發(fā)布時(shí)間：2023-05-15 16:36:01
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案；信息化；數(shù)字化；檔案館；設(shè)想
隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問題，它是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的一個(gè)不可缺少的手段。尤其是將來檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，更是突破單位和行業(yè)界限，為當(dāng)?shù)匾M(jìn)資源，搞活經(jīng)濟(jì)提供良好的信息服務(wù)軟件環(huán)境，突破區(qū)域界限，實(shí)現(xiàn)全社會(huì)的檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價(jià)值。國(guó)家檔案館早在2000年的全國(guó)檔案工作會(huì)議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)在全國(guó)各類檔案館和機(jī)關(guān)檔案室中蓬勃開展起來，《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書對(duì)檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)是這樣定義的：在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。
1 對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以現(xiàn)代化的檔案信息實(shí)體的數(shù)字化信息處理和利用的這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。但是由于這方面的技術(shù)在我市發(fā)展時(shí)間較短，人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識(shí)上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長(zhǎng)期以來，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認(rèn)為檔案工作是一個(gè)簡(jiǎn)單的，默默無聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會(huì)大眾也把檔案部門看成是一臺(tái)“文件保險(xiǎn)箱”，因此，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹立信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、法制意識(shí)、效益意識(shí)，通過檔案信息服務(wù)帶動(dòng)整個(gè)檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的關(guān)系。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)久的、系統(tǒng)的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及檔案信息資源的最終開發(fā)利用。檔案現(xiàn)代化是旗幟，數(shù)字化是基礎(chǔ)，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實(shí)現(xiàn)需要有明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實(shí)地的工作態(tài)度，需要資金和技術(shù)的保證，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)手段的運(yùn)用與現(xiàn)代信息管理方法的應(yīng)用有機(jī)結(jié)合起來，才能確保檔案信息化建設(shè)取得最優(yōu)化的效果。
2 我市檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程
過去的紙質(zhì)檔案在多次反復(fù)查閱的過程中都產(chǎn)生了或大或小的損傷，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文數(shù)據(jù)處理就能長(zhǎng)久的保管好紙質(zhì)檔案，延長(zhǎng)使用壽命。
這幾年來，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的數(shù)字化建設(shè)，投入了大量的人力、物力、財(cái)力為我局檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區(qū)、江岸區(qū)、青山區(qū)等其他的檔案管理部門學(xué)習(xí)檔案的數(shù)字化處理方法，并結(jié)合我館的實(shí)際對(duì)麻城市檔案館的重點(diǎn)全宗檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，目前已錄入目錄數(shù)據(jù)接近100萬條，進(jìn)行全文掃描323萬余幅，位居全省前10名，全市機(jī)關(guān)單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對(duì)本單位的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，這也為我館將來建設(shè)復(fù)合型數(shù)字檔案館打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。自2008年我館搬遷進(jìn)新館以來，我館已逐步使用現(xiàn)代化的管理方法為利用者提供服務(wù)，在復(fù)退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫房翻閱原始文件，而是直接通過科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時(shí)間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護(hù)了這些門類檔案的紙質(zhì)材料。延長(zhǎng)了他們的使用壽命。
3 未來的復(fù)合型數(shù)字檔案館
（一）、復(fù)合型數(shù)字檔案館是發(fā)展趨勢(shì)
隨著社會(huì)的發(fā)展，人們獲取信息的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，步入一個(gè)新時(shí)代。我們可以從信息產(chǎn)業(yè)部2001年6月的《國(guó)家信息化指標(biāo)構(gòu)成方案》中看出我國(guó)對(duì)檔案館未來建設(shè)的發(fā)展方向。檔案管理工作也將隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新的信息化時(shí)代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質(zhì)上發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初單一的文字圖片資料擴(kuò)展為音頻、視頻、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)通訊、文件傳輸、電子郵件、遠(yuǎn)程登錄、網(wǎng)絡(luò)新聞、壓縮和存儲(chǔ)技術(shù)等各種信息資源。信息資源的重要存儲(chǔ)基地，網(wǎng)絡(luò)也就成為數(shù)字化信息資源服務(wù)的主要工具，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字化信息資源的管理就成為建設(shè)數(shù)字化檔案的關(guān)鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應(yīng)走在信息時(shí)代的前列，順應(yīng)時(shí)代的潮流，以網(wǎng)絡(luò)作為一個(gè)全新的平臺(tái)為社會(huì)提供檔案服務(wù)，從現(xiàn)在已進(jìn)入信息數(shù)字化時(shí)代，無紙化辦公已逐步興起，建立未來的“數(shù)字檔案館”是勢(shì)在必行之舉。
然而數(shù)字化檔案館的發(fā)展，還需要有個(gè)過程，數(shù)字化時(shí)代傳統(tǒng)檔案館不可能消亡，復(fù)合型檔案館是檔案館發(fā)展模式的現(xiàn)實(shí)選擇。也就是說，在未來社會(huì)里，將會(huì)有三種檔案館存在：一是純數(shù)字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)檔案館；二是純傳統(tǒng)檔案館，主要是存在于一些基層或經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，這些檔案館將隨著社會(huì)的發(fā)展，其館藏檔案結(jié)構(gòu)也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發(fā)展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的方向發(fā)展；三是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館有機(jī)結(jié)合的檔案館，有數(shù)字化程度高的，也有數(shù)字化程度低的，這將是目前改進(jìn)中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復(fù)合型數(shù)字檔案館。
（二）、未來復(fù)合型數(shù)字檔案館發(fā)展前景的設(shè)想
未來的數(shù)字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創(chuàng)辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問檔案館的主頁時(shí)可以隨時(shí)訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內(nèi)容可包括新增加的開放檔案目錄、新增加的可供網(wǎng)上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務(wù)內(nèi)容、國(guó)家新近出臺(tái)的有關(guān)檔案的政策法規(guī)，以及檔案簡(jiǎn)訊、業(yè)界動(dòng)態(tài)、熱點(diǎn)新聞等。檔案館可以將這些內(nèi)容通過電子郵件提供給注冊(cè)用戶。另外，檔案館的網(wǎng)頁可以相互鏈接，可以在自己的網(wǎng)頁上創(chuàng)辦交流園地進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，可以設(shè)立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網(wǎng)上刊登?？傊?，可以開辦的業(yè)務(wù)不僅僅是對(duì)利用者進(jìn)行查閱取證服務(wù)，數(shù)字化檔案館將為檔案工作開辟了一個(gè)全新的天地。
