看其是否能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理并掌握其理論知識(shí)。但就目前來(lái)看，我國(guó)大部分技工院校普遍存在的問(wèn)題就是檔案管理人員年齡偏大、缺乏現(xiàn)代化、信息化的檔案管理技術(shù)和理論知識(shí)。因此，要實(shí)現(xiàn)學(xué)校圖書(shū)館檔案管理的信息化，就要加大對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，不僅要培訓(xùn)他們的計(jì)算機(jī)操作技能，而且還要訓(xùn)練他們的創(chuàng)新思維能力，同時(shí)，學(xué)校應(yīng)該大力引進(jìn)年輕的高素質(zhì)、高技術(shù)人才，從而不斷充實(shí)圖書(shū)館檔案管理人員隊(duì)伍。
三、圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)
（一）實(shí)現(xiàn)管理思想和硬件設(shè)施的現(xiàn)代化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的不斷應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)思維方式和傳統(tǒng)工作方式，現(xiàn)代化的檔案管理方式所展現(xiàn)出來(lái)的優(yōu)勢(shì)已經(jīng)被越來(lái)越多的人所贊同，人們已經(jīng)普遍認(rèn)識(shí)到現(xiàn)在的檔案管理根本離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)。因此，對(duì)于技工院校的管理者來(lái)說(shuō)，只有首先從思想上不斷創(chuàng)新，不斷更新陳舊的思維模式和管理模式，才能以開(kāi)放的視角在較高的層面上來(lái)構(gòu)建學(xué)校的圖書(shū)館檔案的信息化管理，才能積極籌措資金，從財(cái)政上來(lái)保障圖書(shū)館檔案硬件設(shè)施的現(xiàn)代化建設(shè)。
（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化和制度化
目前，圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)的速度十分迅速，而且建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量非常的龐大，但相對(duì)于管理而言，其規(guī)范化和制度化卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到。因此，如何在工作制度和文件管理要素上提高規(guī)范化程度，是我們一直在努力實(shí)現(xiàn)的任務(wù)?！澳壳埃覈?guó)很多地方與院校正在積極建設(shè)信息文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是， 對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理， 有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式， 有的采用備份中心的模式， 有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式?！盵3]我認(rèn)為這種方式，能夠在很大程度上提高檔案信息化管理的規(guī)范化水平。其次，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把圖書(shū)館檔案管理信息化列入學(xué)校日常管理工作之中，從而形成檔案的制度化管理。
（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)離不開(kāi)一支具有高素質(zhì)、高技術(shù)的人才，這就需要學(xué)校努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開(kāi)發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。作為檔案管理人員，在日常工作中一定要通過(guò)培訓(xùn)、進(jìn)修等方式，一方面能夠掌握相應(yīng)的理論知識(shí)， 另一方面能夠熟練地運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)完成具體的工作任務(wù)。
總之，隨著信息科技的不斷進(jìn)步，檔案管理信息化已經(jīng)成為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域不可或缺的一部分，只有積極進(jìn)行檔案管理信息化的規(guī)范化和制度化建設(shè)，才能不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)、新變化。
注釋?zhuān)?/p>
[1]程銘懿. 淺議檔案管理信息化[J].金田（勵(lì)志），2010（10）.
[2]程銘懿. 淺議檔案管理信息化[J].金田（勵(lì)志），2010（10）.
[3]倪文敏. 信息技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用，2007（04）.
參考文獻(xiàn)：
[1]趙春玲.對(duì)公共圖書(shū)館檔案管理工作的一些思考[J].云南檔案，2007（1）：61-62.
[2] 鄭耀東.高校圖書(shū)館檔案建設(shè)與分析[J].湖北檔案，2010（10）
[3]倪文敏.信息技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用[J].天津市社會(huì)主義學(xué)院學(xué)報(bào)，2007：（4）43-45.
[4]劉中.論圖書(shū)館的檔案管理數(shù)字化建設(shè)[J].北京檔案，2011（12）
1.領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理工作人事不到位
目前，很多醫(yī)院的管理層對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)不到位，不能充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性，簡(jiǎn)單的認(rèn)為醫(yī)院人事檔案的利用價(jià)值不高，對(duì)人事檔案的管理十分簡(jiǎn)單，缺乏技術(shù)性，忽略了醫(yī)院人事檔案在醫(yī)療、教學(xué)和科研以及醫(yī)療糾紛等方面的重要作用。現(xiàn)階段，醫(yī)院人事病人就診程序一般都是先掛號(hào)，然后領(lǐng)取一本人事診療手冊(cè)，在醫(yī)生診療完成之后由病人直接帶走，沒(méi)有在醫(yī)院留存?zhèn)浞荩词故轻t(yī)院留存了備份，也只是簡(jiǎn)單將病人檔案收集起來(lái)，沒(méi)能形成系統(tǒng)的人事檔案管理系統(tǒng)。由于人事管理的缺失，不但造成醫(yī)院診療信息的流失，更重要的是使得醫(yī)院在越來(lái)越多的醫(yī)療訴訟中處于被動(dòng)地位。
2.醫(yī)院的人事檔案管理制度還不夠完善
完善的醫(yī)院管理制度是保證醫(yī)院各項(xiàng)人事檔案管理工作正常進(jìn)行的關(guān)鍵，因此，必須建立健全完善的人事檔案管理制度，才能促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的順利開(kāi)展。然而，當(dāng)前我國(guó)很多醫(yī)院的人事檔案管理制度比較缺失，或者有些醫(yī)院雖然有比較具體的人事檔案管理制度，但是并沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，特別是一些醫(yī)院中甚至出現(xiàn)了政府分頭管理、自成體系的問(wèn)題，這就導(dǎo)致人力資源得不到有效的整合，醫(yī)院管理職能不能充分發(fā)揮，制度的約束作用并不明顯，最終致使醫(yī)院呢的科室職責(zé)混亂、管理機(jī)構(gòu)冗雜以及權(quán)利分配不合理等問(wèn)題。引發(fā)科室職責(zé)不明確、管理機(jī)構(gòu)繁多、人員配置過(guò)多及科室權(quán)利分配不合理的問(wèn)題。
3.人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理人員一般都是非專(zhuān)業(yè)人員出身，并沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的人事管理工作培訓(xùn)，很多的工作人員都是行政部門(mén)、醫(yī)護(hù)部門(mén)和后勤部門(mén)調(diào)崗過(guò)來(lái)的，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)較低，理論和文化水平參差不齊，很難適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化人事檔案管理工作需求。而且，很多醫(yī)院人事檔案管理工作人員工作態(tài)度渙散，對(duì)自己要求不高，認(rèn)為自己的工作可有可無(wú)，沒(méi)有對(duì)人事檔案管理工作加以重視，導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏科學(xué)性和有效性。
二、以人為本加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作的措施
1.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)
隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院開(kāi)始推動(dòng)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)，因此，醫(yī)院的人事檔案管理工作人員也應(yīng)該轉(zhuǎn)變工作思維，充分的認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要性，采取科學(xué)有效的工作方法，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的高效進(jìn)行。為了提高醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合水平，醫(yī)院可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：首先，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案管理人員的信息技術(shù)操作能力；其次，醫(yī)院應(yīng)該積極的加強(qiáng)具有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能的高素質(zhì)人才，醫(yī)院可以與高校進(jìn)行合作，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作效率的提高；最后，醫(yī)院應(yīng)該完善人事檔案管理工作的考核機(jī)制，加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的績(jī)效考核，獎(jiǎng)懲分明，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作的效率提高。