數(shù)字化檔案館絕非是在政府上網(wǎng)時(shí)創(chuàng)建的網(wǎng)頁上加一個(gè)選項(xiàng)或鏈接而已，應(yīng)該有自己獨(dú)立的域名和網(wǎng)站。“數(shù)字化檔案館”應(yīng)創(chuàng)建自己獨(dú)具特色的網(wǎng)頁，開發(fā)可多級(jí)查詢檔案信息的應(yīng)用程序，發(fā)展注冊(cè)用戶，給予注冊(cè)用戶更多的訪問權(quán)限或提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問，就會(huì)提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識(shí)。社會(huì)效益的提高就意味著經(jīng)濟(jì)效益的獲得。如果檔案館的網(wǎng)頁訪問量大，廣告、合作、贊助等各種經(jīng)濟(jì)行為會(huì)隨之而來，這就會(huì)加強(qiáng)檔案部門的自身“造血”機(jī)能，緩解檔案館常年經(jīng)費(fèi)緊張的狀況。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓展，復(fù)合型數(shù)字檔案館將會(huì)離我們?cè)絹碓浇瑪?shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個(gè)領(lǐng)域，任何人和機(jī)構(gòu)只要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個(gè)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案工作會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，我們將會(huì)不斷摸索，研究新方法，解決新問題，建設(shè)一個(gè)符合我市實(shí)際情況的復(fù)合型數(shù)字檔案館。
參考文獻(xiàn)
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[關(guān)鍵詞]信息化；數(shù)字檔案館；資源共享
[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2014）01 — 0112 — 02
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在這一背景下，信息技術(shù)革命浪潮持續(xù)高漲，經(jīng)濟(jì)的全球化、社會(huì)的信息化進(jìn)一步加強(qiáng)，人類進(jìn)入了數(shù)字化時(shí)代。技術(shù)的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展、改革開放的成果已經(jīng)為大力發(fā)展數(shù)字檔案館創(chuàng)造了有力的條件，我國(guó)數(shù)字檔案館的發(fā)展也開始起步了。繼2004年深圳市建成了國(guó)內(nèi)第一個(gè)數(shù)字檔案館之后，許多城市的數(shù)字檔案館也實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化加工文件資料著錄、數(shù)字檔案內(nèi)容管理、檔案借閱與全文查詢、檔案的內(nèi)容關(guān)聯(lián)管理及圖文聲像一體化等應(yīng)用功能，這些成就極大地推動(dòng)了我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)程。
一、數(shù)字檔案館的內(nèi)涵
與數(shù)字圖書館建設(shè)初期一樣，20世紀(jì)90年代末，電子檔案館、虛擬檔案館、沒有圍墻的檔案館、全球檔案館、超級(jí)檔案館、數(shù)字檔案館等新名稱不斷見諸報(bào)端。隨著數(shù)字圖書館從概念變成現(xiàn)實(shí)，檔案界對(duì)于數(shù)字檔案館的表述也漸趨統(tǒng)一。
然而，對(duì)于不同的研究者而言，數(shù)字檔案館仍然有著不同的內(nèi)涵。檔案界、計(jì)算機(jī)界、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)組織機(jī)構(gòu)以及檔案用戶等，都在試圖從不同的角度來闡述這一概念。
信息系統(tǒng)論是當(dāng)前檔案界對(duì)數(shù)字檔案館概念描述中的一種主要提法，其核心是將數(shù)字檔案館定義為一個(gè)超大規(guī)模的“信息系統(tǒng)”。定義強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案館是一個(gè)信息系統(tǒng)，但是，沒有給出信息系統(tǒng)的確切內(nèi)涵。而持信息倉儲(chǔ)論這一觀點(diǎn)者通常將數(shù)字檔案館定義為“信息倉庫”、“知識(shí)信息中心”、“數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)交換站”等，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字檔案館”，它強(qiáng)調(diào)了數(shù)字檔案館的信息存儲(chǔ)和傳播功能，但對(duì)數(shù)字檔案館本質(zhì)屬性的描述存在著一定的局限性。信息環(huán)境論將數(shù)字檔案館看作是一種“信息組織模式”，其對(duì)數(shù)字檔案館本質(zhì)屬性的表述顯得比較宏觀與抽象，環(huán)境的內(nèi)涵究竟是什么，難以具體認(rèn)知。功能拓展論將數(shù)字檔案館定義為傳統(tǒng)檔案館利用現(xiàn)代技術(shù)拓展服務(wù)功能的一種方式。其它還有一些類似的釋義，不再一一列舉。從以上幾種定義來看，多為描述性定義，差異較大，各具特色，反映了不同研究者從不同視角所得到的數(shù)字檔案館概念。
那么，怎樣才能從當(dāng)代信息科學(xué)與檔案學(xué)的角度來對(duì)數(shù)字檔案館這一詞語的含義進(jìn)行認(rèn)定和概括，使所有數(shù)字檔案館建設(shè)者都能夠清晰地勾勒出未來的目標(biāo)呢？只有對(duì)數(shù)字檔案館這一信息時(shí)代“新生兒”的本質(zhì)屬性與內(nèi)涵有一個(gè)全面的了解與認(rèn)識(shí)，才能得出相對(duì)比較完整和清晰的數(shù)字檔案館定義。
我們是否可以這樣來定義：數(shù)字檔案館是在分布式計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、多媒體技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建、獲取、存儲(chǔ)、處理、交換與數(shù)字檔案信息的檔案信息管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)，是各級(jí)政府和各單位信息化建設(shè)的有機(jī)組成部分。
二、數(shù)字檔案館的特征
1.數(shù)字資源的多樣性。一是依托于實(shí)體檔案的數(shù)字化；二是通過各種途徑收集、組織、加工相關(guān)數(shù)字信息形成的數(shù)字信息。
2.具有一定的開放性。依托于網(wǎng)絡(luò)，一方面能夠在線采集網(wǎng)上信息，實(shí)現(xiàn)信息資源共享；另一方面能夠針對(duì)利用者不同的需求，提供多樣化的服務(wù)。
3.技術(shù)的多變性。由于數(shù)字檔案館依靠于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、基礎(chǔ)于內(nèi)容的檢索技術(shù)等，其存儲(chǔ)技術(shù)、載體、格式、閱覽方式等，都呈現(xiàn)出不斷進(jìn)步、變化的動(dòng)態(tài)。
三、數(shù)字檔案館的功能
1.信息集成功能。數(shù)字檔案館的建立，使我們可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對(duì)特定區(qū)域內(nèi)的所有檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，改變了以往單一的檔案實(shí)體的保管形式。通過信息集成，使中心檔案館成為真正意義上管理檔案及相關(guān)信息的中心，所以，信息集成將成為數(shù)字檔案的首要功能。
2.資源共享功能。無論利用者位于何地，檔案保管于何處，利用者都可以根據(jù)自己的需要，隨時(shí)隨地方便地查詢、下載檔案目錄、數(shù)據(jù)乃至全文，數(shù)字檔案館這一功能的發(fā)揮有助于實(shí)現(xiàn)檔案利用的理想化目的。
3.社會(huì)記憶功能。數(shù)字檔案館的建設(shè)將應(yīng)用國(guó)家相應(yīng)的檔案政策使檔案館改變以往以黨政信息檔案為主體的實(shí)體保管模式，檔案是社會(huì)記憶的主要工具。數(shù)字化檔案的建立將有助于檔案館保存社會(huì)記憶功能的實(shí)現(xiàn)。數(shù)字檔案館能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子公文、科技文件等進(jìn)行文檔一體化管理，對(duì)文件從生成、捕獲、處理、歸檔、鑒定、提供利用等的全過程管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理。
四、數(shù)字檔案館的最終目標(biāo)
數(shù)字檔案館建設(shè)的最終目標(biāo)是要通過國(guó)家信息基礎(chǔ)工程把各級(jí)各類檔案館組織在一起，把檔案信息與其他門類信息綜合起來，作為國(guó)家信息資源的組成部分，面向全社會(huì)發(fā)揮作用。所以，數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目、尤其是國(guó)家綜合檔案館的數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目應(yīng)該從一開始就納入到國(guó)家信息基礎(chǔ)工程之中統(tǒng)一規(guī)劃與設(shè)計(jì)。數(shù)字檔案館的核心資源主要來自相關(guān)的信息系統(tǒng)，同時(shí)又可與相關(guān)信息系統(tǒng)進(jìn)行信息共享。
五、數(shù)字檔案館的總體架構(gòu)
數(shù)字檔案館應(yīng)以結(jié)構(gòu)化的數(shù)字檔案館為基礎(chǔ)，基于物理和邏輯兩種結(jié)構(gòu)，建成中心檔案館和基層檔案館兩層分布式結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)接收、信息交互、資源數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份、歸檔數(shù)據(jù)管理、目錄、信息的整理與利用管理等功能。按照兩級(jí)模式建立的中心檔案館內(nèi)容包括各門類在內(nèi)的所有檔案的數(shù)字化信息，基層檔案館應(yīng)管理本單位經(jīng)過歸檔流程的先行有效的各類檔案數(shù)字化信息。
六、數(shù)字檔案館理論體系建設(shè)
數(shù)字檔案館的理論研究涉及多個(gè)學(xué)科領(lǐng)域。例如，檔案學(xué)、信息學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理學(xué)等，不同學(xué)科領(lǐng)域的研究者攜手開展數(shù)字檔案館理論研究，勢(shì)必會(huì)更加有力地推進(jìn)數(shù)字檔案館理論體系的建設(shè)。但是，對(duì)于數(shù)字檔案館這一檔案工作創(chuàng)新變革的產(chǎn)物，檔案界似應(yīng)更多地承擔(dān)起建設(shè)相關(guān)理論體系的重任。鑒于檔案學(xué)科是一門實(shí)踐性很強(qiáng)的學(xué)科，本文試圖從檔案學(xué)理論研究與檔案工作實(shí)踐相結(jié)合的角度，對(duì)數(shù)字檔案館理論體系建設(shè)的內(nèi)容作一些初步的探討。
1.數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論建設(shè)