2.樹(shù)立新型人事檔案管理機(jī)制
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院管理模式落后，人事管理部門(mén)設(shè)置比較松散，機(jī)構(gòu)冗雜，人事管理機(jī)構(gòu)工作人員數(shù)量過(guò)多，辦事效率地下，這些都嚴(yán)重影響了醫(yī)院的人事管理效率，不適應(yīng)醫(yī)院的改革發(fā)展需求。因此，聘用制成為醫(yī)院加強(qiáng)人事管理的重要管理模式，基于聘用制形成的崗位管理需要一種新型的用人機(jī)制，以用來(lái)彌補(bǔ)醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式的漏洞，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的資源優(yōu)化配置。醫(yī)院在實(shí)施新型的用人機(jī)制過(guò)程中，可以通過(guò)以下兩種途徑進(jìn)行，一方面，醫(yī)院應(yīng)該設(shè)置一套具有針對(duì)性的聘用制度，針對(duì)不同的職位和技術(shù)要求制定職工聘用和晉升的標(biāo)準(zhǔn)體系，使得職工的工作方向更加細(xì)化，并且根據(jù)員工的職位和技術(shù)能力確定員工的薪酬，真正發(fā)揮聘用制度的實(shí)效性；另一方面，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)不同部門(mén)的業(yè)務(wù)需求和發(fā)展需要，對(duì)管理崗位、技術(shù)崗位和操作崗位進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整和設(shè)置，保證每個(gè)部門(mén)每一個(gè)崗位上的每一個(gè)員工能夠高效率的工作，真正提高醫(yī)院人事管理工作的效率。
3.提高醫(yī)院人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)
1.1管理制度不能與時(shí)俱進(jìn)。改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展迅速，因此要求醫(yī)院在選拔和使用醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)人才方面要知識(shí)化、科學(xué)化。然而，醫(yī)院人事檔案管理與醫(yī)院的快速發(fā)展相比，卻相對(duì)遲鈍和落后，管理制度沒(méi)有隨著形勢(shì)的發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)完善，有些需要更新的制度卻沒(méi)有更新，所以在很大程度上羈絆了醫(yī)院人才的合理流動(dòng)和科學(xué)化配置。
1.2管理機(jī)制落后。機(jī)制落后造成了人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞不暢，用人單位不能對(duì)需要的人才及時(shí)進(jìn)行考核、審驗(yàn)，因此妨礙了人才引進(jìn)和必要的流動(dòng)，給工作造成了損失。
1.3材料收集、歸類(lèi)難度大。尤其是有些基層單位對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏重視，所以對(duì)檔案材料處理馬虎，應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)送交檔案管理部門(mén)存檔，而有的不該歸檔的材料卻送給檔案管理部門(mén)歸了檔。例如：對(duì)職工表彰和處分的材料本應(yīng)該及時(shí)歸檔的，但卻沒(méi)有及時(shí)歸檔，以致散失；有的材料處理得不規(guī)范，該蓋公意的未蓋公章，導(dǎo)致一些檔案材料的可信性令人懷疑，失去了檔案材料的權(quán)威性；還有的內(nèi)容不完整，不能跟上干部、職工個(gè)人經(jīng)歷的變化，以致不該缺失的內(nèi)容缺失了，當(dāng)使用檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，還要派人員進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查。這些都給工作帶來(lái)了不應(yīng)有的麻煩，影響了工作效率，而且有時(shí)直接給工作造成了損失。
1.4立卷有不規(guī)范的現(xiàn)象。例如：檔案材料填寫(xiě)前后不一致，常見(jiàn)的便是年齡的填寫(xiě)，有的“兩齡一歷”，有的“三齡一歷”，甚至有的多齡一歷，記載混亂；個(gè)別人員年齡越填越小、參加工作時(shí)間越填越早、文化程度實(shí)際沒(méi)有變化卻越填越高，讓人啼笑皆非。再如檔案用紙規(guī)格不一，沒(méi)有統(tǒng)一用現(xiàn)在規(guī)定的A4標(biāo)準(zhǔn)紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)了裝訂線，給立卷帶來(lái)了麻煩。