數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論研究離不開傳統(tǒng)檔案學(xué)科基礎(chǔ)理論研究的基礎(chǔ)，是對(duì)傳統(tǒng)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的深化與拓展。這部分內(nèi)容主要包括：
數(shù)字檔案的定義及邊界。例如：數(shù)字檔案館的管理對(duì)象究竟是什么？與圖書館、博物館和其他信息管理機(jī)構(gòu)的管理對(duì)象有什么區(qū)別與聯(lián)系？大檔案的概念外延到底有多大？這對(duì)于當(dāng)前檔案部門科學(xué)構(gòu)建數(shù)字檔案館信息資源庫，合理配置有限的人財(cái)物資源具有重要的指導(dǎo)意義。
數(shù)字檔案館的管理體制與機(jī)制。例如，在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下，如何理解和貫徹檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的組織原則，建立起科學(xué)的數(shù)字檔案館體系，推進(jìn)數(shù)字檔案資源的共建與共享？如何構(gòu)建數(shù)字檔案館的績(jī)效評(píng)估機(jī)制等。
狹義數(shù)字檔案館的組織架構(gòu)、工作環(huán)節(jié)以及相關(guān)的工作原則與要求。例如，數(shù)字檔案信息的創(chuàng)建、獲取、鑒定、存儲(chǔ)、處理、交換、、利用、保密等應(yīng)采取哪些策略，建立哪些制度？在數(shù)字化的環(huán)境下，如何根據(jù)數(shù)字檔案的形成目的、形成活動(dòng)、形成過程、處理程序和職能范圍來正確運(yùn)用檔案管理的基本原則。
上述理論問題，與數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐的推進(jìn)速度相比較，檔案界關(guān)于數(shù)字檔案館基礎(chǔ)理論的研究還顯得比較欠缺和薄弱。然而，在當(dāng)前社會(huì)信息化快速發(fā)展的大背景下，檔案學(xué)科領(lǐng)域基礎(chǔ)理論研究的或缺，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致實(shí)踐的盲目性和無所適從，進(jìn)而加速檔案工作的邊緣化趨勢(shì)。筆者認(rèn)為，檔案工作者需要學(xué)習(xí)、了解和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，更需要明白自己的歷史使命與工作內(nèi)涵。數(shù)字檔案館既不能成為信息孤島，也不是一個(gè)沒有獨(dú)特內(nèi)涵、漫無邊際的信息大倉庫，需求不明晰往往是導(dǎo)致一些數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目難以達(dá)到預(yù)期效果的一個(gè)重要原因。
2.與數(shù)字檔案館建設(shè)有關(guān)的法律規(guī)章建設(shè)
這方面的內(nèi)容有很多，這里只能列舉一些實(shí)踐中遇到的、亟需解決的法律規(guī)章問題。如：檔案工作的法律規(guī)章，政府信息公開的法律規(guī)章，著作權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的法規(guī)政策，保護(hù)公民隱私權(quán)、知情權(quán)的法規(guī)政策，信息共建共享的法規(guī)政策等等。
數(shù)字檔案館建設(shè)的主要宗旨之一就是要充分開發(fā)利用檔案信息，為國(guó)家、社會(huì)和公民提供高效、便捷的服務(wù)，推進(jìn)政府信息公開、構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)。檔案界應(yīng)注意總結(jié)和發(fā)現(xiàn)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)踐中遇到的法律問題，積極推進(jìn)相關(guān)法律規(guī)章的修訂與完善，確保數(shù)字檔案館建設(shè)有法可依，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供有力的法律保障。
七、進(jìn)一步推進(jìn)區(qū)域數(shù)字檔案信息資源共享的思考
1.堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧，加大信息資源整合力度
一是擴(kuò)大檔案收集范圍。注重收集檔案的全面性、系統(tǒng)性和完整性，多門類、多載體、多途徑，豐富館藏?cái)?shù)量，改善館藏結(jié)構(gòu)。二是實(shí)施館室一體化。通過館室交換，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與國(guó)家檔案館之間電子文件和數(shù)字檔案的有效銜接和共享。三是規(guī)范數(shù)字檔案館建設(shè)，特別是要完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，夯實(shí)數(shù)字檔案館資源基礎(chǔ)。
2.堅(jiān)持共建共贏，建立完善的合作機(jī)制
實(shí)現(xiàn)檔案資源集成共享離不開完善的協(xié)同工作機(jī)制，這是資源共建共享的前提。由于檔案工作實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)檔案信息資源共享的相關(guān)規(guī)則不明確，一些地區(qū)可能將檔案信息資源的產(chǎn)權(quán)地區(qū)化，有可能人為設(shè)置檔案信息互聯(lián)互通的壁壘，導(dǎo)致在檔案信息歸屬上的“地區(qū)所有、部門私化”，這種格局將阻礙檔案信息資源的共享應(yīng)用。因此，區(qū)域內(nèi)各級(jí)檔案館對(duì)資源共建共享的思想認(rèn)識(shí)是否統(tǒng)一、工作是否同步，都將直接影響區(qū)域數(shù)字檔案資源集成共享和利用服務(wù)的整體水平。
3.堅(jiān)持分步實(shí)施，深化拓展平臺(tái)建設(shè)
關(guān)鍵詞：高校檔案；計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化；安全管理策略
0前言
如今檔案的主要管理方式已從原來傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理，尤其是高校的檔案內(nèi)容十分的多，詳細(xì)包含著每屆每名學(xué)生的資料，所以在管理時(shí)就十分的繁雜，得到的資料都十分重要不能丟失，而且還要按照順序去進(jìn)行排列，只有這樣才方便以后的查找，如果是由人工來執(zhí)行的話就很難達(dá)到需要的標(biāo)準(zhǔn)和要求，但是科技在發(fā)展，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理已在高校運(yùn)用起來，讓高校的檔案管理工作變得不像以前那樣煩瑣，更加容易操作，現(xiàn)在廣大高?；径疾捎糜?jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的技術(shù)，本文就是筆者對(duì)高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的一些探究。
1高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理概述
高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理就是高校檔案館的管理人員利用校園網(wǎng)絡(luò)、校園通信設(shè)備等各種現(xiàn)代科技信息技術(shù)代替以前傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)方式，可實(shí)現(xiàn)高校的檔案信息能自動(dòng)查閱和處理，搭建網(wǎng)上高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化查閱的平臺(tái)，這樣可更加方便、更加快捷地為院校用戶端服務(wù)，建立起完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高高校的檔案管理效率和服務(wù)水平。
2高校檔案數(shù)字化安全管理的重要性
學(xué)生的檔案是個(gè)人的信息管理具有保存的價(jià)值而形成的原始記錄資料，也是學(xué)校掌握學(xué)生的信息的重要資料來源。原始的檔案含有很高的依據(jù)性和權(quán)威性，所有的高校和社會(huì)上很多的企業(yè)，對(duì)學(xué)生的個(gè)人檔案資料都有很大的利用價(jià)值，但學(xué)校在對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和管理還有利用價(jià)值時(shí)，經(jīng)常由于各種原因?qū)Ρ４娴臋n案造成一定的損傷或丟失，有時(shí)還會(huì)被人故意更改資料上的內(nèi)容，所以，以前的那種傳統(tǒng)管理的模式不能達(dá)到現(xiàn)在高校對(duì)檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)水平，尤其對(duì)檔案的存儲(chǔ)和管理這兩方面，多年來，高校也一直在尋找更有效的方法，隨著社會(huì)的科技水平一直在不斷地發(fā)展，現(xiàn)在基本上各高校都采用的是計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的技術(shù)，這種科技化的管理模式正在一步一步地取代以前傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理的方式，漸漸地成為高校檔案計(jì)算機(jī)信息化管理的新方法?，F(xiàn)在的社會(huì)科技水平一直在不斷地進(jìn)步和發(fā)展，社會(huì)上高智能技術(shù)的犯罪手法絡(luò)繹不絕的出現(xiàn)，所以各高校都需采取計(jì)算機(jī)數(shù)字化信息的管理方法來管理學(xué)生的檔案信息，高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理在保衛(wèi)，預(yù)防和打擊高校犯罪這些方面起到了越來越多的作用。高校的主體就是學(xué)校的學(xué)生，學(xué)校的所有中心都是圍繞著學(xué)生，為把學(xué)生培育成國(guó)家的棟梁人才來為學(xué)生服務(wù)，但現(xiàn)在這個(gè)社會(huì)上有很多的不良風(fēng)氣，導(dǎo)致很多的學(xué)生的思想觀念，和對(duì)人生的規(guī)劃、目標(biāo)，都受到了很大的負(fù)面影響，經(jīng)常能聽到、看到高校大學(xué)生違法犯罪的案件數(shù)量也在不斷地增加。各高校廣大的師生都需要一個(gè)安全，方便學(xué)習(xí)工作的環(huán)境。但是高校的檔案管理人員在大量的工作任務(wù)中任務(wù)還是十分的困難，不僅要保證高校檔案安全任務(wù)的完成，還要保證在工作的過程中的服務(wù)質(zhì)量，所以，高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的建立與運(yùn)用，能有助于保障高校的保衛(wèi)工作有效地進(jìn)行。
3增加檔案計(jì)算機(jī)技術(shù)數(shù)字化人才的引進(jìn)