1.5人員配備輕率，設(shè)施缺乏，經(jīng)費(fèi)沒(méi)有保障。這主要是由于一些基層單位檔案意識(shí)淡薄，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案工作是組織人事工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是干部和人員工作的一個(gè)重要組成部分，是做好干部和人員工作的基礎(chǔ)和前提。因此，對(duì)檔案管理人員配備輕率，往往把其他工作干不了的人放在檔案管理上，至于他們能不能做好這項(xiàng)工作，就不加考慮了。人的因素第一位，胡亂拿一個(gè)人放在檔案管理上，怎么能搞好檔案管理呢？這也說(shuō)明有些單位領(lǐng)導(dǎo)根本沒(méi)認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。由此，對(duì)庫(kù)房建設(shè)也不重視，至于所需經(jīng)費(fèi)，也就能省就省了。人員沒(méi)能力，不知應(yīng)該積極、主動(dòng)地做好檔案材料的收集、上報(bào)等相關(guān)工作，檔案管理怎么能做得好呢？庫(kù)房破舊，以致造成有些檔案材料霉?fàn)€，加上管理不善造成遺失；沒(méi)有經(jīng)費(fèi)或經(jīng)費(fèi)不夠，使檔案管理應(yīng)該做的事情不能做。如此，使檔案無(wú)法起到應(yīng)有的作用。
2、解決以上問(wèn)題的途徑
2.1健全檔案管理制度。檔案管理例會(huì)要定期開(kāi)，由人事科帶頭，定期召開(kāi)檔案管理人員座談會(huì)，互相交流檔案管理情況與經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。
2.2對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，建立一支政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的人事檔案隊(duì)伍。
2.3管理手段升級(jí)。現(xiàn)在是信息時(shí)代，要利用先進(jìn)工具管理檔案。用計(jì)算機(jī)管理，可以使人事檔案管理現(xiàn)代化，讓人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)及時(shí)，檔案信息數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確[2]。由爾，檔案員的知識(shí)結(jié)構(gòu)要不斷更新，信息處理能力要不斷提高，知識(shí)面要不斷拓寬，使之適應(yīng)信息化時(shí)代檔案服務(wù)的新要求。
2.4增強(qiáng)法制建設(shè)力度。檔案管理要切實(shí)執(zhí)行《檔案法》。要通過(guò)學(xué)習(xí)相關(guān)的法律知識(shí)，強(qiáng)化醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)干部以及檔案管理人員的法制觀念，進(jìn)而提高依法行政以及依法治檔的觀念。有道是“形勢(shì)好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)”，因此領(lǐng)導(dǎo)干部要積極主動(dòng)地帶頭學(xué)習(xí)有關(guān)法律知識(shí)，給檔案管理人員作好表率，然后在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有關(guān)法律知識(shí)教育的同時(shí)，把醫(yī)院檔案管理法規(guī)向群眾宣傳，號(hào)召大家都重視檔案管理工作。為促進(jìn)這一工作的開(kāi)展，可建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，并使之與檔案管理人員的考評(píng)制度結(jié)合起來(lái)。對(duì)在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的違反《檔案法》的行為要及時(shí)處理，絕不姑息。對(duì)好典型要樹(shù)榜樣，“榜樣的力量是無(wú)窮的”，榜樣就是一個(gè)標(biāo)桿，讓大家學(xué)有樣子，以利于提高工作水平。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理思想；加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)；管理機(jī)制