高校所采用的對(duì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的方式，主要的工作模式就是將需要存入的檔案信息錄到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里，然后計(jì)算機(jī)可對(duì)檔案進(jìn)行分類處理，并保存，簡(jiǎn)單來說就是將紙上的文字內(nèi)容變成信息數(shù)字化的內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的數(shù)字化管理可節(jié)省出檔案所占有的空間，并保證檔案的安全性。不像以前的管理方式，需專門設(shè)置一間房子來存放檔案，這樣就需要人工花費(fèi)很多的時(shí)間進(jìn)行整理，而且學(xué)校的檔案管理難度非常大，因?yàn)橐占瘜W(xué)校所有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)還有個(gè)人信息資料，還有學(xué)校教師的相關(guān)資料等等，由于內(nèi)容含量就十分巨大，在進(jìn)行收集和整理時(shí)就十分困難，而引入計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理技術(shù)后就不需人工進(jìn)行整理和收集，提高了工作效率，并且，在一定的程度上，還提高檔案管理工作的信息安全性，這樣就不僅減少人力的資源浪費(fèi)，也讓檔案的工作管理更加簡(jiǎn)化的同時(shí)提高工作效率，所以高校為提高檔案管理就必須采用計(jì)算機(jī)數(shù)字管理方式，就要引入技術(shù)性的人才，讓學(xué)校建立起規(guī)模完善的數(shù)字化管理，可更好地對(duì)高校檔案的管理進(jìn)行分類和規(guī)劃，還順便可把以前陳舊的紙質(zhì)檔案錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理系統(tǒng)中去，重新整理一下，這樣就不會(huì)讓檔案損壞或丟失后不能進(jìn)行查找。當(dāng)然，高校在引進(jìn)高校人才時(shí)也要注意結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，最好是引入技術(shù)性的人才，經(jīng)過學(xué)校的培訓(xùn)后能馬上上手，合理地利用人才的資源，能更好地發(fā)揮出人才的優(yōu)勢(shì)和起到的作用，在工作時(shí)，要注意加強(qiáng)人才的準(zhǔn)確性培養(yǎng)，這是因?yàn)闄n案在錄入計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作時(shí)需要一個(gè)認(rèn)真、謹(jǐn)慎、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，要保證所錄入的信息準(zhǔn)確并且完整，可適當(dāng)?shù)靥岣吒咝n案管理工作人員的福利、薪資待遇等，吸引更多的計(jì)算機(jī)數(shù)字化人才參與到高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的工作中，更好地促進(jìn)管理工作的發(fā)展和推廣。
4提升檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理水平
把以前紙質(zhì)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)在計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的時(shí)最重要的一點(diǎn)就是要注意計(jì)算機(jī)的安全，一定要注意加強(qiáng)計(jì)算機(jī)里面的防火墻設(shè)置，避免黑客或病毒入侵到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里，以免導(dǎo)致檔案資料被竊取或丟失，高校采用計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的最大優(yōu)點(diǎn)就是減少人力的工作量，計(jì)算機(jī)可直接自動(dòng)整理并篩選分類，并節(jié)約很大的成本資源，減少紙張的浪費(fèi)，紙質(zhì)的檔案如被破壞掉，檔案就會(huì)變得不完整，信息資料就會(huì)缺失。由此可見，高校檔案計(jì)算機(jī)數(shù)字化的管理方法可提高檔案的存儲(chǔ)安全性，但計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理也存在著一定的缺點(diǎn)，計(jì)算機(jī)的技術(shù)有效地避開了紙質(zhì)檔案的這幾個(gè)缺點(diǎn)，當(dāng)然不可避免計(jì)算機(jī)存在的不確定性和發(fā)生突發(fā)意外的可能性，也存在檔案管理工作的危險(xiǎn)性，計(jì)算機(jī)很容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，如果電腦沒有設(shè)置好防火墻，在計(jì)算機(jī)遭到病毒入侵時(shí)，很有可能檔案的資料被盜竊或刪改的可能性，所以一定要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的安全管理，并隨時(shí)監(jiān)控，錄入的檔案資料信息也一定要有備份，防止發(fā)生任何突發(fā)的情況，幫助提高計(jì)算機(jī)數(shù)字化的安全管理。
5加大檔案數(shù)字化計(jì)算機(jī)管理設(shè)備的投入
在對(duì)高校的檔案管理工作進(jìn)行時(shí)，專業(yè)設(shè)備、設(shè)施要加大資金的投入，因?yàn)楦咝n案計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理減少以前傳統(tǒng)的人力、物力的投資，所以高?？砂岩郧皩?duì)人力、物力的資金轉(zhuǎn)用到計(jì)算機(jī)的設(shè)備上，構(gòu)建出高校更加安全的檔案管理系統(tǒng)，購(gòu)買更加完善的計(jì)算機(jī)設(shè)備系統(tǒng)可有效地防控病毒對(duì)計(jì)算機(jī)的侵害，好的計(jì)算機(jī)設(shè)備還可建立更加完善的檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)的完善是檔案管理經(jīng)常做的工作，跟隨科技時(shí)代的發(fā)展，通過對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完善和升級(jí)，在病毒入侵時(shí)可應(yīng)對(duì)各種突況的發(fā)生，到目前為止，還有許多的高校并沒有重視計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理的發(fā)展，還認(rèn)為以前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式更加的安全，更別說采用計(jì)算機(jī)設(shè)備來對(duì)檔案進(jìn)行管理，這種落后的思想是不正確的，高校的思想、腳步要隨著時(shí)代的發(fā)展而前進(jìn)，跟著社會(huì)的科技信息化而進(jìn)步，加大科技的引用，采取技術(shù)化的檔案數(shù)字化管理模式。
6高校檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展方向
6.1為更好地保護(hù)錄入的檔案信息可以采用計(jì)算機(jī)自帶的程序，把檔案資料設(shè)定成不可更改的只讀文件；
6.2計(jì)算機(jī)中已錄入的檔案資料有可能會(huì)因保存信息資料的載體出現(xiàn)故障被損壞，導(dǎo)致所錄入的檔案資料丟失，所以，在對(duì)所錄入的檔案資料一定要采取備份，這樣就算出現(xiàn)故障導(dǎo)致檔案資料丟失也不會(huì)造成損失；
6.3高校檔案管理室的工作人員，為適應(yīng)計(jì)算機(jī)數(shù)字化安全管理的發(fā)展，必須對(duì)檔案的管理模式進(jìn)行不斷的改革，這樣在出現(xiàn)新的問題后也能及時(shí)地采取相關(guān)措施進(jìn)行處理。
聲像檔案是近年來隨著科學(xué)技術(shù)進(jìn)步而生成的一種信息記錄形式，這種記錄主要包括錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤和媒資系統(tǒng)等不同的形式。本文主要分析了基于數(shù)字化技術(shù)的聲像檔案管理。
【關(guān)鍵詞】
聲像檔案管理；數(shù)字化
聲像檔案是近年來隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而生成的一種信息記錄形式，這種記錄主要包括錄音帶、錄像帶、光盤、硬盤和媒資系統(tǒng)等不同的形式。如何對(duì)聲像檔案進(jìn)行科學(xué)保存，規(guī)范管理、發(fā)揮作用，是擺在檔案管理者面前的一個(gè)重要課題。
一、聲像檔案管理的現(xiàn)狀及問題
（一）作為新興門類，聲像檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。
由于聲像檔案是隨著現(xiàn)代科技不斷發(fā)展，近幾年才建立、健全的檔案門類，一些領(lǐng)導(dǎo)的聲像檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，思想上會(huì)更重視文書、基建檔案管理等；再加上檔案人員變動(dòng)比較頻繁，已造成重要聲像檔案的流失。譬如：反映單位不同發(fā)展時(shí)期的概貌及拓展經(jīng)營(yíng)等重大節(jié)點(diǎn)活動(dòng)的聲像檔案，在收集過程中也有很大問題。
（二）缺乏對(duì)聲像檔案載體形式、分類管理科學(xué)的深入研究。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，聲像檔案的載體發(fā)生了明顯的改變，照片、音視頻檔案的存儲(chǔ)格式也不盡相同，如何對(duì)這些聲像文件有效歸檔是我們亟待解決的問題。從目前調(diào)研情況來看，各歸檔部門不管是照片還是音視頻檔案，使用同樣的分類方法進(jìn)行歸檔，增大了聲像檔案歸檔難度。
（三）缺乏配套的數(shù)字化設(shè)備。
早期形成的照片檔案內(nèi)容日漸模糊，一些音視頻檔案都是以磁帶、錄像帶為載體，受存放環(huán)境、溫濕度等條件的影響，它們的內(nèi)容逐漸受到損害，為此數(shù)字化存儲(chǔ)迫在眉睫。但調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多部門缺乏數(shù)字化存儲(chǔ)相關(guān)的投入，已導(dǎo)致許多珍貴音視頻檔案不同程度受到損害。
二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作
（一）完善規(guī)章制度，納入考核。
為了讓檔案管理工作做到有章可循，在進(jìn)一步完善、健全工作制度的同時(shí)，更要注重落實(shí)，將其納入到單位績(jī)效考核中去，制定切實(shí)有效的措施，明確責(zé)任，賞罰分明。有效減少重要聲像檔案的損失，進(jìn)一步促進(jìn)單位聲像檔案管理工作向更科學(xué)、規(guī)范化的方向發(fā)展。
（二）注重溝通，強(qiáng)化服務(wù)。
檔案工作的最大實(shí)質(zhì)，就是要科學(xué)管理，高效利用。規(guī)范化的聲像檔案管理也是為單位事業(yè)的發(fā)展壯大提供資源支持。檔案人員在強(qiáng)化自己業(yè)務(wù)的同時(shí)，更要結(jié)合媒體融合大背景，對(duì)依附于技術(shù)層面的聲像檔案管理，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用。主動(dòng)與檔案利用部門溝通交流，以便提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。
（三）聲像檔案的數(shù)字化處理及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份。
照片檔案數(shù)字化后，建議采用兩種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式：存檔的數(shù)據(jù)格式要求分辨率高，則采用TIFF非壓縮格式，分辨率：600DPI。對(duì)于查詢利用的則采用JPG一般品質(zhì)的壓縮格式，分辨率：72DPI；視頻檔案一般采用MPEG-Ⅱ編碼格式進(jìn)行存儲(chǔ)，視頻數(shù)據(jù)采樣率：10MB/秒；音頻數(shù)據(jù)采樣率：384KB/秒，每小時(shí)數(shù)字化存儲(chǔ)占用空間約為4GB.數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)備份：一式三份，一份用于在線查閱，一份用于本地存儲(chǔ)，一份用于異地備份。提前做好聲像檔案的備份工作，存儲(chǔ)介質(zhì)盡量采用不同品牌的設(shè)備進(jìn)行備份，以減少存儲(chǔ)或利用過程中的損壞率；應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)軟件和文件格式，并減少數(shù)據(jù)遷移的頻率，以避免數(shù)據(jù)遷移時(shí)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)；備份后實(shí)行遠(yuǎn)距離異地存儲(chǔ)，既可以防止存儲(chǔ)介質(zhì)因霉變、開裂等原因?qū)е聼o法正常讀取，也可避免因水災(zāi)、火災(zāi)等自然災(zāi)害或人為損壞危及聲像檔案的安全。
三、結(jié)語
在當(dāng)今媒體融合的大背景下，聲像檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，具備大局責(zé)任意識(shí)，重視依賴于技術(shù)層面的聲像檔案的有效管理，才能實(shí)現(xiàn)其保值增值，在傳媒產(chǎn)業(yè)的激烈競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出！
作者：金海燕 單位：寧波廣電集團(tuán)
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【關(guān)鍵詞】檔案管理；檔案信息共享；云計(jì)算
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用水平的不斷提高，我國(guó)各個(gè)企事業(yè)單位的檔案管理也進(jìn)入了數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用層次，檔案作為一種信息資源，如何在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，從而更好地為社會(huì)各領(lǐng)域服務(wù)已成為我國(guó)檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。從技術(shù)實(shí)現(xiàn)角度來說， 要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享對(duì)檔案信息有如下一些要求： 首先， 保證檔案信息的安全可靠， 即保證檔案信息的原始記錄性及其不被篡改； 其次， 保證檔案信息的有序性， 即保證檔案信息可以供檔案用戶迅速便捷的檢索利用；再次， 保證檔案信息的永久保存； 最后， 友好的用戶界面及方便直觀的操作對(duì)保證檔案信息資源共享達(dá)到最好的效果也是十分重要的。
一、檔案管理現(xiàn)象
檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄， 它承載著人類活動(dòng)的大量信息， 具有記載、延續(xù)人類文化的功能。作為檔案管理與利用對(duì)象的檔案資源是經(jīng)過特定歷史時(shí)期的逐漸積累而形成的具有原始記錄性和憑證性 近年來，隨著《檔案法》 及其相關(guān)法規(guī)的頒布、實(shí)施，檔案工作的透明度大為提高，國(guó)家檔案事業(yè)得到全面發(fā)展，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的社會(huì)潮流面前，社會(huì)公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統(tǒng)性檔案利用方式為滿足 而是要求在更大范圍內(nèi)、 更高程度上實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)共享。
二、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的發(fā)展
技術(shù)的大變革，帶來了新的產(chǎn)品、新的產(chǎn)業(yè)和新的市場(chǎng)，同時(shí)也帶來了市場(chǎng)份額的重新分配。“云計(jì)算”這個(gè)概念也進(jìn)入人們的生活中。云計(jì)算是隨著處理器技術(shù)、 虛擬化技。Internet和電子商務(wù)的應(yīng)用，正打破歷史和地緣造成的差異，為每個(gè)民族和個(gè)人創(chuàng)造了走向新生活的無窮的、平等的機(jī)會(huì)。在Internet日益大眾化普及化、一批網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營(yíng)型的公司（如亞馬遜網(wǎng)上書店、Dell電腦公司）涌現(xiàn)并成功運(yùn)作的背景下，鑒于Internet交易成本低、覆蓋面廣，將從根本上改變客戶對(duì)方便、速度、價(jià)格和服務(wù)的期望，傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)向網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營(yíng)轉(zhuǎn)變是必然趨勢(shì)。
三、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)
網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化計(jì)劃具備獨(dú)到的優(yōu)勢(shì)，服務(wù)便利化和快捷化是其顯著特點(diǎn)。面對(duì)各個(gè)單位或者整個(gè)一個(gè)單位系統(tǒng)的檔案，數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)管理在人力、服務(wù)水平上面都有很大的進(jìn)步，且能提高辦事效率。數(shù)字時(shí)代信息資源共享都是以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為業(yè)務(wù)平臺(tái)進(jìn)行運(yùn)作的， 因而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中信息資源的整合與共享，往往需要一個(gè)能集合并能整合多類多來源信息資源，提供多來源信息高效檢索利用的網(wǎng)絡(luò)公共信息服務(wù)（共享）平臺(tái)信息服務(wù)（共享）平臺(tái)是信息集成 共享和交互的承載物，通過平臺(tái)，可以集成分散的信息資源，并為信息消費(fèi)者定位 交換和獲取信息，從而為用戶提供集成、 便利的信息服務(wù)環(huán)境， 目前在很多國(guó)家和社會(huì)領(lǐng)域的信息共享工程建設(shè)中，都在致力于建設(shè)各色的公共信息服務(wù)（共享）平臺(tái)。通過調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)，對(duì)于數(shù)字化檔案管理能有效提高辦事效率、工作效率和使工作便捷化這三個(gè)方面，相關(guān)從業(yè)人員四分之三以上的被調(diào)查人員持肯定意見，只有不到十分之一的人認(rèn)為在操作方面快捷程度不是很高，分析其原因主要在于這部分調(diào)查人當(dāng)中有一些屬于年齡相對(duì)較大，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握相對(duì)較少的人群，而數(shù)十年的工作經(jīng)驗(yàn)使得他們對(duì)于自己整理的相關(guān)檔案的查閱有相對(duì)比較高的記憶，所以他們認(rèn)為通過網(wǎng)絡(luò)化管理需要有一定的計(jì)算機(jī)操作能力，而相比較學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)，他們認(rèn)為過去的檔案管理方式更能適應(yīng)。
四、網(wǎng)咯數(shù)字化技術(shù)的不足
萬事萬物都具有兩面性，雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)具有無可厚非的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)，它也存在一定的不足，運(yùn)用不當(dāng)也會(huì)造成一些負(fù)面影響。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用水平相對(duì)較低，目前大多數(shù)單位所使用的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)都屬于比較成熟的管理平臺(tái)，但是對(duì)于大多數(shù)單位而言，其應(yīng)用的范疇卻很少，甚至很多單位僅僅使用了最簡(jiǎn)單的功能，這種做法造成了資源的浪費(fèi)。若要實(shí)現(xiàn)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中制定的“依托公眾信息網(wǎng)，建立面向社會(huì)、服務(wù)公眾的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建全國(guó)檔案工作信息網(wǎng)”的目標(biāo)，應(yīng)在檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)發(fā)展階段推進(jìn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，為檔案信息資源共享奠定基礎(chǔ)。尤其令人擔(dān)憂的是，這種非標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)字檔案還在與日俱增，如若允許這種現(xiàn)象持續(xù)發(fā)展下去，檔案信息資源共享恐怕只是一種奢望，其嚴(yán)重后果最終或?qū)?dǎo)致檔案信息化建設(shè)舉步艱難。在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中就存在網(wǎng)絡(luò)病毒的侵入和資料的泄露，對(duì)于單位安全存在一定的隱患，這也是很多單位在檔案管理方面沒有實(shí)施網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理的重要因素。
五、如何完善數(shù)字化檔案管理
前面就一些基本問題做了分析和陳述，而關(guān)于如何更好地利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化技術(shù)，完善數(shù)字化檔案管理則是重點(diǎn)。
1、NAS設(shè)備近兩年開始流行，可靠穩(wěn)定的性能，特別優(yōu)化的文件管理系統(tǒng)和低廉的價(jià)格使NAS市場(chǎng)得到了一定的增長(zhǎng)。NAS作為一個(gè)網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)設(shè)備，采用了信息技術(shù)中的流行技術(shù)-嵌入式技術(shù)。嵌入式技術(shù)的采用，使得NAS具有無人值守，高度職能，性能穩(wěn)定，功能專一的特點(diǎn)。