檔案信息管理上的內(nèi)容可以全面地反映醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中的歷史面貌，與此同時(shí)，這些醫(yī)療工作者的重要信息得到妥善的管理以后。整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)事物才能平穩(wěn)的運(yùn)行，這些文件包括文書(shū)檔案、病歷檔案、人事檔案等這些內(nèi)容，包含了醫(yī)院所有工作事項(xiàng)的開(kāi)展，這項(xiàng)工作如果能夠得到高效率的運(yùn)行，才能讓醫(yī)院的未來(lái)發(fā)展得到穩(wěn)定性的保障，基于當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題，如何有效的加強(qiáng)管理、有效的提高工作效率、適應(yīng)新的發(fā)展需求、實(shí)現(xiàn)更高的發(fā)展目標(biāo)，是每個(gè)醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中亟待解決的問(wèn)題。因此，在新的醫(yī)療改革下，醫(yī)院系統(tǒng)開(kāi)始著手將醫(yī)院檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，努力做到認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位，實(shí)現(xiàn)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，從而真正有效的提高醫(yī)院檔案管理的效率。在這樣的形勢(shì)背景下，本文就醫(yī)院檔案管理工作這一問(wèn)題從適應(yīng)新的發(fā)展要求，提高職工檔案管理思想及意識(shí)、重視醫(yī)院檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理工作的組織及領(lǐng)導(dǎo)、完善檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作等方面展開(kāi)一番論述和剖析。
1 適應(yīng)新的發(fā)展要求，提高員工檔案管理思想及意識(shí)
如何做到醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，是新的發(fā)展形勢(shì)下，改革對(duì)于我們醫(yī)院管理工作提出的新的發(fā)展要求。而在新的發(fā)展要求驅(qū)動(dòng)下，要想有效提高醫(yī)院檔案管理人員的整體管理素養(yǎng)、實(shí)現(xiàn)管理的專(zhuān)業(yè)化、探究先進(jìn)的工作方法，建立科學(xué)的管理體制，那么首先需要有效的提高醫(yī)院全體工作人員管理思想及管理意識(shí)。
提高員工檔案管理思想及意識(shí)，我們需要開(kāi)展一系列的活動(dòng)或采取具體有效的措施，讓醫(yī)院的全體職工都能夠積極參與相關(guān)的檔案管理活動(dòng)中，從而慢慢的提高自身的n案管理思想及管理意識(shí)。
1.1 在檔案管理人員的聘用和選擇上，醫(yī)院著重考察相關(guān)崗位工作職員的思想素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，特別是檔案管理思想的先進(jìn)性及意識(shí)的敏銳性，只有檔案管理思想及意識(shí)較強(qiáng)的人員選任在檔案管理崗位，那么才能夠保障醫(yī)院檔案管理的發(fā)展，并且保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定，通過(guò)檔案管理崗位職工較強(qiáng)的檔案管理思想及意識(shí)，可以有效的規(guī)范醫(yī)院檔案管理，從而有效提高醫(yī)院全體職工在檔案管理方面的思想及意識(shí)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效管理和發(fā)展。
1.2 醫(yī)院檔案管理不到位很大程度上是因?yàn)槁毠ぴ跈n案知識(shí)及管理方法方面存在漏洞，因此，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員，按其所具有的專(zhuān)業(yè)技能層次，舉辦各種檔案專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，請(qǐng)檔案局專(zhuān)家或本系統(tǒng)中有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)業(yè)人才授課，傳授檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)；定期實(shí)行嚴(yán)格的專(zhuān)業(yè)理論與實(shí)踐測(cè)驗(yàn)既可以有效的提高職工的專(zhuān)業(yè)技能，也能夠有效督促大家努力提高自身的檔案管理思想及意識(shí)。
2 重視醫(yī)院檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理工作的組織及領(lǐng)導(dǎo)
為了讓醫(yī)院的檔案管理工作可以得到有效開(kāi)展，只要對(duì)這項(xiàng)工作制定嚴(yán)格的管理體制，醫(yī)院要安排據(jù)有經(jīng)驗(yàn)的專(zhuān)屬工作人員對(duì)這些信息進(jìn)行歸檔與整理。但是，許多醫(yī)院在開(kāi)展工作時(shí)，對(duì)檔案管理上的工作并沒(méi)有認(rèn)真的落實(shí)，在管理過(guò)程中存在著許多問(wèn)題，例如，當(dāng)然信息查找麻煩、管理分類(lèi)不夠明確等這些問(wèn)題都直接導(dǎo)致了工作管理效率的低下。