2、通過元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)檔案信息， 提高檔案信息資源的可靠性。 檔案是人類歷史的記錄， 檔案的原始憑證性是檔案區(qū)別于圖書、 情報(bào)的重要屬性。檔案信息資源共享平臺(tái)不僅需要提供檔案信息， 并且要保證檔案信息的永久保存， 使檔案信息共享平臺(tái)成為檔案信息資源的重要備份。隨著對(duì)數(shù)字保存實(shí)踐活動(dòng)的開展， 人們認(rèn)識(shí)到要實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字信息的保存， 就要記錄很多關(guān)于資源本身、 資源硬件和軟件環(huán)境等的信息， 對(duì)于滿足長(zhǎng)期保存需要的元數(shù)據(jù)研究開始提上日程。為確保信息長(zhǎng)期使用的元數(shù)據(jù)元素又稱為 “保存元數(shù)據(jù)” 。通過保存元數(shù)據(jù)， 檔案保管人員能夠得到足夠的信息從而在長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)流方面采取恰當(dāng)?shù)男袆?dòng)， 并保證被保存對(duì)象在技術(shù)不斷更新的情況下被重復(fù)檢索使用。
3、在網(wǎng)絡(luò)化不斷提升的過程中，應(yīng)該對(duì)檔案的分類進(jìn)行更細(xì)劃分，尤其在絕密程度上，應(yīng)該增加級(jí)別，并設(shè)置訪問權(quán)限，有利于單位安全管理。在網(wǎng)絡(luò)化管理方面，筆者認(rèn)為各個(gè)單位應(yīng)該努力提高管理水平，在人員培訓(xùn)方面，應(yīng)該積極的與外界相關(guān)技術(shù)單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，盡快提高從業(yè)人員的實(shí)際操作水平。
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【關(guān)鍵詞】檔案管理； 數(shù)字化技術(shù)；
【 abstract 】 the development of digital technology and used for urban construction archives technology to promote the efficiency of management bring great convenience. The author combined with the personal working experiences under the condition of informatization, urban construction archives with digital construction technology management platform, enter the orbit of a more scientific and more efficient.
【 key words 】 file management; Digital technology;
中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104（2013）04-0000-00
城建檔案管理部門肩負(fù)著保管文字、圖紙、地形圖、聲像等各種載體的城市建設(shè)檔案資料任務(wù)，是城市重要的信息基礎(chǔ)部門。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，信息資源的重要性日益突出。城建檔案工作要在城市數(shù)字化建設(shè)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)中，獲得自己的生存和發(fā)展空間，就必須抓住城市數(shù)字化帶來的契機(jī)，發(fā)展、提高自己，加速城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，全面提升城建檔案工作在城市建設(shè)中的地位和作用。下面結(jié)合筆者個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)談信息化條件下，城建檔案技術(shù)管理如何借助數(shù)字化建設(shè)平臺(tái)，邁入更科學(xué)、更高效的軌道。
一、城建檔案管理人員要轉(zhuǎn)化觀念，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)
城建檔案管理人員要樹立檔案管理數(shù)字化意識(shí)。以加快館藏?cái)?shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，特別是網(wǎng)絡(luò)化的建立，檔案管理部門要加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐，以適應(yīng)社會(huì)公眾對(duì)檔案信息技術(shù)需求。所以，必須從思想上提高對(duì)加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)步伐的認(rèn)識(shí)，并以積極的態(tài)度抓好這項(xiàng)工作，使檔案管理數(shù)字化工作跟上時(shí)代的步伐。提高檔案管理現(xiàn)代化水平。檔案管理數(shù)字化建設(shè)的逐步推進(jìn)，館藏紙質(zhì)或其他類型載體檔案的數(shù)字化工作，已經(jīng)成為檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。許多檔案原件是非常珍貴的，把珍貴的檔案原件錄入計(jì)算機(jī)形成數(shù)字化的多媒體文件，用機(jī)讀的方式提供作用，不僅能提高利用率，而且還有利于原件的保管。利用數(shù)據(jù)庫檢索方式提供檔案利用所具有的全面、快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，擴(kuò)大了檔案利用范圍，使檔案利用更為便捷?，F(xiàn)在由于檔案管理數(shù)字化建設(shè)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為檔案信息資源共享成為可能。檔案學(xué)科的新名詞“數(shù)字檔案館”就是旨在通過網(wǎng)絡(luò)，使檔案利用者能夠跨越時(shí)空對(duì)所需檔案、資料進(jìn)行查詢利用，將封閉的檔案服務(wù)擴(kuò)展成開放性的、社會(huì)化的服務(wù)。
二、管理部門要優(yōu)化組織運(yùn)行，提高城建檔案管理的效益
管理部門要有高瞻遠(yuǎn)矚的全局意識(shí)。城建檔案數(shù)字化需要開展四個(gè)階段的工作：其一，策劃準(zhǔn)備階段，這個(gè)階段主要是為檔案數(shù)字化工作的開展進(jìn)行戰(zhàn)略策劃，并根據(jù)計(jì)劃的內(nèi)容，為工作的開展作好準(zhǔn)備及前期工作；其二，初步開展和試行調(diào)整階段，在這一階段各方面工作已經(jīng)展開，但是也出現(xiàn)了一些問題，工作在不斷改進(jìn)中前進(jìn)；其三，趨于成熟階段，這一階段數(shù)字化系統(tǒng)配置已經(jīng)較為完善，數(shù)字化工作體系初步形成，但是信息庫并沒有建設(shè)完整，信息資源利用率低；其四，成熟階段，這一階段主要特征是信息庫已經(jīng)建立完善，檔案工作流程已經(jīng)完成數(shù)字化改造，依托數(shù)字化系統(tǒng)建立起了高效率的工作業(yè)務(wù)流程，拓展服務(wù)內(nèi)容和質(zhì)量是這一階段工作的重點(diǎn)。這四個(gè)階段相互依賴，逐層遞進(jìn)，在開展工作時(shí)必須注意各階段的先后順序，一步一個(gè)腳印，讓前面的工作為后面打好基礎(chǔ)，后面的工作體現(xiàn)前面工作的價(jià)值。防止不切實(shí)際的冒進(jìn)或者漫無計(jì)劃的遍地開花，避免出現(xiàn)目的被計(jì)劃拖累的局面。需要制定詳盡合理的工作計(jì)劃。在開展數(shù)字化工作的四個(gè)階段中，策劃準(zhǔn)備階段是開頭部分，也是整個(gè)工作的核心部分。只有把頭開好了，后面的路才能夠走得正、走得直。在制定計(jì)劃時(shí)，決策者應(yīng)該考慮清楚自己?jiǎn)挝坏男枨?，明確開展工作的目的。這是一個(gè)看上去非常簡(jiǎn)單的事情，所以往往會(huì)被輕視甚至忽視，不過越來越多的案例表明，設(shè)計(jì)時(shí)需求的混亂、開展工作時(shí)目的的不明確，是很多數(shù)字化工作陷入瓶頸的原因。
各部門要進(jìn)行相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。通過網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立規(guī)范的城建檔案目錄，實(shí)現(xiàn)城建檔案部門與相關(guān)的聯(lián)網(wǎng)，提高城建檔案信息資源的利用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各級(jí)城建管理人員及時(shí)掌握城建工作及檔案管理的基本信息，進(jìn)而及時(shí)為城市建設(shè)活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息服務(wù)。
三、建立數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)措施
城建檔案應(yīng)當(dāng)在辦公自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)上，利用信息管理系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)管理和檔案管理有序鏈接，實(shí)現(xiàn)電子文件從登記、歸檔、著錄的一體化管理。
城建檔案接收是城建檔案管理工作的源頭，隨著電子文件的日益增多，要從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案“后控制”管理升級(jí)為“前端控制”管理，不僅要參與電子文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔過程的管理，還要在辦公自動(dòng)化管理的基礎(chǔ)上，利用業(yè)務(wù)管理和檔案管理的有序連接，減少傳統(tǒng)檔案整理、錄入環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)電子文件從登記、立卷、著錄到歸檔的一體化管理。
電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵和有害氣體的侵害，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，一方面電子文件必須采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮禮會(huì)效用；另一方面對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，還需要定期進(jìn)行復(fù)制，防止信息損失。
四、加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化網(wǎng)站建設(shè)