新時(shí)展要求下，如何將醫(yī)院檔案管理工作的效率得到大跨度的提升，是醫(yī)院管理層認(rèn)識(shí)當(dāng)前工作開(kāi)展的重點(diǎn)，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作的同時(shí)，也要將檔案工作規(guī)劃進(jìn)醫(yī)院實(shí)際的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃中去。將責(zé)任落實(shí)到人，讓管理人員將自身的責(zé)任感與使命感進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，在檔案工作管理過(guò)程中還要對(duì)工作人員的管理素質(zhì)進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升工作人員的整體素質(zhì)水準(zhǔn)對(duì)于工作管理上的分層一定要做到分工明確，只有這樣，檔案管理工作才能與其他部門(mén)的工作開(kāi)展相互協(xié)調(diào)一致，這樣的緊密配合才能讓檔案管理工作的有效性得到最大限度的揮發(fā)。檔案部門(mén)以外的其他部門(mén)也應(yīng)在工作的開(kāi)展過(guò)程中積極配合方案信息整理上的事項(xiàng)，盡量可以將需要存檔的信息調(diào)整成統(tǒng)一的格式，讓檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)可以得到減輕。
3 完善檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作
檔案資料管理工作的處理范圍非常不僅包括醫(yī)院各個(gè)部門(mén)在工作開(kāi)展過(guò)程中的信息資料等，也包括在醫(yī)院接受治療的患者病歷。這些資料如果沒(méi)有得到妥善的保管，在信息保存過(guò)程中還容易出現(xiàn)差錯(cuò)。而這些問(wèn)題的產(chǎn)生，會(huì)直接導(dǎo)致醫(yī)院的工作無(wú)法以正常的秩序開(kāi)展，所以檔案管理工作人員應(yīng)該在工作中制定出高效的管理機(jī)制，讓檔案信息在管理過(guò)程中可以以標(biāo)準(zhǔn)化的形式展開(kāi)工作。在對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)處理時(shí)也要制定統(tǒng)一的管理模式，這種方法的處理，可以讓檔案信息在整理于使用過(guò)程中省去很多不必要的麻煩。為了讓管理工作更加高效，醫(yī)院管理層人員應(yīng)開(kāi)發(fā)出更多新型的管理手段，借鑒國(guó)外先進(jìn)國(guó)家的管理方法。與此同時(shí)，醫(yī)院也要購(gòu)進(jìn)相應(yīng)的新型硬件設(shè)施，積極使用當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)讓檔案工作的開(kāi)展變得更加簡(jiǎn)單高效，這不僅可以讓檔案信息得到準(zhǔn)確性的保障，也能讓檔案管理工作人員的工作負(fù)擔(dān)得到減輕，讓檔案信息在管理過(guò)程中可以逐漸形成自動(dòng)化與智能化的管理模式。
4 結(jié)論
新時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)讓醫(yī)院檔案管理工作變得更加被動(dòng)，這些高新技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著檔案管理工作需要以最快的速度向智能化與自動(dòng)化的模式轉(zhuǎn)變。所以，工作人員必須在實(shí)際工作中將被動(dòng)轉(zhuǎn)換為主動(dòng)，努力提升自己在管理上的素養(yǎng)與管理水平。積極掌握高新管理技術(shù)，讓檔案管理系統(tǒng)可以穩(wěn)定的運(yùn)行。醫(yī)院的管理層也應(yīng)該投入更多的監(jiān)督力度讓檔案管理工作可以高效的運(yùn)轉(zhuǎn)，在實(shí)際工作的落實(shí)過(guò)程中，要積極完善檔案管理上的體制，讓檔案信息可以得到妥善的保管，讓這些資源在使用以及瀏覽過(guò)程中簡(jiǎn)化那些不必要的申請(qǐng)步驟，讓檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單方便。
參考文獻(xiàn)
[1]郭祥麗，嚴(yán)曉春，張馨木.加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2006，26（7）：61.
[2]張惠琴，陳春紅.新時(shí)期下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].當(dāng)代醫(yī)學(xué)，2012，18（16）：28-29.
[3]王小菁.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題和改革思路[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生，2008，46（28）：100-101.