網(wǎng)站是現(xiàn)代社會(huì)信息公開的重要工具，開設(shè)城建檔案網(wǎng)，或?qū)⒊墙n案信息化納入電子政務(wù)系統(tǒng)，到政府的網(wǎng)站上，實(shí)現(xiàn)信息資源在互聯(lián)網(wǎng)上的共享，能擴(kuò)大城建檔案的服務(wù)范圍，使城建檔案成為政府政務(wù)公開的一部分，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)公眾服務(wù)。要利用城建檔案信息多元化優(yōu)勢(shì)開展信息的深加工，從城建檔案資料的收藏者和提供者轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔a(chǎn)品的生產(chǎn)者、開發(fā)者和提供者，主動(dòng)接近檔案用戶，以用戶為中心，結(jié)合城市建設(shè)的進(jìn)程，編研出信息成果進(jìn)行提供利用，從內(nèi)容、形式上實(shí)現(xiàn)完全不同于以往的主動(dòng)服務(wù)，并利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)不同服務(wù)方式之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，實(shí)現(xiàn)大量館際信息資源的的廣泛共享，有效、快速、優(yōu)質(zhì)地為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。
城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)的成熟運(yùn)用，為數(shù)字化城建檔案館提供了極好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，也為開展城建檔案信息個(gè)性化服務(wù)提供了良好的條件。未來城建檔案利用服務(wù)的主要方式將不再是提供物理存在的實(shí)體，而是指引終端用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲得存儲(chǔ)在檔案館庫的數(shù)字化信息。只要城建檔案編制與城建檔案檢索采用同一系統(tǒng)軟件，將檔案內(nèi)容用一定的格式固定下來，再進(jìn)行分類、歸檔、編號(hào)等管理，在編制檢索時(shí)隨機(jī)調(diào)出，組成各種不同類型信息檢索工具，通過網(wǎng)上開展電子檢索服務(wù)，從而方便地互傳、互換信息?？墒谷魏我晃焕谜卟皇軙r(shí)間、空間的限制，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)只需有一網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入城建檔案管理系統(tǒng)查詢自己需要的信息。這種網(wǎng)上利用服務(wù)的開展，將會(huì)使城建檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入一種良性的循環(huán)狀態(tài)。
五、結(jié)束語
科技的發(fā)展對(duì)城建檔案技術(shù)管理工作提出了新的要求，本文結(jié)合筆者個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，談了數(shù)字化信息建設(shè)在城建檔案技術(shù)管理中的應(yīng)用，希望能為城建檔案技術(shù)的提高做出自己的貢獻(xiàn)。
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（一）有利于提高學(xué)籍檔案管理工作效率
將學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化對(duì)于提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和減少勞動(dòng)成本都有著十分重要的作用。學(xué)生的學(xué)籍檔案中有著豐富的信息，里面包含有學(xué)生在學(xué)校期間的思想、學(xué)習(xí)、生活等方面的具有參考價(jià)值的資料，同時(shí)還包含有學(xué)生在學(xué)校的教訓(xùn)和管理活動(dòng)所形成的具有參考、利用價(jià)值的資料，而且其所記錄的時(shí)間跨度相當(dāng)?shù)拈L(zhǎng)，信息量是否的龐大。同時(shí)，隨著現(xiàn)在高等教育的逐漸普及，在高校中接受教育的人數(shù)也在不斷的增加，面對(duì)如此龐大的信息數(shù)量，學(xué)籍檔案管理工作的效率已經(jīng)越來越受到重視。進(jìn)行學(xué)籍檔案數(shù)字化管理，不僅僅能夠減少學(xué)籍檔案管理工作人員的工作量，同時(shí)還能夠減少他們出錯(cuò)的幾率，從而大大的提高工作效率。
（二）有利于完整學(xué)籍檔案信息
學(xué)籍檔案中需要記錄許多的信息，然而現(xiàn)在的學(xué)籍檔案管理基本上是將這些信息分開來存放的，通常都是以院系、專業(yè)、班級(jí)為單位來裝訂成冊(cè)的，有的學(xué)校還會(huì)將學(xué)生的學(xué)籍發(fā)生變動(dòng)時(shí)的信息在與這些信息分開來進(jìn)行存放，學(xué)生所得到的各種獎(jiǎng)懲、任職情況、黨員信息、綜合評(píng)價(jià)也有可能在其他卷宗里面?？傊褪菍W(xué)生的各種學(xué)籍信息來進(jìn)行分開的存放，而不是統(tǒng)一存放管理的。這種信息的分割管理，很容易讓想要了解信息的人無法獲得全面的信息。但是如果將這些信息進(jìn)行數(shù)字化存放到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，雖然學(xué)生的信息是由不同的部門的人分別進(jìn)行錄入的，但是在數(shù)據(jù)庫中的存儲(chǔ)卻能夠讓這些信息統(tǒng)一的呈現(xiàn)出來，從而讓學(xué)生的學(xué)籍信息更加的完整。
（三）實(shí)現(xiàn)資源共享，方便管理
學(xué)籍檔案信息數(shù)字化是各個(gè)高校學(xué)籍檔案管理工作的一個(gè)重要的發(fā)展方向。將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)納入到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中，可以有效的實(shí)現(xiàn)資源共享，利用學(xué)籍檔案的管理，同時(shí)還能夠?qū)W(xué)校的管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，使得學(xué)籍檔案管理工作真正的為學(xué)生、學(xué)校，乃至整個(gè)社會(huì)服務(wù)。
二、當(dāng)前高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題
（一）數(shù)字化程度不足
高校雖然將學(xué)籍檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中工作中的重點(diǎn)，但是當(dāng)前仍然存在著數(shù)字化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，現(xiàn)行使用的數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還沒有跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。長(zhǎng)期以來，學(xué)籍檔案管理工作都是依賴人工完成的，而并非是使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來進(jìn)行，手工操作面對(duì)如此巨大的信息量，其工作量之巨大不言而喻。同時(shí)使用人工進(jìn)行管理還存在著許多的不可控因素，使得學(xué)籍檔案管理工作很多地方都不規(guī)范，不規(guī)范的管理工作大大的降低了學(xué)籍檔案管理工作的效率。而現(xiàn)在一些已經(jīng)采用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備的高校卻有存在著“重硬輕軟”的現(xiàn)象。這些高校只注重了硬件設(shè)備的建設(shè)，忽略了各種應(yīng)用軟件的開發(fā)，學(xué)校還沒有意識(shí)到要在網(wǎng)絡(luò)硬件平臺(tái)上搭建一個(gè)更加合理的信息化軟件環(huán)境，使得先進(jìn)的硬件系統(tǒng)得不到充分的利用。
（二）當(dāng)前的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)無法滿足學(xué)籍工作的要求
有很多高校為了能夠改善本校的學(xué)籍檔案管理工作，或自己開發(fā)或者和其他公司合作進(jìn)行開發(fā)了一些教務(wù)管理系統(tǒng)，這些軟件的開發(fā)對(duì)學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化起到了一定的推動(dòng)作用，并積累了一些經(jīng)驗(yàn)。但是在這些軟件中還存在著不少的問題。例如適應(yīng)性不強(qiáng)，每個(gè)高校的具體情況各部相同，而這些軟件都是結(jié)合每個(gè)高校的自身當(dāng)前的情況所開發(fā)的，因此就不具備很強(qiáng)的適應(yīng)性。功能不夠完善，有很多的軟件都不能很好的涵蓋學(xué)籍檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。
（三）學(xué)籍檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)水平不夠高
現(xiàn)有的學(xué)籍檔案管理工作人員基本都只是對(duì)自己的業(yè)務(wù)知識(shí)很熟悉，卻對(duì)各種計(jì)算機(jī)技術(shù)不怎么了解。幾乎所有的高校都存在著這個(gè)問題?，F(xiàn)在的高校都急需既精通學(xué)籍檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。之所以現(xiàn)在很多學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者軟件存在著缺陷，在很大程度上是因?yàn)檐浖_發(fā)人系統(tǒng)的卻又不高所造成的。
三、高校加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化的措施
（一）引進(jìn)功能較為齊全的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)或者晚上現(xiàn)有系統(tǒng)功能
高校應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況，建立起一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，可以跟系（部）、處室、班級(jí)相連，進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。為此學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身情況，對(duì)現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能進(jìn)行完善，使之能夠完全的適應(yīng)學(xué)校學(xué)籍檔案管理的要求?；蛘邔W(xué)校去引進(jìn)符合學(xué)校現(xiàn)狀的先進(jìn)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以此來積累經(jīng)驗(yàn)推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案數(shù)字化的進(jìn)程
（二）加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理軟件開發(fā)人員與學(xué)籍檔案管理工作人員之間的溝通
為了能夠真正的開發(fā)出符合學(xué)校自身情況的學(xué)籍檔案管理軟件，開發(fā)人員必須要深入到學(xué)籍檔案管理工作的第一線，以此來對(duì)學(xué)籍檔案管理工作有一個(gè)更加直觀的了解。同時(shí)還必須要與學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行深入的溝通，對(duì)他們的需求有一個(gè)詳細(xì)的了解，并對(duì)國(guó)家高教部學(xué)籍信息化管理的工作要求進(jìn)行認(rèn)真的學(xué)習(xí)，在此基礎(chǔ)才能著手開發(fā)學(xué)籍檔案管理軟件，同時(shí)在開發(fā)的過程中要隨時(shí)與學(xué)籍檔案管理工作人員進(jìn)行溝通，以便于做到有錯(cuò)誤及時(shí)的改正。
關(guān)鍵詞：高校 會(huì)計(jì) 檔案數(shù)字化管理
一、高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)
（一）會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)保存的多樣性、安全性和持久性
由于會(huì)計(jì)電子檔案所具有的諸多網(wǎng)絡(luò)有點(diǎn)和便利性，使得高校會(huì)計(jì)檔案管理工作相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理具有很多優(yōu)勢(shì)，比如會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)形式多樣，可以保存在網(wǎng)絡(luò)、銀盤、光盤等，也可直接輸出打印成紙質(zhì)存檔。電子檔案可以短時(shí)間復(fù)制多份，分別存放于不同地方，極大的增加了檔案的安全性和持久性。
（二）數(shù)字化管理可提高管理及應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化可以提高檔案的應(yīng)用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。電子檔案借助于計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)錄入和存儲(chǔ)，所以在信息的更改修正、拷貝和重置等問題上十分快捷方便，鑒于儲(chǔ)存介質(zhì)的特點(diǎn)，電子檔案體積小但容量大，存儲(chǔ)空間大，可以存儲(chǔ)非常多的信息。單子檔案的這些特點(diǎn)都有利于應(yīng)用效率的提高。另外電子檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化可以實(shí)現(xiàn)資源共享，需求者根據(jù)提供的用戶權(quán)限可以通過網(wǎng)絡(luò)直接訪問檔案庫，相對(duì)傳統(tǒng)檔案查閱和使用，電子檔案可以極大的節(jié)省時(shí)間，提高了效率，實(shí)現(xiàn)了資源共享。
二、高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀
（一）高校檔案數(shù)字化管理存在一定的安全保密問題
高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)離不開網(wǎng)絡(luò)科技，由于網(wǎng)絡(luò)的安全特點(diǎn)和使用特點(diǎn)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案同樣存在安全問題。數(shù)字檔案的管理過程都是基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)來完成的，所以會(huì)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)存在的安全隱患。首先，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的支撐系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)的，局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及其他物理設(shè)備的安全問題都會(huì)影響到數(shù)字檔案的安全。其次，電子檔案信息在存儲(chǔ)時(shí)會(huì)受到存儲(chǔ)設(shè)備硬件和軟件的影響，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的不同版本或者操作失誤等都會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失或損壞。另外電子檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和備份以及格式轉(zhuǎn)換等環(huán)節(jié)同樣影響到數(shù)據(jù)的安全性。最后是應(yīng)用級(jí)安全問題，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化之后，關(guān)于檔案的共享問題，需要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)給使用者配備用戶權(quán)限，一旦權(quán)限不明確或者過大，就容易出現(xiàn)檔案更改問題。
（二）專業(yè)化的管理人員缺失
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作要求比較單一，它要求管理人員具備相關(guān)的會(huì)計(jì)知識(shí)技能和檔案管理基礎(chǔ)即可，但是會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理具有更加鮮明的特點(diǎn)，其不但需要專業(yè)的會(huì)計(jì)知識(shí)，還需兼?zhèn)溆?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和相關(guān)數(shù)字化操作知識(shí)。在目前的高校很少重視檔案的管理工作，在會(huì)計(jì)檔案管理工作中沒有足夠的投入，致使會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理工作中缺乏專業(yè)的人才。
（三）相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，管理模式較傳統(tǒng)
目前我國(guó)高校普遍存在這樣一個(gè)問題，越是歷史悠久的高校，其檔案管理室越大，檔案資料越繁雜，這些都是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作模式遺留下來的問題。目前高校的檔案管理人員和相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案模式，并沒有展現(xiàn)出做出積極改變的態(tài)度和行動(dòng)。
三、如何實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的有效性
（一）利用高校自身?xiàng)l件，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)可有效防范來自外來網(wǎng)站的不安全因素，同時(shí)可實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)備維護(hù)與網(wǎng)絡(luò)管理，進(jìn)而確保介質(zhì)的安全。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，高等院校完全可利用學(xué)?，F(xiàn)有的人力和物力資源優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)信息技術(shù)人員及教師的積極性，集思廣益，提高網(wǎng)絡(luò)的軟硬件建設(shè)，采取多種措施保證檔案數(shù)字化的準(zhǔn)確性、安全性。
（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理人員培訓(xùn)，提高其工作能力
會(huì)計(jì)檔案信息化管理對(duì)工作人員提出了更高的要求，管理人員必須突破原有的檔案管理理念，及時(shí)更新知識(shí)，積極學(xué)習(xí)并適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容與要求，通過學(xué)習(xí)與實(shí)踐提升個(gè)人業(yè)務(wù)素質(zhì)，逐漸培養(yǎng)自身利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)熟練進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)能力。與此同時(shí)，工作人員必須擁有良好的職業(yè)道德與敬業(yè)精神，具有客觀公正的態(tài)度，實(shí)事求是的處事原則，盡職盡責(zé)，加強(qiáng)管理，提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。
（三）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極予以支持與重視
學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須予以支持與重視，改革檔案管理體制，積極引進(jìn)專業(yè)人才對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，同時(shí)建立完整的檔案管理制度。比如a系統(tǒng)管理員采用雙人負(fù)責(zé)制和任期有限制的原則，防止人員流動(dòng)或缺崗造成的損失，同時(shí)也避免的現(xiàn)象。b根據(jù)工作的重要程度確定安全級(jí)別，對(duì)于安全等級(jí)要求高的系統(tǒng)，實(shí)行分區(qū)控制。 c制定嚴(yán)格的操作程序，操作操作規(guī)程要根據(jù)職責(zé)分離和多人負(fù)責(zé)的原則，各負(fù)其責(zé)，不能超越自己的管轄范圍。d制定應(yīng)急措施，保證在緊急情況下有相應(yīng)的緊急處理措施，使損失減至最低等等。
（四）通過法律法規(guī)性的強(qiáng)制手段對(duì)數(shù)字化檔案的管理和安全性問題進(jìn)行保護(hù)
任何一件事物的安全性都需要相關(guān)的法律法規(guī)等強(qiáng)制性措施來進(jìn)行保護(hù)，高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理同樣離不開法律的支持和保護(hù)，通過制定和確定與之相適應(yīng)的法律法規(guī)和制度，確保會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理更加明細(xì)化，檔案數(shù)字化管理的策略更加清晰化。
總之，高校會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理是趨勢(shì)，但實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理還有很長(zhǎng)的路要走，因此要依據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，制定切實(shí)可行的會(huì)計(jì)檔案管理制度，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，逐步使高校會(huì)計(jì)檔案走入正軌，真正發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在高校教學(xué)、科研、行政管理和后勤服務(wù)工作中的作用。
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